Plano de Atividades - 2015...PLANO DE ATIVIDADES – 2017 SECRETARIA - GERAL DO MINISTÉRIO DA...

Plano de Atividades • 2017

SECRETARIA-GERAL DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA

SECRETARIA-GERAL DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA

Plano de Atividades • 2017

© MINISTÉRIO DA JUSTIÇA Praça do Comércio

1149-019 Lisboa E-mail: [email protected]

Janeiro• 2017

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P L A N O D E A T I V I D A D E S – 2 0 1 7

S E C R E T A R I A - G E R A L D O M I N I S T É R I O D A J U S T I Ç A

Í n d i c e 1. Nota introdutória ..................................................................... 3

2. Apresentação da Secretaria-Geral do Ministério da Justiça ................. 4

Missão e Atribuições .......................................................................... 4

Estrutura Orgânica ............................................................................ 6

Meio Envolvente ............................................................................... 7

Principais Serviços/Principais clientes ..................................................... 7

3. Objetivos estratégicos e objetivos operacionais QUAR ....................... 9

4. Objetivos e atividades a desenvolver por unidades orgânicas ............ 13

Direção de Serviços de Recursos Humanos, Planeamento e Organização ........... 14

Direção de Serviços de Recursos Financeiros, Patrimoniais e Tecnológicos ........ 18

Direção de Serviços de Apoio Especializado, Recursos Documentais e Relações Públicas ................................................................................... 23

Direção de Serviços Jurídicos e de Contencioso ........................................ 29

Unidade de Compras do Ministério da Justiça .......................................... 31

Gestão de Fundos Comunitários – Equipa Multidisciplinar ............................. 35

5. Modernização Administrativa .................................................... 37

6. Recursos ............................................................................. 38

Recursos Financeiros ........................................................................ 38

Recursos Humanos .......................................................................... 39

Plano de Formação .......................................................................... 40

Instalações ................................................................................... 43

7. ANEXO: QUAR 2017 ................................................................ 44

8. Siglas utilizadas ..................................................................... 46

i



1. Nota introdutória

O Plano de Atividades da Secretaria-Geral do Ministério da Justiça (SGMJ) para o ano de 2017

define as linhas orientadoras da sua atuação, estabelecendo os objetivos a alcançar e as

atividades a desenvolver ao longo do ano, enquadrado por uma gestão eficiente dos recursos

disponíveis (humanos, materiais e financeiros) para a sua concretização.

Sendo o Plano de Atividades um importante instrumento do ciclo anual de gestão, o

acompanhamento permanente da sua execução permitirá identificar oportunamente eventuais

desvios e adotar atempadamente medidas de ajustamento que possibilitem a sua boa

concretização.

A preparação deste documento teve subjacente as orientações estabelecidas pela tutela,

nomeadamente as Grandes Opções do Plano 2017 e o Plano Justiça + Próxima, as atribuições e

competências consagradas na Lei Orgânica da SGMJ e o estipulado no Decreto-Lei n.º 183/96 de

27 de Setembro.

Na sua elaboração estiveram envolvidas todas as unidades orgânicas da SGMJ, pretendendo-se

desta forma envolver todos quantos trabalham nesta Secretaria-Geral no compromisso de

prestar um serviço de qualidade, com elevados padrões de desempenho. De facto, para a

concretização deste Plano serão indispensáveis a motivação, as qualidades humanas e

profissionais, a responsabilidade e o sentido de realização do interesse público de todos

quantos trabalham nesta Secretaria-Geral.

3



2. Apresentação da Secretaria-Geral do Ministério da Justiça

Missão e Atribuições

Missão

Atribuições

A Secretaria-Geral do Ministério da Justiça (SGMJ) tem por missão assegurar o apoio técnico e

administrativo aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ e aos órgãos e

serviços sem estrutura de apoio administrativo. Deve assegurar a coordenação da gestão dos

fundos comunitários afetos ao MJ, o apoio aos demais serviços e organismos do Ministério nos

domínios da gestão e administração de recursos humanos, a contratação pública de bens e

serviços, o apoio técnico-jurídico e contencioso e as funções de documentação e arquivo e de

relações públicas e protocolo.

Prestar a assistência técnica e administrativa aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ, não incluída nas atribuições dos demais serviços do MJ, bem como aos órgãos não dotados de estrutura de apoio administrativo, elaborando e executando os respetivos orçamentos.

Promover, coordenar e acompanhar, no âmbito do MJ, as políticas de organização e de recursos humanos definidas para a Administração Pública, apoiando a tomada de decisão e a respetiva concretização, elaborando os necessários instrumentos de planeamento e de avaliação.

Assegurar a gestão e a administração centralizada dos recursos humanos do MJ, designadamente nos domínios do recrutamento e seleção, da administração do pessoal em mobilidade especial e da formação em áreas comuns.

Acompanhar a programação e a ação formativa dos trabalhadores dos demais serviços e organismos do MJ, com exceção da formação compreendida na competência exclusiva do Centro de Estudos Judiciários.

Assegurar o serviço de consultadoria jurídica aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ, bem como aos serviços e organismos do ministério, designadamente através da emissão de informações e pareceres, apreciação de reclamações e recursos hierárquicos que àqueles sejam dirigidos e da elaboração de peças processuais em ações e recursos em que sejam visados atos praticados pelos membros do Governo, nas jurisdições comum ou administrativa, bem como de atos praticados por dirigentes de serviços do MJ, desde que solicitada pelo membro do Governo competente.

4



A S

Assegurar o acompanhamento de outros assuntos jurídicos atinentes ao MJ, designadamente em sede de execução de decisões judiciais proferidas por tribunais nacionais, comunitários ou internacionais, em matérias relacionadas com o funcionamento dos tribunais, com atuações do MJ não imputáveis a serviço ou organismo determinado, ou de qualquer outra decisão em que a referida execução tenha sido determinada pelo membro do Governo competente.

Assegurar, através da unidade ministerial de compras, a contratação pública centralizada de bens e serviços, sem prejuízo da intervenção específica do Instituto de Gestão Financeira e Equipamentos da Justiça, I. P., (IGFEJ, I. P.) representando o MJ e conduzindo os respetivos processos aquisitivos, e colaborar com os serviços e organismos do MJ no levantamento e agregação de necessidades.

Estudar, programar e coordenar a aplicação de medidas tendentes a promover, de forma permanente e sistemática, a inovação, modernização e a política de qualidade, no âmbito do MJ, acompanhando os processos de certificação da qualidade.

Liquidar, cobrar e registar as receitas próprias.

Coordenar as ações referentes à organização e preservação do património e arquivo histórico, promovendo boas práticas de gestão de documentos nos serviços e organismos do MJ e procedendo à recolha, tratamento e conservação dos arquivos que deixem de ser de uso corrente por parte dos organismos produtores.

Organizar e manter um centro de documentação com relevância para a área da justiça e desenvolver iniciativas de recolha, organização e divulgação de informação, nomeadamente legislativa e jurisprudencial, que revelem interesse direto para o MJ.

Assegurar o serviço geral de relações públicas e de protocolo do MJ, em articulação com os demais serviços e organismos.

Representar, por intermédio do secretário -geral, e assegurar o normal funcionamento do MJ nas áreas que não sejam da competência específica de outros serviços ou organismos e desde que tal representação não seja diretamente assumida pelos membros do Governo.

Coordenar as matérias relativas à gestão de fundos comunitários afetos ao MJ, ao nível da apresentação de candidaturas conjuntas, acompanhar as execuções financeira e material efetuadas pelas entidades executoras, bem como a apresentação de propostas à entidade gestora dos respetivos programas, com vista a eventuais alterações à programação financeira dos projetos, após audição dos demais serviços e organismos intervenientes.

Cabe, ainda, à SGMJ assegurar o apoio administrativo e logístico à Comissão da Liberdade Religiosa, órgão independente de consulta da Assembleia da República e do Governo, à Comissão de Proteção às Vítimas de Crimes e à Comissão de Programas Especiais de Segurança, que se regem por diploma próprio.

5



Estrutura Orgânica

O Decreto-Lei n.º 123/2011, de 29 de dezembro, aprovou a atual Lei Orgânica do MJ. No

desenvolvimento desse diploma, o Decreto-Lei n.º 162/2012, de 31 de julho, definiu a missão,

atribuições e competências da SGMJ e a Portaria n.º 385/2012, de 29 de novembro, determinou

a sua estrutura nuclear, bem como as competências das respetivas unidades orgânicas.

A organização interna da SGMJ obedece a um modelo estrutural misto, com uma estrutura

hierarquizada nas áreas de atividade relativas a Recursos Humanos, Planeamento e

Organização; Recursos Financeiros, Patrimoniais e tecnológicos; Jurídicos e de Contencioso e

Compras Públicas e uma estrutura matricial na área de Gestão de Fundos Comunitários.

Secretário-Geral Carlos de Sousa Mendes Secretário-Geral Adjunto

Rui Pinho Bandeira

Direção de Serviços de Recursos Humanos,

Planeamento e Organização

Mª do Rosário Pereira

Divisão de Recursos Humanos

Eunice Martins

Divisão de Planeamento de

Organização Inês Serrano

Direção de Serviços de Recursos Financeiros,

Patrimoniais e Tecnológicos Álvaro Pires

Divisão de Gestão Financeira e Patrimonial Graça Silva

Direção de Serviços de Apoio

Especializado, Recursos

Documentais e Relações Públicas

Vitor Salgueiro

Divisão de Apoio Especializado

Alexandra Louro

Direção de Serviços Jurídicos e de Contencioso

Mª da Trindade Raposo

Unidade de Compras do MJ

Luís Pardal

Gestão de Fundos Comunitários

Luís Evangelista

6



Meio Envolvente

A avaliação do meio envolvente com que a SGMJ se depara constitui um elemento fundamental

para um adequado planeamento das atividades a desenvolver, permitindo identificar a forma

de ultrapassar ou minimizar os problemas e de potenciar as vantagens.

