SIO/ESTA - Plano de Preservação Digital (PPD) - CRIA

Plano de Preservação Digital CRIA - Centro de Recuperação e Integração de Abrantes

CRIA

Centro de Recuperação e Integração de Abrantes

AUTORES 13286 - Natércia Oliveira

13291 - Tânia Pita 13310 - Mário Mineiro

2010

ESCOLA SUPERIOR DE TECNOLOGIA DE ABRANTES INSTITUTO POLITÉCNICO DE TOMAR

Tecnologias de Informação e Comunicação

Plano de Preservação Digital CRIA – Centro de Recuperação e Integração de Abrantes

AUTORES 13286 - Natércia Oliveira

[email protected]

13291 - Tânia Pita [email protected]

13310 - Mário Mineiro [email protected]

DOCENTES Francisco Lopes – ESTA/IPT Joaquim Pombo - ESTA/IPT

CO-ORIENTADOR Dra Vanda Grácio– Directora Executiva/CRIA

SUMÁRIO O Plano de Preservação Digital do Centro de Recuperação e Integração de Abrantes (CRIA) é um

documento onde se faz o diagnóstico dos Sistemas de Informação (SI) electrónicos utilizados por

diversas áreas orgânico-funcionais e de resposta social da instituição e os Objectos Digitais (OD)

produzidos pelos mesmos SI e a onde se apontam medidas concretas e recomendações com vista à

preservação a médio/longo prazo desses sistemas, seja por razões administrativas, seja por razões

históricas

2010

mailto:[email protected]



PPD – Plano de Preservação Digital

Sistemas de Informação nas Organizações III

Agradecimentos

Agradecemos o apoio das diversas pessoas do CRIA que forneceram as imprescindíveis informações para o levantamento de requisitos deste trabalho. Agradecemos ainda colaboração e orientações do Dr. Mário Sant'Ana, do Dr. Luís Corujo e da Dra. Clara Carvalho da Direcção-Geral de Arquivos e também aos professores Francisco Lopes e Joaquim Pombo, e ainda aos nossos colegas e amigos que de diferentes maneiras contribuíram para a conclusão deste trabalho.

A todos o nosso sincero obrigado!


Sistemas de Informação nas Organizações IV

RESUMO

As Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC) estão cada vez mais presentes na sociedade actual. Associado a isso, a proliferação de documentos digitais nos meios mediados pelas novas tecnologias cresce rapidamente. No entanto, a contínua evolução desses meios pode tornar a informação rapidamente obsoleta. Assim, para que ela seja sempre acessível, torna-se necessário preservar não apenas o suporte, mas criar condições para que o hardware e o software garantam o acesso ao suporte e respectivos documentos, a fim de que as informações produzidas hoje possam ser acedidas futuramente, visto que são frutos da produção social, cultural e científica da humanidade.

Este documento foi elaborado no âmbito da disciplina de Sistemas de Informação nas Organizações, e reúne diversa informação coligida (identificada pelos respectivos autores e/ou fontes) de forma a contextualizar as práticas de preservação digital e respectivo Plano de

Preservação Digital, e a onde se aborda o estado da arte da preservação de objectos digitais na perspectiva da sua preservação de longo prazo. São enunciadas as práticas e as diversas estratégias tidas actualmente como as mais adequadas para se obviar à fragilidade física dos suportes e à vulnerabilidade do meio digital, assim como a perdas inerentes à preservação de recursos nos mais diversos meios e formatos. Assim, este documento está dividido em duas partes principais: a primeira refere o estado da arte e exposição teórica da Preservação Digital e a segunda parte descreve o Plano de Preservação Digital do Centro de Recuperação e Integração de Abrantes (PPD/CRIA) e respectivos anexos e ainda também como anexo o protótipo de Regulamento de Conservação Arquivística do CRIA.

Palavras-chave: Preservação Digital, Plano de Preservação Digital, PPD, Estratégias de preservação,

Documentos de Arquivo Electrónico, DAE


Sistemas de Informação nas Organizações V

ÍNDICE

PARTE I

Introdução .......................................................................................................................................... 9

Preservação digital ....................................................................................................................... 10

Estado da Arte .......................................................................................................................................... 11

Documentos digitais .......................................................................................................................... 12

Âmbito da Preservação Digital ........................................................................................................... 13

O ciclo de vida do documento ............................................................................................................. 13

Estado da Situação .................................................................................................................................. 14

A Europa e a Preservação Digital.................................................................................................. 15

RODA – Repositório de Objectos Digitais Autênticos ........................................................... 15

Estratégias de Preservação Digital ................................................................................................... 16

Os Metadados ....................................................................................................................................... 19

Formatos de preservação ................................................................................................................ 19

Considerações ...................................................................................................................................... 23

Transferência de Suporte ................................................................................................................ 24

Técnicas de Preservação Digital ................................................................................................... 25

Tipos de Suportes de Armazenamento ........................................................................................... 27

Conclusão ......................................................................................................................................... 29

Bibliografia ...................................................................................................................................... 30


Sistemas de Informação nas Organizações VI

PARTE II

Plano de Preservação Digital ....................................................................................................... 1

1. Introdução ................................................................................................................................. 1

1.1. Objectivo ......................................................................................................................................... 1

1.2. Âmbito .............................................................................................................................................. 1

1.3. Valores ............................................................................................................................................. 2

2. Caracterização Geral do CRIA ............................................................................................. 3

2.1. Missão do CRIA ............................................................................................................................. 4

2.2. Organização do CRIA .................................................................................................................. 4

3. Metodologia de Trabalho ..................................................................................................... 5

3.1. Fase 1: Levantamento de requisitos ..................................................................................... 5

3.1.1. Requisitos .................................................................................................................................. 5

3.2. Fase 2: Levantamento e Identificação dos SI .................................................................... 6

3.2.1. Sistemas de Informação do CRIA: .................................................................................... 7

3.3. Fase 3: Caracterização e Avaliação arquivística dos SI ................................................. 7

3.4. Fase 4: Caracterização tecnológica e Avaliação dos SI .................................................. 8

3.5. Fase 5: Planeamento da estratégia de preservação ....................................................... 8

3.5.1. Procedimentos Práticos ....................................................................................................... 8

3.5.2. Estratégias de Preservação ................................................................................................. 9

3.5.3. Armazenamento e Cópias de Segurança ..................................................................... 13

3.5.4. Segurança ............................................................................................................................... 13

3.5.5. Implementação do PPD ..................................................................................................... 14

3.5.6. Recomendações gerais ...................................................................................................... 16

4. Considerações Finais .......................................................................................................... 17

5. Anexos ..................................................................................................................................... 18

5.1. Anexo 1 – Plano de Classificação Documental do CRIA ............................................. 19

5.2. Anexo 2 – Regulamento de Conservação Arquivística ............................................... 26

5.2.1. Apêndice I – Tabela de Selecção (Protótipo) ............................................................ 29

5.2.2. Apêndice II – Auto de Entrega e Guia de remessa .................................................. 36

5.2.3. Apêndice III ............................................................................................................................ 38

5.3. Anexo 3 - Tabela de Selecção (Conservação Objectos Digitais) .............................. 39

5.4. Anexo 4 - Folha de Levantamento de Documentos Digitais ..................................... 46

5.5. Anexo 5 – Glossário .................................................................................................................. 58


Sistemas de Informação nas Organizações VII

ÍNDICE DE ILUSTRAÇÕES

Esquema 1 - Ciclo de Vida de um Documento ................................................................................... 14

Esquema 2 - Grupos de Estratégias de Preservação Digital (adaptado) ................................ 18

Esquema 3 - Organograma CRIA (Jun2010) ......................................................................................... 4

Figura 1 - Abstracto sobre documentos digitais (Fonte: Google Imagens 2010) ................ 10

Figura 2 - Abstracto de tecnologia analógica (fonte: Google Imagens) ................................... 20

Figura 3 - Abstracto Formatos de Ficheiros ...................................................................................... 22

Figura 4 - Transferência de Suporte ..................................................................................................... 24

Tabela 1- Classificação de formatos de arquivo pelo conteúdo ................................................. 22

Tabela 2- Vantagens e Desvantagens das estratégias de Preservação .................................... 25

Tabela 3 - estratégias de preservação no fluxo dos OD .................................................................... 9

Tabela 4 - Relevância dos requisitos de preservação dos Documentos ................................. 10


Sistemas de Informação nas Organizações VIII

LISTA DE SIGLAS E ABREVIATURAS

AdmSI Administração de Sistemas de Software CENL Conference of European National Libraries CIFS/SMB Server Message Block/Common Internet File System CRIA Centro de Recuperação e Integração de Abrantes DAE Documentos de Arquivo Electrónico DGARQ Direcção-Geral de Arquivo MIT Michigan Institute of Technology MoReq Model Requirements for the Management of Electronic Record NEDLIB Networked European Deposit Library NFS Network File System OASIS Open Archival Information System OCLC Online Computer Library Center OD Objectos Digitais PCD Plano de Classificação Digital PPD Plano de Preservação Digital RODA Repositório de Objectos Digitais Autênticos SI Sistemas de Informação TI Tecnologias de Informação TIC Tecnologias de Informação e Comunicação


Sistemas de Informação nas Organizações IX

INTRODUÇÃO

O presente documento pretende explicar o que é a preservação digital, e visa dar também uma linha de orientação e algumas recomendações para o Centro de Recuperação e Integração de Abrantes, para que produza e dependa, em maior ou menor percentagem, de informação criada e mantida electronicamente. Essa orientação servirá para que a organização em causa possa tomar medidas que possam garantir as condições materiais mínimas para preservar informação digital, durante o período pelo qual a organização dela necessite.

A invenção da escrita incutiu no homem a preocupação pela preservação dos artefactos que resultam de processos intelectuais e criativos do ser humano. A preservação desses artefactos permite que gerações futuras possam compreender e contextualizar a história e a cultura dos seus povos. Os museus, as bibliotecas e os arquivos assumem neste contexto um papel determinante, responsabilizando-se pela preservação e longevidade desses artefactos.

Actualmente a maioria da produção intelectual é realizada com o auxílio de ferramentas digitais. A facilidade com que o material digital pode ser criado e disseminado através das redes de comunicação e a qualidade dos resultados obtidos são factores determinantes para a adopção deste tipo de ferramentas.

Contudo, o material digital trás um problema estrutural que coloca em risco a sua longevidade. Embora um documento digital possa ser copiado infinitas vezes sem qualquer perda de qualidade, este exige a presença de um contexto tecnológico para que possa ser consumido de forma inteligível por um ser humano. Esta dependência tecnológica torna-o vulnerável à rápida obsolescência a que geralmente a tecnologia está sujeita.

A obsolescência tecnológica não se manifesta somente ao nível dos suportes físicos. No domínio digital, todo o tipo de material tem obrigatoriamente de respeitar as regras de um determinado formato. Isto permite que as aplicações de software sejam capazes de abrir e interpretar adequadamente informação armazenada. À medida que o software vai evoluindo, também os formatos por ele produzidos vão sofrendo alterações.

É bastante comum encontrar aplicações de software capazes de carregar os ficheiros produzidos por versões anteriores dessa mesma aplicação. No entanto, essa capacidade raramente vai além das duas versões precedentes.

Compreende-se assim que actualmente seja urgente a implementação de técnicas com o intuito de garantir a perenidade e a acessibilidade á informação digital, já que cada vez mais as organizações utilizam e dependem da informação digital que produzem.

Denomina-se então por preservação digital o conjunto de actividades ou processos responsáveis por garantir o acesso continuado a longo prazo à informação e restante património cultural existente em formatos digitais.

A preservação digital consiste na capacidade de garantir que a informação digital permanece acessível e com qualidades de autenticidade suficientes para que possa ser interpretada no futuro recorrendo a uma plataforma tecnológica diferente da utilizada no momento da sua criação.

Ao longo dos últimos anos, foram criados muitos projectos e iniciativas que contribuíram para a construção da base de conhecimento que actualmente suporta o domínio científico da preservação digital. Desses projectos resultaram ideias, conceitos e estratégias que conduziram ao reconhecimento universal do problema e à elaboração de possíveis soluções.


Sistemas de Informação nas Organizações X

PRESERVAÇÃO DIGITAL

A preservação digital segundo Thomaz e Soares (2004 Task Force on Archiving of Digital Information, 1996), preservação digital é a capacidade de manter a integridade e a acessibilidade da informação digital por longo prazo.

Esta preservação da integridade e acessibilidade não se limita, apenas, a proteger a informação digital contra o acesso não autorizado, mas, também, contra o uso inadequado resultante da má interpretação ou má representação da informação por parte dos sistemas computacionais.

No ambiente digital, encontra-se o termo preservação a longo prazo. Entende-se neste contexto, como longo prazo, o espaço de tempo determinado pelo acesso continuado aos recursos digitais ou à informação neles contidos por período indeterminado.

Saramago (2004) entende que em ambiente digital, os recursos sofrem transformações cujos resultados nem sempre são fáceis de controlar. Por este motivo deve ser criado um histórico da mudança ao longo do tempo. Assim, compreende-se que preservação digital a longo prazo possa ser definida como aquela que tem por objectivo principal garantir que a autenticidade e integridade de documentos sejam recompostas.

Actualmente, o software, o hardware e os suportes de armazenamento onde está reunido o conteúdo dos arquivos em geral, são constantemente substituídos por novas gerações que, no final, se tornam incompatíveis com suas predecessoras.

Ao definir documento digital, Innarelli (2006) explica que é a informação registada, armazenada fisicamente em suportes digitais através de bits que podem ser visualizadas com o auxílio de microcomputadores e softwares específicos.

Actualmente a sociedade de informação facilita a criação de uma quantidade de dados informações e documentos imensa, o mesmo acontece com a perda dessas informações, pois a humanidade ainda não tem prática e nem experiência para a memória electrónica/digital. Isso é apontado por Innarelli (2006): “a humanidade já está perdendo documentos digitais, pois as médias digitais como disquetes, CD’s, fitas DAT, entre outros, estão sendo consumidas pelo tempo e pela obsolescência [...].”

A preocupação pela preservação dos documentos digitais também é relatada por Rondinelli (2002), que considera os documentos electrónicos constantemente ameaçados pela fragilidade do suporte e pela obsolescência tecnológica.

Nesse cenário, as todas as organizações são responsáveis por manter os documentos acessíveis a todos os que possam interessar.

Figura 1 - Abstracto sobre documentos digitais (Fonte: Google Imagens 2010)


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ESTADO DA ARTE

As Tecnologias de Informação (TI) são, actualmente, o principal suporte para a produção e armazenamento de informação. A tecnologia é cada vez mais utilizada pelas organizações, facto que tende a aumentar. Informação de diversos tipos, seja ela de apoio à decisão, operacional, comprovativa, ou qualquer outra, é produzida e mantida electronicamente dependendo de um sistema intermediário composto pelo software e hardware que contribuíram para a sua criação e, naturalmente, indispensáveis para recuperar e utilizar essa informação.

Contudo é impossível ter acesso a recursos digitais sem assegurar a existência de sistemas de hardware e software compatíveis pois ao contrário do documento impresso, o documento electrónico para ser lido necessita de apoio tecnológico.

A combinação destes factores torna impossível a sobrevivência dos recursos digitais sem uma atenção constante. Um texto digital não pode ser deixado ao abandono durante anos e voltar a ser lido sem intervenção humana.

Todas as variáveis devem ser equacionadas face à mudança tecnológica:

A rapidez da mudança é uma característica das tecnologias da informação digital. Esta rapidez significa que todos os passos dados na busca da estabilidade e permanência estão também em risco de se tornarem obsoletos, até mesmo antes de serem adoptados.

Os regimes de propriedade intelectual encorajam privatizações de vários tipos, incluindo a restrição do acesso à informação, p. ex., através da criação de sistemas proprietários que permitem encriptar e esconder a informação a utilizadores que não estão autorizados a aceder ao sistema, até que a informação perca o seu valor comercial.

A quantidade de trabalho criado na forma digital ameaça ultrapassar as nossas práticas tradicionais de gestão.

O conjunto dos factores já apresentados ameaça atingir custos de gestão imprevisíveis.

Finalmente, a efemeridade da natureza dos meios de armazenamento e transmissão impõe a maior urgência na tomada de medidas

Contra esta lista de tendências impõe-se uma enorme expectativa. Existem padrões

comportamentais no que diz respeito à preservação, permanência, e difusão. Estes valores emergem com grande vitalidade perante os riscos envolvidos na instabilidade do ambiente digital.

Face aos novos desafios colocados pela Internet que, de igual modo, facilitam os acessos e os contactos entre instituições congéneres, é fundamental ou mesmo condição de sobrevivência pensar em termos de cooperação entre arquivos, bibliotecas, museus, grandes editores, produtores de informação em geral, criadores de software, etc. Os altos custos a ultrapassar, por um lado, e a distribuição generalizada dos recursos em redes, por outro, facilitam a emergência de parcerias.

Para fazer face aos elevados custos da preservação deve, portanto, pré-existir discussão e consenso ao mais alto nível das instituições que pretendam levar a cabo a criação de repositórios digitais. Entenda-se aqui por repositórios digitais, arquivos digitais que decidiram manter e preservar os próprios recursos acessíveis ou não a utilizadores externos.


Sistemas de Informação nas Organizações XII

No entanto a rápida taxa de obsolescência tecnológica, inerente à indústria informática,

levanta problemas críticos de preservação de informação operacionalmente indispensável à organização. Por isso a tarefa de preservação digital está longe de ser simples ou isenta de custos. A experiência constatada no terreno, pela DGARQ, identificou cenários prevalecentes em que a informação é produzida com carácter de utilização imediata sem serem consideradas necessidades operacionais sobre essa mesma informação a médio ou longo prazo. O resultado desta atitude resulta na perda, muitas vezes irreversível, de informação com consequências mais ou menos dramáticas para a instituição que a perdeu (Barbedo, Corujo, & Sant’Ana, 2010)

DOCUMENTOS DIGITAIS

Documento é originário do termo latino documentum, derivado de docere, que tem o significado de ensinar. O termo evoluiu para o significado de prova e no início do século XXI, para o sentido moderno de testemunho histórico.

Actualmente, com o desenvolvimento da internet, temos o documento digital e o digitalizado.

Pode dizer-se que a diferença entre o documento digital e o digitalizado, é que o primeiro é produzido, gerado, criado no ambiente digital, enquanto o segundo é uma cópia digital de um documento original existente em outro suporte.

A natureza dos documentos digitais está a permitir uma vasta produção e disseminação de informação no mundo moderno. É um facto que na era da informação digital se está a dar muita ênfase à criação e/ou aquisição de material digital, em vez de manter a preservação e o acesso a longo prazo aos acervos electrónicos existentes.

Associado ao conceito de documento digital surge o de Objecto Digital (OD) é aquele que foi criado em computador, podendo ser original ou uma versão depois de ter sido convertido (ou digitalizado). O OD é a componente física do Documento de Arquivo Electrónico (DAE) ou do Sistema de Informação (SI), normalmente equivalente a ficheiros. O DAE é a entidade lógica que possui conteúdo, contexto e estrutura de forma a ter um significado específico. Um sistema de informação é uma estrutura aplicacional especializada na contenção e gestão de dados e/ou informação. (Barbedo, Corujo, & Sant’Ana, 2010)

CARACTERÍSTICAS

Os documentos digitais têm como características básicas: A virtualidade, derivada do facto do documento não ser directamente legível pelo

utilizador sem recorrer a uma estrutura intermediária que permita a sua descodificação e apreensão do seu conteúdo;

Serem compostos por um conjunto de caracteres codificados e que são interpretados mediante a utilização da máquina;

A informação encontra-se desvinculada do seu suporte, constatando-se a ausência de uma fixação definitiva do conteúdo e estrutura do documento;

Só serão válidos se lhes forem associados, a informação sobre o sistema que os produziu e o seu contexto funcional;

A necessidade de atribuir-lhes elementos que permitam a sua contextualização funcional e orgânica dentro do fluxo documental.

Todo o documento digital possibilita o acesso, recuperação da informação e a criação de espécies documentais diversificadas e complexas em relação aos documentos tradicionais.


Sistemas de Informação nas Organizações XIII

Estes documentos dividem-se em três grandes grupos:

Documentos simples ou lineares: são aqueles que normalmente suportam informação registada sob uma única forma – documentos textuais, gráficos e imagens;

Documentos não lineares: são documentos que integram informação proveniente de documentos de qualquer outro tipo. São disso exemplos os: Documentos de texto que contêm folhas de cálculo ou parcelas retiradas de bases

de dados; Documentos com apontadores para outros documentos localizados

remotamente; Documentos dinâmicos com ligação à localização original, para que, sempre que

são alterados na fonte essa alteração seja automaticamente reproduzida no documento;

Documentos com acções específicas pré-programadas que são executadas (sem intervenção humana) quando abertos;

Documentos hipertextos e multimédia que contêm ficheiros de som, texto e imagem.

Bases de dados: são um conjunto estruturado de informação que pode atingir elevados graus de complexidade, mediante a utilização das suas capacidades hierárquicas, relacionais, multimédia e de orientação para objectos.

Estes documentos tornam o seu manuseamento técnico e arquivístico complexo,

essencialmente volátil e flexível, devido às suas características intrínsecas e extrínsecas, não sendo possível a sua transposição para qualquer outro formato além do digital.

Para uma correcta avaliação dos documentos digitais, deve-se ter em conta a existência de diferentes tipos de documentos que exigem abordagens diferentes e específicas.

ÂMBITO DA PRESERVAÇÃO DIGITAL

Os Documentos de Arquivo Electrónicos (DAE) são objectos discretos legíveis de forma equivalente aos seus similares em suporte papel, que são, neste caso, documentos obtidos através de ferramentas de produtividade (MS Word, Excel, PowerPoint, CAD/CAM, etc.)

Os sistemas de informação podem conter ou gerir DAE. É o caso específico dos sistemas de gestão documental que integram um sistema baseado em bases de dados destinado a gerir, manipular e referenciar documentos produzidos e recebidos na organização. No contexto do presente documento apenas se irá tratar documentos de arquivo electrónicos geridos por sistemas específicos pelo que apenas serão referidos sistemas de informação (SI). (Barbedo, Corujo, & Sant’Ana, 2010)

O CICLO DE VIDA DO DOCUMENTO

Os documentos são produzidos, recebidos e mantidos a título probatório e informativo por uma organização ou pessoa, no cumprimento das suas obrigações legais ou na condução das suas actividades. A gestão de documentos é composta por uma sequência de acções que devem rentabilizar recursos e garantir a fiabilidade e o eficaz acesso aos documentos.

A produção, recepção e tramitação de documentos deve fazer-se através de várias etapas, a que correspondem acções específicas, nomeadamente: registo e classificação (nos


Sistemas de Informação nas Organizações XIV

momentos da recepção e da produção) de documentos, constituição de processos, encaminhamento, entre outros.

Tendo como referência o ciclo de vida dos documentos, na fase activa os documentos produzidos e de valor probatório, são muito manipulados e consultados. Nesta fase os documentos digitais são normalmente mantidos em suportes magnéticos, disco duro, servidores ou em ambientes individuais de trabalho conectados em rede. Estes documentos são recuperáveis com um grau de rapidez elevado.

Na fase intermédia ou semi-activa, os documentos são menos utilizados e a percentagem de recuperação diminui substancialmente. Nesta fase os documentos digitais são transferidos para suportes magnéticos ou ópticos, facilmente acessíveis.

Na fase inactiva os documentos são armazenados em locais especificamente concebidos para esse fim, (com condições especiais de manutenção) em suporte magnético e óptico.

As fases anteriormente enunciadas servem para focar o problema da migração documental. Este problema coloca-se, principalmente, nas duas últimas fases, em virtude do elevado grau de desactualização dos suportes, formatos e aplicações informáticas. Neste caso impõe-se a migração periódica para novos suportes e aplicações informáticas actualizadas que preservem a sua estrutura inicial, autenticidade e legalidade.

Esquema 1 - Ciclo de Vida de um Documento

ESTADO DA SITUAÇÃO

Entre tantas novidades, a contemporaneidade trouxe-nos o aparecimento do documento digital. Nem todo o registo de informações que utiliza a electrónica para gravação e reprodução faz uso da tecnologia digital, ou seja, nem todo o documento electrónico é digital, como, por exemplo, os discos em vinil. De qualquer forma, os documentos digitais têm assumido cada vez mais uma posição de destaque em vários aspectos da vida contemporânea: é o caso da fotografia digital ou dos ficheiros de imagens gerados no processo de digitalização de documentos em suporte papel. As disciplinas que utilizam documentos como matéria-prima de trabalho não poderiam deixar de ser afectadas pela presença do documento digital. É o caso da História, da Biblioteconomia e da Arquivologia, entre tantas outras.

Um dos problemas que se apresenta desde logo, em função da existência dos documentos digitais é a sua preservação. Aqui cabe uma distinção entre os termos

Recepção ou Criação

Registo

Classificação

Recuperação Difusão

Preservação

Selecção e Avaliação

Eliminação ou Transferência

Arquivo Histórico

Integração

Fase Inactiva Fase Activa Fase Semi-Activa


Sistemas de Informação nas Organizações XV

preservação, conservação e restauração. Segundo Muñoz Viñaz, o termo conservação pode ser entendido num sentido restrito em oposição à ideia de restauração, ou seja, actividades para manter o original ou, num sentido mais amplo, significando a soma dessa primeira ideia e outras actividades possíveis relacionadas. O mesmo autor acredita que há uma confusão terminológica:

O sentido do conceito de preservação que se emprega neste trabalho engloba as diversas acções que devem ser feitas para assegurar a integridade e o acesso aos documentos pelo maior prazo possível.

A EUROPA E A PRESERVAÇÃO DIGITAL

O NEDLIB1 (networked European deposit Library), é um projecto iniciado por um comité permanente da Conference of European National Libraries (CENL) com financiamento do Programa de Aplicação Telemática da Comissão Europeia. Oito bibliotecas nacionais na Europa, um arquivo nacional, e as principais editoras fazem parte do projecto. A Biblioteca Nacional dos Países Baixos lidera o projecto. O NEDLIB pretende desenvolver uma estrutura arquitectónica comum e ferramentas básicas para construção de sistemas de repositório para publicações digitais.

