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Planejamento do gerenciamento de documentosno Office SharePoint Server 2007

Microsoft Corporation

Resumo

O Microsoft Office SharePoint Server 2007 inclui recursos de gerenciamento de documentos quevocê pode usar para controlar o ciclo de vida dos documentos em sua organização — como eles são criados, analisados, publicados e consumidos, e finalmente como são removidos ou retidos. Esteartigo ajudará você no planejamento dos recursos de gerenciamento de documentos de sua solução baseada no Office SharePoint Server 2007.

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Traduzido por Francisco Baddini, Junho de 2007

Índice

Introdução .................................................................................................... 4O que é gerenciamento de documentos?........................................................... 5

Os elementos de um sistema de gerenciamento de documentos ....................... 5O processo de planejamento ........................................................................ 5

Identificando os participantes do gerenciamento de documentos ......................... 8Planilha ..................................................................................................... 9

Analisando o uso dos documentos.................................................................. 10Planilha ................................................................................................... 11

Planejamento das bibliotecas de documentos .................................................. 12Planejamento das bibliotecas de documentos ............................................... 12Planejamento do fluxo de conteúdos ........................................................... 15Promovendo bibliotecas de documentos a partir dos programas cliente do Office.............................................................................................................. 15

Planejamento dos tipos de conteúdo .............................................................. 17O que são tipos de conteúdo? .................................................................... 17Integração de propriedades à versão 2007 do Office ..................................... 18Sobre modelos de coluna........................................................................... 18Sobre tipos de conteúdo de pasta ............................................................... 19Planejamento de tipos de conteúdo de documento........................................ 19Planejamento de tipos de conteúdo de lista ................................................. 21Planejamento de conversões de documento ................................................. 22Após planejar os tipos de conteúdo: próximos passos ................................... 23Planilhas.................................................................................................. 23

Planejamento de fluxos de trabalho para o gerenciamento de documentos.......... 24Planilha ................................................................................................... 25

Planejamento da versão, aprovação de conteúdos e check-outs......................... 26Planejamento da versão ............................................................................ 26Planejamento da aprovação de conteúdos ................................................... 27Planejamento do check-in e o check-out...................................................... 28Planilha ................................................................................................... 28

Planejamento do Gerenciamento de Direitos de Informação .............................. 29Gerenciamento de Direitos de Informação no Office SharePoint Server 2007.... 29Planilha ................................................................................................... 30

Planejamento de políticas de gerenciamento de informação .............................. 31Sobre políticas de gerenciamento de informação e recursos de política............ 31Sobre relatórios de políticas de gerenciamento de informação ........................ 33Sobre a integração das políticas de gerenciamento de informação às aplicaçõesdo sistema Office 2007.............................................................................. 33Recursos de política disponíveis no Office SharePoint Server 2007 .................. 34Planejamento de políticas de gerenciamento de informação ........................... 34Planilha ................................................................................................... 35

Planejamento do armazenamento de conteúdo corporativo ............................... 36Cenários típicos de gerenciamento de conteúdos em grande escala ................ 36Conjuntos de sites: benefícios e limitações do armazenamento de conteúdos... 38Sites: benefícios e limitações do armazenamento de conteúdos...................... 39Bibliotecas: benefícios e limitações do armazenamento de conteúdos.............. 40Pastas: benefícios e considerações do armazenamento de conteúdos .............. 42Resumo de recomendações........................................................................ 42

IntroduçãoO Microsoft Office SharePoint Server 2007 inclui recursos de gerenciamento de documentos que

você pode usar para controlar o ciclo de vida dos documentos em sua organização — como eles são criados, analisados, publicados e consumidos, e finalmente como são removidos ou retidos. Este

artigo ajudará você no planejamento dos recursos de gerenciamento de documentos de suasolução baseada no Office SharePoint Server 2007. Os capítulos deste artigo incluem:• O que é gerenciamento de documentos? inclui uma introdução ao gerenciamento de

documentos na empresa, junto com uma descrição do processo de planejamento do gerenciamento de documentos recomendado neste guia de planejamento.

• Identifique os participantes do gerenciamento de documentos descreve a criação de uma equipe de planejamento do gerenciamento de documentos.

• Analise o uso dos documentos fornece diretrizes sobre a determinação dos tipos de documentos usados em sua empresa e a análise dos estágios nos ciclos de vida dos documentos.

• Planejamento das bibliotecas de documentos descreve o uso de bibliotecas de documentos para organizar os documentos em sua empresa.

• Planejamento dos tipos de conteúdo (Office SharePoint Server) descreve o planejamento de tipos de conteúdo, que são o mecanismo do Office SharePoint Server 2007 para definir e compartilhar os atributos de documentos, itens de lista e pastas.

• Planejamento da versão, a aprovação de conteúdos e os check-outs fornece diretrizes sobre o planejamento do controle de conteúdos no Office SharePoint Server 2007, como através do uso de versão, check-in e check-out, e aprovação para publicar conteúdos.

• Planejamento do Gerenciamento de Direitos de Informação descreve como planejar o Gerenciamento de Direitos de Informação para documentos armazenados em bibliotecas, para que você possa controlar como os usuários podem agir nos documentos que abrem a partir de bibliotecas no Office SharePoint Server 2007.

• Planejamento de fluxos de trabalho para o gerenciamento de documentos descreve como usaro recurso de fluxo de trabalho do Office SharePoint Server 2007 para projetar processos relacionados a documentos.

• Planejamento de políticas de gerenciamento de informação descreve o planejamento e a implementação de políticas corporativas que ajudarão sua organização a cumprir obrigações legais e reguladoras, além de melhores práticas como a auditoria e a retenção adequadas de documentos.

• Planejamento do armazenamento de conteúdo corporativo contém informações que ajudarãoos planejadores e designers de soluções a planejar e configurar adequadamente uma solução de

gerenciamento de conteúdos corporativos em grande escala, baseada no Office SharePoint Server 2007, para que ela tenha um bom desempenho e forneça os recursos necessários aos

usuários.

O que é gerenciamento de documentos?O gerenciamento de documentos controla o ciclo de vida dos documentos em sua organização —como eles são criados, analisados, publicados e consumidos, e finalmente como são removidos ou retidos. Embora o termo "gerenciamento" indique controle total das informações, um sistemaeficaz de gerenciamento de documentos deve refletir a cultura da organização que o utiliza. Asferramentas que você usa para o gerenciamento de documentos devem ser flexíveis, permitindo que você controle rigorosamente os ciclos de vida dos documentos se isso for conveniente àcultura e às metas de sua empresa, mas também possibilitando a implementação de um sistema estruturado de modo mais livre se isso se adequar melhor à empresa.Um sistema de gerenciamento de documentos bem projetado permite encontrar e compartilhar informações mais facilmente. Ele organiza os conteúdos de maneira lógica, e torna-se mais fácil padronizar a criação e a apresentação de conteúdos em toda a empresa. Ele promove o gerenciamento de conhecimentos e a prospecção de informação. Ajuda sua organização a cumprir suas responsabilidades legais. Fornece recursos para cada estágio do ciclo de vida de um documento, da criação do modelo à criação, análise, publicação, auditoria e finalmente adestruição ou arquivamento do documento.

Os elementos de um sistema de gerenciamento de documentosUma solução eficaz de gerenciamento de documentos especifica:• Que tipos de documentos e outros conteúdos podem ser criados dentro de uma organização.• Que modelos usar para cada tipo de documento.• Que metadados fornecer para cada tipo de documento.• Onde armazenar documentos em cada estágio de seu ciclo de vida.• Como controlar o acesso a um documento em cada estágio de seu ciclo de vida.• Como mover documentos dentro da organização à medida que os membros da equipe

contribuem para sua criação, análise, aprovação, publicação e disposição.• Que políticas aplicar aos documentos para que as ações relacionadas a eles sejam auditadas,

os documentos sejam retidos ou removidos adequadamente, e os conteúdos importantes paraa organização sejam protegidos.

• Como os documentos são convertidos à medida que transitam de um estágio a outro durante seus ciclos de vida.

• De que modo os documentos são tratados como registros corporativos, que devem ser retidos de acordo com requisitos legais e orientações corporativas.

O Microsoft Office SharePoint Server 2007 inclui recursos que implementam todos esses aspectos do gerenciamento de documentos. Para garantir que os profissionais da informação possam aproveitar com facilidade essas capacidades sem ter que se desviar de suas operações diárias e ferramentas familiares, as aplicações do sistema Microsoft Office 2007 — como o MicrosoftOutlook e o Microsoft Word — também incluem recursos que suportam cada estágio do ciclo de vida de um documento.

O processo de planejamentoO processo de planejamento do gerenciamento de documentos consiste nos seguintes passos principais:1. Identifique as funções do gerenciamento de documentos Assegure-se de que seus

planos incorporam o feedback dos participantes mais importantes de sua organização, quevocê tem a equipe certa no local para implementar a solução, e que você sabe quemparticipará dos processos de gerenciamento de documentos. Veja Identifique os participantes do gerenciamento de documentos para mais informações sobre a criação de uma equipede planejamento do gerenciamento de documentos.

2. Analise o uso dos documentos Após identificar quem trabalha com os documentos, determine os tipos de documentos com que trabalham e como eles serão usados. Para maisinformações, veja Analise o uso dos documentos .

3. Planejamento da organização dos documentos Você pode organizar os documentos em bibliotecas, sites de equipes e sites de portal. O Office SharePoint Server 2007 oferece uma série de recursos para organizar e armazenar documentos, desde sites especializados como o Repositório de Registros até bibliotecas de documentos de forma livre para criação e colaboração de documentos ad hoc. Dentro de uma biblioteca, você pode organizar melhor os conteúdos em pastas e subpastas. Para mais informações, veja Planejamento das bibliotecasde documentos .

4. Planejamento sobre como os conteúdos são movidos entre os locais Pode ser necessário mover ou copiar um documento de um site ou biblioteca para outro(a) emdiferentes estágios de seu ciclo de vida. Por exemplo, o processo de publicação pode incluir a mudança de um documento de um site de teste para um site público da Internet. Se o conteúdo precisa ser convertido de um formato a outro quando muda de site para site, você também deve planejar as conversões de conteúdos. Para mais informações, veja"Planejamento do fluxo de conteúdos" no tópico Planejamento das bibliotecas de documentos

.5. Planejamento dos tipos de conteúdo Use tipos de conteúdo para organizar as

informações sobre os tipos de documentos, tais como metadados, modelos de documentos,políticas e processos de fluxo de trabalho. Esse é um passo essencial para ajudá-lo a organizar seus documentos e impor consistência em toda a organização. Para mais informações, veja Planejamento dos tipos de conteúdo (Office SharePoint Server) .

6. Planejamento do controle de conteúdos Você pode planejar o grau apropriado de controle para cada tipo de conteúdo e local de armazenamento. Por exemplo, para umabiblioteca de documentos você pode planejar o requisito de check-in e check-out e a proteção de documentos contra distribuição não autorizada, usando o Gerenciamento de Direitos de Informação. Para mais informações, veja Planejamento da versão, a aprovação de conteúdose os check-outs .

7. Planejamento dos fluxos de trabalho Planejando fluxos de trabalho para sua organização, você pode controlar e acompanhar como os documentos são movidos de ummembro da equipe para outro, à medida que cada participante colabora no ciclo de vida de um documento. O Office SharePoint Server 2007 inclui fluxos de trabalho para tarefas comuns da equipe, como analisar e aprovar documentos. O Office SharePoint Server 2007 tambémsuporta a criação e a instalação de fluxos de trabalho personalizados. Para mais informações, veja Planejamento de fluxos de trabalho para o gerenciamento de documentos .

8. Planejamento de políticas Para cada tipo de conteúdo, planejamento de políticas de gerenciamento de informações para assegurar que os documentos serão auditados, retidos, rotulados e também manipulados de acordo com os requisitos legais e institucionais de sua organização. O Office SharePoint Server 2007 inclui políticas que implementam a auditoria, retenção de documentos, rotulação e códigos de barra (para assegurar que os conteúdos

impressos podem ser correlacionados a versões correspondentes em bibliotecas dedocumentos). Para mais informações, veja Planejamento de políticas de gerenciamento de informações .

Identificando os participantes do gerenciamento dedocumentosO primeiro passo em seu planejamento é determinar os participantes da solução degerenciamento de documentos. Você pode fazer uma pesquisa para coletar essas informações. Por exemplo, sua pesquisa pode conter as seguintes perguntas:

1. Quem em sua organização cria os documentos?2. Que tipos de documentos eles criam?3. Quem analisa os documentos?4. Quem edita os documentos?5. Quem usa os documentos?6. Quem aprova a publicação de documentos?7. Quem projeta sites usados para hospedar documentos?8. Quem estabelece normas e políticas para gerenciar documentos?9. Quem gerencia os registros em sua organização?

10. Quem implanta e mantém os servidores nos quais os documentos são armazenados?

Planilha

Cada uma dessas questões pode gerar múltiplas respostas. Registre as informações que vocêreunir durante a pesquisa na Planilha de participantes do gerenciamento de documentos(ht tp:// go. m icros of t.co m/ fw lin k/? Lin kI d =73 285 &c lc id= 0x4 09), como no exemplo a seguir.

