MANUAL DE OPERAÇÕES PARA iTENS DE...

MANUAL DE OPERAÇÕES PARA iTENS DE SAÚDE

Ministério da Saúde

Brasília - DF2014

Unidade Catalogadora do Catálogo de Materiais do Ministério da SaúdeUC/MS-CATMAT

Ministério da Saúde

Secretaria Executiva - SEDepartamento de Economia da Saúde,

Investimentos e Desenvolvimento- DESID

MANUAL DE OPERAÇÕESPARA iTENS DE SAÚDE

Brasília - DF2014

Unidade Catalogadora do Catálogo de Materiais do Ministério da SaúdeUC/MS-CATMAT

APRESENTAÇÃO.......................................................................................................................... IMPORTÂNCIA DO CATMAT............................................................................................... UNIDADE CATALOGADORA.............................................................................................. ESTRUTURA DO CATMAT .................................................................................................. COMO ACESSAR ......................................................................................................................... CRIAÇÃO DA SENHA .......................................................................................................... TREINAMENTO PARA UTILIZAÇÃO DO CATMAT........................................................ COMO PESQUISAR ..................................................................................................................... COMO CONSULTAR ITENS ................................................................................................ COMO SOLICITAR....................................................................................................................... SOLICITAÇÃO DE INCLUSÃO DE ITENS......................................................................... COMO ALTERAR PEDIDO DE CATALOGAÇÃO DE ITENS........................................... MELHORIA DO SISTEMA ......................................................................................................... AUMENTO DE ESPAÇO PARA DESCRIÇÃO DE ITEM.................................................... PADRONIZAÇÃO DA DESCRIÇÃO DOS MATERIAIS MÉDICO-HOSPITALARES......

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SUMÁRIO

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4MANUAL DE OPERAÇÕES PARA ITENS DA SAÚDE

O CATMAT é um catálogo para descrição e codificação de materiais desenvolvido e mantido pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (MPOG). É uma ferramenta de uso obri-gatório para todos os órgãos da Administração Pública Federal Direta e de uso facultativo a todo e qualquer órgão público das três esferas do poder.

Engloba desde alimentos, produtos de higiene, artigos de vestuários, produtos químicos, armamentos, máquinas agrícolas, como também drogas e medicamentos, materiais e equipamentos de uso hospitalar, insumos e equipamentos de laboratório.

Em 2004 foi celebrado um acordo com o MPOG para a criação da Unidade Catalogadora do Ministério da Saúde (UC/MS) objetivando revisar, modernizar e adequar o CATMAT – no que concerne às classes relacionadas a produtos para a saúde – às necessidades de padronização e normatização da descrição de seus itens. A UC/MS tem como principal objetivo estabelecer uma linguagem única e padronizada para descrição de materiais de saúde a serem adquiridos pelo Go-verno Federal.

Os itens constantes do CATMAT estão divididos hierarquicamente em Grupos, Classes, Pa-drões Descritivos de Material (PDM) e Códigos BR – este último é o produto final da catalogação e possui a descrição completa do item acompanhada de um código alfanumérico.

Exemplo de grupos:

São de responsabilidade da UC/MS classes pertencentes aos grupos 65 e algumas dos grupos 66, 68 e 89. São as que seguem:

APRESENTAÇÃO

Grupo 10 – Armamentos;Grupo 65 – Equipamentos e artigos para uso médico, dentário e veterinário;Grupo 66 – Instrumentos e equipamentos de laboratório;Grupo 67 – Equipamentos Fotográficos;Grupo 99 – Diversos.

6505 – Drogas e medicamentos;6508 – Cosméticos e artigos de toucador de natureza medicinal;6509 – Drogas e produtos biológicos de uso veterinário;6510 – Materiais cirúrgicos para curativos;6515 – Instrumentos, equipamentos e suprimentos médicos e cirúrgicos;6520 – Instrumentos, equipamentos e suprimentos dentários;6525 – Equipamentos e suprimentos de Raios-X de uso médico, dentário;6530 – Mobiliário, equipamentos, utensílios e suprimentos hospitalares;6532 – Vestuário hospitalar e cirúrgico e itens correlatos de finalidades especiais;6540 – Equipamentos, instrumentos e suprimentos oftalmológicos;6545 – Jogos e conjuntos médicos;6550 – Substâncias para diagnóstico IN VITRO, reagentes, conjuntos e jogos para teste;6640 – Equipamentos e artigos de laboratório;8940 – Alimentos especiais dietéticos e preparados alimentícios.

