Noções de Administração: Funções da Administração (aula 1)

Aula 1: Funções da Administração prof. Gustavo Zimmermann

Processo Administrativo clico

prof. Gustavo Zimmermann | [email protected]

Funções da Administração


Processo Administrativo

• Planejamento

• Organização

• Direção

• Controle

As Funções da Administração,

quando consideradas como um todo,

dizemos que estamos diante de um Processo

Administrativo.



O processo administrativo é cíclico, dinâmico e

interativo. Toda a literatura neoclássica (conjunto

de teorias que surgiram na década de 1950) se

assenta no processo administrativo para explicar

como as várias funções administrativas são

desenvolvidas nas organizações.





Chiavenato (2007)



Planejamento função


[1/4] Planejamento Define algo que você pretende no futuro!

Planejamento pode ser definido como um processo

desenvolvido para o alcance de uma situação futura

desejada, de um modo mais eficiente, eficaz e efetivo, com

a melhor concentração de esforços e recursos pela

empresa ou organização.



Planejamento não diz respeito a decisões futuras, e sim as implicações futuras de decisões presentes.



Planejamento é a primeira função administrativa:

• Definição dos objetivos a atingir;

• Definição dos meios para alcança-los;

• Programação de quem, como e quando.



Planejar é definir os objetivos e escolher o melhor curso de ação para alcança-los. O planejamento define onde se quer chegar, o que deve ser feito, quando, como e em que sequência.



Principais características do planejamento: • Corresponde a um processo permanente e contínuo;

• Durante sua execução, deve ser flexível o suficiente para que

aceitem ajustes e correções.

• Não se encerra em um único plano de ação, pois se realiza dentro

da empresa de forma contínua.

• É sempre focado no futuro.

• Define a missão e a visão da empresa.





Planejamento requer DUAS FASES:

1. Estabelecimento de Objetivos

2. Traçar Planos



O planejamento é um processo que começa com os objetivos e define os planos para alcançá-los.





Nível Estratégico (Presidente, Sócios, Diretores)

Nível Tático (Gerentes, Coordenadores, Encarregados)

Nível Operacional (Analistas, Assistentes, Auxiliares, etc)

ABRANGÊNCIA DO PLANEJAMENTO

Existem três níveis distintos de

planejamento: o planejamento estratégico, o

tático e o operacional.



Planejamento Estratégico

1. Envolve a empresa como um todo;

2. Planejamento de longo prazo;

3. Planejamento institucional (macro).





Planejamento Estratégico



Missão Filosofia e valores Visão

Análise do Ambiente Externo

Definição Estratégias/

Planos Implantação Feedback

Definição de Objetivos e

Metas

Análise do Ambiente

Interno



Planejamento Tático

1. Envolve cada departamento;

2. Planejamento de médio prazo;

3. Planejamento intermediário (micro).





Planejamento Tático



Estratégia da empresa

Objetivos da unidade

Metas da unidade

Implantação e Feedback



Planejamento Operacional

1. Envolve cada tarefa ou atividade;

2. Planejamento de curto prazo;

3. Planejamento operacional (individual).





Planejamento Operacional



Estratégia da unidade

Objetivos do Grupo/

Indivíduo

Metas do Grupo/

Indivíduo

Implantação e Feedback

Organização função


[2/4] Organização Distribui trabalho, recursos e autoridade na empresa

As principais características da organização formal são:



1. Divisão do Trabalho

2. Especialização

3. Hierarquia

4. Distribuição da Autoridade e da Responsabilidade

5. Racionalismo da Organização Formal



1. Divisão do Trabalho



• Sistema de Produção Feudal

• Revolução Industrial

• Executar uma parte do processo de produção



2. Especialização



A especialização do trabalho proposta pela Administração Científica

constitui uma maneira de aumentar a eficiência e de diminuir os custos de

produção. Simplificando as tarefas, atribuindo a cada posto de trabalho

tarefas simples e repetitivas que requeiram pouca experiência do executor

e escassos conhecimentos prévios, reduzem-se os períodos de

aprendizagem, facilitando substituições de uns indivíduos por outros,

permitindo melhorias de métodos de incentivos no trabalho e,

consequentemente, aumentando o rendimento de produção.



