RELATÓRIO DE ATIVIDADES DO COMITÊ DE ANÁLISE DO … · 5) Avaliação de performance Nesse...

RELATÓRIO DE ATIVIDADES DO

COMITÊ DE ANÁLISE

DO INSTITUTO DE FÍSICA DE SÃO CARLOS

Maio 2012

Conteúdo Apresentação do Comitê ................................................................................................................................... 1

Sobre o Comitê .................................................................................................................................................. 2

Objetivos ........................................................................................................................................................ 2

Atividades ...................................................................................................................................................... 2

Fluxograma das Atividades ............................................................................................................................ 4

Sobre os critérios elaborados pelo CA ............................................................................................................... 5

Critérios de desempates ................................................................................................................................ 5

Critérios adotados para elaboração do Rank 1 ............................................................................................. 7

Critérios adotados para elaboração do Rank 2 ............................................................................................. 7

Critérios adotados para a distribuição de quotas ......................................................................................... 8

Sobre os Colegiados ......................................................................................................................................... 11

Objetivos ...................................................................................................................................................... 11

Metodologia ................................................................................................................................................ 11

Sobre os pedidos de reconsideração ............................................................................................................... 13

Anexo I – Resultados do Rank 1 ...................................................................................................................... 14

Anexo II – Resultados do Colegiado / Rank 2 .................................................................................................. 15

Anexo III – Distribuição de Quotas .................................................................................................................. 16

Anexo IV – Fichas de Avaliação e Consensos utilizadas nos Colegiados ......................................................... 17

Ficha Grupo Básico ...................................................................................................................................... 17

Ficha Grupo Técnico .................................................................................................................................... 18

Ficha Grupo Superior ................................................................................................................................... 19

Consensos Grupo Básico ............................................................................................................................. 21

Consensos Grupo Técnico – Laboratórios ................................................................................................... 21

Consensos Grupo Técnico – Oficinas ........................................................................................................... 22

Consensos Grupo Técnico – Secretarias ...................................................................................................... 22

Consensos Grupo Técnico – Administrativo ................................................................................................ 23

Consensos Grupo Superior - Administrativo ............................................................................................... 24

Consensos Grupo Superior - Laboratórios................................................................................................... 24

1

Apresentação do Comitê

Conforme Portaria 009/2012 do Instituto de Física de São Carlos (IFSC), o Comitê de Análise (CA) desse

instituto é composto por:

Antenor Fabbri Petrilli Filho (Titular – Coordenador)

Isabel de Cássia de Vitro Sertori (Titular – Secretária)

Júlio Endrigo Zenatte (Titular – Relator)

Demais membros:

Ana Paula Plazza Alexandre (Titular)

Daniele Santini Jacinto (Titular)

Ester Souza Apóstolo da Silva (Suplente)

Giuliana Battaglia (Suplente)

Isabel Aparecida Possatto de Oliveira (Suplente)

Luis Carlos Caraschi (Suplente)

Monique Derisso (Suplente)

Natalina Ordiva Ribeiro Ziemath (Titular)

Samuel Alvarez (Titular)

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Sobre o Comitê

Objetivos

Conforme treinamento realizado pelo Departamento de Recursos Humanos (DRH) da USP , realizado em

09/03/2012, o Comitê de Análise têm como objetivos:

Sugerir critérios adicionais (aprovação pelo CTA/Órgão equivalente e ampla divulgação);

Após receber as avaliações dos servidores (resultado do consenso entre eles e suas chefias), o

Comitê de Análise (CA) deverá conferir se os critérios estabelecidos foram aplicados (critérios

centrais e adicionais);

O CA deve conferir, com muita atenção, a avaliação do Requisito de Acesso, verificando se foi

assinalada a maior faixa na qual o servidor cumpre os requisitos;

Após as análises prévias, o CA deverá realizar as reuniões com as chefias para discussão das

avaliações e definição das prioridades (CA + chefias = COLEGIADO);

O CA deverá atuar como mediador de conflitos e formador de consenso com as chefias no

momento da discussão acerca das avaliações dos servidores e das prioridades para progressão,

Registrar em ata as reuniões.

