EXCEL - Pessoas e Tecnologia · Formatação de números da tabela dinâmica Os números na tabela...

EXCEL MÓDULO 3

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Fernando Andrade

Índice

Tabela Dinâmica ..................................................................................................................................... 3

Atualizando sua tabela dinâmica ........................................................................................................ 7 Alterando a fórmula que agrupa os campos da tabela dinâmica ........................................................ 8 Agrupando dados na tabela dinâmica ................................................................................................. 9 Formatação de números da tabela dinâmica .................................................................................... 11 Fórmulas e funções na tabela dinâmica ............................................................................................ 12

Campo calculado ................................................................................................................ 12

Item calculado .................................................................................................................... 13

Alterando a exibição dos dados em uma tabela dinâmica ................................................................ 15 Personalização de tabela dinâmica ................................................................................................... 15 Consolidar vários intervalos em tabela dinâmica .............................................................................. 17

Consolidar dados sem usar campos de página .................................................................. 17

Consolidar dados usando um único campo de página ...................................................... 19

Consolidar dados usando vários campos de página .......................................................... 20

Criando um gráfico dinâmico ............................................................................................................ 23 Funções de pesquisa ............................................................................................................................ 25

PROCH e CORRESP ............................................................................................................................ 25 ÍNDICE e CORRESP ............................................................................................................................. 27 PROC ................................................................................................................................................. 29 SE, E e OU .......................................................................................................................................... 30 Funções aninhadas em validação de dados ...................................................................................... 33

Trabalhando com hipóteses ................................................................................................................. 34 Um conjunto de hipóteses ................................................................................................................ 34 Dois conjuntos de hipóteses ............................................................................................................. 35

Atingindo Metas ................................................................................................................................... 36 Visualizando metas em gráficos ........................................................................................................ 37

Cenários ............................................................................................................................................... 41 Trabalhando com cenários ................................................................................................................ 43 Resumo de cenários .......................................................................................................................... 44

Solver ................................................................................................................................................... 45 Adicionando mais restrições ao Solver.............................................................................................. 49

Auditoria .............................................................................................................................................. 51 Dependentes ..................................................................................................................................... 52 Erros .................................................................................................................................................. 52

Estrutura de tópicos ............................................................................................................................. 53 Organização automática ................................................................................................................... 53 Organização manual.......................................................................................................................... 54

Suplementos ........................................................................................................................................ 55 Consulta a banco de dados................................................................................................................... 56 Formulários em planilhas ..................................................................................................................... 57 Macros ................................................................................................................................................. 61

Tecla de atalho de macro .................................................................................................................. 63 Atribuindo macros a um botão no menu .......................................................................................... 64 Editando a macro .............................................................................................................................. 66 Quadros de diálogo em macros ........................................................................................................ 67 Altere o valor de uma propriedade com uma macro ........................................................................ 68 Respondendo perguntas em macros e tomando decisões................................................................ 70 Executando uma mesma instrução várias vezes (o Loop For Each) ................................................... 71

PESSOAS E TECNOLOGIA 3

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Tabela Dinâmica

Você pode mostrar seus dados na forma de linha e coluna (como na figura abaixo) ou você pode organizar seus dados e exibi-los por assunto (como na figura ao lado). É o que faz uma tabela dinâmica. E ela é dinâmica porque você pode alterar dinamicamente a representação dos dados. Para ver como funciona uma tabela dinâmica, vamos precisar de uma tabela como esta abaixo.

1. Construa sua planilha.

DICA Esta planilha também é chamada de banco de dados, porque apresenta uma linha com cabeçalhos das colunas e as demais linhas contendo apenas dados.

Para trabalhar com banco de dados, você precisa mostrar ao Excel que planilha usar como banco de dados. Você faz isso deixando o cursor em qualquer célula preenchida.

2. Clique em qualquer célula

PREENCHIDA da planilha. 3. Clique na guia Inserir para

inserir uma tabela dinâmica.

4. Clique na parte SUPERIOR (atenção!) do botão Tabela Dinâmica.

COMENTÁRIO Muitos botões no Excel são formados por duas partes: a parte

superior executa a ação mais esperada, a parte inferior oferece alternativas. Neste exemplo queremos construir rapidamente a tabela dinâmica, então clicamos diretamente na parte superior do botão.

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Aparece o quadro de diálogos Criar Tabela Dinâmica. VEJA Como deixamos

o cursor em uma célula PREENCHIDA da planilha, o Excel já selecionou automaticamente o intervalo adequado. Vamos criar a tabela dinâmica na mesma planilha onde está o banco de dados.

5. Assinale a opção Planilha Existente e indique a célula inicial da tabela dinâmica.

6. Clique em OK.

VEJA 1 Aparecem agora duas novas guias para o trabalho com tabelas dinâmicas, Opções

e Design.

VEJA 2 O Excel mostra a estrutura para a nova tabela dinâmica, com campos de página,

linha, coluna e dados. O que significam cada um destes campos?

VEJA Intervalo selecionado automaticamente

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VEJA 1 Guias com ferramentas para o trabalho com tabelas dinâmicas

VEJA 2 Estrutura da tabela dinâmica


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Dados: São os números que aparecerão na tabela dinâmica. Perceba que não são exatamente os mesmos números armazenados na planilha usada como base, mas sim um cálculo feito com eles.

Coluna: Contém as informações mais abrangentes da planilha. Neste exemplo as colunas conterão o tipo de produto vendido (Frutas ou Legumes).

Linha: Contém os detalhes. Na figura acima você vê o vendedor e o ano em que foi feita a venda.

Página: Mostra as informações agrupadas por critérios mais amplos. No nosso exemplo separamos os dados por região onde foi feita a venda.

7. Arraste para a

área de Dados o campo Vendas.

8. Para Coluna

arraste o campo Tipo.

9. Para Linha

arraste primeiro o campo Vendedor e depois o campo Ano.

DICA Como você vê, é possível colocar mais de um campo em cada área.

10. Para a Página arraste Região.

O assistente agrupa as vendas somando cada um dos valores. Em vez de somá-los, você também pode calcular a média, obter o valor máximo etc. Veja como fazer isso nas páginas seguintes.

VEJA Os campos possuem filtros para que possamos exibir dados específicos.

DADOS

COLUNA

LINHA

PÁGINA

VENDAS

TIPO

VENDEDOR

REGIÃO

ANO

VEJA Filtros


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11. Por exemplo, para ver apenas os dados de um ano específico, clique na seta do campo Ano e deixe assinalado apenas o ano desejado.

12. Em caso de querer retirar

algum campo, arraste-o para fora da tabela. Veja que aparece um X vermelho indicando que o campo será eliminado quando você soltar o mouse.

13. Você também pode trocar

os campos de lugar, basta arrastá-los para a nova posição. Por exemplo, você pode retirar Ano da linha e colocá-lo na coluna. É por isso que chamamos este recurso de Tabela Dinâmica.

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Atualizando sua tabela dinâmica Embora a tabela seja dinâmica, sua atualização não é automática. E você precisa tomar alguns cuidados. Por exemplo, se você inserir mais uma linha no final do banco de dados original, ela não será considerada. Veja. 1. Escreva Laticínios, 2010, 10000, Oliveira, Sul na última linha da tabela. 2. Retorne para a tabela dinâmica e verifique: nenhuma mudança, certo?

Você precisa informar o acréscimo desta última linha. 3. Clique dentro da sua tabela dinâmica.

4. Clique na guia Opções. 5. Clique no botão Alterar Fonte de Dados no grupo Dados. 6. No quadro Alterar Fonte de Dados da Tabela Dinâmica, indique a nova faixa de dados na

caixa Tabela/Intervalo, incluindo agora a nova linha e clique em OK.

A tabela dinâmica também não é atualizada automaticamente se você alterar os dados na tabela original. É você quem comanda esta atualização, veja.

7. Para mostrar alteração de dados na tabela dinâmica, clique na parte SUPERIOR

(atenção!) do botão Atualizar no grupo Dados da guia Opções.

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Alterando a fórmula que agrupa os campos da tabela dinâmica O assistente de tabela dinâmica automaticamente SOMA os valores dos campos que você arrasta para região Dados. Mas é possível definir outro tipo de cálculo para eles. 1. Clique sobre um número na região

Dados da tabela dinâmica. 2. Selecione a guia Opções. 3. No grupo Campo Ativo, clique no

botão Configurações do Campo.

Aparece o quadro Configurações do Campo de Valor.

4. Indique o tipo de cálculo que você

deseja fazer.

No exemplo mostrado na figura ao lado escolhemos Média.

5. Clique em OK.

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Agrupando dados na tabela dinâmica Criar relatórios dinâmicos é muito simples. Existem, no entanto, algumas situações que exigem um cuidado maior. Um exemplo típico acontece quando os dados envolvem datas. No exemplo ao lado, a planilha mostra pedidos de uma empresa, são 800 pedidos. Vamos criar uma tabela dinâmica que agrupe os vendedores por datas do pedido. 1. Deixe o cursor nos dados da planilha. 2. Na guia Inserir, clique no botão Tabela Dinâmica. 3. No quadro Criar Tabela Dinâmica que aparece, selecione Planilha Existente e indique a

célula inicial da tabela dinâmica.

