O FLUXOGRAMA COMO FERRAMENTA PARA AVALIAÇÃO DO SISTEMA DE CONTROLE DE ESTOQUES

Mauricio João Atamanczuk (UTFPR) atamanczuk@hotmail.com

Kazuo Hatakeyama (UTFPR) hatakeyama@utfpr.edu.br Luiz Alberto Pilatti (UTFPR) lapilatti@utfpr.edu.br

RESUMO O presente artigo tem por objetivo estudar a utilização da ferramenta fluxograma

para avaliar e corrigir os erros existentes nos procedimentos operacionais de um

sistema de controle de estoque. A atividade logística de controle dos estoques

exerce papel importante, pois, controlar o nível desse ativo representa controlar o

capital de giro investido e melhorar o atendimento aos clientes. O estudo está

voltado para organizações de comércio varejista que se utilizam sistemas

informatizados para realizar esse controle. O principal problema apresentado por

essas organizações é o baixo “grau de acurácia”, ou seja, as quantidades físicas são

divergentes das registrada no sistema. Esse problema apresenta-se devido a grande

variedade de itens vendidos por essas lojas. Uma vez que os gerentes logísticos

utilizam as informações de estoque para realizar a programação das compras,

melhorar o grau de acurácia se torna importante para as organizações. Com a

utilização da ferramenta fluxograma é possível compreender a movimentação de

mercadorias do ponto de vista de origem e destino e avaliar os processos

operacionais que alimentam as informações dos sistemas de controle de estoque

informatizados.

Palavras Chaves: controle de estoques; fluxograma; avaliação. 1 INTRODUÇÃO

A logística tem se destacado como disciplina que se empenha em agilizar e

organizar os processos de movimentação e armazenagem de mercadorias. O

objetivo principal é reduzir custos operacionais para as empresas. No atual mercado

competitivo a utilização de qualquer estratégia ou ferramenta que proporcione

melhorias nos seus desempenhos pode fazer diferença frente aos concorrentes.

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Uma boa administração de materiais e transportes pode ser uma alternativa que

requer baixos investimentos e, além de tudo, proporciona uma otimização dos

recursos, tanto ativos fixos como matérias-primas, utilizados pela empresa na sua

produção ou comercialização.

Os transportes envolvem custos de movimentação, no entanto internamente a

atividade que logística de controle de estoque é essencial para a eficiência dos

processos e no controle de custos da organização.

A utilização de sistemas ERP – Enterprise Resource Planning - agiliza o

acesso as informações e melhoram os resultados em termo de tempo e custo nas

atividades de compra. Além disso, os cálculos e registros em sistemas

informatizados são mais confiáveis do que em sistemas de ficha. Contudo, se a

empresa não consegue manter disponível informações sobre os níveis de estoques

encontrados em seus depósitos, mesmo com o uso de sistemas de controle de

estoques informatizados, perde essa agilidade.

Este artigo tem por finalidade estudar como a ferramenta fluxograma pode

identificar erros nos procedimentos de coleta e transmissão de informações no

processo de controle de estoques de empresas que utilizam sistemas

informatizados.

2 METODOLOGIA Com o objetivo de demonstrar um procedimento para avaliação e

conhecimento dos erros no processo de controle de estoque do setor de comercio

varejista, o estudo será desenvolvido utilizando-se de pesquisa bibliográfica quanto

a seu meio e de pesquisa metodológica quanto ao seu fim (VERGARA, 1998).

Bibliográfica porque utilizará dados teóricos para explicar a utilização da ferramenta

e metodológica porque informa um método de utilização para a mesma em acordo

com as características de um sistema de controle de estoques.

A pesquisa tem cunho exploratório para atender seus objetivos. Segundo a

definição de Richardson (1999) do ponto de vista de forma de abordagem classifica-

se como pesquisa qualitativa uma vez que não possui instrumentos que quantificam

o processo de análise do problema. Apenas são abordados conceitos genéricos

sobre o assunto.

