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Manual de Articulação

ACES PIN 1 -UAG e Unidades

Funcionais1

do Centro de Saúde da Lousã

JUNHO de 2010

1 Documento que faz parte integrante da Carta de Compromisso, 2010 da USF Serra da

Lousã, como Anexo nº4

Unidade de Apoio à Gestão

Manual de Articulação com as Unidades Funcionais e restantes serviços do Centro de Saúde da Lousã

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ÍNDICE

I. Introdução………………………………………………………………………………………………………………3

II. Metodologia de Trabalho e Monitorização……………………………………………………………4

III. Âmbito do Acordo………………………………………………………………………………………………..4

1. Manutenção das Instalações Físicas………………………………………………………………………….5

2. Manutenção e Aquisição de Equipamentos……………………………………………………………….6

3. Pedidos de Autorização de Despesa………………………………………………………………………….6

4. Funções de Back-office Administrativo…………………………………………………………………….6

5. Gestão de Stocks e Fornecimento de Material e Medicamentos…………………………..10

6. Serviços de Limpeza………………………………………………………………………………………………..11

7. Serviços de Esterilização…………………………………………………………………………………………12

8. Serviços de Lavandaria……………………………………………………………………………………………12

9. Serviço de Jardinagem…………………………………………………………………………………………….12

10. Serviço de Tratamento de Lixos…………………………………………………………………………….12

11. Serviços Partilhados (Motorista e Telefonista)………………………………………………………12

12. Assistentes Operacionais……………………………………………………………………………………….13

13. Utilização de Viaturas…………………………………………………………………………………………….13

14. Circulação Interna de Informação………………………………………………………………………….14

15. Utilização de Instalações Comuns………………………………………………………………………….14

16. Circulação de Utentes…………………………………………………………………………………………….15

17. Supervisão de entradas no CSL…………………………………………………………………………….15

18. Prolongamento de Horário do CSL (actual CAC)…………………………………………………..15

19. Outros Serviços (USP, URAP, CC e GC)…………………………………………………………………16

20. Formação Contínua e Desenvolvimento Profissional…………………………………………….17

21. Sistema de Qualidade e Monitorização………………………………………………………………….18

22. Articulação com os Hospitais e Outras Unidades de Saúde………………………………….18

23. Plano de Emergência………………………………………………………………………………………………19

24. Acidentes de Serviço………………………………………………………………………………………………19

25. Delegados de Informação Médica………………………………………………………………………….19

IV. Disposições finais……………………………………………………………………………………………..20

Anexos…………………………………………………………………………………………………………………….23



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I. INTRODUÇÃO

O Decreto-Lei n.º 28/2008, de 22 de Fevereiro, Artigo 36.º, criou a Unidade de Apoio à

Gestão (UAG) que presta serviços não assistenciais, nomeadamente apoio

administrativo e geral ao director executivo, ao conselho clínico e às unidades funcionais

que compõem o ACES Pinhal Interior Norte 1 (ACES PIN1): Unidades de Saúde

Familiar (USF), Unidade de Recursos Assistenciais Partilhados (URAP), Unidades de

Cuidados na Comunidade (UCC), Unidades de Cuidados de Saúde Personalizados (UCSP)

e Unidade de Saúde Pública (USP).

A UAG tem por funções específicas:

a) Prestar assessoria técnica em todos os domínios da gestão do ACES PIN1;

b) Acompanhar a execução dos contratos-programa celebrados entre o ACES e a

ARS;

c) Apoiar a contratualização interna com as diversas unidades funcionais do ACES

PIN1;

d) Colaborar na elaboração dos planos de actividade e orçamentos e acompanhar

a respectiva execução;

e) Analisar a eficácia das políticas de gestão dos recursos humanos, dos

equipamentos e financeira e elaborar os respectivos relatórios anualmente e

quando solicitados pelo director executivo;

f) Monitorizar e disponibilizar informação sobre facturação e prescrição;

g) Assegurar e organizar os procedimentos administrativos respeitantes à gestão

de bens e equipamentos afectos ao ACES e garantir o controlo de consumos;

h) Assegurar o aprovisionamento, gestão e controlo de vacinas, contraceptivos e

demais medicamentos e material de consumo clínico;

i) Coordenar os serviços de segurança, apoio e vigilância ao ACES PIN1.

Tendo em conta que no Centro de Saúde da Lousã (CSL), se encontra a sede do ACES

PIN 1, o Representante do Director Executivo no Centro de Saúde da Lousã, no

âmbito do n.º2 do Artigo 20.º do DL n.º28/2008, desempenhará funções para “contactos

com a comunidade”, ficando a “gestão quotidiana das instalações e equipamentos” sob a

responsabilidade da UAG, segundo as normas contidas neste manual de articulação.



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II. Metodologia de Trabalho e Monitorização

Este documento de trabalho pretende mostrar o tipo de relacionamento entre a UAG, as

unidades funcionais e os restantes serviços do CSL, servindo como regulador da

articulação entre todas as partes envolvidas.

De forma a contribuir para a sua realização, ocorreram várias reuniões de trabalho, onde

estiveram presentes, para além dos Coordenadores da USF Serra da Lousã e da UCSP

Lousã-Serpins, o Conselho Clínico e o Director Executivo, e a futura Coordenadora da

UCC Arouce, além da Responsável da UAG.

Os princípios gerais acordados aplicam-se a todas as unidades funcionais do CSL,

podendo contudo, se existirem outras matérias específicas, as Unidades Funcionais (UF)

acordar uma adenda a este Manual.

Sendo este um primeiro documento, fica acordado que haverá relatórios de

monitorização trimestrais (Setembro e Dezembro) e que em Janeiro de 2011

será discutida uma nova versão, correspondente ao ano de 2011.

IV. Âmbito do Acordo

A UAG e as UF comprometem-se a adoptar uma prática dirigida para a qualidade,

apostando no desenvolvimento organizacional através da implementação de uma

abordagem por processos de trabalho que satisfaça as necessidades dos utentes internos

(profissionais das UFs) e externos (cidadãos inscritos nas USFs), garanta a conformidade

com as boas práticas e contribua para um melhor desempenho e motivação dos

profissionais envolvidos.