Porém seu principal objectivo é promover um melhor entendimento entre os pontos fortes e fracos de diferentes estratégias de preservação a longo prazo.

RODA – REPOSITÓRIO DE OBJECTOS DIGITAIS AUTÊNTICOS (DGARQ/PORTUGAL)2

Observado o ainda incipiente desenvolvimento da tecnologia e do mercado de preservação digital, entendeu a DGARQ assumir a tarefa de conceber, desenvolver e colocar em exploração uma infra-estrutura capaz de assegurar a preservação a longo prazo de documentos de arquivo electrónicos, viabilizando a utilização contínua daquelas fontes de informação, com suficientes garantias de fiabilidade.

O RODA – Repositório de Objectos Digitais Autênticos – é resultado deste empreendimento.

Trata-se de um repositório idêntico, no seu âmbito de acção genérico, a outros repositórios de arquivo dependentes da DGARQ – recolher, tratar, conservar, divulgar e facultar o acesso, nos termos da lei, ao património arquivístico. Distingue-se, naturalmente, pela natureza específica dos objectos de informação sobre os quais actua – exclusivamente objectos digitais. Distingue-se, ainda, por uma certa noção de transversalidade relativamente à proveniência dos arquivos que aceita recolher, que nuclearmente congrega as competências do Arquivo Nacional da Torre do Tombo, do Centro Português de Fotografia e dos Arquivos Distritais, no que especificamente respeita a objectos digitais.

Esta convergência da preservação de arquivos digitais no RODA é uma opção de política determinada por factores de ordem pragmática e conjuntural, que aliam a escassez de competências técnicas específicas aos elevados custos de criação da uma infra-estrutura de preservação digital e, sobretudo, aos não menos elevados custos de gestão, permanente monitorização e actualização de todos os componentes do repositório. A evolução da conjuntura poderá ditar futuramente opções diferenciadas, nomeadamente no que à política de aquisições do RODA respeita.

A par desta que é a sua vocação essencial – preservar património arquivístico (digital) –, o RODA admite prestar serviços de preservação digital de objectos de arquivo que não

1 http://www.dlib.org/dlib/september99/vanderwerf/09vanderwerf.html http://nedlib.kb.nl/ 2 RODA - Política de Preservação Digital v1.0 (2009-02-09)


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integrem o património arquivístico. Por outras palavras, o RODA pode contratar a prestação de serviços de preservação digital de objectos aos quais o processo de avaliação arquivística não reconheceu valor secundário, mas para os quais há uma necessidade primária (administrativa, legal, científica ou outra) de acesso por tempo longo. Estas são, porém, situações de excepção a negociar caso a caso, com eventuais produtores interessados, e que não estão especialmente previstas no presente documento de política. (Henriques, Santos, Ramalho, Faria, Ferreira, & Rui, 2009)

ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO DIGITAL

O suporte físico da informação, o papel e a superfície metálica magnetizada desintegram-se ou podem tornar-se irrecuperáveis. Existem, ademais, os efeitos da temperatura, humidade, nível de poluição do ar e das ameaças biológicas; os danos provocados pelo uso indevido e o uso regular, as catástrofes naturais e a obsolescência tecnológica. A aplicação de estratégias de preservação para documentos digitais é uma prioridade, pois sem elas não existiria nenhuma garantia de acesso, confiança e integridade dos documentos a longo prazo.

É fundamental que exista uma estratégia de preservação e protecção dos mecanismos de armazenamento e visualização de documentos, que sejam sustentáveis por um longo período, apesar da obsolescência da tecnologia. Existem para isso algumas estratégias de preservação digital, das quais podemos citar:

Preservação de tecnologia - Conservação e manutenção de todo software e hardware

necessários a correcta apresentação dos objectos digitais; Refrescamento - Transferência de informação de um suporte físico para outro mais

actual; Emulação - Uma forma de superar a obsolescência de software e hardwares através do

desenvolvimento de tecnologias para imitar sistemas obsoletos em gerações futuras de computadores;

Migração para suportes analógicos - Consiste na reprodução de um objecto digital em suportes analógicos tais como papel, microfilme ou qualquer outro suporte analógico de longa duração;

Actualização de versões - Consiste em actualizar materiais digitais produzidos por um determinado software através de regravação em uma versão mais actual do mesmo;

Conversão para formatos concorrentes - Trata-se de converter um objecto digital para um formato que necessariamente não tenha sido desenvolvido pela mesma empresa que elaborou o software proprietário no qual este foi produzido. Também está restrito a alguns tipos de objectos. Pretende resguardar conteúdos da descontinuidade dos softwares, ou seja, quando o software não passar por versões actuais;

Adesão a padrões (inclui a técnica de normalização) - Adesão a padrões abertos estáveis e largamente utilizados ao criar e arquivar recursos digitais. Eles não estão presos a plataformas específicas de hardwares e software o que resguarda por algum tempo a mais o recurso digital da obsolescência tecnológica. Pode ainda ser auto imposto por instituições que produzem recursos digitais ou impostas por agências que os recebam;


Sistemas de Informação nas Organizações XVII

Migração a pedido - esta técnica foi proposta para evitar a deformação de objectos digitais originais. Então toda migração feita de um formato para outro partirá sempre do original, e não de uma versão que já foi actualizada;

Migração distribuída - trata-se do desenvolvimento e distribuição de conversores através da net que podem ser utilizados através de aplicações cliente. De acordo com Ferreira (2006) O Lister Hill National Center for Biomedical Communications possui um serviço web que converte objectos digitais de 50 formatos distintos para pdf. A Universidade do Minho está a desenvolver um serviço para disponibilização de várias centenas de serviços de conversão;

Encapsulamento - reunir em conjunto com o recurso digital e o que quer que seja necessário para manter o acesso a ele. Isto pode incluir metadados, software visualizador e arquivos específicos constituintes do recurso digital;

Identificadores permanentes – são um meio de localizar um objecto digital mesmo quando sua localização muda;

Arqueologia digital - é resgatar recursos digitais que se tornaram inacessíveis pelo resultado da obsolescência tecnológica e/ou degradação, não é tanto uma estratégia em si mesma, mas uma substituição de materiais digitais que ficaram fora de um programa de preservação sistemática;

Metadados de preservação - a meta informação de preservação é responsável por reunir, junto do material guardado, informação detalhada sobre a sua proveniência, autenticidade, actividades de preservação, ambiente tecnológico e condicionantes legais [...] tem como objectivo descrever e documentar os processos e actividades relacionadas com a preservação de materiais digitais. Ou seja, a meta informação de preservação é responsável por reunir, junto do material guardado, informação detalhada sobre a sua proveniência, autenticidade, actividades de preservação, ambiente tecnológico e condicionantes legais. (FERREIRA, 2006, p. 54) Vários modelos de metadados de preservação têm sido propostos por organizações internacionais. A Open Archival Information System (OAIS) constitui-se hoje um modelo de referência. De acordo com Arellano (2004), a estrutura conceitual da OAIS para metadados de preservação é utilizada por inúmeras organizações com o propósito de identificar seus elementos de metadados específicos, como por exemplo Cornell University, as Bibliotecas Nacionais da Austrália e da Nova Zelândia, Online Computer Library Center (OCLC), Michigan Institute of Technology (MIT) entre outras. Por tratar-se de um modelo referencial, não se constitui de uma implementação específica, mas delibera uma lista de condições de elementos que devem ser considerados no estabelecimento de um projecto de preservação de qualquer tipo de documento, seja digital ou analógico.

A escolha da estratégia de preservação deve ser fundamentada em vários factores como a qualidade e tipo do formato (de imagens, texto, multimédia), custo/benefício, ambiente computacional e programas. É então fundamental ter em atenção as mudanças a nível tecnológico para que se possam tomar medidas atempadamente evitando a perda de informação. Existem para isso várias técnicas ou estratégias, que podem ser utilizadas em conjunto, mas requerem um esforço de trabalho, pois não são automáticas e nem automatizadas, sendo necessário planear e analisar para se perceber a necessidade de utilizar algumas delas. Também é importante a observação das restrições legais que podem afectar a prática destas estratégias (KENNEY; RIEGER, 2000).

As estratégias de preservação podem ser divididas em dois grandes grupos: Estratégias com foco no objecto físico/lógico; Estratégias com foco no objecto conceptual.


Sistemas de Informação nas Organizações XVIII

No primeiro caso existe a preocupação de preservar a informação nos seus formatos

lógicos e/ou físicos originais. Pretende-se manter a tecnologia associada originalmente a estes objectos para garantir o acesso aos mesmos. Os defensores desta abordagem continuam a ter a opinião de que apenas desta forma se poderá, no futuro, experimentar o objecto digital preservado de forma fidedigna. Trata-se, sobretudo, da criação de museus de tecnologia.

Contudo, a história da computação tem vindo a demonstrar que qualquer plataforma tecnológica, mesmo a mais popular, acaba inevitavelmente por se tornar obsoleta, acabando frequentemente por desaparecer sem deixar qualquer rasto. Este tipo de estratégias introduz dificuldades ao nível da gestão do espaço físico, manutenção e custo de operação, tornando-as inadequadas para aplicação a longo prazo. Outras desvantagens assinaláveis deste tipo de estratégias têm a ver com o facto do acesso à informação ficar confinado a apenas alguns locais físicos do globo e com condicionalismos acrescidos ao nível da reutilização de informação.

A abordagem da preservação digital com foco no objecto conceptual consiste na preocupação em preservar as características essenciais dos objectos digitais de uma forma independente do hardware e do software. Dentro dos dois grandes grupos de estratégias de preservação digital apresentados, podem ainda ser particularizadas estratégias de preservação digital que tomam diferentes caminhos para atingir o mesmo objectivo. Estas estratégias podem ser organizadas num mapa bidimensional posicionando no seu extremo esquerdo as estratégias centradas na preservação do objecto físico/lógico e no extremo oposto as estratégias centradas na preservação do objecto conceptual. No eixo vertical, as diversas estratégias são dispostas mediante o seu grau de especificidade, isto é, se são estratégias apenas aplicáveis a uma dada classe de objectos digitais ou se tratam de estratégias genéricas, passíveis de serem administradas a qualquer classe de objectos digitais.

Algumas estratégias para preservar documentos digitais foram pensadas e subsistem simultaneamente em algumas organizações com o objectivo de se ter como garantia o acesso ao documento.

Aplicação genérica

Aplicação específica

Preservação do objecto físico/lógico

Preservação do objecto conceptual

Refrescamento

Encapsulamento

Emulação

Pedra de Rosetta

Normalização

Migração Preservação de tecnologia

Maquina virtual universal

Esquema 2 - Grupos de Estratégias de Preservação Digital (adaptado)


Sistemas de Informação nas Organizações XIX

Rodrigues (2003) cita como uma das primeiras estratégias que foram utilizadas pelas organizações, a da preservação de hardware e software. Este tipo de estratégia, apesar de ser utilizada ainda hoje na prática de algumas empresas, parece-nos estar em declínio, primeiro pela obsolescência rápida dos sistemas tecnológicos, segundo pelo risco de descontinuidade do fabricante.

Outra opção que chamou a atenção quando a questão da preservação de documentos digitais entrou em discussão, foi a da impressão no papel.

Várias instituições começaram a imprimir seus documentos como forma de garantir a longevidade de seus documentos.

A opção da impressão em papel, tal como a preservação tecnológica continua a ser usada apesar de não ser viável para muitos recursos digitais. Quando os recursos a preservar são textos, gráficos, fotografias ou outros formatos passíveis de reprodução em papel, podemos encontrar organizações que recorrem a essa estratégia. (RODRIGUES, 2003, p.55)

Conhecer o próprio conceito de formato de arquivo, incluindo os conceitos de especificação, versão e características adequadas para a preservação por longos períodos é uma condição sine qua non para o sucesso num programa de preservação digital.

É preciso frisar que o uso de formatos de arquivos adequados para a preservação não precisa ocorrer desde a criação dos documentos digitais, apesar de ser desejável. Muitos documentos digitais serão criados de acordo com o software correspondente a um determinado formato de arquivo, mesmo que esse não seja adequado para a preservação por longos períodos. Será difícil convencer uma instituição a utilizar somente determinados formatos de arquivo com base no argumento da preservação do documento digital. Até porque a imensa maioria dos documentos não necessita de ser guardada permanente. Estima-se que entre 90 e 95% dos documentos de uma organização não são guardados permanente. Por outro lado, aquela pequena fatia de documentos que deve ser preservada para a posteridade pode ser migrada para um formato com as características adequadas para a preservação.

OS METADADOS

Uma parte importante em todas as estratégias de preservação digital é a criação e uso de metadados, uma vez que as estratégias estão baseadas na conservação de software e hardware,

emulação ou migração, como um meio para garantir a autenticidade, registar a gestão de direitos e colecções de dados, e para a interacção com recursos de pesquisa.

Os metadados informam as partes importantes do objecto digital e indicam a sua localização. Os metadados de preservação são uma forma especializada de administrar metadados que podem ser usados como um meio de guardar a informação técnica que suporta a preservação dos objectos digitais. Os metadados para preservação visam apoiar e facilitar a retenção a longo prazo da informação digital.

FORMATOS DE PRESERVAÇÃO

Este é um conceito prosaico e com o qual quase todas as pessoas lidam nos seus dias. E, pelo mesmo motivo, ou seja, por ser largamente utilizado, apresenta vários sentidos, dependendo de quem o interpreta e utiliza. O resultado é um conceito “fácil”, todos sabem o que é, todos podem dizer o que é e, consequentemente, fica cada vez mais difícil defini-lo com precisão.

No caso do conceito de documento, no âmbito dos pesquisadores da área de Documentação e Ciência da Informação entende-se a dificuldade da sua definição.


Sistemas de Informação nas Organizações XX

O formato em que os documentos devem ser armazenados constitui um problema controverso a nível internacional. Resume-se entre manter os formatos originais de produção documental ou proceder a conversão dos documentos para formatos normalizados como: SGML (Standard General Markup Language), HTML (Hypertext Markup Language), SQL (Strutured Query Language) ou outros.

O problema coloca-se a nível da transferência de documentos. A opção pelos formatos standards, permite uma maior interoperabilidade e potabilidade entre diferentes sistemas, mantendo-se inalterada a estrutura do documento. Ao adoptarem-se formatos de origem proprietária (comerciais), pode pôr-se em causa a estrutura do documento e o aumento do seu custo de operatividade.

A dúvida que surge é, se será mais vantajoso manter os documentos no seu formato proprietário e proceder a actualizações periódicas, ou si se deve adoptar formatos normalizados que permitam uma maior estabilidade dos documentos. A resposta a esta pergunta dependerá da política arquivística implementada pelo organismo ou instituição na execução dos seus objectivos.

Não restam dúvidas que a utilização de arquitecturas abertas e formatos standards representam uma mais-valia na estabilidade, interoperabilidade:

Possibilitam uma maior troca entre os diversos sistemas electrónicos; Permanece em utilização mais tempo que o software comercial e permitem maiores

intervalos entre migrações de documentos electrónicos para novos formatos. Ao optar-se por formatos standards, terá que se avaliar qual será o mais adequado em

relação a tipologia do documento (texto, gráfico, multimédia e outros). Com o objectivo de definir com a maior precisão e clareza possível o conceito de

Formato de Arquivo, retratam-se de seguida alguns dos conceitos mais fundamentais.

DIGITAL E ANALÓGICO

A utilização do termo digital é bastante moderna na humanidade, pelo menos na acepção que aqui nos interessa, ou seja, a que tem sido utilizada em tecnologia electrónica e informática.

Um aspecto fundamental desse termo refere-se a uma nova maneira de registar e representar informações.

Os primeiros artefactos electrónicos que o homem criou utilizavam exclusivamente o que agora chamamos de tecnologias analógicas, contrapondo-se às actuais tecnologias digitais.

Alto-falantes utilizados em qualquer equipamento de som, como as caixas de som do computador, são um bom exemplo de tecnologia analógica. O som produzido por esses equipamentos é o resultado do movimento mecânico de electroíman, as características sonoras como os graves e agudos e a altura do som são o resultado de milhares de movimentos mais ou menos intensos; ocorre uma miríade de movimentos.

Actualmente, apesar de ainda utilizarmos a tecnologia analógica em muitos equipamentos, como no exemplo acima, a maioria dos circuitos internos de qualquer equipamento electrónico processa sinais no modo digital. Em oposição à miríade de opções exemplificada acima, há um número finito de opções: zeros e uns. Apesar do exemplo dado no universo dos equipamentos sonoros, sem

Figura 2 - Abstracto de tecnologia analógica (fonte: Google Imagens)


Sistemas de Informação nas Organizações XXI

dúvida, a maior aplicabilidade da tecnologia digital está no âmbito da informática: armazenar e processar informações representadas pelos números zero e um.

CODIFICAÇÃO BINÁRIA

O princípio fundamental do uso de tecnologia digital no universo da informática é o de converter as informações utilizadas na linguagem humana – como o nosso sistema de escrita e numeração – em códigos formados por grupos de números binários: somente o número zero e o número um. Naturalmente, o número de dígitos necessários para representar essas informações dependerá da complexidade das informações a serem representadas.

Os computadores actuais – além de outros dispositivos digitais – trabalham, actualmente, com códigos de 64 dígitos ou mais. Essa quantidade de códigos permite armazenar uma grande quantidade de informações. Muito além dos caracteres de nossa linguagem (em qualquer idioma), é possível representar as cores utilizadas numa imagem (em cada minúsculo ponto), os sons de uma música ou a fala humana, isso sem mencionar os códigos internos, que possuem significado somente para os circuitos, como os comandos dos microprocessadores ou endereços de memória.

FORMATO DE FICHEIRO

No seu nível mais baixo os objectos digitais são sequências de zeros e uns que representam dados codificados. Diferentes Formatos de Ficheiro especificam como esses códigos representam o conteúdo intelectual criado por um autor de um objecto digital.

A definição chama a atenção para o facto de que qualquer formato de ficheiro especifica como um determinado conteúdo está estruturado.

O termo técnico associado ao “como” da definição anterior chama-se especificação. Sobre esse termo: “Uma definição completa de formato de ficheiro tem de incluir o

conceito de especificação, o qual em si pode ser definido como os requisitos estruturais de um ficheiro. Os “requisitos estruturais de um arquivo” referem-se à estrutura em que os códigos digitais estão organizados para cada tipo de ficheiro (formatos de ficheiro). Essa estrutura extrapola em muito os códigos utilizados para representar o conteúdo de um ficheiro, seja ele texto, imagem, som ou outro qualquer. Além do conteúdo, muitas outras informações são necessárias.

CLASSIFICAÇÃO DE FORMATOS DE FICHEIRO

Uma primeira classificação de formatos de ficheiros pode ser feita com base no tipo de software utilizado para produzir os ficheiros que serão gravados em algum tipo de suporte de acordo com a especificação do formato. Por exemplo o formato de ficheiro Write seria do tipo Texto, pois é originado através de um aplicativo para edição de textos, no entanto essa classificação poderá não ser assim tão linear porque podemos falar em imensos aplicativos que produzem predominantemente texto. Isso ocorre mesmo em formatos de ficheiros aparentemente exclusivos para certos conteúdos. Um exemplo é o formato de ficheiro MP3 feito especialmente para registo de sons em geral. No entanto é possível incorporar no arquivo em formato MP3 legendas de texto para as músicas gravadas.

Um outro exemplo poderá ser o que se refere ao formato GIF, concebido para imagens fixas, apesar de existir o chamado GIF animado, que pode agrupar imagens em movimento.

Assim, pode-se falar de vários formatos de ficheiro para os tipos de conteúdos


Sistemas de Informação nas Organizações XXII

Tipo predominante de conteúdo Exemplos de formatos de arquivo

Texto RTF, Open Office, ODF, DOC, AmiPro, PDF, etc. Imagens fixas BMP, GIF, JPG, TIFF, etc Imagens 3D CAD, BIFF, X4D, etc. Áudio WAV, KAR, MP3, MP4, etc. Imagens em movimento AVI, MOV, MPEG, SWF, etc.

Tabela 1- Classificação de formatos de arquivo pelo conteúdo

Note-se que na tabela acima os exemplos de formatos de ficheiros são nomeados pela

extensão do nome do ficheiro em ambientes de computadores pessoais (Windows, MacOS e outros). A tabela acima não é exaustiva mas apenas ilustrativa; no sítio Wotsit.org3 é possível consultar uma relação bem mais completa de especificações de formatos.

Figura 3 - Abstracto Formatos de Ficheiros

Versões de Formatos de Arquivo

Neste ponto é essencial chamar a atenção para um detalhe técnico extremamente importante: formatos de arquivo possuem, geralmente, diferentes versões. Desde a primeira versão de um software, várias modificações e aperfeiçoamentos são implementados. Por exemplo, em editor de texto pode não permitir o uso de imagens junto ao documento textual; mas, a partir de uma nova versão, esse recurso passa a ser possível. Assim, haverá modificações na especificação original do formato de arquivo para que seja possível armazenar imagens nos arquivos. Algumas versões novas de um mesmo formato de arquivo podem ser consideravelmente diferentes da versão anterior, além da própria frequência com que surgem novos formatos.

Versões de formatos de arquivo tendem a ter vida curta em função de interesses comerciais das pessoas que desenvolvem o software. As aplicações de software geralmente não permitem facilidades de importação para todas as versões anteriores de formatos de formatos de ficheiro.

Compressão

A compressão de documentos electrónicos é utilizada no de armazenamento e transferência de informação, possibilitando:

Redução do espaço ocupado nos suportes;

3 http://www.wotsit.org

.

.

.


Sistemas de Informação nas Organizações XXIII

Redução do tempo de transmissão dos documentos. A compressão é um processo desejável mas não isento de riscos, uma vez que pode

ocasionar perdas de informação, que variam de acordo com o esquema algorítmico utilizado (ex: JPEG - Joint Photographs Experts Group, MPEG - Movie Photographs Experts Group e outros).

Para se proceder à compressão há que avaliar o risco de perda de informação. Será aceitável, uma maior ou menor perda de informação de acordo com o maior ou menor valor arquivístico atribuído ao documento.

CARACTERÍSTICAS ADEQUADAS PARA PRESERVAÇÃO

A definição de quais são as características mais relevantes que um determinado formato de ficheiro deve possuir para que seja considerado como indicado para guardar por longos períodos é essencial. Uma das características específicas que tem sido apontada como extremamente importante para fins de preservação por longos períodos é o acesso público à especificação do formato de ficheiro.

O formato de ficheiro possui uma especificação, mas essa não é, necessariamente, de acesso público. As vantagens por trás da utilização de formatos de ficheiro abertos evidenciam-se por se poder prever a necessidade de desenvolvimento de softwares para leitura desses documentos no futuro. O trabalho de desenvolvimento pode ser até mesmo inviável caso não se conheça os detalhes técnicos de determinado formato de arquivo. O TIFF (Tagged Image File Format) é um bom exemplo de especificação de formato de ficheiro aberto; na verdade, em função de sua popularidade, existem vários grupos de discussão sobre esse formato, como o LibTiff Mailing List.

No extremo oposto aos formatos de ficheiro abertos, encontramos os formatos proprietários, como aqueles da família Microsoft Office: .doc, .xls e outros. Empresas como a própria Microsoft têm sentido a pressão pela abertura de suas especificações; nesse sentido, têm surgido possíveis soluções como o uso da linguagem XML na gravação dos ficheiros.

A criação de normas oficiais para formatos de ficheiros traz a vantagem de impor uma especificação fixa, que pode incluir modificações a partir da versão original, neste caso, estas têm de ser documentadas adequadamente.

CONSIDERAÇÕES

É preciso chamar a atenção para a importância de informar o contexto do objecto digital a ser gravado (e preservado) para que, dessa maneira, futuros utilizadores possam entender o ambiente tecnológico no qual ele foi criado. A preservação dos documentos continua a ser determinada pela capacidade de o objecto servir às utilizações que lhe são imputadas, às suas atribuições que garantem que ele continue a ser satisfatório às utilizações posteriores. Mas, no caso específico dos documentos em formato digital, a preservação dependerá principalmente da solução tecnológica adoptada e dos custos que ela envolve. (Arellano, 2004)

Como se pode verificar pelo exposto anteriormente, são várias as estratégias que estão a ser estudas e avaliadas com o objectivo de se conseguir uma solução a longo prazo para a preservação de documentos digitais. Este esforço é justificado pela importância que a informação cada vez mais exerce na sociedade.

Acredita-se que as estratégias como a emulação e o encapsulamento são ainda demasiado caras e difíceis para se manter, já que exigem um maior investimento tecnológico, além de especialistas comprometidos com o processo da representação estrutural e detalhes da interpretação do documento pelos softwares e hardwares. Já a Preservação da tecnologia


Sistemas de Informação nas Organizações XXIV

(preservar hardware) mostra-se inviável, sobretudo no que diz respeito ao acesso restrito à informação que pode ser consultada somente no local físico onde estão os hardwares preservados.

Dentre as actuais estratégias utilizadas, apresentadas neste trabalho, a que nos parece mais viável e confiável para ser implantada seria a migração. Por ser uma técnica mais utilizada por organizações com grandes acervos, a probabilidade de desenvolvimento para se alcançar os objectivos de preservação digital a longo prazo aparenta ser maior, além do foco ser o conteúdo e não apenas o suporte.

A preservação a longo prazo de documentos digitais, no entanto, é um tema complexo, com questões ainda não definidas. Cabe ressaltar que apesar da existência de várias estratégias, e que algumas possam ser mais viáveis que outras, ainda não há provas conclusivas que comprovem a eficácia de nenhuma delas para longo prazo, sobretudo no que diz respeito à perda de informação. (Costa de Deus & Jorge, 2008).

