Gestão de Supermercados com ERP (Trabalho TCC)

Ibirubá 2010

PAULO LUCIMAR SEIBEL

SISTEMA DE ENSINO PRESENCIAL CONECTADO CURSO DE ADMINISTRAÇÃO BACHARELADO

GESTÃO DE SUPERMERCADOS COM ERP Desafios e Oportunidades

(Estudo de Caso: XYZ Supermercados)

Ibirubá 2010

GESTÃO DE SUPERMERCADOS COM ERP Desafios e Oportunidades

(Estudo de Caso: XYZ Supermercados)

Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à Universidade Norte do Paraná - UNOPAR, como requisito parcial para a obtenção do título de Bacharelado em Administração. Tutor Orientador: Vanessa Pazinato Professor Supervisor: Dorival Magnus Júnior

PAULO LUCIMAR SEIBEL

Londrina, _____de ___________de 20___.

Dedico este trabalho aos meus pais Perfílio

Seibel (in memoriam) e Anita Bohrer Seibel (in

memoriam) os quais dedicaram suas vidas com

muito amor, trabalho e suor para que nunca me

faltasse alimento, saúde e educação. Aos meus

irmãos que até hoje, mesmo não estando perto,

ainda se preocupam por mim.

AGRADECIMENTOS

A todas as amizades que até o momento tive a oportunidade de

fazer, pois a cada amizade que fazemos nos ajuda a sermos um pouco mais

humanos.

A todos que um dia me deram uma oportunidade de trabalho, pois o

trabalho dignifica o Ser Humano.

Aos professores e a Instituição da UNOPAR por ter empreendido

esse projeto de Universidade que oportuniza a formação a tantas pessoas como eu.

A Tutora de Sala Vanessa Pazinato que nos acompanhou com

dedicação e paciência nesses quatros anos e a Direção e Funcionários do Polo da

UNOPAR – Ibirubá, RS.

A empresa de desenvolvimento de sistemas MEB Sistemas Ltda.

desenvolvedora do sistema Sysmo pela liberação do software para apoio na

execução desse trabalho.

E a todos que até o momento me propiciaram a oportunidade de

crescer, seja criando obstáculos ou dando oportunidades, pois até mesmo os

obstáculos nos ensinam a crescer, o meu muito obrigado.

“Saber a verdade, Querer o bem, Amar o belo e Fazer o que é Justo. Porque a verdade, o bem, o belo e o justo são inseparáveis, de tal forma que aquele que sabe a verdade não pode deixar de querer o bem, amá-lo porque é belo e fazê-lo porque é justo.” (Eliphas Levi, 1810 – 1875).

SEIBEL, Paulo Lucimar. Gestão de Supermercados com ERP: Desafios e Oportunidades (Estudo de Caso: Regional Supermercados). 2010. Número total de folhas. Trabalho de Conclusão de Curso (Administração - Bacharelado) – Centro de Ciências Empresariais e Sociais Aplicadas, Universidade Norte do Paraná, Ibirubá, 2010.

RESUMO

O estudo teve como objetivo apresentar os desafios e oportunidades que a implantação de um software ERP proporciona ao setor varejista de supermercados. A automatização é uma realidade que cada dia se faz mais necessária para dar apoio à gestão eficiente de qualquer empreendimento empresarial. Para isso, adotou-se uma abordagem empírico-teórica orientada para um Estudo de Caso com a finalidade de poder apresentar conceitos e técnicas de administração relacionadas ao ramo varejista de supermercados. O estudo tomou como base a rede de supermercados XYZ Supermercados, fundada em 1984 pela iniciativa empreendedora de Alberto. No início era apenas um mini—mercado na avenida principal da cidade de Vitória, RS. O atendimento realizado pelo proprietário e um auxiliar que atendia na parte de carnes. O foco era a oferta de carnes com cortes personalizados de acordo com os pedidos dos clientes. Dai o nome inicial de Supermercado das Carnes. Três anos depois o empreendimento foi transferido para instalações maiores, agora na rua 03 de setembro. Em 1988 Alberto abre a segunda loja na rua Maio, adotando o conceito de loja de vizinhança. Oferecendo um atendimento diferenciado, crédito fácil e preços baixos a empresa continuo crescendo. Em 1999 abriu a terceira loja em Vitorino, RS e em 2003 a quarta loja em Salem, RS. A partir de 2003 foi alterado o contrato social e a empresa passou a denominar-se XYZ Supermercados como forma de identificar a empresa com toda os municípios onde possui lojas além dos municípios vizinhos onde conquistou clientes que se deslocam até suas lojas em busca de bom atendimento, preço e qualidade. Em 2005 pressionado pela necessidade de obter maior controle das atividades administrativas a empresa contrata um colaborador para dar inicio a um processo de controle integrado dos estoques, compras e vendas das lojas. O primeiro passo sugerido foi a troca do software por um sistema ERP que oferece condições de interligar e integrar as quatro lojas. Durante um ano e meio foram analisados diversos pacotes de software até que finalmente a empresa optou pela adoção do sistema de ERP Sysmo desenvolvido pela empresa Sysmo Sistemas Ltda. de São Miguel do Oeste – SC. A escolha foi feita após constatar, em visita a outros supermercados da região que a empresa possui vários cliente supermercadista na região que confirmaram a qualidade e a garantia dos serviços prestados. A adoção e implantação de um software ERP requer um planejamento e um cuidado especial pois é uma parceria de longo prazo que demanda tempo e recursos e quando mal analisado acaba gerando frustações para as empresas. A finalidade desse estudo é apresentar as funcionalidades do ERP Sysmo focado para a gestão de supermercado.

LISTA DE FIGURAS

Figura 1 – Hierarquia das Necessidades Humanas ..... Erro! Indicador não definido.

SUMÁRIO

Referências ............................................................................................................. 68

1. Capítulo I (Introdução)

1.1. Introdução ao Tema e Justificativa da Pesquisa ................................. 15 1.2. Objetivos .............................................................................................. 16 1.3. Metodologia .......................................................................................... 17 1.3.1. Delimitação do Estudo .......................................................................... 17 1.3.2. Técnica, Análise e Interpretação dos Dados ........................................ 18 1.4. Caracterização da Organização em Estudo ......................................... 19

2. Capítulo II (Referencial Teórico)

2.1. Evolução do ERP (Enterprise Resources Planning) ............................. 25

3. Capítulo III (A Gestão de Supermercado com ERP)

3.1. Gestão de Estoques ............................................................................... 36 3.1.1. Cadastro e Classificação dos Produtos .................................................. 39 3.1.2. Movimentação Diária .............................................................................. 53 3.1.3. Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) ................................................................. 63

4. Capítulo IV (Análises, Conclusões, Limitações e Recomendações) 4.1 Conclusões .................................................................................................. 67

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1. CAPÍTULO I (INTRODUÇÃO)

A gestão de Supermercados tem passado por um processo de

profissionalização da administração forçada pelo aumento da concorrência e pela

diminuição das margens de lucros. Com a consolidação do Plano Real os

Supermercados se viram obrigado a rever a forma como administravam seus

negócios. Com margens mais apertadas era necessário reduzir os altos índices de

perdas causadas por roubos, avarias, deterioração e manuseio inadequado dos

produtos. Além disso, a prática de manter altos estoques, na época da inflação, foi

substituída por estratégias de compras mais racionais e focadas nos produtos de

alto giro. A informatização, primeiramente dos pontos de vendas (PDVs) e depois da

retaguarda foi o primeiro passo rumo à modernização do setor. Num segundo

momento era necessário integrar as informações de vendas, compras, financeiro,

logística e de pessoal para que os gestores pudessem ter uma visão consolidada de

todos os processos da empresa. É a partir dessa nova realidade que os Sistemas de

Gestão Empresarial – Enterprise Resources Planning (ERP) passa a fazer parte do

vocabulário no dia a dia do setor supermercadista.

Segundo Haberkorn (2003, p. 44): “A sigla ERP chegou ao Brasil em

meados da década de 90 quando aqui aportaram as empresas estrangeiras do

setor”. O ERP é a evolução dos sistemas de softwares de controle de estoques,

finanças, materiais e produção surgidos na década de 60 nos EUA.

A proposta desse trabalho é apresentar passo a passo o processo

de implantação de um software ERP em uma pequena rede de supermercados,

desde o processo de escolha do software até a fase de mudança de cultura

necessária para a utilização plena de todas as potencialidades que a tecnologia dos

Sistemas de Gestão Empresarial (ERP) oferece.

10

1.1. Introdução ao Tema e Justificativa da Pesquisa

A rápida evolução da tecnologia da informação com o aumento da

capacidade de processamento dos computadores e o surgimento de novas técnicas

de programação e ferramentas de desenvolvimento de software aliadas a

disseminação do conhecimento propiciado pela internet fez surgir uma grande oferta

de programas para as mais diferentes área e necessidades humanas. Se na década

de 80 a dificuldade era encontrar um software que atendesse a todas as

necessidades de registro de informações de uma empresa, hoje o aumento da oferta

de programas disponíveis torna a decisão, de qual programa adotar, muito mais

técnica e demorada. Isto porque a complexidade e a diversidade dos programas, a

necessidade de se conhecer as reais necessidades atuais e futuras da empresa, os

custos de aquisição, implantação e manutenção e o ciclo estimado de vida das

tecnologias são fatores essenciais ao sucesso ou fracasso de um projeto de

implantação de um ERP.

É com os olhos voltados para questões como: escolha do software

adequado as reais necessidades atuais e futuras de uma pequena rede de

supermercados; critérios de escolha, tecnologias disponíveis, processos internos de

gestão no ramo de supermercados, que apresento a proposta de trabalho: Gestão

de Supermercados com ERP – Desafios e Oportunidades.

O trabalho será fundamentado em um Estudo de Caso baseado na

experiência vivenciada pelo autor, que atua na área de TI da empresa Regional

Supermercados, e foi responsável pela implantação do software ERP Sysmo. O ERP

Sysmo é um software focado exclusivamente para a área de Gestão de pequenas e

médias empresas de supermercados e atacadistas do ramo de alimentos.

Atualmente com mais de 670 clientes em todo o Brasil o ERP Sysmo apresenta

módulos integrados de Gestão de Estoques, Logística, Finanças, Contabilidade e

Fiscal, CRM e Controle Patrimonial possibilitando a apresentação de um estudo

contributivo para o aperfeiçoamento da gestão profissional dos pequenos e médios

supermercados.

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1.2. Objetivos

3.1 OBJETIVO GERAL

• Apresentar um Estudo de Caso envolvendo a escolha e

implantação de um software de Sistema de Gestão Empresarial

(ERP) apresentando inicialmente um apanhado geral da evolução

histórica das tecnologias de informação bem como do surgimento e

crescimento das lojas de autosserviço de alimentos

(Supermercados) no Brasil. As necessidades atuais e futuras de

informação do setor e as práticas de administração adotadas pelas

pequenas e médias lojas e redes de supermercados. As

dificuldades, desafios e oportunidades que os softwares ERP

oferecem á modernização da administração dessas empresas.

