MANUAL 0404 - Org. Pess. e Ges. Tem.

8/13/2019 MANUAL 0404 - Org. Pess. e Ges. Tem.

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0404 -Organizao Pessoal e Gesto do Tempo


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ndice

Introduo..................................................................................................................................... 2

Noo de tempo............................................................................................................................ 4

Ocupao e aproveitamento do tempo......................................................................................5

Aproveitamento eficaz do tempo................................................................................................6

As tecnicas individuais de trabalho...........................................................................................

!anhar tempo............................................................................................................................... "

#eterminar as nossas prioridades.............................................................................................."

Analisar as atividades a hierar$uizar.......................................................................................%&

'ontos(chave para construir um m)todo pessoal..................................................................%&

A or*anizao practica das tarefas de *esto de tempo........................................................ %%

A or*anizao dos trabalhos pessoais....................................................................................%2

A or*anizao da documentao..............................................................................................%2

A or*anizao das rela+es com os outros.............................................................................%,

Or*anizao da utilizao do tempo........................................................................................%,

Or*anizao do local de trabalho.............................................................................................%4

-actores de desperdcio de tempo...........................................................................................%5

Ac+es para or*anizar o dia......................................................................................................%

'lanificar..................................................................................................................................... %/

'lanear......................................................................................................................................... %"

'lanificar atividade 0 1empo......................................................................................................%"

A A*enda..................................................................................................................................... 2&

3emplo prtico de *esto semanal........................................................................................2%


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Introduo

Uma das preocupaes das pessoas que desejam melhorar a sua eficincia ,

sem dvida, a rentabilizao do tempo. sta rentabilizao passa, tambm pela

pr!pria or"anizao que conjuntamente com al"uns mtodos, conduzem a uma

boa e eficaz, "esto do seu tempo.

Prtica e esforo constante so os "randes meios para atin"irmos a nossa

meta. Prtica consis te em testar aqui lo que preconizam os mtodos de

eficincia, adapt#$los ao nosso caso pessoal ou, at, fazer o contr#rio do que

eles indicam, mas praticar, praticar sempre% Esforo constante& a dificuldade

de aplicao destes mtodos no reside na sua comple'idade, mas no facto de

e'i"i rem um m(nimo de esforo para serem postos em pr#tica. ) preciso

recomear continuamente para preencher a dist*ncia em relao aos objectivos

que nos propomos. +evemos traar object ivos e control#$ los. ara isso

indispens#vel preencher mapas di#rios e semanais da actividade.

Uma das causas do insucesso a falta de pro"ramao do trabalho. odemos

ima"inar o que sucede ao mediador que inicia o dia sem saber com quem vai

contactar & sem entrev is tas marcadas e sem ter rentabil izado o percurso

"eo"r#fico desse dia. - falta de or"anizao leva desorientao e muitosmediadores no conse"uem recuperar de al"umas falhas cometidas por esse

facto e abandonam a actividade.

/ desenvo lv imento pessoal do ind iv (duo passa pela aprend iza"em da

adaptao da sua vida ao factor TEMPO . 0sto si"nifica que, no sendo o tempo

um elemento inte"rante da pr!pria vida, no pode ser directamente controlado

por cada um de n!s. / que podemos fazer uma adaptao aos ciclos

biol!"icos do tempo, atravs da imposio pessoal de ritmos de vida adaptadosa esses mesmos ciclos.

1ual o tipo de influncia que ele 2 factor tempo 3 tem em cada um de n!s4 5om

que profundidade ou intensidade condic iona a nossa vida4 5omo afecta o

desempenho das tarefas di#rias4 +e que forma ocupamos o tempo4 6er# que

podemos fazer mais coisas ocupando menos tempo4

5onhecendo um pouco mais, todos estes condic ionalismos e o "rau de

influnc ia que eles podem e'ercer sobre a nossa vida, podemos tentar


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responder a todas estas per"untas e, assim, tentar rentabil izar a forma como

ocupamos o tempo.


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oo de te mpo

) e'traordinariamente dif(cil, seno imposs(vel, tentar definir O TEMPO , se no

o fizermos em relao a qualquer coisa. /ra, se repararmos bem, toda a nossa

vida est# bal izada em funo do factor tempo, pois tudo o que fazemos tem

uma certa durao 2muito ou pouco3, e pode ser s ituado no tempo 2antes,

depois ou durante qualquer coisa3.

