Carangola2011

WALTER CASSIANO DA SILVA JÚNIOR

UNIVERSIDADE DO ESTADO DE MINAS GERAISFACULDADES VALE DO CARANGOLA

ADMINISTRAÇÃO

O SISTEMA DE INFORMAÇÃO COMO INSTRUMENTO PARA O DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL

 

Carangola2011

O SISTEMA DE INFORMAÇÃO COMO INSTRUMENTO PARA O DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL

Monografia apresentada ao Curso de Administração da FAVALE – Faculdades Vale do Carangola, como exigência para conclusão do Curso.

Orientadora: Profª Ms. Juliene Rocha Borges.

WALTER CASSIANO DA SILVA JÚNIOR

Dedico esse trabalho aos meus pais Sandra e Walter.

AGRADECIMENTOS

A Deus, pela vida e superação dos obstáculos,

Ao meus pais, pelo exemplo de vida que me foi dado,

Aos meus amigos, pelo reconhecimento da amizade sincera e duradoura no qual sempre estiveram ao meu lado,

Aos Professores do Curso de Administração pela dedicação, amizade, apoio, colaboração e valiosos ensinamentos durante todo esse percurso.

A todos aqueles que, direta ou indiretamente, contribuíram para que fosse possível a concretização desta etapa.

“Você deve ser a mudança que você deseja ver no mundo.”

(Mahatma Gandhi)

JÚNIOR, Walter Cassiano da Silva. O SISTEMA DE INFORMAÇÃO COMO INSTRUMENTO PARA O DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL 2011. 62 p. Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação em Administração) – FAVALE, Carangola, 2011.

RESUMO

A tecnologia de informação oferece recursos tecnológicos e computacionais para a geração de informações, e os sistemas de informação estão cada vez mais sofisticados, propondo mudanças nos processos, estrutura e estratégia de negócios.Não se admite hoje uma empresa que queira competir com vantagem, sem a utilização dessas ferramentas. Estes fatos abrem lacunas para que os novos gestores, com novas visões busquem o aperfeiçoamento contínuo para suas empresas. O desenvolvimento e a crescente evolução das organizações é fruto da evolução do conhecimento e da informação. Em função do processo de mudanças aceleradas, principalmente no que diz respeito aos avanços da tecnologia atrelada a era da informação, o bom sistema de informação será fator preponderante na tomada de decisão. Um desenvolvimento gerencial eficaz e eficiente pressupõe, em qualquer organização, a existência de infra-estrutura informacional para tomada de decisão, de forma ágil e segura. O sistema de informação gerencial fortalece o plano de atuação das empresas, a geração de informações rápidas, precisas e principalmente úteis, garante uma estruturação de gestão diferenciada. Além disso, melhora o processo de tomada de decisões pelos gestores.

Palavras-chave: Marketing de Relacionamento, Cliente, Gestão do Conhecimento, Processos, Organização.

JÚNIOR, Walter Cassiano da Silva. THE INFORMATION SYSTEM AS AN INSTRUMENT FOR ORGANIZATIONAL DEVELOPMENT. 2011. 62 p. Work of Conclusion of Course (Graduação em Administração) – FAVALE, Carangola, 2011.

ABSTRACT

Information technology offers technological and computational resources for the generation of information and information systems are increasingly sophisticated, proposing changes in processes, structure and business strategy.Not admitted today a company that wants to compete with advantage, without the use of these tools. These facts open up gaps for new managers, new visions seek continuous improvement for their companies. The increasing development and evolution of organizations is the result of the evolution of knowledge and information. Depending on the process of rapid change, particularly with regard to advances in technology linked to the information age, a good information system will be an important factor in decision making. An effective and efficient management development presupposes, in any organization, the existence of information infrastructure for decision making, in a fast and safe. The management information system plan strengthens the role of companies, the generation of rapid, accurate and especially useful, ensures a different management structure. It improves the process of decision making by managers.

Keywords: Relationship Marketing, Customer Knowledge Management, Processes, Organization.

LISTA DE SIGLAS

SIG SISTEMA DE INFORMAÇÃO GERENCIAL

SSD- SISTEMA DE SUPORTE DA DECISÃO

SSE - SISTEMA DE SUPORTE EXECUTIVO

10

37

37

SUMÁRIO

1. INTRODUÇÃO2. GESTÃO EMPRESARIAL2.1. Tomada de decisões3. SISTEMAS DE INFORMAÇÃO3.1 2 Dados, Informação e Conhecimento.4. A importância da INFORMAÇÃO4.1. A informação inserida no processo das das organizações4.2 . O valor agregado à informação4.3 A informação como peça fundamental na tomada de decisões organizacionais5. TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO5.1 Componentes da Tecnologia de Informação5.2. Uso da Tecnologia da Informação na melhoria nos Processos Empresariais 5.3. Sistema5.3.1. Classificação do Sistema5.3.2 Sistema Aberto5.3.3 Sistema Fechado5.4. Sistema Empresa6. SISTEMAS DE INFORMAÇÃO6.1 Finalidades dos Sistemas de Informação6.2 Por que utilizar Sistemas de Informação?6.3 Classificação de Sistema de Informação6.3.1 Sistema de Apoio às Operações6.3.2 Sistema de Apoio Gerencial7 . SISTEMA DE INFORMAÇÃO GERENCIAL (SIG)7.1 – Conceito7.2. Importância dos Sistemas de Informação Gerencial para as Empresas7.3 Sistema de Informação Gerencial e Vantagens Competitivas7.4. Sistema de Informação Gerencial nas Empresas e seus aspectos 7.5 Classificação dos Sistemas de Informação Gerencial7.6 Conceituação do Sistema de Informação Gerencial7.7 Análise e Levantamento do Sistema de Informação Gerencial7.8 Estruturação do SIG7.9 Implementação e Avaliação do SIG8. 0 ADMINISTRANDO RESISTÊNCIAS AO SIG9 O SISTEMA DE INFORMAÇÃO GERENCIAL FUNCIONANDO DENTRO DAS EMPRESAS9.1 Organizações contra Sistema de Informação Gerencial? 9.2 O planejamento e a valoração de um Sistema de Informação10.CONCLUSÃOREFERÊNCIAS

1. INTRODUÇÃO

Na atualidade o mundo vive na era da informação, exigindo das organizações

uma gestão estratégica eficiente, a qual pode ser facilitada pela utilização de

recursos inteligentes oferecidos pela tecnologia de informação e sistemas de

informação.

A tecnologia de informação oferece recursos tecnológicos e computacionais

para a geração de informações, e os sistemas de informação estão cada vez mais

sofisticados, propondo mudanças nos processos, estrutura e estratégia de negócios.

Não se admite hoje uma empresa que queira competir com vantagem, sem a

utilização dessas ferramentas. Estes fatos abrem lacunas para que os novos

gestores, com novas visões busquem o aperfeiçoamento contínuo para suas

empresas. O desenvolvimento e a crescente evolução das organizações é fruto da

evolução do conhecimento e da informação.

As transformações decorrentes do desenvolvimento tecnológico nas áreas de

informação e comunicação afetaram significativamente a sociedade. Para

acompanhar essas transformações, tanto as pessoas quanto as organizações têm

procurado formas mais rápidas para se inserir nesse modelo atual de mercado.

Esse modelo é chamado ‘Era da informação’, a qual é necessário ter em

mente a tecnologia de informação e os sistemas de informação como grandes

precursores e responsáveis pelo valor adicional às tomadas de decisões.

O ambiente organizacional modifica-se com velocidade extraordinária que

diretamente afeta as empresas, sejam elas bem sucedidas ou não, pois apresentam

em geral as mesmas necessidades e expectativas, visto que atuam em um só

contexto socioeconômico e sofrem semelhantes impactos. No entanto, os gestores

tomam decisões rápidas e precisas com base em informações confiáveis e

pertinentes, sendo que, para possuí-las faz-se necessário um adequado sistema de

informação gerencial.

Percebe-se, então, que a informação é imprescindível, pois é através dela

que o gestor conseguirá organizar a entidade e tomar decisões corretas no tempo

certo.

É interessante observar que, após a avalanche de pensamentos e teorias da

administração até o presente momento surgida, nenhuma delas representou uma

mudança tão espetacular para a administração como o beneficio que juntas a

informática e as telecomunicações, estão proporcionando e ainda irão proporcionar

através da agilização e disponibilidade da informação.

A identificação e a definição das necessidades de um sistema de informações

estratégicas, táticas, operacionais e de comunicações corporativas, baseiam-se em

operações orientadas para o mercado e suportadas por sistemas de informação e de

comunicação altamente eficientes. Os gerentes dependem de seus registros

internos de pedidos, vendas, preços, custos, níveis de estoque, contas a receber,

contas a pagar, de comunicação com os clientes internos e externos, etc.

É por meio da análise dessas informações que eles podem localizar

oportunidades e problemas importantes compartilhem do mesmo senso de direção e

prioridades, e assim, conscientizando-os de que seu desempenho é responsável

pelo sucesso da empresa.

Anteriormente à expansão de sistemas de automação, as decisões eram

tomadas pelo gerente com base na experiência passada, ou seja através de

embasamento empírico. Entretanto, dado o grande volume de produtos

comercializados, isto impedia uma maior consistência nos princípios, além de

dificultar o controle sobre as ações na empresa. A perda de rentabilidade aliada ao

aumento da concorrência, a crescente exigências dos clientes e a estabilização da

economia tornaram fundamental a implantação de sistemas de informação gerencial

para a sobrevivência da empresa.

Na administração, onde tem-se como base o planejamento, organização,

liderança e controle para um desempenho eficaz da organização, o sistema de

informação gerencial (SIG) vêm ajudar essas funções fornecendo informações

importantes para os administradores. Este, portanto, está ligado ao sistema

físico/operacional que surgem das necessidades de desenvolver as operações

fundamentais das empresas interagindo, principalmente, na tomada de decisão.

Onde tais informações inovaram o mundo dos negócios e são utilizadas para

melhorar o desempenho das atividades das empresas, e por conseqüência apoiar os

processos empresariais. Os sistemas de informação gerencial têm como objetivo

gerar informações para tomada de decisões. Os dados são coletados, processados

e transformados em informações e fornecem um mecanismo de feedback.

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Perante o que foi exposto, capacidade de observar a importância do

controle, planejamento e a necessidade de uma eficiente tomada de decisão, o tema

surgiu para que se tenha um bom estudo do sistema de informação gerencial,

analisando os princípios e os métodos encontrados em bibliografias.

Com a evolução tecnológica da informação, cada vez mais os

administradores de diversos segmentos sentem a necessidade de buscar novas

tecnologias administrativas, para que obtenham informações oportunas e precisas.

Sendo a função primordial do Sistema de Informação Gerencial, gerar informações

para os administradores das empresas que desejam se manter no mercado pelos

próximos anos, estes sistemas são capazes de gerar relatórios eficazes e

predeterminados fornecendo apoio na hora de se tomar uma decisão estratégica na

empresa. As empresas que dominam totalmente as informações que necessitam,

tem menos chance de desperdiçar capital, visto que elas sabem onde e quando

devem investir em determinado projeto.

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2. GESTÃO EMPRESARIAL

A gestão pode ser definida como o ato de gerenciar, administrar ou controlar

uma organização. Afirmam Magalhães e Lunkes (2000, p. 39): “A gestão da

empresa pode ser entendida como um conjunto de decisões, a fim de estabelecer

um equilíbrio entre objetivos, meios e atividades empresariais”.

A gestão da empresa pode estar centralizada em uma pessoa ou um grupo

de pessoas, que são encarregadas de analisar as informações fornecidas pelo SIG,

de forma correta, para bem tomar as decisões. Sabe-se que em cada momento da

vida empresarial são requeridas decisões em nível operacional, estratégico e

gerencial, cabendo ao gestor estar preparado em todos os níveis para bem analisar

as informações e tomar as melhores decisões possíveis.

O papel do gestor é fundamental para a organização, não somente na tomada

de decisão eficaz, mas também na administração do SIG da empresa. Tamanha é a

importância do gestor na empresa, que cada vez mais se exige da sua capacidade.

Para ser um gestor, portanto, fazem-se necessários amplos conhecimentos

técnicos inerentes à sua área de atuação e conhecimentos de diversas áreas que

direta ou indiretamente possam influenciar nos processos empresariais.

