Implantacao de Escritorios de Projetos Em Organizacoes Publicas
Transcript of Implantacao de Escritorios de Projetos Em Organizacoes Publicas
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Implantao de Escritrios de Projetos Em organizaes pblicas
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Programao
Escritrio de
Projetos
Projetos na instituio
Sucesso, maturidade
& excelncia
Histrico Tipos & Funes
Implantao
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Para exercer controle:
Monitorar - acompanhar o desenvolvimento, a implantao em busca de possveis desvios no padro;
Analisar - significa investigar o contexto dos dados
coletados, entender seus efeitos e suas causas;
Avaliar - necessita das duas atividades anteriores para ser efetiva. Somente aps a coleta dos dados e
do seu exame que pode ser apreciado e atribudo um
conceito.
... fiscalizao exercida sobre a atividade de pessoas, rgos ou departamento, ou sobre produtos, etc., para que tais atividades ou produtos no desviem das normas preestabelecidas. (Dicionrio Aurlio)
1. Projetos num contexto corporativo
Conceito de controle
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1. Projetos num contexto corporativo
Gesto do processo de mudana
4
Segundo Henry Mintzberg
a flexibilidade fundamental para a
estratgia, uma vez que ela no um
fim em si mesma e que mudanas no
contexto organizacional podem
provocar alteraes nas mais slidas
das estratgias.
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1. Projetos num contexto corporativo
5
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1. Projetos num contexto corporativo
Funo do controle
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1. Projetos num contexto corporativo
Projeto como um instrumento de controle
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1. Projetos num contexto corporativo
Conceitos de projeto
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... projeto deve ser definido como uma atividade multifuncional , pois o papel do gerente tem-se tornado
mais o de integrador do que o de um especialista. Assim, a gesto de projetos pode ser definida como o planejamento,
a programao e o controle de uma srie de tarefas integradas de forma a atingir seus objetivos como xito,
para benefcio dos participantes dos projeto. (Kerzner, 2006)
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1. Projetos num contexto corporativo
Estrutura organizacional e os projetos
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EXECUO
NVEL
OPERACIONAL
NVEL
INTERMEDIRIO
NVEL
INSTITUCIONAL
PRESIDENTE /
DIRETORES
GERENTES
SUPERVISORES
FUNCIONRIOS
FINANAS PRODUO RH
DEPARTAMENTALIZAO
VER
TIC
ALIZ
A
O
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1. Projetos num contexto corporativo
Escritrio de Projetos como catalisador de cultura
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Como contribuir para implantao de cultura de projetos na organizao?
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2. Sucesso, maturidade & excelncia
Definio de sucesso em projetos
Para empreendermos uma jornada fundamental a clareza sobre o destino. Em gesto de projetos tambm
importante a compreenso do objetivo e a definio, com exatido, do sucesso na iniciativa.
Como voc definiria SUCESSO de um projeto?
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Definio de sucesso em projetos
Primeiras definies do termo sucesso
Definies modernas de sucesso
Produto entregue de
forma adequada
Concluso no prazo, no custo e com a
qualidade definida pelo cliente
Fatores primrios: Produtos: no tempo,
na qualidade e no custo
Fatores secundrios: Incluso /
Expectativas dos clientes
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2. Sucesso, maturidade & excelncia
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Conceito de maturidade em gesto de projetos
Maturidade o desenvolvimento de sistemas e processos que so por natureza repetitivos e garantem uma alta probabilidade de que cada um deles seja um sucesso.
Entretanto, processos e sistemas repetitivos no so, por si s, garantia de sucesso. Apenas aumentam a sua
probabilidade. (Kerzner, 2006)
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2. Sucesso, maturidade & excelncia
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Fases do ciclo de vida para maturidade em GP
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EMBRIONRIA
ACEITAO PELA
GERNCIA EXECUTIVA
ACEITAO PELOS
GERENTES DA REA
CRESCIMENTO
MATURIDADE Fases do ciclo de vida para
maturidade em GP
Reconhecer: necessidade; benefcios.
Apoio formal dos executivos; Mudar a maneira de gesto.
