1. INTRODUÇÃO

Em nosso cotidiano, somos frequentemente desafiados a criar fórmulas para

solucionar os problemas que nos aparecem. Com as empresas, não é diferente. E,

para resolver suas questões corporativas e desenvolver melhorias de gestão, é

implementado um método amplamente utilizado pelas próprias companhias e por

consultorias de gestão: o PDCA.

Na prática, o método segue a sequência das quatro letras. O primeiro passo é

identificar o problema, traçar uma meta e, a partir daí, analisar e planejar as ações

que vão trazer o resultado esperado (Plan). Depois disso, executar o plano de ação

(Do), em seguida verificar os resultados (Check) e, por fim, agir para consertar

possíveis falhas a partir dos aprendizados (Act).

O PDCA é um método único e aplicado da mesma maneira em qualquer tipo

de empresa, independentemente do seu segmento. A diferença está no tamanho e

na diversidade dos problemas. Segundo o consultor, três fatores são fundamentais

para que se atinja as metas na utilização do método.

Primeiro, é preciso contar com a ajuda de uma liderança atuante e de

pessoas que conduzam a organização no rumo de sua visão. Também é necessário

haver conhecimento técnico disponível – se a empresa é uma cervejaria, por

exemplo, é preciso ter gente que entenda muito bem o negócio e o processo técnico

de se fazer cerveja. Por fim, o terceiro fator essencial é de fato aplicar o

conhecimento de gestão, representado em sua essência pelo PDCA.

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2. DEFINIÇÃO: CICLO PDCA

O PDCA é, provavelmente, o mais conhecido conceito da gestão da

qualidade. Mesmo pessoas leigas costumam conhecer as quatro etapas básicas que

ficaram famosas depois que ele foi introduzido no Japão e daí ganhou o mundo.

É um conceito criado para a análise e solução de problemas. Graficamente

apresenta a idéia de um “circuito”, desenvolvida por Dewey, ao imaginar como

funciona a relação entre a ação humana e o domínio social ao qual pertence.

Segundo ele a reflexão para a solução de problemas contém cinco passos

logicamente distintos: perceber a dificuldade, localizar e definir o problema, sugestão

de possíveis soluções, desenvolvimento por raciocínio das influências da sugestão,

observação posterior e experimentação que levem a sua aceitação ou rejeição.

Dentro do contexto de um sistema de gestão da qualidade, o PDCA é um

ciclo dinâmico que pode ser desdobrado dentro de cada um dos processos da

organização, e para o sistema de processos como um todo. É intimamente

associado com o planejamento, implementação, controle e melhoria contínua da

realização do produto e outros processos de sistemas de gestão da qualidade.

Figura 1 – Ciclo PDCA

A manutenção e a melhoria continua da capacidade do processo pode ser

alcançada através da aplicação do conceito PDCA em todos os níveis dentro da

organização. Isto aplica para auto nivelar igualmente processos estratégicos , como

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planejamento do sistema de gestão da qualidade , ou análise crítica pela direção, e

para atividades operacionais simples levadas a cabo como uma parte de processos

de realização do produto.

O PDCA são as iniciais das palavras inglesas plan, do, check, e action, que

significam planejar, fazer, verificar e agir (corretivamente).

As quatro partes do PDCA são descritas a seguir:

PLANEJAR (PLAN): "Não existe nada (nenhum processo) que não possa

ser melhorado". Na fase de planejamento do ciclo escolhe-se um processo ou

problema a ser sanado. O processo escolhido pode ser uma atividade, linha de

montagem, um método etc. Desenhamos o projeto e o estudamos por meio de

técnicas de administração da produção. Estabelecemos padrões de medidas e

metas quantitativas e qualitativas a serem alcançadas. Desenvolvemos um plano de

ação com parâmetros quantificáveis de acompanhamento.

FAZER (DO): Depois do plano de ação definido, cabe fazer com que ele

aconteça na prática. É importante colher dados e medidas ("quem não mede não

gerencia") continuamente, e documentar as mudanças no processo. Uma boa

estratégia é escolher, na fase anterior de planejamento, processos e problemas

fáceis de resolver. O sucesso das primeiras ações serve de treino e incentivo a

equipe responsável.