3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Apresentação de uma análise sobre o processo de escolha de um

software de ERP dimensionado a real necessidade da empresa;

• Funcionalidades de um ERP;

• Elaboração de um Plano Diretor de Informática;

• Análise do software de Gestão ERP Sysmo;

• Processo de Gestão de Estoques e Compras em Supermercados;

• Processo de Gestão de Logística;

• Processo de Gestão de Vendas;

• Processo de Gestão Financeira e Contábil.

• Novas tendências de Gestão e tecnologias para Supermercados

o CRM – Customer Relationship Management;

o Comércio On-line – e-commerce;

o ECR - Efficient Consumer Response.

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4 METODOLOGIA

A metodologia adotada foi a de Estudo de Caso, adotando a

característica geral de pesquisa qualitativa.

Segundo Rodrigo (2008, p. 3 e 4):

Os estudos de caso objetivam a descoberta: o investigador se manterá atento a novos elementos que poderão surgir, buscando novas respostas e novas indagações no desenvolvimento do seu trabalho.

• Os estudos de caso enfatizam a interpretação contextual: para melhor compreender a manifestação geral de um problema, deve-se relacionar as ações, os comportamentos e as interações das pessoas envolvidas com a problemática da situação a que estão ligadas.

• Os estudos de caso têm por objetivo retratar a realidade de forma completa e profunda: o pesquisador enfatiza a complexidade da situação procurando revelar a multiplicidade de fatos que a envolvem e a determinam.

• Os estudos de caso usam várias fontes de informação: o pesquisador recorre a uma variedade de dados, coletados em diferentes momentos, em situações variadas e com uma variedade de tipos de informantes.

• Os estudos de caso revelam experiência vicária e permitem generalizações naturalísticas: o pesquisador procura relatar as suas experiências durante o estudo de modo que o leitor possa fazer as suas generalizações naturalísticas, por meio da indagação: o que eu posso (ou não) aplicar deste caso na minha situação?

• Os estudos de caso tentam representar os diferentes pontos de vista presentes em uma situação social: a realidade pode ser vista sob diferentes perspectivas, não havendo uma única que seja a verdadeira. Assim, o pesquisador vai procurar trazer essas diferentes visões e opiniões a respeito da situação em questão e colocar também a sua posição.

• Os relatos do estudo de caso utilizam uma linguagem e uma forma mais acessível do que os outros relatórios de pesquisa, ou seja, os resultados de um estudo de caso podem ser conhecidos por diversas maneiras: a escrita, a comunicação oral, registros em vídeo, fotografias, desenhos, slides, discussões etc. Os relatos escritos apresentam, em geral, um estilo informal, narrativo, ilustrado por fi guras de linguagem, citações, exemplos e descrições.

4.1 DELIMITAÇÃO DO ESTUDO

• O estudo foi realizado nas dependências da rede de lojas XYZ

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Supermercados, com sede na cidade de Vitória, RS.

• Através do levantamento de informações referentes à implantação e

operacionalização do software ERP Sysmo nas quatro lojas da

empresa Regional Supermercados.

4.2 TÉCNICA, ANÁLISE E INTREPRETAÇÃO DE DADOS

• Documentação direta e indireta;

• Entrevista com a direção da empresa e funcionários;

• Revisão literária sobre o assunto;

• Observação direta no local de trabalho;

• Participação do autor em atividades ligadas a pesquisa na empresa

modelo.

• Análise e coleta de dados estatísticos referentes ao assunto, na

empresa e, em literatura especializada.

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5. CARACTERIZAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO EM ESTUDO

Nome da Empresa: XYZ Supermercados

Razão Social: Alberto Santarém

Forma Jurídica: Empresário Individual

Natureza da empresa: Comércio Varejista

Ramo de atividade principal: Supermercado

Localização: são 4 lojas:

Loja 1 – Matriz

Rua 03 de setembro, 741 – Centro / Vitória – RS

Loja 2 – Maio

Rua Maio, 3443 – Bairro Feliz / Vitória – RS

Loja 3 – Vitorino

Rua 15 de Setembro, 12 – Centro / Vitorino – RS

Loja 4 – Salem

Av. Santo , 671- Centro / Salem – RS

Diretor Proprietário: Alberto

Ramo de atividade: Comércio Varejista de Bebidas e Alimentos – Supermercado

Recursos Humanos: A empresa não possui área de RH própria. As contratações

são realizadas, conforme a necessidade, pelos gerentes de lojas. A parte de

documentação legal e folha de salários estão à carga de uma empresa de

contabilidade terceirizada. Também não há um planejamento formal de treinamentos

e qualificação de pessoal. Em geral procura-se contratar as pessoas que já possuem

algum conhecimento do setor e os detalhes são aprendidos no dia a dia do trabalho

através da troca de experiência com colegas mais velhos.

Números de colaboradores: A empresa conta com aproximadamente 150 a 160

funcionários distribuídos em 4 lojas.

Categoria de Profissionais que atuam na empresa: Em geral a maioria são

pessoas com formação primária ou de nível médio. Pessoas com nível superior

somente as que prestam serviços terceirizados como: contabilidade; setor de TI;

assessoria jurídica.

Divisão técnica de trabalho: Os trabalhos são divididos por setores e funções:

1) Setor de Padaria

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a) Confeiteiras e Padeiros

b) Atendentes de balcão

2) Setor de Caixas

a) Operadoras de Caixas (PDVs)

b) Empacotadores mercadorias

c) Fiscal de Caixa

3) Setor de Estoques

a) Estoquista

b) Recepção e conferência de mercadorias

c) Repositores de gôndolas

4) Setor de Carnes

a) Atendentes de cortes de carnes (Açougueiros)

5) Setor Crédito e Cobrança

a) Crediarista

6) Setor de Compras

a) Comprador

7) Gerente de Loja

8) Setor de TI

9) Entregadores de Compras

10) Setor de Limpeza

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Organograma da empresa:

Produtos e Serviços desenvolvidos pela empresa: No Regional Supermercados

são comercializados as seguintes linhas de produtos:

• Carnes;

• Padaria e Confeitaria

• Frutas, Legumes e Verduras;

• Bebidas;

• Produtos de Higiene Pessoal

• Produtos de limpeza doméstica

• Mercearia (arroz, feijão, açúcar, massas; enlatados; bolachas; etc.);

• Bazar (Panelas; Pratos; copos; talheres; baixelas; etc.);

• Pets Shop (alimentos para animais estimação)

• Papelaria (material escolar)

Diretor Proprietário

Departamento TI

Serviços Terceirizados

Contabilidade e RH

Gerente Loja

Espumoso

Gerente Loja Mauá

Gerente Loja Matriz

Gerente Loja Tapera

Padaria

Entregas

Açougue

Caixas

Padaria

Entregas

Açougue

Caixas

Padaria

Entregas

Açougue

Caixas

Padaria

Entregas

Açougue

Caixas

Comprador Frutas

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Em média são em torno de 5.000 itens comercializados por mês. Dentro desses

itens, uns 10% são considerados de “alto giro”. São produtos como arroz, feijão,

azeite, pães, leite; produtos de limpeza (sabão em pó; detergentes); bebidas

(cervejas; refrigerantes); legumes (tomate; batata inglesa); frutas (maçã; mamão;

banana). Sobre esses produtos é dada maior atenção para evitar falta (ruptura).

Cadeia de Suprimentos: A empresa possui relações comerciais com

aproximadamente 150 fornecedores de alimentos, bebidas, produtos de higiene e

limpeza, bazar, papelaria, bombonieres e alimentos para animais de estimação. Na

área de indústria os principais fornecedores diretos são:

• Perdigão S/A;

• Sadia S/A;

• Parmalat

• Aurora;

• Unilever.

Principais distribuidores de atacado:

• Destro Atacados;

• Nilo Tozzo Distribuidor;

• Tozzo Alimentos;

• Makrodal;

• Casci Distribuidor Bebidas;

Histórico da empresa:

Julho de 1984. No inicio Supermercado das Carnes, pequeno estabelecimento que

iniciou comercializando uma restrita linha de gêneros alimentícios. Com o passar dos

anos foi evoluindo e a necessidade de ampliar as instalações para melhor atender

os clientes e comunidade se fez presente. A partir daí, surgiram metas e as

instalações da matriz, localizada na Rua 3 de setembro foram ampliadas.

O Nascimento das filiais

Em 1988, nasceu a primeira filial, localizada na Rua Maio, uma área que atualmente

abriga mais de 1000m2, distribuído em açougue, padaria, fiambreria, fruteira,

gêneros alimentícios e uma equipe de funcionários prontos para bem servir a

18

comunidade em geral.

Em 1999, abriu as portas a segunda filial, desta vez na cidade de Vitorino, criando

oficialmente a Rede XYZ de Supermercados. Uma loja com infra-estrutura completa

de supermercados, capaz de sanar as necessidades daquela comunidade,

oferecendo serviços e produtos de qualidade. Dando seguimento ao trabalho sério e

dedicado com visão empreendedora, em dezembro de 2003, inaugurou a quarta loja

na cidade de Salem, com mais de 1200m2, igualando-se a matriz, com padaria,

açougue, fiambreria, fruteira, bazar, higiene, perfumaria, e um amplo

estacionamento. Em julho do corrente ano, completaram-se 23 anos de trabalho e

dedicação, que resultaram na credibilidade e confiança, promovendo o crescimento

da comunidade local e regional, gerando desta forma emprego, renda, satisfação e

comprometimento nas localidades em que atua. Hoje a empresa é administrada pela

família Santarém. Em Vitorino, quem administra a loja é Alene Santarém. Em Salem,

Casemiro Santarém. Em Vitória, na loja da rua Maio, Maldonado Santarém e na

matriz o diretor proprietário Alberto Santarém.1

Em maio de 2008 a empresa abriu a sua quinta loja na cidade de Cacaoe, RS. O

empreendimento foi totalmente viabilizado parte com recursos próprios e parte com

crédito de curto prazo obtido junto aos fornecedores. Havia uma expectativa de um

bom faturamento, pois até aquele momento Cacaoe contava apenas com um

supermercado de porte médio em uma cidade com aproximadamente 20.000

habitantes. Seu principal concorrente era o supermercado Agroforte de propriedade

da Cooperativa Agroforte. Os primeiros 5 meses foram ótimos, mas a partir daí o

concorrente local passou a reduzir os preços – que até então eram altos, para a

média da região – não tendo, o XYZ Supermercados, a partir daí, condições

financeiras para acompanhar a baixa de preços. A queda nas vendas foi mais de

50% o que obrigou a empresa a vender a loja em junho de 2009, após um ano de

amargos prejuízos. A demora e a resistência inicial da família Santarém em vender a

loja acabaram atingindo financeiramente às outras quatro lojas que descapitalizadas

passaram a atrasar as obrigações com fornecedores e consequentemente deixando

faltar produtos nas prateleiras. Isso resultou numa perda de 30% da clientela.

