Disseminar a Orientação Administrativa nº. O1 da Pró Reitoria de Gestão & Governança, reiterando as datas limites, procedimentos e práticas de natureza orçamentária, financeira e patrimonial, identificando os agentes responsáveis.

A Orientação Administrativa nº. 01 – PR6 visa à padronização e eficiência do processo de Encerramento do Exercício Financeiro de 2011 e conseqüente abertura do exercício seguinte

Objetivo:Objetivo:

BASE LEGAL:BASE LEGAL:

•Lei 4.320, de 17 de março de 1964;•Decreto Lei nº. 93.872, de 23 de dezembro de 1986;•Decreto Lei nº 200, de 25 de fevereiro de 1967;•Instrução Normativa nº. 205, de 08 de abril de 1988;•Decreto de Programação Financeira nº. 7.445 de 1º de março de 2011;•Lei nº. 12.309 – LDO de 09 de agosto de 2010;•Instrução Normativa nº. 6 de 31 de agosto de 2007;•Macro função SIAFI 020317;•Macro função SIAFI 020318;•Macro função SIAFI 020314;•Lei Complementar nº. 101, de 4 de maio de 2000;•Portaria Executiva nº. 943 de 18 de julho de 2011, da Secretaria Executiva do MEC;•Acórdão nº. 2.731/2008 do Tribunal de Contas da União.

Agentes envolvidos nas atividades de encerramento:Agentes envolvidos nas atividades de encerramento:

Das atividades dos setores de compras:Das atividades dos setores de compras:

Os responsáveis pelo setor de compras deverão planejar a entrega dos materiaisde consumo e permanente até o dia 09/12/2011 ou após 02/01/2012, a fim de não

prejudicar as atividades desenvolvidas pelas comissões de inventário.

Inventários de material de consumo / bens móveis:Inventários de material de consumo / bens móveis:Destinado à comprovar a quantidade e o valor dos bens patrimoniais do acervo decada unidade gestora existente em 31 de dezembro de cada exercício – constituídasdo inventário anterior e das variações patrimoniais ocorridas durante o exercício.

o ajuste dos dados escriturais de saldos e movimentações dos estoques com saldofísico real ;

a análise do desempenho das atividades do encarregado do controle através dos resultados obtidos no levantamento físico;

o levantamento da situação dos equipamentos e materiais permanentes em uso e das suas necessidades de manutenção e reparos;

a constatação de que o bem móvel não é necessário naquela unidade ter uma visão da real situação dos bens existentes na Universidade; identificar os bens não inventariados e tomar as providências necessárias; identificar os bens ociosos e em disponibilidade redistribuindo-os a outras

unidades gestoras; identificar os bens inservíveis tomando as devidas providências para seu

desfazimento;

Benefícios do inventário para o gestor:Benefícios do inventário para o gestor:

Inventários de material de consumo / bens móveisInventários de material de consumo / bens móveis(serão autuados processos administrativos para abrigar os inventários)(serão autuados processos administrativos para abrigar os inventários)

Calendário:Calendário:

Até 30/11/2011 - O dirigente da unidade deverá providenciar a publicação de Portaria de nomeação da comissão de inventário composta de no mínimo 03(três membros) não lotados no respectivo setor .Até 12/12/2011 - O responsável pelo setor deverá encerrar a movimentação de entrada e saída de materiais.Até 12/12/2011 – Os documentos recebidos pelos almoxarifes ou responsáveis pelo patrimônio devem ser enviados para o setor competente para fins de apropriação.Até 12/12/2011 – Os responsáveis pelo setor deverão proceder aos registros ainda não lançados nos controles de almoxarifado / patrimônio.

Até 13/12/2011 – O responsável pelo almoxarifado deverá apresentar a comissão relatório similar ao modelo D, anexo da instrução normativa. Em se tratando deinventário de bens móveis o responsável pelo patrimônio deverá providenciar prévia do inventário junto à Divisão de Patrimônio ou imprimir através de senha.

Importante, os relatórios referentes ao item anterior devem ser separados e totalizados por subitem conforme plano de contas SIAFI.

Até 20/12/2011 – Finalizar os trabalhos da comissão de inventário, entregando o processo na Divisão de Contabilidade

De 21 à 23/12/2011 – Análise dos inventários pela Divisão de Contabilidade.

Até 29/12/2011 – Data final para a entrega dos inventário que apresentaram inconsistência pela comissão de inventário

Inventários de material de consumo / bens móveis (cont.)Inventários de material de consumo / bens móveis (cont.)

Das atividades dos setores financeirosDas atividades dos setores financeirosCalendário:Calendário:

Até 25/11/2011 – Prazo limite para empenho.É vedada a emissão de empenho em favor das fundações de apoio, bem como em nome da própria UG, sob a alegação de inviabilidade de execução orçamentária temporal.Em 28/11/2011 - A PR3 retornará os créditos orçamentários não utilizados, data improrrogávelAté 28/11/2011 – Conciliar as contas listadas abaixo:

21.211.01.00 Fornecedores do exercício

21.211.02.00 Fornecedores de exercícios anteriores

29.511.01.00 RP não processados à liquidar

29.511.02.00 RP não processados liquidados à pagar

Até 28/11/2011 - o saldo da Conta 29.241.01.01 - Empenhos à Liquidar, deverão ser ajustados com base nos compromissos já assumidos, devendo-se proceder a anulação total ou parcial daquelas Notas de Empenho em desacordo com a legislação vigente ou àquelas não passíveis de execução. No dia 05/01/2012 será feita a inscrição automática dos Restos a Pagar Não Processados de 2011.

