CONTROLE INTERNO Rotinas

Módulo I Rotina e Técnica Obrigatória do Controle Interno Municipal

dia 13 de julho de 2016 - Horário: 13h30 às 17h30

Realização:

Facilitador Prof. Milton Mendes Botelho

Facilitador – Breve Currículo - Professor, Autor, Escritor, Auditor, Coordenador de Cursos, Pós-Graduado em Administração Pública Municipal pela Faculdade de Ciências Humanas de Pedro Leopoldo; Pós-Graduado em Direito Público pela FADIVALE; Sócio-Diretor da LOGUS Assessoria e Consultoria Pública; Autor dos livros “Manual de Controle Interno – Teoria & Prática” Editora Juruá; Manual Prático de Controle Interno na Administração Pública Municipal - Juruá - 2014; “Gestão Administrativa, Contábil e Financeira do Legislativo Municipal – Editora Juruá”. Patrimônio Público Municipal – Juruá – 2014. Ex-Controlador Geral do Município de Ibatiba- ES, Auditor da Prefeitura Municipal de Itabirinha – MG, Coordenador de cursos na área de Administração Pública Municipal. Conselheiro do Conselho Regional de Contabilidade de Minas Gerais (2013/2015). Membro da Academia Mineira de Ciências Contábeis.

Prof. Milton Mendes Botelho miltonconsultoria@hotmail.com www.miltonconsultoria.com.br

2016

Apresentação O Objetivo deste trabalho1 é apresentar os procedimentos essenciais para a implantação do Sistema de Controle Interno Municipal. Diante das exigências dos Tribunais de Contas é preciso capacitar os servidores públicos municipais, para que exerçam as atividades de controladoria interna, com maior competência, além de atender a determinação prevista normas gerais de controle interno. São apresentadas sugestões básicas sobre os procedimentos administrativos mais comuns no serviço público municipal, que envolve toda a estrutura organizacional do órgão. A obediência aos procedimentos aqui recomendados evitará erros primários, e se detectados, poderão ser corrigidos, bastando, para isso, seguir as orientações básicas aqui elencadas. São também abordadas questões relacionadas com o controle de bens, uso de veículos, material de expediente e arquivamento de documentos. Vale ressaltar que as Instruções Normativas expedidas pela Controladoria Geral do Município, são exigências contidas nas normas gerais de Controle, conjugado com a Lei Complementar nº. 101, de 04 de maio de 2000 e as Leis Complementares Estaduais que dispõem sobre os Regimentos Internos dos Tribunais de Contas dos Estados e Municípios, com recomendações pertinentes às unidades administrativas. Este trabalho insere-se no conjunto das ações de natureza pedagógica que os Tribunais de Contas dos Estados desenvolvem para orientar os Administradores quanto aos procedimentos a adotar para gerir os recursos públicos com eficiência, eficácia e economicidade. A iniciativa decorre da convicção de que, quando o assunto é administração e aplicação dos recursos públicos, orientar é mais prudente do que corrigir ou punir irregularidades. Espera-se que este trabalho receba a atenção especial por parte dos Servidores e constitua um instrumento auxiliar e eficaz na conduta deste ente federado.

O Autor: Prof. Milton Mendes Botelho

1 * O material deste trabalho foi elaborado e extraído do Livro do Professor MILTON MENDES BOTELHO. Portanto, os direitos

autorais são do autor. Sua reprodução está autorizada nos termos do Parágrafo único e caput do art. 111 da Lei Federal nº. 8.666/93 a reprodução total ou parcial de qualquer forma ou qualquer meio para outros órgãos não poderá ocorrer sem autorização do mesmo: www.miltonconsultoria.com.br - E-Mail: miltonconsultoria@hotmail.com

1 - PROCEDIMENTOS PRELIMINARES 1.1 - O que é Controle Interno? É o plano da organização, todos os métodos e medidas coordenadas adotados pela empresa para salvaguardar seus ativos, verificar a adequação e confiabilidade de seus dados contábeis, promover a eficiência operacional e estimular o respeito e obediência às políticas administrativas fixadas pela gestão. (AICPA – American Institute of Certified Public Accountants). O Controle começa pelas Unidades Administrativas e não podem funcionar isoladamente – essas estruturas que damos o nome de “Sistema de Controle Interno”. 1.2 - Principais Motivos da não Implantação do Controle Interno nas Entidades Públicas Dificuldades em formatar uma estrutura básica de controle; Vínculo do controlador com o ente controlado e nível hierárquico; Metodologia de controle a ser implantada; Dificuldades em definir as rotinas de controle interno.