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3 CONTROLE DE ESTOQUES Conseguir proporcionar o produto certo, no tempo exato para o consumidor,

sem que a empresa necessite da manutenção do mesmo nos estoques é

praticamente impossível para o ramo de comércio varejista. Manter um certo nível

mínimo de estoques torna-se necessário para a empresa (BALLOU, 1993). Contudo,

a manutenção dos estoques tem a incidência de custo de armazenagem ou

manutenção física e custo financeiro do investimento do capital de giro. Por isso é

necessário um processo de gestão eficiente dos mesmos.

As vantagens apresentadas por Ballou (1993) em relação a correta gestão

são: a melhoria dos serviços de atendimento ao consumidor; os estoques agem

como amortecedores entre a demanda e o suprimento; podem proporcionam

economia de escala nas compras, e agem como proteção contra aumento de preços

e contingências. Wanke (2000) também destaca que pode proporcionar a redução

do CCL – Capital Circulante Líquido e melhorarar os indicadores da empresa.

Para se ter um processo de gestão eficiente, Christopher (1992) afirma que é

necessário um sistema logístico que proporcione respostas rápidas ao gerente. As

informações são essenciais para se ter essa eficiência. Dias (1995) afirma que uma

das funções do sistema de controle de estoque é “fornecer informações sobre a

posição do estoque”. Isso facilita o processo de gestão, consegue-se redução dos

tempos de ressuprimento, melhora da qualidade do atendimento ao cliente e oferece

facilidades nas negociações entre fornecedores, empresa e clientes.

Além desses benefícios internos a confiabilidade das informações do sistema

controle de estoques pode proporcionar a troca das mesmas e de tempos de

ressuprimento com fornecedores e clientes proporcionando um melhor

gerenciamento da cadeia de suprimentos. Para Novaes (2004), a cadeia de

suprimentos é todo o caminho percorrido pelo produto desde a sua produção até

chegar ao consumidor final.

Na visão de Gapski (2003) só é possível obter eficiência no processo logístico

com a manutenção das informações de custo e desempenho. Portanto Cerri (2004)

ressalta-se a importância da empresa adotar sistemas que lhes proporcione

confiabilidade para melhorar a qualidade dos serviços prestados.

Segundo Ballou (1993), esse controle informatizado, além de proporcionar

maior acurácia, pode contribuir para a previsão de vendas o que afeta as decisões

de compras. Bertaglia (2003) ressalta que hoje a preocupação da empresa é que o

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sistema informatizado realmente ofereça as informações precisas sobre os níveis de

estoques eliminando erros de dados e subsidiando as decisões logísticas.

4 SISTEMA E FLUXOGRAMA As atividades realizadas no controle de estoque se aplicam as empresas

como um sistema. Na visão de Oliveira o sistema consiste em um conjunto de partes

que quando unificadas formam um todo e buscam alcançar determinados objetivos

ou realizar determinadas funções. Esse conjunto de procedimentos, recursos

materiais, patrimoniais e humanos age com vistas a controlar as informações

relativas aos níveis de estoques.

Gomes e Ribeiro (2004) afirmam que a atividade logística, como qualquer

outra deve ser monitorada. Esse controle pode ser exercido pelos sistemas

informatizados. Os sistemas de controle de estoques consistem em coordenar o

fluxo de entrada e saída de mercadorias registrando a entrada e saída de

informações.

Uma ferramenta que pode ser utilizada para avaliar o procedimento

operacional envolvido na movimentação de estoques é o fluxograma. Oliveira (2004)

explica que o fluxograma consiste em uma representação gráfica que apresenta

uma seqüência de um trabalho de forma analítica caracterizando operações e

responsáveis evolvidos no processo. O objetivo é padronizar a representação.

Com a representação das atividades, seguindo o pensamento de Cury (2000)

é possível realizar a revisão, análise e planejamento de rotinas em sistemas a serem

implantados ou já existentes. Além disso, facilita a identificação de deficiências uma

vez que oferece a visualização de todos os passos operacionais.

Para Oliveira (2004) o fluxograma traz maior rapidez na descrição dos

métodos; facilita a localização e identificação de aspectos importantes, e oferece

maior flexibilidade e melhor grau de análise .

As informações, segundo Oliveira (2004), que devem conter no fluxograma

são: tipo de operação; responsáveis por trâmites; sentido de circulação; a unidades

organizacionais e; o volume dos níveis hierárquicos. Como representação gráfica o

fluxograma contribui para a apresentação do real funcionamento dos componentes

de um método administrativo.

