P01_Controle de Documentos e Registros
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Data Revis ão 01/01/20 11 Controle de Documentos e Registros Códig o P01 Folha : 1 de 9 Rev. 00 I - ELABORAÇÃO E APROVAÇÃO DESTE PROCEDIMENTO Etapa Nome Assinatura Elaborado por Verificad o por Aprovado por II - HISTÓRICO DAS REVISÕES (4 últimas) Rev. No. Data Descrição 00 01/01/2011 Emissão Inicial III - OBJETIVO Este presente procedimento tem por objetivo estabelecer a sistemática de controle de documentos e registros do Sistema de Gestão da Qualidade. Todas as regras de elaboração e aprovação de documentos, distribuição, armazenamento e segurança estão contidas nesse procedimento. IV – APLICAÇÃO Aplicável a todos os documentos do Sistema de Gestão da Qualidade e aos documentos externos a organização que afetam a capacidade de entregar os produtos e serviços aos clientes nos requisitos especificados. V – Termos e definições Formulários – São documentos editáveis onde algum tipo de informação pode ser inserida. Por exemplo, formulário de compras, formulários de preenchimento de formações de candidato a vaga de trabalho, etc.
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Data Revisão
01/01/2011
Controle de Documentos e Registros
Código P01
Folha: 1 de 6 Rev. 00
I - ELABORAÇÃO E APROVAÇÃO DESTE PROCEDIMENTO
Etapa Nome Assinatura
Elaborado por
Verificadopor
Aprovado por
II - HISTÓRICO DAS REVISÕES (4 últimas)
Rev. No. Data Descrição
00 01/01/2011 Emissão Inicial
III - OBJETIVO
Este presente procedimento tem por objetivo estabelecer a sistemática de controle de documentos e registros do Sistema de Gestão da Qualidade. Todas as regras de elaboração e aprovação de documentos, distribuição, armazenamento e segurança estão contidas nesse procedimento.
IV – APLICAÇÃO
Aplicável a todos os documentos do Sistema de Gestão da Qualidade e aos documentos externos a organização que afetam a capacidade de entregar os produtos e serviços aos clientes nos requisitos especificados.
V – Termos e definições
Formulários – São documentos editáveis onde algum tipo de informação pode ser inserida. Por exemplo, formulário de compras, formulários de preenchimento de formações de candidato a vaga de trabalho, etc.Registros – Uma vez que os formulários são preenchidos eles passam a ser chamados de registros.Documentos – Incluem política, objetivos, manuais, procedimentos, instruções de trabalho, formulários e registros.
DOCUMENTO ORIGINAL
Data Revisão
01/01/2011
Controle de Documentos e Registros
Código P01
Folha: 2 de 6 Rev. 00
11. Considerações Gerais sobre os documentos do Sistema de Gestão da Qualidade
Toda a documentação do SGQ é elaborada, aprovada, atualizada, distribuída, armazenada e salvaguardada de acordo com os requisitos da Norma ISO 9001:2008 e seguindo as orientações da ISO/TR 10013 que trata de controle e conteúdo de documentação do SGQ.
Quadro descritivo da hierarquia da documentação
Os documentos do SGQ seguem a hierarquia acima e toda a sua metodologia de elaboração e controle está descrita neste procedimento.
2. Estrutura de um procedimento
Os procedimentos do SGQ devem possuir uma formatação única, de acordo com o descrito neste procedimento.
Todos os documentos do SGQ devem conter um cabeçalho com as seguintes informações: Data da Revisão do documento; Número da Revisão; Código do documento; Numero da página atual e quantidade total de páginas; Logotipo da organização; Nome do documento;
Nas primeiras páginas do documento deverão ser descritos:
Os responsáveis por aprovar, elaborar e revisar o documento e suas respectivas assinaturas;
Histórico das quatro últimas revisões contendo as respectivas datas e conteúdo das alterações;
Objetivo do documento; Aplicação do documento – quais processos e em que situações o procedimento deve ser
executado; Termos e definições detalhados;
Data Revisão
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Folha: 3 de 6 Rev. 00
A caracterização se o documento é original ou Cópia Controlada ou Não Controlada.
