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Conselho Nacional de Justiça

MANUAL DE ATOS OFICIAIS ADMINISTRATIVOS DO

CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA

Brasília

2009


Min. Gilmar Mendes, Presidente

Min. Gilson Dipp, Corregedor Nacional de Justiça

Conselheiros

Rui Stoco

Mairan Gonçalves Maia

Altino Pedrozo dos Santos

Andréa Maciel Pachá

Jorge Maurique

Antonio Umberto de Souza Júnior

José Adonis Callou de Araújo Sá

Felipe Locke Cavalcanti

Técio Lins e Silva

Paulo Lôbo

Joaquim Falcão

Marcelo Nobre

SUMÁRIO

APRESENTAÇÃO ........................................................................................................................ 5

PRINCÍPIOS GERAIS ................................................................................................................... 6

Os pronomes de tratamento ..................................................................................................... 8

A história dos pronomes de tratamento................................................................................ 9

Concordância com os pronomes de tratamento .................................................................. 9

Emprego dos pronomes de tratamento .............................................................................. 10

Fecho para as comunicações ................................................................................................. 13

Identificação do signatário ...................................................................................................... 14

Título de representante diplomático........................................................................................ 15

NORMAS BÁSICAS PARA A REDAÇÃO DE ATOS OFICIAIS ADMINISTRATIVOS ............. 16

Simplicidade ............................................................................................................................ 18

Objetividade ............................................................................................................................ 18

Concisão ................................................................................................................................. 19

Clareza .................................................................................................................................... 20

Importante recomendação: colocar-se no lugar do receptor .................................................. 20

Do geral para o particular ....................................................................................................... 21

O que deve ser evitado ........................................................................................................... 21

Remissão a texto legal ............................................................................................................ 22

Numeração dos documentos .................................................................................................. 23

Citações .................................................................................................................................. 23

Folhas de continuação ............................................................................................................ 25

ATOS OFICIAIS ADMINISTRATIVOS ....................................................................................... 26

Ata ........................................................................................................................................... 28

Elementos ........................................................................................................................... 28

Requisitos mínimos de Leiaute .......................................................................................... 29

Modelo de Ata ..................................................................................................................... 31

Atestado .................................................................................................................................. 32

Elementos ........................................................................................................................... 32


Modelo de Atestado ............................................................................................................ 35

Certidão ................................................................................................................................... 36

Elementos ........................................................................................................................... 36


Modelo de Certidão ............................................................................................................ 39

Comunicado ............................................................................................................................ 40

Elementos ........................................................................................................................... 40


Modelo de Comunicado ...................................................................................................... 43

Declaração .............................................................................................................................. 44

Elementos ........................................................................................................................... 44


Modelo de Declaração ........................................................................................................ 47

Despacho ................................................................................................................................ 48

Elementos ........................................................................................................................... 48


Modelo de Despacho .......................................................................................................... 51

Fac-Símile (FAX) ..................................................................................................................... 52

Requisitos para o envio de um fax: .................................................................................... 52

Informação .............................................................................................................................. 54

Elementos ........................................................................................................................... 54


Modelo de Informação ........................................................................................................ 57

Instrução Normativa ................................................................................................................ 58

Elementos ........................................................................................................................... 58


Modelo de Instrução Normativa .......................................................................................... 61

Memorando e Memorando-Circular ........................................................................................ 63

Elementos ........................................................................................................................... 63


Modelo de Memorando ....................................................................................................... 67

Mensagem Eletrônica (e-mail) ................................................................................................ 69

Recomendações ................................................................................................................. 69

Elementos ........................................................................................................................... 71

Modelo de Mensagem Eletrônica (e-mail) .......................................................................... 73

Ofício e Ofício-Circular ............................................................................................................ 74

Elementos ........................................................................................................................... 74


Modelo de Ofício-Circular ................................................................................................... 78

Ordem de Serviço ................................................................................................................... 80

Elementos ........................................................................................................................... 80


Modelo de Ordem de Serviço ............................................................................................. 83

Portaria .................................................................................................................................... 84

Elementos ........................................................................................................................... 84


Modelo I de Portaria ........................................................................................................... 87

Modelo II de Portaria .......................................................................................................... 88

Recomendação ....................................................................................................................... 89

Elementos ........................................................................................................................... 89


Modelo de Recomendação ................................................................................................. 92

Relatório .................................................................................................................................. 94

Elementos ........................................................................................................................... 94

Modelo de Relatório ............................................................................................................ 99

Requerimento ........................................................................................................................ 104

Elementos ......................................................................................................................... 104

Requisitos mínimos de Leiaute ........................................................................................ 105

Modelo de Requerimento ................................................................................................. 107

Resolução ............................................................................................................................. 108

Elementos ......................................................................................................................... 108

Requisitos mínimos de Leiaute ........................................................................................ 109

Modelo de Resolução ....................................................................................................... 111

Elementos Acessórios........................................................................................................... 112

Anexos .............................................................................................................................. 112

Tabelas, gráficos, figuras e quadros ................................................................................ 113

PROJETO BÁSICO E PROJETO EXECUTIVO ....................................................................... 115

Projeto Básico ....................................................................................................................... 116

Requisitos ......................................................................................................................... 118

Padronização .................................................................................................................... 118

Elementos ......................................................................................................................... 118

Elaboração ........................................................................................................................ 119

Projeto executivo ................................................................................................................... 126

Apresentação .................................................................................................................... 128

Justificativa ....................................................................................................................... 128

Procedimentos metodológicos ......................................................................................... 128

Matriz operacional ............................................................................................................ 129

Orçamento ........................................................................................................................ 129

Metas de resultado ........................................................................................................... 129

Monitoramento .................................................................................................................. 129

BIBLIOGRAFIA......................................................................................................................... 131

5

APRESENTAÇÃO

O Conselho Nacional de Justiça, visando à comunicação eficiente

e à documentação uniformizada, traz a público este Manual de Atos Oficiais

Administrativos. Uma obra deste porte encontra o seu lugar no cenário

nacional, pois atende a uma demanda da sociedade brasileira: a celeridade das

atividades administrativas desenvolvidas pelo Estado.

O intuito deste manual é auxiliar o consulente na elaboração de

textos que seguem os preceitos da redação oficial — clareza, objetividade e

concisão da informação — e as regras gramaticais da língua portuguesa.

Pretende, ainda, orientar os usuários acerca da estrutura dos diferentes

documentos oficiais, para que sejam concebidos em conformidade a padrões

específicos.

Espera-se que este manual, elaborado com fundamento em

bibliografia técnica especializada, dinamize os trabalhos desenvolvidos por este

Conselho. A conclusão desta obra, certamente, não exaure os assuntos aqui

abordados.

Por esse motivo, declara-se aberto o espaço para contribuições

que levem ao aprimoramento deste trabalho.

Brasília, maio de 2009.

6

PRINCÍPIOS GERAIS

7

A redação de atos oficiais não deve ser exercida como uma

atividade arbitrária, alheia às regras que disciplinam toda atuação pública. Ao

contrário, deve ter como base dois dos princípios constitucionais

fundamentadores dos atos da administração: a impessoalidade e a publicidade.

Diz o Manual de redação da Presidência da República,

publicação muito utilizada pelos órgãos do Poder Executivo:

A redação oficial deve caracterizar-se pela impessoalidade, uso do padrão

culto da linguagem, clareza, concisão, formalidade e uniformidade.

Fundamentalmente, esses atributos decorrem da Constituição, que dispõe, no

artigo 37: ―A administração pública direta, indireta ou fundacional, de qualquer

dos poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios

obedecerá aos princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade,

publicidade e eficiência [...]‖. Sendo a publicidade e a impessoalidade

princípios fundamentais de toda administração pública, claro está que devem

igualmente nortear a elaboração dos atos e comunicações oficiais.1

Decorrentes do princípio da publicidade, a clareza, a objetividade

e a concisão são elementos que devem orientar a elaboração dos atos oficiais,

sobretudo porque evitam a obscuridade e a incompreensão, vícios

incompatíveis com o que rege a Constituição.

A mensagem de caráter público deve comunicar de modo

cristalino. Por isso, é necessário que os atos encontrem, na padronização do

seu leiaute e de seus textos, meios de alcançar sua finalidade básica:

comunicar com impessoalidade e clareza. A clareza do texto, aliada à correta

diagramação do documento, possibilita a imediata compreensão do conteúdo.

Sobre os atributos do bom texto, oficial ou não, vale destacar a

afirmativa do professor William Strunk Jr., estudioso da língua inglesa:

A prosa vigorosa é concisa. A frase não deve ter palavras desnecessárias nem

o parágrafo frases desnecessárias, pela mesma razão que o desenho não

deve ter linhas desnecessárias, nem a máquina partes desnecessárias. Isso

não quer dizer que o autor faça breves todas as suas frases, nem que evite

1 Presidência da República. Manual de redação da Presidência da República.

2. ed. Brasília: Presidência da República, 2002. p. 8.

8

todo detalhe, nem que trate seus temas só na superfície: apenas que cada

palavra conta.2

Lembre-se ainda o que João Luiz Ney afirma em seu Prontuário

de redação oficial:

A dinâmica administrativa encontra, na capacidade de redação de

seus servidores, recursos dos mais eficazes para o seu processamento.

Ausente essa capacidade num setor da administração, mais difícil se torna ao

seu dirigente dedicar-se aos problemas que lhe são pertinentes – o

planejamento, a coordenação e o comando. Seu tempo estará quase

totalmente absorvido na revisão e emenda de textos mal redigidos e suas

energias logo se esgotarão no esforço diário de reescrever o que seus

auxiliares não souberam estruturar em linguagem apropriada e correta.3

É exigência ainda da redação oficial que ela possua unidade, que

seja escrita em padrão culto de linguagem e que siga, como veremos adiante,

formalidades que a caracterizam de modo inconfundível.

Os pronomes de tratamento

Quase todas as modalidades de comunicação oficial seguem

padrões rigorosos quanto ao emprego dos pronomes de tratamento, à forma

dos fechos e à identificação do signatário.

A gramática denomina pronomes de tratamento certas palavras

ou expressões que valem por pronomes pessoais, tais como: Senhor, Vossa

Excelência, Sua Santidade, Vossa Senhoria, você.

2 Correio Braziliense, Brasília, mar. 1999. Apud SQUARISI, Dad. Dicas de

Português. 3 NEY, João Luiz. Prontuário de redação oficial. 14. ed. Rio de Janeiro: Nova

Fronteira, 1988.

9

A história dos pronomes de tratamento

O filólogo Said Ali, em sua Gramática secundária e gramática

histórica da língua portuguesa 4, traz uma breve história dos pronomes e

locuções pronominais de tratamento. Ele esclarece que, após serem

incorporados ao português os pronomes latinos tu e vós, ―como tratamento

direto da pessoa ou pessoas a quem se dirigia a palavra‖, passou-se a

empregar, como recurso linguístico de distinção e de respeito, a segunda

pessoa do plural no tratamento de indivíduos de hierarquia superior.

Diz ainda o filólogo:

Outro modo de tratamento indireto consistiu em fingir que se dirigia a palavra a

um atributo ou qualidade eminente da pessoa de categoria superior, e não a

ela própria. Assim aproximavam-se os vassalos de seu rei com o tratamento de

vossa mercê, vossa senhoria [...]; assim usou-se o tratamento ducal de vossa

excelência e adotaram-se na hierarquia eclesiástica vossa reverência, vossa

paternidade, vossa eminência, vossa santidade.5

Esse modo de tratamento indireto passou a vigorar, a partir do

final do século XVI, também para os ocupantes de certos cargos públicos.

Vossa mercê evoluiu para vosmecê, e depois para o coloquial você. O

pronome vós, com o tempo, caiu em desuso. Dessa tradição provém o atual

emprego de pronomes de tratamento indireto como forma de se dirigir às

autoridades civis, militares e eclesiásticas.

Concordância com os pronomes de tratamento

Os pronomes de tratamento, embora se refiram à pessoa com

quem se fala, levam a concordância para a terceira pessoa. O verbo concorda

com o substantivo que integra a locução: ―Vossa Excelência falará aos

jurados‖; ―Vossa Senhoria saberá encaminhar o problema‖. Também os

4 SAID ALI, Manoel. Gramática secundária e gramática histórica da língua

portuguesa. 3. ed. Brasília: Edunb, 1964. p. 93-94. 5 SAID ALI, Manoel. Gramática secundária e gramática histórica da língua

portuguesa. 3. ed. Brasília: Edunb, 1964. p. 93-94.

10

pronomes possessivos referentes a pronomes de tratamento são sempre os da

terceira pessoa: ―Vossa Senhoria encaminhará seu pedido‖ (e não ―vosso

pedido‖).

Quando a palavra é dirigida à pessoa com quem se fala, são

usadas Vossa Excelência, Vossa Senhoria, etc.; quando a ela se faz

referência, usam-se Sua Excelência, Sua Senhoria.

O gênero gramatical dos adjetivos que se referem a esses

pronomes deve remeter ao sexo da pessoa, e não ao substantivo. Assim, o

correto é dizer ―Vossa Excelência está atarefado‖, se o interlocutor for homem;

―Vossa Senhoria deve estar satisfeita‖, se for mulher.

Evite-se, apesar de correto gramaticalmente, substituir os

pronomes de tratamento pelas formas seu, sua, lhe e o, principalmente em

relação a Vossa Excelência, Vossa Eminência e outros de alta cerimônia.

Em comunicações dirigidas a altas autoridades dos poderes da

República e eclesiásticas, recomenda-se que não se abreviem os pronomes de

tratamento.

Emprego dos pronomes de tratamento

O emprego dos pronomes de tratamento como recurso lingüístico

de distinção e respeito obedece à tradição secular. O Manual de redação da

Presidência da República assim fixou o emprego dos seguintes pronomes de

tratamento:

[...] Vossa Excelência, para as seguintes autoridades:

a) do Poder Executivo:

Presidente da República;

Vice-Presidente da República;

Ministros de Estado;

Governadores e vice-governadores de Estado e do Distrito Federal;

Oficiais-generais das Forças Armadas;

Embaixadores;

Secretários-executivos de ministérios e demais ocupantes de cargos de

natureza especial;

11

Secretários de Estado dos governos estaduais;

Prefeitos municipais.

b) do Poder Legislativo:

Deputados federais e senadores;

Ministro do Tribunal de Contas da União;

Deputados estaduais e distritais;

Conselheiros dos tribunais de contas estaduais;

Presidentes das câmaras legislativas municipais.

c) do Poder Judiciário:

Ministros dos tribunais superiores;

Juízes;

Auditores da Justiça Militar.

O vocativo a ser empregado em comunicações dirigidas aos chefes de Poder é

Excelentíssimo Senhor, seguido do cargo respectivo:

Excelentíssimo Senhor Presidente da República;

Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional;

Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal.

As demais autoridades serão tratadas com o vocativo Senhor, seguido do

cargo respectivo:

Senhor Senador;

Senhor Juiz;

Senhor Ministro;

Senhor Governador.

No envelope, o endereçamento das comunicações dirigidas às autoridades

tratadas por Vossa Excelência terá a seguinte forma:

A Sua Excelência o Senhor

Fulano de tal

Ministro de Estado da Justiça

70.064-900 – Brasília.DF


Senador Fulano de Tal

12

Senado Federal

70.165-900 – Brasília.DF


Fulano de Tal

Juiz de Direito da 10ª Vara Cível

Rua ABC, nº 123,

01.010-000 – São Paulo.SP

Em comunicações oficiais, está abolido o uso do tratamento digníssimo (DD)

às autoridades arroladas na lista anterior. A dignidade é pressuposto para que

se ocupe qualquer cargo público, sendo desnecessária sua repetida evocação.

Vossa Senhoria é empregado para as demais autoridades e para particulares.

O vocativo adequado é:

Senhor Fulano de Tal,

[...]

No envelope, deve constar do endereçamento:

Ao Senhor

Fulano de Tal

Rua ABC, no 123

70.123-000 – Curitiba.PR

Como se depreende do exemplo acima, fica dispensado o emprego do

superlativo ilustríssimo para as autoridades que recebem o tratamento de

Vossa Senhoria e para particulares. É suficiente o uso do pronome de

tratamento Senhor.

Acrescente-se que doutor não é forma de tratamento, e sim título acadêmico.

Evite usá-lo indiscriminadamente. Como regra geral, empregue-o apenas em

comunicações dirigidas a pessoas que tenham tal grau por terem concluído

curso universitário de doutorado. É costume designar por doutor os bacharéis,

especialmente os bacharéis em Direito e em Medicina. Nos demais casos, o

tratamento Senhor confere a desejada formalidade às comunicações.

Mencionemos, ainda, a forma Vossa Magnificência, empregada, por força da

tradição, em comunicações dirigidas a reitores de universidade. Corresponde-

lhe o vocativo:

Magnífico Reitor,

13

[...]

