TRIBUNAL DE JUSTIÇA SEÇÃO I - tjsp.jus.br · avaliação e arquivamento em fase corrente e...

Publicação Oficial do Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo - Lei Federal nº 11.419/06, art. 4º

Ano II • Edição 497 • São Paulo, Segunda-feira, 22 de Junho de 2009 www.dje.tj.sp.gov.br

caderno 1ADMINISTRATIVO

Presidente:

Roberto Antonio Vallim Bellocchi

TRIBUNAL DE JUSTIÇASEÇÃO I

ATOS DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA

Subseção I: Atos e comunicados da Presidência

GACE - Gabinete de Cerimonial e Relações Públicas

GACE 1 - GABINETE DE CERIMONIAL ERELAÇÕES PÚBLICAS

CONVITE

A Presidência do Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo tem a honra de convidar os Senhores Desembargadores, Juízes de Direito, Juízes da Justiça Militar, Membros do Ministério Público, Advogados e Funcionários para a Sessão Singela de Posse dos Desembargadores Claudio Gonçalves da Silva, Walter da Silva, Dimas Borelli Thomaz Júnior e Reinaldo Miluzzi, a realizar-se no dia 23 de junho de 2009 (terça-feira), às 17 horas, na “Sala Desembargador Paulo Costa” (Salão do Júri), 2º andar - Palácio da Justiça - Praça da Sé, s/nº - Centro - São Paulo/SP.

DIMA 1

RESOLUÇÃO nº 483, de 04 de março de 2009

Cria o Programa de Gestão de Documentos Arquivísticos do Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo, estabelece a sua Normatização e aprova o Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos.

O TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DE SÃO PAULO, por seu ÓRGÃO ESPECIAL, no uso de suas atribuições legais,CONSIDERANDO a necessidade de obter maior eficiência na administração do arquivo do Tribunal de Justiça do Estado de

São Paulo;CONSIDERANDO o decidido pelo Órgão Especial no Processo nº 14233/09;CONSIDERANDO que a Constituição Federal de 1988 dispõe no art. 216, § 2º, que cabem à administração pública a gestão

da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem; CONSIDERANDO que a Lei n. 8.159, de 1991, dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, determina

ser do Poder Público a gestão documental e a de proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação;

CONSIDERANDO que a referida lei disciplina a política nacional de arquivos públicos e privados e, no seu art. 10, define como inalienáveis e imprescritíveis os documentos considerados de valor permanente, tendo como necessária a preservação de processos e documentos de interesse para o patrimônio histórico e cultural da nação, conforme o seu art. 62;

CONSIDERANDO o disposto na Lei n. 11.419, de 2006, sobre a geração, a tramitação, o acesso e a guarda de processos judiciais e documentos em meio eletrônico;

CONSIDERANDO a Resolução do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ n. 26, de 6 de maio de 2008, que estabelece diretrizes básicas de gestão de documentos a serem adotadas nos arquivos do Poder Judiciário;

CONSIDERANDO a necessidade de garantir a integridade, a segurança, a preservação dos documentos e processos nos arquivos do Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo,

R E S O L V E :Artigo 1º - Fica criado o Programa de Gestão de Documentos Arquivísticos do Tribunal de Justiça do Estado de São

Paulo, estabelecida a sua Normatização e aprovados o Plano de Classificação dos documentos e processos e as Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos Administrativos e Judiciais, como seus instrumentos.

Artigo 2º - O Programa criado tem a finalidade de assegurar a gestão, a proteção, a destinação, a guarda, a preservação e o acesso aos documentos institucionais, produzidos no exercício das atribuições jurisdicionais e administrativas do Tribunal deJustiça do Estado de São Paulo.


Disponibilização: Segunda-feira, 22 de Junho de 2009 Diário da Justiça Eletrônico - Caderno Administrativo São Paulo, Ano II - Edição 497 2

Artigo 3º - Gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente (Lei nº 8.159/91, art. 3º).

Artigo 4º - É de responsabilidade de magistrados e servidores, no âmbito das suas atribuições, a correta aplicação das normas e dos procedimentos previstos no Programa de Gestão de Documentos Arquivísticos do Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo.

Artigo 5º - São instrumentos do Programa de Gestão Documental: a) os sistemas informatizados de gestão de documentos processuais ou administrativos; b) a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos Administrativos e Processos do Tribunal de Justiça do Estado

de São Paulo (Anexo I); c) o Plano de Classificação e a Tabela de Classificação das Ações Transitadas em Julgado do Tribunal de Justiça do Estado

de São Paulo (Anexo II); d) o Manual de Gestão Documental do Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo (Anexo III).

Artigo 6º - São essenciais para a Gestão Documental do Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo: I – manutenção dos documentos em ambiente seguro e implementação de estratégias de preservação desses documentos

desde sua produção e pelo tempo de guarda que houver sido definido; II – padronização de espécies e tipos documentais; III – utilização dos instrumentos mencionados no art. 5º desta resolução; IV – gerenciamento da documentação produzida e recebida por meio de sistema que contemple a captura, movimentação,

destinação e acesso dos processos e documentos; V – avaliação documental orientada para a preservação das informações indispensáveis à administração da Justiça Estadual

e essenciais à memória da sociedade, bem como para a garantia dos direitos individuais; VI – racionalização na produção de documentos públicos e a sua retenção somente pelo período estabelecido nos

instrumentos de gestão documental do Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo; VII – adoção de critérios de transferência e recolhimento de documentos e processos às unidades de arquivo; VIII – orientação e treinamento de magistrados e servidores; IX – definição de responsabilidades e de níveis de acesso autorizado aos documentos; X – aplicação da política de segurança da informação do Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo, aprovada pela Portaria

nº. 7560/2008, da E. Presidência. Artigo 7º - Considera-se documento institucional todo aquele gerado ou recebido pela Justiça Estadual no exercício das

suas funções, seja ele administrativo seja ele judicial, independentemente da forma ou do suporte em que foi produzido. Parágrafo único - Os documentos institucionais são classificados como: I – correntes: aqueles que estiverem em tramitação, ou que, até sem movimentação, constituírem objeto de consultas

frequentes; II – intermediários: aqueles que, por conservarem ainda algum interesse jurisdicional ou administrativo, mesmo não sendo

de uso corrente pelas áreas emitentes, estiverem aguardando eliminação ou recolhimento para guarda permanente; III – permanentes: aqueles de valor histórico, probatório e informativo, que devam ser definitivamente preservados no suporte

em que foram criados. Poderá haver mudança de suporte nos termos da Lei 11.419/2006.Artigo 8º - Os documentos classificados como de guarda permanente constituem o fundo arquivístico histórico do Tribunal

de Justiça do Estado de São Paulo e devem ser guardados e disponibilizados para consulta de modo que não ponham em risco a sua adequada preservação.

§ 1º - São considerados documentos de guarda permanente: a) os atos normativos: ato, regimento, resolução, portaria e outras normas expedidas; b) os atos de assentamento: ata, termo e outros registros oficiais de fatos ou ocorrências; c) os atos de ajuste: contrato, convênio e outros acordos em que o Tribunal de Justiça de São Paulo for parte; d) os livros de registro que contenham o inteiro teor de sentenças, decisões terminativas, acórdãos e decisões monocráticas,

qualquer que seja o suporte; e) as ações criminais, as ações coletivas e as que versem sobre Direito Ambiental, desapropriações, direitos humanos,

naturalização, usucapião e as que constituírem precedentes de súmulas; f) os documentos e as ações recebidos e produzidos até o ano de 1940; g) outros documentos classificados como de guarda permanente nos instrumentos previstos nas alíneas “b” e “c” do art. 5º

desta Resolução; h) outros documentos e processos administrativos ou judiciais classificados como de guarda permanente pelas Comissões

Permanentes de Avaliação e Gestão Documental do Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo. § 2º - Tendo em vista a conservação, os documentos de guarda permanente só poderão ser retirados das unidades de

arquivo em caráter excepcional: I – por empréstimo, no âmbito interno do Tribunal de Justiça de São Paulo, quando a disponibilização de cópia em meio

digital não for viável ou não se apresentar como o modo mais adequado; II – por desarquivamento, quando envolver tramitação; III – para fins de exposição ao público, cumprindo requisitos que garantam sua integridade e segurança. § 3º - Os documentos selecionados para guarda permanente estarão disponíveis para consulta local nas unidades de

arquivo, facultada a sua digitalização para fins de consulta e fornecimento de cópia àqueles que a solicitarem.Artigo 9º - Os documentos administrativos e as ações judiciais transitadas em julgado e definitivamente arquivados no

âmbito da Justiça Estadual de 1º e 2º graus serão avaliados, para fins de guarda ou eliminação, segundo os critérios previstos nos instrumentos definidos no art. 5º desta Resolução.

Parágrafo único - As ações judiciais transitadas em julgado serão definitivamente arquivadas quando não necessitarem de nenhuma diligência do Juízo processante, da secretaria da unidade judiciária respectiva e de terceiros designados para atuarem na lide ou eventualmente alcançados pelo julgado.

Artigo 10 - É facultada ao magistrado a formulação de proposta fundamentada à Comissão Permanente de Avaliação Documental de guarda definitiva de processo em que atue.

Artigo 11 - Os documentos administrativos previstos nas Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça do Estado de São Paulo para imediata eliminação depois do prazo de guarda corrente devem ser eliminados na própria unidade responsável, sem transferência para unidade arquivística e sem publicação de edital de eliminação.



Parágrafo Único – Provimento do Tribunal de Justiça regulamentará a forma de destruição e o destino do material, visando à sua transformação para reciclagem.

Artigo 12 - A eliminação dos autos de ações judiciais transitadas em julgado e de documentos administrativos definitivamente arquivados no Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo será precedida de publicação de edital de eliminação.

Artigo 13 - Os editais de eliminação serão publicados no Diário da Justiça Eletrônico, veículo de publicação oficial do Tribunal de Justiça de São Paulo, consignando-se um prazo de 45 (quarenta e cinco) dias para possíveis manifestações das partes interessadas, antes da efetiva eliminação dos processos ou documentos.

§ 1º - As partes interessadas nos autos findos e nos documentos administrativos a serem eliminados poderão, às suas expensas, requisitá-los para guarda particular, por meio de petição ao diretor da unidade administrativa à qual o arquivo estejavinculado.

§ 2º - O documento original será entregue, depois do prazo previsto no caput, à primeira parte solicitante; às demais, quando houver, serão fornecidas cópias.

Artigo 14 - A eliminação de documentos institucionais realizar-se-á mediante critérios de responsabilidade social e de preservação ambiental, por meio da reciclagem do material descartado e da destinação do resultado para receita do Fundo Especial de Despesa do Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo.

Artigo 15 - A avaliação e a destinação dos documentos administrativos e autos processuais findos criados em suporte digital obedecem aos critérios previstos nos instrumentos definidos no art. 5º desta Resolução.

Artigo 16 - Os processos e documentos digitais cuja autenticidade esteja assegurada na forma da lei poderão ter a sua geração, tramitação e guarda feitas exclusivamente em sistemas informatizados corporativos, dispensada a emissão de cópia em papel.

Artigo 17 - Os sistemas informatizados deverão possibilitar a transferência de processos e documentos digitais do arquivo corrente para os arquivos intermediário e permanente, ficando disponíveis para magistrados e servidores, de acordo com os seus níveis de responsabilidades e com as atividades que desenvolverem: Protocolo, Autuação, Classificação, Indexação, Processamento, Avaliação, Arquivamento, Eliminação, Guarda Permanente e Acesso à consulta.

§ 1º - Unidade de Tecnologia da Informação designada pelo Tribunal de Justiça atuará junto à Comissão Permanente de Avaliação Documental, na gestão de documentos eletrônicos, especialmente no que se refere ao recebimento, avaliação, destinação, guarda e acesso aos documentos digitais.

§ 2º - A unidade responsável pelo arquivo eletrônico procederá ao exame de presunção de autenticidade dos documentos arquivísticos digitais recebidos baseando-se nos métodos relacionados a esses documentos.

§ 3º - As unidades de tecnologia da informação são responsáveis pelo armazenamento adequado dos documentos digitais e pela disponibilização de ferramentas de gestão documental nos sistemas informatizados corporativos.

Artigo 18 - Os documentos que forem transcritos para suporte digital mediante certificação por assinatura digital emitida por autoridade certificadora credenciada terão o mesmo valor dos originais.

§ 1º - Nos casos de digitalização de documentos e processos judiciais físicos para compor os autos processuais eletrônicos, os originais não serão remetidos às unidades de arquivo.

§ 2º - O previsto no caput aplica-se, no que couber, aos documentos e processos administrativos. Artigo 19 - Os documentos institucionais digitais deverão ser objeto de políticas de segurança da informação que visem a

garantir a sua integridade e acessibilidade de longo prazo, evitando-se a degradação física e a obsolescência tecnológica de “hardware”, “software” e formatos.

Artigo 20 - A guarda do documento, independentemente do suporte físico, deverá garantir a sua autoria, integridade e tempestividade.

Artigo 21 - Os procedimentos para classificação, acesso, inserção de dados nos sistemas informatizados, manuseio, reprodução, transporte, arquivamento e guarda de documentos e processos no âmbito da Justiça Estadual deverão assegurar, no que couber, a aplicação das normas referentes ao sigilo e segredo de justiça.

Artigo 22 - O Comitê Gestor do Sistema de Arquivos do Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo será composto por um Desembargador, que o presidirá, e outros dois Desembargadores ou Juízes, além dos Presidentes das Comissões Permanentes de Avaliação Documental, todos designados pelo Excelentíssimo Senhor Presidente do Tribunal de Justiça.

Artigo 23 - Compete ao Comitê, além da coordenação do Programa de Gestão de Documentos Arquivísticos do Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo:

I – elaborar e atualizar manuais específicos com orientações para a aplicabilidade das normas previstas nesta Resolução; II – promover treinamentos de servidores e magistrados; III – propor normas complementares ao Programa, para aprovação do Órgão Especial do Tribunal de Justiça; IV – atualizar e publicar, no portal eletrônico do Tribunal de Justiça de São Paulo, o Plano de Classificação e a Tabela de

Temporalidade e Destinação da Documentação Administrativa e das Ações Transitadas em Julgado do Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo;

V – acompanhar e verificar a aplicação das normas previstas nesta Resolução e, quando for o caso, sugerir ao Tribunal de Justiça medidas corretivas.

Artigo 24 - Deverão ser instituídas Comissões Permanentes de Avaliação Documental no Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo, por indicação do Comitê Gestor do Sistema de Arquivos, compostas, no mínimo, por:

I - Desembargador do TJ ou Juiz de Direito para presidi-la, designado pelo Presidente do Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo;

II - servidor responsável pelo Arquivo (SPI);III - servidores das unidades organizacionais às quais se referem os documentos a serem avaliados (formação jurídica); IV - historiador ligado à área de pesquisa de que trata o acervo; V - servidor da Secretaria da Tecnologia da Informação; Parágrafo único - A critério das Comissões, serão convidados a integrá-las servidores das unidades organizacionais às

quais se referem os documentos a serem avaliados, bem como profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliação.

Artigo 25 - Compete às Comissões: a) orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção dos documentos produzidos e recebidos nos respectivos

órgãos, para fins de guarda permanente ou eliminação; b) propor alterações nos instrumentos de gestão documental previstos no art. 5º desta Resolução; c) estabelecer prioridades para análise e destinação de documentos institucionais; d) aprovar o Termo de Eliminação, elaborado pela unidade de arquivo;



e) analisar a proposta de guarda definitiva feita por magistrado e pronunciar-se acerca do seu acolhimento; Artigo 26 - A execução do Programa de Gestão de Documentos Arquivísticos do Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo

será coordenada pelas unidades de arquivo existentes no Tribunal de Justiça, às quais compete: I – organizar, classificar e avaliar o acervo arquivístico da instituição e dar-lhe destino; II – garantir o acesso e facultar aos solicitantes a consulta e autenticação de cópias dos documentos sob a sua custódia; III – difundir as normas e diretrizes de gestão documental e zelar pela sua correta aplicação; IV – propor políticas referentes à manutenção do acervo e à modernização e automatização dos arquivos centrais e

terceirizados sob a sua jurisdição;V – acompanhar os procedimentos necessários para a efetiva eliminação dos documentos incluídos no Termo de

Eliminação; VI – sugerir alterações no Plano de Classificação e na Tabela de Temporalidade das Ações Transitadas em Julgado do

Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo; Parágrafo único - Os pedidos relativos às ações judiciais transitadas em julgado cujo acesso esteja limitado pela legislação

nacional, bem assim aqueles referentes ao desentranhamento de documentos e emissão de certidões, são de competência exclusiva das secretarias de varas ou turmas.

Artigo 27 – Fica autorizada, desde logo, a execução do item I do artigo 26, com relação ao acervo de documentos e processos judiciais arquivados, que já se encontram contemplados com os prazos de temporalidade e critérios de classificação aprovados nesta Resolução.

Artigo 28 – Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.São Paulo, 04 de março de 2009.ROBERTO ANTONIO VALLIM BELLOCHI, Presidente do Tribunal de Justiça

ANEXO I — Resolução nº 483/ 2009

Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo

TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS E PROCESSOS

01 CÍVEL

02 FAMÍLIA03 REGISTROS PÚBLICOS04 FAZENDA ESTADUAL05 FAZENDA MUNICIPAL06 FAZENDA FEDERAL07 ACIDENTES DO TRABALHO08 Englobado em outra categoria09 CRIMINAL10 JUIZADO ESPECIAL CRIMINAL11 JÚRI12 TRABALHISTA13 INFÂNCIA E JUVENTUDE – GERAL14 INFÂNCIA E JUVENTUDE – ATO INFRACIONAL15 Englobado em outra categoria16 FALÊNCIAS17 IDOSO18 ADMINISTRATIVO19 RECURSOS MATERIAIS20 IMÓVEIS E VEICULOS21 ORÇAMENTOS E FINANÇAS22 DOMUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO23 TELECOMUNICAÇÕES E SERVIÇOS POSTAIS24 Englobado em outra categoria25 ADMINISTRAÇÃO JUDICIÁRIA26 RECURSOS HUMANOS

Prazos de Guarda nas Unidades (em anos)

Destinação Final (DF)

OBSERVAÇÕES

CÍVEL E - Eliminação

Tabela de TemporalidadeGP - Guarda Permanente

CódigoUnidade M - Microfi lmar

Produtora Arquivo D - Digitalizar(Corrente) (Intermediária) (DF)

1.01 Ação Civil Pública TN *********GP - Guarda Permanente

1.02 Ação Monitória TN 13 anos E - Eliminação(10) prescrição + (3) precaução



1.03 Acidente do Trabalho TN 5 anos E - Eliminação(5) precaução - prazo de rescisória absorvido

1.04 Adjudicação Compulsória TN *********GP - Guarda Permanente

1.05 Alienação Judicial TN *********GP - Guarda Permanente

5 anos - bem móvel - precaução

1.06 Anulação e Substituição de Título ao Portador

TN 8 anos E - Eliminação(5) prescrição sucumbencia + (3) precaução

1.07 Arbitramento de Aluguel TN 8 anos E - Eliminação(5) prescrição sucumbencia + (3) precaução

1.08 Arresto TN ********* segue o principal

1.09 Arrolamento de Bens TN ********* segue o principal

1.10 Autofalência TN *********GP - Guarda Permanente

1.11 Busca e Apreensão - Alienação Fiduciária TN 13 anos E - Eliminação(10) prescrição + (3) precaução

1.12 Busca e Apreensão - Reserva de Domínio

TN 13 anos E - Eliminação(10) prescrição + (3) precaução

1.13 Cancelamento e Retifi cação de Registro Público em Geral

TN *********GP - Guarda Permanente

1.14 Suprimida 4 TN ********* ********************

1.15 Consignatória (em geral) TN 13 anos E - Eliminação(10) prescrição + (3) precaução

1.16 Consignatória de aluguel TN 13 anos E - Eliminação(10) prescrição + (3) precaução

1.17 Declaração de Insolvência Civil TN *********GP - Guarda Permanente

1.18 Declaratória (em geral) TN 8 anos E - Eliminação(5) prescrição sucumbencia + (3) precaução

1.19 Depósito TN 13 anos E - Eliminação(10) prescrição + (3) precaução

1.20 Despejo (ordinário) TN 8 anos E - Eliminação(5) prescrição sucumbencia + (3) precaução

1.21 Despejo por Falta de Pagamento TN 13 anos E - Eliminação(10) prescrição + (3) precaução

1.22 Dissolução e Liquidação de Sociedades TN 13 anos E - Eliminação(10) prescrição + (3) precaução

1.23 Divisão e Demarcação TN *********GP - Guarda Permanente

1.24 Embargos de Terceiro TN ********* segue o principal 1.25 Cumprimento de Título Executivo Judicial 1

TN 8 anos E - Eliminação(5) prescrição sucumbencia + (3) precaução

1.26 Execução de Título Extrajudicial TN 8 anos E - Eliminação(5) prescrição sucumbencia + (3) precaução

1.27 Execução Hipotecária TN *********GP - Guarda Permanente

1.28 Extinção de Condomínio TN *********GP - Guarda Permanente

1.29 Falência TN *********GP - Guarda Permanente

1.30 Indenização (ordinária) TN 13 anos E - Eliminação(10) prescrição + (3) precaução

1.31 Liquidação Extrajudicial TN *********GP - Guarda Permanente

1.32 Mandado de Segurança TN *********GP - Guarda Permanente

individual - (5) prescrição + (3) precaução

1.33 Medida Cautelar (em geral) TN ******** segue o principal

1.34 Notifi cação, Protesto e Interpelação TN ********* ******************** entrega à parte

1.35 Nunciação de Obra Nova TN *********GP - Guarda Permanente

1.36 Oposição TN ********* segue o principal

1.37 Outros Feitos Não Especifi cados TN ********* ******************** adequação a uma classe

1.38 Pedido de Falência TN *********GP - Guarda Permanente

1.39 Pedido de Retifi cação de Área de Imóvel TN *********GP - Guarda Permanente

1.40 Possessórias em geral (Reintegração, Manutenção, Interdito)


1.41 Precatória (em geral ) TN ********* segue o principal

1.42 Precatória Inquiritória TN ********* segue o principal

1.43 Prestação de Contas TN 8 anos E - Eliminação(5) prescrição sucumbencia + (3) precaução



1.44 Procedimento Ordinário (em geral) TN 13 anos E - Eliminação(10) prescrição + (3) precaução

1.45 Procedimento Sumário (em geral) TN 13 anos E - Eliminação(10) prescrição + (3) precaução

1.46 Procedimento Sumário (Cobrança de Condomínio)


1.47 Procedimento Sumário (Rep. Ac. de Veículos)


1.48 Produção Antecipada de Provas TN 5 anos E - Eliminação precaução

1.49 Reconvenção TN ********* segue o principal

1.50 Reivindicatória TN 13 anos E - Eliminação GP sobre imóvel

1.51 Renovatória de Contrato de Locação TN 8 anos E - Eliminação(5) prescrição sucumbencia + (3) precaução

1.52 Revisional de Aluguel TN 8 anos E - Eliminação(5) prescrição sucumbencia + (3) precaução

1.53 Sustação de Protesto TN ********* segue o principal

1.54 Usucapião TN *********GP - Guarda Permanente

1.55 Recuperação Extrajudicial TN *********GP - Guarda Permanente

1.56 Recuperação Judicial TN *********GP - Guarda Permanente

1.57 Ação Declaratória Incidental TN ********* segue o principal

1.58 Carta de Ordem TN ********* segue o principal

1.59 Embargos à Adjudicação TN 8 anos E - Eliminação(5) prescrição sucumbencia + (3) precaução

1.60 Embargos à Alienação TN 8 anos E - Eliminação(5) prescrição sucumbencia + (3) precaução

1.61 Embargos à Arrematação TN 8 anos E - Eliminação(5) prescrição sucumbencia + (3) precaução

1.62 Embargos à Execução TN 8 anos E - Eliminação(5) prescrição sucumbencia + (3) precaução

1.63 Habeas Data TN *********GP - Guarda Permanente

1.64 Incidente de Falsidade TN ********* segue o principal

OBS: TN - Tempo Necessário



OBSERVAÇÕES

FAMÍLIA E - Eliminação




2.01 Abertura, Registro e Cumprimento de Testamento


2.02 Ação Civil Pública TN *********GP - Guarda Permanente

2.03 Alienação de Bens TN *********GP - Guarda Permanente

(5) bem móvel

2.04 Alimentos - Lei Especial nº 5.478/68 TN *********GP - Guarda Permanente

2.05 Alimentos (ordinário) TN *********GP - Guarda Permanente

2.06 Alimentos Cumulada com Investigação de Paternidade


2.07 Alimentos Provisionais TN *********GP - Guarda Permanente

2.08 Alvará TN 5 anos E - Eliminação 5 precaução2.09 Arrecadação de Bens Ausentes e Herança Jacente


2.10 Arresto TN ********* segue o principal

2.11 Arrolamento TN *********GP - Guarda Permanente

2.12 Arrolamento de Bens (cautelar) TN ********* segue o principal

2.13 Busca e Apreensão de Menores TN ********* segue o principal

2.14 Cancelamento de Usufruto TN 8 anos E - Eliminação (5) prescrição + (3) precaução



2.15 Conversão de Separação em Divórcio TN *********GP - Guarda Permanente

2.16 Declaração de Ausência TN *********GP - Guarda Permanente

2.17 Divórcio (ordinário) TN *********GP - Guarda Permanente

2.18 Divórcio Consensual TN *********GP - Guarda Permanente

2.19 Emancipação TN 8 anos E - Eliminação (5) prescrição + (3) precaução

2.20 Embargos de Terceiro TN ********* segue o principal segue o principal

2.21 Execução de Alimentos TN *********GP - Guarda Permanente

2.22 Exoneração de Alimentos TN 8 anos E - Eliminação (5) prescrição + (3) precaução

2.23 Guarda de Menor TN ********* E - Eliminação (maioridade) + (8) precaução

2.24 Interdição TN *********GP - Guarda Permanente

2.25 Inventário TN *********GP - Guarda Permanente

2.26 Investigação de Paternidade e Maternidade (inclusive negatórias)1


2.27 Medida Cautelar (em geral) TN ********* segue o principal

2.28 Modifi cação de Guarda TN ********* E - Eliminação (maioridade) + (8) precaução

2.29 Nulidade e Anulação de Casamento TN *********GP - Guarda Permanente

2.30 Nulidade e Anulação de Partilha e Adjudicação


2.31 Nulidade e Anulação de Testamento TN *********GP - Guarda Permanente

2.32 Outorga Judicial de Consentimento TN *********GP - Guarda Permanente

2.33 Outros Feitos Não Especifi cados ******** ********* ********************

2.34 Partilha TN *********GP - Guarda Permanente

2.35 Precatória (em geral) TN ********* segue o principal

2.36 Precatória Inquiritória TN ********* segue o principal

2.37 Prestação de Contas TN 8 anos E - Eliminação(5) prescrição sucumbencia + (3) precaução

2.38 Procedimento Ordinário (em geral) TN 13 anos E - Eliminação (10) prescrição + (3) precaução

2.39 Produção Antecipada de Provas TN 5 anos E - Eliminação precaução2.40 Reconhecimento e Dissolução de Sociedade de Fato



