Manual de Utilização - Docentes

SPAIOptimizado para EXCEL 2007

Elaborado por: Aprovado por: Versão

Serviço Sistemas de Informação Serviço Sistemas de Informação MU004-1.0/2011

Revisto e Confirmado por: Data de Aprovação Inicial Página

Secretário-Geral

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(José João Amoreira)

Janeiro 2011

Pág. 1 de 8 Data de Revisão Data de Aplicação da Versão

Janeiro 2011 Janeiro 2011

1. Introdução 1.1. Alterações face à versão anterior A nova versão do SPAI (sistema de processamento de classificações intermédias e finais) introduz

algumas alterações face á versão anterior, e que vão no sentido de contemplar as novas modalidades de

avaliação, decididas em sede de Conselho Pedagógico, com efeitos a partir do ano lectivo 2009/10.

Esta versão, à semelhança da anterior, assenta na plataforma Excel que é de uso corrente e intuitivo para a

maioria dos docentes e mantém as funcionalidades básicas como sejam as de publicação de classificações

e de pautas no portal de Serviços ao Cidadão Académico e arquivo automático nos Serviços Académicos.

Adicionalmente possui um modelo de estatísticas flexível e intuitivo e um lay-out de inserção de notas

tabelar com visualização simultânea de todas as classificações do aluno com cálculo das notas parcelares e

finais em tempo real.

1.2. Objectivos e funcionalidades da aplicação O SPAI é uma aplicação de suporte à actividade docente, em particular à gestão do processo avaliativo,

decorrente das alterações metodológicas introduzidas pelo processo de Bolonha neste domínio.

Esta aplicação será disponibilizada a todos os docentes que leccionem unidades curriculares com dois ou

mais elementos avaliativos em avaliação continua (ou distribuída). Nela deverão ser registadas todas as

classificações intermédias na(s) unidade(s) curricular(es), leccionadas pelo docente. Em qualquer

momento o docente poderá produzir uma simulação de cálculo da nota final para cada aluno com a

respectiva demonstração (explicitando todos os elementos de avaliação, respectiva ponderação e

contribuição para a nota final).

1.3. Requisitos de funcionamento Este ficheiro encontra-se em formato Excel e poderá ser instalado num computador local (do docente) ou

numa pasta de rede partilhada pelos docentes da unidade curricular a que se refere o ficheiro (não deve

colocar o ficheiro no desktop do seu computador pois poderá não ter espaço para tal). A sua utilização não

exige que o computador esteja ligado á rede administrativa do ISPA, excepto quando se efectuam

operações de sincronização ou publicação de dados.

Notas: i) Deverá ser utilizado um ficheiro por cada unidade curricular i.e. se um docente leccionar

duas unidades curriculares deverá utilizar dois ficheiros.

ii) A utilização do ficheiro exige que active a utilização de macros para tal deverá reduzir o

nível de segurança na execução de macros do Excel efectuando os seguintes passos:

1 – No menu do Excel seleccione o icone do Office (fig. 1);

Fig.1

2

2 - Clique no separador Opções do Excel e seleccione na janela respectiva a opção Centro de fidedignidade e depois Segurança de macros (figs 2 e 3);

Fig. 2

Fig. 3

3 – Seleccione Activar todas as macros (Fig. 4).

3

Fig. 4

2. Utilização da aplicação, configuração, registo e publicação de dados

O ficheiro de Excel que suporta a aplicação contém três folhas de trabalho principais a saber “parâmetros

de avaliação”; “ lançamento de classificações” e “resultados e estatísticas”. Na primeira utilização

deverá sempre seleccionar a folha “parâmetros de avaliação”.

2.1. Parâmetros de Avaliação A figura 1 exibe o conteúdo da folha “parâmetros de avaliação”. Na primeira utilização terá que proceder

à configuração da unidade curricular leccionada. Para tal, deverá seguir os seguintes passos:

a) Seleccionar a unidade curricular (através da caixa de combinação respectiva).

b) Seleccionar o ano lectivo

Fig. 5

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c) Definição dos diferentes elementos de avaliação por tipologia, isto é, para cada tipo de avaliação

(tipo 1, tipo 2) e para a unidade curricular em questão ter-se-á que definir os elementos

avaliativos que o compõem. Esta operação é efectuada com recursos a caixas de combinação,

sendo que para cada tipo de avaliação a caixa respectiva apenas exibe os elementos avaliativos

que o integram.

d) Confirmar dados e proceder á inicialização da respectiva pauta premindo o botão destinado ao

efeito. Durante este processo deverá confirmar, assim que lhe for solicitado, a eliminação de duas

folhas auxiliares (o SPAI executa esta eliminação para reduzir a dimensão do ficheiro).

