Implementação de um Sistema ERP

Revista de Engenharia e Tecnologia ISSN 2176-7270

V. 2, No. 1, Abr/2010 Pgina 57

IMPLANTAO DE UM SISTEMA DE INFORMAO ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP): ESTUDO DE

CASO EM UMA INDSTRIA ELETRNICA

Gilberto Gonalves, UTFPR-PG, [email protected] Prof. Dr. Isaura Alberton de Lima, UTFPR-PG, [email protected]

Resumo: Os sistemas de informao (SI) chamados de Enterprise Resource Planning (ERP) so sistemas que integram todos os departamentos/setores de uma organizao pois tem a caracterstica de ter uma base de dados nica. Um ERP bem estruturado da suporte para a tomada de deciso de forma que ela seja a mais correta possvel para aquele momento ou para aquela situao. Por isso, de extrema importncia que um SI seja implantando corretamente, no deixando para trs nenhuma etapa do processo de implantao, que so aquisio de hardware e software, desenvolvimento da documentao, treinamento do usurio final, acompanhamento, manuteno e a avaliao do SI que geralmente feita pela alta gesto da organizao com base no feedback que os operadores do para os mesmos. A presente pesquisa foi desenvolvida em uma organizao do ramo eletrnico e tem como objetivo demonstrar como um sistema de informao ERP foi implantado nos setores fiscal e financeiro da industria que est instalada na cidade de Pato Branco no estado do Paran. Os mtodos de coleta de dados utilizados foram basicamente a pesquisa documental e um questionrio fechado. Ao final desta pesquisa foi possvel concluir que o ERP implantado formalizou as atividades da organizao e com isso trouxe alguns benefcios, porm teve algumas falhas nas etapas de implantao, essas etapas precisam passar por uma reciclagem, se essa reciclagem no for suficiente o ERP deve ser substitudo, pois o resultado da avaliao feita pelos diretores da organizao e tambm pelos operadores do sistema no foi satisfatrio. Palavras-chave: Tecnologia da Informao, Sistemas de Informao, Enterprise Resource Planning, Implantao.

IMPLEMENTATION OF AN INFORMATION SYSTEM -

ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP): CASE STUDY IN AN ELECTRONIC INDUSTRY

Abstract: The Information systems (IS) called Enterprise Resource Planning (ERP) are systems that integrate all the departments / areas of an organization, because it has the characteristic of having a single data base. A well-structured ERP supports for the decision making so that it is the most correct possible one for that moment or for that situation. For this reason, it is extremely important that an IS is implemented properly, not leaving behind any stage of the implementation process , which are hardware and software acquisitions, development of documentation, end user training, monitoring, maintenance and evaluation of the IS which is usually accomplished by the high management of the organization based on the feedback that the operators provide to the same . This research was developed in an organization of electronic industry and it has the purpose to demonstrate how an ERP information system was implemented in the fiscal and financial sectors of the industry that is installed in Pato Branco town in the State of Paran. The methods of data collection were basically the documentary research and a closed questionnaire. At the end of this research, it was possible to conclude that the implemented ERP formalized the activities of the organization and brought with it some benefits, but it had some failures in the stages of implementation, these stages need to pass through a recycling, if this recycling is not enough, the ERP should be replaced, because the assessment made by the directors of the organization and also by the operators of the system was not satisfactory. Keywords: Information Technology, Information Systems, Enterprise Resource Planning, Implementation.

1. INTRODUO

Atravs de uma viso global, observa-se, dia aps dia, que a tecnologia aplicada informao vem crescendo muito, principalmente aps o surgimento do computador. Hoje, as informaes so enviadas e recebidas numa velocidade que, h pouco menos de quinze anos,


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era totalmente impossvel pensar ou imaginar que uma pessoa e/ou organizao, estando geograficamente e fisicamente distante, pudesse enviar informaes, de forma a auxiliar na tomada de deciso de outra pessoa e/ou organizao.

A vasta disponibilidade de tecnologia da computao a custo acessvel mudou drasticamente a maneira como as pessoas/organizaes adquirem, armazenam, recuperam, transmitem, comunicam e usam as informaes.