Atualmente, após a venda da loja de Cacaoe, a empresa vem tentando se recuperar,

1 Texto extraído do Informativo XYZ Supermercados, edição nº 73 Junho 2008.

19

porém no curto prazo ainda apresenta problemas de falta de capital de giro, falta de

pessoal qualificado e deficiências internas no tocante a controles administrativos

financeiros.

Política Ambiental da Empresa: A empresa aos poucos está conscientizando-se

da necessidade de adotar ações que contribuam para a diminuição dos gastos de

energia e água. Recentemente foi implantado um sistema de controle eletrônico de

luzes que desliga as luzes automaticamente nos ambientes escuros que não

possuem movimentação de pessoas. Além disso, nos depósitos, a partir das 18:00

(horário de inverno) as luzes são desligadas automaticamente. Também a coleta

diária de lixo realizado por empresa terceirizada. Papelões e outros tipos de papeis

são armazenados e mensamente recolhidos por uma empresa recicladora. Restos

de descartes de frutas e verduras são separados e encaminhados para reciclagem e

aproveitamento na adubação orgânica em uma pequena propriedade rural do Sr.

Alberto Santarém.

20

2. CAPÍTULO II (REFERENCIAL TEÓRICO)

Conceitualmente podemos definir um ERP – Enterprise Resources

Planning como um conjunto de programas integrados para a Gestão Empresarial.

Segundo Haberkorn (2003, p. 44) “a sigla ERP chegou ao Brasil em meados da

década de 90 quando aqui aportaram as empresas estrangeiras do setor”.

Poderíamos perguntar então: - Mas antes da década de 90 não havia sistemas de

informação informatizados disponíveis para uso nas atividades empresariais? Havia.

Na verdade os primeiros programas de computador voltados para as atividades

empresariais surgiram bem anteriormente, já na década de 60. Ainda segundo

Haberkorn (2003): “Há de se lembrar que uma das primeiras grandes aplicações

comerciais, ainda na época dos mainframes, em 1960, foi um sistema denominado

MRP I – Material Requirement Planning [...], que basicamente calcula a necessidade

de compra de matérias-primas e produção de componentes a partir de previsão de

vendas e de uma situação de estoque”. Mas então qual a diferença entre os atuais

ERPs e os sistemas MRP da década de 60? É a forma como os processos da

empresa são integrados. Quem teve a oportunidade de trabalhar com os primeiros

programas de computador, nas empresas, na década de 80 até meados dos anos

90 (falando em termos de Brasil), lembra-se que muitas das atividades como, por

exemplo: elaboração da folha de pagamento; fechamento dos livros fiscais; emissão

de um DRE (Demonstrativo de Resultado do Exercício) requeriam várias operações

separadas. Isso porque para cada uma das atividades acima elencadas havia um

programa separado. O que havia na verdade eram módulos de programas

desenvolvidos separadamente para cada uma dessas e outras atividades. Os

programas mais sofisticados até permitiam que se exportassem, em forma de

arquivo, as informações de um módulo de programa e se importasse o arquivo

posteriormente no outro programa. Mas isso causava retrabalhos. Muitas empresas

daquela época ao adquirir um ou mais computadores (que eram caros e possuíam

baixa capacidade de processamento), criavam um departamento aparte, chamado

de CPD (Centro de Processamento de Dados), e continuavam fazendo a maioria das

rotinas administrativas, manualmente, em formulários de papel. No final de cada dia,

semanalmente, quinzenal ou final do mês, as informações em calhamaços de papeis

eram enviados ao CPD para serem digitados. Depois de virar algumas noites,

21

regado à base de café, o(s) digitador (es) terminavam o serviço de inserção dos

dados no sistema e chega a hora, esperada pelos gerentes e ou diretores da

empresa, de lerem os relatórios impressos em barulhentas impressoras matriciais.

Abaixo, duas charges publicadas por McClelland & Gruman (1996, p. 9 e 293),

ilustram de forma descontraída a realidade daquela época:

Fonte: McClelland & Gruman (1996, p. 9).

22

Fonte: McClelland & Gruman (1996, p. 293).

Além da falta de integração dos programas também havia as restrições à quantidade

de dados ou na forma como os dados deveriam ser inseridos no sistema. Um caso

corriqueiro era a questão da quantidade de caracteres que os campos de

informações permitiam inserir. Se desejasse, por exemplo, digitar a data: 24/05/1988

teria que digitar na forma reduzida dd/mm/aa (24/05/88). Isso se dava devido à

restrição da capacidade de memória dos computadores. Sem desejarmos nos

aprofundar em detalhes técnicos sobre hardware, vale a pena lembrar, de acordo

com Bezerra (2000, p. 84), que:

Lançado em 1981, o primeiro microcomputador foi projetado pela IBM que o batizou com o nome de PC, Personal Computer (Computador Pessoal). Utilizava o processador 8088 de 4,77 MHz; de 8 bits de dados, largura da palavra de 16 bits, endereçava até 1 MB.

Traduzindo isso em linguagem simples: Mega-hertz (MHz) é a velocidade com que o

computador processa as informações por segundo. Isso significa que o computador

conseguia processar 4.770.000 (quatro milhões, setecentos e setenta mil instruções

por segundo). Os computadores atuais, mais comuns, de uso pessoal conseguem

processar de 1,8 GHz a 4 GHz. Isso significa 4 mil vezes mais capacidade de

processamento que o antigo PC. Além disso, a capacidade de memória (reter

informações enquanto está ligado) e a capacidade de armazenar informações em

disco também aumentaram em milhares de vezes. Isso tudo, permitiu desenvolver

programas cada vez mais complexos. Outro fator limitante da capacidade de

desenvolvimento de programas das primeiras décadas, além da capacidade física

dos computadores, era as linguagens de programação e técnicas de programação

existentes.

Computadores não entendem palavras, como nós humanos. Tudo que um

computador faz é reagir a sequencia de sinais elétricos que circulam através de seus

circuitos de uma forma previamente ordenada. O que vimos na tela do computador

são impulsos elétricos que incidem um uma matriz de cristal líquido formando cores

e imagens. É a chamada linguagem de máquina ou linguagem binária. Um circuito

ligado é representado pelo numero 1; um circuito desligado é representado pelo

número 0 (zero). Por mera curiosidade, vamos escrever em linguagem de máquina

os números de 1 a 10:

23

Notação Decimal Notação Binária

1 1

2 10

3 11

4 100

5 101

6 110

7 111

8 1000

9 1001

10 1010

Fonte: do autor.

Isso é tudo o que o computador entende: uma sequência de instruções formadas

pelos números 1 (um) e 0 (zero). Se eu desejasse escrever a data de hoje:

04062010 (sem as barras de separação), em linguagem de máquina, ficaria dessa

forma: 1111011111101100111010. Para resolver esse problema, é que surgiram as

chamadas linguagens de programação que são conjuntos de instruções escritas em

linguagem humana e que depois são convertidas por um sistema chamado

compilador que transforma as instruções escritas em linguagem binária (ou

linguagem de máquina). Quando encontramos no Windows aqueles arquivos que

terminam com a extensão *.exe, estamos diante de um programa que foi convertido

(ou compilado) para linguagem de máquina. Esquematicamente funciona assim:

Linguagem de Programação (Antigas: Fortran; Cobol; C; Basic; Algol; Pascal) (Atuais: Visual Basic; Visual C; C#; Delphi; Java)

Compilador (Converte a linguagem de programação para linguagem

de máquina)

Linguagem de Máquina (O programa compilado para código Binário)

Processador do computador (O processador lê as instruções compiladas e executa

as ações)

24

Fonte: do autor.

Além dos computadores terem poucos recursos, as linguagens de programação, até

inícios dos anos 90 eram bastante limitadas em recursos. Criar uma simples tela

para o cadastro dos dados de um cliente exigia longas horas de digitação de

instruções pelo programador. Isto tornava o trabalho de programação difícil e

demorado. As instruções eram escritas de uma forma chamada estruturada, de tal

maneira que uma vez iniciado o processo de execução de uma rotina o programa

tinha que ir até o final daquela instrução para podermos passar para outra tarefa. Se

você estivesse digitando, por exemplo, uma Nota Fiscal de venda e precisasse fazer

um cadastro de um cliente que estava com pressa de ser atendido, só tinha uma

alternativa (para não perder o cliente): cancelar a nota e voltar a digitar mais tarde.

O primeiro sistema operacional lançado pela Microsoft: MS DOS era um sistema

operacional de 16 bits o que não permitia ao computador executar mais que 64

kilobytes de instruções de cada vez. A revolução da programação começou a partir

dos anos 90 quando a Microsoft lançou o sistema operacional Windows.

Primeiramente o Windows 95, depois o Windows 98 até a versão atual do Windows

7. É que junto com o Windows 95, já com telas gráficas, que permitia abrir mais de

um programa de cada vez, surge a chamada Programação Orientada a Objetos. O

que é isso?

Antes, nas linguagens de programação estruturadas, o programador sentava a

frente do computador e tinha que escrever todas as instruções do zero, digitando

palavra por palavra, cada instrução. Com a Programação Orientada a Objetos –

POO, começou-se a dividir o programa em pequenas partes (códigos). Assim, o

computador só precisa executar uma pequena parte das instruções de cada vez.

Para entenderem melhor vou comparar a leitura de um pequeno trecho de um livro: -

imagine que você tenha um livro de 150 páginas e você desejasse ler somente a

página 50. Na antiga forma de programar (linguagem estruturada) você teria que ler

todas as páginas desde o início até chegar à página 50. Na Programação Orientada

a Objetos você só precisa consultar o índice e ir direto à página que deseja ler. Você

pode pular da página 50 para digamos a página 88 sem nenhum problema. Sei que

para um entendido em programação pode parecer boba essa comparação, mais é

25

uma forma bem simples de entender a diferença. Além disso, as ferramentas de

programação evoluíram facilitando a vida dos programadores que agora conseguem

desenvolver programas sofisticados e complexos que conseguem executar diversas

operações simultaneamente. Assim chegamos aos atuais sistemas de gestão

comercial chamados de ERP. Na verdade, um ERP é um conjunto de programas,

como aqueles programas antigos que ficavam separados, e que agora podem ser

executados simultaneamente.

