Planeamento Estratégico de Sistemas de Informação (PESI)

Gestão de InformaçãoGestão de Informação

Planeamento EstratégicoPlaneamento Estratégicode de

Sistemas de InformaçãoSistemas de Informação(PESI)(PESI)


Método de PlaneamentoMétodo de PlaneamentoEstudo PreliminarEstudo Preliminar

Introdução

Análise da Situação

Expectativas do Estudo

Abordagem e Metodologia

Recursos

Gestão do Processo de Planeamento

Plano


Estudo PreliminarEstudo PreliminarTarefas a desenvolverTarefas a desenvolver

Análise da situação – papel actual dos SI/TI na organização

Determinar as expectativas do estudo, definir os objectivos, alcance,

restrições, FCS, medidas e output do processo

Definir a abordagem e técnicas a utilizar

Definir a composição, papeis e responsabilidades de cada elemento da

equipa

Criar mecanismos de acompanhamento e controle

Identificar os elementos da organização a envolver nas discussões,

debates e workshops

Conceber um plano de acção com fases, calendarização e pontos de

controle.


Estudo PreliminarEstudo Preliminar Tarefas préviasTarefas prévias

Definição e documentação dos termos de referência

(normas de funcionamento) da equipa de “projecto”

Apresentação ao “patrocinador” do “projecto”

Eventual apresentação ao Conselho de Administração

para aprovação

Formação/Treino da equipa de “projecto”


Análise da SituaçãoAnálise da Situação

Papel actual dos SI/TI

Frameworks

Avaliação do portfolio de aplicações actual (McFarlan)

Localização

Inserção na macro-estrutura

Grau de sensibilidade dos utilizadores para as TI

Nível de satisfação dos utilizadores

Estímulos e Problemas

Reestruturação ou integração dos SI/TI face a :Alterações na estrutura accionista/direcção

Necessidade de racionalização

Planeamento estratégico do negócio/organização

Novos produtos/mercados

Reconhecimento da importância do PESI

Problemas actuais do gestor dos SI


Expectativas do EstudoExpectativas do EstudoObjectivosObjectivos

GenéricosElaborar planos de curto e longo-prazo visando o desenvolvimento de SI que suportem a estratégia global

Identificar formas de utilizar a “informação” por forma a alcançar vantagem competitiva

Determinar os recursos tecnológicos e organizacionais necessários aos planos propostos

Cenários de enquadramento :Evolução gradual do planeamento dos SI/TI

Alcançar “envolvimento da gestão”

Definição de prioridades

Competitividade

A existência de objectivos

vagos para o projecto, podem

resultar em perda de tempo e

consequências desastrosas

no longo prazo :

desapontamento,

desenvolvimento de sistemas

não desejados, etc.


Expectativas do Estudo Expectativas do Estudo Âmbito do EstudoÂmbito do Estudo (factores a (factores a

considerar...)considerar...)Dimensão da organização

Global

Unidade(s) de negócio ou grupo de...

Área geográfica

Cultura e História (Por onde começar ?)Garantia de comprometimento da gestão

Planos e direcção clara

Papel dos SI/TI é respeitada

Planeamento das SBU estabilizado

Duração e Recursos3 a 6 meses

Composição : gestores seniores (SI/TI, negócio) -> dimensão reduzida

• Se o estudo muito limitado, apenas se dirige a 1 único SI...Estudo de viabilidade

• Holding....apenas com carácter financeiro

• Adequado a SBU

Quando o PESI não está bem consolidado poderá ser mais adequado limitar o seu âmbito, por forma q a curva de aprendizagem possa ser limitada e demonstrada a validade das técnicas em pequena escala.


Expectativas do Estudo Expectativas do Estudo RestriçõesRestrições

Normalmente resultantes dos objectivos e âmbito;

Aconselhável definir tb o reverso dos objectivos e âmbito

i.e. “O que não é suposto o estudo fazer”

Preocupações do patrocinador ou Administração

Dúvidas devem ser resolvidas rapidamente...debate


Expectativas do EstudoExpectativas do Estudo““DeliverablesDeliverables””

Relatórios

Estratégia de GI

Estratégia dos SI

Portfolio de Aplicações

Estratégia das TI

Arquitectura Tecnológica

Nesta fase deverá ser definido o seu “formato” e

atribuída a responsabilidade individual pela sua

elaboração parcial


Modelo de relatórioModelo de relatório

Executive Summary

Termos de Referência

Sumário das principais conclusões

Sumário das recomendações

Agradecimentos

Introdução

Circunstancias envolventes do estudo

Notas

•10 a 12 páginas

•Apresentação e Discussão ao

Conselho de Administração :

30 min. -> Preparação e

lobbying

•Perspectiva histórica

•Documentar todos os

elementos

•Suficientemente detalhado

•Apresentado de forma

apelativa e a audiências

diferenciadas.


