Importação de notas fiscais

O e.ISS permite a importação de notas fiscais por meio de arquivos. Deve serusada quando as notas já foram digitadas em outro sistema. Entretanto o sistemagerador do arquivo pode não conter todas as informações necessárias ao e.ISS.

A importação é dividida em 5 passos:- Teste dos dados- Importação do arquivo;- Verificação do processo de importação;- Validação das notas importadas;- Efetivação das notas.

Teste dos dados

O primeiro passo é testar uma das linhas do arquivo que contém os dadosreferentes a nota a ser importada. Para isso, utiliza-se a função Notas fiscais –Importar / Exportar – Validar nota a ser importada presente no menu do e.ISS,conforme a figura abaixo.

Figura 1: Menu de Importação / Exportação

Ao se ativar a função, a seguinte tela será mostrada:

Figura 2: Função de validação de nota a ser importada

Para se analisar uma das linhas do arquivo a ser importado, basta copiar e colar alinha no campo de entrada e clicar em analisar. Feito isso, os campos referentes anota serão mostrados.

Importação do arquivo

O primeiro passo é realizar a importação do arquivo contendo as informações dasnotas fiscais. Para que a importação funcione corretamente, é necessário que oarquivo tenha o layout correto, caso contrário o e.ISS não identificará os camposna nota. Veja o Layout de Importação/Exportação na parte final deste manual.Para importar o arquivo, utiliza-se a função Notas fiscais – Importar / Exportar –Importar NFs presente no menu do e.ISS.

Na tela seguinte seleciona-se a opção Local.

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Figura 3: Início da função de importação

O arquivo contendo as notas a serem importadas deverá ser selecionado,conforme a figura abaixo:

Figura 4: Selecionando o arquivo

Verificação do processo de importação

Se o arquivo estiver de acordo com o layout, as notas são importadas. Paraverificar se o processo de importação foi executado com sucesso utiliza-se afunção Notas Fiscais – Importar / Exportar – Monitorar Imp. / Exp, presente nomenu (vide figura 1). Quando a função de verificação for acessada, teremos aseguinte janela:

Figura 5: Verificando o processo de importação.

Pressiona-se o botão selecionar. Em Descrição da Rotina, procura-se porImportar Notas Fiscais. Se já houver alguma importação anterior, mais de umitem é exibido. O primeiro da lista é o mais recente. O campo Situação informa sea importação foi realizada com sucesso. Se estiver com a situação Finalizada, oarquivo foi importado. Se estiver com a situação Finalizada com erro, o erroocorrido pode ser consultado clicando-se em Visualizar. Se não ocorreu erro,Visualizar mostra o número de notas importadas. Deve-se verificar quantas notasforam importadas, mesmo com a situação estando como Finalizada.

Validação das notas importadas

Após ser feita a importação, o próximo passo é a validação das notas. Isso énecessário porque o sistema em que as notas foram digitadas não possuí todas asinformações necessárias ao e.ISS. A validação é feita através da função NotasFiscais – Importar / Exportar – Validar NF Importada, no menu do e.ISS.

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Figura 6: Tela de seleção de nota a ser validada.

A princípio, deve-se selecionar a empresa declarante, mês e ano de referência dasnotas a serem validadas e clicar em pesquisar. As notas importadas referentes aoperíodo são exibidas. Com um duplo clique, abre-se a janela para a validação danota.

Figura 7: Validação de nota fiscal importada

Na parte inferior da tela são informadas todas as inconsistências da nota. Após acorreção das inconsistências a nota poderá ser salva.

Efetivação das notas

A validação de notas é feita por períodos. Após todas as notas do período seremvalidadas, elas poderão ser efetivadas, isto é, incluídas no movimento daempresa. Para efetivar as notas do período, usa-se a função Notas Fiscais –Importar / Exportar – Validar NF Importada (vide fig. 5), selecionar o período eclicar em efetivar.

Se alguma nota do período não estiver validada, nenhuma nota poderá serefetivada.Lembre-se de efetivar as notas, caso contrário elas não farão parte domovimento da empresa.

Layout dos arquivos de Importação/Exportação

Definição dos campos

As informações que compõem a nota são as descritas abaixo:

- IDENTIFICAÇÃO DO PRESTADOR – CNPJ/IM do PRESTADOR -Numerico(14,0)

- TIPO IDENTIFICAÇÃO – Identifica se é CNPJ, CPF ou IM – char(1)

0 – CNPJ1 – CPF2 – IM

- TIPO – Tipo da nota – char(1)

1 - Nota emitida2 – Nota recebida

- NÚMERO – Número da nota Numerico(14,0)

- SÈRIE (emitida) ou DOCUMENTO FISCAL(recebida) – Série/documentofiscal – char(1)

Nota emitida:1 – Série A – Tributado2 – Série C – Não tributado3 – Mista

Nota recebida:1 – Nota fiscal2 – Cupom3 – Recibo

- DATA DE EMISSÃO – Data de emissão da nota – Numerico (8)

Data no formato AAAAMMDD (sem barras)

- MÊS DE REFERÊNCIA – Mês de referência da nota –Numerico(2)

- ANO DE REFERÊNCIA – Ano de referência da nota – Numerico(4)

- STATUS – Situação da nota – char(1)

Nota emitida:1 – Normal2 – Cancelada

Nota recebida:0 – Recebida

- DATA DO CANCELAMENTO – Data de cancelamento da nota – Numerico(8)

Data no formato AAAAMMDD (sem barras)

- NATUREZA DA OPERAÇÃO – char(1)

1 – Serviço2 – Mista

- VALOR TOTAL – Valor total da nota – Numérico(11,2)

Numéricos com onze casas, sendo que duas representam os decimaisValor sem separador de decimais (, ou .)

