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Tecnologias de GestãoTema 8: Ferramentas de Comunicação e Colaboração - Perspectivas

Autor: Ronaldo BarbosaComo citar este material:

BARBOSA, Ronaldo. Tecnologias de Gestão: Ferramentas de Comunicação e Colaboração - Perspectivas.

Valinhos: Anhanguera Educacional, 2014

Dominar técnicas de comunicação é importante tanto na vida pessoal quanto na vida profissional. Em meio às novas tecnologias de informação e comunicação, será que realmente sabemos o que é a comunicação? Tecnologias garantem, por si mesmas, uma comunicação eficaz?

A comunicação sempre esteve ligada aos recursos técnicos disponíveis em cada época. Registros nas paredes das cavernas nos ajudam a entender como viviam as sociedades primitivas: cenas da natureza, história de uma caçada, um cerimonial, uma batalha entre tribos. Não temos como saber exatamente se o que vemos nessas pinturas é um testemunho ou um registro histórico, se é alguma espécie de apresentação primitiva ou, até mesmo, uma forma ancestral de arte (Figura 8.1).

Figura 8.1 Pintura rupestre.Fonte: DaBler [Domínio Público], via Wikimedia Commons. Disponível em: http://goo.gl/idjB97.

Acesso em: 24 jul. 2007

Desenhos nas paredes das cavernas: arte rupestre ou uma apresentação primitiva?

Com o desenvolvimento da linguagem, mas ainda sem a escrita, antigas sociedades conservavam suas histórias por meio de narrações orais que eram retransmitidas de geração à geração.

Com o desenvolvimento da escrita, a comunicação se sofisticou, mas também trouxe novas preocupações. O filósofo Sócrates (469 a.C. - 399 a.C.), que era cego e nunca escreveu uma linha sequer (seus textos foram copiados), afirmava que a escrita “fecharia” o conhecimento, perpetuando os erros contidos nos textos.


Tecnologias de Gestão | Tema 8

Até a Idade Média (período da história da Europa entre os séculos V d.C. e XV d.C.), a escrita esteve restrita aos escribas, indivíduos capazes de ler e escrever (Figura 8.2). Eles ficavam encarregados dos registros das informações oficiais consideradas mais importantes. A cópia de livros pelos escribas era um trabalho especializado, árduo e lento, pois cada exemplar tinha de ser copiado manualmente. Técnicas de xilogravura (espécie de carimbo) foram sendo aperfeiçoadas até a invenção da prensa tipográfica, que acelerou enormemente a cópia e a divulgação de livros, entre eles, a Bíblia (Figura 8.3).

Figura 8.2 Escribas. Fonte: Jean Le Tavernier [Domínio Público],

via Wikimedia Commons. Disponível em:

http://goo.gl/g5yWZL . Acesso em: 24 jul. 2014

Figura 8.3 Primeiros impressores. Fonte: Domínio Público, via Wikimedia Commons. Disponível em: http://goo.gl/o4Q3Vw. Acesso em:

24 jul. 2014

Podemos imaginar os conflitos entre os escribas e os primeiros impressores: os escribas temiam perder privilégios, enquanto os impressores queriam aprimorar as técnicas de impressão popularizando as publicações.

Nos tempos atuais, as tecnologias de informação e comunicação tornaram a troca de mensagens instantânea, fácil e barata, e novas modalidades de comunicação têm sido criadas. Mas essa nova realidade traz novos desafios e inconvenientes para a sociedade, em termos de liberdade e privacidade das pessoas, por exemplo. Por isso, é arriscado dizer que a comunicação agora é mais simples do que já foi no passado.

Nas empresas, os novos recursos de comunicação formam a base de muitos negócios e requerem habilidades diversas. Quem se comunica sempre busca algo, quer solucionar um problema, aprender, colaborar ou defender uma ideia.

É bom lembrar que uma ideia bem aceita em uma reunião de negócios não necessariamente é a melhor ideia, às vezes, é apenas a ideia mais bem “comunicada”. Eis um exemplo do poder e da importância da comunicação. Bons estudos!



A pergunta mais importante que devemos fazer é a seguinte: O que é comunicação?

A comunicação está longe de ser um campo uniforme que todos compreendem da mesma forma. Para especialistas, existem dezenas de definições diferentes aceitas para o termo “comunicação”.

Se recorrermos ao dicionário em busca de algumas definições, encontramos:

Comunicação co.mu.ni.ca.ção sf (lat communicatione) 1 Ação, efeito ou meio de comunicar. 2 Aviso, informação; participação; transmissão de uma ordem ou reclamação. 3 Mec Transmissão. 4 Relação, correspondência fácil; trato, amizade. 5 Sociol Processo pelo qual ideias e sentimentos se transmitem de indivíduo para indivíduo, tornando possível a interação social. 6 Mil Meios para conservar as relações entre diversos exércitos ou corpos de exército que operam conjuntamente. 7 Lugar por onde se passa de um ponto para outro. 8 Ret Figura que consiste em o orador tomar o auditório por árbitro da causa que defende, mostrando-se disposto a conformar-se com o que venha a ser decidido. 9 Figura pela qual o advogado, objetivando provar a improcedência de uma imputação, mostra que, de acordo com os argumentos do acusador, diversas pessoas e até ele próprio estariam incursos nela. C. assíncrona, Inform: transmissão de dados entre dispositivos que não é sincronizada com um relógio, mas sim efetuada quando os dados estão prontos. C. de dados seriais, Inform: V transmissão de dados seriais. C. dos santos: participação dos méritos das obras dos justos e santos; comunhão dos santos. Dar comunicação para: dar acesso a; proporcionar uma passagem para.