Vamos agrupar os valores por Vendedor e Data do Pedido.

4. Arraste

Vendedor para a linha, Data do Pedido para coluna e Valor do Pedido para a área de dados.

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VENDEDOR

DATA DO PEDIDO

VALOR DO PEDIDO


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Como os dados deste exemplo mostram datas de 2003 a 2007, a tabela dinâmica resultante ficou muito extensa – desde a coluna G até a coluna IH na figura acima. Será melhor agrupar a tabela em meses e anos.

5. Deixe o cursor em qualquer célula com data de pedido e clique no botão Agrupar Campo.

6. No quadro

Agrupamento que aparece, clique em Meses e depois em Anos.

7. Clique em OK.

Pronto, a tabela dinâmica apresenta agora um número muito menor de colunas, já que vemos apenas meses e anos, e não mais datas.

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Formatação de números da tabela dinâmica Os números na tabela dinâmica da página anterior estão aparecendo com muitas casas decimais, dificultando a visualização. Já que fazem parte de uma tabela dinâmica, vamos formatá-los com os recursos de tabela dinâmica. 1. Clique em qualquer célula que contenha valores de pedidos. 2. Clique no botão Configurações do Campo no grupo Campo Ativo.

3. Clique no botão Formato do Número. 4. Selecione a categoria Número. 5. Indique o número de casas decimais. 6. Clique em OK para fechar os quadros de diálogos abertos.

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Fórmulas e funções na tabela dinâmica Campo calculado Os relatórios de tabela dinâmica são extremamente eficientes no resumo de dados. Já vimos isso. Agora o que poucos sabem é que o relatório de tabela dinâmica permite a utilização de fórmulas e funções. Isto é possível através dos campos calculados. Em nosso relatório, teremos que criar um novo campo chamado comissão. A ideia é ter uma visão geral das comissões em relação ao valor global dos pedidos. Neste exemplo, a comissão varia conforme o valor do pedido:

Se Valor do Pedido >= 1500, Então Comissão = 10% do Valor do Pedido Se Valor do Pedido < 1500, Então Comissão = 5% do Valor do Pedido

1. Com o cursor em qualquer célula da tabela

dinâmica, selecione a guia Opções e clique no botão Fórmulas e escolha Campo calculado...

2. Na caixa Nome, digite Comissão. 3. Na caixa Fórmula, digite:

= SE( 'Valor do Pedido'>1500; 'Valor do Pedido'*0,05; 'Valor do Pedido'*0,1)

4. Clique em

Adicionar. 5. Clique em OK

para fechar o quadro de diálogo.

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6. O campo calculado aparece na forma de linha. Para exibi-lo como coluna, basta arrastá-

lo para a região de colunas.

Item calculado Além de criar novas colunas ou linhas em tabelas dinâmicas, o recurso de fórmula permite trabalhar com os vários itens da tabela. Por exemplo, precisamos agora de um novo relatório que mostre apenas os três vendedores. Os demais serão totalizados em um ITEM CALCULADO chamado Outros. IMPORTANTE Para trabalhar com itens calculados, a

tabela dinâmica não pode estar agrupada. 1. Para desagrupar nossa tabela dinâmica de

exemplo, clique em qualquer célula com informação de data (mês ou ano) e clique no botão Desagrupar.

2. Para agrupar os vendedores, clique em qualquer célula com vendedores e clique no botão Item calculado...

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3. Digite Outros na caixa Nome do item calculado.

4. Clique agora na caixa Fórmula e digite a fórmula =Buchanan+Leverling +Suyama.

5. Clique em Adicionar para adicionar este item calculado na lista de vendedores.

6. Clique m OK para ver o

resultado na tabela dinâmica.

O novo item, Outros, aparece na lista de vendedores. Precisamos agora filtrar a lista, ocultando todos os nomes que agora fazem parte do item Outros.

7. Clique na seta

de filtro do campo Vendedor para exibir as opções de filtragem.

8. Desmarque os vendedores que não devem aparecer na lista e clique em OK.

Pronto, agora a tabela dinâmica está totalmente adequada às necessidades.

COMENTÁRIO Como desagrupamos nossa tabela dinâmica para

trabalhar com itens calculados – itens calculados não permitem

tabelas dinâmicas agrupadas – e como nossa tabela de exemplo

apresenta muitas datas, pode ser que apareça a mensagem O relatório de tabela dinâmica

não se ajusta à planilha. Deseja

mostrar o máximo possível? Se

aparecer, nossa alternativa é

sacrificar a exibição de algumas

datas – responda então OK.

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Alterando a exibição dos dados em uma tabela dinâmica

Para analisar uma informação sob outros ângulos, você pode modificar a forma de exibição de dados em uma tabela dinâmica. Nosso relatório mostra a soma das vendas por vendedor nos respectivos meses. Poderíamos, por exemplo, ver quanto representa o vendedor Davolio em relação ao total.

1. Para este exemplo, criamos uma tabela

dinâmica que agrupa mensalmente as informações.

2. Na guia Opções, clique no botão

Configurações de Campo.

3. Para mostrar os valores de outra forma, clique na aba Mostrar valores como.

4. Clique na seta à direita da caixa Mostrar valores como para mostrar as várias opções de visualização.

5. Selecione % do total no

final da lista

Observe a planilha e veja que Davolio teve um desempenho de 1,25% em janeiro levando-se em conta o total geral.

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Personalização de tabela dinâmica O recurso de tabela dinâmica do Excel apresenta vários formatos prontos para relatórios,

todos reunidos na guia Design.

Você pode: 1. Escolher um estilo pronto; 2. Definir cabeçalhos de linhas e/ou

colunas; 3. Habilitar/desabilitar totais gerais

e subtotais; 4. Criar um novo estilo

personalizado. Na guia Opções é possível fazer ainda mais personalizações: 5. Clique no botão Opções no grupo

Tabela Dinâmica e escolha alternativas para Layout e Formato, Totais e Filtros, Exibição, Impressão e Dados.

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Consolidar vários intervalos em tabela dinâmica

Use o Assistente de Tabela Dinâmica e Gráfico Dinâmico para consolidar vários intervalos em

uma tabela dinâmica. No assistente, você pode escolher entre usar nenhum campo de

página, um único campo de página ou vários campos de página.

Consolidar dados sem usar campos de página

Para combinar os dados de todos os intervalos e criar uma consolidação que não possua

campos de página:

1. Clique em uma célula em branco na pasta de trabalho que não seja parte de um relatório

de tabela dinâmica.

2. Inicie o Assistente de Tabela Dinâmica e Gráfico Dinâmico.

DICA Para adicionar o Assistente de Tabela Dinâmica e Gráfico Dinâmico à Barra de

Ferramentas de Acesso Rápido:

a. Clique na seta ao lado da barra de ferramentas e, em seguida, clique em Mais

Comandos.

b. Em Escolher comandos em, selecione Todos os Comandos.

c. Na lista, selecione Assistente de Tabela Dinâmica e Gráfico Dinâmico, clique em

Adicionar.

d. Clique em OK.

3. Na etapa 1, clique em Vários intervalos

de consolidação e depois em Avançar.

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4. Na etapa 2a, assinale Criarei os campos de página e clique em Avançar.

4. Na etapa 2b:

a. Selecione o primeiro intervalo de

células e clique em Adicionar.

b. Repita o processo para cada

intervalo de células (quatro na figura

ao lado).

c. Em Quantos campos de página você

deseja?, assinale 0 e clique em

Avançar.

5. Na etapa 3, selecione um

local para o relatório de

tabela dinâmica e clique em

Concluir.

Pronto, você vê todos os dados

consolidados em uma tabela

dinâmica.

Veja que todos os

itens são

mostrados em

uma única

página.

Na próxima página desta apostila você verá uma tabela dinâmica com um campo de página e

aí então ficará bastante clara a diferença de tabelas dinâmicas com ou sem campos de

página.

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Consolidar dados usando um único campo de página

Você também pode incluir na tabela dinâmica consolidada um único campo de página com:

Um item para cada intervalo de origem;

Um item que consolide todos os intervalos.



2. Inicie o Assistente de Tabela Dinâmica e Gráfico Dinâmico.

3. Na etapa 1 do assistente, clique

em Vários intervalos de

consolidação e depois em

Avançar.

4. Na etapa 2a, assinale Crie um

único campo de página para mim

e clique em Avançar.

5. Na etapa 2b:

a. Selecione o primeiro intervalo

de células e clique em

Adicionar.


intervalo de células (quatro na

figura ao lado) e clique em

Avançar.

COMENTÁRIO Este quadro é

semelhante àquele

apresentado na seção anterior,

Consolidar dados sem usar

campos de página, com a

diferença de que você não

precisa indicar a quantidade

desejada de campos de página,

já que o próprio assistente

definirá as páginas necessárias.

