1

Intranet Colaborativa da ValeUm mundo onde informação e interatividade falam a mesma língua

Mídias Digitais Maio/2016

2 Ag

en

da

1. Histórico, planejamento e objetivos

2. O que tem de novo na Intranet Colaborativa

3. Seções da Intranet Colaborativa

4. Meu perfil, Mural de Atividades e interatividade

5. Regras de uso e conduta

6. Governança e contato

Histórico,

planejamento e

objetivos

4

Cenário antes da Intranet Colaborativa: muitas

plataformas, pouca integração e colaboração

8 Intranets separadas por abas:

Global, Brasil, Canadá, Malásia, Moçambique,

Nova Caledônia, Omã e Suíça/Áustria

Portal de Serviços no

Brasil, Moçambique

e Canadá

+1.200 Ambientes de Colaboração fora da Intranet

5

Ate

nd

imen

to a

o

us

uári

o.

Conteúdo corporativo.

Brasil

Ate

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Conteúdo corporativo.

Canadá

Ate

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o.

Conteúdo corporativo.

Moçambique

Pensamento estratégico

Intranet Vale

Evoluir de uma intranet

corporativa e compartimentada...

...para uma intranet integrada,

colaborativa e personalizada.

Minha Intranet Vale

Se

rviç

os

Conteúdo institucional

Se

rviç

os

Conteúdo institucional

Se

rviç

os

Conteúdo institucional

6

Proporcionar a troca de informação, boas práticas e lições aprendidas, para uma

gestão de informações mais eficiente e melhor execução dos projetos.

Aumentar a produtividade dos empregados, integrando diversas plataformas e

dando agilidade às principais atividades do dia a dia - de forma fácil, segura e

confiável.

Objetivos da Intranet Colaborativa

O que tem de novo na

Intranet Colaborativa

9

Independentemente da sua localidade, cargo ou idioma.

Tudo que for do seu interesse vai aparecer em

destaque para você

10

Conteúdo inteligente e personalizado

A Intranet Colaborativa identifica quatro informações de cadastro do usuário:

• As informações de audiência são

trazidas do banco de dados de RH.

• Com base nesses informações, é

possível criar páginas, notícias e

destaques segmentados por audiência.

• Um exemplo de como os destaques

variam automaticamente de acordo

com a sua geografia é a área de

banners e de Notícias.

11

ColaboraçãoÉ uma área inédita da Intranet onde os empregados podem criar e participar de

grupos virtuais para compartilhar informações, experiências e boas práticas.

12

Integração de plataformas

Conteúdo institucional e de serviços reunidos num único local. O que antes ficava

no Portal de Serviços, migrou para a Intranet.

Antiga Intranet

Informava os

benefícios

Portal de Serviços

Informava os

procedimentos

13

Como encontro o que preciso?

14

Busca mais eficiente

Você pode buscar diretamente em todas as páginas. É possível buscar por:

Pessoas Páginas

Notícias DocumentosGrupos

15

A Intranet ficou mais acessível.

Agora você pode acessar do seu

computador de trabalho, na Vale, do seu

computador pessoal ou até mesmo do

celular ou tablet.

Em todo lugar, onde quer que esteja, a

Intranet da Vale está disponível para

você.

URL de acesso:

intranet.valepub.net

Muito mais fácil de se conectar

Seções da Intranet

Colaborativa

17

Home

Edição do perfil e área de

alertas para que o usuário

seja lembrado das suas

tarefas na Intranet

Busca robusta,

abrangente e

assertiva

Mural de Atividades com

posts da Vale, atividades

das pessoas que sigo e

dos grupos que faço parte

Áreas para publicação de

banners segmentados por

audiência

Links rápidos com

segmentação de audiência

Últimas notícias

A home será a mesma

para todos os países

(sem abas). Ela integra

conteúdos globais e

locais

18

Institucional e serviços: tudo num só lugar

É nessa seção que estão as páginas das áreas e processos da Vale. Agora, o

conteúdo está mais completo, abrangendo também os serviços da empresa.

Importante: não mais há uma separação entre conteúdo institucional e de serviços.

Por exemplo, na área de RH, numa mesma página, você encontrará informações sobre

os benefícios da Vale e quais os procedimentos para utilizar esses serviços.

.

19

20

Notícias

Home

A home de notícias é

única e identifica a

região do usuário para

exibir notícias locais,

nacionais e globais

21

Notícias

Conteúdo relacionado

ao tema da notícia

que está sendo lida

Comentários e

curtidas estimulando

a interação dos

empregados

22

Colaboração

Todos os grupos

estarão no mesmo

ambiente e tecnologia

facilitando sua busca e

seu acesso

Os antigos ambientes

de colaboração migram

para a nova intranet. E

passarão a contar com

os benefícios do

Sharepoint 2013

Formulário para

solicitação de um

grupo. Qualquer

usuário poderá fazer

um pedido, que será

analisado pela equipe

de Mídias Digitais

23

O administrador recebe

alerta sobre a criação do

grupo e deve conceder

permissões de acesso.