TRANSFERÊNCIA DE SUPORTE

Há que se fazer uma distinção entre documentos digitais criados digitalmente e aqueles criados a partir da digitalização de documentos tradicionais. A digitalização, actualmente, é um processo que se aplica para praticamente todos os géneros documentais: imagem, som e texto.

Por informação digital, o objecto de aplicação da Preservação Digital, ou material digital, entendem-se tanto os documentos que foram convertidos do suporte analógico para o digital (digitalizado), quanto os que já foram produzidos neste meio.

A não existência de um consenso quanto ao uso das técnicas e procedimentos, bem como a multiplicidade de formatos justifica o facto de que cada vez mais cresce o número de organismos preocupados com a preservação de acervos digitais, principalmente no que diz respeito à acessibilidade. Uma outra questão pode ser colocada no que diz respeito a alguns conteúdos veiculados na rede tais como as páginas e sites. Estes ficam, na maioria das vezes, de fora das políticas de preservação, bem como ainda não se tem na literatura conteúdos que abordem o tema sem que seja de forma

ainda bastante superficial. A transferência de suportes -

microfilmagem, digitalização, fotografia - têm um papel fundamental uma vez que é através destas aplicações tecnológicas que se conseguem as melhores medidas para neutralizar os potenciais factores de degradação dos documentos, o manuseamento, e simultaneamente se garante a melhor forma de acesso e disponibilização ao património. A transferência de suportes - microfilmagem, digitalização e fotografia - exigem por parte dos Arquivos acções prévias de organização, descrição, catalogação, indexação e a preparação física da documentação para se realizar a captura, armazenamento, recuperação e disponibilização com a qualidade necessária e para se garantir o respeito pela integridade do documento e a recuperação da informação no novo suporte. (DGARQ, 2008)

Figura 4 - Transferência de Suporte (fonte: http://www.technicalauthorsgroup.com/)


Sistemas de Informação nas Organizações XXV

PORQUÊ TRANSFERIR DE SUPORTE?

Embora se possam tomar medidas para evitar ou diminuir a velocidade de deterioração, poucas instituições têm a capacidade para suportar, em termos de encargos, o trabalho intensivo e os processos dispendiosos necessários à conservação dos seus documentos.

Preservar o conteúdo intelectual, transferindo-o para um suporte mais durável (transferência de suporte) é, algumas vezes, a única coisa que se pode fazer e, na maior parte dos casos, acaba por ser mesmo a única coisa que é necessário fazer. (Adcok & Cabral, 2004)

DOCUMENTOS EM HTML E WEBSITES

Não se menciona nas estratégias citadas anteriormente, a questão dos documentos em rede, e dos documentos ou das páginas de sites na web, que também se figuram como documentos digitais.

Sobre a preservação deste tipo de documentos em especial a literatura é extremamente escassa. Porém sobre documentos digitais mais convencionais é possível encontrar diversas estratégias que têm vindo a ser postas em prática.

TÉCNICAS DE PRESERVAÇÃO DIGITAL

Apesar de todas as técnicas já desenvolvidas, nenhuma parece ser completa o suficiente para garantir a preservação e acessibilidade dos documentos digitais, talvez o uso concomitante de algumas delas. Baseados no levantamento bibliográfico construímos o seguinte quadro das estratégias de preservação digital, suas descrições, vantagens e desvantagens:

Nome Vantagens Desvantagens Preservação de tecnologia

Conservação mantém a funcionalidade e interface do original

Conservação retarda o tempo quando outras estratégias de preservação são exigidas

Fidedignidade ao objecto digital preservado

Necessidade de um espaço físico Alto custo com a manutenção de equipamentos

e software obsoletos Restrição no acesso Só viável como estratégia de curto ou médio

prazo Suporte técnico e facilidade de acesso vão

desaparecendo num relativo curto espaço de tempo

Refrescamento Garantia da integridade física do suporte do objecto digital

Pré-requisito para o sucesso de outras estratégias de preservação

Não garante acessibilidade por não tratar da obsolescência do software

Emulação Recria a funcionalidade e interface do original Evita repetidos custos com a migração Importante na preservação de softwares

Necessidade de desenvolvimento de softwares emuladores cada vez mais potentes

Capaz de reproduzir parcialmente as funcionalidades e interfaces dos sistemas originais

Problemas de direitos autorais de softwares proprietários

Pressupõe que futuros usuários conheçam o funcionamento dos softwares já obsoletos

Actualização de versões

Adia a necessidade de utilizar estratégias mais elaboradas de preservação digital

As novas versões são oferecidas por um crescente número de fornecedores

Não é rotineiramente oferecido por todos os fornecedores

Só tem valor de curto e médio prazo Mesmo quando existem versões actualizadas não

se pode presumir que dure indefinidamente A disponibilidade depende da procura de

mercado que é volátil, e consequentemente pode cessar sem aviso prévio

Tabela 2- Vantagens e Desvantagens das estratégias de Preservação (adaptado Digital Preservation Coalition 2007) (Continua na página seguinte…)


Sistemas de Informação nas Organizações XXVI

Adesão a padrões (inclui a técnica de normalização)

Adiamento do tempo em que as estratégias de preservação mais onerosas serão necessárias

Simplificar e diminuir custos das estratégias de preservação de longo prazo

Pode simplificar a migração e adquirir economias em escala na migração de itens similares

Pode beneficiar criadores tanto quanto a preservação a longo prazo. Ajuda a compartilhar alguns dos esforços sobre o ciclo de vida dos recursos

A adesão a padrões facilita todas as outras estratégias de preservação digital

A padronização de formatos abertos promove a interoperabilidade entre sistemas de hardware e software distintos

Depende da disposição de criadores das suas habilidades para respectivamente compartilhar ou mudar a versão do arquivo

Padrões estáveis não são viáveis para alguns formatos

Padrões estáveis são sujeitos a serem alterados nas actualizações

Alguns produtores de software não documentam bem o seu próprio padrão e ou prejudicam a conversão para um padrão aberto

Migração para suportes analógicos

Material não fica mais vulnerável á obsolescência tecnológica

O custo da conversão é único Garantia de acessibilidade por longos períodos

devido á durabilidade do suporte Funciona como estratégia interina de preservação

enquanto são desenvolvidas estruturas para a preservação digital mais apropriadas

Restrição quanto ao acesso Necessidade de espaços físicos adequados

Unicamente possível para objectos digitais que possuam uma representação aproximada em suportes analógicos

Perda da funcionalidade da fonte digital Viáveis apenas para documentos que não

utilizam grandes recursos e funcionalidades da tecnologia digital

Não viável para fontes digitais mais complexas onde a perda da funcionalidade poderia diminuir ou destruir a usabilidade ou integridade da fonte

Perda das vantagens da tecnologia digital principalmente na eficiência do uso do espaço

Custos com a conversão para padrões e arquivo e armazenamento em condições de arquivamento

Conversão para formatos concorrentes

Quando os fabricantes mantêm uma compatibilidade numa versão actual

Muitos fabricantes descontinuam um software impossibilitando o uso da técnica

Migração a pedido Uma vez criado o módulo capaz de ler as propriedades do formato de origem é apenas necessário desenvolver codificadores específicos para cada formato de saída

Será necessário manter por um longo um largo período conjunto de conversores para garantir a capacidade de conversão

Identificadores permanentes

Criticamente importante para ajudar a estabelecer a autenticidade de um recurso

Permite o acesso a um recurso mesmo que a sua localização seja alterada

Supera problemas causados pela natureza instável das URL’s

Permite interoperabilidade

Não existe um sistema simples aceito por todos Os altos custos de estabelecer ou utilizar uma

solução deste tipo È dependente da continuidade de manutenção do

sistema de identificador permanente

Migração distribuída Deixa transparente ao utilizador as especificidades de conversor e plataforma

Redundância garante a fidedignidade Vários caminhos de migração não restringem o

uso de conversores Esta técnica pode ser associada a outras técnicas A criação de uma rede global de conversores

poderá conduzir a uma redução generalizada dos custos de preservação

Poderá não ser adequada a todos os contextos Multiplicidade de arquivos implica a utilização de

muito espaço (bytes) Transferência de arquivos através da internet de

um grande volume de informações implica custos altos

Exige largura de banda, segurança de dados, e utiliza muito tempo para a transferência de dados

Encapsulamento Garantir todo o suporte informacional requerido para o acesso e manutenção

Pode potencialmente superar algumas das maiores desvantagens de estratégias alternativas

Fornece meios úteis de focar a atenção naqueles elementos que são necessários ao acesso

Pode produzir grandes arquivos com duplicação através da colecção a menos que estejam com hiperligações

O software encapsulado está ainda aberto à rápida obsolescência tecnológica

Arqueologia digital Existe um crescente número de especialistas a oferecer este serviço. Tem-se mostrado tecnicamente possível para recuperar uma vasta quantidade de informação de formatos danificadas ou obsoletas

Muito mais caro a longo prazo que utilizar estratégias de preservação digitais

Não é interessante se a informação a recuperar não tiver uma relação custo/benefício que a justifique

Há possibilidade de materiais serem perdidos por não justificarem os custos a serem investidos

Há risco de que algum material não seja recuperado com sucesso

Pedra da Roseta Digital

Tecnologia que independente de plataforma de hardware e software

Tecnologia ainda não desenvolvida completamente

Metadados de Preservação

Existe um modelo que possui grande aceitação em vários continentes (OAIS)

Não preserva o próprio documento, mas descrições a respeito do mesmo


Sistemas de Informação nas Organizações XXVII

TIPOS DE SUPORTES DE ARMAZENAMENTO

A tecnologia da digitalização é uma poderosa e flexível ferramenta de armazenamento, preservação e acesso aos documentos. A gestão digital de documentos converte as informações para o formato digital; funciona com recurso a software e hardware específicos, utilizando em geral, suportes ópticos para armazenamento.

Pode-se dizer que um sistema de gestão de documentos digitais utiliza as TI para captar, armazenar, localizar e gerir versões digitais da informação. Os suportes digitais têm vindo a causar uma grande mudança nos sistemas de informação. As organizações tiveram que se adaptar a novas estruturas tecnológicas o que, de certa forma, constitui a grande transição da preservação.

O armazenamento de informação é feito com recurso a dois itens importantes: os Dispositivos, Unidades ou Periféricos de Armazenamento e os Suportes de Armazenamento ou de Informação.

Os suportes de armazenamento são utilizados com a finalidade de guardar dados/

informação permanentemente ou de forma semi-permanente. Estes suportes, dependendo da tecnologia de leitura e escrita dos dados, são classificados como magnéticos, semicondutores ou ópticos. Por outro lado, de acordo com o tipo de informação que se pretende guardar, é necessária a utilização de uma maior ou menor capacidade de armazenamento.

Os suportes magnéticos utilizam teorias electromagnéticas que estão associadas a

partículas que proporcionam a gravação e leitura de dados como as bandas magnéticas e os discos rígidos. Relativamente à banda magnética, esta é mais precisamente uma fita plástica coberta de material possível de magnetizar e pode ser utilizada para guardar informações analógicas ou digitais como áudio e vídeo. Falando agora do disco rígido, uma unidade de disco rígido é composta por vários discos e os dados são gravados nas suas superfícies. O disco rígido é composto por pistas, sectores e cilindro. O tempo de acesso ao disco depende do tempo da procura, da comutação das cabeças e do atraso rotacional.

Os suportes semicondutores surgiram nos anos 80 com a invenção de uma nova

tecnologia de memória por parte da Toshiba – a memoria Flash. A partir dai houve uma grande evolução neste tipo de suporte e hoje em dia é o dispositivo de armazenamento preferido e mais utilizado. Isto porque, para além da facilidade de transporte e armazenamento de dados também é muito mais resistente que os tradicionais discos rígidos. A memória flash é um chip que permite regravar dados bem como apaga-los, preservando o seu conteúdo sem necessidade de alimentação. As memórias USB (ou Pen Drive) utilizam a tecnologia flash e contêm uma ligação USB. Por outro lado, existem também os cartões de memória que são dispositivos de armazenamento utilizados essencialmente em câmaras digitais, telemóveis, PDAs, MP3, computadores e outros aparelhos electrónicos. Estas memórias podem ser regravadas várias vezes e também não necessitam de alimentação para guardar a informação.

Os suportes ópticos funcionam através de um laser que atinge uma camada de material

metálico disperso sobre a superfície de um disco. A leitura dos dados e feita através da pesquisa que o laser efectua no disco e uma lente capta o reflexo de luz dos pontos. Estes suportes são caracterizados conforme a sua capacidade de leitura/ gravação e podem ser de três tipos: só de leitura (gravados pelo fabricante podem ser lidos mas não gravados), WORM (gravados uma única vez, não podem ser apagados mas podem ser lidos inúmeras vezes) e,


Sistemas de Informação nas Organizações XXVIII

por fim, Magneto-óptico (grande capacidade de armazenamento de um disco óptico e pode ser gravado como um disco magnético).

Quanto aos discos compactos estes podem ser de quatro tipos: CD-ROM (Compact disk

read-only), unidade com memória apenas para leitura, não dá para gravar e têm uma capacidade de memória de 700 Mb; CDR (compact disk recordable), pode ser gravado uma única vez; CD-RW (compact disk rewritable), este tipo de disco é regravável, isto é, os seus dados podem ser apagados e gravados imensas vezes; e DVD-ROM (digital versatile disk) dos quais existem vários tipos, podendo conter uma memória de cerca de 9 Gb e possíveis de gravar dos dois lados, proporcionam benefícios relativos à qualidade do som e à capacidade de armazenamento e podem também ser graváveis e regraváveis.


Sistemas de Informação nas Organizações XXIX

CONCLUSÃO

Ao elaborar este plano de preservação digital deparamo-nos com diversas dificuldades na elaboração da tabela de selecção devido ao facto de que o CRIA não possui Plano de Classificação Documental, sendo este elaborado especificamente para este fim. O CRIA também não dispõe de Regulamento de Conservação arquivística e por isso não possui Tabela de Selecção com os respectivos prazos de conservação das séries documentais e a identificação das mesmas.

Os documentos em falta referidos anteriormente poderiam ter posto em causa a elaboração deste trabalho. No entanto graças à amável colaboração e orientações da DGARQ nas pessoas do Dr. Mário Sant’Ana, Dr. Luís Corujo e Dra. Clara Carvalho, foi possível ao grupo de trabalho elaborar o possível PPD apresentado como documento à parte do trabalho por representar um documento a entregar ao CRIA e que por isso deverá estar separado dos conceitos académicos e teóricos deste trabalho.

Assim seguindo as orientações da DGARQ e com a informação que a Direcção do CRIA e os directores das diversas áreas colocaram á nossa disposição foi possível elaborar o PPD e os protótipos do Plano de Classificação Documental (PCD), das Tabelas de selecção e do Regulamento de Conservação arquivística do CRIA.

Resta-nos ainda referir que os documentos digitais são considerados, actualmente, registos oficiais e são abrangidos segundo leis e padrões que compreendem todo o ciclo de vida desses materiais. A preservação digital requer procedimentos específicos e técnicas apropriadas para cada tipo de formato e suporte. Pesquisas na literatura, propõem o uso de técnicas de emulação, migração e preservação da tecnologia, assim como da preservação de metadados e a criação de repositórios que permitam o acesso e a recuperação dos dados.

Com a preservação digital, o CRIA deve pretender garantir a inalterabilidade dos registos digitais. Todas as estratégias mencionadas têm como fim evitar o risco da formação de barreiras para um uso pleno dos recursos no futuro. Para resolver esse problema, foi elaborado o PPD do CRIA que permite identificar as partes integrantes do processo de preservação digital.

As tecnologias para a preservação digital foram pesquisadas com o intuito de compreender as suas implicações dentro das políticas de criação e uso de repositórios de informação digital. Alguns estudos sobre a preservação digital têm estabelecido que a imediata implementação de políticas de preservação digital é a forma mais efectiva de garantir o armazenamento e uso de recursos de informação por longos períodos de tempo.

A falta dessas políticas no CRIA sugere a carência de conhecimentos técnicos sobre a importância das estratégias de preservação digital existentes. Essa lacuna informacional por parte dos responsáveis pelas políticas de implementação de informação digital precisa ser destacada. O CRIA precisa de elementos com a formação adequada para a identificação, comunicação e avaliação na área de preservação digital de longa duração.


Sistemas de Informação nas Organizações XXX

BIBLIOGRAFIA

Adcok, c. e., & Cabral, c. e. (2004). Directrizes da IFLA para a conservação e o manuseamento de documentos de biblioteca. Lisboa: Biblioteca Nacional.

Arellano, M. A. (Maio de 2004). Preservação de documentos digitais. Ci. Inf., Brasília, v. 33, n. 2, p. 15-27 , p. 13.

Barbedo, F., Corujo, L., & Sant’Ana, M. (2010, Abril 19). Recomendações para a produção de Planos de Preservação Digital. Retrieved Abril 23, 2010, from DGRQ.

Costa de Deus, D. R., & Jorge, P. D. (13 de 12 de 2008). Preservação Digital: Estratégias para Preservação de Documentos a Longo Prazo. p. 14.

DGARQ. (8 de Outubro de 2008). Transferência de Suporte. Obtido em 1 de Julho de 2010, de Direcção-Geral de Arquivos: http://dgarq.gov.pt/servicos/transferencia-de-suporte/

Dicionário de Terminologia Arquivística. (1993). Lisboa: Instituto da Biblioteca Nacional e do Livro.

Henriques, C., Santos, G., Ramalho, J. C., Faria, L., Ferreira, M., & Rui, C. (2009). RODA - Política de Preservação Digital v1.0. Lisboa: Direcção-Geral de Arquivos.

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PLANO DE PRESERVAÇÃO DIGITAL C.R.I.A

09Jul2010 v1.1

Centro de Recuperação e Integração de

Abrantes

PPD – Plano de Preservação Digital v1.1 – 09Jul2010

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1. INTRODUÇÃO

A necessidade de acesso pertinente e contínuo e o arquivo de documentos produzidos pelo Centro de Recuperação e Integração de Abrantes, passa pela valorização do ambiente digital: pesquisa e acesso em formatos digitais e, futuramente, pela aquisição/recepção de documentos digitais. Assim, falar em preservação digital ganha uma dimensão valorizadora que não se confina à simples existência de ficheiros digitais que reproduzem os originais, mas principalmente a existência de documentos digitais originais.

1.1. OBJECTIVO

O Plano de Preservação Digital do Centro de Recuperação Infantil de Abrantes (CRIA) é um

documento onde se faz o diagnóstico dos Sistemas de Informação (SI) electrónicos utilizados por

diversas áreas orgânico-funcionais e de resposta social da instituição e os Objectos Digitais (OD)

produzidos e mantidos pelos mesmos SI e a onde se apontam medidas concretas e recomendações

com vista à preservação a médio/longo prazo desses sistemas e cujos OD permaneçam acessíveis,

quer por razões administrativas, quer por razões históricas

1.2. ÂMBITO

Este Plano de Preservação Digital, caracteriza a política do CRIA enquanto organização interessada na preservação do património digital. Não obstante as suas especificidades estruturais ou conjunturais, esta política está em sintonia com as recomendações da DGARQ para a salvaguarda, difusão e acesso aos objectos digitais de que fazem parte património digital.

São aqui estabelecidas extensões às políticas do CRIA, tendo em vista: Apoiar o desenvolvimento e a monitorização, da infra-estrutura organizacional

de suporte à preservação digital. Fornecer informação base para avaliação e determinação do seu nível de

conformidade a requisitos legais e normativos, ou do nível de fiabilidade da informação que preserva.

Os capítulos desenvolvidos no presente documento expressam as orientações de política

para as funções básicas do PPD - preservação e acesso de objectos digitais. A plena e global

compreensão das estratégias de preservação adoptadas neste PPD não dispensa, ainda, a leitura de

documentação complementar, nomeadamente:

Descrição da arquitectura e infra-estrutura tecnológica;

Manuais de procedimentos;

Inventários de hardware e software;

Plano de contingência e recuperação em caso de desastre;

Planos de actividades e orçamentos;

Quadro de pessoal e plano de formação;

Dossier de legislação, normas e recomendações de referência.


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1.3. VALORES4

Um conjunto de valores está subjacente à definição da política e da estratégia de preservação digital que o CRIA adopta, dos procedimentos e das acções de desenvolvimento e implementação, monitorização e actualização de toda a infra-estrutura de suporte ao repositório, nomeadamente:

Confiança de todas as partes interessadas, confiança na continuidade de acesso aos

objectos digitais, na qualidade dos serviços prestados e na fiabilidade da informação. Rigor na observação da legislação que constitui o quadro jurídico de suporte, das

normas, recomendações e boas práticas de preservação digital, cuja evolução é constantemente monitorizada no sentido de adequar este PPD a novas conjunturas.

Autenticidade dos objectos digitais preservados, e capacidade de o demonstrar a qualquer parte interessada, nos termos do compromisso de preservação assumido. A autenticidade, é a qualidade de um objecto digital que, depois de preservado, mantém a sua integridade conceptual, encontrando-se suficientemente referenciado e identificado quanto à proveniência e suficientemente documentado quanto ao contexto de produção e manutenção. A garantia plena da autenticidade do objecto é uma responsabilidade partilhada entre as estratégias definidas neste PPD e o(s) sistema(s) que o antecedeu na produção e manutenção do objecto em causa.

Acessibilidade aos objectos digitais adquiridos não sujeitos a restrições de comunicabilidade, sem atrasos relativamente ao momento em que entram no repositório, e com recurso a informação descritiva normalizada com excepção dos que estejam protegidos por graus de confidencialidade

Usabilidade da informação preservada, ou capacidade de localizar os objectos digitais, recuperá-los, visualizá-los, interpretar o seu conteúdo informativo e avaliar o seu contexto de produção e manutenção.

Segurança e capacidade de reacção correctiva em caso de acidente ou de tentativa de intrusão, tanto na salvaguarda da integridade conceptual, física e lógica dos objectos digitais, como na garantia dos direitos de acesso, dos deveres de reserva, dos direitos de confidencialidade, dos direitos de privacidade e dos direitos de propriedade intelectual dos objectos digitais.

Qualidade geral dos serviços prestados, num compromisso de monitorização constante dos diferentes componentes do sistema e de realização de auditorias internas regulares.

Flexibilidade nas recomendações e soluções deste PPD, orientada à facilitação da sua implementação e à incorporação da inovação.

Integração com sistemas de informação, num processo de evolução para um ponto tendencialmente único de pesquisa e acesso ao património digital, independentemente da sua data, forma, suporte material ou localização física.

Inovação aplicada às funções de preservação, administração e de acesso, num duplo compromisso de actualização deste PPD face aos avanços tecnológicos.

4 Adaptado das recomendações do documento: Repositório de Objectos Digitais Autênticos - Política de Preservação Digital v1.0 (2009-02-09) (Pág. 7/8)


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2. CARACTERIZAÇÃO GERAL DO CRIA

O Centro de Recuperação e Integração de Abrantes, habitualmente designado por CRIA, é uma Instituição Particular de Solidariedade Social, há 33 anos ao serviço dos cidadãos com deficiência. Tem por missão educar, formar, ocupar e integrar pessoas com deficiência, na família e na sociedade.

Criada por escritura de 23 de Março de 1977, a Instituição situa-se em Alferrarede, concelho de Abrantes. Desde 1996 que possui instalações próprias, integradas numa quinta de 10 hectares, com uma área coberta de cerca de 5 mil metros quadrados.

O Centro de Recuperação e Integração de Abrantes presta serviços nas áreas Educacional, Centro de Actividades Ocupacionais, Formação Profissional, Empresa de Inserção, Lar Residencial, Centro de Recursos para a Inclusão, Projecto de Intervenção Precoce, Rendimento Social de Inserção, Ajuda Alimentar a Carenciados, Intervenção Familiar e integra ainda, em parceria com o Município de Abrantes, a Rede Social do Concelho e o Banco Social de Abrantes.

Na área Educacional presta apoio a crianças portadoras de deficiência na idade da escolaridade obrigatória, encaminhadas pelo Ministério da Educação. Esta fase de aprendizagem pode prolongar-se até a criança atingir os 18 anos de idade. Entretanto, o Centro de Recuperação e Integração de Abrantes, à semelhança de muitas outras instituições de educação especial, implementou o processo de “reorientação das escolas especiais em centros de recursos para a inclusão”. Por isso, tem em funcionamento o CRI (Centro de Recursos para a Inclusão) com intervenção em diversas estabelecimentos de ensino dos Agrupamentos de Escolas de Abrantes, Constância e Sardoal e também na Escola Profissional de Desenvolvimento Rural de Abrantes, localizada em Mouriscas.

No Centro de Actividades Ocupacionais é prestado apoio a cidadãos, maiores de 18 anos, portadores de deficiência que os impede da autonomia de vida, promovendo diversas actividades ocupacionais e valorizando as capacidades individuais.

Na Formação Profissional os jovens, com idade igual ou superior a 15 anos e habilitação inferior ao 1º CEB, iniciam o processo de aprendizagem de uma profissão que os possa inserir no mercado de trabalho. A Instituição tem actualmente em funcionamento seis cursos profissionais, em áreas tão diversas como: serralharia, conservação e restauro de madeiras, pastelaria, agro-pecuária, jardinagem e confecção de doces e salgados.

A Empresa de Inserção resulta de uma parceria com o Centro de Emprego de Abrantes e, de acordo com a legislação aplicável, destina-se a integrar desempregados de longa duração.

O Lar Residencial entrou em funcionamento em Julho de 2007. Tem capacidade para vinte utentes, preferencialmente com elevado grau de dependência ou sem estrutura familiar que lhes possa prestar os cuidados básicos para uma vida com dignidade.