Cargo Tipos de documentos Função

Analista financeiroEscritor técnico

Nota de pesquisa de capital próprioModelo financeiroPágina da Web

Autor

Analista financeiroGerente

Nota de pesquisa de capital próprioModelo financeiro

Revisor

Editor técnico Nota de pesquisa de capital próprioPágina da Web

Editor

Cliente Nota de pesquisa de capital próprioModelo financeiroPágina da Web

Leitor

Advogado corporativoGerente

Nota de pesquisa de capital próprioModelo financeiroPágina da Web

Aprovador de conteúdo

Administrador do servidor Todos Especialista em TI

Gerente de banco de dados Todos Especialista em banco de dados

Diretor de compatibilidade Todos Especialista legal

Gerente de registros Todos Gerente de registros

Gerente do site Todos Publicador de conteúdos

http://go.microsoft.com/fwlink/

Cargo Tipos de documentos Função

Administrador do site Todos Auditor de conteúdos

Identificar os participantes importantes do conteúdo pode ajudá-lo a assegurar que sua solução de gerenciamento de documentos é detalhada, e que você projeta sites e bibliotecas de documentosque satisfazem as necessidades de conteúdo e os processos de sua empresa.

PlanilhaPlanilha de participantes do gerenciamento de documentos( h t tp:/ / go . m i c r os o f t . co m / f w l i n k / ? L i n k I d =7 3 28 5 & c l c id = 0 x 4 09 )


• Site decriação

• Site deteste

• Internet

• Repositórioderegistros

Analisando o uso dos documentosApós identificar os participantes importantes do conteúdo, colete deles informações que oajudarão a analisar como os documentos são usados em sua organização. Essa é uma parte importante do processo de planejamento, pois a análise ajuda a determinar:• Como as bibliotecas de documentos são estruturadas.• Que modelos de site usar.• Quantos sites você precisará.• Que políticas de gerenciamento de informações aplicar aos sites.• Que topologia de servidor físico você precisará para implementar sua solução. As informações a serem coletadas incluem:• Tipo de documento, como nota de pesquisa de capital próprio, análise de desempenho de

funcionário, memorando interno ou especificação de produto.• Propósito de cada tipo de documento, como "fornece aos clientes recomendações sobre ações

junto com dados de suporte".• Autor de cada tipo de documento (listados como funções, não indivíduos, por exemplo:

"Analista Financeiro", "Especialista em Recursos Humanos" ou "Gerente de Produtos").• Formato do documento. Se o documento é transformado de um formato a outro, registre essa

informação.• Usuários de cada tipo de documento, como "clientes" ou "membros da equipe".• Outras funções que se aplicam ao ciclo de vida do documento, como "revisor técnico" ou "editor

de texto".• Localização do documento, como "computador cliente", "servidor da Web" ou "servidor de

arquivos". Note que essa questão pode ter múltiplas respostas, como quando um documento é criado em um computador cliente e depois publicado em um servidor da Web.

• Como os leitores visualizam o documento, por exemplo, a partir de uma página da Web ou de

um compartilhamento de arquivo.

Planilha

A planilha Analise o uso dos documentos( h tt p :/ / g o . m i c r o so f t . c o m/ f wli n k / ? L i n k I d = 732 8 4 &c l c i d = 0 x 4 0 9 ) é fornecida para registrar sua

análise do uso dos documentos. A seguir estão exemplos de informações que podem ser coletadase registradas na planilha de duas organizações diferentes em uma empresa.

Tipo Propósito Autor Usuário Formato OutrasFunções Locais

Nota depesquisadecapitalpróprio

Dá aosclientespremium deum serviçofinanceiroorientaçõessobrecomprar ouvender umaou mais ações

Analistafinanceiro

Cliente DOCX (paracriação);PDF (parapublicação)

Revisor(técnico);revisor (legal);aprovador;editor de texto;gerente deregistros;administradordo site


• Computadorcliente

• Servidor dee-mail(comoanexo)

• Servidor daWebcorporativo

• Repositóriode registroscorporativo

Análise Os formatos separados de criação e publicação requerem uma conversão de formatos. Ogrande número de revisores requer um ou mais fluxos de trabalho (processos de negócios implementados no servidor). Os quatro sites (criação, teste, Internet e repositório de registros) requerem mecanismos para mover os conteúdos de um site a outro. A necessidade de arquivar os conteúdos em um repositório de registros corporativo e as implicações reguladoras da publicaçãode conselhos sobre ações requerem políticas corporativas e melhores práticas como auditoria eretenção de conteúdos.

Tipo Propósito Autor Usuário Formato OutrasFunções Locais

Análise dedesempenhodofuncionário

Avalia odesempenhode umfuncionário— incluindoauto-avaliação eavaliação dogerente

Profissionaldainformação;gerente

Gerentes;especialistasem recursoshumanos

.DOC Revisor(recursoshumanos);revisor(legal);aprovador(gerentesuperior);gerente deregistros

Análise Dois autores e múltiplos revisores requerem um ou mais fluxos de trabalho. Odocumento transita de um computador de estação de trabalho a outro como um anexo de e-mail, depois reside em um servidor da Web corporativo (altamente bloqueado, provavelmente) e é arquivado em um repositório de registros. A natureza confidencial desse conteúdo requer o Gerenciamento de Direitos de Informação (IRM) nas estações de trabalho e servidores, além de políticas corporativas e melhores práticas (como a auditoria) que protegem a privacidade do funcionário e a posição legal da empresa.

PlanilhaUse a seguinte planilha para registrar as informações discutidas neste artigo:• Planilha Analise o uso dos documentos

( h t t p:/ / g o . m i c r o so f t . c o m/ f wli n k / ? L i n k I d = 732 8 4 &c l c i d = 0 x 4 0 9 )


Planejamento das bibliotecas de documentosBibliotecas de documentos são coleções de arquivos no Microsoft Office SharePoint Server 2007que você compartilha com outros usuários do site. A maioria dos recursos de gerenciamento de documentos do Microsoft Office SharePoint Server 2007 são fornecidos através de bibliotecas de documentos. Como parte do planejamento do gerenciamento de documentos, você deve determinar as bibliotecas de documentos que melhor se adequam às necessidades de sua organização.Quando você identificar quais bibliotecas de documentos correspondem melhor às necessidades de sua organização, pode também determinar que precisa de múltiplos sites ou conjuntos de sites.Por exemplo, se você está criando conteúdos para publicação para clientes externos, é possível que precise de um site (e biblioteca) em que possa criar e analisar os conteúdos em um site separado, talvez em uma instalação separada do Office SharePoint Server 2007, na qual vai publicar seus conteúdos.Quando você planeja bibliotecas de documentos em múltiplos sites, pode também precisar planejar como os conteúdos vão fluir de um site a outro — por processos manuais, fluxos de trabalho ou soluções personalizadas.

Planejamento das bibliotecas de documentosA seguinte tabela lista usos típicos de bibliotecas de documentos no Office SharePoint Server

2007.Biblioteca Propósito

Biblioteca em um siteda equipe

Colaboração; fácil compartilhamento de conteúdo entrecorrespondentes; controle de conteúdo, como versão e moderação;pesquisa no Office SharePoint Server 2007.

Biblioteca em uma área de portal

Conteúdo destinado a um público mais amplo na organização; similar a uma biblioteca em um site da equipe, mas normalmente implementada com um processo mais rigoroso de análise e aprovação.

Biblioteca em um siteda Central deDocumentos

Uma biblioteca em grande escala, útil como base de conhecimentos ouarquivo histórico da empresa; inclui recursos que ajudam usuários anavegar, pesquisar e gerenciar um grande número de documentos emuma hierarquia profunda, usando um conjunto de Web Partsespecializados.

Biblioteca em um Repositório de Registros

Gerenciamento de registros especializado; cada biblioteca corresponde a um tipo de registro, como, por exemplo, contrato, que a organizaçãodeve reter por razões legais; bibliotecas retêm documentos, metadadose auditorias associadas e devem ser somente para leitura.

Biblioteca em um siteda Internet (HTML)

Contém páginas da Web para incorporar em um site da Internet ouintranet; o Office SharePoint Server 2007 suporta edição de páginas daWeb diretamente e gerencia as bibliotecas de documentos subjacentespara cada página automaticamente.

Biblioteca em um site da Internet (híbrido)

Conteúdo disponível para download a partir de um site; você pode apresentar o conteúdo de bibliotecas de documentos em um site da

Biblioteca Propósito

Internet.

Biblioteca dedocumentos paragerenciamento detradução

Projetada para traduzir documentos, se sua empresa trabalha commúltiplos idiomas. Inclui um fluxo de trabalho de tradução especializadoe visualizações que exibem múltiplas versões de idioma do mesmodocumento ou todos os documentos em um idioma específico.

Biblioteca de slides Suporta compartilhamento, gerenciamento e reutilização de slides.

O exemplo a seguir ilustra como usar a análise que você fez em Analise o uso dos documentospara planejar a organização das bibliotecas de documentos em sua empresa. Neste exemplo, a

Contoso Ltd. fornece conteúdo a clientes com base em pesquisa de mercado. O conteúdo é criado primeiramente por consultores que operam remotamente. Isso é feito em um ciclo, no qual:1. Um parceiro avalia idéias de comprometimento e solicitação de propostas.2. Depois que um contrato é estabelecido, um gerente de projetos monta uma equipe de

consultores e cria um site de trabalho específico para comprometimentos, no qual os resultados da pesquisa são registrados e o projeto é completado.

3. Quando o projeto é feito, os documentos do produto são publicados em um site da Internet protegido, em que os clientes têm acesso a eles.

4. A equipe escreve documentos de melhores práticas e estudos de casos com base no projeto.5. Gerentes de conhecimento coletam, organizam e arquivam as melhores práticas e outros

documentos.6. Produtos, contratos e outros registros são retidos como registros corporativos.7. Usando os conteúdos mantidos pelos gerentes de conhecimento, os parceiros avaliam

oportunidades e criam novas propostas.A tabela a seguir ilustra uma análise de uso de documento para esse cenário.Documentos Propósito Autor Usuários Formato

Idéias e solicitaçãode comprometimento

Desenvolver novoscomprometimentos declientes

Líder do projeto Gerente devendas; líder doprojeto

.doc

Propostas Descrever um comprometimento de cliente proposto

Líder do projeto Gerentes de projeto; membros da equipe do projeto; clientes

.doc

Contratos Entregar a umconsultor decomprometimento

Advogado Líder do projeto;gerente deprojeto; gerentede vendas;clientes

.doc

Resultados da pesquisa e rascunhos de produto do

Gerar documentos relacionados ao comprometimento do

Líder do projeto; contribuinte do projeto;

Editores; revisores técnicos

.doc e outros tipos

Documentos Propósito Autor Usuários Formato

projeto cliente consultor

Documentos deproduto

Gerar produtos finais,provavelmenteconvertidos do formato.doc

Líder do projeto Clientes .pdf

Documentos de melhores práticas e estudos de casos

Capturar conhecimento organizacional

Contribuinte do projeto; consultor; gerente de conhecimento

Todos os membros da equipe

Vários tipos

Registroscorporativos

Reter algum conteúdo,como documentos deproduto, registroscorporativos

Todos Gerentes deregistroscorporativos;advogadoscorporativos

Todos

Essa análise de uso de documento sugere as seguintes conclusões:• Os líderes do projeto precisam de bibliotecas em sites da equipe para armazenar idéias de

comprometimento, solicitação de comprometimento e rascunhos de propostas.• Os advogados precisam de bibliotecas em uma área de portal para armazenar modelos de

contrato e contratos ativos.• Os líderes e contribuintes do projeto precisam de bibliotecas em sites da equipe para criar

resultados de pesquisa, produtos e estudos de casos.• Os clientes precisam de bibliotecas em um site da Internet para visualizar produtos finais.• Todos os membros da empresa precisam de acesso a um site da Central de Documentos para

visualizar melhores práticas e documentos de estudo de casos.• Os gerentes de registros e advogados corporativos precisam de acesso a um Repositório de

Registros para manter os registros corporativos.A figura a seguir ilustra como essas bibliotecas podem ser distribuídas. Os sites são hospedadosem três conjuntos de sites: um conjunto de sites da Internet para acesso do cliente, um conjunto de sites extranet para criação remota por membros da equipe, e um conjunto de sites intranetpara manutenção segura do site de gerenciamento de registros.

Planilha

A Planilha de bibliotecas de documentos( h tt p :/ / g o . m i c r o so f t . c o m/ f wli n k / ? L i n k I d = 772 4 8 &c l c i d = 0 x 4 0 9 ) é fornecida para registrar suas

decisões de planejamento das bibliotecas. Use-a para listar as bibliotecas necessárias para suasolução, junto com os tipos de documentos que elas contêm. Note que as bibliotecas podemconter mais de um tipo de documento.