A USF, a UCSP e a futura UCC usufruem de uma forma articulada das restantes

estruturas e serviços do ACES (CSL), no sentido de complementarem a sua acção,

constituindo-se como elementos facilitadores da sua actividade.

Por sua vez, o ACES (CSL) deve garantir o apoio às UFs, de acordo com os recursos

existentes, nas áreas em que estão previstos recursos próprios para a mesma, e outras

que estejam ou venham a ser definidas no ACES (ou CSL).

O apoio do ACES (CSL) às UFs, disponibilizado através de recursos para o seu

funcionamento bem como a colaboração nas actividades comuns, é regulado pelo

presente Manual de Articulação.

O ACES (CSL) e as UFs devem respeitar e fazer cumprir o presente manual de

articulação, que faz parte integrante, como anexo, da Carta de Compromisso de

cada UF.



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Nesse sentido, a UAG representada pela Responsável (Dra. Patrícia Antunes) e com o

patrocínio do Director Executivo (Dr. António Sequeira), o Centro de Saúde da Lousã,

representado pelo Representante do Director Executivo, Dr. João Rodrigues e as

Unidades Funcionais do Centro de Saúde da Lousã - USF Serra da Lousã e UCSP

Lousã/Serpins representadas pelos seus Coordenadores, respectivamente, Dr. João

Rodrigues e Dra. Marília Pereira e a futura Coordenadora da UCC Arouce, Enf.ª Amélia

Lopes, acordam os seguintes procedimentos e compromissos.

1. Manutenção das Instalações Físicas

Sempre que seja necessário proceder a obras de reparação ou adaptação, de cariz

simples e/ou urgente, em qualquer uma das UFs do Centro de Saúde da Lousã, estas

deverão proceder de acordo com o seguinte:

a) Informar o Representante da UAG no Centro de Saúde da Lousã (Sr. Vítor

Pereira) sobre os problemas detectados, por email para

[email protected] (em situações excepcionais, que coloquem em

causa a segurança das instalações e/ou dos profissionais e utentes, o contacto

deverá ser imediato via telefone para o Representante da UAG, para o número

disponibilizado prevaimente pelo Sr. Vítor);

b) O Representante da UAG é responsável por encaminhar o pedido de

autorização de despesa, decorrente deste processo, que terá resposta no

período máximo de 2 dias úteis (salvo as situações excepcionais, mencionadas

na alínea anterior, que terão autorização imediata);

c) Obtida a autorização, o Sr. Vítor é responsável por dar início à execução das

pequenas obras/reparações solicitadas após consulta de orçamentos, no

menor curto período de tempo;

d) Os coordenadores das UFs deverão acompanhar a execução das

obras/reparações, em conjunto com o Representante da UAG, de forma a

certificarem-se da conformidade dos procedimentos previamente acordados;

e) O pagamento das despesas é da responsabilidade da UAG do ACES PIN1.

As obras que envolvam aquisições de imobilizado ou alterações profundas nas

instalações das unidades funcionais, carecem, neste momento, de parecer prévio

do Departamento de Gestão Financeira e do Departamento de Instalações e

Equipamentos da ARS do Centro, pelo que a UAG será responsável por iniciar os

processos devidos sempre que haja uma solicitação, nesse sentido, das unidades

funcionais. As mesmas comprometem-se a justificar a necessidade dessas

alterações ou aquisições.



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2. Manutenção e Aquisição de Equipamentos

A aquisição de qualquer tipo de imobilizado carece, actualmente, de aprovação

prévia do Departamento de Gestão Financeira da ARS do Centro pelo que as unidades

funcionais não poderão encetar processos de aquisição. Após obtenção de parecer

positivo, a UAG é responsável por encaminhar devidamente o processo de aquisição de

acordo com as normas estipuladas pela ARS do Centro.

Nesse sentido, as necessidades de imobilizado deverão ser encaminhadas ao

Representante da UAG no Centro de Saúde da Lousã, devidamente justificadas via

Coordenadores das UFs, de forma a dar-se início ao processo de aquisição.

Qualquer avaria ou necessidade de manutenção dos equipamentos existentes,

deverá ser prontamente comunicada ao Representante da UAG no Centro de Saúde da

Lousã via email ([email protected]) que, após a devida autorização no prazo

máximo de dois dias úteis, encaminhará para a devida reparação.

3. Pedidos de Autorização de Despesa

Todas as aquisições das UFs do Centro de Saúde da Lousã carecem de autorização

prévia do Director Executivo do ACES PIN1 pelo que deverão ser encaminhadas para o

Representante da UAG no Centro de Saúde da Lousã, por email para

[email protected], recorrendo ao formulário UAG100901a, disponível na

Intranet do CSL, a fim de se proceder ao correcto processamento e despacho do pedido.

As aquisições só se poderão concretizar após a devida autorização do Director Executivo,

obtida no prazo máximo de dois dias úteis. Os pedidos de autorização de despesa

deverão ser realizados pelo(a) Coordenador(a) da Unidade Funcional ou por quem tenha

sido feita subdelegação de competências para o efeito.

4. Funções de Back-office Administrativo

As unidades funcionais do Centro de Saúde da Lousã possuem assistentes

técnicos que desempenham funções para além das do atendimento ao utente que são

directamente relacionadas com os procedimentos administrativos daquelas. Para além

disso, a UAG possui também um conjunto de assistentes técnicos no Centro de Saúde da

Lousã que desempenham funções de back-office administrativo de suporte.

As tarefas inerentes a cada uma das partes constam do anexo 1.

