Fs006
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UNIDADE I – INTERODUÇÃO À O&M
Fabio Siqueira
O&MOrganizações e Métodos I
UFF – Universidade Federal Fluminense
1. Apresentação do professor
2. Teste de sondagem
(reconhecimento da turma)
3. Apresentação dos métodos
de trabalho
4. Composição das notas
5. O cuidado com as faltas
O&M
VAMOS PENSAR JUNTOS
Eu sou uma pessoa organizada,
sistemática e metódica?
Se não somos, como administradores
há algo errado conosco.
Obs.: não tomemos e nem utilizemos
estas palavras de maneira pejorativa.
O&M
ORIGEM DE O&M
Tem sua origem na Escola Clássica (tendo Taylor como
precursor e maior contribuinte).
Administração científica.
Estudo dos Tempos e Movimentos.
Desenvolvimento de procedimentos.
Mecanização e controle exagerado...
O&M
AS PRINCIPAIS ATIVIDADES DO ANALISTA DE O&M
Montar e reformular estruturas organizacionais, visando àeficiência e à eficácia de tais estruturas.
Racionalizar e simplificar os métodos de trabalho.
Fazer estudos de arranjo físico, tempos, métodos emovimentos e de distribuição de trabalho.
Elaborar documentos referentes a normas e estruturas.
Efetuar cálculos de lotação de pessoal.
O&M
CONTINUAÇÃO
Elaborar e manter atualizado os manuais de serviços, guias de
instrução e gráficos organizacionais (organogramas,
fluxogramas e demais diagramas).
Implantar e controlar métodos voltados para a elevação da
produtividade.
Definir atribuições e áreas de competência de órgãos e
pessoas.
O&M
CONTINUAÇÃO
Introduzir processos automatizados onde haja necessidade e
vontade de viabilizá-los;
estudar os ciclos organizacionais;
realizar a análise organizacional;
estudar os sistemas da organização e os métodos de trabalho;
atuar em conjunto com os outros analistas e;
realizar os trabalhos dos mesmos (analistas), desde que
devidamente preparado para tal.
O&M
AÇÕES CONTUNDENTES DO ANALIS DE O&M
1. Identificar o problema
2. Analisar e ordenar as idéias
3. Estabelecer plano
4. Vender a idéia
5. Motivar
6. Implantar e acompanhar
7. Avaliar e corrigir
8. Obter e sintetizar as informações
O&M
DE O&M PARA OSM?
Com a necessidade de organização, devido ao uso da TI pelas
empresas, o O&M foi mudando gradativamente para
Organização, Sistemas e Métodos (OSM).
O&M
O SURGIMENTO DE NOVOS ANALISTAS
Cuida de toda a cadeia do processo produtivo, do início ao fim;
levanta todos os fluxos, cria documentação, e repassa para o
departamento para desenvolver.
PRINCIPAIS METAS DO ANALISTA DE PROCESSOS
a melhoria do processo que vai suportar um negócio, criando
pontos entre os profissionais que atuam nessa cadeia;
ele é o profissional que formaliza início, meio e fim do conjunto
de atividades que produz, transforma ou monta um bem ou um
serviço que a empresa vende;
O&M
CONTINUAÇÃO
ele agrega valor ao bem ou ao serviço produzido pela a empresa;
ele tem poder de determinar a vida ou a morte de uma ou de
todas as atividades que formam e até agregar valores diferentes.
EXEMPLO DE PROCESSO PRODUTIVO
Produção de roupa de lã, partindo da ovelha, fazendeiro,
tosquiador, tecelagem, confecção, loja, cliente.
As atividades do analista de processo compreendem uma cadeia
do fornecedor ao cliente, tendo a parte produtiva interna como a
concentração de esforços na questão: custos e controle de
qualidade do produto fornecido.
O&M
ANALISTA DE SISTEMAS
É voltado ao processamento de informação. Controla o fluxo de
informações numa empresa.
Ele planeja e orienta o processamento, o armazenamento e a
recuperação de informações, e o acesso do usuário a elas.
Administra banco de dados e redes de computadores, instala e
cria programas para facilitar a consulta.
O&M
ATUAÇÃO DO ANALISTA DE SISTEMAS
EMPRESAS – agiliza o processo de comunicação, criando e
instalando aplicativos.
MARKETING E VENDAS – gerencia a comercialização de
equipamentos e softwares.