Os pronomes de tratamento para religiosos, de acordo com a hierarquia

eclesiástica, são:

Vossa Santidade, em comunicações dirigidas ao Papa. O vocativo

correspondente é:

Santíssimo Padre,

[...]

Vossa Eminência ou Vossa Eminência Reverendíssima, em comunicações aos

cardeais. Corresponde-lhe o vocativo:

Eminentíssimo Senhor Cardeal, ou

Eminentíssimo e Reverendíssimo Senhor Cardeal,

[...]

Vossa Excelência Reverendíssima é usado em comunicações dirigidas a

arcebispos e bispos; Vossa Reverendíssima ou Vossa Senhoria

Reverendíssima para monsenhores, cônegos e superiores religiosos. Vossa

Reverência é empregado para sacerdotes, clérigos e demais religiosos.6

Fecho para as comunicações

O Manual de redação da Presidência da República apresenta

também normas para o fecho das comunicações oficiais. Estabelece quanto a

isso que:

O fecho das comunicações oficiais possui, além da finalidade óbvia de

arrematar o texto, a de saudar o destinatário. Os modelos para fecho que

vinham sendo utilizados foram regulados pela Portaria nº 1 do Ministério da

Justiça, de julho de 1937, que estabelecia cerca de quinze padrões diferentes.

Com o fito de simplificá-los e uniformizá-los, estabelece o emprego de somente

dois fechos diferentes para todas as modalidades de comunicação oficial:

a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República:

Respeitosamente,

b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior:

Atenciosamente,


2. ed. Brasília: Presidência da República, 2002. p. 13-15.

14

Ficam excluídas dessa fórmula as comunicações dirigidas a autoridades

estrangeiras, que atendem a rito e tradição próprios, devidamente disciplinados

no Manual de Redação do Ministério das Relações Exteriores [...].7

O fecho das correspondências é também denominado de

antefirma. Há autores que consideram o fecho das comunicações composto da

antefirma e da assinatura.

Identificação do signatário

Fazer uso do traço para a assinatura é considerado deselegante,

porque supõe a necessidade de ―demarcar‖ um campo para o ―correto‖

preenchimento pelo subscritor. Dessa forma, em qualquer documento esse

procedimento é dispensável.

Abaixo do nome de quem assina, coloca-se o cargo ou função

que o signatário ocupa na organização.

Com exceção daquelas assinadas pelo Presidente da República,

as comunicações oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as

expede. Isso facilita a identificação da origem das comunicações. A forma da

identificação deve ser a seguinte:

(espaço para assinatura)

RIGOBERTO ALENCASTRO

Secretário-Geral


PEDRO MALASARTE

Ministro de Estado da Justiça


LÚCIO CASTANHEIRA


2. ed. Brasília: Presidência da República, 2002. p. 13-15.

15

Secretário de Administração

Tribunal Regional Eleitoral do Estado do Pará

Pode-se utilizar o nome do signatário em caixa-alta/baixa

(maiúscula/minúscula). Há farta recomendação de autores quanto a isso.

Orienta-se, no entanto, que seja utilizada no CNJ a grafia em

maiúsculas/minúsculas do nome de quem assina o documento. O que não

pode acontecer em nenhuma hipótese é o cargo do signatário vir grafado

inteiramente em maiúsculas. Evite-se, portanto:

Pedro Malasarte

MINISTRO DE ESTADO DA JUSTIÇA;

ou, pior ainda:

PEDRO MALASARTE

MINISTRO DE ESTADO DA JUSTIÇA.

Recomenda-se não deixar a assinatura em página isolada do

expediente. Transfiram-se para essa página ao menos as duas linhas

anteriores ao fecho.

Título de representante diplomático

O título de representante diplomático ou cônsul não deve

preceder o nome da pessoa. Assim, registre-se: O Sr. Norberto Benjamim,

Embaixador do Brasil na Guatemala; O Sr. Norbert Nobbio, Cônsul da

Guatemala.

16

NORMAS BÁSICAS PARA A REDAÇÃO DE

ATOS OFICIAIS ADMINISTRATIVOS

17

A redação de atos oficiais deve obedecer, para sua maior

eficiência, a princípios elementares de estruturação de texto. Esses princípios,

contudo, são válidos não apenas para o ato oficial, mas também para qualquer

tipo de escrita que privilegie a transparência e a comunicabilidade, a clareza da

exposição.

Aponta-se, a seguir, um conjunto de observações que podem

auxiliar nessa tarefa.

Redigir bem resulta do desenvolvimento de técnicas de escrita.

Por isso, envolve trabalho sistemático e supõe a possibilidade de

aperfeiçoamento. Redigir bem, portanto – e nisso parecem unânimes

especialistas e teóricos do texto –, origina-se do redigir sempre, do exercitar-se

na linguagem escrita. Um texto eficiente e claro (diga-se também elegante)

deve suas qualidades ao modo de dizer, não àquilo que diz.

O que valoriza um assunto é a maneira de contá-lo, de expô-lo.

Um enunciado capaz de transmitir com clareza e simplicidade uma mensagem

é uma conquista que se obtém pouco a pouco, no duro ofício de redigir e

redigir criticamente, mas isso guarda alguns segredos: simplicidade,

objetividade, concisão e clareza. Diz Quintiliano:

―[...] que seja tal a clareza, que a mais fraca atenção baste para

compreender e o pensamento impressione os espíritos, como o

sol impressiona a vista. Não basta que o ouvinte possa

compreender-nos; mister é, mais do que isso, que de nenhum

modo nos possa deixar de compreender‖.

Apud RIBEIRO FILHO, Ernesto Carneiro. Serões Grammaticaes: Língua

Portugueza ou Nova Grammatica Portugueza. 6. ed. Salvador (BA): Livraria Progresso Editora Aguia & Souza, 1956.

18

Simplicidade

Um dos principais problemas de quem passa a dedicar-se mais

intensamente à escrita é a inclinação a dizer da forma mais complicada. Talvez

por ser a linguagem escrita mais artificial, menos espontânea que a linguagem

falada, é comum que o redator iniciante seja levado a fazer rodeios, a falar

difícil, a ser prolixo, como se a forma obscura (até incompreensível) da escrita

fosse sinônimo de erudição e sabedoria. Nada mais falso. A escrita admirável é

aquela que é reta naquilo que diz, sem rodeios ou labirintos. Dizer

eficientemente é dizer de forma simples. Escreva indo diretamente ao ponto; se

possível, como se conversasse.

Objetividade

Use no seu texto frases curtas, preferencialmente. Frases longas

cansam e levam o leitor à dispersão. Enunciados breves facilitam a

compreensão. Evite contaminar o seu texto com uma infinidade de vírgulas.

Uma frase longa nada mais é do que o acúmulo de duas ou mais frases curtas.

Prefira também palavras breves. Entre duas palavras, opte pela de menor

extensão.

Ensina a jornalista Dad Squarisi, do Correio Braziliense,

especialista em questões da linguagem: ―Em vez de falar falecer, escreva

morrer; em lugar de somente, só; de matrimônio, casamento; de féretro, caixão;

de morosidade, lentidão‖.8 Organize suas sentenças de forma positiva, evite

dizer por meio de negativas: não lembrar é esquecer; não comparecer é faltar;

não chegar no horário é atrasar. Opte também pela voz ativa. A voz passiva é

uma estrutura sem vigor, apática. Em vez de: A portaria foi assinada pelo

diretor-geral, prefira: O diretor-geral assinou a portaria.

8 SQUARISI, Dad. Dicas de Português. Correio Braziliense. Brasília, mar.

1999.

19

Concisão

A concisão consiste em dizer o máximo com um mínimo de

palavras. Isto não guarda nada de abstrato ou subjetivo. Um dos caminhos

para a concisão, aliás, resulta da adoção de um procedimento simples, que

pode ser extraído de conselhos de Dad Squarisi:

Abuse de substantivos e verbos: escreva com a convicção de que no idioma só

existem essas duas classes de palavras. As demais – sobretudo adjetivos e

advérbios – devem ser usadas com a sovinice do Tio Patinhas. Na dúvida,

deixe-os pra lá: (Normalmente) ao redigir textos (informativos), use

substantivos (fortes) e verbos (expressivos).9

Essa, aliás, como ressalta a jornalista, é uma lição de Veuillot: ―É

preciso escrever com a convicção de que só há duas palavras no idioma – o

substantivo e o verbo. Ponhamo-nos em guarda contra as outras palavras‖.10

Bem, o que se pretende dizer com isso não é que se deixem de

lado as outras classes gramaticais, mas apenas que se usem adjetivos e

advérbios com sua função específica: tornar preciso e exato aquilo que

realmente necessita de especificação. Quanto à precisão, valemo-nos mais

uma vez do ensinamento da jornalista:

Gato siamês é mais singular que simplesmente gato; homem, mais do que

animal; laranjeira, mais do que árvore; árvore, mais do que planta ou vegetal.

Escrever ―foi um período difícil‖ constitui uma vagueza. ―Estive desempregado

durante três meses‖ dá o recado. Não foi por acidente que Gonçalves Dias

compôs: ―Minha terra tem palmeiras/Onde canta o sabiá‖. Se tivesse dito,

―Minha terra tem árvores/Onde canta o pássaro‖, seus versos estariam mortos

e enterrados. Sem direito a missa.11

9 SQUARISI, Dad. Dicas de Português. Correio Braziliense. Brasília, mar.

1999. 10

Id. Ibid.. 11

Id. Ibid.

20

Clareza

A clareza do texto resulta da conjugação da simplicidade, da

objetividade e da concisão. Texto claro, assim, é aquele que possibilita

compreensão imediata, porque congrega a normatividade no uso do padrão

linguístico, a predominância da ordem direta nas frases, a rejeição a termos

obscuros ou de difícil compreensão e o esclarecimento da terminologia técnica,

entre outras qualidades que atribuem leveza e brevidade à exposição.

Vale a pena conferir o que João Bosco Medeiros recomenda em

seu livro Correspondência: técnicas de comunicação criativa (São Paulo: Atlas,

1996. p. 29). Diz ele que existem várias técnicas que permitem captar a

atenção do leitor, entre elas:

– escrever parágrafos curtos e sem muitos pormenores;

– usar orações coordenadas para ser bem claro;

– manter o leitor em constante curiosidade quanto ao objeto da

comunicação, apresentando os fatos gradativamente, até chegar ao ponto

central da correspondência;

– falar somente do que se conhece bem;

– dividir as ações em partes;

– juntar apenas o que é significativo;

– ter sempre em mente o objetivo da comunicação;

– sugerir soluções, mais do que explicar acontecimentos.

Importante recomendação: colocar-se no lugar do receptor

João Bosco (1996) afirma também que, antes de dar início à

redação, deve o redator:

– ter um objetivo em mente;

– colocar-se no lugar do receptor;

– ter informações suficientes sobre o fato;

– planejar a estrutura da comunicação a ser feita;

– dominar todas as palavras necessárias;

– tratar o assunto com propriedade;

21

– selecionar fatos e evitar dar opiniões (deve-se, isto sim, fazer

sugestões, desde que fundamentadas);

– refletir adequada e suficientemente sobre o assunto;

– ser natural, conciso e correto;

– usar linguagem de fácil compreensão;

– prestar informações precisas e exatas;

– responder a todas as perguntas feitas anteriormente pelo

destinatário.

João Bosco (1996) diz ainda que a linguagem da comunicação é

adequada quando o redator preocupa-se com a capacidade de entendimento

do receptor: pode-se usar sem empecilhos o vocabulário técnico se o

destinatário for um técnico; do mesmo modo, deve-se proceder ―em relação a

pessoas de nível escolar elevado, quando será possível usar padrão linguístico

mais elaborado‖. Isso não quer dizer que palavras raras e desconhecidas

sejam aceitáveis, muito pelo contrário. Elas devem ser evitadas em qualquer

situação.

Do geral para o particular

No texto dos atos, deve-se partir do geral para o particular. Se a

comunicação contiver mais de uma ideia sobre um mesmo assunto, elas

devem ser tratadas em parágrafos distintos. Isso dá à exposição organicidade

e clareza.

O que deve ser evitado

Na redação dos atos e comunicações oficiais, devem ser

evitados:

– a repetição das palavras e a utilização de palavras cognatas,

tais como: ―designação‖ e ―designado‖, ―compete‖ e ―competente‖, etc.;

– o uso de expressão ou palavra que configure duplo sentido no

texto;

– as expressões regionais;

22

– as palavras ou expressões de língua estrangeira, exceto

quando indispensáveis, em razão de serem designações ou expressões de uso

já consagrado ou que não tenham exata tradução. Nesse caso, a palavra ou

expressão deve ser grafada em itálico ou entre aspas. Tomem-se como

exemplos: ad referendum ou ―ad referendum‖, royalties ou ―royalties‖.

Também deve ser evitada a divisão silábica das palavras. Caso

isso seja inevitável, as recomendações a seguir darão ao texto maior

legibilidade e elegância:

1. nunca dividir grupos vocálicos: ai, ui, ão, etc.;

2. não deixar letra isolada em uma linha;

3. não deixar isoladas sílabas às quais se possa atribuir outro

sentido;

4. não separar números;

5. nos casos de palavras compostas, não se deve repetir o hífen

na linha seguinte;

6. evitar a separação de hiatos e de nomes próprios;

7. evitar a separação de palavras de língua estrangeira;

8. no caso de cifras, pode-se colocar o cifrão numa linha e o

número da cifra em outra.

Os múltiplos e submúltiplos das unidades de medida devem ser

designados pelo nome ou pelo símbolo. Este não deve ser seguido de ponto (.)

ou da letra ―s‖ para indicar plural.

Caso a grandeza seja expressa em número fracionário, o símbolo

deve ser escrito no final, exceto quando se tratar de horas e minutos.

Exemplos: 18,98m; 19h32

Os símbolos podem ser escritos na mesma linha dos números ou

em forma de expoente.

Exemplos: 19m2 ou 19m²

Remissão a texto legal

Quando for necessária a remissão a texto legal, a primeira

referência deve indicar o número da norma, seguido da data, sem abreviação

23

de mês e ano (exemplo: Lei no 4.860, de 26 de novembro de 1965). Nas

referências subsequentes, serão indicados apenas o número e o ano (exemplo:

Lei no 4.860, de 1965; ou Lei no 4.860/65).

Numeração dos documentos

Os documentos devem ser numerados em ordem crescente

cronológica ou, em situações especiais, de acordo com critério estabelecido

pelo emissor. Deve-se reiniciar a numeração a cada ano, a partir do número 1.

Ex.: Memorando nº 8 / DGE.

Ofícios, portarias e instruções normativas possuem, cada um,

numeração única para todo o Conselho, centralizada na Secretaria-Geral. Ao

redigir um desses documentos, deve-se solicitar um número específico à SG.

Após o envio, deve-se encaminhar àquela seção cópia do documento. Em caso

de desistência da expedição após o recebimento do respectivo número, é

necessário encaminhar à SG motivação de cancelamento, por escrito.

A numeração é um dos indicadores (ou índices) de recuperação

do documento. Consiste, portanto, em informação que deve ser registrada com

atenção, para evitar a atribuição de um mesmo número a documentos diversos.

Citações

Segundo a Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT)12,

a citação é definida como a menção de uma informação extraída de outra

fonte. O objetivo da citação é agregar ao texto conceito, dado ou informe para

esclarecer, ilustrar ou sustentar o que está sendo discutido. As citações podem

ser diretas, quando contêm a transcrição literal de um texto ou de parte dele,

ou indiretas, quando redigidas com base em ideias de outros autores.

A citação com até três linhas, ou citação curta, é transcrita entre

aspas, com o mesmo tipo e tamanho da letra utilizados no parágrafo no qual

será inserida. O uso das aspas delimita a citação direta. As aspas duplas são

usadas no início e no fim da citação direta e as aspas simples em citação

12

NBR 10250:2002 - Informação e documentação - Citações em documentos - Apresentação.

24

inserida no trecho transcrito. Caso o texto citado já contenha sinal de

pontuação encerrando a frase, as aspas finais são colocadas após este sinal;

caso contrário, elas delimitam o final da citação.

A citação com mais de três linhas, ou citação longa, é transcrita

em parágrafo distinto, que deve apresentar recuo de 3cm à esquerda. Inicia-se

sem entrada de parágrafo e estende-se até a margem direita. O texto citado é

apresentado sem aspas e transcrito com tamanho de letra menor. Deve-se

deixar uma linha em branco entre a citação e os parágrafos anterior e posterior.

Quando se tratar de texto de lei, deve-se recuar a citação

independentemente do número de linhas. Nos atos do Conselho, o recuo será

de 2,5cm à esquerda, e a fonte utilizada na transcrição será a arial, tamanho

10, entrelinhamento 1,5.

