MODELO DE PLANEJAMENTO DE EVENTOS

CapaSumário

Etapa da Concepção1. Introdução

Descrever a idéia principal do evento; o reconhecimento de suas oportunidades e necessidades; as alternativas para supri-las; as estimativas de tempo e recursos necessários; o estabelecimento das diretrizes; as coletas de informações a respeito da empresa, participantes, patrocinadores, parceiros, apoiadores, entidades e outras instituições que possam estar relacionadas ao evento e ainda a estimativa dos resultados desejados.

Etapa do Pré-Evento2. Análise da viabilidade do evento

2.1 Objetivos do evento2.2 Definição do público-alvo2.3 Estratégias gerais do evento

2.3.1 Análise das variáveis ambientais2.3.2 Análise dos concorrentes 2.3.3 Definição de local2.3.4 Definição de data e horário2.3.5 Estratégia de divulgação/comunicação

2.4 Análise da matriz PFOA2.5 Coordenação do evento

3. Tema do evento

4. Objetivos e justificativas

5. Classificação do evento5.1 Por área de interesse 5.2 Em relação ao público-alvo5.3 Por abrangência5.4 Por frequência5.5 Por dimensão

6. Tipologia do evento

7. Local do evento

8. Data, horário e duração do evento

9. Público-alvo e previsão de participantes

10. Programação do evento

11. Recursos materiais 11.1 Material de expediente 11.2 Material de participante11.3 Equipamentos em geral11.4 Mobiliário 11.5 Material de higiene e limpeza11.6 Material de segurança e proteção11.7 Medicamentos de primeiros socorros e emergência11.8 Materiais diversos

12. Recursos humanos12.1 Contratação de profissionais especializados 12.2 Uniformes 12.3 Alimentação dos profissionais12.4 Treinamento dos profissionais

13. Prestação de serviços e fornecedores Planejamento de Eventos Profs. Carlos Eduardo Lourenço e Marcelo Simioni

12.5 Contratação de empresas prestadoras de serviços e fornecedores

14. Taxas, impostos, tributos e comissões

15. Alvará e autorizações 16. Comercialização do evento

16.1 Captação e prospecção de recursos 16.1.1 Patrocínio, apoio e parcerias 16.1.2 Doações e auxílios governamentais

16.2 Comercialização de espaços e anúncios 16.3 Comercialização de produtos e merchandising 16.4 Taxas de ingressos, inscrições

17. Estratégia de comunicação 17.1 Convite17.2 Assessoria de imprensa

17.2.1 Press-release17.2.2 Press-kit

17.3 Meios de comunicação 17.3.1 Rádio, TV, Jornal, Revista17.3.2 Cartazes, Folders, Mala Direta17.3.3 Site17.3.4 PDV17.3.5 Outros meios

17.4 Outras ações

18. Orçamento – Análise de despesas e receitas 18.1 Fluxo de Caixa – Cash Flow18.2 Orçamento geral

19. Cronograma do eventoEtapa do Trans-Evento

20. Execução e operacionalização do evento20.1 Serviço de secretária 20.2 Serviço de recepção 20.3 Sala de recepção ou sala Vip20.4 Sala de imprensa20.5 Infra-estrutura interna20.6 Infra-estrutura externa20.7 Cerimonial20.8 Pesquisa de opinião20.9 Check-list

Etapa do Pós-Evento21. Análise de resultados

21.1 Questionário de avaliação21.2 Pagamentos de profissionais e empresas prestadoras de serviço21.3 Devolução de materiais para a empresa contratante21.4 Desmontagem dos equipamentos21.5 Divulgação Pós-evento21.6 Balanço financeiro21.7 Avaliação de resultados

22. Considerações finais

AnexosBriefingOrçamentosContratos

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