Gerenciamento de Projetos e de Portfolio Base para uma gestão...

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Gerenciamento de Projetos e de Portfolio

Base para uma gestão eficaz


Roteiro:

Gerenciamento de Projetos: Introdução e Conceitos

Gerenciamento de Projetos: Metodologia

Gerenciamento de Projetos e a Estratégia Organizacional

Gerenciamento de Projetos e o PMO

Gerenciamento de Portfolio: Introdução e Conceitos

Gerenciamento de Portfolio: Processos de Monitoramento e Controle

Matriz de Priorização

Fatores de Sucesso

Proposta de ação


Introdução e Conceitos

O que é projeto?

“Um esforço temporário, levado a efeito para criar um produto / serviço único” (Definição do PMI)

“É um empreendimento único, com início e fim determinados, que utiliza recursos e é conduzido por pessoas, visando atingir objetivos

predefinidos” (Como se tornar um Profissional e Gerenciamento de Projetos)

Gerenciamento de Projetos

Características comuns aos projetos:

Temporário

Exclusivo

Progressivo


Operações

Projetos

x

Contínuas e repetitivas, com a finalidade de manter o negócio

Temporários e exclusivos, com finalidade de atingir seu objetivo

AMBOS SÃO:

• Realizados por pessoas • Restringido por recursos limitados• Planejado, executado e controlado


Projetos x Trabalhos Operacionais




O ciclo de vida de um projeto

Os projetos possuem um ciclo de vida ou um conjunto de etapas pelas quais o projeto progride e ao final de cada etapa um produto

(deliverable) é entregue.


Tipos de projetos

Construção,

P&D,

Informática,

Desenvolvimento de novos produtos,

Melhorias, etc.



De onde surgem os projetos?

No planejamento estratégico


Aumentar produtividade em 5%

Aumentar faturamento em 7%

Diminuir os custos em 10%

Ampliar a produção de ar

condicionado em 3%

Ampliar a produção de

geladeiras em 7%

Construção de uma fábrica

de Geladeiras no RJ

com capacidade para

10.000 geladeiras / ano

META DO PRESIDENTE ESTRATÉGIAS PROJETO


Exercício 1

Liste as características do estudo de caso: “Gerenciamento de Risco” que atestam que é um projeto.

Qual é o objeto?

Qual é o objetivo?

Qual é a justificativa do Projeto?






Planejamento da sua execução antes de iniciá-lo e o acompanhamento da sua execução.

Consiste na execução de processos gerenciais que cobrem diversas áreas de conhecimento. (Definição do PMBOK)


Iniciação Encerramento

Execução

Planejam.

Processo de

Monitoramento e Controle

Fonte: Como se tornar um profissional em Gerenciamento de Projetos

Paul Campbell Dinsmore

Iniciação


Ciclo de Vida do Gerenciamento de Projetos

Descreve o conjunto de processos que devem ser seguidos para que o projeto seja bem gerenciado.



ENCERRAMENTO

Fase IIIFase IIFase I Fase IV

En

tregas

Associa

das a

oPro

duto

Docum

enta

ção

de G

estã

o d

oPro

jeto

•Carta de abertura do projeto

•Kick-off

•Plano do Projeto

• Status do Projeto e atualização do Plano

INICIALIZAÇÃO

A P

C D



• Avaliação do Projeto

• Entrega I• Entrega II• Entrega III

• Entrega IV• Entrega V

• Entrega VI• Entrega VII • Entrega VIII


Ciclo de Vida do Gerenciamento de Projetos




Processos sobrepostos de gerenciamento de projetos

Descreve o conjunto de processos que devem ser seguidos para que o projeto seja bem gerenciado.


Processos de

Planejamento

Processos de

IniciaçãoProcessos de

Controle

Processos de

Execução

Processos de

Encerramento

Tempo

Nív

el de A

tivid

ade

Fonte: Como se tornar um profissional em Gerenciamento de Projetos

Paul Campbell Dinsmore



Ciclo Universal de Gerenciamento


C

PA

D


C

D

A

• Acompanhar a Execução das tarefas

• Analisar os Desvios encontrados,

identificar suas causas e estabelecer as

ações corretivas necessárias.

• Monitorar os Resultados Obtidos,

comparando-os com as metas

estabelecidas e identificando eventuais

desvios.

P

D

A

C

Inicialização

Encerramento

CO

NT

RO

LE

P

D

A

C

Inicialização

Encerramento

CO

NT

RO

LE

PLANO DO PROJETO

• Consolidar as Metas do Projeto.

• Definir as Tarefas Necessárias para o

atingimento das metas.