Os procedimentos devem conter todas as informações necessárias para que a operação da atividade que está sendo documentada possa ser perfeitamente executada sem prejuízo a satisfação do cliente externo ou interno. Se a operação em questão exigir a utilização de formulários ou outros documentos estes devem ser descritos no procedimento item ANEXOS. No caso dos formulários devem ser de fácil entendimento e preenchimento, não podendo deixar dúvidas quanto ao preenchimento dos campos.
Documentos Referenciados – todas as referências a outros documentos deverão ser descritas como último item de um documento, pois essa descrição facilitará a identificação de outros documentos durante a leitura.
Em caso de documentos em formato de vídeo ou áudio, deverá existir um documento em formato de texto com as informações estruturais básicas descritas neste procedimento, sendo este a referência para a correta exibição dos vídeos e áudios. O motivo e vantagens da utilização desse formato deverá ainda ser especificado neste documento impresso.
3. Elaboração de documentos
Cabe aos setores/processos identificarem a necessidade de elaboração de documentos, sempre com o suporte técnico do Coordenador de Qualidade. São três as etapas na produção de um documento: elaboração, verificação e aprovação. Recomenda-se que eles sigam a estrutura hierárquica da empresa.
Cabem aos Coordenadores e Gerentes a elaboração de documentos, ou outra pessoa qualificada designada por eles. Todos os documentos do SGQ devem ser revisados pelo Coordenador da Qualidade para a verificação a adequação dos documentos aos requisitos estabelecidos por este procedimento, caberá a este solicitar do elaborador do documento a quais processos/áreas e em quais formatos devem estar disponíveis os documentos. A aprovação será responsabilidade do superior imediato a aquele que elaborou o documento, após a assinatura do elaborador e do verificador do mesmo.
Uma vez elaborado o documento o processo de armazenamento e distribuição deverá ser feito pela área da Qualidade de acordo com as informações fornecidas pelo elaborador de acordo com o item 6 deste procedimento – Controle de Distribuição da Documentação.
Os documentos devem ser objetivos e sem ambigüidades, com redação e linguagem apropriada ao grau de competência dos colaboradores da organização.
Qualquer colaborador poderá sugerir a revisão de documentos ao responsável pela elaboração.
4. Codificação dos documentos
Os documentos controlados pelo SGQ da organização possuem a seguinte codificação:
PxxY
P – Procedimentoxx – Número do procedimento – Sequencial iniciando em 01Y – Letra referente ao formulário em anexo – de A até Z
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Folha: 4 de 6 Rev. 00
Vide Exemplo:
P01 – Procedimento Número 1 – Ex: P01_Controle de Documentos e RegistrosP01A – Formulário 1 do procedimento 1 – Ex: P01A_GRDP01B – Formulário 2 do procedimento 1 – Ex: P01B_Lista de Documentos de Origem Externa
O Manual da Qualidade recebe código especial
MQ – Manual da Qualidade
5. Guarda e Proteção de Documentos
Todos os documentos devem estar em formato eletrônico armazenados no servidor na sede administrativa, mensalmente um backup com todos os documentos do SGQ deverá ser feito em CD ou DVD para ser arquivado na sede da empresa garantindo que todas as informações não serão perdidas por problemas técnicos da rede de computadores. O índice remissivo com todos os documentos é a P01C_LISTA MESTRA com as seguintes informações:
Nome do documento; Revisão; Data Revisão; Páginas; Elaborador; Destinatário;
A lista mestra é um formulário que será atualizado sempre que uma versão de um documento for revisada ou ocorrer a emissão inicial de algum documento. Deve ser atualizada pelo Coordenador da Qualidade e é por isso um registro do SGQ que evidencia quais processos devem receber quais documentos. Cabem aos elaboradores dos documentos junto ao Coordenador da Qualidade, definir quais processos/áreas deverão receber cada documento.