2. Hierarquia



Em toda organização formal existe uma hierarquia. Esta divide a

organização em camadas ou escalas ou níveis de autoridade, tendo os

superiores autoridade sobre os inferiores. À medida que se sobe na

escala hierárquica, aumenta a autoridade do ocupante do cargo.

O principal foco da Hierarquia é o direcionamento, gerencia, coordenação ou interligação do trabalho.



4. Distribuição da Autoridade e da Responsabilidade



A autoridade formal é sempre um poder, uma faculdade,

concedidos pela organização ao indivíduo que nela ocupe

uma posição determinada em relação aos outros.



5. Racionalismo da Organização Formal



Uma organização é substancialmente um conjunto de encargos funcionais e

hierárquicos a cujas prescrições e normas de comportamento todos os seus membros

se devem sujeitar. O princípio básico desta forma de conceber uma organização é que,

dentro de limites toleráveis, os seus membros se comportarão racionalmente, isto é, de

acordo com as normas lógicas de comportamento prescritas para cada um deles. Dito

de outra forma, a formulação orgânica de um conjunto lógico de encargos funcionais e

hierárquicos está baseada no princípio de que os homens vão funcionar efetivamente de

acordo com tal sistema racional.



Existem 3 tipos básicos de Estruturas Organizacionais



1. Organização Linear É a estrutura organizacional mais simples e antiga, baseada na

autoridade linear. A autoridade linear é uma decorrência do princípio

da unidade de comando: significa que cada superior tem autoridade

única e absoluta sobre seus subordinados e que não a reparte com

ninguém.






2. Organização Funcional Mais recentemente, nota-se que à medida que as empresas crescem e o seu

ambiente se torna mutável e competitivo, aumenta consideravelmente a

necessidade de órgãos especializados capazes de proporcionar conselhos e

inovações rápidas e substanciais. Essa flexibilidade indispensável à organização

competitiva e inovadora é um dos principais fracassos da estrutura linear. Esta

somente funciona em um ambiente estável e rotineiro.






3. Organização Linha-Staff As unidades e posições de linha se livraram de uma série de atividades e tarefas para se

dedicarem exclusivamente aos objetivos básicos da empresa, como produzir, vender etc.

As demais unidades e posições da empresa que receberam aqueles encargos passaram

a denominar-se assessoria (staff), cabendo-lhes a prestação de serviços especializados e

de consultoria técnica, influenciando indiretamente o trabalho dos órgãos de linha por

meio de sugestões, recomendações, consultoria, prestação de serviços como

planejamento, controle, levantamentos, relatórios etc.



DEPARTAMENTALIZAÇÃO

Consiste em dividir e integrar o trabalho por meio de uma

estrutura previamente definida.



• Funcional

• Produto/Serviços

• Geográfico/Territorial

• Clientela

• Processo/Projeto

• Matricial



Departamentalização Funcional

A divisão do trabalho é

feita por meio de

departamentos e cada

departamento possui

uma função especifica.



Presidência

Diretoria Financeira

Tesouraria

Controladoria

Diretoria de RH

Recrutamento e Seleção

Diretoria de Marketing

Publicidade

Relações com o Mercado



Departamentalização Produto/Serviço


feita por produtos ou

serviços.



Escritório de Contabilidade

Auditoria Assessoria Contábil Tributos PF e PJ



Departamentalização Clientela


feita por tipo ou perfil

de cada cliente.



Banco

Grandes Empresas

Clientes PF com Alta Renda

Pequenas e Médias

Empresas

Governo

Microempresas



Departamentalização Geográfica/Territorial


feita por regiões.



Diretoria para América Latina

México e América Central

Demais Países

Argentina

Brasil



Departamentalização Processo


feito por tipo de

processo.



