Cópia não autorizadat'

________ 1 OUT 19S8 I NBR 10519Critérios de avaliação de documentosde arquivo

ABNT·AssoclaçãoBrasileira doNormas Técnicas

Seoe:RIode..lct'o9l'oAV.lremdeMalo,13·28'0fldaICEP200()3·~·Cob\oPostall6aORIo de Joneko· RJ

lel.:pM)(021)210-3122Telex: (021) 34333 ASNT • BR

~l~'Na1MArOCNlCA Procedimento

Origem: Projeto NB-965/1982CB-14 - Comitê Brasileiro de Finanças, Bancos, Seguros, Comércio,Administração e DocumentaçãoCE-14:004.02 - Comissão de Estudo, de Destinação de Documentos deA~u~o I', ~NBR 105t~ -'~ppralsal proceedings for archlval materiais - ProcedureDescrlptors: Document appralsal. ArchiveReimpressão da NB-965, de SET 1985

CoP'f1'o\1lICl99UNM -AlISOCbÇOo 1lr0S.\elt0~NomlOlléai:OSPllntOO In BlCl!1/

~/l'sono8fOSIlOÓOl ot<*9nos 19S0IVOdOl

Palavras-cI1ava: Avaliação de documento. Arquivo}5 páginas

SUMÁRIO

10blétlvo2 DOCtlmento complomonlar

3 Definiçl'>eA

4 Condições gerais

5 VaJOfação dos documentos

6 Documentos de guarda pemla9ente7 Docuroontos de guardntemporária

8 Docurmnlos de guarda evt'.lnluru

9 Recommdaçôes

1 Objetivo

1.1 Esta Normé lixa as condições exiglveis para a racionali­

zação d06 arquivos brasileiros, públicos eprtvados, estabele­

coodo pnoc13itos capazes de orientar aação dos responsáveispela análise esoleção de documentos, com vislas à fixaçãode prazosparasuaguardaoueliminação.

1.2 Alcançado o objelivo, destacam-se corno resultado:

a) redução, ao essencial, da massa documental dos

arquivos;

b} aumento do Indica de recuperação da informação:

c) garnnlia de condições do conservAção da dOGurnen­

tayão de valor pOlfnanente;

d) orientação no processo de produção documental, bem

como no emprego de suportes adequados par a ore·

gistro da informação:

e) conquista de espaço ffs\co e redução de peso;

f) rnelllOr aproveitamento de recursos humanos e ma­teriais.

2 Documento complementar

Na aplicação desta Norma é nocossário consultar:

N8R 9578 - Arquivos - T errninologla

3 Definições

Os termos técnicos utilizado~ nesta Norma estão oelinidos

de 3.1 a 3.3 e são complernentados ~Ios teImas definidos naNBR9578.

3.1 Amostragem

Método de seleção que permite deternlinar o grau de repre­

sentatividade de um conjunto documental, segundo critério

geográfico. alfabético. Ilumérico e/ou cronológico.

3.2 Suporte

Base flsico-quírnica do documento na qual se encontra regis­

trada a informação.

3.3 Tipo de documento

Designação indi'lidualizllda d() espécies de l1oculllel11o

/

/_...../ 206""00 '"t~"'".....

(. NBR 10519/1988

4 Condições gerais

Pela dificuldade de se estabelecer procedimentos por demaisenvolvidos emjullos de valor, os critérios Indicados a seguIr

são epcnas princípios gerais. É importante, também, salientar

que o trabalho de avaijação, por razões nletodológicas, pres­

supõe a definição dos nlveis organizacil=mais de inslltulção

(poreKerllplo: departamento, divisão, serviço, etc.) em fun­

ção dos quais serào elaborados e aplicados critérios de ava·

liação. Assim, no âmbito de uma Instituição determinada, o

trabalho de análise e seleção dos doCumentos será efetuado

nos arquivos correntes relativos a cada unidade organiza·

dona Ique a compoÕe. Com esse procedimento, serão alcan·

çadO$critérios refnren1es ao coojuõltO de documentos da In51i·

tuiçAocomo um todo.