(Fonte: Dicionário de Português Online. Disponível em: http://goo.gl/BaowsS. Acesso em: 21 jul. 2014)

Uma percepção sobre comunicação bastante disseminada desde a década de 1960 está representada no seguinte diagrama (Figura 8.4):

Figura 8.4 Representação de comunicação comum em muitos livros.Fonte: Adaptada de Berlo (1960)



Neste modelo simplificador, estão representados os elementos básicos de qualquer processo de comunicação: emissor, mensagem, destinatário, ruído... Essa representação está focada na resolução de problemas técnicos constituintes da mensagem, isto é, na precisão dos sinais. O modelo lembra que o sucesso de uma comunicação depende de vários fatores, além do fato de que a mensagem enviada pode ser bem diferente da mensagem recebida. Podemos incluir, também, a ideia de que existe a decisão do receptor em aceitar ou rejeitar um ato comunicativo. Assim, a mensagem depende de estímulo. A comunicação pode ocorrer somente quando a sugestão é levada em consideração pelo receptor e o estímulo é processado. Em resumo, comunicação é troca!

Saiba Mais!

Leia o artigo que trabalha com diferentes aspectos relacionados à comunicação:

TEORIA da Comunicação. 23 jan. 2011. Disponível em: http://goo.gl/7FSZa6. Acesso em: 24 jul. 2014.

Comunicação em Reuniões de Trabalho

Entre os temas mais ligados diretamente à comunicação nas organizações estão as reuniões de trabalho.

Sabe-se que as reuniões muitas vezes tomam um tempo precioso dos colaboradores nas empresas e não chegam a lugar algum, além do agendamento da próxima reunião. Por vezes, dependendo do que se diga em reuniões, boas ideias podem ser exterminadas ou germinadas. Baldwin (2008) apresenta um conjunto de frases comuns em organizações e as divide em dois grupos: “frases exterminadoras de ideias” e frases “germinadoras de ideias”. Acompanhe no Quadro 8.1 a seguir!

Quadro 8.1 Frases comuns em organizações.

Exterminadoras de ideias Germinadoras de ideias

Já tentamos isso antes.

Isso nunca funcionará.

Isso custaria muito.

Não é nosso trabalho.

Não podemos fazer isso aqui.

Nossos clientes nunca concordariam com isso.

O que temos já está bom.

Pode ser que você esteja certo, mas...

Em time que está ganhando não se mexe.

Como poderíamos melhorar?

Alguém tem algo a acrescentar?

De quantas maneiras poderíamos...?

Posso fazer uma pergunta?

Há algo que não percebemos?

Quem mais seria afetado?

O que aconteceria se...?

Fonte: Adaptado de Baldwin (2008)



Evidentemente, deveríamos evitar as frases exterminadoras e buscar as frases germinadoras. Baldwin (2008), ao tratar do tema da otimização das reuniões de trabalho, sugere que, antes de mais nada, adquira-se o hábito de começar toda reunião com as seguintes perguntas:

Quais as duas ou três coisas mais importantes que precisamos fazer nesta reunião?

Quanto tempo cada participante terá?

A reunião iniciada desta forma cria o sentido de direção e urgência que ajuda a evitar o desperdício de tempo e a falta de direção que caracterizam muitas reuniões.

Podemos destacar algumas diretrizes gerais para se coordenar de maneira mais eficiente as reuniões de trabalho:

• Sempre siga uma pauta com os temas que serão tratados. O ideal seria distribuí-la com antecedência ou, pelo menos, estabelecer uma pauta já no início da reunião.

• Distribua atribuições explícitas e esteja disposto a concluir a reunião dentro de um prazo estipulado.

• Indique um redator para registrar a discussão e os resultados dela.

• Utilize a técnica de fazer pedidos diretos a quem tenha conhecimentos técnicos comprovados sobre o tema em debate, de modo a assegurar a obtenção de informações relevantes para a discussão.

• Mesmo que a reunião seja curta, evite liderar toda a discussão. Procure maximizar a participação de todos os participantes, convidando-os a liderar diferentes aspectos da discussão.

• Procure manter a equipe concentrada nos objetivos principais da reunião, identificados no início. Anote as boas ideias sugeridas que não se refiram aos assuntos em discussão e adie a discussão desses temas para futuras reuniões.

• Encerre toda discussão com uma breve revisão do que foi conseguido, repita claramente todos os itens da ação e quem são os membros responsáveis por esses itens. Insista em programar uma data para a próxima reunião.

Saiba Mais!

Leia o artigo “Muita reunião - e pouco resultado” e faça o teste para saber se você é “bom de reunião”:

WEINBERG, Monica. Muita reunião - e pouco resultado. Veja.com, edição 2065, 18 jun. 2008. Disponível em: http://goo.gl/dyngVW. Acesso em: 27 jul. 2014.



Comunicação para Inspirar a Criatividade: Brainstorming

Uma das ferramentas mais famosas para estimular a comunicação criativa em reuniões de equipes é o brainstorming. Por meio de sessões de brainstorming, equipes identificam problemas, oportunidades e discutem soluções. Existem diferentes implementações de brainstorming nas empresas.