Na área da Intervenção Social direccionada para a comunidade, o Centro de Recuperação e Integração de Abrantes integra diferentes parcerias, procurando contribuir para a solução dos problemas sociais existentes na comunidade onde se insere. Neste âmbito, a Instituição é uma das entidades responsáveis pelo desenvolvimento das acções de acompanhamento do Rendimento Social de Inserção para o Concelho de Abrantes e apoio aos idosos que necessitam de Complemento Solidário a Idosos, é um dos parceiros do Programa Comunitário de Ajuda Alimentar aos Carenciados, bem como entidade promotora do Projecto de


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Intervenção Precoce e da Creche Familiar, parceiro do Banco Social e membro activo da Rede Social do Concelho de Abrantes.

Para o desempenho deste vasto conjunto de actividades o CRIA possui os meios considerados necessários: salas de aula, salas de informática, salas ocupacionais, gabinetes técnicos (psicologia, sociologia, serviço social, terapia da fala, gestão), hipoterapia – cavalos e picadeiro coberto, auditório multimédia, hidroterapia, terapia ocupacional, fisioterapia, ginásio, oficinas para formação profissional, para além de cozinha, refeitório, garagens e meios de transporte adaptados a pessoas portadoras de deficiência.

Actualmente a Instituição é frequentada diariamente, nas suas instalações, por cerca de 150 pessoas com deficiência. Para cada pessoa procura-se a terapia adequada para estimular as capacidades individuais e promover uma maior autonomia de vida. Quando esse objectivo não é atingido, a opção passa pela procura de uma “vivência apoiada” nos cuidados individualizados.

O Centro de Recuperação e Integração de Abrantes abrange os Concelhos de Abrantes, Constância, Gavião, Mação e Sardoal.

2.1. MISSÃO DO CRIA

O CRIA tem como propósitos promover a autonomia de vida, a formação pessoal e profissional e a integração na família e na sociedade. Em todo este trajecto são dedicadas muitas horas às diferentes terapias, apoio psicológico e social, hábitos de higiene e de socialização, entre outros. Para cada caso há sempre um projecto único, mas os objectivos são comuns: educar, reabilitar e integrar crianças e jovens com necessidades educativas especiais.

A missão do CRIA é a de Educar, Formar, Ocupar e Integrar pessoas com deficiência. Apoiar a integração familiar e social de crianças, jovens e adultos garantindo a satisfação das necessidades apresentadas pela comunidade, a qualidade e a equidade, numa perspectiva de eficiência e melhoria contínua. (CRIA 2010)

2.2. ORGANIZAÇÃO DO CRIA

Assembleia Geral

Direcção

Conselho Fiscal

Directora

Executiva

Recursos

Humanos

Serviços Administrativos

Financeiros e Compras

Área Educacional

Centro de Actividades

Ocupacionais

- CAO -

Formação

Profissional

Lar Residencial

Rendimento Social

de Inserção

- RSI -

Intervenção

Precoce

Centro de Recursos

para a Inclusão

- CRI -

Empresa de

Inserção

Creche Familiar

Agricultura e

Pecuária

Nutrição e

Alimentação

Manutenção

Intervenção

Familiar

Esquema 3 - Organograma CRIA (Jun2010)


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3. METODOLOGIA DE TRABALHO

A metodologia apresentada segue com pequenas alterações, o conceito recomendado pela DGARQ relativamente á elaboração dos Planos de Preservação Digitais5.

Fase 1: Levantamento de requisitos o Levantamento de requisitos o Determinação de orientações técnicas ajustadas às necessidades do CRIA.

Fase 2: Levantamento e Identificação dos SI Fase 3: Caracterização e Avaliação arquivística dos SI Fase 4: Caracterização tecnológica e Avaliação dos SI Fase 5: Planeamento e Implementação da estratégia de preservação

o Procedimentos Práticos o Estratégias de Preservação o Armazenamento e Cópias de Segurança o Segurança o Implementação do PPD

Teste da Solução Proposta Produção de Cópias de segurança Aplicação das Estratégias de Preservação Medidas de Monitorização e auditorias internas Afectação de Recursos

3.1. FASE 1: LEVANTAMENTO DE REQUISITOS

3.1.1. REQUISITOS

Segundo as recomendações do documento da DGARQ (DGARQ - Recomendações para a produção de um PPD v2-0b - 19Abr10), os pré-requisitos considerados são:

3.1.1.1. PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DOCUMENTAL (PCD)

O Plano de Classificação é um documento que regista o sistema de classes concebido para a organização de um arquivo corrente, de modo a determinar toda a estrutura da entidade produtora ou de um arquivo. (Dicionário de Terminologia Arquivística, 1993).

O CRIA não possui até ao momento um PCD. O plano de classificação é um documento base para a determinação das séries documentais a serem preservadas. Devido à sua inexistência foi necessário elaborar um Plano de Classificação (Ver 5.1 - Anexo 1/PPD) que para a sua aplicação prática deverá passar por um levantamento de informação mais rigoroso e avaliação por especialista das áreas de Arquivística e Gestão documental.

5 DGARQ - Recomendações para a produção de um PPD v2-0b (19Abr10)


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3.1.1.2. TABELA DE SELECÇÃO

A tabela de Selecção, é um instrumento que regista o resultado da avaliação, e apresenta-se como uma relação dos documentos de arquivo que fixa os respectivos prazos de conservação na fase activa, semi-activa e destino final. A tabela de selecção podendo ser um documento isolado, normalmente é parte constante dos regulamentos de conservação arquivística das organizações. No entanto o CRIA não possui tabelas de Selecção de nenhuma das formas. Para solucionar esta lacuna, elaboramos uma versão beta do regulamento, cuja versão final deverá ser elaborado com a colaboração da DGARQ.

Foram usadas como referências documentos para a elaboração do Regulamento de Conservação Arquivística (Ver 5.2 - Anexo 2/PPD) e da tabela de selecção dos objectos digitais (Ver 5.3 - Anexo 3/PPD) referenciados neste PPD (documentos com regras de preservação superior a 7 anos):

Portaria 412/2001 - Autarquias Locais Portaria 1310/2005 – Estabelecimentos de Ensino Básico e Secundário. CONARQ - Classificação, Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo

Reactivos às Atividades-Meio da Administração Publica - 2001 Nota: Por se encontrarem regulamentados em legislação própria, são excluídos do PPD

os OD relacionados com a Contabilidade e Área financeira (apesar de pela lei nacional devem ser preservados 10 anos)

Prazo de Conservação: Período de tempo fixado na tabela de selecção para a

conservação dos documentos de arquivo em fase activa e semi-activa. A fixação do prazo de conservação é determinada pela existência de um prazo de prescrição e/ou pela frequência de utilização dos documentos.

Série: Unidade arquivística constituída por um conjunto de documentos simples ou compostos a que, originalmente, foi dada uma ordenação sequencial, de acordo com um sistema de recuperação da informação

Sub-série: parte de uma série que se destaca pela originalidade, correspondente às mesmas fases de processo do mesmo tipo, a sub-divisões sistemáticas de um assunto ou a tipologias documentais

Processo: unidade arquivística constituída pelo conjunto dos documentos referentes a qualquer acção administrativa ou judicial sujeita a tramitação própria, normalmente regulamentada

3.2. FASE 2: LEVANTAMENTO E IDENTIFICAÇÃO DOS SI

A selecção dos recursos a preservar a longo prazo constitui uma medida de gestão das instituições tutelares do repositório digital e baseia-se na sua missão e objectivos. A política de selecção deve ser documentada depois de ter sido objecto de discussão e reflexa profundas. No seguimento do trabalho conjunto devem surgir princípios que norteiam a selecção. A política de selecção a instituir deverá ter em conta o valor cultural, histórico ou de carácter científico dos recursos a depositar, assim como as necessidades da comunidade de utilizadores. Com o propósito da inventariação dos SI do CRIA foram efectuadas reuniões de trabalho em que participaram diversas pessoas do CRIA que forneceram a informação relativa


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ao funcionamento e utilização dos diversos SI que serviram de base à produção deste documento.

Não foram considerados os SI que, embora possam cumprir funções nucleares para determinadas áreas (Ex: RSI) não se inscrevem directamente nos objectivos gerais do CRIA ou que, os seus conteúdos informacionais sejam espelhados noutros SI sujeito ao PPD (ex: Segurança Social ou Ministério da Educação).

A informação existente nestes SI cumpre as seguintes condições: Ser produzida na rede organizacional; Ser considerada como propriedade institucional; Ter carácter de sistema oficial, reconhecido pelo organismo, e não de “documento de

trabalho particular”.

3.2.1. SISTEMAS DE INFORMAÇÃO DO CRIA:

Não foi possível fazer o levantamento dos Sistemas de Informação do CRIA, pois em termos de inventário computacional apenas foi possível verificar a existência de 19 sistemas mas cujo informação de cadastro tecnológico e aplicacional assim como o respectivo utilizador não está disponível. Assim o grupo de trabalho apenas fez o levantamento dos documentos digitais originais produzidos no CRIA

(Ver 5.4 - Anexo 4/PPD)

3.3. FASE 3: CARACTERIZAÇÃO E AVALIAÇÃO ARQUIVÍSTICA DOS SI

Procedeu-se a uma selecção e caracterização sumária dos SI constantes da lista anterior (3.2.1) para os quais o prazo de conservação seja superior a sete anos pois serão estes que deverão ser objecto de um PPD. A caracterização sumária dos SI anteriormente referenciados, nomeadamente ao nível dos seguintes itens

Área de negócio; Âmbito e conteúdo (actividades administrativas ou técnicas e procedimentos

administrativos, documentais ou outros que o sistema serve ou suporta); Utilização do sistema (relativamente ao tipo de exploração actual do SI ou seja: activo,

semi-activo ou inactivo); Prazo de conservação administrativa (período de tempo findo o qual a informação

que reside no SI não será mais necessária para exploração e/ou consulta pelos utilizadores/interessados primários.)

Destino Final (destino atribuído à informação que reside no sistema, resultante do seu valor probatório e/ou da relevância do seu valor informativo e que pode ser de: conservação permanente global, conservação permanente parcial ou eliminação global).


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3.4. FASE 4: CARACTERIZAÇÃO TECNOLÓGICA E AVALIAÇÃO DOS SI

A informação relativa à caracterização tecnológica dos SI foi fornecida em reuniões de trabalho ad hoc. Adicionalmente foram analisados, sempre que possível, manuais de instruções, procedimentos de utilização e outra literatura complementar. Com base no conjunto da informação arquivística e tecnológica apurada e tendo, em especial consideração, as referidas nos campos “Prazo de conservação administrativa” e “Destino Final”, foi feito um estudo de cada um dos diversos SI de forma a tornar possível delinear soluções de preservação específicas.

Que materiais devem ser preservados? Este é sem dúvida, um aspecto que levanta permanentemente múltiplas discussões. Os princípios de “importância” e de “efemeridade” que, de algum modo têm vindo a ser aplicados em bibliotecas arquivos têm de ser reequacionados à luz dos novos tipos de documentos e formas de preparar e difundir informação. Por outro lado, há sempre que ter em conta as necessidades das comunidades de utilizadores que condicionam os critérios de selecção a aplicar, sendo que, no limite há sempre que definir princípios e responsabilidades institucionais pela preservação com a respectiva criação das condições de continuidade do acesso aos recursos.

3.5. FASE 5: PLANEAMENTO DA ESTRATÉGIA DE PRESERVAÇÃO

A análise efectuada na fase anterior permitiu a elaboração de propostas de soluções para cada um dos sistemas a nível da preservação primária e secundária, assim com procedimentos de comunicação (indicações para a definição do fluxo de comunicação/validação prévia à implementação das acção de preservação e documentação (considerações sobre se existe suficiente documentação do sistema, particularmente relacionada com a estratégia de preservação secundária).

3.5.1. PROCEDIMENTOS PRÁTICOS

Os procedimentos práticos de preservação digital apresentados apenas podem ser executados depois de estarem de definidas e aplicadas as regras de migração. Existe também necessidade de definir regras para outras acções do procedimento, refira-se a identificação da metainformação (campos) que devem migrar para sistemas de preservação secundária ou para novas versões / preservação primária (e se será necessário migrar toda a metainformação relativa a rotinas de auditoria?). Outros exemplos passam por fazer contemplar na Tabela de selecção objectos digitais (séries) institucionais residenciais nos vários repositórios (papel, Internet), e ainda a definição de regras de periodicidade de “impressão” das paginas dos sítios Web de Internet e Intranet para formato PDF/A.


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3.5.2. ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO

As estratégias para preservar os documentos digitais do CRIA foram pensadas com o objectivo de se ter como garantia o acesso ao documento.

Na tabela seguinte, está representado o lugar das estratégias de preservação no fluxo dos documentos digitais dentro da estrutura de Arquivo Digital do CRIA.

Fase Tarefa Estratégia Aquisição Entrega do OD pelo Produtor do mesmo

Captura pelo responsável do ADCRIA Recolha pelo responsável do ADCRIA

Verificação Integridade física (meio) Integridade de conteúdo Integridade Lógica

Autenticidade Registo Metadados Descrição Bibliográfica

Instalação e manipulação Acesso Preservação

Preservação Preservação Física Refrescamento do meio Migração do Suporte

Preservação Lógica Conversão de Formatos Emulação

Preservação Intelectual Acesso Condições de uso Acesso Local

Acesso remoto Tabela 3 - estratégias de preservação no fluxo dos OD (Adaptado Arellano 2004)

Na preservação de documentos digitais, assim com na dos documentos em papel, é necessária a adopção de ferramentas que protejam e garantam a sua manutenção. Essas ferramentas servem para reparar e restaurar registos protegidos, prevendo os danos e reduzindo os riscos dos efeitos naturais (preservação prospectiva), ou para restaurar os documentos já danificados (preservação retrospectiva). Para o CRIA, a preservação digital é o planeamento, alocação de recursos e aplicação de métodos e tecnologias para assegurar que a informação digital de valor contínuo permaneça acessível e utilizável. A preservação digital compreende os mecanismos que permitem o armazenamento em repositórios de dados digitais que garantem a perenidade dos seus conteúdos.

Uma das primeiras estratégias que não deve ser utilizada pelo CRIA, é a da preservação de hardware e software. Este tipo de estratégia, apesar de utilizada ainda hoje por algumas organizações, não é aconselhada e está em declínio, primeiro pela obsolescência rápida dos sistemas tecnológicos, segundo pelo risco de descontinuidade do fabricante. Outra opção que nos chamou a atenção quando a questão da preservação de documentos digitais entrou em discussão foi a da impressão no papel. È habito no CRIA, imprimir os seus documentos como forma de garantir a longevidade dos mesmos. A opção da impressão em papel, tal como a preservação tecnológica continua a ser usada apesar de não ser viável para muitos recursos digitais. Quando os recursos a preservar são textos, gráficos, fotografias ou outros formatos passíveis de reprodução em papel, o CRIA recorre a essa estratégia.

No caso da preservação intelectual (por exemplo os manuais produzidos pela área de Formação Profissional), o foco são os mecanismos que garantem a integridade e autenticidade da informação nos documentos electrónicos. Como mostra tabela seguinte, a preservação física continua relevante nos suportes electrónicos/digitais, ainda que o seu armazenamento tenha a necessidade de uma constante actividade de migração para novos suportes físicos (DVD, SSD, BlueRay etc.)


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Requisitos Documentos Impressos Documentos Digitais

Preservação física Relevante Relevante Preservação Lógica Pouco Relevante Relevante Preservação Intelectual

Não Relevante Relevante

Tabela 4 - Relevância dos requisitos de preservação dos Documentos Impressos e Digitais

No caso dos materiais impressos, a preservação lógica é pouco relevante, por estar

garantida no formato específico em que foram publicados (periódico, revista, livro etc.). Na publicação digital, a preservação lógica está associada à necessidade de garantir a conversão dos formatos originais que tem se convertido em obsoletos ou de custosa manutenção. O quadro mostra também que a importância da preservação intelectual torna-se maior no caso dos materiais digitais devido principalmente à capacidade de o objecto digital ser passível de modificação no seu desenho, apresentação no formato de publicação.

Com isso, a perda do conteúdo intelectual original pode ser declarada inaceitável pelo autor. No entanto outras estratégias são recomendadas, tais como a emulação, que consiste no uso de tecnologias actuais, para sobre elas reconstituir as funcionalidades e o ambiente de tecnologias que se tornaram obsoletas; e a mais recomendada neste PPD, a migração, que trata de transportar os recursos digitais de uma plataforma para outra, adaptando-os aos ambientes de chegada, cada vez que o hardware e software se tornam obsoletos ou em antecipação a essa própria obsolescência; e por fim o encapsulamento, que tem como objectivo a preservação do formato original tecnológico mas apenas quando estiverem criadas as condições tecnológicas no CRIA para manter este tipo de estratégia.

3.5.2.1. AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS

Na avaliação dos documentos digitais, têm-se em conta a existência de diferentes tipos de documentos que exigem abordagens diferentes e específicas:

Bases de dados Na abordagem das bases de dados devem-se ter em consideração os documentos descritivos de todos os ficheiros de dados que descrevem: o sistema, as características físicas dos documentos, a sua estrutura, o conjunto de dados, o software produtor (nome e versão) e o período de conservação.

Ficheiros de Texto Devem conter, caso o original seja mantido em formato digital, a unidade orgânica responsável pela produção, as datas de actualizações, o autor e destinatário, o nome do ficheiro, o software produtor (nome e versão) e o período de conservação.

Folhas de Cálculo Se o original for mantido em formato digital, os seus ficheiros devem conter a identificação da unidade orgânica que o produziu, datas das actualizações, o nome do ficheiro, o software produtor (nome e versão) e o período de conservação.

Gráficos Os seus ficheiros devem conter informações como: descrição do sistema, características físicas, o conjunto de dados, nome e versão do software produtor e o período de conservação.


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Documentos não-lineares (ou compostos) Dividem-se em vários tipos: Documentos: que contêm gráficos ou um conjunto de parcelas de uma folha de

cálculo; Documentos dinâmicos: documentos relacionados entre si, que interagem

reciprocamente de forma automática ou manual; Documentos Multimédia: com aplicações multimédia (vídeo, sons e imagens)

em grande parte produzidos pela Biblioteca do CRIA.

Para os documentos não-lineares e no caso particular dos documentos multimédia produzidos pela Biblioteca do CRIA, deve-se manter a documentação adequada incluindo a descrição do sistema, as características físicas dos documentos, o software produtor (nome e versão) e o período de conservação. Não devem nunca abandonar o formato digital, já que perdem consistência e coerência informativa e probatória quando são transpostos para outro tipo de suporte.

Toda avaliação de documentos digitais incide sobre dois aspectos fundamentais e interligados:

1. A análise interna: Abarca o conteúdo informativo dos documentos e o critério a aplicar é idêntico ao que se aplica aos documentos tradicionais, tendo por base a legislação a aplicar nestes casos (em Portugal a avaliação segue o que está estipulado no D.L. nº 447/88 de 10 de Dezembro).

2. A análise técnica: estuda as especificações externas que são inerentes aos documentos electrónicos (suporte, hardware e software). Sobre tudo deve incidir de forma agrupada sobre a estrutura que permite a sua produção, acesso e o conteúdo informativo do documento.

Em resumo, a análise técnica sistémica dos documentos digitais abrangeu os diversos

campos e grupos específicos e incidiram sobre os seguintes itens: ● Legibilidade: o seu armazenamento deve permitir a recuperação dos documentos,

quando solicitados; ● Documentos e metainformação: a descrição do sistema deve assegurar a

localização e recuperação dos documentos, mediante a utilização de diferentes níveis de metainformação atribuída ao próprio sistema de informação e a elaboração de documentos descritivos que identifiquem o seu ciclo de vida. Neste âmbito deve-se preservar os manuais técnicos que são apresentados pelo fornecedor do sistema informático;

● Dependência do software-hardware: deve-se aferir se existe dependência claramente identificada de alguma plataforma ou aplicação. Se o software utilizado é de origem “proprietária” ou standard, proveniente de organismos internacionais de normalização (ISO – International Standards Organization, ANSI – American National Standard Institute, e outros);

● Custo: deverá ser indicado o valor orçamentado para assegurar a correcta manutenção dos documentos, de modo a que a informação que contêm esteja disponível e seja relevante;

● Frequência de utilização: analisa a necessidade de serem acedidos de forma a justificar a sua manutenção;


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● Manuseamento: deve permitir a sua utilização ou transposição para outro tipo de formato digital que permita a sua utilização;

● Investigação: deve permitir avaliar o seu potencial em relação a recuperação para efeitos de consulta e investigação;

● Relações e Ligações (Links): o recenseamento de outros sistemas ou recursos electrónicos permite obter informação relevante sobre o sistema.

3.5.2.2. TRANSFERÊNCIA DE SUPORTE

A nível estratégico e organizacional, a necessidade de rapidez e eficiência

A tarefa de preservação de documentos, requer a utilização de ferramentas cada vez mais tecnológicas. Consciente desse facto. O CRIA deve recorrer a planos de digitalização de arquivos, permitindo conversão de documentos em formato físico para formato electrónico.

A digitalização é um processo que o CRIA deve equacionar nomeadamente no que diz respeito à:

Conversão de toda a documentação quer a produzida quer a recebida em formato digital implementado uma Gestão Electrónica de Documentos (GED).

Conversão de toda a massa documental existente em formato papel para o digital. Em quaisquer dos casos a conversão digital é um procedimento que tem de ser

criteriosamente estudado, planeado e relacionado com o objectivo de proporcionar uma maior eficácia documental no acesso, gestão e distribuição da informação.

3.5.2.3. CORREIO ELECTRÓNICO

Este sistema e aplicação destinados à transmissão de mensagens entre computadores, tornou-se um veículo privilegiado de transmissão e transferência de informação, devido à facilidade e rapidez de comunicação. Passou a constituir parte integrante do sistema de arquivo e por isso no CRIA devem instituir-se normas para a sua gestão arquivística em conjunto com a correspondência via correio postal. O plano de classificação adoptado e as tabelas de selecção e de eliminação de documentos devem conter este tipo de documentação.

A gestão do correio electrónico no CRIA deve ter em conta a sua especificidade e basear-se nas seguintes regras:

Conservação dos respectivos elementos meta-informativos (envelope electrónico) que contem informações que definem a sua contextualização tanto da entidade produtora como da destinatária;

Como no CRIA não existe um sistema de arquivo organicamente reconhecido, deve-se proceder a impressão das mensagens no formato PDF/A e classificá-los (de acordo com o PCD) com os respectivos ficheiros que sejam relevantes para a instituição;

Os documentos provenientes de correio electrónico só poderão ser destruídos tendo atenção as normas e procedimentos arquivísticos;

Não se devem imprimir documentos enviados unicamente com o objectivo de informar;

Deve-se evitar a impressão de material de referência (artigos ou documentos impressos) que foram publicados, respeitando os direitos de autor.


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3.5.3. ARMAZENAMENTO E CÓPIAS DE SEGURANÇA

A preservação digital dos OD deverá ser suportada por um sistema de armazenamento e cópias de segurança, do tipo NAS, para cuja configuração foram ponderados os critérios seguintes:

Segurança dos dados: capacidade para suportar RAID, Backups e Replicação remota;

• Interoperabilidade: capacidade para suportar nós de marcas diferentes, discos de marcas

diferentes, conectividade NFS e CIFS/SMB;

• Escalabilidade: dimensão da solução inicial, incremento e capacidade limite;

• Custos: custo de instalação, de manutenção e suporte por ano, duração da garantia, custo

inicial e custo de incremento.

A capacidade de armazenamento dos suportes deverá ser grande o suficiente para albergar a

informação existente, sem prejuízo da persistente capacidade de processamento, nomeadamente,

para implementação dos mecanismos de migração. Isto significa que o nível de ocupação dos

suportes físicos de armazenamento nunca deverá exceder os 50%; sempre que este limite seja

atingido, o sistema deverá sofrer um acréscimo na sua capacidade de armazenamento.

3.5.4. SEGURANÇA

Para garantir a segurança dos dados face a avarias nos suportes deve existir um sistema RAID e de cópias de segurança implementado. Recomenda-se aumentar futuramente o nível de segurança, nomeadamente no que respeita à tolerância a catástrofes naturais, através da replicação de todos os dados armazenados para um sistema geminado, fisicamente separado e distante do sistema principal.

O sistema deverá ter mecanismos de segurança contra intrusão através da rede externa (Internet), e de uma futura rede interna (Intranet) e através de acesso físico aos espaços de residência dos equipamentos que asseguram o armazenamento e gestão da informação, com procedimentos controlados de autorização de acesso e registo de ocorrências.

Todos os componentes de hardware que constituem o sistema de armazenamento e cópias de segurança deverão ser mantidos em condições ambientais estáveis e controladas, nomeadamente no que respeita aos níveis de temperatura, humidade relativa e qualidade do ar, aspectos sujeitos a medições regulares.

Algumas precauções devem ser tomadas para reduzir o perigo da perda dos materiais digitais:

Implementar ciclos de actualização (refreshment) para cópia em novo suporte físico; Fazer cópias de preservação (assumindo licenças e permissões de copyrights); Implementar procedimentos apropriados de manuseio; Transferir para um suporte de armazenamento padrão.


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3.5.5. IMPLEMENTAÇÃO DO PPD6

3.5.5.1. TESTE DA SOLUÇÃO PROPOSTA

Antes da implementação do PPD, os procedimentos técnicos e soluções decididas a partir do processo de avaliação descrito em 3.2 devem ser sujeitos a testes. Estes devem ser levados a cabo pelos colaboradores do CRIA sobre duplicados dos documentos de arquivo electrónicos de forma a salvaguardar os originais de quaisquer resultados indesejáveis, sempre possíveis em fases de teste

3.5.5.2. PRODUÇÃO DE CÓPIAS DE SEGURANÇA

Antes da implementação do PPD e respectivas estratégias de preservação, devem ser feitas cópias de segurança de todos os OD seleccionados para preservação. A integridade destas cópias deve ser verificada antes da sua remoção para uma área de armazenamento segura. Estes duplicados não devem ser sujeitos a qualquer tratamento de preservação, devendo funcionar como matrizes caso os procedimentos preconizados para a estratégia de salvaguarda sejam mal sucedidos.

