PREPARAR FOLHA DE PAGAMENTO

Proposto por:

Divisão de Preparo de Pagamento de Pessoal (DPPE)

Analisado por:

Secretaria de Gestão de Pessoas (SGP)

Aprovado por:

Diretoria Geral de Coordenação Administrativa (DGCA)

ATENÇÃO: Cópias impressas não são controladas.

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PAD-SGP-006 20/04/2007 00 1 de 6

1 OBJETIVO

Estabelecer critérios e procedimentos para o preparo da folha de pagamento de

servidores, pensionistas e magistrados do Tribunal Regional do Trabalho da 1ª Região.

2 APLICAÇÃO E VIGÊNCIA

Aplica-se à Divisão de Preparo de Pagamento de Pessoal (DPPE), passando a vigorar a

partir de 05/11/2007.

3 DEFINIÇÕES

TERMO DESCRIÇÃO

Preparo da Folha

Conjunto de procedimentos destinados à elaboração da folha de pagamento de pessoal e à adequação dos valores nela constantes aos preceitos legais, administrativos e judiciais.

Sistema ERGON

Sistema informatizado de gestão de pessoas.

4 REFERÊNCIAS

• Leis nºs 11.143/05; 11.416/06; 8.112/90; 8.852/94; 9.250/95; 7.713/88; etc.

5 RESPONSABILIDADES GERAIS

FUNÇÃO RESPONSABILIDADE

Divisão Financeira

(DFIN)

• Informar à DPPE, mensalmente, a data-limite para a conclusão do preparo da folha de pagamento;

• efetuar o pedido financeiro da folha na data estabelecida pela Assessoria de Planejamento, Orçamento e Finanças (APO)/ Conselho Superior da Justiça do Trabalho (CSJT);

• efetuar o pagamento da folha no dia determinado pela APO/CSJT, para que as instituições bancárias disponibilizem o numerário nas contas correntes dos magistrados e servidores no primeiro dia útil após o dia previsto para o sub-repasse do TRT;

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FUNÇÃO RESPONSABILIDADE

• efetuar o repasse dos valores devidos às consignatárias, deduzindo as respectivas taxas, quando for o caso.

Divisão de Preparo de Pagamento de Pessoal (DPPE)

• Criar a folha no Sistema ERGON e comandar os cálculos gerais e parciais;

• cadastrar no Sistema ERGON as informações de sua competência referentes à folha de pagamento (consignações, pensões alimentícias, mudanças de domicílio bancário etc.);

• receber, para fins de geração de cálculo parcial e de acordo com o cronograma, os nomes de magistrados e servidores com alterações recentes promovidas pelas unidades da SGP e de outras Secretarias (mudanças de provimento, designação, cadastramento de diplomas, inclusão de dependentes etc.);

• comunicar a conclusão do preparo da folha de pagamento à Divisão Financeira (DFIN) e Divisão de Contabilidade (DCON), da Secretaria de Orçamento, Finanças e Contabilidade (SOF), à Seção de Sistemas de Apoio à Gestão (SESAG), da Secretaria de Tecnologia da Informação (STI), à Secretaria de Gestão de Pessoas (SGP) e à Diretoria Geral de Coordenação Administrativa (DGCA).

Ordenador de despesa

• Autorizar o pagamento da folha de pagamento dos servidores e magistrados.

Secretaria de Gestão de Pessoas (SGP)

• Autorizar eventuais inclusões em folha de pagamento suplementar.

Seção de Sistemas de Apoio à Gestão (STI/DGSP/ SESAG)

• Promover ajustes no Sistema ERGON, para que os cadastramentos efetuados gerem os efeitos corretos em folha de pagamento, criar/alterar fórmulas e relatórios, automatizar cálculos diversos etc.;

• enviar os arquivos eletrônicos para os bancos pagadores.

Divisão de Contabilidade (SOF/DCON)

• Apoiar a DPPE na correta classificação contábil das diversas rubricas de despesa de pessoal pagas por meio da folha de pagamento;

• realizar a apropriação contábil da folha de pagamento.

Consignatárias • Enviar, no prazo estabelecido em normativo, os documentos relativos às consignações a serem cadastradas na folha.

Demais unidades • Enviar, dentro dos prazos estabelecidos, as informações e

documentos necessários aos cadastramentos a serem efetuados pelas unidades da SGP.

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6 CONDIÇÕES GERAIS

6.1 A DPPE prepara as folhas de pagamento de magistrados e servidores, ativos e

inativos, e de pensionistas de servidores e magistrados, bem como efetua bloqueios de

pagamento (reversões) relativos a valores cuja presença na folha de pagamento já

consolidada não seja mais justificável, como nos casos de falecimento, exoneração etc.

7 PREPARAR FOLHA DE PAGAMENTO

7.1 Elabora, mensalmente, o cronograma para preparação da folha de pagamento adstrito

à data-limite para o pedido do financeiro, conforme informado pela DFIN, que utiliza

como base o calendário definido pelo Conselho Superior da Justiça do Trabalho –

CSJU.