Segundo Netto (2010):

Para começarmos a entender o ERP, é importante sabermos que ele não possui nenhuma ligação direta com a sua sigla. Esqueça a palavra planejamento, ele não faz isso, e esqueça a palavra recurso, um termo descartável. Mas lembre-se da parte empresarial. Ele serve para integrar todos os departamentos e funções de uma companhia em um simples sistema de computador que pode servir a todas necessidades particulares de cada uma das diferentes seções.

É um grande desafio construir um único programa de software que supra as necessidades do departamento financeiro, assim como dos trabalhadores de recursos humanos e também do depósito e é isso que o ERP faz. Cada um desses departamentos, tipicamente, possuem seu próprio sistema de computador, cada um aperfeiçoado para cada necessidade, para a forma de trabalho de cada departamento. O ERP combina todos eles juntos em um só programa de software integrado que trabalha com um banco de dados

2 comum. Dessa forma, os vários departamentos podem mais facilmente dividir informações e se comunicar entre si.

Podemos dizer que o banco de dados é o coração de um sistema ERP. Todas as

informações que uma empresa insere e processa dentro de um programa ERP ficam

armazenadas em um ou mais banco de dados. Perini (2010 apud Laudon e Laudon,

2001, p. 258), banco de dados é “uma coleção de dados organizados para servir a

muitas aplicações de forma eficiente através da centralização dos dados e da

minimização de dados redundantes”. Há dois conceitos importantes na definição dos

autores acima citados:

a) Centralização dos dados;

Centralização dos dados significa que todas aquelas informações que a

empresa gera: informações de vendas; compras; financeiras; de controle de

estoques; patrimoniais; contábeis; fiscais etc. estarão reunidas em um único

lugar e de forma organizada. Isso agiliza o acesso instantâneo as

2 Netto (2020. Grifo nosso).

26

informações de qualquer parte da empresa por um computador, pela internet,

por um Palm Top ou até mesmo pelo celular.

b) Minimização de dados redundante.

Significa que as informações são digitadas, ou inseridas no sistema por qualquer

outro meio (como scanners pela leitura de código de barras ou coletores de

dados), uma única vez e ficam disponíveis para todos que tenham autorização

para acessá-las. Cadastro de Clientes; cadastro de Fornecedores; cadastro de

Produtos; informações de vendas; informações de compras etc. são

armazenadas uma única vez e ficam disponíveis para as diversas áreas que

necessitarem destas informações.

Existem no mercado, hoje, diversas tipos de bancos de dados. Um banco de

dados é um programa aplicativo desenvolvido por uma empresa ou grupo de

pessoas (como é o caso dos softwares livres) que permite armazenar os mais

diversos tipos de informações: textos; imagens; sons; números. Os antigos

sistemas de banco de dados eram programas simples que apenas armazenavam

(gravavam em arquivo, em um computador) as informações. Os atuais bancos de

dados vão muito além. Possuem recursos que permitem armazenar, processar e

recuperar as informações armazenadas das mais diversas formas.

Ramos (2006, p. 8, 9), comenta que:

Armazenar informações organizadas e recuperá-las sem faltar pedaço sempre que necessário. Dita assim, a missão dos bancos de dados parece simples, trivial. Não deixa de ser verdade para as tecnologias atuais, que disfarçam a complexidade do processamento e do gerenciamento de dados com interfaces gráficas e assistentes. Mas no princípio, lidar com base de dados era coisa cabeluda, encarada por mainframes.

Battisti (2005, p. XVI) afirma que:

O uso da Tecnologia da Informação – TI – como suporte às atividades diárias de empresas e indivíduos é uma realidade inquestionável. Desde atividades como um simples Cadastro de Clientes até operações mais complexas como o controle de atividades industriais estão sendo controladas e mesmo executadas com o suporte de sistemas de TI cada vez mais avançados. O que mais nos impressiona, ou

27

assusta, é o ritmo com que as mudanças vêm acontecendo nos últimos anos. Talvez o que realmente nos apavora é que não sabemos qual será o ritmo das mudanças para os próximos anos; a única certeza que temos é que o ritmo das mudanças será ainda maior.

Dentro deste cenário, em que a TI desempenha um papel fundamental, é que aumenta, a cada dia, a utilização de Sistemas Gerenciadores de Banco de Dados Relacionais – SGBDR. Não existe aplicação que não dependa de dados, os quais são armazenados e manipulados com o auxílio de um SGBDR. Ao consultar, por exemplo, o site da Receita Federal (www.receita.fazenda.gov.br) e verificar se a sua Restituição do Imposto de Renda está no próximo lote, o amigo leitor irá utilizar um sistema que consulta um Banco de Dados. Ao consultar um CEP no site dos Correios, você também irá utilizar informações armazenadas em um Banco de Dados. Poderíamos preencher páginas e páginas com exemplos de aplicações baseadas em bancos de dados, pelo simples motivo de que toda e qualquer aplicação é baseada em um banco de dados. O mais difícil seria encontrar alguns exemplos de sistemas que não dependam de um Banco de Dados.

Além disso, os sistemas de Banco de Dados devem ser capazes de garantir a segurança da informação, garantindo pré-requisitos básicos de segurança, tais como: Integridade, Confidencialidade e Disponibilidade. Afinal de contas você quer ter certeza de que o sistema de um site de comércio eletrônico é seguro, antes de digitar o número do seu cartão de crédito.

Integridade significa que as informações que forem inseridas no banco de dados não

podem ser alteradas acidentalmente, sem explicação; sem que alguém que tenha

autorização e ou acesso as informações as altere. Confidencialidade significa que as

informações devem estar disponíveis apenas a quem tenha acesso autorizado. O

banco de dados deve prover meios para que se criem regras que controlem a

inserção, exclusão e alteração das informações no sistema somente por quem tiver

autorização. E disponibilidade significa que as informações devem poder ser

recuperadas, extraídas do banco de dados, através de um sistema, de forma fácil e

rápida.

Voltando ao conceito de ERP podemos dizer que um sistema ERP é formado por um

conjunto de programas (módulos) integrados e um ou mais banco de dados que

armazenam as informações de forma centralizada.

Para entender melhor veja a ilustração, a seguir. Nela nós temos um esquema

simulando um sistema integrado de informações de uma empresa. Os diversos

departamentos: contabilidade, vendas, diretoria, compras e estoques, todas

28

interligadas através de uma rede interna, da empresa, a um computador principal

onde fica instalado o Servidor de Bando de Dados.

Figura: 01 Fonte: do autor

Esse tipo de sistema recebe o nome de “arquitetura Cliente x Servidor” porque o

programa aplicativo fica separado da base de dados. Toda vez que a pessoa abre o

aplicativo em seu computador o aplicativo vai através da rede, seja local, ou via

internet, no caso de uma filial e se conecta com o sistema de banco de dados

trazendo as informações solicitadas. Centenas de pessoas podem estar acessando

o Bando de Dados simultaneamente e à medida que as informações vão sendo

processadas estarão disponíveis aos usuários de acordo com as regras previamente

cadastradas pelo administrador do sistema. Digamos que o funcionário Y do

departamento de vendas enrosque no fio de tomada de seu computador e o

29

desligue. Os demais setores continuarão usando o sistema normalmente e nem

perceberão o acidente ocorrido. A única coisa, que poderia parar todo o sistema é se

o Servidor de Banco de dados for desligado. Para isso é importante que o local onde

o Servidor de Banco de dados esteja instalado, seja seguro e isolado e conte com

um sistema de proteção contra quedas de energias e outros possíveis acidentes.

A proposta desse trabalho é apresentar um estudo de caso envolvendo uma

empresa do ramo de varejo de alimentos (Supermercado) onde foi implantado um

sistema ERP. Começando pela escolha do sistema mais adequado as condições e

necessidades da empresa, passando pelo processo de implantação e integração

das quatro lojas, até o momento atual.

Creio que o tema contribuirá para outras empresas do mesmo ramo que estejam em

faze de mudança para um sistema ERP possam tomar uma melhor decisão. A

implantação de um sistema de ERP demanda investimentos, tempo e

comprometimento de todas as partes envolvidas para o sucesso do projeto. Embora

o trabalho seja desenvolvido baseando-se em um software de ERP específico:

Sysmo S1 que foi o escolhido pela empresa estudada, existem no mercado brasileiro

dezenas de outras empresas que fornecem software ERP. Tudo vai depender de

uma série de fatores como:

• Disponibilidade de recursos da empresa;

• Necessidades atuais e futuras;

• Nível atual de informatização da empresa;

• Cultura da empresa;

• Região onde a empresa está inserida;

Porém tirando essas variáveis particulares que mudam de empresa para empresa,

há um conjunto de critério que podem e devem ser adotados por todos no processo

de escolha do software ERP. Isso será apresentado no trabalho final do TCC.

Também serão apresentados todos os recursos que o software ERP Sysmo

apresenta, relacionando e exemplificando com os temas estudados dentro do curso

de administração. Temas como:

30

• Gestão de Estoques;

• Gestão de Compras;

• Cálculos e previsões de demandas de produtos;

• Fluxo de caixa;

• Demonstrativos de Resultados;

• Elaboração de Plano de Contas.

Para termos uma noção da importância do setor supermercadista na economia

brasileira, serão apresentados a seguir alguns dados divulgados pela Associação

Brasileira de Supermercados – ABRAS referente ao ano de 20063:

Os números do autosserviço brasileiro

Vendas estáveis em 2006:

• Faturamento do setor em 2006: R$ 124,1 bilhões.

• Este valor representou, sobre o valor de faturamento de 2005, R$ 118,5

bilhões, crescimento nominal de 4,8% e crescimento real de 0,6%.

• Participação do setor no PIB foi de 5,3%. O Produto Interno Bruto do País, em

2006, totalizou R$ 2,322 trilhões segundo IBGE.

Empregos gerados:

• Número total de funcionários no autosserviço em 2006, chegou a 838.047.

• O crescimento do números de empregos gerados foi de 4,6%. Em 2005, o

total de postos de trabalho foi de 800.922.

Setor remodela lojas e mostra expansão de área de vendas:

• Número de lojas em 2006: 73.695 unidades.

• Aumento de 1,1% em relação a 2005, quando o setor somava 72.884

estabelecimentos.

• Número de check-outs ao final de 2006: 175.621. Crescimento de 3,6% em

relação a 2005, quando havia 169.583 check-outs no setor.

3 REVISTA SuperHiper. Ranking Abras 2007. O tamanho do autosserviço brasileiro. São Paulo: ABRAS, 2007. Ano 33, n. 375, Maio – 2007. p.35.