Uma organização que possua um bom processo de gestão tem um forte

diferencial no mercado, a tomada de decisão rápida e eficiente na hora certa,

conforme Pereira (1999, p. 58), quando afirma: O processo de gestão deve assegurar que a dinâmica das decisões tomadas na empresa conduzam-na efetivamente ao cumprimento de sua missão, garantindo-lhe adaptabilidade e o equilíbrio necessário à sua continuidade.

O gestor precisa estar rodeado de informações oportunas, confiáveis e

pertinentes, que lhe serão disponibilizadas através de um bom sistema de

informações gerenciais.

2.1 TOMADA DE DECISÕES

O mundo está vivenciando uma era de mudanças, em todas as áreas

econômicas, políticas, tecnológicas e sociais. As empresas precisam estar inovando

12

a cada momento para não perderem posição no mercado. É preciso criar

diferenciais e oportunidades.

A tomada de decisão eficaz tornou-se um dos grandes diferenciais do mundo

moderno. Tomar decisões de forma eficiente e na hora certa significa fechar

excelentes negócios para fazer frente aos concorrentes. A tomada de decisão é algo

bastante complexo, que exige alto grau de análise, pois tem por função direcionar a

empresa.

As decisões são tomadas sob diversas condições, sob condições de certeza,

condições de incerteza e condições de risco. As decisões programadas

normalmente oferecem um grau de risco menor do que as decisões não-

programadas.

Em se tratando das decisões tomadas sob certeza, o decisor tem

conhecimento das conseqüências ou resultados de todas as alternativas, sendo

assim, pode escolher a melhor dentre as alternativas propostas.

Stephen e Coulter (1996, p. 126), enfatizam que “a situação ideal para a

tomada de decisões é a de certeza, ou seja, o administrador pode tomar decisões

precisas, pois o resultado de cada alternativa é conhecido”.

Com relação às decisões tomadas sob condições de incertezas, os resultados

são desconhecidos e gerados sob probabilidades, onde o decisor tem pouco ou

nenhum conhecimento das informações que formam as alternativas.

Na tomada de decisão com risco, todas a alternativas têm um resultado

específico e são projetadas sob probabilidades conhecidas. O tomador de decisão

conhece todas as alternativas e sabe que o risco é inevitável.

Para Oliveira (2002, p. 146): A tomada de decisão consiste na busca e no caminho a ser perseguido e que seja viável, bem como propicie o melhor resultado final [...] a tomada de decisão é, exatamente, o fim do processo de questionamento que culmina com o direcionamento da açãoa ser realizada para eliminação do problema.

Com as tomadas de decisões, a empresa busca sempre atingir seus objetivos

a curto e longo prazo. Geralmente os objetivos das organizações são atender às

expectativas dos clientes, continuidade, maximização dos lucros e bem-estar social.

A tomada de decisão tem por função eliminar diversos problemas, de ordem

gerencial, existentes numa empresa. Diante do exposto, observa-se que a tomada

de decisão está diretamente relacionada ao potencial informativo do Sistema de

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Informação da empresa, e este dever ser o mais útil possível na geração da melhor

informação no auxilio ao gestor.

Para tanto, o gestor necessita ter em mãos informações sobre a real situação

organizacional, para decidir com precisão e de forma mais responsável possível.

Também relata Oliveira (2002, p. 41) que: “O executivo deve sempre lembrar

de que o SIG é um sistema projetado para oferecer ao referido executivo,

informações seguras para a tomada de decisões sólidas que resultem na

concretização dos objetivos previamente estabelecidos”.

O sucesso de uma tomada de decisão está nas informações que chegam

para o gestor, portanto, uma organização que possua um sistema de informações

gerenciais confiável está em um degrau mais elevado que muitos dos seus

concorrentes.

Para Fleury e Fleury (1998), a procura atual por uma estratégia eficiente é

conseqüência de uma nova visão sobre a competição entre as instituições,

resultante das mudanças nas “regras do jogo”, transcorridas nos últimos 30 anos.

As inúmeras transformações no cenário político, econômico e social

produziram impactos diretamente no ambiente de competição entre milhares de

empresas, tanto em relação ao ambiente interno como no externo, fazendo com que

as organizações se reestruturassem.

Assim, surge a necessidade de as instituições adotarem estratégias para se

manterem competitivas. É claro que, para isso, o importante é que a empresa defina

com especial clareza qual será o objetivo da estratégia a ser criada e adotada. No

entanto, o nível de competitividade da instituição é, em parte, conseqüência da

tomada de decisão acertada da estratégia a ser desenvolvida.

Hoje em dia existe o consenso de que na sociedade pós-industrial, cuja

economia assume tendências globais, a informação passou a ser considerada um

capital precioso equiparando-se aos ativos de produção, materiais e financeiros. O

que tem sido relevante é a mudança fundamental no significado que a informação

assume na nova realidade mundial de uma sociedade globalizada: agora a

informação não é apenas um recurso, mas o recurso. A aceitação desta idéia a

coloca como um insumo chave de competitividade efetiva, de diferencial de mercado

e de lucratividade nesta nova sociedade.

A importância da informação para as organizações é universalmente aceita,

constituindo, senão o mais importante, pelo menos um dos bens cuja gestão e

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aproveitamento estão diretamente relacionados com o sucesso desejado. A

informação também é considerada e utilizada em muitas organizações como um

fator estruturante e um instrumento de gestão. Portanto, a gestão efetiva de uma

organização requer a percepção objetiva e precisa dos valores da informação e do

sistema de informação.

Para que uma empresa possa se manter num mercado competitivo é

necessário um SIG que nada mais é do que uma fonte de informações para dar

suporte as tomadas de decisões. Empresas que não possuem um SIG tornam-se

apenas mais uma entre todas as outras, não enfatiza no mercado.

O alto índice de competitividade sujeita as empresas a terem um ótimo

controle e planejamento. Somente aquelas que possuem um SIG eficiente, que

auxilie na tomada de decisão serão capazes de concorrer no mercado.

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3. SISTEMAS DE INFORMAÇÃO

O conceito de sistemas já existe há muito tempo, desde o ano 4.000 a.C.,

com Jacó e Labão fazendo seus controles quantitativos da criação e

comercialização de ovelhas e 3.000 a. C com os egípcios e babilônios registrando

transações financeiras nas pedras.

Desta época até os dias atuais, as organizações evoluíram e sofreram

constantes mudanças, sejam sociais, tecnológicas, políticas, econômicas que

propiciaram o aperfeiçoamento, a evolução e a criação de novos sistemas, sendo

esses com o objetivo de melhorar os processos internos das empresas para que

elas se desenvolvam.

Os sistemas de informações movimentam toda a organização, desde

recursos humanos e tecnológicos, sendo que a alteração de um depende do outro, e

a mudança que se fizer em uma das partes, trará conseqüências para a outra.

Verifica-se que o tema sistema de informação gerencial é um assunto

complexo, mas de suma importância para o desenvolvimento das organizações.

Pode-se dizer que sistema significa uma junção de partes que se combinam

para gerar um certo resultado, sendo que cada uma dessas partes tem sua função

determinada dentro desse sistema, conforme Padoveze (2000, p. 26): “Sistema pode

ser definido como um complexo de elementos em interação”.

Para um sistema funcionar é importante que todas as partes trabalhem

visando um mesmo objetivo, ou seja, tendo um foco. A palavra sistema também é

conceituada por Magalhães e Lunkes (2000, p. 20): “Sistema é um conjunto de

partes e funções dinâmicas, interdependentes, com objetivos comuns”.

As partes do sistema são interdependentes, ou seja, uma depende da outra

para ter continuidade. Os sistemas podem ser identificados em vários lugares em

que ocorra uma reunião de pessoas que trabalhem visando atingir os mesmos

objetivos ou metas, podendo-se citar, como exemplos, a família, a escola e as

empresas. De forma resumida, sistemas são a reunião de diversos elementos que

possuem os mesmos objetivos e trabalham interdependentes de forma a alcançá-

los.

3.1 DADOS, INFORMAÇÃO E CONHECIMENTO

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Inicialmente, torna-se necessário conceituar os elementos que conduzem as

empresas nos seus negócios. Segundo BATISTA (2004, p. 20), “do ponto de vista

da administração de empresas em concordância com a definição de sistemas,

existem dois elementos fundamentais para a tomada de decisões: os canais de

informação e as redes de comunicação”.

Através dos canais de informação as organizações definem de onde serão

adquiridos os dados, e as redes de comunicação definem para onde os dados serão

direcionados.

Para a formação dos sistemas e a conseqüente obtenção dos elementos

fundamentais para a tomada de decisão é necessário o conhecimento dos conceitos

de Dados, Informação e Conhecimento.

Para Davenport e Prusak (1999), é essencial para a realização bem-sucedida

dos trabalhos ligados ao conhecimento, que as organizações saibam definir o que

são dados, informações e conhecimento, pois o sucesso ou o fracasso

organizacional muitas vezes pode depender da aplicação desses elementos para

solução de problemas e tomada de decisões.

Os dados apresentam-se como elementos em sua forma bruta, os quais não

podem por si só sustentar a estruturação necessária para tomada de ação. Os

dados precisam passar por análise e transformações para se tornarem úteis.

Oliveira (2002, p.51), escreve que “dado é qualquer elemento identificado em

sua forma bruta que, por si só, não conduz a uma compreensão de determinado fato

ou situação”. Assim, para a compreensão de determinado fato ou situação em uma

organização é necessário que os dados se transformem em informação.

Padoveze (2000, p. 43) apud Nakagawa, evidencia que: “informação é o dado

que foi processado e armazenado de forma compreensível para seu receptor e que

apresenta valor real percebido para suas decisões correntes ou prospectivas”.

Para Oliveira (1992), a informação auxilia no processo decisório, pois quando

devidamente estruturada é de crucial importância para a empresa, associa os

diversos subsistemas e capacita a empresa a impetrar seus objetivos.

O valor atribuído pelos gestores às informações depende dos resultados

alcançados pela empresa. Os benefícios oferecidos pelas decisões acertadas,

baseadas em informações valiosas representam o sucesso da empresa.

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O conceito de valor da informação segundo Padoveze (2000, p. 44), está

relacionado com:

a. A redução da incerteza no processo de tomada de decisão.

b. A relação do benefício gerado pela informação versus custo de produzi-la.

c. Aumento da qualidade da decisão.

Para medir o valor da informação o gestor deve dispor da informação de

forma que ela reduza as incertezas encontradas no decorrer do processo decisorial,

e conseqüentemente, aumente a qualidade da decisão.

Segundo Stair (1998, p. 5), “conjunto de dados, regras, procedimentos e

relações que devem ser seguidos para se atingir o valor informacional ou resultado

adequado do processo está contido na base do conhecimento”.

A base do conhecimento facilita reconhecer quais dados e informações são

úteis para se atingir os objetivos traçados pela organização.

Para Laudon e Laudon (1999, p. 10), “conhecimento é o conjunto de

ferramentas conceituais e categorias usadas pelos seres humanos para criar, colec

ionar, armazenar e compartilhar a informação”.

As informações são criadas a partir da transformação dos dados, através da

aplicação do conhecimento humano.

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4. A IMPORTÂNCIA DA INFORMAÇÃO

A informação é algo fundamental para todas as organizações, pois é através

dela que se tem controle das atividades, organiza-se a empresa e tomam-se as

decisões corretas para o crescimento da entidade.

Padoveze (2000, p. 43), escreve que: “Informação é o dado que foi

processado e armazenado de forma compreensível para seu receptor e que

apresenta valor real ou percebido para suas decisões correntes ou prospectivas”.

A informação provém dos dados que estão armazenados e que existindo a

necessidade, são buscados pelo usuário, que irá trabalhar estes dados até

transformá-los em algo útil para determinado setor na empresa ou até mesmo para a

gerência. Percebe-se nitidamente que a informação é imprescindível para as

organizações, haja vista que ela envolve todos os departamentos da empresa;

porém devem ser informações bem estruturadas, sendo pertinentes, rápidas e de

fácil entendimento pelos gestores.

As informações são a sustentação de uma empresa, pois são elas que dirão

como está seu andamento, o que está bom, falho ou precisa ser melhorado. Através

das informações é que os gestores podem tomar as melhores decisões, a fim de

melhorar o desempenho da organização. Isso é confirmado por Oliveira (2002, p.