2.42 Regulamentação de Visitas TN ********* E - Eliminação (maioridade) + (8) precaução

2.43 Revisional de Alimentos TN *********GP - Guarda Permanente

2.44 Separação (ordinário) TN *********GP - Guarda Permanente

2.45 Separação Consensual TN *********GP - Guarda Permanente

2.46 Separação de Corpos TN ********* segue o principal

2.47 Seqüestro TN ********* segue o principal

2.48 Sonegados TN *********GP - Guarda Permanente

2.49 Sub-rogação de Vínculo TN *********GP - Guarda Permanente

2.50 Suprimento de Idade e de Consentimento para Casar

TN ********* E - Eliminação (maioridade) + (8) precaução

2.51 Suspensão e Extinção do Pátrio Poder TN ********* E - Eliminação (maioridade) + (8) precaução

2.52 Tutela TN ********* E - Eliminação (maioridade) + (8) precaução


2.54 Alimentos - Oferta TN *********GP - Guarda Permanente


2.56 Incidente de Falsidade TN ********* segue o principal 2.57 Reconhecimento e dissolução de União Estável







OBSERVAÇÕES

REG PÚBLICOS E - Eliminação




3.01 Apuração de Remanescente TN *********GP - Guarda Permanente

3.02 Averbação de Rua TN *********GP - Guarda Permanente

3.03 Averbação em Matrícula TN *********GP - Guarda Permanente

3.04 Averbação no Registro Civil (em geral) 1 TN *********GP - Guarda Permanente

3.05 Averbação no Registro Imobiliário TN *********GP - Guarda Permanente

3.06 Cancelamento de Averbação TN *********GP - Guarda Permanente

3.07 Cancelamento de Cláusula TN *********GP - Guarda Permanente

3.08 Cancelamento de Hipoteca ou Anticrese TN *********GP - Guarda Permanente

3.09 Cancelamento de Protesto TN *********GP - Guarda Permanente

3.10 Cancelamento e Anulação de Registro Civil TN *********GP - Guarda Permanente

3.11 Cancelamento e Retifi cação de Registro Público TN *********GP - Guarda Permanente

3.12 Dispensa de Registro Especial TN *********GP - Guarda Permanente

3.13 Dúvida de Cartório de Notas TN 8 anos E - Eliminação(5) prescrição + (3) precaução

3.14 Dúvida de Protestos TN 8 anos E - Eliminação(5) prescrição + (3) precaução

3.15 Dúvida de Registro Civil Pessoas Naturais TN 8 anos E - Eliminação(5) prescrição + (3) precaução

3.16 Dúvida de Registro de Imóveis TN 8 anos E - Eliminação(5) prescrição + (3) precaução

3.17 Dúvida de Registro de Títulos e Documentos TN 8 anos E - Eliminação(5) prescrição + (3) precaução

3.18 Dúvida Inversa de Protestos TN 8 anos E - Eliminação(5) prescrição + (3) precaução

3.19 Dúvida Inversa de Títulos e Documentos TN 8 anos E - Eliminação(5) prescrição + (3) precaução

3.20 Dúvida Inversa de Registro de Imóveis TN 8 anos E - Eliminação(5) prescrição + (3) precaução

3.21 Dúvida Inversa do Cartório de Notas TN 8 anos E - Eliminação(5) prescrição + (3) precaução

3.22 Justifi cação ***** ******* ********** entregue a parte

3.23 Levantamento de Depósito TN *********GP - Guarda Permanente



3.25 Medida Cautelar (em geral) TN ******* segue o principal

3.26 Oposição TN ******* segue o principal

3.27 Outros Feitos Não Especifi cados ***** ******* ***********

3.28 Pedido de Providências TN *********GP - Guarda Permanente

3.29 Pedido de Registro Civil (em geral) TN *********GP - Guarda Permanente

3.30 Pedido de Retifi cação de Área de Imóvel TN *********GP - Guarda Permanente

3.31 Precatória (em geral) TN ******* segue o principal

3.32 Reclamação (Reg. Civil e Tab. Notas) TN *********GP - Guarda Permanente

3.33 Reconhecimento de Paternidade ou Maternidade (em geral)


3.34 Registro de Casamento Nuncupativo TN *********GP - Guarda Permanente

3.35 Retifi cação de Protesto TN *********GP - Guarda Permanente



3.36 Retifi cação de Registro Civil (em geral) TN *********GP - Guarda Permanente

3.37 Retifi cação no Registro Imobiliário TN *********GP - Guarda Permanente

3.38 Usucapião TN *********GP - Guarda Permanente

3.39 Averbação de Registro Civil (Adoção C.Civil e Revogação)


3.40 Averbação de Registro Civil (Acréscimo de Patronímico)


3.41 Pedido de Registro Civil (Registro Tardio, Óbito, Nascimento)


3.42 Pedido de Registro Civil (Doação de Órgãos - Prov. CGJ 16/97)


3.43 Retifi cação de Registro Civil - art. 109 TN *********GP - Guarda Permanente

3.44 Retifi cação de Registro Civil - art. 110 TN *********GP - Guarda Permanente

3.45 Reconhecimento de Paternidade - L. 8560/92 - art. 2º


3.46 Averbação - L. 8560/92 - Art. 3º, § único TN *********GP - Guarda Permanente

3.47 Habilitação de Casamento TN *********GP - Guarda Permanente

3.48 Incidente de Falsidade TN ******* segue o principal




OBSERVAÇÕES

FAZENDA ESTADUAL E - Eliminação




4.01 Ação Civil Pública TN *****GP - Guarda Permanente


4.03 Ação Popular TN *****GP - Guarda Permanente

4.04 Consignação em Pagamento TN 13 anos E - Eliminação(10) prescrição + (3) precaução

4.05 Declaratória (em geral) TN 8 anos E - Eliminação(5) prescrição sucumbencia + (3) precaução

4.06 Desapropriação e Indenização p/Aposs. Adm. TN *****GP - Guarda Permanente

4.07 Despejo (ordinário ) TN 8 anos E - Eliminação(5) prescrição sucumbencia + (3) precaução


4.09 Embargos de Terceiro TN ***** segue o principal

4.10 Execução Fiscal (ICMS ) TN 8 anos E - Eliminação(5) prescrição sucumbencia + (3) precaução

4.11 Execução Fiscal (em geral ) TN 8 anos E - Eliminação(5) prescrição sucumbencia + (3) precaução

4.12 Habeas-Data TN ******GP - Guarda Permanente



4.14 Medida Cautelar ( em geral ) TN ***** segue o principal

4.15 Notifi cação, Protesto e Interpelação ***** ***** ********** entregue à parte

4.16 Outros Feitos Não Especifi cados ***** ***** **********




TN ******GP - Guarda Permanente

4.18 Precatória (em geral ) TN ***** segue o principal

4.19 Precatória Inquiritória TN ***** segue o principal

4.20 Procedimento Ordinário (em geral ) TN 13 anos E - Eliminação(10) prescrição + (3) precaução

4.21 Procedimento Sumário TN 13 anos E - Eliminação(10) prescrição + (3) precaução


4.23 Reconvenção TN ***** segue o principal

4.24 Renovatória de Contrato de Locação TN 8 anos E - Eliminação(5) prescrição sucumbencia + (3) precaução

4.25 Revisional de Aluguel TN 8 anos E - Eliminação(5) prescrição sucumbencia + (3) precaução

4.26 Improbidade Administrativa (Lei nº 8.429/92) TN ******GP - Guarda Permanente

4.27 Ação Declaratória Incidental TN ***** segue o principal

4.28 Carta de Ordem TN ***** segue o principal

4.29 Embargos à Adjudicação TN 8 anos E - Eliminação(5) prescrição sucumbencia + (3) precaução

4.30 Embargos à Alienação TN 8 anos E - Eliminação(5) prescrição sucumbencia + (3) precaução

4.31 Embargos à Arrematação TN 8 anos E - Eliminação(5) prescrição sucumbencia + (3) precaução

4.32 Embargos à Execução TN 8 anos E - Eliminação(5) prescrição sucumbencia + (3) precaução

4.33 Embargos à Execução Fiscal TN 8 anos E - Eliminação(5) prescrição sucumbencia + (3) precaução

4.34 Incidente de Falsidade TN ***** segue o principal




OBSERVAÇÕES

FAZENDA MUNICIPAL E - Eliminação








5.05 Declaratória (em geral) TN 8 anos E - Eliminação(5) prescrição sucumbência + (3) precaução

5.06 Desapropriação e Indenização p/Aposs. Adm. TN *****GP - Guarda Permanente

5.07 Despejo (ordinário) TN 8 anos E - Eliminação(5) prescrição sucumbência + (3) precaução





5.10 Execução Fiscal (em geral) TN 8 anos E - Eliminação(5) prescrição sucumbência + (3) precaução

5.11 Habeas-Data TN *********GP - Guarda Permanente

(5) prescrição sucumbência + (3) precaução



5.13 Medida Cautelar (em geral) TN ***** segue o principal

5.14 Notifi cação, Protesto e Interpelação TN ***** entregue à parte

5.15 Outros Feitos Não Especifi cados ***** ***** ***** 5.16 Possessórias em geral (Reintegração, Manutenção, Interdito)

***** *****GP - Guarda Permanente

5.17 Precatória (em geral) TN ****** segue o principal


5.19 Procedimento Ordinário (em geral) TN 13 anos E - Eliminação




5.23 Renovatória de Contrato de Locação TN 8 anos E - Eliminação(5) prescrição sucumbência + (3) precaução

5.24 Revisional de Aluguel TN 8 anos E - Eliminação(5) prescrição sucumbência + (3) precaução

5.25 Improbidade Administrativa (Lei nº 8.429/92) TN ******GP - Guarda Permanente

5.26 Ação Declaratória Incidental TN ****** segue o principal

5.27 Carta de Ordem TN ***** segue o principal

5.28 Embargos à Adjudicação TN 8 anos E - Eliminação(5) prescrição sucumbência + (3) precaução

5.29 Embargos à Alienação TN 8 anos E - Eliminação(5) prescrição sucumbência + (3) precaução

5.30 Embargos à Arrematação TN 8 anos E - Eliminação(5) prescrição sucumbência + (3) precaução

5.31 Embargos à Execução TN 8 anos E - Eliminação(5) prescrição sucumbência + (3) precaução

5.32 Embargos à Execução Fiscal TN 8 anos E - Eliminação(5) prescrição sucumbência + (3) precaução





OBSERVAÇÕES

FAZENDA FEDERAL E - Eliminação











6.06 Desapropriação e Indenização p/Aposs.Adm. TN *****GP - Guarda Permanente




6.10 Execução Fiscal (em geral) TN 8 anos E - Eliminação(5) prescrição sucumbência + (3) precaução

6.11 Habeas-Data TN *****GP - Guarda Permanente



6.13 Medida Cautelar (em geral) TN ***** segue o principal

6.14 Notifi cação, Protesto e Interpelação TN ***** entregue à parte

6.15 Outros Feitos Não Especifi cados ***** ***** ********** 6.16 Possessórias em geral (Reintegração, Manutenção, Interdito)

***** *****GP - Guarda Permanente

6.17 Precatória (em geral) TN ****** segue o principal


6.19 Procedimento Ordinário (em geral ) TN 13 anos E - Eliminação


6.21 Produção Antecipada de Provas TN 5 anos E - Eliminação




6.25 Ação Declaratória Incidental TN ***** segue o principal

6.26 Carta de Ordem TN ****** segue o principal

6.27 Embargos à Adjudicação TN 8 anos E - Eliminação(5) prescrição sucumbência + (3) precaução

6.28 Embargos à Alienação TN 8 anos E - Eliminação(5) prescrição sucumbência + (3) precaução

6.29 Embargos à Arrematação TN 8 anos E - Eliminação(5) prescrição sucumbência + (3) precaução

6.30 Embargos à Execução TN 8 anos E - Eliminação(5) prescrição sucumbência + (3) precaução

6.31 Embargos à Execução Fiscal TN 8 anos E - Eliminação(5) prescrição sucumbência + (3) precaução





OBSERVAÇÕES

ACID. TRABALHO E - Eliminação

Tabela de Temporalidade GP - Guarda Permanente

Código

Unidade M - Microfi lmar

Produtora Arquivo D - Digitalizar

(Corrente) (Intermediária) (DF)

7.01 Ação Civil Pública Acidentária TN ******* GP - Guarda Permanente

7.02 Acidente do Trabalho TN 5 anos E - Eliminação (5) precaução

7.03 Outros Feitos Não Especifi cados TN ****** ************

7.04 Precatória (em geral) TN ****** ************

7.05 Precatória Inquiritória TN ******* ************





DestinaçãoFinal (DF)

OBSERVAÇÕES

CRIMINAL E - Eliminação




9.01 Busca e Apreensão TN *******GP - Guarda Permanente

9.02 Contravenção Penal - Direção Perigosa TN *******GP - Guarda Permanente

9.03 Contravenção Penal - Falta de Habilitação para Dirigir Veículo TN *******GP - Guarda Permanente

9.04 Contravenção Penal - Jogo do Bicho (arts. 58 e 60, D.L. 3.688/41)

TN *******GP - Guarda Permanente

9.05 Contravenção Penal - Vadiagem (art. 59, D.L. 3.688/41) TN *******GP - Guarda Permanente

9.06 Crime Contra a Administração da Justiça (arts. 338 a 359, CP) TN *******GP - Guarda Permanente

9.07 Crime Contra a Administração em Geral (arts. 312 a 337, CP) TN *******GP - Guarda Permanente

9.08 Crime Contra a Economia Popular (L.1.521/51) TN *******GP - Guarda Permanente

9.09 Crime Contra a Família (arts. 235 a 249, CP) TN *******GP - Guarda Permanente

9.10 Crime Contra a Fé Pública (arts. 289 a 311, CP) TN *******GP - Guarda Permanente

9.11 Crime Contra a Honra (arts. 138 a 140, CP) TN *******GP - Guarda Permanente

9.12 Crime Contra a Incolumidade Pública (arts. 250 a 280, CP) TN *******GP - Guarda Permanente

9.13 Crime Contra a Liberdade Individual (arts. 146 a 147 e 149 a 154, CP)


9.14 Crime Contra a Ordem Tributária (L. 8.137/90) TN *******GP - Guarda Permanente

9.15 Crime Contra a Organização do Trabalho (arts. 197 a 207, CP) TN *******GP - Guarda Permanente

9.16 Crime Contra a Paz Pública - artigo 288 do CP TN *******GP - Guarda Permanente

9.17 Crime Contra a Propriedade Imaterial (arts. 184 a 186, CP) TN *******GP - Guarda Permanente

9.18 Crime Contra as Relações de Consumo - artigo 7º da Lei nº. 8137/90


9.19 Crime de Aborto (arts. 124 a 128, CP) TN *******GP - Guarda Permanente

9.20 Crime de Abuso de Autoridade (L. 4.898/65) TN *******GP - Guarda Permanente

9.21 Crime de Apropriação Indébita (arts. 168 e 169, CP) TN *******GP - Guarda Permanente

9.22 Crime de Atentado Violento ao Pudor (art. 214 CP) TN *******GP - Guarda Permanente

9.23 Crime de Estelionato e Outras Fraudes (arts. 171 a 179,. CP) TN *******GP - Guarda Permanente

9.24 Crime de Estupro (art. 213, CP) TN *******GP - Guarda Permanente

9.25 Crime de Falta de Habilitação para Dirigir Veículo Automotor (art. 309, L. 9503/97)


9.26 Crime de Furto - artigo 155 do CP TN *******GP - Guarda Permanente

9.27 Crime de Homicídio Culposo (art. 121, § 3º, CP) TN *******GP - Guarda Permanente

9.28 Crime de Homicídio Culposo na Direção de Veículo Automotor (art. 302, L. 9503/97)


9.29 Crime de Homicídio Doloso (art. 121, CP) TN *******GP - Guarda Permanente

9.30 Crime de Imprensa (L. 5.250/67) TN *******GP - Guarda Permanente

9.31 Crime de Induzimento, Instigação ou Auxílio ao Suicídio (art. 122, CP)


9.32 Crime de Infanticídio (art. 123, CP) TN *******GP - Guarda Permanente

9.33 Crime de Lesão Corporal Culposa (art. 129, § 6º, CP) TN *******GP - Guarda Permanente



9.34 Crime de Lesão Corporal Culposa na Direção de Veículo (art. 303, L. 9503/97)


9.35 Crime de Lesão Corporal Dolosa (art. 129, CP) TN *******GP - Guarda Permanente

9.36 Crime de Periclitação da Vida e da Saúde (arts. 130 a 136, CP) TN *******GP - Guarda Permanente

9.37 Crimes de Arma de Fogo - Lei nº 10.826/03 TN *******GP - Guarda Permanente

9.38 Crime de Receptação (art. 180, CP) TN *******GP - Guarda Permanente

9.39 Crime de Roubo - artigo 157 do CP TN *******GP - Guarda Permanente

9.40 Crime de Sedução (art. 217, CP) TN *******GP - Guarda Permanente

9.41 Crime de Seqüestro e Cárcere Privado (art. 148, CP) TN *******GP - Guarda Permanente

9.42 Crime de Sonegação Fiscal (L. 4.729/65) TN *******GP - Guarda Permanente

9.43 Crime de Tortura (L. 9.455/97) TN *******GP - Guarda Permanente

9.44 Crime de Tráfi co de Drogas - artigo 33 da Lei nº 11.343/06 TN *******GP - Guarda Permanente

9.45 Crime de Uso Indevido de Entorpecente (art. 16, L. 6.368/76) TN *******GP - Guarda Permanente

9.46 Crime de Usurpação, Esbulho Possessório e Dano (arts. 161 a 166, CP)


9.47 Crime Falimentar (arts. 186 a 190 do D.L. 7.661/45) TN *******GP - Guarda Permanente

9.48 Crimes Resultantes de Preconceito de Raça, Cor, Etnia, Religião ou nacionalidade (Lei 9.459/97 e Lei 7716/89)


9.49 Exceção, Restituição de Coisa Apreendida, Seqüestro e Medida Assecut, Incid de Falsid/ Insanid Mental do Acus. Qdo preparatórias