Atividades

No dia 24/02/2012, na sala de reuniões do Departamento de Física e Ciências Materiais (FCM), o comitê se

reuniu para definir os participantes que ocupariam as posições de coordenador, secretária e relator,

conforme Portaria IFSC 006/2012.

Após o treinamento do DRH, esse Comitê passou a se reunir, todas as terças-feiras, das 14h30 as 17h, e

todas as quartas e quintas-feiras, das 08h30 as 17h00, na sala F210 do IFSC para desenvolver as atividades

descritas abaixo:

14/03/2012 - Reunião com funcionários e chefes de setores do IFSC

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21/03/2012 - Data máxima para a entrega das fichas de avaliação no Setor de Expediente, das 14h

às 17h30

23/03/2012 - Publicação dos critérios de desempate

26/03/2012 - Abertura dos envelopes contendo os formulários de avaliação, às 9h00 na sala F-210

do Bloco B. Tal procedimento será realizado na presença de dois funcionários convocados pelo

Comitê.

26/03 a 05/04/2012 - digitação das fichas, elaboração do rank 1, definição das áreas para realização

do Colegiado.

09/04 a 20/04/2012 - preparação de material para realização dos Colegiados

24/04 a 05/05/2012 - realização dos Colegiados

06/05 a 15/05/2012 - realização dos Colegiados

17/05 a 25/05/2012 - elaboração do rank 2, preparação da documentação para homologação no

CTA e abertura/organização do processo do Plano de Carreiras

28/05/2012 – reunião com CTA para homologação dos resultados

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Fluxograma das Atividades

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Sobre os critérios elaborados pelo CA

Critérios de desempates

Devido aos prazos estipulados, não foi possível a divulgação desses critérios para a comunidade do IFSC

antes da entrega dos Relatórios de Avaliação. Para garantir a integridade desses critérios de desempate, os

Relatórios de Avaliação, no momento da entrega, foram lacrados e só foram abertos após a divulgação

desses critérios.

Como publicado em 23/03/2012, a ordem e os critérios de desempates que serão aplicados, caso ocorram

empates durante a distribuição das progressões serão:

1) Votação entre os funcionários de um mesmo grupo (básico, técnico e superior) e de áreas afins (as

mesmas áreas definidas para o colegiado), que estiverem concorrendo por uma vaga no rank.

Esses funcionários serão convocados a votar, podendo atribuir notas de 1 (menor valor) a 5 (maior valor) a

todos os membros que estiverem concorrendo pela posição do rank, inclusive ele mesmo.

Cada membro convocado a votar deverá utilizar obrigatoriamente a nota 5, depois a 4, depois a 3 e

finalmente a 2, nessa ordem, para os membros de sua escolha, uma única vez. A nota 1 poderá serutilizada

quantas vezes forem necessárias até que todos os membros da cédula tenham sido votados.

Para cada membro votado, será feita a somatória das notas recebidas por ele. Esse resultado será a nova

posição dele no rank.

Caso algum membro da cédula receba notas que não correspondam aos valores inteiros (1,2,3,4 ou 5), ou

contenha valores duplicados para as notas 2, 3, 4 ou 5, essa cédula será anulada.

2) Distorção em relação a vaga pleiteada e a complexidade das atividades desempenhadas pelos

funcionários, que será analisada pelo CA.

Nesse critério será contemplado o funcionário que estiver desenvolvendo atividades com um maior grau de

complexidade.

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3) Formação / Cursos

Serão considerados apenas cadastros comprovados no currículo do sistema MarteWeb, que apresentam

relevância significativa para a atividade atual desempenhada pelo funcionário.

4) Consulta a 2 usuários, selecionados pelo CA, dos serviços prestados por cada funcionário que concorre

por uma mesma vaga no rank

Esse critério visa obter avaliações extras de usuários ligados diretamente aos serviços prestados pelos

funcionários, e que expressem a dedicação que os mesmos demonstram nas atividades cotidianas.