Assim, importa destacar os fatores externos e internos que influenciam a atividade da SGMJ,

evidenciados na matriz SWOT:

Principais Serviços/Principais clientes

A diversidade de atividades desenvolvidas pela SGMJ e os principais clientes a quem se

destinam são evidenciados no quadro seguinte.

Matriz SWOT

Fatores internos

Pontos fracos Pontos fortes

Elev

ado

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Solicitações urgentes e não programadas - - - + + + Mobilidade de RH para serviços e organismos da AP que detêm estatutos remuneratórios mais atrativos

- - - Dificuldade de recrutamento de pessoal qualificado em algumas áreas - - - + Dependência de terceiros para a área das tecnologias de informação. - -

Opo

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es Aposta na modernização administrativa da AP

+ + + Opção governamental de dinamização dos serviços partilhados

+ -

Financiamento comunitário + +

7



Internos

Gabinetes dos Membros do Governo

do MJ

Serviços, Organismos e

outras estruturas do

MJ

Outros serviços e

organismos da AP

Cidadão SGMJ

Avaliação de desempenho XControlo de assiduidade e/ou pontualidade X XProcessamento de abonos e descontos X X XRecrutamento e seleção X X XElaboração de informações e pareceres X X XElaborar instrumentos de planeamento e avaliação X X X X XGestão da formação profissional X X XInovação, modernização e qualidade X XDisponibilização de informação na intranet e internet X X X X XElaboração de orçamentos X X XGestão orçamental X X XGestão de fundos de maneio X X XAquisição de bens e serviços X X XGestão patrimonial X XGestão do parque automóvel X XElaboração de informações e pareceres X X XApoio informático aos utilizadores XApoio tecnico aos serviços de comunicação de voz e dados X X XGestão dos arquivos X X X XOrganização e preservação do património e arquivo histórico X X X X XGestão de correspondência X XTratamento documental do fundo bibliográfico X X X X XDifusão seletiva de conteúdos X X X X XAtendimento telefónico e presencial X X XOrganização e apoio a eventos X X X XServiço de recepção aos Gabinetes X X XElaborar de estudos, pareceres e informações X X XElaborar peças processuais nos processos contenciosos X XInstrução de processos de execução condenatória X X XRepresentação do MJ em processos de natureza jurisdicional X X XApoio ao Ministério Público XLevantamento de necessidades X X XAquisição centralizada de bens e serviços X X XApoio ao uso da plataforma de contratação eletrónica XCompilação e envio de informação à ESPAP X X XAcompanhamento de execução de contratos X XApoio na preparação dos projetos de candidatura X XApresentação de candidaturas conjuntas X XElaborar e apresentar relatórios intermédios e finais dos projetos X XApresentação de propostas de alteração à programação financeira dos projetos X X

Gestão de Fundos

Comunitários

Destinatários/Clientes

Áreas de Atividade

Principais Atividades

Recursos Humanos

Externos

Arquivo e Biblioteca

Planeamento e Organização

Recursos Financeiros,

Patrimoniais e Tecnológicos

Aquisição Centralizada

Jurídico e Contencioso

Relações Públicas

8



3. Objetivos estratégicos e objetivos operacionais QUAR

Considerando as orientações politicas e as atribuições e competências da SGMJ estabeleceram-

se os seguintes cinco objetivos estratégicos:

Para concretização destes objetivos estratégicos foram definidos catorze objetivos

operacionais, sendo que a articulação entre os objetivos estratégicos e operacionais está

evidenciada na matriz representada na página seguinte.

Consolidar e melhorar o desempenho organizacional

da SGMJ, alinhando-o com as atribuições legalmente

previstas

Contribuir para a modernização administrativa

da SGMJ e dos serviços e organismos do MJ

Reforçar a profissionalização da gestão a todos os níveis de

direção

Assegurar a gestão e coordenação dos fundos

europeus afetos ao setor da Justiça

Maximizar o potencial e o desempenho dos recursos

humanos

9



Objetivos Operacionais

Objetivos Estratégicos

Consolidar e melhorar o

desempenho organizacional da SGMJ, alinhando-

o com as atribuições legalmente previstas

Contribuir para a modernização administrativa da SGMJ e dos

serviços e organismos do

MJ

Reforçar a profissionalização da gestão a todos

os níveis de direção

Assegurar a gestão e

coordenação dos fundos

europeus afetos ao setor da

Justiça

Maximizar o potencial e o desempenho dos recursos

humanos

Garantir um apoio eficaz aos serviços e organismos do MJ na área dos

Recursos Humanos X

Garantir a eficácia do apoio jurídico prestado aos gabinetes dos membros

do governo X

Desenvolvimento do projeto Portal do Ministério da Justiça X

Desenvolvimento do projeto “Biblioteca Online da Justiça” X X

Desenvolvimento do projeto "Plano de Preservação Digital do Ministério da

Justiça" X X

Desenvolvimento do projeto "Arquivo Histórico do Ministério da Justiça" X X

Desenvolvimento do projeto "Inventariação de Espólio para a

Organização de Núcleos Museológicos da Justiça"

X X

Garantir a execução do Fundo para a Segurança Interna - Cooperação

Policial na componente financeira afeta ao Ministério da Justiça

(Autoridade Delegada)

X

Implementação do projeto "SGMJ sem papel" X X X X

Implementação do projeto piloto "Cartão de Cidadão @MJ" na SGMJ X X X X

Desenvolvimento do projeto de eficiência energética no edifício sede

do Ministério da Justiça X

Consolidar a prestação dos serviços de segurança e saúde no trabalho para os

organismos do MJ X X

Assegurar formação aos trabalhadores da SGMJ e do MJ X X X

Garantir a satisfação dos clientes da SGMJ X

10



Os objetivos operacionais da SGMJ para 2017, inscritos no QUAR, abrangem as dimensões

eficácia, eficiência e qualidade.

Efic

ácia

Objetivo Operacional Indicadores Meta Tolerância

Garantir um apoio eficaz aos serviços e organismos do MJ

na área dos Recursos Humanos

Tempo médio de elaboração de respostas a solicitações (urgentes e não urgentes) dos serviços e organismos do MJ em matérias relacionadas com recursos humanos (nº de dias úteis)

11 3

Taxa de pertinência das orientações técnicas divulgada aos serviços e organismos (nº de respostas "pertinente"/nº total de respostas dos serviços)

90% 5%


Garantir a eficácia do apoio jurídico prestado aos

gabinetes dos membros do governo

Tempo médio de elaboração das peças jurídicas (nº de dias) 11 3


Desenvolvimento do projeto Portal do Ministério da

Justiça

Prazo de disponibilização do Portal da Justiça aos utilizadores (nº de semanas)

30 2


Desenvolvimento do projeto "Biblioteca Online da Justiça"

Conclusão das fases 1 e 2 do projeto (2 fases das 5 fases do projeto)

2/5 -


Desenvolvimento do projeto "Plano de Preservação Digital

do Ministério da Justiça"


2/5 -


Desenvolvimento do projeto "Arquivo Histórico do Ministério da Justiça"


2/5 -


Desenvolvimento do projeto "Inventariação de Espólio

para a Organização de Núcleos Museológicos da

Justiça"


2/5 -

11



Efic

ácia


Garantir a execução do Fundo para a Segurança

Interna - Cooperação Policial na componente financeira

afeta ao Ministério da Justiça (Autoridade Delegada)

N.º de Avisos para financiamento de projetos publicados 11 1

Efic

iênc

ia


Implementação do projeto "SGMJ sem papel"

Prazo de disponibilização das novas funcionalidades do edoclink aos utilizadores (nº de semanas)

30 1


Implementação do projeto piloto "Cartão de Cidadão @MJ"

na SGMJ

Prazo de Implementação do projeto (nº de semanas) 26 2


Desenvolvimento do projeto de eficiência energética no

edifício sede do Ministério da Justiça

Prazo de conclusão de implementação física das medidas identificadas (nº de semanas)

30 2


Consolidar a prestação dos serviços de segurança e

saúde no trabalho para os organismos do MJ

Prazo de conclusão do procedimento centralizado para aquisição de serviços de segurança e saúde no trabalho (nº de semanas)

13 2

Qua

lidad

e


Assegurar formação aos trabalhadores da SGMJ e do

MJ

Taxa de execução das ações de formação em gestão documental planeadas

85% 5%

Taxa de execução das ações de formação sobre a revisão do Código dos Contratos Públicos planeadas

85% 5%


Garantir a satisfação dos clientes da SGMJ

Nível médio de satisfação pelos serviços prestados aos membros dos gabinetes do Governo (escala de 1 a 5)

4 0,5

Nível médio de satisfação pelos serviços prestados aos outros organismos do MJ (escala de 1 a 5)

4 0,5

12



4. Objetivos e atividades a desenvolver por unidades orgânicas

Para além dos objetivos estratégicos e operacionais inscritos no QUAR 2017 da SGMJ, e uma vez

que estes não agregam a totalidade das atribuições da SGMJ, apresentam-se de seguida os

projetos da SGMJ e os objetivos operacionais e as principais atividades correntes a desenvolver

na SGMJ e por cada unidade orgânica.