9.50 Habeas-Corpus TN *******GP - Guarda Permanente

9.51 Habeas-Data TN *******GP - Guarda Permanente

9.52 Mandado de Segurança TN *******GP - Guarda Permanente

9.53 Outras Contravenções Penais TN *******GP - Guarda Permanente

9.54 Outros crimes contra os costumes (arts. 215 a 216 e 218 a 234, CP)


9.55 Outros Crimes de Trânsito (L. 9.503/97) TN *******GP - Guarda Permanente

9.56 Outros Crimes Relativos a Drogas - Lei nº 11.343/06 TN *******GP - Guarda Permanente

9.57 Outros Feitos Não Especifi cados TN *******GP - Guarda Permanente

9.58 Pedido de Explicações TN *******GP - Guarda Permanente

9.59 Precatória (em geral) TN *******GP - Guarda Permanente

9.60 Precatória Inquiritória TN *******GP - Guarda Permanente

9.61 Queixa Crime TN *******GP - Guarda Permanente

9.62 Carta de Ordem TN *******GP - Guarda Permanente

9.63 Crime de Violência Doméstica e Familiar Contra a Mulher - Lei 11.340/06


9.64 Crime de Corrupção de Menores - Lei nº 2.252/54 TN *******GP - Guarda Permanente

9.65 Crimes Contra o Meio Ambiente - Lei nº 9.605/98 TN *******GP - Guarda Permanente

9.66 Crimes Contra Portadores de Defi ciência - Lei nº 7.853/89 TN *******GP - Guarda Permanente

9.67 Crimes Contra Criança e Adolescente (ECA) - Lei nº 8.069/90 TN *******GP - Guarda Permanente

9.68 Crimes Contra a Ordem Econômica (combustíveis) - Lei nº. 8176/91


9.69 Crime de Violação de Comunicação Telefônica, de Informática ou Telemática - Lei 9296




9.70 Crimes Relativos a Transplante de Órgãos - Lei nº 9.434/97 TN *******GP - Guarda Permanente

9.71 Crimes Contra a Propriedade Intelectual de Programa de Computador (Lei 9613/98)


9.72 Crimes de lavagem de dinheiro ou ocultação de bens, direitos e valores - Lei 9613/98


9.73 Crimes Previstos no Estatuto do Idoso - Lei nº 10.741/03 TN *******GP - Guarda Permanente

9.74 Crime de Embriaguez ao Volante - artigo 306 da Lei nº 9.503/97


9.75 Justifi cação Criminal TN *******GP - Guarda Permanente

9.76 Interpelação TN *******GP - Guarda Permanente

9.77 Notifi cação TN *******GP - Guarda Permanente

9.78 Crime de Latrocínio - artigo 157, § 3º, do CP TN *******GP - Guarda Permanente

9.79 Crime de Extorsão - artigo 158 a 160 do CP TN *******GP - Guarda Permanente

9.80 Crime Contra o Serviço Postal e o Serviço de Telegrama - Lei nº. 6538/78


9.81 Crime Contra o Respeito aos Mortos - artigo 210 a 212 do CP TN *******GP - Guarda Permanente

9.82 Crimes Relativos à Lei de Licitações Públicas - Lei nº 8.666/93 TN *******GP - Guarda Permanente

9.83 Crime de Injúria Consistente na Utilização de Elementos ref Raça, Cor, Etnia, Religião ou Nacionalidade


**Nos casos da absolutórias eliminação em 13 anos (10 prescrição + 3 precaução)




OBSERVAÇÕES

JECRIM E - Eliminação




10.01 Contravenção Penal - Direção Perigosa TN *******GP - Guarda Permanente

10.02 Contravenção Penal - Jogo do Bicho (arts. 58 e 60, D.L. 3688/41)


10.03 Contravenção Penal - Falta de Habilitação para Dirigir Veiculo


10.04 Contravenção Penal - Vadiagem (art. 59, D.L. 3.688/41) TN *******GP - Guarda Permanente

10.05 Crime Contra a Administração da Justiça (arts. 338 a 359, CP)


10.06 Crime Contra a Administração em Geral (arts. 312 a 337, CP)


10.07 Crime Contra a Economia Popular (L. 1.521/51) TN *******GP - Guarda Permanente

10.08 Crime Contra a Família (arts. 235 a 249, CP) TN *******GP - Guarda Permanente

10.09 Crime Contra a Fé Pública (arts. 289 a 311, CP) TN *******GP - Guarda Permanente

10.10 Crime Contra a Honra (arts. 138 a 140, CP) TN *******GP - Guarda Permanente

10.11 Crime Contra a Incolumidade Pública (arts. 250 a 280, CP) TN *******GP - Guarda Permanente

10.12 Crime Contra a Liberdade Individual (arts. 146 a 147 e 149 a 154, cp)


10.13 Crime Contra a Organização do Trabalho (arts. 197 a 207, cp)


10.14 Crime Contra a Propriedade Imaterial (arts. 184 a 186, CP) TN *******GP - Guarda Permanente

10.15 Crime Contra as Relações de Consumo (L. 8.078/90) TN *******GP - Guarda Permanente



10.16 Crime de Abuso de Autoridade (L. 4.898/65) TN *******GP - Guarda Permanente

10.17 Crime de Apropriação Indébita (arts. 168 e 169, CP) TN *******GP - Guarda Permanente

10.18 Crime de Estelionato e Outras Fraudes (arts. 171 a 179, CP)


10.19 Crime de Falta de Habilitação para Dirigir Veiculo Automotor (ART. 309, L 9503/97


10.20 Crime de Imprensa (L. 5.250/67) TN *******GP - Guarda Permanente

10.21 Crime de Lesão Corporal Culposa (art. 129, § 6º, CP) TN *******GP - Guarda Permanente

10.22 Crime de Lesão Corporal Dolosa (art. 129, CP) TN *******GP - Guarda Permanente

10.23 Crime de Periclitação da Vida e da Saúde (arts. 130 a 136, CP)


10.24 Crime de Receptação (art. 180, CP) TN *******GP - Guarda Permanente

10.25 Crime de Sonegação Fiscal (L. 4.729/65) TN *******GP - Guarda Permanente

10.26 Crime de Porte para Uso Pessoal de Drogas – artigo 28 da Lei 11.343/06


10.27 Crime de Usurpação, Esbulho Possessório e Dano (arts. 161 a 166, CP)


10.28 Outras Contravenções Penais TN *******GP - Guarda Permanente

10.29 Outros crimes contra os costumes (arts. 215 a 216 e 218 a 234, CP)


10.30 Outros Crimes de Trânsito (L. 9.503/97) TN *******GP - Guarda Permanente

10.31 Outros Feitos Não Especifi cados TN *******GP - Guarda Permanente




10.35 Crimes Contra o Meio Ambiente - Lei nº 9.605/98 TN *******GP - Guarda Permanente

10.36 Crimes Contra Criança e Adolescente (ECA) - Lei nº 8.069/90


10.37 Crimes Contra a Propriedade Industrial - Lei nº 9.279/96 TN *******GP - Guarda Permanente

10.38 Crimes Relativos a Transplante de Órgãos - Lei nº 9.434/97


10.39 Crimes Contra a Propriedade Intelectual de Programa de Computador - Lei 9609/98


10.40 Crimes Previstos no Estatuto do Idoso - Lei nº 10.741/03 TN *******GP - Guarda Permanente

10.41 Crime de Rixa - artigo 137 do CP TN *******GP - Guarda Permanente

10.42 Exercício Ilegal da Medicina, Arte Dentária ou Farmacêutica, Charlatanismo e Curandeirismo (art 282 a 284 do CP)


10.43 Furto de Coisa Comum - artigo 156 do CP TN *******GP - Guarda Permanente

10.44 Crime de Improbidade Administrativa - Lei nº 8.429/92 TN *******GP - Guarda Permanente

10.45 Crime Contra a Paz Pública - artigos 286 e 287 do CP TN *******GP - Guarda Permanente

10.46 Crime Contra o Serviço Postal e o Serviço de Telegrama - Lei 6538/78


10.47 Crime Contra o Sentimento Religioso - artigo 208 do CP TN *******GP - Guarda Permanente

10.48 Crime Contra o Respeito aos Mortos - artigo 209 do CP TN *******GP - Guarda Permanente

10.49 Crimes Relativos à Lei de Licitações Públicas - Lei nº 8.666/93


10.50 Outros Crimes Relativos a Drogas - Lei nº 11.343/06 TN *******GP - Guarda Permanente

10.51 Crimes de Arma de Fogo - Lei nº 10.826/03 TN *******GP - Guarda Permanente

**COM EXCEÇÃO DOS CASOS DE ABSOLVIÇÃO EM QUE OS PROCESSOS SERÃO DESTRUÍDOS






OBSERVAÇÕES

JURI E - Eliminação




11.01 Crime de Aborto (arts. 124 a 128, CP) TN *******GP - Guarda Permanente

11.02 Crime de Homicídio Doloso (art. 121, CP) TN *******GP - Guarda Permanente

11.03 Crime de Induzimento, Instigação ou Auxílio ao Suicídio (art. 122, CP)


11.04 Crime de Infanticídio (art. 123, CP) TN *******GP - Guarda Permanente

11.05 Habeas-Corpus TN *******GP - Guarda Permanente

11.06 Habeas-Data TN *******GP - Guarda Permanente


11.08 Outros feitos não especifi cados TN *******GP - Guarda Permanente







OBSERVAÇÕES

TRABALHISTA E - EliminaçãoTabela de Temporalidade GP - Guarda Permanente



12.01 Ação Civil Pública TN ******* GP - Guarda Permanente

12.02 Inquérito para Apuração de Falta Grave ****** ******* segue o principal

12.03 Medida Cautelar (em geral) ****** ******* segue o principal

12.04 Outros feitos não especifi cados ****** ******* segue o principal

12.05 Precatória (em geral) ****** ******* segue o principal

12.06 Precatória inquiritória ****** ******* segue o principal

12.07 Reclamações Trabalhistas TN 30 E - Eliminação 30 anos (FGTS)




OBSERVAÇÕES

INFÂNCIA E JUVENTUDE - GERAL E - Eliminação




13.01 Abrigo (art. 101, inciso VII, parágrafo único, Lei 8.069/90) TN *******GP - Guarda Permanente

13.02 Ação Civil Pública (art. 148, inciso IV, Lei 8.069/90) TN *******GP - Guarda Permanente

13.03 Ação Mandamental TN *******GP - Guarda Permanente



13.04 Adoção Internacional (arts. 39 a 52, Lei 8.069/90) TN *******GP - Guarda Permanente

13.05 Adoção Nacional (arts. 39 a 52, Lei 8.069/90) TN *******GP - Guarda Permanente

13.06 Adoção Unilateral TN *******GP - Guarda Permanente

13.07 Alimentos (art. 148, “g”, Lei 8.069/90) TN *******GP - Guarda Permanente

13.08 Alvará TN *******GP - Guarda Permanente

13.09 Apuração de Infração Administrativa (art. 148, inciso VI e arts. 194 a 197, Lei 8069/90)


13.10 Apuração de Irregularidade em Entidades de Atendimento (arts. 191/193, Lei 8069/90)


13.11 Autorização de Viagem (arts. 83 e seguintes, Lei 8.069/90)

13.12 Destituição do Poder Familiar Cumulada com Adoção (arts. 1638,1618 cc art. 39 do ECA)


13.13 Destituição e Suspensão do Poder Familiar (art. 148, letra “b”, Lei 8069/90)


13.14 Emancipação (art. 148, parágrafo único, letra “e”, Lei 8.069/90)


13.15 Execução (em geral) (art. 217, Lei 8.069/90) TN *******GP - Guarda Permanente

13.16 Execução de Alimentos TN *******GP - Guarda Permanente

13.17 Exoneração de Alimentos TN *******GP - Guarda Permanente

13.18 Fiscalização de Entidades de Atendimento (art. 95 do ECA)


13.19 Guarda (arts. 33, §§ 1º, 2º e 3º, Lei 8.069/90) TN *******GP - Guarda Permanente

13.20 Investigação de Paternidade/Maternidade TN *******GP - Guarda Permanente


13.22 Medida Cautelar (em geral) ****** ********* segue o principal 13.23 Modifi cação de Tutela (art. 148, parágrafo único, letra “b”, Lei 8069/90)


