Oficina instrutiva - D.A Press - módulo 2

ORGANIZANDO DOCUMENTOS DIGITAIS

NOS DIÁRIOS ASSOCIADOS DO

DISTRITO FEDERAL

Versão 1.023 de setembro de 2011

PROJETO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DIGITAISDiários Associados no Distrito Federal

1. O PROJETO2. CONCEITOS BÁSICOS3. METODOLOGIA4. APLICAÇÃO NA D.A PRESS5. OFICINA PRÁTICA


1. O PROJETO


OBJETIVOImplementar no Grupo Diários Associados no Distrito Federal uma política de

gestão de documentos digitais por meio de instrumentos – diretrizes, normas e padrões – que assegurem e racionalizem a produção, o acesso e a preservação

de documentos confiáveis em ambiente legal.

Visão geral do ProgramaPROJETO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DIGITAISDiários Associados no Distrito Federal

O PROJETO NO PROGRAMA MEMÓRIA DIÁRIOS ASSOCIADOS


PRINCIPAIS PASSOS


O QUADRO ATUAL NOS DIÁRIOS ASSOCIADOS NO DISTRITO FEDERAL

Os documentos em suporte físico recebem tratamento arquivístico adequado, porém estes valores não são aplicados aos documentos digitais.

AS CONSEQUÊNCIAS

• Dificuldade de recuperação de dados, ocasionando perda de tempo e retrabalho;• Perda de documentos;• Documentos sem valor e/ou duplicados ocupando espaço nos servidores;• Retenção de documentos pelos colaboradores e• Perda da memória institucional.



Os documentos em suporte físico recebem tratamento arquivístico adequado, porém estes valores não são aplicados aos documentos digitais.Formou-se, portanto, uma massa documental digital acumulada que ocupa cerca de

em nossos servidores

*

Este valor encontra-se desatualizado, pois as estatísticas foram elaboradas na fase inicial do projeto.



Análise estatística da capacidade de armazenamento, medida em gigabytes, dos nossos servidores de acordo com a diretoria:

•Call Center - 48,1.

•Diários Associados Logística (DALOG) - 0,08.

•Diários Associados Press (DAPRESS) - 778,1.

•Diretoria de Comercialização e Marketing (DICOM) - 756,9.

•Diretoria Estatutária (DIEST) - 9,14.

•Diretoria Financeira (DIFIN) - 282,8.

•Diretoria Industrial (DIINT) - 247,7.

•Diretoria Jurídica (DIJUR) - 3,6.

•Diretoria de Rádio (DIRAD) - 0,03.

•Diretoria de Redação (DIRED) - 784,8.

•Fundação Assis Chateaubriand (FAC) - 40,05.

•Superintendência de Tecnologia (SUTEC) - 201,9.



Memória ocupada no servidor

DIEST; 9,14; 0%DIRED; 784,8; 25%

DICOM; 756,9; 24%DIRAD; 0,03; 0%DAPRESS; 778,1; 25%

DIJUR; 3,6; 0%

DALOG; 0,08; 0%

DIINT; 247,7; 8%

SUTEC; 201,9; 6%

DIFIN; 282,8; 9%

CALL CENTER; 48,1; 2%

FAC; 40,05; 1%DIEST

DIRED

DICOM

DIRAD

DAPRESS

DIJUR

DALOG

DIINT

SUTEC

DIFIN

CALL CENTER

FAC

Análise estatística da capacidade de armazenamento, medida em gigabytes, dos nossos servidores de acordo com a diretoria:


2. CONCEITOS BÁSICOS

DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO

Informação em suporte físico ou digital produzida e/ou recebida por uma pessoa física ou jurídica, no decorrer das suas atividades.



ATIVIDADE FIM

É aquela que está diretamente ligada à finalidade da empresa. No caso da D.A Press, tudo que envolve GESTÃO DA DOCUMENTAÇÃO e COMPARTILHAMENTO E COMERCIALIZAÇÃO DE CONTEÚDO.

Estas atividades geram documentos como termos de uso de conteúdo, e-mails com solicitações de clientes, pedidos de parceria, etc.

ATIVIDADE MEIO

É aquela que está indiretamente ligada à finalidade da empresa. No caso da D.A Press, tudo que envolve ADMINISTRAÇÃO E FINANÇAS.

Estas atividades geram documentos como currículos de candidatos a funcionários, manual de identidade visual da empresa, solicitação de compra de passagens aéreas, etc.