Projetos tranversais da SGMJ

Objetivo QUAR: Implementação do projeto piloto "Cartão de Cidadão @MJ" na SGMJ

Indicador Meta

Prazo de conclusão do projeto piloto (nº de semanas)

26

Ações a desenvolver U.O envolvidas

Alargamento da politica de desmaterialização com recurso à assinatura digital qualificada, oferecendo força probatória aos atos praticados na SGMJ:

• Ações internas de informação/divulgação sobre o uso do Cartão de Cidadão para fins profissionais através do novo sistema SCAP (Sistema de Certificação de Atributos Profissionais)

• Identificação de oportunidades de desmaterialização, com valor probatório e total validade legal, através do uso do Cartão de Cidadão

• Implementação da assinatura com CC e recurso ao SCAP

Todas as unidades orgânicas

Pressupostos

- Disponibilização do sistema SCAP pela AMA.

13



Desenvolvimento do projeto piloto "Serviços Comuns" na SGMJ

Indicador Meta

Prazo de conclusão do projeto-piloto com um serviço do MJ (nº de semanas) 52

Ações a desenvolver Serviço do MJ U.O.

envolvidas

Identificação do serviço do MJ que dará inicio ao projeto "Serviços Comuns"; Identificação das atividades a assegurar para a migração de dados Identificação das atividades no âmbito da administração de pessoal que continuam a ser asseguradas pelo serviço, designadamente reportes de assiduidade e diligências a desenvolver junto de outros serviço/organismos da AP (por exemplo: Espap, DGO, ADSE, CGA, Segurança Social, etc); Diligencias a desenvolver para assegurar a transferência do orçamento com pessoal e respetiva gestão do mesmo.

Serviço piloto a

identificar

DSRHPO

e DSRFPT

Direção de Serviços de Recursos Humanos, Planeamento e Organização

Objetivos operacionais

Objetivo QUAR:

Garantir um apoio eficaz aos serviços e organismos do MJ na área dos Recursos Humanos

Indicador 1 Meta

Tempo médio de elaboração de respostas a solicitações (urgentes e não urgentes) dos serviços e organismos do MJ em matérias relacionadas com recursos humanos (nº de dias úteis)

11

Indicador 2 Meta

Taxa de pertinência das orientações técnicas divulgada aos serviços e organismos (nº de respostas "pertinente"/nº total de respostas dos serviços) 90%

Ações a desenvolver RH envolvidos

Responder às questões colocadas pelos serviços e organismos do MJ em matérias relacionadas com recursos humanos Divulgar orientações técnicas aos serviços e organismos do MJ relacionadas com recursos humanos.

1 Diretor de Serviços 1 Chefe Divisão 2 Técnicos Superiores

14



Objetivo QUAR: Assegurar formação aos trabalhadores da SGMJ e do MJ

Indicador 1 Meta

Taxa de execução das ações planeadas sobre gestão documental aos trabalhadores da SGMJ 85%

Indicador 2 Meta

Taxa de execução das ações planeadas sobre revisão do Código dos Contratos Públicos aos trabalhadores do MJ 85%


Levantamento de necessidades de formação. Inscrições nas ações de formação externas. Planeamento e execução das ações de formação internas.

1 Diretor de Serviços 1 Chefe Divisão 2 Técnicos Superiores 1 Técnico de informática

Objetivo: Elaborar proposta de instrumentos de avaliação de impacto da formação

Indicador Meta

Prazo de conclusão 31/12/2017


• Pesquisa de documentação sobre avaliação da formação • Articulação com o INA na definição dos instrumentos (para

adequação à nova estrutura de Relatório de Gestão da Formação, ainda em definição)

1 Chefe de Divisão 2 Técnicas Superiores

Atividades correntes

Apoio técnico e administrativo aos gabinetes dos membros

Atividades a desenvolver Indicadores

• Elaboração de informações e pareceres relativos às matérias de gestão e administração de recursos humanos.

• Tempo médio de elaboração das informações e pareceres

• Nº de informações e pareceres elaborados

Efetuar o processamento de abonos e descontos


• Assegurar o processamento de vencimentos e outros abonos do pessoal da SGMJ e do pessoal afeto aos gabinetes dos membros do Governo na área da Justiça e a órgãos, serviços, organismos e outras estruturas do MJ que

• Nº de atos associados a processamento de abonos e descontos

15



devam ser apoiados pela SGMJ.

• Proceder à liquidação dos respetivos descontos. • Emitir guias de reposição e correspondentes

notas discriminativas dos valores a repor. • Emitir guias de vencimento, em razão da saída

de trabalhadores para outros serviços ou organismos da Administração Pública.

• Dar cumprimentos a penhoras judiciais e fiscais.

Elaborar os instrumentos de gestão de Recursos Humanos


• Elaboração do Balanço Social da SGMJ . • Elaboração dos Reportes trimestrais do Sistema

de Informação e Organização do Estado (SIOE). • Elaboração dos reportes da RCM 22/2012. • Elaboração dos repostes das Medidas de Politica

– rescisão, qualificação e aposentação. • Elaboração do Mapa de Pessoal da SGMJ e da

CPVC. • Elaboração dos mapas para a apresentação das

contas de gerência da SGMJ, dos Gabinetes Ministeriais na área da Justiça e da CPVC.

• Previsão de encargos com despesas de pessoal (Gabinetes dos membros do Governo na área da Justiça, SGMJ e CPVC).

• Prazos de elaboração dos documentos/reportes

• Nº de trabalhadores geridos pela DSRHPO

Assegurar o Controlo de assiduidade e/ou pontualidade


• Conferência de registos e regularizações na plataforma de assiduidade.

• Elaboração de boletins de assiduidade. • Preparação dos mapas de férias do pessoal da

SGMJ, Gabinetes Ministeriais e Comissões sem estrutura de apoio técnico-administrativo.

• Nº de registos verificados na plataforma

• Nº de boletins de assiduidade elaborados

• Mapas de férias e procedimentos de atualização

Assegurar o cumprimento da implementação das políticas de recursos humanos pelos Serviços e Organismos do MJ junto de Entidades Coordenadoras da AP


• Garantir o reporte de: o Balanços Sociais o SIADAP o Relatórios de Formação

• Taxa de resposta dos Serviços e Organismos do MJ

• Cumprimentos de prazos

16



Gerir a formação profissional pessoal afeto à SGMJ


• Identificação das necessidades formativas. • Preparação do Plano de Formação. • Execução do Plano de Formação. • Avaliação da eficácia da formação. • Elaboração de Relatório de Formação (RAFE).

• Prazo de elaboração do Plano de Formação e do relatório de formação

• Taxa de execução do Plano de formação para 2016

• Percentagem de trabalhadores que frequentaram ações de formação

• Nº de horas de formação

Garantir a elaboração e monitorização dos instrumentos de Planeamento e Gestão da SGMJ e de outros documentos


• Elaboração dos seguintes documentos: o Relatório de Atividades de 2016 o Relatórios de monitorização

quadrimestral do QUAR 2017 o Proposta de QUAR 2018 o Plano de Atividades para 2018 o Monitorização do Plano de Prevenção de

Riscos de Corrupção e Infrações Conexas

• Prazo de elaboração dos documentos

Garantir a divulgação interna e externa de informação


• Disponibilizar conteúdos na Internet e na Intranet da SGMJ.

• Assegurar a sua atualização.

• Nº de novos conteúdos publicados na internet

• Nº de novos conteúdos publicados na internet

Instruir processos de acidentes de serviço


• Instrução do processo de qualificação. • Receção e conferência de faturas. • Comunicação à ADSE, ao gabinete de Estratégia

e Planeamento do MTSSS E Centro de Saúde da área de residência.

• Submissão dos formulários e faturas na plataforma da SGMF.

• Nº de processos instruídos

17



Direção de Serviços de Recursos Financeiros, Patrimoniais e Tecnológicos


Objetivo QUAR: Desenvolvimento do projeto Portal do Ministério da Justiça

Indicador Meta

Prazo de disponibilização do Portal da Justiça aos utilizadores (nº de semanas)

53


Implementação da solução técnica adotada. Realização dos testes de acordo com a metodologia aprovada. Conclusão das atividades previstas no plano de transição. Realização da execução financeira e material e pedido de reembolso dos fundos comunitários associados.

2 Dirigentes 2 Técnicos superiores

Objetivo: Aumentar a captação de receitas

Indicador Meta

Valor de receitas próprias, comunitárias e outras obtidas em 2017, comparativamente a igual período de 2016. 10%


Aumentar a captação de novas receitas próprias, comunitárias e outras, que permitam a realização de novos investimentos pela SGMJ.

2 Dirigentes 2 Técnicos superiores

Objetivo: Potenciar a utilização do GeRFiP ao modelo de negócio da SGMJ

Indicador Meta

Prazo para desenvolvimento de novas metodologias de trabalho em GeRFIP. 31/12/2017


Conceber e implementar agregadores de custos nos processos de despesa, de forma a poder efetuar um controlo pormenorizado das despesas afetas a cada atividade/serviço, com vista à construção de mapas de suporte à gestão, às obrigatoriedades legais e à apresentação dos níveis de execução mensal do orçamento de cada serviço.