37):

A informação é o produto da análise dos dados existentes na empresa, devidamente registrados, classificados, organizados, relacionados e interpretados em um determinado contexto, para transmitir conhecimento e permitir a tomada de decisão de forma otimizada.

A informação representa o conhecimento empresarial. É com base em

informações confiáveis que o gestor conseguirá tomar decisões que levem a

organização ao sucesso.

Magalhães e Lunkes (2000, p. 36) definem assim a importância da

informação: “A informação deve ser tratada como qualquer outro serviço que esteja

disponível para uso. Ela deve ser desejada, para ser necessária. Para ser

necessária, deve ser útil”.

A informação deve gerar maiores benefícios para a organização do que os

custos ocorridos na sua fabricação. Além de confiáveis, as informações precisam

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chegar à gerência na hora certa, portanto precisam ser rápidas, conforme relata

Oliveira (2002, p. 37): “Uma informação produzida que não seja distribuída em

tempo hábil da tomada de decisão praticamente perde seu sentido”.

No interior das organizações e fora delas, as decisões precisam ser tomadas

constantemente, portanto as informações devem ser elaboradas de forma correta e

rápida, desempenhando assim o seu papel, o de ser suporte nas tomadas de

decisões. A informação deve ser clara e significante para a empresa, jamais

podendo custar mais do que vale para a organização.

4.1 A INFORMAÇÃO INSERIDA NO PROCESSO DAS ORGANIZAÇÕES

A aceitação de que a informação possua um valor da mesma forma que

outros recursos da organização é, ainda, um assunto polêmico. As diferenças da

informação em relação a outros recursos, dificultam ou impossibilitam a sua

categorização em termos econômicos. Estas dificuldades motivam as organizações,

como alternativa ao gerenciamento da informação, a direcionar os seus esforços de

gestão sobre as tecnologias da informação [KING e KRAEMER,1988], por

encontrarem aí maior aplicabilidade de seus modelos tradicionais.

Basicamente, a informação tem duas finalidades: para conhecimento dos

ambientes interno e externo de uma organização e para atuação nestes ambientes.

(CHAUMIER,1986)

Reconhecendo a importância da informação, muitas organizações não são

sensíveis a alguns excessos na busca e na manutenção da informação. Os esforços

principais de uma organização devem priorizar a busca e a manutenção das

informações crítica, mínima e potencial, respectivamente. Em relação à informação

sem interesse, o esforço é,obviamente, no sentido de se evitar desperdício de

recursos na sua obtenção.

É preciso definir qual o conceito aqui adotado para o termo informação.

Saracevic (1999) ressalta que informação tem uma variedade de conotações em

diferentes campos. Em alguns campos, incluindo a Ciência da Informação, a noção

de informação está geralmente associada às mensagens. Nesse sentido, existe um

grande número de interpretações que são assumidas em diferentes abordagens

teóricas e práticas para o tratamento da informação. Barreto (1996) define o termo

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informação da seguinte maneira: estruturas significantes com a competência de

gerar conhecimento no indivíduo, em seu grupo, ou a sociedade.

No contexto de uma organização, a informação deve atender às

necessidades dos diversos níveis administrativos. Em geral, as organizações

diferenciam-se em três níveis organizacionais (CHIAVENATTO, 1999), qualquer que

seja a natureza ou tamanho da organização:

operacional - relacionado com os problemas de desempenho eficaz e dirigido

para as exigências impostas pela natureza da tarefa técnica;

intermediário ou gerencial - gerencia particularmente as atividades do nível

operacional, mediando as fronteiras ambientais e administrando as tarefas

técnicas que devem ser desempenhadas, escala de operações, etc;

institucional - constitui-se na fonte do significado e da legitimização que

possibilita a consecução dos objetivos organizacionais.

O institucional corresponde ao nível mais elevado da empresa, composto dos

diretores, dos proprietários ou acionistas e dos altos executivos. É o nível em que as

decisões são tomadas e são estabelecidos os objetivos da organização, bem como

as estratégias para alcançá-los. Mantém a interface com o ambiente, lidando com a

incerteza, exatamente pelo fato de não ter poder ou controle algum sobre os eventos

ambientais presentes e muito menos capacidade de prever com razoável precisão

os eventos ambientais futuros.

O nível intermediário, também chamado de nível mediador, ou nível gerencial

ou nível organizacional, é aquele posicionado entre o institucional e o operacional, e

que cuida da articulação interna entre eles. Trata-se da linha do meio de campo.

Cuida também da escolha e captação dos recursos necessários, bem como da

distribuição e colocação do que foi produzido pela empresa nos diversos segmentos

do mercado. Este é o nível que lida com os problemas de adequação das decisões

tomadas ao nível institucional (no topo) com as operações realizadas no nível

operacional (na base da organização).

O nível intermediário é geralmente composto da média administração da

empresa, isto é, as pessoas ou órgãos que transformam as estratégias elaboradas

para atingir os objetivos empresariais em programas de ação.

O nível institucional está geralmente ligado ao nível operacional por uma

cadeia de administradores de linha média com autoridade formal.

21

O nível operacional, também denominado nível técnico ou núcleo técnico,

está localizado nas áreas inferiores da organização. Está relacionado com os

problemas ligados à execução cotidiana e eficiente das tarefas e operações da

organização e orientado quase exclusivamente para as exigências impostas pela

natureza da tarefa técnica a ser executada, com os materiais a serem processados e

com a cooperação de numerosos especialistas necessários ao andamento dos

trabalhos. É o nível no qual as tarefas são executadas e as operações realizadas:

envolve o trabalho básico relacionado diretamente com a produção dos produtos ou

serviços da organização.

Esse nível é geralmente composto pelas áreas encarregadas de programar e

executar as tarefas e operações básicas da organização. É nele que estão as

máquinas e equipamentos, as instalações físicas, as linhas de montagem, os

escritórios e os balcões de atendimento, etc, cujo funcionamento deve atender a

determinadas rotinas e procedimentos programados dentro de uma regularidade e

continuidade que assegurem a utilização plena dos recursos disponíveis e a máxima

eficiência das operações.

Portanto, a informação deve atender a necessidades diferenciadas de cada

um de seus níveis. Nesse caso, a arquitetura de informação de uma organização

compreende a seguinte tipologia:

a informação de nível institucional - possibilita ao nível institucional observar

as variáveis presentes nos ambientes externo e interno, com a finalidade de

monitorar e avaliar o desempenho, o planejamento e as decisões de alto

nível;

a informação de nível intermediário - permite ao nível intermediário observar

variáveis presentes nos ambientes externo e interno, monitorar e avaliar seus

processos, o planejamento e a tomada de decisão de nível gerencial;

a informação de nível operacional - possibilita ao nível operacional executar

as suas atividades e tarefas, monitorar o espaço geográfico sob sua

responsabilidade, o planejamento e a tomada de decisão de nível

operacional.

4.2 O VALOR AGREGRADO À INFORMAÇÃO

22

Como é possível admitir que a informação possua valor, é preciso definir

parâmetros capazes de quantificá-lo, o que não é uma tarefa trivial. Uma das

maneiras é através dos juízos de valor, que apesar de serem indefinidos,

consideram que o valor varia de acordo com o tempo e a perspectiva, e pode, em

certos casos, ser negativo, como acontece na sobrecarga de informação.

Sob esta perspectiva, o valor da informação pode ser classificado nos

seguintes tipos (CRONIN,1990):

valor de uso: baseia-se na utilização final que se fará com a informação;

valor de troca: é aquele que o usuário está preparado para pagar e variará de

acordo com as leis de oferta e demanda, podendo também ser denominado

de valor de mercado;

valor de propriedade que reflete o custo substitutivo de um bem;

valor de restrição que surge no caso de informação secreta ou de interesse

comercial, quando o uso fica restrito apenas a algumas pessoas.

Muitas vezes não é possível quantificar o valor da informação estabelecendo

uma equivalência a uma quantia em dinheiro. Por ser um bem abstrato e intangível,

o seu valor estará associado a um contexto. Assim os valores de uso e de troca

poderão ser úteis na definição de uma provável equivalência monetária.

O ponto principal é perceber a informação pertencendo a dois domínios No

primeiro deles, ela deve atender as necessidades de uma pessoa ou de um grupo.

Nesse caso, a disponibilização da informação deve satisfazer os seguintes

requisitos:

ser enviada à pessoa ou ao grupo certos;

na hora certa e no local exato;

na forma correta.

O segundo domínio é o da organização, que introduz questões a respeito da

determinação do valor da informação. Neste contexto, o valor da informação está

relacionado ao seu papel no processo decisório. A determinação do valor somente

do conteúdo parece um corolário natural do uso da informação como um insumo da

tomada de decisão.

Entretanto, ainda que a informação adquira seu valor a partir de seu papel na

tomada de decisão, o produto informacional como um todo também agrega valor a

outras atividades no processamento da informação.

23

Cabe então uma questão: a informação possui um valor econômico? Ela terá

valor econômico quando levar à satisfação dos desejos humanos. Uma pequena

parcela da informação disponível constitui-se em produtos finais, ou seja, aqueles

que são consumidos diretamente pelas pessoas, cujo valor deriva-se da oferta e da

procura. A porção majoritária, porém, cabe aos bens intermediários, que são

aqueles que conduzem a outros bens e serviços. Neste caso, o valor estará

diretamente relacionado ao dos bens eserviços que deles se utilizam.

Da mesma forma, a informação terá valor econômico para uma organização

se ela gerar lucros ou for alavancadora de vantagem competitiva. Cronin (1990)

afirma que, de modo geral, a percepção de valor pode ser influenciada pelos

seguintes fatores:

identificação de custos;

entendimento da cadeia de uso;

incerteza associada ao retorno dos investimentos em informação;

dificuldade de se estabelecerem relações causais entre os insumos de

informação e produtos específicos;

tradição de se tratar a informação como uma despesa geral;

diferentes expectativas e percepções dos usuários;

fracasso em reconhecer o potencial comercial e o significado da informação.

Para concluir este item, é importante reconhecer que, de modo geral, poucas

decisões são tomadas com informação perfeita, devido a alguma insuficiência de

informação e/ou uma sobrecarga de informação desnecessária.

O valor da informação é uma função do efeito que ela tem sobre o processo

decisório. Se a informação adicional resultar em uma decisão melhor, então ela terá

valor. Caso contrário, ela terá pouco ou nenhum valor [WETHERBE, 1987]. Uma

mesma informação poderá ter valor diferenciado, dependendo do contexto das

organizações.

Assim, o valor da informação pode ser traduzido em uma equação que

contenha todos os fatores que influenciam a avaliação de valor da informação. É

preciso definir quem é o cliente, qual a finalidade de utilização da informação, a que

nível organizacional atenderá a necessidade, qual a utilidade para outros clientes e

os resultados esperados.

24

4.3 A INFORMAÇÃO COMO PEÇA FUNDAMENTAL NA TOMADA DE

DECISÕES ORGANIZACIONAIS

A atividade máxima de qualquer executivo, independente de seu

posicionamento hierárquico em uma organização, é a tomada de decisão. Este é o

momento no qual ele demonstra toda a sua capacidade de conduzir os seus

subordinados e sua razão de ser procurando identificar as possíveis linhas de ação.

A tomada de decisão é muito mais do que o momento final da escolha, sendo

um processo complexo de reflexão, investigação e análise.

No processo decisório o volume de informações e dados colocados à

disposição do decisor deve ser na medida certa. Se este volume for excessivo, os

dados e informações pertinentes à solução do problema serão mascarados por

aqueles considerados expúrios.

Para resolver este problema é necessário escalonar a informação em uma

hierarquia capaz de diferenciar as necessidades nas diversas situações, o que

reforça a importância de reconhecer que a informação possui valor.

Genericamente, o termo informação é usado para se referir a todas as

maneiras de descrições ou representações de sinais ou dados. Mas é importante

reconhecer que existem, de fato, quatro classes diferentes de informação, que são

as seguintes: dados, informação, conhecimento e inteligência [URDANETA, 1992].

Então, é preciso entender as diferenças entre estas classes, porque elas

possuem valores diferentes no contexto do processo decisório. Os altos escalões de

uma organização ou de uma empresa necessitam de informação qualitativa, que

contenha um alto valor agregado, para que se possa obter uma visão global da

situação. Já nos escalões inferiores, a necessidade será de informação quantitativa

de baixo valor agregado, que possibilite o desempenho das tarefas rotineiras.