DICA Se o intervalo de células

estiver em outra pasta de

trabalho, abra primeiro a pasta para facilitar a seleção de dados.

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6. Na terceira e última etapa

do assistente, selecione

um local para o relatório

de tabela dinâmica e

clique em Concluir.

A tabela dinâmica aparece

exibindo todos os itens.

Você pode clicar na seta de página e exibir os itens

desejados.

Consolidar dados usando vários campos de página

Você pode criar vários campos de página e atribuir seus próprios nomes de item a cada

intervalo de origem. Isso lhe permitirá criar consolidações parciais ou completas.



2. Inicie o Assistente de Tabela

Dinâmica e Gráfico Dinâmico.

3. Na etapa 1 do assistente, assinale

Vários intervalos de consolidação

e clique em Avançar.

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4. Na etapa 2a, escolha Criarei os

campos de página e clique em

Avançar.

5. Na etapa 2b:

a. Selecione o primeiro intervalo

de células e clique em

Adicionar.


intervalo de células (quatro na

figura ao lado) e clique em

Avançar.

c. Em Quantos campos de página

você deseja?, clique no número de

campos de página a ser usado (2

na figura ao lado).

d. Em Quais rótulos de itens você

deseja que cada campo de página

use para identificar o intervalo de

dados selecionados?:

Se tiver selecionado 1 em

Quantos campos de página

você deseja?, selecione cada

intervalo e digite um nome

diferente na caixa Campo um.

Se você tiver, por exemplo,

quatro intervalos e cada um corresponder a um trimestre,

selecione o primeiro intervalo, digite T1, selecione o segundo

intervalo, digite T2 e assim por diante para T3 e T4.

Se tiver selecionado 2 em Quantos campos de página você deseja?, repita o

processo acima na caixa Campo um. Na caixa Campo dois, selecione dois

intervalos e digite o MESMO NOME (por exemplo, S1 e S2 para os primeiro

semestre e segundo semestre respectivamente).

Selecione o primeiro intervalo, digite S1;

Selecione o segundo intervalo, digite S1 também;

Selecione o terceiro intervalo, digite S2;

Selecione o quarto intervalo, digite novamente S2.

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T1 = A1:D5 T2 = A7:D11 T3 = F1:I5 T4 = F7:I11

S1 = A1:D5 S1 = A7:D11 S2 = F1:I5 S2 = F7:I11


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6. Na etapa 3 do assistente,

selecione um local para o

relatório de tabela

dinâmica e clique em

Concluir.

Aparece a tabela dinâmica

com os dois campos de

página.

DICA É melhor atribuir

nomes a estas páginas. Na

guia Opções das

ferramentas de tabela

dinâmica, grupo Campo

Ativo, digite o nome

desejado.

Com estes campos de páginas, você pode filtrar sua

tabela dinâmica de dados consolidados por semestre

ou por trimestre, sempre que achar necessário.

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DICA

TRIMESTRE 1

SEMESTRE 1


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Criando um gráfico dinâmico Criar gráfico é um processo simples. Criar um gráfico dinâmico também, e com todas as funcionalidades associadas a tabelas dinâmicas. Um gráfico mostra informações dinâmicas e resumidas. 1. Clique em qualquer célula da tabela onde estão

os dados para o gráfico dinâmico. 2. Na guia Inserir, clique no botão Tabela Dinâmica

e escolha Gráfico Dinâmico.

Aparece o quadro Criar Tabela Dinâmica com Gráfico Dinâmico, com os dados já selecionados.

3. Vamos fazer o gráfico em uma planilha separada, mantenha selecionada a opção Nova Planilha.

Aparece uma estrutura de dados onde você indica a distribuição de dados para o gráfico.

4. Arraste Vendedor para a

área do eixo X e Valor do Pedido para a área de dados do gráfico.

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VENDEDOR

VALOR DO

PEDIDO

EIXO X DADOS


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Este gráfico é muito semelhante ao feito de forma convencional do Excel. A grande diferença é que ele apresenta os recursos da tabela dinâmica. 5. Por exemplo, para visualizar apenas três vendedores, basta ocultar os demais no campo

Vendedor.

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Funções de pesquisa PROCH e CORRESP

As funções de pesquisa facilitam a procura e referência de células em uma planilha. Uma das mais conhecidas é a PROCV. Neste módulo, veremos outras igualmente úteis.

Como exemplo, vamos – na tabela ao lado – criar uma fórmula que mostre a quantidade de inscritos conforme o mês e o curso selecionado, indicados nas células A10 e B10, respectivamente.

Utilizaremos duas funções de procura, a PROCH e a CORRESP.

A PROCH procura valores na primeira linha de uma área selecionada e retorna o conteúdo de acordo com a linha fornecida. No exemplo, a função procura Excel na primeira linha e retorna o número de inscritos na linha indicada (1, 2...). Se digitarmos a linha 2, a função retornará 30 – a quantidade de alunos exibidas na linha 2 para o curso Excel.

Em uma situação real, não queremos digitar 2. Queremos sim que o Excel descubra que Janeiro está na linha 2. A Função CORRESP é a solução, ela retorna a posição relativa a um item em uma determinada área. Se utilizarmos a função CORRESP para descobrir a posição relativa de Janeiro na área A1:A7, o valor retornado será 2.

O segredo então para descobrirmos quantos alunos estão inscritos em um determinado CURSO em um determinado MÊS é usar uma combinação das funções PROCH e CORRESP. Observe que estas funções apontarão a célula A10 – onde está escrito Janeiro – e a célula B10 – onde está escrito Excel.

1. Digite a planilha do exemplo.

2. Deixe o cursor na célula C10 – onde queremos que apareça a quantidade de alunos inscritos – e clique no botão Inserir, Função.

3. No quadro Inserir função, categoria Pesquisa e Referência, localize a função PROCH e clique em OK.

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4. Em Valor_ procurado, digite B10. Nossa função vai procurar o curso indicado em B10: Excel.

5. Em Matriz_tabela

indique as células da tabela de cursos: $A$1:$D$7.

6. Núm_índice_lin indica o número da linha (1, 2...) onde está o mês desejado. Queremos

informações de inscritos em Excel no mês de Janeiro, a linha número 2. Nós sabemos que é a linha 2, mas o Excel não. É por isso que pedimos ajuda da função CORRESP nesta caixa. Pedimos para ela indicar o número da linha onde está escrito Janeiro: CORRESP(A10;$A$1:$A$7). Veja na figura acima que esta CORRESP retorna o número 2.

7. Em procurar intervalo, digite FALSO, pois nossa lista não está classificada em ordem de

cursos. 8. Clique em OK para terminar.

Pronto, o resultado é 30. São 30 alunos inscritos em Excel no mês de Janeiro.

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ÍNDICE e CORRESP Agora temos um problema um pouco mais complicado: precisamos saber qual mês tem a maior quantidade de matrículas para cada curso. Para isso utilizaremos uma combinação das funções ÍNDICE e CORRESP. 1. Digite as novas linhas, 12 a 15,

conforme mostra a figura ao lado. 2. Selecione a célula B13 3. Clique no botão Inserir, Função e

localize a função ÍNDICE. 4. Na caixa Matriz do quadro que

aparece, selecione A1:A7. 5. Em Num_Linha, digite CORRESP(MÁXIMO(B1:B7);B1:B7;FALSO) 6. Clique em

OK. 7. Você criou

esta função para o Curso Windows, coluna B. Repita estes passos para os demais cursos: Word na coluna C e Excel na coluna D.

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Uma função em outra é chamada função aninhada. Várias funções aninhadas podem criar uma certa confusão, mas o segredo é entendê-las separadamente: 1º: Função MÁXIMO 2º: Função CORRESP 3º: Função ÍNDICE A função MÁXIMO apenas aponta o valor máximo na faixa B1:B7. A função CORRESP procura o valor 90 (calculado pela função MÁXIMO) na matriz B1:B7 e indica que este valor está na linha número 7. Por fim a função ÍNDICE procura na matriz A1:A7 o mês na posição 7 (posição esta calculada pela função CORRESP).


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PROC Em muitas planilhas precisamos fazer pesquisas da direita para esquerda, o que já impede de imediato o uso de PROCV, que procura dados na primeira coluna de cima para baixo, ou PROCH, que faz a pesquisa da esquerda para a direita. O Excel apresenta uma função mais flexível para pesquisa de dados, é a PROC. Aproveitando ainda nossa planilha de exemplo mostrada nas páginas anteriores, vamos agora a uma nova pergunta: em qual mês o curso Excel teve 60 inscrições? 1. Atualiza a planilha como na figura ao lado,

com as duas novas linhas, 17 e 18. 2. Selecione a célula C18. 3. Clique no botão Inserir, Função e escolha a

função PROC. 4. Em Valor_procurado, aponte B18. 5. Em Vetor_proc, insira D1:D7. 6. Em Vetor_result, insira A1:A7.

Pronto, a função PROC descobriu que o curso Excel teve 60 inscritos no mês de abril.