1.3 - Organização na Administração Pública O Controle Interno na administração pública é a verificação da conformidade da atuação desta a um padrão, possibilitando ao agente controlador a adoção de medida ou proposta em decorrência do juízo formado. Estrutura Organizacional

Lembrete: O controle interno não pode por si só, garantir e assegurar o alcance dos objetivos e metas da instituição. É necessário que todos cumprem com suas responsabilidades, o controle interno poderá exigir alterações e novas metodologias para diminuir riscos e fraudes. O Controle Interno é responsável pela: profissionalização da administração pública;

transparência dos atos financeiros da gestão pública; responsabilização de agentes públicos;

1.4 - Garantias Básicas para o Pleno Funcionamento do Controle Interno hierarquização adequada na estrutura organizacional; apoio irrestrito da autoridade competente; existências de procedimentos e rotinas; acesso irrestrito as unidades administrativas bem como todas as informações; conhecimento e capacidade para programar e executar as funções de

fiscalização e auditoria; liberdade para relatar resultados sem restrições ou interferências políticas; capacidade para julgar imparcialmente as ocorrências e inconsistências; capacidade para encontrar soluções.

2 - NORMAS DE CONDUTA DE CONTROLE INTERNO

agir com humildade; agir sempre com energia, não com arrogância; não aceite presentinhos com objetivo de criar um canal de suborno ou conluio; respeite os limites de ação do seu cargo; ao perceber o entrave dos trabalhos por algum servidor, passe a estabelecer

regras claras – por escrito; demonstre que o seu trabalho tem como objetivo principal atestar a legalidade

dos fatos; agir cuidadosamente zelando pela conduta e nome do órgão que representa; procure ter informações preliminares do daquilo que vai fazer, a fim de evitar

questionamentos irrelevantes; pronunciar sobre determinado assunto, somente quando tiver certeza e

segurança sobre o que estiver falando; ser flexível quando puder, não permita a política do jeitinho; agir com entusiasmo, demonstrando gosto pelo que faz; elaborar procedimentos e rotinas; leia muito; o cargo de controlador exige uma remuneração digna.

2.1 - Normas Específicas de Controle Interno 2.1.1 - Documentação: A estrutura de controle interno e todas as transações e fatos significativos devem estar claramente documentados e a documentação deve estar disponível para verificação. A controladoria deve ter provas escritas do exercício do controle interno, incluindo seus objetivos e procedimentos de rotinas, e de todos os aspectos pertinentes das transações e fatos significativos. 2.1.2 - Registro: As transações e fatos significativos devem registrar-se imediatamente e ser devidamente classificados.

2.1.3 - Autorização: As transações e fatos relevantes só poderão ser autorizados e executados por aquelas pessoas que atuem dentro do âmbito de suas competências. 2.1.4 - Divisão de tarefas: As tarefas e responsabilidades essenciais ligadas a autorização, tratamento, registro e revisão das transações e fatos devem ser designadas a pessoas diferentes. 2.1.5 - Supervisão: Deve existir uma supervisão competente para garantir o atendimento aos objetivos de controle interno. 2.2 - Quem pode ser Controlador? servidor do órgão; quem possuir boas maneiras e reputação ilibada; quem possuir qualificação para o cargo; quem possuir capacidade para exercer liderança; quem souber lidar com críticas e conflitos; quem demonstrar ser um profissional ético; quem souber ser flexível em casos sem relevância; quem souber guardar sigilo dos assuntos que assim requerer; possuir motivação, pontualidade e organização.

Obs.: A designação de servidores efetivos com formação em nível superior para o exercício das atividades de Controladoria reveste-se de maior eficácia.