AS TRÊS IDADES DOCUMENTAIS

Arquivo PermanenteFazem parte deste arquivo, documentos preservados indefinidamente por conterem informações históricas e/ou de caráter vital para a instituição; também é conhecido como “arquivo histórico”. Devem ficar sob custódia do Arquivo Central.

Arquivo CorrenteNele, encontram-se documentos utilizados com frequência pela pessoa ou setor que o produziu ou recebeu. Devem ficar sob custódia do setor que o produziu.

Arquivo IntermediárioSão encontrados documentos com baixa frequência de uso, mas que necessitam ser guardados para fins probatórios. Devem ficar sob custódia do Arquivo Central.


AS TRÊS IDADES DOCUMENTAIS NA PRÁTICA

A planta-baixa do prédio de uma empresa foi fundamental no momento da construção do mesmo. Este documento, portanto, estava em sua fase corrente.



Após o término das obras, sua guarda é fundamental para eventuais reformas, reparos e vistorias prediais. Este documento, portanto, está em sua fase intermediária.



Supondo que a empresa mude-se para outro prédio, a guarda desta planta-baixa não terá nenhuma serventia prática, mas deverá ser guardada para preservar a história da instituição. Este documento não servirá mais para os fins em que foi criado. Estará portanto, em sua fase permanente.

GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS

São procedimentos e operações técnicas para gerir os documentos corretamente. Isso inclui sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento durante as três idades documentais.


ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT

Conjunto de tecnologias, ferramentas e métodos usado para captar, gerenciar e preservar informações não estruturadas (aquelas que não estão em banco de dados).



3. METODOLOGIA

METODOLOGIA

5. Aquisição e implantação de uma ferramenta de ECM:

métodos a definir.

3. Levantamento da produção documental: entrevistas e diagnóstico dos servidores.

4. Implementação de gestão arquivística de documentos

digitais: capacitação de funcionários e organização dos

acervos.


2. Análise da Estrutura Organizacional, Funções,

Macroprocessos e Atividades.1. Criação de política de gestão

de documentos digitais

Projeto de Gestão de Documentos DigitaisDiários Associados no Distrito Federal

METODOLOGIA

1. Criação de política de gestão de documentos digitais:


METODOLOGIA

2. Análise das funções, estrutura organizacional, macroprocessos, processos e atividades executadas pelos D.A DF.


METODOLOGIA

3. Levantamento da produção documental: entrevistas com os responsáveis por cada área, diagnóstico dos servidores e mapeamento de processos.

Capta as atividades e seus documentos e os organiza em um

fluxograma.

DOCUMENTO

MACROPROCESSO

FUNÇÃO

ATIVIDADE

PROCESSO


METODOLOGIA

4. Desenvolvimento do Plano de Classificação;

instrumento de distribuição de documento em classes elaborado a partir do mapeamento de processos. No caso dos documentos digitais, a árvore de diretórios será um reflexo do mesmo.


METODOLOGIA

5. Desenvolvimento da Tabela de Temporalidade e Destinação;

CÓDIGO CLASSIFICAÇÃOPRAZO DE GUARDA DESTINAÇÃO

OBSERVAÇÕESArquivo Corrente

Arquivo Intermediário Eliminação Guarda

Permanente

211.3 Contratos de parceria com veículos nacionais

Enquanto estiver em vigência

10 anos xDe acordo com a

política de Contratos dos Diários Associados

instrumento que compreende o documento de acordo com sua fundamentação jurídica ou administrativa e dá o parecer quanto à sua destinação: guarda permanente ou eliminação.

Projeto de Gestão de Documentos DigitaisDiários Associados no Distrito Federal

METODOLOGIA

6. Criação de política de instalação de comissões:


METODOLOGIA

7. Capacitação de comissões setoriais que formarão multiplicadores para a gestão arquivística de documentos;

Criação da Comissão Central

Criação das Comissões SetoriaisCapacitação das Comissões Setoriais

Multiplicação do conhecimento

Funcionários da D.A Press envolvidos no projeto

Representante de cada empresa ou diretoria dos D.A DF

Representantes de cada área, diretoria ou empresa dos D.A DF

Demais colaboradores

ATRIBUIÇÕES DAS COMISSÃO CENTRAL

• Indicar representantes das Comissões Setoriais da área que representa;

• Avaliar, adequar e aprovar as propostas do Plano de Classificação, Tabela de Temporalidade e Destinação dos documentos digitais elaborados pelas Comissões Setoriais junto ao Arquivo Central.


