Sage Brasil Manual TI Escritorios de Contabilidade

8/18/2019 Sage Brasil Manual TI Escritorios de Contabilidade

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MANUAL DE TI PARA

ESCRITÓRIOS DECONTABILIDADE


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SUMÁRIO

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Introdução ............................................................................................................................................................................................. 4

Invista em infraestrutura para tecnologia ................................................................................................................................. 6

Garanta a segurança das informações ....................................................................................................................................12

Conte com um software para a gestão do seu negócio ....................................................................................................16

Fique de olho nas novidades! .......................................................................................................................................................19

Conclusão ...........................................................................................................................................................................................22

Sobre a Sage Gestão Contábil .....................................................................................................................................................23

Sobre a SAGE .....................................................................................................................................................................................24


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INTRODUÇÃO


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INTRODUÇÃO

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Introdução

Este manual foi feito pensando em você: empresário ou liderança em um escritório de contabilidade.

Aqui, iremos explorar as vantagens para o seu negócio em adotar uma boa estratégia de tecnologia da

informação (TI), falaremos sobre algumas ferramentas que tornarão seu dia a dia mais prático e irão otimizar

a gestão do seu trabalho. Mas, principalmente, este e-book pretende demonstrar como a tecnologia é uma

parceira essencial para tornar sua empresa mais eficiente, segura e rentável.

A meta do Manual de TI para Escritórios de Contabilidade é ser um guia para sanar dúvidas e apresentardicas relevantes de um jeito direto, claro e preciso. Então, leia com atenção e, quando terminar, deixe-o ao

alcance das mãos — ou melhor, ao alcance de um clique — para te socorrer assim que a dúvida surgir.

Se mesmo assim algum questionamento permanecer, entre em contato conosco. Boa leitura!


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INVISTA EM

INFRAESTRUTURAPARA TECNOLOGIA


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INVISTA EM INFRAESTRUTURA PARA TECNOLOGIA

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Invista em infraestrutura para tecnologia

Assim como é impossível car para trás na capacitação da sua equipe, nos tipos de serviços oferecidos

por sua empresa ou deixar de fazer um acompanhamento de perto dos concorrentes diretos, a tecnologia

de informação precisa estar sempre dentro do horizonte de investimento de sua empresa. O papel da

contabilidade é controlar toda a movimentação do patrimônio de seus clientes e uma infraestrutura adequada

dá mais segurança para o trabalho ser bem executado. Apostar na TI é garantir ainda a agilidade dos

serviços que você presta, atrair novos clientes mais facilmente, entre outras coisas.

Portanto, seja do ponto de vista dos equipamentos ou dos softwares que sua empresa usa, coloque

como meta estar tão atualizado quanto for possível. Nesse momento, é essencial ter um parceiro

especializado que possa orientar seus investimentos para que cada centavo represente o retorno que

você precisa.

Nada de computadores que só rodam Windows 98 em pleno ano de 2015!

Abaixo, veja algumas dicas sobre cada aspecto da infraestrutura de TI que seu escritório precisa:


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Computadores e periféricos

Antes de ir às compras, você precisa olhar para dentro: qual é a demanda de seu escritório? Quantas

pessoas precisam de uma estação de trabalho informatizada e qual é o papel que cada uma delas cumpre?

Toda compra deve ser uma compra baseada em sua demanda. Portanto, observar o volume do seu banco

de dados, os requisitos de sistema exigidos pelos programas que seu escritório utiliza e o tamanho de suaequipe são aspectos que devem ser levados em conta.

Para além dos computadores e das congurações técnicas das máquinas, é preciso planejar o investimento

levando em consideração os periféricos também. Mouse, teclado, monitores, impressoras, scanners,

nobreaks, suportes para notebooks, etc. A variedade de opções é imensa e isso permite que você direcione

o capital conforme a necessidade.

Por exemplo: há funcionários que visitam muito os clientes ou trabalham também de casa? Para eles,

há notebook tão potentes quanto computadores de mesa (ou mais) e que garantem a total mobilidade

da estação de trabalho. Outra situação: na mesma sala, trabalham quatro pessoas que fazem impressões


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recorrentemente? É melhor investir em um equipamento de impressão mais robusto que possa ser

compartilhado por todos ao invés de uma impressora menor para cada estação de trabalho.

Porém, assim como na maioria da situações da vida, talvez o principal ponto seja: não tomar decisões

precipitadas. Comparar preços, consultar especialistas, fazer um orçamento detalhado, ponderar

possibilidades. Todas essas são ferramentas para minimizar qualquer surpresa ou frustração com seu

investimento.