Passa-se a explicar alguns dos procedimentos:



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Assiduidade:

a) Os coordenadores das unidades funcionais do Centro de Saúde da Lousã

enviam à D. Ana Paula as folhas de ponto previamente visadas dos

elementos das equipas e outros dados necessários ao processamento dos

salários2, a discriminação das ajudas de custo e deslocações3 por

profissional até ao dia 4 de cada mês;

b) O representante do Director Executivo no Centro de Saúde da Lousã, com

o apoio da D. Ana Paula, valida as folhas de ponto e outros dados

necessários ao processamento dos salários, e ajudas de custo e

deslocações por profissional até ao dia 4 de cada mês;

c) A UAG compromete-se a enviar as folhas de ponto previamente visadas

pelo Director Executivo dos assistentes operacionais e outros técnicos que

não integram as unidades funcionais e outros dados necessários ao

processamento dos salários, a discriminação das ajudas de custo e

deslocações até ao dia 4 de cada mês;

d) Da mesma forma, a UAG envia à D. Ana Paula, até ao dia 4 de cada mês,

dos profissionais afectos aos restantes serviços do Centro de Saúde da

Lousã;

e) As despesas de saúde dos profissionais beneficiários da ADSE deverão ser

entregues semanalmente directamente à D. Ana Paula sabendo que quanto

mais atempadamente o fizerem mais depressa serão processadas;

f) A D. Ana Paula, após a recepção de todos os documentos relativos à

assiduidade, desencadeia o restante processo necessário ao processamento

dos dados dentro dos prazos estipulados pela ARSC;

g) Os procedimentos administrativos que permitem que os profissionais das

unidades funcionais e restantes serviços do Centro de Saúde da Lousã com

direito a tal, recebam o “abono de família para crianças e jovens” são da

responsabilidade da D. Ana Paula, com excepção do preenchimento da

prova anual de rendimentos e da discriminação dos elementos do agregado

familiar, que continua a ser da responsabilidade de cada profissional;

2 Em relação ao trabalho extraordinário, só será validado para efeitos de pagamento, o trabalho

previamente contratualizado, entre os Coordenadores das UFs, UAG e Director Executivo com o

conhecimento do Representante do DE no CSL e inserido na rede interna do CSL.

3 O uso de viatura própria ou outro meio de deslocação exige autorização prévia de superior

hierárquico que deverá ser anexado à respectiva folha, de acordo com a lei em vigor.



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h) Os procedimentos administrativos necessários para que cada funcionário

tenha os seus vencimentos indexados à categoria e escalão da respectiva

carreira, são da responsabilidade da UAG.

Stocks:

Ver ponto 5.

Facturação:

Os procedimentos relacionados com a facturação do Centro de Saúde da Lousã

são da responsabilidade da UAG: organização, correcção e emissão de documentos a

facturar; recolha de dados em falta (seguros) por mail, fax, telefone e carta (neste ponto

específico, os profissionais do atendimento comprometem-se a recolher os dados junto

do utente quando este se desloca às unidades funcionais do CSL); facturação de seguros;

envio de facturas; emissão de mapas resumo; actualização mensal de mapas de clientes;

conferência e correcção de saldos conta corrente; pedido de anulação de facturas

devolvidas; pedido de pagamentos em atraso.

Actualmente, por questões de incompatibilidade informática entre as aplicações do

Centro de Sáude da Lousã e as da ARS do Centro, não há introdução de dados para

facturação no Centro de Saúde. Aguarda-se resolução por parte da ARS do Centro desta

situação.

Complemento Solidário do Idoso:

A verificação e introdução dos dados referentes a este item são da

responsabilidade do assistente técnico responsável pelo atendimento de cada unidade

funcional (USF SL e UCSP LS). Os dados são posteriormente validados pela D. Ana Paula.

Saúde 24:

Os assistentes técnicos do atendimento da USF SL e da UCSP LS, são

responsáveis por actualizar os dados referentes a cada unidade funcional.

Estatística de greves:

O Sr. Vítor Pereira é responsável pelo carregamento de dados referente a

profissionais em greve no CSL.



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Internatos:

Qualquer situação relacionada com assiduidade e avaliações dos médicos a

realizar internato das especialidades e do ano comum deve ser encaminhada para a D.

Ana Paula.

Correio (email e papel):

O correio electrónico do CSL [email protected] é aberto e triado pelo

Representante da UAG no CSL, Sr. Vítor Pereira, ou por quem ele delegue essa função e

enviado na íntegra ao Representante do Director Executivo, para além do

encaminhamento devido às partes interessadas. O Sr. Vítor compromete-se a divulgar a

informação comum para uma pasta na Intranet e a reencaminhar os emails para os

destinatários quando se justifique.

O correio em formato papel recebido pelo CSL é triado pela D. Rosa Maria. O

correio que se destine às unidades funcionais do CSL é imediatamente encaminhado para

estas. Os casos duvidosos são abertos e triados pela D. Rosa Maria. O correio que saia do

CSL é entregue à D. Isabel Raposo para processamento através de contrato de avença

com os CTT.

Apoio Informático:

A gestão do SINUS no CSL é da responsabilidade da D. Ana Paula, assim como, a

respectiva ligação ao Departamento de Informática da ARS do Centro.

Qualquer outra função de apoio informático no que se refere a hardware ou

software do CSL deve ser encaminhado para o Sr. Vítor Pereira através do email

[email protected] ou contacto telefónico disponibilizado pelo mesmo.

Carregamento dos recursos humanos no SIOE:

O carregamento de dados no Sistema de Informação da Organização do Estado

(SIOE) é realizado pela UAG.

Preenchimento de verbetes de transporte, migrantes e envio de P1:

A introdução dos dados é efectuada pelos assistentes técnicos do atendimento de

cada unidade funcional (USF e UCSP). Salienta-se, que num curto espaço de tempo, a

referenciação médica (P1) deverá ser efectuada na totalidade por via electrónica (Alert

P1).



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Serviços de Contabilidade:

Os procedimentos inerentes à contabilidade do CSL bem como os pedidos de

financiamento para o CSL são da responsabilidade da UAG.