31

3. Capítulo III (A Gestão de Supermercados com ERP)

3.1 Gestão de Estoques

Dentre as diversas atividades desenvolvidas diariamente em um supermercado a

administração dos Estoques é uma das mais importantes para o sucesso do

resultado final do exercício. A falta ou excesso de produtos estocados tem impacto

direto no desempenho do mesmo. Segundo Dias (2004, p. 19):

“A função da administração de estoques é maximizar o efeito lubrificante no feedback de vendas e o ajuste do planejamento da produção. Simultâneamente, deve minimizar o capital investido em estoques, pois ele é caro e aumenta continuamente, uma vez que o custo financeiro aumenta. (...). Para a gerência financeira, a minimização dos estoques é uma das metas prioritárias.

O objetivo, portanto, é otimizar o investimento, aumentando o uso eficiente dos meios financeiros, minimizando as necessidades de capital investido em estoques.”

Haverá sempre um conflito de interesse entre os departamentos financeiros, de

vendas e de compras conforme podemos visualizar no quadro abaixo:

Quadro 3.1.xx Conflitos interdepartamentais, quanto a estoques.

Depto. de Compras Depto. Financeiro

Matéria-prima

(Alto Estoque)

Desconto sobre as quantidades a

serem compradas

Capital investido

Juros perdidos

Depto. de Produção Depto. Financeiro

Matéria-prima

(Alto Estoque)

Nenhum risco de falta de material.

Grandes lotes de fabricação

Maior risco de perdas e obsolescência

Aumento do custo de armazenagem

Depto. de Vendas Depto. Financeiro

Produto acabado

(Alto Estoque)

Entregas rápidas

Boa imagem, melhores vendas

Capital investido

Maior custo de armazenagem

Fonte: Dias (2004, p. 19)

O XYZ Supermercado movimenta mensalmente uma média de 6 mil a 7 mil itens por

loja. A loja de Salem e a loja matriz em Vitória possuem depósitos que permitem

32

manter um estoque extra além dos produtos expostos normalmente na área de

venda (gôndolas). A loja de Vitorino e a loja da rua Maio (Vitória) são reabastecidas

diariamente pelos depósitos da loja matriz e de Salem pois possuem espaço limitado

de estocagem para apenas dois ou três dias no máximo de vendas.

Um dos problemas encontrado para um eficiente controle de estoques em

supermercado é a grande quantidade de itens de diversos tamanhos e embalagens

que entram diariamente nas lojas. Além disso a indústria de alimentos costuma

lançar quase que mensalmente novos itens e linhas de produtos como forma de

atrair consumidores em um mercado de consumo altamente disputado.

Até a época da implantação do software ERP Sysmo o XYZ Supermercados tinha

dificuldade de controlar a entrada de mercadorias em suas loja. Havia um problema

constante de produtos não cadastrados o que causa transtornos aos clientes quando

passavam nos PDVs. Para contornar o problema costumava-se passar o item não

cadastrado no sistema, como “produto troco”4. A falha no cadastramento de

mercadorias devia-se ao fato de que a empresa não tinha nenhum sistema

padronizado de compras e cadastramento de produtos. As compras eram feitas

verbalmente pelo comprador da loja quando da visita do vendedor. Quando a

mercadoria chegava ao depósito alguns dias depois, o pessoal responsável pelo

recebimento fazia a conferencia visual das mesmas e confrontava a quantidade

física com a quantidade informada no corpo da nota fiscal e pronto. Como o sistema

antigo não facilitava o registro de entrada das notas fiscais não era efetuado o

lançamento das compras para controle de estoque. Assim os produtos acabavam

indo para as gôndolas sem terem sido previamente cadastrados. Além disso para

cadastrar produtos costumava-se separar um item de cada caixa recebida para que

uma pessoa posteriormente providenciasse o cadastro. Isso gerava erros e

morosidade no processo de cadastramento de mercadorias.

Com a adoção do ERP Sysmo foi adotado uma nova metodologia para realização

4 Nota autor: “produto troco” foi a forma encontrada pelo supermercado para contornar a falha de produtos não cadastrados no sistema. Para isso cadastra-se um item genérico denominado “produto troco” no cadastro de produtos e quando um cliente apresenta um produto não cadastrado ao passar no PDV a operadora de Caixa registra o item como “produto troco”. Embora incorreto e até ilegal do ponto de vista Fiscal era a forma encontrada pela empresa para contornar a falha.

33

dos pedidos de compra e cadastramento de produtos. O ERP Sysmo dentro do

módulo de Gestão de Estoques possui todo um controle de compras que permite ao

comprador realizar o registro das compras no momento em que negocia com o

fornecedor e dessa forma possibilita verificar se o produto novo que está sendo

comprado já está ou não cadastrado no sistema. Além disso, o sistema permite criar

uma relação entre o produto e os fornecedores para que ao ser efetuado a entrada

da nota fiscal de compra a pessoa responsável pela digitação dos dados da NF

consiga lançar o item correto apenas informando o código do fornecedor constante

na NF. Isso evita erro de trocar um produto por outro na digitação, fato comum de

acontecer quando se possuí um cadastro muito grande de itens com nomes

semelhantes como podemos observar pela imagem abaixo de uma tela de consulta

do programa:

Figura 01

Fonte: ERP Sysmo vs. 2.16.14.6

Todo o processo de controle de estoques começa por um eficiente e bem elaborado

sistema de cadastramento e classificação dos itens, controle e conferência no

recebimento, organização no depósito e registro correto na saída nos PDVs. Para

entendermos a importância de todo esse processo começaremos por analisar o

cadastro e classificação dos produtos. Como implantar uma metodologia de

cadastramento, a classificação dos produtos no sistema, o que são produtos

similares e associados, definição dos níveis adequados de estoque (estoque mínimo

e máximo) e a classificação ABC dos produtos.

3.1.1 Cadastro

34

3.1.1.1 Cadastro e Classificação dos Produtos

Com tantos produtos para controlar e a imensidade de produtos similares (com as

mesmas características de rótulo, embalagem) somente um bem elaborado cadastro

permitirá o registro e controle correto dos itens comprados e vendidos dentro de

cada loja. O ERP Sysmo apresenta uma série de opções de registro de informações

na tela de cadastro de produtos que permitem ao supermercadista fazer o

acompanhamento dos diversos produtos vendidos durante todo o seu ciclo, desde a

compra até a venda ao consumidor final. Começamos pelo cadastro de produtos.

Figura 02

Fonte: ERP Sysmo vs. 2.16.14.6

Observando a tela de Cadastro de Produtos encontramos diversas informações:

Código: pode ser criado automaticamente pelo sistema ou manualmente pelo

usuário e serve para identificar o produto no cadastro interno da empresa. Cada

produto só pode ter um código e o sistema não aceita dois códigos iguais.

Código de barra: o código de barra é um sistema de numeração padronizado e

35

adotado mundialmente. Cada código de barra é único não existindo dois códigos

iguais. No Brasil a entidade responsável pelo controle e credenciamento das

empresas que necessitam codificar seus produtos com códigos de barra é a GS1

Brasil.5

Descrição: campo destinado a descrição detalhada do produto. Segundo a ECR

Brasil6 para possibilitar a análise de desempenho de categorias, subcategorias,

marcas, etc., é preciso que o Cadastro de Cada Produto contenha sua

classificação completa, como no exemplo abaixo:

Cadastro Completo do Produto

Amaciante de Roupas Comfort Natural 500 ml

Departamento: Não Alimentar

Setor: Limpeza

Categoria: Lavagem de Roupas

Subcategoria: Pós-lavagem de Roupas

Grupo: Amaciantes

Subgrupo: Amaciantes 500 ml

Descrição do Produto: Amaciante de Roupas Comfort Natural 500 ml

A padronização da nomenclatura dos produtos evita problemas na hora de realizar

uma consulta pelo nome do produto no sistema. Isso porque os sistemas de consulta

dos bancos de dados utiliza o recurso de busca em ordem alfabética e numérica

crescente ou decrescente. Imagine dois refrigerantes cadastrados cada um da

seguinte forma:

• Refrg Pepsi Cola Lata 350 ml

• Refrigerante Pepsi Cola Light Lata 350 ml

Quando for digitar no sistema de busca a palavra “Refrig***” ou “Refri***” ou ainda

5 Para entender como funciona o sistema de codificação com código de barras visite o site : http://www.gs1brasil.org.br 6 ECR BRASIL. Campanha para Reduzir Rupturas em R$ 1 Bilhão. Como identificar e cadastrar produtos em sua empresa. 2008. n. 2. Disponível em: http://www.ecrbrasil.com.br Acessado em 05/11/2008.

36

“Refriger”, nos três casos o sistema listará somente os produtos que iniciam com a

palavra informada, porém o produto Refrg Pepsi Cola Lata 350 ml ficará de fora da

lista. Esses falta de padronização lógica no cadastramento da descrição dos

produtos gera confusão principalmente nos PDVs quando a operadora necessita

procurar um produto pelo nome devido a falha na leitura do código de barra do

produto.

Descrição reduzida: campo destinado a cadastrar um nome reduzido para o produto.

O nome informado nesse campo é o que será impresso no Cupom Fiscal de venda

pela ECF no PDV7

Descrição Promocional: server para utilizar um nome diferenciado, se desejar, para

destacar o produto em promoção do produto com preço normal.

A seguir temos os campos: Departamento, Categoria, Subcategoria, Segmento e

Subsegmento que permitem criar uma classificação estruturada dos produtos

disponíveis no estoque. Além de problemas de nomenclatura inadequado no

cadastro de produtos, também foi constatado uma falta de critério de classificação

das mercadorias no antigo cadastro que existia anteriormente no Regional

Supermercados. O sistema antigo era descentralizado, e cada loja possuía uma

base de dados diferente e o cadastramentos dos itens era feito na própria loja pelos

funcionários. Quando da integração do sistema muitos produtos não puderam ser

importados para a nova base de dados obrigando o recadastramento manual. Além

disso houve, no início do processo, uma resistência principalmente do pessoal de

atendimento dos setores (departamentos) de Padaria, Açougue e Hortifrútis. O que

acontecia era que cada loja tinha seus códigos de produtos e o mesmo pão,

vendido, por exemplo, na loja A tinha um código e, na loja B outro código. Na

integração das lojas e centralização das informações em um único banco de dados

passou-se a adotar um único Cadastro de Produtos para todas as lojas. Isso

também acontecia com o Cadastro de Clientes. Mas com o tempo as pessoas

perceberam o benefício de um cadastro centralizado. Embora até o momento, 5

7 Devido a limitação de espaço das bobinas de papel utilizadas nos Equipamentos Emissor de Cupom Fiscal (ECF) o número máximo de caracteres permitidos para descrição do produto fica limitado a 20 caracteres. Nota Autor.

37

anos após a implantação do sistema ERP ainda existam problemas de produtos mal

cadastrados ou classificados em Departamentos ou Categorias incorretas.