5CATÁLOGO DE MATERIAIS

IMPORTÂNCIA DO CATMAT

Os códigos dos itens catalogados são as chaves principais e imprescindíveis para as aquisições federais pelo Sistema de Compras Eletrônicas do Governo Federal (Comprasnet), pois elas identifi-cam o material em todas as partes do processo de aquisição: na publicação do evento, licitação pro-priamente dita e nota de empenho. A falta de código não permite sequer a publicação da licitação.

UNIDADE CATALOGADORA

Uma Unidade Catalogadora (UC) tem como funções identificar padrão para a catalogação de seus materiais e classificá-los seguindo as normas técnicas brasileiras (como as recomendações da ANVISA e OMS) e, onde não existirem padrões estabelecidos, criar novos padrões, possibilitando que os dados dos processos de aquisição se tornem coerentes e homogêneos, garantindo a identifi-cação segura de qualquer item de licitação, a fim de facilitar o registro referencial de preços.

ESTRUTURA DO CATMAT

PDM e INC

A tela apresentada a seguir exemplifica alguns conceitos da classificação do CATMAT. Dentro das Classes, existem diversos Padrões Descritivos de Material (PDM-Nome Padrão), que pos-suem seu Código de Nome de Item ou International Name Code (INC). A tela mostra as infor-mações básicas de um PDM de medicamento, onde as setas indicam a Classe (laranja), nome do PDM (verde) e número de INC (vermelha) a qual ele pertence.


Cada item gerado dentro do Catálogo de Materiais terá como primeiro descritivo o nome do PDM. Como exemplo, abaixo estão alguns itens gerados no PDM da tela anterior:

Assim, cada PDM é composto pelo nome do material e demais características que compõem a sua descrição.

CARACTERÍSTICA

Todo material a ser descrito deve ser pensado em partes, de forma a defini-lo corretamente. Por exemplo: um medicamento é pensado primeiramente na composição da fórmula, depois na concen-tração de cada componente e por último na forma farmacêutica. Vamos entender visualizando:

Portanto, composição, concentração, forma farmacêutica e unidade de fornecimento são características que definem um medicamento.Quando um medicamento possui apenas um princípio ativo, a característica composição não é utilizada pois teria repetido o nome do princípio ativo, a não ser nos casos em que é necessária a diferenciação dos sais químicos, que podem vir a interferir na terapêutica. VALOR DE CARACTERÍSTICA

Uma característica pode ter valores diferentes, de forma que sua variação descreva materiais diferenciados, como no exemplo anterior da Dipirona Sódica em que a forma farmacêutica para “solução oral gotas” e a unidade de fornecimento para “frasco 15 mL”, descreve o medicamento Dipirona Sódica 500 mg/mL solução oral-gotas frasco de 15mL. Portanto, cada característica pode ter diversos valores, de forma a descrever todos os itens contidos no mesmo PDM.

Cabe lembrar que, uma vez inserido um valor de característica, não existe a opção correção. Se houver erro, o item deve ser inativado e refeito corretamente. O único parâmetro que admite cor-reção é o nome do PDM. Uma vez modificado, todos os itens gerados dentro daquele PDM ficarão com a mesma modificação.

BR0272215/0005 SUSTENTÁVEL: NÃO - DIFENIDRAMINA CLORIDRATO, ASSO-CIADA COM CITRATO DE SÓDIO E CLORETO DE AMÔNIO, 5MG + 10MG + 50MG

BR0272216/0006 SUSTENTÁVEL: NÃO - DIFENIDRAMINA CLORIDRATO, ASSO-CIADA COM CITRATO DE SÓDIO E CLORETO DE AMÔNIO, 2,5MG + 11,25MG + 25MG/ML, XAROPE BR0272217/0007 SUSTENTÁVEL: NÃO - DIFENIDRAMINA CLORIDRATO, 50MG/ML, SOLUÇÃO INJETÁVEL