2 Dirigentes 3 Técnicos superiores 2 Assistentes técnicos

18



Objetivo: Potenciar a utilização do GeRFiP às necessidades de controlo interno

Indicador Meta

Prazo de implementação de medidas de monitorização e controlo em GeRFIP. 31/12/2017


Testar a adequabilidade dos processos de negócio da SGMJ aos processos previstos no GeRFiP, e criar alternativas de controlo interno e consultas simplificadas para os utilizadores da aplicação.

2 Dirigentes 3 Técnicos superiores 2 Assistentes técnicos

Objetivo: Melhorar as práticas e procedimentos de gestão

Indicador Meta

Prazo para definir mapa de competências e funções de cada trabalhador afeto ao serviço. 31/12/2017


Após atualização dos diversos manuais de procedimentos efetuada em 2016, pretende-se definir mapa de competências e funções de cada trabalhador afeto à DSRFPT.

2 Dirigentes

Objetivo: Melhorar a recolha de dados com pagamento de taxas de justiça

Indicador Meta

Criação de mapa demonstrativo contendo registo das taxas de justiça pagas, bem como pagamentos e reembolsos obtidos a título de custas de parte.

1 mapa


Desenvolvimento de modelo de mapa consolidado, por orçamento, com valor unitário de taxas de justiça e custas judiciais pagas, obtendo-se em simultâneo informação relativa a devoluções recebidas e pagamentos obtidos a título de custas de parte.

1 Dirigente 1 Assistente técnico

Objetivo: Aperfeiçoar a análise de gestão

Indicador Meta

Desenvolvimento de mapas com imputação dos custos gerais aos diversos centros de atividade. 5 mapas


Apesar do Gerfip permitir a qualificação das despesas por centros de custos, tal identificação não permite uma análise pormenorizada de todos os recursos utilizados nos serviços. Pretende-se assim o desenvolvimento de método de recolha e desenvolvimento de mapas de apoio à gestão com a desagregação da totalidade das despesas realizadas, criando-se uma base comum de dados a todas as unidades da estrutura organizacional.

2 Dirigentes

19



Objetivo: Acompanhamento da execução dos projetos financiados pelo Fundo de Modernização da Justiça

Indicador Meta

Taxa de execução dos projetos de simplificação e modernização aprovados no âmbito do FMJ. 95%


Desenvolvimento das medidas e atividades necessárias ao célere e completo desenvolvimento dos projetos, de acordo com os seus objetivos e as condições contratualizadas com o Fundo de Modernização da Justiça.

1 Dirigente 1 Técnico superior

Objetivo: Adaptação à área das compras das medidas constantes no projeto SGMJ sem

papel

Indicador Meta

Prazo para implementação de medidas de modernização e simplificação na área das compras. 31/12/2017


Implementar um sistema de arquivo digital dos processos de compra e respetivos documentos contabilísticos, normalizado, de fácil acesso e consulta.

1 Dirigente 1 Técnico superior 2 Assistentes técnicos

Objetivo: Colaboração no projeto SGMJ sem papel

Indicador Meta

Prazo para parametrização da aplicação Edoclink 31/12/2017


Acompanhamento do desenvolvimento dos serviços de parametrização da aplicação Edoclink, implementação interna e acompanhamento dos utilizadores.

1 Especialista de Informática 1 Técnico de Informática 1 Assistente Técnico

Objetivo Apoio informático aos utilizadores

Indicador Meta

Taxa de resolução das ocorrências reportadas. 95%


Gerir os equipamentos informáticos, de comunicações e outras infraestruturas tecnologias.

1 Especialista de Informática 1 Técnico de Informática 1 Assistente Técnico

20




Assegurar a elaboração de orçamentos


• Elaborar, no âmbito da preparação do Orçamento de Estado, as propostas de orçamentos dos Gabinetes Ministeriais, SGMJ e CPVC.

• Nº de orçamentos preparados

Efetuar a Gestão orçamental


• Efetuar a gestão orçamental, através da respetiva contabilidade, da verificação, processamento, liquidação e pagamento das despesas autorizadas, bem como através da proposta e instrução das alterações orçamentais consideradas necessárias.

• Elaborar mensalmente os reportes orçamentais, propondo, sempre que se justifique, medidas de racionalização e procedimentos a adotar.

• Cumprir as obrigações legais fiscais e orçamentais determinadas pela legislação vigente.

• Aperfeiçoar a execução dos orçamentos, melhorando a taxa de execução orçamental, diminuindo as despesas correntes face a 2015 e não se verificando transição de dívidas da responsabilidade do serviço para o ano seguinte.

• Assegurar o processamento e pagamento de abono de ajudas de custo.

• Efetuar penhoras e reposições de dinheiros públicos nos orçamentos.

• Elaborar as contas de gerência.

• Nº de orçamentos geridos

• Taxa de execução orçamental

• Nº de alterações orçamentais

efetuadas

Gestão dos fundos de maneio


• Constituição • Reconstituição • Liquidação • Pagamento dos fundos de maneio

• Nº de fundos de maneio geridos

21



Aquisição de bens e serviços


• Gerir os contratos de fornecimento e serviços externos (locação, assistência técnica e de manutenção de equipamentos, limpeza, segurança, etc).

• Assegurar os procedimentos aquisitivos de bens e serviços não abrangidos pelo sistema de compras centralizadas, de modo a suprir as necessidades verificadas.

• Propor ações de racionalização da despesa no âmbito das compras.

• Nº de contratos geridos

• Nº de novos contratos celebrados

• Nº de procedimentos aquisitivos de

bens e serviços efetuados

• Prazo médio de pagamento aos

fornecedores

Gestão Patrimonial


• Gerir os bens de consumo necessários ao regular funcionamento dos serviços.

• Gerir o parque automóvel afeto. • Organizar e manter atualizados o cadastro e

inventário dos bens móveis e viaturas afetas. • Instruir os processos administrativos resultantes

de acidentes de viação com viaturas afetas. • Assegurar a gestão, manutenção e conservação

dos espaços afetos e dos equipamentos.

• Nº de viaturas afetas à SGMJ

• Nº de atualizações efetuadas ao

cadastro e inventário

Apoio informático aos utilizadores


• Garantir o adequado funcionamento das aplicações informáticas e o apoio aos utilizadores.

• Prestar apoio aos utilizadores na ferramenta de Gestão Documental Edoclink.

• Taxa de resolução das ocorrências reportadas.

22



Apoio técnico aos serviços de comunicação e voz


• Assegurar a manutenção, suporte e apoio ao funcionamento das componentes de infra-estruturas de comunicação (rede informática e rede de voz).

• Assegurar a adequação e manutenção do parque informático e garantir a atualização do respetivo inventário.

• Taxa de resolução das ocorrências reportadas.

Direção de Serviços de Apoio Especializado, Recursos Documentais e Relações Públicas


Objetivo QUAR: Desenvolvimento do projeto "Biblioteca Online da Justiça"

Indicador Meta

Conclusão das fases 1 e 2 do projeto (2 fases das 5 fases do projeto) Fase 1- Diagnóstico de situação Fase 2- Definição de modelo de gestão integrada do património cultural da Justiça

2/5


- Diagnóstico da situação atual - Análise da aplicação ao contexto da operação de boas práticas da biblioteconomia - Elaboração de uma política de gestão integrada da informação - Elaboração de um modelo de governo - Identificação e priorização de requisitos a considerar na implementação piloto dos sistemas de informação de suporte

1 Diretor de Serviços 2 Técnicos superiores 1 Assistente técnico

23



Objetivo QUAR:

Desenvolvimento do projeto "Plano de Preservação Digital do Ministério da Justiça"

Indicador Meta

Conclusão das fases 1 e 2 do projeto (2 fases das 5 fases do projeto) Fase 1- Diagnóstico de situação Fase 2- Definição de modelo de gestão integrada do património cultural da Justiça.

2/5


- Diagnóstico da situação atual - Análise da aplicação ao contexto da operação de boas práticas arquivísticas - Elaboração de uma política de gestão integrada da informação - Elaboração de um modelo de governo - Identificação e priorização de requisitos a considerar na implementação piloto dos sistemas de informação de suporte - Levantamento dos processos de negócio do MJ - Caracterização das aplicações e infraestruturas tecnológicas do MJ e seu relacionamento com os processos de negócio - Elaboração da tabela de seleção de objetos digitais - Elaboração do Plano de Preservação Digital do MJ (sistematização)

1 Diretor de Serviços 3 Técnicos superiores

Objetivo QUAR: Desenvolvimento do projeto "Arquivo Histórico do Ministério da Justiça"

Indicador Meta


2/5


- Diagnóstico da situação atual - Análise da aplicação ao contexto da operação de boas práticas arquivísticas - Elaboração de uma política de gestão integrada da informação - Elaboração de um modelo de governo - Identificação e priorização de requisitos a considerar na implementação piloto dos sistemas de informação de suporte

1 Diretor de Serviços 2 Técnicos superiores

24



Objetivo QUAR:

Desenvolvimento do projeto " Inventariação de Espólio para a Organização de Núcleos Museológicos da Justiça"

Indicador Meta


2/5


- Diagnóstico da situação atual - Análise da aplicação ao contexto da operação de boas práticas museológicas - Elaboração de uma política de gestão integrada da informação - Elaboração de um modelo de governo - Identificação e priorização de requisitos a considerar na implementação piloto dos sistemas de informação de suporte - Inventariação e descrição normalizada do espólio cultural da Justiça, com exceção do património arquivístico e bibliográfico - Avaliação do estado de conservação do património cultural da Justiça, com exceção do património arquivístico e bibliográfico- - Definição de um plano de conservação

1 Diretor de Serviços 1 Técnico superior

Objetivo: Aplicar o PCA (Plano de Classificação e Avaliação Documental) MJ na SGMJ

Indicador Meta

Prazo de aplicação do PCA MJ na SGMJ (nº de semanas). 53


Adequação do PCA MJ à nova versão da MEF/ASIA. Adaptação do sistema de gestão documental da SGMJ ao PCA MJ; Testes de implementação sectoriais.