A ECR Brasil tem desenvolvido um trabalho de conscientização do setor

supermercadista sobre a importância da padronização dos Cadastros de Produtos e

o Gerenciamento por Categoria como forma de aumentar a eficiência da gestão de

estoques e a redução do número de rupturas8. Abaixo uma lista publicada pela ECR

Brasil com a sugestão de 18 itens (além de 6 opcionais) que devem compor o

cadastro de produtos e que é útil para a indústria e o varejo.

Figura xxx

Fonte: Revista Supermercado Moderno, Ano 39. Nº 1, p. 36. Janeiro de 2008.

Definir a estrutura do Cadastro de Produtos é fator essencial para definir

8 Quando o cliente procura uma mercadoria na prateleira do supermercado e não a encontra, diz-se que ocorreu uma ruptura. A ruptura pode ocorrer por diversos fatores: a) a mercadoria existe fisicamente na loja, mas não está exposta ao cliente; b) a mercadoria existe e está exposta porém é imprópria para o consumo pois está com prazo de validade vencido ou está danificada; c) a

38

estrategicamente o nível de sortimento de mercadorias que se deseja adotar.

Abaixo, temos o exemplo de uma possível classificação dos Departamentos e

Categorias. Essa classificação pode variar de empresa para empresa, tudo

dependendo da forma como se deseja gerenciar as diversas categorias de produtos.

Figura xx

Organograma Cadastro de Produtos

Açougue

Bazar

Bomboniere

Bebidas

Construçãoe Reforma

Hortifruti

Laticínios

Limpeza

Mercearia

Padaria

Panificação

Pet Shop

Produtos Beleza

ProdutosHigiene Pessoal

Tabacose Cigarros

Departamentos

Fonte: autor

mercadoria está em falta no estoque.

39

Figura xx

Organograma Classificação de Mercadorias

Assoalhos

Calçados

Móveis

CategoriaCeras

Bambona

CategoriaDesinfetantes

Banbona

Bloco Sanitário

Detergentes

Sabões Líquidos

CategoriaDetergentes

Aço

Antiaderentes

Multiuso

CategoriaEsponjas

Aerosol

Elétricos

Iscas

Pó

Refis

Repelentes

Vaporizadores

CategoriaInseticidas

Fornos

Multiuso

Pisos

Tapetes

Vidros

CategoriaLimpadores

Lustra Móveis

Polidores

CategoriaLustradores

Sabões Líquido

Sabões em Barra

Sabões em Pó

CategoriaSabões

Sacos de Algodão

Sacos Plásticos

CategoriaSacaria

DepartamentoLimpeza

Fonte: autor

3.1.1.1.1 Gerenciamento por Categoria

O Gerenciamento por Categoria é um conceito defendido pelos estudiosos do

consumo no varejo e divulgado pela ECR Brasil. Segundo esse conceito:

“O Gerenciamento por Categoria é uma ferramenta de gestão cujos benifícios são reconhecidos por varejista, fornecedores e consumidores em todo o mundo. Na última década, ele foi responsável por significativas mudanças nos ponto-de-venda de lojas dos mais variados formatos.

Em essência o GC oferece soluções para as necessidades do consumidor agrupando os produtos por afinidade de uso, ou categoria.

Por exemplo: os produtos de uso na lavanderia podem ser agrupados em uma categoria denominada “cuidados com as roupas”. Assim, em um mesmo espaço de venda, estarão todos os produtos para lavar (sabão em barra, sabão em pó, amaciante, baldes, escovas etc.), secar (varais, pregadores etc.), passar (tábuas de passar, ferro elétrico) e guardar roupas (cabides, protetores plásticos, sachês perfumados, anti-mofo, antitraças etc.).

É evidente que a definição da categoria, ou seja, a definição de um grupo de produtos que os consumidores percebem com inter-relacionados e/ou substituíveis

40

entre si na satisfação de suas necessidades, resulta no grupo de produtos que deverão compor esse espaço de venda. É importante salientar que essa definição baseia-se no gosto e na necessidade do cliente (shopper).

O sortimento da loja, portanto, depende de seu tamanho e formato, das soluções (categorias) que pretende oferecer e do papel da categoria na loja.” (ECR Brasil, 2007).

O Gerenciamento por Categoria trabalha com o conceito de funcionalidade dos

produtos. A ideia é disponibilizar para o cliente em um único espaço todos os

produtos relacionados a uma determinada necessidade. Por exemplo: cuidados com

o bebê; desjejum matinal. Cada loja, dentro de sua realidade (espaço físico

disponível, layout da loja, mix de produtos que deseja ofertar) e também em função

do perfil sociodemográfico e estilo de vida de seus clientes procurará adequar as

suas estratégias de sortimento das categorias de forma a atender a clientela.

Assim, segundo a ECR Brasil, as categorias podem desempenhar quatro papéis:

Quadro xxx: papéis de categorias

Categoria Papel da Categoria

Destino

Categoria pela qual a loja é lembrada como o melhor local para adquiri-la. Isto não significa necessariamente oferecê-lo pelo menor preço, mas ter o melhor valor percebido, composto pelo sortimento, preço, ambientação e serviço.

Rotina

Categorias que determinam o varejista como a loja preferida pelo fornecimento de valor consistente e competitivo no atendimento das necessidades de rotina/estocagem do consumidor.

Ocasional/Sazonal

Categorias que reforçam a imagem do varejista como loja completa pelo fornecimento do valor adequado ao consumidor-alvo no atendimento de suas necessidades para compras sazonais (Páscoa, Natal, verão, etc.).

Conveniência

Categorias que reforçam a imagem do varejista como loja completa pelo fornecimento do valor adequado ao consumidor-alvo no atendimento de suas necessidades de reposição planejadas ou não-planejadas.

Fonte: adaptado do Manual de Gerenciamento por Categoria. ECR Brasil. 2007. p. 11 e 12.

Fazer um adequado planejamento do layout da loja de forma a facilitar a circulação

do cliente e a melhor exposição das mercadorias é um fator importante dentro do

conceito de Gerenciamento por Categorias. Para que esse planejamento da

exposição dos produtos seja feita de forma ideal é necessário conhecer a forma

41

como o cliente decide a sua escolha na hora da compra. O processo como o cliente

decide entre o produto A ou B é chamada de árvore de decisão. Vejamos uma

sequência de possíveis escolhas (decisões) que um cliente toma ao escolher um

desodorante na gôndola da loja. Observe a figura abaixo.

Figura xxx

Fonte: Manual de Gerenciamento por Categoria. ECR Brasil. 2007. p. 30.

Baseados nos conceitos de Gerenciamento por Categoria e buscando conhecer os

hábitos de consumo do cliente e o processo de decisão do shopper na hora da

compra é possível montar a estrutura do Cadastro de Produtos e o sortimento de

cada Categoria. É através do desempenho dos produtos dentro das diversas

categorias, subcategorias, segmentos e marcas que poderá ser tomadas as

decisões de gerenciamento dos níveis de estoques, de manter ou excluir, comprar

mais ou menos de determinado produto.

Segundo a ECR Brasil (2007), a estrutura de mercadorias:

“É a ferramenta do varejo que define estratégicamente o sortimento de cada categoria. A estrutura do mercado, assim como o gerenciamento por categorias, é evolutiva, não-estática, ou seja, pode mudar a cada revisão de acordo com as movimentações de mercado. Por exemplo: observa-se que a subcategoria

42

‘aerosol’ está evoluindo mais do que ‘spray’. Dessa maneira, na próxima revisão, pode-se diminuir o sortimento de spray e aumentar o de aerosol.”

3.1.1.2 Produtos Similares e Associados

3.1.1.2.1 Similares

Produtos similares são aqueles produtos que varia apenas alguma característica

físicas tais como: sabor; fragrância, etc. Exemplo de produtos que possuem

similares: sabonetes, desodorantes, sabões em pó, detergentes, xampus, creme

dental, sucos prontos, iogurtes, entre outros. Abaixo uma foto de uma gôndola onde

podemos ver várias opções do mesmo sabão em pó.

Figura xx. Fonte: Revista Supermercado Moderno. Agosto, 2006. p. 24. Observando a foto, percebemos que o sabão em pó Omo possui 4 embalagens com

cores diferentes, embora a quantidade de produto em cada embalagem seja a

mesma. Cada embalagem possui o seu código de barra e registro separado no

Cadastro de Produto do sistema, porém na hora da compra o custo é o mesmo.

Normalmente o preço de venda também será o mesmo para as 4 tipos de

43

embalagem. É uma estratégia de marketing para conquistar o cliente. O problema

para o supermercado está na hora de alterar o preço dos produtos no sistema. Ficar

alterando item a item rouba tempo e atrasa o serviço dos repositores e remarcadores

de preços. Para facilitar esse trabalho o sistema ERP oferece a opção de associação

de um produto com outro de tal forma que ao alterar o preço ou custo de um o

sistema altere automaticamente toda a linha de produtos similares.

Na tela a seguir podemos ver um exemplo do produto SABONETE ALBANY SUAVE

BAMBU 90G e seus similares associados no sistema:

Figura xx. Cadastro Produtos. Fonte: Sysmo.

Na primeira figura acima temos a tela de Cadastro de Produtos onde podemos ver o

cadastro do item SABONETE ALBANY SUAVE BAMBU 90G. Logo abaixo podemos

ver várias outras opções:

- Cód. Barras

- Cód. Referência

- Similares

- Associados

44

- Fornecedores

- Informações nutricionais

- Simular preço

- Tipos de Suprimentos

Ao se clicar na opção “Similares” aparece a seguinte tela:

Figura xx. Cadastro Produtos Similares. Fonte: Sysmo.

Nessa tela pode ver o primeiro produto SABONETE ALBANY SUAVE BAMBU 90G e

logo abaixo o segundo produto: 2 – Similar: SABONETE ALBANY SUAVE

HAMAMELIS 90 G. O sistema oferece as seguintes opções de atualização:

a) Atualizar custo e preço do item 1 e atualizar o custo e preço do item 2;

b) Atualizar Custo, mas não atualizar preço do item 1 e atualizar custo e preço

do item 2;

c) Não atualizar custo e preço do item 1 mas atualizar custo e preço do item 2;

d) Atualizar custo do item 1 e atualizar custo do item 2 mas não atualizar os

preços dos dois itens;

E assim sucessivamente. No caso dos custos, o sistema atualizará cada vez que

houver uma alteração dos custos informados pelo setor /departamento de Compras

através da efetivação de um Pedido de Compra ou lançamento de uma Nota Fiscal

de Compra. O preço será alterado toda vez que houver a alteração no preço de

45

venda de um dos itens. Esse recurso além de agilizar a precificação de dezenas de

produtos similares com apenas um clique de botão, garantirá uma maior

consistência de preços entre os produtos similares evitando que um mesmo produto

que varie apenas a fragrância, como é o caso do sabonete usado como exemplo,

venha a ter diferentes preços na hora de vender. Coisa muito comum de acontecer

quando se utiliza o sistema de precificação manual. Utilizar dois preços para um

mesmo item, não apenas causa uma impressão desfavorável, da loja, perante o

cliente como pode acarretar prejuízo caso um dos itens tiver com preço abaixo das

margens almejadas pela empresa. Mais a frente falaremos de como o sistema

permite controlar para que não ocorra de se precificar um produto abaixo ou acima

de uma determinada margem de lucro estipulada.