PDM : DIPIRONA SÓDICA INC: 17708

Item: BR0268252/005 - Dipirona Sódica 500 mg/mL solução injetável ampola de 2mLComposição: Dipirona SódicaConcentração: 500 mg/mLForma farmacêutica: solução injetávelUnidade de fornecimento: Ampola de 2 mL


UNIDADE DE FORNECIMENTO

Quando se quer adquirir um material, pensa-se em uma unidade que exprima o produto sem direcionar para determinado(s) fornecedor(es). Por exemplo: vamos comprar a Dipirona Sódica do 1º exemplo. O medicamento está na ampola ou na caixa? Na ampola. Pensar na caixa significa que rapidamente visualizamos o medicamento e passamos a imaginar a embalagem que “veste” o produto, ou seja, falar em embalagem não é necessariamente descrever o produto, mas descrever o seu invólucro. Ela não define o produto, mas pode direcionar a determinado fornecedor, o que é vedado na Lei de Licitações 8.666/1993, em vigor.

O ideal nas compras públicas é que a concorrência seja estimulada ao máximo.Esta prática pode levar à aquisição de produtos de qualidade pelo menor preço de mercado.

EMBALAGEM

A embalagem é a forma com que os produtos se apresentam para venda. Cada fabricante a es-colhe por conveniência do mercado consumidor ou para se diferenciar dos demais concorrentes. É um dado que pode ser utilizado para alguns tipos de materiais, mas sempre com muita cautela pois também pode direcionar um item de licitação. Caso a embalagem seja de alguma forma importante, ela pode ser citada no termo de referência do edital.

No caso de medicamentos considera-se embalagem a caixa com múltiplas unidades de forne-cimento. Exemplo: caixa com 10 envelopes de 30 g, caixa com 12 frascos de 200 mL, caixa com 15 comprimidos. Para um mesmo medicamento, temos fabricantes diferentes com caixa de 20 com-primidos, 15 comprimidos, 30 comprimidos, e até mesmo frascos com 1.000 comprimidos. Acon-selha-se a serem citadas em edital, apenas as embalagens que não serão aceitas por apresentarem-se inconvenientes ao uso, pois assim evita-se o direcionamento para marcas definidas. UNIDADE DE MEDIDA

O Brasil utiliza o Sistema Internacional de Unidades desde 1962. Uma vez que o CATMAT destina-se às licitações governamentais brasileiras, as unidades de medida adotadas, incluindo-se seus respectivos múltiplos, são:

Grandeza Unidade de Medida SímboloDistância metro m²Volume litro lMassa kilograma kgTempo segundo sCorrente Elétrica ampére ATemperatura kelvin KQuantidade de Substância mol molIntensidade Luminosa candela cd


CODIFICAÇÃO DOS MATERIAIS – CÓDIGOS BR

O CATMAT tem sua estrutura construída segundo os grupos, classes e modelo construtivo do catálogo da OTAN, utilizado por diversos países. O código BR indica catalogação brasileira.

Como já vimos anteriormente, um PDM é composto de um conjunto de características que compõem a descrição do produto. Quando essas características e respectivos valores são seleciona-dos, gera-se o produto descrito e a ele é atribuído um código de item – o código BR. Por exemplo:

O código BR0268077 diz respeito apenas à CIPROTERONA ACETATO 5 0mg, assim como o BR0271110 somente se relaciona à CIPROTERONA ACETATO, ASSOCIADA À ETINILE-STRADIOL, 2 mg + 0,035 mg. Ambos BR’s estão relacionados ao PDM - CIPROTERONA AC-ETATO de INC 01747. INATIVAÇÃO DE ITENS e PDM’S

Itens são inativados quando trazem erros em sua descrição ou mesmo na estrutura de seu PDM (na seqüência de características, na concepção da forma etc.). Por exemplo: um PDM de medicamento em geral, atualmente, possui a seguinte estrutura: composição, concentração e forma farmacêutica. Quando começamos a corrigir o catálogo, além do item formado apenas pela carac-terística nome (item genérico), existiam outros itens com a seguinte estrutura: nome, apresentação, aplicação, uso, dosagem. Vamos visualizar:

BR0268077 – CIPROTERONA ACETATO concentração 50 mg, unidade de fornecimento a ser escolhida: COMPRIMIDO.