SUPORTE TÉCNICO – proporciona manutenção a redes de
computadores de uma organização.
O&M
Resumindo – o ANALISTA DE SISTEMAS tem papel
importante na ordenação e encaminhamento de
informações, na reserva necessária de informações à
tomada de decisões.
O&M
A FUNÇÃO DE O&M
OSM é usada no âmbito geral como uma função que
diagnostica males administrativos e depois os cura.
A unidade de OSM também pode ser chamada a estabelecer
uma função inteiramente nova e o trabalho será, é óbvio,
consideravelmente mais fácil, quando não existe o acréscimo
de práticas e atitudes já instaladas pela rotina.
A função de OSM é obter eficiência e eficácia da estrutura
administrativa e sistemas por meio de técnicas científicas de
redução de tempo, esforços e custos.
O&M
UNIDADE II – INTERODUÇÃO À O&M
“A Estrutura Organizacional e a Racionalização do
Trabalho”
UNIDADE II
O&MORGANIZAÇÃO
Organizar pode significar ordenar, o que nos dá um sentido de
colocar cada coisa no seu lugar, mas também pode significar
“dispor convenientemente as partes de um organismo”.
Sobre a organização O&M estuda a estrutura organizacional e os
processos organizacionais.
Organização é uma combinação de esforços individuais que tem por
finalidade realizar propósitos coletivos (MAXIMINIANO, 1992)
O&MA FUNÇÃO DA ÁREA O&M NA EMPRESA
Definir a infra-estrutura, os processos e métodos de
trabalho de forma a ajudá-la a atingir seus objetivos.
AS RESPONSABILIDADES DA ÁREA DE O&M NA EMPRESA
• modelagem da empresa, definindo sua infra-estrutura de
funcionamento;
• definição ou redefinição dos processos de trabalho;
• renovação organizacional em sintonia com as demandas
dos ambientes externo e interno.
O&MO TRABALHO DO ANALISTA DE O&M
O analista de O&M deve ser um agente que promova a mudançaorganizacional (consultor interno ou externo).
DIAGNÓSTICO – busca entender a situação atual da organização e seusproblemas.
Nessa fase o analista irá identificar o clima organizacional, a estrutura,os métodos de trabalho e os processos, através de técnicas delevantamento de dados.
DIAGNÓSTICO INTERVENSÃO
O&MA INTERVENSÃO
• Trata da mudança organizacional planejada onde é feito:
– Planejamento;
– Análise crítica; e
– Implantação e acompanhamento direto e intensivo do
analista, para controle dos resultados alcançados.
A constante renovação corresponde a sobrevivência da
organização.
O&MESTRUTURA ORGANIZACIONAL
A estrutura organizacional representa a disposição das
unidades componentes (departamentos, divisões, seções,
etc.)
São as partes físicas (edifícios, espaços, equipamentos, etc.)
ou à organização do trabalho e das operações produtivas.
A estrutura organizacional é uma forma de ordenar, de
agrupar as atividades, os recursos, os níveis de alçada
(âmbito, influência, competência) e os processos decisórios
visando alcançar os objetivos organizacionais.
O&MVISÃO DE DRUCKER (1964) – acredita que para definir uma
estrutura é necessário proceder às seguintes análises:
Análise das atividades: os trabalhos que serão feitos, seus
agrupamentos por tipos e a importância de cada um;
Análise das decisões: como ocorre a distribuição de níveis
de autoridade e responsabilidade; e
Análise das relações: qual a contribuição do trabalho de
cada departamento para os níveis superiores, inferiores e
laterais.
O&MVISÃO DE ACKOF (1974:60) – orienta sobre o planejamento de
uma estrutura, que deveria observar o seguinte:
Identificar as tarefas físicas e mentais a serem
desempenhadas.
Agrupar essas tarefas em funções e atribuir sua
responsabilidade a pessoas ou grupos.
Proporcionar a todos os níveis: informações e recursos
para desempenhar as tarefas, medidas de desempenho
compatíveis com os objetivos e motivação para o trabalho.
OS TIPOS DE ESTRUTURA ORGANIZACIONAIS
Linear ou militar;
Linha-staff ou mista
Funcional;
Por clientes;
Por produtos;
Territorial;
Por projetos;
Matricial e;
Informal.
