Dicas para: Planejamento, Acompanhamento e Replanejamento

de Projetos

Stéfanie Martins

Tópicos

Introdução

Planejamento

Acompanhamento

Replanejamento

Politicas

Ferramentas

Papéis e Responsabilidades

Fluxos

Quiz

Introdução

Entendendo o fluxo PDCA.

O que é?

Segundo dicionárioweb, planejamento é: “[...] Definição das etapas,

métodos e meios necessários para realização de um trabalho, evento etc

[...].”

Objetivo

Garantir que o projeto ocorra de acordo com as expectativas do cliente,

atendendo os requisitos, prazo, custo, qualidade e risco.

É importante visar que, o planejamento, como o próprio nome diz, é uma

previsão. O projeto deve ser monitorado até o seu término

e caso apresente desvios ações corretivas precisam ser

tomadas.

Objetivo

Garantir que o projeto ocorra de acordo com as expectativas do cliente,

atendendo os requisitos, prazo, custo, qualidade e risco.

É importante visar que, o planejamento, como o próprio nome diz, é uma

previsão. O projeto deve ser monitorado até o seu término

e caso apresente desvios ações corretivas precisam ser

tomadas.

Inicialmente composto por Prazo, Custo e Escopo era conhecido como Tríplice Restrição e hoje com a inclusão de Qualidade e Risco ficou conhecido como Quíntupla Restrição.

Projeto sem Planejamento

Projeto sem Planejamento

O projeto sem planejamento fica sem rumo.

Como Fazer :

• Definir o que e como deve ser feito;

• Acordar em qual período será feito;

• Identificar Stakeholders;

• Definir entregas, atividades e marcos;

• Definir quanto irá custar;

• Identificar possíveis riscos;

• Montar o Plano de Projeto;

• Divulgar os planos.

Como Fazer :

• Definir o que e como deve ser feito;

• Acordar em qual período será feito;

• Identificar Stakeholders;

• Definir entregas, atividades e marcos;

• Definir quanto irá custar;

• Identificar possíveis riscos;

• Montar o Plano de Projeto;

• Divulgar os planos.

Ciclo de Vida e Escopo do Projeto.

Como Fazer :

• Definir o que e como deve ser feito;

• Acordar em qual período será feito;

• Identificar Stakeholders;

• Definir entregas, atividades e marcos;

• Definir quanto irá custar;

• Identificar possíveis riscos;

• Montar o Plano de Projeto;

• Divulgar os planos.

Datas de Início e Término do Projeto.

Como Fazer :

• Definir o que e como deve ser feito;

• Acordar em qual período será feito;

• Identificar Stakeholders;

• Definir entregas, atividades e marcos;

• Definir quanto irá custar;

• Identificar possíveis riscos;

• Montar o Plano de Projeto;

• Divulgar os planos.

Envolvidos do projeto.

Como Fazer :

• Definir o que e como deve ser feito;

• Acordar em qual período será feito;

• Identificar Stakeholders;

• Definir entregas, atividades e marcos;

• Definir quanto irá custar;

• Identificar possíveis riscos;

• Montar o Plano de Projeto;

• Divulgar os planos.

EAP (WBS) e Cronograma.

Como Fazer :

• Definir o que e como deve ser feito;

• Acordar em qual período será feito;

• Identificar Stakeholders;

• Definir entregas, atividades e marcos;

• Definir quanto irá custar;

• Identificar possíveis riscos;

• Montar o Plano de Projeto;

• Divulgar os planos.

Levantamento dos custos do projeto (recursos humanos, hardwares e softwares, deslocamento, possíveis horas extras, dentre outros).

Como Fazer :

• Definir o que e como deve ser feito;

• Acordar em qual período será feito;

• Identificar Stakeholders;

• Definir entregas, atividades e marcos;

• Definir quanto irá custar;

• Identificar possíveis riscos;

• Montar o Plano de Projeto;

• Divulgar os planos.

Condições incertas que podem afetar o projeto de maneira negativa ou positiva. Ex.: Atraso, Dificuldade na homologação, orçamento, dentre outros).

Como Fazer :

• Definir o que e como deve ser feito;

• Acordar em qual período será feito;

• Identificar Stakeholders;

• Definir entregas, atividades e marcos;

• Definir quanto irá custar;

• Identificar possíveis riscos;

• Montar o Plano de Projeto;

• Divulgar os planos.

Documento que contém todos os itens de planejamento do projeto (Requisitos, equipe, custo, prazo, marcos, dentre outros).

Como Fazer :

• Definir o que e como deve ser feito;

• Acordar em qual período será feito;

• Identificar Stakeholders;

• Definir entregas, atividades e marcos;

• Definir quanto irá custar;

• Identificar possíveis riscos;

• Montar o Plano de Projeto;

• Divulgar os planos.