13.24 Outros Feitos não especifi cados ****** ********* *************

13.25 Precatória (em geral) ****** ********* segue o principal

13.26 Procedimento Verifi catório/Pedido de Providências TN *******GP - Guarda Permanente

13.27 Reconhecimento de Paternidade/Maternidade TN *******GP - Guarda Permanente

13.28 Registro Civil (arts. 102 e 148, parágrafo único, letra “h”, Lei 8069/90


13.29 Registro de Pessoas Interessadas em Adoção/Cadastro de Pretendentes a Adoção


13.30 Representação do Conselho Tutelar TN *******GP - Guarda Permanente

13.31 Revisão Judicial de Decisão do Conselho Tutelar TN *******GP - Guarda Permanente

13.32 Revisional de Alimentos TN *******GP - Guarda Permanente

13.33 Suprimento de Idade e Consentimento Paterno e Materno para Casar (Art. 148, Lei 8069/90)


13.34 Tutela (arts. 36/38 e 148, letra “b”, Lei 8.069/90) TN *******GP - Guarda Permanente




OBSERVAÇÕES

INFANCIA E JUVENTUDE-ATO INFRACIONAL E - Eliminação




14.01 Ação civil pública TN *******GP - Guarda Permanente



14.02 Apropriação indébita (arts. 168 e 169 do CP) TN *******GP - Guarda Permanente

14.03 Aquisição, guarda ou porte de entorpecentes para uso próprio (art. 28 da Lei 11.343/06)


14.04 Atentado violento ao pudor (art. 214 do CP) TN *******GP - Guarda Permanente

14.05 Atos infracionais contra a honra (arts. 138 a 140 do CP) TN *******GP - Guarda Permanente

14.06 Atos infracionais contra a liberdade individual (arts. 146 a 154 do CP)


14.07 Atos infracionais praticados por particular contra a administração em geral (arts 328 a 337 do CP)


14.08 Atos infracionais previstos na Lei nº 10.826/2003 TN *******GP - Guarda Permanente

14.09 Estelionato e outras fraudes (arts. 171 a 179 do CP) TN *******GP - Guarda Permanente

14.10 Estupro (art. 213 do CP) TN *******GP - Guarda Permanente

14.11 Extorsão (arts. 158 e 160 do CP) TN *******GP - Guarda Permanente

14.12 Extorsão mediante seqüestro (art.159 do CP) TN *******GP - Guarda Permanente

14.13 Falta de habilitação e direção perigosa de veículo (art. 309 da Lei 9503/97)


14.14 Furto (art. 155 do CP) TN *******GP - Guarda Permanente

14.15 “Habeas-corpus” TN *******GP - Guarda Permanente

14.16 Homicídio culposo (art. 121, § 3º do CP e art. 302 da Lei 9503/97)


14.17 Homicídio doloso (art. 121 do CP) TN *******GP - Guarda Permanente

14.18 Jogo do bicho e mendicância (arts. 58 e 60 do DL 3.688/41)


14.19 Latrocínio (art. 157, § 3º do CP) TN *******GP - Guarda Permanente

14.20 Lesão corporal culposa (art. 129, § 6º do CP e art. 303 da Lei 9503/97)


14.21 Lesão corporal dolosa (art. 129 do CP) TN *******GP - Guarda Permanente

14.22 Mandado de segurança TN *******GP - Guarda Permanente

14.23 Outros atos infracionais correspondentes a contravenções penais


14.24 Outros atos infracionais contra a vida (arts. 122 a 128 do CP)


14.25 Outros atos infracionais contra os costumes (arts. 215 a 234 do CP)



14.27 Periclitação da vida e saúde (arts. 130 a 136 do CP) TN *******GP - Guarda Permanente


14.29 Precatória inquiritória TN *******GP - Guarda Permanente

14.30 Quadrilha ou bando e outros atos infracionais contra a paz pública (arts 268 a 288 do CP)


14.31 Receptação (art. 180 do CP) TN *******GP - Guarda Permanente

14.32 Rixa (art. 137 do CP) TN *******GP - Guarda Permanente

14.33 Roubo simples (art. 157, caput e § 1º do CP) TN *******GP - Guarda Permanente

14.34 Roubo qualifi cado - Arma de fogo (art. 157, § 2º, I do CP)


14.35 Roubo qualifi cado - Concurso de agentes (art. 157, § 2º, II do CP)


14.36 Roubo qualifi cado (art. 157, § 2º, III, IV, V do CP) TN *******GP - Guarda Permanente

14.37 Tráfi co de entorpecentes (art. 33 da Lei 11.343/2006) TN *******GP - Guarda Permanente

14.38 Usurpação, esbulho possessório e dano (arts. 161 a 166 do CP).




14.39 Medida Sócio-Educativa. TN *******GP - Guarda Permanente





OBSERVAÇÕES

FALÊNCIAS E - Eliminação




16.01 Ação Civil Pública TN *******GP - Guarda Permanente


16.03 Adjudicação Compulsória TN *******GP - Guarda Permanente

16.04 Alienação Judicial TN *******GP - Guarda Permanente

16.05 Anulação e Substituição de Título ao Portador TN 8 anos E - Eliminação(5) prescrição sucumbência + (3) precaução

16.06 Arbitramento de Aluguel TN 8 anos E - Eliminação(5) prescrição sucumbência + (3) precaução

16.07 Autofalência TN *********GP - Guarda Permanente

16.08 Busca e Apreensão - Alienação Fiduciária TN 13 anos E - Eliminação(10) prescrição + (3) precaução

16.09 Busca e Apreensão - Reserva de Domínio TN 13 anos E - Eliminação(10) prescrição + (3) precaução

16.10 Consignatória (em geral) TN 13 anos E - Eliminação(10) prescrição + (3) precaução


16.12 Depósito TN 13 anos E - Eliminação(10) prescrição + (3) precaução



16.15 Embargos de Terceiro TN ********* segue o principal

16.16 Cumprimento de Título Executivo Judicial TN 8 anos E - Eliminação(5) prescrição sucumbência + (3) precaução

16.17 Execução de Título Extrajudicial TN 8 anos E - Eliminação(5) prescrição sucumbência + (3) precaução

16.18 Extinção de Condomínio TN *********GP - Guarda Permanente

16.19 Falência TN *******GP - Guarda Permanente

16.20 Indenização (ordinário) TN 13 anos E - Eliminação(10) prescrição + (3) precaução

16.21 Liquidação Extrajudicial TN *********GP - Guarda Permanente



16.23 Medida Cautelar (em geral) TN ******** segue o principal

16.24 Notifi cação, Protesto e Interpelação TN ********* ******************** entrega à parte

16.25 Oposição TN ********* segue o principal

16.26 Outros Feitos Não Especifi cados TN ********* ********************adequação a uma classe



16.27 Pedido de Falência TN *********GP - Guarda Permanente



16.29 Precatória (em geral) TN ********* segue o principal

16.30 Prestação de Contas TN 8 anos E - Eliminação(5) prescrição sucumbência + (3) precaução

16.31 Procedimento Ordinário (em geral) TN 13 anos E - Eliminação(10) prescrição + (3) precaução

16.32 Procedimento Sumário (em geral) TN 13 anos E - Eliminação(10) prescrição + (3) precaução



16.35 Recuperação Extrajudicial TN *********GP - Guarda Permanente

16.36 Recuperação Judicial TN *********GP - Guarda Permanente

16.37 Reivindicatória TN 13 anos E - Eliminação GP sobre imóvel



16.40 Revocatória TN *********GP - Guarda Permanente



16.43 Embargos à Adjudicação TN ********* segue o principal

16.44 Embargos à Alienação TN ********* segue o principal

16.45 Embargos à Arrematação TN ********* segue o principal

16.46 Embargos à Execução TN ********* segue o principal

16.47 Incidente de Falsidade TN ********* segue o principal




OBSERVAÇÕES

IDOSO E - Eliminação




17.01 Abrigo (art. 45, V e VI, da Lei nº 10.741/03) TN *******GP - Guarda Permanente

17.02 Ação Civil Pública (art. 74, I e 81, ambos da Lei n. 10.741/03)


17.03 Ação de interdição parcial ou total (art. 74, II, da Lei n. 10.741/03)


17.04 Ação de responsabilidade por ofensa aos direitos assegurados ao idoso (art 79, Lei 10741/03)


17.05 Alimentos (arts. 43 e 74, II, da Lei n. 10.741/03) TN *******GP - Guarda Permanente

17.06 Alvará TN *******GP - Guarda Permanente

17.07 Apuração judicial de irregularidades em entidades de atendimento (art 65, Lei 10741/03)



17.09 Execução TN *******GP - Guarda Permanente

17.10 Execução de Alimentos TN *******GP - Guarda Permanente

17.11 Exoneração de Alimentos TN *******GP - Guarda Permanente




17.13 Medida Cautelar (em geral) TN *******GP - Guarda Permanente



17.16 Procedimento verifi catório TN *******GP - Guarda Permanente

17.17 Providências TN *******GP - Guarda Permanente

17.18 Representação do Conselho Tutelar TN *******GP - Guarda Permanente

17.19 Revisional de Alimentos TN *******GP - Guarda Permanente




OBSERVAÇÕES

ADMINISTRATIVO E - Eliminação


Código Classes Administrativas da Justiça EstadualUnidade M - Microfi lmar


18 ADMINISTRAÇÃO GERAL

18.1 Ações Judiciais (cópias de ações contra o órgão, documentos para subsidiar a defesa, etc.)

18.1.1 Regulamentação

18.1.1.1 Projetos, estudos e similares GP - Guarda Permanente

18.1.2 Atos Normativos GP - Guarda Permanente

18.1.2.1 Regulamentação de Normas Institucionais

18.1.2.1.1 Instrução normativa GP - Guarda Permanente

18.1.2.1.2 Ordem de Serviço GP - Guarda Permanente

18.1.2.1.3 Portaria GP - Guarda Permanente

18.1.2.1.4 Provimento GP - Guarda Permanente

18.1.2.1.5 Resolução GP - Guarda Permanente

18.1.3 Registro nos Órgãos Competentes

18.1.4 Cadastro Geral de Contribuinte – CGC / CNPJ

GP - Guarda Permanente

18.1.5 Regimentos, Regulamentos, Estatutos, Organogramas, Estruturas

18.1.5.1 Criação / alteração de instrução normativa ou manual operacional


18.1.5.2 Manual Operacional (detalhar procedimentos administrativos)


18.1.5.3 Organograma (Detalhar e descrever a estrutura organizacional)

3 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

18.1.5.4 Processo de elaboração de instrução normativa ou manual operacional


18.1.5.5 Processo de elaboração e/ou alteração Regimento Interno


18.1.5.6 Regimento Interno GP - Guarda Permanente

18.1.6 Acompanhamento de Instrumentos

18.1.6.1 Acompanhamento contratual GP - Guarda Permanente

18.1.6.2 Análise e conferência de documento de cobrança.


18.1.6.3 Avaliação de serviços prestados 2 anos 2 anos E - Eliminação

18.1.6.4 Documentos gerais relativos à cobrança/planilhas de custo




18.1.6.5 Planilha de reajuste de preço 5 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

18.1.7 Acordos, Ajustes, Contratos, Convênios

18.1.7.1 Alteração / renegociação de cláusulas contratuais

2 anos E - Eliminação

18.1.7.2 Elaboração de Instrumentos

18.1.7.2.1 Acordos. Ajustes. Contratos. Convênios. 5 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

18.1.7.2.2 Extratos de instrumentos contratuais 5 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

18.1.7.2.3 Garantias contratuais (Apólice de seguros, etc.)


18.1.7.2.4 Multas de contratos e cartas-contrato 5 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

18.1.7.2.5 Parecer Técnico sobre as contas. 5 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

18.1.7.2.6 Recibo de garantias contratuais 5 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

18.1.7.2.7 Solicitação de garantias contratuais 5 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

18.1.7.2.8 Termo aditivo 5 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

18.1.7.2.9 Termo de Cooperação 5 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

18.1.7.2.10 Termo de Referência ou Projeto Básico para determinar Critérios e Obrigações


18.1.8 Auditoria Operacional

18.1.8.1 Relatório de Auditoria Operacional 5 anos 3 anosGP - Guarda Permanente

18.1.9 Comissões Técnicas. Conselhos. Câmaras, Grupos de Trabalho. Juntas. Comitês

18.1.9.1 Audiências, Despachos, Reuniões 3 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

18.1.9.1.1 Agenda de compromissos ofi ciais 5 anos - E - Eliminação

18.1.9.1.2 Ata de sessão 2 anos -GP - Guarda Permanente

18.1.9.1.3 Carta de representação vigência - E - Eliminação

18.1.9.1.4 Cédula de votação de conselheiro 2 anos - E - Eliminação

18.1.9.1.5 Comunicado agendando audiência vigência - E - Eliminação

18.1.9.1.6 Despacho (Determinar procedimentos para tramitação de documento/processo)

D - Digitalização

18.1.9.1.7 Ofício autorizando funcionário ou servidor a conceder entrevista à imprensa

4 anos - E - Eliminação

18.1.9.1.8 Ofício convocando para reunião 4 anos - E - Eliminação

18.1.9.1.9 Ofício solicitando agendamento de audiência


18.1.9.1.10 Parecer técnico 1 ano 3 anosGP - Guarda Permanente

18.1.9.1.11 Pauta de compromissos vigência - E - Eliminação

18.1.9.1.12 Pauta de Reunião vigência - E - Eliminação

18.1.9.1.13 Registro de Ata (livro) vigência - E - Eliminação

18.1.9.1.14 Registro de convites recebidos 2 anos - E - Eliminação

18.1.9.1.15 Registro de Reunião (ata) 2 anos -GP - Guarda Permanente

18.1.9.2 Indicação / autorização / convocação para servidor participar de Comissões


18.1.9.3 Composição de comissões, conselhos, câmaras, grupos de Trabalho


18.1.9.4 Registro das decisões de Conselhos / Comissões


18.1.9.5 Relatório de Comissão 3 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

18.1.10 Comunicação Institucional

18.1.10.1 Atendimento ao Cidadão, Ouvidoria

18.1.10.1.1 Controle de Atendimento 1 ano 3 anos E - Eliminação

18.1.10.1.1.1 Carta- resposta 2 anos - E - Eliminação

18.1.10.1.1.2 Código de ética vigência -GP - Guarda Permanente



18.1.10.1.1.3 Expediente de acompanhamento da reclamação ou sugestão

vigência 2 anos E - Eliminação

18.1.10.1.1.4 Ficha de acompanhamento de reclamações ou sugestões em ordem cronológica

1 ano - E - Eliminação

18.1.10.1.1.5 Formulário de reclamação ou sugestão sobre serviço público


18.1.10.1.1.6 Lista de reclamações contra órgãos públicos

1 ano 5 anos E - Eliminação

18.1.10.1.1.7 Ofício encaminhando reclamações ou sugestões à autoridade competente


18.1.10.1.1.8 Parecer da Ouvidoria vigência 2 anos E - Eliminação

18.1.10.1.1.9 Processo para apuração de denúncias vigência 5 anos E - Eliminação

18.1.10.1.1.10 Quadro geral de serviços públicos prestados pelo Estado

4 anos -GP - Guarda Permanente

18.1.10.1.1.11 Relatório de avaliação de serviços públicos

1 ano 5 anosGP - Guarda Permanente

18.1.10.1.1.12 Relatório estatístico de reclamações 1 ano 5 anos E - Eliminação

18.1.10.2 Campanhas Institucionais

18.1.10.2.1 Planejamento, programação, discursos, palestras


18.1.10.2.2 Protocolos e Listas de Controle para encaminhamentos e recebimentos de Processos e Correspondências


18.1.10.3 Felicitações, Agradecimentos, Pêsames, Despedidas

18.1.10.3.1 Agradecimentos, congratulações, felicitações, etc.

1 ano 1 ano E - Eliminação

18.1.10.4 Publicidade, Comunicado e Informe, Feiras, Salões, Exposições, Mostras, Festas, Concursos Culturais

18.1.10.4.1 Comunicados e Informes Gerais 1 ano 3 anos E - Eliminação

18.1.10.4.1.1 Formulário de encaminhamento de matéria para publicação no Diário Ofi cial do Estado

vigência - E - Eliminação

18.1.10.4.1.2 Lista de códigos de identifi cação e autorização


18.1.10.4.1.3 Matéria para publicação no Diário Ofi cial do Estado


18.1.10.5 Relações com a Imprensa: Entrevistas, Noticiários, Reportagens, Editoriais

18.1.10.5.1 Credenciamento de jornalistas vigência - E - Eliminação

18.1.10.5.2 Clipping – coletânea de reportagens sobre o Poder Judiciário

1 ano -GP - Guarda Permanente

18.1.10.5.3 Release de matérias sobre a instituição a serem divulgadas pela Imprensa

18.1.10.5.3.1 Artigo, nota e notícia 1 ano -GP - Guarda Permanente

18.1.10.5.3.2 Banco de Imagem vigência -GP - Guarda Permanente

18.1.10.5.3.3 Credencial de jornalista vigência - E - Eliminação

18.1.10.5.3.4 Modelo de diagramação para matérias de site institucional


18.1.10.5.3.5 Pauta para a imprensa 1 ano - E - Eliminação

18.1.10.5.3.6 Registro fotográfi co 4 anos 4 anosGP - Guarda Permanente

18.1.10.5.3.7 Registro sonoro 4 anos 4 anosGP - Guarda Permanente

18.1.10.5.3.8 Release e sinopse 2 anos - E - Eliminação

18.1.10.5.3.9 Site institucional vigência -GP - Guarda Permanente

18.1.10.5.3.10 Vídeo institucional 4 anos 4 anosGP - Guarda Permanente

18.1.10.6 Relações Públicas e Cerimoniais: Solenidades, Comemorações, Homenagens

18.1.10.6.1 Comunicado de comparecimento ou não a eventos


18.1.10.6.2 Controle do roteiro de eventos 1 ano 1 ano E - Eliminação



18.1.10.6.3 Convite – RECEBIDO 1 ano 1 ano E - Eliminação

18.1.10.6.4 Convite - EXPEDIDO 1 ano 1 ano E - Eliminação

18.1.10.6.5 Currículo de palestrante 1 ano 1 ano E - Eliminação

18.1.10.6.6 Discurso proferido, palestra, trabalho apresentados em eventos

1 ano 1 ano D - Digitalização

18.1.10.6.7 Dossiê do Evento - Memória de solenidade 1


18.1.10.6.7.1 Normas do Cerimonial Público vigência 2 anosGP - Guarda Permanente

18.1.10.6.7.2 Comunicado de instrução de serviço 2 anos - E - Eliminação

18.1.10.6.7.3 Memorando solicitando contingente 2 anos - E - Eliminação

18.1.10.6.7.4 Ofício solicitando ajudantes de ordem 1 ano - E - Eliminação

18.1.10.6.7.5 Requisição de veículo vigência - E - Eliminação

18.1.10.6.7.6 Expediente de indicações políticas vigência 5 anos E - Eliminação

18.1.10.6.7.7 Expediente de solicitação de apoio político-fi nanceiro


18.1.10.6.7.8 Comunicado de luto ofi cial 2 anos - E - Eliminação

18.1.10.6.7.9 Comunicado sobre a realização de cerimônia ofi cial


18.1.10.6.7.10 Ofício de agradecimento, cumprimento, despedida ou pêsames


18.1.10.6.7.11 Ofício encaminhando o programa e o cerimonial de solenidade ou recepção


18.1.10.6.7.12 Ofício para a autoridade diplomática ou consular


18.1.10.6.7.13 Ofício solicitando serviços de tradução 1 ano - E - Eliminação

18.1.10.6.7.14 Cadastro de datas nacionais vigência -GP - Guarda Permanente

18.1.10.6.7.15 Cadastro do corpo consular vigência - E - Eliminação

18.1.10.6.7.16 Expediente referente à emissão de identidade consular


18.1.10.6.7.17 Ficha de atualização de dados consulares


18.1.10.6.7.18 Livro de atas de expedição de identifi cação consular

vigência 2 anosGP - Guarda Permanente

18.1.10.6.7.19 Processo de designação de autoridade consular


18.1.10.6.8 Planejamento, programação, discursos, palestras e trabalhos


18.1.10.6.9 Roteiro de eventos sobre a organização e coordenação dos eventos da instituição


18.1.10.7 Visitas e Visitantes

18.1.10.7.1 Controle de presença nas solenidades 1 ano 1 ano E - Eliminação

18.1.10.7.2 Registro de visitantes no órgão 1 ano 1 ano E - Eliminação

18.1.11 Controle Interno

18.1.11.1 Diligências para propor a correção em procedimentos


18.1.11.2 Informações sobre aplicação de recursos 1 ano 2 anos E - Eliminação

18.1.11.3 Nota Técnica 1 ano 2 anos E - Eliminação

18.1.11.4 Solicitação de relatório 2 anos 3 anos D - Digitalização

18.1.12 Demonstrativo Financeiro

18.1.12.1 Balancete Periódico – (Orçamentário, físico-fi nanceiro, patrimonial, compensado)


18.1.12.2 Balanço – (Orçamentário, físico-fi nanceiro, patrimonial, compensado)


18.1.13 Fiscalização Contábil, Financeira, Orçamentária, Operacional e Patrimonial

18.1.13.1 Certifi cado de auditoria das contas dos gestores


18.1.13.2 Nota de Auditoria 5 anos 3 anosGP - Guarda Permanente

18.1.14 Normas e Padrões de Trabalho (IPT, PGP etc.)

18.1.14.1 Descrição das rotinas de trabalho das unidades Administrativas




18.1.14.2 Sistema de Padronização Organizacional 3 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

18.1.15 Penalidades Contratuais

18.1.15.1 Comunicação / solicitação de aplicação de penalidades


18.1.15.2 Rescisão Contratual 5 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

18.1.16 Planejamento Estratégico, Gestão Institucional e Modernização Administrativa

18.1.16.1 Catálogo de formulários e impressos 2 anos * E - Eliminação

18.1.16.2 Criação, alteração e extinção de formulários

2 anos * E - Eliminação

18.1.16.3 Projetos e estudos institucionais. Planejamento estratégico e Similares

3 anos 5 anos E - Eliminação

18.1.17 Planos e Programas de Trabalho

18.1.17.1 Cronograma de atividades para prever e controlar atividades


18.1.17.1.1 Planos de ação e instrumentos de acompanhamento


18.1.18 Processo de estudo e projeto organizacional

18.1.18.1 Alteração da Estrutura Organizacional 3 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

18.1.18.2 Alteração da Estrutura de Quadro de Pessoal


18.1.18.3 Alteração da Estrutura de Quadro de Funções


18.1.18.4 Otimização de Métodos e Procedimentos 3 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

18.1.19 Relatório de Atividade

18.1.19.1 Estatística para subsidiar a elaboração de relatórios de Desempenho


18.1.19.2 Relatório Anual ou Bienal de Atividades 5 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

18.1.19.3 Relatório Periódico de Atividades (mensal, trimestral, etc.)


18.1.20 Tomada de Contas

18.1.20.1 Decisão do TC-SP sobre as contas 5 anos 3 anosGP - Guarda Permanente

18.1.20.2 Parecer Técnico sobre as contas. 5 anos 3 anosGP - Guarda Permanente

18.1.20.3 Processo de tomada de contas em auditoria


18.1.20.4 Relatório de Auditoria da tomada de contas da gestão




OBSERVAÇÕES

RECURSOS MATERIAIS E - Eliminação




19 GESTÃO DE RECURSOS MATERIAIS

19.1 Material de Consumo 2 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

19.1.1 Aquisição de Material de Consumo 2 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

19.1.1.1 Processo de aquisição / pagamento de material de consumo


19.1.2 Cessão, Doação e Permuta 2 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

19.1.3 Contratação de Serviços Profi ssionais Transitórios


19.1.3.1 Processo de contratação / pagamento de profi ssionais especializados


19.1.3.2 Processo de contratação / pagamento de serviços


19.1.4 Requisição. Distribuição e/ou Movimentação de Material




19.1.4.1 Entrega de material 2 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

19.1.4.2 Requisição de material - Nota de Remessa de Material


19.1.4.3 Termo de responsabilidade pelo controle patrimonial


19.1.5 Controle de Estoque 2 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

19.1.5.1 Controle de estoque de material 2 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

19.1.5.2 Relatório Periódico do Almoxarifado 2 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

19.1.6 Extravio, Roubo, Desaparecimento de Material


19.1.6.1 Comunicação de ocorrência 2 anos 5 anos M - Microfi lmar

19.1.6.2 Processo de apuração de responsabilidades


19.1.7 Transporte de Material 2 anos 5 anos E - Eliminação

19.1.7.1 Contrato 2 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

19.1.7.2 Fatura de conhecimento de transporte 2 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

19.1.7.3 Solicitação de transporte 2 anos 1 ano E - Eliminação

19.1.8 Autorização de Saída de Material 2 anos 5 anos E - Eliminação

19.1.8.1 Controle de movimentação de material 2 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

19.1.9 Recolhimento de Material ao Depósito 2 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

19.1.10 Alienação de Material 2 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

19.1.10.1 Termo de baixa de bem patrimonial 2 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

19.1.11 Cessão, Doação, Permuta, Leilão de Material


19.1.11.1 Encaminhamento de bem patrimonial para doação / cessão


19.1.11.2 Processo de alienação de material permanente


19.1.11.3 Termo de cessão/doação de bem patrimonial


19.1.12 Conservação e Recuperação

19.1.12.1 Planilha / orçamento de serviço a ser contratado


19.1.12.2 Requisição e Contratação de Serviços 2 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

19.1.12.3 Serviços executados em Ofi cina do Órgão

19.1.12.4 Solicitação de prestação de serviços de conservação e recuperação de bens

19.1.13 Inventários

19.1.13.1 Inventário anual para controle de estoque de bens


19.1.13.2 Pré-inventário para controle de estoque 2 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

19.1.14 Inventário de Material Permanente 2 anos GP - Guarda Permanente

19.1.14.1 Inventário, tombamento (livro de registro de bens), criação de comissões

2 anos GP - Guarda Permanente

19.1.14.2 Relatório de movimentação de bens móveis (RMBM) e baixa


19.1.14.2.1 Atestado de recebimento de material 1 ano - E - Eliminação

19.1.14.2.2 Ato de inutilização de bens 1 ano - E - Eliminação

19.1.14.2.3 Balancete de material de almoxarifado 2 anos - E - Eliminação