4.1 Estágio em Que 98ve ser real ludl'lB8vllliação

4.1.1 A partir da toorla das três idades, é no arquivo corrente

que se eletiva a aplicação <kl critérlo$ de avaliação para

distinguir não só 00 documemos de eventtlal valor, naturalmentede eliminação sumária, como aqueles que detêm valorintor­

mativoouprobatório, razão pela qual deverão ser transfertdosaO arquivo Intemlediárlo para aguardar a data de recolhi­mentoou de ellmlnação. Doosalonna, osdocumentos a serem

transferid06 Já devem 9Atarprevlamente selecionados. Cum­

pre assinalar eerlundament.o.l, para avaliação, que 06 docu­

mentos sejam clBssttlcados. Em caso contrário, o trabalho

59 tornará Impraticável.

4.1.2 No quo so refere li transferência, ela é sempre uma

operação de passagem dos docurnent06 de arquivo corrente

de um 6rgão, acompanhada de IIstagem, visando li Rua

concentração no arquivo Intermediário. Quanto ao recolhi­

mento. Quanto ao moo~llrnento.tratIHle dó operação de pas­

sagem dos documentos, acompanhada de IistagAm, do ar·

qulve lntennodi1lÍo (nlfll o IJfqulvo permanente.

4.1.3 Todavia. para ser efetivada a avaliação no arquivo cor·

rente, torna-se lundam&11 k'lJ destacar carncterlsti~ ~4aoosdo arquivo. Nesse sentido registre-Sê: '

a) arquivo corronte . documentos de caráter técnico o

adminiRtralivo, objeto de consulté\8 freqüentes por

parte do 6rgão quo o constituiu;

. b) arquivo Intermediário - documentos de uso não (re­

qüente. oriQinários de arquivos correntes, que devem

aguardar <klslinação final em depósito temporário;

c) arquivo pennanente - documentosdo guarda definitiva,em decorrência do seu valor probatório e informativo.

4.1.4 Nesse lIem merecem realce também aspectos do

documento de arquivu, da translerência 9 do recolhimento.

4.1.5 Quanto 80 dOCUllHHllo de arquivo, aquele produzido e

recebido por UIna 11OOSOa. deve ser lembrado que ele integra um

conjunlo arqulvfstco.

4.2 Competência para avaliar

A complexidade e abraIlgêncía de conhecimentos exigidos no

processo de avaliação de documentos ele arquivo requerem.

para o estabelecimento de critérios de valor. a convocação de

pessoas ligadas a calegorias profissionais diversas. Uma das

justificativas para essa exigência verilica-se quando danecessidade de identificação do vator primário e secundário

dos documentos. Nos documentos de valor primário estãocompreendidos os que Interessam primordialmente às Ins­

tituições das qualsse origirlam, portarem valor administrativo

(testemunho da política, métodos de trabalho, produção, etc.).

da Instituição, valorjurfdicooulegal (proteção de direitos), valorliscal (controle contábil, orçamentário e tributário, ete), Jácomo documentos devalorsecundário são apontados aqueles

cuja importância decorre do interesse dos usuários, prin·

clpalmente posquisadores de todas as categorias profissio­nais. Assim sendo, para a incumbência de avaliar, devem ser

constlturdas equipes técnicas integradas por.

a) arquivista ou responsável pela guarda da docurnen­

tação;

b) autoridade administrativa conhecedora da estrutura e

do funcionamento da inslill.lição a que esteja subordi­

nada. a unidade orgânica responsável pela guarda dadocumentação;

c) profissional da área Jurídica;

d) profissionais ligados ao campo abrangido pela natu­rezado acervo objeto da avaliação (historiador, eco.nomlsta, sociólogo, etc.);

e) profissional da área de ootatlstica, quando da aplicaçãode métodos de amostragem.