• Identificar responsáveis, recursos e custos

P




Escopo

Q





O Gerenciamento de Projetos e as 9 Áreas do PMBOK*

Integração

Escopo

Tempo

Custo

Qualidade

Recursos Humanos

Comunicação

Riscos

Contrato


*PMBOK: Project Management Body of Knowledge



Integração

O gerenciamento de integração abrange os processos de gereciamento requeridos para que possa ser assegurada toda a coordenação entre os distintos elementos do projeto

Escopo

Abrange os processos de gerenciamento requeridos para que tenhamos a certeza de que a equipe do projeto realizará todo e somente o trabalho necessário para que o projeto seja bem sucedido.

Tempo

Assume uma importância vital na implantação do empreendimento.




Custo

Inclui os processos necessários para assegurar que o projeto será concluído dentro do orçamento aprovado.

Qualidade

O gerenciamento da qualidade do projeto deve ser direcionado tanto para o gerenciamento do projeto quanto para o produto resultante do mesmo.

Recursos Humanos

Tem como objetivo principal possibilitar a utilização mais efetiva das pessoas envolvidas no projeto.




Comunicação

Inclui um conjunto de processos exigidos para assegurar a geração, coleta, distribuição, armazenamento apropriado e o controle básico das informações do projeto.

Riscos

Processo sistemático de definição. Análise e resposta aos riscos do projeto cujo objetivo é maximizar os eventos positivos e minimizar a conseqüência dos eventos negativos.

Contratos

Inclui os processos para adquirir bens e serviços externos à empresa executora sendo discutido sob o ponto de vista do comprador na relação comprador-fornecedor.



Conjunto de conhecimentos

em gerenciamento de

projetos

Habilidades Interpessoais

Conhecimento e habilidades de

gerenciamento geral

Entendimento do ambiente do Projeto

Conhecimento, normas e

regulamentos da área de aplicação




GE

RE

P

DC

A

INICIALIZAÇÃO

ENCERRAMENTO

TERMO DE ABERTURA

(Project Charter)

PLANO DO PROJETO

RELATÓRIO DESEMPENHO

PLANO DE AÇÃO

AGENDA

CRONOGRAMA ATUALIZADO

LIÇÕES APRENDIDAS

TERMO DE ACEITE

AVALIAÇÃO DOS INDICADORES

AVALIAÇÃO DA GESTÃO DO PROJETO

AVALIAÇÃO TÉCNICA E DE PERFORMANCE

RELATÓRIO DA SITUAÇÃO

CUSTO ATUALIZADO

SOLICITAÇÃO DE MUDANÇASRELATÓRIO FOTOGRÁFICO


Metodologia



Metodologia

O Plano do Projeto

É o principal documento do projeto relativo ao aspecto gerenciamento, pois mantém a integração de todas as informações sobre como o trabalho será realizado de forma a se atingir a meta.

o Seção A: Resumo do Projeto

o Seção B: Detalhamento do Projeto

o Seção C: Regulamentos

o Seção D: Aspectos Estratégicos



Metodologia

PRINCIPAIS ENVOLVIDOS (STAKEHOLDERS )

ESTRUTURA ORGANIZACIONAL VIRTUAL

ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO - EAP (WBS )

PLANO DE COMUNICAÇÃO

CRONOGRAMA MACRO (GRÁFICO DE GANTT )

MATRIZ DE RESPONSABILIDADES

+ + +

PRINCIPAIS PRODUTOS (DELIVERABLES ) E CRITÉRIOS DE ACEITAÇÃO

DETALHAMENTO DO ESCOPO

PREMISSAS DE IMPLEMENTAÇÃO

PLANO DO PROJETO

META

FLUXO DE CAIXA

RISCOS

CÓD: PROJETO: Urbanização

PLANO DE AQUISIÇÕES

REGULAMENTOS / LEGENDAS


Exercício 2

Com base no estudo de caso “xxxxxxx” defina:

Objeto

Justificativa

Objetivo

Escopo

A proposta está completa?

O elaborador da proposta demonstrou conhecimento dos conceitos em questão?




Metodologia

META

Na meta descrevemos

- Objeto- Objetivo- Valor do Investimento

- Data de início e término do Projeto- Indicadores de benefícios

PRINCIPAIS ENVOLVIDOS

São todas as pessoas envolvidas direta ou indiretamente no projeto, executando ou se beneficiando com o mesmo.



Metodologia

ESTRUTURA ORGANIZACIONAL VIRTUAL

Visualização gráfica da equipe do projeto.

PREMISSAS DE IMPLANTAÇÃO

São verdades adotadas pelo Gerente do Projeto para garantir que a meta do projeto seja cumprida.