19.1.14.2.4 Balanço de material de almoxarifadoAté a a p r o v a ç ã o das contas


19.1.14.2.5 Boletim de saída de material 1 ano - E - Eliminação

19.1.14.2.6 Certifi cado de garantia vigência - E - Eliminação

19.1.14.2.7 Comunicado de irregularidade no fornecimento de material


19.1.14.2.8 Comunicado de transferência de bens patrimoniais




19.1.14.2.9 Formulário de previsão de consumo material


19.1.14.2.10 Formulário de requisição de material 1 ano - E - Eliminação

19.1.14.2.11 Inventário físico de bens patrimoniaisAté a a p r o v a ç ã o das contas

5 anosGP - Guarda Permanente

19.1.14.2.12 Inventário físico de material de almoxarifado

Até a a p r o v a ç ã o das contas


19.1.14.2.13 Inventário físico-fi nanceiro de bens patrimoniais



19.1.14.2.14 Inventário físico-fi nanceiro de material de almoxarifado



19.1.14.2.15 Lista de material de almoxarifado vigência - E - Eliminação

19.1.14.2.16 Livro de controle de chapa patrimonial 5 anos - E - Eliminação

19.1.14.2.17 Nota de fornecimento 1 ano - E - Eliminação

19.1.14.2.18 Nota fi scal (cópia) 1 ano - E - Eliminação

19.1.14.2.19 Pedido de aquisição de material 1 ano - E - Eliminação

19.1.14.2.20 Processo de alienação de bens patrimoniais



19.1.14.2.21 Processo de arrolamento de bens excedentes, inservíveis ou em desuso



19.1.14.2.22 Processo de arrolamento de materiais excedentes, inservíveis ou em desuso



19.1.14.2.23 Processo de contratação de seguro para bens patrimoniais



19.1.14.2.24 Processo de locação de máquinas e equipamentos



19.1.14.2.25 Processo de permuta de bens patrimoniais


19.1.14.2.26 Processo de sindicância relativa à defesa de bens patrimoniais


19.1.14.2.27 Processo de transferência de bens patrimoniais


19.1.14.2.28 Processo relativo aos trabalhos de Comissão de Recebimento de Material



19.1.14.2.29 Recibo de doação de remanescentes de inutilização



19.1.14.2.30 Relação de materiais excedentes, inservíveis ou em desuso


19.1.14.2.31 Termo de responsabilidade pelo uso de bens patrimoniais


19.1.15 Inventário de Material de Consumo 2 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

19.1.15.1 Controle do consumo de material 2 anos 5 anos E - Eliminação

19.2 Material Permanente 2 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

19.2.1 Aquisição de Material permanente, empréstimo, cessão, permuta


19.2.1.1 Processo de aquisição / pagamento de material permanente


19.2.1.2 Processo de aquisição por doação / cessão de bem patrimonial


19.2.1.3 Solicitação de bem patrimonial por doação / cessão


19.2.1.4 Termo de cessão/doação/permuta 2 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

19.2.2 Aluguel, Comodato, Leasing

19.2.2.1 Contrato de aluguel / comodato / leasing de material permanente




19.2.2.2 Processo de contratação / pagamento de aluguel, comodato, leasing de material permanente


19.3 Projetos, estudos e similares

19.3.1 Cadastro de Fornecedores e Capacitação Técnica

19.3.1.1 Dossiê de cadastramento de fornecedores


19.3.1.2 Certifi cado de registro 2 anos 2 anos E - Eliminação

19.3.1.3 Atestado de capacidade técnica 2 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

19.3.1.3.1 Cadastro de fornecedores e prestadores de serviços


19.3.1.3.2 Cadastro de registro de preços vigência 5 anos E - Eliminação

19.3.1.3.3 Cadastro de serviços terceirizados vigência 5 anos E - Eliminação

19.3.1.3.4 Contratos vigência 12 anos E - Eliminação

19.3.1.3.5 Pedido de inclusão no cadastro de impedimentos



19.3.1.3.6 Pedido de reabilitação no cadastro de impedimentos



19.3.1.3.7 Processo de aquisição de material de consumo



19.3.1.3.8 Processo de aquisição de bens de informática e automação



19.3.1.3.9 Processo de aquisição de material permanente



19.3.1.3.10 Processo de aquisição de semoventeAté a a p r o v a ç ã o das contas


19.3.1.3.11 Processo de registro cadastral 1 ano - E - Eliminação

19.3.1.3.12 Processo de registro de preços 1 ano 5 anos E - Eliminação

19.3.1.3.13 Processo relativo aos trabalhos de Comissão Permanente ou Especial de Licitação


19.3.1.3.14 Relação de contratos e atos jurídicos análogos e seus aditamentos



19.3.1.3.15 Relação de despesas com dispensa ou inexigibilidade de licitação



19.3.1.3.16 Relação de licitações por modalidadeAté a a p r o v a ç ã o das contas


19.3.2 Catálogo de Material

19.3.2.1 Catálogo de produtos, serviços, preços, etc.


19.3.2.2 Recibo de entrega da amostra de material para fi ns de licitações


19.3.3 Aquisição de Material e Contratação de Serviços


19.3.3.1 Ata de julgamento de proposta 2 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

19.3.3.2 Ata de reunião de abertura de envelopes 2 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

19.3.3.3 Aviso de licitação de julgamento, adjudicação e de homologação


19.3.3.4 Carta de circularização 2 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

19.3.3.4.1 Processo de contratação de obra pública



19.3.3.4.2 Processo de contratação de serviço de informática e automação





19.3.3.4.3 Processo de contratação de serviço técnico profi ssional especializado



19.3.3.4.4 Processo de contratação de serviço técnico profi ssional generalizado



19.3.3.4.5 Processo de contratação de serviços comuns



19.3.3.4.6 Processo de contratação de serviços terceirizados



19.3.3.4.7 Processo de credenciamento de pessoal



19.3.3.5 Coleta de preços de serviços / materiais 2 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

19.3.3.6 Compra de material e contratação de serviços


19.3.3.7 Comprovante de entrega de edital às empresas interessadas


19.3.3.8 Comprovante de pagamento de cópia de edital


19.3.3.9 Edital de Licitação 2 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

19.3.3.10 Edital de licitação de outros órgãos 2 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

19.3.3.11 Informação sobre produtos e serviços 2 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

19.3.3.12 Julgamento dos recursos 2 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

19.3.3.13 Mapa de preços de itens ofertados 2 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

19.3.3.14 Nota fi scal 2 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

19.3.3.15 Pedido de esclarecimentos sobre edital 2 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

19.3.3.16 Processo de aplicação de penalidades – aplicação de multas, advertências, suspensão


19.3.3.17 Recursos da decisão 2 anos 5 anosGP - Guarda Permanente



OBSERVAÇÕES

IMÓVEIS E VEÍCULOS E - Eliminação


CódigoClasses Administrativas da Justiça

Estadual

Unidade M - Microfi lmar


20 GESTÃO DE IMÓVEIS E VEÍCULOS

20.1 Bens Imóveis

20.1.1 Alienação de Imóveis

20.1.1.1 Processo de alienação de Imóveis por cessão


20.1.1.2 Processo de alienação de Imóveis por doação


20.1.1.3 Processo de alienação de Imóveis por permuta


20.1.1.3.1 Convenção em condomínio vigência -GP - Guarda Permanente

20.1.1.3.2 Processo de permissão de uso de imóvel


20.1.1.3.3 Processo de aprovação de edifi cação

Até a aprovação das contas


20.1.1.3.4 Processo de autorização de uso de imóvel


20.1.1.3.5 Processo de cessão de uso de imóvel


20.1.1.3.6 Processo de concessão de uso de imóvel




20.1.1.3.7 Processo de construção de conjuntos habitacionais



20.1.1.3.8 Processo de empréstimo de imóvel vigência 10 anos E - Eliminação

20.1.1.3.9 Processo de permuta de imóvel vigência 10 anos E - Eliminação

20.1.1.3.10 Processo de registro de incorporação imobiliária



20.1.1.3.11 Processo de registro de loteamentoAté a aprovação das contas


20.1.1.3.12 Processo de transferência de imóvel vigência 10 anos E - Eliminação

20.1.1.3.13 Projeto de edifi cação vigência -GP - Guarda Permanente

20.1.1.4 Processo de venda de Imóveis 5 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

20.1.2 Aquisição de Imóveis

20.1.2.1 Processo de Aluguel de Imóveis 5 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

20.1.2.1.1 Cadastro do patrimônio imobiliário vigência -GP - Guarda Permanente

20.1.2.1.2 Dossiê de imóvel próprio do Estado vigência -GP - Guarda Permanente

20.1.2.1.3 Escritura de imóveis vigência -GP - Guarda Permanente

20.1.2.1.4 Laudo de avaliação de imóvel 3 anos -GP - Guarda Permanente

20.1.2.1.5 Planta de imóveis vigência -GP - Guarda Permanente

20.1.2.1.6 Processo de alienação de imóvel vigência 12 anosGP - Guarda Permanente

20.1.2.1.7 Processo de aquisição de imóvelAté a aprovação das contas


20.1.2.1.8 Processo de contratação de seguro para imóveis



20.1.2.1.9 Processo de locação de imóvel para o Estado



20.1.2.1.10 Processo de locação de imóvel próprio do Estado



20.1.2.1.11 Processo de reintegração de posse de imóvel


20.1.2.1.12 Processo de restauração de imóvelAté a aprovação das contas


20.1.2.1.13 Relatório de visita de imóvel 3 anos - E - Eliminação

20.1.2.1.14 Termo de inspeção de imóvel 3 anos - E - Eliminação

20.1.2.2 Processo de cessão de Imóveis 5 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

20.1.2.3 Processo de compra de Imóveis 5 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

20.1.2.4 Processo de doação de Imóveis 5 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

20.1.2.5 Processo de permuta de Imóveis 5 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

20.1.3 Condomínio

20.1.3.1 Processo de condomínio 5 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

20.1.4 Desapropriação, Reintegração de Posse, Reivindicação de Domínio, Tombamento

20.1.4.1 Processo de desapropriação, reintegração de posse, reivindicação de domínio e de tombamento de imóveis


20.1.5 Manutenção de Serviços Básicos (água e esgoto, gás, energia elétrica)

20.1.5.1 Processo de contas - Água e esgoto 1 ano 1 ano E - Eliminação

20.1.5.2 Processo de contas - Gás 1 ano 1 ano E - Eliminação

20.1.5.3 Processo de contas - Luz e Força 1 ano 1 ano E - Eliminação

20.1.6 Obras

20.1.6.1 Dossiê de obras (documentos referentes aos registros de todas as etapas da obra)


20.1.6.2 Elaboração / solicitação de laudos, atestados, pareceres técnicos de serviços de engenharia/arquitetura


20.1.6.3 Informações sobre a reforma / obra 5 anos 5 anosGP - Guarda Permanente



20.1.6.4 Processo de obras e construções 5 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

20.1.6.4.1 Atestado de realização de serviços 1 ano - E - Eliminação

20.1.6.4.2 Memorando solicitando serviços de limpeza e higienização


20.1.6.4.3 Memorando solicitando serviços de manutenção e conserto


20.1.6.4.4 Memorando solicitando serviços de vigilância e segurança


20.1.6.4.5 Ordem de serviço 1 ano - E - Eliminação

20.1.6.5 Processo de reformas e recuperações prediais


20.1.6.6 Projeto arquitetônico, plantas, etc. 5 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

20.1.6.7 Requisição de serviços de manutenção e obras


20.1.6.8 Termo de recebimento de obra/serviço para atestar conclusão dos serviços


20.1.6.9 Vistoria para acompanhamento de obras, serviços


20.1.7 Serviços de Manutenção (elevador, ar condicionado, subestações e gerador, limpeza, vistoria)

20.1.7.1 Processo de manutenção - Elevadores 1 ano 1 ano E - Eliminação

20.1.7.2 Processo de manutenção - Ar condicionado


20.1.7.3 Processo de manutenção - Subestações e geradores


20.1.7.4 Processo de manutenção - Limpeza, imunização, desinfestação


20.1.7.5 Termo de vistoria de imóveis

20.2 Mudanças

20.2.1 Dentro do mesmo Imóvel

20.2.2 Uso de dependências para outros fi ns

20.2.2.1 Informações / Ofícios / Memorandos / Despachos e Pareceres emitidos


20.2.2.2 Notifi cação de Ocorrência Interna (NOI) - Segurança


20.2.2.3 Processos Gerados 2 anos 2 anosGP - Guarda Permanente

20.2.2.4 Relatórios diversos (Visita, Vistoria nos prédios / Vistoria no Sub-Almoxarifado / Utilização de Verba etc.)


20.2.2.5 Utilização das dependências para outros fi ns


20.3 Veículos

20.3.1 Acidentes, Infrações. Multas 1 ano E - Eliminação

20.3.1.1 Infrações e Multas 1 ano 1 ano E - Eliminação

20.3.1.2 Laudos periciais 5 anos 5 anosGP - Guarda Permanente/E

20.3.1.3 Processos de Acidentes 5 anos 5 anosGP - Guarda Permanente/E

20.3.2 Abastecimento, Limpeza, Manutenção, Reparos

20.3.2.1 Controle de combustível (requisição, fornecimento, etc.)

1 ano E - Eliminação

20.3.2.1.1 Escritural 1 ano 1 ano E - Eliminação

20.3.2.1.2 Ficha de controle de substituição de peças e acessórios


20.3.2.1.3 Informatizado 5 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

20.3.2.1.4 Ofício referente à troca de óleo 1 ano - E - Eliminação

20.3.2.1.5 Ofício referente ao consumo de combustível


20.3.2.1.6 Ordem de liberação de veículo 1 ano - E - Eliminação

20.3.2.1.7 Ordem de serviço para manutenção ou conserto de veículo


20.3.2.1.8 Processo de alienação de veículoAté a aprovação das contas


20.3.2.1.9 Processo de alienação de veículo por venda direta para as prefeituras





20.3.2.1.10 Processo de arrolamento de veículos excedentes, inservíveis ou em desuso



20.3.2.1.11 Processo de permuta de veículoAté a aprovação das contas


20.3.2.1.12 Quadro demonstrativo de quantidade de veículo


20.3.2.1.13 Quadro demonstrativo mensal de quilometragem percorrida


20.3.2.1.14 Quadro demonstrativo de manutenção de veículo


20.3.3 Cadastro, Licenciamento, Emplacamento, Tombamento

20.3.3.1 Credenciamento de veículo junto ao DETRAN

1 ano *GP - Guarda Permanente

20.3.3.2 Licenciamento 1 ano * E - Eliminação

20.3.3.3 Transferência de titularidade 1 ano 5 anos E - Eliminação

20.3.3.3.1 Cadastro de veículos ofi ciais, em convênio e locados

vigência -GP - Guarda Permanente

20.3.3.3.2 Decreto de remanejamento, ampliação ou redução de frota


20.3.3.3.3 Decreto relativo à fi xação de frota vigência -GP - Guarda Permanente

20.3.3.3.4 Ofício solicitando autorização para aquisição de veículo


20.3.3.3.5 Ofício solicitando autorização para locação de veículo



20.3.3.3.6 Parecer sobre aquisição de veículoAté a aprovação das contas


20.3.3.3.7 Portaria referente à classifi cação e ao enquadramento de veículos


20.3.3.3.8 Processo de aquisição de veículoAté a aprovação das contas


20.3.3.3.9 Processo de contratação de seguro para veículo ofi cial



20.3.3.3.10 Processo de fi xação da frota vigência 5 anos E - Eliminação

20.3.3.3.11 Processo de locação de veículoAté a aprovação das contas


20.3.3.3.12 Processo de remanejamento, ampliação ou redução de vagas na frota


20.3.3.3.13 Processo de transferência de veículo


20.3.3.3.14 Programa anual de renovação de frota


20.3.3.3.15 Proposta de fi xação da frota 1 ano - E - Eliminação

20.3.3.3.16 Proposta de remanejamento, ampliação ou redução de vagas na frota


20.3.3.3.17 Quadro demonstrativo de frota vigência 5 anos E - Eliminação

20.3.3.3.18 Resolução para incorporação de veículo doado na frota


20.3.3.4 Manutenção e conservação de veículos

20.3.3.4.1 Escritural 5 anos *GP - Guarda Permanente/E

20.3.3.4.2 Informatizado 5 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

20.3.3.5 Processo de manutenção e conservação de veículos


20.3.4 Controle de Portaria

20.3.4.1 Autorização de entrada fora do horário de expediente


20.3.4.1.1 Autorização para entrada de funcionário ou servidor fora do horário de expediente


20.3.4.1.2 Ficha de controle de entrada e saída de funcionários ou servidores


20.3.4.1.3 Ficha de controle de entrada e saída de veículos


20.3.4.1.4 Guia de saída e de entrada de material




20.3.4.1.5 Livro de controle de entrada e saída de visitantes


20.3.4.1.6 Registro de reclamações e sugestões


20.3.4.2 Controle de entrada/saída de pessoas - controle de portaria


20.3.5 Controle de Uso de Veículos

20.3.5.1 Autorização para utilização de vaga na garagem


20.3.5.1.1 Autorização para uso de veículo ofi cial


20.3.5.1.2 Boletim de ocorrência com veículo vigência - E - Eliminação

20.3.5.1.3 Certifi cado de registro e licenciamento de veículo ofi cial


20.3.5.1.4 Ficha de controle de tráfego de veículos


20.3.5.1.5 Formulário de agendamento para uso de veículo ofi cial


20.3.5.1.6 Normas de serviços de transportes internos


20.3.5.1.7 Notifi cação de multa de trânsito 1 ano - E - Eliminação

20.3.5.1.8 Ofício relativo à devolução de veículo ofi cial


20.3.5.1.9 Ofício solicitando autorização para inscrição no regime de quilometragem


20.3.5.1.10 Ofício solicitando suplementação de combustível


20.3.5.1.11 Ordem de serviço para guarda de veículos em outras garagens


20.3.5.1.12 Planilha de uso de veículo ofi cial 1 ano - E - Eliminação

20.3.5.1.13 Processo de aquisição de combustível



20.3.5.1.14 Processo de autorização para funcionário ou servidor dirigir veículo ofi cial


20.3.5.1.15 Processo de fi xação de cota de combustível


20.3.5.1.16 Processo de inscrição de funcionário ou servidor no regime de quilometragem


20.3.5.1.17 Processo de sindicância de acidente com veículo


20.3.5.1.18 Processo de sindicância de multa de trânsito


20.3.5.1.19 Processo relativo ao uso irregular de veículo ofi cial


20.3.5.1.20 Quadro demonstrativo mensal de consumo de combustível


20.3.5.1.21 Registro de ferramentas e acessórios sobressalentes


20.3.5.1.22 Registro de ocorrência com veículo ofi cial


20.3.5.1.23 Registro de quilometragem e de consumo de combustível


20.3.5.1.24 Relatório anual de consumo de combustível


20.3.5.1.25 Relatório semestral de consumo de combustível


20.3.5.1.26 Termo de inspeção de veículo 1 ano - E - Eliminação

20.3.5.2 Controle de entrada/saída de veículos 3 anos 3 anos E - Eliminação

20.3.6 Prevenção de Incêndios

20.3.6.1 Inspeções periódicas e treinamento 1 ano 1 ano E - Eliminação

20.3.7 Segurança

20.3.7.1 Registro de ocorrências / ronda 1 ano 3 anos E - Eliminação

20.3.8 Seguros (Inclusive de veículos)

20.3.8.1 Apólice de seguros 2 anos 2 anos E - Eliminação

20.3.8.2 Processo de seguros 5 anos 5 anos E - Eliminação

20.3.9 Serviços de Vigilância

20.3.9.1 Processo de serviços de vigilância 2 anos 5 anosGP - Guarda Permanente





OBSERVAÇÕES

ORÇAMENTOS E FINANÇAS E - Eliminação




21GESTÃO DE RECURSOS ORÇAMENTÁRIOS E FINANCEIROS

21.1 Finanças

21.1.1 Arrecadação

21.1.1.1 Guia de recolhimento de valores restituídos ao Tribunal ou ao Erário


21.1.1.1.2 Relatório Guia de recolhimento de valores restituídos ao Tribunal ou ao Erário


21.1.1.1.2.1 Balancete analíticoAté a aprovação das contas


21.1.1.1.2.2 Balancete fi nanceiroAté a aprovação das contas


21.1.1.1.2.3 Balanço orçamentárioAté a aprovação das contas


21.1.1.1.2.4 Balanço patrimonialAté a aprovação das contas


21.1.1.1.2.5 Boletim de caixa e de bancosAté a aprovação das contas


21.1.1.1.2.6 Extrato bancárioAté a aprovação das contas


21.1.1.1.2.7 Guia de recolhimento de COFINS 1 ano 10 anos E - Eliminação

21.1.1.1.2.8 Guia de recolhimento de contribuição sindical


21.1.1.1.2.9 Guia de recolhimento de FGTS 1 ano 30 anos E - Eliminação

21.1.1.1.2.10 Guia de recolhimento de FINSOCIAL 1 ano 10 anos E - Eliminação

21.1.1.1.2.11 Guia de recolhimento de ICMS 1 ano 5 anos E - Eliminação

21.1.1.1.2.12 Guia de recolhimento de Imposto de Renda


21.1.1.1.2.13 Guia de recolhimento de INSS 1 ano 10 anos E - Eliminação

21.1.1.1.2.14 Guia de recolhimento do PIS/PASEP 1 ano 10 anos E - Eliminação

21.1.1.1.2.15 Livro de Apuração de Lucro Real - LALUR


21.1.1.1.2.16 Livro diárioAté a aprovação das contas


21.1.1.1.2.17 Livro razãoAté a aprovação das contas


21.1.1.1.2.18 Nota fi scal Até a aprovação das contas


21.1.1.1.2.19 Relação das carteiras das açõesAté a aprovação das contas


21.1.1.1.2.20 Relação de ações negociadasAté a aprovação das contas


21.1.1.1.2.21 Relatório ContábilAté a aprovação das contas


21.1.1.1.2.22 Relatório das atividades desenvolvidas com exposição sobre as demonstrações contábeis e seus resultados



21.1.1.1.2.23 Relatório de conciliação bancáriaAté a aprovação das contas


21.1.1.1.2.24 Relatório de conciliação contábil 1 ano 5 anos E - Eliminação

21.1.1.1.2.25 Relatório de saldo de contas correntes por Unidade


21.1.1.1.2.26 Relatório do ativo imobilizado 1 ano 5 anos E - Eliminação

21.1.1.1.2.27 Relatório em ordem cronológica de pagamentos



21.1.1.2 Descentralização Financeira de Recursos

21.1.1.2.1 Repasse de verbas 1 ano 5 anos E - Eliminação

21.1.1.3 Execução Financeira

21.1.1.3.1 Liquidação de despesa (Encaminhar Nota Fiscal)


21.1.1.3.2 Processo de execução fi nanceira e orçamentária




21.1.1.3.3 Ordem Bancária de transferência fi nanceira - OB 1


21.1.1.3.4 Relação de Ordem Bancária Externa 1 ano 5 anosGP - Guarda Permanente

21.1.1.3.5 Conformidade Diária 1 ano 5 anosGP - Guarda Permanente

21.1.1.4 Programação Financeira de Desembolso 1 ano 5 anos E - Eliminação

21.1.1.4.1 Nota de Lançamento (Efetuar acertos, registros e apropriação de despesas)


21.1.1.4.2 Planilha de Cálculo de retenção na fonte de Impostos e Contribuições


21.1.1.4.3 Disponibilidade orçamentária e fi nanceira quinzenal


21.1.1.4.3.1 Planilha de pagamento de diárias e ajuda de custo


21.1.1.4.3.2 Processo de empenho para pagamento de pessoal e refl exos



21.1.1.4.3.3 Processo de pagamento do PASEPAté a aprovação das contas


21.1.1.4.3.4 Processo de pagamento de anuidade de órgãos ou entidades de classe



21.1.1.4.3.5 Processo de pagamento de condomínioAté a aprovação das contas


21.1.1.4.3.6 Processo de pagamento de contas de utilidade pública



21.1.1.4.3.7 Processo de pagamento de despesas inscritos em restos a pagar



21.1.1.4.3.8 Processo de pagamento de diárias e ajuda de custo



21.1.1.4.3.9 Processo de pagamento de FGTSAté a aprovação das contas


21.1.1.4.3.10 Processo de pagamento de gratifi cação de representação



21.1.1.4.3.11 Processo de pagamento de honoráriosAté a aprovação das contas


21.1.1.4.3.12 Processo de pagamento de impostos e taxas



21.1.1.4.3.13 Processo de pagamento de indenização vigência 5 anos E - Eliminação

21.1.1.4.3.14 Processo de pagamento de INSSAté a aprovação das contas


21.1.1.4.3.15 Processo de pagamento de multa sobre terrenos e imóveis próprios do Estado



21.1.1.4.3.16 Processo de pagamento de precatório vigência 5 anos E - Eliminação

21.1.1.4.3.17 Processo de pagamento de restituiçãoAté a aprovação das contas


21.1.1.4.3.18 Demonstrativo mensal de arrecadaçãoAté a aprovação das contas


21.1.1.4.3.19 Processo de aplicação fi nanceira vigência 5 anos E - Eliminação

21.1.1.4.3.20 Processo de cobrança da dívida ativaAté a aprovação das contas


21.1.1.4.3.21 Processo de recebimento de sucumbência judicial



21.1.1.4.3.22 Processo de ressarcimento de valores ao Estado



21.1.1.4.3.23 Processo de venda de produtosAté a aprovação das contas


21.1.1.5 Recolhimento Tributário - Taxas e Impostos

21.1.1.5.1 Processo de pagamento de tributos / impostos

30 diasGP - Guarda Permanente

21.1.1.6 Suprimentos de Fundos

21.1.1.6.1 Suprimento de fundos - 5 anos E - Eliminação

21.1.1.6.2 Verifi cação dos lançamentos sobre suprimento de fundos

- 5 anos E - Eliminação

21.1.1.6.3 Prestação de Contas de suprimento de fundos


21.1.1.6.4 Processo de suprimento de fundos - 5 anos E - Eliminação

21.1.1.6.5 Processo de prestação de contas de adiantamento



21.1.1.6.6 Processo de relatório de auditoria do Tribunal de Contas do Estado de São Paulo



21.1.1.6.7 Relatório de gestão fi scalAté a aprovação das contas




21.1.1.6.8 Relatório e pareceres relativos à auditoria e controle interno para o Tribunal de Contas do Estado de São Paulo



