Grupos de Processos • Iniciação: definir um novo projeto ou uma nova fase de um projeto já

existente, obtendo-se autorização para tal. • Planejamento: estabelecer o escopo total, definem e refinam os

objetivos e desenvolvem o curso de ação necessário para alcançar esses objetivos.

• Execução: coordenar pessoas e recursos e também integrar e executar as atividades do projeto em conformidade com o plano de gerenciamento, de forma a cumprir as suas especificações.

• Monitoramento e Controle: acompanhar, analisar e controlar o progresso e desempenho do projeto, identificar quaisquer áreas nas quais serão necessárias mudanças no plano, e iniciar as mudanças correspondentes.

• Encerramento: finalizar formalmente todas as atividades de um projeto ou de uma fase do projeto. Entregam o produto terminado ou encerram um projeto cancelado.

Relação entre os grupos de processos

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MP-RS – 2015 – Assessor-Administração Conforme estabelecido no PMBOK®, assinale a alternativa que preenche corretamente as lacunas do enunciado abaixo, na ordem em que aparecem. O ........ de projetos é um empreendimento ........ e requer que cada ........ de projeto ou ........ seja ........ e ........ de forma apropriada com outros ........ para facilitar a ........ . (A) ciclo – complexo – etapa – processo – lido – compreendido – programas – operação (B) gerenciamento – integrado – processo – produto – alinhado – conectado – processos – coordenação (C) controle – único – fase – serviço – conectado – integrado – projetos – execução (D) portfólio – múltiplo – parte – sequência – feita – controlada – projetos – integração (E) gerenciamento – sistêmico – ciclo – sistema – estabelecido – operado – sistemas – implementação

2013 - CESPE - MI - Administrador De acordo com a metodologia definida pelo PMBOK, são quatro os macroprocessos para gerenciamento de projetos: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle. CESPE - 2015 – MEC- SUPERIOR No ciclo de vida de um projeto típico, à medida que o tempo avança, os riscos e as incertezas crescem, ainda que os custos das mudanças tenham tendência de queda conforme o projeto vai sendo finalizado. CESPE - 2014 - TC-DF - SUPERIOR O escopo do projeto é composto pelo trabalho que deve ser feito, a fim de entregar um produto com as características e funções especificadas.

FCC – 2015 – CNMP - Analista A figura abaixo apresenta os grupos de processos de gerenciamento de projetos e como eles interagem entre si, com base no PMBoK 4ª edição. Os grupos de processos numerados de I a III correspondem, correta e respectivamente, a:

a) Elaboração - Construção – Transição e Produção b) Planejamento - Execução – Monitoramento e Controle c) Planejamento – Desenvolvimento - Produção d) Modelagem - Construção - Implantação e) Modelagem - Construção e Implantação - Entrega e Feedback

FCC – 2012 - TRE-CE - Técnico

De acordo com o estabelecido no PMBOK, NÃO é uma fase do ciclo de vida de um projeto a) o início. b) o encerramento. c) a organização e preparação. d) a execução. e) a integração.

Gerente de Projetos

Pessoa alocada pela organização executora para liderar a equipe responsável por alcançar os objetivos do projeto.

• Responsável pela aplicação das competências, conhecimentos, ferramentas e técnicas de projeto às atividades.

• Competências: ‒Conhecimento: o que ele sabe sobre gerenciamento de projetos. ‒Desempenho: o que ele é capaz de realizar enquanto aplica seu

conhecimento em gerenciamento de projetos. ‒Pessoal: comportamento do gerente na execução do projeto ou de

atividade relacionada (atitudes, personalidade, liderança, capacidade de orientar a equipe do projeto ao mesmo tempo em que atinge objetivos e equilibra as restrições do mesmo).

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Escritório de Projetos Corpo ou entidade organizacional à qual são atribuídas

várias responsabilidades relacionadas ao gerenciamento centralizado e coordenado dos projetos de uma instituição.

• Principais objetivos de um EP: ‒Apoiar os diferentes gerentes de projetos de diversas maneiras; ‒Estabelecer políticas e procedimentos para projetos na organização; ‒Centralizar as informações e coordenar informações entre projetos; ‒Ser um centro de apoio ao time do projeto e representar fisicamente o

projeto. • Três tipos:

‒De Suporte ‒De Controle ‒De Direção

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Equipes de Projetos São as pessoas encarregadas da realização do projeto.