5) Avaliação de performance

Nesse critério será considerada a análise dos itens da 4a. etapa da ficha de avaliação

6) Avaliação atitudinal

Nesse critério será considerada a análise dos itens da 3a. etapa da ficha de avaliação

7) Tempo de experiência na USP considerando-se contagem realizada pelo currículo cadastrado no sistema

MarteWeb

Nesse critério será contemplado o funcionário que apresentar a maior quantidade de tempo dedicada à

USP.

8) Caso os critérios não sejam suficientes para dirimir os empates, o CA tem autonomia para atuar visando

a solucionar o impasse.

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Critérios adotados para elaboração do Rank 1

Esse critério foi elaborado a partir dos itens 1.1 a 1.8, do Relatório de Avaliação, entregue pelo funcionário

em consenso com a chefia. Esses itens, avaliam 8 tipos de competências que o servidor deve apresentar:

1.1 - Trabalho em equipe

1.2 - Orientação para qualidade

1.3 - Orientação para resultados

1.4 - Visão sistêmica

1.5 - Gestão de processos e projetos

1.6 - Gestão do conhecimento

1.7 - Inovação

1.8 - Responsabilidade socioambiental

Sobre esses itens, foi calculada a média aritmética e o Rank 1 foi obtido através da classificação dos

servidores por níveis de complexidade atual e por maior média. Os resultados do Rank 1 encontram-se no

Anexo I.

Critérios adotados para elaboração do Rank 2

Esse critério foi elaborado aplicando-se peso 0,2 às médias do Rank 1 e peso 0,8 às notas dos Colegiados,

somando-se ambos os valores. Apenas para fins de referência, iremos chamar esse valor de

NotaFimColegiado.

Esses pesos foram aplicados baseando-se no fato de que 55% das médias dos Relatórios de Avaliação foram

similares as notas definidas nos Colegiados. Com esses índices foi possível corrigir os casos de super e sub-

avaliações dos Relatórios de Avaliação.

O Rank 2 foi gerado através da classificação dos servidores por níveis de complexidade atual, pela maior

NotaFimColegiado e pelo maior grau de complexidade (A,B,C ou D) atual. Os resultados desse rank

encontram-se no Anexo II.

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Não houve necessidade de aplicação dos critérios de desempates nem da elaboração do Rank 3 pois todos

os servidores empatados, mediante a classificação acima descrita, foram contemplados.

Critérios adotados para a distribuição de quotas

1) Cada recorte utilizado para a realização dos Colegiados recebeu o percentual da verba que corresponde

ao número de funcionários que compõe esse recorte, como ilustram as tabelas abaixo:

Grupo Básico

Colegiado No.Servidores Percentual Quota em Reais

adm 17 100% R$ 2.532,00

Grupo Técnico


adm 26 33% R$ 8.491,60

lab 22 28% R$ 7.185,20

oficina 19 24% R$ 6.205,40

secretaria 13 16% R$ 4.245,80

total 80 100% R$ 26.128,00

Grupo Superior


adm 14 48% R$ 9.751,72

lab 15 52% R$ 10.448,28

total 29 100% R$ 20.200,00

9

2) Sobre o Rank 2, a primeira rodada deu-se a partir do nível com o maior número de servidores,

distribuindo progressão vertical para este nível e o nível acima, retornando à base da carreira, como um

loop, como ilustram as figuras abaixo. A partir da segunda rodada todas as faixas passaram a ser

contempladas.

Grupo Básico

Total 17 servidores

Grupo Técnico

Total 80 Servidores

Grupo Superior

Total 29 servidores

N/C A B C D

5

4

3 3

2 2

1 5 3 1 3

N/C A B C D

5

4

3 14 1 1

2 31 2

1 10 4 2 15

N/C A B C D

5

4

3 7

2 11

1 1 2 2 6

3) A quantidade de rodadas na vertical foi definida pelo CA com o objetivo de contemplar o maior número

possível de servidores, tanto em níveis quanto em graus.

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Os percentuais de progressões obtidos utilizando esse critério de distribuição de quotas encontram-se

ilustrados na tabela abaixo.