3.5.5.3. APLICAÇÃO DAS ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO

Após a finalização das tarefas relacionadas com os pontos 3.5.5.1 e 3.5.5.2 e caso os resultados tenham sido satisfatórios, o tratamento de preservação deve ser estendido a todos os OD seleccionados para tal.

3.5.5.4. MEDIDAS DE MONITORIZAÇÃO E AUDITORIAS INTERNAS

Apresenta-se aqui uma grelha que indica os responsáveis pelos sistemas considerados. Optou-se por especificar as responsabilidades a nível da Administração do sistema, ou seja, quem é responsável pela administração operacional do sistema (assegura o armazenamento dos dados, monitorização do sistema, actualização, etc.) tem também as responsabilidades a nível da gestão dos dados, isto é, quem tem responsabilidades de gestão dos dados que utilizam o sistema para cumprimento das suas actividades, inserindo dados ou simplesmente utilizando-os para consulta.

Adicionalmente, cabe à Direcção do CRIA, as seguintes responsabilidades: Supervisionar a implementação do PPD Fazer cumprir o PPD; Monitorizar o cumprimento do PPD; Coordenar o trabalho das equipas designadas pelas áreas responsáveis pelos sistemas,

nomeadamente: Na identificação de perdas aceitáveis/não aceitáveis, No teste de conversores, Na definição de regras tanto para a migração e controlo da qualidade da migração

como para a elaboração de relatórios de migração.

6 De acordo com a DGARQ e as suas recomendações para a produção de um PPD v2-0b (19Abr10)


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As regras de migração e controlo de qualidade da mesma têm que ser definidas individualmente para cada sistema. Nesta perspectiva, cabe ao Responsável pela Administração dos SI (AdmSI) o papel de coordenar cada um dos grupos de trabalho para a sua produção. Este grupo de trabalho deve inclui a AdmSI, por ser o responsável pela administração dos SI, e o(s) responsável(eis) pela gestão dos dados de cada sistema. Haverá sistemas que requererão a inclusão de elementos que não possuam nenhum destes papéis, pela razão de necessitarem dos dados que constam no referido SI.

Após a migração, deverá ser efectuada uma comparação entre os dados do SI originais e o produto da migração. Registando-se alguma perda, caberá aos responsáveis pela gestão dos dados e/ou dos que necessitam destes para as suas actividades verificar se as perdas registadas são aceitáveis e se não houve perda de dados considerados vitais.

Face às responsabilidades identificadas, indica-se agora um conjunto de recomendações gerais, aplicáveis a todos os SI e que, caso não tenham aplicação aos sistemas vigentes, devem ser tidas em conta no momento da sua actualização/substituição. Simultaneamente são apontadas as áreas sobre as quais pendem tais recomendações.

Definir medidas de monitorização sistemática dos sistemas (incluindo suportes e

formatos) e do ambiente tecnológico externo, no sentido de evitar riscos de obsolescência. (AdmSI)

Privilegiar a adopção de formatos abertos, no desenvolvimento/aquisição de novos sistemas e na produção de documentos. (AdmSI)

Promover a actualização dos sistemas, dos formatos e/ou dos suportes sempre que a evolução tecnológica o recomendar. Quando houver lugar a migração para outros formatos (PDF, TIFF, DBML, AVI, WAV), identificar perdas aceitáveis/não aceitáveis e testar conversores, no sentido de garantir a viabilidade da solução enunciada ou procurar solução alternativa. (AdmSI)

Definir regras e procedimentos a observar em todas as migrações, incluindo regras para controlo da qualidade da migração e para a elaboração de relatórios de cada migração (sublinha-se especialmente que as perdas de informação – ainda que aceitáveis – devem ser reportadas). (AdmSI)

Garantir que é produzida adequada documentação dos sistemas (esquemas de metainformação, arquitectura e dicionários de dados, inventário de hardware e software e manual de instalação). Insuficiente documentação pode impossibilitar a identificação de funcionalidades e compreensão dos dados, dificultando procedimentos subsequentes de migração; por outro lado, condiciona a generalidade das estratégias de preservação, e limita a utilização secundária dos dados fora do sistema de origem. (AdmSI)

Garantir que a transferência de bases de dados para repositório de preservação digital (acompanhada de migração dos dados para formato de preservação) será sempre acompanhada de suficiente documentação do sistema que permita interpretar os dados e as relações entre os dados. (AdmSI)

Garantir que todos os sistemas disponham de adequadas facilidades de importação e de exportação de dados (de/para formatos abertos e normalizados). (AdmSI)

Garantir que todos os sistemas tenham rotinas de auditoria suficientes para a demonstração da fiabilidade da informação que reside no sistema. (AdmSI)

Aprofundar a análise das necessidades de informação, especialmente para os sistemas mais pesados – quanto maior for o volume e o ritmo de crescimento do sistema, mais crítico se torna efectuar uma criteriosa avaliação de necessidades,


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tendo em vista alinhar diferentes usos com soluções diferenciadas de armazenamento e de preservação. (Administradores dos dados)

Estender o desenvolvimento de planos de contingência a todos os sistemas. (AdmSI) No que especificamente respeita a um sistema electrónico de gestão de arquivos,

tendo em vista o incremento de valores de gestão integrada de arquivos (corrente, intermédio e definitivo) e de facilitação do acesso aos documentos da administração, recomenda-se, ainda: Aquisição de um sistema de gestão de arquivo (Direcção) Incremento da interoperabilidade técnica (formatos abertos de exportação e

importação de dados e de documentos) e semântica (esquemas de normalizados de metainformação); (Responsável pelo Arquivo)

Incremento da adopção da especificação MoReq 2. (Responsável pelo Arquivo)

As recomendações acima enunciadas não dispensam a consideração das orientações técnicas e normativas, nacionais e internacionais, nomeadamente as expressas e referenciadas no documento produzido pela DGARQ

3.5.5.5. AFECTAÇÃO DE RECURSOS

É essencial prever antecipadamente os recursos humanos, materiais, bem como os elementos temporais de implementação das estratégias na fase inicial e na continuidade da aplicação do PPD, considerados como necessários para assegurar o esforço de implementação do plano. O CRIA deve planear e implementar as estruturas necessárias para aplicar a monitorizar a aplicação do PPD.

3.5.6. RECOMENDAÇÕES GERAIS

Elaboração de um Regulamento de Conservação Arquivística Elaboração de um Plano de Classificação Documental Uniformização de software aplicacional pelos 19 computadores Implementação de uma rede interna (Intranet) Nomeação de um Responsável pelos Sistemas de Informação com a formação adequada Nomeação de um Responsável pelo Arquivo do CRIA Implementação de um Arquivo Digital do Cria (ADCRIA) para servir ainda como repositório

de dados e documentos digitais.


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4. CONSIDERAÇÕES FINAIS

A produção deste documento pressupôs, sempre, que os SI analisados estão sujeitos a modificações, alterações e substituições. Similarmente, as funções e actividades às quais dizem respeito e a que dão resposta os SI, poderão ser objecto de alterações, podendo mesmo, no limite, desaparecer ou dar lugar ao surgimento de novos.

Face a esses pressupostos, é necessário entender o presente documento, como delimitado no tempo sendo necessária a sua revisão sempre que se verifique alteração, modificação ou substituição do SI, mas também das funções/actividades que ele cumpra.

A produção de um novo Regulamento de Conservação Arquivística e um novo Plano de Classificação Documental, deverá ter em conta as características dos SI, no que concerne ao destino final, devendo haver uma especificação, aquando da conservação parcial, dos procedimentos técnicos necessários para efectuar a eliminação, no SI, de conteúdos considerados desnecessários.

O sucesso do PPD dependerá da concertação e envolvimento dos responsáveis quer pela utilização quer pela administração/gestão técnica dos SI. Tal requererá a definição de um quadro de recursos humanos, dentro de cada área do CRIA, com responsabilidade directa na boa execução do Plano. Para tal propõe-se o desenvolvimento de um plano de formação que sensibilize, permitindo uma tomada de consciência da temática da preservação digital.

Para melhor optimizar a gestão de informações, o CRIA deverá implementar um sistema de gestão de recursos humanos computacional integrados com o já existente sistema de gestão contabilística e financeira assim como um sistema de gestão de alunos computacional.


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5. ANEXOS

Lista de Anexos

Anexo 1 – Plano de Classificação Documental do CRIA (Protótipo)

Anexo 2 – Regulamento de Arquivo (Protótipo)

Anexo 3 – Tabela de Selecção (Objectos Digitais)

Anexo 4 - Folha de Recolha de Dados

Anexo 5 – Glossário


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5.1. ANEXO 1 – PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DOCUMENTAL DO CRIA

A elaboração do Plano de Classificação Documental do CRIA é uma tarefa muito importante, primordial, difícil e morosa e deve ser elaborada com o máximo cuidado de forma a não se cometerem erros que se repercutirão na estrutura e bom funcionamento do arquivo e gestão documental do CRIA.

O PCD apresentado na página seguinte é apenas um protótipo com o único objectivo de cumprir com os dos requisitos para a elaboração do PPD do CRIA. Para que possa ser utilizado na prática deverá passar antecipadamente pela elaboração de um novo PCD com a colaboração da DGARQ, com base num levantamento rigoroso das séries documentais do CRIA e acompanhado de uma manual de descrição e utilização do PCD. No entanto, dentro das nossas limitações e formação, elaboramos o PCD com base nas seguintes características:

Satisfazer as necessidades práticas do serviço, adoptando critérios que potenciem a resolução dos problemas. Quanto mais simples forem as regras de classificação adoptadas, tanto melhor se efectuará a ordenação da documentação;

Construção deve estar de acordo com as atribuições do CRIA (divisão de competências) e a focar a estrutura das entidades de onde provém a correspondência;

Tida em conta a evolução futura das atribuições do serviços deixando espaço livre para novas inclusões;

A possibilidade de ser revisto periodicamente, corrigindo os erros ou classificações mal efectuadas, e promover a sua actualização sempre que se entenderem convenientes.


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000 - Administração e Gestão Geral 001 – Modernização e reformas administrativas

01 – Projectos, estudos e Normas 002 - Gestão e Controlo de Qualidade 010 - Organização e Funcionamento

01 - Registo de Órgãos Competentes 02 - Regulamentos, Estatutos, Organogramas, Estruturas 03 - Audiências, Despachos, Reuniões

011 - Grupos de Trabalho, Comissões 012 - Comunicação Social

01 - Relações com a Imprensa 11 – Credenciais de Jornalistas 12 – Entrevistas, Noticiários, reportagens, Editoriais

02 – Divulgação Interna 03 – Campanhas Institucionais, Publicidade 06 – Sítio institucional de Internet7

020 – Recursos Humanos

01 – Legislação 02 – Identificação Funcional 03 – Obrigações Trabalhistas e Estatutárias 04 – Sindicatos, acordos 05 – Processos Individuais, cadastro

021 – Recrutamento e Selecção 01 – Candidatos a Cargos e emprego, Inscrição e Curriculum Vitae 03 – Testes de Selecção

022 – Formação e Estágios 01 – Cursos 02 – Estágios 09 – Outros assuntos

023 – Escalas, Quadros, Tabelas e Politica de Pessoal 01 – Estudos e Previsão de Pessoal 02 – Criação, Classificação e Remuneração de Cargos e Funções 03 – Reestruturação e Alterações Salariais 10 – Movimentação de Pessoal

11 – Admissão 12 – Demissão

024 – Direitos, Obrigações e Vantagens 01 – Folhas de Pagamento

11 – Salários, vencimentos, remunerações 12 – Gratificações 13 - Adicionais

01 – Tempo de Serviço 02 – Nocturno 06 – Serviço Extraordinário 07 – Férias

7 http://www.cria.com.pt/


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14 – Descontos 15 – Encargos Do CRIA

02 – Férias 03 – Licenças 05 – Reembolso de Despesas 09 – Outros Direitos, Obrigações e Vantagens

025 – Apuramento de Responsabilidades e Acções Disciplinares 01 – Denuncias, Inquéritos

11 – Processos Disciplinares 026 – Assistência e Segurança Social

01 – Benefícios 11 – Seguros 12 – Auxílios 13 – Aposentadoria

01 – Contagem de Tempo de Serviço 02 – Higiene e Segurança no Trabalho

21 – Prevenção de Acidentes de Trabalho 22 – Refeitório, Cozinhas, Creche 23 – Inspecções periódicas de Saúde

029 – Outros assuntos referentes a pessoal 01 – Horários de expediente

01 – Pessoal não docente 02 – Pessoal Docentes

02 – Trabalho fora da Sede, Viagens em Serviço 21 – No Pais 22 – No Estrangeiro

03 – Incentivos Funcionais, Prémios 030 – Material

01 – Cadastro de Fornecedores 033 – Aquisição de Material

01 – Material Permanente (Imobilizado) 11 – Compra 12 – Aluguer, Leasing 13 – Empréstimo, Doação, permuta

02 – Material de Consumo 11 – Compra

03 – Material Didáctico 11 – Compra

04 – Material Pedagógico de Apoio Educativo

034 – Movimentação de Material 01 – Controlo de existências 02 – Extravio, roubo, desaparecimento

036 – Instalação e Manutenção de Material 01 – Requisição e Contratos de Serviços 02 – Serviços executados pela Manutenção do CRIA

037 – Inventário


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01 – Material Permanente 02 – Material de Consumo 03 – Material Didáctico 04 – Material Pedagógico de Apoio Educativo

039 – Outros Assuntos Referentes a Material 040 – Património 041 – Bens Imóveis

00 – Fornecimentos e manutenção de serviços Básicos 11 – Água e Esgotos 12 – Gás 13 – Electricidade

01 – Aquisição 11 – Compra 12 – Cessão 13 – Doação 14 – Aluguer, Arrendamento

04 – Obras 01 – Reforma, Recuperação, Restauro 02 – Construção

05 - Serviços de Manutenção 042 – Viaturas

01 – Aquisição 11 – Compra 12 – Cessão 13 – Doação 14 – Aluguer

02 – Cadastro, Licenciamento e registo 03 – Venda 04 – Serviços de Manutenção, Abastecimento, Limpeza e Reparação 05 – Acidentes, Infracções, Multas 09 – Outros Assuntos Referentes a Viaturas

11 – Controlo de Usos 01 – Requisição 02 – Autorização para uso fora do horário de expediente 03 – Estacionamento, Garagem

044 - Inventário 049 – Outros Assuntos Referentes a Património

01 – Guarda e segurança 11 – Serviços de Vigilância 12 – Seguros (inclusive de Viaturas) 13 – Prevenção de Incêndio 14 – Sinistro 15 – Controlo de Acessos

02 – Mudanças 03 – Uso de Dependências


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050 – Orçamento e Finanças 01 – Auditorias

051 – Orçamento 01 – Programação Orçamental 02 – Execução Orçamental

052 – Finanças 01 – Programação Financeira 02 – Execução Financeira

21 – Receita 22 – Despesa

053 – Fundos especiais 054 – Estímulos Financeiros

01 – Subsídios 02 - Incentivos Fiscais 03 – Investimentos 04 - Doações

055 – Operações Bancárias 01 – Conta Corrente 02 – Outras Contas

056 – Balanços, Balancetes 057 – Prestação de Contas 059 – Outros assuntos Referentes a Orçamento e Finanças

01 – Tributos (Impostos e taxas) 060 – Documentação e Informação

01 – Álbuns Fotográficos 02 – Documentos audiovisuais produzidos no âmbito das actividades educacionais

061 – Produção Editorial 062 – Documentação Bibliográfica (livros, manuais, folhetos e audiovisuais)

00 – Normas e Manuais 01 – Aquisição

11 – Compra e Assinaturas 12 – Doação

02 – Registo 03 – Catalogação, Classificação, Indexação 04 – Referência e Circulação 05 – Inventário

063 – Documentação Arquivística, Gestão de Documentos e Sistema de Arquivos 064 – Documentação Histórica e Museológica 065 – Reprodução de Documentos 066 – Conservação de Documentos 067 – Informática

01 – Planos e Projectos 11 – Plano Director dos Sistemas de Informação 12 – Plano de Preservação Digital

02 – Software, Sistemas, Redes 21 – Manuais Técnicos


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22 – Manuais do Utilizador 03 – Assistência Técnica

069 – Outros assuntos Referentes às Documentação e Informação 070 – Comunicações e Audiovisuais

01 – Normas, Regulamentações e Procedimentos 071 – Serviço Telefónico Fixo

01 – Instalação, Manutenção, Reparação 02 – Contractos

072 – Serviço Telefónico Móvel 01 – Instalação, Manutenção, Reparação 02 – Contractos

073 Serviço de transmissão de Dados 01 – Serviço de Internet (fixa e Móvel)

074 – Serviço de Televisão 01 – Instalação, Manutenção, Reparação 02 – Contractos

078 – Serviço de Rádio do CRIA 080 – Áreas de Resposta Social 081 – Educacional

01 – Acção Social Escolar 11 – Processos de Alunos Subsidiados 12 – Processos de Candidaturas 13 – Auxílios Económicos

02 – Informação e Comunicação 11 – Actas de Reuniões 12 – Relatórios de Actividades 13 – Horários 14 – Listas de Alunos

03 – Actividade cientifico-pedagógica 11 – Actas de Reuniões das estruturas pedagógicas 12 – Projecto educativo 13 – Projectos curriculares 14 – Planos de Actividades 15 – Relatórios da pratica pedagógica 16 – Relatórios do desempenho de cargos 17 – Programas 18 – Normas de Avaliação

20 – Pessoal Discente 01 – Processos Individuais dos alunos 02 – Registos Biográficos 03 – Ficheiros de alunos 04 – Matriculas 05 – Processos de Candidatura 06 – Livros de ponto: sumários 11 – Horários 12 – Avaliação


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13 – Termos de resultado final dos alunos 14 – Guias de Aprendizagem de ensino

21 – Apoio Educativo 03 – Actas de reuniões dos serviços de Psicologia e Orientação 04 – Plano educativo individual 05 – Projectos de dinamização de recuperação das aprendizagens 06 – Programas de métodos e hábitos de estudo 07 – Planos de Aulas Especializadas 11 – Relatórios dos Professores do apoio educativo 12 – Minutas das entrevistas com alunos 13 – Listas de alunos com apoio educativo 14 – Horários de alunos com apoio educativo 16 – Informações Gerais e Divulgação 17 – Programas

29 – Outros Assuntos referentes à Área Educacional 01 – Enriquecimento Curricular

082 – Centro de Actividades Ocupacionais 083 – Formação Profissional 084 – Lar Residencial 085 – Rendimento Social de Inserção 087 – Centro de Recursos para a Inclusão 088 – Creche Familiar 089 – Outros Assuntos Referentes às Áreas de Resposta Social

01 – Manutenção 02 – Nutrição e Alimentação

090 - Outros Assuntos

10 - Comemorações, Homenagens 20 - Conferências, Seminários 30 - Feiras, Salões, Exposições 40 - Visitas e Visitantes 90 - Assuntos Transitórios


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5.2. ANEXO 2 – REGULAMENTO DE CONSERVAÇÃO ARQUIVÍSTICA

Preâmbulo

O arquivo é, sem dúvida, a materialização da memória colectiva. É com base na produção informacional probatória dos diferentes actos administrativos do Centro de Recuperação Infantil de Abrantes (CRIA) que se constrói (ou reconstrói) essa memória a identidade das comunidades.

O Regulamento de Arquivo a seguir foi elaborado com vista a constituir uma base de recomendações, de forma a disciplinar normativamente a actividade de arquivo do CRIA e garantir a preservação e valorização do seu acervo documental.

Deste modo, o presente Regulamento destina-se à implementação de princípios de funcionamento, através de metodologias e meios, de forma a fomentar uma política de gestão integrada da informação e uma normalização arquivística.

Com vista à implementação legal e em conformidade com os poderes regulamentares que lhes são atribuídos, deve o CRIA solicitar a colaboração da Direcção-Geral de Arquivos (DGARQ) para validar a redacção e aprovar os respectivos artigos deste regulamentos, possibilitando que sejam ajustadas às suas especificidades algumas das regras gerais consignadas pela legislação superior.

Artigo 1.º Âmbito de aplicação

O presente Regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida pelo Centro de Recuperação Infantil de Abrantes (CRIA), adiante designado por CRIA, no âmbito das suas atribuições e competências.

Artigo 2.º Avaliação

1 - O processo de avaliação dos documentos dos arquivos do CRIA tem por objectivo a determinação do seu valor para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os respectivos prazos de conservação em fase activa e semi-activa.

2 - É da responsabilidade dos órgãos e serviços do CRIA a atribuição dos prazos de conservação dos documentos em fase activa e semi-activa.

3 - Os prazos de conservação são os que constam da tabela de selecção, Apêndice I do presente Regulamento. Os referidos prazos de conservação são contados a partir da data final dos procedimentos administrativos.

4 - Sempre que uma série não estiver prevista numa determinada actividade, aplicam-se, por analogia, as orientações estabelecidas para as séries homólogas constantes da tabela de selecção.

5 - Cabe à Direcção-Geral de Arquivos, adiante designado por DGARQ, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta CRIA.

Artigo 3.º Selecção

1 - A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada por cada uma das áreas de resposta social do CRIA e de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.

2 - Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do n.º 2 do artigo 10.º.


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Artigo 4.º Tabela de selecção

1 - A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental. 2 - A tabela de selecção deve ser submetida a revisões, com vista à sua adequação às alterações

da produção documental. 3 - Para efeitos do disposto no n.º 2, deve o CRIA obter parecer favorável da DGARQ, enquanto

organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.

Artigo 5.º Remessas para arquivo intermédio

1 - Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de utilização deverão, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio.

2 - As remessas dos documentos para o arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que cada uma das áreas de resposta social do CRIA vier a determinar.

Artigo 6.º Remessas para arquivo definitivo

1 - Os documentos e ou a informação contida em suporte digital cujo valor arquivístico justifique a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, deverão ser remetidos para o arquivo definitivo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação e dos estabelecido no Plano de Preservação Digital (PPD).

2 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.

Artigo 7.º Formalidades das remessas

1 - As remessas dos documentos mencionados nos artigos 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades:

a) Serem acompanhadas de um auto de entrega a título de prova; b) O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo

da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;

c) A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;

d) O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.

2 - Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os que constam do Apêndice II do presente Regulamento.


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Artigo 8.º Eliminação de documentos

1 - A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção. A sua eliminação poderá, contudo, ser feita antes de decorridos os referidos prazos desde que os documentos sejam microfilmados de acordo com as disposições do artigo 10.º.

2 - Sem embargo da definição dos prazos mínimos de conservação estabelecidos na tabela de avaliação e selecção, as áreas de resposta social do CRIA podem conservar por prazos mais dilatados, a título permanente ou temporário, global ou parcialmente, as séries documentais que entenderem desde que não prejudique o bom funcionamento dos serviços do CRIA.

3 - A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção, carece de autorização expressa na DGARQ.

4 - A eliminação dos documentos aos quais tenha sido reconhecido valor arquivístico (conservação permanente) só poderá ser efectuada desde que os documentos sejam microfilmados de acordo com as disposições do artigo 10.º.

5 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.

Artigo 9.º

Formalidades da eliminação 1 - As eliminações dos documentos mencionados no artigo 8.º devem obedecer às seguintes

formalidades: a) Serem acompanhadas de um auto de eliminação que fará prova do abate patrimonial; b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo director da área de resposta social ou secção em

causa, bem como pelo responsável do arquivo; c) O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à

eliminação, sendo o duplicado remetido para a DGARQ para conhecimento. 2 - O modelo consta do Apêndice III do presente Regulamento.

Artigo 10.º Substituição do suporte

1 - A substituição do suporte dos documentos é permitida desde que seja garantida a sua preservação, segurança, autenticidade, durabilidade e consulta, nos termos legais.

2 - A substituição do suporte dos documentos a que alude o n.º 2 do artigo 3.º do presente Regulamento só pode ser efectuada mediante parecer favorável da DGARQ, nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho.

Artigo 11.º

Acessibilidade e comunicabilidade O acesso e comunicabilidade dos arquivos do CRIA atenderão a critérios de confidencialidade da

informação definidos internamente e em conformidade com a lei geral.

Artigo 12.º Fiscalização

Compete à DGARQ a inspecção sobre a execução do disposto no presente Regulamento.

Artigo 11.º Revisão

O presente Regulamento deve ser revisto no prazo máximo de cinco anos.


Abrantes


29

5.2.1. APÊNDICE I – TABELA DE SELECÇÃO (PROTÓTIPO)

Nº Ref.

Área Orgânico-Funcional

Série

Prazo de Conservação

(Anos) Destino Final

Obs Fase

Activa

Fase Semi-activa

1 Administração e Gestão Geral

Correspondência 2 3 E

2 Modernização e reforma Administrativa A 5 C

3 Relatórios de Actividades 5 9 C

4 Contractos A 10 C

5 Controlo de Qualidade

6 Organização e Funcionamento

Correspondência 2 3 C

7 Normas, regulamentos, directivas, procedimentos, estudos e/ou decisões de carácter geral

A 5 C

8 Regulamentos, estatutos, Organogramas, Editoriais A 5 C

9 Audiências, Despachos, Reuniões 2 E

10 Grupos de Trabalho, Comissões 4 5 E

11 Actos de Criação, Actas, Relatórios 4 5 C

12 Comunicação Social


13 Relações com a Imprensa 1 E

14 Credenciais de Jornalistas A E

15 Entrevistas, Noticiários, reportagens, editoriais 2 10 C

16 Divulgação Interna 2 E

17 Campanhas Institucionais, Publicidade 4 10 C

18 Sitio Institucional da Internet AP C

19 Recursos Humanos


20 Legislação A 5 C

21 Boletins Administrativo, de Pessoal e de serviço 10 10 C

22 Identificação Funcional A E

23 Obrigações trabalhistas e estatutárias 5 5 E

24 Sindicatos, Acordos 5 5 C

25 Processos Individuais, cadastro A 10 C

26 Candidatos a cargo e emprego 2 E

27 Testes e Selecção 7 E

28 Editais de Selecção, resultados e Recursos 1 5 C

29 Formação e Estágios 5 5 C

30 Estudos e Previsão de Pessoal 5 5 C

31 Criação, Classificação, Transformação de Cargos e Funções 5 5 C

32 Reestruturação e Alterações Salariais 5 C

33 Admissão de Pessoal 5 C

34 Demissão de Pessoal 5 C


Abrantes


30

Nº Ref.