• Inclui o gerente do projeto, o pessoal de gerenciamento do projeto e outros membros da equipe que executam o trabalho, mas que não estão necessariamente envolvidos no gerenciamento do projeto.

• Tendem a ser multidisciplinares e têm vida limitada à duração do projeto. • Dedicação integral, parcial ou por atividade específica.

Patrocinador É uma pessoa ou grupo que fornece recursos e suporte para o

projeto e é responsável pelo sucesso do mesmo. • Pode ser externo ou interno à organização do gerente de projetos;

Promove o projeto desde a sua concepção inicial até o seu encerramento.

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Estrutura Organizacional – quadro resumo

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Matricial: estrutura na qual o gerente de projetos divide as responsabilidades com os gerentes funcionais para atribuição de prioridades e orientação do trabalho das pessoas.

MP-RS – 2015 – Assessor-Administração Assinale a alternativa que preenche corretamente as lacunas do enunciado abaixo, na ordem em que aparecem. De acordo com Gido e Clements (2011), um gestor de projetos ........ sabe o que ........ a ........ e cria um ambiente ........ no qual as pessoas trabalham como parte de uma equipe de alto ........ e são ........ a se superar. (A) competente – atrapalha – eficiência – tranquilo – padrão – obrigadas (B) estimulador – amplia – motivação – estável – mérito – autorizadas (C) competente – motiva – equipe – incentivador – desempenho – estimuladas (D) motivador – emociona – equipe – acolhedor – gabarito – levadas (E) atualizado – melhora – criatividade – estimulador – nível – estimuladas

MP-RS – 2015 – Assessor-Administração De acordo com o PMBOK®, o gerenciamento de projetos eficaz requer que o gerente tenha características específicas referentes a conhecimento, desempenho e pessoal. Nesse contexto, a que se refere a palavra “desempenho”? (A) Refere-se ao que o gerente de projetos é capaz de realizar enquanto aplica seu conhecimento em gerenciamento de projetos. (B) Refere-se ao comportamento do gerente na execução de projeto ou de atividade relacionada. (C) Refere-se ao que o gerente de projetos sabe sobre gerenciamento de projetos. (D) Refere-se a como o gerente de projetos é capaz de minimizar custos. (E) Refere-se à capacidade do gerente de coordenar equipes interdisciplinares.

2014 – ANTAQ - SUPERIOR Excluindo-se o gerente do projeto e sua equipe, incluem-se nas partes interessadas todas as pessoas ou organizações passíveis de sofrerem impactos positivos ou negativos em decorrência do produto do projeto. 2013, SEE-AL, Secretário Estruturas organizacionais funcionais são as mais recomendadas para a realização de projetos interdisciplinares, pois, nesse tipo de estrutura, as relações entre departamentos são fluidas e as equipes de projeto são constituídas por pessoas de diferentes setores e especialidades que trabalham juntas e compartilham experiências.

2014 – CESPE – MEC - Especialista em Processos de Negócios - O gerente de projetos gerencia as restrições, os objetivos especificados e os recursos, ao passo que o escritório de projetos é responsável pelas metodologias e padrões bem como por otimizar o uso dos recursos organizacionais compartilhados entre os projetos. 2013 – STF - Técnico Judiciário - O escritório de projetos possui um padrão comum a ser implementado nas organizações, independentemente do tipo da organização.

Edital: • Funções da Administração: planejamento, organização, direção

e controle. • Gestão estratégica: planejamento estratégico, tático e

operacional. • Gestão de Pessoas: Conceito, objetivos e funções. • Gestão de Projetos: início, planejamento, execução,

monitoramento e encerramento. • Qualidade Total e Gestão de processos: Princípios e conceitos

básicos da Gestão pela Qualidade total; Ferramentas clássicas para gestão da qualidade; Ciclo PDCA; Técnicas de mapeamento, análise e melhoria de processos.

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Gestão de Processos

• Sordi: “a abordagem da Gestão por Processos é também conhecida como abordagem sistêmica das organizações.” ‒Sistema é um conjunto de elementos interconectados cuja

transformação em uma de suas partes influencia todas as demais. ‒Visão moderna: sistemas abertos, que interagem com o meio

ambiente, fazem trocas, incorporando alterações benéficas e neutralizando as maléficas.