3 - PAPEL DE TRABALHO DO CONTROLE INTERNO O Papel de Trabalho do Controle Interno constituem um registro permanente do trabalho efetuado pelos Controladores, dos fatos e informações obtidos, bem como das suas conclusões sobre os exames, seguindo uma orientação previamente regulamentada. É com base nos Papéis de Trabalho que o Agente de Controle irá relatar suas opiniões e determinar correções nos procedimentos analisados. 3.1 - Objetivos do Papel de Trabalho auxiliar na execução dos trabalhos de auditoria; evidenciar o trabalho feito e as conclusões emitidas e suas recomendações; servir de suporte aos relatórios; constituir um registro que possibilite consultas posteriores, a fim de se obter

detalhes relacionados com a auditoria; fornecer um meio de revisão por supervisores; determinar se o serviço foi feito de forma adequada e eficaz, bem como julgar

sobre a solidez das conclusões emitidas; considerar possíveis modificações nos procedimentos de controle adotados, bem

como no programa de trabalho para o exame subsequente.

3.2 - O Que Deve Conter no Papel de Trabalho O papel de Trabalho deve ser preparado de modo que apresentem os detalhes importantes. Uma auditoria envolve tantos detalhes, que itens importantes podem passar despercebidos, como resultados da elaboração imperfeita do papel de trabalho. Por isso, o Papel de Trabalho deve ser completos quanto a: informações e fatos importantes, em especial limites e condições definidos em lei; escopo do trabalho efetuado, demonstrando a introdução e objetivo a ser

alcançado; organização de fonte das informações obtidas, obedecendo a estrutura do órgão; opiniões e conclusões do agente de controle, podendo determinar correções com

prazo estabelecidos mediante a celebração de Termo de Ajustamento. O Papel de Trabalho deve ser preparado tendo-se em mente seu completo entendimento por outro auditor que não teve ligação direta com o trabalho. É comum a consulta aos Papéis de Trabalho em anos posteriores para se prestar esclarecimentos ou informações sobre algum aspecto a área auditada.

Assim, podemos considerar nossos Papéis de Trabalho completos e perfeitos, toda vez que tivermos possibilidade de responder satisfatoriamente às seguintes questões, com relação ao conteúdo: os dados, fatos e informações estão colocados de maneira clara, concisa e bem

distribuídos?

todas as informações contidas nos Papéis são importantes para a formação de uma opinião sobre a matéria?

todas as informações são necessárias para a perfeita visualização da profundidade do exame efetuado?

na possibilidade de uma revisão futura por um elemento que não participou da análise, foram consideradas todas as informações úteis para permitir um rápido entendimento?

todos os pontos do relatório possuem adequado suporte nos Papéis de Trabalho?

a omissão de alguma informação nos Papéis de Trabalho trará alguma consequência a curto, médio ou longo prazo?

3.3 - O que faz o Controle Interno? normatiza e institui os procedimentos de controle por meio de Instruções

Normativas (procedimentos e rotinas); atesta relatório de gestão e execução fiscal; inspeção e auditoria em prestações de contas de qualquer espécie; emite relatório sobre prestações de contas anual; elaboração relatórios do controle interno; realiza auditorias programadas; realiza análises em processos de pagamentos; realiza análises dos processos licitatórios;

guarda toda a documentação destinada a fiscalização externa; realiza análise gerenciais e audiência pública; consolida as leis municipais e fiscaliza o processo legislativo; acompanha os atos de admissão de pessoal e avaliações; emite pareceres e solicita a abertura de processos administrativos; fiscaliza a utilização de bens públicos e alienações; presta esclarecimentos e promove estudos e auditorias para auxiliar a Câmara,

MP e o TCE na função fiscalizadora. OBS: Ver Lei Orgânica do Município - O ato legislativo que define a estrutura organizacional do órgão (Prefeitura, Câmara, Autarquía, Fundação) estabelecerá com clareza as funções da unidade administrativa de controle interno.

3.4 - Premissa para um eficiente Sistema de Controle Interno. O Controle Interno se implanta não contra, mas a favor do bom desempenho do Administrador. O objetivo de sua implantação não é o de controlar o Administrador, seja ele Prefeito ou Presidente da Câmara de Vereadores, mas de controlar para ele, ordenador e responsável pelo controle de toda a Administração. O Controle Interno é ferramenta importante e fundamental no auxílio dos Prefeitos, inclusive na reestruturação administrativa que muitos terão de enfrentar. 4 - TIPOS DE CONTROLE O controle interno na administração pública é a verificação da conformidade da atuação desta a um padrão, possibilitando ao agente controlador a adoção de medida ou proposta em decorrência do juízo formado.