Em virtude disso, as empresas vm buscando obter vantagens dessas tecnologias advindas da criao do computador. A informao tratada como um recurso, vista como um insumo na produo de bens e servios, tal como as pessoas, matrias-primas, equipamentos, recursos financeiros e tempo.

No decorrer dos anos, visando obter mais eficcia e eficincia, foi sendo desenvolvido, com o auxlio dos computadores, os chamados Sistemas de Informao (SI) e posteriormente a isso foram desenvolvidos os chamados sistemas de informao Enterprise Resource Planning (ERP).

O foco principal dos ERPs na atualidade est voltado principalmente para o negcio empresarial e no objetivo de auxiliar os respectivos processos decisrios e a conseqente tomada de deciso.

O sucesso de uma organizao pode depender de um sistema de informao ERP eficiente, o que pode causar um grande impacto nas estratgias corporativas da organizao. A empresa, os clientes e/ ou usurios e qualquer indivduo que interagir com os SIs pode ser beneficiado com esse impacto.

Essa pesquisa se props a demonstrar como um sistema de informao ERP foi implantado nos setores fiscal e financeiro de uma indstria eletrnica na cidade de Pato Branco - PR, que atua na terceirizao de montagem de placas eletrnicas, acompanhando a sua implantao e observando resultados ps-implantao.

2. METODOLOGIA

Para esse estudo, utilizou-se, como tcnica de levantamento de dados e informaes, a pesquisa documental, utilizando-se de um enfoque exploratrio, que por sua vez conforme Gil (2002, p.41) tem como objetivo proporcionar maior familiaridade com o problema, com vistas a torn-lo mais explcito ou a construir hipteses.

Para Fachin (2001, p. 152) a pesquisa documental [...] toda informao de forma oral, escrita ou visualizada. A pesquisa documental consiste na coleta, classificao, seleo difusa e na utilizao de toda espcie de informaes, compreendendo tambm as tcnicas e mtodos que facilitam a sua busca e a sua identificao.

O estudo realizado pressups uma abordagem qualitativa. No entanto, dados quantitativos no foram desprezados. O desafio da pesquisa qualitativa apreender, sob a tica daqueles que participam do universo pesquisado, o sentido da experincia vivenciada.

Trivios (1987, p. 131) comenta que na pesquisa qualitativa, de forma muito geral, segue-se a mesma rota ao realizar uma investigao. Isto , existe uma escolha de um assunto ou problema, uma coleta e anlise das informaes.

Dentre as estratgias de uma pesquisa qualitativa, Monteiro (1998, p. 07) afirma que [] podem ser ditas investigaes qualitativas aquelas cujas estratgias de pesquisa privilegiam a


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compreenso do sentido dos fenmenos sociais para alm de sua explicao, em termos de relao causa-efeito.

A pesquisa caracteriza-se como um estudo de caso.

[...] caracterizado por ser um estudo intensivo. levada em considerao, principalmente, a compreenso, como um todo, do assunto investigado. Todos os aspectos do caso so investigados. Quando o estudo intensivo podem at aparecer relaes que de outra forma no seriam descobertas (FACHIN, 2001, p.42).

Como tcnica de levantamento de dados e informaes, foi utilizado questionrio fechado, aplicado a trs diretores da empresa e, tambm a dois operadores do setor fiscal e a um do setor financeiro.

O questionrio fechado, Gil (1999, p. 129) observa que nas questes fechadas, apresenta-se ao respondente um conjunto de alternativas de resposta para que seja escolhida a que melhor representa sua situao ou ponto de vista.

importante ressaltar que ao usar um questionrio, como forma de obteno de informaes/dados, as questes devem ser totalmente de natureza impessoal, o qual serve para assegurar uniformidade na avaliao de uma situao para a outra.

3. TECNOLOGIA DA INFORMAO (TI)

Segundo Rezende & Abreu (2000, p.76) pode-se conceituar a Tecnologia da Informao como recursos tecnolgicos e computacionais para gerao e uso da informao. Esse conceito enquadra-se na viso de gesto da Tecnologia da Informao.