4.3 A.pecloa de amostl'1'tgen1

A amostragem é utilizável quando há necessidade de se

manter, do forma definitiva, parte de um conjunto volumosode documentos que, por seu valor Informativo e caracteris­

IIcas elctr(nsecas, justificam sua yuarda. A amostra, repre­90nlatlva doconJunto documental, deve resultar:

8) de um estudo quantitativo e qualitativo dos documentos;

b) da escolha criteriosa de um método de amostragern

que melhor so aplique ao conjunto documental ana­lisado.

4.4 Tabela de temporalldade

4.4.1 Realizada a análisa da documentação, impõe-se a

elaboração da tabela de temporalidade, registro esquemático

do ciclo de vida documental da instituição, aprovada pela

autoridade competente, que determina o prazo em que os

documentos devem Sér mantidos no arquivo corrente,transterldos ao arquivo intermediário, além de estabelecer

critérios para microfilmagem, eliminação ou recolhimento ao

arquivo permanente.

4.4.2 Os resultados da aplicação desse instrumento de

destinação de documentos são 0$ seguintes:

a) facilidade para dislingulr os documentos de ar­

mazenamento temporário dos de guarda pe rmanenle;

b) eliminação imediata da documentação cUja

guarda não se justifiljue con)o, por exemplo, as cópias,desde Que elas não sejam os únicos exemplares no

órgão;

//...........• Cópl"Oo ",""Izad,

NBR 1051911988, . ~

c) racionalização, principalmente em termos econômI­cos, das atividades de transferência e recolhimento;

d) obtenção de base para elaboraçAo~ 'tf4ro programadedestinação. l..

4.4.3 Entre as recomendações cablveis no uso da tabela de

temp<.>ralitlade. destacam-se:

a) aprovação por dirigentedo óryão situado no escalão

superior da instituição;

b) atualiz.ação da tabela em conseqOênclada produçãode novos doc\..'mentos ou supressão de outros, beMcomo de alterações na estrutura administrativa do

6fgão;

c) aplicação da tabela em relação a documentos cujascaracterfsticas se assemelham a casos anteriormente

definidos;

d) tabulação de dados visando a apurar a percentagemde documentos 9 suas respectivas formas de desti­

M(ão;

e) evitar o uso de siglas cula denomlnnção correspon­dente não cons1e na tabela:

f) êlllboraçãode relatÓrio, justiflc81ldoos ctltérios adotados,tx.m corno as modafidadêS de destinaçãopropootas:

g) dados a serem Inclurdos nlllabeia:

- órgão(s) a que O$tó.subordinada a unidade de a~ui­'10;

- Unld800 orgânica de arquivam9rtto;

- tipos e t\9suntM dos documentos avaliados;

• datas·lirnites;

- 4uantldMO, óo proforêncla, em metros lineare5;

• freqüênCia de consultas (por mês alou por ano);

- prnzosde retenção nas lases de arquivamento (cor­rOflte e intermediário);

- rnicrofilrnagem, so for o caso.

5 Valoração dos documentos

Sendoossa IMe a da aplicação de critérios deavali ação ,será

útil a indicação de alguns conselhos, ae nattJreza prática,destinadoS a orientar o complexo lrabaltlo de análise e seleção

de documentos de arquivo. Nesse sentido, pode constituir

orientação a lJusça de respostas às perguntas formuladas em5.1 e5.2.

5.1 Quanto ao valor administrativo:

o) qUlll a freqüência de consultas ao docUtllfllllo?

o) os documentos são originais?

c) e/(istem, noórgão, cópias do documento analisado?