- VALOR DOS SERVIÇOS – Valor dos serviços – Numérico (11,2)

Numéricos com onze casas, sendo que duas representam os decimaisValor sem separador de decimais (, ou .)

- VALOR DOS IMPOSTOS – Valor do imposto a ser retido – Numérico(11,2)

Numéricos com onze casas, sendo que duas representam os decimaisValor sem separador de decimais (, ou .)

- RECOLHIMENTO DO IMPOSTO – Tipo de recolhimento de imposto – char(1)

Notas emitidas:0 - Isento1 – Retido

2 – A recolher3 – Simples

Notas recebidas:1 – Dispensado de retenção2 – Retido por substituição tributária3 – Retido por responsabilidade tributária

- ATIVIDADE – Código da atividade – Numérico(8,0)

- ALÌQUOTA – Alíquota – Numérico(4,2)

Numéricos com quatro casas, sendo que duas representam os decimaisValor sem separador de decimais (, ou .)

- RAZÃO SOCIAL PRESTADOR – Razão social do prestador – char(100)

- CIDADE PRESTADOR – Cidade do prestador – char(40)

- UF PRESTADOR – UF do prestador – char(2)

- LOCAL PRESTADOR – Indica se o prestador é da cidade – char(1)

0 – Da cidade1 – De fora2 – Não cadastrado no município (Não pode ser IM, somente CNPJ/CPF)

- IDENTIFICAÇÂO TOMADOR – CNPJ/IM do tomador – Numérico(14)

- TIPO IDENTIFICAÇÃO TOMADOR– Identifica se é CNPJ, CPF ou IM –char(1)

0 – CNPJ1 – CPF2 – IM

- RAZÃO SOCIAL TOMADOR - Razão social do tomador – char(100)

- CIDADE TOMADOR – Cidade do tomador – char(40)

- UF TOMADOR – UF do tomador – char(2)

- LOCAL TOMADOR – Indica se o tomador é da cidade – char(1)

0 – Da cidade1 – De fora2 – Não cadastrado no município (Não pode ser IM, somente CNPJ/CPF)3 – Consumidor Final

Formato do arquivo

Os arquivos podem ser gerados nos seguintes formatos:

A - Colunado

Respeitando os tamanhos dos campos. Cada linha deve conter a informação deuma nota. Ex:

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 2 0 1 2 1 5 2 1 7 . .

(1) (2) (3) (4)

(1) IM/CNPJ/CPF(14 posições)(2) Tipo identificador(3) Tipo da nota(4) Número da nota (14 posições)

Nesse tipo de arquivo, é obrigatório que o campo tenha o tamanho máximopermitido. Os campos numéricos terão que ser completados com zeros aesquerda e os alfanuméricos terão que ser completados com brancos no final, atéatingir o tamanho máximo do campo.

Exemplo:Supondo que o status da nota não seja “Cancelada”. Sendo assim, não temosdata de cancelamento. Mas o campo deverá ser preenchido com 8 zeros(00000000).

B – Com separador

As informações dos campos deverão vir separadas por um identificador. Osseparadores aceitos pelo sistema são:

, ; + - * / | # ! \ < > . [ ] { } = @ % ' _ ^

Como as colunas são separadas por um delimitador, não é necessário que oscampos sejam completados com zeros á esquerda (no caso de camposnuméricos), nem com brancos no final (no caso de campos alfanuméricos).

Se não possuir a informação de algum campo, basta deixar vazio (no caso decampo alfanumérico) ou informar zero (caso de campo numérico) Exemplo:

2201|2|1|||100...

No exemplo abaixo esta sendo usado “pipe”:

2201|2|1|5217....

C – Formato XML

O formato XML será utilizado somente na exportação. No caso de importação denotas, o arquivo deverá estar somente nos formatos colunado ou com separador.

<NOTA><PRESTADOR>2201</PRESTADOR><TIPO>1</TIPO><NUMERO>5327</NUMERO><SERIE>...</SERIE><DTEMISSAO>...</DTEMISSAO><MESREF>...</MESREF>

<ANOREF>...</ANOREF><STATUS>...</STATUS><DTCANC>...</DTCANC><NATOPER>...</NATOPER><VLTOTAL>...</VLTOTAL><VLSERV>...</VLSERV><VLIMP>...</VLIMP><RECIMP>...</RECIMP><ATIVIDADE>...</ATIVIDADE><ALIQUOTA>...</ALIQUOTA><RAZAOPREST>...</RAZAOPRES><CIDPREST>...</CIDPREST><UFPREST>...</UFPREST><PRESTLOCAL>...</PRESTLOCAL><IDTOMADOR>...</IDTOMADOR><RAZAOTOM>...</RAZAOTOM><CIDTOM>...</CIDTOM><UFTOM>...</UFTOM><TOMLOCAL>...</TOMLOCAL>

</NOTA>