Planejamento do fluxo de conteúdosO conteúdo de uma solução de gerenciamento de documentos baseada no Office SharePointServer 2007 é normalmente dinâmico, movendo-se de um site a outro conforme o necessário para satisfazer as necessidades dos usuários. Quando você planejar bibliotecas de documentos,portanto, planeje também o fluxo de conteúdos de uma biblioteca ou site para outro. O OfficeSharePoint Server 2007 inclui as seguintes maneiras de mover conteúdos, manualmente ou dinamicamente:• Você pode criar fluxos de trabalho personalizados que copiam ou movem conteúdos de um site

ou biblioteca a outro(a). Um fluxo de trabalho guia um documento através de um processo de negócios, atribuindo tarefas a participantes à medida que sua função no ciclo de vida dodocumento se torna ativa. Um fluxo de trabalho pode ser projetado para mover um documento de um site ou biblioteca a outro(a). Para informações sobre o planejamento de fluxos de trabalho, veja Planejamento de fluxos de trabalho para o gerenciamento de documentos .

• Os autores podem copiar um documento a uma biblioteca em qualquer site em que tenham permissões de criação. O relacionamento entre o documento de fonte e de destino é mantido para que a cópia possa ser renovada conforme o necessário.

• As páginas da Web e sites inteiros podem ser testados e publicados de um site a outro, manual ou automaticamente, com base em um agendamento.

• O conteúdo pode ser enviado ao site de gerenciamento de registros por meio da interface de usuário do Office SharePoint Server 2007, usando um fluxo de trabalho, ou uma solução personalizada baseada no modelo de objeto do Microsoft Windows SharePoint Services 3.0.

• Usando Pastas da Web ou Locais de Rede, um autor pode copiar ou mover manualmente os conteúdos de uma biblioteca de documentos de uma biblioteca ou site a outro.

Voltando ao nosso exemplo, a figura a seguir ilustra como aplicar algumas dessas técnicas defluxo de conteúdo. Note que o site da Internet Testado foi adicionado ao site de portal de Criação.

• Usando recursos de publicação, as páginas da Web são publicadas no site da Internet.• Usando o comando Copiar, os documentos são copiados ao site da Central de Documentos.• Usando um fluxo de trabalho personalizado, os documentos são copiados às bibliotecas de

documentos no site da Internet.• Usando o comando Enviar ao Repositório de Registros, os contratos são enviados ao

Repositório de Registros corporativos.

Promovendo bibliotecas de documentos a partir dos programas cliente do OfficeVocê pode personalizar as caixas de diálogo Abrir e Salvar da versão 2007 do Office para encorajar os membros da organização a usar bibliotecas de documentos como locais de armazenamento. Adicionando sites à barra Meus Locais próxima às caixas de diálogo Abrir eSalvar, você pode fornecer acesso de um clique aos locais em que os usuários devem armazenar seus documentos. Isso habilita os membros da equipe a interagir com as bibliotecas dedocumentos como parte da experiência de Salvar dos programas cliente da versão 2007 do Office,em vez de ter que ir diretamente ao servidor para carregar seus documentos.Para promover o uso de sites nas caixas de diálogo Abrir e Salvar, você pode publicá-los usando um serviço da Web do Microsoft Office SharePoint Server 2007. Esse serviço fornece uma lista de sites destinados a usuários específicos com base em suas funções ou nos sites dos quais são

membros. Um programa cliente da versão 2007 do Office pode descobrir automaticamente esseserviço da Web através do Meus Sites do SharePoint do usuário. Outros produtos de servidor também podem implementar esse serviço da Web e fornecer o local do serviço ao cliente do Office. Depois que isso foi configurado, a versão 2007 do Office adiciona uma entrada à barra Meus Locais e a preenche com os locais definidos pelo serviço da Web.Alternativamente, os administradores podem estabelecer chaves de registro para adicionar sites específicos à barra Meus Locais nas caixas de diálogo Abrir e Salvar do Office. As chaves deregistro são implantadas por meio da Diretiva de Grupo e de um modelo de serviço de diretório doMicrosoft Active Directory fornecido no Resource Kit da versão 2007 do Office.Você pode limitar os locais em que os membros da organização podem salvar usando a caixa de diálogo Salvar do Office. Por exemplo, você pode restringir a habilidade de salvar arquivos em estações de trabalho e obrigar os usuários a salvar os conteúdos em uma biblioteca de documentos. Na versão 2007 do Office, você pode controlar onde os usuários têm permissão de navegar para salvar seus documentos, orientando-os assim a salvar em locais aprovados. Noteque isso não garante que eles não salvarão arquivos em seus computadores locais ou outros locais não aprovados. Há muitas maneiras de inserir arquivos em um computador, e pessoas motivadas podem trabalhar com a maioria das restrições. Contudo, limitando o acesso a esses locais pormeio da caixa de diálogo Salvar do Office, você pode reduzir drasticamente o número de membros da equipe que usam esses locais não aprovados.Para restringir os locais disponíveis na caixa de diálogo Salvar do Office, use a Diretiva de Grupopara estabelecer as chaves apropriadas de registro, ativar essa configuração e definir as localizações aprovadas no servidor, na rede, ou no local. Quando essa configuração for ativada, qualquer local não definido dessa maneira — incluindo links padrão à Estação de Trabalho e Meus Locais de Rede — será removido da barra Meus Locais.A lista de locais aprovados pode ser limitada a uma ou mais aplicações do Office. Por exemplo, um administrador pode restringir os locais para salvar no Microsoft Office Access 2007, enquantopermite que outras aplicações do Office salvem em qualquer lugar.

Planejamento dos tipos de conteúdoEste tópico descreve tipos de conteúdo e recursos relacionados, e fornece diretrizes sobre oplanejamento dos tipos de conteúdo para sua solução baseada no Microsoft Office SharePointServer 2007.

O que são tipos de conteúdo?Um tipo de conteúdo define os atributos de um item de lista, um documento ou uma pasta. Cada tipo de conteúdo pode especificar:• Propriedades a associar a itens de seu tipo.• Fluxos de trabalho que podem ser iniciados a partir de itens de seu tipo.• Políticas de gerenciamento de informações a associar a itens de seu tipo.• Modelos de documento (para tipos de conteúdo de documento).• Conversões de documento a disponibilizar (para tipos de conteúdo de documento).• Recursos personalizados.Você pode associar um tipo de conteúdo a uma lista ou biblioteca. Quando faz isso, está especificando que a lista ou biblioteca pode conter itens desse tipo de conteúdo e que o comandoNovo nessa lista ou biblioteca permitirá que os usuários criem novos itens desse tipo.

Nota:Propriedades, fluxos de trabalho, políticas e modelos também podem ser associados diretamentea uma lista ou biblioteca. Contudo, isso limita as associações à lista ou biblioteca e não éreutilizável em toda sua solução.

Bibliotecas de documentos e listas podem conter múltiplos tipos de conteúdo. Por exemplo, umabiblioteca pode conter tanto os documentos como os gráficos relacionados a um projeto. Quando uma lista ou biblioteca contém múltiplos tipos de conteúdo:• O comando Novo nessa lista ou biblioteca permite que os usuários criem novos itens de todos

os tipos de conteúdo associados.• As colunas associadas a todos os tipos de conteúdo disponíveis são exibidas.Você define tipos de conteúdo personalizados na galeria de tipos de conteúdo de um site. Um tipo de conteúdo personalizado deve ser derivado, direta ou indiretamente, de um tipo de conteúdo básico como Documento ou Item. Após ser definido em um site, um tipo de conteúdopersonalizado estará disponível nesse site e em todos os subsites abaixo dele. Para disponibilizar um tipo de conteúdo do modo mais amplo, defina-o na galeria de tipos de conteúdo do site denível mais alto em um conjunto de sites.Por exemplo, se sua organização usa um modelo de contrato específico, na galeria de tipos de conteúdo do site de nível mais alto em um conjunto de sites você pode criar um tipo de conteúdo que defina os metadados para esse contrato, o modelo do contrato, os fluxos de trabalho necessários para analisar e completar o contrato, as políticas que executam a auditoria das ações relacionadas ao contrato, um período de retenção para o contrato, e rótulos para inserir emversões impressas do contrato. Então, qualquer biblioteca de documentos em seu conjunto desites à qual você associar o tipo de conteúdo Contrato incluirá todos esses recursos e habilitará os autores a criarem novos contratos baseados no modelo.Em sites baseados no Office SharePoint Server 2007, cada item padrão de lista ou de biblioteca —como Contato, Tarefa ou Documento — tem um tipo de conteúdo básico correspondente na galeria de tipos de conteúdo do site. Ao planejar tipos de conteúdo, você pode usar essas definições de

tipo de conteúdo básico como pontos de partida, baseando novos tipos nos já existentes conformeo necessário ou modificando os tipos básicos.Os tipos de conteúdo são organizados em uma hierarquia que permite a um tipo herdar suas características de um outro tipo. Isso permite que classes de documentos compartilhem características em toda uma organização, enquanto as equipes podem ajustar essas características para listas ou sites específicos.Por exemplo, todos os documentos de produto de cliente em uma empresa podem requerer umconjunto de metadados como número de conta, número de projeto e gerente de projeto. Criando um tipo de conteúdo de Produto de Cliente de nível mais alto, do qual todos os outros tipos de documento de produto de cliente herdarão, você assegura que as informações necessárias como números de conta e de projeto serão associadas a todas as variantes de documentos de produtode cliente em sua organização. Note que, se outra coluna necessária for adicionada ao tipo de conteúdo de Produto de Cliente de nível mais alto, o proprietário do tipo de conteúdo podepropagar as alterações a todos os tipos que herdam dele, o que adicionará a nova coluna a todosos documentos de produto de cliente.

Integração de propriedades à versão 2007 do OfficeNo sistema Microsoft Office 2007, quando um usuário está editando um documento a partir de um servidor de gerenciamento de documentos do Office SharePoint Server 2007, um Painel de Informações de Documento é exibido no topo do documento. O Painel de Informações de Documento exibe um formulário editável que reflete as propriedades do documento no servidor. Com o Office SharePoint Server 2007 é fácil personalizar o formulário de propriedades para umtipo de conteúdo. Quando você configura um tipo de conteúdo, pode iniciar o Microsoft OfficeInfoPath 2007, que gera um formulário de propriedades padrão baseado nas propriedades do tipo de conteúdo. O formulário padrão inclui os mesmos controles, layout e esquemas que a versão2007 do Office usaria se nenhum formulário personalizado fosse definido. Você pode então personalizar e implantar o formulário como faria com qualquer outro formulário do Office InfoPath2007. Por exemplo, você pode adicionar o logotipo de sua empresa, fontes e esquemas de cores aum formulário; conectá-lo a uma fonte de dados personalizada; adicionar lógica condicional; e projetar recursos de formulário que estão disponíveis para usuários com base em suas funções.Junto com as propriedades de edição do Painel de Informações de Documento, os autores queusam o Microsoft Office Word 2007 podem inserir em seus documentos propriedades definidas no servidor. Por exemplo, se as propriedades do documento incluem um nome de advogado, esse nome pode ser inserido na página de título, no rodapé, ou em qualquer outro lugar em que onome é usado no documento. Se um novo advogado é atribuído a um caso específico, a propriedade Nome de Advogado pode ser atualizada no servidor de gerenciamento de documentos; esse nome de advogado atualizado será refletido em cada instância dessa propriedade que foi inserida em um documento.

Sobre modelos de colunaCada item de metadado associado a um tipo de conteúdo é uma coluna, que é um local em uma lista para armazenar informações. Listas ou bibliotecas no Office SharePoint Server 2007 são normalmente exibidas graficamente como colunas de informação. Contudo, dependendo da visualização associada à lista, as colunas podem aparecer de outras formas, tais como dias em uma exibição de calendário. Em formulários associados a uma lista ou biblioteca, as colunas são exibidas como campos.

Você pode definir colunas para uso em múltiplos tipos de conteúdo. Para isso, crie-as em umagaleria de Modelos de Coluna. Há uma galeria de Modelos de Coluna em cada site em um conjuntode sites. Assim como os tipos de conteúdo, as colunas definidas na galeria de Modelos de Coluna de um site estarão disponíveis nesse site e em todos os seus subsites.

Sobre tipos de conteúdo de pastaTipos de conteúdo de pasta definem os metadados associados a uma pasta em uma lista ou biblioteca. Quando você aplica um tipo de conteúdo de pasta a uma lista ou biblioteca, o comando Novo nessa lista ou biblioteca incluirá o tipo de conteúdo de pasta, permitindo que os usuárioscriem pastas desse tipo.Você pode definir visualizações em uma lista ou biblioteca que estejam disponíveis apenas em pastas de um tipo de conteúdo específico. Isso é útil quando você quer que uma pasta contenha um tipo específico de documento e quer que as visualizações nessa pasta só exibam colunas relevantes ao tipo de documento contido nela.Usando o modelo de objeto do Office SharePoint Server 2007, você pode personalizar o comandoNovo para um tipo de conteúdo de pasta de modo que, quando um usuário criar uma nova pasta desse tipo, ela seja pré-preenchida com múltiplos arquivos e documentos baseados em modelos armazenados no servidor. Isso é útil, por exemplo, para implementar um tipo de documento composto que requer múltiplos arquivos para contribuir para um único documento de produto.