4.1 - Controle Externo 4.1.1 - Câmara de Vereadores Controle Legislativo - Exercício no âmbito municipal pela Câmara de Vereadores, dividido em Controle Político e Controle Financeiro. Controle Político – Faz-se por meio de análise das decisões administrativas, observando sua adequação quanto ao mérito, oportunidade e conveniência, sempre buscando interesse público e a boa conduta do agente público. Controle Financeiro – Tem como objetivo a fiscalização contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial, quanto à legalidade, legitimidade, economicidade, renuncia de receitas e transparência, auxiliado pelo TCE, CPI, convocações de autoridades, pedidos de informações, análise de balanços, revisão de atos administrativos e normatizações.

4.1.2 - Tribunal de Contas do Estado A Constituição Federal concedeu aos Tribunais de Contas um rol de poderes, dentre eles, o opinativo, o corretivo, o orientador e o fiscalizador, além de outros dispostos no art. 31 e 71 da CF. 4.1.3 - Ministério Público O Ministério Público é instituição permanente, essencial à função jurisdicional do Estado, incumbindo-lhe a defesa da ordem jurídica, do regime democrático e dos interesses sociais e individuais indisponíveis, nos termos do art. 127 da CF. O Ministério Público é o representante da sociedade, agindo com independência em relação a qualquer autoridade ou poder, devendo obediência somente à Constituição e às leis. 4.1.4 - Sociedade O princípio da participação popular no controle da Administração Pública é inerente à ideia de Estado Democrático de Direito – Conselhos e Orçamento Participativo e etc. 4.2 - Controle Interno Controladoria geral; Sistema de controle interno de cada poder; Sistema de controle interno de cada entidade; Auditoria interna.

O controle interno relaciona-se no sentido de cooperação com o controle externo. Pode-se dizer que é ele um braço do controle externo no seio da administração pública. 5 - ASPECTOS LEGAIS um bom sistema de controle interno é sinônimo de uma “boa administração”; o gerenciamento do patrimônio público exige um eficiente sistema de controle

interno; a base legal para a implantação do controle interno é lei municipal, que deverá

inserir a controladoria na estrutura da administração pública. 5.1 - Lei Federal nº. 4.320/4 O controle interno na administração pública tem seu marco inicial legal na Lei Federal nº. 4.320, de 17 de março de 1964, que introduziu as expressões controle interno e controle externo e definiu as competências para o exercício daquelas atividades. Na Lei Federal nº. 4.320/64, no TÍTULO VIII, art. 75 - o controle da execução orçamentária compreenderá:

Art. 75. (...). I – a legalidade dos atos de que resultem a arrecadação da receita ou a realização da despesa, o nascimento ou a extinção de direitos e obrigações;

II – a fidelidade funcional dos agentes da administração responsáveis por bens e valores públicos; III – o cumprimento do programa de trabalho expresso em termos monetários e em termos de realização de obras e prestação de serviços. Art. 76. o poder executivo exercerá os três tipos de controle a que se refere o art. 75, sem prejuízo das atribuições do tribunal de contas ou órgão equivalente. Art. 77. a verificação da legalidade dos atos de execução orçamentária será prévia, concomitante e subsequente.

5.2 - Constituição Federal

Art. 70. A fiscalização contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial da União e das entidades da administração direta e indireta, quanto à legalidade, legitimidade, economicidade, aplicação das subvenções e renúncia de receitas, será exercida pelo Congresso Nacional, mediante controle externo, e pelo sistema de controle interno de cada Poder.

Os artigos 74 e 75 da Carta Magna brasileira trata também do Sistema de Controle Interno, porém, especificando suas competências – in verbis:

Art. 74. Os Poderes Legislativo, Executivo e Judiciário manterão, de forma integrada, sistema de controle interno com a finalidade de:

I - avaliar o cumprimento das metas previstas no plano plurianual, a execução dos programas de governo e dos orçamentos da União; II – comprovar a legalidade e avaliar os resultados, quanto à eficácia e eficiência, da gestão orçamentária, financeira e patrimonial... III – exercer controle sobre operações de crédito, avais e garantias, bem como dos direitos e haveres da União; IV – apoiar o controle externo no exercício de sua missão constitucional § 1º - Os responsáveis pelo controle interno, ao tomarem conhecimento de qualquer irregularidade ou ilegalidade, dela darão ciência ao Tribunal de Contas da União, sob pena de responsabilidade solidária. Art. 75. As normas estabelecidas nesta seção aplicam-se, no que couber, à organização, composição e fiscalização dos Tribunais de Contas dos Estados e do Distrito Federal, bem como dos Tribunais e Conselhos de Contas dos Municípios.

