INTRANETO GUIA COMPLETO Tudo que a sua empresa precisa saber sobre essa ferramenta.

SUMÁRIO1 - Sobre os autores ............................................................ p 03

2 - Introdução ........................................................................ p 04

3 - O que é uma intranet? ................................................. p 05

3.1 - A evolução ........................................................... p 06

4 - Intranet funciona para comunicalção interna? .... p 09

5 - A intranet é a ferramenta adequada para minha

empresa? ................................................................................ p 15

6 - Ferramentas alternativas à intranet ...................... p 20

7 - Conclusão ......................................................................... p 26

KLEITON REISCoordernador de marketing

LUCIANO TOMAZIAnalista de BI

CASSIANE VILVERTAnalista de conteúdo

VINICIUS PRADODesigner

1. SOBRE OS AUTORES

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2. INTRODUÇÃOAo ouvir a palavra intranet, o que vem a sua mente? Para muitas pessoas ela traz a ideia de algo institucional e seguro. Para outras, algo desatualizado e obsoleto. Independentemente se na sua empresa ela é uma peça de museu ou um canal principal de comunicação, a intranet ainda é uma ferramenta muito popular, mas que divide opiniões e carrega consigo dúvidas sobre adesão, uso e evolução.

Para sanar estas dúvidas e mostrar um review geral, montamos este guia. Nele você vai entender a evolução da intranet, descobrir se ela funciona para a comunicação interna e como identificar se ela é a ferramenta que você precisa para se comunicar com seus colaboradores.

Boa leitura!

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3. O QUE É UMA INTRANETCom os primeiros passos da popularização da Web no início dos anos 90, instituições militares e educacionais começaram a testar portais com conteúdos internos acessíveis por computadores em rede. E assim nascia um primeiro escopo do que viria a ser uma intranet como conhecemos hoje nas empresas.

O objetivo inicial da intranet era armazenar informações institucionais relevantes, servindo como acervo digital para documentos da organização. Em muitas instituições, elas vieram antes da própria internet e serviram como ponto de referência virtual para todos os colaboradores da companhia. Hoje, ela continua sendo um repositório de informações e também é considerada como um meio comunicação de fluxo descendente (também chamado de vertical ou top-down), que serve para repassar comunicados institucionais.

Saiba como identificar fluxos de comunicação da sua empresa aqui

3.1 A EVOLUÇÃO DA INTRANET Dos anos 90 até hoje muitas coisas mudaram no mundo corporativo, e a intranet também tentou evoluir e acompanhar esse movimento:

A chamada intranet 1.0, com design e funções simples, foi a primeira a se popularizar como ferramenta de trabalho. Ela se restringia basicamente à uma página para armazenar informações estáticas, formulários e políticas de ordem institucional.

A intranet 2.0 é mais próxima do que conhecemos hoje, com melhorias de layout e funções. Ela é uma tentativa de tornar o sistema mais amigável aos colaboradores, trazendo funcionalidades de RH e também sendo utilizada como portal de notícias interno das empresas.

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Apesar disso, o ambiente de trabalho não para de mudar. As novas gerações esperam coisas diferentes das empresas, e vêm moldando novos perfis de colaboradores, o que exige novos modelos de gestão e formas de comunicar. As empresas também precisam acompanhar a evolução tecnológica, que acontece hoje com muito mais agilidade, para não se perderem no tempo. Em meio a esse movimento a intranet, posiciona-se não como principal ferramenta, mas sim uma parte do digital workplace das empresas, uma tendência que combina diferentes canais para compor um ambiente digital de trabalho para os colaboradores.

SAIBA MAIS SOBRE DIGITAL WORKPLACE!

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1ª versão estáticae simples.

1999

2003

2005

2007

2012

2015Customização da homepage e criação de outras webpages

dentro do Portal com informações e arquivos para

os colaboradores.Melhorias no suporte e

usabilidade aos usuários.

Começa a surgir a oportunidade de uma intranet mobile.

Melhorias nas opções de busca por informações e

tentativa de uma roupagem mais social da intranet.