O&M
Qualquer empresa possui dois tipos de estrutura: a formal e a
informal
A estrutura formal é aquela planejada e formalmente
representada pelo organograma. Deve ser montada ou
reestruturada considerando as necessidades da empresa e as
características do ambiente onde atua.
A estrutura informal é a rede de relacionamentos não
documentados e não reconhecidos oficialmente entre os
membros de uma organização. Surgem em decorrência das
necessidades pessoais e grupais de relacionamento entre os
empregados.
O&M
Estrutura Linear ou Militar
É a estrutura organizacional mais simples e antiga.
É baseada na organização dos antigos exércitos.
Tem como características:
› Unidade de comando - cada superior tem autoridade única eabsoluta sobre seus subordinados
› Linhas formais de comunicação - as comunicações entre aspessoas ou unidades são feitas unicamente por meio das linhasexistentes no organograma
› Aspecto piramidal - acontece em decorrência da centralização daautoridade no topo da organização
Comandante
Tropa I Tropa II
B .1 B .2 B .3
B
C.1 C .2 C .3
C
A
Vantagens:
Simples e de fácil
compreensão;
Clara delimitação de
responsabilidade;
Facilidade de
funcionamento e de
comando.
Estrutura Linear ou Militar
Desvantagens:
Exige chefes excepcionais;
Sobrecarrega a Direção;
Não favorece o espírito de
cooperação;
Favorece o aumento da
burocracia;
Pouca facilidade para
atuar em ambientes
instáveis.
Segue as características básicas da Estrutura Linear,
destinguindo-se pela existência de órgãos de staff com
função de prestar serviços especializados e consultoria
técnica.
Estrutura Linha-Staff ou Mista
S taff
S taff
B .1 B .2 B .3
B
C.1 C.2 C.3
C
A
Vantagens:
Assegura assessoria
especializada mantendo a
unidade de comando;
Tira sobrecarga dos chefes
de linha, podendo estes se
empenhar em atividades
básicas e fundamentais
como produzir e vender;
Permite participação de
especialistas em qualquer
ponto da linha hierárquica.
Estrutura Linha-Staff ou Mista
Desvantagens:
Possibilidades de conflito
entre o staff e chefes de
linha;
Os técnicos procuram
agradar aos executivos;
Requer hábil coordenação
das orientações ou
sugestões emanadas do
staff;
Reduz o espírito de iniciativa
dos chefes.
Estrutura Funcional Resultou de um trabalho crítico feito por Taylor à Estrutura Linear,
quando se defrontou com o excessivo e variado volume de atribuiçõesconcentradas nos mestres de produção de uma siderúrgica americanaque adotava tal estrutura
Apresenta as seguintes características:
› Ênfase na especialização - cada órgão ou cargo contribui com suaespecialidade para a organização
› Descentralização das decisões - são delegadas aos órgãos oucargos especializados que possuam o conhecimento necessáriopara melhor implementá-las
› Linhas diretas de comunicação - as comunicações entre os órgãosou cargos existentes são efetuadas diretamente
DIREÇÃO
Marketing O&MEngenharia Produção Compras
Estrutura Matricial
Adm Geral
R
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n
a
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M
A
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K
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T
I
N
G
Líder de Equipe
do Projeto
Líder de Equipe
do Projeto 1
Líder de Equipe
do Projeto 2
Líder de Equipe
do Projeto 3
Líder de Equipe
do Projeto 4
Estrutura Matricial
Vantagens:
Melhora a comunicação na
empresa;
Promove um maior
relacionamento interpessoal;
Permite que um maior
número de empregados
tenham a visão global da
empresa.
Desvantagens:
Disputa de poder entre
gerentes de projetos e
funcionais;
Os gerentes funcionais
tendem a encarar seus
funcionários como se
fossem de sua propriedade;
Podem ocorrer excesso de
reuniões para resolução de
assuntos sem importância
Adm Geral
Marketing Rec. Humanos Finanças
Estrutura Funcional
Vantagens:
Promove o aperfeiçoamento
e a especialização;
Proporciona melhor
supervisão técnica;
Não necessita de elemento
humano excepcional;
Desenvolve comunicações
diretas;
Diminui a projeção individual.
Estrutura Funcional
Desvantagens:
Dificuldade para apurar
responsabilidades;
Custo inicial mais elevado
(formação das áreas);
Apresenta tendências para
diminuir a rapidez da ação;
Tendência á concorrência
entre especialistas podendo
gerar conflitos e
resistências.