1 Diretor de Serviços 3 Técnicos superiores.

Pressupostos

- Aprovação formal do PCA pelo órgão coordenador da política arquivística nacional. - Compatibilidade do sistema de gestão documental com a nova estrutura de classificação.

25



Objetivo: Divulgar ao cidadão documentos históricos sobre custódia do MJ, em nome da salvaguarda da memória coletiva e individual

Indicador Meta

Número de mostras 1


Seleção de conteúdos informacionais; Elaboração de maquete expositiva. Montagem e divulgação.

1 Diretor de Serviços 1 Chefe de Divisão 3 Técnicos superiores 1 Assistente técnico 2 Assistentes operacionais

Objetivo: Divulgar ao cidadão o fundo bibliográfico antigo da SGMJ

Indicador Meta

Percentagem de documentos tratados do fundo bibliográfico antigo da SGMJ. 100%


Registo; Catalogação; Classificação; Indexação; Cotação; Restauro; Disponibilização web.

2 Técnicos superiores 2 Assistente técnico

Objetivo: Proceder à inventariação do património cultural móvel do edifício sede do MJ

Indicador Meta

Percentagem de peças inventariadas. 100%


Mapeamento das peças a inventariar; Descrição de peças; Captura de imagens, Atribuição de código de inventário; Carregamento de dados em Base de Dados; Elaboração de relatório.

1 Técnico Superior (DSAE) 1 Assistente Técnico (DSRFPT)

Nota

Objetivo partilhado com a DSRFPT por via da afetação de um assistente técnico desta unidade orgânica para a captura de imagens das peças a inventariar.

26




Gestão dos arquivos

Atividades a desenvolver Indicadores • Prestar apoio técnico na organização e gestão

dos arquivos dos gabinetes dos membros do Governo da área da Justiça

• Prestar apoio técnico na organização e gestão dos arquivos dos serviços e organismos do MJ e/ou de órgãos, serviços ou organismos que, por força da lei ou determinação do membro do Governo competente, devam ser apoiados pela SGMJ

• Nº de ocorrências

Organização e preservação do património e arquivo histórico


• Satisfazer as necessidades de informação dos utilizadores do Arquivo Histórico do MJ.

• Nº de respostas a pedidos de informação ao arquivo histórico

Gestão da correspondência


• Assegurar a gestão de correspondência da SGMJ • Nº de registos de entrada • Nº de registos de saída

Centro de Documentação


• Satisfazer as necessidades de informação dos utilizadores do Centro de Documentação da SGMJ.

• Nº de atendimentos presenciais • Nº de atendimentos telefónicos • Nº de atendimentos por correio

eletrónico • Nº de publicações requisitadas • Nº de publicações consultadas

Tratamento documental do fundo bibliográfico


• Atualizar o fundo bibliográfico da SGMJ • Efetuar o tratamento documental de todo o

fundo bibliográfico adquirido.

• Nº de pareceres emitidos sobre aquisição de publicações

• Nº de títulos de monografias adquiridos

• Nº de periódicos adquiridos

27



• Nº de títulos de monografias registados

• Nº de periódicos registados

Difusão seletiva de conteúdos


• Proceder à difusão seletiva de conteúdos pertinentes nas áreas de atuação da Justiça, de acordo com perfis de utilizadores previamente definidos.

• Nº de publicações SGMJ difundidas • Nº de publicações MJ difundidas • Nº de dossiers de informação

difundidos

Organização e o protocolo de cerimónias, reuniões e outros eventos

Atividades a desenvolver Indicadores • Assegurar a organização e o protocolo de

cerimónias, reuniões e outros eventos promovidos pelos gabinetes dos membros do Governo da área da Justiça, pela SGMJ ou por outros serviços do MJ: o Elaboração das listas de convidados e

convites; o Verificação das regras protocolares; o Preparação dos espaços; o Receção de convidados e/ou outros

participantes.

• Nº de eventos organizados

Atendimento telefónico e presencial


• Assegurar o funcionamento dos serviços de receção e atendimento ao cidadão: o Atendimento presencial, telefónico e por

escrito – via postal ou correio eletrónico; o Tratamento dos pedidos de informação; o Tratamento das reclamações exaradas no

Livro Amarelo.

• Nº de atendimentos presenciais no Espaço Justiça

• Nº de atendimentos telefónicos da linha Justiça

• Nº de reclamações tratadas • Nº de respostas a pedidos de

informação

Serviço de Receção aos gabinetes dos membros do governo

Atividades a desenvolver Indicadores • Assegurar a receção e acolhimento das

entidades e visitas dirigidas aos gabinetes dos membros do Governo da área da Justiça.

• Assegurar a receção de documentos dirigidas

• Nº de entidades e visitas encaminhadas

• Nº de documentos recebidos

28



aos gabinetes dos membros do Governo da área da Justiça.

Divulgação de informação

Atividades a desenvolver Indicadores • Garantir a divulgação de informação de

interesse geral para os públicos interno e externo.

• Atualização da informação de cidadania disponível no sítio internet da SGMJ.

• Nº de divulgações efetuadas

Direção de Serviços Jurídicos e de Contencioso


Objetivo QUAR:

Garantir a eficácia do apoio jurídico prestado aos gabinetes dos membros do governo

Indicador Meta

Tempo médio de elaboração das peças jurídicas (nº de dias) 11


Elaboração de informações, pareceres e peças processuais em processos de contencioso.

1 Diretor de Serviços 7 Técnicos superiores 2 Assistentes técnicos 1 Assistente operacional

Objetivo: Garantir a eficácia na elaboração de informações e emissão de pareceres

Indicador 1 Meta

Tempo médio de elaboração de informações e emissão de pareceres (nº de dias) 12

Indicador 2 Meta

Tempo médio de elaboração de informações de apreciação de impugnações administrativas (nº de dias) 12

Indicador 3 Meta

Tempo médio de elaboração de informações que apreciem os pedidos de pagamento de indeminizações fixadas pelo Tribunal Europeu dos Direitos do Homem (nº de dias)

8


29



Elaboração de informações e emissão de pareceres


Objetivo: Garantir a eficácia na elaboração das peças processuais nos processos contenciosos

Indicador 1 Meta

Tempo médio de elaboração de peças jurídicas nos processos contenciosos urgentes (nº de dias) 8

Indicador 2 Meta

Tempo médio de elaboração de peças jurídicas nos processos contenciosos não urgentes (nº de dias) 16


Elaboração de peças jurídicas nos processos contenciosos.



Serviço de consultadoria jurídica aos gabinetes dos membros do Governo da área da Justiça


• Emissão de estudos, pareceres e informações • Nº de documentos elaborados

Instrução de processos visando a execução das decisões condenatórias proferidas por tribunais nacionais, comunitários ou internacionais


• Instrução de processos visando a execução das decisões condenatórias proferidas por tribunais nacionais, comunitários ou internacionais, em articulação com os restantes organismos do MJ e com a Secretaria-Geral do Ministério das Finanças.

• Nº de documentos elaborados

30



Representação do MJ em processos de natureza jurisdicional


• Representar o MJ em processos de natureza jurisdicional que não sejam da competência de outro serviço ou organismo e outros que lhe sejam determinados.

• Nº de processos de natureza jurisdicional

• Nº de movimentos/tramitações processuais

• Nº de sentenças/acórdão na jurisdição administrativa

• % de ganhos de causa

Apoiar o Ministério Público nas ações interpostas contra o Estado Português, quando esteja envolvido o MJ

Atividades a desenvolver Indicadores • Reposta a pedidos para efeitos de:

o Elaboração de contestações o Recursos o Pagamentos de taxas de justiça o outros

• Nº de processos

Preparar e colaborar na elaboração de projetos de diplomas legais, de regulamentos e de outros atos normativos

Atividades a desenvolver Indicadores • Preparar e colaborar na elaboração de projetos

de diplomas: o Leis o Regulamentos o Outros atos normativos

• Nº de colaborações

Unidade de Compras do Ministério da Justiça


Objetivo QUAR:

Consolidar a prestação dos serviços de segurança e saúde no trabalho para os organismos do MJ

Indicador Meta

Prazo de conclusão do procedimento centralizado para aquisição de serviços de segurança e saúde no trabalho (nº de semanas) 13

Ações a desenvolver RH envolvidos Desenvolvimento do procedimento centralizado para aquisição de serviços de segurança e saúde no trabalho.

