GESTÃO DO TEMPOLaysa Cunha

CONTEÚDO PROGRAMÁTICO Introdução aos princípios que regem o tempo Tempos pessoal Agendas dos profissionais de informática Meios e ferramentas de Gestão do tempo Avaliação dos meios de gerenciamento do

tempo

OBJETIVOS DE APRENDIZAGEM Entender o que é a Gestão do Tempo e sua

importância Compreender os conceitos fundamentais de

Gestão do tempo como forma de desenvolvimento eficaz do trabalho.

Contextualizar a Gestão do Tempo no âmbito da informática

Saber utilizar as técnicas de Gestão do Tempo no desenvolvimento de Projetos de Informática.

INTRODUÇÃO À GESTÃO DO TEMPO Conteúdo dividido em 20 aulas; Aspectos:

Introdução à Gestão do Tempo. Conseqüências da má gestão do tempo O gerenciamento eficaz do tempo e as

vantagens para o trabalho/ Meios e ferramentas que permitem uma gestão eficaz do tempo.

Listagem das principais atividades pessoais. Avaliação das atividades considerando a energia

e o tempo utilizado.

INTRODUÇÃO À GESTÃO DO TEMPO Aspectos:

Reflexão sobre a capacidade de gerenciamento da agenda de tarefas.

Listagem das principais atividades do suporte técnico em informática.

Determinar o nível de prioridade das atividades pessoais e dos profissionais do suporte técnico em informática.

Determinar as atividades que podem ser delegadas.

INTRODUÇÃO À GESTÃO DO TEMPO Aspectos:

Planejar a execução de atividades com a ajuda de ferramentas de gerenciamento do tempo.

Refletir sobre a capacidade de avaliar a importância de uma situação dada.

Reconhecer os limites de suas responsabilidades/ Avaliar pontos fortes e pontos fracos na gestão do tempo / Determinar meios que permitiriam uma gestão do tempo mais eficiente.

Se interrogar sobre a influência que pode ter a gestão do tempo sobre os resultados das ações no universo pessoal e profissional.

INTRODUÇÃO À GESTÃO DO TEMPO O que é tempo?

Origem grega: Chronos - relativo à seqüência de acontecimentos, Kairos - relativo ao momento em que algo acontece.

“Tempo é o jeito que a natureza deu para que tudo não acontecesse de uma vez só”, disse John Wheeler (Professor de Teoria Física da Universidade de Princeton)

“organização da vida”, “presente, passado e futuro”, “é um espaço que existe para realizar todas as atividades que devem ser feitas”

INTRODUÇÃO À GESTÃO DO TEMPO O que é gestão?

é a atividade de administrar idéias para que se transformem em resultados esperados.

combinação e coordenação de inúmeros fatores como planejamento, aporte de recursos humanos, físicos e financeiros.

O que é um gestor? é a pessoa a quem compete a interpretação dos

objetivos propostos pela organização, através do planejamento, da organização, da liderança ou direção e do controle, afim de atingir os referidos objetivos.

INTRODUÇÃO À GESTÃO DO TEMPO O que é gestão do tempo?

É a atividade que visa organizar o tempo disponível, de forma que atenda a execução de tarefas visadas.

escolha de prioridades, estabelecimento de cronogramas e prazos,

Qual a importância de se ter uma eficaz gestão do tempo? “Na canção “O TEMPO NÃO PÁRA”, do compositor e

cantor brasileiro CAZUZA, fica nítido a noção de que efetivamente o tempo escorre pelas mãos e que temos posse apenas do hoje do agora, já que, o passado não volta mais e o futuro, nem sequer sabemos se chegará.”

OBSTÁCULOS PARA UMA EFICAZ GESTÃO DO TEMPO Falta de consciência do valor do tempo;

Prazos curtos e cobranças. Planejamento ausente ou mal trabalhado;

Não planejar as atividades diárias. Deficiência nos meios necessários;

Falta de material e/ou verba. Desvio do foco e baixo comprometimento;

Realização de atividades que não levam ao objetivo final (TV, internet, etc).

CONSEQÜÊNCIAS DE UMA MÁ GESTÃO DO TEMPO Atraso ou má qualidade dos produtos;

Não cumprimento de prazos ou cumprimento com produtos mal feitos.

Falta de credibilidade; Falta de confiança dos clientes/pessoas.

Falência. Sem credibilidade e sem produtos de qualidades,

significa sem clientes e conseqüentemente leva a falência.