5.3 - A Lei de Responsabilidade Fiscal O art. 59 da Lei Complementar nº. 101, de 04 de maio de 2000.

Art. 59. O Poder Legislativo, diretamente ou com o auxílio dos Tribunais de Contas, e o sistema de controle interno de cada Poder e do Ministério Público, fiscalizarão o cumprimento das normas desta Lei Complementar, com ênfase no que se refere a: I - atingimento das metas estabelecidas na lei de diretrizes orçamentárias;

II - limites e condições para realização de operações de crédito e inscrição em Restos a Pagar; III - medidas adotadas para o retorno da despesa total com pessoal ao respectivo limite, nos termos dos arts. 22 e 23; IV - providências tomadas, conforme o disposto no art. 31, para recondução dos montantes das dívidas consolidada e mobiliária aos respectivos limites; V - destinação de recursos obtidos com a alienação de ativos, tendo em vista as restrições constitucionais e as desta Lei Complementar; VI - cumprimento do limite de gastos totais dos legislativos municipais, quando houver.

5.4 - Lei Federal nº. 8.666/93 - Lei das Licitações:

Art.102. Quando em autos ou documentos de que conhecerem, os magistrados, os membros dos Tribunais ou Conselhos de Contas ou os titulares dos órgãos integrantes do sistema de controle interno de qualquer dos Poderes verificarem a existência dos crimes definidos nesta Lei, remeterão ao Ministério Público as cópias e os documentos necessários ao oferecimento da denúncia. (art. 89 ao 99 da Lei de Licitações) .................................... Art.113. O controle das despesas decorrentes dos contratos e demais instrumentos regidos por esta Lei será feito pelo Tribunal de Contas competente, na forma da legislação pertinente, ficando os órgãos interessados da Administração responsáveis pela demonstração da legalidade e regularidade da despesa e execução, nos termos da Constituição e sem prejuízo do sistema de controle interno nela previsto. .......................... § 2º Os Tribunais de Contas e os órgãos integrantes do sistema de controle interno poderão solicitar para exame, até o dia útil imediatamente anterior à data de recebimento das propostas, cópia do edital de licitação já publicado, obrigando-se os órgãos ou entidades da Administração interessada à adoção de medidas corretivas pertinentes que, em função desse exame, lhes forem determinadas.

6 - PROCEDIMENTOS DE ROTINA (Unidades Administrativas)

elabore as instruções normativas para cada unidade administrativa de acordo com

a estrutura organizacional;

discuta com os chefes a viabilidade de sua aplicação;

após aprovada, as instruções normativas deverão ser numeradas e publicadas;

deve assinar as Instruções Normativas o Controlador Geral e a Autoridade Superior;

todas as Instruções Normativas, bem como suas atualizações ou revogações deverão ser enviadas, impressas ou em meio magnético ou eletrônico, a todas as Secretarias e as demais unidades administrativas que deverão mantê-las em pasta própria, para consultas periódicas pelos servidores da área;

após trinta dias da implantação retorne a unidade administrativa para elaboração do Relatório, ou solicite informações por escrito, conforme papel de trabalho.

6.1 - Relatório do Controle Interno O Objetivo do relatório é apresentar os procedimentos executados pelo Sistema de Controle Interno. Dele será formatado o relatório anual que integrará a prestação de contas a ser apresentada ao Tribunal de Contas. O relatório do Órgão Central de Controle Interno do Município conterá, além de parecer conclusivo sobre as contas, avaliação sobre os seguintes aspectos: Informações sobre os servidores integrantes da Controladoria Geral do Município; cumprimento das metas previstas no plano plurianual e na lei orçamentária; resultados quanto à eficiência e à eficácia da gestão orçamentária, financeira e

patrimonial; cumprimento dos limites e das condições para a realização de operações de

crédito; observância dos limites para a inscrição de despesas em restos a pagar, limites e das condições para a realização da despesa total com pessoal; aplicação dos recursos na manutenção e no desenvolvimento do ensino; aplicação dos recursos em ações e em serviços públicos de saúde, com a

