Gestão Estratégica A ferramenta de desenvolvimento para o

setor público

34º CONGRESSO DE TÉCNICOS CONTABILISTAS E ORÇAMENTISTAS PÚBLICOS - ACOPESP

ÁGUAS DE LINDÓIA/SPOutubro/2013Colaboração

Tribunal de Contas do Estado de São PauloGET - Gestão Estratégica do TCESP

Para alcançar melhores resultados sociais

Planejamento Estratégico

Agenda Definição (O que é/Quem utiliza) Objetivo (Pra que serve) Desenvolvimento (Como funciona) Etapas Metodologia Gerenciamento de Projetos

Planejamento Estratégico – O que é

“O Planejamento estratégico é um processo gerencial que diz respeito à formulação de objetivos para a seleção de programas de ação e para sua execução, levando em conta as condições internas e externas à instituição e sua evolução esperada. Também considera premissas básicas que a instituição deve respeitar para que todo o processo tenha coerência e sustentação.”

Planejamento Estratégico – Quem usa

Planejamento Estratégico - Não usaCOMPOSIÇÃO DA DIRETORIA 2013Diretor Administrativo: Manoel Lauro de PontesDiretor de Comunicação: Bruno Caetano RaimundoDiretor de Estádio: Douglas ValverdeDiretor de Esportes Amadores: Antonio Donizeti GonçalvesDiretor de Futebol Amador: Marcos Tadeu Novais dos SantosDiretor de Futebol de Campo Social: Themistocles Almeida JuniorDiretor de Futebol Profissional: Rubens Antônio MorenoDiretor Financeiro: Osvaldo Vieira de AbreuDiretor Jurídico: Leonardo Serafim dos AnjosDiretor de Manutenção: Paulo Nascimento de GodoyDiretor de Marketing: Rui Paulo Rodrigues BranquinhoDiretor de Orçamento e Controle:Carlos Augusto de Barros e SilvaDiretor de Obras: Pedro Viqueira ListeDiretor de Planejamento e Desenvolvimento:Diretor de Relações Internacionais: Carlos Alberto de Mello CabocloDiretor de Tênis: Antonio Ferreira de AndradeDiretor Secretário Geral: Adalberto Dellape BaptistaDiretor Social: José Moreira

Planejamento Estratégico – O que falamO secretário de Finanças e Orçamento de Laranjeiras do Sul/PR, Marcelo Passarin, destaca que um dos pontos positivos na realização do planejamento estratégico foi, justamente, o envolvimento dos servidores públicos. (2013)“Funcionários de carreira, que há anos trabalham na Prefeitura, tiveram a oportunidade de falar e trazer toda a sua experiência. Isso contribuiu em todo o processo para realizar o planejamento estratégico, o que torna o ambiente muito mais colaborativo. Nesse primeiro ano, nós vamos adequar as ações ao orçamento que já estava previsto pela outra gestão para a Prefeitura. Mas, a partir do ano que vem, queremos dar a nossa cara às ações. Iniciativas como realizar um planejamento estratégico rompem a barreira eleitoral dos quatro anos, porque criam sustentabilidade”, disse Marcelo Passarin.Para o secretário de Governo e Gestão, Gizélio Linhares, é preciso desmistificar que na administração pública não há planejamento. “Trazer essa parceria com o Sebrae/PR, para realizar um planejamento estratégico do ponto de vista do desenvolvimento sustentável de Laranjeiras do Sul, foi fundamental. É preciso pensar não só nos próximos quatro anos, mas como queremos a cidade para os próximos 20 anos, como a comunidade colherá esses frutos”, avalia Gizélio Linhares.

Planejamento Estratégico – O que falam O treinador da seleção brasileira masculina de vôlei, Bernardinho, abriu a

programação de palestras do Fórum. Um dos mais vitoriosos treinadores do mundo, com seis medalhas olímpicas no currículo, Bernardinho apresentou uma série de exemplos de histórias de sucesso para demonstrar a importância do trabalho em equipe e de uma liderança positiva como chaves para o êxito de suas equipes.

“Um grande líder não pode permitir transgressões em uma equipe. Tem que tutelar os valores e princípios positivos. É preciso ter transparência, passar confiança e ter proximidade com os atletas. Além disso, é necessário instigar o inconformismo, sempre buscar algo maior”, destacou o brasileiro. Obstinado e detalhista, Bernardinho confessou que detesta perder. Para manter-se sempre no topo, o treinador defende princípios básicos: trabalho, foco e determinação. E relembrou um lema: “A vontade de se preparar tem de ser a maior do que a de vencer”. (Bernardinho – técnico da seleção brasileira de vôlei)

“É importante ter metas, mas também é fundamental planejar cuidadosamente cada passo para atingi-las.” (Bernardinho)

“Com talento ganhamos partidas; com trabalho em equipe e inteligência ganhamos campeonatos.” (Michael Jordan)

Planejamento Estratégico – Pra que serve

Somente para documentar uma decisão e o que uma instituição quer ser a médio e longo prazo?