Modelo de relatórioModelo de relatórioAmbiente organizacionalAmbiente organizacional

Objectivos, assuntos chave, planos, FCS, problemas

críticos

Funções e processos

Framework de análise estratégica interna e externa

Ambiente e estratégia competitivas

Cadeia de Valor interna e externa

Necessidades de informação


Modelo de relatórioModelo de relatório Ambiente dos SI/TIAmbiente dos SI/TI

Portfolio de aplicações e bases de dados actual

Funções, Estratégia e Políticas

Organização, valores, estilo, Análise SWOT

Arquitectura da informação – Meta-modelo

Perspectiva externa


Modelo de relatório Modelo de relatório Estratégia de SIEstratégia de SI

Conclusões sobre o negócio / organização

Recomendações sobre o negócio / organização

Portfolio de aplicações

Desenvolvimentos necessários

Upgrades

Potencial

Análise

Prioridades

Custos e benefícios

Modelos de negócio e de informação


Modelo de relatórioModelo de relatório Estratégia de GIEstratégia de GI

Organização /Estrutura da Função SI

Políticas de investimento e prioritização

Políticas de “fornecedores” e outsourcing

Políticas de Pessoal

Políticas de imputação de custos

Politicas de Gestão de Informação (IRM)


Modelo de relatórioModelo de relatório Estratégia de/TIEstratégia de/TI

Gestão do porfolio de aplicações (termos técnicos)

Gestão de Informação (IRM) (termos técnicos)

Gestão do desenvolvimento de aplicações

Hardware, Comunicações e Redes

Política de Capacidade

Software e ferramentas de desenvolvimento

Gestão de Operações


Modelo de relatórioModelo de relatórioApêndicesApêndices

Processo de Planeamento

Avaliação do portfolio de aplicações actual

Portfolio de aplicações a desenvolver – descrição,

justificação, etc.

Arquitectura da informação e modelos

Objectivos e FCS

Análise da Cadeia de Valor

Registo de discussões, entrevistas e workshops

Glossário de Termos


Expectativas do EstudoExpectativas do EstudoFactores Críticos de Sucesso (FCS) e MedidasFactores Críticos de Sucesso (FCS) e Medidas

Conveniência de serem definidos à priori

Qual a medida de sucesso no final do processo de planeamento

Impossível definir FCS standard

FCS ditados pelos objectivos, estímulos, percepção da comunidade

empresaria, etc.

Revelam a “parte inferior do icebergue” dos TOR e objectivos

Facilitar a focalização da equipa nos objectivos finais


Abordagem e MetodologiaAbordagem e MetodologiaFactores a tomar em consideraçãoFactores a tomar em consideração

Perspectiva globalA metodologia a seleccionar deve facilitar a obtenção de uma imagem global do “objecto” do estudo – overview, abordagem top-down.

Consistência em todas as fases do estudo e com outros elementos da organização

Facilidade de comunicação -> baixa complexidade

Documentação

Facilitar decisões racionais :Checkpoints

Como conduzir até aos checkpoints

Justificação para opções

Adaptatividade ao ambiente, cultura, maturidade e “skills”

Como alcançar o “alvo” ?

•Não há método que garanta

o sucesso

•Depende do “Project leader”


Abordagem e Metodologia Abordagem e Metodologia CaracteristícasCaracteristícas

Ênfase nos “deliverables”

Etapas marcadas por marcos (checkpoints) claros

Reconhecimento da natureza interactiva do estudo

Reconhecimento da importância do lado humano do

estudo

Modularidade

Ferramentas gráficas “apelativas”


Faseamento do Processo de Faseamento do Processo de PlaneamentoPlaneamento

5.

(15%)

Reporting

Relatório

5

4.

(25%)

Formulação de Estratégia

Estratégia dos SI e TI

Opções:

Tecnologia

Software

Organização

Análise custo/benefício

Análise de risco

Preparar planos

Migração

4

3.

(20%)

Arquitectura da Informação eSistemas

Análise da procura

Necessidades de informação

Prioridades

Arquitectura da Informação eSistemas

Portfolio futuro

3

2.

(30%)

Necessidades do negócio

Estratégia de negócio

Ambiente interno e externo

Objectivos e processos

FCS

Perspectiva actual dos SI/TI

Portfolio de aplicaçõesexistente

2

1.

(10%)

Inicio

Problemas e estímulos

Âmbito e termos dereferência

Administração do projecto

Equipa de projecto

Técnicas

Treino e ferramentas

Lista de entrevistados

1

Portfolio deAplicações

Tecnologia

Ambiente interno eexterno

Função SI/TI


Necessidades do NegócioNecessidades do NegócioFaseamento do Processo de Faseamento do Processo de

PlaneamentoPlaneamentoFinalidade : desenvolver um bom entendimento do

negócio, do seu ambiente e das suas necessidades

actuais, planeadas e potenciais.