6e a noo de tempo s! pode ser compreendida, em relao a qualquer coisa,

resulta daqui um facto, f#cil de constatar, mas muito importante para acentuar

a dif iculdade da sua compreenso. - noo de tempo !E"#TI$# e tambm

profundamente $#!I%$E" .

7udo isto si"nifica que, por ser relativa a qualquer coisa, este relativismo varia

de pessoa para pessoa e, tambm, de ocasio para ocasio, de acordo com a

forma como o indiv(duo percepciona, sente, vive ou preenche o seu tempo. sta

situao facilmente detect#vel, quando n!s sentimos que determinado espao

de tempo passou muito depressa e, ao nosso lado outra pessoa sentiu,

precisamente o contr#rio. or isso, temos de distin"uir duas ideias ou conceitos

de tempo&

-TEMPO #&T!O'MI(O 2absoluto, biol!"ico ou natural3.

-TEMPO P&I(O"'GI(O 2aparente ou relativo3.

/ TEMPO #&T!O'MI(O aque le que imposto pela natureza e que

assenta na diviso do ano em meses, dos meses em dias, dos dias em horas,

mas tambm, o a"rupamento dos dias em semanas, a diferenciao das

estaes do ano, a distino do dia e da noite, etc. ) r i"oroso e sobre ele

assentam todos os calend#rios e os hor#rios de trabalho e de lazer.

/ TEMPO P&I(O"'GI(O a percepo, mais ou menos var i#vel, da forma

como o tempo astron!mico vai ou no ser ocupado, preenchido, vivido. 8o

ri"oroso, pois varia de indiv(duo para indiv(duo e tambm com a ocasio.

6e o tempo astron!mico est# ri"idamente imposto pelos ciclos da natureza, quese sucedem ininterruptamente, uns ap!s outros, sempre da mesma forma, dia


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ap!s dia, ano ap!s ano, n!s faci lmente tendemos a balizar a nossa vida e,

particularmente, a nossa vida de trabalho, fraccionando o tempo em divises

cada vez menores, que servem para precisarmos duraes e'actas para

determinadas tarefas que e'ecutamos.

8!s che"amos a estabelecer calend#rios, mais ou menos precisos, onde

re"ista mos ou inserim os tarefas a serem e'ecuta das. 8a vida de

relacionamento com os outros, no somos j# capazes de viver, se no em

funo dessas bal izas, pois tendemos a calendarizar todas as nossas

actividades, com base em referncias de tipo cronol!"ico.

6e, por um lado, no h# dvida sobre a e'actido do tempo de tipoastron!mico, os nossos problemas comeam quando pensamos na forma como

sentimos que esse mesmo tempo preenchido.

8a verdade, o tempo que temos dispon(vel, nem sempre convenientemente

ocupado, ver if icando n!s, muitas vezes, uma defic iente rentabil izao dos

per(odos de tempo que, supostamente, n!s dever(amos ocupar de forma til e

com resultados produtivos.

Ocupao e apro)eitamen to do tem po

+imensionando o nosso tempo pessoal, em funo de per(odos cronol!"icos,

facilmente sentimos que a forma, como ocupamos esses per(odos, nem sempre

a mais rent#vel. 0sto , muitas vezes, temos a sensao de ter *PE!+I+O

TEMPO* , ou de no ter produzido, ou efectuado, tudo aquilo que era suposto,

ou que nos tenhamos decidido fazer.

9as, n!s no podemos reduzir o aproveitamento rent#vel dos per(odos de

tempo a uma simples dicotomia, caracterizada pela ocupao ou no ocupao

do tempo. 8a verdade, o facto de ocuparmos o tempo no si"nifica, sempre,

que o faamos de forma rent#vel . 9ui tas vezes, *perdemos* tempo com

tarefas inteis, esquecendo ou descurando aquilo que realmente necess#rio

fazer.


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1uando, afirmamos e'presses do tipo& *,oe a man, rendeu- me.* , ou *a

tarde nunca mais passa///* , estamos a constatar duas formas diferentes de

ocupar o tempo e, principalmente, de o aproveitar em termos psicol!"icos.

9uitas vezes, tendemos, de forma no consciente, a preencher o tempo de

trabalho com tarefas mais a"rad#veis, em vez das mais desa"rad#veis. /utras

vezes, escolhemos para fazer o que j# conhecido, em vez de encarar o

desconhecido. +uma forma ou de outra, tendemos a fazer bem e depressa

aquilo que "ostamos mais, dei'ando para mais tarde, e fazendo$o com mais

lentido, aquilo de que no "ostamos, ou que nos parece mais dif(cil.