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SE, E e OU Sabemos que o Excel é uma poderosa ferramenta de cálculo, principalmente quando ANINHAMOS funções em uma célula. Você já viu algumas funções aninhadas nas páginas anteriores, vamos agora aninhar as funções SE, E e OU.

Na escola representada na figura ao lado, esta é a política de aprovação de alunos:

Aprovado: Média >=7 E Qtde faltas < 10

Reprovado: Média <=5 OU Qtde faltas >=10

Exame: Qualquer condição diferente das anteriores. Não há uma função única do Excel que resolva este problema. Mas se combinarmos três funções, o problema será resolvido. 1. Selecione a célula H4.

2. Clique no botão Inserir, Função.

3. Selecione a categoria Lógica, Função SE()

Como o aluno só é aprovado se DUAS condições forem atendidas, vamos usar a função E para combinar duas funções

4. Clique na caixa Teste_lógico da função SE.

5. Para inserir nesta caixa outra função, vá para a caixa de nomes e selecione a função E().

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6. No primeiro argumento, insira a primeira condição F4>=7. 7. No segundo argumento, insira a segunda condição G4<10.

VEJA Conforme preenchemos o quadro de argumentos da função, o assistente de função

do Excel vai atualizando a barra de fórmulas. Esta função E está dentro da função SE, que ainda precisa ser completada.

8. Clique sobre a função SE na barra de fórmulas para exibir novamente o quadro de diálogos da função SE e determinar as demais condições.

9. Na caixa Valor_se_verdadeiro, escreva Aprovado.

Precisamos agora definir o conteúdo da caixa Valor_se_falso, que pode ser Reprovado ou Exame. Segundo as regras da escola um aluno estará reprovado SE acontecerem uma de duas condições: OU Média <=5 OU Qtde faltas >=10. Em outras palavras, precisamos de uma nova função SE.

10. Clique na caixa Valor_se_falso e selecione a função SE().

VEJA

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Em Teste_lógico deste novo quadro que aparece, precisamos testar uma de duas condições. Solução: função OU().

DICA Se a função desejada não aparecer na lista, clique em Mais funções... para ver

outras funções do Excel.

11. Clique na caixa de funções e selecione a função OU().

12. No primeiro argumento da função OU, insira a primeira condição F4<5.

13. No segundo argumento, digite G4>=10.

14. Volte ao quadro da função SE e no Valor_se_verdadeiro, digite Reprovado.

15. No Valor_se_falso, digite Exame.

Aninhar várias funções no Excel pode ser um processo trabalhoso, mas os resultados são sempre muito bons.

11

DICA

12

13

14

15


EXCEL – MÓDULO 3

Funções aninhadas em validação de dados Atribuir nomes para uma faixa de células é fácil, é só selecionar as células

desejadas, digitar o nome correspondente na Caixa de nome (Áreas na figura

ao lado) e pressionar Enter.

Criar uma lista de validação

a partir desta faixa nomeada

também é fácil, basta

selecionar as células que

apontarão esta lista, clicar

na guia Dados, no grupo

Ferramentas de Dados clicar

no botão Validação de

Dados e indicar a faixa

(Áreas na figura ao lado) na

caixa Fonte.

O problema é quando

precisamos acrescentar mais

células à faixa nomeada, o

Excel não as associará ao

nome já definido.

Felizmente, há uma solução,

é só ANINHAR as funções

DESLOC e CONT.VALORES na

caixa de referência do nome

a ser criado (guia Fórmulas,

botão Definir Nome no

grupo Nomes Definidos).

Veja a caixa Refere-se a: na

figura ao lado, a área a ser

nomeada começa em A1 e

termina na última célula

preenchida da coluna A. A

função CONT.VALORES conta quantas células preenchidas existem na coluna A.

Experimente, depois de definir o nome Áreas desta forma, digite uma nova área na célula A4

– ela aparecerá automaticamente quando você clicar nas setas das células na coluna E.


EXCEL – MÓDULO 3

Trabalhando com hipóteses Um conjunto de hipóteses

Na planilha ao lado o salário líquido é de 1.800 quando o Imposto

é de 10%. Qual será o líquido se o imposto for de 15%? E ser for

de 20%? O Excel permite a criação de uma tabela com todas estas

hipóteses.

1. Prepare uma planilha como esta ao lado. A fórmula da célula B5 é: =B3-B3*B4.

Vamos avaliar outras hipóteses possíveis de impostos. Para isso

precisamos de duas colunas, uma com os possíveis impostos e

outra onde ficarão os valores correspondentes de salários

líquidos.

2. Digite os possíveis valores de IR nas células A19 até A25.

A coluna ao lado deverá conter os possíveis salários líquidos. É preciso indicar no alto

dela, célula B18 neste exemplo a fórmula que calcula o salário líquido.

3. Repita na célula B18 a fórmula =B3-B3*B4.

DICA Você também pode repetir a fórmula digitando nesta

célula B18 uma referência à célula B5, onde a fórmula foi

construída originalmente.

Indique agora a tabela onde serão inseridos os vários salários líquidos, incluindo a coluna

à esquerda e a célula com a fórmula do salário líquido.

4. Neste nosso exemplo, selecione as células A18:B25.

5. Para criar a tabela de hipóteses, selecione agora na guia Dados, clique no botão Teste de

Hipóteses e depois em Tabela de Dados.

2

3

3

5


EXCEL – MÓDULO 3

Aparece o quadro Tabela de Dados, precisamos informar ao Excel onde estão nossas

hipóteses. Neste nosso exemplo, elas foram

digitadas em uma COLUNA. O Excel deve

transferir para a célula B4 os dados que lá

estão. Por que B4? Porque é nesta célula

que a fórmula =B3-B3*B4 considera o valor

do imposto, concorda?

6. Clique na célula B4 e depois em OK.

Pronto, a tabela de dados é preenchida com os salários

líquidos correspondentes a cada Imposto de Renda.

Dois conjuntos de hipóteses Até aqui trabalhamos com uma hipótese de dados, é possível ter também duas variações:

uma coluna e outra na linha, como mostra a figura abaixo.

Fórmulas usadas neste exemplo:

Célula I6: =I3-I3*I4-I3*I5 (desconto de IR e ISS)

Célula H9: =I6 (célula H9 referencia I6)

6


EXCEL – MÓDULO 3

Atingindo Metas Podemos dizer que o recurso Atingir Meta faz cálculos de trás para frente. Em outras

palavras, você sabe qual deve ser o resultado final de um cálculo e precisa que o Excel diga

quais devem ser os valores para isso. É um recurso importantíssimo para quem trabalha

muito com planilhas.

Veja a planilha ao lado, a pergunta a responder com o Atingir

Meta aqui é: quanto deve ser o Salário Bruto para que o Salário

Líquido seja igual a R$ 1.500,00? Definido o resultado do

cálculo do Salário Líquido, cabe ao Excel dizer qual deve ser o

Salário Bruto.

1. Selecione a célula B35 (aquela que contém o Salário Líquido), escolha a guia Dados,

clique no botão Teste de Hipóteses e escolha Atingir meta...

Aparece o quadro Atingir meta com algumas linhas que você deve preencher:

Definir célula: célula que contém

o cálculo final (Salário Líquido

neste nosso exemplo).

Para valor: valor desejado pela o

cálculo.

Variando célula: célula cujo valor

o Excel deve alterar para que o cálculo mostre o valor desejado (Salário Bruto neste

nosso exemplo).

COMENTÁRIO A célula que atingirá a meta deverá ser obrigatoriamente uma FÓRMULA e a

célula variável deve ser um VALOR e não uma fórmula.

2. Preencha o quadro Atingir meta conforme mostra a figura acima: Definir célula: B35,

Para valor: 1500, Variando célula: B32.

3. Clique em OK.

1

2


EXCEL – MÓDULO 3

O Atingir meta encontra uma

solução: Salário Bruto deve ser

R$ 2.142,86 para que o Salário

Líquido seja R$ 1.500,00.

4. Clique em OK para aceitar o

valor proposto ou Cancelar

para voltar ao original.

COMENTÁRIO Atingir meta varia uma célula de cada vez. Se você quiser variar mais de uma

célula, use o Solver, recurso explicado mais adiante nesta apostila.

Visualizando metas em gráficos Até vimos como atingir

uma meta em uma

planilha. Outro recurso

bastante interessante é

MOSTRAR uma meta em

um gráfico e sinalizar as

metas atingidas.

O gráfico ao lado mostra

meses acima da meta em azul, abaixo em vermelho e uma linha de meta.

1. Crie uma planilha como esta ao lado,

em que uma coluna Meta (coluna B)

repete um mesmo valor de meta para

todos os meses.

Vamos preencher as colunas Acima e

Abaixo conforme a meta atingida: se a

meta ficar igual ou acima de 7.200,00,

a coluna Acima é preenchida; se ficar

abaixo, a coluna Abaixo mostra o valor.

A solução é usar a função SE.

2. Na célula D2 digite =SE(C2>=B2;C2;0).

Esta fórmula informa que SE Resultado for maior

do que a Meta, coloque na coluna Acima o Resultado, senão mostre apenas o valor 0.