Mattos (2012) sugere as seguintes etapas de implementação:

• Etapa 1: formar equipes de 6 a 10 pessoas.

• Etapa 2: comunicar as regras do brainstorming e determinar um limite de tempo (entre 15 e 20 minutos) por sessão.

• Etapa 3: declarar o propósito da sessão, discutir o problema ou tópico específico.

• Etapa 4: estabelecer um ambiente positivo, e não reativo. Encorajar todos os membros a participar de forma livre e espontânea em uma sessão encorajadora de sugestão de ideias.

• Etapa 5: registrar na lousa ou flip chart todas as ideias geradas; a ênfase neste momento deve estar na quantidade, e não na qualidade!

• Etapa 6: quando a equipe tiver esgotado as ideias, extrair padrões, revisar e esclarecer todas elas, sem discutir.

• Etapa 7: reservar um tempo para reflexão das ideias.

• Etapa 8: identificar e priorizar as ideias úteis.

Saiba Mais!

Entenda melhor o brainstorming:

REY, Beatriz. Como fazer um brainstorming eficiente. Exame.com, 13 jun. 2013. Disponível em: http://goo.gl/1NA7N8. Acesso em: 24 jul. 2014.

Ferramenta de Comunicação: E-mails

Outro exemplo do dia a dia nas empresas relacionado à comunicação é a escrita de e-mails. Cada vez mais temos de escrever e-mails no trabalho. É útil saber que, se você utiliza o e-mail da empresa em que trabalha, tudo o que escreve pode ser lido por seus gestores, e isso não constitui de forma alguma invasão de privacidade. Lembre-se sempre: e-mails corporativos e seus conteúdos pertencem à empresa! Este é um dos motivos pelos quais precisamos ter cuidado ao escrever e-mails.

Vamos a algumas recomendações importantes extraídas de Baldwin (2008):

• Cuidado com assuntos confidenciais. Você nunca pode ter certeza de que suas mensagens não serão retransmitidas a outros nem saberá por quanto tempo serão conservadas ou por quem.



• Insista no padrão culto de linguagem. Muitos leitores desanimam com má redação sob qualquer forma, seja em e-mail ou em papel. Escreva sempre o melhor que puder.

• Selecione seus leitores. Sempre que enviar mensagem a muitas pessoas, seja seletivo. Envie cópias somente para as pessoas realmente envolvidas no assunto.

• Não dê por certo que aquilo que você quis dizer é o que as pessoas entenderão porque, como já visto, a comunicação é um processo complexo. As pessoas interpretam de forma diferente dependendo do contexto.

• Use títulos informativos para os assuntos dos e-mails, pois isso economiza o tempo dos leitores.

• Seja breve, mas não seja displicente. Isso é bastante difícil de se conseguir. Lembre-se de que e-mail não pode ser muito longo nem muito curto. Observe os e-mails que você recebe das pessoas que são consideradas as melhores comunicadoras da empresa e procure seguir seus estilos.

• Mude o “assunto” da resposta quando a resposta não tiver relação direta com o novo assunto tratado.

Saiba Mais!

Analise dicas sobre como escrever e-mails corporativos:

CONFIRA 5 dicas para escrever e-mail corporativo corretamente. Folha de São Paulo, 27 nov. 2012. Disponível em: http://goo.gl/YXCe9X. Acesso em: 24 jul. 2014.

Confira outras dicas interessantes sobre comportamento no contexto da internet:

NETIQUETA. Disponível em: http://goo.gl/2Nrzf4. Acesso em: 24 jul. 2014.

Ferramenta de Comunicação: Pensamento Visual

Com o excesso de telas ao nosso redor, é cada vez mais comum ouvirmos falar da importância do “pensamento visual”. Porém, muitas vezes ideias complexas podem ser representadas por meio de desenhos simples em papel, feitos à mão.

Para externalizar grandes ideias na forma de desenhos, não é preciso saber desenhar, muito menos usar o mouse; precisamos, antes, saber “pensar por imagens”. O escritor Dan Roam acredita que grandes ideias podem nascer em desenhos feitos a qualquer hora, em qualquer lugar, à mão livre, em recibos de mercearia, verso de envelopes e guardanapos. Segundo ele, representar ideias por meio de desenhos comunica mais claramente, com mais rapidez e ajuda a enxergar o que antes era invisível.

Vamos apresentar a parte inicial do livro mais famoso de Dan Roam que se chama The back of Napkim (traduzindo: Por trás do guardanapo), mas cuja edição em português chama-se Desenhando negócios: como desenvolver ideias com o pensamento visual e vencer nos negócios.

As quatro etapas do pensamento visual estão sintetizadas na Figura 8.5.



Olhar =

Coletar e filtrar.

Ver = Selecionar e agrupar.

Imaginar = Enxergar o que não está visível.

Mostrar = Tornar tudo muito mais claro.

Figura 8.5 Os quatro passos do pensamento visual. Fonte: Adaptada de Roam (2012)

Etapa 1: Olhar significa coletar informações e fazer uma primeira avaliação rudimentar do que se vê para saber como reagir. Olhar envolve examinar o ambiente, a fim de criar um quadro abrangente que forneça uma ideia da situação como um todo e, ao mesmo tempo, disparar as rápidas perguntas que nos ajudarão a fazer uma primeira avaliação do que está diante de nós.

Algumas perguntas que ajudam a Olhar:

O que está ali? Há muitas coisas ali? O que não está ali?

Até onde consigo enxergar? Quais são os limites da minha visão neste caso?