+este modo, importa pois aprender a fazer uma correcta "esto do tempopessoal, para assim rentabilizar a ocupao dos per(odos de tempo, com tarefas

mais produtivas, por norma a alcanar os objectivos de vida e, particularmente,

da vida de trabalho.

#pro)eitamento ef icaz do tempo

6abendo que, para atin"ir determinados objectivos ou f inal idades, tendo

estabelecido esta ou aquela metodolo"ia de trabalho, impe$ se definir por onde

comear. 0sto si"nifica, necess#rio definir P!IO!I+#+E& . or outras palavras,temos de saber, dentro daqui lo que nos propomos fazer, o que mais

IMPO!T#TE e o que mais !GETE .

5omo o ano de trabalho comporta um determinado desenvolvimento, h# pois

que saber situar, ao lon"o do ano, quais os projectos a desenvolver, de acordo

com o seu pr!prio faseamento. +o mesmo modo, ao lon"o do dia de trabalho,

h# inmeras pequenas e "randes tarefas a e'ecutar, as quais temos de

distribuir ao lon"o do tempo til desse dia. / mesmo se pode aplicar semana

de trabalho.

orque cada ano tem quatro estaes, caracterizadas por tempo quente ou por

tempo frio, por dias claros e mais compridos, ou ento dias escuros e pequenos,

n!s podemos distribuir, de forma diferenciada, os v#rios tipos de trabalhos.

:ejamos como os a"ricultores condicionam as suas tarefas de acordo com esta

calendarizao, tendo, como !bvio, um conhecimento prvio quer dos ritmosnaturais do calend#rio, quer dos objetivos a"r(colas a atin"ir.


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9as, tambm o dia tem, ou pode ter, pelo menos sete ou mais horas teis de

trabalho, que podem, e devem, ser preenchidas de forma rent#vel. +evemos

procurar racionalizar as nossas tarefas, no s! de acordo com o hor#rio do dia,

considerando horas de in(cio e de fim, horas de intervalo, etc., mas tambm

temos de entrar em conta com a dimenso psicol!"ica do tempo. 0sto , porque

nos conhecemos, devemos saber qual o per(odo do dia, em que trabalhamos

melhor, ou quais as horas mais pr!prias para fazer certo tipo de tarefas.

-ssim, procurando rentabil izar o tempo til de que dispomos, devemos pois

estabelecer P!IO!I+#+E& no trabalho, com base no conhecimento e an#lise

das diferentes tarefas a e'ecutar. 9elhor ser# comear pelas mais dif(ceis epelas menos a"rad#veis, sabendo$se que de manh temos mais ener"ias e

estamos menos cansados, e dei'ando, para o fim do dia as tarefas mais simples

e mais rotineiras.

6imultaneamente, se formos capazes de distin"uir claramente aquilo que

!GETE daquilo que IMPO!T#TE , podemos, pois, aprender a or"anizar

um processo de trabalho, que entre em conta com a definio, a eliminao,

ou, pelo menos, com a reduo ao m(nimo dos chamados *tempos mortos* ,em que, pura e simplesmente, no fazemos nada.

8a verdade, h# mltiplas tarefas repetit ivas que podemos anular, h# tambm

trabalho que, se for bem fe ito uma vez, fica fei to para sempre. 9as, ao

contr#r io, h# tambm tarefas que, pelo reduzido "rau de import*ncia, no

devem e'i"ir de n!s, tanta dedicao como outras.

+a conveniente or"anizao do nosso tempo pessoal, atravs duma racional

ocupao do temp o, que passe pelo desenvolvimen to de T1(I(#&

I+I$I+#I& +E T!#2#"3O , que cada um de n!s ter#, por si mesmo, de ser

capaz de desenvolver, resultar# se"uramente uma economia de tempo que nos

permitir# fazer mais e fazer melhor, podendo, por conse"uinte ir mais lon"e,

dentro do desenvolvimento pessoal que e'perimentamos.

#s tecnicas indi)idu ais de tra al,o


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5onsidera$se que qualquer pessoa para poder desempenhar qualquer

actividade, seja ela uma tarefa profissional mais complicada, ou uma simples

tarefa particular, com um m(nimo de 'ito, tem de o fazer atravs duma certa

tcnica, que a sua pr!pria forma de fazer. +este modo, incorporando

ensinamentos dos outros, ou simplesmente a e'perincia individual, todos n!s

desenvolvemos formas mais r#pidas, menos custosas e mais eficazes de fazer

as coisas.