Somente para declarar a missão, visão e valores (princípios) de uma instituição?

Afinal, pra que serve um planejamento estratégico no setor público?

Alinhar os resultados com objetivos estratégicos (efetividade, satisfação social);

Alinhar metas com resultados (eficácia); Convergir esforços comuns entre setores (eficiência e

economicidade); Instituir e/ou melhorar processos administrativos

(eficiência e economicidade) Reter e potencializar os ativos humanos(inovação e

aprendizado) Controlar riscos (financeiros, externos, internos,

políticos)

Planejamento Estratégico – Pra que serve

Premissas Integrar o processo de planejamento municipal Plano Diretor Planos Municipais (Assistência, Saúde, Saneamento,

Resíduos, Criança/Adolescente/Jovem, Idoso..) Plano Plurianual Lei de Diretrizes Orçamentárias Lei Orçamentária Anual

Como funciona - Etapas1. Formulação da Estratégia, onde são estabelecidas as

declarações estratégicas (Missão, Visão de Futuro e Valores), análise situacional do ambiente interno (Pontos Fortes e Fracos) e do ambiente externo (Ameaças e Oportunidades).

2. Tradução da Estratégia, quando a Visão de Futuro é traduzida em objetivos estratégicos, indicadores e metas e são definidos os projetos(iniciativas) para alcançar essas metas, construindo assim o chamado Mapa Estratégico.

3. Execução da Estratégia, com a implantação das iniciativas estratégicas e o monitoramento contínuo, controle e avaliação de seus resultados.

Etapas adotadas no TCE/SP

Etapa 1 - Missão Missão: Objetivo fundamental de uma

instituição, consiste na definição de seus fins estratégicos gerais, traduz-se numa filosofia básica de atuação. Deve ser breve e simples para fácil entendimento, flexível para durar mais tempo, focalizada nos clientes, desafiadora, alcançável e motivadora.

Exemplos de missões declaradas Tribunal de Contas do Estado de São Paulo – TCE/SP“Fiscalizar e orientar para o bom e transparente uso dos recursos públicos em benefício da sociedade.”

Conselho Regional de Desenvolvimento - Corede“Promover o desenvolvimento regional, harmônico e sustentável, através da integração dos recursos e das ações de governo na região, visando à melhoria da qualidade de vida da população, à distribuição equitativa da riqueza produzida, ao estímulo à permanência do homem em sua região e à preservação e recuperação do meio ambiente.”

Prefeitura de Porto Alegre / RS“Promover a democracia participativa, a coesão da sociedade e o fortalecimento do espaço público pela articulação e coordenação política, potencializando o capital humano e social.”

Exemplos de missões declaradas

Petrobras “Atuar de forma segura e rentável, com responsabilidade social e ambiental, nos mercados nacional e internacional, fornecendo produtos e serviços adequados às necessidades dos clientes e contribuindo para o desenvolvimento do Brasil e dos países onde atua.”

Natura“Bem Estar Bem.”

Coca- Cola“•   Refrescar o mundo. •   Inspirar momentos de otimismo e felicidade. •   Criar valor e marcar a diferença.”

Hospital “Instituto do Câncer Dr. Arnaldo”“Promover a saúde e o bem-estar do paciente oncológico, incentivar a pesquisa científica e qualificar os profissionais da área”

Etapa 1 - Visão

Visão: Estado futuro desejado e alinhado com as aspirações de uma instituição, definido e redigido após responder à questão “para onde pretende ir”?

Exemplos de visões declaradas Tribunal de Contas do Estado de São Paulo – TCE/SP“Fiscalizar, orientar e divulgar, em tempo real, o uso dos recursos públicos, priorizando a auditoria de resultados e a aferição da satisfação social, consolidando uma imagem positiva perante a sociedade.”

Prefeitura Municipal de Porto Alegre / RS “Queremos ser referência em desenvolvimento sustentável local, construindo tecnologias sociais inovadoras, respeitando a história e as conquistas da cidade”

Conselho Regional de Desenvolvimento Sul – Corede Sul“Ser a região Gaúcha mais competitiva, solidária e ética, que respeita o meio ambiente e as diversidades, onde os padrões de educação, cultura, saúde e segurança revelam a elevada qualidade de vida e a reduzida desigualdade social da população.”

