Modelagem de Processos - Metodologia
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O desenvolvimento da modelagem dos processos da instituição, permite o alinhamento e o compartilhamento do conhecimento dos requisitos de gestão
Megaprocessos - O mais alto nível de representação dentro da Instituição. Sua representação estabelece a cadeia de valor do empreendimento.
Processos Principais - É o primeiro nível de representação dos processos que nos permite visualizar o conjunto de funções organizacionais a serem executadas.
Subprocessos - É um nível de detalhamento dos processos que possibilita compreender em detalhe o modelo de gestão e suas práticas requeridas.
Transações de Negócio - Um conjunto completo de atividades automatizadas ou manuais necessárias para atender a um ou mais cenário do negócio.
Atividades - Unidade de trabalho realizada por uma pessoa, num local, em um determinado tempo, com o emprego de tecnologia (equivale a uma transação sistêmica) .
Megaprocessos
ProcessosPrincipais
Subprocessos
Transaçõesde negócio
Atividades
Hierarquia
Deveremos definir a cadeia de valor (mega-processos) e em seguida os processos principais e sub- processos
Modelagem da
Hierarquia
Modelagem da
Hierarquia
Construção do modelo operacinal
Construção do modelo operacinal
Construção dos sub
processos
Construção dos sub
processos
Validação mega e
processos principais
Validação mega e
processos principais
TreinamentoTreinamento
Desenho preliminar dos mega e principais
Desenho preliminar dos mega e principais
Definição da cadeia de processos
Definição da cadeia de processos
MegaProcessos
ProcessosPrincipais
Subprocessos
Transaçõesde negócio
Atividades
Hierarquia
Os mega processos, os processos principais e os sub processos representam o modelo de negócio da empresa
Mega Processos
Processos Principais
Sub Processos
Modelagem Hierárquica de Alto Nível
Cadeia de Valor
Funções Organizacionais
Práticas de Negócio
Requisição ao Pagamento
QualificaçãoFornecedores
ConsolidaçãoNecessidades
Aquisição Pagamento
Marketing& Oferta
Exemplo
IdentificarOportunidadese Necessidades
Mega Processos e Processos Principais
Uma representação estruturada e única auxilia a visualização do modelo de negócio por todos da organização
Exemplo
Mega Processo
Processos Principais
Sub-Processos
À partir dos sub processos, selecionar um grupo para desdobrá-los no modelo operacional – transação de negócio e atividades
Modelagem da
Hierarquia
Modelagem da
Hierarquia
Construção do modelo operacional
Construção do modelo operacional
Construção dos sub
processos
Construção dos sub
processos
Validação mega e
processos principais
Validação mega e
processos principais
TreinamentoTreinamento
MegaProcessos
ProcessosPrincipais
Subprocessos
Transaçõesde negócio
Atividades
Hierarquia
Requerimentos do cliente; Fatores Críticos de Sucesso (FCS); Inputs / Outputs; Duração / Periodicidade; Custo; Pessoas (cargos, quantidade e qualificação); Tecnologia de suporte (relatórios, sistemas e
equipamentos); Indicadores de Performance; Oportunidades de Melhoria.
Modelagem de Processos Atributos do processo
A definição dos atributos dos processos definirá o grau de detalhamento adequado para a Souza Cruz
Exemplo
Modelagem de Processos
Modelagem de Processos: Objetivos
Apresentar uma metodologia de documentação de processos de negócios a fim de garantir:
Padronização Facilidade na documentação Facilidade de leitura Compreensão por todos
Homogenizar o conhecimento entre todos membros da equipe
Criar ‘standard’ de documentação para garantir que os processos documentados sejam feitos de forma completa
área funcional
área funcional
Fornecedores
insumos
Produtos
Serviços
processos
área funcional
insumos
insumos
Comunidade
A interação entre os processos de negócio e as áreas funcionais possibilita a identificação das lacunas na
configuração dos recursos atuais.
Modelagem de Processos: Aplicabilidade
Exemplo
Mega Processo
Processo Principal
Sub-processo
Transação de Negócio
Atividade
O desdobramento da hierarquia de processos facilita o entendimento do fluxo das atividades e habilita a Instituição a identificar como são produzidos os resultados.