Informar os envolvidos com o projeto a respeito do planejamento do mesmo, submetendo-o para validação.

Exemplos de planejamento no dia-a-dia:

Casamento Viagem

Compra de Imóvel

O que é?

Segundo dicionarioinFormal, acompanhamento é: “[...] Conjunto de

pessoas que acompanham outras pessoas ou alguma outra coisa [...].”

Objetivo

Verificar se o projeto está de acordo com o planejado e manter todos os

stakeholders informados a respeito do mesmo.

É através do acompanhamento que o Gerente de Projetos identificará

possíveis mudanças nos itens planejados (requisitos, custo, prazo

equipe, dentre outros).

Projeto sem Acompanhamento

Projeto sem Acompanhamento

Sem o devido acompanhamento não é possível saber qual o rumo seu projeto está tomando.

Como Fazer :

• Realizar reuniões;

• Acompanhar prazo, custo, riscos, pendências, requisitos, qualidade e

recursos de infraestrutura;

• Apresentar status do projeto.

Como Fazer :

• Realizar reuniões;

• Acompanhar prazo, custo, riscos, pendências, requisitos, qualidade e

recursos de infraestrutura;

• Apresentar status do projeto.

Através das reuniões com a equipe o gerente consegue verificar o andamento e possíveis dificuldades na realização das atividades. Já as reuniões com o cliente servem para, além de informá-lo sobre o andamento do projeto, confrontar se a entrega atenderá as expectativas.

Como Fazer :

• Realizar reuniões;

• Acompanhar prazo, custo, riscos, pendências, requisitos, qualidade e

recursos de infraestrutura;

• Apresentar status do projeto.

Itens como: Cronograma, Planilha de Custo, Planilha de Riscos, Lista de Pendência, Lista de Requisitos, Qualidade e Recursos de Infraestrutura devem ser acompanhados ao longo do projeto, pois, eles são a base para identificação de desvios que possam ocorrer.

Como Fazer :

• Realizar reuniões;

• Acompanhar prazo, custo, riscos, pendências, requisitos, qualidade e

recursos de infraestrutura;

• Apresentar status do projeto.

Todos os envolvidos precisam saber o que está acontecendo. Através da apresentação do projeto dúvidas podem ser sanadas, riscos finalizados e “surpresas de última hora”, como atraso na entrega ou estouro do orçamento, evitados.

Exemplos de acompanhamento no dia-a-dia:

Médico Conta Bancária

O que é?

Replanejamento é planejar de novo o projeto, ou parte dele, caso identificado,

durante o acompanhamento, que o mesmo não irá cumprir os itens planejados.

Podemos citar como motivos para replanejamento:

• Desvio de custo e/ou do prazo realizado com relação ao planejado;

• Mudança de Escopo por solicitação do cliente;

• Qualidade obtida com relação a esperada;

• Falta de recursos de infraestrutura para atender o projeto;

• Dentre outros.

Replanejamento

Objetivo

Alinhar o projeto, a partir da identificação do desvio, durante o

acompanhamento, podem ser eles: alteração no custo do projeto, prazo,

escopo, equipe, dentre outros.

Replanejamento

Quando se ignora um replanejamento

Quando se ignora um replanejamento

Quando se depara com a necessidade de um replanejamento, ignorá-lo pode trazer graves consequências.

Replanejamento

Como Fazer :

• Identificar a(s) origem(ns) da mudança;

• Alterar documentos impactados;

• Divulgar novos documentos.

Replanejamento

Como Fazer :

• Identificar a(s) origem(ns) da mudança;

• Alterar documentos impactados;

• Divulgar novos documentos.

Antes de começar a mexer nos artefatos do projeto é importante entender quais precisam de alteração (escopo, custo, prazo, equipe). A identificação incompleta ou a falta dela pode gerar trabalho desnecessário ao gerente e a equipe do projeto.

Replanejamento

Como Fazer :

• Identificar a(s) origem(ns) da mudança;

• Alterar documentos impactados;

• Divulgar novos documentos.

Uma vez identificada a origem da mudança, é hora de por “a mão na massa” e efetuar a alteração nos documentos impactados, pode-se citar como exemplo: Cronograma, Planilha de Custo, Plano de Projeto, dentre outros.

Replanejamento

Como Fazer :

• Identificar a(s) origem(ns) da mudança;

• Alterar documentos impactados;

• Divulgar novos documentos.

Assim como no Planejamento, os documentos alterados devem ser divulgados a todos os envolvidos e submetidos a aprovação.

Exemplos de replanejamento no dia-a-dia:

Férias Percurso

Replanejamento