Softwares

Na hora de fazer investimentos em TI, é muito comum pessoas ou empresas considerarem apenas a parte

de hardware e omitirem a dos softwares. Isto é: pensar apenas nos equipamentos, peças e estruturas

físicas e se esquecerem dos gastos com a infraestrutura virtual, os programas utilizados.

Assim como as peças físicas, os programas de computador são desenvolvidos a partir de um conhecimento

acumulado e possuem diferenças brutais de qualidade variando de acordo com a origem do fornecedor.


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Se alguém que você nunca viu trabalhando na área de frigoríco bater na porta da sua casa oferecendo uma

peça de lé mignon, você certamente não vai comprar. Não importa o preço, você não sabe a procedência

da carne, as condições de manutenção, não faz ideia de que doenças, bactérias ou vírus podem estar naquela

peça.

Com os softwares é possível fazer um paralelo. Sem conhecer a procedência da ferramenta, é difícil

garantir que ela não vá trazer nenhum mal para seus equipamentos físicos. Muito além da questão deordem jurídica, dispensar o uso de softwares piratas é uma medida para preservar a segurança dos seus

equipamentos, dos dados que você possui e um atestado a mais para seus clientes da qualidade dos seus

serviços. Mas junto com o bônus, vem o ônus. Por isso, prepare seu orçamento para investir em softwares

e esteja preparado para fazer comparações e ter paciência na hora de escolher.

Conexão

Nenhum ser humano é uma ilha, tampouco uma empresa, e menos ainda em um nicho como o da

contabilidade, em que a comunicação com os clientes precisa ter uma sincronia milimétrica. Por isso, uma

conexão conável com a internet é parte fundamental dos investimentos em infraestrutura de TI.


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A instalação de uma rede de internet e comunicação interna ecientes requer a contratação de especialistas

que possam fazer um diagnóstico adequado das necessidades de seu escritório. Além da rede em si,

um servidor para o armazenamento dos dados pode ser algo necessário. Muito embora, dependendo do

tamanho do escritório, soluções de cloud computing podem ser uma alternativa (ver capítulo 5). Além disso,

o tamanho do escritório traz consequências para o tipo de licença de banco de dados que será necessária

adquirir.

Equipe de TI

Claro que o negócio da sua empresa é contabilidade e não tecnologia. Mesmo assim, ter pelo menos

um prossional dedicado a cuidar dos problemas técnicos de seu escritório pode ser crucial. Algumas

questões podem simplesmente emperrar a entrega de algum relatório especíco ou até mesmo o acesso

ao computador. Com um prossional dedicado, esses imprevistos podem ser solucionados rapidamente

e reduzem o tempo ocioso da sua equipe por inoperância de sua rede ou de algum problema técnico com

suas máquinas. Mesmo que não seja possível ter um funcionário próprio de TI, manter uma parceria com

uma empresa especializada que possa te oferecer um suporte confiável é uma boa estratégia.


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GARANTA A SEGURANÇADAS INFORMAÇÕES


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GARANTA A SEGURANÇA DAS INFORMAÇÕES

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Garanta a segurança das informações

Informações são o principal ativo do mercado de contabilidade. O monitoramento constante das

movimentações nanceiras de seus clientes estão conadas ao seu escritório e, portanto, é uma questão de

sobrevivência garantir o melhor para quem te contratar.

Se por um lado a tecnologia oferece muita praticidade e mobilidade com os sistemas online de

armazenamento e transferência de dados, por outro é preciso se certicar também que todas as portas

da sua fortaleza digital estão sendo bem guarnecidas. Abaixo, veja alguns pontos que merecem atençãoespecial no quesito segurança da informação:

Política de segurança

Antes de ações especícas em cada frente — física ou virtual — que possam representar ameaças para seu

sistema, é importante estabelecer uma Política de Segurança para seu escritório. Isso signica construir

uma espécie de código interno de conduta e normas que devem ser observadas por todos os empregados.

Lá, você pode colocar tanto orientações em relação ao comportamento particular de cada pessoa na

empresa — como, por exemplo, sempre executar o antivírus ao inserir qualquer mídia removível nas


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máquinas do escritório —, como também parâmetros gerais para toda a equipe — como, por exemplo,

estabelecer a periodicidade semestral para uma grande manutenção técnica geral das máquinas do

escritório.