Grêmio Foot-Ball Porto Alegrense“Estar no primeiro nível do futebol mundial”

Etapa 1 - Valores Valores: Conjunto de sentimentos que estrutura,

ou que se pretende estruturar, a cultura e a prática da organização. Normalmente, os valores surgem agregados à missão, como uma simples relação ou de forma mais elaborada, como crenças ou políticas organizacionais.

Exemplos de valores declarados Natura“Importância das relações humanas, busca permanente do aperfeiçoamento, compromisso com a verdade, diversidade das partes, busca da beleza, desenvolvimento sustentável, contribuir para a evolução da sociedade.”

Hospital “Instituto do Câncer Dr. Arnaldo”“Preservar a história e a imagem da Instituição, excelência no atendimento humanizado, ética e transparência, trabalho em equipe de forma integrada, valorização do paciente, compartilhar conhecimentos, reconhecimento e motivação dos colaboradores.”

Prefeitura Municipal de Porto Alegre/RS“Universalização, qualidade, Participação, Transparência, Valorização Funcional e Legalidade”

Utilizando ferramentas – Matriz SWOTMatriz “SWOT” ou “FOFA” : A sigla SWOT,

vem das iniciais das palavras inglesas Strenghts (forças), Weaknesses (fraquezas), Opportunities (oportunidades) e Threats (ameaças), pois estes são justamente os pontos a serem analisados. Forças e Fraquezas avaliam as variantes no cenário interno; Ameaças e Oportunidades avaliam as variantes no cenário externo.

Reconhecimento, identificações e análise de oportunidades, ameaças, forças e fraquezas que alavancam e dificultam o cumprimento da missão da instituição.

OPORTUNIDADES: são fatores externos, do ambiente, atuais ou futuras, que se bem aproveitadas, alavancam a instituição.

AMEAÇAS: também fatores externos que se a empresa não dominá-los e minimizá-los afetam negativamente a instituição.

Utilizando ferramentas – Matriz SWOT

FORÇAS: fatores internos, que se otimizados produzem o bom desempenho da instituição.

FRAQUEZAS: fatores internos, que devem ser minimizados para não influenciar negativamente a instituição.

Utilizando ferramentas – Matriz SWOT

Oportunidades Ameaças

Forças Fraquezas

Fato

res

Exte

rnos

Fato

res

Inte

rnos

AproveitarAplicar

EvitarDefender

ManterUtilizar

ReverterMudar

MATRIZ SWOT (FOFA)

Planejamento Estratégico e BSC

Planejamento Estratégico e BSC

Componentes do BSC – Balanced Scorecard (Indicadores Balanceados de Desempenho)

Mapa estratégico Objetivo estratégico Indicador Meta Plano de ação

Etapa 2 – Tradução da Estratégia –TCESP

Gestão Estratégica no TCESPReunião de Coordenadores

13/11/2012

Projetos Descrição (Descrição do projeto destacando iniciativas incluídas)

Indicador

Meta 2013/2015

Recursos / Áreas de dependência

Financeiro

Humano

Material Sist. / TI

Projeto " TCESP nas Redes Sociais"

" Redes Sociais": O Brasil é o 1º país no Mundo em adesão às redes sociais. No Brasil, segundo pesquisas, 1 em cada 3

brasileiros estão conectados à Internet. Cerca de 87% dos usuários de Internet

utilizam alguma rede social (Twitter, Badoo, Facebook..). Divulgar as ações e

difundir a imagem institucional do TCESP por meio dessas ferramentas é uma opção de baixo custo e alto impacto.1) Definir política de participação do

TCESP em redes sociais; 2) Definir grupo de atendimento;

3) Aperfeiçoar ferramentas de acesso...

Pesquisar DTI

Aumentar em 25% os acessos

(2013)Aumentar em

75% os acessos (2015)

Montar comissã

o ou definir área

responsável

para a elaboração de

proposta de

política de

participação do TCESP

em redes sociais

Sistema de

monitoramento

de acessos, aperfeiç

oar ferrame

ntas existent

es.

