CONTABILIDADE, FINANÇAS E ANÁLISE DE INVESTIMENTOS

A contabilidade é fundamental na vida econômica das empresas. Com ela, o empresário pode manter e ampliar seu negócio, através da avaliação de informações precisas, que o ajudarão na gestão e melhor desempenho de suas atividades, com tomada de decisões mais seguras.

Mesmo nas empresas mais simples, é necessário manter o controle dos ativos e de suas obrigações, pois o mercado está cada vez mais competitivo, e  exige que as organizações estejam mais bem preparadas.

A contabilidade se torna ainda mais importante, uma vez que a Receita Federal do Brasil, Secretarias Estaduais e Municipais de Fazenda aumentaram a exigência das obrigações, além dos diversos cruzamentos de informações. Estes, são realizados com o objetivo de descobrir irregularidades, sendo o contribuinte intimado a esclarecer eventuais dúvidas apuradas por este enorme sistema que se criou no país. O entendimento do Fisco é que até que prove o contrario, o contribuinte cometeu uma falha e apresenta débitos tributários a recolher. Assim,  torna-se indispensável que o setor de contabilidade de sua empresa tenha todo controle dos tributos apurados, e que de igual forma, os arquivos da empresa estejam extremamente organizados, para que o atendimento das intimações ocorra sem maiores problemas.

Recomendamos alguns passos que deverão ser seguidos, divididos em duas fases de grande relevância.  A primeira fase é a básica, ou seja, sem ela não temos condição de avançar para segunda fase e representa os requisitos mínimos de organização de uma empresa.

1 – Montagem ou alteração do setor de contabilidade

2 – Implantações de procedimentos financeiros, fiscais e RH

3 – Revisão ou constituição do arquivo da empresa

4 – Acompanhamento através de balancetes

FASE I – BÁSICA

Fase II- Avançada5 – Planejamentos tributários

6 – Revisões dos custos trabalhistas

7 – Revisão das Obrigações Acessórias da empresa

8 – Integrações contábil e fiscal com módulos faturamento, estoque e financeiro.

9 – Revisões da metodologia e calculo da formação de preços

Fase I – BÁSICA

1 – Montagem ou alteração do setor de

contabilidade

O primeiro passo a tomar em relação à organização do setor de contabilidade, é determinar se a contabilidade será interna ou terceirizada. É tendência mundial a terceirização de serviços nas organizações, sejam eles quais forem. Atualmente terceiriza-se segurança, limpeza, transporte de funcionários, logística, a escrituração contábil e fiscal, o departamento de pessoal, a auditoria interna, etc. O objetivo é que qualquer serviço que não esteja diretamente ligado à atividade principal da empresa seja repassado a terceiros.

     Em relação à contabilidade e os serviços afins, tais como a escrituração fiscal e departamento de pessoal, a terceirização já é uma prática consagrada. Empresas de serviços contábeis investem em equipamentos, treinamento, estruturas e novos serviços, e estão em plena expansão, oferecendo serviços de qualidade e adequados às diversas necessidades empresariais.  O mercado de prestação de serviços contábeis evoluiu bastante na última década. Isto permite às empresas, contar com uma variedade de formas de contratação, que vão desde a contratação de um valor mensal para execução de serviços descritos no contrato, até a alocação de profissionais na empresa para realização dos serviços, sob responsabilidade da empresa contratada.

     Na escolha da assessoria contábil, não devemos levar em consideração apenas o melhor preço. A idoneidade da empresa contábil e a sua capacidade em atender às demandas sempre crescentes de obrigações fiscais, tributárias,

contábeis, trabalhistas e previdenciárias devem ser avaliadas detalhadamente.  A empresa contábil escolhida deverá estar preparada para atender todas as suas necessidades e passos relacionados nesta matéria. Entretanto, destacamos a importância do papel do Administrador, que deverá ter condições de avaliar o trabalho desenvolvido pela Contabilidade, seja ela interna ou terceirizada.

