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LEGALE – MBA DE ADM. GESTÃO E

MARKETING DO NEGÓCIO JURÍDICO

Fundamentos da Administração eGestão do Escritório – III

Estrutura Física do Escritório Constituição de uma Pessoa Jurídica Fluxo de Caixa / Planejamento

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PROF. ROGÉRIO MARTIR

Doutor em Ciências Jurídicas e Sociais, Advogado Especializado em Direito Empresarial e Direito do Trabalho, Professor Universitário, Pós Graduação, MBA e de Cursos Preparatórios Para Carreiras Jurídicas, Sócio da Martir Advogados Associados - Consultoria Jurídica Empresarial e para o Terceiro Setor.

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BLOCO I

Estrutura Física do Escritório I

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• A estrutura física de um escritório de advocacia

é essencial para o desenvolvimento dos

trabalhos.

• Um ambiente agradável é fonte de energia e

inspira as pessoas que estão vivendo naquele

local.

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• A estrutura física do escritório transmite

sensações que podem ser boas ou não.

Importante se preocupar com isso.

• Sensações para as pessoas que trabalham

naquele local (rendimento / comprometimento /

satisfação).

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• Sensações para os que visitam o local ou

passam rapidamente por aquele ambiente

(Clientes / Parceiros).

• Por isso, com o objetivo de criar um ambiente

saudável ou ainda melhorar o que já existe

vamos estudar este tema em suas principais

vertentes:

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• AGENDA DE COMPROMISSOS

• Necessário que exista uma agenda de

compromissos e prazos, tudo devidamente

controlado em legítima administração do

tempo.

• Uma vez que tempo é dinheiro!!!

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• A advocacia demanda grande volume de processos, audiências, reuniões, atendimentos telefônicos, resposta a e-mails e interação nas redes sociais e isso tudo deve ser muito bem administrado.

• O dia deve ser planejado e dividido por tarefas e para controle a agenda é indispensável.

• Em aula específica iremos estudar a administração do tempo (Como ser mais produtivo), pois este é um tema que requer maior atenção.

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• O ideal é que a agenda seja eletrônica e de fácil acesso.

• Se possível que esteja nas nuvens e o

profissional consiga acessá-la de qualquer lugar

inclusive do próprio celular.

• Importante de igual forma um bloco de

anotações nos mesmos moldes para definir as

tarefas, prioridade e lembretes.

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• COMPUTADOR / INTERNET

• Ter um bom computador com acesso a internet (banda larga / wi-fi / inexistência de fios e cabos), conhecer as ferramentas eletrônicas e fazer uso das mesmas é essencial, faz o profissional ser competitivo.

• O tablete é uma opção inteligente, versátil e ainda reflete um certo status e ar de modernidade.

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• ARQUIVO DIGITAL

• O Scanner é imprescindível nestes tempos modernos de PJE (Processo Judicial Eletrônico), onde os documentos físicos devem ser transformados em eletrônicos.

• O arquivo também deve seguir esta modalidade tudo DIGITAL, dividido por pastas e de simples acesso e verificação.

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• Diante do volume e facilidade o arquivo nas nuvens é o mais indicado.

• O ideal é eliminar o arquivamento dos documentos físicos que devem ser devolvidos ao cliente (original) mediante orientação quanto a guarda-los e protocolo (eventual incidente de falsidade).

• A tecnologia ajudou em muito a organização física do escritório.

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• CONTROLE / ACOMPANHAMENTO PROCESSUAL

• Existem diversos programas de acompanhamento processual no mercado, com diversos recursos e ferramentas.

• O escritório deve definir qual o melhor.

• Uma alternativa interessante é usar o próprio sistema de arquivo digital como acompanhamento - vou demonstrar:

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• Rascunho:

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BLOCO II

Estrutura Física do Escritório II

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• PLANILHA DE ESTRATÉGIA

• Fazer uso de uma planilha de estratégia para cada caso é muito importante.