-ssim, podemos def inir como T1(I(#& I+I$I+#I& +E T!#2#"3O5 as

formas mais adequadas de, para cada si tuao, analisar e optimizar um

qualquer processo de t rabalho, em ordem a efectu#$ lo com o m(nimo de

esforo, no menor espao de tempo poss(vel e com a maior "arantia de o fazercorrectamente, quando e onde ele tem de ser feito.

+esta definio podemos destacar&

-# #+E6#78O +# 9O!M# +E T!#2#"3#!/-# #%"I&E +E M P!O(E&&O +E T!#2#"3O/

-# OPTIMI :#78O +E M T!#2#"3O/

-# MEO! +!#78O +O TEMPO +E T!#2#"3O/

-# M#IO! MOTI$#78O P#!# O T!#2#"3O/

-O T!#2#"3O (O!!E(T#METE 9EITO/

-O MOMETO E;#(TO +E 9#:E! O T!#2#"3O/

-O "O(#" E;#(TO P#!# 9#:E! O T!#2#"3O/

+a conju"ao de todos estes elementos, que constituem afinal a efic#cia de

um trabalho, obtemos pois a definio do que podem ser as tcnicas individuais

de trabalho. :amos pois ver como se desenvolvem e como se podem aplicar, no

processo da melhoria do nosso desempenho.


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Gan,ar tempo

(OMO ME"3O!#! # O!G#I:#78O PE&&O#" E GE!I! O P!'P!IOTEMPO

'istem trs perspectivas diferentes relativamente "esto do tempo&

/ ;ealizar somente as tarefas importantes durante o tempo dispon(vel.

- primeira perspecti)asu"ere que se alar"ue as horas de trabalho at onde

for poss(vel. 0sso poderia trazer como consequncia uma "rave depresso,

es"otament o e falta de eficincia.

- segunda perspecti)a est# vi rada para o t rabalho e para os mtodos.

;equer uma mente orientada de forma mec*nica. 8o e'iste absolutamente

nenhum limite para esse tipo de treino. m caso e'tremo, poderia converter a

pessoa num perito em eficincia e em "estor de mtodos em vez de melhorar a

sua tomada de decises, relaes humanas e qualidades de liderana.

- terceira perspecti)a su"ere que se estabelea uma escala de prioridades

na "esto do tempo. rope um compromisso e'clusivo com as questes

essenciais e conceptuais em vez de se entreter com os detalhes massivos de

natureza operativa, os quais tm de ser dele"ados para outras pessoas. sta

perspectiva e'i"e uma estrat"ia orientada para a aco. ara que possa ser

funcional, requer uma fase preparat!ria, um treino de formao e, em "eral, um

clima or"anizativo adequado.

+ete rminar as nossas prioridades

3IE!#!6I:#! #& O&& P!'P!I#& #(TI$I+#+E&0sto consiste em, na vspera ou na manh do pr!prio dia&


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=/ stabelecer nessa lista uma *O!+EM +E P!IO!I+#+E&* , sem esta ordem,

qualquer lista intil.

5omo estabelecer as prioridades4


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=/ !GD(I#5ritrio b#sico das

prioridades.

=/ IMPO!TB(I#5ritrio b#sico das

prioridades.

4/ O!+E#78O +# "I&T#2+ecidir> fazer> dele"ar3

-tribu ir um nmero de ordem a cadaactividade. ) aqui que necess#rio p?r oproblema da dele"ao ou do adiamentoda actividade> neste ltimo caso, imperativo prever uma data limite.

/ (OT!O"O2+iferena entre previsto e realizado3- simples verif icao e, melhor ainda, a

an#lise @previstoArealizado@ oensinamento mais rico, indispens#velpara quem quer pro"redir.

# organizao practica das tarefas de gesto de t emp o

- "esto eficaz do tempo consiste essencialmente no se"uinte&


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# organizao dos tra al,os pessoais

B# tarefas que podem e devem ser fei tas imediatamente quando sur"em.

/utras h# que podem ser feitas mais tarde, porque no oportuno ou razo#vel

efectu#$ las de imediato. 7oda a tarefa que no seja poss(vel efectuar de

imediato, deve pois ser anotada em a"enda, ficha individual ou dossier,

permitindo, assim, obter&


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sta documentao deve ser or"anizada de forma adaptada funo e'ercida e

aos mtodos de trabalho na empresa.