As coisas que vejo são as coisas que eu esperava ver?

Atitudes que dizem respeito a Olhar:

Analise o cenário como um todo: existem florestas, árvores e folhas!

Comece a filtrar os ruídos: separe o que interessa do que não interessa.

Etapa 2: Ver é o lado da moeda das informações visuais. É nesse lado que nossos olhos se tornam conscientemente mais ativos. Até então olhávamos, analisávamos o cenário como um todo e coletávamos as informações iniciais. Agora que estamos percorrendo a etapa Ver, passamos a selecionar as informações que merecem uma inspeção mais detalhada. Esta é a etapa baseada no reconhecimento de padrões – às vezes, é realizada conscientemente, mas muitas vezes não o é.



Algumas perguntas que ajudam a Ver:

Entendo o que vejo? Já vi isso antes?

Estão surgindo alguns padrões? Há algo que se destaque?

Já coletei informações visuais suficientes para dar sentido ao que vejo?

Atitudes que dizem respeito a Ver:

Selecione as informações visuais que merecem análise mais demorada.

Classifique as informações por padrões e agrupe-os.

Etapa 3: Imaginar é o que acontece após as etapas relativas à coleta e seleção de informações, e essa é a hora de começarmos a manipular as informações. Imaginar é o ato de enxergar com os olhos fechados ou o ato de enxergar o que não está visível.

Algumas perguntas que ajudam a Imaginar:

Onde já vi isso antes?

Posso manipular os padrões para que algo que está invisível apareça?

Existe uma estrutura oculta conectando tudo o que vi?

Atitudes que dizem respeito a Imaginar:

Descubra analogias. Pergunte: “Onde já vi isso antes?”.

Manipule os padrões: coloque os desenhos de cabeça para baixo, vire-os da direita para a esquerda, altere as coordenadas. Veja se algo novo aparece.

Etapa 4: Mostrar. Uma vez encontrados os padrões, atribuído um sentido a eles e encontrada uma forma de manipulá-los, é hora de mostrá-los a outras pessoas. Precisamos resumir tudo o que vimos, encontrar a melhor estrutura para representar visualmente nossas ideias, realçar o que imaginamos. E, então, precisamos estar preparados para responder as perguntas da plateia.



Algumas perguntas que ajudam a Mostrar:

Quais os desenhos mais importantes que surgiram?

Qual a forma de transmitir visualmente minha ideia?

Atitudes que dizem respeito a Mostrar:

Esclareça suas ideias mais interessantes para as pessoas.

Para arrematar, escolha a estrutura visual mais apropriada e coloque suas ideias no papel ou na lousa. Cubra todos os porquês: assegure que quem, o que, quanto, onde e quando fiquem sempre visíveis; deixe que o “como” e o “porquê” representem o clímax final.

A Figura 8.6 resume as quatro etapas do pensamento visual, segundo Roam (2012):

Figura 8.6 Resumo do pensamento visual. Fonte: Roam (2012)

A importância de compreender as quatro etapas do pensamento visual - olhar, ver, imaginar e mostrar - é deixar claro que o desenho é apenas uma pequena parte do pensamento visual; na verdade, trata-se apenas do final do processo, e não do começo.

Roam (2012) esclarece que as quatro etapas não acontecem de forma linear e subsequente: ao mesmo tempo em que olhamos, também vemos; se vemos melhor, imaginamos mais... Além disso, à medida que começamos a mostrar nosso trabalho para as pessoas, elas darão início a seu próprio processo de pensar visualmente, analisando nossos desenhos, observando o que há de interessante neles e imaginando como poderiam manipular e alterar o que estamos mostrando: o debate criativo ganha espaço, fazendo o “loop” do pensamento visual prosseguir indefinidamente (ROAM, 2012).

Para o processo funcionar, é necessário praticar. Por isso, comece agora a desenhar suas ideias.

Lembre-se: para ter boas ideias não é preciso computador, nem saber desenhar. Rabiscos simples ajudam a pensar!



Saiba Mais!

Entenda melhor as quatro fases do pensamento visual, de Dan Roam:

COACHING: As 4 Fases do Pensamento Visual. Disponível em: http://goo.gl/nYxJLP. Acesso em: 24 jul. 2014.

Conheça outras ideias de Dan Roam: PENSANDO e Comunicando com Imagens - Entrevista genial com Dan Roam. Disponível em: http://goo.gl/u8RkK8. Acesso em: 24 jul. 2014.

Realização de Apresentações com Slides

Apresentações de negócios utilizando slides estão entre as modalidades mais importantes e complexas de comunicação nas empresas. Por meio de apresentações, decide-se a compra de um produto, o desenvolvimento de um novo projeto, estabelece-se um novo olhar para o futuro. Normalmente, apresentações de negócios utilizam uma ferramenta de apresentação como PowerPoint ou software similar, como o Impress, que é gratuito1. Diversas técnicas orientam como montar os slides e como se portar perante o público. Neste ato comunicativo, entram variáveis como: o número de palavras por slide, tamanho das fontes, o número de slides, as cores utilizadas, a postura física e o vocal do apresentador, interação com a plateia etc. Seguem algumas recomendações bastante gerais extraídas de Barbosa e Gandra (2002).

Na fase de preparação da apresentação, determine os objetivos, pense no público-alvo e enumere os principais tópicos de sua apresentação, isto é, aqueles temas que não podem faltar.