Etapa 2 – Mapa Estratégico –Pelotas/RS

Etapa 2 – Objetivos, Indicadores e Metas

Segundo passo: Definir objetivos, ou seja, resultados quantitativos e/ou qualitativos a alcançar num determinado espaço de tempo, devem ser desdobrados a partir da visão da instituição e funcionar como condutores do caminho da visão.Objetivos SMARTSpecific (Específicos): Os objetivos devem ser específicos, claros, concisos e fáceis de entender (não devem ser generalistas). Devem compreender algo que possa ser claramente atingido.Measurable(Mensuráveis): Sendo os objetivos constituídos por desejos ou aspirações, devem ser passíveis de serem avaliados, através da definição de parâmetros (verificar se foram ou não atingidos).Attainable ou Achievable (Alcançáveis): Os objetivos têm que ser alcançáveis. Devem ser definidos de modo congruente com o momento e os recursos.Realistics ou Relevant (Realistas): Os objetivos devem ser tangíveis e realistas, deve existir a possibilidade de poderem vir a ser alcançados. "Relevant" (Relevantes).Time Bound (Tempo): Os objetivos devem ser estabelecidos com um limite temporal bem definido (ou uma série de fases).

Etapa 3 – Execução da Estratégia

Zona de conforto; Manutenção do “status quo” Transparência das atividades, ações, metas, prazos, custos e

resultados Comprometimento

Etapa 3 – Execução da Estratégia

ACABOU !!!!!! Zona de conforto; Manutenção do “status

quo”.

COMPROMETIMENTO

Etapa 3 – Execução da Estratégia

Transparência Objetivos Resultados Metas

Etapa 3 – Execução da Estratégia

Desenvolvendo e gerenciando projetos e atividades: O que é projeto? Por que gerenciar projeto? Projetos falham? Áreas de abrangência segundo o PMBOK

Por que gerenciar projetos? Porque investir tempo e recursos para gerenciar um projeto?O que se ganha quando gerenciamos os projetos?

Resposta: Aumentar a chance de projeto ser bem sucedido.Portanto, gerenciamos projetos para:

Controlar o escopo; Atender aos prazos; Manter o orçamento; Atingir a qualidade especificada

• Principais benefícios do Gerenciamento de Projetos:– Execução de orçamentos mais realistas– Adaptação do projeto às necessidades levantadas– Antecipação de situações desfavoráveis– Uso eficiente dos recursos disponíveis

Etapa 3 – Execução da Estratégia

Então, por que projetos falham?

Então, por que projetos falham?

As principais causas que das falhas nos projetos são:

• Metas e objetivos mal estabelecidos;• Pouca compreensão da complexidade do projeto;• Dados incompletos e/ou incorretos;• Falta de capacidade da Equipe:

• Falta de liderança do gerente do projeto;• Falta de conhecimentos (técnicos/gerenciais).

• Falta de metodologia:• Desconhecimento dos pontos-chaves;• Desconhecimento dos riscos;• Desconhecimento do impacto das mudanças.

Etapa 3 – Execução da Estratégia

A falta de gerenciamento pode causar…

Etapa 3 – Execução da Estratégia

Resumindo: Um projeto bem sucedido é aquele que é realizado conforme o planejado.

Ser concluído dentro do tempo previsto; Ser concluído dentro do orçamento previsto; Ter utilizado os recursos (materiais, equipamentos e pessoas)

eficientemente, sem desperdícios; Ter atingido a qualidade e o desempenho esperados; Ter sido concluído com o mínimo possível de alterações em

seu escopo; Ter sido aceito sem restrições pelo contratante ou cliente; Ter sido empreendido sem que ocorresse interrupção ou

prejuízo nas atividades normais da organização; Não ter agredido a cultura da organização.

Fonte – Material recebido em treinamento oferecido pela IMPACTA - “Planejamento e Gerência de Projetos com ênfase no PMI“

Etapa 3 – Execução da Estratégia

Etapa 3 – Execução da Estratégia Áreas de Abrangência da Gestão de Projetos – segundo

PMBOK - PMI

Integração

Escopo

Tempo

Custo

Qualidade

Recursos Humanos

Comunicação

Riscos

Aquisições

Ciclo do Planejamento - Estratégico

Planejamento - Estratégico

“Karina Oliani, enfrentou 55 dias, até se tornar a brasileira mais jovem a chegar ao topo da montanha Everest, a mais alta do mundo, com temperaturas de até -40ºC, ventos de 140km/h e um aniversário comemorado a 7.500m de altura.”

“Tudo o que um sonho precisa para ser realizado é alguém que acredite que ele possa ser realizado.”Roberto Shinyashiki

Planejamento - Estratégico

Paulo Massaru Uesugi Sugiurapsugiura@tce.sp.gov.br

MUITO OBRIGADO !!!!