Notas:

• Sempre que a época de recurso (ou especial) da unidade curricular tenha uma

ponderação de 100%, ou seja, substitua a totalidade dos elementos de avaliação

realizados, então no momento de parametrização do SPAI, estes deverão ser incluídos

obrigatoriamente no mesmo método de avaliação;

• A participação nas aulas é uma avaliação incluída nos métodos de tipo 2 e pode ter

uma ponderação máxima absoluta de 10%.

2.2. Registo, produção de pautas e publicação de avaliações intermédias O acesso à funcionalidade do “lançamento de classificações” efectua-se seleccionando a respectiva folha

(Fig.6).

Fig. 6

A aplicação exibe então a grelha de classificações para preenchimento (Fig.6). Nas colunas constam todos

os elementos de avaliação que foram anteriormente definidos bem como as respectivas épocas de recurso e

especiais, notas finais de cada tipo, nota final da unidade curricular e situação do aluno e ainda os alunos

inscritos na respectiva unidade curricular, ordenados por turma e pela ordem crescente no nº de aluno.

Notas:

i) Caso o somatório das ponderações atribuídas aos diversos elementos de avaliação for

diferente de 100%, surge nas células referentes á ponderação de cada tipo na (grelha de

introdução) a indicação “ponderações incorrectas” pelo que deverá proceder á sua

rectificação na folha de “parâmetros de avaliação”.

ii) As folhas encontram-se protegidas. Apenas as células da grelha a branco são editáveis. Por

questões de segurança, nenhuma das fórmulas das células calculadas é visível.

iii) Na eventualidade de faltar um aluno na pauta, poderá sempre proceder á sua inserção

manual no final da mesma, indicando nas colunas correspondentes o seu nº de aluno, nome

e turma.

iv) No Excel o separador decimal é o ponto “.” e não a virgula “,”. Se introduzir classificações

utilizando a virgula com o separador decimal a aplicação não poderá efectuar cálculos para

apuramento das notas finais dos alunos, aparecendo na respectivas células calculadas a

indicação “##”.

Findo este processo, poderá iniciar o preenchimento das classificações obtidas em cada momento

avaliativo.

Botão de impressão da pauta

Barra síntese de situações avaliativas

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Quando um aluno completar a sua avaliação deverá no cálculo respectivo da coluna “Calc. Nota final” indicar o tipo de cálculo que pretende efectuar; “sim”, “só tipo 1”; “só tipo 2” e automaticamente serão

calculadas as células correspondentes às colunas da “nota final tipo 1 “ e/ou da “nota final tipo 2” e “nota

final na unidade curricular” (esta última é calculada apenas se tiver seleccionado “sim”). Repare que,

apesar de a classificação final do aluno (lançada no Esca) ser arredondada ás unidade, a classificação final

que aparece no SPAI é arredondada ás décimas. Tal sucede para permitir que o docente se aperceba de

possíveis ajustes nos resultados das avaliações que permitam ao aluno beneficiar do arredondamento (p.e.

passar de 13.4 para 13.5)

Notas:

i) Considera-se que um aluno tem avaliação completa assim que disponha dos resultados de

todas as avaliações que realizou no âmbito da frequência da unidade curricular, ainda que

possa eventualmente comparecer em futuras épocas de recurso;

ii) O docente pode sempre que o entender proceder á alteração/ajustamento das classificações

já lançadas desde que ainda não tenha lançado as respectivas classificações finais no eSCA;

iii) No final da avaliação em frequência (avaliação continua ou distribuída), o docente deverá,

para todos os alunos da pauta, independentemente de terem sido avaliados ou não,

seleccionar “sim” na coluna correspondente ao apuramento da nota final.

iv) A situação final de um aluno lançada no eSCA é apenas expressa em dois estados:

“Aprovado” ou “Reprovado”.

2.3. Estatísticas

A partir da folha “resultados e estatísticas” (Fig.7). é possível proceder à produção de estatísticas

elementares dos diversos momentos de avaliação. A primeira operação consiste em refrescar as tabelas

dinâmicas contidas nesta folha. Uma forma automática de o realizar é premir o botão destinado ao efeito.

