Gestão do TempoAT086 –Gestão de Projetos – UFPR/CEIM

Prof. Umberto Klock

Gestão do Tempo

Principais desperdiçadores de tempo:

Gestão do Tempo

• Começar um trabalho sem planejá-lo primeiro, ou seja, partir para o AGIR antes do PENSAR em como agir.

• Fazer atividades improdutivas por mero hábito, deixando para depois as atividades de maior importância

Gestão do Tempo

• Manter vários controles e arquivos desnecessários, ou seja, sistemas não produtivos que só servem para o desperdício do tempo.

• Dar muita atenção a tarefas de resultado pouco significativo.

Gestão do Tempo

• Ter dificuldade em prever períodos de pico, não conseguindo elaborar um plano de ação para as emergências.

• Fazer visitas ou telefonemas desnecessários, gastando seu precioso tempo com longas conversas sem conteúdo.

Gestão do Tempo

• Socializar por longos períodos entre as tarefas.

• Não erguer barreiras eficazes contra interrupções, não conseguindo terminar nos devidos prazos suas tarefas.

Gestão do Tempo

• Fazer coisas que deveriam ser delegadas, ou que não façam mais parte de seu serviço.

• • Não participar regularmente das reuniões de

planejamento, a fim de racionalizar métodos e desenvolver estratégias em função dos prazos.

Gestão do Tempo

• Dedicar-se a assuntos pessoais antes de começar os assuntos profissionais.

Gestão do Tempo

• FAZER O TEMPO RENDER:-

• Planejar, elaborando um plano de ação diária para atacar todas as emergências e pendências além de desenvolver um plano de pró-ação.

• Concentrar-se, pois a atenção concentrada permite que o tempo seja racionalizado e melhor administrado.

Gestão do Tempo

• Fazer pausas : já foi comprovado que o repouso aumenta a eficácia.

• Evitar a desordem / Dicas para a classificação de papéis :

• Providências imediatas • Prioridade menor• Pendências• Para leitura

Gestão do Tempo

• Não ser perfeccionista : esforçar-se para conseguir o ótimo é muito diferente de empenhar-se para atingir a perfeição a qualquer preço, não medindo consequências.

• • Não ter medo de dizer “não”, pois o uso

adequado da palavra gera economia de tempo.

Gestão do Tempo

• Não transferir para outro dia o que deve ser feito hoje, adiando ou delongando as tarefas. Lembre-se : fazer o mais difícil no início do dia é uma boa dica.

• • Aplicar cirurgia radical em sua vida : rever

hábitos, rotinas, atividades pessoais e profissionais, verificando constantemente seus objetivos.

Gestão do Tempo

• Delegar : diferente de transferir sem treinar. Gera economia de tempo e motivação da equipe, através da sua energização.

• • Não ser ergomaníaco, pois trabalho eficaz é

diferente de trabalho em excesso, desregrado.

Gestão do Tempo

• Importante : • Trabalhar hoje, aqui e agora, pois o passado é

irrecuperável e o futuro, apenas um conceito.• Devemos saber administrar nosso tempo

respeitando todas as nossas esferas, buscando descobrir porque adiamos decisões e como fazer para controlar essa tendência, aproveitando melhor o nosso precioso tempo.

• GERENTE DE PROJETO – GESTOR DE PROJETO

GP

As 6 habilidades do Gerente de Projeto Fernando C Barbi, PMP

“É preciso ser sincero, honesto, transparente.O líder tem de dar ao grupo o que ele precisa, não o

que ele quer.Tem de satisfazer às necessidades, e não os desejos.É fundamental consquistar a confiança da equipe e

conhecer seus limites.Não interferir no poder do outro, deixá-lo trabalhar.As pessoas precisam ser encorajadas.”

Carlos Alberto Parreira

1. Bom comunicador.

• Tanto oralmente quanto por escrito, o bom GP deve ter grande habilidade para se comunicar, transmitir e receber mensagens dos demais membros da equipe e dos interessados.

• Comunicar é um processo bi-direcional: não basta enviar a mensagem, é necessário que ela seja recebida com precisão.

2. Líder

• (nada a ver com “chefe”, liderar é motivar, é mostrar como se fez pelo exemplo)

Por líder entende-se alguém que:

(1) tem um senso claro de missão a cumprir, com foco e comprometimento, (2) serve de modelo ao personificar os valores que defende,

(3) seja capaz de ter empatia, saber se colocar no lugar do outro e

(4) seja orientado a resultados, de forma a ser admirado (e não temido) pelos liderados.

3. Organizado

•(saber onde está cada informação quando precisa dela).

A organização permite identificar rapidamente onde estão os dados necessários para a tomada de decisão.Os mecanismos de busca textual tornam certos procedimento catalográficos menos importantes do que já foram. Uma dica é usar os serviços de hospedagem de documentos online para ter acesso aos dados necessários relevantes a qualquer hora e de qualquer lugar.

4. Negociador

• (não ser um “tirano” ou um “fraco”).

Mas o que é negociar? O que você pensa quando está negociando? Negociar é trocar algo de valor para mim por algo de valor para

você. Numa negociação, a percepção de valor é fundamental: o que é

escasso para mim pode não ser para você.Também é importante que o líder tenha como meta sempre o

“ganha-ganha”, em que os dois lados ganham.

4. Negociador

Na próxima negociação, ao invés de pechinchar tente extrair mais do outro lado pelo mesmo valor, para ele o serviço adicional que ele lhe prestará pode custar menos do que o valor que você iria pedir de abatimento e ambos saem satisfeitos.

A alternativa é "eu ganhar em cima de você", que traz ressentimentos e baixa produtividade.

5. Desembaraçado.

• (O bom GP é pró-ativo e toma iniciativas por conta própria).

Pessoas tímidas podem ter dificuldade em abordar uma pessoa que esteja com desempenho fraco para cobrar resultados.

O GP não pode ter este tipo de auto-bloqueio, mas também não precisa ser o cara mais popular, como o "rei da festa".

Ele precisa ter iniciativa para agir a partir dos dados de desempenho coletados e sem o receio de ser mal recebido pelos

demais interessados do projeto.

6. Ético

• (Respeitando as regras de conduta da profissão e as normas do grupo, o GP é respeitado por sua equipe).

Apesar de não termos tido bons modelos em nossos líderes políticos recentemente, a ética é importante.

É ela que nos protege da cobiça alheia desenfreada e dá chances a todos de competir.

Sem ética, o grande quebraria o pequeno, o forte subjugaria o fraco e o mundo seria um lugar pior para todos, mesmo

para os fortes e poderosos.

6. Ético• Um bom princípio ético nos foi legado pelo

filósofo alemão Emanuel Kant:

"Haja como se suas ações fossem se tornar normas de conduta para todos".

O que poderiamos por em outra versão: "Haja de forma a poder explicar para a seus filhos o

que você faz, sem passar vergonha".

Conclusão

Uma pessoa que tenha todas estas habilidades costuma ser um bom GP.

Mas se isso não for possível e você tiver de escolher, provavelmente o mais importante aspecto seja o da liderança.