Total de servidores (básico, técnico e superior)

Distribuição PROGRESSÃO nível 1 nível 2 nível 3 TOTAL

RODADA VERTICAL 21 39% 20 43% 17 65% 58 46%

HORIZONTAL 11 20% 10 22% 7 27% 28 22%

TOTAL 32 59% 30 65% 24 92% 86 68%

Tota

l Ser

vid

ore

s Nível total

1 54

2 46

3 26

total 126

Os resultados da distribuição das quotas estão no Anexo III.

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Sobre os Colegiados

Objetivos

Segundo treinamento do DRH, após as análises prévias dos Relatórios de Avaliação, o CA deveria realizar as

reuniões com as chefias, formando assim o Colegiado, com o objetivo de discutir as avaliações, definir

consensos e prioridades.

Metodologia

Com o propósito de definir o nível de complexidade real no qual os servidores estão atualmente

enquadrados, mediante os consensos adotados pelo Colegiado e os itens da 2ª. Etapa do Relatório de

Avaliação (Anexo IV), os servidores foram reavaliados. Um dos principais focos dessa reavaliação foi o

enquadramento do servidor a partir de uma visão sistêmica do Instituto e não apenas sobre o seu

grupo/setor.

12

Utilizando o conceito de “construção da complexidade” na qual cada servidor desenvolve suas atividades

atualmente, todos os itens e sub-itens, das fichas adotadas nos Colegiados, a partir do nível de

complexidade onde o servidor já se encontra enquadrado atualmente, foram verificados utilizando os

consensos e exemplos dados por todos os membros do Colegiado. A figura acima ilustra como essa

verificação de itens e sub-itens foi registrada.

As notas dos Colegiados estão disponíveis nas tabelas do Anexo II.

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Sobre os pedidos de reconsideração

Os pedidos de reconsideração deverão ser individuais e devem conter número USP, nome do servidor,

justificativa fundamentada e assinatura.

Não deverão ser feitos em papel timbrado. Poderão ser digitados ou escritos à mão. Deverão ser dirigidos

ao diretor do Instituto de Física de São Carlos e devem ser protocolados até o dia 11/06/2012 às 17hs no

Serviço de Expediente do IFSC.

14

Anexo I – Resultados do Rank 1

Consultar relatório no Departamento Pessoal do IFSC

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Anexo II – Resultados do Colegiado / Rank 2


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Anexo III – Distribuição de Quotas


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Anexo IV – Fichas de Avaliação e Consensos utilizadas nos Colegiados

Ficha Grupo Básico

ORIENTAÇÕES PARA AVALIAÇÃO DO CONSENSO DO COLEGIADO

Fazendo uma reavaliação do nível de competência para a 1a etapa do Relatório de Avaliação, indique o

nível que melhor expresse as competências de seu(s) subordinado(s), tendo que vista os dados expostos

pelo CA:

NÍVEL DE COMPLEXIDADE – FAIXA CORRESPONDENTE A ATUAÇÃO DO SERVIDOR ATUALMENTE

Nível B1 - Equivalência de Nota = 1

1. 1 - Executa atividades auxiliares de sua área e outras tarefas correlatas, conforme orientação recebida do

superior imediato.


2.1 - Auxilia a área em que atua, executando atividades específicas, segundo rotinas previamente definidas,

sob orientação constante.

2.2 - Colabora com os técnicos de sua área de atuação na execução de seus serviços.


3.1 - Executa, sob supervisão, atividades específicas de apoio operacional e/ou administrativo.

3.2 - Atende a especificidade de sua área de atuação, que exijam qualificação e experiência para o

estabelecimento de rotinas.


4.1 - Executa atividades seguindo rotinas predeterminadas pela chefia imediata.

4.2 - Solicita orientações à chefia.

4.3 - Eventualmente sugere melhorias em suas atividades, interagindo com os funcionários que executam

trabalhos relacionados.

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4.4 - Atua, quando necessário, supervisionando equipes que executam serviços rotineiros e pré-definidos.


5.1 - Executa atividades seguindo normas e padrões predeterminados.

5.2 - Sugere melhorias e/ou soluções relacionadas à execução de suas atividades.

5.3 - Coleta e organiza informações necessárias para a realização das atividades da equipe em que atua.

5.4 - Atua, quando necessário, supervisionando equipes.