• Profissionaliza a atuação nos processos, qualquer advogado que tiver acesso saberá exatamente como conduzir o caso.

• A Planilha pode ficar no sistema de arquivo digital e acompanhamento.

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• SISTEMA DE RELATÓRIOS

• O cliente deseja estar munido de informações sobre os processos que confiou o patrocínio ao escritório, assim sendo é importante desenvolver um procedimento quanto aos relatórios de andamentos dos processos.

• O sistema de relatório deve ser fácil quanto a sua confecção, pois muitas vezes demanda tempo e árduo trabalho e o cliente quando solicita tem urgência.

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• Se possível disponibilizar o relatório on-line.

• O formato de planilha é o melhor:

• Parte Contrária

• Vara e número do Processo

• Tipo de ação

• Último andamento

• Risco (remoto / possível / provável)

• Estratégia / Próximo passo

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• DEPENDÊNCIAS FÍSICAS

• Sempre que possível é importante pensar no inegável efeito de um escritório fisicamente planejado para com os cliente e até mesmo para a equipe de trabalho.

• Quando possível com requintes de modernidade e até luxo!!

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• RECEPÇÃO

• Importante que exista uma recepção confortável e que transmita imponência, tranquilidade e segurança ao cliente.

• É literalmente a porta de entrada do escritório o primeiro contato e a primeira impressão é essencial.

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• SALA DE REUNIÕES

• Um sala de reuniões formatada para esta finalidade é o que há de melhor dentro do contexto do layout ideal para o escritório.

• O cliente precisa de privacidade e sensação de segurança quanto ao que irá relatar ao seu cliente.

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• BANHEIRO

• Parece uma coisa sem significado real, mas o banheiro / lavabo que será utilizado pelo cliente deve ser impecável, pois transmite sensações de confiança e organização por parte do escritório.

• Neste caso a atuação é no subconsciente!

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• ÁREA DE TRABALHO

• Quanto as áreas de trabalho estas devem ser confortáveis, bem iluminadas e com a mínima estrutura para os profissionais exercerem suas atividades.

• Importante ter a consciência de que ficamos mais tempo em nosso ambiente de trabalho do que em nossas casas.

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• COPA / CAFÉ

• Importante ainda que exista uma copa para o bom e necessário cafezinho, assim como para uma refeição rápida (micro-ondas / Frigobar).

• O café é uma tradição nos escritórios de advocacia e acompanha o profissional advogado a séculos (argumento para as reuniões).

• Um bom café ajuda a fechar o negócio.

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BLOCO III

Constituição de uma

Pessoa Jurídica

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Constituição de uma

Pessoa Jurídica

• Como dito anteriormente, o advogado gestor do deve encarar o escritório como uma verdadeira empresa e ser tão crítico com o seu negócio (advocacia) como acaba sendo na qualidade de consumidor de outros produtos.

• Deve exercitar sua criatividade, encontrando meios e caminhos para o crescimento do negócio.

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Constituição de uma Pessoa Jurídica

• Importante saber que nem sempre ter capital em mãos (dinheiro) significa conseguir os melhores resultados.

• A busca pelo modelo ideal de escritório deve ser constante e incansável, pois este é o único caminho para o sucesso.

• E o primeiro passo é a profissionalização.

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• A maioria dos escritórios nascem na informalidade, dois ou mais colegas com afinidade se juntam e iniciam suas atividades no mundo da Advocacia.

• Começam dividindo as despesas e recursos do escritório. Depois os clientes e os honorários.

• Logo esta sociedade de fato (comum) precisa se materializar como Pessoa Jurídica.

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• Os grandes clientes exigem a emissão de Nota Fiscal e outras garantias formais que apenas uma Pessoa Jurídica pode oferecer.

• Não existe nada de “prejudicial” na abertura de uma Pessoa Jurídica, só a favor, o custo com contador e questões burocráticas se compensa com a profissionalização do negócio.

• Vamos analisar os pontos favoráveis:

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• A PESSOA JURÍDICA TEM VIDA PRÓPRIA DISTINTA DA VIDA DOS SEUS SÓCIOS.