Para aumentar o envolvimento dos participantes, você pode preparar perguntas e inseri-las na própria apresentação. Uma boa apresentação depende de um bom texto. Parte-se de um texto inicial básico e caminha-se no sentido de ir “enxugando” o texto, de forma a obter um resumo cada vez menor e mais denso - esse texto será a base da estrutura geral de sua apresentação. Quanto menos escrever, melhor.

Observe a diferença entre os dois textos seguintes (WOLFGRAM, 1994) e como a segunda frase carrega a mesma informação.

1. Este carro novo tem um airbag suficiente para proteger um terceiro passageiro sentado no meio.

2. Este airbag protege três em lugar de dois.

Procure realizar o trabalho da forma mais abrangente e completa possível, como se não houvesse nova oportunidade para modificar ou aprimorar o texto. Lembre-se da frase “eu teria escrito um resumo mais curto se tivesse mais tempo”.

Observe também a seguinte regra quanto ao uso de fontes serifadas ou não serifadas:

1 Disponível em: <http://www.openoffice.org>. Acesso em: jul. 2014.



Estou utilizando uma fonte serifada. (Times New Roman)

A linha na base dos caracteres guia os olhos do leitor, facilitando a leitura. Essa fonte é indicada para o texto do parágrafo.

Estou utilizando uma fonte não serifada. (Arial)

A fonte atrai mais a atenção do leitor para o texto, sendo indicada para o título.

Apenas utilize animações se, de fato, elas contribuírem de alguma forma para o envolvimento emocional ou para o conteúdo do material a ser apresentado. Há casos em que a animação prejudica o contato do participante com o conteúdo. Por exemplo, uma linha de texto movendo-se na tela não é legível até que fique parada; esse efeito funciona bem com itens (bullets), porque atrai o leitor para ler a legenda assim que terminar o movimento, mas nem sempre é bem-vindo.

Outro exemplo: efeito que apresenta um caractere de cada vez, fazendo parecer uma máquina de escrever. Isso tem o efeito de fazer com que o texto seja lido, mas implica quebra de ritmo de leitura e pode cansar rapidamente as pessoas. Em geral, economize efeitos fáceis e baratos de animação muito comuns em ferramentas de apresentação.

O uso correto de cores é outra dimensão importante das apresentações, porque cores carregam forte apelo emocional. Utilize cores de fundo que reforcem ou provoquem uma reação desejada e, assim, possam ajudar a enfatizar os pontos de destaque da sua apresentação.

Exemplos de mensagens embutidas em cores � ideias extraídas de Wolfgram (1994):

Fundo vermelho: estimula uma forte resposta emocional, estando associado a algum tipo de prejuízo.

Fundo amarelo: está associado a otimismo, mas pode distrair ou cansar a plateia.

Fundo violeta: está associado a humor ou ironia.

Fundo verde: esta cor é indicada quando a apresentação requer uma resposta da plateia.



Fundo preto: é percebido como algo fi nal, indicado para mostrar informações fi nanceiras ou enfatizar algo.

Fundo azul: é a cor de fundo mais usada, pois indica calma, credibilidade ou uma visão conservadora de certa informação.

Quanto à duração da apresentação, procure estimar o tempo de duração de cada sli-de, não utilize o recurso de transições automáticas entre os slides, pois ele irá ca-lar os ouvintes, além de não respeitar o tempo de entendimento de cada um. Em uma reunião, raramente a apresentação ultrapassará 30 minutos.

Seguem algumas recomendações ainda mais gerais:

• Nunca apresente um slide com problemas e se desculpe por ele estar assim.

• Se o assunto for novo, sob o risco de não despertar muito a atenção das pessoas, diga, no começo, do que se trata a apresentação, apresente o material e, no final, reforce a mensagem dizendo o que você apresentou.

• A postura física é importante, fique em pé e de frente ou de lado para o público tanto quanto for possível; evite ficar de costas para a tela durante a apresentação.

• Use as mãos, movimente-se, mas não faça movimentos desnecessários com o cursor do mouse ou com o apontador laser enquanto estiver explicando.

• Não fique muito tempo parado no mesmo slide; coloque slides em branco se você tiver muito a dizer antes do próximo slide manter o mesmo slide é fator de distração.

• Se houver um debate um pouco mais demorado ou se o diálogo com os participantes se desviar do conteúdo que está sendo apresentado, desligue temporariamente o projetor.

Finalmente, não assuma essas dicas como dogmas - um pouco de entusiasmo ou mesmo uma abordagem original pode ser mais importante do que apenas seguir regras!

Saiba Mais!

Confira algumas dicas sobre preparação de slides digitais:

DICAS sobre preparação de slides digitais para seminários, palestras, artigos em conferências. Disponível em: http://goo.gl/sTL9dt. Acesso em: 24 jul. 2014.



Comunicação para Colaboração

As ferramentas, a seguir, servem à área de gestão do conhecimento nas empresas, isto é, ao esforço de criar, disseminar e de apropriação do conhecimento dos colaboradores em uma empresa. Entre as ferramentas estão podcasts, videocasts, videoconferências, chats, blogs, microblogs.

Trataremos aqui, brevemente, apenas de fóruns, redes sociais e ambientes wiki.

Fórum

É uma ferramenta da internet que permite ao usuário debater um tema com outros usuários, em tempo real, por vezes localizados em diferentes pontos do mundo. Na prática, ele funciona como uma lista de mensagens: o primeiro usuário cria um tópico a ser debatido, os demais, inclusive o criador, desenvolvem a discussão nas postagens seguintes, que aparecem normalmente em ordem de publicação.