Apoio formal dos gerentes da rea; comprometimento dos gerentes de rea.
Metodologia de gesto de projetos;
Comprometimento com o planejado; Software de GP .
Sistema de controle de custo e
programao; integrar o controle
de custos e da programao.
2. Sucesso, maturidade & excelncia
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Fases do ciclo de vida para maturidade em GP
Se no documentar as lies aprendidas, a organizao pode rapidamente regredir a maturidade para imaturidade
em gesto de projetos. O conhecimento perdido, e os erros do passado se repetem.
(Kerzner, 2006)
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2. Sucesso, maturidade & excelncia
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Modelos de maturidade em gesto de projetos
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Kerzners PMMM - Project Management Maturity Model
CMMI - Capabilit Maturity Model Integration
Modelo OPM3 - Organizational Project Management Maturity Model
Modelo de Maturidade em Gerenciamento de Projetos
2. Sucesso, maturidade & excelncia
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Excelncia em gesto de projetos
A excelncia em projetos requer um fluxo
contnuo de projetos gerenciados com
sucesso.
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As decises tomadas em cada projeto considerem os interesses do projeto
e da instituio como um todo.
A concluso prematura de um projeto, sob as circunstncias adequadas, pode ser vista como bem sucedida...
(Kerzner, 2006)
2. Sucesso, maturidade & excelncia
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3. Histrico dos escritrios de projetos
1950 - 1990
1990 - 2000
2000 - atualidade
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Escritrio de projetos: 1950 - 1990
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Equipe de projetos destinada a trabalhar com um projeto especfico, geralmente de grande porte;
A proposta era aproximar a organizao do cliente dedicando um estrutura especialmente para ele;
As despesas operacionais do escritrio de projetos no eram consideradas como extrema importncia;
As nicas pessoas treinadas e que realmente compreendiam a gesto de projetos eram os membros do escritrio;
Na dcada de 80 mais pessoas foram capacitadas em GP e os custos do EP passaram a ser considerados.
3. Histrico dos escritrios de projetos
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Escritrio de projetos: 1990 - 2000
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As prticas de gesto de projetos passaram a ser utilizadas em outras reas de conhecimento;
A gesto de projetos passa a ser integrada e compatvel com os sistemas de gratificao;
Reconhecimento da GP como profisso pela organizao fortalecimento do PMP;
O escritrio de projetos passa a ser conhecido como centro de excelncia (COE center of excellence) em gesto de projetos fornecimento de informaes.
3. Histrico dos escritrios de projetos
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Escritrio de projetos: 2000 momento atual
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Atualmente o escritrio de projetos tem a responsabilidade de manter toda a propriedade intelectual relativa a gesto de projetos e de ativamente sustentar o planejamento estratgico da corporao;
O escritrio de projetos est a servio da organizao no mais a um projeto ou cliente especficos;
Grande valorizao da GP e do EP pela alta administrao;
Integrao e suporte a sistemas de comunicao (sistemas GP; intranet; portais; banco de dados; etc.).
3. Histrico dos escritrios de projetos
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Escritrio de projetos: 2000 momento atual
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Benefcios do EP durante os ltimos dez anos: Padronizao de operaes; Decises baseadas na corporao como um todo; Melhor capacidade de planejamento (alocao de
recursos); Acesso mais rpido a informao de maior qualidade; Menos necessidades de reestruturao; Priorizao mais realista do trabalho.
3. Histrico dos escritrios de projetos
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Tipos de um escritrio de projetos - PMI
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4. Tipos & funes de um EP
Nvel 1 Escritrio de controle
de projetos Estao
meteorolgica
Nvel 2 Escritrio de suporte
a projetos Torre de controle
Nvel 3 Escritrio estratgico
de projetos Pool de Pilotos
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Tipos de um escritrio de projetos - PMI
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ALTA ADM
DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO
SETOR
SETOR
SETOR
SETOR COMIT GESTOR
GESTOR DO PROJETO
SUBPROJETO SUBPROJETO
EP NVEL 1
EP NVEL 2
EP NVEL 3
PROJETO
4. Tipos & funes de um EP
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Funes de um escritrio de projetos - PMI
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Nvel 1 Escritrio de controle de projetos
Monitoramento de atributos fundamentais para os projetos: progresso fsico, custo, tempo e riscos;
Elaborao de relatrios gerenciais; Gerenciamento de uma base de informaes
histrica sobre os projetos; Monitoramento dos produtos gerados pelos
projetos.
