Processo Digital&

Gestão Documental

Treinamento

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Gestão Documental

Conceitos

PROJETO GESTÃO DE VIAGEM

SECRETARIA DE PLANEJAMENTO E GESTÃO

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Gestão DocumentalConteúdo Programático

• Conceito• Aplicação• Principais eventos

Processo Administrativo

• Conceito• Benefícios

Processo Administrativo Digital

• Certificação Digital• ECM / BPM / Portal / Digitalização – captura• Apresentação de processo administrativo digital implementado

Tecnologia

• ECM x GED• Gestão arquivística de documentos, conceitos, documento arquivístico• Plano de classificação e Tipologias documentais• SIGAD - Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos• Criação/ciclo de vida documento

Gestão documental

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Gestão DocumentalAgenda

• 1 Dia– Processo Administrativo– Processo Digital– Tecnologia

• Apresentação da solução Processo Digital

• 2 Dia– ECM & GED– Gestão arquivística de documentos, conceitos, documento arquivístico– SIGAD - Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de

Documentos– Tipologias documentais e Plano de classificação – Ciclo de vida documento– Exercícios teóricos.

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Gestão DocumentalProgramação

• 14:00 às 15:30 – Treinamento• 15:30 às 15:50 – Intervalo• 15:50 às 18:00 - Treinamento

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Gestão DocumentalGED Conceitos

• Tecnologia para organizar a informação, através da captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição de documentos eletrônicos

• Tratamento, captura, digitalização, compressão• Gerenciar documentos de modo padronizado

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Gestão Documental

• Armazenamento Físico e Digital• Forms eletrônicos, assinatura digital• Preservação informação (legado/hoje)• Memória Corporativa/Organização• Conformidade SIGAD

GED Conceitos

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Gestão DocumentalConceito ECM

• Gerenciamento de conteúdo• Indexadores com Metadados• SIGAD/e-ARQ• Colaboração entre usuários

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Gestão DocumentalECM & GED

ECMGerenciamento

de Conteúdo

Administração de Bibliotecas

Digitais

Ampliação com uso de

metadados

Gerenciamento de Registros

GED

Gerenciamento da Captura Documentos Físicos Uso de indexadores

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Gestão DocumentalECM BENEFÍCIOS

•Reduz Impressão e custos de armazenamento• Diminuição do tempo de execuçãoRedução de

Custo

• Fácil acesso a informação em tempo real• Caminho único para documentos• Acesso simultâneo as informações• Fidedignidade informação•Padronização de processos Ganho de

eficiência

• Promove consistência no acesso as informações• Obedece as políticas de Segurança•Análise e controle da publicação •Redução da incidência de fraudes

Reduz Riscos

• Promove agilidade nos processos• Otimiza resultados • Possibilita gestão por indicadores• Colaboração digital• Gestão arquivística (SIGAD)

Gerar Valor

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Gestão DocumentalECM - Funcionalidades

ECM

Captura

Gerenciamento de

Ativos Digitais

Gerenciamento de

Conteúdo Web

GerenciamentoDe

Documentos

Arquivamento

Permissões

Digitalização Tratamento

deImagens

GerenciamentoDe

Registros

Banco de DadosSistema de

Arquivo

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Gestão DocumentalCaptura

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Gestão DocumentalCaptura

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Gestão DocumentalECM – Gerenciamento de Documentos

• Controle de versionamento do documento • Controle de Checkin /checkout • Ciclo de vida do documento• Bibliotecas• Padronização construção/exibição• Conformidade com o SIGAD

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Gestão DocumentalECM – Gerenciamento dos Ativos Digitais

• Bibilioteca de Mídia• Transformação de arquivos• Suporte ao servidor streaming • Extração de Closed caption • Suporte Thumbnail• Suporte a OCR e ICR

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Gestão DocumentalGestão Arquivística

• Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente. (Lei 8159 / 91)

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Gestão Documental

• Assegurar que os documentos produzidos sejam os melhores testemunhos de uma atividade.

• Somente um sistema de gerenciamento arquivístico de documentos é capaz de garantir a produção e a manutenção de documentos eletrônicos fidedignos e autênticos

Gestão Arquivística - Objetivos

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Gestão DocumentalGestão Arquivística - Fases

• Fases:– Avaliação: estipula baseada no assunto dos documentos(tipologia

documental) os prazos de retenção nas fases corrente e intermediária;• Gera como produto o plano de classificação contendo a tabela de

temporalidade e destinação– Produção: Criação e acumulação de documentos;– Utilização: Corresponde ao fluxo documental nas organizações, ou seja, a

vida útil do documento durante o ciclo de vida; – Destinação: A comissão permanente de avaliação definirá a eliminação

ou recolhimento ao arquivo permanente.