=/*+ocumentao eHterna* $a que s! indirectamente diz respeito empresa

e s funes e'ercidas e pode revestir o aspecto de arti"os de revistas, ou de

livros, recortes de jornal, etc., com interesse tcnico ou cultural. ode ser

arquivada&

=/< / or t(tulo do arti"o ou do livro.

=/= / or autor.

sta documentao deve ser or"anizada de acordo com os interesses tcnico$culturais complementares s funes e'ercidas.

# organiz ao das relaes com os outros

- fim de trocar informao, no poss(vel entrar em contacto com os outros

sempre que se quer, e no recomend#vel que se improvise 2e'cepto quando

em situao de ur"ncia3 para no perturbar os outros e no perder o nosso

pr!prio tempo.

+este modo indispens#vel&


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) necess#rio fazer uma lista de tarefas repetit ivas, distribui$ las de maneira

l!"ica 2planificar3 , d#$ las a conhecer secret#r ia e aos colaboradores e

O2!IG#!- &E # !E&PEIT%- "#& .

Organizao do local de tr aal,o

ara compatibilizar&


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9actores de desperdJcio de te mpo


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/ CONTROLO.

$7elefone 2chamadas imprevistas ou

inutilmente lon"as3.

$:isitas inesperadas 2cole"as ou

colaboradores que vm e'por os seus

problemas pessoais ou cavaquear3.

$;eunies no pro"ramadas.

$+istraces visuais.

$;u(do.

$9#s condies f(sicas.

$


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#ces par a orga nizar o di a

7er uma viso "lobal das tarefas quotidianas permite$nos manter o olhar f i'o

sobre o essencial. 1uando sur"em imprevistos e solicitaes quotidianas,

bom podermos aplicar as medidas e tomar as decises necess#rias em tempooportuno. 1uando est# estabelecido o plano de trabalho, mais f#cil decidir

com conhecimento de causa e dominar a presso dos acontecimentos.

-("#&&I9I6E as tarefas por ordem de prior idade uti lizando os cr itr ios

"urgente" e "importante". tome as decises necess#rias& transferncia,

dele"ao.

4-(OME(E O M#I& (E+O PO&&K$E" a fazer o que est# classif icado em

primeiro lu"ar, pondo$o frente daqu ilo que menos importante & o

imprevisto causa mais dificuldades quando no podem ser cumpridas tarefas

priorit#rias porque diferidas.

-E$ITE resolver primeiro os pequenos problemas, @para aquecer@, antes de

atacar os mais importantes.

F- (#"("E o tempo necess#rio para a realizao das actividades 2e anote$ o3

na planificao do dia.

L- P!E$E#uma ou v#rias zonas de tempo para o imprevis(vel.

N- TE3# EM (O&I+E!#78O os melhores momentos, aqueles em que sabe

estar mais em forma.

- 8O &E E&6E7# de fazer com que as pessoas afectadas pelo adiamentode um trabalho sejam avisadas com a devida antecedncia para poderem

tomar as suas dili"ncias.


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K$Um planeamento deve ser permanentemen te vis(vel nos melhores casos.

L$Util izar s(mbolos e cores, sim, mas com moderao 2o planeamento tem de

ser le"(vel sem termos de recorrer a um "modo de emprego"complicado3.

Planear

F$ +e vspera, as actividades do dia se"uinte na a"enda.

G$ 8a se'ta$feira de tarde, as actividades da semana se"uinte na a"enda.

H$ 8o dia GJ, as actividades do ms se"uinte&

$/ plano de trabalho mensal na a"enda.

I$ m +ezembro, as actividades do ano se"uinte&

$/bjectivos anuais.

$5ar"as fi'as anuais.

$lano do ms de Maneiro.

PLANEAR PERMITE GANHAR TEMPO E REDUIR O !TRE!!.

Planificar ati )idade Tempo

#T!I2I!

M

+ETE!MI#+O

TEMPO

Uma tarefa sem tempo determinado corre o risco

de se prolon"ar mais que o necess#rio.

6em previso, no h# correces poss(veis, teis e

transfer(veis para outras situaes pr!'imas.

9I;#!

P!#:O&

stimulam se so realistas.onto de encontro indispens#vel.

ermitem acender pisca$piscas indicadores de

@peri"o@ no painel das actividades em curso, se

esto em risco de no serem respeitados.


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22/22

EHemplo pr tico de gesto semanal

3o

ras

&egunda Tera 6uarta 6uinta &eHta

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