Série



Obs Fase

Activa

Fase Semi-activa

35 Recursos Humanos (Cont.)

Folhas de Pagamentos, Fichas Financeiras 5 10 E

36 Salários, vencimentos, remunerações 5 10 E

37 Gratificações 5 10 E

38 Tempo de Serviço 5 10 E

39 Nocturno, serviço extraordinário, 5 10 E

40 Férias, Licenças 7 E

41 Descontos 7 E

42 Encargos do CRIA AC 5 E

43 Reembolso de Despesas AC 5 E

44 Outros Direitos, Obrigações e Vantagens 5 C

45 Auxílios AC 5 E

46 Processos Disciplinares e Inquéritos 5 10 C

47 Benefícios de Assistência e Segurança Social AC 5 E

48 Seguros, Auxílios AC 5 E

49 Contagem do Tempo de Serviço 5 C

50 Assistência a Saúde AC 5 E

51 Higiene e Segurança no Trabalho 2 E

52 Prevenção de Acidentes (PA) 5 10 E

53 PA (Criação, designação, propostas, relatórios) 3 5 C

54 PA (Refeitórios, Cozinhas, creche) 2 E

55 PA (Inspecções Periódicas de Saúde) 5 E

56 Horários de Expediente 2 E

57 Trabalho fora da Sede AC 5 E

58 Incentivos Funcionais, Prémios 5 5 C

59 Material Correspondência 2 3 C


A 5 C

61 Cadastro de Fornecedores 5 E

62 Aquisição de Material Permanente e de Consumo AC 5 E

63 Aquisição de Material Didáctico AC 5 E

64 Aquisição de Material Pedagógico de Apoio Educativo AC 5 E

65 Movimento de Material AC 5 E

66 Extravio, roubo, desaparecimento AC 5 E

67 Instalação e Manutenção (Requisição e Contratos de Serviços) AC 5 E

68 Instalação e Manutenção (Serviços feitos Manutenção/CRIA) 1 E

69 Inventário AC 10 C


Abrantes


31

Nº Ref.


Série



Obs Fase

Activa

Fase Semi-activa

70 Património Correspondência 2 3 C


A 5 C

72 Projectos, Plantas e escrituras de Bens Imóveis 3 5 C

73 Fornecimentos e manutenção de serviços básicos AC 5 C

74 Criação, Designação, Propostas de redução de gastos com energia, relatórios e actas.

3 5 C

75 Aquisição – Compra e Aluguer e Arrendamento AC 5 C

76 Aquisição – Cessão, Doação 4 5 C

77 Obras AC 5 C

78 Serviços de Manutenção AC 5 E

79 Veículos – Aquisição – Compra, Aluguer AC 5 E

80 Veículos – Aquisição – Cessão, Doação 4 5 E

81 Veículos – Cadastro, Licenciamento e registo A 5 E

82 Veículos – Venda AC 5 E

83 Veículos – Abastecimento, Limpeza, Manutenção, Reparação AC 5 E

84 Veículos – Sinistros, Infracções, Multas AC 5 E

85 Veículos – Controlo de utilização, requisição, autorizações, estacionamento, Garagem

2 E


87 Guarda e Segurança, Serviços e Vigilância, Seguros, Sinistros AC 5 E

88 Prevenção de Incêndios – formação, instalação, manutenção de extintores, inspecções periódicas

2 E

89 Controlo de Acessos 2 E

90 Controlo de Acessos – Registo de ocorrências 5 5 E

91 Mudanças e Uso de Dependências 2 E

92 Orçamento e Finanças

Correspondência 2 3 C


A 5 C

94 Auditorias AC 10 C

95 Orçamento – Programação (Previsão) 2 E

96 Orçamento – Programação (Proposta) 5 5 C

97 Orçamento - Quadro de detalhe das despesas 2 E

98 Orçamentos - Créditos 5 5 C

99 Orçamento - Execução Orçamental AC 5 E

100 Finanças AC 10 E

101 Fundos especiais, Estímulos Financeiros AC 10 C


Abrantes


32

Nº Ref.

Área Orgânico-Funcional Série



Obs Fase

Activa

Fase Semi-activa

102 Orçamento e Finanças (Cont.)

Operações bancárias AC 10 E

103 Balanços, Balancetes AC 10 C

104 Prestação de Contas AC 10 C

105 Tributos (Impostos e Taxas) AC 10 E

106 Documentação e Informação


107 Álbuns Fotográficos 1 5 C

108 Documentos Audiovisuais produzidos no âmbito das actividades educacionais

1 5 C

109 Produção Editorial – edição ou co-edição de publicações, produzidas pelo CRIA em qualquer suporte

A 7 C

110 Normas e Manuais A 7 C

111 Aquisição – Compra e Assinatura AC 5 E

112 Aquisição - Doação 4 5 E

113 Registo 2 E

114 Catalogação, Classificação, Indexação 2 E

115 Referência e Circulação 2 E


117 Documentação arquivística: Gestão de Documentos e Sistema de arquivos – Normas e Manuais

A 7 C

118 Documentação arquivística – Produção de documentos 4 E

119 Documentação arquivística – Diagnóstico 5 5 C

120 Documentação arquivística – protocolo (recepção, expedição) 2 E

121 Documentação arquivística – Assistência Técnica 5 E

122 Documentação arquivística – Classificação e Arquivo 2 E

123 Documentação arquivística – Código de Classificação de Doc. A C

124 Documentação arquivística – Politica de Acesso aos Doc. 5 5 C

125 Documentação arquivística – Consultas, Empréstimos 5 5 C

126 Documentação arquivística – Tabela de selecção A C

127 Documentação arquivística – Eliminação, Transferência 5 C

128 Documentação Histórica e museológica A 5 E

129 Conservação de Documentos AC 5 E

130 Informática – Planos e Projectos A 5 C

131 Informática – Programas (software), Sistemas. Rede A 5 C

132 Informática – Manuais Técnicos e do Utilizador A 5 C

133 Informática – Assistência Técnica AC 5 E

134 Comunicações Correspondência 2 3 E

135 Normas, regulamentos, procedimentos, estudos A 5 C


Abrantes


33

Nº Ref.


Série



Obs Fase

Activa

Fase Semi-activa

136 Comunicações (Cont.)

Serviço telefónico fixo – Instalação, Manutenção, reparação AC 5 E

137 Serviço telefónico fixo – Contractos AC 10 C

138 Serviço telefónico fixo – Listas telefónicas internas A E

139 Serviço telefónico fixo – Contas telefónicas AC 5 E

140 Serviço telefónico móvel – Instalação, Manutenção, reparação AC 5 E

141 Serviço telefónico móvel – Contractos AC 10 C

142 Serviços transmissão de dados - Instalação, Assistências AC 5 E

143 Serviços transmissão de dados – Contractos AC 10 C

144 Serviço televisão – Instalação, Manutenção, reparação AC 5 E

145 Serviço televisão – Contractos AC 10 C

146 Serviço de Rádio do CRIA – Instalação, Manutenção, reparação AC 5 E

147 Serviço de Rádio do CRIA – Normas e manuais A 5 C

148 Áreas de Resposta Social

Normas, regulamentos, procedimentos, estudos A 5 C

149 Área Educacional


150 Normas, regulamentos, procedimentos, estudos A 5 C

151 Acção Social A 7 C

152 Informação e Comunicação – Actas de Reuniões 2 2 C

153 Informação e Comunicação – Relatórios de Actividades 1 1 C

154 Informação e Comunicação – Horários A 1 E

155 Informação e Comunicação – Listas de Alunos 1 1 E

156 Actividades cientifico-pedagógicas (ACP) – Actas de reuniões 2 2 C

157 ACP – Projecto Educativo 3 1 C

158 ACP – Projectos Curriculares 1 1 C

159 ACP – Planos de Actividades 1 1 C

160 ACP – Relatórios da prática pedagógica 1 1 C

161 ACP – Relatórios do desempenho de cargos 1 1 C

162 ACP - Programas A E

163 ACP – Normas de Avaliação A 1 E

164 Pessoal Discente – Processos Individuais AF (1)

165 Pessoal Discente – registos Biográficos AF C

166 Pessoal Discente – Ficheiros de Alunos AP C

167 Pessoal Discente – Matriculas 1 1 C

168 Pessoal Discente – Processos de Candidatura 1 5 E

169 Pessoal Discente – Livros de Ponto: sumários 1 1 C


Abrantes


34

Nº Ref.


Série



Obs Fase

Activa

Fase Semi-activa

170 Área Educacional (Cont.)

Pessoal Discente – Horários 1 1 C

171 Pessoal Discente – Avaliação 1 1 C

172 Pessoal Discente – Termos de resultado final dos alunos 1 1 C

173 Pessoal Discente – Guias de aprendizagem do ensino A C

174 Apoio Educativo – Actas de reuniões dos serviços de Psicologia e Orientação

2 2 C

175 Apoio Educativo – Plano educativo individual AF C

176 Apoio Educativo – Projectos de dinamização de recuperação AF C

178 Apoio Educativo – Programas de métodos e hábitos de estudo AF C

179 Apoio Educativo – Plano de aulas especializado AF C

180 Apoio Educativo – Relatórios dos professores do Apoio Educ. 1 1 C

181 Apoio Educativo – Minutas das entrevistas com os alunos AF C

182 Apoio Educativo – Listas de alunos com apoio educativo 1 1 C

183 Apoio Educativo – Horários de alunos com apoio educativo 1 1 C

184 Apoio Educativo – Informações Gerais e divulgação 1 1 E

185 Apoio Educativo – Programas AF C

186 Enriquecimento Curricular 1 3 E

187 Centro de Actividades Ocupacionais (2)

188 Formação Profissional (2)

189 Lar Residencial (2)

190 Rendimento Social de Inserção (2)

191 Centro de Recursos para a Inclusão (2)

192 Creche Familiar (2)

193 Outros assuntos Referentes às Áreas de Resposta Social

(2)

194 Manutenção (2)

195 Nutrição e Alimentação (2)

196 Outros assuntos Correspondência 2 3 E

197 Comemorações, Homenagens 1 E

198 Conferências, Seminários 1 E

199 Feiras, Salões, Exposições 1 E

200 Planeamento, programação, discursos, palestras e trabalhos apresentados por técnicos do CRIA

5 5 C

201 Visitas e Visitantes 1 E

201 Assuntos Transitórios 1 E


Abrantes


35

Legenda:

A – Enquanto estiver em Vigor AC – Até aprovação das contas ou conclusão do caso AF – Enquanto Frequentar o CRIA AP – Em actualização Permanente C – Conservar ao fim do prazo E – Eliminar ao fim do prazo

Notas: (1) - De Acordo com a legislação em vigor, o processo acompanha o aluno no termo da

escolaridade. (2) – Carece de momento do levantamento das informações necessárias para

identificar as séries documentais e respectivos prazos de conservação .


Abrantes


36

5.2.2. APÊNDICE II – AUTO DE ENTREGA E GUIA DE REMESSA

Auto de Entrega (a preencher em duplicado)

Aos______ dias do mês _______________ de _________ 1, no _________________________________ 2

perante __________________________________________________3 e ___________________________

____________________________4, dando cumprimento ______________________________________5,

procedeu___________________________6 da documentação proveniente de _______________

_______________________________7 conforme consta na Guia de Remessa em anexo que, rubricada e

autenticada põe estes representantes, fica a fazer parte integrante deste auto.

O identificado conjunto documental ficará sob custodia de___________________ _____________________________________8 e a sua utilização sujeita aos regulamentos internos, podendo ser objecto de todo o necessário tratamento técnico arquivístico no que respeita á conservação, acessibilidade e sua comunicação.

Da entrega lavra-se o presente auto, feito em duplicado, e assinado pelos representantes das duas entidades.

_________________________________________9, _____ de ____________________ de _______________10. O representante de11 O representante de12

(Assinatura) (Assinatura)

1. Data

2. Designação da entidade destinatária

3. Nome e cargo do responsável da entidade remetente

4. Nome e cargo do responsável da entidade destinatária

5. Diploma legal ou despacho que autoriza o acto

6. Natureza do acto: transferência incorporação, deposito, doação, compra, etc.

7. Designação da entidade remetente


9. Local

10. Data

11. Designação da entidade remetente



Abrantes


37

Guia de Remessa de Documentos

(a preencher em triplicado)

Entidade Remetente Entidade Destinatária Remessa de saída nº Remessa de saída nº Data: Data: Responsável: Responsável:

Identificação do Arquivo Fundo e/ou Sub-fundo Arquivístico: Série e/ou Sub-série: Tabela de Selecção Refª. Datas extremas:

Números e Tipo de Unidades de Instalações Pastas Caixas Livros Maços Rolos Outros

Suporte Documental Papel Microfilme Magnético/Óptico Outro

Dimensão Total (em metros lineares):

Nº Tipo Titulo Cota Datas extremas


Abrantes


38

5.2.3. APÊNDICE III

Auto de Eliminação nº_____

Aos ______ dias do mês de ____________ de __________ 1, no(a) ___________________________ 2, em________________________________ 3, na presença dos abaixo assinados, procedeu-se à venda/inutilização ___________________ 4, de acordo com o(s) artigo(s)__________ da Portaria nº _______ / __________ de _________________________5, e disposições da Tabela de Selecção, dos documentos a seguir identificados:

Identificação do Arquivo Fundo e/ou Sub-fundo Arquivístico: Série e/ou Sub-série: Tabela de Selecção Refª. Datas extremas:

Números e Tipo de Unidades de Instalações Pastas Caixas Livros Maços Rolos Outros

Suporte Documental Papel Microfilme Magnético/Óptico Outro

Dimensão Total (em metros lineares):

Nº Tipo Titulo Cota Datas extremas

O Responsável pelo Arquivo O Responsável pela Instituição

1. Data

2. Designação do serviço responsável pela documentação de arquivo

3. Local

4. Forma de eliminação utilizada: trituração, maceração, incineração

5. Diploma legal que autoriza o acto


Abrantes


39

5.3. ANEXO 3 - TABELA DE SELECÇÃO (CONSERVAÇÃO OBJECTOS DIGITAIS)

Nº Ref.


Série



Formato PD

Fase Activa

Fase Semi-activa

1 Administração e Gestão Geral

Correspondência 2 3 E (3)

2 Modernização e reforma Administrativa A 5 C PDF/A

3 Relatórios de Actividades 5 9 C PDF/A

4 Contractos A 10 C PDF/A

5 Controlo de Qualidade A 5 C PDF/A

6 Organização e Funcionamento

Correspondência 2 3 C PDF/A


A 5 C PDF/A

8 Regulamentos, estatutos, Organogramas, Editoriais A 5 C PDF/A

9 Audiências, Despachos, Reuniões 2 E (3)

10 Grupos de Trabalho, Comissões 4 5 E (3)

11 Actos de Criação, Actas, Relatórios 4 5 C PDF/A

12 Comunicação Social


13 Relações com a Imprensa 1 E (3)

14 Credenciais de Jornalistas A E (3)

15 Entrevistas, Noticiários, reportagens, editoriais 2 10 C MPEG

16 Divulgação Interna 2 E (3)

17 Campanhas Institucionais, Publicidade 4 10 C TIFF

18 Sitio Institucional da Internet AP C PDF/A

19 Recursos Humanos


20 Legislação A 5 C PDF/A

21 Boletins Administrativo, de Pessoal e de serviço 10 10 C PDF/A

22 Identificação Funcional A E (3)

23 Obrigações trabalhistas e estatutárias 5 5 E (3)

24 Sindicatos, Acordos 5 5 C PDF/A

25 Processos Individuais, cadastro A 10 C (4)

26 Candidatos a cargo e emprego 2 E (3)

27 Testes e Selecção 7 E (3)

28 Editais de Selecção, resultados e Recursos 1 5 C PDF/A

29 Formação e Estágios 5 5 C PDF/A

30 Estudos e Previsão de Pessoal 5 5 C PDF/A

31 Criação, Classificação, Transformação de Cargos e Funções 5 5 C PDF/A

32 Reestruturação e Alterações Salariais 5 C PDF/A

33 Admissão de Pessoal 5 C PDF/A

34 Demissão de Pessoal 5 C PDF/A


Abrantes


40

Nº Ref.


Série



Formato PD

Fase Activa

Fase Semi-activa

35 Recursos Humanos (Cont.)

Folhas de Pagamentos, Fichas Financeiras 5 10 E PDF/A

36 Salários, vencimentos, remunerações 5 10 E PDF/A

37 Gratificações 5 10 E PDF/A

38 Tempo de Serviço 5 10 E PDF/A

39 Nocturno, serviço extraordinário, 5 10 E PDF/A

40 Férias, Licenças 7 E PDF/A

41 Descontos 7 E PDF/A

42 Encargos do CRIA AC 5 E (3)

43 Reembolso de Despesas AC 5 E (3)

44 Outros Direitos, Obrigações e Vantagens 5 C PDF/A

45 Auxílios AC 5 E (3)

46 Processos Disciplinares e Inquéritos 5 10 C PDF/A

47 Benefícios de Assistência e Segurança Social AC 5 E (3)

48 Seguros, Auxílios AC 5 E (3)

49 Contagem do Tempo de Serviço 5 C PDF/A

50 Assistência a Saúde AC 5 E (3)

51 Higiene e Segurança no Trabalho 2 E (3)

52 Prevenção de Acidentes (PA) 5 10 E PDF/A

53 PA (Criação, designação, propostas, relatórios) 3 5 C PDF/A

54 PA (Refeitórios, Cozinhas, creche) 2 E (3)

55 PA (Inspecções Periódicas de Saúde) 5 E (3)

56 Horários de Expediente 2 E (3)

57 Trabalho fora da Sede AC 5 E (3)

58 Incentivos Funcionais, Prémios 5 5 C PDF/A

59 Material Correspondência 2 3 C PDF/A


A 5 C PDF/A

61 Cadastro de Fornecedores 5 E (3)

62 Aquisição de Material Permanente e de Consumo AC 5 E (3)

63 Aquisição de Material Didáctico AC 5 E (3)

64 Aquisição de Material Pedagógico de Apoio Educativo AC 5 E (3)

65 Movimento de Material AC 5 E (3)

66 Extravio, roubo, desaparecimento AC 5 E (3)

67 Instalação e Manutenção (Requisição e Contratos de Serviços) AC 5 E (3)

68 Instalação e Manutenção (Serviços feitos Manutenção/CRIA) 1 E (3)

69 Inventário AC 10 C PDF/A


Abrantes


41

Nº Ref.


Série



Formato PD

Fase Activa

Fase Semi-activa

70 Património Correspondência 2 3 C PDF/A


A 5 C PDF/A

72 Projectos, Plantas e escrituras de Bens Imóveis 3 5 C PDF/A

73 Fornecimentos e manutenção de serviços básicos AC 5 C PDF/A

74 Criação, Designação, Propostas de redução de gastos com energia, relatórios e actas.

3 5 C PDF/A

75 Aquisição – Compra e Aluguer e Arrendamento AC 5 C PDF/A

76 Aquisição – Cessão, Doação 4 5 C PDF/A

77 Obras AC 5 C PDF/A

78 Serviços de Manutenção AC 5 E (3)

79 Veículos – Aquisição – Compra, Aluguer AC 5 E (3)

80 Veículos – Aquisição – Cessão, Doação 4 5 E (3)

81 Veículos – Cadastro, Licenciamento e registo A 5 E (3)

82 Veículos – Venda AC 5 E (3)

83 Veículos – Abastecimento, Limpeza, Manutenção, Reparação AC 5 E (3)

84 Veículos – Sinistros, Infracções, Multas AC 5 E (3)

85 Veículos – Controlo de utilização, requisição, autorizações, estacionamento, Garagem

2 E (3)


87 Guarda e Segurança, Serviços e Vigilância, Seguros, Sinistros AC 5 E (3)

88 Prevenção de Incêndios – formação, instalação, manutenção de extintores, inspecções periódicas

2 E (3)

89 Controlo de Acessos 2 E (3)

90 Controlo de Acessos – Registo de ocorrências 5 5 E (3)

91 Mudanças e Uso de Dependências 2 E (3)

92 Orçamento e Finanças

Correspondência 2 3 C PDF/A


A 5 C PDF/A

94 Auditorias AC 10 C PDF/A

95 Orçamento – Programação (Previsão) 2 E (3)

96 Orçamento – Programação (Proposta) 5 5 C PDF/A

97 Orçamento - Quadro de detalhe das despesas 2 E (3)

98 Orçamentos - Créditos 5 5 C PDF/A

99 Orçamento - Execução Orçamental AC 5 E (3)

100 Finanças AC 10 E (5)

101 Fundos especiais, Estímulos Financeiros AC 10 C PDF/A


Abrantes


42

Nº Ref.


Série



Formato PD

Fase Activa

Fase Semi-activa

102 Orçamento e Finanças (Cont.)

Operações bancárias AC 10 E (5)

103 Balanços, Balancetes AC 10 C (5)

104 Prestação de Contas AC 10 C (5)

105 Tributos (Impostos e Taxas) AC 10 E (5)

106 Documentação e Informação


107 Álbuns Fotográficos 1 5 C PDF/A

108 Documentos Audiovisuais produzidos no âmbito das actividades educacionais

1 5 C PDF/A

109 Produção Editorial – edição ou co-edição de publicações, produzidas pelo CRIA em qualquer suporte

A 7 C PDF/A

110 Normas e Manuais A 7 C PDF/A

111 Aquisição – Compra e Assinatura AC 5 E (3)

112 Aquisição - Doação 4 5 E (3)

113 Registo 2 E (3)

114 Catalogação, Classificação, Indexação 2 E (3)

115 Referência e Circulação 2 E (3)


117 Documentação arquivística: Gestão de Documentos e Sistema de arquivos – Normas e Manuais

A 7 C PDF/A

118 Documentação arquivística – Produção de documentos 4 E (3)

119 Documentação arquivística – Diagnóstico 5 5 C PDF/A

120 Documentação arquivística – protocolo (recepção, expedição) 2 E (3)

121 Documentação arquivística – Assistência Técnica 5 E (3)

122 Documentação arquivística – Classificação e Arquivo 2 E (3)

123 Documentação arquivística – Código de Classificação de Doc. A C PDF/A

124 Documentação arquivística – Politica de Acesso aos Doc. 5 5 C PDF/A

125 Documentação arquivística – Consultas, Empréstimos 5 5 C PDF/A

126 Documentação arquivística – Tabela de selecção A C PDF/A

127 Documentação arquivística – Eliminação, Transferência 5 C PDF/A

128 Documentação Histórica e museológica A 5 E (3)

129 Conservação de Documentos AC 5 E (3)

130 Informática – Planos e Projectos A 5 C PDF/A

131 Informática – Programas (software), Sistemas. Rede A 5 C PDF/A

132 Informática – Manuais Técnicos e do Utilizador A 5 C PDF/A

133 Informática – Assistência Técnica AC 5 E (3)

134 Comunicações Correspondência 2 3 E (3)

135 Normas, regulamentos, procedimentos, estudos A 5 C PDF/A


Abrantes


43

Nº Ref.


Série



Formato PD

Fase Activa

Fase Semi-activa

136 Comunicações (Cont.)

Serviço telefónico fixo – Instalação, Manutenção, reparação AC 5 E (3)

137 Serviço telefónico fixo – Contractos AC 10 C PDF/A

138 Serviço telefónico fixo – Listas telefónicas internas A E (3)

139 Serviço telefónico fixo – Contas telefónicas AC 5 E (3)

140 Serviço telefónico móvel – Instalação, Manutenção, reparação AC 5 E (3)

141 Serviço telefónico móvel – Contractos AC 10 C PDF/A

142 Serviços transmissão de dados - Instalação, Assistências AC 5 E (3)

143 Serviços transmissão de dados – Contractos AC 10 C PDF/A

144 Serviço televisão – Instalação, Manutenção, reparação AC 5 E (3)

145 Serviço televisão – Contractos AC 10 C PDF/A

146 Serviço de Rádio do CRIA – Instalação, Manutenção, reparação AC 5 E (3)

147 Serviço de Rádio do CRIA – Normas e manuais A 5 C PDF/A

148 Áreas de Resposta Social

Normas, regulamentos, procedimentos, estudos A 5 C PDF/A

149 Área Educacional Correspondência 2 3 E (3)

150 Normas, regulamentos, procedimentos, estudos A 5 C PDF/A

151 Acção Social A 7 C PDF/A

152 Informação e Comunicação – Actas de Reuniões 2 2 C PDF/A

153 Informação e Comunicação – Relatórios de Actividades 1 1 C PDF/A

154 Informação e Comunicação – Horários A 1 E (3)

155 Informação e Comunicação – Listas de Alunos 1 1 E (3)

156 Actividades cientifico-pedagógicas (ACP) – Actas de reuniões 2 2 C PDF/A

157 ACP – Projecto Educativo 3 1 C PDF/A

158 ACP – Projectos Curriculares 1 1 C PDF/A

159 ACP – Planos de Actividades 1 1 C PDF/A

160 ACP – Relatórios da prática pedagógica 1 1 C PDF/A

161 ACP – Relatórios do desempenho de cargos 1 1 C PDF/A

162 ACP - Programas A E (3)

163 ACP – Normas de Avaliação A 1 E (3)

164 Pessoal Discente – Processos Individuais AF (1) (6)

165 Pessoal Discente – registos Biográficos AF C (6)

166 Pessoal Discente – Ficheiros de Alunos AP C (6)

167 Pessoal Discente – Matriculas 1 1 C (6)

168 Pessoal Discente – Processos de Candidatura 1 5 E (3)

169 Pessoal Discente – Livros de Ponto: sumários 1 1 C PDF/A


Abrantes


44

Nº Ref.