• A independência patrimonial, financeira e a possibilidade de contrair direitos e obrigações é uma mola propulsora para o sucesso do negócio.

• A confusão patrimonial e financeira é algo péssimo, desastroso para os negócios.

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• TRIBUTAÇÃO

• O Advogado pessoa física se declarar seu honorários pode chegar a uma tributação de 27,5% a título de imposto de renda.

• A Sociedade de Advogados (Pessoa Jurídica) tributa reunindo todos os impostos na casa de 10% dos valores auferidos (lucro) e as vezes menos!!

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• De forma bem simplista se o advogado (Pessoa Física) receber R$ 100.000,00 de honorários irá pagar R$ 27.500,00 de imposto e poderá usufruir de apenas R$ 72.500,00.

• Se a Sociedade de Advogado (Pessoa Jurídica) receber os mesmos R$ 100.000,00 a título de honorários irá pagar em média R$ 10.000,00 de impostos e irá ter livre para distribuir aos sócios R$ 90.000,00

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• A distribuição de lucros de uma Sociedade é livre de impostos, pois estes foram quitados na fonte ou seja na emissão da Nota Fiscal.

• O Sócio recebe seus dividendos, enriquece, declara tais valores no seu Imposto de Renda e não paga qualquer outro tributo, valores livres para que possa constituir patrimônio.

• Uma operação clara e sem riscos.

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• FISCALIZAÇÃO

• Os dias de sonegação e informalidade estão contados e os advogados precisam urgentemente regularizar suas situações tributárias.

• Tudo está interligado e deixamos uma rastro gigante quando recebemos e gastamos o dinheiro fruto dos honorários.

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• CONTRATO SOCIAL

• O Contrato Social é a regra clara do convívio entre os sócios.

• Um bom contrato evita problemas futuros, pois se houver algum desentendimento tudo será discutido dentro do contrato.

• Admite o juízo arbitral perante a OAB (Câmara Arbitral da OAB)

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• Trata da retirada de sócio e admissão e também de uma eventual sucessão.

• Como a Pessoa Jurídica (Sociedade) tem vida própria a troca de sócio não atrapalha a vida patrimonial e financeira da Sociedade que se blinda dos percalços humanos.

• O Cliente enxerga a Sociedade como um todo e não apenas o sócio advogado e isso é saudável para os negócios jurídicos.

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• CONSTITUIÇÃO DA SOCIEDADE

• O contrato social de uma sociedade de advogados dever ser registrado perante a OAB.

• No site da instituição (Ex: www.oabsp.org.br) entrando em “Comissões” e depois “Sociedade de Advogados” poderão ser encontradas todas as informações necessários, não sendo necessário neste primeiro momento o auxílio do contador.

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http://www.oabsp.org.br/


• A atuação do Contador se inicia em uma segundo momento, na constituição do CNPJ perante a Receita Federal e na escrituração fiscal.

• Depois é só ganhar dinheiro, tributar menos e seguir forte e firme na Advocacia.

• O escritório que vive na informalidade está fadado ao insucesso, aos pequenos clientes e aos pequenos honorários.

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• PESSOA JURÍDICA “UNIPROFISSIONAL”

• Inspirada na EIRELI (Empresa Individual de Responsabilidade Limitada) a Uniprofissionalrepresenta a Pessoa Jurídica de uma pessoa só!!

• Para o advogado que não quer constituir uma sociedade, mas entende as benesses da Pessoa Jurídica como estudado.

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• POR FIM...

• DE VOLTA AO TEMA PROFISSIONALIZAÇÃO

• A busca pelo modelo ideal de escritório deve ser constante e incansável, pois este é o único caminho para o sucesso.

• Mas não temos como fugir do primeiro passo e o

primeiro passo é a constituição de uma Pessoa

Jurídica!!