1

2 3


EXCEL – MÓDULO 3

3. Na célula E2 digite =SE(C2<B2;C2;0), que apresentará o Resultado apenas se a meta não

for atingida.

Pode ser que algumas pessoas estranhem o número 0,00 na célula E2. Talvez então seja

melhor formatá-la com o formato Contábil, que exibe – no lugar de 0,00.

4. Selecione as células D1 e E1 e clique

no botão Separador de milhares.

5. Agora formatadas, arraste as fórmulas

em D1 e E1 para as células abaixo até

Dezembro.

6. Para fazer um gráfico de colunas,

selecione as células que serão

representadas: colunas Mês, Meta,

Acima e Abaixo.

7. Na guia Inserir, grupo Gráficos,

escolha o primeiro gráfico do tipo

Colunas 2D.

Veja que alguns meses mostram

barras vermelhas

(Acima) e outros

barras verdes

(Abaixo). As

células com

valores 0,00 (ou -

na formatação

contábil) não

aparecem.

O truque aqui é SOBREPOR as barras Acima e Abaixo.

4

5

6

7


EXCEL – MÓDULO 3

8. Pressione o botão DIREITO do

mouse em qualquer barra e

escolha Formatar série de

dados.

9. Na seção Sobreposição de

Séries, indique 100% o nível

de sobreposição.

As barras ficam umas sobre as

outras,

inclusive a

barra de

metas, o que

atrapalha a

visualização do

gráfico. Vamos

então

representar as

metas em forma de gráfico

de linhas.

10. Pressione o botão DIREITO

do mouse sobre a série de

metas e escolha Alterar Tipo

de Gráfico de Série.

11. Escolha o primeiro tipo de

gráfico de linhas.

Pronto, o gráfico

agora mostra as

barras Acima e

Abaixo da Meta

com cores

diferentes.

9

11


EXCEL – MÓDULO 3

Compare o gráfico que temos com o que aparecia no início deste assunto: ainda temos detalhes a melhorar.

12. Clique na barra que

representa a série Acima e

mude sua cor para azul.

13. Clique na barra que

representa a série Abaixo e

mude sua cor para vermelho.

14. Insira uma caixa de texto no

gráfico bem acima da linha

de metas e digite 7.200,00.

15. Na guia Layout, clique no botão

Legenda e escolha Mostrar Legenda

Abaixo.

16. Mude a cor da linha de metas para

preto.

Falta ainda um último problema de

formatação, agora nas células.

Algumas células Acima e Abaixo

mostram traços (-), seria

melhor se elas

aparecessem vazias.

17. Clique no botão

Formatar Células:

Número à direita do

grupo Número.

18. No quadro Formatar

Células, categoria

Personalizado, apague o

traço (-) que aparece no código

de formato.

12

13

14

15

16

17

18


EXCEL – MÓDULO 3

Cenários Em uma planilha muitas vezes você precisa mudar valores de algumas células e ver os

resultados correspondentes. Cada mudança traz uma resposta diferente. O Excel pode

controlar estas mudanças para você, guardando cada alteração em um cenário. Assim você

pode exibir qualquer cenário a qualquer instante – sem precisar digitar tudo de novo – e

ainda ter de volta sua planilha original.

Para ver como o Excel

gerencia cenários, nada

melhor do que uma planilha

de aplicações financeiras –

como esta que você vê ao

lado.

ATENÇÃO As colunas C (Aplicado) e F (Retorno) são colunas calculadas. Não digite estes

valores, senão o recurso de cenários não funciona, você deve calcular estes valores.

1. Selecione a guia Dados, clique no

botão Teste de Hipóteses e

escolha Gerenciador de

Cenários...

Aparece o quadro Gerenciador de

cenários. Como não existe ainda

qualquer cenário gravado, o

quadro aparece vazio. É hora de

adicionar um cenário.

2. Clique no botão Adicionar para

adicionar um novo cenário.

1

2


EXCEL – MÓDULO 3

3. Todo cenário tem um

nome. No primeiro

campo, coloque um

nome para este cenário.

Neste exemplo

chamamos o cenário de

aplicação.

4. Um cenário guarda

valores diferentes para

determinadas células.

São as células variáveis.

Neste nosso exemplo, a

variação será nas células

B2 a B5.

5. Em Comentários digite uma descrição que melhor descreva seu cenário.

6. Clique em OK.

Aparece um quadro com os valores já

digitados originalmente nas células. Não

há o que fazer aqui, até porque este

primeiro cenário será um retrato de sua

planilha original, sem alterações.

Vamos adicionar outros

cenários.

7. Clique no botão Adicionar.

Aparece novamente o

quadro de cenários para

você informar como será o

novo cenário. Vamos como

exemplo digitar um valor

maior para a aplicação em

CDB.

8. Chame o cenário de CDB.

3

4

5

8

9

10

7


EXCEL – MÓDULO 3

9. As células variáveis continuam as mesmas, mantenha o intervalo como B2:B5.

10. Digite um comentário para este novo cenário e clique em OK.

11. Novamente aparece o quadro Valores de cenário. Você precisa agora digitar novos

valores para cada célula variável neste novo cenário.

LEMBRETE Chamamos este cenário de CDB

porque a maior porcentagem agora seria

aplicada em CDB (célula B3). Na figura acima

definimos 0,40 para B3 por este motivo.

ATENÇÃO Neste exemplo estamos distribuindo

as porcentagens de um capital que será aplicado. Assim, a soma das porcentagens

indicadas no quadro acima tem quer ser 100% (ou 1). Este controle não é do Excel, é seu.

Trabalhando com cenários Daqui para frente você deve continuar construindo cenários conforme sua necessidade. A

figura ao lado mostra um exemplo com quatro cenários diferentes.

Agora que temos estes vários

cenários, podemos exibir cada um

deles facilmente.

1. Para fazer aparecer os valores que

salvamos nos cenários, basta

exibir o Gerenciador de cenários.

Para isso selecione novamente a

guia Dados, clique no botão Teste

de Hipóteses e escolha

Gerenciador de Cenários...

2. Selecione o cenário a exibir e

clique no botão Mostrar.

DICA 1 É possível mesclar cenários de várias planilhas e arquivos.

DICA 2 Para alterar um cenário, selecione-o e clique no botão Editar.

2

DICA 1

DICA 2


EXCEL – MÓDULO 3

Resumo de cenários Esta é a melhor parte do trabalho com cenários. Já que você tem cenários diferentes para

várias situações, exibi-los ao mesmo tempo pode ser bastante esclarecedor.

1. Selecione mais uma vez a guia Dados, clique no botão Teste de Hipóteses e escolha

Gerenciador de Cenários...

2. Clique no botão Resumir.

Aparece o quadro Resumo do cenário, onde você define que tipo de resumo quer fazer.

3. Queremos apenas um Resumo de

cenário. Assinale esta opção.

Veja, o Excel percebeu que todos os

cenários contribuem para o cálculo

de uma mesma célula, F6. É nela que

teremos o retorno de nossa

aplicação.

4. Assim, mantenha a

Célula de resultado

como F6.

5. Clique em OK.

O Resumo do cenário

aparece em uma nova

planilha.

A grande vantagem de ver tudo ao mesmo tempo é a possibilidade de comparar os vários

cenários. Na figura acima você vê que o cenário que proporciona a maior rentabilidade é o

Poupança.

DICA A planilha Resumo do cenário é uma planilha normal. Você pode digitar o que quiser

nas células. Assim, é uma boa ideia mudar os nomes $B$2 para Ações, $B$3 para CDB e

assim por diante.

3

4


EXCEL – MÓDULO 3

Solver Você já aprendeu a trabalhar com o Atingir metas do Excel nas páginas anteriores. Lá você

alterava o valor de uma ou duas células para que a fórmula final chegasse a um número

específico. Se você precisar mexer em mais de duas células, o Solver é a solução.

Vamos a uma aplicação

prática do Solver. Olhe a

planilha ao lado:

aplicamos R$ 10.000,00

e o retorno foi de

10.418,78 para 30% em

Ações, 25% em CDB, 25% em Poupança e 20% em Commodities.

E se quiséssemos um valor final de R$ 11.000,00? Qual deveria ser a distribuição do capital

aplicado (em ações, CDB etc) para que isso acontecesse?

1. Selecione a guia Dados e clique no botão Solver no grupo Análise no final da faixa de

botões.

DICA Se o Solver não aparecer quando você selecionar a guia Dados,

é fácil adicioná-lo.

a. Clique na guia Arquivo.

b. Em seguida selecione Opções.

1

a

b


EXCEL – MÓDULO 3

c. Clique em

Suplementos.

d. Na caixa

Gerenciar,

indique

Suplementos

do Excel.

e. Clique no botão Ir.

f. Assinale Solver no quadro Suplementos.

g. Clique em OK.

O Excel exibe o quadro de diálogos Parâmetros do Solver, onde você define as

informações necessárias para a aplicação da ferramenta Solver.