O administrador e os

membros têm à

disposição um guia

de publicação para

adicionar outras

funcionalidades.

Como criar

um grupo

Após aprovação do

formulário pela equipe de

Mídias Digitais, o grupo é

criado automaticamente.

Na página de solicitação

de grupos, o usuário

encontra o Manual de

Governança.

24

Colaboração(exemplo de grupo)

Funcionalidades

disponíveis.

- Criação de

subpáginas

- Calendário de

atividades

- Galeria de

documentos

- Fórum de discussão

- Lista de tarefas

- Lições aprendidas

Os grupos vêm com

uma timeline para

facilitar a visualização

das atividades e

interações entre os

membros

25

Há 3 tipos diferentes de privacidade:

• Público: aberto para todos os empregados da Vale sem necessidade

de aprovação dos administradores. Para participar, os empregados

devem apenas pedir para seguir o grupo. Os grupos públicos e seus

conteúdos podem ser encontrados na busca da Intranet Colaborativa.

• Restrito: os empregados podem solicitar acesso, mas a participação é

mediante autorização do administrador. Os grupos Restritos podem ser

encontrados na busca da Intranet Colaborativa. Ficará visível a

descrição, categoria e os administradores do grupo. Para visualizar

todos conteúdos, é preciso ser membro.

• Oculto: somente para usuários convidados. Os grupos Ocultos não

podem ser encontrados na busca da Intranet Colaborativa e só poderão

ser solicitados, em casos excepcionais, por líderes (diretor e acima).

Privacidade

26

É um grupo para colaboração entre

empregados de uma mesma área

(gerência, departamento ou diretoria).

Ex: Grupo da gerência de Mídias Digitais;

Grupo da Diretoria de Ferrosos

Tipos de grupos

Departamental Temático

É um grupo com usuários escolhidos

arbitrariamente, por objetivos, projetos

ou interesses específicos da empresa.

Ex: Grupo de Inovação; Grupo de

Prevenção de Acidentes

Atenção: os grupos podem ser sobre assuntos profissionais ou livres. Temas livres

são, geralmente, de interesse público, como, por exemplo, caronas, esportes,

beleza, culinária, maternidade/família, saúde e bem-estar e aposentadoria.

27

Grupo Reaproveitar: o “classificados” das

operações da Vale

É um dos 15 grupos-piloto da Intranet. Criado pelas áreas de Melhorias Operacionais

e Gestão de Ativos, o grupo tem uma espécie de classificados que dá visibilidade a

equipamentos e materiais ociosos que podem ser reaproveitados em outras áreas da Vale.

28

Grupo Reaproveitar: o “classificados” das

operações da Vale

No formulário online disponível no

grupo, as áreas cadastram os itens

ociosos e informam seus dados de

contato para que possam ser

encontradas. O Reaproveitar incentiva

a otimização de recursos, gerando

redução de custos para a Vale.

As áreas preenchem um formulário e

devem informar a estimativa de economia

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Qual a diferença entre os grupos da Intranet

e os ambientes de colaboração?

Só deverão ser transferidos para a Intranet os ambientes de colaboração 100% nativos.

A migração de ambientes muito complexos deve ser previamente avaliada pelas áreas

de Mídias Digitais e de TI. Os grupos da Intranet devem ter foco em colaboração e

alguns ambientes não se enquadram nessa premissa, exigindo outras soluções

customizadas, as chamadas “small solutions”.

Tudo está integrado: ao acessar a Intranet, os

usuários podem ver atualizações dos grupos.

Grupos da Intranet usam recursos do

SharePoint 2013. Já os ambientes estão

hospedados em SharePoint 2013, mas usam

versões ultrapassadas (2007/2010).

Os ambientes de colaboração devem ser

migrados para a Intranet Colaborativa.

Interatividade:

Mural de Atividades

e Meu perfil

31

• O Mural de Atividades fica na home da

Intranet e exibe as últimas postagens

da Vale, dos colegas que você segue e

dos grupos de que você faz parte.

• As postagens da Vale são feitas com

os perfis Vale Global e Vale no Brasil.

O primeiro é exibido para todos os

empregados da Vale no mundo. Já o

Vale no Brasil, aparece somente no

mural dos empregados do Brasil.

Mural de Atividades

32

Assim como nas redes sociais, você pode interagir com as atividades.

Curtir

Comentar

Marcar

Mural de Atividades

33

Meu perfil

Todos os empregados da Vale, inclusive os terceiros, possuem um perfil na Intranet

Colaborativa. Ele traz alguns dados do seu cadastro na Vale, mas você pode

complementá-lo com informações pessoais, como qualificações, assuntos de interesse e

projetos anteriores.