Os dados compreendem a classe mais baixa de informação e incluem os

itens que representam fatos, textos, gráficos, imagens estáticas, sons, segmentos de

vídeo analógicos ou digitais, etc. Os dados são coletados, por meio de processos

organizacionais, nos ambientes interno e externo.

Em suma, dados são sinais que não foram processados,correlacionados,

integrados, avaliados ou interpretados de qualquer forma. Esta classe representa a

matéria-prima a ser utilizada na produção de informações.

A próxima classe é a da informação propriamente dita. Nesta classe os dados

25

passam por algum tipo de processamento para serem exibidos em uma forma

inteligível às pessoas que irão utilizá-los. Processar dados inclui a revelação de

fotografias de um filme, as transmissões de rádio transformadas em um formato de

relatório padronizado, a exibição de arquivos de computador como texto ou gráfico

em uma tela, a grade de coordenadas em um mapa, etc.

O processo de transformação envolve a aplicação de procedimentos que

incluem formatação, tradução, fusão, impressão e assim por diante. A maior parte

deste processo pode ser executada automaticamente.

Uma vez que dados tenham sido transformados em informações, pelo menos

em uma interpretação inicial, é possível refinar as informações através de um

rocesso de elaboração. As informações resultantes deste processo incluem

características adicionais do problema, geram hipóteses, consequências das

hipóteses, sugerem soluções para problemas, explanação e justificativas de

sugestões, crítica de argumentos, etc. Portanto, a transformação de dados em

informações deve ser vista, simplificadamente, como um tipode pré-processamento

de um processo de elaboração.

O próximo nível é o do conhecimento, que pode ser definido como sendo

informações que foram analisadas e avaliadas sobre a sua confiabilidade, sua

relevância e sua importância.

Neste caso, o conhecimento é obtido pela interpretação e integração de

vários dados e informações para iniciar a construção de um quadro de situação. O

processo de transformação é realizado por meio de avaliação de dados e

informações. Os insumos provenientes das diversas fontes são analisados e

combinados na síntese de um produto final, o conhecimento.

É por meio do conhecimento que aqueles que acessoram as decisões

buscam uma compreensão mais efetiva da situação problema. O conhecimento não

é estático, modificando-se através da interação com o ambiente, sendo este

processo denominado de aprendizado.

Uma visão mais ampla é que o aprendizado é a integração de novas

informações em estruturas de conhecimento, de modo a torná-las potencialmente

utilizáveis em processos futuros de processamento e de elaboração. Além disto,

conhecimentos novos podem resultar de um processo de inferência na própria

estrutura do conhecimento.

26

O nível mais alto desta hierarquia é a inteligência, que pode ser entendida

como sendo a informação como oportunidade, ou seja, o conhecimento

contextualmente relevante que permite atuar com vantagem no ambiente

considerado.

Também pode ser vista como o conhecimento que foi sintetizado e aplicado a

uma determinada situação para ganhar uma maior profundidade de consciência da

mesma. Portanto, a inteligência resulta da síntese de corpos de conhecimentos,

sendo usados julgamento e intuiçãodaquele que toma decisões e obtida uma

visualização completa da situação.

Idealmente, o entendimento de uma situação apoia o decisor na visualização

do cenário e cria as condições para que o planejamento possa ser realizado e as

ações efetivadas. Além disso, podem ser revelados fatores críticos em qualquer

situação, possibilitando a antecipação a eventos, através do reconhecimento das

consequências de desenvolvimentos novos ou iminentes ou dos efeitos de uma

decisão.

Por isso tudo, a inteligência deve ser a base do processo decisório,

considerando que raramente é possível alcançar a compreensão total.

A transformação de conhecimento em inteligência é realizada por meio de

síntese, sendo uma habilidade puramente humana baseada em experiência e

intuição, que vai muito além da capacidade de qualquer sistema especialista ou de

inteligência artificial. A experiência é uma agregação de valor ao processo decisório

de uma organização, por refletir toda a sua capacitação para atuar com

competitividade no seu ambiente externo.

27

5. TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

Nas últimas três décadas a tecnologia da informação evoluiu de forma

extraordinária, sendo ela visivelmente percebida nas indústrias, através dos

maquinários e robôs que melhoraram e agilizaram o processo industrial, bem como

nos ambiente empresariais em geral através dos diversos softwares utilizados para o

controle e gerenciamento das atividades.

O ambiente empresarial está mudando continuamente, tornando-se mais

complexo e menos previsível, e cada vez mais dependente de informações e de

toda a infra-estrutura tecnológica que permite o gerenciamento de enormes

quantidades de dados.

Atualmente, pode-se conceituar a tecnologia da informação como aplicativos

de sistemas que filtrem e organizem os dados da empresa e os transformem em

informações geradas em relatórios.

Para Cruz (2000, p. 24): “Tecnologia da informação é todo e qualquer

dispositivo que tenha capacidade para tratar dados e ou informações, tanto de forma

sistêmica como esporádica, quer esteja aplicada no produto, quer esteja aplicada no

processo”.

A tecnologia da informação tem por função simplificar as atividades

empresariais bem como controlá-las com precisão. É importante ressaltar que essa

tecnologia só trará resultados positivos se a empresa possuir pessoas treinadas

para dela utilizar-se. Quando preparado para operá-la, com certeza o indivíduo

desempenhará suas atividades de forma rápida e precisa.

Para Pereira e Fonseca (1997, p. 239), “a tecnologia da informação surgiu da

necessidade de se estabelecer estratégias e instrumentos de captação,

organização, interpretação e uso das informações”.

As informações com qualidade e apresentadas em tempo hábil à tomada de

decisão são de vital importância para as empresas modernas. O uso adequado dos

recursos da Tecnologia de Informação garante a qualidade e pontualidade das

informações. Foina (2001, p. 31), conceitua Tecnologia da Informação como: “ um

conjunto de métodos e ferramentas, mecanizadas ou não, que se propõe a garantir

a qualidade e pontualidade das informações dentro da malha empresarial”.

28

Batista (2004, p. 59), define: “Tecnologia de Informação é todo e

qualquerdispositivo que tenha a capacidade para tratar dados e/ou informações,

tanto de forma sistêmica como esporádica, independentemente da maneira como é

aplicada”.

A gestão estratégica das informações, resultante da Tecnologia da

Informação é parte integrante de qualquer estrutura gerencial de sucesso.

5.1 COMPONENTES DA TECNOLOGIA DE INFORMAÇÃO

O sucesso das empresas atualmente está totalmente vinculado à velocidade

em que as informações são assimiladas e pela rapidez em que são tomadas as

decisões. Os componentes que fundamentam a Tecnologia de Informação são os

grandes precursores desse sucesso.

Segundo Rezende e Abreu (2000, p. 76), a Tecnologia de Informação está

fundamentada nos seguintes componentes:

Hardware e seus dispositivos e periféricos;

Software e seus recursos;

Sistemas de telecomunicações;

Gestão de dados e informações.

A união desses componentes eleva a potencialidade de atuação das empresas,

agregando valor de mercado e capacidade de gerir as informações de forma

eficiente.

5.2 USO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO NA MELHORIA NOS

PROCESSOS EMPRESARIAIS

A Tecnologia da Informação inovou o mundo dos negócios. Os processos

empresariais precisam ser dotados de confiabilidade, versatilidade, eficiência e

eficácia.

A tecnologia de informação é utilizada para melhorar o desempenho das

atividades da empresa, e por conseqüência, apoiar a reengenharia dos processos

empresariais.

O’brian (2002), descreve que um dos valores estratégicos da tecnologia da

29

informação é proporcionar melhorias importantes nos processos empresariais. Os

processos operacionais podem se tornar mais eficientes, e os processos gerenciais

da empresa mais eficazes.

Com essas melhorias nos processos empresarias a empresa pode reduzir

custos, melhorar a qualidade e o atendimento ao cliente e criar novos produtos e

serviços.

Com as melhorias oferecidas pela Tecnologia de Informação, as empresas

podem ter novas oportunidades comerciais, permitindo a expansão para novos

mercados ou novos segmentos de mercados existentes. Ainda que isso signifique

enfrentar muitas barreiras, principalmente no que tange ao custo elevado de

investimento e complexidade da tecnologia de informação.

5.3 SISTEMA

A busca pela solução dos problemas conduz os gestores a unir as partes que

compõem a organização para formar um sistema que dará condições para

administrar o todo.

De acordo com Oliveira (2002, p.35), “sistema é um conjunto de partes

interagentes e interdependentes que, conjuntamente, formam um todo unitário com

determinado objetivo e efetuam determinada função”. A formação de um sistema se

dá pela união de diversas partes interdependentes que conjuntamente visam atingir

um objetivo comum.

Batista (2004, p. 22), define sistema como a “... disposição das partes de um

todo que, de maneira coordenada, formam a estrutura organizada, com a finalidade

de executar uma ou mais atividades ou, ainda, um conjunto de eventos que repetem

ciclicamente na realização de tarefas predefinidas.

Segundo Rezende e Abreu (2000, p. 32), em geral os sistemas procuram

atuar como:

Ferramentas para exercer o funcionamento das empresas e de sua intrincada

abrangência e complexidade;

Instrumentos que possibilitam uma avaliação analítica e, quando necessária,

sintética das empresas;

Facilitadores dos processos internos e externos com suas respectivas

intensidades e relações;

30

Meios para suportar a qualidade, produtividade e inovação tecnológica

organizacional;

Geradores de modelos de informações para auxiliar os processos decisórios

empresariais;

Produtores de informações oportunas e geradores de conhecimento;

Valores agregados e complementares à modernidade, perenidade,

lucratividade e competitividade empresarial.

As diversas formas de atuação dos sistemas permitem que as empresas

conheçam a si, ou seja, conheçam o seu potencial interno, e estejam preparadas

para atuar no meio externo e sobreviver aos incessantes ataques do mercado

competitivo.

5.3.1 Classificação do Sistema

Os sistemas podem ser classificados de várias maneiras, porém para efeito

desse trabalho, classificam-se os sistemas de duas maneiras principais: Sistemas

Abertos e Sistemas Fechados.

Padoveze (1997, p.36), afirma que “... os sistemas fechados não interagem

com o ambiente externo, enquanto que os sistemas abertos caracterizam-se pela

interação com o ambiente externo, suas entidades e variáveis”.

5.3.2 Sistema Aberto

A interação da empresa com a sociedade e o ambiente onde ela atua

caracteriza essencialmente o chamado sistema aberto.

Bio (1985, p.19), propõe que:

... os sistemas abertos envolvem a idéia que determinados inputs são traduzidos no sistema e, processados, geram certos outputs. Com efeito, a empresa vale-se de recursos materiais, humanos e tecnológicos, de cujo processamento resultam bens ou serviços a serem fornecidos ao mercado.

A empresa busca recursos no ambiente, processa-os com ajuda dos recursos

internos e devolve ao ambiente na forma de bens ou serviços. A relação de troca é

natural no desenvolvimento de qualquer atividade, assim como a empresa busca no

fornecedor a matéria-prima, precisa estar preparada internamente com recursos

31

humanos e tecnológicos, para transformar essa matéria-prima e devolver à

sociedade em forma de produto acabado.

5.3.3 Sistema Fechado

O sistema fechado independe do meio externo para o desenvolvimento das

suas funções. Cornachione (1998, p.25), afirma que “... os sistemas fechados são

entendidos como os que não mantém relação de interdependência com o ambiente

externo”.

Padoveze (2000), cita como exemplo de sistema fechado o relógio, onde o

seu mecanismo trabalha em conjunto sem precisar do meio externo para o seu

funcionamento.

A interação ocorre entre as partes que compõem o sistema, não se tornam

menos importantes, apenas não interagem com o meio externo.

5.4 SISTEMA EMPRESA

Conhecendo as definições de sistemas, pode-se afirmar, portanto, que a

empresa é um sistema aberto, em razão da sua interação com o meio ambiente

externo. A empresa capta no meio externo os recursos brutos, processa e devolve

ao ambiente externo em forma de bens ou serviços prestados, ou informações,

atendendo as necessidades da sociedade.