Planejamento de tipos de conteúdo de documentoPlaneje tipos de conteúdo de documento para sua solução usando a planilha Analise o uso dos documentos, que você preencheu no tópico Analise o uso dos documentos . Use a planilha detipos de Conteúdo para registrar suas decisões sobre cada novo tipo de conteúdo.Cada tipo de conteúdo de documento deve herdar suas configurações diretamente do tipo de conteúdo de Documento básico, ou de um tipo de conteúdo que descende do tipo de conteúdo de Documento. Isso assegura que as colunas básicas de seus tipos de documentos, tais como Título e Criado Por, estarão presentes, e que você pode associar um modelo ao tipo de conteúdo.O primeiro estágio no planejamento dos tipos de conteúdo de documento é analisar cada tipo dedocumento listado em sua planilha Analise o uso dos documentos, para determinar se há um tipo de conteúdo já existente disponível para documentos desse tipo. Se um tipo de conteúdo básico (como Documento) for suficiente, insira o nome do tipo de conteúdo na coluna Tipo de Conteúdoda planilha Analise o uso dos documentos.Após analisar sua lista de tipos de documento para determinar quais podem usar tipos de conteúdo básicos, planeje novos tipos de conteúdo de documento usando os seguintes passos.Para cada tipo de conteúdo que você planeja, preencha uma planilha separada de "Planejamento de um tipo de conteúdo".1. Insira o tipo de documento a partir da planilha Analise o uso dos documentos.2. Insira a URL do site em que o novo tipo de conteúdo será definido. Tenha em mente que os

tipos de conteúdo estarão disponíveis no site em que são definidos e em todos os subsites abaixo dele.

3. Determine o tipo de conteúdo pai Insira o tipo de conteúdo pai no campo "Tipo de Conteúdo Pai" da planilha Planejamento de um tipo de conteúdo. Esse será um tipo de conteúdo básico ou um tipo de conteúdo personalizado que você já planejou.

4. Determine as colunas Na tabela "Planejamento de Colunas" da planilha Planejamento de um tipo de conteúdo, faça o seguinte:

1. Insira cada coluna herdada do tipo de conteúdo pai. Na coluna Novo?, digite Não para

cada entrada.2. Para cada coluna adicional, insira o nome de uma coluna pré-definida ou de uma coluna

que você vai criar. Lembre-se de que o nome de uma coluna é importante, pois elepode comunicar o propósito da coluna. Portanto, ainda que uma coluna de um tipo que você precisa já esteja definida na galeria de Colunas do Conjunto de Sites, você pode optar por definir uma coluna similar com um nome mais relevante para sua aplicação. Junto com os nomes das colunas adicionais, insira seus tipos e indique se são novos ou não.

5. Determine o modelo Na seção Planejamento de Modelos da planilha, insira o nome do modelo para associar a esse tipo de conteúdo junto com seu tipo (como por exemplo .Docx) e uma breve descrição do propósito do modelo. Se o modelo não for herdado do tipo deconteúdo pai, digite Não no campo "Novo?".

6. Determine os fluxos de trabalho Fluxos de trabalho anexam lógica de negócios a documentos e listam itens no Microsoft Office SharePoint Server 2007. Você pode associar qualquer fluxo de trabalho disponível a um tipo de conteúdo; o fluxo de trabalho pode entãoser iniciado em qualquer documento desse tipo de conteúdo. Para ver uma discussão completa sobre o planejamento de fluxos de trabalho, veja Planejamento de fluxos de trabalho para o gerenciamento de documentos . Após analisar os fluxos de trabalho e determinar quais deles estão disponíveis, insira cada fluxo de trabalho a ser associado ao tipo de conteúdo na tabela "Planejamento de Fluxos de Trabalho" da planilha Planejamento de um tipo de conteúdo. Se o fluxo de trabalho não for herdado do tipo de conteúdo pai, insira essa informação na coluna "Novo?".

7. Determine a política Uma política é um conjunto de regras para um tipo de conteúdo e éformada por recursos de política que fornecem os detalhes de cada regra, como por exemplo,se os itens do tipo de conteúdo podem ou não ser impressos, ou quais ações praticadas no item devem ser auditadas. Você pode aplicar uma política a qualquer tipo de conteúdo personalizado. Note que você não pode aplicar uma política a um tipo de conteúdo básico. Para informações sobre o planejamento de políticas, veja Planejamento de políticas de gerenciamento de informações . Após analisar as políticas e determinar quais recursos e modelos de política estão disponíveis, na seção Planejamento de uma Política da planilha Planejamento de um tipo de conteúdo, faça o seguinte:

1. Se o tipo de conteúdo pai tem configurações de política, elas se aplicarão inalteradas ao novo tipo de conteúdo. Isso assegura que as políticas, uma vez definidas, serão impostas a todos os tipos de conteúdo relevantes. Se o tipo de conteúdo atual estáherdando suas configurações de política de seu tipo pai, na seção Planejamento de umaPolítica da planilha Planejamento de um tipo de conteúdo, responda Sim à pergunta: "A política está definida no tipo de conteúdo pai? Sim/Não".

2. Se o tipo de conteúdo atual está herdando uma política baseada no tipo de conteúdo pai, no campo "Registre o Nome da Política" da seção Planejamento de uma Política,digite o nome do modelo de política. Do mesmo modo, se o tipo de conteúdo atual não herda uma política e você quer aplicar um modelo de política, no campo "Registre o Nome da Política" da seção Planejamento de uma Política, digite o nome do modelo de política.

3. Se o tipo de conteúdo atual está herdando um ou mais recursos individuais de política do tipo de conteúdo pai, insira cada recurso de política na tabela "Recurso" da seção Planejamento de uma Política na planilha. Inversamente, se o tipo de conteúdo atual não herda uma política e você quer associar recursos de política a ele, insira esses

recursos na tabela "Recurso". Note que você não pode associar tanto recursosindividuais de política como uma política por nome a um tipo de conteúdo.

8. Determine as conversões de documento O Office SharePoint Server 2007 suporta a instalação de componentes de conversão de documento no servidor, que transformam documentos de um formato a outro. Para uma visão geral das conversões de documento, vejaPlanejamento de conversões de documento , abaixo.Você pode associar um ou mais conversores de documento a um tipo de conteúdo. Por exemplo, se um tipo de conteúdo é associado a um modelo de tipo .docx, você pode associar ao tipo de conteúdo o conversor De Documento do Word a Página da Web, que estáincluído no Office SharePoint Server 2007. Isso permite que os autores escrevam documentos do tipo de conteúdo no Microsoft Office Word 2007 e depois os convertam a páginas da Webpara publicação.

Nota:Nas páginas de Administração Central, os administradores podem habilitar um conversor dedocumentos para que ele esteja disponível em qualquer biblioteca de documentos em umaaplicação da Web. Quando um conversor é habilitado desse modo, não é necessário associá-lo atipos de conteúdo em nenhum site na aplicação da Web.

Na seção Planejamento de Conversões de Documento da planilha Planejamento de um tipo deconteúdo, registre cada conversor de documento a ser associado ao tipo de conteúdo, especifique se o conversor é novo (e requer instalação), e adicione notas opcionais.

Planejamento de tipos de conteúdo de listaOs elementos de um tipo de conteúdo de lista incluem as colunas de metadados associadas aotipo de conteúdo junto com fluxos de trabalho que podem ser executados em itens desse tipo de conteúdo de lista. Use um tipo de conteúdo de lista para definir um tipo de item de lista específico para sua solução. Por exemplo, em uma solução de central de chamadas dos clientes, em que os profissionais do suporte investigam e resolvem os problemas técnicos dos clientes, um tipo de conteúdo de lista pode ser usado para padronizar os dados para cada incidente de suporte e parasuportar o acompanhamento do incidente usando um fluxo de trabalho.

Planilha

Planeje novos tipos de conteúdo de lista usando os seguintes passos. Para cada tipo de conteúdode lista que você planeja, preencha uma planilha separada de "Planejamento de um tipo de

conteúdo". No campo "Tipo de Documento" da planilha, insira Lista.1. Insira a URL do site em que o novo tipo de conteúdo será definido. Os tipos de conteúdo

estarão disponíveis no site em que são definidos e em todos os subsites abaixo dele.

2. Determine o tipo de conteúdo pai Insira o tipo de conteúdo pai no campo "Tipo deConteúdo Pai" da planilha Planejamento de um tipo de conteúdo. Esse será um tipo deconteúdo básico ou um tipo de conteúdo personalizado que você já planejou.

3. Determine as colunas Na tabela "Planejamento de Colunas" da planilha Planejamento deum tipo de conteúdo, faça o seguinte:

1. Insira cada coluna herdada do tipo de conteúdo pai. Na coluna Novo?, digite Não para

cada entrada.

2. Para cada coluna adicional, insira o nome de uma coluna pré-definida ou de umacoluna que você vai criar. Junto com os nomes das colunas adicionais, insira seus tipose indique se são novos ou não.

Planilha

4. Na seção Planejamento do Modelo da planilha, digite Nenhum.

5. Determine os fluxos de trabalho Se há um fluxo de trabalho disponível que sejarelevante para o tipo de conteúdo de lista, você pode, opcionalmente, associá-lo ao tipo deconteúdo. O fluxo de trabalho pode então ser iniciado em qualquer item de lista desse tipode conteúdo. Para ver uma discussão completa sobre o planejamento de fluxos de trabalho,veja Planejamento de fluxos de trabalho para o gerenciamento de documentos. Após analisaros fluxos de trabalho e determinar quais deles estão disponíveis, insira cada fluxo detrabalho a ser associado ao tipo de conteúdo na tabela "Planejamento de Fluxos de Trabalho"da planilha Planejamento de um tipo de conteúdo. Se o fluxo de trabalho não for herdado dotipo de conteúdo pai, insira essa informação na coluna Novo?.

6. Na seção Planejamento de uma Política da planilha, digite Nenhum.

Planejamento de conversões de documentoO Office SharePoint Server 2007 suporta a instalação de componentes de conversão de documento no servidor, que transformam documentos de um formato a outro. As conversões podem ser executadas a partir da interface de usuário ou de modo programático, como porexemplo, a partir de um fluxo de trabalho personalizado. A relação entre documentos de origem e suas cópias transformadas é mantida. O programa inclui conversores que criam páginas da Web a partir dos documentos do Microsoft Office Word 2007 e dos formulários do Microsoft OfficeInfoPath 2007.Além de fornecer a infra-estrutura no servidor para instalar e executar conversores de documento,o Microsoft Office SharePoint Server 2007 inclui um serviço de balanceamento de carga que você pode configurar para otimizar o uso de seus recursos de servidor. Parte do planejamento de conversões de documento é a sintonização de seu farm de servidor para balancear de modo favorável a carga, à medida que os documentos são transformados.Para estar disponível aos usuários, um conversor deve ser instalado no farm do servidor e depois habilitado por um administrador de servidor. Depois que o conversor é habilitado para umservidor, ele estará disponível para ser executado em documentos de origem nesse servidor. Você configura conversores de documento usando os seguintes passos:1. Na análise de uso dos documentos que você realiza em Analise o uso dos documentos ,

identifique candidatos para a conversão de documentos — ou seja, documentos que são escritos em um formato mas que devem ser publicados ou arquivados em outro.

2. Para cada conversão necessária, localize programas de conversor para implementar as conversões necessárias em seus servidores.

3. Se necessário, instale os programas de conversão em servidores de aplicação (camada intermediária) em seu farm.

4. Configure os serviços de iniciador e balanceamento de carga, nos servidores da Web ou deaplicação (camada intermediária).

5. Identifique os pontos de seu fluxo de documentos em que as conversões ocorrem.6. Identifique como as conversões serão implementadas — manualmente ou com o uso de

soluções personalizadas que as iniciam.

Após planejar os tipos de conteúdo: próximos passos Após planejar os tipos de conteúdo de documento e de lista, aqui estão alguns próximos passos sugeridos:• Se você ainda não o fez, na coluna Tipo de Conteúdo da planilha Analise o uso dos

documentos, registre cada tipo de conteúdo que você planejou.• Classifique suas planilhas "Planejamento de um tipo de conteúdo" por URL de site, e identifique as

novas colunas a serem definidas para cada site.• Identifique novos modelos a serem projetados.• Identifique novos fluxos de trabalho a serem planejados e instalados.• Identifique novos modelos de política a serem planejados e novos recursos de política a serem

planejados e instalados.