HierarquiaHierarquia
de processode processo
Fluxo
Modelagem de Processos: Aplicabilidade
Exemplo
A definição de competências organizacionais será baseada na hierarquia de processos
Mega
Principal
Sub
Transação negócio
Cargo Comp. indi
Comp. posição
Comp. Requer.
PROCESSOS
Função
Grupo deatividades
COMPETÊNCIAS:
- Conhecimentos
- Atitudes
- Habilidades
Atividade
O modelo estabelece parâmetros de avaliação objetiva do corpo de funcionários e direciona suas ações para produzir valor para a comunidade e para a Instituição como um todo.
Modelagem de Processos: Aplicabilidade
Exemplo
O que é um processo ?
“Uma específica ordenação das atividades de trabalho através de tempo e espaço, com um início, um fim, e claramente definidos os Inputs e Outputs.”
“Os processos de negócio são a estrutura na qual a organização fisicamente faz o que é necessário para produzir valor para seus clientes (internos e externos)”.
Modelagem de Processos: Conceito
Modelagem dos Processos de Negócio: Abrangência
Pessoas
Processos Tecnologia
ImplementaçãoQuestões a Responder ?
Produtos
• Como vamos trabalhar?• Como o modelo de
processos pode auxiliar nos trabalhos de “IT Validation” ?
• Mega Processos• Processos Principais• Sub-Processos (parcial)• TN´s (parcial)• Atividades (parcial)• Integração do modelo com
o trabalho de IT Validation
Modelosexistentes
Conhecimento dosmembros do time
• Cenários• Scripts• Configuração • Desenvolvimento
• Treinamento• Documentação de uso• Mudanças no negócio
• Visão
• Sumário
Modelagem de Processos
O que fazer ?
Como fazer ?
Quando fazer ?
Qual nível de detalhe utilizar ?
Modelagem de Processos Conceitos a serem trabalhados
Hierarquia de Processos Mega, Principal, Sub-processos, Transações de negócios, Atividades.
Diagrama de Contexto Agentes externos Fluxo de informações
Decomposição de Processos Ciclo de vida Âmbito dos processos
Atributos dos processos
Eventos de NegócioExternos x TemporaisAlto nível x Discreto
Transações de Negócios Atividades Atributos das atividades Fluxo de dados
Modelagem de Processos Conceitos a serem trabalhados
Hierarquia na Hierarquia na modelagem de modelagem de
processosprocessos
Megaprocessos - O mais alto nível de representação dentro da Instituição. Sua representação estabelece a cadeia de valor do empreendimento.
Processos Principais - É o primeiro nível de representação dos processos que nos permite visualizar o conjunto de funções organizacionais a serem executadas.
Subprocessos - É um nível de detalhamento dos processos que possibilita compreender em detalhe o modelo de gestão e suas práticas requeridas.
Transações de Negócio - Um conjunto completo de atividades automatizadas ou manuais necessárias para atender a um ou mais cenário do negócio.
Atividades - Unidade de trabalho realizada por uma pessoa, num local, em um determinado tempo, com o emprego de tecnologia (equivale a uma transação sistêmica) .
Megaprocessos
ProcessosPrincipais
Subprocessos
Transaçõesde negócio
Atividades
Hierarquia
Hierarquia na modelagem de processos
Hierarquia na modelagem de processos Exemplo
Mega Processo
Processos Principais
Sub Processos
Transações de Negócio
Atividades
Vender eDistribuir
Distribuir osprodutos
Gerenciar ocliente
Processaro pedido
Verificar adisponibilidade
Efetuara venda
Efetuaro pedido
Revisar as informaçõesdo clienteReceber o pedido Lançar as
informações
Revisar o pedido Configurar o pedidoCriar o pedido Checar o crédito
DiagramaDiagramadede
ContextoContexto
Diagrama de ContextoExemplo
Solicitação de inf. complementares
Resposta ãs informações
Controles Manuais
Pedidos de compra
Atualização Contábil
Autorização de pagamento
Atualização de caixa
Recebimento da documentação
Solicitação de autorização(E-mail, ao invés de cópias)
Cheques
Respostas ao andamento
Consulta do status de pagamento
Faturas
On-line com o banco
Depto.Internos
Banco Financeiro/Contábel
Fornecedores
Contas a
Pagar
Diagrama de Contexto
Definição: Uma representação Gráfica das interfaces e fronteiras da área a ser investigada. O diagrama de contexto representa o relacionamento com os agentes externos do processo, e os principais inputs e outputs do mesmo. O diagrama de contexto inicial (nível 0) não representa, e não deve fazê-lo, todos os detalhes de fluxo de dados.