VANTAGENS DO GERENCIAMENTO EFICAZ DO TEMPO Cumprimento de prazos; Economia de recursos;

Elimina gastos supérfluos, horas perdidas e tempo vago

Valorização do “nome”; Credibilidade;

Fortalecimento da autoestima;

MEIOS E FERRAMENTAS QUE PERMITEM UMA GESTÃO EFICAZ DO TEMPO Existem modelos estudados pela

administração para gerenciar o tempo. O PDCA é um deles: Plan: Planejamento da atividade; Do: Execução da Atividade; Check: Verificação do andamento da atividade; Action: Ação nos resultados.

Também conhecido como Clico de Shewhart, desenvolvido em 1930 por Walter Andrew Shewhart

PDCA

PDCA Planejamento de atividade

Identificar problemas, estabelecer metas e estabelecer o plano de ação.

Execução de atividade Dar andamento ao projeto ou conjunto de atividades

com base no estabelecido no planejamento. Verificação do andamento da atividade

Checar se as tarefas/atividades estão sendo executadas nos prazos estabelecidos.

Ação nos resultados Após toda a execução do planejamento deve-se

avaliar os erros e acertos, criando uma “fórmula para o sucesso” na gestão do tempo.

PARA REFLETIR

“As coisas mais importantes nunca

devem ficar a mercê das coisas menos

importantes” Wolfang Von Goethe - Alemão

LISTAGEM DAS PRINCIPAIS ATIVIDADES PESSOAIS Todos temos uma rotina diária a cumprir que

é formada por um conjunto de tarefas. FUNDASONO – 8h/noite. É necessário para a

saúde e o bem estar e a alta produtividade. Exercício prático:

Estabeleça as atividades que você desempenha nos diversos ambientes em que vive.

LISTAGEM DE ATIVIDADES A

Atividades de casa; Refeições; Tarefas domiciliares; Etc.

B Atividades Escolares; Horário das aulas; Estudo; Etc.

C Atividades Esportivas; Horário das atividades; Treino extra; Etc.

D Atividades de lazer; Passeios / Festas; Leitura; Etc.

E Atividades Espirituais; Reuniões / Celebrações; Obras Sociais; Etc.

ESTABELECIMENTO DO TEMPO GASTO PARA TAREFAS DIÁRIAS Agora que já temos o conjunto de tarefas que

desempenhamos nos mais diversos ambientes e aspectos de nossa vida, precisamos estabelecer de acordo com os dias da semana as atividades e horários nos quais reservamos para tais ações, sendo assim, vamos montar nosso organograma semanal de atividades partindo dos parâmetros dia e turnos.

APROVEITAMENTO DO TEMPO LIVRE E MAXIMIZAÇÃO DO TEMPO Já estabelecemos atividades e organizamo-

las em um cronograma semanal, agora vamos incluir o fator motivação.

Ou seja, devemos nos preocupar com preencher nosso tempo livre com atividades saudáveis e confortáveis, como relaxamento, leitura, corrida, etc.

Procurar atividades que estimulem o cérebro e o corpo.

REFLEXÃO SOBRE A CAPACIDADE DE GERENCIAMENTO DA AGENDA DE TAREFAS Já listamos as atividades e distribuímos as

mesmas num cronograma semanal, agora iremos colocar prioridades para cada atividade.

As atividades são subdivididas em caráter importante, urgente ou circunstancial.

CASO DE SUCESSO Christian Barbosa

Paulista, bacharel em Ciência da Computação maior especialista brasileiro em administração

de tempo e produtividade Christian Abriu sua primeira empresa aos 15 anos

e foi um dos profissionais mais jovens do mundo a receber o certificado da Microsoft.

É fundador da Triad Consulting, empresa multinacional especializada em programas e consultoria na área de produtividade, colaboração e administração do tempo a qual presta assessoria para empresas como:

Santander; Bradesco; Toyota; Coca-Cola, Rede Globo e Nestlé.

ESFERA IMPORTANTE “A esfera Importante refere-se a todas

as atividades que você faz e que têm importância em sua vida – aquelas que trazem resultado a curto, médio ou longo prazo.

É a esfera da estrada certa, na qual você coloca seu carro e sabe que na linha de chegada estará realizado.

O que é importante tem tempo para ser feito, pode esperar horas, dias, semanas, meses, etc.

ESFERA DA URGÊNCIA A esfera da Urgência tem todas as

atividades na qual o tempo está curto ou acabou.

São as atividades que chegam em cima da hora, que não podem ser previstas, mas que geralmente causam estresse.