Ainda sobre essa mesma ptica, Cruz apud Rezende & Abreu (2000, p. 108) fala que outro conceito de Tecnologia de Informao pode ser todo e qualquer dispositivo que tenha capacidade para tratar dados e ou informaes, tanto de forma sistmica como espordica, quer esteja aplicada ao produto, quer esteja aplicada no processo.

Para Gordon & Gordon (2006, p. 6) A tecnolgica da informao (TI) inclui, hardware, software, sistemas de gerenciamento de banco de dados e tecnologias de comunicao de dados.

A TI nos tempos modernos tem um valor elevado quando falamos em tomada de deciso com rapidez, fator competitividade, lanamento de novos produtos para atender um determinado nicho de mercado, dinamismo em suas operaes, ou ento para atender a necessidade de informao de um gerente, o qual precisa elaborar um plano de ao com agilidade.

Sobre o desconhecimento da Tecnologia da Informao:

[...] o desconhecimento elementar da Tecnologia da Informao e de seus recursos tem causado muitos problemas e dificuldades dentro das empresas, principalmente para as atividades ligadas a Planejamento Estratgico, Sistemas de Informao e Gesto de Tecnologia da Informao (REZENDE e ABREU, 2000, p.75)

de suma importncia ressaltar que os hardwares, softwares e seus perifricos dentro de uma organizao devem ter o principal objetivo que ajudar no desenvolvimento e na melhoria dos Sistemas de Informao, auxiliando assim a organizao em seus processos e atividades. A aquisio de TI em demasia, de forma que ela no seja usada em sua plenitude, deixar de lado o principal objetivo.


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3.1 Sistemas de Informao (SI)

So diversas as definies relacionadas a Sistemas de Informao (SI), podem ser enfocados de diversas maneiras. Rezende & Abreu (2000, p. 62) falam que sistema de informao so relatrios de determinados sistemas ou unidades departamentais, entregues e circulados dentro da empresa, para uso dos componentes da organizao.

Numa viso mais ampla:

SI qualquer sistema usado para prover informaes (incluindo seu processamento), qualquer que seja sua utilizao. Os Sis se desenvolvem em uma empresa segundo duas dimenses: os componentes da empresa e seu nvel de deciso. Os componentes da empresa correspondem aos diversos setores que executam as diferentes funes necessrias ao funcionamento da empresa. Os nveis de deciso obedecem hierarquia existente na empresa e so conhecidos como nvel estratgico, ttico e operacional (POLLONI, 2000, p.30).

Em um enfoque mais simples Melo (2006, p. 30) observa que sistema de informao todo e qualquer sistema que tem informaes como entrada visando gerar informaes de sada.

3.2 Tipos de Sistemas de Informao

As classificaes sobre os tipos de Sistemas de Informao so sem dvida alguma, muito vastas e merecem ateno especial quanto a sua funo para que assim sejam classificados.

Rosini (2006) classifica em quatro os Sistemas de Informao:

- Sistemas de Informaes Transacionais (Operacionais) (SIT);

- Sistemas de Informaes Especialistas ou Sistemas de Automao (SE, SA);

- Sistemas de Informaes Gerenciais (SIG);

- Sistemas de Apoio a Deciso (SAD).

Conforme a abordagem de Rosini (2006) os Sistemas de Informaes Transacionais (Operacionais), so sistemas de nvel operacional, geralmente utilizado pelos profissionais da organizao em todos os nveis de execuo. Na maioria das vezes, computadorizado, o SIT tem como premissa estabelecer o desempenho e os resultados dirios de todas as rotinas necessrias para a elaborao dos negcios da organizao. Isso fica bem exemplificado quando falamos em entrada de ordens de venda, reserva de hotel, ordem de pagamentos, entrada de ttulos em contas a pagar e a receber. As tarefas, os recursos e os objetivos no nvel operacional so predefinidos e altamente estruturadas. Quando se concede crdito aos clientes, geralmente feita em nvel legal com a superviso de acordo com critrios claramente predefinidos. A principal funo desse sistema executar e cumprir os planos elaborados por todos e quaisquer outros sistemas, pois serve como base na entrada de dados (input).