4. Tipos & funes de um EP
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Funes de um escritrio de projetos - PMI
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Nvel 2 Escritrio de suporte a projetos
Contempla as funes do escritrio de controle; Realiza auditorias nos processos de gerenciamento de projetos; Realiza treinamentos em gerenciamento de projetos; Tem foco nas unidades e alinha os projetos as prioridades do setor; Gerenciamento de recursos entre os projetos; Desenvolve e padroniza ferramentas de gerenciamento; Controla e armazena lies aprendidas e outras informaes
geradas pelos projetos; Assessora os gerentes de projetos nas atividades de gesto (mentor
dos projetos); Referncia metodolgica e conhecimentos sobre gerenciamento de
projetos.
4. Tipos & funes de um EP
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Funes de um escritrio de projetos - PMI
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Nvel 3 Escritrio de estratgico de projetos
4. Tipos & funes de um EP
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Funes de um escritrio de projetos - PMI
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Nvel 3 Escritrio de estratgico de projetos
Contempla as funes do escritrio de suporte; Nvel corporativo; Alinhamento dos projetos a estratgia da organizao; Identificao, priorizao e seleo dos projetos; Implantao e manuteno de um sistema de informaes sobre
gerenciamento de projetos; Gerenciamento de recursos (nvel corporativo); Educao continuada dos gerentes de projetos; Centro de gesto de conhecimento de projetos na organizao; Desenvolvimento profissional e dos planos de carreira dos
profissionais de gerenciamento de projetos da organizao.
4. Tipos & funes de um EP
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Tipos de um escritrio de projetos - Kerzner
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Situa-se em uma rea ou unidade da organizao, seu foco principal gerenciar um conjunto crtico de recursos.
Objetiva um melhor gerenciamento e comunicao com clientes. Na prtica funciona como um organizao dentro da organizao.
Atende toda a organizao e concentra-se em questes estratgicas e corporativas e no em assuntos funcionais.
4. Tipos & funes de um EP
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Estrutura bsica de um escritrio de projetos
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GERENTE DO ESCRITRIO DE PROJETOS
GERENTE DE PROJETOS [execuo]
CONSULTOR DE PROJETOS
[assessoria] ESPECILISTA NA METODOLOGIA
[mentor]
4. Tipos & funes de um EP
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Premissas bsicas
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5. Implantao de um EP
POR ONDE COMEAR?
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Premissas bsicas
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Clareza sobre a necessidade do escritrio de projetos: por que precisamos de um EP?;
O escritrio de projetos no garantia de sucesso nos projetos;
A implantao dever ser participativa incorporando, de fato, a viso das partes interessadas;
As partes interessadas devem estar niveladas conceitualmente;
A comunicao vital para o sucesso da nova unidade; Apoio da chefia e da alta administrao: o conceito deve
estar claro; A implantao do escritrio de projetos um projeto.
5. Implantao de um EP
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Projeto de implantao do escritrio de projetos
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Ciclo de vida do projeto
5. Implantao de um EP
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Projeto de implantao do escritrio de projetos
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5. Implantao de um EP
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1. DIAGNSTICO SOBRE A GESTO DE PROJETOS
AM AP BA CE GO MA MG MS MT PA PE PR RO RS SC SEMDIAGERAL
Srie2 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5
Srie1 1,52 1,82 1,14 1,62 1,19 1,59 1,31 2,04 2,21 1,54 2,09 1,35 1,26 1,63 1,35 2,11 1,57
0
0,5
1
1,5
2
2,5
3
3,5
4
4,5
5
NVEL DE MATURIDADE EM GESTO DE PROJETOS
5. Implantao de um EP
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1. DIAGNSTICO SOBRE A GESTO DE PROJETOS
Baixa maturidade em gesto de projetos.