1 Chefe de Divisão 2 Técnicos superiores

31



Objetivo: Assegurar a boa execução das políticas de gestão e apurar o grau de satisfação dos organismos do MJ

Indicador 1 Meta

Nível médio de satisfação dos organismos do MJ, com os bens e serviços adquiridos no âmbito da Unidade de Compras (numa escala de 1 a 5)

3

Indicador 2 Meta

Nível médio de satisfação dos fornecedores, do grau de cumprimento dos contratos celebrados com os organismos do MJ (numa escala de 1 a 5)

3


Elaboração do questionário; Aplicação do questionário aos fornecedores do MJ; Recolha e análise dos resultados.


Objetivo: Assegurar em permanência a disponibilização e atualização da informação em matéria de Compras Públicas aos organismos do MJ

Indicador 1 Meta

Prazo de comunicação, aos vários organismos, sobre mudanças de fase em cada procedimento (n.º dias) 3

Indicador 2 Meta

Atualização de conteúdos no Portal da SGMJ (n.º atualizações) 1

Indicador 3 Meta

Prazo de resposta às questões colocadas pelos organismos (n.º de dias)

3


Envio de emails notificando alteração de cada fase de cada procedimento, com registo no respetivo cronograma; Disponibilização mensal na internet do estado dos procedimentos em curso; Registo em ficheiro das datas de resposta às questões colocadas pelos organismos.


Objetivo: Promover a melhoria do acompanhamento dos contratos, celebrados na sequência de procedimentos centralizados, pelas entidades adjudicantes.

Indicador Meta

Número de orientações comuns elaboradas e divulgadas a todas as entidades aderentes à UCMJ (n.º de normas divulgadas) 2


32



Prospeção junto das entidades de áreas que necessitem de orientações comuns para facilitar e promover a melhor e mais adequada atuação. Elaboração das orientações. Divulgação das orientações.


Objetivo: Promover a eficiência operacional do aprovisionamento centralizado no âmbito do MJ

Indicador Meta

Taxa de poupança gerada anualmente resultante dos procedimentos centralizados (%) 4%


Aferir em cada procedimento centralizado concluído a taxa de poupança tendo como referências o valor estimado do procedimento e o valor da respetiva adjudicação.



Realizar procedimentos resultantes da agregação das necessidades dos serviços e organismos do MJ

Atividades a desenvolver Indicadores • Estudar e fazer constar nos processos a

informação fornecida pelos organismos relativa a anteriores contratos da mesma categoria.

• Desenvolver, em articulação com os organismos do MJ, os trabalhos de normalização e padronização dos consumos de modo a assegurar a progressiva convergência na utilização dos bens e serviços constantes nos Acordos Quadro da Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. (ESPAP, I.P.).

• Nº de categorias de bens e serviços objetos de aquisição centralizada

• Nº procedimentos de aquisição de bens e serviços realizados

Processo de levantamento de necessidade

Atividades a desenvolver Indicadores • Manter o apoio e o acompanhamento do

processo de levantamento de necessidades de forma a garantir que os serviços e os organismos do MJ cumpram os prazos estabelecidos e, assim tornar mais céleres os procedimentos de contratação e

• Nº de categorias de bens e serviços tratadas

33



disponibilização de bens e serviços.

• Dar continuidade ao processo de racionalização dos catálogos, adequando o número de itens às efetivas necessidades dos serviços e organismos.

Gestão dos contratos celebrados

Atividades a desenvolver Indicadores • Avaliar a execução de contratos; • Diligenciar pela resolução de situações

irregulares detetadas no acompanhamento dos contratos.

• Executar relatórios de progresso de avaliação dos contratos.

• Supervisionar a aplicação das condições negociadas.

• Controlo de contratos por procedimento

Contribuir para a divulgação e utilização preferencial das tecnologias nos processos de trabalho associados às compras públicas

Atividades a desenvolver Indicadores • Divulgar a utilização da Plataforma

Transacional como instrumento preferencial para efeitos de requisição de bens e gestão de contratos.

• Fornecer o apoio ao uso da plataforma de contratação eletrónica disponibilizada pela ESPAP, I.P. para execução de procedimentos ao abrigo dos Acordos Quadro.

• Análise da informação sobre as aquisições efetuadas na Plataforma Transacional.

• Análise estatística dos resultados da plataforma

Agregação de informação de compras no âmbito do Ministério da Justiça

Atividades a desenvolver Indicadores • Efetuar a agregação de informação de compras

no âmbito do Ministério da Justiça, de acordo com os parâmetros estabelecidos pela ESPAP, I.P..

• Nº de respostas a pedidos de informação da ESPAP, I.P.

34



Gestão de Fundos Comunitários – Equipa Multidisciplinar


Objetivo QUAR:

Garantir a execução do Fundo para a Segurança Interna - Cooperação Policial na componente financeira afeta ao Ministério da Justiça (Autoridade Delegada)

Indicador Meta

N.º de Avisos para financiamento de projetos publicados 11


Definição e abertura de concursos (Avisos), avaliação, seleção e aprovação de candidaturas, celebração de convenções de subvenção, acompanhamento de projetos e validação de pagamentos intercalares e finais.

1 Chefe de equipa multidisciplinar 3 Técnicos superiores 1 Assistente técnico

Objetivo: Promover a utilização dos Fundos Comunitários geridos diretamente pela Comissão Europeia nos serviços e organismos do Ministério da Justiça

Indicador 1 Meta

Prazo de divulgação junto dos serviços e organismos do MJ pertinentes após data de publicação do aviso no sítio da Comissão. (n.º dias)

4

Indicador 2 Meta

Nº de processos de candidatura apoiados/número de solicitações 100%


- Monitorização da informação disponibilizada nos sítios da CE com interesse específico para o MJ; - Elaboração e envio aos serviços e organismos pertinentes de ficha técnica específica de cada aviso/oportunidade de financiamento; - Seguimento do processo de candidatura efetuado/não efetuado pelos serviços e organismos do MJ; -Elaborar relatório semestral relativo à atividade, evidenciando os resultados as dificuldades/impedimentos e as áreas/sugestões de melhoria.

1 Chefe de equipa multidisciplinar 1 Técnico superior

Objetivo: Efetuar a divulgação e apoio à apresentação de candidaturas, no âmbito do Portugal 2020, pelos serviços e organismos do Ministério da Justiça

Indicador 1 Meta

Prazo de divulgação junto dos organismos do MJ pertinentes após data de publicação do aviso no sítio do Portugal 2020. (n.º dias) 3

Indicador 2 Meta

Nº de processos de candidatura apoiados/número de solicitações 100%

35




- Monitorização da informação disponibilizada no sítio do Portugal 2020 com interesse específico para o MJ; - Elaboração e envio aos serviços e organismos pertinentes de ficha técnica de cada aviso/oportunidade de financiamento; - Apoiar os serviços e organismos na preparação e apresentação de candidaturas; - Seguimento do processo de candidatura efetuado/não efetuado pelos serviços e organismos. - Elaborar relatório semestral relativo à atividade, evidenciando os resultados as dificuldades/impedimentos e as áreas/sugestões de melhoria.

1 Chefe de equipa multidisciplinar 1 Técnico superior


Apoiar os Gabinetes Governamentais na área dos Fundos Comunitários

Atividades a desenvolver Indicadores • Apoiar tecnicamente os Gabinetes

Governamentais do Ministério da Justiça nos aspetos relacionados com a gestão de fundos comunitários;

• Apoiar os Gabinetes Governamentais no processo de definição, priorização e/ou alteração dos Projetos de Investimento com Fundos Comunitários;

• Representar o Ministério da Justiça nas estruturas de apoio técnico nacionais relacionadas com a gestão de fundos comunitários.

• Nº de documentos elaborados; • Número de participações em reuniões

de coordenação/gestão.

Apoiar os serviços e organismos do Ministério da Justiça na área dos Fundos Comunitários

Atividades a desenvolver Indicadores • Apoio na preparação dos Projetos de

Candidatura a Financiamento Comunitário e na submissão dos processos de candidatura;

• Apresentar às entidades gestoras dos programas de financiamento comunitário propostas de alteração à programação, em conjugação e articulação com os serviços e organismos executores dos projetos;

• Elaborar e apresentar, em conjunto com as entidades executoras, os relatórios intermédios e finais dos projetos de financiamento comunitário aprovados;

• Nº de processos de candidatura apoiados/número de solicitações.

• N.º de participações em reuniões técnicas, consultivas ou de coordenação.

36



• Representar o Ministério da Justiça nas

estruturas europeias técnicas e consultivas relacionadas com a gestão de fundos comunitários.

5. Modernização Administrativa

No âmbito da modernização administrativa, e alinhado com os objetivos governamentais nesta

área, nomeadamente pelo programa “Justiça Mais Próxima”, a SGMJ irá desenvolver diversos

projetos, conforme já referido neste Plano de Atividades:

• Portal do Ministério da Justiça

• Biblioteca Online da Justiça

• Plano de Preservação Digital do Ministério da Justiça

• Arquivo Histórico do Ministério da Justiça

• Inventariação de Espólio para a Organização de Núcleos Museológicos da Justiça

• SGMJ sem papel

• "Cartão de Cidadão @MJ" na SGMJ

• Serviços comuns na SGMJ

37



6. Recursos

Recursos Financeiros

O orçamento da SGMJ para o ano de 2017 é de 5.370.000 euros, conforme ilustrado no quadro

seguinte:

Do orçamento da SGMJ 59% das verbas destinam-se ao pagamento de encargos com o pessoal,

35% a despesas correntes e 6% a outras despesas.