Aprimoramento de layout,design mais atrativo, criação

de fóruns e espaço para notícias.

COMO A INTRANET EVOLUIU:

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4. INTRANET FUNCIONA PARA A COMUNICAÇÃO INTERNA? A intranet é considerada um canal de comunicação interna, mas a sua eficácia como principal ou único meio de comunicação vem sendo contestada ao longo do tempo.

Em 2006, Jane McConnel, da Net Estrategy JMC, realizou a pesquisa “A organização age no digital” para mensurar a eficácia das intranets. Segundo a avaliação, a gestão da maioria das empresas não sabe como as pessoas estão trabalhando e quão útil a ferramenta realmente é quando utilizada como principal ou única solução. Já em 2012, um estudo feito pela consultoria McKinsey, mostrou que para aumentar a produtividade e aumentar o conhecimento dos colaboradores sobre a empresa, e consequentemente o seu engajamento, tecnologias que são mais sociais têm 25% mais chance de êxito.

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Com relação mais direta à comunicação interna, a Kellog School of Management afirma que ferramentas ou canais de comunicação mais sociais melhoram a fluidez da informação na empresa, pois os colaboradores encontram com mais facilidade informações ou dialogam com pessoas e setores dos quais precisam para realizar seu trabalho, e participam mais ativamente em rede - em vez de acessar a intranet só uma vez no mês, como acontece comumente.

Mais recentemente, aqui no Brasil, a SocialBase em parceria com a agência Ação Integrada, realizou uma pesquisa com mais de 200 empresas, traçando um panorama atual e de tendências para a comunicação interna. No relatório, a intranet ainda aparece como uma ferramenta de comunicação utilizada, mas outros dispositivos começam a despontar como canais mais interessantes para as empresas se comunicarem com seus funcionários:

Transformação digital e as tecnologias sociais: sua empresa está por dentro desta tendência?

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Médias empresas entrevistadas:33% pretende intensificar o uso de redes sociaiscorporativas e e-mail;24% pretende aderir ao uso de redes sociais coporativas;27% pretende aderir ao uso de aplicativos para smatphone;

Grandes empresas entrevistadas:39% pretende intensificar o uso de redes sociais corporativas;37% pretende intensificar o uso de newsletter/revista digital41% pretende aderir ao uso de aplicativos para smatphone;

Pequenas empresas entrevistadas:27% pretende aderir à newsletter/revista digital 25% pretende aderir ao mural digital 22% pretende aderir às redes sociais corporativas

Veja o relatório completo da pesquisa aqui.

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Outro indício de que a intranet pode ser usada como uma ferramenta de comunicação, mas que ela pode não ser tão eficiente quanto as empresas necessitam, é o fato de que outras ferramentas como chats e e-mail ainda são usados para a comunicação interna, muitas vezes criando um mix de ferramentas desconectadas e sem coerência em seu tom e linguagem. Este problema apenas contribui para confundir o colaborador, pois há um excesso de inputs e a cria a sensação de overdose de informações que não são transformadas em conhecimento e inteligência para melhorar a rotina e aumentar a produtividade dos colaboradores.

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Por muitos anos, as intranets foram suficientes para suprir as necessidades de comunicação interna em empresas. Afinal, esses sistemas de comunicação interna eram leves e bem estruturados para armazenar informações de seu interesse. Porém, as organizações evoluíram e os usuários de tecnologia também. Eles acompanharam todo um processo de desenvolvimento da Web, acostumando-se a certos recursos que hoje se tornaram commodities no mercado online. Além disso, questões como segurança da informação, integração e colaboração entre times entraram em pauta na hora de escolher um canal de comunicação. Por isso, é importante que hoje uma ferramenta de comunicação não apenas armazene informações, mas contenha recursos para o compartilhamento de conhecimento, organização dos conteúdos publicados, layout atrativo para os usuários, deve ser segura para empresas e, principalmente, oferecer opções de mensuração dos resultados, já que, mais do que nunca, a comunicação interna precisa de métricas e indicadores para mostrar o seu valor estratégico e o seu retorno sob investimento.