34

Configurar as suas preferências na intranet

Receber alertas: comentários e posts em que você foi marcado, solicitações

de participação de grupo, recomendações que você receber, entre outros

Seguir o perfil de outros empregados

Dar e receber recomendações: Assim como no LinkedIn, você pode

recomendar outro empregado indo ao perfil dele e adicionando

características na área de recomendações

Meu perfil

Além disso, você tem diversas funcionalidades como:

35

Qual o benefício do perfil atualizado?

• É a forma que você tem para ser

encontrado por outros empregados da

Vale por todo o mundo.

• Caso veja algo incorreto nos campos

automáticos do seu perfil, como

estado/cidade, procure o seu BP de RH

para devida correção / atualização. A

área de Mídias Digitais e a TI não

conseguem realizar essas alterações.

36

Como seguir colegas

Ao acessar o perfil do empregado, clicar em:

Aliás, é bom que você saiba que todos os empregados seguem automaticamente

seus pares, equipe e líder direto. Você também segue os perfis da Vale, como o

Vale no Brasil.

Utilize a busca para encontrar a pessoa, basta digitar o nome e sobrenome do

empregado.

Você pode acompanhar qualquer pessoa, o seu colega de trabalho, de outro país

e até as lideranças da Vale. Cada empregado pode seguir, no máximo, 200

colegas por questões de performance. O perfil “trava” após alcançar esse limite.

37

Recomendações

Caso você deseje recomendar o seu colega, basta clicar na bolinha verde na área do

recomendações dentro do perfil do empregado. É possível visualizar quem te deu

determinada recomendação clicando em cima do item dentro do seu perfil.

Importante: essa funcionalidade não tem relação com

a ferramenta oficial de reconhecimento do RH, disponível

no sistema do Carreira & Sucessão. Seu objetivo é

promover a integração de uma forma descontraída,

aproximando as pessoas.

Regras de uso e

conduta

39

É uma escolha sua a forma como irá interagir,

mas fique atento às regras de uso.

40

O que esperamos de você:

• Respeite os valores e o Código de Conduta da empresa.

• É expressamente proibido assédio de qualquer

natureza, inclusive moral ou sexual, provocando o

constrangimento alheio.

• Não seja grosseiro ou use palavras de baixo nível.

Avalie se aquilo pode ser lido por qualquer pessoa.

• Não fomente discussões ou exponha empregados ou

situações internas delicadas da Vale.

• A Intranet não é um espaço para críticas e denúncias.

Esses problemas devem ser tratados internamente, nos

respectivos departamentos.

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Temática comercial ou venda/revenda de produtos ou serviços, com exceção dos

anúncios na área de Classificados.

Temática política ou religiosa.

Troca de mensagens referentes a relacionamentos pessoais ou amorosos.

Fotos ou informações de acidentes não apurados: é permitido divulgar apenas as

apurações formais dos acidentes, no padrão Vale, após aprovação da área de segurança

do trabalho local.

O que não se deve postar

42

Projeções de resultados financeiros, exceto nos grupos.

Dados sobre participação no mercado.

Conteúdo de apresentações que não tenham sido liberados para divulgação.

Informações que sejam do interesse da concorrência.

Assuntos delicados, como demissões, admissões e mudanças de estrutura.

Críticas a concorrentes.

Concorrências em andamento.

O que não se deve postar

Posts inadequados serão deletados pela área de Mídias Digitais. Caso você veja um

conteúdo que não respeite as regras, que ficam na página Entenda a Intranet, reporte

à nossa equipe pelo e-mail vale.intranet@vale.com.

Governança e

contato

44

Nossa governança

A área de Mídias Digitais é responsável pela Intranet Colaborativa.

Os conteúdos são elaborados em parceria com pontos focais das áreas da Vale.

Os pedidos entram numa fila e são atendidos, de acordo com a prioridade.

Os custos de manutenção são pagos pela área de Mídias Digitais, o que significa economia para a Vale.

Os custos de páginas especiais, infográficos, novas seções são rateados com as áreas clientes.

Temos um manual de governança específico para o Mural de Atividades.

Atenção: grupos de colaboração devem ser atualizados por seus donos e membros.

45

Áreas colaboradoras

• Tecnologia da Informação

• Recursos Humanos

• Comunicação Interna

Coordenação geral

• Comunicação Corporativa

• Mídias Digitais

Contato

• vale.intranet@vale.com

• intranet.groups@vale.com

(atendimento exclusivo a grupos)

Nossa equipe

Mais informações

• Entenda a Intranet

• Tudo sobre grupos de colaboração

46

Nosso mundo mais conectado.

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