“Para cada restrição há uma premissa.”

DETALHAMENTO DO ESCOPO

Visão detalhado da que será entregue ao final do projeto;

Mostra o que será entregue e o que não será entregue.



Metodologia

EAP – ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO (WBS)

Agrupamento orientado a produtos de elementos do projeto que organiza e define o escopo total do trabalho.

Pacotes de trabalho

PRINCIPAIS PRODUTOS

Descriminação dos principais produtos a serem entregues pelo projeto, com os critérios de aceitação.

CRONOGRAMA

Caracterização dos prazos (duração e início-fim das atividades), predecessoras e caminho crítico do projeto.



Metodologia

MATRIZ DE RESPONSABILIDADES

Relação dos responsáveis por cada pacote de trabalho do projeto.

FLUXO DE CAIXA

Relação de entrada e saída de recursos do projeto.

PLANO DE AQUISIÇÕES

Relação dos contratos referentes ao projeto.

Inclui os processos para adquirir bens e serviços externos à empresa executora sendo discutido sob o ponto de vista do comprador na relação comprador-fornecedor.



Metodologia

PLANO DE COMUNICAÇÕES

Conjunto de processos exigidos para assegurar a geração, coleta, distribuição, armazenamento apropriado e o controle básico das informações do projeto.

RISCO

Qualquer evento ou condição em potencial que, em se concretizando, pode afetar negativamente ou positivamente um objetivo do projeto.

REGULAMENTOS E LEGENDAS

Normas adotadas (farol de desvio de prazo e custo);

Solicitação de mudanças.


Exercício 3

Elabore a EAP do seguinte projeto:

Solenidade de início das obras do PAC Favelas

Pontos de atenção (exemplos)

O Presidente estará presente (integração com o cerimonial do Presidente);

Segurança;

Local do evento + visita à comunidade;

Almoço para os secretários e consórcio vencedor da licitação;

etc...



Exercício 3 (continuação)

Com base na EAP, monte o cronograma do evento:

Solenidade de início das obras do PAC Favelas

Pontos de atenção (exemplos)

Duração das atividades;

Predecessoras;

Qual o caminho crítico?

Qual atitude será tomada para antecipar o projeto em 5 dias? Explique.



Estratégia Organizacional


S

uce

sso

Maturidade

12

34

5

60%

GP

ES

TR

UT

UR

A

OR

GA

NIZ

AC

ION

AL

ME

TO

DO

LO

GIA

INF

OR

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TIZ

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ÃO

COMPETÊNCIAS

GP

ES

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COMPETÊNCIAS

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LO

GIA

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OR

MA

TIZ

AÇ

ÃO

COMPETÊNCIAS


Estratégia Organizacional

Estrutura Organizacional

Funcional

Matricial Fraca

Matricial Forte

Projetizada



PMO – Project Managment Office

Objetivos

Orientar e dar suporte aos Gerentes de Projetos, permitindo à empresa desenvolver seus projetos da forma mais eficiente e eficaz

possível.

O papel do PMO deve estar claramente definido

A alta administração deve estar comprometida com o PMO

O PMO deverá utilizar processos e técnicas de gerenciamento de projetos próprios para o projeto



PMO – Project Managment Office

Algumas funções do PMO

Suporte Administrativo

Métodos e Padrões

Consultoria e Aconselhamento (Mentoração)

Treinamento

Acompanhamento dos Profissionais em Gerenciamento de Projetos



Exercício 4

Com base na Ação do Pronasci, indicar:

Objeto

Justificativa

Objetivo

Escopo

Elabore uma EAP para o projeto;

Com base na EAP propostas, elabora o cronograma do projeto; indicando premissas para justificar suas decisões;

Defina indicadores de resultado;

Mapeie riscos em potencial.



Gerenciamento de Portfolios


Portfolio

Um conjunto de projetos e/ou programas e outros trabalhos agrupados para facilitar o gerenciamento efetivo destes trabalhos e alcançar os

objetivos estratégicos do negócio.

Não precisam ser interdependentes ou diretamente relacionadas;

Refletem os investimentos feitos ou planejados;

Componentes selecionadas alinhadas com objetivos e metas;

As componentes são quantificáveis.


Benefícios

Estratégia

Resultados


Gerenciamento de Portfolio

Envolve a identificação, priorização, autorização, gerenciamento e controle de projetos, programas e outros trabalhos para alcançar os

objetivos estratégicos específicos do negócio.





Gerenciamento de Portfolio

Foco Organizacional – Visa assegurar que a seleção de investimentos atinge e complementa os objetivos estratégicos definidos.