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Por isso, podemos entender que a intranet compõe sim o leque de ferramentas de comunicação interna que uma empresa possui, porém esses sistema raramente será eficiente sozinho. Além de uma ferramenta, a comunicação interna precisa de estratégia, planejamento e métricas para manter sua coerência. Isso porque hoje ela vai além do repasse de meros comunicados institucionais em uma estrutura estática. Ela precisa ser ágil, atuar na retenção de talentos junto ao RH, aproximar a liderança das equipes, ser o espaço para diálogo entre empresa e colaborador e uma aliada da cultura organizacional da empresa. E não é possível abarcar todas essas funções deste novo panorama na estrutura engessada e pouco interativa.

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5. A INTRANET É A FERRAMENTA IDEAL PARA MINHA EMPRESA?Indo direto ao ponto, a resposta para a pergunta deste capítulo é: depende.

Se você está pensando em aderir à uma nova solução de comunicação interna, há muitas variáveis para se pensar antes de escolher. Nem sempre a solução que atende às necessidades da empresa ‘X’ do seu segmento vai atender à realidade da sua organização. Por isso, o mais indicado é fazer uma pesquisa com o público interno para identificar preferências, hábitos, costumes e perfis dos colaboradores. Com essas informações você poderá entender qual canal terá mais aderência, alcance e engajamento, antes de desenvolver uma intranet internamente (o que demandaria um bom investimento de capital humano da sua área de TI) ou sair assinando contratos com fornecedores.

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Se você chegou até aqui neste eBook e não está querendo aderir a um novo canal, mas está questionando a eficiência da intranet que já existe na sua empresa, além da pesquisa interna para medir a aceitação da ferramenta, busque por métricas dentro dela e faça uma análise do quanto este recurso consome versus eficiência.

Comece pelo seguinte: busque gastos como tempo para atualização, consumo de servidores, valor de contrato ou custos com manutenção. Depois procure por métricas relevantes, como números de acesso, permanência na página e páginas mais acessadas. Se, nesta busca, seu custo for alto e você perceber que a página mais acessada é a folha de ponto e que a área de notícias tem baixo engajamento, por exemplo, a sua intranet não está atuando como uma ferramenta de comunicação interna, mas sim como uma simples aplicação administrativa para consulta de dados para o colaborador. Aí pode ser hora de repensar a estratégia da ferramenta.

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INTRANET: CALCULANDO INVESTIMENTO X EFICIÊNCIA

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Custos

Valor do contrato(ou do desenvolvimento)

O quanto você investe para manter a intranet?

Coloque aqui valor do contrato com o seu fornecedor.Se a intranet for desenvolvida internamente, calculequanto custa a hora dos seus desenvolvedores envol-vidos e quanto tempo eles demoraram para criá-la.

Aqui coloque os gastos com a atualização da ferramenta.Se ela for desenvolvida internamente, calcule a hora dosdesenvolvedores envolvidos e quanto tempo eles levam para criar complementos. Se a ferramenta for contratada,calcule os gastos do contrato com manutenções periódicas ou upsell de funcionalidades.

Aqui, calcule quantas pessoas são envolvidas na manu-tenção e atualização da intranet (além da equipe de desenvolvimento, os colaboradores de comunicação ouRH, por exemplo), quanto tempo elas despendem nisso e quanto vale a hora de cada uma delas.

Calcule quanto espaço a intranet ocupa da sua infraestrutura e quanto custa este espaço.

Quanto a intranet consome de servidor?

Quanto custa a manu-tenção técnica periódica?

Quanto custa manter e atualizar o conteúdo?

Total

Some o investimento e compare com o total de resultadosoferecidos. Se o valor for alto e ao comparar com os resultados, estes não forem satisfatórios, repense sua intranet. Questione-se: “com o valor investido na intranet eu consigo contratar outra ferramenta ou atingir os colaboradores de outras maneiras, mais assertivas?”