Reembolsos a utentes colostomizados e trabalhadores da indústria de

lanifícios:

Os reembolsos em questão são processados pela UAG. A elaboração do processo

de reembolso e o recebimento respectivo pelos utentes dos materiais de consumo que a

lei confere em situações especiais é realizado pela D. Clara Quaresma. A UAG

compromete-se a afixar um horário próprio para este atendimento, sendo que os utentes

podem enviar os pedidos de reembolso em carta registada, dirigido ao ACES/CS da

Lousã. Este reembolso é pago pela UAG do CS Lousã, todas as terças-feiras mediante

entrega de documentos, desde que o financiamento tenha sido colocado à disposição do

ACES/CS pela ARS do Centro.

Recebimento de taxas moderadoras:

O recebimento das taxas é efectuado pelos assistentes técnicos de cada unidade

funcional no atendimento ao utente e entregue diariamente ao profissional responsável

pela Contabilidade no CS Lousã (D. Clara Quaresma).

5. Gestão de Stocks e Fornecimento de Material e Medicamentos

A UAG é responsável pelo aprovisionamento e gestão de stocks dos materiais e

medicamentos consumidos nas unidades funcionais do Centro de Saúde da Lousã. Para

além disso, é responsável pelo controlo de consumos. Nesse sentido, o procedimento de

requisição e fornecimento de materiais e medicamentos para cada unidade funcional do

Centro de Saúde da Lousã processa-se por via electrónica do seguinte modo:

a) Preenchimento quinzenal (6.ª feira) das colunas “Stock Actual” e “Quantidades

Requisitadas” da requisição online, disponibilizada na intranet do Centro de

Saúde da Lousã, dos armazéns 1 (Farmácia), 2 (Material de Consumo Clínico),

4 (Material de Limpeza), 5 (Material de Consumo Administrativo) e 6 (Material

de Conservação e Manutenção), por parte do Coordenador da Unidade

Funcional ou a quem ele delegar;

b) Envio das requisições devidamente preenchidas para o email

[email protected], até às 12h, na data estipulada

anteriormente;



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c) O não envio das requisições nas datas especificadas implica a não

reposição de stocks;

d) Em situação de ruptura inesperada de stocks, o pedido deverá ter um cariz

extaordinário bastando assinalar o espaço adequado na requisição.

Este pedido poderá ser enviado a qualquer momento desde que devidamente

justificado, devendo manter-se o mesmo circuito;

e) A UAG compromete-se a fazer a entrega dos materiais e medicamentos,

requisitados pelas unidades funcionais, na 4.ª feira seguinte à requisição dos

mesmos, no período entre as 14h e as 17h;

f) Em casos excepcionais e devidamente justificados pelo Coordenador da UF à

Responsável da UAG, que impeçam o envio da requisição na data estipulada

(6.ª feira), a UAG providenciará a fornecimento do material/medicamentos

sem, no entanto, garantir o cumprimento no prazo de entrega estipulado na

alínea e) embora comprometendo-se a fazê-lo no menor período de tempo

possível;

g) Os materiais e medicamentos são conferidos, à saída do armazém, por um dos

elementos do mesmo e por um dos elementos da UF requisitante, responsável

por recepcionar e assinado respectiva guia de entrega;

h) Qualquer anomalia nos materiais e medicamentos deverá ser prontamente

comunicada por email para [email protected];

i) Todos os medicamentos e restante material na posse das UFs com prazo de

validade expirado deverão ser remetidos ao Armazém do ACES PIN1 a fim de

poderem ser submetidos a processo de inutilização/abate;

j) Aquisição de novos materiais: sempre que o estado de arte determinar a

aquisição de produtos/materiais que não constem da lista protocolada, a UF

contactará a UAG, com base em pedido justificado dos mesmos, para decisão

da sua aquisição.

6. Serviços de Limpeza

Os serviços de limpeza das unidades funcionais do Centro de Saúde da Lousã são

da responsabilidade das profissionais do SUCH. A limpeza dos espaços comuns e

restantes espaços do Centro de Saúde da Lousã são da responsabilidade da UAG pelo

que qualquer necessidade de limpeza para além dos espaços físicos adstritos a cada

unidade funcional deverá ser previamente comunicada à UAG, pelos coordenadores das

unidades funcionais.



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7. Serviços de Esterilização

As unidades funcionais do Centro de Saúde da Lousã deverão colocar o material a

esterilizar em contentores próprios destinados para o efeito a serem fornecidos pela UAG.

Os contentores serão recolhidos a partir das 15h de cada dia útil a fim de serem

transportados à Central de Esterilização de Vila Nova de Poiares. A UAG fará a respectiva

entrega nas unidades funcionais até às 11h do dia útil seguinte à recepção do material.

Para evitar perda ou extravio de material para esterilizar, este far-se-á

acompanhar da respectiva lista do mesmo, sendo conferida a saída e a chegada do

material às UFs.

8. Serviços de Lavandaria

A roupa dos profissionais de cada unidade funcional deverá ser colocada em sacos

próprios para o efeito e contentor específico, a serem fornecidos pela UAG, no final de

cada dia útil de trabalho de forma a poder ser recolhida para processamento na central

de lavandaria no Centro de Sáude Vila Nova de Poiares no início de cada dia útil.

9. Serviço de Jardinagem

A UAG é responsável pelo arranjo e manutenção dos espaços verdes envolventes,

bem como a manutenção de plantas interiores.

10. Serviço de Tratamento de Lixos

As unidades funcionais devem adoptar os procedimentos estabelecidos,

relativamente ao armazenamento e ao destino dos produtos e lixos tóxicos, pela

legislação em vigor, nomeadamente o Despacho n.º 242/96, relativamente à separação

de lixos hospitalares segundo o seu tipo.

As unidades funcionais do Centro de Saúde da Lousã devem utilizar o espaço

disponibilizado para o seu armazenamento, sendo a recolha efectuada directamente pela

entidade contratualizada pelo CS para o efeito.