Rosini (2006) aborda os Sistemas de Informaes Especialistas ou Sistemas de Automao como sendo um sistema de nvel de conhecimento, um sistema que procura atender s necessidades de informao do grupo de especialistas da organizao em qualquer nvel. Os especialistas so pessoas com formao superior, como: engenheiros, mdicos, advogados e cientistas. Podem ser consideradas tambm pessoas especialistas aquelas que ocupam o cargo de secretrias, contadores, assistentes em geral. As atividades desempenhas por esses profissionais se mantm em um baixo nvel de estruturao e, basicamente consistem na criao de novas informaes e novos conhecimentos. Esse sistema tem como premissa


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assegurar que o novo conhecimento (informao) seja tecnicamente exato e adequado quando da sua utilizao na organizao.

Para Rosini (2006), os Sistema de Informaes Gerenciais so os sistemas que atendem s necessidades dos diversos nveis gerenciais do alto escalo das organizaes. Esse sistema gera relatrios gerenciais, podendo ter at em alguns casos, com acesso imediato (on-line) s ocorrncias de desempenho e a dados histricos. Esses relatrios so objetivos, condensados e sintticos, apresentados em forma de grficos de alta resoluo, onde normalmente em termos de resultados acabam por atender as necessidades semanais, mensais e em determinadas situaes at anuais. A maioria dos sistemas de informaes gerenciais utilizada em pequenas e simples rotinas, para condensar e comparar dados, onde se foca exclusivamente nos acontecimentos internos, deixando de lado o meio ambiente onde a organizao est inserida ou as variveis externas. Os relatrios que esse sistema gera auxilia no planejamento, controle e tomada de deciso em nvel gerencial.

Segundo Rosini (2006) os Sistemas de Apoio a Deciso so desenvolvidos com o intuito de atender s necessidades do nvel estratgico da organizao, no qual auxilia a direo a tomar decises nos cenrios onde ocorreram mudanas rpidas. Os SAD usam as informaes geradas pelos SIT, pelos SE ou pelos SIG, e ainda utiliza-se das fontes externas, como os nveis de preo dos competidores e oferta existente do produto. Esse sistema trabalha basicamente com anlises de dados, onde ele est estruturado para que seus usurios consigam trabalhar diretamente em tempo real (real-time) com seus resultados, por sua vez so muito interativos, onde seus usurios tm acesso a modificar as condies assumidas pelo sistema e modificar sua base de dados secundria.

4. ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP)

Os ERPs, so sistemas que propiciam a integrao de todos os processos de uma organizao, isso por que eles possuem uma base de dados nica.

Para tanto:

A tecnologia Enterprise Resource Planning (ERP) ou Planejamento de Recursos Empresariais so pacotes (software) de gesto empresarial ou de sistemas integrados, com recursos de automao e informatizao, visando contribuir com o gerenciamento dos negcios empresariais (REZENDE e ABREU, 2000, p.206).

O sistema ERP tem como objetivo permitir que as empresas possuam uma maior integrao entre os processos da organizao, pois quanto mais preciso e gil o fluxo das informaes, maior vai ser a velocidade com que esta informao ser processada, o que essencial para atender a velocidade do mercado globalizado. Integrar estes processos de uma maneira que permita que a informao flua rapidamente, sem o auxlio da tecnologia de informao humanamente impossvel. Por isso, a importncia da tecnologia da informao tem aumentado muito nestes ltimos anos e tem ocupado cada vez mais lugar de destaque na empresa, deixando de ser uma simples Central de Processamento de Dados (CPD) para ocupar um lugar especfico no organograma da empresa.

4.1 Implantao de um ERP

O processo de implantao de um ERP envolve basicamente:

- Aquisio de hardware e software;


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- Desenvolvimento de documentao Manual do operador;

- Treinamento do usurio final;

- Acompanhamento Suporte;

- Manuteno Suporte;

- Avaliao Gerencial.