Técnica Desenhe a caixa de processo no centro da página. Identifique os principais agentes externos involvidos no envio e recebimento das
informações relativas ao processo principal. Tipicamente são Clientes, Fornecedores, controles, sistemas externos à organização, unidades de negócio e outros processos principais.
Identifique o fluxo de dados principal entre os agentes externos e o processo principal. Denomine e defina a direção da informação (deve ser considerado mais de uma informação).
Diagrama de Contexto
Convenções:
As inter-relações entre os agentes externos não são demonstradas;
Usuários, operações do sistemas, ou pessoas dentro dos processos não são demonstradas;
Dados/fluxo de materiais devem compor os fluxos.
Agente Externo
Definição:
Uma ação, área de negócio, aplicação ou outro processo fora do escopo em estudo, no qual haja uma interação ou troca de informações ou materiais.
DecomposiçãoDecomposiçãodosdos
Sub-ProcessosSub-Processos
Decomposição dos Processos
Vender eDistribuir
Distribuir osprodutos
Gerenciar ocliente
Processaro pedido
Verificar adisponibilidade
Efetuara venda
Efetuaro pedido
Revisar as informaçõesdo clienteReceber o pedido Lançar as
informações
Revisar o pedido Configurar o pedidoCriar o pedido Checar o crédito
Use somente quantos níveis foram necessários para comunicar e compreender o fluxo de processos.
Exemplo
Abordagem de decomposição de processos
Ciclo de vida do processo
Âmbito do Processo
Combinação de abordagens
Usando o ciclo de vida do processo para identificar sub-processos
Planeje
Adquira
Use
Monitore
Disponibilize
Âmbito do Processo
Definição:
Representação da abrangência (ex., Clientes, Mercados,
Fornecedores, Segmentação geográfica, canias de
distribuição, linha de serviços e de produtos) que afetam o
fluxo do processo.
Âmbito do ProcessoExemplos
Clientes Uma empresa de cartão de crédito segmenta seus serviços em
pessoas físicas e jurídicas. E sub-divide as pessoas físicas em termos de faturamento e rentabilidade de conta.
Mercados O processo de desenvolvimento de produtos deve responder a
diferentes características para atender às necessidades diferenciadas dos mercados consumidores.
Fornecedores O suprimento de matérias-primas deve ser diferenciados
quando suprido de uma outra áres de negócios da empresa em contrapartida a um fornecedor externo à organização.
Geografia
Transações devem variar entre países em função das
regulamentações governamentais ou língua.
Canais de Distribuição
O Processamento de pedidos de exportação devem diferir dos
pedidos domésticos em função de cartas de crédito
requeridas para as exportações.
Linha de Serviços e de Produtos
Alguns produtos requerem produção e montagem interna,
enquanto outros podem ter parte, ou sua totalidade,
terceirizada.
Âmbito do ProcessoExemplos
Abordagens Combinadas
Typ e n am e h ereTyp e title h ere
Typ e n am e h ereTyp e title h ere
Typ e n am e h ereTyp e title h ere
Typ e n am e h ereTyp e title h ere
Typ e n am e hereTyp e title h ere
Type n am e h ereType title h ere
Typ e n am e h ereTyp e title here
Type n am e h ereType title h ere
Typ e n am e h ereTyp e tit le h ere
Typ e n am e h ereTyp e tit le h ere
Typ e n am e h ereTyp e tit le h ere
Typ e n am e h ereTyp e title h ere
Abordagem pelo ciclo de vida do processo
Abordagem pelo âmbito do processo
AbordagemCombinada
Requerimentos do cliente; Fatores Críticos de Sucesso (FCS); Inputs / Outputs; Duração / Periodicidade; Custo; Pessoas (cargos, quantidade e
qualificação); Tecnologia de suporte (relatórios, sistemas
e equipamentos); Indicadores de Performance; Oportunidades de Melhoria.