11. Serviços Partilhados (Motorista e Telefonista)

O Centro de Saúde da Lousã possui dois assistentes operacionais actualmente a

desempenhar funções como motorista (Sr. Bento) e telefonista (D. Isabel). A função de

telefonista é partilhada por todas as unidades funcionais e restantes serviços do Centro

de Saúde da Lousã e do ACES. A D. Isabel para além da função de telefonista, é

responsável pela saída de toda a correspondência do centro de saúde, através do

contrato de avença existente com os CTT, e fica responsável pelas marcações da sala de

reuniões do ACES do piso 3, bem como pela requisição do computador portátil e do data-



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show pertencentes à mesma sala de reuniões. A saída deste equipamento não será

efectuada sem realização de requisição escrita no formulário usado para o efeito. A

substituição da telefonista é assegurada pela UAG.

A D. Isabel presta também apoio, no que concerne ao agendamento electrónico

de remarcação de consultas, à Psicóloga e à Assistente Social do CSL.

Relativamente ao profissional que desempenha as funções de motorista, como a

USF Serra da Lousã não necessita do seu apoio, bem como a UCSP Lousã/Serpins (esta

última, salvo raras excepções pontuais comunicadas atempadamente), o profissional em

questão, dará o seu apoio aos restantes serviços do Centro de Saúde da Lousã e do ACES

PIN1.

Relativamente à manutenção da caldeira para aquecimento do Centro de Saúde

da Lousã, essa função será desempenhada pelo Sr. Bento durante os meses de

Novembro a Março (2009/2010) num total de 2 horas diárias. A UAG está a desencadear

um processo com a ARSC de forma a concretizar-se um contrato de manutenção com

uma empresa externa e se viabilizar a automação do sistema.

12. Assistentes Operacionais

As assistentes operacionais do Centro de Saúde da Lousã são afectas às unidades

funcionais de acordo com as respectivas Cartas de Missão.

À USF Serra da Lousã ficam afectas três assistentes operacionais e à UCSP

Lousã/Serpins quatro.

A UAG compromete-se a substituir estas profissionais quando hajam ausências

superiores a uma semana.

As restantes assistentes operacionais do Centro de Saúde da Lousã ficam afectas

à UAG.

13. Utilização de Viaturas

O Centro de Saúde da Lousã possui 4 viaturas:

-Renault Kangoo 39-AU-23 está afecta à USF Serra da Lousã;

-Renault Kangoo 86-57-OR está afecta à UCSP Lousã/Serpins;

-Renault Master 90-63-ST que tem como função o transporte, uma vez por

semana, de utentes de Casal de Ermio e de Foz de Arouce para o Centro de Saúde da

Lousã que tenham consultas programadas e restante serviço da UAG;

-Renault 4GTL está afecta ao serviço da UAG.

Qualquer necessidade de utilização de viatura por parte das restantes unidades do

CSL/ACES deverá ser comunicada atempadamente à UAG, de forma a poder ser

providenciada solução.



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As despesas de combustível destas viaturas são pagas através de cartão Galp

pelos utilizadores. O serviço de contabilidade do Centro de Saúde da Lousã procede ao

pagamento efectivo destas despesas.

As despesas de manutenção das viaturas são igualmente pagas pelo serviço de

contabilidade do Centro de Saúde da Lousã. Os utilizadores deverão informar o

Representante da UAG das necessidades de manutenção das viaturas para agendamento.

A deslocação às oficinas para manutenção será efectuada pelo motorista do Centro de

Saúde da Lousã após autorização da UAG e conhecimento do Coordenador da UFs à qual

a viatura está afecta.

14. Circulação Interna de Informação

A circulação de informação no Centro de Saúde da Lousã far-se-á

preferencialmente por via electrónica.

A UAG compromete-se a criar dentro da intranet do CSL, uma pasta de grupo,

acessível a todos os profissionais do centro de saúde, onde colocará informação

relevante. A informação poderá ser visualizada por todos mas apenas os coordenadores

das unidades ou quem possua delegações de competências para o efeito poderão

adicionar informação, para além da UAG.

Todas as UFs, devem disponibilizar, como mínimo na pasta de grupo, no

respectivo arquivo:

-Carta de compromisso;

-O seu regulamento interno;

-O seu plano de actividades;

-O relatório de actividades do ano transacto.

15. Utilização de Instalações Comuns

As unidades funcionais do Centro de Saúde da Lousã bem como os restantes

serviços (sede do ACES, CC, UAG, armazéns do ACES Pinhal Interior Norte 1, ECL, futura

UCC Arouce) possuem espaços de actuação bem definidos. Há espaços partilhados

nomeadamente, o hall da entrada principal e a sala de reuniões no piso 3 que está

sujeita a reserva de marcação.

A utilização do espaço partilhado (ex. colocação de informação, cartazes, etc) e

dos restantes espaços do Centro de Saúde da Lousã está sob a responsabilidade da UAG

em colaboração com o representante do DE no CSL.



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16. Circulação de Utentes

A entrada dos utentes pertencentes às UFs, sem mobilidade reduzida, far-se-á

pela entrada principal do CSL (piso 3). Os utentes com mobilidade reduzida

(transportados em maca ou cadeira de rodas com ou sem bombeiros) farão a sua

entrada pela mesma entrada, com recurso à rampa de acesso existente. O parque de

estacionamento do CSL, disponibiliza 3 lugares de estacionamento paralelos à rampa de

acesso, devidamente identificados, para uso exclusivo de ambulâncias e cidadãos que

transportem utentes com mobilidade reduzida. Em dias de chuva, de forma a que os

utentes com mobilidade reduzida possam ser protegidos dos factores ambientais, a

entrada far-se-á através da entrada lateral do CSL (piso 2), ex. SAP, que se encontra

protegida por pala. Nesse caso, quem acompanha esses utentes, deverá primeiramente

chamar a assistente operacional da UF a que o utente pertence de forma a que a porta

dessa entrada lateral possa ser aberta.

17. Supervisão de Entradas no CSL

O registo de entrada de todos os visitantes do ACES (CSL) é efectuado pela D.