PlanilhasUse as seguintes planilhas para registrar as informações discutidas neste artigo:• Planilha Analise o uso dos documentos

( h t t p:/ / g o . m i c r o so f t . c o m/ f wli n k / ? L i n k I D = 7 3 284 &c l c id = 0x 4 09 )• Planilha de tipos de conteúdo ( h tt p :/ / g o . m i c r o s o f t . c o m/ f w li n k / ?L i n k I d = 7 328 8 & c l c id=0 x 40 9 )• Planejamento de um tipo de conteúdo





Planejamento de fluxos de trabalho para ogerenciamento de documentosFluxos de trabalho implementam processos de negócios em documentos, páginas da Web,formulários e itens de lista no Microsoft Office SharePoint Server 2007. Eles podem ser associadosa bibliotecas, listas ou tipos de conteúdo. Para uma visão geral dos fluxos de trabalho, veja o artigo Planejamento de fluxos de trabalho (Office SharePoint Server) .No gerenciamento de documentos, use fluxos de trabalho para rotear documentos de pessoa a pessoa para que elas possam realizar suas tarefas de gerenciamento, tais como analisar documentos, aprovar sua publicação ou gerenciar sua disposição. Além disso, use fluxos detrabalho personalizados para mover documentos de um site ou biblioteca a outro(a). Por exemplo, você pode projetar um fluxo de trabalho para copiar um documento de um site a outro quando o documento estiver agendado para ser arquivado.O Office SharePoint Server 2007 inclui fluxos de trabalho que lidam com as seguintes necessidades de gerenciamento de documentos:• Coletar Feedback — Envia um documento para análise.• Aprovação — Envia um documento para aprovação, normalmente como um pré-requisito para

publicá-lo.• Disposição — Gerencia a expiração e a disposição dos documentos.• Coletar Assinaturas — Roteia um documento para assinaturas.• Tradução — Gerencia a tradução de um documento para um ou mais idiomas.• Aprovação de Documentos da Ásia Oriental — Roteia um documento para aprovação

usando assinaturas de carimbo e um processo de consenso orientado a grupos.Associe um fluxo de trabalho a um tipo de conteúdo quando quiser disponibilizar esse fluxo de trabalho sempre que o tipo de conteúdo estiver em uso. Por exemplo, um tipo de conteúdo de ordem de compra pode requerer aprovação por um gerente antes de concluir a transação. Para assegurar que o fluxo de trabalho de aprovação estará sempre disponível quando uma ordem de compra for iniciada, crie um tipo de conteúdo de Ordem de Compra e associe o fluxo de trabalhode aprovação a ele. Depois adicione o tipo de conteúdo de Ordem de Compra a quaisquer bibliotecas de documentos em que as ordens de compra serão armazenadas.Para planejar fluxos de trabalho para sua solução de gerenciamento de documentos, analise cada tipo de conteúdo de documento que planeja implementar e identifique os processos de negóciosque precisam estar disponíveis para execução em conteúdos desse tipo. Depois identifique osfluxos de trabalho que precisará disponibilizar para esse conteúdo. Para mais informações sobre o planejamento de tipos de conteúdo, veja o artigo Planejamento de tipos de conteúdo (OfficeSharePoint Server) .

Planilha

Na seção Planejamento de Fluxos de Trabalho em Planejamento de um tipo de conteúdo( h tt p :/ / g o . m i c r o so f t . c o m/ f wli n k / ? L i n k I d = 732 9 2 &c l c i d = 0 x 4 0 9 ), insira o nome de cada fluxo de

trabalho e seu propósito, e indique se um fluxo de trabalho novo (personalizado) é necessáriopara implementar o processo.


Aqui está um exemplo de tabela que analisa fluxos de trabalho para um tipo de conteúdo decontrato:Processo de Contrato Fluxo de Trabalho de Contrato Novo?

Analisar rascunhos Coletar feedback Não

Obter aprovação do gerente e do conselho legal Aprovação Não

Resolver questões abertas Acompanhamento de problemas Não

Obter assinaturas Coletar assinaturas Não

PlanilhaUse a seguinte planilha para registrar as informações discutidas neste artigo:• Planejamento de um tipo de conteúdo



Planejamento da versão, aprovação de conteúdos echeck-outsO Microsoft Office SharePoint Server 2007 inclui recursos que podem ajudá-lo a controlar o acessoao conteúdo. Você faz configurações para os recursos de controle de conteúdos discutidos neste artigo em bibliotecas de documentos. Para compartilhar essas configurações entre as bibliotecas de sua solução, você pode criar modelos de biblioteca de documentos que incluem suas configurações de controle de conteúdos; isso assegura que as novas bibliotecas vão refletir suas decisões de controle de conteúdos.

Planejamento da versãoVersão é o método pelo qual iterações sucessivas de um documento são numeradas e salvas. O Office SharePoint Server 2007 tem três opções de versão:• Nenhuma Especifica que nenhuma versão anterior dos documentos é salva. Quando

nenhuma versão está em uso, as versões anteriores dos documentos não são recuperáveis, e o histórico dos documentos também se perde porque os comentários que acompanham cada iteração de um documento não são salvos. Use essa opção em bibliotecas de documentos cujo conteúdo não é importante ou nunca mudará.

• Versões principais apenas Especifica que as versões numeradas dos documentos sãoretidas com o uso de um esquema de versão simples (como 1, 2, 3). Para controlar o efeito no espaço de armazenamento, você pode especificar quantas versões anteriores quer manter, contando a partir da versão atual.Nessa opção de versão, cada vez que uma nova versão de um documento é salva, todos os usuários com permissões para a biblioteca de documentos serão capazes de visualizar o conteúdo. Use essa opção quando não quiser diferenciar entre versões de rascunho de documentos e versões publicadas. Por exemplo, em uma biblioteca de documentos usada por um grupo de trabalho em uma organização, essa é uma boa escolha se todos os membros da equipe precisam ser capazes de visualizar todas as iterações de cada documento.

• Versões principais e secundárias Especifica que versões numeradas de documentos são retidas com o uso de um esquema de versões principais e secundárias (como 1.0, 1.1, 1.2, 2.0,2.1). As versões terminadas em .0 são as principais e as terminadas em extensões com outros algarismos são as secundárias. As versões anteriores dos documentos, principais e secundárias, são salvas junto com as atuais. Para controlar o efeito no espaço de armazenamento, vocêpode especificar quantas versões principais anteriores quer manter, contando a partir da versãoatual. Também pode especificar para quantas versões principais as versões secundárias devem ser mantidas. Por exemplo, se você especificar que as versões secundárias devem ser mantidas

para duas versões principais e a versão principal atual é 4.0, todas as secundárias a partir de3.1 serão mantidas.Nas versões principais e secundárias, qualquer usuário com permissões de leitura pode visualizar as versões principais dos documentos. Você pode especificar quais usuários podem visualizar as versões secundárias. Normalmente, são concedidas permissões para visualizar e trabalhar com versões secundárias aos usuários que podem editar itens, e a visualização dos usuários com permissões de leitura é restrita às versões principais apenas.Use as versões principais e secundárias quando quiser diferenciar entre conteúdo publicado que pode ser visualizado por um público e conteúdo de rascunho que ainda não está pronto para publicação. Por exemplo, em um site de recursos humanos que descreve benefícios organizacionais, use as versões principais e secundárias para restringir o acesso dos

funcionários às descrições de benefícios enquanto estas estiverem sendo revisadas.

Planilha

Na Planilha de bibliotecas de documentos( h t tp:/ / go . m i c r os o f t . co m / f w l i n k / ? L i n k I D = 7 33 0 6 &c l c id = 0 x 40 9 ), para cada biblioteca dedocumentos listada, especifique o esquema de versão a ser usado: nenhuma, principais, ouprincipais e secundárias.

Planejamento da aprovação de conteúdosAprovação de conteúdos é o método pelo qual os membros do site com permissões de aprovador controlam a publicação de conteúdos. Um rascunho de documento à espera de aprovação de conteúdos está no estado Pendente. Quando um aprovador analisa o documento e aprova o conteúdo, ele se torna disponível para visualização pelos usuários do site com permissões deleitura. Um proprietário de biblioteca de documentos pode habilitar a aprovação de conteúdos para uma biblioteca de documentos, e pode opcionalmente associar um fluxo de trabalho à bibliotecapara executar o processo de aprovação.Use a aprovação de conteúdos para formalizar e controlar o processo de disponibilização de conteúdo para um público. Por exemplo, uma empresa que publica conteúdo como um de seus produtos ou serviços pode requerer uma análise e aprovação legal antes de publicá-lo.O modo como os documentos são enviados para aprovação varia, dependendo das configurações de versão da biblioteca de documentos:• Nenhuma Se nenhuma versão está em uso e as alterações em um documento são salvas, o

estado do documento se torna Pendente. O Office SharePoint Server 2007 mantém a versão anterior do documento para que os usuários com permissões de leitura ainda possam visualizá- lo. Após as alterações pendentes terem sido aprovadas, a nova versão do documento é disponibilizada para visualização por usuários com permissões de leitura, e a versão anterior é descartada.Se nenhuma versão está em uso e um novo documento é carregado à biblioteca dedocumentos, ele é adicionado à biblioteca no estado Pendente e não é visualizável por usuários com permissões de leitura até que seja aprovado.

• Versões principais apenas Se essa configuração está em uso e as alterações em um documento são salvas, o estado do documento se torna Pendente e a versão principal anteriordo documento é disponibilizada para visualização por usuários com permissões de leitura. Após as alterações no documento serem aprovadas, uma nova versão principal é criada e disponibilizada aos usuários do site com permissões de leitura, e a versão anterior é salva nalista do histórico do documento.Se essa configuração está em uso e um novo documento é carregado à biblioteca dedocumentos, ele é adicionado à biblioteca no estado Pendente e não é visualizável por usuários com permissões de leitura até que seja aprovado como a versão 1.

• Versões principais e secundárias Se as versões principais e secundárias estão em uso e as alterações em um documento são salvas, o autor tem a opção de salvar uma nova versão secundária do documento como um rascunho ou criar uma nova versão principal, o que altera o estado do documento para Pendente. Após as alterações no documento serem aprovadas, uma nova versão principal é criada e disponibilizada aos usuários do site com permissões de leitura. Nessa configuração, tanto as versões principais como as secundárias dos documentos são mantidas em uma lista do histórico do documento.


Se as versões principais e secundárias estão em uso e um novo documento é carregado àbiblioteca de documentos, ele pode ser adicionado à biblioteca no estado Rascunho como versão 0.1, ou o autor pode imediatamente solicitar aprovação, caso em que o estado dodocumento se torna Pendente.

Planilha

Na Planilha de bibliotecas de documentos( h tt p :/ / g o . m i c r o so f t . c o m/ f wli n k / ? L i n k I D = 7 3 306 &c l c id= 0 x 4 09 ), especifique se requer ou não a

aprovação de conteúdos para cada biblioteca de documentos listada.

Planejamento do check-in e o check-outVocê pode requerer que os usuários façam check-in e check-out dos documentos em umabiblioteca de documentos antes de editá-los. É sempre recomendável fazer isso. Os benefícios da requisição de check-in e check-out incluem:• Melhor controle de quando as versões do documento são criadas. Quando é feito o check-out

de um documento, o autor pode salvá-lo sem fazer o check-in. Outros usuários da biblioteca de documentos não serão capazes de ver essas alterações e não será criada uma nova versão.Uma nova versão (visível a outros usuários) só é criada quando um autor faz o check-in de um documento. Isso dá ao autor mais flexibilidade e controle.

• Melhor captura de metadados. Quando é feito o check-in de um documento, o autor pode escrever comentários que descrevem as alterações feitas nele. Isso promove a criação de um registro histórico contínuo das alterações feitas no documento.

Se sua solução requer que os usuários façam check-in e check-out dos documentos quando vão editá-los, os programas cliente do sistema Microsoft Office 2007 incluem recursos que suportam essas ações. Os usuários podem fazer check-outs de documentos, desfazê-los e fazer check-ins com os programas cliente da versão 2007 do Office.Quando é feito o check-out de um documento, este é salvo na pasta Meus Documentos dousuário, em uma subpasta chamada "Rascunhos do SharePoint". Essa pasta é exibida no Microsoft Office Outlook 2007. Uma vez que foi feito o check-out do documento, o usuário só pode salvar edições nessa pasta local. Quando o usuário está pronto para fazer o check-in do documento, esteé salvo novamente no local do servidor original.Com os programas cliente da versão 2007 do Office, os usuários podem optar por deixar no servidor os documentos em que foi feito o check-out, alterando opções de edição de conteúdo.

Planilha

Na Planilha de bibliotecas de documentos( h t tp:/ / go . m i c r os o f t . co m / f w l i n k / ? L i n k I D = 7 33 0 6 &c l c id = 0 x 40 9 ), especifique se requer ou não ocheck-in e check-out para cada biblioteca de documentos listada.

PlanilhaUse a seguinte planilha para planejar a versão, a aprovação de conteúdos e os check-outs:• Planilha de bibliotecas de documentos

( h t t p:/ / g o . m i c r o so f t . c o m/ f wli n k / ? L i n k I D = 7 3 306 &c l c id = 0x 4 09 )




Planejamento do Gerenciamento de Direitos deInformaçãoO Gerenciamento de Direitos de Informação (IRM) habilita os criadores de conteúdo a controlar e proteger seus documentos. Os conteúdos de documentos gerenciados por direitos são criptografados e providos de uma licença de emissão que impõe restrições aos usuários. Essas restrições variam de acordo com o nível das permissões dos usuários. Restrições típicas incluemtornar um documento somente para leitura, desabilitar a cópia de texto, não permitir que usuáriossalvem uma cópia do documento, ou impedir que imprimam o documento. Aplicações cliente que lêem tipos de arquivo suportados por IRM usam a licença de emissão dentro de um documento gerenciado por IRM para impor as restrições a usuários que acessam o documento.