Na tela seguinte podemos ver a relação de todos os produtos similares associados

ao produto SABONETE ALBANY SUAVE BAMBU 90G:

Figura xx. Consulta Produtos Similares. Fonte: Sysmo.

Esse era um dos problemas enfrentados pelo Regional Supermercados antes da

implantação do sistema ERP. Um serviço que gastava um dia inteiro, atualmente é

feito em menos de uma hora.

46

3.1.1.2.2 Associados

Outro problema comum no controle de estoques em supermercados refere-se

aqueles produtos que podem ser vendidos em caixa ou em unidade. É o caso das

cervejas e refrigerantes em lata.

Pegamos o exemplo da cerveja em lata: CERVEJA BRAHMA EXTRA LATA 350 ML.

Esse produto vem em fardos de 12 unidades (latas) de 350 ml com um código de

barra no fardo e também pode ser vendida por unidade. A lata de 350 ml possui um

código de barra diferente do código de barra do fardo. Observe na tabela abaixo:

Produto Código Barra Tipo Quantidade

Cerveja Brahma Extra lata 350 ml 7891149030507 Lata 1 unidade

Cerveja Brahma Extra cx.12 350 ml 7891149102068 Fardo 12 unidades

Tabela xx. Fonte: autor.

Esquema de Compra, Venda e Controle de Estoque (Produto Associado):

Fonte: autor Normalmente o produto é comprado em fardos de 12 unidades. E pode ser vendido

NF Fornecedor

50 Fardos

Cerveja Brahma Extra cx 12 350 ml

Setor Compras

Estoque

Cadastro Produtos

Fardo 12 UN

Lata 1 UN

Setor Vendas

Controle Estoque

Entrada NF Compra

47

tanto em fardo de 12 como em latinha (unidade). Quando é dada entrada da nota

fiscal de compra o sistema converte os fardos em unidades. Quando é passado um

fardo no caixa, o sistema identifica que o fardo é um produto associado e converte

para unidades, baixando as unidades do controle de estoque. O controle de entrada

e saída será sempre feito em unidades.

Abaixo podemos ver a tela de Cadastro de Produtos Associados:

Figura XX – Fonte: Sysmo

Principal

Quando adquirido novo estoque, na digitação da Nota Fiscal de Entrada a

quantidade será adicionada ao produto principal, o custo unitário será gravado no

produto principal e no produto associado será utilizado o custo unitário multiplicado

pela quantidade do associado.

Todas as alterações referentes a estoque e custos serão controladas pelo produto

principal

Associado

As vendas do produto associado serão adicionadas as suas estatísticas e as

estatísticas do produto principal.

A entrada em estoque somente poderá ser informada pelo produto principal.

Esse sistema facilita o controle de entrada e saída de produtos que são comprados

48

em caixa e podem ser vendidos tanto em caixa como em unidades.

3.1.2 Movimentação Diária

Manter um controle eficiente das entradas e saídas de mercadorias (Movimentação

Diária) é crucial para uma boa gestão dos estoques. Erros de registro na entrada ou

saída de mercadorias dificultam e induzem a erros tanto na hora de fazer a

reposição (compra) como na hora de avaliar o desempenho (giro, margem de lucro,

rentabilidade) dos produtos vendidos.

Antes da adoção do sistema ERP as lojas do XYZ Supermercados não davam

entrada nas Notas Fiscais. Isso é não havia controle estatístico das entradas de

produtos. Apenas cadastrava-se o produto para poder registrar as vendas nos PDVs.

Além disso havia o problema de produtos não cadastrados. Isso porque o sistema de

compras era feito verbalmente entre o comprador da loja e o vendedor. As indústria

de alimentos lançam novos produtos mensalmente. Muitas vezes é o mesmo

produto apenas com alguma variação na embalagem, quantidade, sabor, aroma, etc.

Só que com isso o código de barra do produto também muda. Como o pedido era

feito verbalmente, o supermercado só percebia que o produto não estava cadastrado

no sistema depois que o mesmo já tinha entrada na loja. Frequentemente, por falta

de espaço nos depósitos ou porque esta faltando produto na prateleira, as caixas de

produtos recebidos são imediatamente abertos e expostos para venda. Não dava

tempo, e nem tem como devido ao grande volume de produtos que é recebido

diariamente, de se conferir cada produto recebido para ver se estava cadastrado ou

não. Essa falha só era detectada na hora de etiquetar o produto com o preço ou

quando o cliente passava com ele no caixa e o sistema acusava “produto não

encontrado”. O motivo de não darem entrada em estoque das mercadorias era

porque no sistema antigo, para lançar os itens da Nota Fiscal tinha que procurar o

item pelo nome ou saber de memória o código interno do produto. Procurar um

produto pelo nome não dava certo devido ao fato que o nome que vem na Nota

Fiscal do fornecedor nem sempre é igual ou confere com a descrição utilizada pelo

supermercado em seu Cadastro de Produtos interno. Isso provoca erros de

lançamento.

Para contornar esse problema, os atuais sistemas ERP proveem um recurso que

49

permite criar um relacionamento entre o código interno, do produto, utilizado pela

empresa e o código que vem na Nota Fiscal do fornecedor. É o que se costuma

chamar de “amarrar o produto ao fornecedor”. Esse procedimento deve ser feito

quando o produto for cadastrado no sistema. Para isso é necessário que o vendedor

informe todos os dados do novo produto, incluindo o seu “código de referência”.

Abaixo podemos ver a tela de cadastro do “código de referência” que nada mais é

que relacionar o código interno do produto ao código do fornecedor para que a

pessoa que for dar entrada nas notas fiscais possa informar qual produto está dando

entrada apenas digitando o “código de referência” constante na Nota Fiscal de

compra. Isso agiliza o processo de lançamento de Notas Fiscais e elimina os erros

de registro de entrada dos produtos no estoque.

Figura xx – Cadastro Código de Referência. Fonte: Sysmo

Na tela acima podemos ver o produto, código 57054: SABAO EM PÓ OMO

COMFORT CLASSIC 500 G, é comprado do fornecedor, código 113038: MENON

COMERCIO E REPRESENTAÇÕES LTDA. O código de referência 126969 é o

código do produto no cadastro do fornecedor. É esse código que virá informado na

Nota Fiscal de compra. Assim ao dar entrada da Nota Fiscal a pessoa responsável

pela digitação terá apenas que informar o código 126969 e o sistema

automaticamente trará na tela de Nota Fiscal de Entrada o produto correto. Porém

ainda existe o problema da possibilidade do produto ter entrada na loja sem estar

previamente cadastrado no sistema. Como resolver esse problema?

Para eliminar o problema da entrada na loja de produtos não cadastrado foi sugerido

50

a direção do XYZ Supermercados que passassem a adotar o procedimento de

digitação dos pedidos pelo setor de compras no momento da compra. O ERP Sysmo

possui um sistema completo de Gestão de Compras que permite ao comprador

digitar o pedido de compra no mesmo instante em que efetua a negociação com o

fornecedor. Dessa forma, ele perceberá imediatamente quando um produto ofertado

pelo vendedor ainda não está cadastrado no sistema e providenciará o seu

cadastramento no ato da compra. Com isso ao chegar o produto na loja e o setor de

recebimento der entrada física do mesmo no estoque, ele já estará cadastrado no

sistema. Bastando apenas efetuar o registro das quantidades no sistema ERP.

Abaixo podemos ver a tela de “Negociação”. Através dela o comprador possui todas

as informações sobre o produto que está negociando, na hora da compra, com o

fornecedor.

Figura xx – Negociação. Fonte: Sysmo 3.1.2.1 Digitação e Emissão de Notas Fiscais

Agora vamos analisar o sistema de entrada de Notas Fiscais. O sistema permite

importar os pedidos de compra o que diminui o tempo de digitação dos itens da nota

fiscal. Além de trazer informações financeiras referentes ao Pedido de Compra tais

51

como: Formas de pagamento acordado; prazos, descontos ou acréscimos

financeiros, bonificações, etc.

Figura XX – Nota Fiscal Entrada (adicional). Fonte: Sysmo Na primeira tela podemos ver o campo “Chave da NF-e”. Esse campo permite

informar o código da “chave de acesso da NF-e”. A Nota Fiscal eletrônica é a nova

sistemática adotada pela Receita Federal e Secretarias de Fazenda dos Estados

para autorização e emissão de Notas Fiscais pelo contribuinte. Com a adoção da

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) todas as Notas Fiscais emitidas pelas empresas

obrigadas a emissão de NF-e ficam registradas nos servidores da Receita Federal e

podem ser importadas para o sistema do contribuinte adquirente da(s)

mercadoria(s). Ao emitir a NF-e o fornecedor deve enviar imediatamente uma cópia

do arquivo XML9 ao cliente (comprador) dos produtos. Com isso o cliente, no caso o

Supermercado poderá importar e lançar a NF-e em seu sistema antes mesmo que

as mercadorias fisicamente entrem em suas lojas. Esse processo agiliza a

confrontação prévia dos dados da Nota Fiscal emitida pelo fornecedor com os dados

do Pedido de Compra. Antecipando-se assim, o setor de compras, a possíveis erros,

9 Trataremos mais detalhadamente sobre NF-e no item 3.1.2.2 Nota Fiscal Eletrônica

52

falhas ou divergências em relação ao Pedido de Compra. Mais a frente falar mais

detalhadamente sobre a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).

Figura xx – DANFE (Documento Auxiliar Nota Fiscal Eletrônica). Fonte: autor Na figura acima podemos ver um DANFE da NF-e a “chave de acesso da NF-e”. Ao

informar esse código o sistema fará a importação do arquivo XML (para isso é

necessário que o arquivo XML esteja disponível para importação e salvo em um

diretório previamente configurado no sistema).

Após a importação o sistema disponibilizará a tela de “Importação da NF-e” onde

será possível fazer a conferência e validação dos dados informados no arquivo XML

da NF-e. Se houver algum produto da NF-e que ainda não possua cadastro no

sistema ERP o mesmo informará que o produto não está cadastrado, permitindo seu

cadastramento através das informações disponíveis na NF-e. Além disso, é possível

importa várias NF-e simultaneamente. Após a importação e validação das

informações as NF-e poderão ser salvas no sistema sem que seja dada entrada das

quantidades no Estoque ou os valores no Financeiro. Assim quando os produtos

chegarem na loja para descarga as NF-e já extarão previamente lançados no

sistema, bastando apenas confirma-las após a entrada física das mercadorias no

estoque. Esse processo agiliza enormemente o processo de conferência e digitação

das Notas Fiscais de compra para a empresa.