• Ciclo de Vida Documental– Corrente– Intermediário– Permanente

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Gestão DocumentalCiclo de vida do Documento

ElaboraçãoUso Ativo(Corrente)

Eliminação

Guarda Permanente(Permanente)

Guarda LegalPouco uso

(Intermediário)

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Gestão Documental

SIGAD - Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documento

• Desenvolvido para produzir, receber, armazenar, dar acesso e destinar documentos em ambiente eletrônico;

• Pode compreender um software particular, um determinado número de softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou sua combinação

• O sucesso do SIGAD dependerá fundamentalmente da implementação de procedimentos e políticas de gestão de documentos.

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Gestão DocumentalEXIGÊNCIAS DO SIGAD

• Acessibilidade – Um documento arquivístico acessível é aquele que pode ser localizado, recuperado, apresentado e interpretado.

– Exigência – O sistema de gestão deve ser capaz de recuperar o documento de qualquer atividade, em qualquer tempo.

• Unicidade – O documento arquivístico é único no conjunto documental ao qual pertence; podem existir cópias em um ou mais grupos de documentos, mas cada cópia é única em seu lugar, porque o complexo de suas relações com os demais documentos do grupo é sempre único.

– Exigência – O programa de gestão arquivística deve prever a identificação de cada documento individualmente no contexto mais amplo das atividades do órgão ou entidade.

• Fidedignidade – Um documento arquivístico fidedigno é aquele que tem a capacidade de sustentar os fatos que atesta. Para tanto há que ser dotado de completeza, criado pela autoridade competente e ter seus procedimentos de criação bem controlados.

– Exigência – Para assegurar a fidedignidade, o programa de gestão arquivística deve assegurar que os documentos arquivísticos sejam produzidos com o grau de completeza requerido, no momento em que ocorre a ação, atividade ou fato, ou imediatamente após, pelos indivíduos envolvidos diretamente na condução das atividades e devidamente autorizados.

Processo Digital&

Gestão DocumentalEXIGÊNCIAS DO SIGAD

• Imparcialidade – O documento arquivístico é produzido para registrar atividades. Não é escrito com a intenção de servir à posteridade nem com a expectativa de ser exposto ou ocultado ao olhar do público. O documento arquivístico é fonte de prova porque constitui uma parte real dos fatos que registra.

– Exigência – O programa de gestão arquivística deve definir e padronizar os documentos a serem criados para registrar suas atividades.

• Organicidade – O documento arquivístico se caracteriza pela organicidade. Não é coletado artificialmente. Está ligado por um elo que é criado no momento em que são produzidos ou recebidos. É um conjunto indivisível de relações.

– Exigência – Os procedimentos de gestão arquivística devem registrar e manter essas relações contextuais do documento e a seqüência das atividades realizadas.

• Autenticidade – Um documento arquivístico autêntico é aquele que é o que diz ser, independente de se tratar de minuta, original ou cópia, e que é livre de adulterações ou qualquer outro tipo de corrupção.

– Exigência – Deve implementar e documentar políticas e procedimentos que controlem a transmissão, a manutenção e a destinação dos documentos, de forma a garantir que protegidos contra acréscimos, supressão, alteração, uso e ocultamentos indevidos.

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Gestão DocumentalE-ARQ Brasil

O e-ARQ Brasil estabelece requisitos mínimos para um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD), independentemente da plataforma tecnológica em que for desenvolvido e/ou implantado.

É uma especificação de requisitos a serem cumpridos pela organização produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos, a fim de garantir sua confiabilidade e autenticidade, assim como sua acessibilidade.

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Gestão DocumentalTipologia Documental

• Tipologia Documental é o estudo que tem como objeto os tipos documentais, e entendidos

como a configuração que assume a espécie documental de acordo com a atividade que a

gerou, a natureza do conteúdo, ou técnica de registro.

TIPOLOGIA: ESPÉCIE + AÇÃO (VERBO + OBJETO)

• ESPÉCIE do documento segundo seu aspecto formal: Relatório, Boletim, Ofício

• Ação: informando a atribuição ou ação desempenhada pela espécie

– Ex: Escala (espécie) de Serviço operacional (ação), Escala (espécie) de Serviço de Policiamento (ação), Ofício (espécie) de

Apresentação de Preso (ação), Requisição (espécie) de Curso Técnico ou Superior (ação), Ofício de Cadastramento de

Veículos

• Todo documento será classificado de acordo com a tipologia documental.

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Gestão DocumentalPlano de Classificação

• É o instrumento de gestão arquivística que organiza os tipos documentais produzidos

e/ou recebidos, conforme os critérios definidos pela classificação documental adotada e

os organiza de forma hierárquica por meio das unidades de classificação.

O Plano de Classificação:

Armazena também os requisitos de cada tipo documental como:

• Temporalidade

• Sigilo

• Criticidade

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Gestão DocumentalModelo de análise de funções de uma organização

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Gestão DocumentalPlano de Classificação

Processo Digital&

Gestão DocumentalDúvidas

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Gestão DocumentalExercícios

• Exercício Prático