Os participantes de um fórum podem ser divididos em três categorias: usuário, moderador e administrador. O usuário apenas publica mensagens em tópicos abertos; o moderador pode editar, mover e eliminar mensagens que possam ferir a política de uso do fórum. Já o administrador desempenha funções como configuração e adequação das novas salas e tem permissão para enviar mensagens em massa, assim como para bloquear, suspender ou excluir membros.

Além de trazer frequentemente rápidas soluções para dúvidas e ser um ponto de encontro de interesses comuns, o fórum serve para fins organizacionais, análise de temas internos por parte de todos os colaboradores, realizar brainstorming e promover a democratização dos debates. Em outras palavras, fóruns podem ser um laboratório de criação de novas ideias nas organizações.

Exemplo: Um grupo de professores de uma escola quer trocar experiências e projetos bem-sucedidos com professores de outras escolas. Eles esperam desenvolver projetos em comum.

Saiba Mais!

Entenda mais sobre os fóruns:

KATCHBORIAN, Pedro. Fóruns não morreram e podem até ser melhores do que o Facebook. 27 ago. 2013. Disponível em: http://goo.gl/3325D6. Acesso em: 24 jul. 2014.

Redes Sociais

Rede social é um grupo de pessoas ou empresas conectadas pela internet e de interesses em comum. Esse grupo forma uma estrutura de relacionamentos horizontal e direta.

Exemplo: Moradores do entorno de uma praça resolvem se unir em uma rede social para discutir propostas de conservação e melhorias do espaço público. Denúncias e fiscalização também podem ser veiculadas.

O Facebook consagrou a expressão “rede social”, que hoje é vista com seriedade pelas empresas. Por meio de redes sociais, as empresas conhecem os hábitos e valores de seus colaboradores,



atuais e futuros. Podem, ainda, ter uma ideia de como está a imagem da empresa junto à sociedade. Mas o principal foco de interesse das empresas pelas redes sociais é que percebem quais vontades rondam a cabeça dos consumidores, o que permite que novos negócios sejam criados. Em redes sociais, há compartilhamento tanto de conhecimento explícito quanto tácito; portanto, a espiral da inovação pode ocorrer nas redes sociais em diferentes níveis.

Saiba Mais!

Analise a questão do uso das redes sociais no ambiente de trabalho:

Redes sociais no ambiente de trabalho. Notícias & Negócios, 26 ago. 2011. Disponível em: http://goo.gl/SVN25A. Acesso em: 21 de jul. 2014.

Ambiente Wiki

Wiki é uma ferramenta na internet que funciona como um editor de texto on-line. Nela, é possível que qualquer usuário crie um documento e o edite com outros internautas de qualquer parte do mundo. A edição wiki é relativamente fácil e dinâmica. Entre os benefícios estão o ganho de produtividade e a maior agilidade interna para a redação e aprovação de documentos dos mais variados, assim como a segurança da informação, a velocidade na correção e o melhor compartilhamento do conhecimento.

Exemplo: ambiente Wikipedia (http://www.wikipedia.org).

Saiba Mais!

Acompanhe o vídeo que explica o ambiente colaborativo Wiki como uma página web:

O QUE É UM WIKI? Disponível em: http://goo.gl/wU1YpZ. Acesso em: 24 jul. 2014.

Dez Questões Essenciais da Era Digital

Encerramos esta disciplina voltada a ferramentas de gestão com um conjunto de ideias muito atuais e importantes do crítico social e da tecnologia Douglas Rushkoff, que escreve nos principais jornais do mundo sobre como a internet está mudando a cultura e a sociedade. Em seu livro As 10 questões essenciais, o autor apresenta dez tendências da mídia digital e como podemos nos posicionar melhor frente a elas. São conselhos importantes que nos convidam a impor limites na forma como utilizamos as tecnologias e nos levam à formação de uma consciência mais crítica.

• TEMPO: Não fique ligado o tempo todo.

Seja uma pessoa conectada apenas QUANDO isso for necessário... E curta a vida off-line sempre que possível!

• LUGAR: Viva em pessoa.

Aproveite os bons momentos com pessoas especiais. Muitas vezes, desperdiçamos isso com o uso de aparelhos tecnológicos que tomam o lugar do lugar e das pessoas.



• ESCOLHA: Você sempre pode escolher nenhuma das anteriores.

A tecnologia oferece múltiplas escolhas, mas é você quem clica - você tem direito de escolher.

• COMPLEXIDADE: Você nunca estará completamente certo.

Mais tecnologia, mais informação, certo?! Às vezes, as informações dadas pela rede não atingem o grau correto.

• ESCALA: Não existe tamanho único.

Na internet tudo é escalável - ou pelo menos se supõe que seja.

• IDENTIDADE: Seja você mesmo.

As redes sociais estão lotadas de imagens e opiniões falsas ou, pelo menos, maquiadas... O que você mostra ser na rede é o que realmente você é?

• SOCIAL: Não venda seus amigos.

Apesar de ser desumanizante, a mídia digital ainda tende ao social. Cada contato virtual que temos é alguém especial, e não um consumidor em potencial. As pessoas não são uma forma de conteúdo digital.

• FATO: Fale a verdade.

A rede é como um soro da verdade - ponha algo falso on-line e no devido tempo será revelado como uma mentira, apenas exponha a verdade.