Resultados

Qual a periodicidade deatualização?

Qual o retorno obtido com a intranet?

A intranet é um canal de comunicação que está semprecom informações novas e relevantes?

Dos colaboradores que acessam a intranet, quanto tempo eles passam na página consumindo informações da empresa?

De todas as páginas da intranet, quais são asmais acessadas? Existem páginas desnecessáriase sem acesso?

Do total de colaboradores, quantos acessam aintranet periodicamente?

Qual o número de acessos da intranet?

Qual a permanência dos colaboradores na página?

Quais as páginas maisacessadas?

AnáliseO investimento financeiro compensa o alcance quea sua intranet tem e o quanto os colaboradoresengajam com ela?

Outra forma de pensar se a intranet é o canal ideal ou não para se comunicar com seus colaboradores é pensar no objetivo que a empresa tem ao colocar em pauta o tema ‘ferramentas de comunicação’. Pergunte à sua diretoria, gestor, comitê ou área que deseja uma intranet como ferramenta de comunicação ‘qual é o objetivo de investir em um canal de comunicação?’. Dependendo da resposta a demanda pode ser resolvida sem aderir a nenhuma ferramenta ou pode pedir um projeto mais robusto.

Se a intenção, por exemplo é engajar os colaboradores com as informações, além de aumentar o alcance dos seus comunicados, ter uma ferramentas mais interativa e social é ideal - e talvez esse tipo de tecnologia abarque ou complemente as funções da intranet na sua empresa. Com este tipo de ferramenta os colaboradores consomem informações, têm acesso à arquivos e documentos, mas também dialogam entre si e com a própria empresa, compartilhando ideias e conhecimento em um ambiente mais colaborativo, dinâmico, ágil e de fácil acesso, com fluxos de comunicação controlados, porém mais horizontais.

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Já se a empresa apenas deseja repassar aos colaboradores poucas informações e oferecer um repositório de arquivos e políticas estáticos, com algumas funções administrativas como controle de ponto, a intranet já pode ser suficiente.

Neste ponto, seja realista. Faça uma análise da cultura organizacional da sua empresa e pense em quão madura ela é, ou o quanto ela precisa evoluir para usufruir dos benefícios de uma ferramenta mais participativa. Algumas organizações de perfil mais conservador podem ser receosas quanto à um possível ‘caos-social’ ao utilizar um canal de comunicação mais horizontal em vez de uma intranet, mas este é um mito que aos poucos cai por terra, já que a utilização de tecnologias sociais em empresas já é uma realidade no exterior e vem sendo adotada também no Brasil, segundo esta matéria da revista HSM Manegement.

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6. FERRAMENTAS ALTERNATIVAS OU COMPLEMENTARES À INTRANETDe acordo com a Forrester, 75% dos colaboradores utiliza a intranet para obter informações de RH, benefícios, salário, diretórios e treinamentos - quando estes módulos existem. Por isso, enquanto ferramenta principal ou única de comunicação, a intranet pode deixar a desejar, mas continua funcionando muito bem como uma solução administrativa. Assim, buscar canais que sejam alternativos ou que complementam a intranet, por meio de alguma integração, pode ser uma boa saída antes de migrá-la para outra ferramenta.

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Um exemplo de ferramenta alternativa ou complementar é, sem dúvida, a rede social corporativa. Por definição, uma rede social corporativa (RSC) é uma ferramenta de comunicação interna fechada, controlada pelos gestores, que funciona para o compartilhamento de informações, conhecimento e ideias dentro de uma organização. Os usuários podem trocar mensagens privadas e fazer postagens para grupos de trabalho, encontrar documentos sobre a empresa e receber comunicados institucionais, tudo isso em um espaço mediado e orientado para os interesses da empresa, mas de uma forma mais participativa, leve e atraente, criando um ambiente de colaboração.

Ao utilizar uma rede social corporativa, seja para substituir a intranet ou complementá-la, a empresa está dando um passo em direção à tendência do digital workplace que comentamos nos capítulos anteriores, evoluindo a sua relação com os colaboradores e o ambiente de trabalho, ao mesmo tempo que comunica com mais fluidez e armazena informações com mais facilidade.