VERIFICAR (CHECK): Nessa fase são verificados os resultados práticos da

implementação do plano. Se existirem grandes distorções para alcançar os

resultados, pode ser necessário retorno a primeira fase e alterar ou refazer o plano

inicial. Caso os resultados obtidos sejam satisfatórios, em relação às metas

estabelecidas, o programa deve prosseguir para a próxima fase.

AGIR (ACT): comprovada a eficácia do plano implantado e adotado, é

necessário torná-lo padrão na empresa. O novo procedimento é documentado para

garantir que sempre seja utilizado, a partir de então e até que uma nova melhoria o

modifique. Esta fase garante que as mudanças que resultaram em melhorias sejam

internalizadas nos processos produtivos adotados pela empresa. Caso as mudanças

não alcancem os resultados esperados, esta etapa envolve o retorno à situação

anterior.

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3. ESTUDO DE CASO

A empresa fornecia os injetores dos fogões de uma gigante do ramo de

eletrodomésticos. Para dar uma ideia da complexidade do Controle da Qualidade

deste produto: há um furo no topo do injetor onde o gás é expelido para se

transformar em chama. Este furo varia de 0,60 a 6,00 milímetros, dependendo da

aplicação do produto.

Em um determinado momento, o cliente mudou a maneira de se controlar

este diâmetro. A especificação do desenho não seria mais em milímetros, mas em

vazão de ar expelida por hora. Ou seja, não falaríamos mais em 0,65 milímetros,

mas em 75 litros/hora. Após toda adaptação necessária, começamos a fornecer os

produtos conforme nova especificação. E os problemas começaram a aparecer.

Por conta de injetores com vazão fora do especificado, foram geradas

diversas não conformidades. As ações planejadas não surtiam o efeito esperado,

pois atuávamos em variações no processo produtivo e na detecção do problema na

Inspeção final do produto. Foi aí que montamos um grupo de estudos dentro da

empresa, aplicando os conceitos do PDCA.

1- Plan (Planejar)

O primeiro passo de um PDCA é planejar as ações que serão tomadas. Por

conta deste planejamento, é extremamente importante que se faça uma análise

detalhada utilizando-se de ferramentas da qualidade.

O que pode ser feito é, antes de tudo, um “brainstorming” com os envolvidos

no processo, deixando que até as alternativas descabidas sejam consideradas.

Depois, de posse desta lista de idéias, reúna o grupo para considerar quais as

hipóteses mais prováveis e estude pelo menos três. Então, nas que forem eleitas,

aplique um “Diagrama de Ishikawa” ou analise com os “5 porquês”.

Esta análise deve ser aquela onde o tempo deve ser quase que

desconsiderado. Digo isso porque, na análise que fizemos no caso dos injetores,

resolvemos estudar cinco lotes consecutivos até que se chegasse a uma conclusão.

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Em cada lote selecionávamos 50 peças numeradas, medíamos em nosso

equipamento e levávamos ao cliente para medir no equipamento deles.

Neste momento, vimos que havia um desvio entre dois e quatro pontos entre

um aparelho e outro. Esta diferença era extremamente intrigante, já que os

equipamentos eram iguais. Depois de consultarmos o fabricante, um ponto que nos

passava despercebido nos chamou a atenção: a temperatura.

Fizemos nova bateria de medições, onde as peças eram medidas às 8 da

manhã, 3 da tarde e 7 da noite. E para a nossa surpresa, os valores encontrados

variavam de acordo com a temperatura ambiente, mesmo tendo o aparelho em sala

climatizada. Neste momento, sentíamos que tínhamos encontrado um caminho.

Faltavam as ações.

2- Do (Fazer)

Neste ponto do PDCA, começamos a pôr em prática tudo aquilo que

planejamos no passo anterior. As ações devem ter responsáveis definidos e prazos

aceitáveis, para que as coisas não sejam feitas de forma atabalhoada e nem caiam

no esquecimento. Nesta hora, pense apenas em cumprir o planejado (vê a

importância do primeiro passo?). Se tudo for feito como o previsto, a chance de erro

é muito pequena.

E mesmo com uma chance muito pequena de errar, o grupo de estudos que

montamos para estudar as rejeições de injetores sabia que não podia mais errar.

