GESTÃO DO TEMPOAna Aires 2012

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O tempo é o único bem

totalmente irrecuperável.

Recupera-se uma

posição, um exército e

até o país, mas o tempo

perdido jamais.

Napoleão

Bonaparte

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1- O que é a Gestão do Tempo

Sumário

2- Como está a Gerir o seu Tempo Actualmente – Grelha de Registo

3- Estabelecer Prioridades

4- Matriz de Covey5- Ladrões do Tempo6- Delegação

7- Planeamento

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Ferramenta que permite gerir o tempo de forma a conciliar os seus objectivos de vida, de carreira ou de negócio com os compromissos diários da sua agenda.

O Que é Gestão do Tempo?

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Categoria Tarefa Inicio FimTempo Total

Telefonemas Telefonema para cliente 14:15 14:20 5 min

E-mail Ver e-mails 14:20 14:30 10 min

Reuniões Reunião com o departamento de vendas 14:30 18:00 3h30

Família Buscar os filhos à escola 18:30 18:50 20 min

Como Está a Administrar o Seu Tempo?Grelha de

Registo

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Eu Gostaria de Ter Mais Tempo Para…

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Estabelecer PrioridadesQuais são os seus

Objectivos de Vida?

ESPECÍFICOSMENSURÁVEISALCANÇÁVEISREALISTASPRAZO

ObjectivosMetasO QUE É PRECISO FAZER?

COMO VOU FAZER? T

SMAR

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Tarefas Importantes e UrgentesTarefas Importantes

• Dão prazer ao executá-las, trazendo-lhe resultados positivos.

Tarefas Urgentes

• Podem não contribuir de nenhuma forma para a concretização do seu objectivo.

• Contribuem directamente para atingir os seus objectivos.• Tarefas de longo prazo.• Importantes apenas para si.

• Têm um prazo de finalização imediato.

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Matriz de Covey

Tarefas

realment

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importan

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Atençã

o

Imediat

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Tempo

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Os Ladrões do TempoPapelada

Tem de assinar ou ler resmas de papéis frequentemente?

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• Classificar por grau de prioridades: Muito Importante

Importância Média

Não Importante• Invistir o tempo nos papéis importantes

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Os Ladrões do TempoReuniões

Reuniões desnecessárias, sem objectivos, demoradas e improdutivas?

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• Definir horário e duração

• Agendar a reunião com antecedência

• Convocar apenas as pessoas que estão directamente relacionadas com o tema em pauta.• Manter os assuntos dentro da pauta definida • Não permitir interrupções

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Os Ladrões do TempoTelefonemasO telefone toca, atende a chamada sem saber quem lhe telefona, interrompe o seu trabalho e perde muito tempo com conversas banais?

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• Estabelecer horários e prioridades de contacto• Preparar a chamada: reunir a

informação necessária antes do contacto

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Os Ladrões do TempoInterrupçõesEstá sempre disponível e é constantemente interrompido/a?

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• Não parar a tarefa aquando de uma interrupção• Não posicionar cadeiras em

frente à mesa de trabalho• Manter a porta da sala sempre fechada

• Dizer NÃO a quem interrompe

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Os Ladrões do TempoE-mailsPerde muito tempo com e-mails de humor, anedotas, amizade, etc. ? O e-mail é, para si, uma fonte de distracção?

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• Definir um horário para ver e responder a e-mails

• Os e-mails importantes e que demorem mais tempo a analisar, colocá-los na lista de prioridades• Evitar e-mails cujo assunto não seja de interesse

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Os Ladrões do TempoInternetPerde muito tempo em pesquisas irrelevantes na Internet e em conversas banais no Messenger ou no Skype?

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• Usar a Internet apenas para pesquisas relevantes

• Estabelecer um horário para aceder à Internet• Não gastar tempo com longas conversas não importantes no Messenger ou Skype

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Delegação

Delegar é atribuir a outra pessoa uma tarefa que até então era executada por si.

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O PlaneamentoPlaneie 60% / 70% do seu tempo, deixando o restante para imprevistos.Planeie tendo em conta a semana, o mês e o ano.

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Marque um prazo para efectuar cada tarefa. Pense quanto tempo demorará e acrescente mais algum.

Agrupe actividades semelhantes como telefonemas, e-mails, papelada, etc.

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• Coloque em primeiro lugar as tarefas importantes que definiu no Quadrante II da Matriz de Covey.• Estas actividades importantes devem ser realizadas no período do dia em que se sente mais produtivo.

• Não permita que seja interrompido enquanto realiza estas tarefas importantes.

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• Seguidamente, coloque as actividades do Quadrante I, depois as do Quadrante III e finalmente as actividades do Quadrante IV da Matriz de Covey.

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Óptima

Gestão do Tempo