6. Controle de distribuição da documentação
Os documentos devem estar disponíveis nos locais/processos adequados conforme a P01C_LISTA MESTRA. Todos os documentos originais do SGQ, em suas últimas revisões, deverão estar disponibilizadas na pasta virtual SGQ\Controle Documentos e Registros e também impressos na sede administrativa (com as respectivas assinaturas e identificação DOCUMENTO ORIGINAL no rodapé da página inicial).
Uma pasta no diretório SGQ\Controle Documentos e Registros\Obsoletos deverá conter todos os arquivos obsoletos, que não são mais utilizados pela organização ou que já possuem uma revisão superior.
Na atual estrutura da empresa os documentos só possuem três destinos específicos: Escritório da Sede Administrativa Fábrica Obras Externas
Data Revisão
01/01/2011
Controle de Documentos e Registros
Código P01
Folha: 5 de 6 Rev. 00
A cada nova revisão de documentos o Coordenador da Qualidade deve atualizar a pasta virtual e a pasta física, verificar se os documentos revisados devem ser substituídos na pasta de documentos da Fábrica e nas Obras Externas.
Sempre que uma obra externa for executada uma pasta com todos os documentos do SGQ (aplicáveis aquela obra) deverá estar disponível para trabalho, deverá ser emitida uma P01A_ GUIA DE REMESSA DE DOCUMENTOS em uma via que deverá ser assinada pelo emissor e o remetente do documento. A mesma Guia deve ser emitida quando uma obra externa estiver em andamento e houver alterações em alguns dos documentos presentes naquela obra. Em documentos tanto distribuídos de forma eletrônica como de forma impressa deverão conter no rodapé ou a tarja “CÓPIA CONTROLADA” ou “CÓPIA NÃO CONTROLADA” na página inicial do documento.
Todos os documentos que se tornarem obsoletos ou tiverem novas revisões deverão ser arquivados na pasta do SGQ\Controle Documentos e Registros\Obsoletos. Não são arquivados documentos impressos que se tornarem obsoletos.
7. Controle de Registros
Em cada procedimento deverá ser descrito como os registros, referentes a aquele procedimento, deverão ser elaborados e armazenados. Cabe ao procedimento explicar sobre os formulários em anexo de sua responsabilidade.
Os registros da qualidade deverão ser mantidos na organização por no mínimo dois anos, ou o tempo que um procedimento ou legislação aplicável assim o exigir. É importante que os registros sejam legíveis e não contenham rasuras.
Registros de origem externa são considerados documentos de origem externa.
A seguinte tabela deverá ser colocada em todos os procedimentos que possuírem registros referenciados no item ANEXOS.
Nome do Registro
MídiaLocal de
ArmazenamentoIndexação
Responsável pela proteção e
recuperação
Tempo de
retençãoDescarte
8. Documentos de Origem Externa
Documentos de origem externa que afetem a capacidade da organização planejar e operar um Sistema de Gestão da Qualidade deverão ser controlados pela organização. Deverão ser arquivados no Formulário – P01B_Lista de Documentos de Origem Externa e armazenados e distribuídos conforme os itens 5 e 6 deste procedimento.
Data Revisão
01/01/2011
Controle de Documentos e Registros
Código P01
Folha: 6 de 6 Rev. 00
9. Anexos
Nome do Registro
MídiaLocal de
ArmazenamentoIndexação
Responsável pela proteção e recuperação
Tempo de
retençãoDescarte
P01A_Guia de Remessa
de documentos
Eletrônica ou impressa
Com cada destinatário
Sequencial Destinatário 2 anos Destruição
P01C_Lista Mestra de
Documentos
EletrônicaPasta Eletrônica da Qualidade
Não aplicável
Coordenador da Qualidade
Infinito NA
P01B_Lista de
Documentos de Origem
Externa
Eletrônica
Pasta Eletrônica da Qualidade
Não aplicável
Coordenador da Qualidade
Infinito NA
10.Documentos referenciados
Normas ABNT NBR ISO 9001:2008 ISO/TR 10013
Procedimentos Sem procedimentos referenciados
Formulários Sem formulários referenciados