Gerenciamento de Direitos de Informação no OfficeSharePoint Server 2007O Microsoft Office SharePoint Server 2007 suporta o uso de IRM em documentos armazenados em bibliotecas de documentos. Documentos que podem ser gerenciados por direitos no OfficeSharePoint Server 2007 incluem os formulários do Microsoft InfoPath, os formatos de arquivo doMicrosoft Word, Microsoft Excel e Microsoft PowerPoint, além dos formatos de arquivo Open XML do Word, Excel e PowerPoint. Para adicionar outros tipos de arquivo, um administrador deve instalar protetores — programas que controlam a criptografia e a descriptografia de documentos gerenciados por direitos — para cada novo tipo de arquivo.Usando o IRM no Office SharePoint Server 2007, você pode controlar centralmente quais ações osusuários podem usar em documentos quando os abrem a partir de bibliotecas no Office SharePoint Server 2007. Isso contrasta com o IRM aplicado a documentos armazenados em computadores cliente, em que o proprietário de um documento pode escolher que direitos atribuir a cada usuáriodo documento. Use o IRM em bibliotecas de documentos para controlar o conteúdo confidencial armazenado no servidor. Por exemplo, se você está disponibilizando uma biblioteca de documentos para pré-visualizar futuros produtos a outras equipes dentro de sua empresa, podeusar o IRM para impedir que as equipes publiquem o conteúdo a públicos fora de sua organização. Quando o IRM é habilitado em uma biblioteca de documentos e um documento de um tipo quepode ser gerenciado por direitos é baixado do servidor para uma aplicação cliente, o OfficeSharePoint Server 2007 criptografa o documento e adiciona uma licença de emissão. Quando o documento é carregado novamente ao servidor, o Office SharePoint Server 2007 descriptografa o arquivo e o armazena na biblioteca em forma não criptografada. Apenas criptografandodocumentos quando são baixados e descriptografando-os quando são carregados, o Office SharePoint Server 2007 habilita recursos como pesquisa e indexação para operar como sempre nos arquivos da biblioteca de documentos protegida por IRM. As permissões de IRM aplicadas a um documento quando os usuários o carregam a partir de uma biblioteca de documentos são baseadas nas permissões de cada usuário com relação ao conteúdo das configurações de segurança do Office SharePoint Server 2007. A tabela a seguir descreve como as permissões do Office SharePoint Server 2007 são convertidas a permissões de IRM:

Permissões do OfficeSharePoint Server2007

Permissões de IRM

Gerenciar Permissões,Gerenciar a Web

Controle total, conforme definido pelo cliente. Isso geralmentepermite que o usuário leia, edite, copie, salve e modifique as

Permissões do OfficeSharePoint Server2007

Permissões de IRM

permissões de conteúdo gerenciado por direitos.

Editar Itens da Lista, Gerenciar Lista, Adicionar e Personalizar Páginas

Permissões para editar, copiar e salvar. Você pode, opcionalmente, habilitar os usuários com essas permissões a imprimir documentos a partir da biblioteca de documentos.

Item de Lista deVisualização

Permissões de leitura. O usuário pode ler o documento, mas não podecopiar ou atualizar seu conteúdo. Você pode, opcionalmente, habilitaros usuários com permissões de item de lista a imprimiremdocumentos a partir da biblioteca de documentos.

Outros Nenhuma outra permissão é mapeada às permissões de IRM.

Para usar o IRM no Office SharePoint Server 2007, você deve instalar o Cliente de Serviços deGerenciamento de Direitos do Microsoft Windows, versão 1, em cada servidor da Web front-end em seu farm de servidor. Além disso, os Serviços de Gerenciamento de Direitos do MicrosoftWindows (RMS) para Windows Server 2003, service pack 1.0 ou superior, devem estar disponíveisem sua rede. Para instalar o Cliente de Serviços de Gerenciamento de Direitos do Windows, e para mais informações sobre os Serviços de Gerenciamento de Direitos do Microsoft Windows, visite a Central de Tecnologia de Serviços de Gerenciamento de Direitos do Windows em h t tp:/ / go . m i c r os o f t . co m / f wl i n k / ? L i n k I d = 7 3 121 . Para uma descrição dos passos necessários para configurar os Serviços de Gerenciamento de Direitos do Microsoft Windows para permitir que oOffice SharePoint Server 2007 crie conteúdo gerenciado por direitos, veja Implantação para OfficeSharePoint Server 2007 .

PlanilhaPara cada biblioteca de documentos, especifique se requer ou não o IRM e, se são necessários protetores para tipos adicionais de documento, anote essa informação na coluna Requerer Gerenciamento de Direitos de Informação. Use a seguinte planilha para registrar as informações:• Planilha de bibliotecas de documentos




Planejamento de políticas de gerenciamento deinformaçãoSobre políticas de gerenciamento de informação e recursos de políticaUma política de gerenciamento de informação é um conjunto de regras para um tipo de conteúdo. Cada regra em uma política é um recurso de política. Por exemplo, um recurso de política de Gerenciamento de Informação pode especificar quanto tempo um tipo de conteúdo deve serretido, ou pode fornecer auditoria de documentos. As políticas de gerenciamento de informações o habilitarão a controlar quem pode acessar suas informações organizacionais, o que podem fazercom elas, e quanto tempo elas devem ser retidas.

Nota:Neste tópico, o termo "política" se refere à política de gerenciamento de informação, a menosque seja especificado de outro modo.

Políticas podem ser implementadas para ajudar uma organização a cumprir requisitosdeterminados legalmente, tais como a necessidade de reter registros. Por exemplo, uma política de Recursos Humanos, usada em uma organização para assegurar que os registros defuncionários são manipulados de acordo com normas recomendadas legalmente, pode incluir os seguintes recursos de política:• Auditoria, para registrar a edição e visualização do histórico de cada documento relacionado a

funcionários.• Retenção, para assegurar que o conteúdo do trabalho em andamento não é mantido por um

período desnecessariamente longo.• Rótulos, para assegurar que as cópias físicas de cada documento são adequadamente

identificáveis.• Restrições de Impressão, para assegurar que documentos confidenciais relacionados a

funcionários são impressos apenas em impressoras seguras. Note que esse é um exemplo de política personalizada que deve ser implementada com o modelo de objeto do Office SharePoint Server 2007 ou adquirida de um fornecedor de software de terceiros.

Recursos de política são implementados como programas que são executados no Office SharePointServer 2007. Eles podem ser habilitados e configurados por um administrador de servidor e, uma vez habilitados, podem ser usados por administradores do site para definir políticas. O Office SharePoint Server 2007 inclui cinco recursos de política para ajudá-lo a gerenciar seu conteúdo. Usando o modelo de objeto do Office SharePoint Server 2007, você pode projetar e instalarrecursos de política personalizados que satisfazem necessidades corporativas especiais. Um recurso de política pode usar um ou mais recursos, isto é, programas que fornecemfuncionalidade a um recurso de política. Por exemplo, um recurso para um recurso de política de Geração de Código de Barras pode fornecer o valor único de código de barras. Você pode desenvolver recursos personalizados e instalá-los para suportar os recursos de política.Quando sua organização usa as aplicações cliente do sistema Microsoft Office 2007 junto com o Office SharePoint Server 2007, as políticas são impostas tanto no servidor como nas aplicações cliente. Isso é feito de forma transparente; os recursos de política que se aplicam a umdocumento são descritos em uma declaração de política associada ao documento, e as aplicações cientes da política impedem que usuários realizem tarefas que violem a política do documento.

Para implementar uma política, associe-a a tipos de conteúdo, bibliotecas ou listas em sites.

Nota:Na Galeria de Tipos de Conteúdo de Site, você pode aplicar uma política a qualquer tipo deconteúdo personalizado, mas não pode aplicá-la diretamente a um tipo de conteúdo básico.

Você pode associar uma política a uma biblioteca, lista ou tipo de conteúdo das seguintes formas:• Associe recursos de política a uma política de conjunto de sites, e depois associe essa

política a um tipo de conteúdo ou a uma lista ou biblioteca. O site de nível mais alto de um conjunto de sites inclui uma galeria de Políticas de Conjunto de Sites, em que os administradores do site de nível mais alto podem criar novas políticas. Após criar uma políticade Conjunto de Sites, você pode exportá-la, para que os administradores de outros conjuntos de sites possam importá-la a suas galerias de Políticas de Conjunto de Sites. Isso o habilita a padronizar políticas em toda a sua organização.Quando uma política de Conjunto de Sites é associada a um tipo de conteúdo e esse tipo de conteúdo é associado a uma lista ou biblioteca, o proprietário da lista ou biblioteca não será capaz de modificar a política de Conjunto de Sites na lista ou biblioteca. Isso assegura que as políticas atribuídas a um tipo de conteúdo serão impostas a cada nível da hierarquia do site.

• Associe um conjunto de recursos de política diretamente a um tipo de conteúdo, e depois adicione esse tipo de conteúdo a uma ou mais listas ou bibliotecas. Para assegurar que uma política criada com esse método será usada em um conjunto de sites inteiro, associe-a a um tipo de conteúdo na galeria de Tipos de Conteúdo de Site do conjunto de sites de nível mais alto. Então cada item do conjunto de sites desse tipo de conteúdo, ecada item de um tipo de conteúdo que herde do tipo de conteúdo original, terá a política.Quando você usa esse método de associar uma política a um tipo de conteúdo, é mais difícil reutilizar a política em outros conjuntos de sites, porque as políticas criadas com esse métodonão podem ser exportadas.

Nota:Para controlar com mais rigor quais políticas estão em uso em um conjunto de sites, osadministradores do conjunto de sites podem desabilitar a habilidade de estabelecer recursosde política diretamente em um tipo de conteúdo. Quando o estabelecimento de recursos depolítica em um tipo de conteúdo é restrito, os designers de tipo de conteúdo só podemassociar políticas da galeria de Políticas de Conjunto de Sites a tipos de conteúdo.

• Associe um conjunto de recursos de política diretamente a uma lista ou biblioteca.Você só pode usar esse método se a lista ou biblioteca não suportar múltiplos tipos de conteúdo. Esse método de criar uma política só é útil para uma política definida de formalimitada, que se aplica a uma única lista ou biblioteca.

Nota:Para controlar com mais rigor quais políticas estão em uso em um conjunto de sites, osadministradores do conjunto de sites podem desabilitar a habilidade de estabelecer recursosde política diretamente em uma biblioteca. Quando o estabelecimento de recursos de políticaem uma biblioteca é restrito, os designers de tipo de conteúdo só podem associar políticas dagaleria de Políticas de Conjunto de Sites a bibliotecas.

Sobre relatórios de políticas de gerenciamento deinformaçãoPara acompanhar como as políticas estão sendo usadas em cada aplicação da Web em sua solução, você pode configurar os relatórios de uso de políticas de gerenciamento de informação, usando a Administração Central do Microsoft Office SharePoint Server 2007. Os relatórios depolíticas de gerenciamento de informação ajudam a monitorar quão bem sua organização usa as políticas. Como elas são normalmente implementadas para ajudar uma organização a cumprir regulamentos específicos, o monitoramento freqüente do uso das políticas pode ajudá-lo a assegurar que sua organização está em conformidade com esses regulamentos.O Office SharePoint Server 2007 inclui um modelo padrão de relatórios de políticas em formato XML-SS, e você pode criar um modelo personalizado de relatórios baseado no esquema XML-SS. Você pode especificar um agendamento para relatórios de políticas e também gerar relatórios manualmente.Um relatório de políticas é gerado para cada conjunto de sites em uma aplicação da Web. Paracada lista e biblioteca, um relatório registra:• O número de itens que usam cada política.• Para cada política em uso, baseada em uma política de Conjunto de Sites ou configurada em

um tipo de conteúdo, um resumo dessa política — sua descrição, junto com uma descrição de cada recurso de política.

Para mais informações sobre a criação e implantação de um relatório personalizado de políticas deConjunto de Sites, veja o guia Implantação para Office SharePoint Server 2007 .

Sobre a integração das políticas de gerenciamento de informação às aplicações do sistema Office 2007As políticas de gerenciamento de informação do Office SharePoint Server 2007 estão expostas nos clientes da versão 2007 do Office. Quando você configura uma política de gerenciamento de informação no servidor, pode escrever uma declaração de política que informe aos profissionais da informação sobre as políticas que são impostas aos documentos. Por exemplo, a declaração de política pode indicar que um documento vai expirar após um certo período de tempo, ou que a informação é confidencial e não deve ser comunicada fora da empresa. A declaração pode até fornecer um nome de contato se o profissional da informação precisar de mais informações sobrea política.As políticas incluídas no Office SharePoint Server 2007 são expostas a profissionais da informação através dos recursos dos clientes da versão 2007 do Office. Por exemplo, quando um rótulo é definido como parte de uma política, os usuários podem inserir rótulos em documentos por meiodo menu Inserir da maioria das aplicações cliente da versão 2007 do Office. Se um rótulo for necessário, os usuários são avisados ao salvar documentos em que um rótulo não foi inserido. Do mesmo modo, os usuários serão capazes de inserir códigos de barra a partir de aplicações clientese esse recurso fizer parte da política do documento.Recursos de política personalizados também podem ser integrados aos clientes da versão 2007 doOffice. Entretanto, devem ser implementados comportamentos específicos a políticas que você quer que estejam disponíveis nos programas cliente da versão 2007 do Office, e você deve dar aos usuários um modo de instalar esses comportamentos em seus computadores cliente, viamecanismos como suplementos, para disponibilizá-los nos programas cliente da versão 2007 do Office. Por exemplo, se você implementar um recurso de política personalizado que restringe as impressoras que podem ser usadas para imprimir um tipo de conteúdo, deverá fornecer um

suplemento personalizado para clientes do Microsoft Office para impor a restrição a partir deaplicações cliente do Office.

