Gerenciamento de Escopo de Projetos

Gerenciar o escopo

O Gerenciamento do Escopo compreende os procedimentos necessrios para assegurar o sucesso do projeto. Por escopo entende-se o que dever ser feito durante a realizao do trabalho e, conseqentemente, do produto. A principal tcnica para definio de escopos a confeco da Estrutura Analtica do Projeto (EAP) ou Work Breakdown Structure (WBS).

Os processos mais usados para o Gerenciamento de Projetos so:

Iniciao - autorizar o projeto ou fase.

Planejamento do Escopo desenvolver uma declarao escrita do escopo como base para decises futuras do projeto.

Detalhamento do Escopo subdividir os principais subprodutos do projeto em componentes menores e manejveis.

Verificao do Escopo formalizar a aprovao do escopo do projeto.

Controle de Mudanas do Escopo controlar as mudanas do escopo do projeto.

WBS, OBS, EPS

O detalhamento do Escopo pode ser elaborado atravs de decomposio dos principais subprodutos do projetos, mais manejveis, at que estejam definidos em detalhe suficiente para suportar o desenvolvimento das atividades do projeto.

O resultado a Estrutura Analtica do Projeto (EAP) ou Work Breakdown Structure (WBS).

Uma Estrutura Analtica de Projeto (EAP) um agrupamento de componentes de projeto, orientado para elaborao de subprodutos (deliverable - oriented) que organiza e define o escopo total do projeto.

O trabalho que no est na EAP est fora de escopo do projeto. Com relao declarao do escopo, a EAP freqentemente usada para criar ou ratificar o entendimento comum do escopo do projeto.

Alm da EAP ou WBS, h outras estruturas complementares, onde todas as atividades do projeto so representadas. Tais estruturas so a Estrutura Organizacional (OBS), representada pela estrutura hierrquica da organizao e a Estrutura Empresarial de Projetos ou EPS, onde os projetos so organizados segundo as reas de negcios da organizao.

Esta ltima til para o acompanhamento gerencial global da empresa ou para uso do Project Management Office (PMO).

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Concluso

O controle do escopo inicia-se com sua definio. Primeiramente, preciso transformar desejos, ansiedades e expectativas num documento formal, chamado Declarao de Escopo, que completado pela Estrutura Analtica do Projeto e pela Matriz de Acompanhamento dos requisitos.

Este processo interativo com as partes envolvidas, at o fechamento formal dos documentos. Nada deve ser deixado como subentendido, bvio, ou do tipo ele j sabe.

As mudanas fazem parte do processo e so inevitveis. O importante deter o controle sobre elas. A primeira regra criar um nico ponto de contato entre as partes, sendo o Gerente de Projeto o ponto focal.

Nada, mas absolutamente nada, pode ser alterado sem o prvio consentimento do Gerente de Projeto, com a devida anlise do impacto no prazo, no custo, no risco e na qualidade. A falta de controle, muitas vezes, est no processo de comunicao e no nos mecanismos de acompanhamento do escopo.

comum o usurio solicitar mudanas diretamente ao programador que as executa, em detrimento de outras atividades em andamento. O usurio no percebe que seus pedidos perturbam o desenvolvimento do projeto, afetando a produtividade e qualidade, em conseqncia nos prazos e nos custos.

O sucesso no Gerenciamento do Escopo ou das Expectativas, estabelece uma linha de comunicao nica entre as partes e a formalizao de todas as informaes relevantes, incluindo cada solicitao de alterao e seu respectivo impacto no projeto. Muitas mudanas devem ser adiadas para viabilizar o trmino do projeto em condies adequadas ao seu principal objetivo.

Velhos ditados ainda so vlidos. o timo inimigo do bom. Devemos buscar a simplicidade e desenvolver projetos incrementais, seguindo a teoria de Pareto (80/20), procurando resolver os problemas gerais e mais importantes com o menor esforo. Depois, em fases futuras, iremos promover manutenes que completaro o sistema, em novos projetos.

Fonte

KRAUSE, Walther. Gerenciar o escopo. In:_____. Escopo ou desejo? Como atender com sucesso? Developers' Magazine ISLIG-Rio. Disponvel em: . Acesso em: 21 mai. 2014.1