___ '•• ···A.· .•_._.~ •.••. _

3

d) os documentos contêm Informações que podem serrGCuperadas sob a forma de rooumos estatfsticos ou

cecspituladas em outros documentos?

e) a razão de ser da emissão do documento já loi aten­dida?

f) a inlorrnaçdo nele conllda já atendeu soseu objetivo?

y) poderá o documento ser consultado aindapara instruir

prova de direito da administração pública, da empresaou de terceiros?

h) será o documento nMessarlo s6 para a fase admi­

nistrativa ou contém 8$ mesmas Informações sobre a

história e desenvolvimento do órgão?

i) o documentose refere às rotinas ou às diretrizes da

institulção?

j) é o documento essencial ao conhecimento da orga­

nização e funcionamento do órgão?

k) é o documento essencial à compressão das leis, regu­

lamentos e outros atos legais que regem o funciona­

menlodo6rgão?

I) os documentos contém informações sobre a poBllca,

as atividades ,o processo declsóriodo órgão?

m) os documentos foram produzidos por uma unidade

administrativa que desenvolve atividade-flm?

n) os documentos apresentam lacunas 8uscellvels de

compromelersua compr~nGão?

o) os documentos se encontram em ostado de con·

servação sallsfat6lio?

5.2 Quanto ao valor histórico:

a) os documentos apresentam informações relevo.ntes

sobreo{s) tema(s) abordado(s)?

b) os documentos contêm inlollT1açoos de valor científico

ou tecnológico?

c) o órgão possui um arquivo permanente que custodiedocumentos semelhantes àquelM objeto da análise?

6 Documentos de guarda permanente

Neslogrupo devem estar inseridos os documentos de valor

probat6rio, relativos direitos, tanto de pessoas flslcas ou juri­dicas, como de coletividade, e os de coletividade, e os de va­

10rinJorrnativo sobre pessoas, latos ou fenõmenos, cuja me­

mória. em termos históricos, seja considerada relevante. Em

relação às Instituições públicas e privadas, a guarda perma­nente deve abranger.

a) documentos referentes à origem, aos direitos e aos

objetivos da instituição;

Exempl0S:

. aIos de criação (leis. decretos, resoluções. ete):

l'pia não autorizada

• atos coostitulivos (estatutos, contratos sociais, etc.);

- documentos relativos a direitos patrimoniais.

b) documentos que reflitam a organização e o de­senvolvimento c1aInstituição.

Exemplos:

- lodos 09 atos que digam respeito à organização e aoluncionamento da instituição (regulamentos,regimentos, etc.);

• planos, projetos e programas que ~~tep\ dasatividades·fim da instituição; , ~

- grétlC06(organogramas, Nuxogramas, ete.);

• acordos, convênios. etc.;

• atas e relatórios da direção, etc.;

- correspondência, em geral, que trale não só deatividades-fins da instituição, corno de delegaçãoclopoder,e1c.

c} registros visuais ou sonoros que rellitam latos da vidadaillBtitUiçãO:

ExefTllio:

• programas audlovlsuais, fOIOS,filmes e fitas 80breOOfTlemoroçoos,solenida~, obras, ele.

d) docuroontOGque firmam jurispru~ncla;

Exemplo:

• parocoros Ilorrnativos, sobretudo aqueles que, apre·ciados judicial ou admlnlstralivamente, tenham ca·racterlstlcas Inovadoras não encontradas nos textos

legais, epor issOconstituam precedente.

e) documentos concernentes à administração de pes­soal:

Exe~o:

_ atordoe e reajustass.alariais,p~al1osde rernuneráÇãoeclassilicação de cargos, ele.

1) documentos que respondam a questões técnico­cienllficas relativas às atividades especificas da

Inst~uição;

Exemplos:

. projetos,pesquisas, marcas e patentes, plantas, ete.;

. toda produção intelectual (registros eS\tt~o~,tonorose visuais.

NBR 10519/1988

P:>.M-llov

g) documentos de divulgação ou de promoção da insti­tuição, dos quais um exemplar, pelo menos. deve serguardado como amostra.