BR0271110 – CIPROTERONA ACETATO, composição ASSOCIADA À ETINILESTRA-DIOL, concentração 2 mg + 0,035 mg, unidade de fornecimento a ser escolhida: COM-PRIMIDO.


Depois de totalmente inativado, foi construído outro PDM:

Para medicamentos, a nomenclatura usada nos nomes dos PDM’s é a DCB – Denominação Comum Brasileira, revisada e publicada anualmente pela ANVISA, na seguinte formatação: em primeiro lugar o nome do princípio ativo e depois o sal químico. Exemplo: na DCB temos Acetato de Ciproterona, no catálogo teremos: Ciproterona Acetato.

Assim, aconselha-se que as pesquisas de códigos sejam feitas usando o nome do princípio ativo sem o sal químico, consultando previamente a grafia correta na última revisão DCB vigente, no site da ANVISA: - www.anvisa.gov.br.


CRIAÇÃO DA SENHA

O CATMAT está inserido dentro do Sistema de Administração de Serviços Gerais do Governo Federal (SIASG) – e, como em todos os sistemas do governo federal, para acessá-lo é necessário ter senha específica, vinculada ao CPF do usuário (código). A senha insere o tipo de perfil autorizado para o usuário, abrindo somente as telas pertinentes a ele.

A senha deve ser solicitada pelo usuário à sua Unidade Gestora através de formulário próprio. Uma vez recebida a senha inicial, ele deverá trocá-la no primeiro acesso, por questão de segu-rança. Para isso, é necessário entrar na tela inicial do SERPRO, digitar o número do CPF e a senha provisória. Em seguida, no espaço “nova senha” digitar um novo código de no mínimo 6 carac-teres, que deverá ser repetido para confirmação.

Automaticamente o sistema pedirá a substituição da senha e não aceitará a repetição das 3 últimas usadas. A senha para catalogação somente é fornecida pelo Setor de Catalogação do Minis-tério do Planejamento, após treinamento intensivo no próprio MP.

TREINAMENTO PARA UTILIZAÇÃO DO CATMAT

Após obtenção da senha, o usuário deverá ser treinado nas operações de consulta e solicitação de catalogação de item pelos próprios técnicos da UC/MS. Os contatos telefônicos e email estão disponíveis no site. Algumas orientações estão descritas a seguir.

COMO ACESSAR


COMO CONSULTAR ITENS

Uma vez utilizado o CPF (código) e a respectiva senha de acesso, o sistema se encontrará aberto. O passo seguinte é levar o cursor às opções: CATMAT, ITEM e depois CONITEMAT (Con-sulta Item de Material), como apresentado pelas telas abaixo.

COMO PESQUISAR


Depois dessa etapa, o usuário deverá colocar o cursor no campo ITEM e teclar F1. Aparecerão três linhas onde poderão ser colocadas até 3 palavras-chaves para busca do produto, sendo uma palavra em cada linha, conforme mostram as duas próximas telas. É importante ressaltar que, ao operar o sistema, deve-se utilizar sempre letras maiúsculas e acentuadas.


Ao apertar a tecla “ENTER” surgirão tantos itens quanto possuam no seu corpo descritivo todas as palavras escolhidas. Aconselha-se não usar preposições ou artigos como palavra-chave. Exemplo: Fio de sutura de seda – use os termos “fio”, “sutura” e “seda” como palavras de busca.

É importante ressaltar que no rodapé esquerdo de cada página do CATMAT aparecem os coman-dos permitidos naquela página, por exemplo: PF1: ajuda, PF7: recua, PF8: avança. Basta clicar nos botões de função (F1 a F12).

Ao identificar o BR correspondente ao produto que se procura, é necessário escolher sua unidade de fornecimento. Esta é uma característica que completa o BR e depende da escolha cor-reta do usuário.


COMO SOLICITAR

SOLICITAÇÃO DE INCLUSÃO DE ITENS

Após esgotar todas as possibilidades de consulta aos itens já catalogados - é importante lem-lembrar de fazer o uso de termos simples ou nomenclatura mais comum - os que não forem encon-trados deverão ser solicitados de forma direta e sucinta, uma vez que serão somente quatro linhas para descrevê-los.

Após inserir o código e a senha na página inicial do SIASG, deve-se posicionar o cursor ao lado da palavra SIDEC e apertar a tecla “ENTER”.