Empresa

Logística Interna

Marketing e Vendas

Operações

Prestação de Serviços

Logística Externa



Departamentalização Clientela


feita por tipo ou perfil

de cada cliente.



Banco

Grandes Empresas

Clientes PF com Alta Renda

Pequenas e Médias

Empresas

Governo

Microempresas



Departamentalização: Princípios



• É preciso ter unidade de comando;

• A autoridade formal é definida pelo organograma;

• A autoridade informal deriva da pessoa;

• Deve-se definir claramente as autoridades de linha e de

assessoria;

• Cada cargo tem um conjunto te responsabilidades;

• A amplitude de controle define se a estrutura será vertical ou

horizontal.

Direção função


[3/4] Direção É gerenciar pessoas para cumprir os objetivos da empresa.

Direção: Deveres



• Dirigir os esforços coletivos para um propósito comum;

• Comunicar e negociar com as pessoas para obter consenso;

• Orientar as pessoas e obter consonância;

• Liderar as pessoas;

• Estimular a motivação nos grupos e nas pessoas.





• Comportamento Individual (Influenciado por: Atitude, Personalidade, Percepção, Aprendizagem, Motivação, Liderança)

• Comportamento dos Grupos (Divisão: Grupos Formais e Informais)

Direção: Aspectos





• Principio da Unidade de Comando;

• Principio da Delegação;

• Principio da Amplitude de controle;

• Principio da coordenação.

Direção: Princípios





Para dirigir os subordinados, o administrador - em qualquer nível que

esteja situado - deve dar ordens ou instruções, comunicar, motivar, liderar

e coordenar. O talento do bom administrador reside em saber utilizar

todos esses meios de direção.

A função de dirigir está relacionada com a direção dos trabalhos

executados, para que os objetivos da organização possam ser atingidos.

Esta função é responsável por acionar e dinamizar a empresa para que

ela possa funcionar adequadamente.

Direção: Meios





A direção se relaciona com as pessoas da empresa. Ela é a função

administrativa que trata do relacionamento entre os administradores e os

seus subordinados, por isso, é possível dizer que ela está centrada nas

relações humanas. Deve-se perceber que as pessoas são o principal

recurso da organização, devendo ser dirigidas no exercício de suas

funções para a consecução dos objetivos organizacionais. Neste sentido,

as pessoas utilizam os demais recursos disponíveis (financeiros, materiais,

tecnológicos, etc.) para concretizarem suas ações.

Direção: Meios





A motivação para o trabalho é um estado

psicológico de disposição, interesse ou vontade de

perseguir ou realizar tarefa, atividade ou processo. A

motivação é algo pessoal e intransferível.

Direção: Motivação





5. Autorrealização

4. Estima

3. Sociais

2. Segurança e Estabilidade

1. Fisiológicas

Pirâmide de Maslow

Teoria da Hierarquia das

Necessidades. A motivação da pessoa pode ser dividido em

5 estágios.

Controle função


[4/4] Controle acompanhamento e feedbacks.



A função do controle consiste em um esforço sistemático

para gerar informações sobre a execução de tarefas,

atividades e processos na empresa e sua articulação com os

objetivos e metas propostos.

Definição

Controle não é uma função de vigilância, mas sim uma função de acompanhamento.





• Maleabilidade: Monitorar tarefas, atividades e processos

possibilitando a introdução de mudanças decorrentes de

alterações nos planos e nas regras.

• Instantaneidade: Corrigir desvios acusando o mais depressa

possível as faltas e os erros verificados.

• Correção: Prevenir desvios permitindo a reparação das faltas e

dos erros, evitando-se sua repetição.