Fig. 7

De seguida poderá aceder às estatísticas elementares, seleccionando nas respectivas tabelas dinâmicas os

campos de filtro: momento e tipo de avaliação e a situação avaliativa dos alunos (tabelas 1 e 2). 3. Notas finais

i) Finda cada época de avaliação, deverá lançar a nota final de cada aluno para o programa oficial de registo académico - SOPHIA via eSCA. Este lançamento é manual. Para além do

lançamento da classificação, deverá assegurar-se que fica definido o estado avaliativo de

cada aluno, a saber (aprovado, reprovado, faltou ou excluído);

ii) Recorde-se que existe uma diferença substantiva entre o estado de “faltou” ou “excluído”,

uma vez que no primeiro caso o aluno pode realizar novas avaliações em épocas de recurso

ou especiais e no segundo o aluno fica completamente inibido de lhes aceder. O SPAI, na

coluna referente á situação do aluno na unidade curricular efectua esta distinção, pelo que o

docente apenas terá que a transcrever para o eSCA;

iii) A cada época de avaliação corresponde uma pauta no eSCA. O docente deverá transcrever,

para a respectiva pauta, a nota final do aluno, produzida pelo SPAI.

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Questões frequentes no lançamento de notas intermédias e finais

1. Para que serve o SPAI ? O SPAI é um ficheiro de EXCEL, parametrizado, que pretende ser um instrumento facilitador do

registo de classificações intermédias e do apuramento da classificação final, em conformidade com

as regras avaliativas homologadas pelo Conselho Pedagógico.

Adicionalmente permite publicar estas avaliações no Sítio da Disciplina.

2. É obrigatório utilizar o SPAI ? Nas U.C. de 3 ECTS que contemplam apenas um elemento avaliativo, o SPAI não é necessário. Nas

restantes U.C. o SPAI a utilização do SPAI é obrigatória.

3. Quem é responsável pela guarda do SPAI? Uma vez entregue, a guarda do ficheiro SPAI é da exclusiva responsabilidade do docente responsável

da U.C., que deverá assegurar a sua partilha com os restantes docentes que a leccionam e a sua boa

guarda por, pelo menos, 2 anos lectivos.

No final de cada semestre lectivo, o docente coordenador deverá anexar o ficheiro pdf correspondente à pauta final do SPAI a um evento virtual designado “Encerramento lectivo” criado expressamente no PAD para esse efeito.

4. Qual a diferença entre o SPAI e o eSCA? O SPAI é um ficheiro facultativo, facilitador do processo de registo e cálculo de classificações.

O eSCA é a interface WEB com o sistema oficial de registos Académicos SOPHIA e serve para

efectuar o lançamento oficial das notas finais. O seu uso é obrigatório.

• As notas apenas têm carácter definitivo e oficial depois de lançadas no eSCA. • O SPAI e o eSCA são complementares e não redundantes entre si

5. Quando devo lançar as notas no eSCA? As notas devem ser lançadas no eSCA no final de cada época de avaliação (normal, recurso, especial,

especial finalistas) e, de preferência, após a realização dos respectivos atendimentos.

6. Que notas lanço no eSCA? Apenas as notas finais apuradas pelo SPAI no final de cada época avaliativa, arredondadas á unidade

mais próxima e após a realização do respectivo atendimento.

A cada nota corresponde no eSCA um estado de “Aprovado”, “Reprovado”, “Excluído” ou “Faltou”,

cujo preenchimento deverá ser assegurado também pelo docente (este estado é também indicado pelo

SPAI na coluna ao lado da nota final)

7. Como são publicadas as notas SPAI? A publicação da pauta SPAI é efectuada pelo próprio docente no página da respectiva unidade curricular no eCampus através da colocação do respectivo ficheiro, em formato pdf. Desta forma, o

docente passa a controlar o momento exacto da publicação das suas avaliações e o acesso às mesmas

para além de o poder fazer a partir de qualquer computador com ligação à internet.

8. Onde posso obter o ficheiro SPAI? O SPAI é entregue pelo Gabinete de Logística Académica - GLA a partir de 30 de Outubro. A

parametrização e entrega de ficheiros SPAI é da responsabilidade do GLA. Os ficheiros SPAI ficam à

guarda do docente responsável da unidade curricular e apenas deverão ser utilizados em unidades

curriculares com dois tipos de avaliação (Tipo1 e Tipo2).

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