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Entre as vantagens das redes sociais corporativas que podem ser combinadas à intranet, podemos destacar:

Layout amigável e conhecido pelos usuários A estrutura de uma RSC costuma ser parecida com a de redes sociais abertas reconhecidas mundialmente. Cada usuário possui seu perfil, tem acesso a um feed de notícias, pode enviar mensagens instantâneas e criar grupos para discussões específicas. E, como o funcionário já deve ter usado uma rede social fora do ambiente de trabalho, a sua curva de aprendizado será muito menor. Além disso, seu design permite que a experiência do usuário seja fácil e agradável, onde não é preciso gastar tempo para encontrar uma informação chave.

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Compartilhamento de informaçõesA rede social corporativa permite, por exemplo, a divulgação de algumas informações para toda a empresa ou para setores específicos. Ela é um ponto de armazenamento de dados corporativos ao mesmo tempo que possibilita o compartilhamento de informações entre usuários. Por este canal, a empresa e todos os colaboradores podem dialogar por meio de postagens, comentários e compartilhamentos. Dessa forma, o conhecimento organizacional deixa de ficar guardado e restrito a um ambiente específico e passa a ser compartilhável para todo o corpo funcional.

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Serviço disponível na nuvemAs redes sociais corporativas costumam funcionar na nuvem, sem a necessidade de um servidor instalado na empresa, o que resulta em redução dos custos extras de manutenção, ou seja, uma empresa pode contratar uma rede social corporativa sem se preocupar com recursos tecnológicos. Além disso, o seu acesso é simplificado necessitando apenas da internet, isto é, colaboradores que trabalham em campo que também precisam ter acesso às informações podem acessar a rede interna.

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Informações acessíveis por mobile A alta disponibilidade das redes sociais corporativas traz outra vantagem: o acesso via dispositivos móveis. Um profissional em campo pode, por exemplo, usar seu smartphone para acessar uma informação armazenada na ferramenta ou até tirar uma dúvida com os demais colegas de trabalho. Além da rede ser um ponto de encontro da empresa, ela fica disponível em qualquer lugar.

É importante destacar que as redes sociais corporativas também são boas alternativas a se considerar para empresas que contém sistemas legados. Certas soluções conseguem se integrar com o banco de dados antigo e importar informações de lá - como a intranet. Além disso, as redes costumam ser versáteis e permitem que você migre de um sistema legado ou inclua aplicativos.

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7. CONCLUSÃO Vimos neste eBook que em sua trajetória histórica, a intranet mudou, evoluiu e resistiu, enquanto outros canais nasceram como alternativas para a comunicação interna das empresas - que podem substituir ou complementar essa ferramenta. Esperamos que com este conteúdo você tenha uma visão melhor do quão eficiente pode ser utilizar uma intranet, uma rede social corporativa ou até as duas ferramentas juntas.

Alguns encaram a redes social corporativa como uma evolução natural da intranet. Porém cabe destacar aqui que ambas ferramentas não são a mesma coisa e que o sucesso da cada solução também está diretamente ligada aos objetivos da empresa. Além disso, o que determinará qual canal de comunicação sua empresa deve escolher é o objetivo e a aceitação do seu público interno, por isso, consulte seus colaboradores!

Se você ainda tem alguma dúvida, pode consultar este conteúdo sobre gestão inteligente de canais, e aprofundar ainda mais seus conhecimentos.

Obrigado!

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SOBRE A SOCIALBASE

Fundada em 2011 em Florianópolis (Brasil), a SocialBase tem a missão

de conectar as pessoas tornando o trabalho mais simples e produtivo.

Destinada à empresas que buscam maximizar os seus resultados e

simplificar seus processos de comunicação, a SocialBase oferece

uma solução na nuvem que potencializa o alcance das informações

e o engajamento dos colaboradores com o objetivo de negócio, por

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