Oliveira (2004) aponta três tipos de fluxograma:

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Fluxograma vertical: representação de rotinas simples. Pode ser impresso

com maior facilidade como formulário padronizado. Oferece maior rapidez e clareza

no preenchimento e facilidade de leitura. Facilita a descrição de rotinas, reduz

divergências entre entrevistador e entrevistado e estrutura a proposição de novos

sistemas.

Fluxograma descritivo: Também apontado por Cury (2000) com a

nomenclatura de fluxograma administrativo, descreve o curso das ações e os

tramites de documentos. Mais utilizado para levantamentos e é de elaboração um

pouco mais fácil que o vertical. Além disso, é mais utilizado para rotinas que

envolvem poucas unidades organizacionais.

Fluxograma global ou de coluna: assemelha-se na representação do

fluxograma descritivo com a diferença de que os departamentos formam colunas

pelas quais passam as informações do fluxograma. Cury (2000) aponta este como

um derivado do fluxograma vertical.

5 ANÁLISE DOS DADOS Aplica-se o estudo as empresas que atuam no setor de comercio varejista e

utilizam sistemas ERP – Enterprise Resouce Planning - para fazer o controle de

seus estoques. Os sistemas ERPs oferecem a integração dos dados de inventário

com dados financeiros. Geralmente essas empresas possuem em seus cadastros

uma grande variedade de itens devido à diversidade de sabores, fragrâncias,

aromas, cores e tamanhos, das mercadorias produzidas pelas industrias. Devido a

este fator o grau de acurácia dessas empresas pode ser baixo.

A ferramenta fluxograma proporciona a análise dos procedimentos

operacionais que alimentam as informações do sistema de controle de estoque.

Para se avaliar esses procedimentos operacionais sugere-se a seguinte seqüência

de passos. Esses passos procuram determinar maior precisão nas informações

sobre o nível de estoques apresentados pelo sistema.

5.1 PRIMEIRO PASSO - DETERMINAÇÃO DA ACURÁCIA

Martins (2001) ensina que para determinar a diferença entre os estoques

físicos e os apontados pelo sistema informatizado pode-se utilizar o calculo do grau

de acurácia. Esse procedimento consiste na contagem física das mercadorias e

comparação com os valores encontrados no sistema informatizado da empresa.

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A formula a ser utilizada, apresentada por Martins (2001) é a seguinte:

Acurácia = Número de itens corretos__

Número total de itens contados

Com a determinação da acurácia é possível determinar a existência dos erros

e encontra em quais setores acontecem o maior número de falhas.

5.2 SEGUNDO PASSO – IDENTIFICAÇÃO DOS SETORES – ELABORAÇÃO DO

ORGANOGRAMA

O mapeamento do processo considerando os elementos que o envolvem e as

atividades realizadas pode-se obter uma analise da eficiência e organização das

atividades logísticas da empresa.

Para realização do mapeamento é necessário conhecer a organização antes.

Identificando todos os setores que a constituem, os responsáveis. Com isso pode-se

realizar o levantamento das atividades e as responsabilidades de cada setor.

5.3 TERCEIRO PASSO: - COLETA DE DADOS – ENTREVISTAS E OBSERVAÇÃO

O terceiro passo consiste nas entrevistas para identificar as atividades

operacionais relativas a movimentação de mercadorias ou movimentação de

informações referentes aos estoques.

Pode-se utilizar um questionário aplicado antes da entrevista para que se

identifique as principais atividades de cada setor. Essas informações facilitam a

condução das entrevistas. As questões devem ser levantadas buscando

informações de como funciona, como são realizados os procedimentos operacionais

de movimentação e como são coletadas as informações relativas aos estoques. Nas

entrevistas devem ser demonstrados as origens, tratamento e destino das

informações e das mercadorias.

Também pode ser utilizada juntamente com a entrevista a observação para

executar a coleta de dados relativos a movimentação de mercadorias. O observador

deve tomar o cuidado para não exercer pressão sob os executores e fazer com que

realizem as atividades de maneira correta apenas quando estão sendo observados.