2. A Célula de

destino é aquela

que mostra o

retorno final do

investimento.

Nesse exemplo é

a célula F6.

3. Indique ao

Solver que você

quer um Valor de 11000 para esta célula.

ATENÇÃO Não se esqueça de assinalar a opção Valor de:.

4. Queremos que o Solver sugira uma nova distribuição para a aplicação. Indique então

quais são Células variáveis: B2:B5.

c

d e

f

g

2

3

4

5


EXCEL – MÓDULO 3

O Solver oferece uma solução matematicamente possível, mas nem sempre esta é a

melhor solução. Por exemplo, ele poderia sugerir que você aplicasse 120% em poupança

– o que não é possível! É por isso que você precisa adicionar restrições – MÁXIMAS e

MÍNIMAS – aos valores que o Solver sugere.

Como exemplo, vamos imaginar uma situação muito próxima do mundo real. Não é

recomendado aplicar grande parte de um capital apenas em ações – é muito arriscado.

Então, vamos pedir ao Solver para não aplicar mais do que 50% em ações.

5. Clique no botão Adicionar que aparece no quadro Submeter às restrições.

Aparece o quadro Adicionar

restrição. A célula que

contém a porcentagem de

aplicação em ações é a B2.

Vamos adicionar a restrição

desejada.

6. Indique a célula B2 em Referência de célula.

7. Esta célula deve ser sempre <= a valor específico.

8. O valor para a Restrição é de 50%.

9. Clique em OK.

VEJA O quadro

Submeter às

restrições mostra

a restrição

definida.

DICA Você pode

adicionar uma

mesma restrição para várias

células. Por exemplo, se

você quisesse aplicar pelo

menos 10% em cada tipo de

aplicação, seria só definir

B2:B5>=10%, tal como

mostra a figura ao lado.

6

7

8

9

VEJA

10

DICA


EXCEL – MÓDULO 3

10. Finalmente, para resolver o problema, clique em Resolver.

O Excel exibe um

quando indicando

que o Solver

encontrou uma

solução. Você pode

aceitar as sugestões

do Solver (Manter

solução do Solver)

ou descartá-las (Restaurar valores originais).

VEJA O Solver pode gerar alguns relatórios, mostrando quais os critérios usados para

chegar às soluções propostas. O primeiro relatório, Resposta, é o mais interessante:

mostra como o Solver mudou os dados da planilha para chegar à resposta que você

queria.

11. Selecione o relatório Resposta.

12. Deixe assinalada a opção Manter soluções do Solver e clique em OK.

Os dados em sua planilha foram mudados e uma nova planilha, Relatório de resposta, é

criada mostrando como o Solver mudou os dados.

VEJA

11

12


EXCEL – MÓDULO 3

Adicionando mais restrições ao Solver Comentamos nas

páginas anteriores que

o Solver oferece

soluções matemáticas. E

nem sempre elas são

satisfatórias.

Na planilha ao lado,

percebemos melhor o problema. Se você somar as porcentagens de aplicação que o Solver

sugeriu, verá que a soma delas é maior do que 100% - e isso não é possível. Veja, na célula

B6 acima somamos as porcentagens, o total é de R$ 106%.

A solução aqui é refazer o Solver adicionando uma nova restrição: a célula B6, que contém a

somatória das porcentagens, deve obrigatoriamente ter um valor de 100%.

1. Antes de entrar no Solver, crie em B6 uma fórmula que some as células B2 até B5.

2. Para iniciar novamente o Solver, selecione a guia Dados e clique no botão Solver no

grupo Análise no final da faixa de botões

Repare que o Excel

se lembra do

último Solver

realizado.

3. Para adicionar

uma nova

restrição, você já

sabe, basta clicar

em Adicionar.

4. Informe que a célula B6 deve ser igual

a 100% .

5. Clique em OK.

3

4


EXCEL – MÓDULO 3

6. Agora que você tem a nova

restrição, é só clicar em

Resolver novamente.

7. Quando aparecer a

mensagem que o Solver

encontrou uma resposta,

escolha Manter soluções do

Solver e clique em OK.

Quanto mais restrições você

adicionar, mais próximo da

resposta desejada você

chega - o que não foi o caso

neste exemplo ainda. Veja

que, para respeitar o limite

de 100% para a célula B6, o

Solver atribuiu valores NEGATIVOS para algumas porcentagens, o que certamente não é

possível!

Deixamos este exemplo

assim nesta apostila para

você ver como as

restrições são

importantes, mas você já

viu que deve restringir

também valores negativos

nas células. Na verdade,

as melhores restrições

para este exemplo são estas mostradas na ilustração acima:

as células variáveis devem chegar no máximo a 50% (para forçar o Solver a distribuir

o capital entre as aplicações): $B2:$B5 <= 50%

as células variáveis não devem ser negativas: $B2:$B5 >= 0%

o total aplicado não pode ultrapassar 100%: $B$6=100%

IMPORTANTE Restrições como estas acima são matematicamente impossíveis de atender.

Por isso acrescentamos a célula E9 às células variáveis. Assim informamos ao Solver que

ele também pode alterar um pouco o capital inicial investido.

6


EXCEL – MÓDULO 3

Auditoria

O recurso Auditoria indica as células

referenciadas em uma fórmula. Em

uma reunião, por exemplo, exibir

tais setas em telão facilita o

entendimento dos cálculos.

1. Abra uma planilha e clique sobre

uma fórmula qualquer.

2. Selecione a guia Fórmulas e

clique no botão Rastrear Precedentes.

No caso da planilha ao lado, o

valor que precede esta

fórmula é a porcentagem e o

preço da cesta básica. Em

outras palavras, a fórmula em

Valor Total Corrigido usa

valores digitados em Preço

Unitário e Reajuste Mensal.

VEJA Duas setas azuis foram

adicionadas a sua planilha.

3. Faça isso com todas as fórmulas - várias setas azuis aparecerão em sua planilha.

Observe que o grupo Auditoria de

Fórmulas mostra várias opções de

auditoria, descritas mais

detalhadamente nas próximas

páginas.

2

VEJA


EXCEL – MÓDULO 3

Dependentes Assim como os precedentes, existem

fórmulas que são dependentes, ou seja, que

geram outros valores.

1. Selecione uma fórmula e clique no botão

Rastrear dependentes.

Aparecem setas indicando que células

dependem da fórmula selecionada.

2. Se quiser removê-las, utilize o botão Remover setas.

DICA Se preferir, você pode remover todas as

setas (dependentes e precedentes) de uma só

vez. Clique no botão Remover todas as setas na

barra de auditoria.

Erros Muitas vezes aparecem alguns erros em

sua planilha. O Excel até os indica com

uma expressão que começa com um #.

Com o recurso de auditoria, o Excel

também pode rastrear as possíveis

células que contribuem para tais erros.

1. Para isso, selecione a fórmula com

erro e clique no botão Verificação de

Erros.

Agora que você já sabe onde estão as possíveis células que permitem a correção do erro,

é só corrigir. Claro, depois você certamente irá querer remover estas setas.

2. Para removê-las, você já sabe, basta clicar no

botão Remover Setas.


EXCEL – MÓDULO 3

Estrutura de tópicos Organização automática

Veja as duas

planilhas ao

lado. Qual é

melhor

visualização,

todas as informações ou apenas os totais?

Depende da utilização, não é? A grande notícia é que o

Excel pode organizar a planilha da esquerda (a maior)

em tópicos e exibi-la como a planilha da direita (a

menor) – e tudo automaticamente!

1. Selecione a guia Dados.

2. Clique em uma célula preenchida qualquer da planilha que você quer organizar e clique

no botão Agrupar.

3. Escolha AutoTópicos no menu que

aparece.

Aparece uma barra lateral

esquerda em sua planilha.

4. Para esconder os detalhes da Loja 1 e

deixar apenas o total de unidades

vendidas, clique no sinal - à esquerda

da linha de total (linha 4).

1

2

3

4

5 6


EXCEL – MÓDULO 3

5. Para esconder todos os detalhes e deixar visíveis apenas as linhas com totais, clique no

número 1 que aparece nas colunas à esquerda em sua tela.

6. Para ver tudo novamente, clique no número 2 nestas mesmas colunas.

7. Se você não quiser mais sua planilha organizada em

tópicos, clique no botão Desagrupar e escolha Limpar

estrutura de tópicos.

Organização manual Muitas vezes você não precisa agrupar automaticamente os dados de

uma planilha – até porque o conceito às vezes nem se aplica. Veja a

figura ao lado. Vamos imaginar que por algum motivo você não

queira mais ver os produtos alimentícios. A estrutura de tópicos do

Excel também vai ajudar aqui, veja.

1. Selecione as linhas que você não quer mais ver.

2. Na guia Dados, clique no botão Agrupar e depois escolha

Agrupar.

Aparecem as colunas à esquerda que você já viu na página

anterior.

3. Agora você já sabe, para ocultar as linhas desejadas,

basta clicar no sinal - que aparece nestas colunas.