especificação dos índices alcançados; destinação dos recursos obtidos com a alienação de ativos;

observância do gasto (repasse mensal de recurso) com o Poder Legislativo do

município; aplicação de recursos públicos realizada por entidades de direito privado; medidas adotadas para proteger o patrimônio público, em especial o ativo

imobilizado; termos de parceria firmados e participação do município em consórcio público, as

respectivas leis e o impacto financeiro no orçamento; cumprimento, da parte dos representantes dos órgãos ou entidades do município,

dos prazos de encaminhamento de informações, por meio do Sistema Informatizado ao Tribunal de Contas do Estado;

cumprimento dos procedimentos legais para implantação do portal da

transparência municipal;

organização e procedimentos de rotinas na guarda e no controle de documentos que comprove a execução orçamentária, financeira, patrimonial e operacional do órgão;

relatar o levantamento dos bens que integram o ativo imobilizado da instituição,

nos termos das NBCASP conforme cronograma estabelecido previamente;

mencionar os responsáveis pela fiscalização da execução de contratos e as suas

responsabilização; 7 - ROTINAS DO DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS A unidade administrativa de Gestão de Pessoas, conforme dispuser a instrução normativa deve adotar os seguintes procedimentos relacionados às suas atividades diárias, tais como: lotação de servidores – desvio de função; controle de freqüência - responsabilidade das chefias; escala e controle de férias - decreto aprovando quadro de férias; exame da folha de pagamento - auditagem aleatória; exame da pasta funcional – recadastramento e verificação conforme termo de

conferência elaborado, contendo: endereço atualizado; foto recente; certidão de filhos e certidão de casamento (quando casado); declaração de aptidões para trabalhos específicos; formação de escolaridade, comprovação de graduação, pós-graduação e

outros (quando exigido); ato administrativo de posse, ou contrato quando for o caso; ato de nomeação inclusive quando em ocupação de outras funções (CPL,

pregoeiro, Conselhos municipais e etc); certificado de avaliação de desempenho; cópia de documentos pessoais (CPF, cédula de identidade, CNH, título de

eleitor, carteira de tipo sanguíneo, PIS/PASEP e comprovante de residência); ficha financeira gerada eletronicamente; comprovante de existência de conta bancária (conta salário) em

estabelecimento definido pela administração; contagem de tempo anual com comprovação de entrega de cópia ao Servidor; cópia dos atestados médicos, requerimentos de licenças e certidões de faltas

que possam servir de impedimento para efeito de licença ou gratificações; quando se tratar de cargo comissionado declarar que não possui relação

familiar ou parentesco consanguíneo em linha reta ou colateral, ou por afinidade, até o 3° grau, com o Prefeito, o Vice-Prefeito, os Secretários Municipais, os Vereadores ou autoridades que exercem cargos de chefias ou direção e assessoramento de órgãos do Município nos termos da Súmula Vinculante nº.13/2008 do Supremo Tribunal Federal;

quaisquer outras informações que possam contribuir para a carreira do Servidor.

manter arquivo próprio de toda a legislação e documentos pertinentes a unidade

administrativa de Gestão de Pessoas, tais como:

lei de contratação temporária; lei que define diárias, adiantamentos e reembolso de despesas de viagens; lei que concede auxilio alimentação aos servidores; leis municipais de reajuste e revisão geral; lei de estrutura organizacional; CLT, tabelas e instruções do INSS; pareceres jurídicos e convênios de cessão de servidores a outros órgãos

públicos; Constituição Federal, Constituição Estadual e Lei Orgânica Municipal; plano de carreiras (magistério, saúde e geral); edital de processos de seleção simplificada e concursos, bem como os

resultados publicados. manter controle mensal das contribuições ao regime previdenciário, arquivando

em pastas individuais as GFIPs, RAIS e outros documentos que comprovam sua regularidade;

manter controle de admissão e demissão dos servidores, fazendo publicar a lista dos aprovados e os convocados de forma cronológica colhendo assinatura do Controlador Interno no ato de convocação;

manter a ficha financeira individualizada e atualizada de cada servidor, por meio eletrônico ou manual, com geração de cópia destinada ao favorecido que deverá ser entregue anexo ao último contracheque de cada ano;

manter lista de controle de contratações temporárias mediante processo de seleção simplificada, demonstrando vigência do contrato, aditamentos e acúmulos de cargos na administração;