Pontos de grande relevância: a)     Estrutura física da empresa contábil – faça uma visita e

verifique as instalações, a quantidade de colaboradores que estarão envolvidos em seu atendimento, a metodologia de execução dos serviços, pois o atendimento devera ser sempre continuo;

b)    Verifique a rotina de entrega e retirada de documentos de sua empresa, conheça todo processo de arquivamento de documentos;

c)     Verifique a forma de comunicação utilizada; d)    Os Softwares utilizados e a sua rotina de backup de dados; e)     Verificar também, junto ao Conselho Regional de

Contabilidade, se a empresa contábil ou o profissional está devidamente registrado e em dia com suas obrigações perante o órgão;

f)     Outro detalhe é solicitar sempre proposta, por escrito e assinada, dos honorários e serviços compreendidos. Após a aprovação da proposta, é imprescindível a assinatura do contrato de serviços contábeis, estabelecendo as responsabilidades, prazos e demais convenções pactuadas. Afinal, a empresa estará entregando dados sigilosos (faturamento, custos, remunerações de pessoal, informações fiscais, extratos bancários, etc.) para serem processados. É imprescindível conhecer a capacidade técnica, a responsabilidade e, acima de tudo, a ética dos profissionais a quem estarão sendo entregues tais informações.

g)     Uma vez escolhida a empresa que prestará os serviços de assessoria, deverá ficar claro que a mesma deverá estar presente em todas as etapas descritas nesta matéria, destacando que poderá haver a cobrança de honorários extraordinários para realização de alguns procedimentos. Ainda assim, ratificamos que nosso entendimento de que é essencial que a empresa escolhida apresente as condições para a realização das tarefas.

– Implantação de Procedimentos

relacionados aos setores financeiros,

fiscal e de RH

Podemos ter uma boa estrutura operacional na empresa (financeiro, estoque e faturamento), e um ótimo prestador de serviços contábeis. No entanto, para que a parceria obtenha os resultados desejados para ambas as empresas, é necessário estabelecer a forma de execução dos serviços e como será feita a comunicação com a empresa de contabilidade.   Neste quesito, na contratação da assessoria contábil, deve ser acordada a realização de treinamento com os colaboradores, se possível com entrega de manuais, de forma que sua empresa possa operar com mais segurança.

     No Brasil, há pouco começamos a dar importância aos métodos de administração. Os controles internos representam um conjunto coordenado de métodos e medidas, adotados pela empresa, para garantir a exatidão dos dados contábeis, promoverem a eficiência e até mesmo motivam as equipes.

Exemplos: a)     No setor financeiro, deverão ser elaboradas cópias de cheques

ou emissão de comprovantes de pagamentos realizados via Internet, sempre acompanhados de seus respectivos comprovantes. É importante também implantar controles bancários e manter sua rotina de conciliação bancaria diária.  Devemos determinar como e quando a documentação será entregue à empresa contábil, etc.;

b)     Na parte de pessoal, a empresa deverá ser orientada em relação a todos os procedimentos realizados como admissão, rescisão de contrato de trabalho, processamento de férias, processamento de folhas de pagamentos e programas que deverão cumprir.

3 – Revisão ou constituição do arquivo da empresa

Uma obrigação que passa despercebida pela empresa, mas que cria enorme dificuldade no cumprimento de solicitações internas ou externas: o arquivo dos documentos. 

Manter os documentos em ordem é uma tarefa contínua e quase diária.  Sabemos que é grande a quantidade de documentos gerados pelas áreas contábil, fiscal e pessoal, somada ao enorme volume de documentos gerados internamente na empresa, o que contribui para dificultar a organização dos arquivos.

Os profissionais responsáveis pela empresa devem receber orientação detalhada de como organizar e manter os arquivos, sendo tal procedimento previamente acertado com a empresa contábil no momento de sua contratação.

4 – Acompanhamentos através de balancetes

Com as rotinas de procedimentos implantadas, a empresa de assessoria contábil poderá elaborar os balancetes periódicos que deverão ser entregues com relatórios. De posse dos balancetes, a empresa poderá verificar a evolução dos resultados da empresa e tratar pendências que possam existir, como falta de prestação de conta de adiantamentos concedidos, documentos não validos para contabilização e outras pontos que deverão ser indicados no referido relatório.

Na fase II, partiremos para implementações mais avançadas, pois já teremos dados suficientes que permitirão uma análise com critério e segurança, caso contrário os procedimentos a seguir não teriam o resultado pretendido.