Exemplo:

lolhetos, 101013,boletins, formulários, cartaz AS,

convites.

h) documenlos eujas caracterlsticas extrfnsecas sejamde valor artlstlco e cultural;

Exemplo;

jt3

- documentos conlendo vinhetas, iluminuras. cali·grafias especiais, ortografias obsolatas, elc_

7 Documentos de guarda temporária

Naguarda transitória, onde prevaJeceointeresse aclmlnlslrativopara determinar o valor de informações e por conseguinte oprazo de retenção, estão incluídos:

a) documentos cujos textos estejam reproduzidos emoutros;

b) documontos cuJostextos lenham sido ImpressoiHlmsua totalidade;

c) documentos culos elementos essenciais se achamrecapitulados em outros;

d) exemplares de um mesmo registro audiovi6\Jal queapresentem repetição da Informação e qualidade téo­nlca Inferior;

o) cópias o duplicatas cujos originais são des'tlnados À

guarda permanente;

f) documentos que, mesmo originais, detêm Interesseadrnlnlstra1lvosomente por determinado pedodo;

g) documentos sujeitos aprazos prescricionais.

8 Documentos de guarda eventual

Os documentos de guarda eventual são aqueles de interessepassageiro, de tratoe efeito imediato, islo é, sem valoradmi­nistrativo,jurrdico ou histórico.

Exemplo:

- convites recebidos, malerial de divulgação detercoiros, correspondência de congratulações. ele.

9 Recomendações

Corno orientação de natureza geral, liaaplicação decritérios deavaliação, incluem-se as seguintes recomendações:

a) cornoprovidéncias preliminares:

obter, para o desenvolvimento das atividades ligadasà avaliação, todo o apoio possível da administraçãosupellor (órgão aQueesta sulJOltJillarJooarquivo):

. Cópia não autorizada

• conhecer aestrutura eofuncionaroonto da Instituiçãoa que está subordinado o arquivo, Isto é, suas inter­relações orgânicas, considerando, inclusive, suaevolução históricA;

· destacar os órgãos de poslcionamento superior àesr,ala hierárquica organlzaclonal da instituição, ha­ja vista a importância que davem ter, pam avaliação,os documentos neles produzidos e recebidos;

• conhecer as atividades tlpicas referentes às váriasfases do arquivamento;

• obter informações sobre o sistema de classificaçãod4:>stipos e 85suntos dos documentos;

• reunir dados quanto à natureza da documentação,existência ou não de classlllcação por assunto.quantidade e freqOência de uso, condições de ar­rnazenamento, estado de conservação, e)(lstênclade matrizes, espaço ocupado, custo de manutençãoda documentação e taxa de ~mento anual;

• rMlizar levantamento de todos os atos ou açõesrelerentes à eliminação efetuada anteriormente nainstituição;

• estabelecero perfll dos usuários 00 arquivo;

• efetuar levantamento da blbllogrnflanoceBsárla aodeseovolvimen10 da atividade de aveRação;

b) paraolrabalhodeavaliação:

• estabelecer data-limite para a guarda permanente,com ~ nohistóricoda instituição,sobretudo, quandohá Impossibilidade de avaliar todo o acervodocumental;

- utilizar,nocasodedocumentação emavançado estadode deterioração, meios de reprodução, tais comomicrofilmes, videocassetes. etc., bem como outrasmedidas de proteção que se fizerem necessárias;

• considerarfitasde computador. documentos sonorosem geral, fotografias, filmes, ete., passrvels deavaliação;

- provocar a participação dos usuários nas decisõestomadas em decorrência de avallaçllo, mediantepublicação da tabela de temporalldade, por edital,circular. etc., antes da concrelização das medidasali lndlcadas, notadamenteas de eliminação;

- levarem consideração. quanoodoestabeleclmentodo prazo mlnimo para a transferência, ecapacidadede armazenagem de arquivo intermediário;

- consultar 9. blbllogralla levantada.