No decorrer desse processo podem ocorrer desvios e resultados

insatisfatórios, a retroalimentação permite a correção desses desvios, a fim de que

se possam alcançar os objetivos satisfatoriamente.

Chiavenato (2000, p.49), propõe que:

A empresa é visualizada como um sistema aberto em um dinâmico relacionamento com seu ambiente, recebendo vários insumos (entradas), transformando esses insumos de diversas maneiras (processamento ou conversão) e exportando os resultados na forma de produtos ou serviços (saídas).

O planejamento estratégico é elaborado sob condições e variáreis ambientais,

esse fato só é possível devido à empresa ser um sistema aberto e estar em

constante interação com o ambiente.

32

6. SISTEMAS DE INFORMAÇÃO

Todas as organizações trabalham baseadas em informações que dão

sustentação para a tomada de decisões, porém nem todas possuem um sistema de

informação bem estruturado. O sistema de informação é a organização das

informações da empresa para que estas sejam entendidas e utilizadas pelos clientes

internos (funcionários e diretores) em prol do desenvolvimento da organização. Tal

sistema é baseado em dados e informações da empresa que são transformados em

relatórios que auxiliarão na tomada de decisões.

Entende-se que os dados são as matérias-primas de um sistema de

informação, pois são eles que serão processados e transformados em algo útil para

a organização.

Os sistemas de informação têm por objetivo gerar informações para a tomada

de decisões, os dados são coletados, processados e transformados em informação.

Stair (1998, p. 11), afirma que: “sistemas de informação é uma série de

elementos ou componentes inter-relacionados que coletam (entrada), manipulam e

armazenam (processo), disseminam (saída) os dados e informações e fornecem um

mecanismo de feedback”.

Gil (1999, p.14), define que:

Os sistemas de informação compreendem um conjunto de recursos humanos, materiais, tecnológicos e financeiros agregados segundo uma seqüência lógica para o processamento dos dados e a correspondente tradução em informações.

Na visão de Pereira e Fonseca (1997, p. 241):

Os sistemas de informação (management information systms) são mecanismos de apoio à gestão, desenvolvidos com base na tecnologia de informação e com suporte da informática para atuar como condutores das informações que visam facilitar, agilizar e otimizar o processo decisório nas organizações.

A gestão empresarial precisa cada dia mais do apoio de sistemas, pois estes

dão segurança, agilidade e versatilidade para a empresa no momento em que se

processam as decisões.

33

Magalhães e Lunkes (2000, p. 26) relatam que: “Um sistema de informações

processa dados (input) e transforma-os em relatórios (output). Esses relatórios são

as informações destinadas a pessoas que tomam as decisões (usuários)”.

As informações existem em todos os lugares, e as empresas precisam de

todas elas, porém se faz necessário que estas informações sejam agrupadas,

ordenadas e organizadas de forma a serem entendidas pelos clientes internos e

clientes externos da empresa (governo, banco, clientes, fornecedores, acionistas,

sociedade em geral).

As empresas, portanto, necessita de um sistema de informações que

organize suas informações para melhor serem utilizadas em suas atividades

rotineiras e na tomada de decisão eficaz, ponto fundamental para um bom

desenvolvimento e sucesso empresarial.

6.1 FINALIDADES DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO

As empresas precisam estar preparadas para lidar com os problemas internos

e externos do ambiente em que estão inseridas, para tanto buscam no

desenvolvimento de sistemas de informações suporte para a resolução desses

problemas. Laudon e Laudon (1999, p. 26), afirmam que “a razão mais forte pelas

quais as empresas constroem os sistemas, então, é para resolver problemas

organizacionais e para reagir a uma mudança no ambiente”.

Os sistemas de informação objetivam a resolução de problemas

organizacionais internos, e a conseqüente preparação para enfrentar as tendências

da crescente competitividade de mercado.

Para Pereira e Fonseca (1997, p. 241), os sistemas de informação têm por

finalidade “ a captura e/ou a recuperação de dados e sua análise em função de um

processo de decisão. Envolvem, de modo geral, o decisor, o contexto, o objetivo da

decisão e a estrutura de apresentação das informações”.

De forma estruturada, os sistemas de informação dão condições para que as

empresas reajam às mutações do mercado e se sintam alicerçadas por um processo

decisório forte o suficiente para garantir a resolução dos problemas.

6.2 POR QUE UTILIZAR SISTEMAS DE INFORMAÇÃO?

34

A necessidade do Sistema de Informação (SI) nas empresas surgiu devido ao

grande e crescente volume de informações que a organização possui. Com o

Sistema de Informação estruturado a apresentação das informações necessárias e

também já propiciando uma visão das decisões, a empresa garante um grande

diferencial em relação aos concorrentes, e os gestores podem tomar decisões mais

rápidas e de fontes seguras.

A exigência do mercado, competitivo, dinâmico e principalmente globalizado

motiva as empresas a operarem com um sistema de informação eficiente,

garantindo níveis mais elevados de produtividade e eficácia. Segundo Batista (2004,

p. 39), “... o objetivo de usar os sistemas de informação é a criação de um ambiente

empresarial em que as informações sejam confiáveis e possam fluir na estrutura

organizacional”.

Na era da informação, o diferencial das empresas e dos profissionais está

diretamente ligado à valorização da informação e do conhecimento, proporcionando

soluções e satisfação no desenvolvimento das atividades.

Para serem efetivos, os sistemas de informação precisam, segundo Pereira e

Fonseca (1997, p. 242), corresponder às seguintes expectativas:

Atender as reais necessidades dos usuários; Estar centrados no usuário (cliente) e não no profissional que

o criou; Atender ao usuário com presteza; Apresentar custos compatíveis; Adaptar-se constantemente às novas tecnologias de

informação; Estar alinhados com as estratégias de negócios da empresa.

Ao visualizar um sistema que atenda os requisitos acima, a empresa se sente

confiante no momento de utilizá-lo no processo decisório de seus negócios.

6.3 CLASSIFICAÇÃO DE SISTEMA DE INFORMAÇÃO

Os sistemas, do ponto de vista empresarial, podem ser classificados de

acordo com a sua forma de utilização e o tipo de retorno dado ao processo de

tomada de decisões.

Os sistemas podem ser de contexto operacional ou gerencial, ou seja,

Sistemas de Apoio às Operações e Sistema de Apoio Gerencial.

35

6.3.1 Sistema de Apoio às Operações

Os sistemas de Apoio às Operações de uma empresa têm por principais

metas processar transações, controlar processos industriais e atualizar banco de

dados, fornecendo informações de âmbito interno e externo.

Apesar da sua importância para o desenvolvimento normal das atividades da

empresa, não consegue desenvolver informações específicas,necessitando do apoio

do sistema de informação gerencial.

Os sistemas de processamento de transações são utilizados no nível

operacional da empresa, afirmam Laudon e Laudon (2001, p. 31), que “ um sistema

de processamento de transações é um sistema computadorizado que executa e

registra as transações rotineiras diárias necessárias para a condução dos negócios”.

A automatização dos trabalhos repetitivos e rotineiros comuns aos negócios

da empresa agiliza e facilita a realização dos trabalhos. Além de oferecer uma gama

maior de informações. Como exemplo, pode-se citar a transação das rotinas da folha

de pagamento, a computadorização, além de produzir os cheques para pagamento

dos colaboradores, pode fornecer relatórios exigidos pelos órgãos federais e

estaduais. São também exemplos de SPT, a emissão de notas fiscais e o controle

de estoque.

A necessidade do nível de conhecimento da empresa é suprida pelos

sistemas de trabalho do conhecimento e de automação de escritório. Segundo

Batista (2004, p. 24), a definição que se aplica ao STC e SAE é descrita da seguinte

forma: “... toda e qualquer tecnologia de informação que possui como objetivo

principal aumentar a produtividade pessoal dos trabalhadores que manipulam as

informações de escritório”.

Laudon e Laudon (2001, p. 33) também definem:

os sistemas de automação de escritório (SAE) são aplicações de informática projetadas para aumentar a produtividade dos trabalhadores de dados, dando suporte à coordenação e às atividades de comunicação de um escritório típico.

Os aplicativos dos escritórios são projetados com base na necessidade de

manipulação e gerenciamento de documentos, aumentando assim a produtividade

dos envolvidos com a atividade, por exemplo, a editoração eletrônica, arquivamento

digital, planilhas de cálculo e outros, favorecem a qualidade e agilidade das tarefas.

36

Os sistemas de trabalho do conhecimento exigem uma visão ampla das

pessoas, pois além de saber usar os aplicativos dos escritórios, essas pessoas

precisam saber utilizar o que o aplicativo oferece para criar informações novas.

6.3.2 Sistema de Apoio Gerencial

Quando se fala em fornecer informações para a tomada de decisão, toda a

empresa deve estar envolvida nesse processo. A complexa relação entre os

diversos gerentes de uma organização deve ser facilitada pelos sistemas de apoio

gerencial.

O’brien (2002, p.29), afirma que “quando os sistemas de informação se

concentram em fornecer informação e apoio à tomada de decisão eficaz pelos

gerentes, eles são chamados sistemas de apoio gerencial”.

Entre os vários tipos de sistemas de apoio gerencial, pode-se citar: Sistema

de Suporte da Decisão (SSD), Sistema de Suporte Executivo (SSE) e Sistema de

Informação Gerencial (SIG).

Os sistemas de suporte da decisão são munidos de grande quantidade de

dados e ferramentas de modelagem, permitindo uma flexibilidade, adaptabilidade e

capacidade de resposta rápida ao nível gerencial da organização.

Nessa contextualização, Batista (2004, p. 25), considera como SSD “... os

sistemas que possuem interatividade com as ações do usuário, oferecendo dados e

modelos para a solução de problemas semi-estruturados e focando a tomada de

decisão”.

Os sistemas de suporte a decisão oferecem recursos cruciais que viabilizam o

suporte às decisões de nível gerencial.

Os sistemas de suporte executivo dão suporte ao nível estratégico da

empresa e ajudam a definir os objetivos a serem estabelecidos, utilizando-se de

tecnologia avançada para a elaboração de gráficos e relatórios. Os usuários desse

sistema são os executivos seniores.

Os sistemas de suporte executivo não são projetados para resolver

problemas específicos, em vez disso, fornecem uma capacidade de computação e

telecomunicações que pode mudar a estrutura dos problemas.

37

7. SISTEMA DE INFORMAÇÃO GERENCIAL (SIG)

7.1 – CONCEITO

Um sistema de informação gerencial, também chamado de sistema de apoio

à gestão empresarial ou sistema gerencial, tem por função filtrar as informações

empresariais e agrupá-las em forma de relatórios para o processo de gestão.

Para Magalhães e Lunkes (2000, p. 26): “Sistemas de informações gerenciais

podem ser definidos como um conjunto de informações úteis à tomada de decisões

(planejamento e controle das atividades da empresa e gerenciamento de seus

negócios)”.

Os sistemas de informações gerenciais, além de propiciarem informações

para a tomada de decisões, auxiliam no controle e gerenciamento das atividades

empresariais. Para que se consiga gerar informações confiáveis, rápidas e

pertinentes que propiciem uma boa tomada de decisão, faz-se necessário que a

empresa possua um bom sistema de informação gerencial (SIG), que transformará

os dados em informações que irão compor os mais diversos relatórios que serão

utilizados pela gerência para a tomada decisão.

Afirma Oliveira (1998:46): “o executivo necessita de sistemas de informação

eficientes e eficazes, que processem o grande volume de dados gerados e

produzam informações válidas”.

O gerenciamento das atividades empresariais exige grande volume de

informações. Trata-se de informações que precisam ser filtradas e colocadas à

disposição para os gestores tomarem as diversas decisões.

Pode-se dizer que o sistema de informação gerencial é uma ferramenta

importante não só para o controle organizacional, mas também para a agilidade e

eficiência nas decisões tomadas. O Sistema de Informação Gerencial (SIG) precisa,

porém, estar bem estruturado na empresa, para que os gestores não tomem

decisões precipitadas ou errôneas que possam abalar o seu desenvolvimento, pois

possuir um sistema de informação gerencial bem estruturado só tende a fazer com

que a empresa aumente seu desempenho e garanta resultados positivos.