Depois é necessário posicionar o cursor ao lado da opção “PEDIDO DE CATALOGAÇÃO DE ITEM” e apertar a tecla “ENTER” novamente.


Como não foi feito nenhum pedido por enquanto, a opção a ser escolhida deve ser “INCLUI/ALTERA PEDIDO DE ITEM”, posicionando o cursor ao lado da linha correspondente e apertan-do novamente “ENTER”.

Como ainda não há pedido feito, teclar “ENTER” mais uma vez.


Essa é a página inicial da solicitação de catalogação de item e contém dados sobre o usuário e a Unidade Gestora à qual ele é subordinado. São dados imprescindíveis para o caso de necessidade de contato com o usuário. Todos os campos devem ser corretamente preenchidos.

Como o SIASG possui dois catálogos, o CATMAT para materiais e o CATSER para serviços, torna-se necessária a referência de qual deles estará recebendo a solicitação de catalogação. Esse já é o primeiro ponto de direcionamento para as UC’s (Unidades Catalogadoras). Somente o Ministério do Planejamento cataloga serviços.


Na linha ITEM, deve-se colocar o nome comum do material que se quer catalogar. Por exem-plo: Abacavir. No espaço para detalhar a unidade de fornecimento, caso não tenha conhecimento, deve-se usar a tecla “F1”, escrever a letra inicial da unidade que se quer e teclar “ENTER”. Por ex-emplo: busca-se unidade de fornecimento COMPRIMIDO, mas não se sabe como ela foi abreviada no catálogo. Para tanto, basta digitar a letra “C” e apertar “ENTER”. Aparecerão todas as unidades catalogadas começando pela letra escolhida.

Uma vez completadas as lacunas, aperta-se “ENTER” e passa-se para nova página onde se tipifica o material que se está solicitando. Esse é o segundo ponto de direcionamento de pedido. Cada tipo de material vai para uma UC diferente, responsável pela catalogação daquela classe de material.


A seguir, deve-se selecionar o tipo de material do pedido marcando um “X” na opção onde se enquadra o material: Abacavir é medicamento. Agora é só marcar a opção e apertar “ENTER”.

Nesta fase é necessário descrever o material apenas com características indispensáveis. Por exem-plo: uma tábua tem que ser descrita a começar pelo material (tipo de madeira: cedro, imbuia...), comprimento, largura e espessura. A mesma tábua queé usada para fazer uma construção, pode ser usada para para fazer uma estante, um balanço de criança e outras infinitas possibilidades. Eis porque nem sempre é vital constar no item a sua aplicação. Porém, o campo aplicação dá mais uma dica sobre o que está sendo pedido, a exemplo de catalogos de reagentes e artigos para laboratório em saúde ou de pesquisa científica. Entretanto, existem outras classes que catalogam itens especí-ficos para outras áreas do conhecimento como engenharia, física, química etc. Assim, quando o campo “aplicação” é preenchido facilita ao catalogador encaminhá-lo para a UC correta.

Para um catalogador é bem mais simples e rápido pesquisar sobre o item solicitado se o usuário der referências tais como registro sanitário, fabricantes, nome comercial, pois se evita devoluções de pedidos para informações complementares, mas isso não exime o usuário de ter de descrever o que se está pedindo. Apenas sugere-se que detalhes pormenorizados sejam evitados principalmente pelo direcionamento e pelo espaço de descrição mínimo.

Medicamentos ou materiais que serão feitos sob prescrição especial, deverão ser pontuados nesta característica (ESPECIALMENTE MANIPULADO ou FEITOS SOB MEDIDA). É impor-tante frisar que antes de catalogar, são feitas pesquisas sobre o item para evitar transportar erros ou o que não existe no mercado para o CATMAT.

Também é essencial anotar o número do pedido efetuado, que é informado automaticamen-te no canto inferior direito da página seguinte à confirmação. Ele será necessário para recebimento da resposta à solicitação. O sistema permite que o solicitante e o catalogador troquem informações ilimitadas, a fim de encontrar a melhor solução para a descrição pedida.


Após completar a descrição do material, tecla-se “ENTER” e confirma-se a inclusão do pedido de catalogação. Desse modo, caso o pedido seja devolvido, o usuário deve inserir as informações solicitadas dentro do mesmo pedido para que o histórico seja mantido. Pedidos novos, nestes casos, devem ser evitados.