53

Figura xx – Importação da NF-e. Fonte: Sysmo Na tela seguinte podemos ver os dados financeiros da compra. Esses dados

importados do Pedido de Compra ou informados manualmente no momento

importação da NF-e (a NF-e não traz esses dados de forma completa sendo

necessário informa-los manualmente) irão integrar ao Financeiro – Contas a Pagar

os valores da Compra.

Essa é a característica marcante de um sistema ERP. A integração das informações

entre os diversos setores e departamentos da empresa. Dessa forma, ao lançar uma

Nota Fiscal o sistema automaticamente registrará os dados financeiros. Se for a

vista debitará a conta Caixa no sistema de Contabilidade, se for a prazo registrará no

Contas a Pagar a débito da empresa e a crédito do Fornecedor. Ao mesmo tempo a

quantidade física das mercadorias será lançada no respectivo controle de estoque

(Cardex) de cada produto, individualmente os valores e atualizará os custos. Fara o

lançamento dos registros de ICMS, PIS e COFINS para os Livros Fiscais

atualizando as informações referentes aos Débitos e Créditos da empresa para com

o Fisco. O que permite um melhor planejamento da Gestão de Tributos por parte da

54

empresa.

Figura XX – Nota Fiscal de Entrada (Contas a pagar). Fonte: Sysmo

Na tela seguinte temos as informações referentes aos impostos:

Figura XX – Nota Fiscal de Entrada (Cálculo do imposto). Fonte: Sysmo Nessa tela são informados os descontos, acréscimos financeiros, bonificações, base

de cálculo do ICMS, valor do ICMS, e todas as informações financeiras que

comporão os custos dos produtos comprados.

A seguir passamos para a tela de digitação dos itens da Nota Fiscal. Esse

procedimento apenas será necessário se a Nota Fiscal de compra for digitada

manualmente. Caso tenha sido feito a importação prévia da NF-e bastará apenas

confirmar a efetivação da Nota Fiscal após o recebimento físico dos produtos.

55

Figura XX – Nota Fiscal de Entrada (Itens). Fonte: Sysmo Nessa tela podemos ver o campo “Referência” comentado na página 54 sobre o

“Cadastro do Código de Referência”. Uma vez realizada a vinculação (ou amarração

do produto x fornecedor) o sistema buscará automaticamente o produto correto

bastando para isso informar o código do produto no fornecedor disponível na Nota

Fiscal de compra. Além disso, caso o produto já tenha sido comprado anteriormente

o sistema trará os seguintes dados informados na última entrada: classificação

tributária do produto (CST); código fiscal da operação (CFOP); unidade de medida

utilizada na compra anterior (se foi em unidades; caixas; kg, etc) e o valor percentual

do ICMS, IPI e Substituição Tributária. Esse recurso diminui a probabilidade de erros

no lançamento das Notas Fiscais.

Figura XX – Cadastro das Prestações. Fonte: Sysmo

56

Ao finalizar a entra da Nota Fiscal, caso a compra seja a prazo o sistema abrirá a

tela acima “Cadastro das Prestações” onde poderão ser ajustados as datas e valores

de cada parcela, individualmente caso o sistema não o tenha feito corretamente.

Isso ocorre em alguns caso quando a compra é feita para pagamentos em intervalos

de dias entre o faturamento da Nota Fiscal e o pagamento de cada parcela. Tipo:

a) Prazo: Entrada + 28 e 30 dias;

b) Prazo: 3x (15, 28 e 30 dias);

c) Prazo: 4x (15, 28, 30 e 45 dias).

E assim sucessivamente. Às vezes o fornecedor altera um dia a mais ou a menor no

prazo concedido para que a data de vencimento coincida com um dia da semana

válido (excluindo sábados, domingos e feriados). Dai a necessidade de se ajustar as

datas de vencimento no sistema para que as datas informadas no Contas a Pagar

fiquem registrados corretamente.

Figura XX – Faturamento de Preços. Fonte: Sysmo

Depois de finalizadas todas as operações da Nota Fiscal de compra o sistema

permitirá (caso esteja habilitado nos parâmetros do sistema) o faturamento

(alteração) de preços dos produtos lançados. Agilizando a precificação dos produtos.

Esse tipo de recurso é útil quando a loja não dispõe de uma pessoa exclusivamente

57

para o gerenciamento de preços (função comumente conhecida como “Precificador”

nas lojas de maior porte). Dessa forma a mesma pessoa que faz o registro das

entradas de mercadorias no sistema poderá também fazer as alterações de preços.

Com isso a empresa ganha tempo e diminui custos com pessoal. Para que essa

metodologia de trabalho funcione de forma eficiente é importante que se tenha

cadastro no sistema (Cadastro de Produtos) as margens de lucro e o custo

operacional que se deseja utilizar. Com essas informações disponíveis o sistema

calculará corretamente a sugestão de preço bastando apenas à pessoa confirmar.

Diagrama do funcionamento e integração do sistema de compras, faturamento,

contas a pagar, estoque e registros livros fiscal:

Diagrama Fluxo informações Sistema Movimentação Diária de Mercadorias. Fonte: autor.

Controle Estoque

Setor de Compras

Entrada NF-e

Contas a Pagar

Livros Fiscais

Caixa

NF-e Fornecedor

Fornecedor

Pedidos Compra

Gestão Financeira Fluxo de Caixa

Faturamento Preço Venda

58

3.1.2.2 Nota Fiscal Eletrônica A Nota Fiscal Eletrônica é a nova sistemática de emissão de notas fiscais que

substitui o antigo sistema de emissão de notas fiscais em formulários de papel.

Segundo definições da Secretaria da Receita Federal do Brasil:

Nota fiscal eletrônica (NF-e) é "um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços, ocorrida entre as partes".

É um instituto oficial de fiscalização tributária, em vigor desde o dia 15 de setembro de 2006, e que substitui a nota fiscal impressa modelos 1 e 1A, havendo a previsão de estender a substituição a outros modelos de notas fiscais.

Ou seja: todos os registros de notas fiscais passarão a ser armazenadas em um

banco de dados em formato digital. Para isso será necessário que a empresa esteja

autorizada pelo fisco a emitir a NF-e e que seu software esteja homologado pela

Receita para emissão da NF-e. Abaixo, esquema de funcionamento do sistema

integrado de emissão e consulta da NF-e.

Figura XX – Esquema funcionamento NF-e

59

Abaixo, o modelo de um DANF (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica). O

DANF em si, não é a Nota Fiscal. É apenas uma cópia do documento digital que

serve para transporte das mercadorias até o destino final. A Nota Fiscal, ou seja, o

documento legal é o arquivo digital que estará armazenado nos sistemas da Receita

Federal o qual terá validade legal perante o Fisco.

Figura XX – DANF. Fonte: Receita Federal

Para que fosse possível integrar os diversos sistemas usados por cada empresa em

particular com os sistemas da Receita Federal e das Secretarias de Fazenda dos

Estados foi necessário criar uma padronização do arquivo digital que será emitido.

Dessa forma evitam-se problemas de importação e exportação das informações

60

entre os diversos sistemas particulares e o Fisco e garante-se a consistência,

integridade das informações. Para isso foi adotado a linguagem XML como padrão

para geração do arquivo.

A linguagem XML é uma linguagem de programação desenvolvida pelas entidades

responsáveis pelo gerenciamento da rede mundial de internet com a finalidade de

permitir a troca de informações entre os diversos sistemas que operam na rede

mundial independente do programa usado. Para isso ela utiliza um sistema

padronizado de codificação das informações que permite a qual empresa de

software adaptar seu sistema para que possa ler as informações produzidas por um

arquivo XML.

Abaixo um pequeno trecho de um código de um arquivo XML:

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>           <xs:schema xmlns:ds="http://www.w3.org/2000/09/xmldsig#" xmlns:xs="http://www.w3.org/2001/XMLSchema" xmlns="http://www.portalfiscal.inf.br/nfe" targetNamespace="http://www.portalfiscal.inf.br/nfe" elementFormDefault="qualified" attributeFormDefault="unqualified"> <xs:import namespace="http://www.w3.org/2000/09/xmldsig#" schemaLocation="xmldsig-core-schema_v1.01.xsd"/> <xs:include schemaLocation="tiposBasico_v1.03.xsd"/> <xs:complexType name="TNFe"> <xs:annotation> <xs:documentation>Tipo Nota Fiscal EletrÃ´nica // v2.0</xs:documentation> </xs:annotation> <xs:sequence> <xs:element name="infNFe">

Esse é um pequeno trecho das instruções do arquivo XML que são geradas pelo

61

sistema toda fez que for emitida uma NF-e. Essas informações são repassadas para

o sistema da Receita Federal que fará a validação das informações e emitirá a

autenticação e geração de uma chave (código numérico) único que ficará registrado

em seu sistema. Esse registro é que será a NF-e.

Os benefícios da NF-e:

Figura xx – Benefícios da Nota Fiscal Eletrônica. Fonte: Portal Nota Fiscal Eletrônica Informações detalhadas sobre o projeto da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) estão disponíveis no site: http://www.nfe.fazenda.gov.br

Um detalhe importante a ser observado em relação à Nota Fiscal Eletrônica é a

necessidade das empresas começarem a dar uma atenção maior a gestão e

controle de estoques uma vez que a partir da NF-e todas as informações sobre

entradas e saídas de mercadorias estarão disponíveis ao Fisco, produto a produto e

de forma detalhada. Dessa forma as informações prestadas referentes aos créditos

e débitos Fiscais, estoque final de mercadorias no fechamento do período fiscal

deverá bater com as informações de compras e vendas informadas anteriormente a

Receita.

62

1 CONCLUSÃO

Os sistemas ERPs proporcionam a integração dos diversos setores

da empresa reduzindo o número de processos envolvidos no registro das diversas

informações geradas pelas atividades no dia a dia da empresa. Além disso com a

consolidação das informações proporcionam uma quantidade maior de informações

ao gestores do negócio que passam a tomar suas decisões baseados em

julgamentos apoiados em critérios racionais e reais.

A implantação inicial de um sistema ERP demanda tempo e custos e

deve ser feito de forma planejada para que não comprometa o andamento das

atividades da empresa. Além disso, é necessário o comprometimento e empenho da

alta direção para que o projeto tenha sucesso. Resistência tendem a surgir nos

diversos setores da empresa e muitas pessoas com medo de perderem status ou

poder tenderão consciente ou inconscientemente a boicotar o sucesso da sua

implantação.

63

REFERÊNCIAS

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Gestão de Supermercados com ERP (Trabalho TCC)

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