21.1.1.6.9 Relatório para consulta das prestações de contas


21.1.1.6.10 Relatório resumido da execução orçamentária



21.1.1.7 Relatório demonstrativo sobre suprimento de fundos


21.2 Operações Bancárias

21.2.1 Conta Única 1 ano 5 anos E - Eliminação

21.2.2 Outras Contas: Tipo B,C e D 1 ano 5 anos E - Eliminação

21.2.2.1 Balancete do fundo da dívida públicaAté a aprovação das contas


21.2.2.2 Processo de contratação de fi nanciamentos


21.2.2.3 Processo de pagamentos de encargos da dívida



21.2.2.4 Processo de pagamento de juros da dívida



21.2.2.5 Processo de pagamento do principal da dívida



21.2.2.6 Relação de empréstimos, fi nanciamentos e operações de crédito


21.2.3 Pagamento em Moeda Estrangeira 1 ano 5 anos E - Eliminação

21.3 Orçamento

21.3.1 Acompanhamento de Despesa Mensal - - -

21.3.1.1 Acompanhamento da execução orçamentária


21.3.1.2 Acompanhamento de procedimentos da folha de pagamento para informações fi scais


21.3.1.3 Acompanhamento liberações orçamentárias para empenhamento ordinário


21.3.1.4 Cronograma fi nanceiro 5 anos GP - Guarda Permanente

21.3.1.5 Demonstrativo Mensal da Quantidade Física


21.3.1.6 Quadro de disponibilidade orçamentária 5 anos GP - Guarda Permanente

21.3.1.7 Relatório Balancete para subsidiar a análise da folha de pessoal


21.3.1.7.1 Balancete de despesas com adiantamento



21.3.1.7.2 Decreto de alteração orçamentária 1 ano -GP - Guarda Permanente

21.3.1.7.3 Decreto de execução orçamentária vigência -GP - Guarda Permanente

21.3.1.7.4 Ficha de controle de adiantamentos 1 ano - E - Eliminação

21.3.1.7.5 Nota de créditoAté a aprovação das contas


21.3.1.7.6 Nota de dotaçãoAté a aprovação das contas


21.3.1.7.7 Nota de empenhoAté a aprovação das contas


21.3.1.7.8 Nota de empenho de liquidação da despesa



21.3.1.7.9 Nota de lançamento de quota mensalAté a aprovação das contas


21.3.1.7.10 Nota de reservaAté a aprovação das contas


21.3.1.7.11 Ordem bancáriaAté a aprovação das contas


21.3.1.7.12 Portaria conjunta de execução orçamentária


21.3.1.7.13 Processo de adiantamentoAté a aprovação das contas


21.3.1.7.14 Processo de alteração orçamentáriaAté a aprovação das contas


21.3.1.7.15 Programação de desempenhoAté a aprovação das contas


21.3.1.7.16 Programação de despesa orçamentáriaAté a aprovação das contas




21.3.1.7.17 Programação de fi nanceira de desembolso



21.3.1.7.18 Recibo de adiantamento Até a aprovação das contas


21.3.1.7.19 Relação de adiantamentos concedidosAté a aprovação das contas


21.3.1.7.20 Tabela de reprogramação fi nanceiraAté a aprovação das contas


21.3.2 Descentralização Orçamentária de Recursos

21.3.2.1 Nota de Movimentação de Crédito - NC 5 anos 2 anos E - Eliminação

21.3.3 Execução Orçamentária

21.3.3.1 Liquidação de despesa - NL

21.3.3.1.1 NL - Guia de Recolhimento de Imposto de Renda


21.3.3.1.2 NL - Guia de Recolhimento de INSS 1 ano 10 anos E - Eliminação

21.3.3.1.3 NL - ISSQN (Processo de Pagamento de Impostos e Taxas)



21.3.3.1.4 NL - Folha de Pagamento (via arquivada nas Unidades de Recursos Humanos)


21.3.3.1.5 NL - Nota FiscalAté a aprovação das contas


21.3.3.1.6 NL - Nota de Lançamento de Liquidação da Despesa



21.3.3.1.7 NL - Utilidade Pública 5 anos E - Eliminação

21.3.3.1.8 NL - Aquisição de Livros 5 anos E - Eliminação

21.3.3.1.9 NL - Diárias de Servidores 5 anos E - Eliminação

21.3.3.1.10 NL - Diárias de Magistrados 5 anos GP - Guarda Permanente

21.3.3.2 Nota de empenho - NE 2 anos 5 anos E - Eliminação

21.3.3.3 Nota de pré-empenho - NPE 2 anos 5 anos E - Eliminação

21.3.4 Lei Orçamentária Anual 5 anos 2 anos E - Eliminação

21.3.5 Plano Plurianual de Investimentos -PPA (Previsão Orçamentária)


21.3.5.1 Elaboração do Plano Plurianual de Investimentos


21.3.5.2 Plano Plurianual de Investimentos para consolidar propostas parciais e defi nir metas


21.3.5.3 Proposta para o Plano Plurianual de Investimentos


21.3.5.4 Revisão do Plano Plurianual de Investimentos


21.3.6 Proposta Orçamentária 5 anos 2 anosGP - Guarda Permanente

21.3.6.1 Alterações no QDD (Quadro de Detalhamento de Despesas) - Notas de Dotação


21.3.6.2 Coleta de dados para Proposta Orçamentária


21.3.6.3 Crédito suplementar, especial ou extraordinário.


21.3.6.3.1 Lei de diretrizes orçamentárias 2 anos 2 anosGP - Guarda Permanente

21.3.6.3.2 Lei do plano plurianual 4 anos 4 anosGP - Guarda Permanente

21.3.6.3.3 Lei orçamentária anual 2 anos 2 anosGP - Guarda Permanente

21.3.6.3.4 Decreto institucional vigência -GP - Guarda Permanente

21.3.6.3.5 Instruções do Grupo de Pesquisa e Desenvolvimento Orçamentário - GPDO


21.3.6.3.6 Portaria de classifi cação da despesa 1 ano 5 anosGP - Guarda Permanente

21.3.6.3.7 Tabela de classifi cação funcional 1 ano 5 anos E - Eliminação

21.3.6.3.8 Ofício informando o Valor Referencial de Custeio - VRC


21.3.6.3.9 Proposta orçamentária das empresas vigência 5 anosGP - Guarda Permanente

21.3.6.3.10 Proposta Orçamentária Setorial - POS vigência 5 anosGP - Guarda Permanente

21.3.6.3.11 Projeto de lei de diretrizes orçamentárias vigência 4 anosGP - Guarda Permanente

21.3.6.3.12 Projeto de lei do plano plurianual vigência 4 anosGP - Guarda Permanente



21.3.6.3.13 Projeto de lei orçamentária anual vigência 4 anosGP - Guarda Permanente

21.3.6.4 Nota de dotação para detalhar a alterar o orçamento - ND


21.3.6.5 Processo de programação orçamentária 5 anos 2 anos E - Eliminação

21.3.6.6 Processos Distribuição de Verbas 3 anos 2 anos E - Eliminação

21.3.6.7 Processos Geral por Comarca / Foro Regional


21.3.6.8 Proposta Orçamentária 5 anos 2 anos E - Eliminação

21.3.6.9 Solicitação de programação orçamentária 5 anos 2 anos E - Eliminação



OBSERVAÇÕES

DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO E - Eliminação




22 GESTÃO DA DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO

22.1 Destinação de Documentos

22.1.1 Acórdãos, Análise, Descrição, Indexação, Pesquisa

22.1.1.1 Controle de análise e indexação de acórdãos

1 mês GP - Guarda Permanente

22.1.1.2 Manual de indexação de jurisprudência 3 meses 6 mesesGP - Guarda Permanente

22.1.1.3 Pesquisa de jurisprudência 2 dias 2 mesesGP - Guarda Permanente

22.1.2 Análise, Avaliação, Seleção Documental

22.1.2.1 Tabela de Temporalidade (Informar prazos de guarda e destinação fi nal de documentos / processos)


22.1.2.1.1 Cadastro de certidões expedidas vigência -GP - Guarda Permanente

22.1.2.1.2 Certidão 1 ano - E - Eliminação

22.1.2.1.3 Cópia certifi cada 1 ano - E - Eliminação

22.1.2.1.4 Processo relativo aos trabalhos da Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo


22.1.2.1.5 Tabela de temporalidade de documentos vigência -GP - Guarda Permanente

22.1.3 Digitalização

22.1.3.1 Controle de digitalização 2 anos 5 anos E - Eliminação

22.1.3.2 Encaminhamento de serviço para digitalização


22.1.4 Eliminação

22.1.4.1 Processo de descarte de documentos/processos


22.1.4.2 Termo de Eliminação 5 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

22.1.4.3 Jurisprudência

22.1.4.3.1 Siglas judiciárias 3 meses 6 mesesGP - Guarda Permanente

22.1.4.3.2 Solicitação de atualização do tesouro Jurídico

1 mês 6 meses E - Eliminação

22.1.4.3.3 Termo do Tesouro Jurídico 3 meses 6 mesesGP - Guarda Permanente

22.1.4.4 Memória Institucional

22.1.4.4.1 Doação de peças museológica 2 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

22.1.4.4.2 Fita de áudio 2 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

22.1.4.4.3 Fita de vídeo 2 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

22.1.4.4.4 Fotos, negativos, contatos, diapositivos, etc. 2 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

22.1.4.5 Microfi lmagem

22.1.4.5.1 Controle de microfi lmagem 2 anos 5 anos E - Eliminação



22.1.4.5.2 Encaminhamento de serviço para microfi lmagem


22.1.4.6 Repositório Ofi cial

22.1.4.6.1 Controle de remessa de publicações aos repositórios ofi ciais


22.1.4.6.2 Processo de repositório ofi cial 1 ano GP - Guarda Permanente

22.1.4.6.3 Solicitação de editora para repositório ofi cial 1 ano GP - Guarda Permanente

22.1.4.7 Súmula vigência 2 anosGP - Guarda Permanente

22.1.4.7.1 Cancelamento 5 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

22.1.4.7.2 Enunciado. Revisão. Alteração 5 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

22.1.4.7.3 Processo de Argüição de Inconstitucionalidade


22.1.4.7.4 Processo de Súmula 5 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

22.1.4.7.5 Projeto de Súmula 5 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

22.1.4.7.6 Registro de súmula 5 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

22.1.4.8 Transferência. Recolhimento

22.1.4.8.1 Guia de transferência de documentos / processos administrativos ao arquivo intermediário


22.2 Editoração e Publicação

22.2.1 Distribuição. Promoção. Divulgação

22.2.1.1 Material de distribuição, promoção e divulgação - folhetos, cartazes, folders, etc.


22.2.2 Projeto Gráfi co e Editorial

22.2.2.1 Artigo original do autor 1 ano 2 anos E - Eliminação

22.2.2.2 Autorização do autor 1 ano 2 anos E - Eliminação

22.2.2.3 Convite aos autores 1 ano 2 anos E - Eliminação

22.2.2.4 Elaboração da Pauta 1 ano 2 anos E - Eliminação

22.2.2.5 Projeto editorial 1 ano 2 anos E - Eliminação

22.2.2.6 Solicitação de ISBN, ISSN 1 ano 2 anos E - Eliminação

22.2.3 Publicação de Matérias nos Boletins Administrativos, de Pessoal e de Serviço

22.2.3.1 Boletim de Serviço ou Interno 1 ano 2 anos E - Eliminação

22.2.3.2 Publicações impressas pelo órgão (revistas, boletins, informativos, relatórios, discursos, etc.)


22.2.4 Publicações Ofi ciais

22.2.4.1 Aviso de Edital (Listar resumo de edital para publicação)


22.2.4.2 Controle das publicações em jornais ofi ciais 1 ano 2 anos E - Eliminação

22.2.4.3 Encaminhamento de material para publicação


22.2.4.4.1 Circular, aviso, comunicado, memorando, comunicação interna


22.2.4.4.2 Convite vigência - E - Eliminação

22.2.4.4.3 Ofício, carta, requerimento, moção ou voto, abaixo assinado


22.2.5 Serviços Gráfi cos e Reprográfi cos

22.2.5.1 Controle de serviços reprográfi cos 1 ano 2 anos E - Eliminação

22.2.5.2 Controle do serviço de fotolito, impressão e acabamento gráfi co


22.2.5.3 Requisição de cópias reprográfi cas 1 ano 2 anos E - Eliminação

22.2.5.4 Solicitação de serviços gráfi cos, editoração, diagramação, impressão, encadernação e reprográfi cos


22.3 Informática

22.3.1 Administração de Rede

22.3.1.1 Administração de rede 5 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

22.3.1.2 Backup diário 5 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

22.3.1.3 Backup semanal 5 anos 5 anosGP - Guarda Permanente



22.3.1.4 Backup mensal 5 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

22.3.2 Assistência Técnica - Informática

22.3.2.1 Atendimento e apoio ao usuário 2 anos 5 anos E - Eliminação

22.3.2.2 Instalação de equipamentos de informática 2 anos 5 anos E - Eliminação

22.3.2.3 Manutenção e conservação de equipamentos de informática


22.3.2.4 Relatório de chamadas pendentes 2 anos 5 anos E - Eliminação

22.3.2.5 Relatório de chamadas abertos 2 anos 5 anos E - Eliminação

22.3.2.6 Relatório de chamadas atendidas 2 anos 5 anos E - Eliminação

22.3.2.6.1 Cadastro de requisição de serviços vigência 5 anos E - Eliminação

22.3.2.6.2 Certifi cado de autenticidade de programa de computador


22.3.2.6.3 Contrato de licença de uso de programa de computador


22.3.2.6.4 Ficha de inventário de programa de computador


22.3.2.6.5 Prospectos e catálogos de equipamentos e de programas de computador


22.3.2.6.6 Registro de programa de computador vigência 5 anos E - Eliminação

22.3.2.6.7 Relatório de revisão técnica 1 ano 5 anos E - Eliminação

22.3.2.6.8 Relatório geral do equipamento 1 ano 5 anos E - Eliminação

22.3.2.6.9 Relatório técnico de serviços 5 anos - E - Eliminação

22.3.2.6.10 Requisição de serviços técnicos vigência 5 anos E - Eliminação

22.3.2.6.11 Termo de garantia de equipamentos e de programas de computador


22.3.3 Programas e Sistemas

22.3.3.1 Atualização de sistema 5 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

22.3.3.2 Autorização / solicitação de acesso aos sistemas de informática


22.3.3.3 Diagrama de fl uxo de dados 5 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

22.3.3.4 Dicionário de dados 5 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

22.3.3.5 Manuais técnicos 5 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

22.3.3.6 Manual de procedimentos para a utilização de sistemas


22.3.3.6.1 Base de dados vigência -

22.3.3.6.2 Plano Diretor de Informática vigência 5 anosGP - Guarda Permanente

22.3.3.6.3 Projeto de atualização ou modernização tecnológica


22.3.3.6.4 Projeto de desenvolvimento de programa de computador


22.3.3.6.5 Projeto de implantação da rede vigência 5 anosGP - Guarda Permanente

22.3.3.6.6 Projeto de informatização vigência 5 anosGP - Guarda Permanente

22.3.3.6.7 Relatório de acompanhamento de projeto


22.3.3.6.8 Relatório de desenvolvimento de programa de computador


22.3.3.6.9 Relatório de estatística de acesso 1 ano 5 anos E - Eliminação

22.3.3.6.10 Relatório de resumo de dados 1 ano 5 anos E - Eliminação

22.3.3.6.11 Dicionário de dados vigência 10 anos E - Eliminação

22.3.3.6.12 Relatório técnico de vistoria 5 anos - E - Eliminação

22.3.3.6.13 Termo de concessão e controle de senha de acesso


22.3.3.6.14 Ofício comunicando inobservância de contrato


22.3.3.6.15 Ofício solicitando especifi cação técnica de equipamentos e de programas de computador


22.3.3.6.16 Ofício solicitando participação em comissão de licitação


22.3.3.6.17 Parecer técnico de equipamentos e de programas de informática


22.3.3.7 Modelo de entidade / relacionamento 5 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

22.3.4 Redes



22.3.4.1 Elaboração / criação de sistemas 5 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

22.3.4.2 Projeto de rede lógica de dados 5 anos 5 anosGP - Guarda Permanente


22.4.1 Assessoramento Técnico

22.4.1.1 Relatório de acompanhamento de assistência técnica


22.4.1.2 Relatório fi nal de assistência técnica 2 anos 5 anos E - Eliminação

22.4.2 Biblioteca Virtual

22.4.2.1 Planejamento, desenvolvimento, gerenciamento, convênio


22.4.3 Classifi cação e Arquivamento

22.4.3.1 Código de Classifi cação de documentos 1 ano 3 anosGP - Guarda Permanente

22.4.3.1.1 Cadastro de ingresso de documento vigência -GP - Guarda Permanente

22.4.3.1.2 Plano de classifi cação de documentos vigência 5 anosGP - Guarda Permanente

22.4.3.1.3 Relação de recolhimento de documentos 4 anos -GP - Guarda Permanente

22.4.3.1.4 Relação de transferência de documentos 4 anos -GP - Guarda Permanente

22.4.4 Conservação e Restauração de Documentos 1 ano E - Eliminação

22.4.4.1 Diagnóstico do acervo para conservação 1 ano E - Eliminação

22.4.4.2 Encadernação de documentos 1 ano E - Eliminação

22.4.4.3 Processo de encadernação de documentos 1 ano E - Eliminação

22.4.5 Documentação Bibliográfi ca

22.4.5.1 Resultado de Pesquisa de doutrinas, jurisprudência, legislação

1 ano 1 ano D - Digitalizar

22.4.6 Intercâmbio entre Bibliotecas 1 ano E - Eliminação

22.4.7 Processamento Técnico (registro, catalogação, classifi cação, indexação)

6 meses E - Eliminação

22.4.8 Política de Acesso aos Documentos. Serviços aos Usuários

22.4.8.1 Cobrança de acervo bibliográfi co emprestado aos setores/servidores


22.4.8.2 Desarquivamento de documentos/processos 2 anos 5 anos E - Eliminação

22.4.8.2.1 Cadastro de usuários vigência -GP - Guarda Permanente

22.4.8.2.2 Ficha catalográfi ca vigência - E - Eliminação

22.4.8.2.3 Ficha de tombo vigência -GP - Guarda Permanente

22.4.8.2.4 Ficha matriz vigência -GP - Guarda Permanente

22.4.8.2.5 Formulário de consulta de livros ou documentos


22.4.8.2.6 Formulário de empréstimo de livros ou documentos

vigência 1 ano E - Eliminação

22.4.8.2.7 Formulário de Empréstimo entre Bibliotecas - EEB


22.4.8.2.8 Guia, inventário, catálogo, índice vigência -GP - Guarda Permanente

22.4.8.2.9 Mapa topográfi co de arquivo vigência 2 anos E - Eliminação

22.4.8.2.10 Ofício de transferência de acervos arquivístico, bibliográfi co, museológico ou artístico


22.4.8.2.11 Ofício relativo à aquisição de acervos arquivístico, bibliográfi co, museológico ou artístico


22.4.8.2.12 Processo de aquisição de acervos arquivístico, bibliográfi co, museológico ou artístico



22.4.8.2.13 Processo de empréstimo de acervos arquivístico, bibliográfi co, museológico ou artístico


22.4.8.2.14 Processo de transferência de acervos arquivístico, bibliográfi co, museológico ou artístico


22.4.8.2.15 Quadro de substituição e cancelamento de títulos




22.4.8.2.16 Relação de documentos e códigos de assuntos


22.4.8.2.17 Relação de obras bibliográfi cas submetidas à doação


22.4.8.2.18 Relação de peças de acervo encaminhadas à conservação


22.4.8.2.19 Termo de compromisso de manutenção de sigilo de documentos


22.4.8.2.20 Termo de doação 1 ano -GP - Guarda Permanente

22.4.8.3 Solicitação de pesquisas 1 ano 1 ano E - eliminação

22.4.9 Produção de Documentos : Levantamento, diagnóstico e Controle de Fluxo

22.4.9.1 Diagnósticos, relatórios, planos, projetos vigência 5 anosGP - Guarda Permanente

22.4.9.1.1 Ficha de controle de tramitação 1 ano - E - Eliminação

22.4.9.1.2 Relação de remessa de documentos 1 ano - E - Eliminação

22.4.9.1.3 Requisição de processo 1 ano - E - Eliminação

22.4.10 Protocolo : Recepção, Autuação, Tramitação e Expedição de Documentos Administrativos

2 anos D - Digitalização

22.4.10.1 Ficha cadastral de processo administrativo

22.4.10.2 Solicitação / encaminhamento / recebimento de processos administrativos - Guia de Remessa


22.4.10.3 Controle de entrada e saída de documentos e processos / tramitação entre os setores

2 anos 5 anos D - Digitalização

22.4.10.4 Autuação de processos administrativos 1 ano 3 anosGP - Guarda Permanente

22.4.10.5 . Juntada e desapensamento de documentos 1 ano 3 anosGP - Guarda Permanente

22.4.10.6 Encaminhamento de documentos para providências necessárias


22.4.10.7 Relação de destinatários (Relacionar documentos a serem expedidos)


22.4.10.8 Relação de recebimento de documento 1 ano E - Eliminação

22.4.10.8.1 Despacho de devolução à origem 1 ano - E - Eliminação

22.4.10.8.2 Livro de controle interno de documentos vigência 2 anos E - Eliminação

22.4.10.8.3 Livro de registro de entrada de documentos avulsos


22.4.10.8.4 Livro de registro de processos vigência 2 anos E - Eliminação

22.4.11 Seleção de Material Bibliográfi co

22.4.11.1 Lista de editoras 1 ano E - Eliminação

22.4.11.2 Permuta de material bibliográfi co 1 ano E - Eliminação

22.4.12 Sistema de Arquivos e Controle de Documentos

22.4.12.1 Instrução normativa sobre arquivos e documentos


22.4.12.2 Regimento interno vigência 5 anosGP - Guarda Permanente



OBSERVAÇÕES

TELECOMUNICAÇÕES E SERVIÇOS POSTAIS E - Eliminação




23GESTÃO DOS RECURSOS DE TELECOMUNICAÇÕES E SERVIÇOS POSTAIS


23.1.1 Serviço Postal

23.1.1.1 Aviso de recebimento de documentos enviados pelos Correios AR

1 ano 5 anos M - Microfi lmagem

23.1.1.2 Controle de envio de correspondências pelos Correios - franquia - recibo de postagem


23.1.1.3 Mala direta (elaboração, atualização, impressão, etc.)

vigência - M - Microfi lmagem

23.1.1.4 Processo de serviços postais



23.1.2 Sedex

23.1.2.1 Controle de envio de correspondências pelos Correios - Sedex


23.1.3 Malote

23.1.3.1 Expedição de Malote 5 anos 5 anos M - Microfi lmagem

23.1.3.2 Recebimento de Malote 5 anos 5 anos M - Microfi lmagem

23.1.4 Serviço de Rádio

23.1.4.1 Processo de serviço de rádio 2 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

23.1.5 Serviço de Telex

23.1.5.1 Controle de telex 1 ano 5 anos M - Microfi lmagem

23.1.5.2 Fatura de serviço de telex atestada 1 ano 5 anos M - Microfi lmagem

23.1.5.3 Processo de serviço de telex 1 ano 5 anos M - Microfi lmagem

23.1.6 Serviço Telefônico - Fac-símile 1 ano 1 ano E - Eliminação

23.1.6.1 Controle de emissão 1 ano 5 anos M - Microfi lmagem

23.1.6.2 Processo de serviços telefônicos 1 ano 5 anos M - Microfi lmagem

23.1.7 Listas Telefônicas

23.1.7.1 Alteração / elaboração de lista telefônica interna


23.1.7.2 Lista telefônica da operadora 1 ano E - Eliminação

23.1.8 Contas Telefônicas 2 anos 5 anos E - Eliminação

23.1.8.1 Autorização de desconto com despesas telefônicas


23.1.8.1.1 Cadastro de pessoal, equipamentos, redes e laboratórios de serviços de telecomunicações


23.1.8.1.2 Ficha de autorização para ligações telefônicas interurbanas ou para celular


23.1.8.1.3 Inventário de equipamentos, redes e serviços de telecomunicações



23.1.8.1.4 Ofício solicitando autorização para execução de serviços de telecomunicações


23.1.8.1.5 Planilha de controle de ligações telefônicas particulares


23.1.8.1.6 Processo de autorização para execução de serviços de telecomunicações


23.1.8.2 Conta Telefônica para controle da utilização/custo do serviço telefônico

2 anos 5 anos M - Microfi lmagem

23.1.8.3 Controle de ligações telefônicas - recomendações, procedimentos, mapas de controle


23.1.9 Serviço de Transmissão de Dados, Voz e Imagem

23.1.9.1 Processo de serviço de transmissão de dados, voz e imagem




OBSERVAÇÕES

ADMINISTRAÇÃO JUDICIÁRIA E - Eliminação




25 GESTÃO ADMINISTRAÇÃO JUDICIÁRIA

25.1 Administração Judiciária

25.1.1 Projetos, estudos e similares 1 ano 5 anosGP - Guarda Permanente

25.1.1.1 Controle de advogados (alteração, suspensão, impedimento) (Comunicados OAB)

1 ano 1 anoGP - Guarda Permanente

25.1.1.2 Credenciamento de Procuradores e representantes de Autarquias


25.1.1.3 Cadastro de perito, tradutor, dativos. Tempo Nec 5 anosGP - Guarda Permanente



25.1.1.4 Pagamento de honorários para peritos, tradutores, dativos (guias de levantamento judicial)

1 ano 1 anoGP - Guarda Permanente

25.1.1.5 Despachos, comunicação de decisões, julgamentos, etc.


25.1.1.6 Ofícios oriundos STJ/STF e outros com despachos de decisões, etc.


25.1.2 Protocolo Judiciário

25.1.2.1 Controle de petições protocoladas e outros documentos judiciais (recibos do Setor de Protocolo)


25.1.3 Custas Judiciais

25.1.3.1 Controle de recolhimento de custas 5 anos 4 anos E - Eliminação

25.2 Registro, Autuação e Distribuição de Processos Judiciais

25.2.1 Classifi cação Processual

25.2.1.1 Criação, implantação e/ou alteração de classes da tabela de Classifi cação de Feitos

2 anos 1 anoGP - Guarda Permanente

25.2.2 Registro e Autuação de Processos

25.2.2.1 Planilha de autuação de processo D - Digitalizar

25.2.2.2 Registro de processos judiciais - tombo D - Digitalizar

25.2.3 Distribuição Processual

25.2.3.1 Ata de distribuição 5 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

25.2.3.2 Encaminhamento de ata de distribuição 5 anos 4 anosGP - Guarda Permanente

25.2.3.3 Comunicação de distribuição por prevenção


25.2.3.4 Índice de Advogados 5 anos 4 anosGP - Guarda Permanente

25.2.4 Tramitação e Processamento

25.2.4.1 Promoção aos Desembargadores. Solicitação de providências/ informações sobre o andamento processual


25.2.4.2 Cargas de processos judiciais (xérox, advogado, Ministério Público etc.)


25.2.4.3 Cargas de processos judiciais (devolução à origem)


25.2.4.4 Controle de tramitação de processos 5 anos 5 anos E - Eliminação

25.2.5 Diligências

25.2.5.1 Controle de entrega de mandados ao Ofi cial de Justiça


25.2.5.2 Editais 1 ano 5 anos E - Eliminação

25.2.5.3 Cartas - De Ordem, Precatória, Rogatória


25.2.5.4 Mandados 1 ano 5 anos E - Eliminação

25.2.5.5 Certidões 1 mês 1 mês E - Eliminação

25.2.5.6 Petições (para juntada nos autos) 2 anos 5 anos E - Eliminação

25.2.5.7 Petições e Ofícios onde não há determinação de juntada aos autos


25.2.5.8 Alvarás vigência GP - Guarda Permanente

25.2.6 Julgamentos

25.2.6.1 Carta de Sentença 1 ano GP - Guarda Permanente

25.2.6.2 Livro de Sentença - termo 1 ano GP - Guarda Permanente

25.2.6.3 Ata de julgamento 1 ano GP - Guarda Permanente

25.2.6.4 Pauta de julgamento 1 ano GP - Guarda Permanente

25.2.6.5 Índice de processos em mesa 1 ano GP - Guarda Permanente

25.2.6.6 Memoriais 1 ano GP - Guarda Permanente

25.2.6.7 Livro de audiência 1 ano GP - Guarda Permanente

25.2.7 Apanhamento Taquigráfi co/Estenotipista

25.2.7.1 Notas taquigráfi cas 2 anos 5 anos E - Eliminação



25.2.7.2 Solicitação de notas taquigráfi cas/Estenotipista


25.2.7.3 Escala de operadores de áudio em sessão


25.2.7.4 Controle de entrada de taquígrafos em sessão


25.2.7.5 Comunicação de sessão de julgamento ou evento


25.2.8 Publicação de Matérias nos Boletins Administrativos, de Pessoal e de Serviço

25.2.8.1 Nota de expediente 2 anos 5 anos E - Eliminação

25.2.8.1.1 Livro, periódico, folheto 2 anos -GP - Guarda Permanente

25.2.8.1.2 Projeto gráfi co vigência - E - Eliminação

25.2.8.1.3 Prova do projeto gráfi co vigência - E - Eliminação

25.2.9 Execução

25.2.9.1 Termo ou auto de penhora

25.2.10 Precatório

25.2.10.1 Requisição de pagamento de precatório ou de pequeno valor

1 ano GP - Guarda Permanente

25.2.10.2 Controle de precatório (Erros, duplicidade, cancelamento, etc.)


25.2.10.3 Discriminativo (cálculo) 1 ano GP - Guarda Permanente

25.2.10.4 Comunicação de transferência de verba ao Juízo de origem


25.2.10.5 Solicitação de verba para precatórios 1 ano GP - Guarda Permanente

25.2.10.6 Programação de pagamento de precatórios


25.2.10.7 Comunicação de pagamento de precatório


25.2.10.8 Processo de precatório GP - Guarda Permanente

25.2.11 Cálculos Judiciais

25.2.11.1 Planilha de cálculo / laudo judicial 2 anos 5 anos E - Eliminação

25.2.12 Arquivamento e Baixa de Processos Judiciais

25.2.12.1 Solicitação de baixa de processo judicial 1 ano 5 anosGP - Guarda Permanente

25.2.12.2 Solicitação de desarquivamento / vista de processo judicial


25.2.12.3 Guia de Arquivamento e Baixa de Processo Judicial – Remetida


25.2.13 Corregedoria

25.2.13.1 Estatuto. Regulamentos. 5 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

25.2.13.2 Controle e distribuição dos cargos providos e vagos


25.2.14 Inspeção

25.2.14.1 Ata de inspeção / correição 5 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

25.2.14.2 Comunicação sobre inspeção 5 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

25.2.14.3 Processo de inspeção geral ordinária 5 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

25.2.14.4 Processo de Inspeção geral extraordinária


25.2.14.5 Processo de Inspeção de avaliação 5 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

25.2.15 Correição

25.2.15.1 Processo de Correição geral ordinária 5 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

25.2.15.2 Processo de Correição geral extraordinária


25.2.15.3 Processo de Correição de avaliação 5 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

25.2.16 Sindicância

25.2.16.1 Processo de justifi cação de conduta 5 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

25.2.16.2 Processo administrativo disciplinar 1 Processo 5 anos 95 anos




25.2.16.3 Processo de representação 5 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

25.2.16.4 Processo de sindicância 5 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

25.2.17 Consultas / Orientações 5 anos 5 anos GP - Guarda Permanente

25.2.17.1 Processo de expedientes administrativos 5 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

25.2.18 Estatística Judiciária

25.2.18.1 Estatística de atendimento 1 ano 5 anos E - Eliminação

25.2.18.2 Boletim estatístico 1 ano 5 anos E - Eliminação

25.2.18.3 Relatório estatístico mensal da produção judiciária


25.2.18.4 Relatório estatístico anual da produção judiciária


25.2.19 Administração das Câmaras e Gabinetes

25.2.19.1 Seleção de acórdãos para publicação na Revista


25.2.19.2 Sentença 5 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

25.2.19.3 Inteiro teor do acórdão 5 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

25.2.19.4 Decisões interlocutórias proferidas 5 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

25.2.19.5 Decisões terminativas proferidas 5 anos 5 anosGP - Guarda Permanente

25.2.20 Prazos Processuais

25.2.20.1 Suspensão ou interrupção de prazos forenses (recorte DJE)


25.2.21 Ano Judiciário

25.2.21.1 Recesso forense (recorte DJE) 1 ano 1 ano E - Eliminação

25.2.21.2 Férias forenses 1 ano 1 ano E - Eliminação

25.2.21.3 Mapa Orçamentário GP - Guarda Permanente

25.2.21.4 Relatório Anual de atividades desenvolvidas


25.2.21.5 Processo de Agravo Regimental, Recurso Especial e Recurso Extraordinário relativo a Precatórios


25.2.21.6 Processo de tabela prática de atualização dos débitos judiciais


25.2.21.7 IOB’s recebidos GP - Guarda Permanente

25.2.21.8 Processo Geral GP - Guarda Permanente

25.2.21.9 AR - Aviso de Recebimento GP - Guarda Permanente

25.2.21.10 Modelos diversos (informação, despacho etc.)

3 anos

25.2.21.11 Cópias de expedientes em ofícios encaminhados


25.2.21.12 Relação de expedientes e processos recebidos e encaminhados

5 anos

25.2.21.13 Controle de entrada e saída de processos de Seqüestro

2 anos

25.2.21.14 Comprovante de entrega de correspondência

10 anos

25.2.21.15 Documentos em geral recebidos pelo DEPRE não juntados no processo EP


25.2.21.16 Cópia de Memorando e Fax encaminhados

3 anos

25.2.21.17 Discursos proferidos, palestras e trabalhos apresentados em evento

até o evento 1 anoGP - Guarda Permanente

25.2.21.18 Ofícios (diversos) recebidos e expedidos variável 2 anosGP - Guarda Permanente

25.2.21.19 Memorandos recebidos e expedidos variável 2 anosGP - Guarda Permanente

25.2.21.20 Controle de petições e outros documentos judiciais


25.2.21.21 Guias de remessa 2 anosGP - Guarda Permanente

25.2.21.22 Cargas de processos judiciais 1 anoGP - Guarda Permanente



25.2.21.23 Pauta de julgamento 1 ano E - Eliminação

25.2.21.24 Boletim estatístico 2 anos E - Eliminação

25.2.21.25 Recepção, tramitação e expedição de documentos administrativos


25.2.21.26 Controle de entrada e saída de documentos e processos / tramitação entre Setores


25.2.21.27 Encaminhamento de documentos para providências necessárias


25.2.21.28 Relação de recebimento de documento 2 anosGP - Guarda Permanente

25.2.21.29 Atualização, informação, relatório dos dados cadastrais de servidores


25.2.21.30 Declaração sobre servidor (nada consta, histórico funcional)


25.2.21.31 Comprovante de participação de servidor em cursos de treinamento/aperfeiçoamento

1 anoGP - Guarda Permanente

25.2.21.32 Requerimento de férias regulamentares (marcação, adiamento, cancelamento)

1 anoGP - Guarda Permanente

25.2.21.33 Requerimento para licenças especiais 1 anoGP - Guarda Permanente

25.2.21.34 Licenças médicas 1 anoGP - Guarda Permanente

25.2.21.35 Requerimento para horário especial 1 anoGP - Guarda Permanente

25.2.21.36 Controle de Freqüência 1 anoGP - Guarda Permanente

25.2.21.37 Solicitação de emissão de passagem aérea


25.2.21.38 Contas telefônicas para controle da utilização


25.2.21.39

Prestações de contas antigas (à época em que, no Gabinete, utilizava-se o sistema de adiantamento de despesas miúdas e de pronto pagamento)