Modelagem de ProcessosAtributos dos Sub-processos
EventosEventosdede
NegócioNegócio
Evento de Negócio
Definição:Alguma coisa que acontece no qual a organização ou seus processos principais devem reagir de forma pré-planejada.
Solicitação de inf. complementares
Resposta ãs informações
Controles Manuais
Pedidos de compra
Atualização Contábil
Autorização de pagamento
Atualização de caixa
Recebimento da documentação
Solicitação de autorização(E-mail, ao invés de cópias)
Cheques
Respostas ao andamento
Consulta do status de pagamento
Faturas
On-line com o banco
Depto.Internos
Banco Financeiro/Contábel
Fornecedores
Contas a
Pagar
Existem dois tipos de eventos de negócio:
– Eventos Externos• Uma ação por um agente externo que provoca
uma reação de forma pré-planejada da organização. A ação é reconhecida pelo fluxo de entrada de dado.
– Eventos Temporais• A passagem do tempo provoca uma reação de
forma pré-planejada da organização.
Evento de Negócio
Eventos de Negócio Exemplos
Eventos Externos Pedido de cliente Solicitação de cotação de cliente Envio de pagamento Solicitação de status de informação Modificação de pedido Cancelamento de pedido
Eventos Temporais Momento de enviar relatórios Momento de refazer o seguro Momento de verificação de pedidos em atrazo Momento de verificação dos investimentos
Eventos de Negócio Discreto
Um evento de negócio que não possa ser sub-dividido
em outros eventos que tenham respostas
significativamente diferentes
Eventos de Alto nível x Discretos
Clientes efetuam um pedido
Clientes efetuam um pedido de papel Report para ser enviado à França
Quanto específico deve ser um evento ?
O suficiente que demonstre que a organização reaja de forma diferente.
Exemplo
Por que especializar eventos ao nível discreto ?
Technology
People
Process
Pessoas:Papeis e responsabilidadesNecessidade de treinamento
Processos:Manuais de procedimentoSimulações dos processos
Tecnologia:Aplicabilidade do sistema
IMPLEMENTAÇÃO
Especializando Eventos
Pergunte: Quem, O que, Quando, Onde, Porque e, Como…os eventos de negócio se inter-
relacionam com os processos; Foque nas respostas que impactem significamente
os processos; Priorize baseado no grau de impacto nos
processos.
Eventos x Atividades
A1 A2 A3 A4 A5 A6 A7 A8
E1
E2
E3
E4
E5
E6
X X
X
XX
XXX
X
X X
XX
XX XX
X
Eventos Discretos
Atividades
Transaçõesde
Negócios
TransaçõesTransaçõesdede
NegócioNegócio
Transações de Negócio
(gatilho)
Definição:
Um conjunto completo de atividades automatizadas ou manuais necessárias para atender a um ou mais eventos do negócio.
Atividade 2 Atividade 3Atividade 1Eventos de Negócio
Output
Transações de Negócio
‘Gatilho’
Definição:
A forma na qual se percebe que um evento ocorreu. A ponte entre a ocorrência de um evento e uma transação de negócio (instrumento do evento).