‒Busca a integração e conexão dos sistemas de informação já existentes à camada de gestão por processos de negócios.

Processos • Processo é qualquer atividade ou conjunto de atividades

que toma um input, adiciona valor a ele e fornece um output a um cliente específico. ‒ Inputs podem ser materiais, informações, conhecimento, etc.

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Feedback

Entrada

• Insumos • Inputs

Processamento

• Atividades • Agregar Valor • Troughput*

Saída

• Produtos • Serviços • Outputs

* Troughput: quantidade total de alguma coisa, como dados ou matéria-prima, que é processada num período de tempo.

• ISO 9001 ‒Conjunto de atividades inter-relacionadas que transforma insumos

(entradas) em produtos (saídas). • Davenport (1994)

‒Conjunto de atividades estruturadas e medidas destinadas a resultar em um produto especificado para um determinado cliente ou mercado (...) é uma ordenação específica das atividades de trabalho no tempo e no espaço, com um começo, um fim, e inputs e outputs claramente identificados: uma estrutura para a ação.

• Sordi (2014) ‒Fluxos de trabalhos que atendem a um ou mais objetivos da

organização e que proporcionam agregação de valor sob a ótica do cliente final.

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Processos

• CBOK 3.0 – 2013 ‒É uma agregação de atividades e comportamentos executados por

humanos ou máquinas para alcançar um ou mais resultados. o Essas atividades inter-relacionadas solucionam uma questão

específica e são governadas por regras de negócio. ‒É um trabalho que entrega valor ao cliente ou apoia/gerencia outros

processos. o Esse trabalho pode ser ponta a ponta, interfuncional e

interorganizacional.

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Processos

Projetos x Processos

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Tipos de Processos

• Processos Principais do Negócio: primários, essenciais, fim, finalísticos, de negócio. ‒Entregam valor ao cliente. ‒Ponta a ponta, interfuncional ou interorganizacional.

• Processos de Apoio: de suporte, meio, organizacionais, de informação. ‒Entregam valor a outros processos (não diretamente aos clientes).

• Processos Gerenciais: de gerenciamento, decisão, controle. ‒Entregam valor a outros processos (não diretamente aos clientes). ‒Servem para medir, monitorar, controlar e administrar ‒Fazem a organização operar de acordo com seus objetivos.

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Tipos de Processos - Hierarquia

• Macroprocessos

• Processos

• Subprocessos (?)

• Atividades

• Tarefas/operações

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Glossário • BPM - Business Process Management - disciplina de gerenciamento

e um conjunto de tecnologias habilitadoras. • BPMS - BPM Systems/Suite • BPMN - Business Process Modeling Notation • Fluxograma: técnica para se registrar um processo de maneira compacta, por meio

de alguns símbolos padronizados; • Gargalo: restrição na capacidade que cria uma fila. • Handoff: qualquer ponto em um processo no qual o trabalho ou seu controle passam

de um sistema, pessoa ou grupo para outro. • Requisitos do Processo: é a tradução das necessidades e expectativas dos clientes e

das demais partes interessadas (stakeholders). Processo deve agregar valor

• Não Conformidades: não atendimento a um requisito. Devem ser tratadas

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Gestão de Processos • Guia BPM-CBOK: Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM) é uma

abordagem disciplinada para identificar, desenhar, executar, documentar, medir, monitorar, controlar e melhorar processos de negócio (automatizados ou não) para alcançar resultados pretendidos, consistentes e alinhados com as metas estratégicas de uma organização.

• Sordi: estrutura gerencial orientada a processos, em que gestor, time e executores do processo são todos executores e pensadores enquanto projetam seu trabalho, inspecionam seus resultados e redesenham seus sistemas de trabalho de forma a alcançar melhores resultados.

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Gestão de Processos

• Busca: ‒Melhorar a forma como o trabalho é realizado; ‒Utilizar eficientemente os insumos (eficiência); ‒Otimizar a sequência de atividades; ‒Objetivo final: gerar melhores produtos/serviços aos clientes.

• Sordi: ao contrário das empresas convencionais, centradas em si

mesmas, as empresas organizadas e gerenciadas por meio de processos de negócios priorizam o cliente final, por meio da valorização do trabalho em equipe, da cooperação e da responsabilidade individual.

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Gestão por Processos • Modelo tradicional x Modelo por processos

‒Visão por Processos

‒Horizontal, Transversal, Interfuncional.