Fase II – AVANÇADA

5 – Planejamento tributário e análise de

investimentos

A sobrevivência do negócio requer que o empresário conheça os tributos incidentes sobre a sua atividade, buscando soluções seguras e legais para a diminuição da carga tributária, além de assegurar o correto cumprimento das obrigações fiscais, evitando multas e contingências fiscais.

Atualmente temos inúmeros regimes de tributação, lucro real trimestral, lucro real anual, lucro presumido e o Simples Nacional.  Somente um profissional qualificado, após análise dos dados da empresa poderá indicar qual a melhor opção a ser adotada. Portanto, a sua assessoria contábil deverá estar preparada para realizar este serviço. Poderá haver a cobrança de honorários extras para tal realização, mas é importante que tal análise seja feita com ética e de forma transparente. 

A perfeita gestão fiscal alcança redução de custos, ocasionando reflexos positivos na situação financeira e econômica da empresa. É sabido que a tributação (impostos, taxas e contribuições) é um dos principais itens na composição do preço final de qualquer produto, portanto um bom planejamento tributário representa um fator essencial dentro das estratégias de competitividade das empresas, e consequentemente permite ao empresário, dispor de uma sobra de lucros que poderão ser reinvestidos na empresa.

Em relação à sobra de lucros, é importante aplicar de formas diversas o montante disponível para investimentos, considerando a possibilidade do risco de perda no caso dos fundos com perfil agressivo, bem como a estabilidade e segurança dos fundos mais conservadores. Isso permitirá à empresa uma melhor gestão de seu fluxo de caixa, e até mesmo a mudança de perfil de investimentos, conforme os resultados obtidos.

6 – Revisão dos custos trabalhistas

O empresário deve conhecer também o custo com encargos sociais e trabalhistas sobre a remuneração de empregados contratados. 

7 – Revisão das Obrigações Acessórias da empresa

Recomendamos a realização de um procedimento de revisão das DCTF, DIPJ e DACON e demais declarações dos últimos 05 (cinco) anos com objetivo de eliminar falhas de preenchimento ou diferenças em recolhimentos de tributos federais e estaduais. Isto evitará notificações por parte da Secretaria da Receita Federal, Secretaria Estadual de Fazenda ou execuções fiscais promovidas pela Procuradoria da União.  A revisão é fundamental, pois no futuro a empresa poderá se prejudicada pela falta de certidões negativas ou por cobranças indevidas do Fisco, gerando em alguns casos pagamentos em duplicidades de tributos.

8 – Integrações contábil e fiscal com módulos de faturamento, estoque e financeiro

Em diversas empresas, independentemente do porte, verificamos a prática de realizar inúmeros controles através de planilhas eletrônicas. No entanto, manter dados empresariais em planilhas, é um fator que apresenta inúmeras desvantagens, tais como:

a)     Passa a ser uma ferramenta pessoal; b)    Não apresenta integridade e segurança de dados; c)     É uma ferramenta lenta; d)    Não apresenta integração com toda a empresa. Em função da velocidade com que os fatos ocorrem

atualmente, agregada aos diversos cruzamentos que são realizados pelo Fisco, é fundamental que todas as informações estejam disponíveis para toda a empresa e para os parceiros estratégicos, como é o caso da empresa de contabilidade. Isto significa que uma vez emitida uma nota fiscal, este procedimento não deverá gerar reflexo somente no módulo de faturamento, mas também nos módulos : financeiro, estoque, fiscal e também na contabilidade. Teremos a garantia de que todos utilizam o mesmo banco de dados, e com isto as informações serão as mesmas em todas as partes da empresa.

9 – Revisão da metodologia e cálculo da formação de preços

Um ponto muito importante, é que a empresa tenha condições de formatar com segurança, uma tabela de precificação de seus produtos/serviços, estabelecendo inclusive uma margem de negociação de valores com seus clientes.

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Acreditamos que concluindo todos os passos anteriores o empresário terá condições seguras para revisar os cálculos de formação de preços, mas caso necessite de auxilio deverá encontrar ajuda na assessoria contábil contratada.

Agradecemos a todos pela participação, e esperamos ter contribuído com um pouco de

nosso conhecimento, agregando informações que lhes serão importantes

para o exercício da boa administração de um negócio.

Agradecimentos