7

1

2

3


EXCEL – MÓDULO 3

Suplementos Na página que abordamos o Solver, comentamos que nem sempre ele está instalado em seu

Excel. Dissemos que o Solver é um suplemento do Excel, e que você pode instalá-lo

rapidamente. Além dele, o Excel tem vários outros suplementos que podem ser bastante

úteis em seu trabalho, como mostra a figura abaixo:

NOTA Consulte o capítulo sobre o Solver nesta apostila para ver como exibir este quadro

Suplementos.

Assistente de pesquisa, ajuda a criar

fórmulas para a localização de dados em

listas.

Assistente de Soma Condicional, ajuda

a somar dados em listas.

Ferramentas de Análise, contém

ferramentas de análise de dados para

análises estatísticas e de engenharia.

Ferramentas de Análise - VBA, com

funções VBA para as Ferramentas de

Análise.

Ferramentas para o Euro, para

conversão e formatação do euro.

Solver, que você já conhece.

VBA do Assistente para Internet, com recursos VBA para o trabalho com o assistente

para internet.


EXCEL – MÓDULO 3

Consulta a banco de dados Muitas vezes você tem um banco de dados externo e precisa trabalhar com ele. Vamos

extrair dados de um arquivo Access, um dos mais usados.

1. Selecione a guia Dados.

2. No grupo Obter dados externos,

clique no botão Do Access.

3. Localize o arquivo desejado e

clique no botão Abrir.

4. Um banco de dados Access é

formado por tabelas e

consultas,

indique

aquela

desejada

e clique

em OK.

5. No

quadro Importar Dados que

aparece, indique como você quer

ver os dados na planilha. Neste

exemplo, escolhemos Tabela.

6. Indique também em que célula você

quer os dados na planilha ativa ou

se você quer os dados em uma nova

planilha e clique em OK.

VEJA O

Excel

mostra

agora a

guia

Design,

para você trabalhar com esta tabela importada do Access.

1

2

3

4

5

6

VEJA


EXCEL – MÓDULO 3

Formulários em planilhas

A planilha ao lado lembra um formulário. E

funciona como um! Para descobrir o valor da

parcela a pagar por um carro, basta rolar as

setas e escolher o carro, definir as parcelas e

estabelecer a porcentagem de entrada.

Vamos construir este formulário simples.

VEJA Para facilitar a explicação, as parcelas

são calculadas sem juros – temos uma divisão simples do Valor restante pelas Parcelas.

1. Os botões que você vê na figura acima basicamente pesquisam e

trabalham com valores a partir de listas existentes. Para nosso

exemplo, digite esta sequência mostrada na planilha ao lado.

2. A guia Desenvolvedor no Excel contém os botões que precisamos colocar em nosso

formulário de exemplo. Selecione esta guia.

COMENTÁRIO Se

esta guia não

estiver

aparecendo em

seu Excel:

a. Escolha os

comandos Arquivo,

Opções.

b. Clique em

Personalizar

Faixa de

Opções.

c. Na caixa

Guias

Principais,

assinale a opção Desenvolvedor.

2

b

c

VEJA


EXCEL – MÓDULO 3

Vamos colocar em nossa planilha

uma caixa de combinação como

esta ao lado.

3. Para desenhá-la, clique no

botão Inserir e escolha

Caixa de combinação.

4. Desenhe a caixa de

combinação na região da

célula C3, conforme mostra a figura no alto desta página.

Para que esta caixa de combinação mostre o nome de um carro, precisamos vinculá-la às

células digitadas no passo 1.

5. Selecione a caixa de combinação com o botão direito do mouse e escolha Formatar

Controle no menu que aparece.

6. Na guia Controle exibida pelo

Excel, clique no campo

Intervalo de entrada e indique

as células onde aparecem os

nomes dos carros: J8:J12.

Pronto, só isso já faz o nome do

carro aparecer na caixa de

combinação. Mas nosso

objetivo é exibir o nome do

carro e também seu preço. É

para isso que serve a caixa

Vínculo da célula. É na célula aí

indicada que mostramos qual é a posição do carro na lista. Esta posição será usada

depois na função Índice mais adiante nesta apostila.

7. Clique no campo Vínculo da célula e indique a célula J1 (uma célula de apoio, ela nem

precisa ser exibida). Clique em OK quando terminar.

DICA A caixa Linhas suspensas define quantos carros aparecem na lista.

O grande truque agora é aproveitar o número que será colocado na célula J1 e assim

descobrir o preço do carro. É um trabalho para a função Índice.

3

6

7


EXCEL – MÓDULO 3

8. Na célula B1, onde aparecerá o valor do carro escolhido na caixa de combinação, digite a

função =ÍNDICE(K8:K12;J1).

Esta função olha as células K8:K12 e mostra a informação cuja posição está indicada na

célula J1. Em outras palavras, se na lista aparece o Vectra (ele é o 4º. da lista), a função

Índice mostra o 4º. valor da lista, R$ 30.000,00.

Para exibir as parcelas mostradas no exemplo no início deste assunto, use o botão

Controle giratório. Desenhe o botão na linha 2 tal como aparece na figura acima.

9. Pressione o botão direito

do mouse sobre o Controle

giratório, escolha

Formatar controle e

configure o quadro como

na figura ao lado.

10. De acordo com nosso

exemplo no início deste assunto, o último

botão que falta agora é o Barra de rolagem.

Desenhe o botão na linha 3 tal como aparece na figura acima.

11. Pressione o botão direito

do mouse sobre a Barra de

rolagem, escolha Formatar

controle e configure o

quadro tal como mostra a

ilustração ao lado.

Veja que aqui também

usamos uma célula de apoio, J3. Ela nem aparece em nossa planilha, mas será muito útil.

Perceba também que a linha 3 exibe uma porcentagem de entrada. Ora, o que temos a

fazer agora é dividir o valor da célula J3 por 100 e formatá-la como porcentagem.

12. Na célula B3 digite a fórmula =J3/100 e a

formate como porcentagem.

Os botões do formulário estão prontos.

Falta completar os outros cálculos

9

11

12


EXCEL – MÓDULO 3

conforme figura ao lado - cálculos simples não abordados nesta apostila.


EXCEL – MÓDULO 3

Macros Macro nada mais é do que uma série de ações repetitivas reunidas. Para executar todas

estas ações de uma só vez, você executa sua macro. Depois de pronta, você pode vincular

sua macro a um botão, tornando suas planilhas mais inteligentes e mais práticas.

Vamos gravar uma macro que faz uma formatação simples. 1. Selecione a guia Exibição. 2. Clique no botão Macros e escolha Gravar macro.

3. No quadro Gravar macro que parece,

digite o Nome da macro.

4. Faça uma breve descrição da macro.

5. Clique em OK.

ATENÇÃO A partir de agora, o Gravador

de Macros está ligado. Tudo o que você

fizer na planilha está sendo gravado.

Tome muito cuidado.

6. Vamos fazer alguma coisa para o gravador de macros registrar: digite seu nome

completo na célula A1. Pressione Enter quando terminar

7. Volte para A1 e formate seu nome como negrito, fonte Arial, tamanho 18, cor vermelha.

Pressione Enter para sair da célula formatada.

8. Para encerrar a gravação da macro, clique no botão

Macros e escolha Parar gravação.

9. Vamos testar o funcionamento da macro. Deixe o cursor

em outra célula qualquer, diferente daquela onde estava o

cursor quando você gravou a macro.

8

10

3

4

2

1


EXCEL – MÓDULO 3

10. Clique no botão Macros e escolha Exibir Macros.

11. Selecione a macro feita e

clique em Executar.

Se você seguiu

rigorosamente os passos

sugeridos até aqui, é bem

provável que sua macro

não tenha funcionado. Seu

nome até deve ter

aparecido nesta nova

célula, mas ele não foi

formatado.

Isto acontece porque você

gravou a macro no modo

de referência absoluta. A

macro só funciona quando

o cursor estiver na mesma célula em que estava quando a macro foi gravada. O modo de

referência absoluta é o modo normal do gravador de macros. Mas podemos alterá-lo:

neste nosso exemplo, a macro vai funcionar como esperado se fizermos a gravação no

modo de referência relativa.

12. Vamos gravar uma nova macro. Clique no botão Macros, escolha Gravar macro e atribua

um nome para a macro.

DICA Se você digitar o mesmo nome da macro anterior, o Excel informa que a macro já

existe e se você quer substituí-la. Pode ser uma boa alternativa para eliminar macros

erradas.

Antes de começar a fazer qualquer coisa, precisamos mudar para o modo de referência

absoluta.

13. Clique no botão Usar Referências Relativas.

Pronto, agora é só você repetir o processo feito na página

anterior. Você verá que a macro funcionará em qualquer

célula.

13

11


EXCEL – MÓDULO 3

Tecla de atalho de macro Se você precisa executar uma macro várias

vezes, é melhor associá-la a uma tecla de

atalho.

1. Na guia Exibição, clique no botão

Macros e escolha Exibir Macros.

2. Selecione a macro e clique no botão

Opções.