Contexto
Evento de Negócio - Cliente coloca Pedido
Transação de Negócio - Criação da ordem Exemplos
Potenciais Gatilhos Incluem: Cliente envia fax Cliente envia pedido por EDI Pedido é recebido pelo correio Cliente liga para representante da conta
Atributos da Transação de Negócio
ResultadosGatilhos Atividade 3Atividade 1
Eventos de Negócio
Produto
Transações de Negócio (TN)
Insumos
Requisitos
Expectativas e Resultados esperados
pelo Cliente da TN
Entradas• Materiais• Informações• Documentos
• Funcionais• Técnicos Obs: FCS
• Atos (externos / internos)• Temporais• Outras TN
Saídas• Resultados gerados na própria TN• Produtos Enviados
QUEM
REGRA
FLUXO
Atividade 2
QUANDO
QUEM
Decomposição de ProcessosExercício
Separação em grupos por Sub-
ProcessoSelecionar 1 Sub-ProcessoDecompor em Transações de
NegócioSelecionar 1 Transação de NegócioDefinir os Atributos da Transação de
NegócioApresentar para a equipe
Decomposição Decomposição emem
AtividadesAtividades
Relembrando o conceito de Atividade
Megaprocessos - O mais alto nível de representação dentro da Instituição. Sua representação estabelece a cadeia de valor do empreendimento.
Processos Principais - É o primeiro nível de representação dos processos que nos permite visualizar o conjunto de funções organizacionais a serem executadas.
Subprocessos - É um nível de detalhamento dos processos que possibilita compreender em detalhe o modelo de gestão e suas práticas requeridas.
Transações de Negócio - Um conjunto completo de atividades automatizadas ou manuais necessárias para atender a um ou mais cenário do negócio.
.
Atividades
Megaprocessos
ProcessosPrincipais
Subprocessos
Transaçõesde negócio
Hierarquia
Unidade de trabalho realizada por uma
pessoa, num local, em um determinado
tempo, com o emprego de tecnologia
(equivale a uma transação sistêmica)
Detalhando as Atividades: Atributos
Pergunte: O que: trabalho a ser feito; Quem: “pessoa responsável” (pode ser o cargo); Onde: local de execução – se relevante; Quando: Tempo de resposta; Como: Emprego de tecnologia (TI ou Papel);
Descreva a totalidade de atividades, inclusive as que
ocorrem automaticamente sem a intervenção das
pessoas.
ProcessosProcessosIntegradosIntegrados
eeCenários deCenários de
NegócioNegócio
Processo Integrado
O processo integrado é uma perspectiva completa (começo ao fim) de um processo principal. O processo integrado é composto por multiplas transações de negócio e sub-processos através das fronteiras funcionais.
Exemplo:
Processo principal: processamento do pedido Solicitação de um pedido Venda Produção Distribuição
Processo Integrado
Transação de Negócio 1=
Transação de Negócio 2
Transação de Negócio 3
Cenários de Negócio
Mega
ProcessoPrincipal 1
Transaçõesde Negócio
ProcessoPrincipal 2
ProcessoPrincipal 3
Transaçõesde Negócio
Transaçõesde Negócio
P R O C E S S O S I N T E G R A D O S
Transaçõesde Negócio
Transaçõesde Negócio
Transaçõesde Negócio
Transaçõesde Negócio
Transaçõesde Negócio
Transaçõesde Negócio
Cenários de Negócio
Área deNegócios
Grupo deCenários
Processos
Mega
ProcessoPrincipal 1
Transaçõesde Negócio
ProcessoPrincipal 2
ProcessoPrincipal 3
Transaçõesde Negócio
Transaçõesde Negócio
P R O C E S S O S I N T E G R A D O S
Transaçõesde Negócio
Transaçõesde Negócio
Transaçõesde Negócio
Transaçõesde Negócio
Transaçõesde Negócio
Transaçõesde Negócio
Abordagem na Modelagem de Processos
Definição/Confirmaçãoescopo do processo
Definição dossub-processos
Documentação dastransações de negócio
e atividades
Definição dosrequerimentos de dados
• Identificação dos eventos (alto nível)
• Identificação dos agentes externos
• Ciclo do processo• Identificação do âmbito• Oportunidades de melhoria (SWOT)
• Modelagem do fluxo• Decomposição dos eventos (5W 2H)
• Analise das atividades
Modelagem de dados
Cadeia de ValorDiagrama de Contexto
Decomposição dos processosAtributos dos processos
Árvore de eventosFluxo das transações de negóciosAtributos das AtividadesManuais e Procedimentos
Modelo de dados
Passos Técnicas Produtos