O sistema de informação gerencial dá suporte às funções de planejamento,

controle e organização de uma empresa, fornecendo informações seguras e em

38

tempo hábil para tomada de decisão. OLIVEIRA (2002, p. 59), define que, “o sistema

de informação gerencial é representado pelo conjunto de subsistemas, visualizados

de forma integrada e capaz de gerar informações necessárias ao processo

decisório”.

Garcia e Garcia (2003, p. 29) apud Polloni, definem que sistema de

informação gerencial: “é qualquer sistema que produza posições atualizadas no

âmbito corporativo, resultado da integração de vários grupos de sistemas de

informação que utilizam recursos de consolidação e interligação de entidades dentro

de uma organização”.

Stair (1998, p.278), assim define:

o propósito básico de um SIG é ajudar a empresa a alcançar suas metas, fornecendo a seus gerentes detalhes sobre as operações regulares da organização, de forma que possam controlar, organizar e planejar com mais efetividade e com maior eficiência.

Os executivos devem buscar projetar os sistemas de informação gerencial

inserindo dados de origem interna e externa, existindo portando, uma interação entre

os meios, resultando na concretização dos objetivos preestabelecidos pela empresa.

As fontes externas advêm do relacionamento com fornecedores, acionistas,

clientes e concorrentes, facilitadas nas atuais circunstâncias pela evolução

tecnológica.

As fontes internas estão relacionadas aos bancos de dados mantidos pela

organização. Os bancos de dados são atualizados pela captura e armazenamento

dos dados resultantes da integração dos diversos sistemas que compõem a

organização, entre eles, sistemas de finanças, sistemas de contabilidade, sistemas

de recursos humanos, sistemas de venda e marketing.

Oliveira (1992, p. 39), afirma que:

Sistema de Informação Gerencial (SIG) é o processo de transformação de dados em informações que são utilizadas na estrutura decisória da empresa, proporcionando, ainda, a sustentação administrativa para otimizar os resultados esperados.

Os sistemas de informação gerencial mudam constantemente para atender o

dinamismo dos negócios, o que vai de encontro à necessidade de qualquer

organização para sobreviver no mercado.

Para Batista (2004, p. 22), sistema de informação gerencial:

É o conjunto de tecnologias que disponibilizam os meios necessários à operação do processamento dos dados disponíveis. È um sistema

39

voltado para a coleta, armazenagem, recuperação e processamento de informações usadas ou desejadas por um ou mais executivos no desempenho de suas atividades. È o processo de transformação de dados em informações que são utilizadas na estrutura decisória da empresa proporcionam a sustentação administrativa para otimizar os resultados esperados.

A estrutura decisória da empresa, no contexto de processos gerenciais,

classifica os sistemas de acordo com o problema organizacional que ajuda a

resolver. Batista (2004) escreve que os sistemas são classificados em: sistema de

nível estratégico, de conhecimento, tático e operacional.

As informações geradas pelos sistemas de nível estratégico são utilizadasna

definição do planejamento estratégico da organização, ou seja, tomada de decisão.

Os sistemas de nível tático são usados no controle dos planejamentos

operacionais, define as táticas ou metas a serem cumpridas.

Os sistemas de conhecimento envolvem a transmissão de conhecimento e

informação entre os departamentos.

Os sistemas de nível operacional são utilizados para o desenvolvimento das

tarefas diárias da empresa, como exemplo: sistema de compra/venda.

7.2 IMPORTÂNCIA DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO GERENCIAL PARA AS

EMPRESAS

Tem-se dificuldade em avaliar quantitativamente os benefícios oferecidos por

um sistema de informação gerencial, porém Oliveira (2002, p.54) afirma que o

sistema de informação gerencial pode, sob determinadas condições, trazer os

seguintes benefícios para as organizações:

Redução dos custos das operações;

Melhoria no acesso às informações, proporcionando relatórios mais precisos

e rápidos, com menor esforço;

Melhoria na produtividade;

Melhoria nos serviços realizados e oferecidos;

Melhoria na tomada de decisões, por meio do fornecimento de informações

mais rápidas e precisas;

Estímulo de maior interação dos tomadores de decisão;

Fornecimento de melhores projeções dos efeitos das decisões;

40

Melhoria na estrutura organizacional, para facilitar o fluxo de informações;

Melhoria na estrutura de poder, proporcionando maior poder para aqueles

que entendem e controlam os sistemas;

Redução do grau de centralização de decisões na empresa;e

melhoria na tomada de decisões, através do fornecimento de informações

mais rápidas e precisas;

redução do grau de centralização de decisões na empresa;

melhoria na adaptação da empresa para enfrentar os acontecimentos não

previstos, a partir das constantes mutações nos fatores ambientais;

melhor interação com os fornecedores;

melhoria nas atitudes e atividades dos funcionários da empresa;

aumento do nível de motivação das pessoas envolvidas;

redução dos custos operacionais;

redução da mão-de-obra burocrática; e

redução dos níveis hierárquicos.

Essas premissas permitem que as empresas definam possíveis

fortalecimentos do processo de gestão, garantindo o diferencial de atuação e por

conseqüência, vantagem competitiva.

Os sistemas de informação gerencial segundo Stair (1998), resulta em

vantagem competitiva para a empresa, pois um SIG deve ser desenvolvido de forma

a dar apoio às metas da organização. Por exemplo, os executivos de nível superior

usam relatórios do SIG no desenvolvimento de estratégias para o sucesso dos

negócios, os gestores de nível médio usam os relatórios de SIG para comparar as

metas estabelecidas da empresa com os resultados reais.

O SIG auxilia os executivos a consolidar o tripé básico da sustentação da

empresa: qualidade, produtividade e participação. A qualidade não está somente

ligada ao produto e serviço, mas também à qualidade de vida dos funcionários

dentro da organização. Um funcionário bem treinado, motivado, com condições

adequadas de trabalho, só tende a desempenhar da melhor forma possível as suas

atividades, fazendo com que a empresa produza serviços/produtos de qualidade,

que atendam às expectativas do cliente. Dessa forma, a empresa justifica o

cumprimento de suas metas com a ajuda dos sistemas de informação gerencial.

7.3 SISTEMA DE INFORMAÇÃO GERENCIAL E VANTAGENS COMPETITIVAS

41

Nos tempos modernos, vantagens competitivas são conquistadas através de

dois principais fatores: tecnologia e sistemas de informação apropriados. Esses

fatores colaboram para que a empresa melhore suas condições de lidar com os

clientes, fornecedores e o mercado em que está inserida.

Conforme Rezende e Abreu (2000, p. 113): “Uma empresa diferencia-se da

concorrência se puder ser singular em algo valioso para os compradores, além de

oferecer simplesmente um preço-baixo”.

Reduzir os valores dos produtos já não é mais um diferencial, pois o cliente

exige mais, quer qualidade no produto, bom atendimento pós-venda e,

principalmente, inovação. O consumidor busca produtos/serviços diferenciados e

modernos, cabendo à organização trabalhar com aspectos que a destaquem no

mercado.

Todo esse processo, para que seja possível, exige grande controle organizacional e

audácia nos investimentos, o que faz o papel do gestor e o SIG essenciais, sendo

que o primeiro se faz importante para que as decisões sejam tomadas corretamente

e na hora certa, enquanto o segundo, como sendo a sustentação das tomadas de

decisões

7.4 SISTEMA DE INFORMAÇÃO GERENCIAL NAS EMPRESAS E SEUS

ASPECTOS

Os sistemas de informação gerenciais são instrumentos para o processo

decisório.

Por conseqüência, para que a empresa possa usufruir as vantagens básicas

dos Sistemas de Informação Gerenciais, é necessário, segundo REZENDE e

ABREU (2000, p. 121), que alguns aspectos sejam observados. Entre estes podem

ser citados:

O envolvimento da alta e média gestão;

A competência por parte das pessoas envolvidas com o SIG;

O uso de um plano mestre ou planejamento global;

A atenção específica ao fator humano da empresa;

A habilidade dos executivos para tomar decisões com base em informações

O apoio global dos vários planejamentos da empresa;

42

O apoio organizacional de adequada estrutura organizacional e das normas e

procedimentos inerentes ao sistema;

O conhecimento e confiança no SIG;

Existência de e/ou informações relevantes e atualizadas;

A adequação custo-benefício.

As mudanças nos processos empresariais são inevitáveis quando se opta por

investir em inovação, principalmente com relação à tecnologia.

7.5 CLASSIFICAÇÃO DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO GERENCIAL

Os sistemas de informação gerencial possuem uma classificação, porém não

é recomendado classificá-los de forma rígida, pois existem sistemas que não são

caracterizados como gerenciais, porém são essenciais no fornecimento de dados

que serão filtrados pelo sistema de informação gerencial, os quais podem ser

classificados em sistemas de apoio às operações e sistemas de apoio à gestão,

conforme escreve Bio (1998, p. 34):

Sistemas de apoio às operações: são tipicamente sistemas processadores de

transações, ou seja, são redes de procedimentos rotineiros que servem para o

processamento de transações correntes.

Sistemas de apoio à gestão: os sistemas de apoio à gestão não são

orientados para o processamento de transações rotineiras, mas existem

especificamente para auxiliar nos processos decisórios.

Por essa razão, tais sistemas podem ter uma sistemática freqüente de

processamento, é uma área de aplicação dos sistemas na qual se têm desenvolvido

muitos “pacotes” para processamento eletrônico. Incluem sistemas de previsões de

venda, de análises financeiras, orçamentos.

Os sistemas de apoio às operações têm por finalidade auxiliar no

processamento das atividades cotidianas da empresa, já os sistemas de apoio à

gestão filtram as informações geradas pelo sistema de apoio às operações visando

auxiliar nos processos decisórios. As informações por ele prestadas devem estar

padronizadas ou ajustadas de forma a facilitar a tomada de decisão pelo gestor.

A fase de conceituação preocupa-se em proporcionar condições para um

adequado planejamento do SIG. Oliveira (2002, p. 96) escreve:

43

Planejar sistemas de informações gerenciais em uma empresa é buscar uma estrutura de sistemas que proporcione o maior benefício possível à empresa e que a ajude a operar de maneira eficaz.

O planejamento proporcionará uma melhor atuação do sistema na empresa,

enfocando em primeiro lugar os pontos críticos. Após conceituar e planejar o SIG,

segue-se para sua execução, que é efetuada por meio de processos ou sistemas

operacionais.

7.6 ANÁLISE E LEVANTAMENTO DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO GERENCIAL

A fase de levantamento do SIG tem por função verificar quais as

necessidades da empresa e a forma de melhor atendê-las. Nesta fase também o

executivo verifica se as informações geradas pelo SIG são realmente importantes e

eficazes, mudando os procedimentos caso necessário.

O armazenamento das informações geradas pelo SIG, geralmente acontece

em forma de CDs, disquetes e formulários. Na fase de levantamento e análise do

SIG, faz-se necessário, portanto, que o gestor analise os formulários da empresa.

Para Oliveira (2002), existem cinco perguntas que o gestor pode fazer para

melhor analisar seus formulários gerenciais:

Quem toma decisões com base no relatório de origem?

Quais decisões são tomadas?

Quais campos são utilizados para a tomada de decisões?

Essas informações são suficientes para se tomarem decisões?

É utilizado algum outro recurso (outro relatório, formulário, etc.)?

Essas questões estão diretamente ligadas com o processo decisório, haja

vista que ele é como a razão de existência do SIG e, com certeza, diferencial nos

negócios e bom andamento da empresa.

Além de analisar o processo decisório, é importante questionar todos os

departamentos da empresa, pois, corrigindo falhas operacionais, o resultado no

processo decisório será mais eficaz.

Conforme Oliveira (2002, p. 101): “O resultado final da análise é saber se a

combinação custo versus benefício torna a proposição do SIG aceitável para a

empresa”.

44

Ressalta-se, então, que toda a fase de levantamento e análise do SIG tem

por finalidade verificar se o benefício que ele traz para a organização é maior que os

custos com sua implantação.

7.7 ESTRUTURAÇÃO DO SIG

O SIG tem por finalidade trabalhar com todos os departamentos da empresa,

por isso sua estruturação muitas vezes é problemática, devido à resistência às

mudanças por parte dos usuários.

Os executivos devem proporcionar treinamento aos usuários para que estes

possam otimizar todas as ferramentas que possuem.