Recursos de política disponíveis no Office SharePointServer 2007Esta seção descreve os cinco recursos de política incluídos no Office SharePoint Server 2007.• Expiração O recurso de política de Expiração ajuda a remover conteúdos de modo

consistente, que pode ser acompanhado e gerenciado. Você pode estabelecer que um conteúdo de tipo específico expire em uma determinada data, ou dentro de uma quantia calculada de tempo após certa atividade do documento (como por exemplo sua criação).

• Auditoria O recurso de política de Auditoria registra eventos e operações realizadas em documentos e itens de lista. Você pode configurar a Auditoria para registrar eventos como:

• Editar um documento ou item• Visualizar um documento ou item• Fazer check-in ou check-out de um documento• Alterar as permissões para um documento ou item• Deletar um documento ou item

• Rotulação O recurso de política de Rotulação especifica um rótulo a ser associado a um tipo de documento ou item de lista. Rótulos são áreas de texto em que se pode realizar pesquisa, que o Office SharePoint Server 2007 gera com base em propriedades e formatação que você especifica. Por exemplo, em uma firma de advocacia, um documento relacionado a umaquestão legal pode incluir um rótulo que contenha os nomes dos clientes, o número do caso, o advogado atribuído à questão, e assim por diante. Rótulos são particularmente úteis emversões impressas de documentos, como uma forma de exibir propriedades de documentos emcópia impressa. Além de usar rótulos para documentos, você pode associar um rótulo a um item de lista e incluir esse rótulo em visualizações da lista.

• Código de Barras O recurso de política de Código de Barras o habilita a acompanhar um documento em cópias físicas criando um valor identificador único para um documento e inserindo uma imagem de código de barras desse valor no documento. Por padrão, os códigos de barra são compatíveis com o padrão comum do Código 39 (ANSI/AIM BC1-1995, Código39), e você pode fazer plug-in de outros provedores de código de barras usando o modelo de objeto de políticas.

• Conversão de Formulário para Arquivamento O recurso de política de Conversão de Formulário para Arquivamento gera uma imagem de um formulário completo, que pode ser arquivado mais tarde. Quando você associa a Conversão de Formulário para Arquivamento a uma biblioteca de formulários, uma imagem é inicialmente gerada para cada formulário da biblioteca, e uma imagem é gerada a cada vez que um novo formulário é adicionado à biblioteca ou um formulário existente é modificado.

Planejamento de políticas de gerenciamento de informaçãoAo planejar as políticas de sua solução, primeiro determine as necessidades de políticas em toda a organização, e depois projete políticas de Conjunto de Sites para atender essas necessidades e distribua as políticas para inclusão em todas as galerias de Políticas de Conjunto de Sites dos conjuntos de sites relevantes. Isso pode requerer o planejamento dos recursos de política personalizados. Note que, se sua política requer recursos personalizados, estes devem ser

instalados e habilitados em todos os farms de servidor em que sua solução é usada. Veja o guiaImplantação para Office SharePoint Server 2007 em h t t p :/ / t e c h n e t 2 . m i c r o s o f t . c o m/ O f f i ce / e n- u s / lib r a r y / 601 8 74 e a - 8 6 c 9- 46 11- b d a f - a b e 1 7b b b6 8 16 1 0 3 3 . m s p x para mais informações sobre a implantação e a habilitação dos recursos do Office SharePoint Server 2007.Um exemplo típico de política em toda a organização é aquela projetada para promover melhores práticas em auditoria e expiração de especificações de produto em todas as divisões de uma organização. Uma única política de Conjunto de Sites é projetada para ser aplicada em todas as especificações de produto, para que elas sejam auditadas e retidas consistentemente. Após definira política de Conjunto de Sites e testá-la, ela é exportada e depois importada a galerias dePolíticas de Conjunto de Sites de outros conjuntos de sites em que as especificações de produtosão armazenadas. Ela é então associada a todos os tipos de conteúdo de especificação de produto nos vários conjuntos de sites para impor a política a todos os documentos de especificação de produto.

Planilha

Para planejar políticas de gerenciamento de informação, use a Planilha de políticas( h tt p :/ / g o . m i c r o so f t . c o m/ f wli n k / ? L i n k I d = 733 0 7 &c l c i d = 0 x 4 0 9 ). Crie uma planilha separada

para cada política que você está planejamento de, e em cada planilha registre:• O propósito da política, como por exemplo, "Política para aplicar a todas as especificações de

produto".

• O conjunto de sites em que a política está sendo projetada.

• O escopo em que a política está sendo definida. Se a política deve ser usada em múltiplosconjuntos de sites, defina isso na galeria de Modelos de Política. Defina uma política para umtipo de conteúdo se ela for direcionada mais estreitamente a um único tipo de conteúdo emum conjunto de sites.

• Cada recurso de política, como "Expiração" ou "Auditoria". Opcionalmente, insira notas deconfiguração para um recurso de política. Por exemplo, para Auditoria, você pode especificarquais ações auditar, como por exemplo "Edição de Itens". Se o recurso é personalizado, listetodos os recursos que devem ser instalados para que ele funcione.

• Todos os tipos de conteúdo aos quais a política será aplicada, e liste todos os conjuntos desites em que os tipos de conteúdo estão em uso.

PlanilhaUse a seguinte planilha com este artigo para ajudar a planejar sua implantação:• Planilha de políticas ( h t tp:/ / go . m i c r os o f t . co m / f wli n k / ? L i n k I d = 7 3 307& c l c id = 0x 4 09 )



http://technet2.microsoft.com/Office/en-

Planejamento do armazenamento de conteúdocorporativoEste artigo contém informações que ajudarão os planejadores e designers de soluções a planejar econfigurar adequadamente uma solução de gerenciamento de conteúdos corporativos em grande escala, baseada no Microsoft Office SharePoint Server 2007, para que ela tenha um bom desempenho e forneça os recursos necessários aos usuários. O Office SharePoint Server 2007 suporta armazenamento de documentos de alta capacidade; uma biblioteca de documentos pode conter até 5 milhões de documentos. Entretanto, dependendo de como o conteúdo é usado, o desempenho dos sites que contêm um número muito grande de documentos pode ser degradado.As diretrizes prescritivas fornecidas neste artigo podem ajudá-lo a projetar soluções de gerenciamento de conteúdos em grande escala, que dimensionam os requisitos de sua empresa e fornecem aos usuários de sua solução um ambiente de bom desempenho para criar e usar os documentos.As decisões que você toma sobre as capacidades de conjuntos de sites, sites e bibliotecas noOffice SharePoint Server 2007 devem levar em conta não apenas as restrições de armazenamento físico de seu ambiente do Office SharePoint Server 2007, mas também os padrões de visualizaçãoe uso de conteúdo de seus usuários. Por exemplo, se os usuários visualizam ou consultam um conjunto de documentos em uma biblioteca que contém milhares de documentos, o desempenho pode se degradar se o site não estiver configurado adequadamente. Ou se um acordo de nível de serviço requer que seja feito o backup do conteúdo duas vezes por dia, o serviço pode não ser realizado satisfatoriamente se o conjunto de conteúdos for grande demais. Este artigo discute técnicas que você pode usar para fornecer a funcionalidade necessária de gerenciamento de conteúdos e manter um desempenho aceitável.Neste tópico, quatro níveis de armazenamento de conteúdo são discutidos:• Conjunto de sites• Site• Biblioteca• PastaEste artigo descreve os benefícios da organização de conteúdos em cada nível de armazenamento, discute como o desempenho pode diminuir conforme o número de documentos armazenados aumenta, e fornece recomendações para melhorar o desempenho quando grandes volumes deconteúdo estão presentes.

Nota:Embora os exemplos deste artigo sejam relevantes sobretudo para soluções baseadas no OfficeSharePoint Server 2007, as diretrizes prescritivas fornecidas aqui se aplicam tanto ao OfficeSharePoint Server 2007 quanto ao Microsoft Windows SharePoint Services 3.0.

Cenários típicos de gerenciamento de conteúdos emgrande escalaNormalmente, cenários de gerenciamento de conteúdos em grande escala são variantes de um dos seguintes cenários:• Ambiente de criação em grande escala• Arquivamento de conteúdos em grande escala

• Arquivamento de conteúdos em escala extremamente grandeAs descrições de cenário fornecidas aqui pretendem esclarecer o que queremos dizer com soluções em grande escala e oferecer exemplos que, esperamos, reflitam seus objetivos de gerenciamentode conteúdos.

Ambiente de criação em grande escalaEm um ambiente de criação em grande escala, um site pode conter uma biblioteca na qual os usuários editam de modo ativo 50.000 documentos ou mais em 500 pastas ou mais. A versão é ativada, e normalmente existem 10 ou mais versões anteriores de cada documento. O check-in eo check-out dos documentos são feitos com freqüência e os fluxos de trabalho são usados paracontrolar seus ciclos de vida. Vinte ou mais tipos de conteúdo podem estar em uso. Um banco de dados típico para esse tipo de site contém aproximadamente 150 gigabytes (GB) de dados. (Note que cada versão de um documento é armazenada separadamente no banco de dados). Normalmente, em um ambiente de criação em grande escala, 80% dos usuários do site sãoautores que têm acesso a versões principais e secundárias dos documentos, enquanto 20% dos usuários do site têm permissões somente de leitura e podem visualizar apenas as versões principais do conteúdo.Um site de ambiente de criação em grande escala pode ser baseado no modelo de site de Central de Documentos do Office SharePoint Server 2007, que inclui uma única e grande biblioteca de documentos e que é otimizado para criação em grande escala. Veja o site da Central de Documentos em h t t p:/ / t e c h n e t 2 . m i c r o s o f t . c o m/ O f f i c e / e n - u s / l i b r a r y /9 9 94 b 57 f - f e f 8 - 44 e 7-9 b f 9 - c a62 0c e2 073 4103 3.ms px #sec tion8 .

Arquivamento de conteúdos em grande escalaUm arquivamento em grande escala é um repositório de documentos em que os usuários estão visualizando documentos ou carregando novos documentos. Pouca ou nenhuma criação acontece no site. Há dois cenários principais de arquivamento em grande escala: base de dados de conhecimento e gerenciamento de registros.Em um site da base de dados de conhecimento, há apenas uma única versão da maioria dos documentos, então o site pode ser dimensionado para conter, facilmente, 1.000.000 de documentos ou mais. O conteúdo é normalmente armazenado em um único banco de dados de400 GB. Em um cenário típico, como o centro de suporte técnico de uma empresa, 10.000 usuários podem acessar o conteúdo, primariamente para lê-lo. Um subconjunto de usuários (3.000 – 4.000) carrega novos conteúdos ao site. Um site da base de dados de conhecimento pode ser baseado no modelo de site da Central de Documentos.Outro tipo de arquivamento em grande escala é uma central de registros, baseada no modelo desite da Central de Registros. Esse modelo de site contém recursos que você pode usar para gerenciar a retenção e a remoção de registros (documentos que servem de evidência das atividades ou transações realizadas pela organização e que devem ser retidos por um certo tempo). Similar a um site da base de dados de conhecimento, uma central de registros contém uma única versão de cada documento e pode normalmente conter 1.000.000 de documentos ou mais. Muito mais usuários enviam conteúdos a uma central de registros do que os visualizam ou lêem.

http://technet2.microsoft.com/Office/en-us/library/9994b57f-fef8-44e7-9bf9-

Arquivamento de conteúdos em escala extremamentegrandeSe a interface de usuário de um site é personalizada para remover operações de interface de usuário de recursos intensivos, tais como consultas de visualização complexa, um arquivamentode conteúdos em escala extremamente grande pode ser usado como uma biblioteca de referênciaou um repositório de conteúdo. Um arquivamento em escala extremamente grande pode conter até 10.000.000 de documentos distribuídos em 5.000 ou mais pastas. O banco de dados pode crescer até mais de três terabytes (TB).Em um arquivamento em escala extremamente grande, os usuários (50.000 ou mais) navegam primariamente nos conteúdos através de pesquisa. O conteúdo é enviado por um formulário de envio personalizado.

Conjuntos de sites: benefícios e limitações do armazenamento de conteúdosUm conjunto de sites tem o mesmo proprietário e compartilha configurações de administração. Cada conjunto de sites contém um site de nível mais alto e pode conter um ou mais subsites. Um conjunto de sites geralmente tem uma estrutura de navegação compartilhada.