Antivírus

O antivírus é um software que funciona monitorando os arquivos que entram e saem do seu computador.Com base em uma grande lista de referência de vírus conhecidos, o programa identica ameaças, as

neutraliza e dá opções de exclusão para o usuário. No caso dos escritórios de contabilidade, o

compartilhamento constante de documentos, planilhas e apresentações com os clientes, torna esse um

tipo de programa imprescindível. Há opções gratuitas e outras mais robustas no mercado.

Firewall

É uma função que atua no monitoramento do fluxo de informação dentro do seu computador, mas esse

é direcionado para as ameaças que podem entrar em sua máquina através da internet. Sejam malwares


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ou mesmo suspeitas de invasões, são ambos bloqueados por rewalls. Porém, justamente por monitorar o

fluxo de informação que entra e sai do seu computador, esses programas podem interferir no funcionamento

de outros que enviam dados para servidores remotos a partir da sua máquina. Por isso, é preciso ajustar

as congurações de exceções do rewall para não bloquear programas que não representem ameaças.

Backup

O backup nada mais é do que a cópia de segurança que você faz dos seus dados armazenados nas

máquinas. No caso dos escritórios de contabilidade, é toda a informação que você possui arquivada deseus

clientes e do seu próprio negócio. E por maior que seja o investimento em TI, é preciso estar preparado

para imprevistos. Um HD pode queimar, um servidor sair do ar, uma pasta de DVDs pode desaparecer.

Então, mantenha sempre atualizadas pelo menos duas cópias de segurança de seus dados. Há opções de

armazenamentos virtuais na nuvem (ver capítulo 5) ou pode ser feito em servidores físicos da empresa.


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CONTE COM UM

SOFTWARE PARA AGESTÃO DO SEU NEGÓCIO


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CONTE COM UM SOFTWARE PARA A GESTÃO DO SEU NEGÓCIO

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Conte com um software para a gestão do seu negócio

Para auxiliar na gestão do seu escritório de contabilidade, você precisa de um programa que atenda

especicamente às necessidades de seu negócio, para tornar seu dia a dia mais ágil e liberar todo o

tempo que for possível para você estreitar o relacionamento com seus clientes e encontrar novas

oportunidades de negócio.

Por que meu escritório precisa de um software?

Um sistema de gestão contábil auxilia no acompanhamento automatizado de todos os pormenores da

rotina do escritório. De forma otimizada é possível ter acesso rápido a informações que fazem a diferença

desde a folha de pagamento até a contabilidade interna, por exemplo. Ter esse auxílio garante melhores

resultados e economiza tempo que seria gasto com atividades burocráticas, além de minimizar falhas

humanas já que o lançamento e análise dos dados é feito com auxílio informatizado.

O que ele deve oferecer

O principal ponto que deve ser observado ao escolher um sistema de gestão é: ele atende às necessidades

do seu escritório? Há módulos especícos para os processos mais comuns do dia a dia de trabalho de


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CONTE COM UM SOFTWARE PARA A GESTÃO DO SEU NEGÓCIO

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serviços contábeis, como do controle scal, contábil, folha de pagamento e mesmo controle patrimonial?

Caso a resposta seja positiva, segurança e eciência também têm que entrar na conta. Lembre-se: a

segurança das informações (suas e de seus clientes) é uma questão crucial.

Suporte e treinamento são essenciais

Por m, um suporte técnico atencioso, disponível e capacitado. Por mais amigável e prático que um sistema de gestão possa ser, é natural a necessidade de suporte técnico no período de adaptação ou, em

menor escala, ao longo dos anos. E nada pode ser menos produtivo do que você não poder contar com um

suporte no momento em que mais precisa.

Para minimizar esse “impacto da adaptação” é preciso que o fornecedor do sistema de gestão ofereça

treinamentos aos usuários do software, um treinamento personalizado, que consiga deixar você e seus

funcionários aptos a utilizar todos os módulos do programa no menor tempo possível.


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FIQUE DE OLHONAS NOVIDADES!


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FIQUE DE OLHO NAS NOVIDADES!

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Fique de olho nas novidades!

A essa altura você já percebeu como a tecnologia da informação pode transformar e otimizar completamente

o dia a dia do seu escritório. Mas no mercado de TI é preciso estar atento para as mudanças, pois

elas acontecem mais rápido do que em qualquer outro nicho. Um novo software lançado com uma

funcionalidade diferente, um equipamento que pode agilizar um processo ou mesmo uma nova marca que

ganha conança do mercado rapidamente são possibilidades que não devem passar despercebidas.