• ABERTURA: Compartilhe, não roube.

As redes estão aí para compartilhamento de novidades e ideias, não para a exploração daquilo que foi feito ou pensado por outros. Aprendendo a diferença entre compartilhar e roubar, podemos promover abertura sem sucumbir ao egoísmo.

• PROPÓSITO: Programe ou será programado.

A tecnologia digital é programada - e parece ter vida própria -, mas nós, seres pensantes e criativos, somos quem a dominamos, ou pelo menos deveríamos dominar, pois muitos de nós estamos à mercê dos que programam e dos programas).

Saiba Mais!

Conheça um pouco mais sobre a obra de Douglas Rushkoff:

AS 10 QUESTÕES Essenciais da Era Digital (Booktrailer). 3 abr. 20012. Disponível em: http://goo.gl/YNLAlt. Acesso em: 24 jul. 2014.



Blogs: o que diferencia a estrutura de um blog de uma página normal na internet é que as postagens novas não substituem as antigas, apenas aparecem em ordem cronológica. Qualquer indivíduo pode criar um blog e outras pessoas podem comentar a postagem, normalmente composta por textos, imagens, links e vídeos. O blog se tornou uma ferramenta tanto para o público interno de uma empresa quanto para o público externo, criando um importante canal de comunicação, ao possibilitar uma troca de informação mais pessoal e direta. Exemplo: irritada com os problemas da escola onde estudava, uma adolescente da Escócia expôs esses problemas acreditando que assim haveria mais chances de eles serem resolvidos. Uma estudante brasileira se inspirou no caso e começou mostrando maçanetas quebradas, fios de eletricidade expostos e outros problemas na escola municipal onde estudava, na capital catarinense. As soluções logo apareceram.

Chats: são páginas na web utilizadas para conversas em tempo real com uma ou mais pessoas. Essa ferramenta pode ser acessada apenas por meio de sites. Isso facilita muito a comunicação entre colaboradores geograficamente dispersos. Exemplo: o chat tem sido muito utilizado para o suporte e atendimento on-line, estreitando o relacionamento entre as empresas e o público em geral.

Microblogs: são blogs que permitem ao usuário o envio de apenas pequenas mensagens, cerca de 140 caracteres, além de possibilitarem que outros usuários respondam as mensagens e as reenviem para sua própria rede de contatos. O usuário dessa ferramenta pode escolher visualizar ou não as postagens de outros internautas, assim como autorizar ou não que outros vejam as suas. O microblog foi criado para servir como um espaço para o usuário falar o que estava fazendo naquele instante, mas acabou se tornando um espaço para divulgação de novidades, compartilhamento, troca de opiniões, engajamento em discussões, aproximação entre clientes e parceiros, ou seja, ele permite construir uma relação de transparência das organizações com seu público, consolidando uma marca. Exemplo: o gestor de projeto pode informar a equipe sobre o andamento de uma obra via Twitter.

Podcasts: são arquivos de áudio disponibilizados para serem ouvidos ou baixados na internet por qualquer usuário. Exemplo: podem ter os mais variados conteúdos, desde um programa de rádio até o pronunciamento de um líder de uma organização.

Videocasts: são arquivos de vídeo que podem ser assistidos pela internet ou baixados pelo usuário. Trata-se de uma postagem de vídeo em que outro usuário pode comentar. Dependendo do site, qualquer pessoa pode baixar ou fazer “upload” de arquivos, que podem ser disponibilizados para que todos possam assisti-los e compartilhá-los, o que pode promover a democratização de vídeos e favorecer aproximações entre os usuários habituais e seus públicos. Exemplo: Museu da Pessoa (http://www.museudapessoa.com). O desafio do Museu é reunir e registrar histórias de brasileiros de forma a resgatar a memória de pessoas e lugares. É uma forma de manter a identidade cultural do país, apoiada pelo Ministério da Cultura. Qualquer internauta pode entrar e disponibilizar depoimentos, as histórias podem ser contadas por textos ou fotos e existem estúdios de gravação itinerantes que percorrem o país em que qualquer pessoa pode gravar sua história.

Videoconferências: ferramenta de comunicação em vídeo para a realização de reuniões. Essa ferramenta é capaz de diminuir gastos com viagens e de agilizar a comunicação. Exemplo: conversa entre funcionários que trabalham em regiões diferentes.



Instruções

Agora, chegou a sua vez de exercitar seu aprendizado. A seguir, você encontrará algumas questões de múltipla escolha e dissertativas. Leia cuidadosamente os enunciados e atente-se para o que está sendo pedido.

Questão 1

Ferramenta desenvolvida para explorar a potencialidade criativa de um indivíduo ou de um grupo, quando se deseja gerar em curto prazo uma grande quantidade de ideias a respeito de um assunto a ser analisado, é chamada de:

a) Brainstorming.

b) Qualidade total.

c) Diagrama de Pareto.

d) Balanced Scorecard.

e) Benchmarking.

Verifique a resposta correta no final deste material na seção Gabarito.

