PROJETO PARA IMPLANTAÇÃO DE UMA POLÍTICA DE GESTÃO DO

CONHECIMENTO NA SEFAZ

03 de Novembro de 2015

1

1ª Fase – Diagnóstico do nível de maturidade das práticas de GC e proposição de um modelo de GC estruturado

Foi realizado no período de 21 de julho a 19 de outubro de 2015

Processo de licitação [consultor individual] concluído em maio de 2015 [ 8 meses]

2ª Fase – Implantação do modelo estruturado das práticas de GC.

Contratar consultoria para implantar – Em elaboração

2Projeto para Implantação da Gestão do Conhecimento na SEFAZ/BA

RESULTADOS DA FASE 1•93 Entrevistas com todos os gestores da SEFAZAlgumas Práticas de GC são executadas de forma isolada pelas áreas.Perda de conhecimento: aposentadorias, terceiros, mecanismos de reconhecimento, plano de desenvolvimento insuficiente.Diferenças culturais entre as áreasNão existem mecanismos formais de geração de conhecimento;Perda do quadro funcional e alta rotatividade de terceiros;Mudanças continuas nas posições de trabalho;Regras de negócio detidas em forma tácita por “Gestores de Sistemas”Cultura de compartilhamento vinculada ao relacionamento pessoal.

3Projeto para Implantação da Gestão do Conhecimento na SEFAZ/BA

RESULTADOS DA FASE 1FATORES CRÍTICOS DE SUCESSO (FCS) Liderança-Processos-Pessoas-Comunicação-TIPrática de GC: Criar/adquirirAplicarCompartilhar/disseminarArmazenar/organizarProteger

Níveis de GC1 – Inicial 2 – Gerenciado 3 – Padronizado 4 – Previsível 5 – Otimizado

4Projeto para Implantação da Gestão do Conhecimento na SEFAZ/BA

RESULTADOS DA FASE 1 - SGF(UCS) Identificação de Instrutores: prática para Identificar conhecimento – N 3(UCS) Treinamentos presenciais: prática para Criar conhecimento – N 3(UCS) Participação em eventos externos: prática Disseminar conhecimento – N 1(UCS) Comunidades de prática: Compartilhar e Armazenar Conhecimento – N 3(UCS) Site da UCS: prática para Compartilhar conhecimento – N 3(UCS) Repositório de trabalhos acadêmicos: prática para Armazenar conhecimento – N 1(UCS) Treinamentos Virtuais: prática de Criar e Disseminar conhecimento – N 3(UCS) Trilha de Capacitação: prática Criar e Disseminar conhecimento – N 1

(NDSH) Jornal Falante (story telling); Grupos de teatro; Grupos de música; Grupos de arte; Eventos de arte; Geração de multiplicadores organizacionais; Cursos e treinamentos em diversas áreas, fora do horário de trabalho – N 2

(DTI) Repositório do desenvolvimento: prática de Armazenar conhecimento – N 1(DTI)Repositório de metodologias de desenvolvimento: prática para Armazenar conhecimento - N2(DTI) Blog de Informações ao Usuário: prática para Disseminar conhecimento – N2(DTI) Atendimento Help-Desk: prática Armazenar e Disseminar conhecimento – N 2(DTI) Treinamentos para capacitação de Gestores de Sistemas e para uso da ferramenta de Data Warehouse(Hypirion) : prática para Disseminar e Criar Conhecimento - N 2(DTI) Kit de boas Vindas: prática Disseminar e Criar conhecimento – N 2(DTI) Fique-seguro: prática para Disseminar conhecimento – N2(DTI) Diário dos equipamentos: prática de Armazenar conhecimento - N 3(DTI) Rotinas e procedimentos: prática para Armazenar Conhecimento – N 2

(DIRAT) Documentação de procedimentos internos para atendimento: prática para Armazenar conhecimento - N 3(DIRAT) Atendimento ao Cidadão: prática Disseminar conhecimento – N 2

5Projeto para Implantação da Gestão do Conhecimento na SEFAZ/BA

PRÁTICAS E NÍVEL DE MATURIDADE

RESULTADOS DA FASE 1 – SAF(GEFIN) Rotação de posições de trabalho: prática Disseminar e Gerar conhecimento – N2

(GENOR) Trabalho em Pares: prática para Disseminar e Gerar de conhecimento - N2

(GERAC) Manuais do sistema Fiplan e sistemas associados: Disseminar e Gerar Conhecimento - N2

(GECOR) Atendimento aos usuários Fiplan: prática para Disseminar e Gerar Conhecimento - N2

RESULTADOS DA FASE 1 – SAT(DAT SUL)Comunidades de Pratica da Fiscalização: prática para Armazenar e Disseminar conhecimento – N2

(INFIP) Roteiro de Investigações: prática para Armazenar conhecimento – N2

(COPEC) Reuniões de equipe: prática para Disseminar conhecimento – N2(COPEC) Portal ao cidadão: prática para Disseminar conhecimento – N2(COPEC) Comunidades de Pratica da Fiscalização: prática para Armazenar e Disseminar conhecimento – N1

(GEAFI) Base de atendimento: prática para Armazenar Conhecimento – N2(GEAFI) Base de demandas à TI: prática para Armazenar Conhecimento – N2

(GETRI) Admissão de estagiários: prática de Geração de Conhecimento – N2

(GECOB) Deixe seu legado: prática para Retenção conhecimento – N1(GECOB) Produtividade da equipe: prática para Compartilhar conhecimento – N2

(PEF) Diversos programas: prática para Disseminar conhecimento voltados à população – N3capacitação de disseminadores, via treinamento EAD, que são professores de escolas. Existem outros programas de caráter assistencial, com premiação, baseados no recolhimento de notas fiscais.