ATRIBUIÇÕES DAS COMISSÕES SETORIAIS

• Multiplicar o conhecimento adquirido nas oficinas para os demais colaboradores;

• Participar da entrevista de levantamento de produção documental da sua área;

• Propor critérios para auxiliar o Arquivo Central na elaboração do Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação dos documentos digitais;

• Acompanhar os trabalhos de organização dos documentos digitais de sua área;

• Transferir o arquivo intermediário e permanente para o Arquivo Central.



4. A APLICAÇÃO NA D.A PRESS


APLICAÇÃO NA D.A PRESS

1. Análise da estrutura organizacional, funções, macroprocessos e processos da D.A Press:


antigo novo


2. Criação de um novo diretório no servidor S-fs1:



3. Construção do Plano de Classificação de todos os núcleos:



4. Construção da Tabela de Temporalidade de cada um dos núcleos:


APLICAÇÃO NO NCP

5. Criação da nova árvore de diretórios da D.A Press no novo servidor:

Todos os documentos produzidos, recebidos ou consultados a partir da data desta oficina devem ser salvos neste diretório obedecendo a esta estrutura.


CRIAÇÃO OU RECEBIMENTO

RECUPERAÇÃO

ACESSO

EXCLUSÃO

SALVAMENTO


SOBRE O ACESSO A DOCUMENTOS

Para garantir acesso e dar segurança à informação institucional, trabalhamos com níveis de acesso que garantirão a segurança dos nossos documentos nos servidores. São eles:

Independentemente do nível de acesso, os usuários dos servidores devem possuir responsabilidade sobre todos os seus atos.


SOBRE A CRIAÇÃO DE DOCUMENTOS

Todos os documentos digitais devem a identidade visual da D.A Press e dos Diários Associados. Consulte o Manual de Identidade Visual da D.A Press e veja os padrões dos Diários Associados na intranet:


SOBRE O SALVAMENTO DE DOCUMENTOS

Os documentos devem obedecer à seguinte nomenclatura:

sigla_espécie_assunto_data

É permitido o uso de:-Caracteres minúsculos;-Siglas institucionais;-Underline (_)

PROJETO DE GESTÃO DOS DOCUMENTOS DIGITAISDiários Associados no Distrito Federal

Exemplo:dap_guia_gestao_de_documentos_digitais_23set11

Se necessitar atualizar o documento no mesmo dia, utilize a terminação “_v2”, “_v3”, etc., por exemplo:

dap_guia_gestao_de_documentos_digitais_23set11_v2

SOBRE O SALVAMENTO DE DOCUMENTOS

Não é permitido o uso de:-Caracteres especiais (.?“/>\<*|’º;:{}@&[]);-Acento, espaço, cedilha, abreviatura e algarismo romano-Caracteres maiúsculos


SOBRE O SALVAMENTO DOS DOCUMENTOS

Nos diretórios do servidor, os três primeiros níveis das pastas serão estáticos, ou seja, não devem sofrer alteração. Os três posteriores são dinâmicos e podem sofrer alteração de acordo com a demanda.


SOBRE A RECUPERAÇÃO DE DOCUMENTOS

A navegação nas pastas será intuitiva e de acordo com as funções e atividades da área. Se mesmo assim, não encontrar o documento, basta utilizar o sistema de busca do próprio Windows.


SOBRE A EXCLUSÃO DE DOCUMENTOS

Os funcionários que possuírem perfis de administrador, serão os responsáveis por comandar a avaliação da massa documental acumulada de sua área, bem como da exclusão dos documentos que já tiverem cumprido seu prazo de guarda de acordo com a Tabela de Temporalidade.


MASSA DOCUMENTAL DIGITAL ACUMULADA NOS SERVIDORES


A MASSA DOCUMENTAL DIGITAL ACUMULADA NOS SERVIDORES

Todos os documentos produzidos, recebidos ou consultados a partir desta oficina devem ser salvos (ou migrados) para o novo servidor. Todo o legado já produzido deverá ser migrado conforme o cronograma abaixo.

3 vistorias serão realizadas para verificar o cumprimento dos prazos.

3ª: 29 de fevereiro1ª: 4 de janeiro

2ª: 31 de janeiro


5. OFICINA PRÁTICA


EXERCÍCIO

Renomeie os seguintes documentos:


EXERCÍCIO

Agora salve-os no lugar correto de acordo com o Plano de Classificação:

INSTRUMENTOS

Você receberá por Outlook:

-o endereço eletrônico do Guia de Gestão de Documentos Digitais:


INSTRUMENTOS

Você receberá por Outlook:

-o endereço eletrônico para acesso a esta apresentação de slides:



TRABALHE MELHOR!

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