Inexistncia de metodologia padronizada.
No existe acmulo de experincias
compartilhadas sobre projetos.
Desnivelamento entre os servidores da
organizao.
Desconhecimento da metodologias e
ferramentas sobre gesto de projetos.
Projetos geridos de forma amadora e
desarticulada.
Baixa capacidade de realizao dos projetos.
Resistncia a mudana.Viso enviesada do
controle.
Baixo interesse dos servidores em trabalhar
com projetos.
Deficincias no planejamento.
Fragilidade dos processos formais de avaliao de projetos.
Falta de comunicao entre as reas.
Fragmentao da informao entre as
diversas reas.
Viso setorial dos servidores e gestores da
instituio.
Dificuldade de implantao novos modelos de gesto.
Isolamento entre as unidades da instituio.
Descrdito da gesto de projetos entre servidores e
lideranas.
Inexistncia de cultura de desenvolvimento de
projetos.
Desmotivao dos sevidores.
Valorizao do esforo e detrimento dos resultados ou planejamento.
Viso imediatista (curto prazo).
Desconhecimento das iniciativas e dos
projetos das unidades.
Dificuldade do pessoal vencer barreiras
externas ao seu setor.
Fragilidade nos canais de comunicao
internos.
Baixo interesse dos servidores em trabalhar
com projetos.
Inexistncia de cultura de desenvolvimento de
projetos.
Valorizao do esforo e detrimento dos resultados ou planejamento.
5. Implantao de um EP
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2. METODOLOGIA DE GESTO DE PROJETOS
5. Implantao de um EP
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3. ARQUITETURA DO ESCRITRIO DE PROJETOS
GES
TO
EST
RA
TG
ICA
ASS
ESSO
RIA
AP
REN
DIZ
AD
O
INFO
RM
A
O
PARTES INTERESSADAS
RELATRIO DE MONITORAMENTO DOS INDICADORES
RECURSOS HUMANOS /MATERIAIS / FINANCEIROS
Assessorar a elaborao
dos projetos de captao de recursos
Estimular a participao colaborativa nos projetos
Prover informaes estratgicas e gerenciais
para os gestores
Compartilhar os
aprendizados da rede de
gesto
Promover aes de
capacitao em gesto de
projeto
Assessorar o processo de captao de
recursos
Assessorar a utilizao do
GEPnet
Assessorar as equipes de
projetos em atividades de
gesto
Agilizar os processos de
aquisies
Prospectar linhas de
financiamento
Desenvolver e manter
atualizada a metodologia de
gesto de projetos
Gerenciar repositrio de informaes relativas aos
projetos
Manter um sistema para discusso e
proposio de idias
Gerir os recursos do EP I DTEC
Monitorar os indicadores do
EP I DTEC
MGP-DITECATUALIZADA
FONTESFINANCIAMENTO
MGP-DITECATUALIZADA
REPOSITRIOATUALIZADO
REPOSITRIOATUALIZADO
REPOSITRIOATUALIZADO
AMBIENTE VIRTUAL
RECURSOS HUMANOS /MATERIAIS / FINANCEIROS
ATENDIMENTOEQUIPE
ATENDIMENTOEQUIPE
ATENDIMENTOEQUIPE
ATENDIMENTOEQUIPE
ATENDIMENTOEQUIPE
INFORMAES INFORMAESEVENTOS
CAPACITAOAMBIENTE
VIRTUAL
EXECUTOR PESQUISADOR ARTICULADOR
Monitorar a implantao do
Plano Estratgico da
DITEC
Definir as diretrizes, polticas e
estratgias da DITEC
Difundir informaes
sobre a gesto estratgica da
DITEC
INFORMAES INFORMAES PLANO ESTRATGICO DITEC
Desenvolver metodologia de
gesto da estratgia da
DITEC
Gerenciar repositrio de informaes relativas
gesto estratgica
MGP-DITECATUALIZADA
REPOSITRIOATUALIZADO
REDE GESTOSetec (27)
REDE GESTOINI
REDE GESTOUtec (23)
REDE GESTONutec (2)
REDE GESTOINC
REDE DE
GESTO
EP
MAPA DOS OBJETIVOS DO ESCRITRIO DE PROJETOS
Profissionalizar a gesto dos projetos.