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Gestão por processos - vantagens • Identificação de gargalos • Sugestão de pontos de melhoria • Apontar caminho crítico e demais dados em tempo real

‒ Indicadores: econômicos e financeiros; de produtividade e qualidade; sociais e ambientais; de aprendizado e conhecimento.

• Análise dos recursos alocados • Identificações de recursos necessários • Apuração de custos • Alocação de metas • Painel de controle, etc.

Modelagem de Processos

• Modelo é uma representação simplificada de uma coisa, um conceito ou uma atividade. ‒Podem ser matemáticos, gráficos, físicos, ou narrativos na sua forma

ou alguma combinação desses aspectos. • A Modelagem de Processos de Negócio é o conjunto de atividades

envolvidas na criação de representações de processos de negócio existentes (As Is) ou propostos (To Be). ‒Pode prover uma perspectiva ponta a ponta (total) ou uma porção

(pontual) dos processos primários, de suporte ou de gerenciamento.

Diagrama x mapa x modelo

• Diagrama: notação simples; retrata os principais elementos de um fluxo de processo, mas omite detalhes.

• Mapa: maior precisão e detalhes do que um diagrama; mostra relacionamentos com outros elementos (atores, eventos, resultados etc.).

• Modelo: maior precisão, mais dados do processo e mais dados dos fatores que afetam seu desempenho; ‒a representação pode ser utilizada para mostrar o desempenho

do que está sendo modelado (simulação).

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Técnicas de Mapeamento

• Principais: ‒Fluxograma ‒Mapofluxograma ‒Mapa de Processo ‒SIPOC ‒Blueprinting

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Fluxograma

• Ferramenta gráfica – desenho • Técnica para se registrar um processo de maneira compacta,

através de alguns símbolos padronizados. • Permite uma visão sistêmica do processo • Mostra gargalos e oportunidades de aperfeiçoamento no

processo. • Define o pessoal envolvido nas atividades do processo,

identificando muitas vezes clientes negligenciados em análises anteriores.

• Permite fixar limites com maior facilidade. 31

Fluxograma

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Mapofluxograma

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Mapa de Processo

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SIPOC • Identificar todos os elementos pertinentes de um projeto

de melhoria de processo antes de o trabalho começar - fronteiras (fornecedores e clientes), principais “entradas” e “saídas” geradas aos clientes.

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Blueprinting • Service blueprint – planta de serviço – mapa de serviço

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Ciclo de Vida BPM (CBOK 3.0) • Os processos de negócio

devem ser gerenciados em um ciclo contínuo para manter sua integridade e permitir a transformação.

• BPM-CBOK não é prescritivo: • o número de fases e

os rótulos podem variar em função do escopo ao qual é aplicado.

As Is

To Be

Transformação de Processos • Melhoria de processos – incremental, cada pedaço; • Redesenho – holístico, ponta-a-ponta, mas usando a base do

processo existente; • Reengenharia – radical;

• Mudança de paradigma

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MP-RS – 2015 – Analista-Administração A respeito das soluções propostas pelo BPM, é correto afirmar que a proposta BPM é (A) a da interação e integração das propostas informacionais planejadas à estrutura dos projetos de negócios. (B) a da prospecção e conexão dos sistemas organizacionais existentes à camada de gestão de projetos de negócios. (C) a de integrar e programar os sistemas de planejamento já existentes ao processo de gestão estratégica. (D) a da integração e conexão dos sistemas de informação já existentes à camada de gestão por processos de negócios. (E) a do planejamento e implementação dos sistemas de informação programados à camada de gestão por projetos de negócios.

MP-RS – 2015 – Analista-Administração Assinale a alternativa que apresenta corretamente os indicadores mais utilizados para monitorar o desempenho de um processo. (A) indicadores cambiais – indicadores de sustentabilidade – indicadores de competitividade – indicadores de empreendedorismo (B) indicadores econômicos e financeiros – indicadores de produtividade e qualidade – indicadores sociais e ambientais – indicadores de aprendizado e conhecimento (C) indicadores de criatividade – indicadores de produtividade – indicadores de rotatividade – indicadores de sustentabilidade (D) indicadores de falhas de processo – indicadores de qualidade total – indicadores de desempenho – indicadores de custos (E) indicadores de eficiência – indicadores de eficácia – indicadores de efetividade – indicadores sociais e ambientais