É responsabilidade dos prossionais de TI, internos ou terceirizados, manter a empresa atualizada sobre as

melhores soluções disponíveis. Assim como é papel das lideranças cobrar de sua equipe esse olhar ativo

para as novidades que aparecem todos os dias no mercado. Como, por exemplo:

Dispositivos móveis

Até pouco tempo atrás, o desempenho de um notebook não era páreo para os computadores de mesa

(desktop), hoje em dia isso não faz o menor sentido, pois a potencialidade dos dispositivos móveis aponta

para a mesma direção. Seja na evolução das redes de internet sem fio ou na própria capacidade de

processamento dos smartphones, tablets e outros gadgets, cada vez mais usaremos esses dispositivos

móveis também no ambiente corporativo de formas cada vez mais diversas. Softwares que permitem, por


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FIQUE DE OLHO NAS NOVIDADES!

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exemplo, que os clientes façam solicitações remotamente, que acompanhem a saúde nanceira de suas

empresas à distância ou vejam o andamento de tarefas repassadas para os escritórios de contabilidade

pela internet. Já é possível acompanhar tudo pela tela do seu dispositivo.

Cloud computing

O aumento das velocidades de conexão com a internet está trazendo consigo a ampliação dos serviçosde transmissão de dados pela rede. Em outras palavras, cada vez menos empresas estão optando por

armazenar todas as informações em discos rígidos físicos e estão migrando para dentro da “nuvem”,

como é chamado o espaço virtual acessível via internet. Essa tendência, batizada de cloud computing, é a

base de serviços como o Google Drive, o Dropbox e o Microsoft Skydrive. Cautelosas com as informações

estratégicas, o mercado corporativo acompanha de perto as evoluções em sistemas de segurança de

informação desse tipo de serviço. Por enquanto, vale manter um pé atrás em caso de dados altamente

estratégicos, mas não está longe o momento em que pode ser dispensável ter um disco rígido imenso em

sua máquina pessoal — já que comprar alguns terabytes em um servidor na nuvem pode ser muito mais

barato e prático.

http://www.googledrive.com.br/http://www.dropbox.com/http://www.dropbox.com/http://www.googledrive.com.br/


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CONCLUSÃO


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CONCLUSÃO

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Conclusão

Como você pode perceber, esse manual não tem a pretensão de esgotar toda a discussão a respeito da

implementação de soluções de TI em seu escritório de contabilidade. O que nós queremos é alertar você

para a importância dessa preocupação e, claro, apontar alguns caminhos. Sempre que precisar, pode

voltar a esse e-book para solucionar alguma dúvida, ele foi pensado para ser mesmo um manual mais

simples e direto possível. Esperamos que tenha sido útil!


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O Sage Gestão Contábil é a solução para o controle e

gerenciamento das áreas de contabilidade, tributária e folha depagamento. O sistema representa a evolução dos escritórios

de contabilidade para um patamar de prossionalismo e

segurança ainda mais elevados. Esperamos que este e-book

tenha sido mais uma contribuição relevante para os contadores

que nos acompanham no dia a dia.

Sobre a Sage Gestão Contábil

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Sobre a SAGE

A Sage fornece para pequenas, médias empresas, companhias de middle Market

e contadores uma variedadede serviços e softwares para gestão empresarial

que são fáceis de usar, seguros e ecientes. O objetivo é ajudar os clientes desde

contabilidade, recursos humanos e folha de pagamento a planejamento dos recursos

da empresa, gerenciamento de relacionamentos com clientes e pagamentos. Os

clientes da Sage recebem orientação e suporte contínuos por meio de uma redeglobal de especialistas em cada unidade da empresa, que prestam assistência para

a resolução de problemas nos negócios, dando a eles a conança necessária para

conquistar seus objetivos. Fundada em 1981, a Sage entrou na Bolsa de Valores de

Londres em 1989 e em 1999 na FTSE 100, índice das cem empresas listadas na

Bolsa de Londres com o maior valor de mercado. A Sage tem milhões de clientes e

cerca de 13 mil colaboradores em 23 países, incluindo Reino Unido e Irlanda, Europa

Continental, América do Norte, África do Sul, Austrália, Ásia e Brasil. A Sage chegou ao

Brasil em 2012 com a aquisição das empresas IOB, Folhamatic, EBS e Cenize, além

de já atuar no país com a operação da SageXRT desde 2007.

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