Apoiar na captao de recursos.
ESTRUTURAR TODOS OS PROCESSOS DO ESCRITRIO
DE PROJETOS.
DOTAR O ESCRITRIO DE PROJETOS DE EQUIPE
QUALIFICADA E SUFICIENTE PARA CUMPRIMENTO DE
SUAS FUNES.
CRIAR UMA INFRAESTRUTURA CENTRAL
E DEDICADA PARA O ESCRITRIO DE PROJETOS.
OBJETIVOS FINALSTICOS
OBJETIVOS ESTRUTURANTES
Atuar de forma integrada e em rede com as unidades
da Criminalstica e da Identificao.
Prover informaes sobre os projetos.
Apoiar gestores e servidores na realizao de projetos no mbito da Criminalstica e da Identificao, contribuindo
para a melhoria de sua eficincia e eficcia.
Difundir a cultura de gesto de projetos.
DESENVOLVER A GESTO DO ESCRITRIO DE
PROJETOS.
EQUIPE DE
TRABALHO CONS
ULTO
RIA
EXTE
RNA
EPIFNDE
GERENTE DO
ESCRITRIO DE
PROJETOS
5. Implantao de um EP
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4. PLANO DE DIVULGAO ESCRITRIO DE PROJETOS
5. Implantao de um EP
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5. NORMA DE FUNCIONAMENTO DO EP
5. Implantao de um EP
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6. INDICADORES DE GESTO DO EP
5. Implantao de um EP
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7. DEFINIO DE EQUIPE
5. Implantao de um EP
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Objetivo: tornar o escritrio de projetos conhecido na organizao, sua misso, funes e seus principais benefcios. Atividades: Produzir as peas publicitrias definidas do plano de
divulgao do escritrio de projetos; Executar a divulgao do escritrio de projetos.
8. LANAMENTO DO ESCRITRIO DE PROJETOS
5. Implantao de um EP
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9. CAPACITAO INTERNA ESCRITRIO DE PROJETOS
10. REPASSE METODOLGICO
5. Implantao de um EP
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11. PROGRAMA DE CAPACITAO TCNICA
MAPEAMENTO DOS MACRO PROCESSOS
MAPEAMENTO DAS
COMPETNCIAS
ELABORAO DO PLANO DE
CAPACITAO
GERENCIAMENTO DA IMPLANTAO
ELABORAO DE RELATRIO DE
EXECUO
5. Implantao de um EP
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12. SUPORTE TCNICO S ATIVIDADES DO ESCRITRIO NA GESTO DOS PROJETOS
5. Implantao de um EP
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13. AUDITORIA ATIVIDADES DE GESTO DE PROJETOS
Analisar o
Roteiro de
auditoria.
Agendar
reunies de
auditoria.
Realizar
auditoria.
Enviar Relatrio
ao gestor.
RELATRIO DE
RECOMENDAES
DE GESTO
AGENDA DE
AUDITORIA
Selecionar os
projetos foco da
auditoria.
Realizar
monitoramento
do ndice GEOR.
NDICE GEOR
SGE RECOMEN-
DAES DOS GERENTES
LISTA DE
PROJETOS SELECIONADOS
SGE PLANILHA
NDICE GEOR
ROTEIRO DE AUDITORIA
Sistematizar
ndice GEOR
dos projetos.
NDICE GEOR DOS PROJETOS
NDICE GEOR
CONSOLIDADO
Auditar os processos de gesto de projetos.
14. AUDITORIA ATIVIDADES ESCRITRIO DE PROJETOS
5. Implantao de um EP
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15. PESQUISA DOS INDICADORES
16. RESULTADOS DO ESCRITRIO DE PROJETOS
5. Implantao de um EP
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Bibliografia
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