A estruturação do SIG deve estar condicionada a alguns fatores, conforme

relata Oliveira (2002, p.114):

simplicidade (ser bem definido). Um sistema simples é mais bem

compreendido e mais seguido do que um sistema complexo;

flexibilidade (não ser rígido). Deve conseguir absorver as mudanças de forma

satisfatória;

economicidade. Aqui deve-se analisar a relação custo versus benefício;

confiabilidade. É a segurança de que o sistema transforma suas entradas em

saídas de maneira adequada;

aceitabilidade. A não-aceitação pode provocar modificações por quem está

usando o SIG, bem como ineficiência no seu uso (e, portanto, falhará) e;

produtividade. Nesse ponto, deve-se analisar a relação entre os resultados

apresentados pelo sistema e os recursos alocados para o seu

desenvolvimento.

A estruturação do SIG visa subsidiar os relatórios gerenciais, que são os

resumos e consolidações das informações necessárias ao processo decisório,

considerando sempre a realidade de cada executivo. As informações gerenciais

devem estar em nível ótimo de qualidade, para bem atender as necessidades dos

gestores.

Para o processo de estruturação e delineamento do SIG, devem ser

observados alguns aspectos que podem prejudicar o seu desenvolvimento,

conforme cita Oliveira (2002, p. 117):

45

estabelecimento de metas irrealistas: tentar fazer mais do que realmente é

possível, considerando-os recursos, condições e tempo existentes;

não estimar corretamente o tempo necessário para realizar as tarefas, pois,

como, em geral, as tarefas levam mais tempo do que o previsto, convém

deixar uma margem de folga;

não prever possíveis obstáculos, dificuldades, falhas e atrasos que podem

ocorrer na realização de uma atividade;

reação exagerada e desproporcional aos fatos, tratando todos os problemas

como crises, deixando assim de ter uma perspectiva correta da situação e

perdendo o controle emocional;

gostar de ser bombeiro, de apagar incêndios, esquecendo que prevenir é

mais eficaz do que corrigir;

alteração freqüente de prioridade, tendo como conseqüência deixar trabalhos

inacabados e soluções incompletas, além de prejudicar a moral e a

motivação;

adiar, deixando para o último momento a realização de tarefas que poderiam

ser resolvidas na hora, acumulando assim serviços e atividades

desnecessariamente;

relutância dos subordinados em trazer as más notícias que podem debelar

um problema logo noinício, impedindo que se transforme em crise; e

informação inadequada, inexata ou atrasada, impedindo a decisão e a ação

oportunas.

Ao término da fase de estruturação do SIG, devem estar consolidados todos

os procedimentos para que ele se desenvolva da melhor forma possível,

conseguindo atingir todos os seus objetivos.

7.8 IMPLEMENTAÇÃO E AVALIAÇÃO DO SIG

O principal objetivo desta fase é colocar o sistema em funcionamento,

conforme o plano aprovado anteriormente.

Segundo Oliveira (2002, p. 120), nesta fase o executivo deve:

preparar a documentação informativa necessária para os diversos usuários;

treinar todos os documentos do SIG;

46

supervisionar a implementação das diversas partes do sistema de

informações gerenciais (SIG); e

acompanhar a implementação do SIG consolidando um adequado processo

de avaliação, tendo em vista a sua otimização ao longo do tempo.

Este processo deve acontecer para que se verifique se o SIG pode ser

melhorado, comparando-o com os objetivos originais, bem como analisar suas boas

e as más qualidades.

A avaliação do SIG deve ser feita com freqüência, para que sua eficiência

seja controlada.

Conforme Oliveira (2002), existem algumas perguntas básicas que o

executivo catalisador do SIG deve efetuar para avaliá-lo:

Os relatórios do SIG estão sendo, periodicamente, analisados e avaliados?

Os relatórios fornecidos são adequados quanto ao conteúdo, formato,

periodicidade, etc.?

Qual a influência que as informações fornecidas pelo SIG estão tendo na

tomada de decisões?

Quais as contribuições do SIG para a empresa, para o departamento etc.?

É importante lembrar que, para a implantação do SIG obter êxito, é

necessário o envolvimento de todos os elementos do grupo, colaborando no

desempenho de suas atividades e com sugestões de melhoria.

8. ADMINISTRANDO RESISTÊNCIAS AO SIG

Quando o executivo decide implantar um sistema de informação gerencial em

sua empresa, ele deve estar preparado para enfrentar uma série de resistências,

provocadas pelas mudanças geradas pelo novo sistema.

47

Oliveira (2002) afirma que essas mudanças podem causar alguns efeitos,

como:

a) Efeito sobre o comportamento: O SIG acontece através de mudanças nos

processos empresariais, que dependem diretamente da alteração de

atividades e pensamento das pessoas envolvidas. Essas alterações de

comportamento não acontecem simplesmente pelas ordens do executivo,

mas sim com a absorção das idéias pelos membros da equipe e com a força

de vontadeem melhorar.

b) Efeitos psicológicos: Toda mudança envolve a forma de o indivíduo trabalhar

e pensar,por isso existem tantas resistências. Mudar significa melhorar,

evoluir. As incertezas sempre existirão, contudo, a cada mudança verifica-se

a capacidade do indivíduo de enfrentar os obstáculos e adaptar-se ao meio.

c) Efeitos sociais: As mudanças, além de gerarem contradições no indivíduo,

geram alterações também com seus companheiros de equipe e superiores.

Mudar o método de trabalho traz conseqüências a todos dentro da

organização. Para que o SIG realmente funcione, faz-se necessário

esclarecer as vantagens de mudar. Quando a equipe vê as falhas e procura

mudar conscientemente, significa que o SIG está surtindo efeitos positivos.

d) Efeitos econômicos: Esses efeitos envolvem dois aspectos principais:

mudanças nos salários e benefícios dos funcionários. O SIG tem por função

verificar o nível de satisfação dos colaborados, no que tange à remuneração

de cada um.

e) Efeitos organizacionais: Muitas vezes o SIG muda os conceitos, objetivos e

até mesmo a estrutura da empresa, procurando fazer com que ela melhore,

modernize seus processos e se adapte ao mercado.

Nos dias atuais é fundamental que as empresas inovem a cada momento,

visando satisfazer o cliente interno e externo, pois adaptar-se as mudanças é

fundamental para o bom desempenhodo SIG e, conseqüentemente, da organização.

9. O SISTEMA DE INFORMAÇÃO GERENCIAL FUNCIONANDO DENTRO DAS EMPRESAS

48

O SIG exerce impacto na estrutura organizacional, influenciando a cultura,

filosofia, política e modelos de gestão, tornando-se fundamental na gestão

empresarial.

Rezende e Abreu (2000) escrevem que o SIG atende a todas as

necessidades da empresa em sua complexidade organizacional, porque previne

desajustes, identifica erros, evita desperdícios e ainda contribui para uma boa

imagem da empresa e dos gestores.

Para que o SIG transforme o ambiente empresarial em um ambiente mais

criativo, competitivo e plenamente ativo, ele deve considerar as diferenças

existentes nas organização, haja vista que cada uma possui atividades, metas,

políticas e histórias diferenciadas.

Complementam Rezende e Abreu (2000, p. 15):

Os fluxos operacionais são distintos para cada tipo de estrutura, mas de qualquer maneira, os Sistemas de Informação da empresa devem atender a todos os tipos de estrutura organizacional, requerendo sintonia e sinergia das informações.

Em suma, para se obter êxito no uso do SIG, é necessário identificar a cultura

e a política da empresa e respeitar a individualidade de cada uma.

A empresa é uma união de pessoas que possuem princípios, religiões, idéias

e sentimentos diferentes, trazidos da vivência externa de cada um.

A vivência externa dos funcionários de uma organização é muito importante,

pois ela influencia diretamente no rendimento das atividades do indivíduo, conforme

afirmam Rezende e Abreu (2000, p. 123): O repertório individual é o conjunto de valores que o indivíduo adquire ao longo da vida, a somatória de suas experiências, valores, credos, costumes, culturas etc. Esse repertório é levado para dentro da empresa, influenciando no trabalho, nas atividades cotidianas e também no desenvolvimento das atividades de Planejamento Estratégico, Sistemas de Informação e Gestão de Tecnologia da Informação.

Verifica-se que toda empresa é uma instituição política, pois agrega valores

emocionais, psicológicos, culturais, religiosos e filosóficos dos diversos funcionários

que possui. A empresa ainda agrega relações de poder e subordinação, entre as

pessoas e o grupo, onde o poder é definido pela competência, informação,

autoridade e liderança. Já a subordinação está diretamente ligada a quem recebe

apoio, ou seja, quem necessita do conhecimento.

49

Observa-se, então, a importância do gestor do SIG em possuir habilidades

comportamentais, para identificar os problemas dos membros de sua equipe, a fim

de solucioná-los, e então os indivíduos trabalhem motivados, utilizando todo o seu

potencial em prol da organização.

9.1 ORGANIZAÇÕES CONTRA SISTEMA DE INFORMAÇÃO GERENCIAL?

Os sistemas de informação gerenciais afetam diretamente as organizações,

através da melhoria na produtividade, qualidade dos serviços e produtos, e na

administração da empresa como um todo. Possuir um sistema de informação

gerencial eficiente garante à empresa maior controle das suas atividades,

visualizando os pontos a serem melhorados.

Constata-se que umas organizações são mais inovadoras que as outras.

Umas adotam o SIG para inovar seus processos e fazer frente à concorrência,

outras adotam simplesmente por extrema necessidade, devido a mudanças no

ambiente, alterações governamentais, ações competidoras e mudança nos custos.

Escrevem Rezende e Abreu (2000, p. 118): “Em alguns casos ainda, sua adoção

pode ser resultado de ambições de vários subgrupos dentro de uma

empresa, com efeitos antecipados sobre conflitos organizacionais existentes”.

Observa-se que vários são os fatores que induzem uma organização a adotar

um sistema de informação gerencial. Vai depender da cultura e política desta

empresa. Nota-se que o SIG e a empresa identificam-se mutuamente, ou seja,

quando trabalhado de forma correta, ele leva a empresa a melhorar seu

desempenho.

O sistema de informação gerencial está diretamente ligado com a

implantação de novas tecnologias, que provocam mudanças no ambiente social da

empresa. Além disso, o SIG tornou-se algo indispensável para as organizações,

independente da política que adotam.

Relatam Rezende e Abreu (2000, p. 121): Existe uma forte preocupação com a competitividade e o desempenho perante a concorrência. As pressões dos clientes também estão presentes. No entanto, muitas empresas têm objetivos internos importantes, como a atualização, a redução de custos, o aproveitamento de recursos e gestão.

50

Em suma, a implantação de sistemas de informação gerenciais traz

conseqüências para o trabalhado desempenhado, as tarefas, as pessoas envolvidas

e estrutura organizacional, afetando as formas de produtividade, qualidade dos

serviços e produtos de uma organização.

Para sobreviver no próximo século e não ser expulso do mercado, uma

empresa precisa fornecer valor superior aos seus clientes.

Fornecer valor é dar aos clientes tudo o que eles querem e nada do que não

querem; a melhor qualidade e os melhores preços, seja rápido e sirva o cliente com

um sorriso!

Os clientes atuais, sofisticados e atentos, fazem quatro julgamentos quando

decidem fazer negócio com uma organização: (1) qualidade, (2) serviço, (3) custos e

(4) tempo [BAND 1997].

A percepção do valor não acontece apenas na demanda por produtos de

consumo, mas atinge todas aquelas instituições e empresas que fornecem algum

tipo de produto ou prestam serviços. Neste universo podemos incluir o governo, o

setor de educação, as organizações sem fins lucrativos, os sistemas de informação,

etc.

A demanda por maior valor em um sistema de informação, multimídia ou não,

pode ser percebida através da qualidade dos serviços e produtos fornecidos.

Portanto, é preciso qualificar estes quatro fatores dando enfoque particular à

essência desse sistema, que é a informação.

Estes fatores transformam-se em: qualidade da informação, portifólio de

rodutos e serviços, custo e tempo de resposta. Um sistema de informação para

fornecer valor superior deverá disponibilizar a seus clientes todos estes fatores

simultaneamente.

Produto é qualquer coisa que possa ser oferecida a um mercado para

aquisição ou consumo, sendo do tipo tangível ou intangível. O serviço é um produto

intangível, sendo entendido como uma atividade ou benefício, que permite a

satisfação, realização de desejos, necessidades e resolução de problemas de um

cliente isolado, de grupo de clientes ou de uma organização, estando sua produção

desvinculada de um benefício.