Agrupamentos económicos 2017

Pessoal 3.181.253

Remunerações certas e variáveis 2.581.516

Segurança social 599.737

Correntes 1.873.479

Aquisição de bens 72.000

Aquisição de serviços 1.801.479

Outros 315.268

Transferências e outras despesas correntes 270.268

Aquisição de bens de capital 45.000

Total 5.370.000

Despesas com pessoal

59%

Despesas correntes

35%

Outras6%

38



Recursos Humanos

Trabalhadores em efetividade de funções na SGMJ, segundo as unidades orgânicas nucleares, por cargo e por carreira

(1 de dezembro de 2016)

Recursos Humanos da SGMJ por cargos e carreiras

O índice de tecnicidade1 da SGMJ é de 60%.

1 Índice de tecnicidade= (Dirigentes + Técnicos Superiores + pessoal de informática) /total de efetivos*100

Dirigente superior

Dirigente intermédio

Chefe de E.M.

Técnico superior

Coordenador técnico

Especialista e Técnico de informática

Assistente técnico

Assistente operacional

Hom

ens

Mul

here

s

2 2 2 0

2 1 2 5 0 5

3 4 1 4 12 3 9

2 2 2 2 9 2 19 6 13

2 6 5 2 15 3 12

1 7 1 1 1 11 3 8

1 6 7 2 5

1 3 4 1 3

2 9 1 30 3 3 20 7 75 20 55

dos quais: Homens 2 3 1 5 1 2 5 1 20

Mulheres 6 0 25 2 1 15 6 55

Total

Cargos e carreiras dos quais:Unidades orgânicas

Direcção superior

Apoio/SecretariadoDSRHPODSRFPT

DSAE

Total

DSJCUCMJ

Gestão de Fundos Comunitários

(E. Multidisciplinar)

Dirigente superior

2,3%Dirigente

intermédio10,3%

Técnico superior

37,9%Coordenador técnico

3,4%

Especialista e Técnico de

informática3,4%

Assistente técnico27,6%


14,9%

39



Por idades, os recursos humanos da SGMJ distribuem-se do seguinte modo:

Recursos Humanos da SGMJ por idades

A idade média dos recursos humanos da SGMJ é de 55 anos.

Plano de Formação

A formação é um importante instrumento de valorização do desempenho profissional dos

recursos humanos, apresentando um impacto significativo na melhoria da qualidade e da

produtividade das organizações.

Para elaborar o Plano de Formação para 2017 foi previamente realizado um levantamento de

necessidade formativas, dirigido a todos os trabalhadores e dirigentes. Assim, o presente Plano

de Formação Profissional foi delineado com base nos resultados obtidos no diagnóstico de

necessidades de formação e nos objetivos traçados para a SGMJ, e elege um conjunto de ações

de formação que possibilitem o desenvolvimento das capacidades individuais, bem como a

melhoria do desempenho organizacional.

O plano de formação integra formação externa e formação interna. Nas áreas de formação em

que se identificou uma maior procura no diagnóstico de necessidades de formação, irá optar-se

pela realização de ações de formação internas, ministradas ou por formadores da própria SGMJ,

ou por formadores convidados a dar formação nas instalações da SGMJ, o que permite uma

preparação de conteúdos programáticos mais adaptados às necessidades do serviço e evita a

deslocação dos formandos a espaços externos ao edifício sede.

Nos quadros seguintes apresentam-se as ações de formação planeadas para 2017.

Até 39 anos5,4%

40-49 anos28,4%

50-59 anos48,6%

60 e mais anos

17,6%

40



FORMAÇÃO INTERNA

FORMAÇÃO EXTERNA

Nº de ações de formação

Nº de formandos por ação

Ação de formação Número de horas

4 10 Edoclink 15 - base e avançada 7,5

2 10 Edoclink 15 - avançada 4

3 16 Revisão do Código dos Contratos Públicos 28

1 16 O Direito de Acesso aos Arquivos e Registos Administrativos 14

1 16 Atualização Legix 2016 3

1 16 Comunicação interna 21

Número de formandos Categoria Ação de formação Entidade

Formadora Número de

horas

1 Diretor de serviço Gestão da informação arquivística na AP em rede INA 28

5 Diretor de serviço e Técnico superior Técnicas de gestão do tempo INA 21

1 Técnico superior Orientações para a Elaboração de um Manual de Arquivo DBAD 14

1 Técnico superior Descrição em arquivo (ISAD-G) DBAD 14

2 Técnico superior Elaboração de Planos de Preservação Digital a definir a definir

2 Técnico superior Gestão de documentos de Arquivo Digital INA 28

3 Técnico superior e Assistente técnico Descrição bibliografica (ISBD) DBAD 25

1 Técnico superior Protocolo nos serviços públicos INA 14

2 Assistente técnico e Assistente operacional Arquivo: organização e manutenção INA 21

1 Assistente técnico Preservação e restauro de livro antigo a definir a definir

1 Assistente técnico Implementação de Programas de Conservação Preventiva em Bibliotecas DBAD 18

2 Assistente técnico Direito para não Juristas INA 14

1 Assistente técnico Folha de calculo - Excel INA 21

1 Assistente técnico Inglês - Conversação a definir a definir

1 Técnico superior Desenho e implementação de projetos de digitalização DBAD a definir

41



Número de formandos Categoria Ação de formação Entidade

Formadora Número de

horas

1 Técnico superior Elaboração de Planos de Conservação Museologica a definir a definir

1 Técnico superior Inventariação de Patrimonio Cultural a definir a definir

1 Assistente operacional Saber comunicar com pessoas dificeis INA 14

1 Assistente técnico Organização do trabalho de apoio administrativo INA 21

1 Técnico superior Execução de sentenças nos Tribunais Administrativos CEJ 7

2 Técnico superior Contencioso Administrativo INA 28

3 Técnico superior Administração Pública e proteção de dados INA 14

2 Técnico superior Lei Geral do Trabalho em Funções Públicas (LTFP) INA 28

3 Técnico superior Produção de documentos em Word (avançado) INA 28

3 Chefe de Equipa Multidisciplinar e Técnico superior

Curso Geral de Segurança da Informação Classificada Gabinete

Nacional de Segurança

18

3 Técnico superior CPA para Juristas INA 21

2 Técnico superior Legistica: Preparação de leis e Regulamentos INA 28

3 Técnico superior Processo disciplinar a definir a definir

1 Técnico superior Técnicas de trabalho colaborativo INA 21

2 Técnico superior CPA para não Juristas INA 21

5 Técnico superior Saber Analisar e Avaliar Propostas em sede de Contratação Pública INA 14

3 Técnico superior Gestão de Dados em Excel INA 28

4 Técnico superior e Assistente técnico Contabilidade pública para não financeiros INA 28

3 Técnico superior e Assistente técnico Gestão de Tesouraria e Fundo de Maneio INA 14

1 Técnico de informática Criação e Publicação de Conteúdos Para Web com HTML 5 INA 30

1 Técnico de informática Sharepoint INA 30

1 Técnico de informática Joomla para gestores de conteúdos INA 30

1 Técnico superior Análise comparativa dos modelos de Administração Pública INA 14

1 Técnico superior Desenho, implementação e avaliação de Políticas Públicas INA 28

2 Técnico Superior Conceção, gestão e avaliação de projetos INA 28

3 Técnico superior Inglês intermédio a definir a definir

1 Técnico superior Segurança da Informação: Gestão de Risco de TI INA 18

2 Técnico superior Power Point - Avançado a definir a definir

1 Técnico superior Microsoft Outlook a definir a definir

1 Técnico superior Gestão da formação INA 28

1 Técnico superior Diploma de Especialização em Assuntos Jurídicos e Administrativos INA 120

42



Instalações A SGMJ funciona no edifício do Ministério da Justiça, sito na Praça do Comércio, em Lisboa,

sendo o imóvel partilhado com os gabinetes dos Membros do Governo integrados no MJ.

Distribui-se por quatro andares, da seguinte forma:

Piso 3 Direção de Serviços Jurídicos e Contencioso

Unidade de Compras do Ministério da Justiça

Arquivo corrente

Piso 2

Direção

Secretariado da Direção

Gabinetes dos Membros do Governo

Direção de Serviços de Recursos Humanos, Planeamento e Organização

Gestão dos Fundos Comunitários

Área de Informática

Telefonistas

Piso 1 Gabinetes dos Membros do Governo

Salas dos membros dos Gabinetes Ministeriais

Salão Nobre

Sobreloja

Direção de Serviços de Apoio Especializado, Recursos Documentais e Relações

Públicas

Biblioteca

Sala dos Motoristas dos Gabinetes Ministeriais

Sala de reprografia

Piso 0

Direção de Serviços de Recursos Financeiros, Patrimoniais e Tecnológicos

Espaço Justiça

Sala dos Motoristas da SGMJ

Sala dos Assistentes Operacionais

Portaria da Rua do Ouro

Portaria do Terreiro do Paço

Sala de refeições e espaço para fumadores, com máquina dispensadora de

café e de snacks

Sala para consultas médicas

43



7. ANEXO: QUAR 2017

40,012,5

2015 2016META 2017

TolerânciaValor crítico

PESO RESULTADOTAXA

REALIZAÇÃOCLASSIFICAÇÃO

Ind.1

Tempo médio de elaboração de resposta a solicitações (urgentes e não urgentes) dos serviços e organismos do MJ em matérias relacionadas com recursos humanos (nº de dias úteis)