ESFERA CIRCUNSTANCIAL A esfera Circunstancial, por sua vez,

cobre as tarefas desnecessárias. São os gastos de tempo de forma inútil,

tarefas feitas por comodidade ou por serem “socialmente” apropriadas. É a esfera da estrada que não leva a

lugar algum, que não traz resultados, apenas frustrações”.

EXEMPLO PRÁTICO Temos que focar nossas atividades na esfera

do que é importante e também dar atenção ao que é urgente.

Comemoração do aniversário de um ente querido – IMPORTANTE

Preparação para uma prova na semana que vem – URGENTE

Passar uma tarde vendo TV, jogando vídeo game ou nas redes sociais - CIRCUNSTANCIAL

EM RESUMO!! As atividades importantes podem ser

planejadas com mais comodidade; As atividades urgentes devem ser resolvidas

imediatamente e As atividades circunstanciais devem ser

levadas a terceiro plano.

ATIVIDADE PRÁTICA estabelecer dentre as nossas tarefas a lista

de prioridades colocando-as como importantes, urgentes e circunstanciais.

Para tanto, voltemos para o alocado na aulas 5 e coloquemos ao lado de cada uma das atividades a letra I quando considerarmos Importante, U quando considerarmos Urgente e C quando considerarmos Circunstancial.

POTENCIALIZANDO O USO DO SEU TEMPO Após identificar a real importância de cada

atividade, agora vamos pensar sobre o que é necessário para melhorar o uso do nosso tempo.

Agora, diante das tarefas que você classificou com urgentes, faça uma análise do porquê de ainda não ter sido realizada e o que pode ser feito para sanar tal situação.

O mesmo exercício faça para com as atividades consideradas importantes.

Finalmente, dentro das atividades identificadas como circunstanciais, estude a possibilidade de transferir o tempo gasto com estas para a execução de tarefas consideradas urgentes e importantes.

DICAS Dicas sobre gestão do tempo: http://exame.abril.com.br/topicos/

administracao-do-tempo

LISTAGEM DAS ATIVIDADES DO SUPORTE TÉCNICO Agora que planejamos nossas atividades

pessoais, iremos afunilar nosso estudo para o lado técnico e de TI.

O gerenciamento do tempo é imprescindível para o sucesso em projetos de TI;

A materialização de um projeto é super importante;

Na ciência de computação o suporte técnico é um âmbito muito importante;

ASPECTOS IMPRESCINDÍVEIS PROJETO DE TI Formação da equipe Material

FORMAÇÃO DA EQUIPE Aspecto técnico (conhecimento e

experiência) Levantamento da carreira acadêmica e

profissional (certificados, cursos, referencias, diplomas, exames, histórico escolar, IRA)

Aspectos das atitudes (teste psicológico, conversa, comportamento, maneira de conversar e até se sentar)

OBS: “A vida profissional tem nascedouro nos bancos da escola e possuem reflexos inimagináveis”.

FORMAÇÃO DA EQUIPE Um boa equipe precisa de um bom GP

(gerente de projetos) O Gerente de projetos

Estabelece o numero de profissionais O rol de equipamentos Os recursos na medida certa.

Profissionais de um projeto de TI Gerente de projetos, Analista de Sistemas,

Técnico em TI, Programador, Designer.

PROFISSIONAIS DA EQUIPE Gerente de Projetos

Profissional graduado em Ciências da Computação ou áreas afins, que tem o encargo de gerir os trabalhos da equipe rumo ao alcance das metas o tempo estabelecido. Acompanha prazos.

O Analista de Sistemas de Tecnologia da Informação; Profissional graduado em Ciências da Computação ou áreas afins e que

tem a missão de desenvolver softwares aplicáveis ao Projeto. O Técnico em Tecnologia da Informação;

Profissional técnico que tem a missão de auxiliar a equipe no desenvolvimento de suas tarefas. Atua na área de suporte de hardware e redes.

Programador; Geralmente profissional de formação técnica que tem a missão de

programar computadores, desenvolver e dar manutenção aos sistemas.

Designer. Profissional que tem a habilidade de desenvolver sites, logomarcas ou

imagens relacionadas ao projeto.

MATERIAL Os instrumentos de Hardware e Periféricos

Computadores de Mesa (desktops); Computadores móveis (Notebooks, Netbooks,

Tablets, etc.); Equipamentos de Telecomunicação (Aparelhos de

Rádio, Aparelhos Celulares, etc.); Impressoras; Scanners; Leitores de Código de Barras; Armazenadores de dados como pen drives, HDs

externos, etc. Espaço físico (sala) e mobília para os

equipamentos e para a equipe.