manter controle de assiduidade e pontualidade dos servidores, emitindo relatórios regulares do volume de faltas e atrasos apontados nas apurações de frequência;

para comprovar o cumprimento do disposto no inciso anterior, o Departamento de Pessoal, exigirá das chefias, expedição de certidão do efetivo exercício dos servidores nas funções que foram designados sob suas responsabilidades;

manter controle sobre a lotação do pessoal em seus setores específicos, fornecendo formulários específicos e colhendo assinatura das partes interessadas;

manter controle e acompanhamento de aposentadorias em todas as suas fases, apontando calendário com antecedência mínima de um ano, para possível promoção de concurso público para substituição de servidor;

manter controle de afastamento de servidores em gozo de benefício previdenciário, encaminhando os servidores com benefício superior a 15 dias para o Regime Geral de Previdência Social pertinente;

manter controle das exigências contidas em Instruções Normativas do TCE/ES, repassadas pelo Controlador Geral;

acompanhar o sistema de avaliação periódica do Servidor Público Municipal nos termos do inciso III, § 1º do art. 41 da Constituição Federal e de acordo com a legislação municipal;

incentivar a implantação de programa de reciclagem e capacitação permanente do servidor público municipal, objetivando a profissionalização, em conjunto com os demais setores da administração;

manter controle da folha dos agentes políticos (Prefeito, Vice-Prefeito e Secretários) em pastas separadas, fazendo juntar na pasta as leis de fixação dos respectivos subsídios;

propor e acompanhar a implantação do Conselho de Política de Administração de pessoal nos termos do § 2º do art. 39 da Constituição Federal;

controlar as despesas com pessoal, alertando a Controladoria Municipal quando atingir 95% dos limites permitidos, nos termos do parágrafo único do art. 22 da Lei Complementar nº. 101/2000;

manter controle sobre passivo trabalhista, tais como INSS, FGTS, Precatórios e outros;

prestar informações a Controladoria Geral referentes às irregularidades verificadas no setor, alertando sobre os riscos e indicando as medidas que deverão ser adotadas previamente;

calcular e emitir as respectivas guias de encargos da folha de pagamentos dentro dos prazos estabelecidos, encaminhando-as tempestivamente à Secretaria Municipal de Fazenda;

informar a área de Contabilidade e Orçamento do Executivo quaisquer ações ocorridas ou a ocorrer que possam afetar expressivamente o volume de despesas com pessoal, fazendo demonstrativos da elevação dos gastos através de gráficos, ou outros instrumentos gerenciais;

adotar como medida de segurança a realização de backup regulares dos dados informatizados, providenciar e manter cópia, em registro magnético ou eletrônico, de todos os dados cadastrais dos servidores da administração, em lugar seguro, fora das dependências da área, inclusive uma cópia em local seguro fora das dependências do prédio da prefeitura;

manter cadastro e registro de servidores, organizados por órgãos, por secretarias e por unidades orçamentárias;

manter controle de passivos trabalhistas por meio de registros analíticos, por ordem de apresentação, individualizados e atualizados anualmente, solicitando parecer jurídico quando entender necessário;

providenciar apropriação, cálculo e solicitação de pagamento dos encargos trabalhistas e previdenciários incidentes sobre a folha de pagamentos, dentro dos prazos estabelecidos pela legislação competente;

elaborar e administrar o quadro anual de férias dos servidores, emitindo relatórios financeiros para fluxo de caixa da Secretaria Municipal de Fazenda.

8 - AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO A avaliação de desempenho é pré-requisito obrigatório para a estabilidade, com a finalidade de contribuir para a melhoria da eficiência do serviço público nos termos do inciso 4º do art. 41 da Constituição Federal. Para efeito de estabilidade no serviço público o servidor será submetido a estágio probatório durante o período de três anos, e, se os resultados apurados na avaliação de desempenho estiverem dentro dos parâmetros estabelecidos, será efetivado. A avaliação de desempenho deverá ocorrer após um período considerável, para que o servidor nomeado possa se adaptar e decidir sobre sua aptidão para as funções do cargo. O prazo para que a avaliação de desempenho ocorra para efeito de efetivação é de até trinta e seis meses, nesse período poderão ocorrer várias avaliações simultâneas, sendo válido para efeito de efetivação o que dispõe o regulamento específico da avaliação de desempenho.