6Projeto para Implantação da Gestão do Conhecimento na SEFAZ/BA

PRÁTICAS E NÍVEL DE MATURIDADE

RESULTADOS DA FASE 1 – OUTROS

(AGE) Reuniões de equipe: prática para Compartilhar Conhecimento - N2(AGE) Aplicação de lições aprendidas no planejamento: prática para Compartilhar conhecimento – N1

(COOREG/COFIS) Manual de procedimentos: prática para Armazenar Conhecimento – N1

(CQGP) Acompanhamento e replica de boas práticas: prática para Disseminar conhecimento – N1(CQGP) Trabalho em duplas: prática para Compartilhar e Gerar conhecimento – N2(CQGP) Gravação da voz: prática para Armazenar conhecimento – N1(CQGP) Oficinas internas: prática para Disseminar conhecimento –N2

(SPF) Procedimentos internos: prática para Armazenar conhecimento – N2Todos os procedimentos internos estão devidamente documentados, atualizados e disponíveis para o acesso da equipe. (SPF) Reuniões internas: prática para Disseminar conhecimento – N2

(PPP) Reuniões internas: prática para Disseminar conhecimento - N2(PPP) Portal para o cidadão: prática para Disseminar conhecimento – N3

(CONSEF) Reuniões internas: prática para Disseminar conhecimento – N2(CONSEF) Portal de transparência para o cidadão: prática para Disseminar conhecimento – N3

7Projeto para Implantação da Gestão do Conhecimento na SEFAZ/BA

PRÁTICAS E NÍVEL DE MATURIDADE

Pontos Fortes 1.Apoio da alta direção; 2.Ambiente organizacional voltado para a mudança e melhoria contínua; 3.Políticas organizacionais incentivam o continuo aprendizado; 4.Cultura de compartilhamento de conhecimento e colaboração; 5.Apoio das áreas detentoras dos FCS; 6.Algumas áreas já executam Práticas de GC.

Pontos Fracos 1.Iminente perda de ativos do conhecimento; 2.Em algumas áreas podem faltar pessoas para receber o conhecimento que precisa ser transferido; 3.Grande número de mudanças em andamento; 4.Desmotivação do quadro funcional; 5.Políticas de incentivo e reconhecimento são insuficientes; 6.Políticas de carreira e remuneração precisam ser revisadas; 7.Processos documentados desatualizados; 8.Falta de visão sistêmica organizacional pelo quadro funcional; 9.Falta de ferramentas que facilitem a comunicação interna; 10.Falta de ferramentas para geração de repositórios organizacionais de conhecimento; 11.Ativos de conhecimento explícito ainda em papel ou em unidades de armazenamento pessoal; 12.Alto número de terceiros com gestão externa; 13.Regime laboral e afastamento físico dos fiscais.

8Projeto para Implantação da Gestão do Conhecimento na SEFAZ/BA

PREMISSAS PARA EXECUÇÃO DO PROGRAMA

1.Contar com o apoio da alta gestão;

2.Disponibilidade da equipe SEFAZ-BA para execução das atividades dos projetos;

3.Disponibilidade de pessoas para formação da equipe de GC;

4.Identificação e divulgação das diretrizes de GC;

5.Formação da estrutura organizacional para acompanhar a execução do Programa de GC;

6.Disponibilidade dos recursos identificados como Fatores Crítico de Sucesso.

9Projeto para Implantação da Gestão do Conhecimento na SEFAZ/BA

ATIVIDADES PREPARATÓRIAS PARA A EXECUÇÃO DO PROGRAMA

1. Preparação (capacitação da equipe e comitês, sensibilização da organização)2. Definir a estrutura organizacional para apoio ao Programa de GC

Equipe de Gestão do Conhecimento Esta equipe deverá contar com no mínimo 2 e no máximo 3 integrantes

Comitê Executivo de GCEste comitê terá a seguinte composição: Consultoria, representante da equipe de

GC, representante da alta gestão e representantes da cada uma das áreas detentoras dos recursos que representam os FCS: pessoas, processos, TI, comunicação, liderança.

Comitê de Apoio1 REPRESENATE DE CADA ÁREA

10Projeto para Implantação da Gestão do Conhecimento na SEFAZ/BA

PROJETOS

Projeto I - Avaliar novas ferramentas para GCObjetivo: Aquisição de uma ferramenta para dar suporte e dinamizar as atividades de GC. Projeto II - Definir o projeto para Institucionalizar ferramenta para GC Objetivo: institucionalizar a ferramenta de GC. Projeto III - Retenção do conhecimento IObjetivo: Retenção do conhecimento organizacional, tácito e explícito, para funcionários em processo de aposentadoria. Projeto IV - Retenção de conhecimento II - Criação de mecanismos sistemáticos para retenção de conhecimento Objetivo: definição de práticas de GC que ao serem inseridas em certos processos organizacionais, garantem a retenção do conhecimento tácito e explícito Projetos V - Criação e aplicação de conhecimento para aperfeiçoamento das atividades e melhoria de produtos Objetivo: definição de práticas de GC que ao serem inseridas em processos organizacionais garantam a criação e aplicação de conhecimento em produtos, internos e externos de alta criticidade.

11Projeto para Implantação da Gestão do Conhecimento na SEFAZ/BA

CRONOGRAMA

•Previsto para ser implantado em 19 meses•O desenvolvimento dos projetos não depende da aquisição da ferramenta•A consultora deverá estabelecerr esidência em Salvador

12Projeto para Implantação da Gestão do Conhecimento na SEFAZ/BA