3. Na caixa Tecla de atalho, digite a letra

desejada.

DICA Para que suas teclas de atalho não

coincidam com as teclas do Excel, prefira usar letras maiúsculas. Explicando: Ctrl+c (c

minúsculo) no Excel copia a célula

selecionada, mas Ctrl+C (C maiúsculo)

não tem função alguma. É por isso que

no quadro ao lado você vê que a tela de

atalho é Ctrl+Shift+G (o G é maiúsculo).

4. Faça o teste, pressione na planilha

Shift+Ctrl+G.

Pronto! Sua macro deve ter sido

executada.

2

3


EXCEL – MÓDULO 3

Atribuindo macros a um botão no menu Você pode incluir uma macro na Barra de Acesso Rápido do Excel. 1. Clique na seta para baixo da

Barra de Acesso Rápido do

Excel.

2. Escolha Mais Comandos...

3. No quadro Opções do Excel que

aparece, clique na opção Barra

de Ferramentas de Acesso

Rápido.

4. Em Escolher comandos em,

indique Macros.

5. Selecione o nome da macro que você criou.

6. Clique em Adicionar.

1

2

3

4

5

6


EXCEL – MÓDULO 3

7. Se quiser,

você pode

até modificar

o desenho

deste botão.

Ainda no

quadro

Personalizar,

selecione a

macro cujo

botão você

quer

modificar.

8. Clique no

botão

Modificar...

9. No quadro Modificar Botão que aparece, selecione o botão desejado e clique em OK. 10. Clique em OK novamente para fechar o quadro com as opções do Excel.

7

8

9


EXCEL – MÓDULO 3

Editando a macro Uma macro nada mais é do que um programa. Felizmente o gravador de macros cria este

programa para você. É um programa em linguagem VBA. Vamos ver como ficou a macro que

você gravou nas páginas passadas.

1. Na planilha que contém a macro,

selecione a guia Exibição, clique no

botão Macros e escolha Exibir

Macros.

2. No quadro que aparece, selecione a

macro cujo programa você quer ver e

clique no botão Editar.

A janela do VBA aparece. Aqui você

pode alterar o que quiser. Uma

alteração simples seria mudar o nome

que a macro digita na célula. Basta

digitar o novo nome na linha apropriada.

3. Troque Fabíola Luz pelo

seu próprio nome.

4. Volte à planilha do Excel

agora e execute sua

macro.

É o seu nome que

aparece na célula, não é?

2

3


EXCEL – MÓDULO 3

Quadros de diálogo em macros Você também pode digitar linhas inteiras de comandos neste programa VBA. Só para você

ter uma ideia de como isso funciona, vamos fazer nossa macro abrir um quadro de diálogos

simples, com uma mensagem de boas vindas.

1. Se você estiver na planilha, volte à janela onde aparece o programa (olha a barra de

tarefas do Windows, ela ainda deve estar lá – é só clicar nela).

DICA Se preferir, você pode pressionar Alt-F11 para exibir esta janela.

2. Logo depois dos

comentários em verde (no

início da macro), digite:

Msgbox “Bem vindo ao

VBA.”, vb0k0only,

”Mensagem”

COMENTÁRIO Este texto

deve ser digitado em uma

única linha, conforme

mostra a figura ao lado.

3. Volte ao Excel e execute a

macro.

Aparece a mensagem ao lado, certo?

4. A mensagem é só para informação. Clique em OK para fechá-la e o

restante da macro será executado normalmente.


EXCEL – MÓDULO 3

Altere o valor de uma propriedade com uma macro Você pode criar uma macro para desativar as linhas de grade – se elas estiverem aparecendo

– ou ativá-las – se elas não estiverem aparecendo. Você faz isso alterando a propriedade que

exibe – ou não – a grade na planilha.

1. Selecione a guia Exibição, clique no botão Macros e escolha Gravar macro.

2. Chame a macro RemoveGrade e clique em OK.

Agora, enquanto a macro está sendo gravada, vamos ocultar as linhas de grade.

3. Selecione a guia

Exibição e

desmarque a opção

Linhas de Grade.

4. Pare a gravação.

5. Vamos ver como ficou o programa da macro: na guia Exibição, clique no botão Macros e

escolha Exibir Macros, selecione a macro RemoveGrade e clique em Editar.

6. Teremos o seguinte código (sem as linhas de comentário):

Sub RemoveGrade() ActiveWindow.DisplayGridlines = False End Sub

Do jeito que está, esta macro apenas oculta as linhas de grade. Mas e se as grades não

estiverem aparecendo? Queremos que a macro as exiba. O segredo aqui é fazer a macro

perceber se as grades estão aparecendo ou não. Veja como fazer isso.

3


EXCEL – MÓDULO 3

7. Mude as linhas de comando de sua macro assim:

Sub RemoveGrade() Minhagrade = ActiveWindow.DisplayGridlines ActiveWindow.DisplayGridlines = Not Minhagrade End Sub

Esta macro usa praticamente as mesmas instruções da macro anterior, mas com

algumas melhorias. Vamos interpretá-las:

Minhagrade = ActiveWindow.DisplayGridlines

ActiveWindow.DisplayGridlines é a propriedade que informa o status da linha de grade:

estão aparecendo (True) ou não (False)? Através desta instrução você guarda este

status na variável Minhagrade.

ActiveWindow.DisplayGridlines =Not Minhagrade

A palavra chave Not alterna o valor que está em Minhagrade. Se estiver como True

(grade aparecendo) ela passa a ser False (grade oculta). E vice-versa.

8. É por isso que a macro funciona. Volte ao Excel e experimente!


EXCEL – MÓDULO 3

Respondendo perguntas em macros e tomando decisões Você já usou a função MsgBox nas páginas anteriores – de forma bem simples. No entanto,

você pode aproveitá-la ainda mais! Considere a macro a seguir:

Sub VerificarExecucao() minhaVerificacao = MsgBox("Isso levará muito tempo. Continuar?", vbYesNo) If minhaVerificacao = vbNo Then Exit Sub End If MsgBox ("Continuar com a macro lenta...") End Sub

Temos duas grandes novidades aqui: vbYesNo e If ... Then. Estes são comandos essenciais

para quem trabalha com VBA. Vamos interpretá-los.

minhaVerificacao = MsgBox("Isso levará muito tempo. Continuar?", vbYesNo)

MsgBox exibe uma mensagem com uma pergunta e apresenta as opções Yes ou No

(estipuladas em vbYesNo). A resposta é armazenada na variável minhaVerificacao.

If minhaVerificacao = vbNo Then

If verifica se a resposta guardada em vbNo é Sim ou Não.

a) Se for Sim, a linha seguinte, Exit Sub, é executada (Exit Sub encerra a macro).

b) Se for Não, a linha logo após End If, MsgBox ("Continuar com a macro lenta..."), é

executada (a mensagem Continuar com a macro lenta... aparece).

Vamos experimentar esta macro:

1. No Editor do VisualBasic, escolha Inserir, Módulo e digite as instruções conforme

aparece na figura no início desta página.

COMENTÁRIO Preste atenção quando você estiver digitando a segunda linha da macro.

Assim que você digitar a vírgula depois de Continuar?”, aparece uma lista de sugestões

sobre o que você pode usar. É só escolher vbYesNo. Assim fica mais fácil lembrar das

instruções, concorda?

2. Pronto, agora é

só você testar a

macro. Volte ao

Excel e execute-a!


EXCEL – MÓDULO 3

Executando uma mesma instrução várias vezes (o Loop For Each) Muitas vezes você precisa executar uma mesma instrução várias vezes. Por exemplo, você

pode querer formatar várias células (e não uma só) ou pode precisar modificar várias

planilhas em um arquivo.

A macro a seguir protege todas as planilhas de um arquivo Excel:

Sub ProtectSheets () Dim mySheet As Worksheet For Each mySheet in WorkSheets mySheet.Select mySheet.Protect “Senha”, True, True, True Next mySheet End Sub

Vamos interpretar cada linha principal:

Dim mySheet As Worksheet armazena em mySheet o número de planilhas no arquivo.

For Each mySheet in WorkSheets executa as instruções que aparecem nas linhas

seguintes para cada planilha em WorkSheets

mySheet.Select selecione cada planilha

mySheet.Protect “Senha”, True, True, True protege cada planilha, atribuindo a senha

“Senha” para cada uma delas

Next mySheet faz o processo ser repetido para a próxima planilha

Se você quiser uma outra macro que desproteja todas as planilhas, digite as seguintes

instruções:

Sub UnprotectSheets () Dim mySheet As Worksheet For Each mySheet in WorkSheets mySheet.Select mySheet.Unprotect “Senha” Next mySheet End Sub

Esta macro é muito parecida com a anterior. Só vamos chamar sua atenção para a linha

mySheet.Unprotect “Senha”, que fornece a senha “Senha” para desproteger cada planilha.

Que tal agora digitar e executar estas macros para ver o resultado?

EXCEL - Pessoas e Tecnologia · Formatação de números da tabela dinâmica Os números na tabela...

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