Uma vez optado pela implantao de um ERP, o processo pode ser difcil e demorado. A implantao decisiva no que diz respeito garantia do sucesso do ERP, um sistema implantado incorretamente pode fracassar quanto ao seu propsito inicial.

Na aquisio do hardware, quando se adquire computadores e seus perifricos, quando so instaladas as redes internas ou externas etc. A aquisio do software a compra propriamente dita de um SI que atenda as necessidades da organizao.

O desenvolvimento de uma documentao (Manual do operador) que seja de fcil compreenso de suma importncia na implantao de um SI. Esse manual somente precisa ser desenvolvido quando o fornecedor do software no dispe previamente de determinada documentao. OBrien (2001, p. 349) cita algumas documentaes, os manuais de procedimentos operacionais e amostras de telas de exibio, formulrios e relatrios de entrada de dados.

O treinamento dos usurios finais uma atividade vital da implantao. As pessoas que esto frente da implantao, sejam elas parte integrante da organizao a ser implantado o SI ou sejam os consultores dos usurios, precisam certificar-se que os usurios finais estejam plenamente aptos a operar tal sistema, isso se faz atravs dos treinamentos. O Brien (2001, p. 349) fala que o treinamento pode envolver apenas atividades como entrada de dados ou pode envolver todos os aspectos do uso adequado do novo sistema.

O acompanhamento atravs do suporte tcnico do SI vlido e importante, pois nem todas as operaes e todas as situaes so evidenciadas no ato do treinamento. Normalmente, os fornecedores de software dispem de um consultor que possa ir at a organizao auxiliar o usurio ou, ento, disponibilizado um contato atravs de telefone, skipe, messenger, etc, atravs do qual o consultor d total suporte ao usurio final.

A manuteno do SI, principalmente na sua fase de implantao, necessria, pois visa corrigir falhas e problemas que surgem durante a operao do sistema. O usurio acaba tendo a funo de correo de problemas, no qual ele tem condies de apontar as causas e solues para o problema. OBrien (2001, p. 350) fala que a manuteno de sistemas a monitorao, avaliao e modificao de sistemas de informao em uso para a concretizao de melhorias desejveis ou necessrias.

A avaliao gerencial do SI feita pelos gerentes da alta administrao visando avaliar a eficincia, flexibilidade, segurana, conectividade, linguagem, documentao, hardware, etc. Geralmente so atribudas notas a cada um desses fatores.

4.2 Mudanas / Transformaes que ocorrem a partir da implantao de um ERP

As mudanas que ocorrem com as inovaes tecnolgicas que surgem todos os dias so inmeras e afetam a organizao como um todo e tambm os indivduos que fazem parte dela. Um exemplo tpico a implantao de um SI na organizao. Muitas vezes essas mudanas acabam por afetar a produtividade e qualidade dos servios, isso ocorre quando um SI no


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implantado com um planejamento adequado. Por esse motivo a implantao precisa ser muito bem planejada e posterior a implantao a anlise dos resultados de suma importncia.

Em relao reao que um indivduo tem quando da inovao tecnolgica, importante destacar:

[...] a intensidade da reao que um indivduo pode ter em face da inovao tecnolgica pode ser compreendida tendo em vista a anlise de dois efeitos individuais causados por este processo, que so: a inabilidade de acompanhar as mudanas causadas pelo computador de modo saudvel e a cyberphobia, que o medo do computador e de coisas relacionadas a ele (REZENDE e ABREU, 2000, p.119).

Alguns dos medos citados por Rezende e Abreu (2000) se do devido falta de experincia, em virtude da falta de treinamentos e capacitao adequada dos novos usurios, o que muitas vezes acaba levando a ter medo de serem julgados como incompetentes.

So inmeras as evidncias sobre a transformao do trabalho com a automao, o que muitas vezes leva a um processo de simplificao das tarefas. A informtica por ter sua utilizao muito disseminada em diversos ambientes de trabalho chama mais ateno no que se refere ao impacto na realizao do trabalho, justamente por sua abrangncia ser muito grande e de fcil acesso.