Categorias :

Análise dos objectivos, FCS, problemas críticos e processos,

por forma a a determinar as necessidades de informação e logo

o foco do investimento em SI;

Avaliação dos SI/TI actuais para determinar o grau da cobertura

e contribuição e logo quais as melhorias desejáveis;

Análise inovadora do negócio para identificar potenciais

aplicações dos SI/TI;


Definir Arquitectura da Informação e SIDefinir Arquitectura da Informação e SIFaseamento do Processo de PlaneamentoFaseamento do Processo de Planeamento

Toma os resultados da análise dos processos e

necessidades de informação por forma a

construir uma arquitectura global do negócio;

Representa o “futuro ideal” em termos de SI

Necessária à definição da orientação para os

planos de “migração”


Formulação de EstratégiasFormulação de EstratégiasFaseamento do Processo de Faseamento do Processo de

PlaneamentoPlaneamento

Estratégia dos SI

Consolidação dos elementos recolhidos e que representam as

necessidades do negócio (organização)

Formulação da Estratégia dos SI

Estratégia das TI

Após a definição do portfolio de aplicações no âmbito da

Estratégia dos SI, é necessário conceber a arquitectura

tecnológica que a sustentam


RecursosRecursosMembros da equipa de projectoMembros da equipa de projecto

Características que devem possuir :

Conhecimento dos obj. organizacionais, estilo de gestão, cultura,

processos, pessoas

Boa capacidade de comunicação

Capacidade e autoridade para implementar planos e decisões que

podem afectar toda a organização

Respeito da Administração e funcionários

Interesse por outras áreas que não a sua

Capacidade de análise objectiva

Oriundos dos diversos sectores da empresa

Balanceamento entre especialistas e não-especialistas

A qualidade dos produtos a desenvolver depende a qualidade da equipa seleccionada


RecursosRecursosMembros da equipa de projecto(continuação)Membros da equipa de projecto(continuação)

A empresa deve estar convencida da necessidade do processo de

planeamento estratégico;

Os participantes nas discussões – gestores de topo – devem

conhecer e respeitar a equipa ou caso contrário não confiarão na

estratégia apresentada;

A equipa deve ser capaz de reconhecer se está a ser deliberada ou

inconscientemente enganada;

Capacidade de lidar com informação confidencial;

Elementos sénior...os tais que não têm tempo...!

A qualidade dos produtos a desenvolver depende a qualidade da equipa seleccionada


RecursosRecursosTecnologias de InformaçãoTecnologias de Informação

Ferramentas gráficas para a construção dos diversos diagramas :

matrizes, diagramas de fluxo, modelos de dados;

Estrutura adequada de dicionário de dados que permita o registo

dos diversos elementos de informação recolhidos, tais como dados,

actividades, resultados de entrevistas, etc.

Exemplos :

Processador de texto

Folha de cálculo

Ferramenta de desenho de DFD e DM


RecursosRecursosInstalaçõesInstalações

Sala de trabalho adequada à equipa de

projecto

Secretariado a full-time

Segurança física das instalações

Salas de reunião


Gestão do Processo de Gestão do Processo de PlaneamentoPlaneamento

ModeloModelo

Comissão de Acompanhamento

(Steering Committee)

Patrocinador

Líder da Equipa

Membros da Equipa

Gestores Executivos

Membros da Equipa

Executivos Especialistas em SI


Gestão do Processo de Gestão do Processo de PlaneamentoPlaneamentoPatrocinadorPatrocinador

Director da própria organização;

Preside a Comissão de

Acompanhamento;

Assegura a participação e envolvimento

da gestão de topo da instituição;

Revê relatórios antes da sua publicação;



Comissão de AcompanhamentoComissão de AcompanhamentoReúne 1x por mês (depende dimensão do projecto) ou

apenas nos pontos de controlo (milestones)

Funções:

Aprovar os planos do Líder

Conduzir revisões intermédias dos documentos

Revisão final dos Planos Estratégicos

Autorizar a continuação dos trabalhos



Equipa de ProjectoEquipa de ProjectoLíder

Planeia, gere e executa a maioría do trabalho diário da

equipa de projecto;

Membros

Pelo menos 2 em full-time;

Apoio de outros especialistas em part-time;

Dimensão da equipe depende da abrangência do

projecto, tempo disponível e nº de entrevistados;


PlanoPlano

Produzir relatórios em cada fase, por forma a que a gestão possa

acompanhar os resultados do trabalho da equipa e verificar a sua

aderência aos objectivos traçados;

Tarefas críticas (fases 2 e 3) : entrevistas

1.5 a 2 dias cada;

Entrevista, passar a escrito, discussão dentro da equipa e feedback do

entrevistado;

Pelo menos 2 elementos por entrevista

Definição de um Final claro com “deliverables” claros


PlanoPlano

Vender o estudo (PESI):

Identificar claramente os problemas

Mostrar que o estudo auxiliará a solução total

ou parcial dos problemas

Reconciliar que “paga” com a mais valia

encontrada

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