COMO ALTERAR PEDIDO DE CATALOGAÇÃO DE ITEM

Depois de lançado o pedido no sistema, este é direcionado automaticamente para as UC’s rela-tivas às classes dos materiais. Enquanto não é distribuído para o catalogador, o pedido fica marcado com o status “N”. Depois de assumido por um catalogador, o pedido muda para situação “P”, rela-tivo a pendente. Apenas enquanto está “N” o usuário pode modificá-lo na íntegra ou em parte. Para fazer a modificação, basta entrar na opção “INCLUI/ALTERA PEDIDO DE ITEM”, preencher seu número e apertar “ENTER”. As telas que foram preenchidas pelo usuário ao solicitar a catalogação serão abertas para permitir qualquer alteração, como apresentado na figura a seguir.


COMO CONSULTAR O ANDAMENTO DA SOLICITAÇÃO DE CATALOGAÇÃO

Ao entrar no SIDEC, deve-se escolher a opção “PEDIDO DE CATALOGAÇÃO DE ITEM” e na página seguinte selecionar a opção “CONSULTA PEDIDO DE ITEM ENVIADO”, sempre trabalhando com o cursor posicionado à esquerda das linhas.

A seguir, completar com o número do pedido a ser consultado e apagar o período de datas que automaticamente aparecem na tela. Apertar “ENTER” e, se tiver sido respondido, aparecerá uma ter-ceira página com resposta, que poderá ser o BR – se tiver sido catalogado a partir do pedido feito –, umasolicitação de complementação de informações ou mesmo uma informação sobre a pré-existência do código e o nome com que deve ser consultado.

O catalogador não tem como função consultar e informar códigos pré-existentes ao usuário, já que nem sempre a descrição dada pelo usuário é correspondente ao item a ser adquirido. Assim, seu papel é catalogar novos itens, orientar e treinar usuários na busca no catálogo.


As aquisições do Governo - em qualquer que seja a modalidade - são realizadas por meio do Comprasnet, que utiliza o banco de dados de descrição de materiais (CATMAT/SIASG), onde cada item está associado a um código BR. Quando esse código é mal redigido ou descreve incorreta ou incompletamente o item a ser adquirido, a nota de empenho, ou documento similar, irá apresentar a descrição do BR utilizado na licitação, podendo causar erros no recebimento pelo almoxarifado.

AUMENTO DE ESPAÇO PARA DESCRIÇÃO DE ITEM

Para se adquirir um determinado item é necessário que esse material esteja sucinta e correta-mente especificado, devido a limitação de espaço existente dentro do sistema utilizado no CAT-MAT. Ele restringe a descrição de um valor de característica (no máximo 50 caracteres por linha) e do próprio item a ser catalogado (240 caracteres em no máximo 4 linhas).

Entretanto, para a maioria dos materiais médico-hospitalares e equipamentos esse espaço pode deixar a desejar. Assim, o código deve conter valores de característica que agregam valor ao item e que os identifiquem com clareza. Descrições detalhadas de cada item devem ser inseridas nos anexos de Edital.

PADRONIZAÇÃO DA DESCRIÇÃO DOS MATERIAIS MÉDICO-HOSPITALARES

Por outro lado, a falta de padrão definido para caracterizar cada tipo de material médi-co-hospitalar dificulta a identificação de valores de características imprescindíveis para perfeita catalogação dos itens, demandando longo tempo para sua pesquisa em todos os catálogos de fa-bricantes nacionais e internacionais, podendo ocasionar assim, falhas na geração de estatísticas e de informações para análise e avaliação de políticas públicas para aquisição de produtos em saúde. A não identificação ou a identificação incorreta de um item gera um banco de dados de baixa quali-dade e com viés. Neste caso as informações que são “aproveitáveis” podem não ter significância no universo dos itens adquiridos. E, portanto, dificultam estatísticas que se pretenda realizar.

Assim, fica clara a necessidade de revisão do catálogo, visando a uniformização das caracterís-ticas que definem a descrição dos itens, ou seja, a padronização da descrição dos itens, para que seja garantida ao usuário, no final do processo, a aquisição do produto solicitado com qualidade e menor custo.

MELHORIA NO SISTEMA

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