A resistncia das pessoas em trocar o velho controle feito com papel e caneta por um software funcional e preciso ser notrio e certo por muito tempo ainda, o que precisa ser feito preparar os indivduos para tais mudanas, tendo como objetivo principal a melhoria e o aperfeioamento do processo.

As novas tecnologias vo sempre provocar mudanas no ambiente social da organizao e o gestor precisa preparar-se para saber o que fazer diante de tais mudanas.

Hoje claro e notrio que difcil imaginar alguma inovao tecnolgica que possa ser introduzida sem provocar algum efeito, visto que o principal objetivo das organizaes ao adquirirem inovaes tecnolgicas a forte preocupao com a competitividade e o seu desempenho perante seus concorrentes.

5. RESULTADOS E ANLISE DOS DADOS

5.1 A Organizao

A organizao estudada possui plantas em Curitiba e Pato Branco no Estado do Paran e tambm em Manaus, no Estado do Amazonas, e foi fundada em 1993. Iniciou sua trajetria desenvolvendo sistemas eletrnicos para empresas multinacionais de controles e automao de mquinas, nacionalizando placas eletrnicas importadas para a realidade brasileira. Sua origem deve-se necessidade dos clientes contarem com uma empresa que, alm de desenvolver projetos eletrnicos, fornea esses sistemas totalmente integrados.

O conceito da empresa surgiu no momento em que seus fundadores desejavam ser pr-ativos e perceber as mudanas requisitadas pelo mercado, a fim de moldar-se de maneira rpida e flexvel, para atender aos requisitos dos clientes.

A organizao atua na terceirizao de montagem de placas e produtos eletrnicos (Contract Manufacturing) e disponibiliza solues em eletrnica para empresas pblicas e privadas com agilidade, qualidade e segurana.


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5.2 Implantao do Sistema ERP

Nessa sesso apresentado o processo de implantao de um sistema ERP, na organizao pesquisada. A mesma vem vivenciando ao longo dos ltimos trs anos, um processo agressivo de crescimento e, em conseqncia, de modernizao, isso em virtude da alta qualidade da mo-de-obra empregada, o que acaba por levar a um produto final de alta qualidade que sempre pautado nas diretrizes da norma ISO 9001.

Os trabalhos de planejamento para a implantao do ERP iniciaram-se no incio do ano de 2008, mais especificamente em meados do ms de maro. Porm, os primeiros dados foram inseridos somente no ms de novembro de 2008, em fase de teste.

Inicialmente planejou-se entrar com o mdulo Comercial (Emisso de Nota Fiscal) e Financeiro (Contas a Pagar), pensando estrategicamente em iniciar o ano fiscal de 2009, completo. A implantao de todos os mdulos que totalizam cinco, ainda no foi finalizada. O prazo estipulado para a implantao total foi de 24 meses.

Todo o processo de implantao do ERP foi elaborado pelo setor de TI da empresa, em conjunto com os responsveis pelos setores fiscal e de contas a pagar da matriz e foram colocados em prtica conforme segue abaixo.

5.2.1 Aquisio de hardware e software

Com base na pesquisa documental feita na organizao, foi possvel constatar que os hardwares necessrios para a implantao do ERP foram os citados no quadro a seguir:

Quantidade Descrio Situao

1 Computador configurado para servidor J existe

1 Switch adequado Comprar

2 Cabeamento estruturado em todos os departamentos Comprar/Fazer

1 Computador para Contas a pagar J existe

1 Computador para Rebecimento Fiscal Comprar

1 Computador para Faturamento Comprar

1 Impressora matricial nova para Faturamento Comprar

1 Leitor de cdigo de barras para Contas a Pagar Comprar Fonte: Dados da organizao estudada

Tabela 1 Itens de infra-estrutura adquiridos versus j existentes

Todos os itens adquiridos de hardware foram colocados no local de trabalho funcionando, ou seja, com o sistema operacional e os devidos softwares instalados e configurados, j no ato da instalao fsica.