Veja-se o exemplo a seguir:

Diz-se que há uma disciplina jurídica autônoma quando corresponde a um

conjunto sistematizado de princípios e normas que lhe dão identidade,

diferenciando-a das demais ramificações do Direito. (MELLO, Celso Antônio

Bandeira de.Curso de Direito Administrativo. 12. ed. rev. e atual. São Paulo:

Malheiros, 2000.)

As supressões feitas numa transcrição são indicadas por

reticências entre colchetes ―[...]‖ e os acréscimos ou comentários feitos pelo

autor também aparecem entre colchetes.

Exemplo:

Segundo João Barbalho, a cláusula final do art. 28 resultara de uma falha da

redação, pois a emenda aditiva [...] dizia: representação das minorias [e não da

minoria] com mais propriedade e acerto.

Deve-se manter a fidedignidade às ideias do autor, se paráfrase,

ou ao texto citado, se transcrição, fazendo neste caso apenas a correção de

erros tipográficos. Se houver outros tipos de erro, deve-se empregar a palavra

latina sic (assim) entre colchetes, logo após a palavra ou expressão estranha

ou incorreta, para indicar que se trata de reprodução fiel do original. Por

25

exemplo: ―À unanimidade, negar provimento o [sic] recurso‖, já que o correto

seria ―À unanimidade, negar provimento ao recurso‖.

Folhas de continuação

Em qualquer ato oficial administrativo do CNJ, as folhas de

continuação deverão conter, no mínimo, as seguintes informações, entre

parênteses: número respectivo da folha sequencial, tipo do ato com a sua

numeração institucional e data:

Exemplo:

(Fl. 2 do Ofício nº 194 / GP, de 18.3.09.)

As folhas sequenciais não devem trazer o timbre apresentado na

primeira página.

26

ATOS OFICIAIS ADMINISTRATIVOS

27

A padronização oferecida para cada ato visa melhorar a

identificação do documento, propiciar rapidez na sua elaboração e na

compreensão da mensagem pelo destinatário e facilitar sua juntada a

processos ou sua inclusão em arquivos tradicionais e eletrônicos.

Para alcançar estes objetivos sugere-se ainda a diagramação a

seguir para todos os tipos de documentos:

PapeI A4;

Fonte (letra) Arial tamanho 12;

Espaço simples entre as linhas;

Margem superior: 3 cm;

Margem inferior: 2 cm;

Margem direita: 1,5 cm ou, se o texto for muito pequeno, 2 cm;

Margem esquerda: 3 cm;

Parágrafo: 2,5 cm. No computador, a tecla de tabulação equivale a 1,25

cm.

28

Ata

Ata é o registro sucinto, escrito, das decisões e acontecimentos

havidos em reunião, congresso, mesa-redonda, convenção, etc. No âmbito do

Conselho, podem ser tomados como exemplos de ata o registro dos resultados

das sessões plenárias – ordinárias ou solenes, extraordinárias ou

administrativas – e o registro das reuniões da Comissão Permanente de

Licitação.

O texto da ata deve ser escrito seguidamente, sem rasuras,

emendas, entrelinhas ou entradas de parágrafos. Também não se deixam

espaços em que possam ser inseridas modificações posteriores. Os numerais

devem ser escritos sempre por extenso e evitadas as abreviaturas.

Quando houver necessidade de correção, ela deverá ser feita

imediatamente ao erro, após a expressão digo. Por exemplo, se o registro

deveria ter sido: A ―reunião‖ foi encerrada (em vez de ―sessão‖), o redator

corrigiria assim: A sessão, digo, a reunião foi encerrada...

Se o erro só for descoberto depois de confeccionada a ata, deve-

se fazer a ressalva: Em tempo: na linha..., onde se lê..., leia-se...

A ata é normalmente redigida por um secretário efetivo ou, na

falta deste, por um secretário designado para a ocasião.

Costumava-se lavrar a ata em livro próprio, autenticado, e suas

páginas eram rubricadas pela autoridade que redigia os termos de abertura e

encerramento. Hoje a ata pode ser digitada em papel A4, com a dispensa do

livro tradicional. É o tipo que se adota no CNJ.

Elementos

São apresentados, a seguir, os elementos necessários à

elaboração da ata.

Timbre

Identifica o órgão Conselho Nacional de Justiça e a unidade

responsável pela elaboração.

29

Identificação do documento

Grafada em negrito, em letras maiúsculas e posicionada de forma

centralizada no papel.

No caso de a reunião ou assembléia tratar de um único assunto,

é recomendável que ele seja mencionado logo abaixo da identificação, para

facilitar consultas posteriores.

Quando houver várias sessões ou reuniões sobre o mesmo

assunto, recomenda-se numerar as atas.

Texto

É o conteúdo da ata, que deve ser elaborado em linguagem clara

e concisa e seguir o padrão da língua culta, observando-se a impessoalidade e

a formalidade.

Compõe-se de: 1) dia, mês, ano e hora da reunião (por extenso);

2) local da reunião; 3) pessoas presentes (com seus respectivos cargos); 4)

ordem do dia; 5) fecho (que deverá iniciar-se com a expressão Nada mais

havendo a tratar... ou... Nada mais a deliberar...); e 6) assinaturas do

presidente, do secretário e de alguns participantes. Essas partes não se

encontram subdivididas no documento, mas apresentam-se seqüenciadas,

acompanhando o fluxo da informação. É possível, assim, reconhecê-las na

estrutura do texto.

Requisitos mínimos de Leiaute

Na elaboração da ata, deve-se atender a requisitos formais

mínimos para assegurar a boa apresentação do documento.

Tipo de letra (fonte) a ser utilizado

Nos atos do CNJ, optou-se por usar no ―corpo‖ dos documentos a

letra (fonte) Arial como padrão. O tamanho da letra (corpo) deve ser 12.

No Timbre, o nome Conselho Nacional de Justiça deve constar

com as letras iniciais em caixa-alta (maiúsculas), em negrito e de forma

30

centralizada. A tipologia do Timbre será a Kunstler Script, tamanho 28. A letra

(fonte) utilizada na indicação da unidade responsável pela elaboração do

documento deve ser Arial tamanho 14.

Formatação

PapeI A4;





Margem direita: 1,5 cm ou, se o texto for muito pequeno, 2

cm;


Parágrafo: 2,5 cm. No computador, a tecla de tabulação

equivale a 1,25 cm.

A – É o espaçamento entre os campos Timbre e Identificação do

Documento. São utilizados dois espaços simples entre os dois campos.

B – É o espaçamento entre os campos Identificação do

Documento e Texto. Utilizam-se dois espaços simples entre os dois campos.

C – É o espaçamento entre os campos Texto e Assinatura.

Utilizam-se dois espaços simples entre os dois campos.

Desde o campo Identificação do Documento até o campo Texto, é

utilizado espaçamento simples. Entre as assinaturas, dois espaços simples.

31

Modelo de Ata

2 cm

3 c

m

Conselho Nacional de Justiça Secretaria Processual

A

ATA DA 81ª SESSÃO ORDINÁRIA (31 DE MARÇO DE 2009)13

B

Às nove horas e seis minutos do dia trinta e um de março de dois mil e nove, reuniu-se o plenário do Conselho Nacional de Justiça - CNJ, em sua sede, localizada no edifício do Supremo Tribunal Federal, em Brasília. Presentes os Conselheiros, Ministro Gilson Dipp, Ministro João Oreste Dalazen, Conselheiro Rui Stoco, Conselheiro Mairan Gonçalves Maia Júnior, Conselheiro Altino Pedrozo dos Santos, Conselheira Andréa Pachá, Conselheiro Jorge Maurique, Conselheiro Antonio Umberto de Souza Júnior, Conselheiro José Adonis Callou de Araújo Sá, Conselheiro Felipe Locke Cavalcanti, Conselheiro Paulo Luiz Netto Lôbo, Conselheiro Técio Lins e Silva, Conselheiro Marcelo Nobre e Conselheiro Joaquim Falcão. Presentes à Sessão o Secretário-Geral do Conselho Nacional de Justiça, Juiz Álvaro Ciarlini, os Juízes Auxiliares da Presidência Dr. Paulo Tamburini e Dra. Fabiana Zilles. O Ministro Gilmar Mendes esteve presente à Sessão a partir de treze horas e cinqüenta e oito minutos. Ausentes, justificadamente o Procurador-Geral da República, Dr. Antonio Fernando Barros e Silva de Souza. O Conselho Federal da Ordem dos Advogados do Brasil foi representado pelo Advogado e Secretário-Geral Adjunto Dr. Alberto Zacharias Toron. Às nove horas e oito minutos verificado o quorum regimental, o Ministro Gilson Dipp declarou aberta a Sessão, passando à aprovação da Ata da 80ª Sessão Ordinária, que foi aprovada, à unanimidade, com as retificações que se seguem: ... A Sessão foi encerrada definitivamente às dezenove horas e cinqüenta e seis minutos, convocando o Ministro Gilson Dipp, o Plenário, desde logo, para a Sessão do dia catorze de abril próximo, a partir das nove horas, podendo ser prorrogada para o dia quinze de abril, às nove horas subsistindo procedimentos a serem julgados. Foi convocada, ainda, a Sessão administrativa para o dia treze de abril às quinze horas. Nada mais havendo a tratar, foi encerrada a Sessão. E, para constar, eu, secretário, lavrei a presente ata, que vai assinada pelo Sr. Presidente, Sr. Corregedor e demais Conselheiros.

C

Presidente

Assinatura e nomes dos demais Conselheiros

1,5

cm

ou 2

cm

2 cm

13

Para fins deste modelo optou-se por demonstrar apenas parte da ata da 81ª Sessão Ordinária, mas essa medida não dificultará o entendimento do modelo apresentado.

32

Atestado

O atestado é ato comprovador de situação ou fato conhecido pela

Administração, mas que não consta de qualquer documento em poder da

organização. Diz respeito a eventos passíveis de frequentes modificações. Um

servidor público pode, em razão de seu ofício ou de sua função, fornecer

atestado a outrem.

O Decreto n. 83.936/79, artigos 1º e 2º, aboliu os atestados de

vida, residência, pobreza, dependência econômica, idoneidade moral e bons

antecedentes na Administração Federal direta e indireta.

Elementos

O atestado possui estrutura simples. Consta somente de Timbre,

Identificação do documento, Texto, Local e data e Assinatura.

Timbre

Compõe-se do brasão e da identificação do órgão Conselho

Nacional de Justiça.


Os atestados não são numerados, basta nominá-los, com letras

maiúsculas. Convém numerá-los no caso de se tornarem rotineiros.

Texto

Constitui a exposição do que se atesta, se possível com a

indicação específica da finalidade do ato.

O atestado é geralmente estruturado em um único parágrafo. Se

houver mais de dois, convém numerá-los a partir do primeiro. O parágrafo

correspondente ao local e data não deve ser numerado.

Local e data

33

São registrados por extenso e sem qualquer supressão. O mês

deve ser grafado em letras minúsculas (rejeitem-se, portanto, formas como

BSB, 14.6.04 ou assemelhadas).

Exemplo:

Brasília, 30 de abril de 2009.

Assinatura

É composto pelo conjunto assinatura, nome e cargo da

autoridade expedidora. Esses elementos devem ser centralizados na página.


Na elaboração do atestado, deve-se atender a requisitos formais

mínimos apresentado a seguir:


Nos atos do CNJ, optou-se por usar com padrão de letra (fonte) a

Arial. O tamanho da letra (corpo) deve ser 12.



centralizada. A tipologia do Timbre será a Kunstler Script, tamanho 28.

Formatação

PapeI A4;






cm;



equivale a 1,25 cm.

34


documento. São utilizados dois espaços simples entre os dois campos.


documento e Texto. Utilizam-se dois espaços simples entre os dois campos.

C – É o espaçamento entre os campos Texto e Local e data.


D – É o espaçamento entre os campos Local e data e Assinatura,

formado por dois espaço simples.

35

Modelo de Atestado

3 cm

3 c

m


A

ATESTADO

B

Atesto que o servidor LUIS CARLOS, analista judiciário, matrícula nº 913921, do quadro de pessoal permanente deste Conselho Nacional de Justiça, participou, no período de 9.2 a 2.3.2009, do Curso de Formação para Novos Servidores desta instituição.

C


D

Assinatura Nome Cargo

1,5

cm

ou

2 c

m

2 cm

36

Certidão

Ato por meio do qual a administração afirma a existência de fato

ou situação que pode ser verificada em assentamento público (autos,

procedimentos, despachos, etc.). Difere do atestado em dois aspectos:

1. atém-se obrigatoriamente a documentos que se encontram em

poder da organização; e

2. refere-se a situações de natureza permanente.

A certidão faz fé pública, até prova em contrário. Desde que

autenticada, tem a mesma força probante do original.

Pode ser fornecida por qualquer dirigente da instituição, no

âmbito de sua competência.

Elementos

Consta apenas dos seguintes elementos: Timbre, Identificação do

documento, Texto, Local e data e Assinatura.

Timbre




As certidões não são numeradas. Basta escrever a palavra

CERTIDÃO em letras maiúsculas, em negrito e de forma centralizada no papel.

Convém numerá-las no caso de se tornarem rotineiras.

Texto

É o teor do que se certifica, se possível com a indicação

específica da finalidade do ato (Certifico, para fins de comprovação na

Secretaria da Receita Federal).

37

Na redação da certidão, devem-se evitar ambiguidades ou

incertezas acerca do que está sendo certificado.

A certidão é geralmente estruturada em um único parágrafo. Se

houver mais de dois, devem-se numerá-los a partir do primeiro. O parágrafo

que corresponde ao campo local e data não deve ser numerado.

Local e data

São registrados por extenso sem qualquer supressão. Na grafia

do mês, devem ser utilizadas letras minúsculas (rejeitem-se, portanto, formas

como BSB, 14.6.04 ou assemelhadas). Esse parágrafo não é numerado.

Exemplo:


Assinatura

Item que consta de assinatura, nome e cargo da autoridade

expedidora. Esses elementos devem ser centralizados na página.


Devem-se observar, na elaboração da certidão, os seguintes

requisitos:


Na certidão utiliza-se o tipo de letra (fonte) Arial. O tamanho da

letra (corpo) deve ser 12.




Formatação

PapeI A4;


38





cm;



equivale a 1,25 cm.








formado por dois espaço simples.

39

Modelo de Certidão

3 cm

3 c

m


A

CERTIDÃO

B

Em cumprimento ao despacho exarado no requerimento de 20 de abril de 2009, em que WALTER DOS SANTOS, analista judiciário deste Conselho Nacional de Justiça, mat. nº 923421, solicita comprovação de sua participação no Curso de Formação para Novos Servidores, promovido pelo CNJ, certifico que, das buscas nos arquivos desta Subsecretaria de Gestão de Pessoas, apurou-se que o referido servidor integrou a primeira turma do Curso de Formação para Novos Servidores, realizado no período de 09 de fevereiro a 02 de março de 2009.

C


D


1,5

cm

ou

2 c

m

2 cm

40

Comunicado

É o ato expedido pelo Secretário-Geral do Conselho Nacional de

Justiça, por Secretários, Subsecretários, Assessores e Diretores para

transmitir breves instruções de serviço, ordens, avisos, decisões ou

esclarecimentos acerca de objetivos, políticas, programas de trabalho e normas

administrativas e operacionais do Conselho.

Elementos

O comunicado possui estrutura simplificada. Compõe-se de

Timbre, Identificação do documento, Texto, Local e data e Assinatura.

Timbre




Os comunicados não precisam ser numerados, basta escrever a

palavra COMUNICADO em letras maiúsculas, em negrito e de forma

centralizada no papel. Convém numerá-los no caso de se tornarem rotineiros.

Texto

É o teor do comunicado. Como é, em geral, breve, utiliza um ou

dois parágrafos. Se houver mais de dois, devem-se numerá-los a partir do

primeiro.

Local e data




Exemplo:

41


Assinatura




Na elaboração do comunicado, observem-se os requisitos

mínimos apresentados a seguir:


No comunicado utiliza-se o tipo de letra (fonte) Arial. O tamanho

da letra (corpo) deve ser 12.






Formatação

PapeI A4;






cm;



equivale a 1,25 cm.

42




documento e Texto. Utiliza-se dois espaços simples entre os dois campos.

C – É o espaçamento entre os campos Texto e Local e Data.


D – É o espaçamento entre os campos Local e Data e Assinatura,

formado por dois espaços simples.

43

Modelo de Comunicado

3 cm

3 c

m

Conselho Nacional de Justiça Secretaria Processual

A

COMUNICADO

B

Comunico que, a partir desta data, o horário de funcionamento do Setor de Protocolo deste Conselho será de 12 às 20 horas, para ampliar o horário de atendimento aos usuários.

C


D


1,5

cm

ou

2 c

m

2 cm

44

Declaração

Ato por meio do qual o servidor ou a administração afirma a

existência ou inexistência de um direito ou de um fato.