9.2 O PLANEJAMENTO E A VALORAÇÃO DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÃO

51

Atualmente, a convergência das tecnologias da informação e dos sistemas de

informação tem afetado os processos de trabalho das organizações.

Assim, antes de implantar qualquer sistema desta natureza é de vital

importância desenvolver uma análise que permita determinar os principais requisitos

do projeto. Esta análise deverá basear-se em metodologias específicas para o

desenvolvimento de sistemas de informação.

Estas metodologias são classificadas frequentemente de acordo com os

temas ou características dos sistemas a serem desenvolvidos, podendo ser

aplicadas às seguintes situações [AVISON e TAYLOR, 1997]:

problema bem definido e bem estruturado e com objetivos claros;

problema bem estruturado, com objetivos claros e incertezas quanto às

necessidades dos usuários;

problema não estruturado e os objetivos não são claros;

grande interação do usuário com o sistema e/ou a aceitação do usuário

éimportante;

complexas em que há necessidade de uma abordagem contingencial para o

desenvolvimento de sistemas de informação.

Esta última classe é a mais abrangente e a que atende a maioria das

abordagens de desenvolvimento destes sistemas. Entretanto, cada situação terá a

sua particularidade e o analista deverá explorar ou criar uma metodologia que

melhor se adapte à solução do problema.

O planejamento e o desenvolvimento do sistema de informação de uma

organização devem, então, resultar de uma análise que proporcione obter uma

estimativa prévia sobre as seguintes dimensões:

estratégica: em que se analisa o impacto do sistema em relação ao ambiente

externo da organização, incluindo aspectos relacionados à competitividade,

posicionamento no ambiente, visão do cliente, diferencial de mercado, etc;

organizacional: onde são analisados aspectos relativos às necessidades de

informação da organização para a sua boa estruturação, coordenação

operacional e atendimento às demandas externas;

econômica: em que se incluem os aspectos relacionados com a sua

importância econômica com especial atenção à redução de custos, melhorias

de produtividade e eficiência, ganhos financeiros e outros aspectos que

possam ser mensuráveis;

52

capacitação da organização: que refere-se ao cuidado quanto à capacitação

face ao conjunto de tecnologias disponíveis, de forma que a organização

esteja preparada para acompanhar as possibilidades de utilização e

acomodar a evolução tecnológica.

Então, a cadeia de valor do sistema será uma consequência natural do

planejamento realizado.

O sistema deverá atender os objetivos previstos, proporcionando melhoria e

otimização do processo decisório, vantagem competitiva, aumento da lucratividade,

melhor posicionamento no ambiente externo, melhor efetividade no gerenciamento

da organização, etc. A obtenção e manutenção destes aspectos é atualmente uma

necessidade para a sobrevivência das organizações.

A cadeia de valor será um instrumento básico para diagnosticar e determinar

o uso da informação em apoio às decisões e ações no âmbito de uma organização.

Mais objetivamente, a cadeia de valor pode ser definida como um conjunto de

atividades executadas em um Sistema de Informação com a finalidade de produzir e

transferir a informação, proporcionando sustentação ao processo decisório de uma

organização

A coleta de dados inclui todos os meios pelos quais a informação dá entrada

no sistema. Eles podem ser coletados diretamente de fontes internas, no ambiente

interno da organização, ou de fontes externas, no seu ambiente externo.

Normalmente, os dados brutos coletados no ambiente externo têm pouco valor

direto para a organização. Então, eles devem ser processados visando a

transformação em uma forma mais útil.

Uma das tarefas críticas de qualquer sistema de informação é a

disponibilização da informação correta, às pessoas certas e com oportunidade. Cada

tomador de decisão dentro de uma organização necessita apenas de uma pequena

porção de informação para apoiá-lo neste processo.

O propósito da atividade de disseminação é determinar as necessidades de

informação e disponibilizá-las com oportunidade. Cada vez mais, esta atividade

envolve a disponibilização da informação em diferentes formatos. As decisões

dentro de uma organização normalmente são tomadas por pessoas.

Porém, em situações em que um grande número de decisões tem que ser

implementadas muito rapidamente, pode ser empregado algum tipo de automação

para viabilizar as decisões tomadas pelo computador. Exemplos incluem o comércio

53

eletrônico, sistemas de controle de estoques, que fazem pedidos automaticamente

quando o estoque atinge níveis pré-definidos, e companhias aéreas, que gerenciam

automaticamente as disponibilidades de assentos baseando-se na confirmação de

reservas.

Uma vez tomadas as decisões, elas precisam ser efetivadas. É neste ponto

que a organização percebe qualquer retorno da informação produzida. A partir das

ações, o processo se reinicia para que novos dados possam ser coletados e seja

possível executar uma avaliação das ações implementadas.

O fluxo da informação em uma organização é um processo de agregação de

valor e o sistema de informação pode ser considerado como a sua cadeia de valor,

por ser o suporte para a produção e a transferência da informação.

Assim, um sistema de informação é uma combinação de processos

relacionados ao ciclo informacional, de pessoas e de uma plataforma de tecnologia

da informação, organizados para o alcance dos objetivos de uma organização.

9.3 RELATÓRIOS DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO GERENCIAL

Os relatórios do sistema de informação gerencial podem ajudar os

administradores no que tange os aspectos de desenvolvimento de planos para

melhorar a administração, assim como obter melhor controle sobre as operações da

empresa, e tomar decisões acertadas.

O processo de transformação de dados resulta em informações úteis, as

quais podem ser observadas nos relatórios. STAIR (1998), escreve que os relatórios

advindos do sistema de informação gerencial incluem relatórios programados,

relatório indicador de pontos críticos, relatórios sob solicitação e relatórios de

exceção.

Os relatórios programados são aqueles produzidos periodicamente, por

exemplo, em uma fábrica a produção de um determinado produto pode ser

monitorado diariamente.

O relatório de pontos críticos é um tipo especial de relatório programado

emitido no começo de cada dia, resumindo as atividades do dia anterior.

Os administradores obtêm informações sobre as atividades críticas da

empresa possibilitando ações corretivas.

54

Os relatórios sob solicitação são produzidos somente quando o administrador

quer saber sobre um item específico, por exemplo, total da venda de um

determinado produto.

Os relatórios de exceção são parametrizados para informar automaticamente

critérios preestabelecidos pela empresa, por exemplo, para se ter um efetivo

controle de estoque os administradores parametrizam o sistema para avisar quando

determinado produto está com estoque abaixo do mínimo ideal.

Diante deste contexto, conclui-se que os relatórios produzidos pelo sistema

de informação gerencial deveriam ser fornecidos de acordo com a necessidade dos

gerentes. Eles podem ser diários, semanais, mensais e apresentar informações de

cunho financeiro, administrativo, e contábil.

10. CONCLUSÃO

O mundo vive uma era de mudanças em todas as áreas: econômicas,

políticas, sociais, tributária e outras. Isto leva a refletir que é preciso inovar

conceitos, modificar atividades, romper barreiras.

55

As empresas precisam estar atentas ao mercado, procurando adaptar-se às

mudanças, buscando obter um diferencial competitivo que proporcione sua

continuidade. Tomar decisões corretas, na hora certa, baseadas em informações

precisas, é algo que permite à organizaçãomanter-se ativa no mercado. Qualquer

uma que almeje sucesso, precisa, portanto, cercar-se de informações pertinentes,

rápidas e seguras.

Nos cenários da era da informação é de vital importância compreender as

melhores práticas e aplicações das áreas de sistemas de informação e tecnologia da

informação nas empresas. O propósito básico da informação é o de habilitar a

empresa a alcançar seus objetivos pelo uso eficiente dos recursos disponíveis,

portanto, as informações podem decidir o futuro da organização.

Na corrida para atender às demandas do mercado, as empresas buscam

soluções que as diferenciem aumentando a sua competitividade. Decisões rápidas e

corretas são fundamentais para a empresa alcançar bons resultados. Faz-se

necessário otimizar o planejamento e execução das atividades, sincronizar a cadeia

de suprimentos e reduzir os custos operacionais para aumentar a satisfação dos

seus clientes e a lucratividade do negócio.

A utilização de tecnologias de última geração e a melhor prática em software

possibilita a construção e aplicações superiores em prazos bastante agressivos,

capazes de atender desde pequenos a grandes volumes de utilização. O sucesso é

garantido pela velocidade em que as informações são assimiladas e pela rapidez em

que são tomadas as decisões.

Neste contexto, as empresas têm como grande aliado os sistemas de

informação gerencial, os quais proporcionam benefícios significativos na gestão da

empresa viabilizando a geração de relatórios de apoio ao processo decisório.

Quando a empresa tem uma estrutura organizacional sólida, um futuro

traçado, e sabe utilizar os recursos oferecidos pela Tecnologia de Informação e

sistemas de informação, o sistema de informação gerencial só tem a agregar

benefícios à gestão empresarial na tomada de decisões.

Os sistemas de informação gerenciais fortalecem o plano de atuação das

empresas. A geração de informações rápidas, precisas e principalmente úteis para o

processo de tomada de decisão garante uma estruturação de gestão diferenciada,

resultando em vantagem competitiva sobre as demais empresas.

Utilizar somente um método de informação tal como as planilhas eletrônicas

56

não são viáveis para as organizações, pois não trazem as informações concretas e

exatas para as decisões a serem tomadas, a conclusão é que as informações não

serão tão assertivas quando não se tem um banco de dados eficaz como o Sistema

de Informação Gerencial oferece. O Sistema de Informação Gerencial responde as

expectativas dos gerentes e as demandas do negócio, atingindo a supremacia em

atendimento, redução de custos e personalização de atendimento.

O SIG é compreendido como uma vantagem competitiva, a partir do instante

que se registra as informações no sistema de um determinado cliente, ele alimenta

todas as informações necessárias para que se tenha conhecimento sobre todos os

aspectos administrativos da empresa, atendendo as necessidades das empresas e

dos gerentes nas tomadas de decisões. Os relatórios eram realizados manualmente

e não tinham um controle eficaz das despesas, custos altos e organizações mal

administradas. Nota-se que os gerentes utilizam as informações para um controle

efetivo de finanças, marketing, estoque entre outras informações procurando

destaque no mercado.

Possuir um sistema de informação gerencial não é algo futurístico, pois

inúmeras empresas de grande e médio porte já aderiram. E mais, pode-se afirmar

que o SIG já é algo indispensável, devido à alta competitividade e às variações do

mercado.A empresa deve estar cercada de informações pertinentes e seguras em

todos os momentos.

Para as tomadas de decisões essas informações devem estar organizadas e

resumidas em relatórios de fácil entendimento, que devem estar previamente

analisados. A organização deve possuir um corpo de funcionários qualificados e

bem treinados, de forma que possam aproveitar ao máximo o SIG, gerando os

relatórios que atendam à gestão.

É necessário para a implantação do SIG que a empresa faça investimentos

em tecnologia, como, por exemplo, computadores e softwares que otimizem o

processo, sobrando tempo para os usuários estudarem e analisarem os processos,

e fazerem sugestões que melhoram do desempenho organizacional.

Pode-se concluir que as organizações que desejarem assegurar ou melhorar

a posição no mercado terão, cada vez mais, que se adaptar, em velocidades

crescentes, aos movimentos no ambiente de negócio e das alterações ocorridas

com seus concorrentes, clientes, fornecedores e colaboradores, sem deixar de

considerar o ambiente físico em que a organização está inserida.

57

Valorizar a informação através de um sistema de informação gerencial é,

portanto, um avanço que proporcionará diferenciação e sucesso.

No âmbito do processo decisório, a informação assume níveis hierárquicos

distintos. O valor agregado cresce com grau de proporcionalidade direta em relação

à pirâmide organizacional. Os altos escalões necessitarão de informação de alto

valor agregado visando obter uma visão global da situação, enquanto os escalões

inferiores terão necessidade de baixo valor agregado,

A implantação de um Sistema Informação Gerencial é a transformação

organizacional de maneira prática e acessível agindo como facilitador de melhoria e

desempenho da organização, para uma realização criteriosa do negócio na

organização, na busca de eficiência e aperfeiçoamento dos negócios a ponto de

destacar-se no mercado.

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