Foco do Gerenciamento de Projetos – Possibilita o alcance de contribuições individuais aos objetivos estratégicos.

Objetivos do Gerenciamento de Portfolio

Maximização do Valor

Balanceamento

Direção Estratégica




Estratégia Organizacional e Gestão de Portfolio

Visão

Missão

Plan. e Gerenc. de

operações

Estratégias e objetivos

Corporativos

Gerenciamento

de operações

Plan e Gerenc de

Portfolio de Projetos

Gerenciamento de programas

e projetos autorizados

Recursos Organizacionais

Estratégico

Tático



Introdução e ConceitosSEPLAG

EGP-Rio




Identificação

Criar uma lista atualizada com informações suficiente para assegurar que as componentes sejam a escolha correta para um portfolio abrangente.


10

9

8

7

6

5

4

3

2

1

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Viabilidade

Baixa Média Alta

Média

Alt

a

Co

ntr

ibu

ição

para

vis

ão

e v

alo

r

Baix

a

Legenda:

Ganhos rápidos

Alto valor: Mudar escopo para aumentar

viabilidade

Descartar

Zona de conforto: Projetos fáceis de

implementar, mas que contribuem pouco valor.



Identificação




Categorização

Classificar as componentes do portfolio em grupos pré-estabelecidos e relevantes estrategicamente, permitindo o balanceamento de investimentos e riscos entre categorias estratégicas.




Priorização

Ordenar as componentes selecionadas, dentro de cada categoria estratégica, de acordo com a expectativa de benefício e critérios estabelecidas.

1 1 1 1 1 5Maior Prioridade

0 0 1 1 0 2

0 1 1 1 0 3

0 0 0 1 0 1

0 0 0 0 0 0Menor Prioridade

0 1 1 1 1 4

Pro

jeto

D

Pro

jeto

E

Pro

jeto

F

Pro

jeto

J

Projeto A

Projeto B

Projeto C

Projeto D

Projeto E

Projeto F

Pro

jeto

A

Pro

jeto

B

Pro

jeto

C




Priorização

Critério de Priorização Múltiplo

Medida Rank Medida Rank Medida Rank Medida Rank

A 8 2 1 6 1,2 6 1 5 4,5 5

B 7,5 3 3,3 1 4 1 3,3 2 1,9 1

C 6 6 2 4 1,7 5 4 1 3,9 4

D 9,6 1 2,5 2 2 4 1,3 4 2,6 2

E 6,5 5 1,5 5 3,6 2 0,7 6 4,9 6

F 7,4 4 2,2 3 2,4 3 1,5 3 3,3 3

Score Rank

Prioridade

Critério 3

Peso 15%

Critério 4

Peso 30%

CRITÉRIOS

PROJETO

Critério 1

Peso 30%

Critério 2

Peso 25%



Processos de Monitoramento e Controle

Revisão de Portfolio e Relato de Desempenho

Obter resultados de desempenho, promover o relato desses resultados e reavaliar a atualidade e valor do portfolio, numa freqüência apropriada, de modo a assegurar o alinhamento com as estratégias organizacionais, a mensurar o progresso do alcance dos objetivos estratégicos e avaliar a utilização efetiva dos recursos.

- Rever o “apadrinhamento”, as responsabilidades pelas prestações de contas e demais aspectos;

- Rever prioridades das componentes, dependências, escopo, retornos esperados, riscos e desempenho financeiro, contra critérios de controle estabelecidos;

- Rever impactos esperados de previsões de negócios, utilização de recursos e limitadores de capacidade de portfolio;

- Determinar a inclusão, exclusão, término e/ou continuidade de componentes, bem como rever a priorização;

- Fazer recomendações e/ou oferecer direções para as componentes;

- Propor mudanças no modelo de gestão de portfolio, se necessário.



Processos de Monitoramento e Controle

Mudança Estratégica

Permitir que o processo de gerenciamento do portfolio responda à mudanças significativas na estratégia.

Tais mudanças podem impactar a categorização de componentes e/ou a sua priorização e requer o rebalanceamento do portfolio.



Matriz de Priorização



Fatores Críticos de Sucesso

Por que há falhas no alcance de metas?

Objetivos e metas estratégicos irreais;

A organização não dispõe do alinhamento interno necessário para conduzir a estratégia;

A organização não dispõe das capacidades necessárias para implementar as estratégias num nível tático detalhado;

Pré-disposição para implantar e acreditar na obtenção de seus resultados;

Existir um nível de gerenciamento de projetos com medidas de desempenho e recuperação de informações de projetos

Ter um processo de planejamento estratégico com granularidade de estratégias bem definidas.



Proposta de Ação


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