Se a manifestação parte do servidor, mesmo que sob demanda

da instituição, a declaração é pessoal. É o que ocorre, por exemplo, quando um

servidor se manifesta, em processo administrativo disciplinar, acerca de um

fato do qual tenha conhecimento. Quando a manifestação é da própria

instituição, por intermédio de seus titulares, a declaração é administrativa. A

declaração de lotação de um servidor é exemplo de declaração administrativa.

A declaração difere do atestado apenas quanto ao objeto.

Enquanto o atestado é expedido a favor, a declaração é feita em relação a

alguém, apontando ou afirmando, às vezes, coisas adversas.

Elementos

A declaração consta somente de Timbre, Identificação do

documento, Texto, Local e data e Assinatura.

Timbre

Compõe-se do brasão, identificação do órgão Conselho Nacional

de Justiça e da unidade responsável pela elaboração.


As declarações, como os atestados e as certidões, são atos de

emissão esporádica, bastando, portanto, escrever a palavra DECLARAÇÃO

em letras maiúsculas, em negrito e de forma centralizada.

A numeração desses documentos faz-se necessária tão-somente

quando forem eles expedidos de forma rotineira, a fim de facilitar a localização.

45

Texto

É o teor do que se declara, se possível com a indicação

específica da finalidade do ato (declaro, para fins de comprovação na

Secretaria da Receita Federal...). Se a declaração for a respeito de alguém,

deve conter referência aos seus documentos de identificação.

Deve o texto do ato ser redigido de maneira clara e precisa, a fim

de afastar ambiguidades ou incertezas quanto ao conteúdo e ao objeto da

declaração.

A declaração é geralmente estruturada em um único parágrafo.

Se houver mais de dois, devem-se numerá-los a partir do primeiro.

Local e data




Exemplo:


Assinatura




Na elaboração da declaração, devem-se observar as seguintes

características:


Na declaração utiliza-se o tipo de letra (fonte) Arial. O tamanho da


46






Formatação

PapeI A4;






cm;



equivale a 1,25 cm.









47

Modelo de Declaração

3 cm

3 c

m

Conselho Nacional de Justiça Seção de Legislação e Registros Funcionais

A

DECLARAÇÃO

B

Declaro, para os devidos fins, que o servidor JOÃO CARLOS, analista judiciário deste Conselho Nacional de Justiça, mat. nº 914345, se encontra no exercício regular de suas atribuições desde 19 de dezembro de 2008.

C


D


1,5

cm

ou

2 c

m

2 cm

48

Despacho

É a decisão ou o encaminhamento emanado de autoridade

administrativa acerca de assunto submetido a sua apreciação.

O despacho pode ser:

a) decisório: dá solução e põe termo à questão;

b) ordinatório: apenas dá andamento ao documento;

c) interlocutório: não resolve terminantemente a questão, apenas

a transfere a autoridade superior ou a autoridade de outra

unidade da estrutura organizacional do órgão;

d) saneador: aquele que resolve as falhas que porventura

ocorram no procedimento.

Os despachos podem conter apenas uma palavra (Autorizo,

Aprovo, Indefiro, etc.), expressões (De acordo, etc.) ou textos mais longos.

Quando o despacho for curto, pode ser escrito no próprio corpo do documento

de que é parte.

Elementos

O despacho possui estrutura bastante simplificada. Pode ser

composto apenas de Timbre, Identificação do documento, Destinatário, Texto,

Local e data e Assinatura.

Timbre




Compõe-se do número do documento seguido do ano. Esses

dados são sempre separados por barra e complementados pela indicação do

processo a que se refere o despacho, e do qual ele fará parte, e pelo assunto

do ato. Nas unidades que produzem poucos despachos, a numeração é

49

dispensada. Se o despacho for de pequena extensão e registrado no próprio

documento, conterá apenas texto, data e assinatura.

Destinatário

Indica o receptor do despacho. Alinhado à esquerda, é composto

pela forma de tratamento adequada ao destinatário seguida do cargo que

ocupa.

Texto

Contém as informações da decisão ou do encaminhamento. Se

houver mais de um parágrafo, devem-se numerá-los a partir do primeiro.

Local e data

São registrados por extenso e sem qualquer supressão. Grafa-se

o mês com inicial minúscula. Esse parágrafo não é numerado.

Assinatura

Campo formado pela assinatura, pelo nome e pelo cargo da

autoridade expedidora. Esses elementos devem ser centralizados na página.


Na elaboração do despacho, devem-se observar as seguintes

características:


No despacho utiliza-se o tipo de letra (fonte) Arial. O tamanho da





50

Formatação

PapeI A4;






cm;



equivale a 1,25 cm.


documento. São utilizados de dois a quatro espaços simples entre os dois

campos.


documento e Destinatário. Utilizam-se dois espaços simples entre os dois

campos.

C – É o espaçamento entre os campos Destinatário e Texto.


D – É o espaçamento entre os campos Texto e local Data,


E – É o espaçamento entre os campos Local e data e Assinatura,


51

Modelo de Despacho

3 cm

3 c

m

Conselho Nacional de Justiça Departamento de Gestão Estratégica

A

Despacho n. 10/2009 Referência: Processo Administrativo n. 334.171 – Contrato 12/2009 Assunto: Atesto de fatura para prestação de serviços de suporte técnico

B

Ao Senhor Subsecretário de Orçamento e Finanças

C

Encaminho, após ter atestado, a Nota Fiscal n. 426, apresentada pela empresa BCA Serviços de Informática LTDA – ME, fl. 12, bem como fazer constar, fl. 15, Ordem de Serviço n. 01/2009 – DGE, conforme determina o inciso III da Cláusula Quarta do Contrato 12/2009.

D


E


1,5

cm

ou

2 c

m

2 cm

52

Fac-Símile (FAX)

É um instrumento de transmissão de mensagens que se

caracteriza pela agilidade. Deve, por isso, ser utilizado para a transmissão de

assuntos oficiais de urgência. A comunicação chega ao destinatário por via

telefônica, e o original do documento fica com o expedidor. No caso de ações

judiciais, é obrigatório que a documentação transmitida seja encaminhada

posteriormente.

O fax tanto pode ser o ato administrativo em si (com mensagem e

numeração próprias — mensagem-fax) quanto servir apenas de folha de rosto

para o encaminhamento de outro ato (ofício, portaria, relatório, entre outros).

A rapidez e o baixo custo da mensagem-fax diminuíram o uso do

telegrama e tornaram o telex obsoleto. A economia e a velocidade, no entanto,

só são possíveis quando o documento a ser transmitido apresenta pequena

quantidade de páginas. Por isso, para um grande volume de páginas, é

recomendável o envio da comunicação pelo correio.

São recomendáveis o uso de caneta preta para garantir maior

legibilidade à transmissão e a confirmação de que o fax foi bem recebido.

Requisitos para o envio de um fax:

que a mensagem seja acompanhada de uma folha de

rosto (se o texto da comunicação for pequeno, pode-se utilizar o

campo ―mensagem‖ da folha de rosto — esse é o caso em que o

fax é o ato administrativo em si);

que contenha a rubrica ou a assinatura do emissor e em

seguida o primeiro nome legível do servidor responsável pelo

conteúdo da mensagem;

que as páginas sejam numeradas e estejam legíveis.

53

3 c

m

3 cm

CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA

FOLHA DE ROSTO PARA FAX

Dados do Remetente

Nome:

Cargo:

Referência:

Número de folhas (incluindo a de rosto):

Telefone/Fax:

Dados do Destinatário

Nome:

Cargo:

Aos Cuidados de:

Telefone:

Fax:

Mensagem

( ) Urgente

2 cm

1,5

cm

ou

2 c

m

54

Informação

Informação é o ato por meio do qual o servidor se manifesta

acerca de assunto submetido a sua apreciação, com o objetivo de melhor

fundamentar questões levantadas ou aclarar fatos não suficientemente

relatados. Serve essencialmente ao fornecimento de elementos exigidos ao

bom trâmite documental, a fim de que os dados apresentados auxiliem a

autoridade competente nos seus despachos e na solução de problemas. Tem

como fundamento o exame de processo ou de fato de que se tenha

conhecimento.

A informação deve ater-se somente ao necessário para a solução

do que consta no procedimento, sem afirmações subjetivas ou incertas.

O resumo da questão que motivou o ato poderá iniciar a

informação, de modo a permitir que o leitor tome conhecimento do assunto

tratado.

Elementos

São apresentados, a seguir, os elementos indispensáveis à

elaboração da informação.

Timbre




Inclui o nome e o número do ato. Esses dados são

complementados pela referência ao processo a que se refere a informação, e

do qual ela fará parte, e pelo assunto do ato.

Vocativo

Invoca o destinatário pelo cargo que ocupa e é seguido de

vírgula.

55

Texto

Consiste no conteúdo da informação, elaborado com clareza e

concisão. A introdução relata brevemente a questão que motivou o ato, de

modo a permitir que o leitor identifique de imediato o assunto tratado no

documento. O desenvolvimento contém todas as questões demandadas ou

consideradas essenciais para o esclarecimento da situação analisada. Além

disso, à exceção do fecho, todos os demais parágrafos são numerados para

facilitar possíveis remissões.

Fecho

Apresenta-se de forma sintética, impessoal, sem delongas.

Exemplo: É o que informo, ou É o que vai informado.

O fecho é desnecessário nas situações em que o campo Texto já

se inicia com o Informo...

Local e data




Exemplo:


Assinatura




Na elaboração da informação, observem-se os requisitos mínimos

apresentados a seguir:

56


Na informação utiliza-se o tipo de letra (fonte) Arial. O tamanho da







Formatação

PapeI A4;






cm;


Parágrafo: 2,5 cm No computador, a tecla de tabulação

equivale a 1,25 cm.




documento e Vocativo. Utilizam-se dois espaços simples entre os dois campos.

C – É o espaçamento entre os campos Vocativo e Texto.

Utilizam-se um espaço simples entre os dois campos.

D – É o espaçamento entre os campos Texto e Fecho, formado

por dois espaços simples.

E – É o espaçamento entre os campos Fecho e Local e data,


F – É o espaçamento entre os campos Local e data e Assinatura,


57

Modelo de Informação

2 cm

3 c

m

Conselho Nacional de Justiça Subsecretaria de Material, Compras e Contratos

A

Informação n. ... Processo n. .... Assunto: Reembolso de despesa decorrente de tratamento odontológico

B

Senhor Subsecretário de Orçamento e Finanças,

C

1. Trata-se de reembolso, a servidor, de despesas decorrentes de tratamento odontológico. 2. Ocorre que a perícia inicial e final não vêm sendo realizadas. O Serviço de Assistência Médica e Social, instalado a se pronunciar sobre o assunto, justificou não ter condições de realizar as referidas perícias. 3. Considerando a justificativa apresentada, sugere-se o encaminhamento deste procedimento à Secretaria de Administração – SAD, a fim de que esta informe as providências tomadas para contratação de auxiliares odontológicos.

D

É o que informo.

E


F


1,5

cm

ou

2 c

m

2 cm

58

Instrução Normativa

A instrução normativa é um documento de organização e

ordenamento administrativo interno que tem como objetivo estabelecer

diretrizes, normatizar métodos e procedimentos e regulamentar matéria

específica já disciplinada, a fim de orientar dirigentes e servidores no

desempenho de suas atribuições. No Conselho Nacional de Justiça, as

instruções normativas são expedidas pelo Presidente e dispõem sobre a

organização e o funcionamento de diversas unidades do Conselho.

Elementos

A instrução normativa compreende a ordem normatizadora e a

matéria normatizada. A ordem normatizadora constitui o preâmbulo, e a

matéria normatizada diz respeito à própria comunicação do ato, que é o texto.

Timbre




Inclui o nome do ato em letras maiúsculas, seguido do número de

registro e da data do documento.

Ementa

Contém o resumo do assunto que motivou a instrução normativa.

A ementa ficará alinhada à direita.

Preâmbulo

Inicia a instrução normativa e não integra a matéria normatizada,

que corresponde ao texto. Abre com a nominação ―O PRESIDENTE DO

CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA‖, seguida normalmente da expressão

59

―no uso das atribuições legais e tendo em vista inciso XV do art. 6º do

Regimento Interno do Conselho Nacional de Justiça‖ e das considerações que

justificam a expedição da instrução normativa. Nas considerações, devem-se

citar a norma que fundamenta o ato e outros motivos. É comumente finalizado

com a expressão ―RESOLVE‖, registrada em um novo parágrafo e em letras

maiúsculas.

Texto

Constitui o próprio conteúdo da instrução normativa, o que ela

regula ou expressa. Tem a mesma estrutura do texto legislativo e da portaria,

com a divisão do assunto em artigos, parágrafos, incisos e alíneas.

Assinatura

Item constituído pela assinatura e pelo nome da autoridade

expedidora, no caso o Presidente. Esses elementos ficarão centralizados na

página.


Na elaboração da instrução normativa, há requisitos formais

mínimos que devem ser atendidos para assegurar a boa apresentação do

documento.


Na informação utiliza-se o tipo de letra (fonte) Arial. O tamanho da





Formatação

PapeI A4;


60





cm;



equivale a 1,25 cm.




documento e Ementa. Utilizam-se dois espaços simples entre os dois campos.

C – É o espaçamento entre os campos Ementa e Preâmbulo.


D – É o espaçamento entre o campo Preâmbulo e a expressão

RESOLVE. Utilizam-se dois espaços simples.

E – É o espaçamento entre a expressão RESOLVE e o campo

Texto. Utilizam-se dois espaços simples.

F – É o espaçamento entre os campos Texto e Assinatura,


61

Modelo de Instrução Normativa

2 cm

3 c

m


A

INSTRUÇÃO NORMATIVA N. 3, DE 2 DE SETEMBRO DE 2008

B

Dispõe sobre o uso dos crachás de identificação de servidores, prestadores de serviços e estagiários do Conselho Nacional de Justiça.

C

O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo inciso XXXIV do artigo 29, do Regimento Interno,

D

RESOLVE:

E

Art. 1º Os servidores, os prestadores de serviços e os estagiários, no âmbito do Conselho Nacional de Justiça, farão uso de crachá de identificação, nos termos desta Instrução Normativa e conforme os modelos e especificações constantes dos anexos.

§ 1º A Secretaria de Administração, por meio da Subsecretaria de Gestão de Pessoas, providenciará a confecção dos crachás.

§ 2º Durante a permanência no CNJ, o crachá de identificação deve ser usado de modo visível.

Art. 2º Aquele que não estiver portando o crachá de identificação pessoal deverá dirigir-se a uma das Portarias do órgão para identificação e recebimento de um crachá provisório, o qual será devolvido por ocasião da saída.

Art. 3º Compete aos gestores de contratos, quando for o caso: I - manter cadastro atualizado de dados pessoais de empregados e

prepostos; II - exigir a devolução dos crachás de identificação, quando houver

substituição de empregado ou preposto, ou por ocasião do término da vigência do ajuste.

Art. 4º Em caso de perda ou extravio do crachá, a emissão de outra via será feita mediante requerimento do interessado, por escrito, correndo a despesa de confecção de novo crachá às expensas do servidor, prestador de serviços ou estagiário.

1,5

cm

ou 2

cm

2 cm

62

2 cm

3 c

m

(fl. 2 da IN n. 8 CNJ, de 2.9.2009) Art. 5º O crachá será restituído à Subsecretaria de Gestão de

Pessoas nos casos de exoneração, dispensa, demissão, retorno ao órgão de origem e falecimento.

Art. 6º Os casos omissos e as dúvidas surgidas em decorrência da aplicação desta Instrução Normativa serão dirimidos pelo Secretário-Geral.

Art. 7º Esta Instrução Normativa entra em vigor a partir desta data.

F

Assinatura Nome

1,5

cm

ou 2

cm

2 cm

63

Memorando e Memorando-Circular

O memorando (adaptação do latim memorandum, que significa o

que deve ser lembrado) é um tipo de correspondência interna e caracteriza-se

pela ágil comunicação entre servidores e unidades de um mesmo órgão. Pode

conter qualquer assunto que diga respeito à atividade administrativa, inclusive

comunicações extensas, como exposição de projetos, idéias, diretrizes, etc.,

mas sua tramitação deve pautar-se pela simplicidade. Os despachos que a ele

se seguem, portanto, devem ser dados no próprio documento e, na ausência

de espaço, em folha de continuação.

O memorando-circular apresenta as mesmas características do

memorando e diferencia-se dele apenas por ser endereçado a vários

destinatários.

Se o texto for longo, usa-se folha de continuação. Repetem-se o

tipo e o número do expediente na folha de continuação, devidamente

numerada. Esses elementos devem constar posicionados à esquerda, na

primeira linha da folha de continuação, assim dispostos: (Fl. 2 do memorando

n. 6 / DGE, de 10.3.09). O texto prossegue após dois espaços simples.