Questão 2

O seguinte texto procura esclarecer alguns sentidos para comunicação:

É óbvio que os homens sempre se comunicaram, que os primeiros agrupamentos humanos, aquilo que podemos intuir como embrião da vida social, apenas se constituíram sobre as bases das trocas simbólicas, da expressividade dos homens. É óbvio que a comunicação – processo social básico de produção e partilhamento do sentido através da materialização de formas simbólicas – existiu desde sempre na história dos homens, e não foi inventada pela imprensa, pela tevê, pela internet. A modernidade não descobriu a comunicação – apenas a problematizou e complexificou o seu desenvolvimento, promovendo o surgimento de múltiplas formas e modulações na sua realização. A institucionalização da comunicação, tanto no mercado empresarial e do trabalho, quanto no terreno de ensino e de pesquisa, cresce ininterruptamente (FRANÇA, 2010).

Com base nas ideias do texto, podemos afirmar que:

a) Comunicação é resultado da Modernidade.

b) Comunicação surge com tecnologias avançadas.

c) Comunicação é uma invenção da internet.



d) Comunicação é um conceito complexo, relacionado a um processo social de “troca”.

e) Comunicação é resultado da imprensa e televisão.


Questão 3

Sobre a elaboração de e-mails, podemos afirmar que:

a) E-mails dos funcionários não podem ser devassados pelas empresas.

b) A comunicação por e-mails torna as conversas informais e descontraídas.

c) E-mails devem ser utilizados com cautela, pois as empresas têm direito de acessar e-mails corporativos de seus funcionários.

d) A comunicação por e-mails não representa risco para funcionários ou para a empresa.

e) A comunicação por e-mails é sigilosa e pertence unicamente aos envolvidos na troca de mensagens.


Questão 4

O pensamento visual, segundo a teoria de Dan Roam, sugere a utilização do poder de desenhos simples que estão ao alcance de qualquer pessoa, mesmo entre aquelas que não tenham habilidades para desenhar. Explique os elementos da teoria.


Questão 5

Aponte três aspectos importantes relacionados à elaboração de apresentações em computador.




Neste tema, estudamos algumas ferramentas de comunicação nas empresas. Vimos a complexidade que cerca o tema da comunicação e como a tecnologia por si mesma não desvenda os segredos de uma boa comunicação, que é um processo humano e social de troca e interação. Abordamos o tema de preparação de apresentações, escrita de e-mails, brainstorming. Vimos, também, algumas ferramentas de comunicação facilitadas pelas novas tecnologias e que estão vinculadas à colaboração: redes sociais, fóruns e ambientes wiki. Vimos, por exemplo, que fóruns não foram eliminados pelas redes sociais.

Encerramos com algumas recomendações sobre como lidar com a tecnologia sem perder o senso crítico, fator essencial quando se lida com ferramentas de gestão. Aplique as ferramentas e nunca deixe de se aprimorar daqui em diante!

BALDWIN, T. T. Desenvolvimento de habilidades gerenciais. Rio de Janeiro: Elsevier, 2008.

BARBOSA, R.; GANDRA, C. W. G. Alguns princípios gerais de como fazer apresentações em computador. 2012. Disponível em: http://www.rctsoft.com.br/artigo1.html. Acesso em: 21 jul. 2014.

BERLO, D. K. The process of communication. New York: Holt, Rinehart and Winston, 1960.

FRANÇA, Vera V. O objeto da comunicação/A comunicação como objeto. In: HOHLFEDT, Antonio; MARTINO, Luiz C.; FRANÇA, Vera V. (Orgs.) Teorias da Comunicação: conceitos, escolas e tendências. 9. ed. Petrópolis: Vozes, 2010.

FRANCO, Décio Henrique; RODRIGUES, Edna de A.; CAZELA, Moisés M. (Orgs.) Tecnologias e Ferramentas de Gestão. Campinas: Alínea, 2008.

MATTOS, J. R. L.; GUIMARÃES, L. S. Gestão da tecnologia e inovação: uma abordagem prática. São Paulo: Saraiva, 2012.

ROAM, Dan. Desenhando negócios: como desenvolver ideias com o pensamento visual e vencer nos negócios. Rio de Janeiro: Elsevier, 2012.

ROBBINS, S. P. Comportamento Organizacional. São Paulo: Saraiva, 2005.

RUSHKOFF, D. As 10 questões essenciais da era digital: programe seu futuro para não ser programado por ele. São Paulo: Saraiva, 2012.

WOLFGRAM, D. E. Criando em Multimídia. Rio de Janeiro: Campus, 1994.



Questão 1

Resposta correta: Alternativa A.

O Brainstorming, ou como comumente conhecido “tempestade de ideias”, consiste em uma dinâmica de grupo que possibilita que seus participantes explorem sua capacidade criativa, sendo que há tempo e objetivos predeterminados.

Questão 2

Resposta correta: Alternativa D.

Podemos compreender a comunicação como um processo de interação humana, por meio de palavras, símbolos ou gestos, que permite a troca de informação. Apesar de parecer simples, a comunicação é um processo complexo e exige a efetiva participação das partes envolvidas, além de buscar vencer as barreiras da comunicação.

Questão 3

Resposta correta: Alternativa C.

Ao elaborarmos um e-mail, devemos ter cautela, em especial quanto aos e-mails corporativos, que devem ser de uso exclusivo a assuntos corporativos.

Questão 4

Padrão de resposta: A teoria de Roam baseia-se em quatro etapas: Olhar = coletar e filtrar; Ver = selecionar e agrupar; Imaginar = enxergar o que não está visível; Mostrar = tornar tudo muito mais claro.

Questão 5

Padrão de resposta: Preparação prévia, concisão de texto, adaptação da linguagem à plateia, usar slides como referência para a comunicação, jamais ler slides.

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