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BLOCO IV

Fluxo de Caixa / Planejamento

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Fluxo de Caixa e Planejamento

• É de extrema importância existir um controledos valores que entram e saem do caixa do escritório e ter a real visão do quanto se gastou e qual foi o lucro dentro do mês.

• No âmbito negocial é inadmissível não ter estas precisas informações em mãos, pois torna-se impossível a análise dos caminhos que devem ser seguidos e falhas que devem ser sanadas.

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• O grande problema é que os advogados não gostam muito de falar de números e pior ainda ter que fazer cálculos e projeções numéricas.

• Mas é necessário lutar contra esta tendência natural.

• Ter um caixa claro e devidamente planejado irá fazer com que o escritório cresça com segurança e sustentabilidade.

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• CAIXA DIÁRIO

• No mínimo o escritório deve ter um caixa diário, seja ele como for (eletrônico / manuscrito) com os campos de entrada e saída, sendo lançado neste tudo que entra e tudo que sai por menor que seja o valor.

• Necessário ter extrema disciplina neste sentido.

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• Sem a real visão do fluxo de caixa é impossível saber qual a efetiva despesa do escritório e as vezes os estacionamentos, almoços e cafezinhos no decorrer do mês podem estar comprometendo sensivelmente o lucro do escritório.

• Ou ainda, você pode descobrir que um determinado cliente que aparentemente lhe pagava bons honorários na realidade lhe dá prejuízo, pois os gastos com os serviços prestados são maiores do que o valor pago.

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• O caixa diário é importante para que no final do mês você possa enxergar com clareza os seguintes aspectos do seu negócio:

• Receitas (+)

• Despesas (-)

• Efetivo lucro (=)

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• PLANEJAMENTO FINACEIRO

• Em uma matemática bem simplista, o ideal, a título de planejamento financeiro, para um escritório de pequeno a médio porte é trabalhar com a margem de 40% de despesas e 60% de lucro, isso por se tratar do seguimento de serviços.

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• EXEMPLO

• Para um escritório com dois sócios uma secretária e um estagiário com uma renda bruta de R$ 20.000,00 (avulso e carteira), seria:

• R$ 8.000,00 de despesas (40%).

• R$ 12.000,00 de lucro (60%),

•

• Divisão entre sócios: R$ 6.000,00 para cada.

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• CRESCIMENTO PLANEJADO

• Trabalhando o planejamento nesta proporção (40 / 60) é possível crescer com segurança e considerável estabilidade.

• Importante ainda que cada sócio contribua com um fundo de caixa, reserva para eventuais necessidades urgentes, ou ainda investimentos no escritório.

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• NOVOS SÓCIOS / EMPREGADOS

• Também dentro deste planejamento financeiro fica fácil vislumbrar a entrada de novos sócios que iram trazer divisas e participar dos lucros (60%) já em um bolo mais robusto.

• Ainda a contratação de advogados empregados para execução dos serviços contratados e crescer mais ainda (planejar dentro dos 40%)

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• FLEXIBILIZAÇÃO DAS PORCENTAGENS

• Conforme a renda bruta for crescendo é possível flexibilizar estar porcentagens, sendo natural o crescimento das despesas e diminuição da porcentagem dos lucros.

• Exemplo: Renda bruta R$ 100.000,00 / 60% despesas R$ 60.000,00 / 40% Lucro R$ 40.000,00 / 4 sócios R$ 10.000,00)

• Mas se puder mantes 40/60, melhor!!!

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• CONTROLE BANCÁRIO INDEPENDENTE

• Importante possuir uma conta bancária exclusiva para depósito dos honorários e emissão das cobranças dos mesmos. Hoje é possível via site do banco a emissão on-line destas cobranças.

• É necessário também desenvolver um sistema de prestação de contas para com o cliente em face dos reembolsos de despesas e eventuais custas processuais que passem pelo caixa.

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• Este controle bancário independente é importante também para questão fiscal e contábil. Simples demonstração.

• E para os sócios e associados fica fácil a apuração das participações.

• A conta bancária tem que bater precisamente com o Caixa diário.

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