CONSIDERAÇÕES Desenvolver um projeto é complexo! Um dimensionamento deve ser feito (nem

menor nem maior, na medida) É necessário um planejamento e organização

para “juntar” esses recursos. Para que um projeto dê certo é necessário

forte planejamento, equipe eficaz e comprometida e algo gerenciamento.

OBSTÁCULOS ENCONTRADOS NA EXECUÇÃO DOS PROJETOS DE TI Problemas com a equipe de trabalho

Rotatividade (troca de equipe), relacionamentos interpessoais, falta de capacidade técnica

Não entrega dos recursos materiais esperados Atrasos na entrega das atividades (causados por

uma má gestão do tempo ou um planejamento mal elaborado)

Quebra constante dos equipamentos e materiais Computadores quebrados ou softwares que não

funcionam. Deve-se fazer uma medida preventiva para

todos as aspectos citados

DELEGAÇÃO DE ATIVIDADES “A delegação representa a transferência de

determinado nível de autoridade de um superior para um subordinado ou conjunto de subordinados. Saber delegar com eficácia significa dar a tarefa certa à pessoa certa, Concedendo-lhe o grau certo de liberdade, para que o trabalho se desenvolva de forma mais eficiente e produtiva. Saber delegar permite ao superior e a toda a sua equipa darem o seu melhor e aperfeiçoarem-se progressivamente, de modo a poder enfrentar novos desafios. Com uma fraca capacidade de delegação, a equipe fica constante-mente ocupada a “apagar fogos” e perde tempo precioso”.

DELEGAÇÃO DE ATIVIDADES Vantagens;

Mais tempo para criação de idéias e solução de demandas graves.

Agilidade na tomada de decisões pois as decisões não precisem passar por mãos diversas.

Incremento na autoestima: responsabilidade para hierarquia mais baixa

Desvantagens Possível de perda de controle: pode ser que o

individuo que receba a delegação se deslumbre pelo poder e passe a extrapolar os limites de atribuição da delegação.

Perigo de incapacidades do delegado: possibilidade de despreparo do que recebe o poder, e risco de causar prejuízos.

ATIVIDADES COM FERRAMENTAS DE GERENCIAMENTO DO TEMPO Nos projetos de TI a maximização do tempo

deve ser bem explorada; Ferramentas de gerenciamento do tempo são

utilizadas em projetos de TI; Modelo de gerenciamento em projetos de TI:

Definição; Seqüenciamento; Estimativa de Recurso; Estimativa de Duração das Atividades; Estabelecimento do Cronograma e Controle do Cronograma

No mercado existem softwares que auxiliam nessa processo: Artemis, Microsoft Project, Project Builder

ATIVIDADES COM FERRAMENTAS DE GERENCIAMENTO DO TEMPO Definição das Atividades

Identificação das atividades a serem desenvolvidas para atingir os objetivos do Projeto.

Seqüenciamento de Atividades Verificação da correspondência entre as fases do Projeto.

Estimativa de Recursos Visualização do tipo e quantidade de produtos necessários para cada

atividade do cronograma. Estimativa de Duração de Atividade

Estabelecimento de previsão de prazo para conclusão de cada atividade do cronograma.

Desenvolvimento do Cronograma Formatação das seqüências de atividades com suas respectivas

dependências, durações e recursos necessários para execução. Controle do Cronograma

Acompanhamento das alterações surgidas durante a execução do projeto e materialização dos ajustes necessários.

ATITUDES QUE PREJUDICAM O APROVEITAMENTO DO TEMPO Desorganização

Gavetas, guarda-roupa, mesa de trabalho, desktop do computador.

Desconcentração Atender telefone, ouvir música, ver TV, redes

sociais em paralelo. Pensamentos Negativos

COMPORTAMENTOS QUE MAXIMIZAM O APROVEITAMENTO DO TEMPO Organização Concentração Pensamento Positivo Prioridade

“condição daquilo que está em primeiro lugar” Eu não tenho tempo para isso deve ser

substituído por eu não priorizo isso.

REFERÊNCIAS CHIAVENATO, Idalberto. Teoria Geral da

Administração. Vol. I, 6ª. Edição. Rio de Janeiro: Campus; 2001.

www.amcham.com.br, jan 2012. http://resultadosrapidos.blogspot.com, jan

2012. www.fundasono.org.br, jan 2012. www.triadedotempo.com.br, jan 2012. www.gespublica.gov.br, jan 2012. http://www.knoow.net/, jan 2012. Mini Dicionário Português – Editora Wkids, jan

2012.