AVALIAÇÃO DA EXEQUIBILIDADE DE PREÇO PARA O SERVIÇO DE CONVERSÃO DE PROCESSOS

1. Natureza do serviço

1.1 Classificação do serviço no Portal Comprasnet

O objeto do item 1 do pregão 92/2017 foi classificado no sistema de licitação como:

Digitação – digitalização de documento. Isso ocorre por questões de simplificações

adotadas para permitir a classificação de centenas de serviços.

No entanto, um estudo detalhado do Anexo I do edital permite concluir que o serviço

ali exigido transcende a simples digitalização de documentos. Há etapas do serviço, senão

todas, que, por si só, exigem um esforço muito maior do que a digitalização propriamente

dita. Cita-se, como exemplo, a separação das folhas de um processo, de acordo com o seu

sumario, formando documentos; essa atividade exige mais esforço do que o escaneamento

desses documentos.

1.2 Descrição detalhada do serviço pretendido

Figura 1 – Capa de processo Figura 2 – Organização do processo

a) Indexação dos documentos: as folhas serão retiradas das pastas, separadas,

conforme cada linha do sumário (figura 2), formando um único arquivo

(documento), o qual será digitalizado, ocerizado e indexado com as

informações da respectiva linha (até 50 caracteres), as quais deverão ser

digitadas, pois não há banco de dados com essas informações; e mais: na

maioria dos casos elas estão manuscritas. No exemplo, a primeira linha do

sumário indica a existência de um documento com 7 páginas.

b) Organização do processo: todos os documentos do processo (arquivos) serão

organizados em uma pasta eletrônica.

c) Indexação dos processos: as informações da etiqueta (figura 1) do processo,

que estão em sistema, poderão ser transcritas automaticamente para campos

específicos dos metadados da pasta eletrônica.

d) Essa pasta deverá ser disponibilizada em um aplicativo (construído pela empresa vencedora, conforme itens 11.4 e 11.5 do Anexo I) para controle

de qualidade pelos servidores do Bacen.

e) Caso haja reprovação do lote ou erros aceitáveis, a contratada deverá refazer

todo o lote ou corrigir os erros.

f) Quando aprovada a pasta eletrônica, ela deverá ser disponibilizada em área

lógica, conforme item 11.4 do Anexo I e Plano de trabalho. Após essa etapa,

a área de TI do Bacen converterá a pasta eletrônica em processo eletrônico e

o incluirá no sistema de processo eletrônico do Bacen (e-BC).

g) As pastas físicas deverão ser montadas, como originalmente foram entregues,

deverão ser apostos dois carimbos e devolvidas para o Bacen (item 5.5 do

Anexo I).

2. Itens objetivos na composição do preço

Partindo-se de experiência anterior, com a realização do mesmo serviço contratado

no escopo de um projeto, destacam-se os seguintes parâmetros:

- duração do trabalho: 26 meses;

- quantidade de páginas (aproximadamente 42.000 processos): 7,4 milhões;

- quantidade de colaboradores: 15 operadores e 1 coordenador, realizando o

trabalho simultaneamente em três praças (Brasília, São Paulo e Rio de Janeiro);

Ajustando-se esses dados para a realização do trabalho pretendido, tem-se:

- duração do trabalho: 9 meses

- quantidade de páginas: 3,3 milhões

Pessoas Trabalho (paginas) Tempo (meses) 16 7,4 milhões 26

X 3,3 milhões 9

Resolvendo-se o problema, encontra-se o valor de 20,61, ou seja, seriam necessárias,

pelo menos, 20 pessoas para realização dessa tarefa simultaneamente nas quatro

localidades.

Partindo-se da hipótese que todas aquelas pessoas fossem remuneradas com o salário

mínimo, de acordo com a planilha de custos do documento 52 (PE 112186), chegaríamos

à conclusão de que, o custo, somente com a mão de obra, seria de R$475.363,80.

3. Itens subjetivos na composição do preço Da análise detalhada do Edital, depreendem-se exigências que influenciam

diretamente e de forma relevante a precificação do serviço, tais como:

- nível de assertividade de, no mínimo, 94%;

- possibilidade de devolução de todo um lote para refazimento, com base em análise

de uma pequena amostra;

- disponibilização de aplicativo customizado para que os servidores do Bacen façam,

descentralizadamente (servidores pertencentes às unidades proprietárias do processo), o

controle de qualidade;

- tempo máximo de 10 dias de permanência de um processo na linha de produção,

com possibilidade de sua retirada, antes da conclusão do trabalho;

- realização dos serviços em quatro cidades diferentes, de forma simultânea (alocação

de mais recursos).

4. Análise da proposta de preço da empresa ROBERIO SILVEIRA DA CRUZ – ME

O item que mais contribui para o preço global da proposta apresentada é a

digitalização propriamente dita, o qual está adequado ao valor esperado pela equipe

técnica. Porém, como explicado acima e como consta do Edital, trata-se de um dos itens

que exigem menor esforço para a consecução do trabalho.

Verifica-se que o valor da indexação manual é aproximadamente o dobro da

indexação automática. Para a indexação automática, existe uma base de dados, cujos

campos poderão ser transcritos automaticamente para as pastas de documentos

eletrônicos; no caso da indexação manual, o trabalho deverá ser feito manualmente por

digitação (até 50 caracteres), sendo recomendável a dupla digitação, para evitar elevado

índice de devolução de lotes. Por essa razão, julga-se que não há proporcionalidade entre

a valoração dos dois serviços.

Da análise desses fatos e da analogia com a execução de mesmo trabalho

anteriormente realizado, deduz-se, salvo comprovação em contrário, que a licitante não

compreendeu a real extensão do trabalho requerido.

5. Conclusão

Comparando-se a proposta atual com outro contrato que entregou o mesmo produto

no Bacen, verifica-se que seria necessário R$475.363,80 apenas para retribuir a mão de

obra. Esse cenário pressupõe o pagamento do piso salarial a todos os colaboradores,

porém há necessidade de profissionais qualificados, conforme o item 3.2 do Anexo I do

Edital; além disso, nessa análise, foram desconsiderados os custos de logística, de lucro

da empresa, entre outros.

Além dessa análise, verifica-se que a proposta apresentada remunera adequadamente

o serviço de digitalização, porém os trabalhos que antecedem e finalizam esse serviço

parecem exigir maiores esforços, sem que haja, na proposta, margem suficiente para

remunerá-los.

Dadas as explicações neste documento, conclui-se que há fortes indícios de inexequibilidade do preço.

Assim, solicita-se que a licitante demonstre inequivocamente a exequibilidade da

proposta, informando, entre outros, se possui os equipamentos necessários, se esses

equipamentos estão nos locais de trabalho ou o custo da logística para disponibilização

dos materiais nos locais de trabalho, além da previsão do lucro da empresa.

Em 27.9.2017

Elaborado por:

*Assinado eletronicamente

Oséias Borges dos Santos

Demap/Didoc