Ficha Grupo Técnico

ORIENTAÇÕES PARA AVALIAÇÃO DO CONSENSO DO COLEGIADO

Fazendo uma reavaliação do nível de competência para a 1a etapa do Relatório de Avaliação, indique o

nível que melhor expresse as competências de seu(s) subordinado(s), tendo que vista os dados expostos

pelo CA:

NÍVEL DE COMPLEXIDADE – FAIXA CORRESPONDENTE A ATUAÇÃO DO SERVIDOR ATUALMENTE

Nível T1 – Equivalência de Nota = 1 (Destaque: Rotina normal de trabalho sob supervisão)

1.1 - Executa, sob supervisão, atividades específicas de apoio operacional e/ou administrativo.

1.2 - Atende a especificidade de sua área de atuação, que exijam qualificação e experiência para o

estabelecimento de rotinas.

Nível T2 – Equivalência de Nota = 2 (Destaque: Interação com equipes)

2.1 - Executa atividades seguindo rotinas predeterminadas, solicitando orientações à chefia quando

necessário.

2.2 - Eventualmente sugere melhorias em suas atividades, interagindo com os funcionários que executam

trabalhos relacionados.

2.3 - Atua, quando necessário, supervisionando equipes que executam serviços rotineiros e pré-definidos.

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Nível T3 – Equivalência de Nota = 3 (Destaque: Iniciativa e gerenciamento das informações / atividades

com alguma autonomia)

3.1 - Executa atividades seguindo normas e padrões predeterminados pela chefia imediata.

3.2 - Sugere melhorias e/ou soluções relacionadas à execução de suas atividades.

3.3 - Coleta e organiza informações necessárias para a realização das atividades da equipe em que atua.

Nível T4 – Equivalência de Nota = 4 (Destaque: Visão sistêmica e estruturação das informações /

atividades com autonomia)

4.1 - Executa atividades estruturadas, seguindo normas e padrões predeterminados.

4.2 - Sugere critérios para a organização e sistematização das informações necessárias para a realização das

atividades do setor, com foco no desenvolvimento eficiente de suas atividades e da equipe em que atua.

Nível T5 – Equivalência de Nota = 5 (Destaque: Nível maximo de responsabilidade e complexidade com

eficiência, eficácia e integração)

5.1 - Realiza, de forma reflexiva, atividades padronizadas do setor e aquelas a serem estruturadas,

orientando-se pelas metas estabelecidas pela chefia imediata.

5.2 - Propõe melhorias na execução das atividades sob sua responsabilidade, considerando os impactos nos

setores de interface.

5.3 - Interage com a equipe para garantir atuação integrada e busca objetivos comuns.

Ficha Grupo Superior

Orientações para Avaliação do Consenso do Colegiado

Fazendo uma reavaliação do nível de competência para 1ª etapa do Relatório de Avaliação, indique o nível

que melhor expresse as competências de seu(s) subordinado(s) tendo em vista os dados expostos pelo CA :

NÍVEL DE COMPLEXIDADE - FAIXA CORRESPONDENTE A ATUAÇÃO DO SERVIDOR ATUALMENTE

Nível S1 - Equivalência de Nota = 1 (Destaque: Execução supervisionada)

20

1.1 - Executa atividades estruturadas, seguindo normas e padrões predeterminados.

1.2 - Sugere critérios para a organização e sistematização das informações necessárias para a realização das

atividades do setor, com foco no desenvolvimento eficiente de suas atividades e da equipe em que atua.

Nível S2 - Equivalência de Nota = 2 (Destaque: Interação com equipes)

2.1 - Realiza, de forma reflexiva, atividades padronizadas do setor e aquelas a serem estruturadas,

orientando-se pelas metas estabelecidas pela chefia imediata.

2.2 - Propõe melhorias na execução das atividades sob sua responsabilidade, considerando os impactos nos

setores de interface.

2.3 - Interage com a equipe para garantir atuação integrada e busca objetivos comuns.

Nível S3 - Equivalência de Nota = 3 (Destaque: Autonomia e visão sistêmica)

3.1 - Realiza atividades com autonomia.