Até 28/11/2011 – O dirigente da unidade deverá encaminhar memorando à Divisão de Contabilidade informando os empenhos que devem ser inscritos em Restos á pagar

Importante: a Orientação Administrativa de encerramento do exercício autoriza ocancelamento dos empenhos não enumerados, assim como todos àqueles cujas

unidades não de manifestarem tempestivamente.

Até 13/12/2011 – Data limite para apropriação no CPR, das despesas de material de consumo assim como material permanente.Até 31/12/2011 – Data limite para apropriação de serviços e encargos. Darf´s e GPS deverão ser recolhidos na mesma data do pagamento do principal ao beneficiário.Até 31/12/2011 – Atualizar o Rol de Responsáveis através da transação atuagente (070301).

Registrar as aquisiçõescomo materiais estocáveisprovidenciando a baixa por ocasião do consumo.

Contas que não devem conter saldo no encerramento do exercícioContas que não devem conter saldo no encerramento do exercício:

Conta Título

19.321.05.01 DARF à emitir

19.321.06.01 GPS à emitir

21.149.00.00 Outros depósitos

21.149.01.00 Depósitos de terceiros

19.911.06.00 Suprimento de fundos

41.800.00.00 Receitas à classificar

21.261.00.00 GRU – Valores em Transito por Estorno de Despesas

21.263.00.00 Ordens Bancárias Canceladas

21.264.00.00 GRU a Classificar

Demais conciliações:Demais conciliações:

Conta Título Check list

11.318.01.00 Estoque interno Corresponder ao saldo do RMA e do inventário de almoxarifado.

14.212.XX.00 Bens móveis Corresponder ao saldo do RMMBP e do inventário de bens móveis

14.212.95.00 Importações em andamento

Registrar as importações através de NL, até 13/12/2011

CONFORMIDADE DOS REGISTROS DE GESTÃO

CONCEITO:“A Conformidade dos Registros de Gestão consiste na certificação dos registros dos atos e fatos de execução orçamentária, financeira e patrimonial incluídos no Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal –SIAFI e da existência de documentos hábeis que comprovem as operações.”

NORMA:Instrução Normativa/STN nº6, de 31/10/2007.Macrofunção Siafi: 02.03.14

A CONFORMIDADE DOS REGISTROS DE GESTÃO ABRANGE:

Designação:

Designação, excepcionalidade:

CONRESTREG: Transação do SIAFI para consulta dos códigos de restrições existentes para utilização na Conformidade dos Registros de Gestão (090402)

PROCEDIMENTOS PARA O REGISTRO DA CONFORMIDADE DE GESTÃO:

1 - Imprimir o relatório do “CONFORMIDADE DE REGISTROS DE GESTÃO”, no dia útil seguinte à emissão dos documentos, utilizando se da transação IMPCONFREG (090403);

2 - Analisar a documentação comprobatória dos registros constantes no Relatório de Conformidade;

3 - Registrar, em até 3 dias úteis após a emissão do documento no SIAFI, a conformidade, por meio da transação ATUCONFREG (090401), indicando, caso se aplique, os códigos existentes na transação CONRESTREG (020314);

4 - Atualização até o fechamento do mês;

5 - Caso haja registro de restrição passível de correção, o fato deve ser apresentado ao responsável, e caso haja o ajuste, recomenda-se a alteração/retirada da restrição, caso a correção ocorra antes da data fixada para fechamento do mês.

Os responsáveis pela conformidade de registro de gestão que por ventura deixaram de executar o registro da conformidade no exercício de 2011, deverão apresentar até 31/12/2011, justificativas com a devida anuência do dirigente da Unidade, a fim de que o documento fique a disposição dos órgãos de controle na

administração central.

Inovações para 2012:Inovações para 2012:

“Por vezes sentimos que aquilo que fazemos não é senão uma gota de

água no mar. Mas o mar seria menor se lhe faltasse uma gota.”

Madre Teresa de Cálcuta, (27 de Agosto 1910 — 5 de Setembro 1997) foi uma missionária católica albanesa, nascida na República da Macedônia e naturalizada indiana, beatificada pela Igreja Católica.

Diretor da Divisão de Contabilidade: Diretor da Divisão de Contabilidade: Elias Costa MartinsElias Costa Martins

Contato: Contato: elias@pr6.ufrj.br Telefone: 2598-9625 Telefone: 2598-9625

Chefe da Seção de Análise e Conformidade:Chefe da Seção de Análise e Conformidade: Nilton Mendes Nilton Mendes

Contato: Contato: nilton@pr6.ufrj.br Telefone: 2598-1821 Telefone: 2598-1821

Analistas:Analistas:

Maria Cecília, Adilson Gouvêa, Adalberto Lugon, Jânio Maria Cecília, Adilson Gouvêa, Adalberto Lugon, Jânio

Azevêdo, Leonardo Jamir, Maria Edinauda,Azevêdo, Leonardo Jamir, Maria Edinauda,

André Batista e Joubert Santana.André Batista e Joubert Santana.