Características





Controle e as demais Funções da Administração

Controle

Planejamento Organização Direção





Controle por Padrão

CONTROLE DESCRIÇÃO

De Mercado Usa critérios de mercado para avaliar os resultados

Burocrático Usa procedimentos formais como regras, normas e políticas

De Clã Usa padrões adotados pelos grupos





Controle por Nível Hierárquico


Estratégico Avalia o grau de realização da missão, da visão, das estratégias e dos objetivos

Tático Avalia o desempenho das áreas funcionais da empresa

Operacional Avalia a execução de tarefas, atividades e processos operacionais





Controle por Tempo


Preventivo Avalia situações que podem gerar problemas

Simultâneo Detecta problemas à medida que ocorrem

Posterior (ou Corretivo) Identifica os problemas que já ocorreram

10 Questões exercitar


Banca: FUNCAB | Órgão: CRF-RO | Prova: Administrador

01) A função administrativa que monitora e avalia as atividades da organização, para que os resultados planejados sejam atingidos da melhor maneira é denominada:

a) Planejamento

b) Organização

c) Direção

d) Controle

e) Estratégia

Para implementar a entidade ALUNO, é necessário definir como chave primária um ou mais atributos cujos valores devem aparecer como chave estrangeira em outra tabela, como, por

exemplo, PROFESSOR.


Universidade Federal do Rio Grande do Norte (UFRN) - Assistente em Administração (2015) - COMPERVE-UFRN

02) Considerando a abordagem clássica da Administração, as quatro funções administrativas desempenhadas pelos administradores são:

a) planejamento, organização, direção e controle.

b) planejamento, orçamento, liderança e acompanhamento.

c) plano de negócio, organograma, fluxograma e orçamento.

d) plano de negócio, organização, direção e orçamento. Para implementar a entidade ALUNO, é necessário definir como chave primária um ou mais atributos cujos valores devem aparecer como chave estrangeira em outra tabela, como, por

exemplo, PROFESSOR.


Tribunal Regional Eleitoral - Goiás (TRE-GO) - Analista Judiciário (2015) – CESPE

03) Julgue o próximo item, referentes a administração geral e pública. A discussão acerca da forma e do grau de centralização ou descentralização da autoridade de tomada de decisões está ligada à função da administração controle.


exemplo, PROFESSOR.

a) Certo b) Errado


Petróleo Brasileiro S.A (Petrobras) - Técnico(a) de Comercialização e Logística Júnior (2014) – CESGRANRIO

04) A função administrativa que é responsável por influenciar e orientar as atividades relacionadas às tarefas de diversos membros da equipe ou da empresa como um todo é denominada.


exemplo, PROFESSOR.

a) Planejamento

b) Organização

c) Direção

d) Controle

e) Estratégia


Agência Nacional de Transportes Aquaviários (ANTAQ) - Técnico Administrativo (2014) – CESPE

05) No que diz respeito a processo administrativo nas organizações, julgue o item que se segue. Atribuir e alocar tarefas em departamentos são ações relacionadas à função administrativa de planejamento.


exemplo, PROFESSOR.

a) Certo b) Errado


Colégio Pedro II - Auxiliar Administrativo (2014) - IDECAN

06) Com relação às funções administrativas, analise.

I. O planejamento, primeira função administrativa, serve de base para as demais funções e é um modelo teórico para as ações futuras. Planejar é definir os objetivos e escolher antecipadamente o melhor curso de ação para alcançá-los. II. Um dos conceitos de organização é o agrupamento das atividades em uma estrutura lógica, que pode ser chamado também de departamentalização. III. Tarefas, pessoas, órgãos e relações constituem os quatro componentes da função administrativa de controle. IV. Na função controle, assegura-se que os resultados que foram planejados, organizados e dirigidos estejam de acordo o quanto possível com os objetivos estabelecidos. Está(ão) correta(s) apenas a(s) afirmativa(s)


exemplo, PROFESSOR.

a) II.

b) I e IV.

c) III e IV.

d) I, II e IV.

e) I, III e IV


Superintendência da Zona Franca de Manaus (SUFRAMA) - Agente Administrativo (2014) - CESPE

07) Acerca das funções e do processo da administração, julgue os itens que se seguem. Definir a missão da organização, designar as pessoas, dividir o trabalho e definir e controlar o desempenho são funções da administração relacionadas, respectivamente, ao planejamento, à organização, à direção e ao controle.