11 11 11 3 5 50,00

Ind.2

Taxa de pertinência das orientações técnicas divulgada aos serviços e organismos (nº de respostas "pertinente"/nº total de respostas dos serviços)

90% 90% 90% 5% 100% 50,00

12,5

INDICADORES 2015 2016META 2017


PESO RESULTADOTAXA


Ind.3Tempo médio de elaboração das peças jurídicas (nº de dias) 11 11 11 3 5 100,00

12,5

2015 2016META 2017


PESO RESULTADOTAXA


Ind.4Prazo de disponibilização do Portal daJustiça aos utilizadores(nº de semanas)

- - 30 2 20 100,00

12,5

2015 2016META 2017


PESO RESULTADOTAXA


Ind.5Conclusão das fases 1 e 2 do projeto(2 fases das 5 fases do projeto) - - 2/5 3/5 100,00

12,5

2015 2016META 2017


PESO RESULTADOTAXA


Ind.6Conclusão das fases 1 e 2 do projeto(2 fases das 5 fases do projeto) - - 2/5 - 3/5 100,00

12,5

2015 2016META 2017


PESO RESULTADOTAXA



12,5

2015 2016META 2017


PESO RESULTADOTAXA



12,5

2015 2016META 2017


PESO RESULTADOTAXA


Ind.9N.º de Avisos para financiamento de projetos publicados - 7 11 1 15 100,00

Objetivos Estratégicos

OE 1. Consolidar e melhorar o desempenho organizacional da SGMJ, alinhando-o com as atribuições legalmente previstas

OE 2. Contribuir para a modernização administrativa da SGMJ e dos serviços e organismos do MJ.

Objetivos Operacionais

EficáciaO.1. Garantir um apoio eficaz aos serviços e organismos do MJ na área dos Recursos Humanos

OE 3. Reforçar a profissionalização da gestão a todos os níveis de direção.

OE 4. Assegurar a gestão e coordenação dos fundos europeus afetos ao setor da Justiça

OE 5. Maximizar o potencial e o desempenho dos recursos humanos.

O.5. Desenvolvimento do projeto "Plano de Preservação Digital do Ministério da Justiça"

INDICADORES

O.3. Desenvolvimento do projeto "Portal do Ministério da Justiça"

INDICADORES

INDICADORES

INDICADORES

O.2. Garantir a eficácia do apoio jurídico prestado aos gabinetes dos membros do governo

O.4. Desenvolvimento do projeto "Biblioteca Online da Justiça"

QUADRO DE AVALIAÇÃO E RESPONSABILIZAÇÃO 2017MINISTÉRIO DA JUSTIÇA

Secretaria-Geral do Ministério da Justiça

MISSÃO: A SGMJ tem por missão assegurar o apoio técnico e administrativo aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ e aos órgãos e serviços sem estrutura de apoio administrativo, bem como assegurar a coordenação da gestão dos fundos comunitários afetos ao MJ, o apoio aos demais serviços e organismos do MJ nos domínios da gestão e administração de recursos humanos, a contratação pública de bens e serviços, o apoio técnico -jurídico e contencioso e as funções de documentação e arquivo e de relações públicas e protocolo.

O.6. Desenvolvimento do projeto "Arquivo Histórico do Ministério da Justiça"

INDICADORES

O.7. Desenvolvimento do projeto "Inventariação de Espólio para a Organização de Núcleos Museológicos da Justiça"

INDICADORES

O.8. Garantir a execução do Fundo para a Segurança Interna - Cooperação Policial na componente financeira afeta ao Ministério da Justiça (Autoridade Delegada)

INDICADORES

44



30,025,0



PESO RESULTADOTAXA


Ind.10Prazo de disponibilização das novas funcionalidades do edoclink aos utilizadores (nº de semanas)

- - 30 1 18 100,00

25,0



PESO RESULTADOTAXA


Ind.11Prazo de conclusão do projeto(nº de semanas) - - 26 2 18 100,00

25,0



PESO RESULTADOTAXA


Ind.12Prazo de conclusão de implementação física das medidas identificadas (nº de semanas)

- - 30 2 18 100,00

25,0



PESO RESULTADOTAXA


Ind.13

Prazo de conclusão do procedimento centralizado para aquisição de serviços de segurança e saúde no trabalho (nº de semanas)

- - 13 2 7 100,00

30,050,0



PESO RESULTADOTAXA

REALIZAÇÃO

Ind.14Taxa de execução das ações de formação em gestão documental planeadas

- - 85% 5% 100% 50,00

Ind.15Taxa de execução das ações de formação sobre a revisão do Código dos Contratos Públicos planeadas

- - 85% 5% 100% 50,00

50,0

2015 2016META 2017


PESO RESULTADOTAXA


Ind.16

Nível médio de satisfação pelos serviços prestados aos membros dos gabinetes do Governo (escala de 1 a 5)

4 4 4 0,5 5 50,00

Ind.17Nível médio de satisfação pelos serviços prestados aos outros organismos do MJ (escala de 1 a 5)

4 4 4 0,5 5 50,00

PLANEADOS REALIZADOS DESVIO

8,7 17,4

5,3 58,3

4,0 172,0

2,5 7,5

1,9 60,8

1,3 29,9

345,9

PLANEADOS EXECUTADOS DESVIO

Orçamento de funcionamento 5.370.000

Despesas c/Pessoal 3.181.253

Aquisições de Bens e Serviços 1.873.479

270.268

Aquisição de bens de capital 45.000

Qualidade

AVALIAÇÃO FINAL

JUSTIFICAÇÃO DE DESVIOS

O.14. Garantir a satisfação dos clientes da SGMJ

INDICADORES

NOTA EXPLICATIVA

O.13. Assegurar formação aos trabalhadores da SGMJ e do MJ

O.11. Desenvolvimento do projeto de eficiência energética no edifício sede do Ministério da Justiça

EficiênciaO.9 Implementação do projeto "SGMJ sem papel"

O.12. Consolidar a prestação dos serviços de segurança e saúde no trabalho para os organismos do MJ

O.10. Implementação do projeto piloto "Cartão de Cidadão @MJ" na SGMJ

Eficácia

Total

Recursos Financeiros

DESIGNAÇÃO

Transferências e outras despesas correntes


Eficiência

Qualidade

Recursos HumanosDESIGNAÇÃO PONTUAÇÃO

Técnico Superior - (inclui especialistas de informática)

Coordenador Técnico

Assistente Técnico - (inclui técnicos de informática)

Dirigentes - Direção Superior

Dirigentes - Direção intermédia e chefes de equipa

45



8. Siglas utilizadas

ADSE - DIREÇÃO GERAL DE PROTEÇÃO SOCIAL AOS TRABALHADORES EM FUNÇÕES PÚBLICAS

AP - ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA

BAD - ASSOCOAÇÃO PORTUGUESA DE BIBLIOTECÁRIOS, ARQUIVISTAS E DOCUMENTISTAS

CEJ - CENTRO DE ESTUDOS JUDICIÁRIOS

CPVC - COMISSÃO DE PROTECÇÃO ÀS VITIMAS DE CRIME

DGAEP - DIREÇÃO-GERAL DA ADMINISTRAÇÃO E EMPREGO PÚBLICO

DGAJ - DIREÇÃO-GERAL DA ADMINISTRAÇÃO DA JUSTIÇA

DGPJ - DIREÇÃO-GERAL DA POLÍTICA DE JUSTIÇA

DGRSP - DIREÇÃO-GERAL DE REINSERÇÃO E SERVIÇOS PRISIONAIS

DSJC - DIREÇÃO DE SERVIÇOS JURÍDICOS E DE CONTENCIOSO

DSRFPT - DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE RECURSOS FINANCEIROS, PATRIMONIAIS E TECNOLÓGICOS

DSRHPO - DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE RECURSOS HUMANOS, PLANEAMENTO E ORGANIZAÇÃO

ESPAP - ENTIDADE DE SERVIÇOS PARTILHADOS DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA, I. P

IGFEJ - INSTITUTO DE GESTÃO FINANCEIRA E EQUIPAMENTOS DA JUSTIÇA

IGF - INSPECÇÃO-GERAL DAS FINANÇAS

IGSJ - INSPECÇÃO-GERAL DOS SERVIÇOS DA JUSTIÇA

INA - DIREÇÃO-GERAL DA QUALIFICAÇÃO DOS TRABALHADORES EM FUNÇÕES PÚBLICAS

INMLCF - INSTITUTO NACIONAL DE MEDICINA LEGAL E CIÊNCIAS FORENSES

IRN - INSTITUTO DOS REGISTOS E DO NOTARIADO

MJ - MINISTÉRIO DA JUSTIÇA

MTSSS - MINISTÉRIO DO TRABALHO, SOLIDARIEDADE E SEGURANÇA SOCIAL

PCA - PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E AVALIAÇÃO DOCUMENTAL

QUAR - QUADRO DE AVALIAÇÃO E RESPONSABILIZAÇÃO

SIADAP - SISTEMA INTEGRADO DE AVALIAÇÃO DO DESEMPENHO DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA

SIOE - SISTEMA DE INFORMAÇÃO DE ORGANIZAÇÃO DO ESTADO

SGMF - SECRETARIA-GERAL DO MINISTÉRIO DAS FINANÇAS

SGMJ - SECRETARIA-GERAL DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA

SST - SAÚDE E SEGURANÇA NO TRABALHO

UCMJ - UNIDADE DE COMPRAS DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA

46

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