Benefícios do armazenamento de conteúdos no mesmo conjunto de sitesOs sites de um conjunto de sites são geralmente inter-relacionados por propósito. Para maximizara usabilidade de sua solução, armazene todos os dados e conteúdos relacionados dentro de um único conjunto de sites. Os benefícios dessa opção incluem:• As colunas e tipos de conteúdo gerenciados em um conjunto de sites podem ser compartilhados

em todos os sites do conjunto de sites. Por outro lado, não há nenhum mecanismo automático para propagar tipos de conteúdo e definições de coluna por múltiplos conjuntos de sites.

• As políticas de gerenciamento de informação gerenciadas no conjunto de sites podem ser disponibilizadas para o conteúdo em todos os sites do conjunto de sites.

• O Office SharePoint Server 2007 atualiza automaticamente os links para arquivos renomeados ou movidos dentro de um conjunto de sites para refletir seus novos nomes ou locais. Por outro

lado, os links para documentos em outros conjuntos de sites não são atualizados.• Se o conjunto de sites está em um servidor que executa o Windows SharePoint Services 3.0, a

pesquisa só pode ser feita no conteúdo desse conjunto de sites. Se o conjunto de sites está em um servidor que executa o Office SharePoint Server 2007, o conteúdo pode ser pesquisado em múltiplos conjuntos de sites.

• Algumas visualizações no Windows SharePoint Services 3.0 e no Office SharePoint Server 2007 listam documentos de múltiplos sites dentro de um único conjunto de sites (por exemplo, uma visualização que enumera todas as tarefas atribuídas a um usuário em todo o conjunto desites). Além disso, os desenvolvedores podem criar consultas a bancos de dados entre sites dentro de um conjunto de sites, mas essas consultas não são suportadas em múltiplos conjuntos de sites.

• Cotas de conteúdo e outras cotas só podem ser gerenciadas no nível do conjunto de sites.

Limites do armazenamento de conteúdos no mesmoconjunto de sitesTenha em mente os seguintes limites quando planejar como alocar seu conteúdo em um ou mais conjuntos de sites:• Criar muitos subsites de qualquer site em um conjunto de sites pode afetar o desempenho e a

usabilidade. Limite o número de subsites de qualquer site para 2.000 no máximo.• Todos os sites de um conjunto de sites compartilham os mesmos recursos back-end. Em

particular, todo o conteúdo de um conjunto de sites deve ser armazenado no mesmo banco de dados de conteúdo. Devido a isso, o desempenho das operações de banco de dados — taiscomo fazer backup e restaurar conteúdo — vão depender da quantia de conteúdo de todo o conjunto de sites, do tamanho do banco de dados, da velocidade dos servidores que hospedamo banco de dados, e outros fatores. Dependendo da quantia de conteúdo e da configuração dobanco de dados, você pode precisar segmentar um conjunto de sites em múltiplos conjuntos de sites para atender acordos de nível de serviço para backup e restauração, taxa detransferência, ou outros requisitos. Está além do escopo deste artigo fornecer diretrizesprescritivas sobre o gerenciamento do tamanho e desempenho dos bancos de dados. Para mais informações sobre o planejamento da capacidade, veja o artigo Planejamento do desempenho ea capacidade (Office SharePoint Server) .

• Particularmente, mantenha sites extremamente ativos em conjuntos de sites separados. Por exemplo, um site da base de dados de conhecimento na Internet que permite navegação anônima pode gerar muita atividade no banco de dados. Se outros sites usam o mesmo banco de dados, seu desempenho pode ser impactado. Pondo o site da base de dados deconhecimento em um conjunto de sites separado com seu próprio banco de dados, você pode liberar recursos para outros sites que não terão mais que competir com ele por recursos de banco de dados.

Note que o Windows SharePoint Services 3.0 e o Office SharePoint Server 2007 têm uma série de recursos que mitigam a necessidade de seu departamento de TI restaurar conteúdos. A Lixeira e a Lixeira do Conjunto de Sites fornecem um mecanismo de dupla segurança para restaurar inadvertidamente os itens deletados. A versão de documentos também fornece uma rede de segurança para documentos perdidos porque suas versões anteriores ficam disponíveis. Para assegurar realmente a disponibilidade de versões anteriores, um administrador pode remover a permissão para deletar versões das permissões de autores; isso pode ajudar a garantir que as versões anteriores dos conteúdos estarão disponíveis sem ter que restaurá-las a partir do bancode dados.

Sites: benefícios e limitações do armazenamento de conteúdosUm site é o meio primário de organização de conteúdos relacionados no Office SharePoint Server2007 e no Windows SharePoint Services 3.0.

Benefícios do armazenamento de conteúdos no mesmo site• É mais fácil criar páginas que exibem visualizações de múltiplas bibliotecas e listas quando elas

estão no mesmo site.• A interface de usuário da navegação no site é otimizada para que seja fácil encontrar e navegar

em bibliotecas dentro do mesmo site.

• Você define e atribui permissões a grupos no nível do site.• Você pode definir um conjunto de tipos de conteúdo e colunas de site para uso em um site.

O site da Central de DocumentosO Office SharePoint Server 2007 inclui um modelo de site da Central de Documentos. Use esse modelo para criar um site otimizado para a criação e uso de grandes números de documentos. Para habilitar melhores práticas de gerenciamento de documentos, os sites baseados no modelode site da Central de Documentos têm recursos recomendados de gerenciamento de documentos que são habilitados por padrão, incluindo:• Recursos de navegação para ajudar autores a encontrar seu conteúdo.• Versões principais/secundárias ativadas.• São necessários o check-in e o check-out de documentos.• Múltiplos tipos de conteúdo habilitados.• Um Web Part de Documentos Relevantes que gera uma visualização personalizada de

documentos com check-out feito pelo usuário atual, criados por ele, ou modificados pela última vez por ele. Você pode configurar o Web Part para usar mais de um critério.

• Um Web Part de Futuras Tarefas que gera uma visualização personalizada de tarefas relacionadas a documentos e atribuídas ao usuário atual.

A indexação de colunas é uma técnica que ajuda a assegurar que uma visualização ou consulta retornará uma lista de itens no intervalo recomendado de 2.000 itens ou menos. Use a seguinte tabela para determinar as colunas certas a indexar para cada consulta que o Web Part deDocumentos Relevantes suporta:Se você configurar o Web Part deDocumentos Relevantes para...

Então, na biblioteca de DocumentosCompartilhados, indexe a seguinte coluna:

Incluir documentos modificados pela últimavez por mim

Modificado Por

Incluir documentos criados por mim Criado Por

Incluir documentos com check-out feito pormim

Check-Out Feito Por

Além de indexar colunas para melhorar o desempenho do Web Part de Documentos Relevantes,certifique-se de que a caixa de verificação Mostrar itens de todo o conjunto de sites não está selecionada quando configurar o Web Part em um ambiente de gerenciamento de documentos em grande escala.

Limites do armazenamento de conteúdos no mesmo site• Mais de 2.000 bibliotecas e listas em um único site vão degradar o desempenho.• Testes de usabilidade mostram que ter mais de 50 listas e bibliotecas na estrutura de

navegação do site torna mais difícil navegar no conteúdo usando a interface de usuário.

Bibliotecas: benefícios e limitações do armazenamento de conteúdosUma biblioteca de documentos é um local em um site contendo arquivos de um ou mais tipos de conteúdo. As bibliotecas de documentos são projetadas para gerenciar e armazenar documentos relacionados e permitir que os usuários criem novos documentos dos tipos apropriados.

Benefícios do armazenamento de conteúdos na mesmabiblioteca• É mais fácil para os usuários adicionarem novos documentos ou encontrarem documentos

existentes dentro de uma única biblioteca.• Muitas configurações de gerenciamento de documentos — tais como permissões, versão de

conteúdo e aprovação — são aplicadas no nível da biblioteca.• As visualizações criadas por meio da interface de usuário são ligadas a uma biblioteca

específica.• As políticas de gerenciamento de informação, tais como configurações de retenção e auditoria

de conteúdo podem ser aplicadas a uma biblioteca.

Limites do armazenamento de conteúdos na mesma biblioteca• O tamanho máximo recomendado para uma biblioteca é de 10.000.000 de documentos.• Para aplicar configurações exclusivas de gerenciamento de documentos ao conteúdo, tais como

versão ou checkouts necessários, o conteúdo deve estar armazenado em uma biblioteca separada.

• Se múltiplos tipos de conteúdo são usados em uma biblioteca e cada um deles tem uma oumais colunas de metadados que só se aplicam àquele tipo de conteúdo, as visualizações podem tornar-se confusas. Para atenuar esse problema, você pode associar cada tipo de conteúdo auma biblioteca separada.

• O desempenho das visualizações de conteúdo é degradado quando o número de itens visualizados excede os 2.000 itens. Os remédios para essa limitação são organizar o conteúdo da biblioteca em pastas, cada uma contendo 2.000 itens ou menos, ou criar visualizações queusufruem das colunas indexadas para retornar conjuntos de 2.000 itens ou menos (veja abaixouma discussão sobre o uso de colunas indexadas em visualizações).

Nota:Todo o conteúdo da página da Web em um site é armazenado em uma única biblioteca dePáginas nesse site, que contém todas as páginas de conteúdo da Web desse site. A limitaçãorecomendada de 2.000 itens ou menos por visualização ou consulta se aplica a bibliotecas dePáginas, além das bibliotecas de documentos.

Usando colunas indexadas para melhorar o desempenhodas visualizaçõesComo foi mencionado acima, o desempenho das visualizações será degradado se o número deitens exibidos exceder os 2.000. Uma técnica útil para limitar o número de itens a serem exibidos em uma visualização é indexar uma coluna usada na visualização, e depois filtrar a visualizaçãocom base nessa coluna, para que 2.000 itens ou menos sejam exibidos. (Uma coluna indexada é aquela de que o Office SharePoint Server 2007 mantém um registro para tornar mais eficientes as consultas relacionadas a visualizações).Por exemplo, se é improvável que mais de 2.000 itens em uma biblioteca sejam modificados em um período de sete dias, você pode indexar a coluna Modificado em uma biblioteca e depoisfiltrar uma visualização para que apenas os itens alterados nos últimos sete dias sejam exibidos. (Para isso, especifique que a coluna Modificado é menos que Hoje-7). Outro exemplo, se é

provável que cada autor crie menos de 2.000 itens, você pode indexar a coluna Criado Por edepois filtrar uma visualização para que os autores só vejam os documentos que eles criaram. (Para isso, especifique que a coluna Criado Por é igual a Por Mim).Os seguintes tipos de coluna podem ser indexados e usados para filtrar visualizações:• Única linha de texto• Múltiplas linhas de texto• Número• Moeda• Escolha• Data e Horário• Pesquisa• Sim/Não• Pessoa ou Grupo• CalculadoAqui estão outras considerações sobre a criação de visualizações filtradas por colunas indexadas:• Apenas uma coluna indexada pode ser usada em uma visualização.• Não crie filtros usando "Ou" para fornecer múltiplos critérios ao usar uma coluna indexada para

filtrar uma visualização.• Usar o recurso de Limite de Itens para modificar uma visualização não melhora o desempenho

desta.

Nota:Se um usuário tentar criar uma visualização que pode beneficiar-se do uso de uma colunaindexada, o Office SharePoint Server 2007 exibirá uma mensagem de alerta recomendando essaabordagem.

Pastas: benefícios e considerações doarmazenamento de conteúdosUma pasta é uma subdivisão nomeada do conteúdo em uma biblioteca, similar a pastas em um sistema de arquivos. O propósito primário das pastas é organizar o conteúdo para alcançar a funcionalidade esperada para a biblioteca. Por exemplo, se uma biblioteca tem a finalidade de fornecer especificações de produto, seu conjunto de pastas pode ser nomeado para cada área de recurso no produto ou para cada membro de equipe que escreve as especificações de produto.As pastas podem ser usadas para melhorar o desempenho da biblioteca. Dividindo o conteúdo entre múltiplas pastas, cada uma contendo 2.000 itens ou menos, as visualizações nas pastasterão um bom desempenho. Note que, para usufruir disso, as visualizações disponíveis dentro das pastas devem ser configuradas para mostrar apenas itens dentro das pastas (esse recurso está disponível na interface padrão de criação de visualizações do Office SharePoint Server 2007). Note ainda que, se as pastas contêm 2.000 itens ou menos, as visualizações não têm que ser filtradaspor colunas indexadas.

Resumo de recomendaçõesAqui está um resumo das recomendações para melhorar o desempenho em cada nível de armazenamento quando grandes volumes de conteúdo estão sendo armazenados:

Nível Limites de desempenho

Conjunto desites

2.000 subsites de qualquer site é o limite recomendado.O mesmo banco de dados de conteúdo é usado para todo um conjunto de sites.Isso pode afetar o desempenho em operações como backup e restauração.

Site 2.000 bibliotecas e listas é o limite recomendado.

Biblioteca 10.000.000 de documentos é o limite recomendado.2.000 itens por visualização é o limite recomendado.

Pasta 2.000 itens por pasta é o limite recomendado.

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