Estrutura Matricial
É oriunda de uma estrutura funcional
Características
Possibilidade de mais de uma atribuição funcional por
empregado.
Cada empregado é subordinado ao mesmo tempo a um
gerente funcional ou de divisão e a um gerente de projeto ou
de grupo.
Provoca um maior relacionamento e troca de informações
entre os departamentos.
Estrutura InformalEstrutura
Formal
Personalidade
Individual
Formação
do Grupo
Surgimento da
Organização Informal
Estrutura InformalCaracterísticas da Estrutura Informal
Enquanto a organização formal está confinada ao horário de
trabalho, a organização informal pode prolongar-se para o
período de lazer ou tempo livre das pessoas.
A organização formal está circunscrita a um local físico
determinado, a organização informal pode ocorrer em um
local qualquer.
A organização formal limita-se aos assuntos exclusivos da
empresa enquanto a informal amplia-se a todos os interesses
comuns das pessoas envolvidas.
Estrutura Informal
Características da Estrutura Informal
Podem ser mais influentes do que os relacionamentos formais
que aparecem no organograma.
Estes grupos podem apoiar os interesses da organização pelo
fortalecimento dos vínculos de seus membros com ela.
Mas também podem opor-se aos objetivos da organização
(como conseguir alta produtividade), quando coisas desse tipo
são consideradas como “perigosas” aos interesses do grupo.
Estrutura Informal
As organizações informais executam três funções importantes:
estabelecem, impõem e perpetuam as normas e valores
sociais e culturais essenciais aos membros do grupo;
estimulam a comunicação efetiva e dinâmica;
e proporcionam aos membros a satisfação e status social
que a organização formal pode não dar.
Problemas: podem criar conflito, especialmente no que
tange às metas da organização, gerar e espalhar
rumores, encorajar a resistência à mudança e conduzir à
conformidade os membros, inclusive restringindo o
desempenho.
Estrutura Informal
FATORES INTERNOS QUE INFLUENCIAM A EST. ORGANIZACIONAL
A natureza dos objetivos estabelecidos para a empresa e seus
membros;
as atividades operantes exigidas para realizar esses objetivos;
a seqüência de passos necessária para proporcionar os bens
ou serviços que os membros e clientes desejam ou
necessitam;
O&M
as funções administrativas a desempenhar;
as limitações da habilidade de cada pessoa na empresa e
limitações tecnológicas;
as necessidades sociais dos membros da empresa;
tamanho da empresa.
O&M
CONDICIONANTES DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Fator Humano - Considera as seguintes capacidades: técnica,
de comando, administrativa, de cooperação e de integração.
Fator Ambiente Externo - Análise do processo de
relacionamento entre a empresa e seu ambiente.
O&M
Fator Sistema de Objetivos e Estratégias - Objetivo é o alvo ou
situação que se pretende atingir.
Fator Sistema de Objetivos e Estratégias - Considera o fator
tecnológico como o conjunto de conhecimentos que são
utilizados para operacionalizar as atividades na empresa para
que seus objetivos possam ser alcançados.
O&M
NÍVEIS DE INFLUÊNCIAS DA EST. ORGANIZACIONAL
NÍVEL ESTRATÉGICO – o nível estratégico de influência
considera a estrutura organizacional de toda a empresa e a
melhor interação desta com o ambiente.
NÍVEL TÁTICO – tem por finalidade otimizar determinada área
de resultado e não a empresa como um todo.
NÍVEL OPERACIONAL – pode ser considerado como a
formalização, principalmente através de documentos escritos,
das metodologias de desenvolvimento e implementação
estabelecidas.
O&M
PROCESSO DE IMPLANTAÇÃO DA EST. ORGAIZACIONAL
Aspectos a serem considerados:
análise e aprovação pela diretoria da empresa (aspectos
conceituais)
análise e aprovação pelos responsáveis das várias unidades
organizacionais (aspectos conceituais e principalmente
descritivos)
implantação efetiva
acompanhamento e avaliação do processo
O&M
PROVAVEIS RESISTÊNCIAS
Avaliação da Estrutura Organizacional
É um procedimento através do qual se verifica o que a
estrutura organizacional tem de bom e de ruim. Para tanto
deve-se fazer:
levantamento da estrutura atual (REAL)
delineamento da estrutura ideal (IDEAL)
O&M