Estava em jogo, naquele momento, a sobrevivência da empresa frente a seu maior

cliente. A ação que tomamos foi confeccionar um lote de peças aplicando uma

tabela de correção, onde seria considerada a média das variações encontradas nas

medições.

Esta tabela foi feita para todas as vazões solicitadas e era necessário um

acompanhamento da qualidade nesta produção. A ação foi concluída em dois dias

de produção e estávamos prontos para o próximo passo.

3- Check (Analisar)

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Esta fase do PDCA visa mensurar se as ações tomadas foram eficazes e

alcançaram o resultado esperado. Utilizando-se de ferramentas estatísticas,

devemos ter um retrato fiel da situação anterior às ações e como o processo se

comportou após as ações.

Procure ser rigoroso nesta análise, pois a medição deve conter dados que

validem aquilo que foi colocado em prática. E, caso seja necessário, não tenha

vergonha de recomeçar, pois uma das vantagens do PDCA é a de ser uma

ferramenta de ciclo interminável, podendo ser aplicada quando você bem entender.

E quanto ao nosso grupo de estudos, nossa análise não poderia ser melhor.

Fomos ao cliente com uma amostragem do primeiro lote e, pela primeira vez depois

de muito tempo, os valores encontrados em nosso equipamento foi igual em 88%

das peças e com diferença igual ou inferior a 2 litros/hora nos outros 12%.

Monitoramos todos os lotes fornecidos ao longo do primeiro mês e nada foi

detectado. Reduzimos as reclamações do cliente a zero em menos de quarenta e

cinco dias (meta do grupo) e, o mais importante, aumentamos o índice de satisfação

não só de nosso cliente, mas de todos os envolvidos no processo.

4- Act (Agir)

Quando você chega neste ponto, está prestes a encerrar o ciclo PDCA. Neste

momento, é a hora de padronizar tudo aquilo que deu certo, para que a repetição se

torne uma rotina.

Elabore ou modifique instruções de trabalho, procedimentos e o que mais for

necessário para que as ações que deram resultados sejam mantidas e o problema

não volte a acontecer. Porém, caso o resultado não seja o esperado, volte ao início

do ciclo para entender o que não deu certo.

Transformamos a tabela de correção em especificação de processo e

passamos a trabalhar com aqueles números. Elaboramos uma apresentação aos

colaboradores da empresa, visando incentivar a divulgação de boas idéias e o grupo

de estudos passou a se reunir uma vez por semana por determinação de nossa

diretoria, estudando dados da produção e verificando quais números eram possíveis

de se melhorar.

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4. CONSIDERAÇÕES FINAIS

Por se tratar de uma ferramenta administrativa de controle que constitui um

ciclo é essencial que todas as partes sejam realizadas com o mesmo empenho para

obter bons resultados. Caso falte alguma parte, o processo será prejudicado no

todo.

O PDCA pode ser aplicado em todas as áreas funcionais da organização

(produção, recursos humanos, marketing, finanças, entre outras), nas quais podem

ser identificadas as funções da administração: planejamento, organização, controle e

direção.

Algumas dicas importantes do que NÃO deve ser feito para evitar atrasos e

prejuízos no ciclo PDCA são:

Não fazer planejamento;

Não definir os métodos que serão utilizados para obtenção de metas;

Não preparar a equipe para obter resultados;

Não verificar se tudo foi feito corretamente (checar);

Não tomar as devidas precauções e efetuar medidas corretivas, se

necessário;

Não tornar o PDCA um ciclo contínuo.

Levando em conta todas as etapas do ciclo PDCA e tomando os devidos

cuidados para sua implementação é possível obter ótimos resultados em sua

empresa.

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5. REFERÊNCIA BIBLIOGRÁFICA

Disponível em:

http://www.napratica.org.br/o-que-e-e-como-funciona-o-metodo-pdca/.

Acesso em: 24 de Junho de 2015.

Disponível em:

http://www.ecrconsultoria.com.br/biblioteca/artigos/gestao-da-

qualidade/o-ciclo-do-pdca. Acesso em: 24 de Junho de 2015.

Disponível em:

http://www.infoescola.com/administracao_/pdca-plan-do-check-action/.

Acesso em: 24 de Junho de 2015.

Disponível em:

https://sites.google.com/site/planejaweb/pdca. Acesso em: 24 de Junho de

2015.

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