No texto, à exceção do fecho, todos os demais parágrafos devem

ser numerados para facilitar possíveis remissões.

Elementos


elaboração do memorando. Deve-se observar rigorosamente seu

posicionamento na página e a sequência que aqui se demonstra.

Timbre

Compõe-se do brasão, identificação do órgão Conselho Nacional

de Justiça e da unidade responsável pela elaboração.


64

Composta pelo tipo do memorando, registrado por extenso,

seguido diretamente do número de registro e da identificação da unidade

expedidora.

Local e Data

Deve estar alinhada à direita, na linha imediatamente inferior à da

identificação do documento, e escrita por extenso.

Exemplo:

Em 30 de abril de 2009 ou Brasília, 30 de abril de 2009.

Destinatário e Assunto

O destinatário deve ser mencionado pelo cargo que ocupa e o

assunto consiste no que está sendo tratado no memorando.

Texto

Constitui o conteúdo do documento. O objeto que motivou o

memorando deve ser sempre mencionado, evitando-se, dessa forma,

informações vagas ou incompletas, tais como: Em atenção ao Memorando n.

03/04, informo que a data é 1º.12.03. O assunto deve ser abordado de forma

clara: Em atenção ao Memorando n. 03/04, que trata das horas-extras dos

servidores desta Subsecretaria, informo que elas se iniciaram no dia 1º.12.03.

Fecho

Consiste no arremate da comunicação, com a saudação do

destinatário. Utilizam-se as expressões Respeitosamente (para autoridades

superiores) e Atenciosamente (para autoridades de mesma ou de inferior

hierarquia). Não deve constar centralizado na página. Apresenta afastamento à

direita, com a mesma margem fixada para as entradas de parágrafo.

Assinatura

Item composto por assinatura, nome e cargo do remetente. Esses

elementos ficarão centralizados na página.

65


Na elaboração do memorando, há requisitos formais mínimos que

devem ser atendidos para assegurar a boa apresentação do documento.


No memorando utiliza-se o tipo de letra (fonte) Arial. O tamanho







Formatação

PapeI A4;






cm;



equivale a 1,25 cm.



B – É o espaçamento entre os campos Local e Data e

Destinatário/Assunto. Formado por dois espaços simples.

C – É o espaçamento entre os campos Destinatário/Assunto e

Texto. Formado por dois espaços simples.

66

D – É o espaçamento entre o campo Texto e Fecho. Utilizam-se

dois espaços simples.

E – É o espaçamento entre os campos Fecho e Assinatura,


67

Modelo de Memorando

2 cm

3 c

m


A

Memorando n. 6 / DGE

Em 10 de março de 2009.

B

À Senhora Secretária de Administração Assunto: Sugere alterar forma pagamento à empresa contratada

C

1. Trata-se do Contrato nº 12/2009, que versa sobre a prestação de serviço de suporte técnico para instalação, parametrização e personalização de softwares Microsoft específicos para gerenciamento de portfólio de projetos, em certame licitatório realizado por meio do Pregão Eletrônico nº 38/2008.

2. O item 10 da tabela 1 – Especificação e quantitativos, do Anexo I do Edital/Termo de Referência prevê uma quantidade máxima de 400 horas de serviços prestados, solicitados por demanda da contratante até o teto contratado, conforme tópico 2.2.1 do Termo de Referência.

Ocorre que o referido contrato, celebrado entre a União, por intermédio do Conselho Nacional de Justiça e a empresa BCA Serviços de Informática Ltda – ME, dispõe em sua cláusula onze que: ―Os pagamentos serão efetuados em moeda corrente nacional, em até 10 (dez) dias úteis após o recebimento definitivo, mediante apresentação das notas fiscais devidamente atestadas pelo Gestor‖. O Edital em seu item 17.2 estabelece que o Departamento de Gestão Estratégica é o responsável pelo recebimento definitivo, após vistoria que comprove a adequação do objeto aos termos contratuais e às especificações técnicas do anexo I – Termo de Referência. 3. Pela simples leitura do dispositivo acima, podemos entender que somente após a prestação de todo o serviço, pelo atingimento do teto em horas contratado, ou quanto não mais houver necessidade dos serviços da contratada, é que a administração poderia efetuar o pagamento.

1,5

cm

ou

2 c

m

2 cm

68

2 cm

3 c

m

(Fl. 2 do memorando n. 6 / DGE, de 10.3.09) 4. Entretanto, faz-se necessário observar que o suporte técnico é mensurado em horas, que deverá ser prestado na maior parte do tempo por um único representante da contratada, com previsão de duração entre dois e três meses.

5. Observamos assim que existe uma inadequação na periodicidade dos pagamentos relativos aos serviços prestados, e sugerimos que os pagamentos ocorram ou mensalmente, com base no total de horas prestadas, ou mediante recebimento definitivo dos produtos que caracterizam as fases de instalação, parametrização e personalização, previstas no objeto do Pregão.

D

Atenciosamente,

E


1,5

cm

ou

2 c

m

2 cm

69

Mensagem Eletrônica (e-mail)

A mensagem eletrônica ou e-mail, pela sua agilidade, constitui um

dos mais eficientes meios de comunicação, visto que pode ser lido

praticamente ao mesmo tempo em que é remetido. Por isso, vem sendo usado

como mais uma alternativa para a correspondência no serviço público.

Se o e-mail vai tratar de assuntos de trabalho, deve obedecer aos

mesmos princípios que norteiam a redação oficial, ou seja, a clareza, a

concisão, a formalidade, a objetividade e principalmente a observância às

regras do padrão culto da língua. O texto deve ter um vocativo (saudação

inicial), a mensagem propriamente dita, uma despedida respeitosa e a

assinatura (nome do remetente).

O uso do e-mail tem-se generalizado nas comunicações entre os

setores do Tribunal. Muitas vezes as mensagens são impressas e anexadas a

processos administrativos como documentos probatórios de procedimentos

praticados pelo servidor. Por essa razão, é necessário decidir se o e-mail é o

melhor canal para transmitir a mensagem. Em algumas situações, deve-se

refletir se uma conversa, um telefonema, uma reunião ou outro tipo de

documento não seriam mais convenientes.

O correio eletrônico pode ser utilizado para a comunicação entre

os servidores da organização, entre a instituição e o cidadão e entre a

instituição e outros órgãos.

Recomendações

Digite o endereço do destinatário por último. Isso evitará

remessas equivocadas e outros problemas semelhantes.

Verifique sempre se o endereço eletrônico está correto.

Faça todas as revisões antes de enviar a mensagem, para

que não seja necessário reenviar o e-mail retificando

possíveis erros.

Certifique-se de que os anexos realmente estão sendo

enviados e de que são os adequados para a mensagem.

70

Não mande várias vezes o mesmo e-mail para ter certeza de

que chegou. Se o endereço eletrônico estiver correto, ele

chegará. Além disso, o sistema oferece alternativas para

saber se o texto foi recebido e se foi aberto.

O campo assunto sempre deve ser preenchido. Esse

procedimento tornará a comunicação mais rápida e eficiente,

pois o destinatário perceberá imediatamente o motivo da

mensagem. Por isso, seja objetivo e claro ao delimitar o

assunto.

Tenha cuidado com a lista de endereços que já fica impressa

em seu correio eletrônico. Pode acontecer de um e-mail ou

uma informação confidencial serem enviados a um

destinatário que não deveria recebê-los.

Como em qualquer tipo de texto oficial, procure redigir

mensagens curtas. Se o texto que você precisa encaminhar

for muito longo, é conveniente que seja enviado em arquivo

anexo.

Procure limitar a troca de e-mails. Se, depois de enviar e

receber várias mensagens, o problema ainda não tiver sido

resolvido, talvez seja melhor discutir o assunto

pessoalmente.

Só use abreviaturas quando forem absolutamente

necessárias e gramaticalmente corretas. O vocabulário

informal e as abreviaturas esdrúxulas — como naum, tb e vc

em vez de não, também e você — empregados na internet

devem ser abolidos em mensagens eletrônicas que tratem

de assuntos profissionais.

Seja econômico na formatação, pois o destinatário pode não

ter acesso a determinados programas e recursos, como

Page Maker, Power Point, animação e outros. A melhor

opção é formatar o mínimo necessário. Evite também

gráficos, tabelas e textos pesados.

Tome cuidado ao utilizar símbolos, pois eles podem

aparecer de maneira diferente no sistema do destinatário. Se

71

o formato do documento for importante, envie-o em anexo

processado no Word.

Deve-se fazer distinção entre as mensagens particulares e

as profissionais. Recomenda-se criar pastas para diferenciá-

las e, acima de tudo, não classificar as pessoais como

prioritárias. Ao encaminhar uma mensagem profissional, é

conveniente evidenciar que se trata de assunto de trabalho.

Não divulgue informações confidenciais.

A criação de listas de endereços por grupos de pessoas é

útil quando se enviam mensagens regularmente para um

mesmo grupo.

Alguns sistemas anexam todo o histórico das mensagens

trocadas à resposta dada a um e-mail. Entretanto quase

sempre esse histórico é desnecessário e só aumenta o

tamanho da mensagem. Além disso, retransmitir o conteúdo

recebido anteriormente pode ser inadequado.

Não escreva textos só em letras maiúsculas — podem

parecer agressivos — ou só em minúsculas — podem dar a

impressão de que o emissor estava apressado ou com

preguiça.

Elementos

Identificação do e-mail

Composta pelos campos que indicam o remetente, a data de

envio, o destinatário e o assunto.

Vocativo

Invoca o destinatário e é seguido de vírgula. O uso dos pronomes

de tratamento não é tão rígido quanto nos outros atos oficiais administrativos,

no entanto é necessário tratar o leitor com o devido respeito, visto que se trata

de um texto profissional. É suficiente mas também imprescindível que se use o

72

tratamento senhor/senhora no vocativo, acompanhado do nome ou do cargo do

destinatário.

Texto

Constitui o conteúdo do documento.

Fecho

Apresenta a saudação do signatário. As expressões utilizadas

são: Respeitosamente — para autoridades de hierarquia superior à do

destinatário — e Atenciosamente — para autoridades de mesma ou inferior

hierarquia.

Assinatura

A mensagem eletrônica, como qualquer outro ato oficial, deve

conter uma assinatura, que pode apresentar, além do nome do signatário, o

cargo, a titularidade, o telefone e o endereço do site da instituição, entre outros

detalhes. Essa assinatura deve ser curta, com no máximo quatro linhas.

73

Modelo de Mensagem Eletrônica (e-mail)

2 cm

3 c

m

Nome do Signatário

1,5

cm

ou

2 c

m

De: Nome ou e-mail do signatário

Enviado em: Data e hora

Para: Nome ou e-mail do destinatário

Assunto: Solicitação de senha

Senhor Chefe do Serviços de Atendimento ao Usuário,

Solicito que seja fornecido usuário e senha para acesso ao sistema metas de nivelamento para responder ao questionário – 10 metas de nivelamento do Poder Judiciário.

Atenciosamente, Assinatura eletrônica

2 cm

74

Ofício e Ofício-Circular

Ofício é um tipo de carta expedida por autoridade pública para

tratar de assunto de ordem administrativa ou predominantemente oficial.

Cada ofício deve abordar um único assunto. Se o texto for longo,

usa-se a folha de continuação. Repetem-se o tipo e o número do expediente na

folha de continuação, devidamente numerada. Esses elementos devem constar

posicionados à esquerda, na primeira linha da folha de continuação, assim

dispostos: (Fl. 2 do Ofício n. 194 / GP, de 18.3.09). O texto prossegue após


No texto, à exceção do fecho, todos os demais parágrafos devem

ser numerados para facilitar possíveis remissões.

Se o ofício for acompanhado de outros documentos, deve-se

mencionar tal ocorrência no corpo do texto.

O ofício-circular recebe um mesmo número de controle,

independentemente da quantidade de destinatários.

Ex.: Ofício-Circular n. 194 / GP

Apesar de o ofício-circular veicular um mesmo conteúdo para

receptores diversos, cada destinatário e seu endereçamento devem ser

apresentados no início da primeira página do documento, alinhados à

esquerda, no campo Destinatário.

Elementos


elaboração do ofício. Deve-se observar rigorosamente sua disposição na

página e a sequência que aqui se demonstra.

75

Timbre

Inclui o brasão, a identificação do órgão Conselho Nacional de

Justiça e a da unidade responsável pela elaboração.


Composta pelo tipo de ofício, registrado por extenso, seguido do

número de registro e da sigla da unidade expedidora.

Local e data

Posicionam-se à direita, na linha imediatamente inferior à da

identificação do documento. Não se usa abreviatura. O mês é grafado por

extenso. Rejeitem-se registros como BSB, 30.4.09. A forma correta é Brasília,

30 de abril de 2009.

Destinatário

Item que indica o receptor do ofício. Composto pela forma de

tratamento adequada ao destinatário, pelo nome da autoridade em letras

maiúsculas e pelo cargo ou função do destinatário, seguidos do órgão a que

pertence, alinhados à esquerda.

Caso o ofício tenha mais de uma folha, o destinatário será

mencionado apenas na primeira.

Assunto

Contém referência ao assunto que motivou o ofício.

Vocativo

Invoca o destinatário e é seguido de vírgula.

Texto

O texto do ofício deve conter introdução, desenvolvimento e

conclusão, nos casos em que o objetivo não seja apenas o de encaminhar

documentos.

76

A introdução apresentará de forma objetiva o assunto que motiva

o expediente: Encaminho a Vossa Excelência..., Informo a Vossa Senhoria

que..., Submeto à apreciação de Vossa Senhoria..., em vez de É com pesar

que comunicamos que..., Temos a honra de informar que...

O assunto deve ser detalhado no desenvolvimento. Se houver

mais de uma ideia, cada uma delas será abordada em parágrafos distintos a

fim de que o texto flua com clareza.

A conclusão simplesmente reafirma a proposição que motivou o

ato.

Fecho

Apresenta a saudação ao destinatário. São utilizadas as

expressões Atenciosamente e Respeitosamente. A primeira para autoridades

de mesma ou de inferior hierarquia e a segunda para autoridades de hierarquia

superior à do signatário. O fecho segue o mesmo alinhamento dos parágrafos

do texto.

Assinatura

Item composto por assinatura, nome e cargo do emitente. Esses

elementos ficarão centralizados na página.


Na elaboração do ofício, há requisitos formais mínimos que

devem ser atendidos para assegurar a boa apresentação do documento.


No ofício utiliza-se o tipo de letra (fonte) Arial. O tamanho da letra

(corpo) deve ser 12.




77



Formatação

PapeI A4;






cm;



equivale a 1,25 cm.



B – É o espaçamento entre os campos Local e Data e

Destinatário. Utiliza-se dois espaços simples entre os dois campos.

C – É o espaçamento entre os campos Destinatário e Assunto.


D – É o espaçamento entre os campos Assunto e Vocativo.

Utiliza-se um espaço simples.

E – É o espaçamento entre os campos Vocativo e Texto, formado

por um espaço simples.

F – É o espaçamento entre os campos Texto e Fecho. Utilizam-se


G – É o espaçamento entre os campos Fecho e Assinatura.

Utilizam-se dois espaços simples.

78

Modelo de Ofício-Circular

2 cm

3 c

m

Conselho Nacional de Justiça Gabinete da Presidência

A

Ofício-Circular n. 194 / GP Brasília, 18 de março de 2009.

B

A Sua Excelência o Senhor Ministro CARLOS AUGUSTO AYRES DE FREITAS BRITTO Presidente do Tribunal Superior Eleitoral Brasília – DF

C

Assunto: 10 Metas Nacionais de Nivelamento

D Senhor Presidente,

E 1. Como é do conhecimento de Vossa Excelência, no II Encontro Nacional do Judiciário, ocorrido no último dia 16 de fevereiro, em Belo Horizonte, os presidentes dos tribunais brasileiros aprovaram ―10 Metas Nacionais de Nivelamento para o ano de 2009‖, inseridas no contexto do Planejamento Estratégico do Poder Judiciário. 2. Com o intuito de conhecer a realidade dos tribunais em relação a cada uma das metas bem como subsidiar medidas concretas com vistas ao cumprimento dos objetivos já definidos, o Conselho Nacional de Justiça elaborou questionário eletrônico cuja cópia segue anexada. 3. Certo de poder contar com a colaboração de Vossa Excelência, solicito a adoção de medidas que viabilizem a resposta ao questionário no prazo de 30 dias, diretamente no sistema disponibilizado no Portal do CNJ (www.cnj.jus.br/metasdenivelamento). 4. Para agilizar o procedimento, a indicação do responsável pela resposta deverá ser encaminhada ao endereço eletrônico [email protected], com nome, cargo/função, e-mail institucional e telefone do indicado. 5. Para acompanhar o cumprimento das metas, novos questionários eletrônicos serão disponibilizados em meados e no final de 2009.