25.2.21.40 Controle do roteiro de eventosaté a realização do evento

E - Eliminação

25.2.21.41 Convites recebidosaté a realização do evento

E - Eliminação

25.2.21.42 Comunicados de comparecimento ou não a eventos

até a realização do evento

E - Eliminação

25.2.21.43 Agradecimentos, congratulações, felicitações etc.


E - Eliminação

25.2.21.44 Solicitação de pesquisasaté a realização do evento

E - Eliminação

25.2.21.45 Resultados de pesquisas de doutrinas, jurisprudência e legislação


E - Eliminação

25.2.21.46 Memoriaisaté a realização do evento

E - Eliminação



OBSERVAÇÕES

RECURSOS HUMANOS E - Eliminação




26GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS - SERVIDORES

26.1 Ações Trabalhistas, Reclamações Trabalhistas

26.2 Dados Funcionais (Pastas funcionais)



26.2.1 Assentamento Funcional

26.2.2 Atualização / informação / relatórios dos dados cadastrais do servidor e dependentes

26.2.3 Controle cadastral de ocorrências de pessoal - admissão, pensão, desligamento, aposentadoria

26.2.4 Histórico funcional

26.2.5 Inclusão / exclusão de dependentes

26.2.6 Processo de inclusão / exclusão de dependentes

26.2.7 Declaração sobre servidor (nada consta , histórico funcional)

26.2.7.1 Formulário para o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados - CAGED


26.2.7.2 Planilha de progressão funcional vigência 5 anos E - Eliminação

26.2.7.3 Processo de acumulação de cargo ou função-atividade


26.2.7.4 Processo de mobilidade funcional


26.2.7.5 Processo de promoção por bravura


26.2.7.6 Processo de promoção por merecimento ou antiguidade


26.2.7.7 Processo Único de Contagem de Tempo - PUCT

vigência 60 meses E - Eliminação

26.2.7.8 Prontuário do estagiário vigência 5 anos E - Eliminação

26.2.7.9 Prontuário funcional vigência 60 meses E - Eliminação

26.2.7.10 Relação de apostilas retifi catórias de vantagens decorrentes de decisão judicial


26.2.7.11 Relação de atos concessórios de aposentadoria


26.2.7.12 Relação de atos concessórios de complementação de proventos de aposentadoria


26.2.7.13 Relação de atos concessórios de complementação do valor da pensão


26.2.7.14 Relação de atos concessórios de pensão dos servidores civis e militares


26.2.7.15 Relação de atos concessórios de reforma ou transferência para a reserva


26.2.7.16 Relatório de movimentação de funcionários


26.3 Apuração de Responsabilidade e Ação Disciplinar

26.3.1 Denúncias, Sindicâncias, Inquéritos

26.3.1.1 Comunicação sobre ocorrência para apurar responsabilidades

26.3.1.2 Constituição de comissão para apurar responsabilidades

26.3.1.3 Notifi cação de servidor para audiência em processo de sindicância / disciplinar

26.3.1.4 Processo administrativo de sindicância

26.3.1.5 Processo Disciplinar para apurar responsabilidades e ação disciplinar

26.3.1.6 Aplicação de penas disciplinares

26.3.1.6.1 Pedido de reconsideração de decisão em processo administrativo


26.3.1.6.2 Processo administrativo para aplicação de pena disciplinar


26.3.1.6.3 Processo de pedido de justifi cação para apuração de irregularidades na conduta de ofi ciais.




26.3.1.6.4 Processo de perda do posto, da patente e de graduação das praças


26.3.1.6.5 Processo de revisão de Processo administrativo ou de Processo de sindicância


26.3.1.6.6 Processo de sindicância para apuração de abandono de cargo


26.3.1.6.7 Processo de sindicância para apuração de falta disciplinar


26.4 Assistência e Seguridade Social

26.4.1 Benefícios

26.4.2 Seguros

26.4.3 Auxílios (Acidente, doença, funeral, natalidade, reclusão)

26.4.3.1 Requerimento de auxílio (acidente, doença, funeral, natalidade, reclusão)

26.4.3.2 Processo de auxílios – funeral, acidente, doença, natalidade e reclusão

26.4.3.2.1 Cadastro de funcionários e familiares atendidos


26.4.3.2.2 Dossiê por programa social de qualidade de vida


26.4.3.2.3 Ficha de avaliação sócio-econômica


26.4.3.2.4 Formulário agendando consulta 1 ano - E - Eliminação

26.4.3.2.5 Formulário de encaminhamento ao IAMSPE


26.4.3.2.6 Processo relativo ao programa social de qualidade de vida


26.4.3.2.7 Prontuário social vigência - E - Eliminação

26.4.3.2.8 Proposta anual de trabalho vigência 5 anos E - Eliminação

26.4.3.2.9 Relatório anual de avaliação das atividades de serviço social


26.4.3.2.10 Relatório de visita domiciliar vigência - E - Eliminação

26.5 Capacitação de Servidores

26.5.1

Eventos (Congresso, conferência, Seminário, Simpósio, Encontro, Convenção, Ciclo de Palestras, Mesa Redonda, etc.)

26.5.1.1 Levantamento das Necessidades de Capacitação - LNC

26.5.1.2 Planejamento, realização e avaliação de eventos (sugestões, palestras, trabalhos apresentados)

26.5.1.3 Processo de elaboração de eventos de capacitação

26.5.1.4 Catálogo de programação de eventos e treinamentos

26.5.1.5 Indicação (pedido de servidor para treinamento, cursos, eventos)

26.5.1.5.1 Atestado de freqüência em curso 5 anos - E - Eliminação

26.5.1.5.2 Cadastro de instrutores e instituições especializadas em ensino e treinamento


26.5.1.5.3 Calendário de Cursos e Estágios - CEE


26.5.1.5.4 Cronograma de cursos 1 ano 2 anos E - Eliminação

26.5.1.5.5 Dossiê de curso 1 ano 5 anosGP - Guarda Permanente

26.5.1.5.6 Plano de atividades de desenvolvimento e capacitação


26.5.1.5.7 Processo de autorização de curso


26.5.1.5.8 Processo de capacitação de recursos humanos


26.5.1.5.9 Processo de concessão de bolsa de estudo




26.5.1.5.10 Processo de concurso para admissão em cursos da Academia da Polícia Militar


26.5.1.5.11 Relatório de avaliação de curso de capacitação ou qualifi cação técnica


26.5.1.5.12 Relatório de desempenho de participantes de cursos


26.5.1.5.13 Relatório mensal de custos com cursos



26.5.2 Execução de Eventos

26.5.2.1 Comprovante de participação de servidor em cursos de treinamento, aperfeiçoamento

26.5.2.2 Contratação de instrutor

26.5.2.3 Declaração sobre participação

26.5.2.4 Dossiê do curso / evento

26.5.2.5 Encaminhamento de certifi cados aos participantes nos cursos

26.5.2.6 Processo de pagamento a instrutores / instituições

26.5.2.7 Registro de certifi cados

26.6 Carteira de Identidade Funcional e Outras Identifi cações

26.6.1 Carteiras e crachás recolhidos

26.6.2 Comprovante de recebimento de carteira funcional

26.6.3 Emissão de carteira funcional ou outros documentos de identifi cação

26.7 Delegações de Competência, Procuração

26.8 Direitos, Obrigações e Vantagens

26.8.1 Folhas de Pagamento. Fichas Financeiras

26.8.1.1 Contracheque (Espelhar o aviso de crédito dos vencimentos/proventos)

26.8.1.2 Ficha fi nanceira (Demonstrativo fi nanceiro com despesa com pessoal)

26.8.1.3 Folha de pagamento (Descrever o pagamento de vencimentos/proventos)

26.8.1.4 Processo de folha de pagamento de servidores

26.8.1.5 Relatório de resumo da folha de pagamento

26.8.1.6 Comunicação de débitos pendentes de servidores

26.8.1.6.1 Autorização para descontos não previstos em lei


26.8.1.6.2 Aviso de férias 1 ano - E - Eliminação

26.8.1.6.3 Aviso prévio vigência 5 anos E - Eliminação

26.8.1.6.4 Boletim informativo para elaboração da Folha de pagamento


26.8.1.6.5 Comunicado de dispensa ou desligamento


26.8.1.6.6 Comunicado de exclusão de pessoal da Frente de Trabalho


26.8.1.6.7 Contrato individual de trabalho vigência 5 anos E - Eliminação

26.8.1.6.8 Declaração de encargos de dependentes para fi ns de Imposto de Renda


26.8.1.6.9 Escala de férias 1 ano - E - Eliminação

26.8.1.6.10 Escala de licenças-prêmio 1 ano - E - Eliminação

26.8.1.6.11 Extrato do INSS para fi ns de complementação de aposentadoria


26.8.1.6.12 Ficha fi nanceira de pagamento de servidores, inativos ou pensionistas




26.8.1.6.13 Folha de pagamento (via arquivada na Secretaria da Fazenda)


26.8.1.6.14 Folha de pagamento (via arquivada nas Unidades de Recursos Humanos)


26.8.1.6.15

Formulário de atualização de dados pessoais e funcionais para a elaboração da Folha de pagamento (via arquivada na Secretaria da Fazenda)


26.8.1.6.16

Formulário de atualização de dados pessoais e funcionais para a elaboração da Folha de pagamento (via arquivada nas Unidades de Recursos Humanos)


26.8.1.6.17 Guia de autorização para consignação em Folha de pagamento


26.8.1.6.18 Informação judicial 1 ano 5 anos E - Eliminação

26.8.1.6.19 Livro de registro de empregados vigência 2 anosGP - Guarda Permanente

26.8.1.6.20 Ordem de crédito complementar individual


26.8.1.6.21 Ordem de crédito das folhas de pagamento


26.8.1.6.22 Pedido de demissão vigência 5 anos E - Eliminação

26.8.1.6.23 Pedido de retenção ou suplementação do auxílio-alimentação


26.8.1.6.24 Planilha de concessão de décimos incorporados


26.8.1.6.25 Planilha de concessão de incorporação de gratifi cação de representação


26.8.1.6.26 Processo de admissão para prestação voluntária de serviços



26.8.1.6.27 Processo de afastamentos ou licenças


26.8.1.6.28 Processo de aposentadoria vigência 60 anos E - Eliminação

26.8.1.6.29 Processo de aposentadoria e pensão de advogados, economistas e serventuários


26.8.1.6.30 Processo de auditoria de contratos de consignatórios


26.8.1.6.31 Processo de cálculo de incorporação de vantagens pecuniárias


26.8.1.6.32 Processo de cálculo para pagamento de precatório


26.8.1.6.33 Processo de compensação de decisões judiciais


26.8.1.6.34 Processo de compensação previdenciária


26.8.1.6.35 Processo de complementação de proventos de aposentadoria


26.8.1.6.36 Processo de complementação do valor da pensão


26.8.1.6.37 Processo de concessão de direitos e benefícios


26.8.1.6.38 Processo de concessão e incorporação de vantagens pecuniárias


26.8.1.6.39 Processo de contratação de estagiário


26.8.1.6.40 Processo de desconto de honorário advocatício em Folha de pagamento


26.8.1.6.41 Processo de diferença de vencimentos


26.8.1.6.42 Processo de dispensa de reposição de vencimentos




26.8.1.6.43 Processo de extorno ou reposição


26.8.1.6.44 Processo de guias de recolhimento de PIS/PASEP


26.8.1.6.45 Processo de incorporação de décimos


26.8.1.6.46 Processo de indeferimento de férias por absoluta necessidade do serviço


26.8.1.6.47 Processo de inscrição para consignação em Folha de pagamento


26.8.1.6.48 Processo de pagamento a quem de direito


26.8.1.6.49 Processo de pagamento de férias e licença-prêmio em pecúnia


26.8.1.6.50 Processo de pagamento de salário-maternidade


26.8.1.6.51 Processo de pensão mensal ao benefi ciário do servidor público estadual


26.8.1.6.52 Processo de pensão mensal ao benefi ciário do servidor público municipal - CASEM


26.8.1.6.53 Processo de período de ressarcimento do PIS/PASEP


26.8.1.6.54 Processo de reforma ou transferência para a reserva


26.8.1.6.55 Processo de renúncia de proventos


26.8.1.6.56 Processo de rescisão de contrato individual de trabalho


26.8.1.6.57 Processo de unifi cação de critérios de pagamento


26.8.1.6.58 Processo para cancelamento de inscrição no IAMSPE


26.8.1.6.59 Processo para pagamento de benefício da Lei de Guerra


26.8.1.6.60 Processo para pagamento de pensão auxílio-creche


26.8.1.6.61 Processo para pagamento de pensão alimentícia


26.8.1.6.62 Processo para pagamento de pensão especial


26.8.1.6.63

Processo para pagamento de pensão especial aos participantes da Revolução Constitucionalista de 1932


26.8.1.6.64 Processo para pagamento de pensão parlamentar


26.8.1.6.65 Processo para pagamento de pensão - Segurança Pública


26.8.1.6.66 Processo relatório de gratifi cação de Gestão e Controle do Erário Estadual = GECE de Autarquia


26.8.1.6.67 Processo relatório de gratifi cação de representação de Autarquia


26.8.1.6.68 Quadro demonstrativo da Folha de Pagamento de Autarquia e Fundações


26.8.1.6.69 Quadro demonstrativo de pagamento de férias


26.8.1.6.70 Recibo de 13º salário 1 ano 5 anos E - Eliminação

26.8.1.6.71 Recibo de abono de férias 1 ano 5 anos E - Eliminação

26.8.1.6.72 Recibo de adiantamento de 13º salário


26.8.1.6.73 Recibo de entrega de auxílio-alimentação


26.8.1.6.74 Recibo de entrega de comunicado de dispensa




26.8.1.6.75 Recibo de entrega de requerimento do seguro-desemprego


26.8.1.6.76 Recibo de entrega de vale-transporte


26.8.1.6.77 Recibo de gozo de férias 5 anos - E - Eliminação

26.8.1.6.78 Recibo de pagamento de férias 5 anos - E - Eliminação

26.8.1.6.79 Recibo de pagamento de salário-educação


26.8.1.6.80 Relação de crédito bancário 1 ano - E - Eliminação

26.8.1.6.81 Relação de funcionários afastados


26.8.1.6.82 Relatório anual da Folha de pagamento


26.8.1.6.83 Relatório com o total de designação por entidade


26.8.1.6.84 Relatório com quantidade de holerites


26.8.1.6.85 Relatório comparativo da Folha de pagamento


26.8.1.6.86 Relatório de 1/3 de férias por Secretaria


26.8.1.6.87 Relatório de auditoria da Folha de pagamento


26.8.1.6.88 Relatório de auditoria do Sistema de Despesa de Pessoal de Estado - ACCA


26.8.1.6.89 Relatório de auxílio-alimentação 2 anos - E - Eliminação

26.8.1.6.90 Relatório de consolidação de despesa da Folha de pagamento - CLD-045


26.8.1.6.91 Relatório de custeio por entidade consignatória


26.8.1.6.92 Relatório de débito vigência 2 anos E - Eliminação

26.8.1.6.93 Relatório de distribuição de função de ensino


26.8.1.6.94 Relatório de histórico funcional 1 ano - E - Eliminação

26.8.1.6.95 Relatório de liberação fi nanceira às Autarquias e Tribunais


26.8.1.6.96 Relatório de ordens de crédito complementar emitidos mensalmente


26.8.1.6.97 Relatório de pagamento de pró-labore


26.8.1.6.98 Relatório de pagamento de substituição de função


26.8.1.6.99 Relatório de pagamentos não efetuados


26.8.1.6.100 Relatório de recolhimento de encargos sociais


26.8.1.6.101 Relatório de vencimentos e descontos


26.8.1.6.102 Relatório diário de operações realizadas


26.8.1.6.103 Relatório mensal de 13º salário 1 ano E - Eliminação

26.8.1.6.104 Relatório resumindo de consolidação de despesa da Folha de pagamento - CLD-60


26.8.1.6.105 Requerimento de isenção de contribuição previdenciária


26.8.1.6.106 Requerimento de revisão de pagamento


26.8.1.6.107 Requerimento para gozo de férias indeferidas


26.8.1.6.108 Requerimento para pagamento de auxílio-funeral


26.8.1.6.109 Solicitação da 1ª parcela do 13º salário


26.8.1.6.110 Solicitação de abono de férias 1 ano 5 anos E - Eliminação

26.8.1.6.111 Termo aditivo ao contrato individual de trabalho




26.8.1.6.112 Termo de rescisão de contrato individual de trabalho


26.8.2 Salários, Vencimentos, Proventos e Remunerações

26.8.2.1 Comunicação de decisão judicial

26.8.2.2 Pagamento de salário família

26.8.2.3 Processo de remuneração de servidor na função de instrutor

26.8.2.4 Processo de reposições salariais

26.8.2.5 Processo de salário família

26.8.2.6 Solicitação de remuneração de servidor na função de instrutor

26.8.3 Gratifi cações (Inclusive Incorporações)

26.8.3.1 Título Declaratório – Apostilamento (Cargos de função comissionada)

26.8.3.2 Processo de pagamento de gratifi cação natalina - 13º salário

26.8.4 Adicionais

26.8.4.1 Horas extras de servidor

26.8.4.2 Processo de adicional de atividades penosas

26.8.4.3 Processo de adicional de periculosidade

26.8.4.4 Processo de adicional noturno

26.8.4.5 Processo de adicional por tempo de serviço - qüinqüênio - adicional trintenário

26.8.4.6 Processo de concessão de adicional de insalubridade

26.8.4.7 Processo de pagamento de férias, adicional e abono pecuniário

26.8.4.8 Processo de serviço extraordinário (horas extras)


26.8.4.9 Requerimento para adicional de insalubridade

26.8.4.10 Requerimento para adicional de periculosidade

26.8.4.11 Requerimento para adicional noturno

26.8.5 Descontos. Consignações

26.8.5.1 Contratos de empréstimo em consignação

26.8.5.2 Solicitação de empréstimo em consignação

26.8.5.3 Processo de desconto (falta não justifi cada, etc.)

26.8.5.3.1 Ficha de Informação de Financiamento - FIF


26.8.5.3.2 Processo de carteira do lazer vigência 2 anos E - Eliminação

26.8.5.3.3 Processo de concessão de bolsa de estudos reembolsável


26.8.5.3.4 Processo de fi nanciamento habitacional


26.8.5.3.5

Processo de repasse de pagamento de seguro habitacional e Fundo de Compensação e Variação Salarial - FCVS



26.8.5.3.6

Processo de repasse de pagamento do Fundo de Compensação e Variação Salarial - FCVS


26.8.5.3.7 Relatório do Fundo de Compensação e Variação Salarial - FCVS


26.8.6 Contribuição Sindical do Servidor

26.8.7 Contribuição para o Plano de Seguridade Social

26.8.8 Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF)

26.8.8.1 Declaração de Rendimentos para IRPF

26.8.8.2 Declaração de rendimentos e bens para IRPF



26.8.9 Pensões Alimentícias

26.8.9.1 Determinação judicial para pensão alimentícia

26.8.9.2 Processo de pensão alimentícia

26.8.10 Encargos Patrimoniais. Recolhimentos

26.8.10.1 Processo de obrigações patronais

26.8.10.2 Processo de PASEP. PIS

26.8.10.3 Processo de recolhimento de FGTS

26.8.10.4 Processo de contribuição sindical do empregado

26.8.10.5 Processo de contribuição para o plano de seguridade social

26.8.10.6 Processo de pagamento de auxílio natalidade

26.8.10.7 Processo de recolhimento do imposto de renda

26.8.10.7.1 Processo de recolhimento de contribuição para o Plano da Seguridade Social


26.8.10.7.2 Processo de recolhimento de contribuição sindical


26.8.10.7.3 Processo de recolhimento do FGTS


26.8.10.7.4 Processo de recolhimento do PIS/PASEP


26.8.10.7.5 Relação Anual de Informações Sociais - RAIS


26.8.10.7.6 Relação de contribuição sindical, assistencial e confederativa


26.8.11 Férias

26.8.11.1 Escala de férias 1 ano - E - Eliminação

26.8.11.2 Requerimento de férias regulamentares (marcação, adiamento, cancelamento)

26.8.11.3 Processo de férias regulamentares

26.8.12 Licenças

26.8.12.1 Comunicação de acidente de trabalho

26.8.13 Licenças Especiais

26.8.13.1 Concessão / homologação de licença especial

26.8.13.2 Processo de concessão de licenças especiais

26.8.13.3 Requerimento para Licenças Especiais

26.8.14

Licenças Médicas - acidente em serviço, adotante, doença em pessoa da família, gestante, paternidade, tratamento de saúde

26.8.14.1 Atestado médico

26.8.14.2 Guia médica

26.8.14.3 Comunicação de afastamento de servidor

26.8.14.4 Concessão / homologação de licença médica

26.8.14.5 Processo de concessão de licenças médicas

26.8.15

Afastamentos - Exercício de mandato eletivo, depoimentos, prestar assistência como jurado, suspensão de contrato de trabalho (CLT)

26.8.15.1 Comunicação de afastamento de servidor

26.8.16 Concessão para Ausentar-se do Serviço

26.8.16.1 Convocação para o TRE

26.8.16.2 Processo de horário especial para estudante

26.8.16.3 Processo para ausentar-se do serviço



26.8.16.4 Requerimento para ausentar-se do serviço

26.8.16.5 Requerimento para horário especial

26.8.17 Reembolsos

26.8.17.1 Processo de reembolso de despesas

26.8.17.2 Requerimento de reembolso de despesas

26.8.17.3 Ressarcimento de servidor de cobranças indevidas

26.8.18 Auxílios (Alimentação/refeição, assistência pré-escolar/creche, vale-transporte)

26.8.18.1 Cadastro de escola para assistência pré-escolar

26.8.18.2 Cadastro de usuário para vale-transporte

26.8.18.3 Compra de vale-transporte

26.8.18.4 Processo de assistência pré-escolar

26.8.18.5 Processo de auxílio alimentação

26.8.18.6 Processo para aquisição de vale-transporte

26.8.18.7 Recibo de entrega de vale-transporte

26.8.18.8 Recibo de mensalidade escolar

26.8.18.9 Relação de usuários e custo de vale-transporte

26.8.18.9.1 Cadastro de crianças matriculadas e inscritas


26.8.18.9.2 Cardápio semanal 1 ano - E - Eliminação

26.8.18.9.3 Ficha de controle de estoque de alimentos e medicamentos


26.8.18.9.4 Ficha de controle mensal de peso e altura


26.8.18.9.5 Ficha de inscrição da criança 5 anos - E - Eliminação

26.8.18.9.6 Ficha de matrícula da criança vigência 28 anos E - Eliminação

26.8.18.9.7 Ficha de registro mensal de freqüência


26.8.18.9.8 Ficha individual de vacinação vigência -

26.8.18.9.9 Lista de freqüência em passeios ou viagens


26.8.18.9.10 Lista de presença em reuniões de pais


26.8.18.9.11 Livro de matrícula de crianças vigência 2 anosGP - Guarda Permanente

26.8.18.9.12 Livro de ocorrências com as crianças


26.8.18.9.13 Mapa mensal de refeições vigência 2 anos E - Eliminação

26.8.18.9.14 Planilha anual de controle de pesos e medidas


26.8.18.9.15 Planilha de controle de vacinação

vigência 5 ans E - Eliminação

26.8.18.9.16 Programa de atividades recreativas e pedagógicas


26.8.18.9.17 Prontuário da criança vigência 28 anos E - Eliminação

26.8.18.9.18 Registro fotográfi co de evento infantil


26.8.18.9.19 Relatório de enfermagem 5 anos - E - Eliminação

26.8.18.9.20 Relatório mensal de saúde da criança


26.8.18.9.21 Vídeo de evento infantil 2 anos -GP - Guarda Permanente

26.8.19 Aposentadoria

26.8.19.1 Atestado de incapacidade ou capacidade para o trabalho - junta médica

26.8.19.2 Aposentadoria de servidor no cargo efetivo

26.8.19.3 Requerimento de aposentadoria (concessão, revisão, etc.)



26.8.19.4 Processo de aposentadoria (concessão, revisão, etc.)

26.8.19.5 Recadastramento de inativos e pensionistas

26.8.20 Contagem e Averbação de Tempo de Serviço

26.8.20.1 Processo de averbação de tempo de serviço

26.8.20.2 Requerimento para averbação do tempo de serviço

26.8.20.3 Tempo de serviço de servido

26.8.21 Pensões (Vitalícia, temporária e provisória)

26.8.21.1 Concessão de pensão estatutária

26.8.21.2 Requerimento para pensão estatutária

26.8.21.3 Processo de pensão estatutária

26.8.22 Adiantamento e Empréstimos a Servidores

26.8.23 Assistência à Saúde

26.8.23.1 Acompanhamento da evolução clínica médica dos servidores

26.8.23.2 Acompanhamento de exame periódico dos servidores

26.8.23.3 Controle das consultas e atendimentos

26.8.23.4 Credenciamento de profi ssionais para assistência odontológica

26.8.23.5 Ficha clínica

26.8.23.6 Processo de credenciamento de profi ssionais e de estabelecimentos hospitalares

26.8.23.7 Prontuário Médico ou Odontológico

26.8.23.7.1 Atestado de origem vigência 30 anosGP - Guarda Permanente

26.8.23.7.2 Certifi cado de Aprovação de Equipamento de Proteção Individual - CAEPI


26.8.23.7.3 Certifi cado de Aprovação de Instalações - CAI


26.8.23.7.4

Certifi cado de registro no Serviço Especializado em Engenharia de Segurança e em Medicina do Trabalho