Série



Formato PD

Fase Activa

Fase Semi-activa

170 Área Educacional (Cont.)

Pessoal Discente – Horários 1 1 C PDF/A

171 Pessoal Discente – Avaliação 1 1 C (6)

172 Pessoal Discente – Termos de resultado final dos alunos 1 1 C (6)

173 Pessoal Discente – Guias de aprendizagem do ensino A C PDF/A

174 Apoio Educativo – Actas de reuniões dos serviços de Psicologia e Orientação

2 2 C PDF/A

175 Apoio Educativo – Plano educativo individual AF C PDF/A

176 Apoio Educativo – Projectos de dinamização de recuperação AF C PDF/A

178 Apoio Educativo – Programas de métodos e hábitos de estudo AF C PDF/A

179 Apoio Educativo – Plano de aulas especializado AF C PDF/A

180 Apoio Educativo – Relatórios dos professores do Apoio Educ. 1 1 C PDF/A

181 Apoio Educativo – Minutas das entrevistas com os alunos AF C PDF/A

182 Apoio Educativo – Listas de alunos com apoio educativo 1 1 C (6)

183 Apoio Educativo – Horários de alunos com apoio educativo 1 1 C PDF/A

184 Apoio Educativo – Informações Gerais e divulgação 1 1 E (3)

185 Apoio Educativo – Programas AF C PDF/A

186 Enriquecimento Curricular 1 3 E (3)

187 Centro de Actividades Ocupacionais (2)

188 Formação Profissional (2)

189 Lar Residencial (2)

190 Rendimento Social de Inserção (2)

191 Centro de Recursos para a Inclusão (2)

192 Creche Familiar (2)

193 Outros assuntos Referentes às Áreas de Resposta Social

(2)

194 Manutenção (2)

195 Nutrição e Alimentação (2)

196 Outros assuntos Correspondência 2 3 E (3)

197 Comemorações, Homenagens 1 E (3)

198 Conferências, Seminários 1 E (3)

199 Feiras, Salões, Exposições 1 E (3)

200 Planeamento, programação, discursos, palestras e trabalhos apresentados por técnicos do CRIA

5 5 C PDF/A

201 Visitas e Visitantes 1 E (3)

202 Assuntos Transitórios 1 E (3)


Abrantes


45

Legenda:

A – Enquanto estiver em Vigor AC – Até aprovação das contas ou conclusão do caso AF – Enquanto Frequentar o CRIA AP – Em actualização Permanente C – Conservar ao fim do prazo E – Eliminar ao fim do prazo

Notas: (1) – De Acordo com a legislação em vigor, o processo acompanha o aluno no termo da

escolaridade. (2) – Carece de momento do levantamento das informações necessárias para

identificar as séries documentais e respectivos prazos de conservação (3) – Série documental cujo destino final após um prazo de conservação inferior a 7

anos é a eliminação e por isso não é preservado de acordo com o PPD. (4) – De momento o CRIA não dispõe de uma sistema de gestão de recursos humanos

computacional integrado com o sistema de gestão contabilístico e financeiro, pelo que o suporte utilizado é o papel sendo por isso o formato de preservação o PDF/A (Texto). No entanto e como recomendado neste PPD, o CRIA deverá migrar para um sistema de gestão de RH computacional e a partir desse momento o formato de preservação a adoptar será DBML/XML. (Base de Dados)

(5) – No CRIA a gestão contabilística e financeira é efectuado com recurso a um sistema computacional e uma aplicação abrangidos pela lei nacional que garante a preservação até 10 anos. Após esse período e nos casos em que a conservação é permanente o CRIA adopta o formato de preservação DBML/XML (Base de Dados)

(6) – De momento o CRIA não dispõe de uma sistema de gestão de alunos computacional, pelo que o suporte utilizado é o papel sendo por isso o formato de preservação o PDF/A (Texto). No entanto e como recomendado neste PPD, o CRIA deverá migrar para um sistema de gestão de alunos computacional e a partir desse momento o formato de preservação a adoptar será DBML/XML. (Base de Dados)


Abrantes


46

5.4. ANEXO 4 - FOLHA DE LEVANTAMENTO DE DOCUMENTOS DIGITAIS

Enquadramento Orgânico-Funcional

Código Descrição Formato

do OD

PGM Gestão e Melhoria

Mod.PGM.01 Formato Mapa de Processo Docx/Texto

Mod.PGM.02 Formato Procedimento Docx/Texto

Mod.PGM.03 Formato Instrução de Trabalho Docx/Texto

Mod.PGM.04 Formato Manuais Docx/Texto

Mod.PGM.05 Lista de Aprovação de Modelos Docx/Texto

Mod.PGM.06 Pedido de Acção Correctiva Preventiva Docx/Texto

Mod.PGM.07 Programa de Gestão Docx/Texto

Mod.PGM.08 Ficha de Planeamento Docx/Texto

Mod.PGM.09 Tabela de Controlo de Registos da Qualidade Docx/Texto

Mod.PGM.10 Matriz de Responsabilidades de Documentos Docx/Texto

Mod.PGM.11 Plano de Acções Correctivas Docx/Texto

Mod.PGM.12 Relatório de Gestão Docx/Texto

Mod.PGM.13 Lista de Legislação Aplicável Docx/Texto

Mod.PGM.14 Fax Docx/Texto

Mod.PGM.15 Informação Docx/Texto

Mod.PGM.16 Programa de Auditorias Docx/Texto

Mod.PGM.17 Relatório de Auditorias Docx/Texto

Mod.PGM.18 Relatório de Avaliação Docx/Texto

Mod.PGM.19 Mapa de Registo de NC's Docx/Texto

Mod.PGM.20 Questionário de Avaliação da Satisfação Clientes-Familiares Docx/Texto

Mod.PGM.21 Ficha de Observação Simulacro Docx/Texto

Mod.PGM.22 Check-List de Verificação Docx/Texto

Mod.PGM.23 Acta de Reunião Docx/Texto

Mod.PGM.24 Ficha de Segurança Docx/Texto

Mod.PGM.25 Inquérito de Satisfação à Comunidade Docx/Texto

Mod.PGM.26 Inquérito de Satisfação Entidades Financiadoras Docx/Texto

Mod.PGM.27 Inquérito de Satisfação Entidades Donativos Docx/Texto

Mod.PGM.28 Inquérito de Satisfação Parceiros Docx/Texto

Mod.PGM.29 Lista de Parceiros Docx/Texto

Mod.PGM.30 Código de ética Docx/Texto

Mod.PGM.31 Autorização recolha de imagens Docx/Texto

Mod.PGM.32 Carta dos Direitos do Cliente Docx/Texto

PRH Recursos Humanos

Mod.PRH.01 Descrição de Funções Docx/Texto

Mod.PRH.02 Identificação de Necessidades de Formação Docx/Texto

Mod.PRH.03 Plano Anual de Formação Docx/Texto


Abrantes


47

Mod.PRH.04 Avaliação da Acção de Formação Docx/Texto

Mod.PRH.05 Avaliação da Eficácia da Formação Docx/Texto

Mod.PRH.06 Folha de Presença (Formação) Docx/Texto

Mod.PRH.07 Pedido Extraordinário de Acção de Formação Docx/Texto

Mod.PRH.08 Avaliação da Eficacia Acções Formação Docx/Texto

Mod.PRH.09 Registo Mensal de Presenças Docx/Texto

Mod.PRH.10 Questionário de Avaliação da Satisfação - Colaboradores Docx/Texto

Mod.PRH.11 Termo de confidencialidade Docx/Texto

Mod.PRH.12 Mapa anual de faltas de funcionários Docx/Texto

Mod.PRH.13 Pedido de Faltas Docx/Texto

Mod.PRH.14 Contrato Docx/Texto

Mod.PRH.15 Contrato a termo Docx/Texto

Mod.PRH.16 Contrato de prestação de serviços Docx/Texto

Mod.PRH.17 Compromisso de voluntariado Docx/Texto

Mod.PRH.18 Mapa de Férias Docx/Texto

Mod.PRH.19 Regulamento de avaliação de desempenho Docx/Texto

Mod.PRH.20 Caducidade do contrato Docx/Texto

Mod.PRH.21 Convocatória Docx/Texto

Mod.PRH.22 Declaração comprovativa experiência formativa Docx/Texto

Mod.PRH.23 Declaração de serviço Docx/Texto

Mod.PRH.24 Anúncio admissão de colaboradores Docx/Texto

Mod.PRH.25 Oficío candidatos Docx/Texto

Mod.PRH.26 Psicotécnicos Docx/Texto

Mod.PRH.27 Relatório de Admissão Docx/Texto

PAFC Administrativo

Financeiro e Compras

(Aprovisionamento)

Mod.PAFC.01 Boletim de Reclamação Fornecedor Docx/Texto

Mod.PAFC.02 Inquérito Avaliação Satisfação Fornecedores Serviços Docx/Texto

Mod.PAFC.03 Objecto da Não-Conformidade Docx/Texto

Mod.PAFC.04 Bem Não - Conforme Docx/Texto

Mod.PAFC.05 Requisição de Material Docx/Texto

Mod.PAFC.06 Registo de Saídas Docx/Texto

Mod.PAFC.07 Folha de Inventário Docx/Texto

Mod.PAFC.08 Registo de Entradas Docx/Texto

Mod.PAFC.09 Lista de Fornecedores Docx/Texto

Mod.PAFC.10 Folha de Recepção de Correspondência Docx/Texto

Mod.PAFC.11 Folha de Envio de Correspondência Docx/Texto

Mod.PAFC.12 Factura Docx/Texto

Mod.PAFC.13 Declaração de Donativo Docx/Texto

Mod.PAFC.14 Registo de Entrada de Caixa Docx/Texto

Mod.PAFC.15 Registo de pagamento por cheque Docx/Texto

Mod.PAFC.16 Guia de Transporte Docx/Texto


Abrantes


48

Mod.PAFC.17 Declaração de Presença Docx/Texto

Mod.PAFC.18 Recibo Docx/Texto

Mod.PAFC.19 Recibo de Mensalidade de Clientes Docx/Texto

Mod.PAFC.20 Listagem mensal de saída de correio Docx/Texto

Mod.PAFC.21 Relação de Transferência e Depósitos Docx/Texto

Mod.PAFC.22 Listagem mensal de facturas por liquidar Docx/Texto

Mod.PAFC.23 Pagamento por Multibanco Docx/Texto

Mod.PAFC.24 Registo de Liquidação de Requisições Docx/Texto

Mod.PAFC.25 Ofício de Envio de Cheque Docx/Texto

Mod.PAFC.26 Mapa de Reconciliação Bancária Docx/Texto

Mod.PAFC.27 Mapa de Saldo de Caixa Docx/Texto

Mod.PAFC.28 Registo de Chamadas Telefónicas Docx/Texto

Mod.PAFC.29 Relação de Fotocópias Docx/Texto

Mod.PAFC.30 Senha/dia Docx/Texto

Mod.PAFC.31 Senha/semana Docx/Texto

Mod.PAFC.32 Registo de Pagamento /Refeições Docx/Texto

Mod.PAFC.33 Pedido de Senhas Refeições Docx/Texto

Mod.PAFC.34 Pedido de Fotocópias Docx/Texto

Mod.PAFC.35 Registo de Envio de Fax Docx/Texto

Mod.PAFC.36 Ficha de Sócio Docx/Texto

Mod.PAFC.37 Lista de Contactos Docx/Texto

Mod.PAFC.38 Pedido Lavandaria Docx/Texto

Mod.PAFC.39 Registo de Liquidação / Lavandaria Docx/Texto

Mod.PAFC.40 Pagamento a Clientes Docx/Texto

Mod.PAFC.41 Assembleia Geral Docx/Texto

Mod.PAFC.42 Listagem de Consulta Médica Docx/Texto

Mod.PAFC.43 Oficio Docx/Texto

Mod.PAFC44 Fax Docx/Texto

Mod.PAFC.45 Ficha de Entrada de Curriculos Docx/Texto

Mod.PAFC.46 Ficha de Identificação de Colaboradores Docx/Texto

PE Educacional

Mod.PE.01 Ficha de Inscrição Docx/Texto

Mod.PE.02 Folha de Sumários Docx/Texto

Mod.PE.03 Mapa de Controle de Presença dos Alunos Docx/Texto

Mod.PE.04 Listagem de Alunos Docx/Texto

Mod.PE.05 Horário Individual do Aluno Docx/Texto

Mod.PE.06 Programa Educativo Individual Docx/Texto

Mod.PE.07 Relatório Técnico-Pedagógico Docx/Texto

Mod.PE.08 Horários do Corpo Técnico Docx/Texto

Mod.PE.09 Horário das Auxiliares Docx/Texto

Mod.PE.10 Horário de Sala dos Professores Docx/Texto


Abrantes


49

Mod.PE.11 Horário dos Apoios Técnicos Docx/Texto

Mod.PE.12 Horário das Actividades Docx/Texto

Mod.PE.13 Registo de Contactos dos Alunos Docx/Texto

Mod.PE.14 Administração Terapêutica Docx/Texto

Mod.PE.15 Relatório de Funcionamento Pedagógico Docx/Texto

Mod.PE.16 Avaliação de Terapia da Fala Docx/Texto

Mod.PE.17 Registo de Avaliação Docx/Texto

Mod.PE.18 Terapia da Fala - Articulação Docx/Texto

Mod.PE.19 Terapia da Fala - Motricidade Orofacial Docx/Texto

Mod.PE.20 Horário dos Almoços dos Alunos Docx/Texto

Mod.PE.21 Registo de Transporte do Aluno Docx/Texto

Mod.PE.22 Transporte de Alunos Docx/Texto

Mod.PE.23 Registo de Ocorrências Docx/Texto

Mod.PE.24 Termo de Responsabilidade para Administração de Medicação Docx/Texto

Mod.PE.25 Lista de Necessidades Alimentares Especiais Docx/Texto

Mod.PE.26 Declaração de Vaga Docx/Texto

Mod.PE.27 Autorização para Audiovisuais Docx/Texto

Mod.PE.28 Registo de utilização da Sala de Informática Docx/Texto

Mod.PE.29 Mapa de Férias Docx/Texto

Mod.PE.30 Mapa de Saídas Docx/Texto

Mod.PE.31 Pedido de Autorização para as Saídas que constam no Plano de Actividades

Docx/Texto

Mod.PE.32 Registo de Faltas Previstas Docx/Texto

Mod.PE.33 Pedido de Autorização para Saídas Extra-Plano Anual de Actividades

Docx/Texto

Mod.PE.34 Pedido de Material de Higiene Docx/Texto

Mod.PE.35 Relatório de Psicologia Docx/Texto

Mod.PE.36 Registo de Contactos de Famílias/Técnicos Docx/Texto

Mod.PE.37 Anamnese Docx/Texto

Mod.PE.38 Plano Anual de Actividades Docx/Texto

Mod.PE.39 Projecto Educativo Docx/Texto

Mod.PE.40 Calendário Escolar Docx/Texto

Mod.PE.41 Convocatória para Reunião Geral de Encarregados de Educação Docx/Texto

Mod.PE.42 Horário de Atendimento aos Encarregados de Educação Docx/Texto

Mod.PE.43 Terapia da Fala - Respiração/Nasalidade Docx/Texto

Mod.PE.44 Informação aos Encarregados de Educação Docx/Texto

Mod.PE.45 Plano de Intervenção Terapêutica - Terapia Ocupacional Docx/Texto

Mod.PE.46 Relatório de Avaliação de Terapia Ocupacional Docx/Texto

Mod.PE.47 Ficha de Avaliação em Fisioterapia Docx/Texto

PCAO Centro de

Actividades

Mod.PCAO.01/0 Ficha de Pré-Inscrição Docx/Texto

Mod.PCAO.02/0 Ficha de Autorização Informatização Dados Docx/Texto


Abrantes


50

Ocupacionais Mod.PCAO.03/0 Ficha de Identificação/Admissão Docx/Texto

Mod.PCAO.04/0 Regulamento Interno Docx/Texto

Mod.PCAO.05/0 Carta de Admissibilidade Docx/Texto

Mod.PCAO.06/0 Carta de Não Admissibilidade Docx/Texto

Mod.PCAO.07/0 Contrato de Prestação de Serviços Docx/Texto

Mod.PCAO.08/0 Ficha de Caracterização Sócio-Familiar Docx/Texto

Mod.PCAO.09/0 Anamnese Docx/Texto

Mod.PCAO.10/0 Ficha de Caracterização do Cliente Docx/Texto

Mod.PCAO.11/0 Ficha de Rendimentos do Agregado Familiar Docx/Texto

Mod.PCAO.12/0 Informação do Valor da Mensalidade Docx/Texto

Mod.PCAO.13/0 Actualização das Mensalidades Docx/Texto

Mod.PCAO.14/0 Termo de Aceitação do Regulamento Interno Docx/Texto

Mod.PCAO.15/0 Termo de Responsabilidade das Actividades Docx/Texto

Mod.PCAO.16/0 Indentificação dos Responsáveis a Retirar o Cliente da Instituição

Docx/Texto

Mod.PCAO.17/0 Autorização de Saídas Eventuais Docx/Texto

Mod.PCAO.18/0 Autorização de Saídas Autónomas Docx/Texto

Mod.PCAO.19/0 Termo de Desistência Docx/Texto

Mod.PCAO.20/0 Lista de Pertences do Cliente Docx/Texto

Mod.PCAO.21/0 Registo de Observação de Psicologia Docx/Texto

Mod.PCAO.22/0 Plano de Acolhimento do Cliente Docx/Texto

Mod.PCAO.23a/0 Programa de Acolhimento do Cliente Docx/Texto

Mod.PCAO.23b/0 Relatório de Acolhimento do Cliente Docx/Texto

Mod.PCAO.24/0 Ficha de Avaliação Diagnóstica do Cliente Docx/Texto

Mod.PCAO.25/0 Plano de Desenvolvimento Individual Docx/Texto

Mod.PCAO.26/0 Plano Individual do Cliente Docx/Texto

Mod.PCAO.27/0 Registo Diário de Actividades Docx/Texto

Mod.PCAO.28/0 Relatório Anual de Avaliação do PDI Docx/Texto

Mod.PCAO.29/0 Plano Individual de Actividades Docx/Texto

Mod.PCAO.30/0 Registo de Ocorrências e Deligências Docx/Texto

Mod.PCAO.31/0 Registo de Negligências Abusos e Maus Tratos Docx/Texto

Mod.PCAO.32/0 Termo de Resp. para Adm. de Medicação Docx/Texto

Mod.PCAO.33/0 Indicação Terapêutica - Informação Genérica Docx/Texto

Mod.PCAO.34/0 Medicação Indicação Terapêutica Docx/Texto

Mod.PCAO.35/0 Cuidados em Situação de Emergência Docx/Texto

Mod.PCAO.36/0 Lista de Necessidades Alimentares Cliente Docx/Texto

Mod.PCAO.37/0 Psicomotricidade - Relatório Avaliação Docx/Texto

Mod.PCAO.38/0 Psicomoticidade - Objectivos e Actividades Individuais Docx/Texto

Mod.PCAO.39/0 Psicomotricidade - Actividades Desenvolvidas Docx/Texto

Mod.PCAO.40/0 Avaliação em Hidroterapia Docx/Texto

Mod.PCAO.41/0 Avaliação em Hipoterapia Docx/Texto


Abrantes


51

Mod.PCAO.42/0 Ficha de Registo de Sessões Docx/Texto

Mod.PCAO.43/0 Mapa de Presenças Terapias Docx/Texto

Mod.PCAO.44/0 Plano de Intervenção Terapeutico Docx/Texto

Mod.PCAO.45/0 Relatório Avaliação Terapia Ocupacional Docx/Texto

Mod.PCAO.46/0 Relatório de Avaliação de Psicoterapia Docx/Texto

Mod.PCAO.47/0 Horário dos Colaboradores Docx/Texto

Mod.PCAO.48/0 Horário Sem. Transp. Ajud. Acção Directa Docx/Texto

Mod.PCAO.49/0 Horário das A. A. Directa nas Salas Docx/Texto

Mod.PCAO.50/0 Horário Almoços Auxiliares Docx/Texto

Mod.PCAO.51/0 Lista de Espera Docx/Texto

Mod.PCAO.52/0 Lista Total de Clientes Docx/Texto

Mod.PCAO.53/0 Registo de Contacto de Clientes Docx/Texto

Modelo Seg.Social Estatistica Docx/Texto

Mod.PCAO.54/0 Plano Anual de Actividades Docx/Texto

Mod.PCAO.55/0 Registo de Actividades do Plano Anual Docx/Texto

Mod.PCAO.56/0 Registo de Outras Actividades Docx/Texto

Mod.PCAO.57/0 Administração Terapêutica - Cronograma Docx/Texto

Mod.PCAO.58/0 Situação Emergência - Regras Gerais Actuação Docx/Texto

M. Portal Saúde Manual de Primeiros Socorros - I Docx/Texto

M. Portal Saúde Manual de Primeiros Socorros - II Docx/Texto

Mod.PCAO.59/0 Lista de Necessidades Alimentares Especiais Docx/Texto

Mod.PCAO.60/0 Mapa de Assiduidade Docx/Texto

Mod.PCAO.61/0 Horário Almoço Clientes Docx/Texto

Mod.PCAO.62/0 Registo de Transporte do Cliente Docx/Texto

Mod.PCAO.63/0 Transporte de Clientes - Cronograma Docx/Texto

Mod.PCAO.64/0 Lista de Clientes dos Vários Transportes Docx/Texto

Mod.PCAO.65/0 Parceria CRIA - Bosch Docx/Texto

Mod.PCAO.66/0 Horário Funcionamento Docx/Texto

Mod.PCAO.67/0 Nome Direcção Técnica Docx/Texto

Mod.PCAO.68/0 Convocatória de Encarregados de Educação Docx/Texto

Mod.PCAO.69/0 Almoços Semanais por Sala Docx/Texto

Mod.PCAO.70/0 Declaração Pontual Medicação Docx/Texto

Mod.PCAO.71/0 Termo Aceitação Plano Anual Actividades Docx/Texto

Mod. PCAO.72/0 Ficha Informação Médica Docx/Texto

Mod. PCAO.73/0 Familiares Responsáveis Retirada Cliente Docx/Texto

PFP Formação

Profissional

Mod.PFP.01 Ficha de Admissão Docx/Texto

Mod.PFP.02 Ficha de inscrição Docx/Texto

Mod.PFP.03 Sumário das Acções Formativas Docx/Texto

Mod.PFP.04 Relatório Avaliativo Individual Docx/Texto

Mod.PFP.05 Contrato de Formação Profissional Docx/Texto


Abrantes


52

Mod.PFP.06 Processo Psicológico Docx/Texto

Mod.PFP.07 Ficha de Auto-Avaliação do Formando Docx/Texto

Mod.PFP.08 Ficha de Avaliação de Competências Docx/Texto

Mod.PFP.09 Ficha de Avaliação da Formação - Formador Docx/Texto

Mod.PFP.10 Ficha de Avaliação - Formando Docx/Texto

Mod.PFP.11 Ficha de Avaliação Final do Formando Docx/Texto

Mod.PFP.12 Registo Diário de Presença dos Formandos Docx/Texto

Mod.PFP.13 Listagem dos Formandos Docx/Texto

Mod.PFP.14 Listagem de Formandos por Área Formativa Docx/Texto

Mod.PFP.15 Certificado de frequência de Formação Profissional Docx/Texto

Mod.PFP.16 Protocolo de formação em posto de trabalho Docx/Texto

Mod.PFP.17 Registo Diário de Presença dos Formadores Docx/Texto

Mod.PFP18 Registo de Ocorrências Docx/Texto

Mod.PFP19 Ficha de Caracterização Sócio-Familiar Docx/Texto

Mod.PFP19 Cronograma de administração terapêutica Docx/Texto

PLR Lar Residencial

Mod.PLR.01/0 Ficha Pré Inscrição Lar Residência Docx/Texto

Mod.PLR.02/0 Autorização para Informatização de Dados Docx/Texto

Mod.PLR.03/0 Ficha de Admissão Docx/Texto

Mod.PLR.04/0 Regulamento Interno Docx/Texto

Mod.PLR.05/0 Carta de Admissibilidade Docx/Texto

Mod.PLR.06/0 Carta de Não Admissibilidade Docx/Texto

Mod.PLR.07/0 Contrato Docx/Texto

Mod.PLR.08/0 Ficha de Caracterização Sócio-Familiar Docx/Texto

Mod.PLR.09/0 Anamnese Docx/Texto

Mod.PLR.10/0 Ficha de Caracterização do Cliente Docx/Texto

Mod.PLR.11/0 Ficha do Rendimento do Agregado Familiar Docx/Texto

Mod.PLR.12/0 Informação do Valor da Mensalidade Docx/Texto

Mod.PLR.13/0 Actualização das Mensalidades Docx/Texto

Mod.PLR.14/0 Termo de Aceitação do Regulamento Interno Docx/Texto

Mod.PLR.15/0 Termo de Responsabilidade Docx/Texto

Mod.PLR.16/0 Termo de Responsabilidade das Actividades Docx/Texto

Mod.PLR.17/0 Identificação dos Responsáveis a Retirar o Cliente da Instituição

Docx/Texto

Mod.PLR.18/0 Autorização de Saídas Eventuais Docx/Texto

Mod.PLR.19/0 Autorização Saída Autónoma Docx/Texto

Mod.PLR.20/0 Termo de Desistência Docx/Texto

Mod.PLR.21/0 Lista de Pertences do Cliente Docx/Texto

Mod.PLR.22/0 Registo de Observações de Psicologia Docx/Texto

Mod.PLR.23/0 Plano de Acolhimento do Cliente Docx/Texto

Mod.PLR.24a/0 Relatório do Programa de Acolhimento Docx/Texto

Mod.PLR.24b/0 Relatório do Programa de Acolhimento Docx/Texto


Abrantes


53

Mod.PLR.25/0 Ficha de Avaliação Diagnóstica do Cliente Docx/Texto

Mod.PLR.26/0 Plano Desenvolvimento Individual Docx/Texto

Mod.PLR.27/0 Plano Individual do Cliente Docx/Texto

Mod.PLR.28/0 Registo Diário de Actividades Docx/Texto

Mod.PLR.29/0 Relatório de Avaliação Plano Desenvolvimento Individual Docx/Texto

Mod.PLR.30/0 Plano Individual de Actividades Docx/Texto

Mod.PLR.31/0 Registo de Ocorrências Docx/Texto

Mod.PLR.32/0 Registo de Negligências, Abusos, Maus-Tratos Docx/Texto

Mod.PLR.33/0 Termo de Responsabilidade para Administração Medicação Docx/Texto

Mod.PLR.34/0 Indicação Terapeutica - Informação Genérica Docx/Texto

Mod.PLR.35/0 Medicação e Indicação Terapeutica Docx/Texto

Mod.PLR.36/0 Cuidados em Situações de Emergência Docx/Texto

Mod.PLR.37/0 Psicomotricidade - Actividades Desenvolvidas Docx/Texto

Mod.PLR.38/0 Lista de Necessidades Alimentares Docx/Texto

Mod.PLR.39/0 Psicomotricidade - Sessões Docx/Texto

Mod.PLR.40/0 Psicomotricidade - Objectivos Terapêuticos Docx/Texto

Mod.PLR.41/0 Psicomotricidade - Objectivos Ocupacionais Docx/Texto

Mod.PLR.42/0 Psicomotricidade - Relatório Avaliação Docx/Texto

Mod.PLR.43/0 Escala de Ajudantes de Acção Directa Docx/Texto

Mod.PLR.44/0 Escala de Auxiliares de Serviços Gerais Docx/Texto

Mod.PLR.45/0 Horário dos Colaboradores Docx/Texto

Mod.PLR.46/0 Modelo de Tempo Extra Docx/Texto

Mod.PLR.47/0 Folha de Trocas Docx/Texto

Mod.PLR.48/0 Mapa de Férias Docx/Texto

Mod.PLR.49/0 Lista de Espera Docx/Texto

Mod.PLR.50/0 Lista Total de Clientes Docx/Texto

Mod.PLR.51/0 Registo de Contacto dos Clientes Docx/Texto

Modelo Seg.Social Estatistica Docx/Texto

Mod.PLR.52/0 Plano Anual de Actividades Docx/Texto

Mod.PLR.53/0 Registo de Actividades do Plano Anual Docx/Texto

Mod.PLR.54/0 Registo de Outras Actividades Docx/Texto

Mod.PLR.55/0 Administração Terapêutica - Cronograma Docx/Texto

Mod.PLR.56/0 Sit. de Emergência – Regras Ger. de Act. Docx/Texto

Mod.PLR.57/0 Mapa de Assiduidade Docx/Texto

Mod. Portal Saúde Manual de Primeiros Socorros - I Docx/Texto

Mod. Portal Saúde Manual de Primeiros Socorros - II Docx/Texto

Mod.PLR.58/0 Horário Funcionamento Docx/Texto

Mod.PLR.59/0 Nome Direcção Técnica Docx/Texto

Mod.PLR.60/0 Convocatória de Encarregados de Educação Docx/Texto

Mod.PLR.61/0 Lista de Necessidades Alimentares Especiais Docx/Texto


Abrantes


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Mod.PLR.62/0 Declaração Medicação Pontual Docx/Texto