1,5

cm

ou

2 c

m

2 cm

79

2 cm

3 c

m

(Fl. 2 do ofício n. 194 / GP, de 18.3.09) 6. No tocante à Meta 2 - Identificar e julgar todos os processos judiciais distribuídos até 31/12/2005 -, em 1º grau, 2º grau ou tribunais superiores - informo que, até 31 de maio de 2009, será solicitado o detalhamento do quantitativo de processos por unidade judiciária - zona eleitoral e gabinete de desembargador/ministro. Diante disso, sublinho a necessidade de, desde já, serem adotadas as providências cabíveis para possibilitar o envio tempestivo dessa informação. 7. Por fim, peço-lhe que dê ampla divulgação das 10 Metas Nacionais de Nivelamento no âmbito desse tribunal, e que faça chegar cópia do presente ofício a todos os magistrados, com solicitação de especial empenho para o seu efetivo cumprimento.

F

Atenciosamente,

G


1,5

cm

ou

2 c

m

2 cm

80

Ordem de Serviço

Constitui incumbência determinada por escrito, de caráter

eminentemente operacional, expedida pelo chefe imediato, com vigência

limitada ao tempo de execução da tarefa.

Elementos

A ordem de serviço compreende a ordem normatizadora e a

matéria normatizada. A ordem normatizadora constitui o preâmbulo, e a

matéria normatizada diz respeito à própria comunicação do ato, que é o texto.

Timbre

Compõe-se da identificação do órgão Conselho Nacional de

Justiça e da unidade responsável pela elaboração.


Composta pelo nome do ato por extenso e em letras maiúsculas,

seguido do número e da data de expedição.

Preâmbulo

Inicia a ordem de serviço e não integra a matéria normatizada,

que corresponde ao texto. O preâmbulo é aberto com a nominação do

expedidor do ato seguida normalmente da expressão ―no uso de suas

atribuições‖ e das considerações que justificam a expedição da ordem de

serviço. Nas considerações, devem-se citar a norma que fundamenta o ato e

outros motivos. É comumente finalizado com a expressão ―resolve‖.

Texto

É o conteúdo da ordem de serviço, o que ela regula ou expressa.

Pode conter tantos parágrafos quantos forem necessários, numerados por

algarismos arábicos, os quais, se for o caso, poderão desdobrar-se em alíneas.

81

Assinatura

Item composto pela assinatura e pelo nome da autoridade

expedidora. Esses elementos ficarão centralizados na página.


Na elaboração da ordem de serviço, há requisitos formais

mínimos que devem ser atendidos para assegurar a boa apresentação do

documento.


Na ordem de serviço utiliza-se o tipo de letra (fonte) Arial. O

tamanho da letra (corpo) deve ser 12.






Formatação

PapeI A4;






cm;



equivale a 1,25 cm.

82




documento e Preâmbulo. Utiliza-se dois espaços simples entre os dois campos.

C – É o espaçamento entre os campos Texto e Assinatura.

Utilizam-se dois espaços simples.

83

Modelo de Ordem de Serviço

2 cm

3 c

m


A

ORDEM DE SERVIÇO N. 2, DE 13 DE ABRIL DE 2009.

B

O Gestor do Contrato n. 12/2009, no uso de suas atribuições e tendo em vista o disposto no inciso III da Cláusula Quarta do referido Contrato, celebrado entre a União, por intermédio do Conselho Nacional de Justiça e Empresa BCA Serviços de Informática Ltda – ME para contratação de serviços de suporte técnico para implantação de softwares de Escritório de Projetos (Pregão Eletrônico n. 38/2008 – Processo Administrativo/CNJ n. 334.171, resolve: 1. Solicitar a Prestação de serviço de suporte técnico para parametrização (segunda fase) dos softwares do Escritório de Projetos do Conselho Nacional de Justiça, conforme as especificações e condições estabelecidas nos Anexos I, III e IV do Edital.

C


1,5

cm

ou

2 c

m

2 cm

84

Portaria

Portaria é ato emanado de ministro de Estado, secretário de

Estado, dirigente de entidade da Administração Pública Federal, presidente ou

diretor-geral de secretaria de tribunal, destinado a instruir sobre assuntos

concernentes à administração, especialmente os relacionados a pessoal

(admissão, exoneração, delegação de competência, designação, elogio,

punição, etc.).

A portaria é usada ainda para orientar os servidores na aplicação

de textos legais, além de disciplinar matéria não regulada em lei, entre outros.

Elementos

A portaria compreende a ordem normatizadora e a matéria

normatizada. A ordem normatizadora constitui o preâmbulo, e a matéria

normatizada diz respeito à própria comunicação do ato, que é o texto.

Timbre






Ementa

Contém o resumo do assunto que motivou a portaria. A ementa

ficará alinhada à direita.

Preâmbulo

Inicia a portaria e não integra a matéria normatizada, que

corresponde ao texto. O preâmbulo é aberto com a nominação do expedidor do

85

ato:―O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA‖ ou ―O

SECRETÁRIO-GERAL DO CONSELHO NACIONAL DE JUSITÇA‖, seguida

normalmente da expressão ―no uso de suas atribuições‖, ou equivalente, e das

considerações que justificam a expedição da portaria. Nas considerações,

deve-se citar a norma que fundamenta o ato. O preâmbulo se encerra com a

expressão ―RESOLVE‖, registrada em um novo parágrafo utilizando-se letras

maiúsculas e em negrito.

Texto

É o conteúdo da portaria, o que ela regula ou expressa. Tem a

mesma estrutura do texto legislativo, com a divisão do assunto em artigos,

parágrafos, incisos e alíneas.

Assinatura




Na elaboração da portaria, há requisitos formais mínimos a serem

atendidos para assegurar a boa apresentação do documento.


Na portaria utiliza-se o tipo de letra (fonte) Arial. O tamanho da





Formatação

PapeI A4;


86





cm;



equivale a 1,25 cm.







D – É o espaçamento entre o campo Preâmbulo e a Expressão

RESOLVE. Formado por dois espaços simples.

E – É o espaçamento entre a Expressão RESOLVE e o campo


F – É o espaçamento entre os campos Texto e Assinatura.


87

Modelo I de Portaria

2 cm

3 c

m


A

PORTARIA N. 527, DE 5 MAIO DE 2009.

B

Designa integrante do Grupo Gestor Nacional do Programa Casas de Justiça e Cidadania.

C

O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA, no uso de suas atribuições legais e regimentais;

CONSIDERANDO o disposto nas Portarias Nº 499 e 500, de 07 de abril de 2009, que criou o Grupo Gestor Nacional do Programa Casas de Justiça e Cidadania,

D

RESOLVE:

E

Art. 1º Designar BRUNO TERRA DIAS, Juiz de Direito da Comarca de Belo Horizonte - MG para compor o Grupo Gestor Nacional das Casas de Justiça e Cidadania.

Art. 2º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

F

Assinatura Nome

1,5

cm

ou

2 c

m

2 cm

88

Modelo II de Portaria

2 cm

3 c

m


A

PORTARIA N. 434, DE 20 ABRIL DE 2009.

B

Designa gestor do Acordo de Cooperação Técnica n. 022/2009.

C

O SECRETÁRIO-GERAL DO CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA, nos termos do artigo 67 da Lei n° 8.666/93, com fundamento na Portaria nº 238, de 02 de maio de 2008, e tendo em vista o que consta do Processo n° 334.441,

D

RESOLVE:

E

Art. 1º Designar o servidor Otávio Nery Cipriani, matrícula n. 1245, como gestor do Acordo de Cooperação Técnica n. 022/2009, e como gestor substituto o servidor Marcelo Nogueira Lino, matrícula n. 1198, para acompanharem e fiscalizarem o referido Acordo, celebrado entre Conselho Nacional de Justiça e a Caixa Econômica Federal.

Art. 2º Esta Portaria entra em vigor na data de sua assinatura.

F


1,5

cm

ou

2 c

m

2 cm

89

Recomendação

É o ato de competência do Plenário, com numeração seguida e

ininterrupta, destinado ao aperfeiçoamento das atividades dos órgãos do Poder

Judiciário em matérias relacionadas com a competência do Plenário.

Elementos

A recomendação compreende a ordem normatizadora e a matéria



Timbre






Ementa

Contém o resumo do assunto que motivou a recomendação.

Preâmbulo

Inicia a recomendação e não integra a matéria normatizada, que


ato: ―O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA‖, seguida

normalmente da expressão ―no uso de suas atribuições constitucionais e

regimentais‖, ou equivalente, e das considerações que justificam a expedição

da recomendação. Nas considerações, deve-se citar a norma que fundamenta

o ato. O preâmbulo normalmente se encerra com a expressão ―RESOLVE

RECOMENDAR aos Tribunais‖, registrada em um novo parágrafo com as

90

palavras Resolve e Recomendar em letras maiúsculas e em negrito e as

demais palavras em letras minúsculas sem negrito.

Texto

É o conteúdo da recomendação, o que ela regula ou expressa. O

assunto, dividido em parágrafos, deve ser indicado em algarismos romanos

exceto o fecho.

Fecho

Apresenta-se usualmente com a expressão Publique-se e

encaminhe-se cópia desta Recomendação a todos os Tribunais de Justiça, ou

expressão equivalente.

Assinatura




Na elaboração da recomendação, há requisitos formais mínimos a

serem atendidos para assegurar a boa apresentação do documento.


Na recomendação utiliza-se o tipo de letra (fonte) Arial. O

tamanho da letra (corpo) deve ser 12.




Formatação

PapeI A4;



91




cm;



equivale a 1,25 cm.








RESOLVE RECOMENDAR aos Tribunais. Formado por dois espaços simples.

E – É o espaçamento entre a Expressão RESOLVE

RECOMENDAR aos Tribunais e o campo Texto. Formado por dois espaços

simples.



92

Modelo de Recomendação

2 cm

3 c

m


A

RECOMENDAÇÃO N. 21, DE 16 DEZEMBRO DE 2008.

B

Recomenda aos Tribunais ações no sentido da recuperação social do preso e do egresso do sistema prisional.

C

O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA, no uso de suas atribuições, e

CONSIDERANDO o art. 1º da Lei de Execução Penal (Lei nº 7.210/84), que dispõe que um dos objetivos da execução penal é o de proporcionar condições para a harmônica integração social do condenado e do internado;

CONSIDERANDO o disposto no art. 28 da Lei de Execução Penal (Lei nº 7.210/84), que estabelece o trabalho do condenado como dever social e condição de dignidade humana, com finalidade educativa e produtiva;

CONSIDERANDO que a realidade constatada pelo Conselho Nacional de Justiça, nos mutirões carcerários, indica a necessidade de medidas concretas de capacitação profissional e reinserção do preso e do egresso do sistema prisional;

CONSIDERANDO o que dispõe o artigo 24, XIII, da Lei nº 8.666/93, quanto à possibilidade de dispensa de licitação na contratação de instituição dedicada à recuperação social do preso;

CONSIDERANDO a vigência do termo de cooperação técnica celebrado entre o Conselho Nacional de Justiça e o Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial – com a interveniência da Confederação Nacional da Indústria;

CONSIDERANDO o que foi decidido na sessão do dia 16/12/2008;

D

RESOLVE RECOMENDAR aos Tribunais:

E

1,5

cm

ou

2 c

m

2 cm

93

2 cm

3 c

m

(Fl. 2 da recomendação n. 21, de 16.12.08) I – A implementação do termo de cooperação técnica celebrado

entre o Conselho Nacional de Justiça e o Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial, com a interveniência da Confederação Nacional da Indústria, notadamente com relação à qualificação profissional de presos e egressos do sistema prisional;

II – A adoção de programas de recuperação e reinserção social do preso e do egresso do sistema prisional, inclusive com o aproveitamento de mão-de-obra para serviços de apoio administrativo no âmbito da administração do Poder Judiciário, tendo como fundamento o disposto no artigo 24, XIII, da Lei nº 8.666/93;

III – a celebração de convênios com as Secretarias de Estado responsáveis pela administração carcerária, a fim de viabilizar os programas referidos no item II.

Publique-se e encaminhe-se cópia desta Recomendação a todos os Tribunais de Justiça.

F

Assinatura Nome

1,5

cm

ou

2 c

m

2 cm

94

Relatório

O relatório é uma descrição pormenorizada de determinada

atividade, de um projeto específico ou do período de tempo em que se

desenvolveu uma ou várias tarefas e normalmente destina-se a autoridade

superior.

Os relatórios, com freqüência, são submetidos a pessoas que não

participaram das atividades de maneira efetiva. Muitas vezes, a avaliação de

um trabalho depende da linguagem do relatório. Por esse motivo, o discurso

deve ser fluente, com parágrafos bastantes a separarem os assuntos entre si, e

a escrita suficientemente clara para não deixar dúvida quanto ao método

empregado ou à interpretação dos resultados.

O remetente do relatório é o titular do setor ou os membros de

comissão designada para objetivo específico.

No plano de trabalho, nada deverá ser esquecido, e as tarefas

devem ser mencionadas pela ordem em que foram desenvolvidas. Elabore

uma lista exaustiva de todas as tarefas, procure reunir o maior número de

informações sem desprezar nenhum tipo de minúcia. Ordene cronologicamente

a lista, pois umas atividades poderão ter conduzido a outras e assim

sucessivamente. Idealize uma estrutura para o relatório, que deverá conter

introdução, desenvolvimento e conclusão.

Elementos

Preliminares ou pré-texto

Capa/Folha de rosto: é a fonte principal de identificação,

facilita a consulta e dá informação imediata sobre o trabalho.

Deve conter as seguintes informações: cabeçalho, número,

título e data do relatório.

a) Cabeçalho: centralizado no documento, com o nome

da instituição em letras maiúsculas e o da unidade à

95

qual pertence o remetente em letras maiúsculas e

minúsculas.

b) Número: relatórios só são numerados quando se

referem ao acompanhamento periódico de uma

atividade ou projeto, ou quando houver mais de um

sobre o mesmo assunto. A numeração deverá ser

colocada dois espaços abaixo do cabeçalho,

centralizada, e conterá o nome do documento:

Relatório (com inicial em letra maiúscula); a

expressão abreviada n. (número) em letra minúscula;

o número seqüencial, controlado pela comissão ou

unidade responsável pela emissão do relatório; a

barra, seguida do ano vigente (utilizam-se quatro

dígitos); e o hífen seguido da sigla da unidade

emitente. Ex.: Relatório n. 5/2004-CDJU.

c) Título: em letras maiúsculas e em negrito, posicionado

no centro vertical e horizontal da capa/folha de rosto,

contém o objetivo do relatório ou o ato que designou a

comissão. Ex.: Relatório de Elaboração do ―Manual de

Atos Oficiais Administrativos‖ do Conselho Nacional

de Justiça ou Relatório de Atividades do

Departamento de Gestão Estratégica no exercício de

2009.

d) Local e data (mês e ano): inseridos na parte inferior da

capa/folha de rosto, por extenso, centralizados,

apenas a inicial do nome do local em letra maiúscula,

sem pontuação final.

Ficha técnica: pode conter as seguintes informações:

a) solicitante do trabalho;

96

b) responsável pela elaboração do texto — pessoa ou

grupo;

c) instituições, órgãos ou unidades que contribuíram para

a execução do projeto ou das atividades relatadas;

d) outros documentos que o trabalho cancela ou substitui

parcial ou integralmente;

e) modificações técnicas significativas introduzidas

relativamente a edições desse mesmo trabalho;

f) a estrutura do trabalho: como ele foi subdividido e se

existem anexos.

Observação: o solicitante do trabalho e o responsável pela

elaboração do texto são itens obrigatórios na ficha técnica.

Resumo executivo: é uma versão condensada do documento.

Deve apresentar a tese do relatório, dados objetivos que

confirmem essa tese e, ao final, as medidas que

podem/devem/convêm ser tomadas e, eventualmente, os

custos financeiros inerentes à sua implementação.

Sumário: é a indicação, no início de um relatório ou projeto, de

como se subdivide o trabalho. Deve ser feito para facilitar a

consulta.

Texto

Introdução: deverá abordar, na sua globalidade, o projeto em

que se integra o trabalho individual do autor ou dos autores do

relatório, como as atividades se iniciaram e qual a duração

real ou estimada. Deverá referir ainda qual a posição do

sujeito em relação à sua participação: se se tratou de um

trabalho isolado, em grupo, ou integrado em uma equipe mais

97

vasta, com divisão de tarefas, além de explicitar a estrutura de

desenvolvimento do relatório. Podem-se acrescentar ainda

alguns antecedentes relevantes, a metodologia usada, a tese

central a ser defendida e a síntese dos argumentos.