7.2 Distribui o cronograma para os setores envolvidos no processamento da folha (DGCA,

DGCJ, SGP, SED, SESAG, DFIN, DCON, DPOR, para conhecimento).

7.3 Recebe das entidades consignatárias, até o 1º dia útil do mês, os relatórios para

inclusão/exclusão/alteração de consignações em folha de pagamento.

7.4 Atualiza no Sistema ERGON as tabelas de remunerações, gratificações, subsídios,

imposto de renda, contribuição previdenciária etc., conforme haja alterações

determinadas por lei ou regulamento.

7.5 Realiza, até o 1º dia útil do mês, o primeiro cálculo geral da folha no Sistema ERGON

e, durante o tempo previsto no cronograma, os demais cálculos gerais ou parciais.

7.6 Analisa, critica e confere os relatórios gerais e parciais preliminares da folha

(protocolos).

7.7 Realiza os cálculos parciais relativos aos nomes de magistrados e servidores que

tiveram alterações funcionais recentes, conforme informações prestadas pelas

unidades da SGP, de acordo com o cronograma.

7.8 Verifica se haverá necessidade de fazer alterações na folha.

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7.8.1 Caso haja alterações a serem feitas na folha, verifica a competência:

7.8.1.1 Caso sejam decorrentes de fatos gerenciados pela própria DPPE, realiza as devidas

correções no Sistema ERGON.

7.8.1.2 Caso sejam decorrentes de fatos gerenciados por outra unidade, solicita à unidade

as correções necessárias no Sistema ERGON.

7.8.2 Realiza cálculos gerais e/ou parciais para verificar se as alterações produziram o

efeito desejado na folha de pagamento.

7.8.3 Caso ainda necessite de alterações, repete os procedimentos do item 7.8.1 ao item

7.8.2 até que todas as alterações necessárias se efetivem e os respectivos valores se

apresentem adequadamente nas telas do sistema e nos relatórios.

7.9 Gera os relatórios finais e consolida a folha de pagamento no Sistema ERGON.

7.10 Comunica à DFIN, à SESAG e às outras unidades pertinentes a conclusão do preparo

da folha de pagamento, para as providências cabíveis.

7.11 Arquiva os relatórios finais e os registros das comunicações feitas entre as unidades e

a DPPE.

8 INDICADORES

NOME FÓRMULA FREQÜÊNCIA

Índice qualidade da folha de pagamento

(Quantidade de pagamentos com acertos / quantidade de pagamentos processados) x 100

Mensal

Nº de folhas suplementares processadas

Quantidade de folhas suplementares processadas no mês Mensal

9 GESTÃO DE REGISTROS

Os registros desse processo de trabalho são mantidos da seguinte forma:

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IDENTIFICAÇÃO RESPON- SÁVEL ACESSO ARMAZE-

NAMENTO RECU-

PERAÇÃO PROTEÇÃO

PRAZO MÍNIMO DE

GUARDA NA UA

DESTINAÇÃO

Folha de pagamento DPPE Restrito Sistema

ERGON e Pastas

Data Condições apropriadas Permanente -

Relatórios de alterações na folha DPPE Restrito Pastas Data Condições

apropriadas Permanente -

UA – Unidade Administrativa

10 ANEXOS

• Anexo 1 – Fluxograma do Processo Preparar Folha de Pagamento

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FLUXOGRAMA DO PROCESSO PREPARAR FOLHA DE PAGAMENTO

Inicio

Atualizar noSistema ERGON

as alterações

Analisar, criticar econferir os relatórios

gerais e parciaispreliminares da folha

Elaborar,mensalmente,cronograma p/

preparação da folha

Distribuir ocronograma p/

setores envolvidosno processamento

da folha, paraconhecimento

Receber dasconsignatárias, até o1º dia útil do mês, os

relatórios paraalterações na folha

Realizar os cálculosparciais relativos aos

nomes de magistrados eservidores que tiveram

alterações recentes

Verificar se haveránecessidade defazer alterações

na folha de pagto

Haveráalterações?

SVerificar a

competênciaCompetência

da DPPE?

Realizar asdevidas correções

no SistemaERGON

Solicitar a unidadeas correções

necessárias noSistema ERGON

N

S

Realizar cálculos geraise/ou parciais para

verificar se as alteraçõesproduziram o efeitodesejado na folha

Houve o efeitodesejado?

N

S

Gerar relatóriosfinais e consolidara folha no Sistema

ERGON

Comunicar à DFIN, àSESAG e outras

unidades pertinentes aconclusão da folha, para

providências cabíveis

Arquivar os relatóriosfinais e os registros das

comunidações feitasentre as unidades e a

DPPE

Fim

Realizar, até 1º dia útildo mês, o 1º cálculo

geral da folha e demaiscálculos gerais ou

parciais