exemplo, PROFESSOR.

a) Certo b) Errado


Fundação Nacional de Artes (FUNARTE) - Administração e Planejamento (2014) – FGV

08) José Paulo, recém-nomeado gerente de produção em uma empresa fabricante de cosméticos, enfrentou um sério problema no final de seu primeiro mês à frente da área. Dois de seus subordinados executaram uma mesma atividade no processo de produção, o que gerou um atraso nas entregas da empresa e um grande prejuízo pelo descarte do material não aproveitável. Avaliando esse incidente, José Paulo reconheceu que, ao não explicitar claramente a tarefa que cada um dos subordinados deveria fazer, incorreu em falha em uma das funções básicas que um administrador deve desempenhar. Trata-se do (da):


exemplo, PROFESSOR.

a) Planejamento

b) Organização

c) Direção

d) Controle

e) Observação


Tribunal de Contas do Estado do Rio Grande do Sul (TCE-RS) - Oficial de Controle Externo (2013) – CESPE

09) A respeito do processo administrativo relacionado às funções, estrutura e cultura organizacionais, julgue os itens subsequentes. O planejamento, como função administrativa, envolve a identificação, a análise, a ordenação e o agrupamento das atividades e recursos, visando ao alcance de resultados.


exemplo, PROFESSOR.

a) Certo b) Errado


Agência Nacional do Petróleo, Gás Natural e Biocombustíveis (ANP) - Analista Administrativo (2013) – CESPE

10) No que se refere ao controle como uma das funções da administração, julgue o item abaixo. Controlar implica reunir e coordenar os recursos humanos, financeiros e de informação para que os objetivos organizacionais sejam cumpridos.


exemplo, PROFESSOR.

a) Certo b) Errado


Gabarito


10 Questões

1 2 3 4 5

D A B C B

6 7 8 9 10

D B B B B

Revisão da aula


Revisão



Revisão

Planejamento


Revisão

Organização


Revisão

Direção


Revisão

Controle

10 Questões exercitar


Aplicada em: 2015 - Banca: CESPE - Órgão: TCU - Prova: Técnico Federal de Controle Externo - Conhecimentos Específicos

01) Julgue o próximo item, a respeito das funções administrativas de planejamento, organização, direção e controle. Por meio do planejamento, definem-se os objetivos e decide-se sobre os recursos e tarefas necessários para alcançá-los adequadamente, dividindo-se o trabalho, atribuindo-se responsabilidades às pessoas e estabelecendo-se mecanismos de comunicação e coordenação.


exemplo, PROFESSOR.

a) Certo b) Errado


Aplicada em: 2015 - Banca: FGV - Órgão: DPE-RO - Prova: Analista da Defensoria Pública - Analista em Administração

02) O diretor de finanças de uma construtora recebeu as seguintes incumbências: avaliar o desempenho financeiro da empresa e elaborar o orçamento para o ano de 2016. Ao realizar essas incumbências, o diretor estará exercendo, respectivamente, as seguintes funções administrativas:


exemplo, PROFESSOR.

a) Controle e Organização

b) Organização e Planejamento

c) Direção e Controle

d) Controle e Planejamento

e) Organização e Direção.


Aplicada em: 2015 - Banca: FGV - Órgão: TRE-RO - Prova: Analista Judiciário - Área Administrativa

03) Julgue o próximo item, referentes a administração geral e pública. A discussão acerca da forma e do grau de centralização ou descentralização da autoridade de tomada de decisões está ligada à função da administração controle.


exemplo, PROFESSOR.

a) Certo b) Errado


Aplicada em: 2014 - Banca: CESPE - Órgão: ANTAQ - Prova: Técnico Administrativo

04) No que diz respeito a processo administrativo nas organizações, julgue o item que se segue. Atribuir e alocar tarefas em departamentos são ações relacionadas à função administrativa de planejamento.