Ao questionar os trs operadores, que utilizam o ERP, se os hardwares que eles usam so adequados para que operem de forma satisfatria o SI, um deles respondeu que no so adequados. Fica claro que o departamento de TI precisa sanar essa dificuldade enfrentada por um dos operadores, podendo resolver com a trocar do equipamento ou com o conserto do mesmo.

A aquisio do software foi feita aps reunio da diretoria, na qual foi analisado como estava sendo o desempenho do ERP na unidade da matriz, onde o software j vinha sendo utilizado a


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mais de trs anos. Os resultados da anlise do ERP foram bons, justamente por que j vinha sendo utilizado na matriz e seria mais fcil implantar na filial em comparao a um ERP nunca visto anteriormente, com isso a compra das licenas de utilizao do ERP foram efetivada.

A compra do software foi feita da empresa Snior Sistemas, localizada na cidade de Blumenau no estado de Santa Catarina.

5.2.2 Desenvolvimento de documentao Manual do operador

Ao contrrio do que foi evidenciado na literatura desta pesquisa como sendo necessrio e de suma importncia, no foi disponibilizado pelo fornecedor do ERP e to pouco pelos instrutores do treinamento, um manual do operador. Assim, muitas vezes foi necessrio fazer anotaes em cadernos, o que pode incorrer em erros, devido ao grande volume de informaes em funo da falta do manual.

5.2.3 Treinamento Pr-Implantao

O treinamento pr-implantao, de dois dos operadores, foi feito na matriz da empresa. O treinamento foi ministrado pelos responsveis pelo setor de faturamento daquela unidade. O terceiro operador foi treinado na filial, por um dos operadores que receberam treinamento na matriz.

Ao questionar os operadores se eles tinham recebido treinamento antes da implantao, todos responderam que sim. Porm ao question-los se o treinamento tinha os tornados aptos a operar o ERP, dois dos operadores responderam que no, sendo um operador que recebeu treinamento na matriz e outro que recebeu treinamento na filial.

Os dois operadores justificaram respondendo o questionrio, informando que o tempo de treinamento no foi satisfatrio e que as ferramentas usadas no foram adequadas, impossibilitando confrontar teoria e prtica. Fica claro que o treinamento oferecido no foi adequado, visto que dos trs operadores treinados, dois julgam o treinamento como insuficiente.

Fica evidente e claro que necessrio fazer uma reciclagem desse treinamento j ministrado e solicitar aos operadores que enumere suas dificuldades e suas dvidas para que um novo treinamento seja planejado e posteriormente aplicado.

5.2.4 Acompanhamento (Ps-implantao)

O acompanhamento aps a implantao de um SI muito importante e se torna indispensvel, pois nem sempre todas as dvidas so sanadas no treinamento feito antes da implantao, e isso se torna ainda mais necessrio quando no treinamento pr-implantao no possvel comparar teoria com a prtica, e somente no andamento da fase inicial de operao as dvidas comeam a surgir e se no forem totalmente sanadas podem tornar-se um problema.

Ao questionar os trs operadores se houve algum tipo de acompanhamento feito pelo suporte ou por algum responsvel, todos responderam que no houve nenhum tipo de acompanhamento, mostrando assim que a implantao foi planejada, mas nem todas as suas fases receberam a mesma nfase por quem a planejou.


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5.2.5 Manuteno (Suporte)

O suporte to ou mais importante que o acompanhamento, visto que nem sempre os problemas que o suporte precisa resolver so somente dvidas do operador, principalmente na fase inicial onde o operador tem a funo de corrigir problemas ou ento de apont-los para que sejam resolvidos. Os problemas na maioria das vezes so erros de sistema, lentido no processamento dos dados ou ento a mudana no layout para que alguma nova operao a ser feita e o suporte precisa adequ-la de forma que o operador possa trabalhar sem dificuldades.

5.2.6 Avaliao do SI

A avaliao se torna necessria medida que o processo de implantao vai sendo concretizado. A alta administrao da empresa precisa saber se o SI est se desenvolvendo conforme as expectativas e o planejamento. Em relao a isso foram feitos vrios questionamentos aos diretores para que uma avaliao fosse feita atravs de notas de 0 a 10.

