Gestão de Projetos

Agenda

• Introdução à Gestão de Projetos• As vantagens desta abordagem gerencial• A implantação de Gestão de Projetos• O surgimento da Gestão por Projetos

Introdução à Gestão de Projetos

Gestão de Projetos

• O que é um Projeto?

• O que é Gerência de Projeto?

O que é um Projeto?

Um empreendimento único e não-repetitivo, de duração determinada, formalmente organizado e que congrega e aplica recursos visando o cumprimento de objetivos preestabelecidos.

Darci Prado

É o processo de reunir e liderar uma equipe de pessoas e outros recursos, para estimar, planejar, acompanhar e controlar um número de tarefas relacionadas entre si, que resulta num produto final específico, que deve ser criado num prazo, dentro de um orçamento e de acordo com as especificações.

American Management Association

Diferença entre Projeto e Operação

Projetos• É um esforço temporário e

único. • A equipe planeja e executa o

projeto • Enfrenta escopos que podem

ser desconhecidos• Utiliza equipe multidisciplinar • Termina com um resultado

único e específico • Exemplo: A minha mudança de

residência

Operações• É um esforço contínuo , estável,

repetitivo e consistente. • As pessoas desempenham as

mesmas tarefas a cada ciclo do processo

• Não exige uma equipe multidisciplinar

• O controle de produtividade é estabelecido em torno de metas de produção

• Exemplo: O trabalho da empresa de mudanças

Projeto e Operação

Processo Processo A1A1

Processo Processo A2 A2

Proje

to 1

Proje

to 1

Proje

to

Proje

to

22

Idéia

Gerência de Projetos

• É a sistematização e a organização dos processos de Definição, Planejamento, Execução, Controle e Conclusão de Projetos.

• São técnicas e métodos de Administração, aplicados para estimar, planejar e controlar atividades com o objetivo de alcançar um resultado final dentro de determinado prazo, custo e de qualidade.

Onde se utiliza GP

• Implantação de TI e Telecomunicações• Desenvolvimento de Novos Produtos e

Serviços• Projetos de Engenharia• Projetos de Marketing• Projetos de Manutenção• Melhoria de Processos

As vantagens desta abordagem gerencial

As principais vantagens de GP

• Maior satisfação do Cliente

• Ciclo de desenvolvimento mais curto

• Custos menores

• Decisões mais eficazes

• Menos improviso

Outras vantagens de GP

• A entrega é feita dentro do prazo contratado• O orçamento é respeitado• A identificação antecipada dos problemas

permite planejar e realizar ações corretivas• Criar um produto ou prestar um serviço de

qualidade na primeira vez

Mais vantagens de GP

• O planejamento e o compartilhamento de recursos aprimora a eficiência (reduz custos).

• A comparação do Realizado com o Planejado melhora o desempenho dos projetos.

Vantagens adicionais de GP

• A utilização de procedimentos, formulários e modelos amigáveis sistematiza o trabalho.

• A comunicação previamente planejada facilita a entrada, saída, distribuição, freqüência e no arquivamento de dados do projeto.

A implantação de Gestão de Projetos

Como implantar GP ?

• Disseminar em toda a organização os princípios e a metodologia de Gerência de Projetos

• Implementar normas e procedimentos com as quais os patrocinadores e as equipes de projeto se nortearão.

• Formar as Equipes de Projeto e desenvolver as habilidades pessoais

• Disponibilizar orientadores internos ou externos capazes de apoiar as equipes.

• Constituir um comitê definidor de prioridades para os projetos.

Quais as restrições à aplicação da GP ?

• Um bom gerenciamento de projetos exige um investimento inicial de tempo e esforço• Não há tempo para Planejar, mas sempre há tempo

para improvisar e fazer de novo.

• A organização não está comprometida• Estimativas de prazo e de custo não são realistas.

• A organização não sabe como utilizar GP• Utiliza algumas ferramentas por pressão do

mercado.