Desenvolvimento: deverá referir, por fases e em pormenores,

a maneira como se desenvolveu a participação do sujeito no

projeto, o decorrer do trabalho em si e enumerar os aspectos

positivos ou, eventualmente, os negativos dos métodos

utilizados. As informações e a seqüência do relatório variam

de acordo com o tipo de trabalho a ser relatado. Devem-se

apresentar fatos, dados, análises e argumentos que

justificarão a validade da argumentação e do posicionamento

com relação à tese já apresentada na introdução. Divide-se

em tantos tópicos, seções e subseções quantos forem

necessários para o detalhamento do assunto. A subdivisão em

núcleos temáticos e a apresentação de dados estatísticos e

ilustrações, seguidas das respectivas análises e comentários,

são estratégias motivadoras para a leitura do texto.

Conclusão: o relatório poderá ser rematado com uma

autoavaliação consciente, objetiva e realista. Basta apenas

recapitular os principais argumentos descritos no corpo,

reafirmar as informações para enfatizá-las e, se for o caso,

recomendar, sugerir ou propor ações e procedimentos que

devam ser adotados para solucionar a questão.

Local e data

Inseridos dois espaços abaixo do final do texto, por extenso,

centralizados, sem qualquer supressão, apenas com a inicial do nome do local

em letra maiúscula.

98

Assinatura

Item que consta de assinatura, nome e cargo do signatário. Esses

elementos devem ser centralizados na página.

Relatórios mais simples podem conter apenas cabeçalho, número

do relatório, quando for o caso, título, texto, local e data, e assinatura. Tais

elementos podem vir em seqüência, separados por espaços simples,

dispensando a divisão em páginas.

99

Modelo de Relatório

2 cm

3 c

m


RELATÓRIO DAS ATIVIDADES DE ELABORAÇÃO DO MANUAL DE ATOS OFICIAIS ADMINISTRATIVOS

DO CONSLEHO NACIONAL DE JUSTIÇA

Brasília, maio de 2009

1,5

cm

ou

2 c

m

2 cm

100

2 cm

3 c

m

FICHA TÉCNICA

Solicitante do trabalho: ... Supervisão: ... Coordenação: ... Equipe de pesquisa, elaboração e revisão: ... Colaboração: ... Formatação: ... Estrutura da obra: O Manual de Atos Oficiais Administrativos divide-se em cinco capítulos: Princípios Gerais, Norma Básicas para Elaboração de Atos Oficiais Administrativos, Atos Oficiais Administrativos, Projeto Básico e Bibliografia.

1,5

cm

ou

2 c

m

2 cm

101

2 cm

3 c

m

RESUMO

Este relatório descreve as etapas de elaboração do Manual de Atos Oficiais Administrativos do Conselho Nacional de Justiça. Os itens descritos são a metodologia do trabalho, baseada em pesquisa bibliográfica e documental, o desenvolvimento de cada fase, que compreendeu atividades individuais e em grupo, os recursos necessários, o cronograma e a supervisão do trabalho. O relatório inclui, ainda, levantamento da bibliografia utilizada durante a pesquisa.

1,5

cm

ou

2 c

m

2 cm

102

2 cm

3 c

m

SUMÁRIO

Introdução..............................................................................................................8 Metodologia utilizada.............................................................................................9 Etapas de elaboração..........................................................................................11 Recursos.............................................................................................................13

Humanos.........................................................................................................13 Materiais..........................................................................................................13 Financeiros......................................................................................................13

Coordenação e supervisão..................................................................................15 Cronograma de atividades..................................................................................16 Bibliografia...........................................................................................................17 Anexo único – Levantamento bibliográfico para elaboração do manual.............18

1,5

cm

ou

2 c

m

2 cm

103

2 cm

3 c

m

Texto



1,5

cm

ou

2 c

m

2 cm

104

Requerimento

É o instrumento por meio do qual o requerente se dirige a

autoridade administrativa para solicitar o reconhecimento de um direito ou a

concessão de um pedido, sob o amparo de lei ou norma reguladora.

De acordo com Oliveira Lima, ―o requerimento só contém dois

parágrafos. O primeiro terá um só período, com a identidade completa do

peticionário, inclusive a profissão, residência e domicílio, bem como a

explicitação do direito ou da concessão pedida. No segundo, ocorre a forma

terminal, em uma ou duas linhas. Será sempre redigido em terceira pessoa‖.

Elementos


elaboração do requerimento.


Basta escrever a palavra requerimento em letras maiúsculas, em

negrito e de forma centralizada no papel.

Vocativo

Invoca o destinatário, com a forma adequada de tratamento, a

indicação do cargo da autoridade e o nome do órgão a que se dirige.

Não se menciona o nome da autoridade. Ex.: Senhor Secretário-

Geral do Conselho Nacional de Justiça.

Texto

É o conteúdo do requerimento, aquilo que se solicita. Inicia-se

com o nome do requerente e sua identificação, composta do maior número

possível de informações, seguido do objeto do requerimento, com a indicação

dos fundamentos legais que dão base à solicitação.

105

Fecho

O fecho mais comumente utilizado é Nesses termos, pede

deferimento. Usa-se também Pede deferimento.

Local e data

O local e a data devem ser escritos por extenso.

Assinatura

Esse elemento ficará centralizado na página.


Na elaboração do requerimento, há requisitos formais mínimos a



No requerimento utiliza-se o tipo de letra (fonte) Arial. O tamanho


Formatação

PapeI A4;






cm;



equivale a 1,25 cm.

106

A – É o espaçamento entre a margem superior da página e o

campo Identificação do documento. São utilizados cinco espaços simples entre

os dois campos.


documento e Vocativo. Utilizam-se dois espaços simples entre os dois campos.

C – É o espaçamento entre os campos Vocativo e Texto.

Formado por dois espaços simples.

D – É o espaçamento entre os campos Texto e Local e data.


E – É o espaçamento entre os campos Local e data e Assinatura.


107

Modelo de Requerimento

2 cm

3 c

m

A

REQUERIMENTO

B

Senhor Secretário-Geral do Conselho Nacional de Justiça,

C

Matheus Alencar Sousa, servidor deste Conselho, Analista Judiciário, matrícula 12345, lotado no Departamento de Gestão Estratégica, requer a Vossa Senhoria licença para tratar de assuntos particulares pelo prazo de quatro meses a contar de 30 de abril de 2009, com base no artigo 91 da Lei n. 8.112, de 11 de dezembro de 1990.

Nesses termos, pede deferimento.

D


E

Matheus Alencar Sousa Analista Judiciário

1,5

cm

ou

2 c

m

2 cm

108

Resolução

É o ato de competência do Presidente, com numeração seguida e

ininterrupta, destinado a comunicar as deliberações do Plenário.

Elementos

A resolução compreende a ordem normatizadora e a matéria



Timbre






Ementa

Contém o resumo do assunto que motivou a resolução.

Preâmbulo

Inicia a resolução e não integra a matéria normatizada, que


ato: ―O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA‖, seguida

normalmente da expressão ―no uso de suas atribuições constitucionais e

regimentais‖, ou equivalente, e das considerações que justificam a expedição

da resolução. Nas considerações, deve-se citar a norma que fundamenta o ato.

O preâmbulo se encerra com a expressão ―RESOLVE‖, registrada em um novo

parágrafo e em letras maiúsculas.

109

Texto

É o conteúdo da resolução, o que ela regula ou expressa. Tem a

mesma estrutura do texto legislativo, com a divisão do assunto em artigos,

parágrafos, incisos e alíneas.

Assinatura




Na elaboração da resolução, há requisitos formais mínimos a



Na resolução utiliza-se o tipo de letra (fonte) Arial. O tamanho da





Formatação

PapeI A4;






cm;



equivale a 1,25 cm.

110








RESOLVE. Formado por dois espaços simples.

E – É o espaçamento entre a Expressão RESOLVE e o campo




111

Modelo de Resolução

2 cm

3 c

m


A

RESOLUÇÃO N. 67, DE 3 MARÇO DE 2009.

B

Aprova o Regimento Interno do Conselho Nacional de Justiça e dá outras providências.

C

O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA, no uso de suas atribuições, tendo em vista o decidido em 79ª Sessão Ordinária de 03.03.2009, nos autos do procedimento Comissão 20090000008320, e com base no disposto no § 2º do art. 5º da Emenda Constitucional nº 45, de 8.12.2004, publicada no Diário Oficial da União de 31.12.2004,

D

RESOLVE:

E

Art. 1º Aprovar o Novo Regimento Interno do Conselho Nacional de Justiça, que sob a forma de anexo passa a integrar a presente Resolução.

Art. 2º Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação e revoga a Resolução nº 2, de 16 de agosto de 2005 e suas alterações.

F

Assinatura Nome

1,5

cm

ou

2 c

m

2 cm

112

Elementos Acessórios

Anexos

Anexos são documentos acessórios que acompanham e

complementam a correspondência principal.

Recomendações:

Os anexos podem ser designados por algarismos arábicos ou

por letras maiúsculas.

Se houver apenas um anexo, dá-se a ele o nome de Anexo

único. Se houver vários, no primeiro escreve-se Anexo n. 1 e

no último, Anexo n. x e último.

Quando se faz referência a alguma página de um anexo,

procede-se da seguinte forma: Anexo 1/2 (que significa anexo

n. 1, página 2); Anexo 9/3 (que significa anexo n. 9, página 3);

Anexo n. x e último/5 (que significa anexo n. x e último, página

5).

Quando são vários anexos, no texto do documento

principal deve-se mencionar a quantidade. Ex.: Anexos: 6.,

o que indica que há seis anexos no total.

Havendo apenas um anexo, escreve-se no texto principal o

nome do anexo. Ex.: Anexas: Notas promissórias.

Observe-se rigorosamente a concordância nominal. Ex.:

Anexas: notas promissórias; Anexos: documentos

assinados; Anexa: guia de recolhimento; Anexo: pedido

assinado.

113

Não utilize a expressão em anexo.

Tabelas, gráficos, figuras e quadros

Tabelas, gráficos, figuras e quadros organizam as informações

em ordem lógica e tornam as comparações mais fáceis e acessíveis ao leitor,

além de economizarem espaço. Assim, servem para ilustrar e agilizam o

entendimento da informação.

Recomendações:

As tabelas, figuras ou ilustrações contidas em um

documento devem ser intercaladas no texto, logo após

serem citadas pela primeira vez, e numeradas em

algarismos arábicos, seqüencialmente.

Nas tabelas os títulos vêm acima; nas figuras, abaixo.

Evite abreviar palavras dentro de gráficos, tabelas e

quadros.

As legendas internas devem obedecer a um padrão.

Prefira a letra maiúscula apenas no início da primeira

palavra.

As palavras figura, quadro, anexo e tabela, no texto,

quando seguidas de numeração, devem ser grafadas com

a letra inicial maiúscula. Ex.: Figura 1.7; Quadro 2.5;

Tabela 3.7.

Somente a primeira palavra da legenda terá letra inicial

maiúscula. Após a numeração não se usa o ponto. Ex.:

Figura 1.7 Números de computadores.

114

Não se destacam as palavras figura, quadro e tabela nas

legendas. Os números são separados por ponto e a

legenda vem em itálico. Ex.: Figura 1.7 Número de

computadores.; Quadro 3.2 Consumo de energia.; Tabela

4.4 Servidores exonerados.

Após toda e qualquer legenda, coloque o ponto final.

Não abrevie as palavras figura, tabela, quadro e anexo no

texto ou na legenda.

115

PROJETO BÁSICO E PROJETO EXECUTIVO

116

Projeto Básico

A licitação de obras e serviços no âmbito da administração

pública deve ter início a partir de projeto básico que apresente o que se quer

realizar, como, quando, onde e por quê. Dispõe o art. 7º da Lei no 8.666/93,

verbis:

Art. 7º As licitações para a execução de obras e para a prestação de serviços

obedecerão ao disposto neste e, em particular, à seguinte sequência:

I – projeto básico;

II – projeto executivo;

[...].

Diz ainda o § 2º do mesmo artigo:

As obras e os serviços somente poderão ser licitados quando:

I – houver projeto básico aprovado pela autoridade competente e disponível

para exame dos interessados em participar do processo licitatório. (Grifo

nosso.)

O professor Jorge Ulisses Jacoby Fernandes, autor do livro

Contratação direta sem licitação (5. ed., Editora Brasília Jurídica, 1999)

publicou artigo intitulado Projeto básico nas licitações no caderno Direito e

Justiça do jornal Correio Braziliense, assim defendendo:

Entre as boas inovações trazidas pela Lei nº 8.666/93, que disciplinou no

âmbito da administração pública o tema licitações e contratos, está a

obrigatoriedade do projeto básico para a contratação de qualquer obra ou

serviço. Conquanto ainda continuem alguns a sustentar que essa exigência só

cabe para as contratações na área de engenharia, a interpretação literal indica,

de forma clara, que esse requisito foi pontualmente estabelecido pelo

legislador pátrio de modo amplo. Efetivamente o art. 7º, notadamente no § 2º,

inciso I, da lei em epígrafe, coloca a necessidade da prévia elaboração de

projeto básico, estabelecendo que somente poderão ser licitados os serviços e

obras depois de atendida essa exigência.

117

Antes de passar aos requisitos do projeto básico, convém

conceituá-lo, como também projeto executivo, obra e serviço, de acordo com

as disposições do art. 6º da Lei no 8.666/93.

Projeto básico é entendido como:

O conjunto de elementos necessários e suficientes, com nível de precisão

adequado, para caracterizar a obra ou serviço, ou complexo de obras ou

serviços objeto da licitação, elaborado com base nas indicações dos estudos

técnicos preliminares, que assegurem a viabilidade técnica e o adequado

tratamento do impacto ambiental do empreendimento, e que possibilite a

avaliação do custo da obra e a definição dos métodos e do prazo de

execução.14

Isso quer dizer fundamentalmente que o projeto básico consiste

no mais amplo detalhamento do objeto, de modo que seja perfeitamente

identificado o que pretende o órgão licitante e as circunstâncias e o modo

exatos de realização da obra ou do serviço.

Obra é definida como toda construção, reforma, fabricação,

recuperação ou ampliação, realizada por execução direta ou indireta.15

Serviço recebe a definição de:

Toda atividade destinada a obter determinada utilidade de interesse para a

administração, tais como: demolição, conserto, instalação, montagem,

operação, conservação, reparação, adaptação, manutenção, transporte,

locação de bens, publicidade, seguro ou trabalhos técnico-profissionais.16

Projeto executivo é conceituado como:

14

Lei no 8.666/93, art. 6o, inciso IX. 15

Lei no 8.666/93, art. 6o, inciso I. 16

Lei no 8.666/93, art. 6o, inciso II.

118

[...] O conjunto dos elementos necessários e suficientes à execução completa

da obra, de acordo com as normas da Associação Brasileira de Normas

Técnicas (ABNT)[...].17

Requisitos

A Lei de Licitações e Contratos dispõe:

Art. 12. Nos projetos básicos e projetos executivos de obras e serviços serão

considerados principalmente os seguintes requisitos:

I – segurança;

II – funcionalidade e adequação ao interesse público;

III – economia na execução, conservação e operação;

IV – possibilidade de emprego de mão-de-obra, materiais, tecnologia e

matérias-primas existentes no local para execução, conservação e operação;

V – facilidade na execução, conservação e operação, sem prejuízo da

durabilidade da obra ou do serviço;

VI – adoção das normas técnicas de saúde e de segurança do trabalho

adequadas;

VII – impacto ambiental.18

Padronização

As obras e serviços destinados aos mesmos fins deverão ter

projetos básicos padronizados, classificados por tipos, categorias ou classes,

exceto quando o projeto-padrão não atender às condições peculiares do local

ou às exigências especificadas do empreendimento (art. 12 da Lei nº 8.666/93).

Elementos

O projeto básico deverá conter, de acordo com o inciso IX do art.

6º da Lei no 8.666/93, os seguintes elementos:

a) desenvolvimento da solução escolhida de forma a fornecer visão global da

obra e identificar todos os seus elementos constitutivos com clareza;

17

Lei no 8.666/93, art. 6o, inciso X. 18

Redação dada pela Lei no 8.883, de 1994.

119

b) soluções técnicas globais e localizadas, suficientemente detalhadas, de

forma a minimizar a necessidade de reformulação ou de variantes durante as

fases de elaboração do projeto executivo e de realização das obras e

montagem;

c) identificação dos tipos de serviços a executar e de materiais e equipamentos

a incorporar à obra, bem como suas especificações que assegurem os

melhores resultados para o empreendimento, sem frustrar o caráter

competitivo para a sua execução;

d) informações que possibilitem o estudo e a dedução de métodos

construtivos, instalações provisórias e condições organizacionais para a obra,

sem frustrar o caráter competitivo para sua execução;

e) subsídios para a montagem do plano de licitação e gestão da obra,

compreendendo a sua programação, a estratégia de suprimentos, as normas

de fiscalização e outros dados necessários em cada caso;

f) orçamento detalhado do custo global da obra, fundamentado em

quantitativos de serviços e fornecimentos propriamente avaliados.