Mod.PLR.63/0 Termo Aceitação Plano Anual Actividades Docx/Texto

Mod.PLR.64/0 Ficha Informação Médica Docx/Texto

PRSI Rendimento Social

de Inserção

Mod.PRSI.01 Folha de Registo de Percurso Familiar Docx/Texto

Mod.PRSI.02 Modelo de Entrega Pessoal (Marcação de Atendimento) Docx/Texto

Mod.PRSI.03 Registo de Acompanhamento de Psicologia Docx/Texto

Mod.PRSI.04 Ficha de Sinalização para Atendimento de Psicologia Docx/Texto

Mod.PRSI.05 Ficha de Dificuldades/Problemas sentidos Docx/Texto

Mod.PRSI.06 Ficha de Dificuldades/Problemas superados Docx/Texto

Mod.PRSI.07 Marcação de Visita Domiciliária Docx/Texto

Mod.PRSI.08 Ficha "Estrela da Vida" Docx/Texto

Mod.PRSI.09 Ficha de Caracterização Social Docx/Texto

Mod.PRSI.10 Projecto de Intervenção Familiar Docx/Texto

Mod.PRSI.11 Plano de Intervenção Familiar Docx/Texto

Mod.PRSI.12 Mapa Mensal de Acompanhamento Familiar pelas Ajudantes Acção Directa

Docx/Texto

Mod.PRSI.13 Ficha de Gestão Orçamental Docx/Texto

Mod.PRSI.14 Plano de Actividades Semanais Docx/Texto

Mod.PRSI.15 Lista de dívidas Docx/Texto

Mod.PRSI.16 Lista de compras Docx/Texto

Mod.PRSI.17 Registo de Gravidez Docx/Texto

Mod.PRSI.18 Avaliação do Acordo de Inserção Docx/Texto

Mod.PRSI.19 Diagnóstico Social Docx/Texto

Mod.PRSI.20 Movimentos de Orçamento Familiar Docx/Texto

Mod.PRSI.21 Ficha de Resolução de Problemas Docx/Texto

Mod.PRSI.22 Ficha de Auto Imagem Docx/Texto

Mod.PRSI.23 Ficha de Avaliação Doméstica Docx/Texto

Mod.PRSI.24 Economia Doméstico - Espaço Doméstico Docx/Texto

Mod.PRSI.25 Organização do Plano de Emprego Docx/Texto

Mod.PRSI.26 Tabela Higiene Oral Docx/Texto

Mod.PRSI.27 Tabela da Educação Docx/Texto

Mod.PRSI.28 Ficha de Acompanhamento na Saúde Docx/Texto

Mod.PRSI.29 Inquérito de Apoio/ Informação Inicial Docx/Texto

Mod.PRSI.30 Ficha "Alimentação" Docx/Texto

PIP Intervenção Precoce

Mod.PIP.01 Ficha de referenciação Docx/Texto

Mod.PIP.02 Declaração de autorização Docx/Texto

Mod.PIP.03 Ficha de Identificação_ Criança/Família/Gestor de Caso Docx/Texto

Mod.PIP.04 Ficha de avaliação Docx/Texto

Mod.PIP.05 Ficha de Anamnese Docx/Texto

Mod.PIP.06 Plano individual de intervenção Docx/Texto

Mod.PIP.07 Caracterização Sócio-Familiar Docx/Texto


Abrantes


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Mod.PIP.08 Listagem de crianças Docx/Texto

Mod.PIP.09 Registo de Sessões Docx/Texto

Mod.PIP.10 Cessação de apoio Docx/Texto

Mod.PIP.11 Registo de Contacto Família/Técnicos Docx/Texto

Mod.PIP.12 PIAF Docx/Texto

Mod.PIP.13 Pedido de avaliação clínica Docx/Texto

Mod.PIP.14 Autorização uso imagens Docx/Texto

Mod.PIP.15 Ficha de sinalização de terapia da fala Docx/Texto

Mod.PIP.16 Capa processo individual Docx/Texto

Mod.PIP.17 Empréstimo de Material Docx/Texto

Mod.PIP.18 Mapa de Quilómetros Docx/Texto

Mod.PIP.19 Mapa de registo mensal Docx/Texto

Mod.PIP.20 Relatório de avaliação de terapia da fala Docx/Texto

Mod.PIP.21 Relatório de avaliação de terapia ocupacional Docx/Texto

Mod.PIP.22 Relatório Social Docx/Texto

Mod.PIP.23 Informação Social Docx/Texto

Mod.PIP.24 Declaração de recepção de documentos Docx/Texto

Mod.PIP.25 Ficha de avaliação Fisioterapia Docx/Texto

Mod.PIP.26 PI Docx/Texto

Mod.PIP.27 PDI Docx/Texto

Mod.PIP.28 Justificação Encarregado de Educação Docx/Texto

PCRI Centro de Recursos

para a Inclusão

Mod.PCRI.01 Plano Operacional Docx/Texto

Mod.PCRI.02 Horário Geral Docx/Texto

Mod.PCRI.03 Ficha de Anamnese Docx/Texto

Mod.PCRI.04 Declaração de Autorização da Avaliação Docx/Texto

Mod.PCRI.05 Declaração de cessação de apoio Docx/Texto

Mod.PCRI.06 Relatório de Psicologia Docx/Texto

Mod.PCRI.07 Ficha de referenciação Docx/Texto

Mod.PCRI.08 Relatório de avaliação-Terapia da Fala Docx/Texto

Mod.PCRI.09 Registo de Sessões Docx/Texto

Mod.PCRI.10 Registo mensal de presenças de alunos Docx/Texto

Mod.PCRI.11 Horário por agrupamento Docx/Texto

Mod.PCRI.12 Mapa de quilómetros Docx/Texto

Mod.PCRI.13 Ficha de caracterização sócio-familiar Docx/Texto

Mod.PCRI.14 Informação social Docx/Texto

Mod.PCRI.15 Relatório social Docx/Texto

Mod.PCRI.16 Registo de contactos família técnicos Docx/Texto

Mod.PCRI.17 Ficha de avaliação Terapia Ocupacional Docx/Texto

Mod.PCRI.18 Relatório de avaliação Terapia Ocupacional Docx/Texto

Mod.PCRI.19 Relatório de avaliação Fisioterapia Docx/Texto


Abrantes


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Mod.PCRI.20 Declaração de recepção de documentos Docx/Texto

Mod.PCRI.21 Justificação Encarregado de Educação Docx/Texto

PEI Empresa de Inserção

Mod. PEI 01 Mapa de Acompanhamento dos Trabalhos no Exterior Docx/Texto

Mod. PEI 02 Requisição de Produtos Hortícolas Docx/Texto

Mod. PEI 03 Folha de Obra Docx/Texto

Mod. PEI 04 Tabela de Preços da Costura Docx/Texto

Mod. PEI 05 Tabela de Preços de Jardinagem Docx/Texto

PCF Creche Familiar

Mod.PCF.01 Ficha de Inscrição da Creche Familiar Docx/Texto

Mod.PCF.02 Ficha de avaliação de estágio creche tradicional Docx/Texto

Mod.PCF.03 Relatório de Amas - Creche Tradicional Docx/Texto

Mod.PCF.04 Relatório Amas - Creche familiar Docx/Texto

Mod.PCF.05 Ficha de avaliasção de estagio - Creche familiar Docx/Texto

Mod.PCF.06 Registo de visitas domiciliárias a amas Docx/Texto

Mod.PCF.07 Registo de presenças crianças Docx/Texto

Mod.PCF.08 Ficha de Incidências Docx/Texto

Mod.PCF.09 Declaração horario dos pais Docx/Texto

Mod.PCF.10 Registo Visitas domiciliárias da Equipa de Enquadramento Docx/Texto

Mod.PCF.11 Processo individual Docx/Texto

Mod.PCF.12 Termo aceitação regulamento interno Docx/Texto

Mod.PCF.13 Ficha identificaçao(caso emergencia) Docx/Texto

Mod.PCF.14 Ficha apoio á ama Docx/Texto

Mod.PCF.15 Relação equipamento na ama Docx/Texto

Mod.PCF.16 Termo responsabilidade administração medicamentos Docx/Texto

Mod.PCF.17 Autorização de Saida Docx/Texto

Mod.PCF.18 Ficha identificação responsaveis a retirar crianças da creche Docx/Texto

Mod.PCF.19 Registo de Ocorrências Docx/Texto

Mod.PCF.20 Termo de Desistencia Docx/Texto

Mod.PCF. 21 Registo de Negligencias e Maus Tratos Docx/Texto

Mod.PCF.22 Contrto Pais Docx/Texto

Mod.PCF.23 Contrato amas Docx/Texto

Mod. PCF. 24 Regulamento Interno Docx/Texto

Mod.PCF. 25 Autorização de Utilização de Imagem Docx/Texto

Mod.PCF.26 Carta de não admissibilidade Docx/Texto

Mod.PCF.27 Informação actualização mensalidade Docx/Texto

Mod.PCF. 28 Carta de admissibilidade Docx/Texto

Mod.PCF. 29 Convocatória Reunião Pais Docx/Texto

Mod.PCF. 30 Ficha Pré-Inscrição Bébés Docx/Texto

Mod.PCF. 31 Programa de Acolhimento Inicial Docx/Texto

Mod. PCF.32 Registo Diário Amas Docx/Texto

Mod. PCF. 33 Relatorio Semestral Amas Docx/Texto


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Mod. PCF. 34 Lista de Espera Docx/Texto

Mod. PCF. 35 Ficha de Avaliação Observação Criança Docx/Texto

Mod. PCF. 36 PDI- Plano desenvolvimento Individual Docx/Texto

Mod. PCF. 37 Perfil Desenvolvimento 0 aos 7 meses Docx/Texto



PM Manutenção

Mod.PM.01 Plano de Higienização Docx/Texto

Mod.PM.02 Registo Limpeza Casa de banho Docx/Texto

Mod.PM.03 Registo de Higienização Docx/Texto

Mod.PM.04 Mapa de deslocações Docx/Texto

Mod.PM.05 Inventário dos Equipamentos Docx/Texto

Mod.PM.06 Registo de Manutenção Docx/Texto

Mod.PM.07 Plano Anual de Manutenção Docx/Texto

Mod.PM.08 Plano Manutenção/Revisão/Inspecção Mensal de Veículos Docx/Texto

Mod.PM.09 Pedido de Intervenção Docx/Texto

Mod.PM.10 Plano Anual de Aferição Docx/Texto

Mod.PM.11 Requisição de Viatura Docx/Texto

Mod.PM.12 Controlo de Viaturas Docx/Texto

PNA Nutrição e

Alimentação

Mod.PNA.01 Ementa Semanal Docx/Texto

Mod.PNA.02 Registo de Controlo de Frio Docx/Texto

Mod.PNA.03 Lista de Contagem de Refeições Diárias Docx/Texto

Mod.PNA.04 Registo de Temperatura de Alimento Confeccionado Docx/Texto

Mod.PNA.05 Registo de Recolha de Amostras Docx/Texto

Mod.PNA.06 Registo de Controlo de Bamho Maria Docx/Texto

Mod.PNA.07 Registo Diário de Higienização da zona de laboração Docx/Texto

Mod.PNA.08 Registo Diário de Higienização da copa Docx/Texto

Mod.PNA.09 Registo Diário de Higienização de equipamentos Docx/Texto

Mod.PNA.10 Registo de Higienização Docx/Texto

Mod.PNA.11 Registo Diário de Higienização da sala de refeições Docx/Texto

Mod.PNA.12 Registo Diário de Higienização da casa de banho Docx/Texto

Mod.PNA.13 Registo de Controlo de Recepção de Matéria Prima Produtos Congelados

Docx/Texto

Mod.PNA.14 Registo de Controlo de Óleos Fritadeira Docx/Texto

Mod.PNA.15 Registo de Controlo de Matéria Prima - Produtos Refrigerados Docx/Texto

Mod.PNA.16 Registo de Controlo de Matéria Prima - Produtos Secos Docx/Texto

Mod.PNA.17 Registo Diário de Confecção de Sobremesa Docx/Texto

Mod.PNA.18 Registo de Reparação/Manutenção de Equipamentos Docx/Texto

Mod.PNA.19 Requisições de Refeições Docx/Texto

Referido a Junho 2010 e não inclui os Objectos digitais correspondente ao documentos multimédia

produzidos pela Biblioteca do CRIA


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5.5. ANEXO 5 – GLOSSÁRIO

Fontes 1 – NP 4438-1, 2005 2 – DGARQ, Manual para a gestão de documentos, 1998, A-6 3 – Model Requirements for the Management of Electronic Record (MoReq), 4 – NP 4041, 2003 5 – RODA - Política de Preservação Digital v1.0 (2009-02-09 6 – DGARQ - Recomendações para a produção de um PPD v2-0b (19Abr10 Autenticidade - Qualidade de um objecto digital que, depois de preservado, mantém a

sua integridade conceptual, encontrando-se suficientemente referenciado e identificado quanto à proveniência e suficientemente documentado quanto ao contexto de produção e manutenção. A garantia plena da autenticidade do objecto é uma responsabilidade partilhada entre as estratégias definidas neste PPD e os sistemas que o antecederam na produção e manutenção do objecto em causa.

Arquivo - Conjunto orgânico de documentos, independentemente da sua data, forma e suporte material, produzidos ou recebidos por uma pessoa jurídica, singular ou colectiva, ou por um organismo público ou privado, no exercício da sua actividade e conservados a título de prova ou informação.

Arquivo corrente - Arquivo constituído por documentos correspondentes a procedimentos administrativos ou judiciais ainda não concluídos.

Arquivo definitivo - Arquivo constituído por documentos correspondentes a procedimentos administrativos ou judiciais já concluídos, depois de prescritas as respectivas condições de abertura. O arquivo definitivo pode, no entanto, receber séries documentais cujo valor primário perdura por tempo indeterminado (por exemplo, algumas séries dos arquivos notariais).

Arquivo intermédio - Arquivo constituído por documentos correspondentes a procedimentos administrativos ou judiciais já concluídos, mas ainda susceptíveis de reabertura.

Ciclo de vida do documento - Evolui em três idades ou fases – fase activa, fase semi-activa e fase inactiva – na medida em que a frequência de utilização dos documentos em fase administrativa decresce e o seu valor se transforma.

Classificação - Identificação e organização sistemáticas de actividades e/ou documentos de arquivo em categorias, de acordo com convenções, métodos e procedimentos de aplicação estruturados logicamente e representados num plano de classificação.

Colecção - Conjunto de documentos do mesmo serviço, organizada para efeitos de referência, para servir de modelo à produção de documentos com a mesma finalidade, ou de acordo com critérios de arquivo. Ex.: Colecções de documentos de despesa, colecções de mapas de assiduidade. Opõe-se ao conceito de processo.

Documento de arquivo - Documento produzido, recebido e mantido a título probatório e informativo por uma organização ou pessoa no cumprimento das suas obrigações legais ou na condução das suas actividades.

Documento anexo - Documento remetido por outro, que é considerado o documento principal.

Documento apenso - Documento posteriormente mandado juntar a outro, considerado o documento original, por conter elementos de prova e/ou informação relativos à mesma acção ou procedimento administrativo.


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Documento aposto - Documento posteriormente registado sobre outro [no intuito de] prestar informações, emitir opiniões ou exarar decisões.

Documentos de arquivo electrónicos (DAE) - objectos discretos legíveis de forma equivalente aos seus similares em suporte papel, que são, neste caso, documentos obtidos através de ferramentas de produtividade (MS Word, Excel, Powerpoint, CAD/CAM, etc.)

Documento electrónico - Um documento que se encontra em formato electrónico. Nota – o uso do termo documento electrónico não se limita aos documentos de texto normalmente gerados. Inclui igualmente mensagens de correio electrónico, folhas de cálculo, gráficos e imagens, documentos em HTML/XML, documentos compostos e ainda outros tipos de documentos buróticos.

Documento principal - Documento simples que remete ou de qualquer outro modo veicula outro(s) documento(s). De um modo geral, os documentos principais são a unidade básica de datação e demais referenciação aos documentos compostos.

Dossier - [Conjunto de documentos] coligidos com o fim de informar uma decisão pontual.

Formato de preservação - Formato para o qual é convertido – à entrada e/ou em posteriores migrações – o objecto digital sobre o qual o PPD assume compromisso de preservação a longo prazo.

Funções meio - Conjunto das actividades desenvolvidas por um organismo ou instituição no quadro da gestão interna (ex.: gestão patrimonial, gestão financeira, gestão de recursos humanos).

Funções fim - Conjunto de actividades específicas desenvolvidas por um organismo ou instituição no quadro de gestão de projecto.

Integridade conceptual - Qualidade de um objecto digital completo e inalterado nas suas propriedades significativas. O compromisso de preservação do PPD tem incidência sobre a integridade conceptual do objecto digital.

Macroprocesso - Conjunto de processos e, eventualmente, dossiers e/ou colecções, que correspondem a uma mesma acção ou um mesmo procedimento administrativo complexo, isto é, que engloba ou coordena outros procedimentos, referentes ou não a uma mesma área temático-funcional, mas independentes.

Metainformação - Informação que caracteriza aspectos significativos de outro recurso de informação, tendo em vista identificá-lo, localizá-lo e recuperá-lo, apresentá-lo de forma correcta, gerir direitos de acesso, preservá-lo com eficácia e demonstrar a sua integridade conceptual.

Migração - Estratégia de preservação que consiste na transferência periódica da informação digital de uma configuração hardware/software em perigo de obsolescência para uma outra mais actual. Contrariamente a outras estratégias de preservação, a migração não tem por objectivo manter a representação no seu estado original; em vez disso, converte a representação que se encontra num formato em perigo de obsolescência para um outro mais actual, no sentido de viabilizar o acesso contínuo à informação.

OAIS (Open Archival Information System) - Modelo de referência adoptado pelo RODA, aprovado como norma internacional em 2003 – ISO Standard 14721:2003, que configura e identifica os componentes funcionais que devem fazer parte de um sistema de informação dedicado à preservação digital.

Objecto digital - Unidade discreta de informação em formato digital. Na generalidade dos casos, a designação “objecto digital” aparece como sinónimo de “representação”; no entanto, pode também ser utilizada para referir um ficheiro ou uma sequência de bits discreta, no interior de um ficheiro.


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Património arquivístico - Categoria de bens que integram o património cultural, constituída pelos arquivos que, na sequência de um processo de avaliação arquivística, sejam identificados como possuindo interesse cultural relevante e, como tal, de conservação tendencialmente permanente

Plano de Classificação Documental - Identificação e organização sistemática das actividades e/ou documentos em classes, agrupando-os em processos no sentido de facilitar a descrição, controlo, ligações, bem como a determinação do seu destino e condições de acesso.

Prazo de conservação - Período fixado para a custódia dos documentos de arquivo por um serviço de arquivo. Este prazo é definido em regulamento próprio, normalmente registado em tabela de selecção.

Procedimento administrativo - Sucessão ordenada de actos e formalidades tendentes à formação e manifestação da vontade da Administração Pública pela sua execução.

Processo - Conjunto de documentos referentes a qualquer acção administrativa ou judicial sujeita a tramitação própria, normalmente regulamentada. (2) Um processo corresponde geralmente a unidade básica de uma série. “Um processo não é uma capa, ou dossier, nem uma pasta onde se colocam documentos.” O processo é a materialização de todos os passos de um procedimento administrativo.

Propriedades significativas - Elementos de um objecto digital que têm de ser preservados para que a integridade conceptual do objecto se mantenha. As propriedades significativas podem variar entre diferentes categorias de objectos digitais e, ainda, em função do tipo de uso futuro que se pretende assegurar.

Registo - Acto de dar a um documento, um identificador único no momento da sua integração no sistema de arquivo.

Representação - Objecto digital que instancia ou corporaliza uma entidade intelectual/ documento de arquivo, simples ou composto. Integra o conjunto dos ficheiros de dados e, se aplicável, metainformação estrutural necessária para uma apresentação completa e razoável da entidade intelectual.

Série documental - Conjunto de documentos ou processos a que, originalmente, foi dada uma ordenação sequencial, de acordo com um sistema de recuperação de informação. Em princípio, os documentos de cada série deverão corresponder ao exercício de uma mesma função ou actividade, dentro de uma mesma área de actuação.

Sistema de arquivo - Conjunto de elementos (entidades, meios, procedimentos) que funcionam de modo articulado, tendo em vista a gestão dos documentos produzidos/recebidos por um organismo no exercício das suas actividades. São elementos de um sistema de arquivo os documentos, as instalações, os equipamentos, os recursos humanos, as regras, os instrumentos técnicos, etc.

Sistema de gestão documental - Conjunto de elementos (entidades, meios, procedimentos) que funcionam de modo articulado, tendo em vista gestão dos documentos produzidos e recebidos por um organismo no exercício das suas actividades. São elementos de um sistema de um sistema desta natureza os documentos, os equipamentos, os recursos humanos, as regras, os instrumentos técnicos e as ferramentas de apoio tecnológico. O objectivo principal da implementação de um sistema de gestão documental prende-se com a racionalização e eficácia da produção documental.

Tabela de Selecção - instrumento que regista o resultado da avaliação, e apresenta-se

como uma relação dos documentos de arquivo que fixa os respectivos prazos de conservação na fase activa, semi-activa e destino final


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Valor arquivístico - Valor atribuído a um documento de arquivo ou a [um processo ou conjunto de documentos de arquivo], para efeitos de conservação permanente num serviço de arquivo. Resulta do seu valor probatório e/ou relevância do seu valor informativo.

Valor informativo - Valor decorrente da informação veiculada por um documento de arquivo ou por um processo ou conjunto de documentos de arquivo. Deste ponto de vista, são especialmente relevantes os que, independentemente do fim para que foram elaborados, testemunham a constituição e funcionamento da administração produtora e/ou fornecem dados ou informações sobre pessoas, organizações, locais ou assuntos. Também chamado valor secundário.

Valor legal - Valor decorrente da relevância de um documento de arquivo, para comprovar, perante a lei, um facto ou constituir um direito.

Valor probatório - Valor inerente aos documentos de arquivo, na medida em que

consignam ou comprovam factos, constituem direitos e obrigações e são reconhecidos como

garantia e fundamento de actos, factos e acontecimentos. Também chamado valor

administrativo ou primário.

SIO/ESTA - Plano de Preservação Digital (PPD) - CRIA

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