É indispensável a participação da chefia imediata do servidor no processo de avaliação, auxiliando no fornecimento de subsídios necessários ao acompanhamento e avaliação do servidor. Será considerado para efeito de formalização de quesitos para avaliação de desempenho o disposto na Resolução Administrativa 680/00, do Tribunal Superior do Trabalho, que estabelece os seguintes fatores a serem observados: qualidade do trabalho; produtividade no trabalho; iniciativa; presteza; aproveitamento em programa de capacitação; assiduidade; pontualidade; administração do tempo e tempestividade; uso adequado dos equipamentos e instalações de serviço;

aproveitamento dos recursos e racionalização de processos; capacidade de trabalho em equipe.

9 - ROTINAS DO DEPARTAMENTO DE PATRIMÔNIO bens em almoxarifado (registro, controle e inventário); bens móveis em geral (registro, controle e inventário); bens cedidos e em comodatos – cópias dos termos; gestão de veículos e máquinas – arquivamento dos documentos; recomendações (específicas e pontuais).

10 - ROTINAS DO DEPARTAMENTO DE COMPRAS E LICITAÇÕES formalização das requisições – expedir RI da CPL; análise das dispensas e inexigibilidades – check list; análise de processos licitatórios – termo de conferência no final do processo; análise de contratos e convênios – clausulas essenciais; recomendações (específicas e pontuais).

11 - ROTINAS DA TESOURARIA receitas ingressadas, créditos, depósitos, convênios, repasses, e etc... abordagens do fluxo de caixa - saúde financeira do órgão; tesouraria – livro de tesouraria - procedimentos; razão geral – extratos e conciliações bancárias; empenho, liquidação e pagamento; concessão de diárias e adiantamentos; retenções tributárias e consignações; controle de tarifas públicas e execução fiscal; FUNDEB – 60% - 40% - Rendimentos – Conselho; controle de gastos com pessoal; gastos com a frota – avaliação, e etc; serviços básicos de saúde – Fundo Mun. Saúde; receitas e Despesas de Programas; controle de distribuição de medicamentos, exames e etc. recomendações (específicas e pontuais);

análise da eficácia no encaminhamento de documentos ao controle interno: movimento contábil – art. 162 CF; notas de empenhos acompanhadas do processo de pagamento; prestação de Contas Anual e de Convênios e de Adiantamentos; processos Licitatórios Encerrados; cópia da folha mensal em arquivo informatizado; cópia (ou original) de todos os atos administrativos e legislativos; cópia do inventário analítico, e demais documentos determinados pelo

controlador. 12 - ROTINAS DO SETOR DE CONTABILIDADE avaliar as metas fiscais; avaliar os Créditos Suplementares abertos; avaliar as aplicações Financeiras; aferir as retenções e os repasses de recursos que não integra a receita do

município; avaliar a legalidade da despesa, em especial se estão sendo licitadas; aferir os Gastos com pessoal; aferir as Publicações dos Relatórios Exigidos pela LRF; avaliar os Controles Existentes dos Bens Patrimoniais.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS BOTELHO, Milton Mendes. Manual de Controle Interno: Teoria & Prática. Curitiba: Juruá, 2003. BOTELHO, Milton Mendes. Manual de Controle Interno na Administração Pública Municipal. Curitiba: Juruá, 2014. BOTELHO, Milton Mendes. Gestão Administrativa, Contábil e Financeira do Legislativo Municipal. Curitiba, Juruá, Atualizado 2010. BRASIL. Constituição da República Federativa do Brasil, de 5 de outubro de 1988 BRASIL. Lei Complementar n° 101, de 4 de maio de 2000.

DALLARI, Adilson Abreu – Regime Constitucional dos Servidores Públicos, Revista dos Tribunais, 2ª ed. São Paulo, 1990. CARVALHO FILHO. Manual de Direito Administrativo. 19. ed. Rio de Janeiro: Lumen Juris, 2008, p. 551. Di Pietro, Maria Sylvia Zanella. “in” Direito Administrativo, 8ª edição, São Paulo, 1998, Ed. Atlas. Bandeira de Mello, Celso Antonio, “in” Curso de Direito Administrativo, 28ª edição, 2011, São Paulo, Malheiros. http://www.cgu.gov.br/publicacoes/guiapad/Arquivos/ApostilaJurisprudenciaCGU.htm