3.2 - Sugere melhorias na estruturação de atividades, procedimentos e rotinas que seguem padrões

adotados na área e que promovem impacto nos processos e áreas relacionados.

3.3 - Orienta e coordena outros profissionais.

Nível S4 - Equivalência de Nota = 4 (Destaque: Planejamento e coordenação)

4.1 - Participa da estruturação de atividades, considerando os impactos em sua própria equipe/setor e em

outras equipes/áreas.

4.2 - Influencia a definição conceitual dos processos e atua considerando as interfaces com outros

processos ou projetos.

4.3 - Participa do planejamento das atividades e da utilização dos recursos na área em que atua, analisando

o impacto no macroprocesso do qual faz parte.

4.4 - Coordena equipes funcional e tecnicamente.

Nível S5 - Equivalência de Nota = 5 (Destaque: Administração e coordenação interinstitucionais)

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5.1 - Coordena projetos/processos, considerando a interface com outros processos/projetos e sendo

referência dentro e fora da Universidade em sua área de conhecimento.

5.2 - Participa do planejamento e do processo decisório sobre mudanças nas atividades e nos processos

adotados na área em que atua, analisando o impacto na Universidade, considerando o presente e o futuro

da Instituição.

5.3 - Coordena equipes multidisciplinares/interinstitucionais.

Consensos Grupo Básico

Para cada item da ficha de avaliação, através de exemplos descritos pelas diversas chefias participantes, os

consensos eram definidos buscando equalizar a intensidade, forma e eficiência com as quais os servidores

em reavaliação realizam ou não a atividade descrita no item.

Consensos Grupo Técnico – Laboratórios

Em decorrência da falta de especificidade dos itens da ficha, o Colegiado definiu pré-requisitos essenciais

aos diversos níveis de complexidade. Unindo esses pré-requisitos aos itens da ficha, as avaliações

transcorreram utilizando exemplos descritos pelas diversas chefias participantes com o objetivo de definir

a intensidade, forma e eficiência com as quais os servidores em reavaliação realizam ou não a atividade

descrita no item.

Para esse Colegiado os pré-requisitos definidos foram:

Nível Complexidade

Pré-requisitos

T1 Comprometimento Zelo / Manutenção

T2 Agregador

T3 Relacionamento interpessoal Antecipação (iniciativa / pró-ativo)

T4 Sugere melhorias (novos sistemas de medidas, processamento, desenvolvimento) Autonomia (das análises) Desempenho acentuado Gestão de compras (almoxarifado, laboratórios, preços) Treinamento de Alunos

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T5 Capacidade de Análise Atuação Sistêmica Gerenciamento parcial do laboratório Inovação (com total participação do servidor) Responsabilidade em obter resultados

Consensos Grupo Técnico – Oficinas





descrita no item.


Nível Complexidade

Pré-requisitos


T2 Agregador


T4 Inovação Autonomia Desempenho acentuado

T5 Capacidade de Análise Atuação Sistêmica Substitui chefia superior Responsabilidade em obter resultados

Consensos Grupo Técnico – Secretarias





descrita no item.


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Nível Complexidade

Pré-requisitos

T1 Comprometimento Zelo / Manutenção Engajamento Agendas (qtde / atuação docente)

T2 Agregador Gestão de eventos Diminui tempo com burocracia

T3 Relacionamento interpessoal Antecipação (iniciativa / pró-ativo) Conhecimento específico (agências)

T4 Inovação Autonomia Desempenho acentuado Prestação de contas Gestão projetos (qual a qtde de projetos ?)

T5 Capacidade de Análise Atuação Sistêmica Responsabilidade em obter resultados Bilingue Curso superior na área

Consensos Grupo Técnico – Administrativo





descrita no item.


Nível Complexidade

Pré-requisitos


T2 Agregador


T4 Conhecimento profissionalizante Liderança Inovação

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Desempenho acentuado Autonomia Senso de prioridade

T5 Atuação com visão sistêmica do IFSC Capacidade de Análise Responsabilidade em obter resultados Substitui chefia

Consensos Grupo Superior - Administrativo




Consensos Grupo Superior - Laboratórios




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