Isabel Raposo ou quem a substituir na entrada principal do CSL (piso 3). Esta assistente

operacional, no seu período normal de trabalho (9h-12h30m; 14h-17h30m) é

responsável por efectuar o registo de entrada e saída de qualquer visitante do ACES/CSL,

entregar uma identificação temporária e encaminhá-lo devidamente. Os visitantes da

USF, serão registados à entrada da USF pelas assistentes operacionais e receberão um

cartão de identificação da própria USF.

18. Prolongamento de Horário do Centro de Saúde (actual CAC)

Tendo como objectivo normalizar esta actividade, está em curso a reestruturação

desta consulta, com o objectivo de criar um centro de custos e de resultados, com

clarificação da missão, valores, carteira de serviços, recursos humanos e instalações a

afectar a esta consulta.

Tendo em conta que se aguarda que, num curto espaço de tempo, ocorra a

formalização da candidatura de mais uma USF no CSL se tal ocorrer, até Outubro de

2010, a primeira hipótese para a reestruturação do CAC, será a partilha, entre as duas

USF, do alargamento de horário.

Caso não se verifique esta situação, a segunda hipótese é avançar para um

esquema de Prolongamento de Horário, constituído por uma bolsa de profissionais do

ACES Pinhal Interior Norte 1 (médicos, enfermeiros, assistentes técnicos e operacionais),

preferencialmente afectos às UFs do CSL, alocação de espaço próprio, com recursos

materiais específicos e com um regulamento interno aprovado.



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Até à solução definitiva, devem ser introduzidas melhorias que se aproximem do

objectivo base da reestruturação, definindo-se desde já:

a)O Representante do DE no CSL, coordena o processo de reestruturação,

devendo até fins de Setembro, propor um regulamento interno;

b)Em termos de escalas (dias úteis, 20h-22h, fins de semana e feriados, 10h-

18h), colocada na rede interna, de acordo com os profissionais existentes na bolsa de

recrutamento dos:

-Assistentes técnicos e operacionais: é realizada pelo Sr. Vítor Pereira;

-Enfermeiros: é realizada pelo Enf.º João Fernandes;

-Médicos: é realizada pelo Representante do DE no CSL.

c)Em termos de material: deverão iniciar-se pedidos autónomos, via

electrónica, cumprindo o circuito estabelecido neste manual. Fica sob a responsabilidade

da Enf.ª Lurdes Almeida, realizar proposta de pedidos de material que serão enviados,

via representante do DE para a UAG.

d)Os utentes inscritos na UCSP-LS ou USF-SL e os esporádicos, poderão

ser atendidos neste serviço, desde que cumpram um dos seguintes critérios:

-Invoquem um problema de saúde agudo, ou necessitem de cuidados de

enfermagem no próprio dia;

-Tenham informação clínica emitida por médico e/ou enfermeiro da rede do SNS,

solicitando reavaliação clínica do doente na CAC.

Nas situações em que o utente que solicita consulta na CAC, evoca como motivo(s) de

consulta, problema(s) não agudos que possam ser resolvidos na sua UF, durante a

semana seguinte (ou até posteriormente), deverá o médico e/ou enfermeiro que faz o

atendimento, escrever uma carta (ou no Medicine One ser for UF do CSL) ao Médico de

Família ou enfermeiro do utente, sugerindo um prazo para agendamento de consulta.

19. Outros Serviços (URAP, USP, GC e CC)

Nas instalações do Centro de Saúde da Lousã exercem a sua actividade

profissionais pertencentes a unidades do ACES: UAG, Conselho Clínico, Gabinete do

Cidadão, USP e URAP.

Todos esses profissionais exercem a sua actividade em espaço físico definido,

devendo articular-se com a Responsável da UAG e o Representante do Director Executivo

no CSL de acordo com as normas gerais do presente manual e dos respectivos manuais

de articulação entre as suas unidades de origem (USP ou URAP) e o Centro de Saúde da

Lousã.



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Em relação às actividades assistenciais e não assistenciais que alguns

profissionais desempenham no CSL, acorda-se:

19.1Na área clínica assistencial (Psicologia Clínica e Serviço Social):

deverá existir um manual de procedimentos, entre essas áreas clínicas e as UFs,

que aborde e clarifique a carga horária semanal, o tipo de referenciação, sistema

de marcação de consultas e de contactos (agenda electrónica), e respectivos

critérios, isto é, como deve circular a informação clínica de retorno e que

articulação existirá no seguimento dos doentes. Tendo em conta que, no CS da

Lousã, o processo clínico está informatizado (MedicineOne), todos os profissionais

devem efectuar os registos clínicos no Medicine One e utilizar também a

respectiva agenda. A coordenação, desse manual é da responsabilidade do

Representante do DE no CSL.

19.2 Gabinete do Cidadão (GC): o GC deverá estabelecer o seu horário de

funcionamento no CSL, competindo às UFs divulgar o mesmo, através da afixação

em local bem visível bem como da sua inclusão no Guia de Acolhimento do

Utente. As UFs comprometem-se a disponibilizar aos utentes as várias formas

possíveis de comunicar a sua opinião, reclamação, sugestão ou elogios. Aos

Coordenadores das UFs compete cumprir o disposto no Regulamento de

Funcionamento do GC quanto ao encaminhamento das reclamações, bem como

assegurar resposta em tempo adequado. Compete ao GC dar conhecimento e

solicitar informação aos Coordenadores das UFs das reclamações que envolvam as

suas equipas. A coordenação, desse manual é da responsabilidade da responsável

pelo GC do ACES PIN1.

19.3 Saúde Pública: a USP do ACES PIN 1, deverá estabelecer o seu horário de

funcionamento no CSL, competindo às UFs divulgar o mesmo, através da afixação

em local bem visível bem como da sua inclusão no Guia de Acolhimento do

Utente.

20. Formação Contínua e Desenvolvimento Profissional

As UFs estão disponíveis para colaborar na formação de pessoal ligado à área da

saúde (internatos médicos, alunos de medicina e de enfermagem, enfermeiros e outros

profissionais) e à área administrativa, a qual deverá constar dos planos de formação

anuais, bem como as eventuais fontes de financiamento e receitas.

