Soluções de Gestão Documental

Solução de Gestão Documental

Digitalização Classificação de Documentos Arquivo

Digitalização de Documentos• Requisitos:

– Digitalização de lotes documentais (exemplo: lote faturas ou recibos)• Com nº de páginas fixas (exemplo: 1 página por documento)• Com nº de páginas variáveis e com identificação de separadores entre documentos (exemplo:

Folha com um código de barras que identifique o fim de um documento)

– Classificação de documentos (preenchimento dos atributos dos documentos, por exemplo: nº de fatura, nº de contribuinte, etc)

– Validação dos atributos dos documentos– Disponibilização dos documentos na solução de arquivo– [Opcional] Implementação de mecanismos para o melhoramento da qualidade das

imagens – [Opcional] Reconhecimento de caracteres para facilitar a classificação de documentos:

• OCR – Reconhecimento ótico de caracteres• ICR – Reconhecimento inteligente de caracteres (manuscritos)• BCR – Reconhecimento de códigos de barra• OMR - Reconhecimento ótico de marcas

– [Opcional] Conversão das imagens num formato standard que garanta a intemporalidade dos documentos (exemplo: PDF-A)

Arquivo Documental• Requisitos:

– Pesquisa e disponibilização de documentos via aplicações Web ou Desktop– Controlo de acesso aos documentos segundo perfis de utilização– Auditoria ao sistema, permitindo saber quando e quem efetuou determinada

alteração– [Opcional] Check-in/Check-out e bloqueio para edição, evitando assim escritas

concorrenciais– [Opcional] Controlo de Versões– [Opcional] Roll-back de alterações efetuadas– [Opcional] Implementação de regras de retenção de registos segundo a legislação

ou normas empresariais (exemplo eliminação de documentação com mais de 10 anos)

– [Opcional] Eliminação automática de registos segundo as regras de retenção– [Opcional] Pesquisa full text search (pesquisando palavras chave nos conteúdos e

retornando os resultados por relevância – de que é exemplo a pesquisa da Google)

Leonel Murraceira6 anos de experiência no desenvolvimento e implementação de sistemas de gestão documental onde se destacam os seguintes projetos:• Migração de 10 milhões de Faturas – EDP• Implementação de sistema de Gestão Documental na Central de

Cervejas• Parte integrante da equipa de desenvolvimento de um produto de

Gestão Documental - ArquivaGest• Estudo das Soluções de Gestão Documental existentes no mercado –

Agap2• Implementação de vários Sistemas de Gestão Documental para o

Arquivo de documentos de Sinistros e Apólices – Caixa Seguros e Saúde