exemplo, PROFESSOR.

a) Certo b) Errado


Aplicada em: 2014 - Banca: IESES - Órgão: TRT - 14ª Região (RO e AC) - Prova: Analista Judiciário

05) A função administrativa que é responsável pela verificação e comparação dos resultados obtidos com os previstos e planejados, como também, de restringir e regular os fatores administrativos de modo que os projetos sejam completados conforme previstos, é corretamente chamada de:


exemplo, PROFESSOR.

a) Controle

b) Planejamento

c) Direção

d) Comando

e) Coordenação


Aplicada em: 2014 - Banca: FRAMINAS - Órgão: CEMIG-TELECOM - Prova: Analista Administrativo Jr.

06) Dentre as quatro funções administrativas, a proprietária da empresa Beta acredita dominar três delas. Em sua rotina, ela busca analisar a organização de forma holística e determinar os rumos a serem seguidos. Para alcançar esses objetivos, ela aloca os recursos disponíveis na empresa buscando tanto a eficiência quanto a eficácia. Nesse processo, ela sente que tem orientado seus funcionários para os objetivos da empresa e se sente orgulhosa em conseguir com que todos trabalhem com um propósito comum. A dificuldade que ela enfrenta é de determinar se os objetivos idealizados estão sendo cumpridos dentro do prazo e dentro das expectativas traçadas por ela. ASSINALE a função administrativa que a proprietária da empresa Beta precisa aprimorar:


exemplo, PROFESSOR.

a) Planejamento

b) Organização

c) Direção

d) Controle


Aplicada em: 2014 - Banca: CESGRANRIO - Órgão: CEFET-RJ - Prova: Assistente em Administração

07) Uma empresa que foi recém-inaugurada está-se estruturando para que possa crescer de maneira organizada. Para isso, está estabelecendo uma série de padrões que deverão ser atendidos nos diferentes processos que são realizados na produção e que servirão como indicadores de desempenho. Ao estabelecer padrões para seus processos e indicadores de desempenho, que função da administração a empresa está realizando?


exemplo, PROFESSOR.

a) Planejamento

b) Direção

c) Controle

d) Organização

e) Coordenação


Aplicada em: 2014 - Banca: CESPE - Órgão: SUFRAMA - Prova: Agente Administrativo

08) Acerca das funções e do processo da administração, julgue os itens que se seguem. Definir a missão da organização, designar as pessoas, dividir o trabalho e definir e controlar o desempenho são funções da administração relacionadas, respectivamente, ao planejamento, à organização, à direção e ao controle.


exemplo, PROFESSOR.

a) Certo b) Errado


Aplicada em: 2014 - Banca: CESGRANRIO - Órgão: IBGE - Prova: Supervisor de Pesquisas - Administração

09) Uma empresa do setor alimentício tem tido alguns problemas no fluxo produtivo, e isso tem ocasionado falta de seus produtos acabados. Para solucionar o problema, o gerente da unidade estabeleceu um sistema para acompanhar o fluxo de produção, que possibilita detectar desvios e proporcionar ações corretivas para que o fluxo volte à normalidade. A solução encontrada pelo gerente refere-se a que função da administração?


exemplo, PROFESSOR.

a) Planejamento

b) Coordenação

c) Organização

d) Controle

e) Direção


Aplicada em: 2013 - Banca: CESPE - Órgão: STF - Prova: Analista Judiciário - Estatística

10) Acerca das funções administrativas e suas respectivas ferramentas nas organizações, julgue o seguinte item. A tarefa de definir a autoridade hierárquica para os empregados de uma organização insere-se no contexto da função administrativa de direção.


exemplo, PROFESSOR.

a) Certo b) Errado


Gabarito


10 Questões

1 2 3 4 5

B D B B A

6 7 8 9 10

D C B D B

<fim /> bora pra casa!

Noções de Administração: Funções da Administração (aula 1)

Education

Transcript of Noções de Administração: Funções da Administração (aula 1)