5.4 QUARTO PASSO – TABULAÇÃO DAS ENTREVISTAS

Os resultados das entrevistas podem ser tabulados baseados no quadro

abaixo. É importante ressaltar que cada atividade, independentemente de haver

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mais de uma em cada setor, deve ser descrita em separado. São importantes

informações relativas à origem e destino de mercadorias e informações.

É importante que sejam descritas detalhadamente cada uma das informações

solicitadas no quadro. Este quadro pode ser o norteador das entrevistas realizadas

no passo anterior uma vez que a mesma visa dois objetivos: o primeiro de identificar

possíveis erros no procedimento e; o segundo de fornecer informações para a

elaboração do fluxograma.

5.5 QUINTO PASSO – ELABORAÇÃO DO FLUXOGRAMA

A elaboração do fluxograma vem a ser o último passo para mapear o

processo de controle de estoque da empresa. Com a utilização das informações da

entrevista aplicados aos princípios do fluxograma ter-se-á a elaboração de todos os

caminhos dos estoques e das informações relativas aos mesmos dentro da

empresa.

O fluxograma administrativo ou descritivo é o ideal para esta avaliação porque

pode representar diversos setores da empresa e as diversas possibilidades de

caminho de um mesmo produto dentro das fases do fluxo.

O fluxograma vem a contribuir para que se conheça todas as atividades

realizadas relativas a estoques e para que os executores tenham maior facilidade

na realização de seu trabalho.

5.6 SEXTO PASSO - AVALIAÇÃO

O processo de avaliação será realizado durante todas as etapas do

levantamento dos dados e elaboração do fluxograma. A estrutura organizacional

será considerada para fins de organização hierárquica dos setores da empresa e

para a correta definição das funções de cada setor. Com a avaliação das atribuições

de cada setor pode-se analisar se tarefas estão ou não sob responsabilidade dos

setores mais adequados dentro do organograma.

A partir da construção do fluxograma é possível identificar a existência de

erros na condução das informações ou da organização do processo. Também, aqui

se pode avaliar a complexidade dos processos e comparar o fluxo de informações

com o fluxo de mercadorias uma vez que, a sugestão é representar no fluxograma

tanto o movimento das mercadorias como das informações relativas a elas.

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5.7 SÉTIMO PASSO – REORGANIZAÇÃO

A reorganização que deve acontecer a partir das informações obtidas no

processo de avaliação, procurando corrigir os erros encontrados. Reuniões em

setores, nas quais são expostos os erros encontrados e proporcionado à técnica do

brainstorm para coletar as sugestões de todos os envolvidos no processo e procurar

melhorar a eficiência. As sugestões a serem aplicadas devem respeitar a ordem

representada na ferramenta fluxograma, ou, modifica-la desde que não deixem

lacunas entre as atividades.

6 CONSIDERAÇÕES FINAIS A gestão de estoques se mostra cada vez mais importante para as empresas

obterem melhores resultados. O uso da tecnologia da informação – TI – só contribui

para a agilidade desse processo. Contudo, somente softwares e hardwares não são

suficientes para obter essa agilidade e precisão. Há necessidade de organização do

processo de coleta de informações e padronização e controle das atividades

operacionais.

A ferramenta fluxograma aplicada segundo os passos acima descritos trará

uma melhor compreensão do processo para o gestor logístico assim como,

possibilita a avaliação do atual sistema adotado pela empresa e fornecerá a base

para a correção dos fluxos errados das informações e mercadorias.

A compreensão e o processo de reorganização farão com que a empresa

obtenha maior acurácia dos seus sistemas informatizados e proporcione melhores

informações para a tomada de decisão.

Contudo, a ferramenta fluxograma limita-se à organização dos caminhos

percorridos por informações e mercadorias durante o processo. Essa ferramenta não

garante a correta execução das atividades operacionais relativas a cada uma das

atividades. Mas, ao mesmo tempo, oferece informações para determinar em que

níveis desse processo podem ser implantados indicadores, através do uso de outras

ferramentas, que garantam a correta execução dos procedimentos operacionais por

parte dos colaboradores da empresa.

A tecnologia está a serviço das empresas mas, é preciso que os gestores

tenham o senso de organização e planejamento necessário para extrair dela os

melhores resultados

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