Compete ao Conselho Clínico do ACES em colaboração com os Coordenadores das

UFs, fazer saber às entidades competentes das disponibilidades acima referidas bem

como dar cumprimento às disposições legais necessárias ao desenvolvimento desta

actividade no âmbito das UFs e suas respectivas contrapartidas.



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A UAG e o Conselho Clínico, deverão proceder à divulgação de todas as acções de

formação que cheguem ao seu conhecimento, através do envio atempado, via correio

electrónico aos Coordenadores das UFs dessa informação.

As UFs disponibilizam-se a participar em projectos desenvolvidos pelo CC/ACES no

âmbito da Investigação, Desenvolvimento e Qualidade Total, desde que enquadradas nos

princípios definidos dos respectivos Planos de Formação e acordados entre ambas as

partes.

Todas as UFs comprometem-se a divulgar na rede da intranet do CSL, os seus

Planos de Formação, informando quais as sessões que estão abertas aos profissionais de

outras UFs.

O ACES disponibiliza uma sala de formação com meios audiovisuais que poderá

ser utilizada segundo as regras anteriormente já descritas.

21. Sistema de Qualidade e Monitorização

As UFs comprometem-se a adoptar uma prática dirigida para a qualidade,

apostando no desenvolvimento organizacional através da implementação de uma

abordagem por processos de trabalho que satisfaça as necessidades dos utentes e dos

profissionais, garanta a conformidade com boas práticas e contribua para um melhor

desempenho e motivação dos profissionais envolvidos.

Nesse sentido, as UFs comprometem-se a efectuar, sistematicamente, no Sistema

de Informação (MedicineOne), os registos de todos os dados necessários à análise e

monitorização da sua actividade e a disponibilizar-se a participar em actividades

desenvolvidas pelo ACES no âmbito da qualidade, desde que enquadradas nos princípios

atrás referidos.

O Coordenador da UF será sempre ouvido sobre qualquer iniciativa do ACES

relacionada com aplicação de sistemas de monitorização e/ou acompanhamento da

actividade da UF que extravase a contratualização efectuada e constante da Carta de

Compromisso subscrita pela UF.

22. Articulação com os Hospitais e Outras Unidades de Saúde

As UFs participarão, sempre que necessário, com o CC/ACES e os hospitais e/ou

outras unidades de saúde, na definição e aplicação de protocolos de articulação. Poderá

também, se tal se mostrar útil para agilizar procedimentos e melhorar a continuidade de

cuidados aos seus utentes, estabelecer (sempre com conhecimento do CC/ACES) os seus

próprios canais de referenciação com departamentos/serviços hospitalares específicos.



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23. Plano de Emergência

Não há, actualmente, plano de emergência para o Centro de Saúde da Lousã.

Para além disso, verifica-se uma acentuada degradação do equipamento de extinção de

incêndios. A UAG compromete-se, em colaboração com a Unidade de Saúde Pública do

ACES Pinhal Interior Norte 1, a encetar todos os esforços junto do Departamento de

Instalações e Equipamentos da ARS do Centro de forma a rever o equipamento de

combate a incêndios e a elaborar o Plano de Emergência do CSL.

24. Acidentes em serviço

As unidades funcionais comprometem-se a declarar todos os acidentes em serviço

e proceder a todas as diligências previstas na lei, utilizando para o efeito os modelos de

participação e qualificação do acidente em serviço definidos pela ARS do Centro e pelo

ACES Pinhal Interior Norte 1. Em caso de acidente de serviço, a participação deverá ser

entregue à D. Margarida Cruz da UAG.

25. Regras para as visitas do Delegados de Informação Médica (DIM)

As visitas dos DIM às UFs, devem ser regulamentadas por cada UF, proposta a ser

submetida ao CC do ACES para respectivo parecer e depois deverá ser publicitada na

rede interna à entrada da UFs. Em termos gerais, devem ser cumpridas as seguintes

orientações: os DIM deverão esperar na sala de espera (e não no corredor), sendo

permitidos 3 delegados (inscritos em agenda própria da UF e com cartão de identificação)

por dia de visita.

As regras da USF Serra da Lousã, já constam do seu regulamento interno.



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IV. DISPOSIÇÕES FINAIS

1. Papel do Representante do Director Executivo no Centro de Saúde da

Lousã, no âmbito do n.º2 do Artigo 20.º do DL n.º28/2008, desempenhará

funções para “contactos com a comunidade”, coordenação do prolongamento de

horário do CSL, além de outras funções específicas atrás citadas, nomeadamente

em articulação com a UAG no que diz respeito às instalações e materiais. Por sua

vez, para tudo o que estiver omisso, nesta versão, será da responsabilidade do

Representante do Director Executivo encaminhar devidamente o assunto para o

Director Executivo e UAG.

2. Papel do Representante da UAG no CS: tendo em conta o explanado

anteriormente, salienta-se que o representante da UAG é a ponte de ligação à

sede da UAG em todos os aspectos referentes à actividade da UAG no CSL. É,

neste caso, responsável por remeter à UAG central todas as questões inerentes às

instalações e equipamentos (como necessidades de aquisições a reparações de

imobilizado e estruturas físicas) e assegurar e organizar os procedimentos

administrativos respeitantes à gestão de bens e equipamentos afectos ao CS bem

como garantir o controlo de consumos. Por outro lado, coordena localmente os

serviços de apoio dos CS (assistentes operacionais bem como outros profissionais

externos que efectuem serviços de apoio: limpeza, jardinagem, etc).

3. A participação dos elementos da Unidades Funcionais em actividades

gerais do CS/ACES e prestação de serviço entre UF, de imperiosa

necessidade, exemplo prolongamento de horário do CSL, será negociada com as

UFs e terá em conta a legislação laboral de cada carreira profissional para

prestação de trabalho extraordinário.

4. Partilha de actividade entre UFs: nas ausências momentâneas por motivo

súbito, de profissionais da UCSP-LS ou da USF-SL, serão assegurados os serviços

mínimos em todas as áreas profissionais por elementos da UCSP-LS ou da USF-

SL, evitando assim rupturas assistenciais.