Por que algumas empresas não se utilizam de GP ?

• A organização utilizou a GP de modo inadequado.• Não há integração: diferentes grupos têm

objetivos diferentes• A organização tem medo de controle.

• Cultura do improviso• Orientação para o produto e não para o processo.

PRODUTOPRODUTO

porqueporque

As quatro restrições em GP

EscopoEscopoO queO que

QualidadeQualidadeQuanto bomQuanto bom

CustoCustoPor quantoPor quanto

TempoTempoQuandoQuando

DesempenhoDesempenho

EsforçoEsforço

CompetitividadeCompetitividadeViabilidadeViabilidade

Metodologia PMBOK / PMI

• Integração• Escopo• Tempo• Custo• Qualidade• Recursos Humanos• Comunicações• Risco• Aquisições

IntegraçãoC

usto

Prazo

Escopo

RH

Risco

Comunicação

Aquisição

Qualidade

As cincos fases de GP

• Definição• Planejamento• Execução• Controle• Conclusão

Definição Planejamento

Controle Execução

Conclusão

Definição

• Estudar a viabilidade de realizar um projeto• Determinar o objetivo e as metas que o projeto deve

alcançar.• Determinar as expectativas dos envolvidos no

projeto – usuários, clientes, direção e outros.• Definir o escopo geral do projeto.• Selecionar os primeiros integrantes da equipe do

projeto.• Formalizar a constituição do projeto.

Planejamento

• Detalhar o escopo do projeto em termos de resultados, prazo e recursos.

• Listar as atividades necessárias para alcançar os objetivos do projeto.

• Seqüenciar as atividades de maneira mais eficiente possível.

• Elaborar um cronograma e um orçamento viável para alocar recursos às atividades necessárias para concluir o projeto.

• Obter a aprovação dos envolvidos e interessados no projeto.

Execução

• Gerenciar a equipe do projeto• Reunir-se com os integrantes da equipe do projeto.• Comunicar-se com os envolvidos e interessados no

projeto. • Solucionar conflitos ou problemas que surgem

durante a execução.• Assegurar os recursos necessários – dinheiro,

pessoal e equipamentos – para executar o projeto aprovado.

Controle

• Monitorar os desvios do programado.• Tomar ações corretivas para harmonizar o

executado com o programado.• Avaliar as solicitações de alteração do projeto que

envolvam escopo, prazo e custo.• Quando necessário, reprogramar o projeto.• Quando necessário, ajustar o nível de recursos.• Proceder os ajustes necessários e obter a

aprovação dos patrocinadores do projeto.

Conclusão

• Encerrar as atividades e apreender com a experiência vivenciada no projeto.

• Avaliar os resultados finais do projeto com a equipe e os demais envolvidos no projeto.

• Redigir o relatório final e dissolver a equipe do projeto

As três dimensões da GP

Encerrar

Controlar

Executar

Planejar

Iniciar

AquisiçãoR HRiscoComunicaçãoCusto

CronogramaEscopo

QualidadeIntegração

Implementação

Teste

Desenvolvimento

Projeto Técnico

Requisitos

Definição e Justificação

Processos de GPProcessos de GP

Responsabilidades de GPResponsabilidades de GP

Ciclo de Vida Ciclo de Vida de Projetosde Projetos

Técnicas de GP

• Levantamento das Necessidades do Cliente• Análise de Viabilidade - Business Case• Constituição do Projeto – Project Charter• Planejamento das Atividades – Estimativas e

Premissas • Definição de Recursos – Planilha de Recursos• Plano de Comunicações • Plano de Gerenciamento de Riscos• Controle – Valor Acumulado, Curva S• Gerenciamento de Fornecimento e Contratos

Pessoas

Processos

Infra-estrutura de Sistemas de Informação

Estratégia de Atuação

Qualificação profissional

Apoio da Direção

Metodologia e Procedimentos