Ao questionar os diretores sobre os quesitos eficincia, flexibilidade e segurana do ERP implantado, a avaliao dos diretores para todos os quesitos foi: Bom Nota 6 a 7.

Essa avaliao com os mesmos quesitos tambm foi aplicada aos operadores, e a resposta obtida foi a mesma dos diretores.

Fica claro e notrio que nem os diretores e nem os operadores esto satisfeitos com o SI implantado, mostrando assim que o ERP precisa ser reestruturado em todos os aspectos e se os resultados no forem bons aps essa reestruturao, precisa-se pensar em substituir o ERP.

5.3 Principais mudanas Ps-Implantao

Na viso dos diretores, as principais mudanas ocorridas na empresa estudada aps a implantao do Sapiens foram:

- maior rapidez na obteno de dados (operacionais e gerenciais);

- integrao de dados matriz/filial.

Essas mudanas s so possveis quando h a implantao de um ERP. Com isso as informaes so inputadas com o intuito de controlar minuciosamente as operaes da empresa, que por fim auxiliar na tomada de deciso da alta administrao.

Em relao s mudanas observadas na gesto da empresa no nvel gerencial, ou seja, em relao administrao dos processos, possvel observar que o departamento financeiro (contas a pagar) e o fiscal (recebimento fiscal e faturamento) que antes no tinham qualquer tipo de sistema no qual poderia inputar informaes para que na seqncia das operaes pudessem obter relatrios, hoje os dois departamentos usam de forma intensiva o novo sistema e por sua vez beneficia-se dos seus recursos.

6. CONCLUSO

Conclui-se com essa pesquisa que ocorreu uma formalizao daqueles processos que antes existiam apenas informalmente na organizao estudada. Foram estabelecidos novos procedimentos em conseqncia das operaes que o novo sistema necessita para um melhor processamento interno.


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O benefcio mais visvel foi a integrao das informaes, com todos os departamentos/setores realizando suas prprias entradas no sistema e seus controles. Atualmente, as atividades so desempenhadas por todos os usurios que participam do manuseio do sistema e por conseqncia so responsveis por uma parte do processo e no mais est centralizado em uma s pessoa que anteriormente no tinha meios para obter informaes com rapidez e eficincia e muito menos com exatido.

As mudanas nos processos da empresa foram bastante profundas nos ltimos meses, a maioria delas creditadas ao novo sistema, visto que o investimento feito na aquisio de um ERP faz parte de uma transformao que est ocorrendo na empresa em todas as reas, devido ao processo agressivo de crescimento que a empresa enfrenta. Por isso o ambiente organizacional exigiu algumas mudanas extremamente necessrias para o bom andamento da gesto da empresa feita pela alta administrao.

Hoje a utilizao de um SI mais que uma tendncia, uma necessidade para uma organizao que precisa controlar melhor suas operaes almejando o crescimento contnuo. O fator tendncia vem em um segundo momento, no qual a empresa comea a observar que seus fornecedores e tambm clientes j possuem ou esto implantando algum tipo de SI, que os auxiliem no processo de tomada de deciso.

Analisando a teoria j descrita anteriormente, fica claro que quando algum gerente precisa tomar uma deciso, o SI uma ferramenta de extrema importncia, visto que, obter rapidamente e assertivamente uma simples informao de como est o nvel de estoque da empresa por exemplo, pode representar o acerto da deciso. Se essa informao tivesse que ser obtida manualmente a porcentagem de erro na deciso poderia ser grande sem mencionar ainda a demora na obteno da mesma.

E por fim conclui-se que o ERP implantado precisa fazer uma reciclagem de algumas etapas da sua implantao, pois existem algumas dificuldades que os operadores enfrentam ao utilizar o ERP, isso ficou claro quando os diretores e tambm os operadores avaliaram o sistema e o resultado no foi satisfatrio. Se essa reciclagem no resolver os problemas a sugesto a troca do sistema por um que seja mais eficiente, que tenha mais flexibilidade e possibilite obter informaes com mais segurana em sua totalidade.

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Implementação de um Sistema ERP

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