Elaboração

Considerações iniciais

É essencial que o projeto básico apresente todas as referências

do material a ser comprado ou do serviço a ser contratado.

Quem faz o projeto básico

É conveniente que o projeto básico seja elaborado pela unidade

que solicita o serviço ou a obra. Ela é quem sabe exatamente o que deseja e o

que será necessário para a satisfação de sua necessidade. Sabe o que quer,

como, por que, quando, de que forma e em que condições, o que lhe permite

fazer todo o detalhamento do serviço ou da obra. Pode ainda ser contratado

pessoal técnico especializado para a elaboração do projeto básico. Isso irá

depender do objeto do contrato, como no caso de ele exigir, por exemplo,

informação técnica de alta complexidade.

Quando elaborar o projeto básico

O projeto básico é a peça inicial que servirá para instruir o

processo licitatório e deverá acompanhar a solicitação. Isso agilizará a análise

120

do pedido. É provável que a Subsecretaria de Material, Compras e Contratos

ou a Comissão Permanente de Licitação venham a ter dúvidas em relação a

alguns pontos do projeto, o que exigirá entrosamento e permanente diálogo

entre as unidades envolvidas.

Quando se faz um projeto básico, por mais que se tenha

detalhado o objeto, não se deve dar o trabalho por concluído; antes, deve-se

auxiliar no desenvolvimento das atividades da equipe de licitação, até a

finalização do serviço ou da obra.

Desenvolvimento do projeto básico

Para o bom desenvolvimento do projeto básico, deve o seu

elaborador:

1. Ter visão global do objeto a ser licitado

Deve-se conhecer integralmente o objeto da licitação, para

identificar os elementos que constituirão o projeto básico. Começa-se pela

necessidade identificada e o objetivo que se pretende atingir.

– A necessidade permitirá delinear, além do conteúdo do objeto, a

fundamentação da justificativa.

– O objetivo a ser atingido ajudará na especificação do objeto do

projeto básico.

2. Informações técnicas e especializadas

De acordo com o projeto, caso não se disponha de informações

técnicas e especializadas sobre o serviço ou obra, deve-se solicitá-las de

outras unidades e fazer pesquisas sobre o assunto. A Internet é hoje um

excelente instrumento para a obtenção de informações atuais sobre as

diversas áreas do conhecimento.

A preocupação do projetista deve ser assegurar o melhor

resultado possível à execução da obra ou do serviço, de modo que não haja

problema em qualquer das fases de sua contratação ou da execução.

3. Execução da obra ou do serviço

Não se deve deixar de pensar na execução da obra ou do

serviço. Não basta dizer o que se quer. Em qualquer caso, serviço ou obra, o

121

projetista deverá planejar toda a sua execução. Durante o planejamento, serão

decerto identificadas muitas das necessidades que deverão ser contempladas

no projeto básico.

4. Imaginação e criatividade

É fundamental para a elaboração de um projeto básico que se

lance mão da imaginação e da criatividade. Imaginar e criar mentalmente todas

as fases do projeto e todos os recursos necessários para a execução da obra

ou do serviço evita omissões ou impropriedades.

A melhor maneira de trabalhar com essas duas variáveis é:

a) colocar-se no lugar de quem vai usufruir do serviço ou do

material;

b) colocar-se no lugar da pessoa que analisará o projeto; e,

finalmente

c) colocar-se no lugar da empresa ou da pessoa física que

oferecerá as propostas.

5. Planilha de custo

Deve-se apresentar uma planilha do custo estimado para a obra

ou serviço, a fim de subsidiar a tomada de decisão da autoridade

administrativa.

6. Disponibilidade orçamentária

No caso de a unidade solicitante gerenciar algum programa

orçamentário e a despesa constar do orçamento, deve-se fazer essa

observação e informar o saldo orçamentário. Caso contrário, essa informação

deverá ser prestada pela Subsecretaria de Orçamento e Finanças ou pela

Secretaria de Administração – conforme a situação de cada órgão.

Finalizando, deve-se justificar a ausência de um modelo de

projeto básico neste trabalho.

Considera-se que apresentar um padrão de projeto traria mais

desvantagens que benefícios à organização, pois poderia redundar numa

espécie de ―engessamento‖ de forma para o projetista.

122

Uma forma livre de elaborar o projeto básico atende mais às

exigências de especificação de obras ou serviços a serem contratados pela

administração. Isso possibilita ao projetista usar sua criatividade, para que

conceba o projeto que melhor especifique os elementos do serviço ou da obra.

Por isso, optou-se por apresentar apenas um roteiro com os

elementos básicos para elaboração de um projeto básico:

a) Objeto

Apresenta, sucintamente, a definição e as características do

serviço a ser contratado ou da aquisição a ser feita, com os requisitos técnicos

e sua quantificação, conforme o disposto no art. 6º, IX, da Lei nº 8.666/93. As

especificações mais complexas não devem constar deste tópico; serão objeto

dos anexos deste projeto.

O texto do objeto deve ser claro e objetivo, uma vez que a

publicidade dos processos licitatórios é feita com a divulgação do objeto no

respectivo extrato licitatório.

b) Justificativa

Demonstra a necessidade da contratação, o que a motivou, os

benefícios diretos e indiretos esperados, a natureza do serviço (se continuado

ou não, se se trata de caso de inexigibilidade/dispensa de licitação ou não), etc.

A justificativa deve informar se a contratação/aquisição é enquadrada como

serviço comum – indicação necessária para cabimento de inexigibilidade ou

dispensa de licitação –, bem como apresentar estudos preliminares, se houver.

c) Legislação e normas aplicáveis

Relaciona leis e decretos com restrições ou recomendações que

devam ser consideradas para formulação do objeto a ser licitado ou para a

execução do contrato. Caso existam normas e padrões definidos internamente

no órgão público responsável pela licitação ou definidos por entidades

normativas reconhecidas publicamente (ABNT, ISO, etc.), elas devem ser

citadas.

123

d) Especificações técnicas do objeto a ser contratado ou

descrição detalhada dos serviços.

Se o objeto exigir maior detalhamento, as especificações técnicas

devem constar do anexo do projeto básico. Caso contrário, podem vir dispostas

em subitem do objeto.

Para complementar a especificação, é permitida a utilização de

fotos, croquis e qualquer outro elemento que sirva para dirimir eventuais

dúvidas. No entanto, propostas comerciais ou material publicitário de empresas

não podem ser utilizados, pois poderiam induzir à contratação de determinada

empresa (serviço ou produto). A utilização desse material só é permitida com

justificativa técnica.

A descrição dos serviços a serem realizados deve compreender,

entre outros itens aplicáveis a cada tipo de objeto, a frequência e a

periodicidade; ordem de execução; procedimentos, metodologias e tecnologia a

serem empregados; deveres e disciplina exigidos; e demais especificações

referentes à execução do serviço.

Se sucinta, essa descrição pode integrar o corpo do projeto

básico. Caso contrário, deve vir como anexo do projeto.

e) Modelo de ordem de serviço, quando for o caso

Caso a execução contratual exija expedição de ordens de

serviços, sugere-se que o projeto básico apresente o modelo a ser adotado,

que facilitará o acompanhamento da execução e servirá para a elaboração de

relatórios estatísticos.

Esse modelo deve conter definição e especificação dos serviços a

serem realizados; volume de serviços solicitados e realizados, com definição

de métricas; resultados ou produtos solicitados e esperados; estimativa

demandada e respectiva metodologia para quantificação da estrutura;

cronograma de realização dos serviços; custos, com a metodologia utilizada

para quantificar; avaliação da qualidade dos serviços realizados; justificativa do

avaliador; identificação do emitente da ordem de serviço e do avaliador, entre

outros itens que se fizerem necessários.

124

f) Metodologia de avaliação da qualidade e de aceite dos serviços

Indica os critérios a serem utilizados para aferição de qualidade e aceite dos

serviços.

g) Requisitos para execução do contrato

Indica o local de realização dos serviços e se haverá necessidade

de vistoria do local, com a devida justificativa (a vistoria poderá ser substituída

por foto detalhada do local); o local de entrega do equipamento ou material; os

dias e horários de realização dos serviços ou de recebimento do equipamento

ou material, com indicação do horário de funcionamento do órgão; os

procedimentos formais para início do contrato, com indicação de restrições da

área de execução dos serviços e identificação de questões de segurança e de

privacidade do órgão; a forma de apresentação dos profissionais envolvidos

com a execução do contrato (perfil técnico, crachá, uniforme,

material/equipamento de uso pessoal); os prazos de execução do contrato;

entre outros.

h) Forma e prazo para aceitação dos bens e serviços fornecidos

Indica os documentos e prazos aplicáveis para efetuar cada uma

das aceitações definidas: plano de teste de aceitação, período de

funcionamento experimental, prazos para aceitação provisória e definitiva, etc.

i) Forma de garantia de serviços, de equipamentos, de softwares

e de material Indica o prazo de garantia (fornecida pelo fabricante ou por

outro); a forma de atendimento da assistência técnica; as empresas

credenciadas para efetuar a assistência técnica; os tipos de manutenção

(preventiva, corretiva, evolutiva, adaptativa); a forma de suporte técnico; a

previsão de atualizações; entre outros.

Prazos de garantia superiores ao que o mercado oferece

normalmente geram contratos mais onerosos à administração pública; por isso,

a necessidade de prazos específicos deve ser minuciosamente avaliada e

justificada.

j) Documentação a ser fornecida

125

O contratante pode exigir que a empresa apresente plano de

gerenciamento, em que deve constar a metodologia que a contratada vai

adotar para gerenciar a execução do objeto da licitação. Se necessária a

comprovação de capacidade técnica, é neste item que deve ser discriminada a

forma (se por meio de cópia; se há necessidade de reconhecimento de firma ou

de comprovação da origem do documento, etc.).

Pode-se exigir também projeto executivo (item descrito em tópico

próprio deste manual) e plano de testes de aceitação (descrição de testes e

procedimentos a serem aplicados para aceitação do serviço/produto).

k) Cronograma de entrega e/ou de execução dos serviços

Apesar de não ser um item indispensável, é um facilitador.

Entretanto, uma vez apresentado o cronograma, a execução contratual fica

vinculada a este. Por isso, o cronograma deve apresentar datas exequíveis.

Os eventos descritos no cronograma geral devem basear-se,

inicialmente, na data de assinatura do contrato. Assim, a entrega de

documentos exigidos, por exemplo, pode ser estabelecida no cronograma para

um determinado número de dias após a assinatura do contrato e não para uma

data expressa.

Os itens para composição do cronograma são flexíveis, uma vez

que cada objeto merecerá itens próprios.

l) Definição da forma de pagamento

A definição da forma de pagamento no projeto básico é útil para

que as empresas licitantes possam se programar com relação aos recursos

que irão receber ao cumprir cada uma das etapas, fases ou obrigações que

fazem parte do objeto licitado, e também para que os setores administrativos

do órgão responsável pela licitação possam prever quais serão os

desembolsos a serem efetuados no decorrer da execução do contrato.

m) Obrigações da contratada

Aqui são descritas as obrigações gerais da contratada, como

obrigações fiscais, trabalhistas, de execução, de fornecimento, de

administração de recursos humanos, entre outras.

126

n) Obrigações da contratante

Este item descreve as obrigações gerais da administração.

o) Anexos

Os anexos conterão as especificações técnicas mais complexas

do objeto (equipamento, material ou serviço) e outros tópicos necessários ao

esclarecimento do projeto que, estruturalmente e de acordo com a

conveniência, devam ser isolados e apresentados dessa forma.

Projeto executivo

O projeto executivo (PE) é um instrumento normativo exigido pela

Lei nº 8.666/93 para a execução de obras licitadas no âmbito da administração

pública. Pressupõe a existência de um anteprojeto ou projeto básico de

arquitetura ou de engenharia, a partir do qual são detalhados no projeto

executivo as fases e os modos de execução da obra.

Apesar de a exigência de elaboração de projeto executivo

restringir-se à execução de obras, nada obsta que possa ser ele produzido

para a prestação de serviços de relativa complexidade ou cuja realização exija

um maior nível de detalhamento e planejamento. Aliás, avaliando-se a estrutura

dos projetos executivos que vêm sendo elaborados pela administração pública,

percebe-se que um dos aspectos de maior valia do PE consiste em ser ele um

instrumento eficiente de planejamento de execução de atividades.

A título de exemplo, tome-se como referência o projeto executivo

de arquitetura, para cuja elaboração são utilizadas comumente as seguintes

informações, entre outras:

a) anteprojetos ou projetos básicos de arquitetura e/ou

engenharia;

b) anteprojetos ou projetos básicos produzidos por outras áreas

técnicas necessários à execução da obra em questão;

127

c) informações de outra natureza consideradas relevantes para a

execução do projeto.

Entre os documentos técnicos apresentados para a elaboração

do projeto executivo de arquitetura constam, por exemplo:

a) desenhos:

– planta geral de implantação;

– planta de terraplenagem;

– cortes de terraplenagem;

– plantas das coberturas;

– cortes (longitudinais e transversais);

– elevações (frontais, posteriores e laterais);

– plantas, cortes e elevações de ambientes especiais (banheiros,

cozinhas, lavatórios, oficinas e lavanderias);

– detalhes (plantas, cortes, elevações e perspectivas) de

elementos da edificação e de seus componentes construtivos (portas, janelas,

bancadas, grades, forros, beirais, parapeitos, pisos, revestimentos e seus

encontros, impermeabilizações e proteções);

b) textos:

– memorial descritivo da edificação;

– memorial descritivo dos elementos da edificação, das

instalações prediais (aspectos arquitetônicos), dos componentes construtivos e

dos materiais de construção;

– memorial quantitativo dos componentes construtivos e dos

materiais de construção;

c) perspectivas interiores ou exteriores, parciais ou gerais

(opcionais);

d) maquetes interior e exterior (opcionais);

e) fotografias, diapositivos, microfilmes e montagens (opcionais);

f) recursos audiovisuais, tais como filmes, fitas de vídeo e

disquetes (opcionais).

Apresenta-se a seguir um roteiro básico para a elaboração do

projeto executivo. Convém notar que os itens são desenvolvidos apenas em

linhas gerais, tendo em vista que a natureza de cada obra certamente irá impor

os níveis de detalhamento necessários ao PE.

128

O projeto executivo pode ser elaborado com a seguinte estrutura:

Apresentação

A apresentação discorre sobre o projeto em seus aspectos gerais,

diz da finalidade e da utilidade da obra e das expectativas em torno da


Justificativa

Fundamenta a necessidade de realização da obra.

Objetivos

Fala do que se pretende alcançar com a obra em âmbito geral e

específico.

Objetivo geral

O objetivo geral diz do que se pretende atingir ao final da


Objetivos específicos

Os objetivos específicos constituem o que se espera alcançar em

cada parte da execução do projeto. Da consecução de cada um dos objetivos

específicos resulta a obra finalizada.

Procedimentos metodológicos

Esta parte do projeto detalha os diversos procedimentos que

devem ser adotados na execução da obra. Pode ser dividida em várias

subpartes, dentre as quais se destacam: levantamentos de toda ordem

(ambientais, situacionais, orçamentários, etc.); diagnósticos (que consistem na

descrição detalhada de dados e informações que possam contribuir para a boa

129

condução do projeto); e recomendações (conjunto de informações que devem

ser levadas em consideração na execução do projeto), entre outras.

As principais recomendações devem estar em consonância com

os problemas identificados nos diagnósticos e observar as condições

limitadoras da execução do projeto.

Matriz operacional

A matriz operacional é o conjunto de dados, que podem inclusive

ser fornecidos graficamente, que apontam, se possível em ordem cronológica

ou sequencial, as atividades a serem realizadas, os prazos de execução, os

responsáveis pelo desenvolvimento dos trabalhos e os equipamentos ou

instrumentos necessários para a viabilização dos serviços, entre outras

informações que possibilitem o monitoramento das ações.

Orçamento

As ações a serem desenvolvidas devem ser orçadas, se possível

com a discriminação das despesas por atividade. As despesas que podem ser

assumidas em âmbito interno e as que demandem negociações externas

(recursos estaduais, federais e internacionais, entre outros) devem ser

discriminadas em separado.

Metas de resultado

As metas são estabelecidas tendo como parâmetros, ou

indicadores, as situações apontadas nos diagnósticos.

Monitoramento

O monitoramento destina-se ao acompanhamento das metas

parciais e de resultado. A periodicidade do monitoramento é determinada

conforme critérios técnicos estabelecidos pela instituição responsável pelo

130

projeto e visa a assegurar o exato cumprimento dos cronogramas e a detectar

oportunidades de melhoria na condução das atividades.

131

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