8/14/2019 Dicas sobre Padronizao de Processos

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Dicas sobre Padronizao de Processos

Gerisval Alves Pessoa

Geralmente as empresas tm dificuldades na gesto da padronizao de seusprocessos e atividades crticas. A seguir listamos 25 dicas que tm o intuito de auxili-los na eficcia deste processo:

1. A padronizao deve seguir no mnimo trs princpios bsicos:

a. Menor quantidade - no incio da implantao da padronizao tendemos apadronizar tudo, porm, aps algum tempo desejvel voltamos para oponto inicial da padronizao e pensarmos em reduzir o nmero de padres.

A prpria NBR ISO 9001:2008 define que a abrangncia da documentao dosistema de gesto da qualidade pode diferir de uma organizao para outra devidoa trs fatores: ao porte da organizao e ao tipo de atividades, a complexidade dosprocessos e suas interaes e competncia do pessoal.

Para definirmos quais processos padronizar, podemos usar a Matriz IR GP

Onde:

IR = Impactos nos ResultadosGP = Ganho em padronizar (documentar) o processo

Liste todos os processos da organizao, classifique-os de acordo com os fatores

IR e GP e posicionando na matriz. Promova ento, a padronizao para todos osprocessos que se posicionaram na rea hachurada.

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b. Simplificao ex.: normalmente o procedimento para se vestir uma gravatasegue os seguintes passos: necessrio vestir a camisa, levantar a gola,ajustar a gravata e baixar a gola. Por que no vestir a camisa j com a golalevantada, simplificando assim, o processo?

c. Preservao da ordem interna, ou seja, cada um fazendo a sua parte.

2. Descentralizar o controle dos padres. Podemos ter um escritrio central para vera organizao como um todo e cada unidade controlando os seus prpriospadres. Uma clula para controlar todos os padres difcil. necessrio quecada unidade da organizao tenha autonomia para controle.

3. Para que a unidade da organizao tenha autonomia para o controle, necessrioque sua poltica para padronizao esteja em harmonia com a poltica corporativa(autonomia).

4. necessrio que a organizao tenha um documento estabelecendo o nvel decontrole (quem controla o que).

5. necessrio que se tenha um procedimento padro para a emisso e controle dospadres nas unidades da organizao e cadastro no escritrio central.

6. necessria uma definio clara da periodicidade de reviso dos padres. Areviso no necessariamente implica em alterao dos padres.

7. necessrio que o escritrio central audite periodicamente todos os padres,avaliando-os quanto ao seu uso e eficcia.

8. necessrio se ter um padro para definir a regra da descentralizao.

9. As auditorias internas tm que estarem ajustadas auditoria externa.

10. Nas auditorias internas necessrio se verificar o desempenho (resultado doprocesso padronizado). Se ficarmos s observando se o padro est conforme ouno est conforme, a auditoria no vai trazer nenhum benefcio para aorganizao.

11. O que padronizar? Todo o trabalho que trouxer riscos operacionais, riscos desegurana e meio ambiente devem ser padronizado. Ou seja, todas as atividadescrticas. A organizao deve estabelecer uma regra para a definio de atividadeou tarefa crtica. A matriz IR GP pode auxili-los neste processo.

12. Uma das aes para evitar a no observao dos procedimentos operacionais naorganizao fazer uma reunio de confirmao dos padres das tarefascrticas, antes de iniciar o trabalho.

13. Outra ao a de acompanhar periodicamente a execuo e avaliar o movimento

corporal (diagnstico tcnico), pois o executante tem o conhecimento na cabea,porm pode a parte fsica no acompanhar.

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14. Os pontos-chave (pontos crticos) da operao devem ser realmente cumpridospara no gerar produtos ou servios no conformes.

15. necessrio se verificar os resultados obtidos com os padres.

16. Contedo mnimo dos padres:

a. Objetivo do trabalho (resultado esperado) - What to dob. Recursos (materiais, equipamentos, mquinas, etc.).c. Cuidados de segurana e meio ambiente.d. Seqncia operacional (mtodo operacional dos pontos-crticos)e. Verificao/registro do resultado e relatrio, caso necessrio.

17. Os itens b a e referem-se ao how to do

18. Com os itens mnimos definidos no padro, promova o treinamento na tarefa (OJT)e aps a validao do empregado para executar a atividade (o tempo paravalidao depende da complexidade do processo), delegue.

19. Para a delegao necessrio que sejam validados no treinamento o what to doe o how to do. Ou seja, autocontrole e auto-inspeo dos processos.

20. A redao dos padres tem que ser acessvel. De preferncia que se tenha croqui,fotos, desenhos, etc. Ou seja, esteja na linguagem de que executar a atividade.

21. A verificao do trabalho muito importante.

22. A padronizao das atividades crticas e sua gesto uma forma de todos osempregados participarem da administrao da organizao.

23. O servio mais importante do supervisor garantir que o empregado execute bemo seu trabalho.

24. Para que no haja falhas no processo e nem acidentes, necessrio treinamentopara os recm admitidos, ou seja, passar por um perodo de 2 a 3 meses detreinamento antes de assumir o posto de trabalho. No basta apenas a tradicional

ambientao corporativa.25. necessrio que se tenha um plano de desenvolvimento dos recm admitidos.

Que seja estabelecido o que deve ser ensinado aos recm admitidos durante trsanos iniciais.

Em suma, as 25 dicas serviro para que o sistema de padronizao de suaorganizao compra a sua misso: a de manter o controle e ser base para a melhoriacontnua.

* Gerisval Alves Pessoa Mestre em Gesto Empresarial pela FGV / EBAPE. Especialista em

Engenharia da Qualidade. Qumico Industrial. Professor de graduao e ps-graduao. Consultor e auditorde Sistema de Gesto da Qualidade.

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