-A USF–SL disponibiliza aos utentes da UCSP-LS a actividade de Espirometria, a

funcionar de 15 em 15 dias nas instalações da USF-SL, segundo circuito de

marcação e critérios clínicos já definido.



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-A UCSP-LS disponibiliza consulta de desabituação tabágica, a funcionar nas

instalações da UCSP-LS, segundo circuito de marcação e critérios clínicos já

definidos.

5. Autorização vs Informação: qualquer tipo de saídas das UFs (Exemplo: ida a

reuniões, dentro e fora do ACES, formação, congresso, representação, entre

outras ausências das UFs) carece de autorização do Coordenador da respectiva

UF. Os profissionais afectos a várias UFs, deverão pedir autorização de saída ao(s)

Coordenador(es) da(s) UFs à qual será previsível a afectação da ausência ao

serviço.

6. SIADAP vs Profissionais não afectos a 100% às UFs: a avaliação de

desempenho, será da responsabilidade do DE do ACES PIN 1, em estreita

colaboração com o(s) Coordenador(es) da UFs ou em quem ele delegar,

nomeadamente para consensualizar os objectivos, o processo de monitorização e

a nota final.

7. Horário de funcionamento versus de atendimento: o horário de

funcionamento da UCSP-LS e a USF-SL é das 8h às 20h, contudo o horário de

atendimento é das 8h10 às 19h45. Qualquer situação aguda, que surja fora deste

horário de atendimento deverá ser encaminhada para o CAC e/ou serviço de

urgência.

8. Qualquer das partes pode desencadear a revisão do Manual de Articulação, sendo

um processo de mútuo acordo, bem assim como a sua alteração ou

desenvolvimento.

9. Em relação aos assuntos que constam deste Manual de Articulação e que possam

levantar dúvidas, as partes propõem-se dialogar e reunir sempre que necessário,

para sua reapreciação e reformulação.

10. Não sendo possível obter acordo nas situações a que se refere o ponto anterior, a

resolução final competirá ao Director Executivo.



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11. Em tudo o que não for especificado, convenientemente no presente manual de

articulação, aplicam-se as disposições constantes no Decreto-Lei n.º 298/2007, de

22 de Agosto ou Decreto-Lei n.º 28/2008, de 22 de Fevereiro (ACES), bem como

as disposições regulamentares aplicáveis, de acordo com a natureza da matéria,

nomeadamente o enquadramento legal de cada profissional.

12. Nos casos não previstos expressamente neste Manual de Articulação e que não

sejam solucionados pela aplicação das disposições a que se refere o número

anterior, os signatários acordarão os correspondentes termos de articulação,

redigindo e assinando uma adenda, com numeração e data, devendo ser assinada

por todos os parceiros.

Lousã, 03 de Junho de 2010

O Director Executivo do ACES PIN 1, António Sequeira

A Responsável da UAG do ACES PIN 1, Patrícia Antunes

O Coordenador da USF Serra da Lousã, João Rodrigues



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ANEXO 1

Funções de Back-office Administrativo: CS Lousã UAG

Stocks:

- Lançamento informático de entradas e saídas de materiais

(farmácia, consumo clínico, papelaria e limpeza);

- Fornecimento quinzenal de materiais de papelaria;

- Encomendas (compra directa de materiais);

- Requisição trimestral de materiais fornecidos pelo Armazém Central da ARSC.

Tarefas da responsabilidade da UAG.

Facturação:

- Organização, correcção e emissão de documentos a facturar;

- Recolha de dados em falta (seguros) por mail, fax, telefone e carta;

- Facturação de subsistemas e seguros;

- Envio de facturas;

- Emissão de mapas resumo;

- Actualização mensal de mapas de clientes;

- Conferência e correcção de saldos conta corrente;

- Pedido de anulação de facturas devolvidas;

- Pedido de pagamentos em atraso.

Tarefas da responsabilidade da UAG.

Complemento Solidário do Idoso:

- Verificação de dados de utente beneficiário do CSI;

- Organização de processo individual de utente;

- Introdução informática de despesas de utentes beneficiários do CSI

A introdução dos dados é realizada pelos elementos administrativos de cada unidade funcional.

Dados validados pela D. Ana Paula.

Assiduidade Responsabilidade da D. Ana Paula relativamente a todos os funcionários do CS Lousã.

Escalas/coordenação das intersubstituições dos assistentes técnicos e operacionais relativamente ao prolongamento de horário

Tarefa da responsabilidade da UAG.

Saúde 24 Os elementos administrativos de cada unidade funcional actualizam os dados referentes à respectiva unidade.

A UAG é responsável por monitorizar a informação nos sites e actualizar informação.

Estatística, dados da greve Tarefa da responsabilidade da D. Ana Paula.



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Internatos Responsabilidade da D. Ana Paula.

Correio (email e papel) Tarefa da responsabilidade da UAG.

Apoio informático Gestão do SINUS da responsabilidade da D. Ana Paula.

Restantes tarefas da responsabilidade da UAG.

Carregamento do recursos humanos no SIOE Responsabilidade da D. Ana Paula em parceria com a UAG.

Assuntos relacionados com ADSE Responsabilidade da D. Ana Paula.

Preenchimento de verbetes de transporte A introdução dos dados é realizada pelos elementos administrativos de cada unidade funcional.

Envio de P1 A introdução dos dados é realizada pelos elementos administrativos de cada unidade funcional.

Recolha de dados de seguros para facturação A introdução dos dados é realizada pelos elementos administrativos de cada unidade funcional.

Migrantes A introdução dos dados é realizada pelos elementos administrativos de cada unidade funcional.

Serviços de contabilidade Responsabilidade da UAG.

Reembolsos a utentes colostomizados e trabalhadores da indústria de lanifícios

Responsabilidade da UAG.

Recebimento de taxas moderadoras O recebimento da taxa é efectuado pelos profissionais no atendimento ao utente e entregue ao profissional responsável pela Contabilidade no CS Lousã.

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