26.8.23.7.5 Comunicado de Acidente de Trabalho - CAT


26.8.23.7.6 Dados Informativos de Acidentes - DIA


26.8.23.7.7 Declaração das instalações vigência - E - Eliminação

26.8.23.7.8 Dossiê da CIPA por mandato vigência 3 anos E - Eliminação

26.8.23.7.9 Dossiê de campanha de prevenção


26.8.23.7.10 Ficha de controle de inspeção de extintores


26.8.23.7.11 Ficha de informação para o Ministério do Trabalho - SSMT


26.8.23.7.12 Inquérito sanitário de origem vigência 30 anosGP - Guarda Permanente

26.8.23.7.13 Laudo Técnico das Condições Ambientais de Trabalho - LTCAT


26.8.23.7.14 Laudo técnico pericial de riscos ambientais


26.8.23.7.15 Lista de presença em reuniões da CIPA


26.8.23.7.16 Livro de atos da CIPA vigência 2 anosGP - Guarda Permanente

26.8.23.7.17 Livro de inspeção do trabalho vigência 2 anosGP - Guarda Permanente

26.8.23.7.18 Mapa anual de acidentes de trabalho


26.8.23.7.19 Mapa de riscos 3 anos - E - Eliminação

26.8.23.7.20 Perfi l Profi ssiográfi co Previdenciário - PPP




26.8.23.7.21 Planta de ambientes de trabalho e localização de extintores


26.8.23.7.22 Processo de constituição de Comissão Interna de Prevenção de Acidentes - CIPA


26.8.23.7.23 Processo de constituição de Comissão Permanente de Segurança - COPESE


26.8.23.7.24 Processo de eleição da CIPA vigência 5 anosGP - Guarda Permanente

26.8.23.7.25 Processo de sindicância de acidente de trabalho


26.8.23.7.26 Programa bienal de segurança e medicina do trabalho


26.8.23.7.27 Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional - PCMSO


26.8.23.7.28 Programa de Prevenção de Riscos Ambientais - PPRA


26.8.23.7.29 Prontuário médico do funcionário ou servidor público


26.8.23.7.30 Relatório da Comissão Permanente de Segurança


26.8.23.7.31 Relatório do Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional - PCMSO


26.8.23.7.32 Relatório do Programa de Prevenção de Riscos Ambientais - PPRA


26.8.24 Higiene e Segurança do Trabalho

26.8.25 Prevenção de Acidentes de Trabalho - CIPA

26.8.26 Refeitórios, Cantinas, Copas

26.8.27 Inspeções Periódicas de Saúde

26.9 Freqüência

26.9.1 Horário de Expediente

26.9.1.1 Controle de Freqüência 1 ano 1 ano E - Eliminação

26.9.1.2 Escala de plantão 1 ano 1 ano E - Eliminação

26.9.1.2.1 Atestado de freqüência 1 ano 5 anos E - Eliminação

26.9.1.2.2 Banco de horas vigência - E - Eliminação

26.9.1.2.3 Boletim de freqüência 1 ano - E - Eliminação

26.9.1.2.4 Comunicado de ocorrências 1 ano - E - Eliminação

26.9.1.2.5 Escala de serviço vigência 10 anos E - Eliminação

26.9.1.2.6 Ficha de registro de freqüência (modelo 100)


26.9.1.2.7 Ficha individual de alterações vigência 60 anos E - Eliminação

26.9.1.2.8 Formulário de justifi cativa de faltas

1ano 5 anos E - Eliminação

26.9.1.2.9 Mapa da freqüência 1 ano 5 anos E - Eliminação

26.9.1.2.10 Mapa de horas-extras 1 ano 5 anos E - Eliminação

26.9.1.2.11 Pedido de abono de faltas 1 ano 5 anos E - Eliminação

26.9.1.2.12 Planilha de controle de horas-extras


26.9.1.2.13 Processo de concessão de horário de estudante


26.9.1.2.14 Processo de concessão de horário especial


26.9.1.2.15 Processo de convocação de prestação de serviço extraordinário e horas-extras


26.9.1.2.16 Quadro demonstrativo de registro de freqüência


26.9.1.2.17 Registro de ponto 1 ano 5 anos E - Eliminação

26.9.1.2.18 Relação de servidores com ocorrências


26.9.2 Missões fora da Sede, Viagens a Serviço

26.9.2.1 Autorização de afastamento

26.9.2.2 Comunicação sobre viagem de servidor

26.9.2.3 Processo de diárias/passagens

26.9.2.4 Relatório de viagem



26.9.3 Com Ônus para a Instituição (Ajuda de custo, diárias, passagens, prestação de contas, relatórios de viagem)

26.9.3.1 Prestação de contas referentes a diárias e passagens

26.9.3.2 Processo de concessão de ajuda de custo para viagem a serviço

26.9.3.3 Recibo de entrega de bilhete de passagem aérea

26.9.3.4 Requerimento para concessão de ajuda de custo

26.9.3.5 Solicitação de emissão de passagem aérea

26.9.4 Sem Ônus para a Instituição

26.10 Movimentos Reivindicatórios: Greves, Paralisações

26.11 Obrigações Trabalhistas ou Estatutárias. Relações com o Ministério do Trabalho

26.11.1 Recibo de entrega da RAIS

26.12

Quadros, Tabelas e Política de Pessoal

26.12.1 Estudos e Previsão de Pessoal

26.12.1.1 Tabelas de cargos, vencimentos, fundamentos legais, órgãos

26.12.1.1.1 Decreto de fi xação, extinção ou relotação de postos de trabalho


26.12.1.1.2 Ficha de cadastros de cargos e funções


26.12.1.1.3 Organograma funcional vigência 2 anosGP - Guarda Permanente

26.12.1.1.4 Processo de alteração de grade vigência 2 anos E - Eliminação

26.12.1.1.5 Processo de criação de cargo vigência 5 anosGP - Guarda Permanente

26.12.1.1.6 Processo de extinção de cargo vigência 5 anosGP - Guarda Permanente

26.12.1.1.7 Processo de identifi cação e classifi cação de função


26.12.1.1.8 Processo de transformação de cargo


26.12.1.1.9 Quadro anual de pessoas, de cargos criados, providos e vagos


26.12.1.1.10 Quadro de cargos e funções 1 ano 5 anosGP - Guarda Permanente

26.12.1.1.11 Quadro de classifi cação de cargos e funções


26.12.1.1.12 Relatório mensal de cargos e funções


26.12.2 Criação, Classifi cação e Remuneração de Cargos e Funções

26.12.2.1 Processo de classifi cação de cargos e funções

26.12.2.2 Descrição das atribuições de cargos e funções

26.12.2.2.1 Processo de estudo de política salarial


26.12.2.2.2

Processo de estudo para aperfeiçoamento de métodos e técnicas de recrutamento e seleção


26.12.2.2.3 Processo de estudo para classifi cação de cargos e funções


26.12.2.2.4

Processo de estudo para defi nição das exigências, requisitos, interstícios e demais procedimentos aplicáveis ao acesso


26.12.2.2.5 Processo de estudo para subsidiar as políticas de recrutamento e seleção


26.12.2.2.6 Processo de estudo sobre a necessidade de cursos




26.12.2.2.7 Processo de planejamento anual de concursos públicos e seleção


26.12.2.2.8 Processo de proposta de contratação e qualifi cação de recursos humanos


26.12.2.2.9 Processo de proposta de padrão de lotação


26.12.2.2.10 Relatório de pesquisa sobre mercado de trabalho


26.12.2.2.11 Relatório técnico de dimensionamento do quadro de pessoal


26.12.3 Reestruturações e Alterações Salariais

26.12.3.1 Estudos, planos, normas, projetos

26.12.3.2 Processo de reestruturação e alterações salariais

26.12.3.3 Promoção na Carreira (Promoção Horizontal, Vertical, etc.)

26.12.4 Movimentação de Pessoal

26.12.4.1 Estudos ou decisões de caráter geral

26.12.4.2 Ficha de admissão e de desligamento dos servidores

26.12.4.3 Requisição concessão de trânsito ao servidor

26.12.5

Provimento de Cargo Público (Admissão, Aproveitamento, Contratação, Nomeação, Readaptação, Recondução)

26.12.5.1 Controle de nomeações

26.12.5.2 Nomeação de servidor para cargo efetivo / em comissão

26.12.5.3 Perfi l de servidor recém-nomeado

26.12.5.4 Processo de readaptação de servidor no cargo efetivo

26.12.5.5 Processo nomeação para cargo efetivo

26.12.5.6 Termo de Posse para atestar compromisso com as atribuições do cargo

26.12.6 Vacância de Cargo Público (Demissão, Dispensa, Exoneração, Falecimento, Rescisão Contratual)

26.12.6.1 Exoneração de servidor do cargo efetivo / em comissão

26.12.6.2 Comunicação de falecimento de servidor

26.12.6.3 Dispensa de servidor da Função Comissionada

26.12.6.4 Processo de declaração de vacância por falecimento de Servidor

26.12.6.5 Processo de demissão de servidor por abandono de cargo

26.12.6.6 Processo de exoneração de servidor

26.12.6.6.1 Comunicado de falecimento 2 anos - E - Eliminação

26.12.6.6.2 Declaração negativa de admissão de pessoal



26.12.6.6.3 Livro de posse de servidores vigência 2 anosGP - Guarda Permanente

26.12.6.6.4 Pedido de prorrogação de prazo para o exercício do cargo


26.12.6.6.5 Pedido de prorrogação de prazo para posse


26.12.6.6.6 Processo de dispensa de função-atividade


26.12.6.6.7 Processo de exoneração do cargo


26.12.6.6.8 Processo de substituição de ocupante de cargo ou função-atividade




26.12.6.6.9 Processo para preenchimento de função-atividade



26.12.6.6.10 Processo para provimento de cargo



26.12.6.6.11 Relação de substituições remuneradas



26.12.7 Lotação, Remoção, Transferência

26.12.7.1 Controle do quadro de lotação de servidores

26.12.7.2 Apresentação / indicação de servidor para lotação, participação em Comitês e Grupos

26.12.7.3 Solicitação de lotação de servidor para lotação, participação em Comitês e Grupos

26.12.7.4 Lotação de servidor

26.12.7.5 Processo de lotação, remoção, transferência de servidor

26.12.8 Designação, Disponibilidade, Redistribuição, Substituição

26.12.8.1 Designação de servidor para exercer ou substituir Função Comissionada

26.12.8.2 Indicação de servidor para Função Comissionada

26.12.8.3 Indicação de servidor para substituição de titulares

26.12.8.4 Processo de designação, disponibilidade, redistribuição e substituição

26.12.9 Requisição de Pessoal. Cessão

26.12.9.1 Autorização de cessão de servidor

26.12.9.2 Comunicação de cessão / não cessão / retorno, etc..

26.12.9.3 Processo de requisição / cessão de servidor

26.12.9.4 Requisição de servidor (solicitação, prorrogação, etc.)

26.13 Recrutamento, Seleção e Acompanhamento

26.13.1 Candidatos a Cargo Público

26.13.1.1 Curriculum Vitae

26.13.1.2 Cartas de apresentação, recomendações, etc.

26.13.1.2.1 Currículo de candidato a emprego público


26.13.1.2.2 Ficha de inscrição de candidato a emprego público


26.13.1.2.3 Livro de registro de concurso público


26.13.1.2.4 Processo de abertura de concurso para provimento de cargo mediante nomeação


26.13.1.2.5 Processo de abertura de processo seletivo especial ou concurso interno


26.13.1.2.6

Processo de abertura de processo seletivo para preenchimento de função-atividade mediante admissão


26.13.1.2.7 Processo de abertura de processo seletivo para prestação voluntária de serviços


26.13.1.2.8 Processo de aproveitamento de remanescentes de concurso público


26.13.1.2.9 Processo referente aos programas de recrutamento e seleção


26.13.1.2.10 Provas e gabaritos de concurso público ou processo seletivo




26.13.1.2.11 Relação das admissões por concurso público ou processo seletivo



26.13.1.2.12 Relação das contratações por tempo determinado



26.13.1.2.13 Relação de servidores e funcionários cedidos à Organização Social



26.13.2 Exames de Seleção - Concurso

26.13.2.1 Edital de concurso público

26.13.2.2 Exame pré-admissional

26.13.2.3 Freqüência de candidato na prova de concurso público

26.13.2.4 Inscrição de candidato para concurso público (fi cha, cartão)

26.13.2.5 Planejamento e elaboração de Concurso Público

26.13.2.6 Processo de homologação do resultado fi nal do Concurso Público

26.13.2.7 Processo de incapacidade para ingressar no Serviço Público

26.13.2.8 Processo de planejamento e elaboração de Concurso Público

26.13.2.9 Processo de revisão de resultado

26.13.2.10 Procuração efetuar inscrição em concurso público

26.13.2.11 Prova de concurso público

26.13.2.12 Questionamentos, solicitações, recursos de candidatos

26.13.2.13 Relação de candidatos e locais de prova

26.13.3 Convocação de Concursados

26.13.3.1 Controle de candidatos aprovados em concurso público

26.13.3.2 Controle do número de vagas para determinar convocação de concursados

26.13.3.3 Convocação de candidato aprovado em concurso público

26.13.3.4 Processo de nomeação de candidatos aprovados em outros concursos públicos

26.13.3.5 Proposta de provimento de cargos, solicitação nomeação de concursados

26.13.3.6 Solicitação de candidatos aprovados em outros concursos

26.13.3.7 Solicitação, por outro órgão, de candidatos aprovados em concurso público da Justiça Estadual

26.13.4 Avaliação de Servidores

26.13.4.1 Avaliação de ambientação e de desempenho

26.13.4.2 Processo de homologação do resultado fi nal do estágio probatório

26.13.4.2.1 Apostila de avaliação de desempenho


26.13.4.2.2 Ata de reunião dos responsáveis pela avaliação


26.13.4.2.3 Boletim de desempenho para readaptação funcional


26.13.4.2.4 Dossiê de avaliação de funcionários demitidos


26.13.4.2.5 Formulário de avaliação de cursos de formação e aperfeiçoamento funcional


26.13.4.2.6 Formulário de avaliação de desempenho




26.13.4.2.7 Formulário de manifestação sobre o cumprimento de metas


26.13.4.2.8 Plano de desempenho do órgão ou unidade


26.13.4.2.9 Processo administrativo de avaliação de desempenho e estágio probatório


26.13.4.2.10

Processo avaliatório para concessão do Prêmio de Incentivo à Produtividade e Qualidade - PIPQ


26.13.4.2.11 Recibo de entrega do demonstrativo da avaliação de desempenho


26.13.4.2.12 Relatório dos processos avaliatórios


26.13.5 Estagiários

26.13.5.1 Certifi cados e declaração de estágio

26.13.5.2 Encaminhamento de estagiário às unidades

26.13.5.3 Estágios promovidos por outras instituições

26.13.5.4 Estudos, propostas, programas, relatórios fi nais

26.13.5.5 Pasta individual do estagiário

26.13.5.6 Processo de convênio para contratação de estagiários

26.13.5.7 Processo de pagamento da bolsa-estágio

26.13.5.8 Solicitação / encaminhamento de estagiário

ANEXO II – Resolução nº 483/2009

PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DOS PROCESSOS PARA ELIMINAÇÃO

Os principais instrumentos de controle de documentos do sistema de arquivos são as Tabelas de Classificação. São instrumentos que regulam o arquivamento da documentação/processos, estabelecendo os prazos, critérios e responsabilidades pela conservação e/ou eliminação de documentos.

Os principais responsáveis pela elaboração das Tabelas devem ser os próprios técnicos que trabalham com os documentos, através de uma ou várias comissões interdiciplinares.

A Tabela de Classificação das ações traz a definição prévia de prazos de guarda, com observância das regras legais, conforme abaixo:

Devem ser observados os seguintes prazos:

- Prazo da Ação Rescisória: 2 anos contados do trânsito (art.495,CPC), decadencial- Prazo Prescricional: 10 anos (ação julgada procedente sem execução ou sem notícia do cumprimento da obrigação).- Prazo da execução da sucumbência: 5 anos- Prazo da Ação Anulatória: 4 anos- Prazo da Revisão Criminal: não há (art. 622 CPP).- Prazo de reabilitação criminal: 2 anos (art. 94 CP).- Prazo de guarda de Incidentes Processuais: Seguir a temporalidade do processo principal.

2. Observações da tabela de classificação das ações para avaliação posterior, quando findo o prazo de guarda “corrente”:

- Processos com sentença sem exame do mérito deverão seguir a temporalidade:Tempo corrente (unidade produtora) = tempo necessárioTempo intermediário (arquivo) = 05 anos- Processos criminais com sentença condenatória: Tempo corrente (unidade produtora) = tempo necessárioTempo intermediário (arquivo) = guarda permanente - Processos criminais com sentença absolutória transitada em julgado:Tempo corrente (unidade produtora) = tempo necessárioTempo intermediário (arquivo) = 5 anos- Processos do JECRIM (réu condenado):



Tempo corrente (unidade produtora) = tempo necessárioTempo intermediário (arquivo) = guarda permanente- Processos de Guarda Permanente:Ações relativas à família, união estável entre conviventes e ao estado e capacidade das pessoas.Ações relativas a registros públicos, inclusive processos administrativos.

Ações relativas à posse, registro e propriedade de bem imóvel, inclusive as de desapropriação, apossamento administrativo (desapropriação indireta), usucapião, servidão, ratificação de área, discriminatória de terras, divisão, demarcação e adjudicação compulsória.

Procedimentos de infância e juventude de adoção, guarda e suprimento do consentimento.Ações de direitos humanos.Ações de direito ambiental.Ações coletivas.Ações criminais (exceto as absolutórias).Precedentes de súmulas.

A Tabela de Classificação de Documentos deve conter prazos de guarda previstos para as ações com decisões transitadas em julgado e documentos arquivados.

O trânsito em julgado das decisões deve ser o marco para a contagem do prazo de guarda do documento “autos judiciais”.

A triagem ou análise dos processos e documentos nessas condições deve obedecer ao seguinte roteiro:

1ª FASE – TIPO DE FEITO (NATUREZA) – cautelar, cognitiva, executiva, especial ou de embargos. Nesse momento, se verificará, por meio do pedido, a natureza do feito, podendo esta ser cautelar, cognitiva, executiva ou ainda especial ou deembargos.

2ª FASE – ESPÉCIE DO FEITO - Descobrir a espécie do feito. Alguns tipos de feito não passarão pela segunda fase, como é o caso das ações cautelares e de conhecimento. Normalmente, a espécie da ação é expressa logo no início da petição.

3ª FASE – PROVIMENTO DEMANDADO – declaratório, constitutivo ou condenatório. Essa verificação também é feita por meio do pedido. As ações de conhecimento são as únicas a passarem por essa fase, uma vez que somente elas se subdividem em diferentes tipos de provimentos demandados, podendo ser declaratório, constitutivo ou condenatório.

4ª FASE – PROVIMENTO OBTIDO - pedido acolhido ou rejeitado – (excluem-se as ações executivas).O servidor deve verificar se o juiz acolheu ou não o pedido do autor. Apenas as ações executivas não passam pela quarta fase.

5ª FASE – ANÁLISE DO MÉRITO – (com ou sem apreciação). É o momento em que o servidor verificará se o juiz se pronunciou quanto ao mérito ou não. Essa fase só se aplicará àqueles pedidos que não foram acolhidos, uma vez que em todo pedido acolhido (exceto os cautelares) foi analisado o mérito. Aqui convém esclarecer que as ações cautelares só comportam julgamento de mérito em pedido não acolhido, nos casos em que é reconhecida a prescrição ou a decadência.

6ª FASE – PROCESSO VINCULADO –; das ações condenatórias com pedido acolhido e ações executórias. Esse estágio é para aquelas ações cujo prazo de guarda pode ser definido pela existência de um outro processo vinculado. Verifica-se essa peculiaridade com relação às ações cautelares cujo pedido foi acolhido ou não (mas nesse último caso, sem julgamento de mérito), às ações condenatórias com pedido acolhido e executórias. Sendo assim, esses tipos de feito devem ter um acompanhamento mais atento já que sua destinação pode estar ligada a uma outra ação a eles vinculada.

7ª FASE – PRAZO DE GUARDA –Para que essa verificação seja feita com segurança, é preciso que todas as fases anteriores tenham sido observadas com precisão. A regra geral é que tudo o que não tem análise de mérito e não está ligado a outra ação seja guardada apenas durante o prazo precaucional. As outras seguirão o “Prazo da Rescisória + prazo precaucional”, seja da sentença que o extinguiu, seja da sentença que extinguiu o processo a ele vinculado, a depender do caso. Observar o prazo da ação rescisória, da ação anulatória, o prazo precaucional e o prazo prescricional.

8ª FASE – DESTINAÇÃO - (dos processos/documentos sujeitos à eliminação e os que deverão ser guardados permanentemente). Os funcionários devem separar aqueles processos sujeitos à eliminação daqueles que serão guardados permanentemente, selecionados com base na tabela, como, por exemplo, as ações condenatórias sem execução.



GESTÃO DOCUMENTAL - TABELA DE CLASSIFICAÇÃO DE AÇÕES JUDICIAIS

TIPODEFEITO

ESPÉCIE DA AÇÃO

PROVIMENTO DEMANDADO

PROVIMENTO OBTIDO

ANÁLISEDO MÉRITO

PROCESSOVINCULADO

PRAZO DE GUARDA

DESTINO

CA

UT

ELA

R

pedidoacolhido

com ação ordinária

Prazo de temporalidadeda ação de conhecimento(principal)

sem ação ordinária(cautelarsatisfativa)

Prazo de precaução = 5 anos

Eliminação

pedidonão acolhido

extinto sem julgamentodo mérito

com ação ordinária

Prazo de temporalidadeda ação de conhecimento(principal)

sem ação ordinária(cautelarsatisfativa)


Eliminação

extinto com julgamentodo mérito

Prazo da rescisória(2anos) + prazo de precaução(5 anos) = 7 anos

Eliminação

CO

NH

EC

IME

NT

O

- declaratório

- constitutivo

pedido acolhidoPrazo da rescisória(2anos) + prazo de precaução(5 anos) = 7 anos

Eliminação

pedido não acolhido



Eliminação



Eliminação

- condenatório Pedido acolhido

comcumprimentode sentença (execução)


Eliminação

semcumprimentode sentença (execução)

Prazo da rescisória(2) e prazo prescricional+ prazo de precaução= 13 anos

Eliminação

pedido não acolhido



Eliminação



Eliminação

EX

EC

UT

ÓR

IAS

título executivo extrajudicial

título executivo fi scal

comembargos

Ver prazo dos embargos

Eliminação

semembargos– execução extinta


Eliminação

semembargos

prazo de precaução = 5 anos

Eliminação



EM

BA

RG

OS

E

AÇ

ÕE

S E

SP

EC

IAIS

emb.à execução fundada em título extrajudicialembargos à arremataçãoembargos à adjudicaçãoconsignação em pagamentoação de depósitoreintegração de possemanutenção na posseinterditoproibitórioembargos de terceiroação monitóriamandado de segurança

Pedido acolhidoPrazo da rescisória(2anos) + prazo de precaução(5 anos) = 7 anos

Eliminação

Pedido não acolhido

Extinto com julgamentodo mérito


Eliminação

Pedido não acolhido

Extinto sem julgamentodo mérito


Eliminação

ANEXO III

Resolução nº 483/2009

PROGRAMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DE SÃO PAULO

MANUAL DE GESTÃO DE AUTOS FINDOS

Sumário

1 Apresentação 3

2 Justifi cativa 4

2.1 Embasamento legal 6

3 Gestão de documentos 7

3.1 Gestão de autos fi ndos 7

3.2 Conceitos básicos 7

3.3 Classifi cação arquivística de documentos 12

3.4 Ações de guarda permanente 13

3.4.1 Relativas à privatização 13

3.4.2 Ações de Direito Ambiental 14

3.4.3 Ações de desapropriação 14

3.4.4 Ações coletivas 15

3.4.5 Ações criminais 15

3.4.6 Ações condenatórias sem execução 16

3.4.7 Precedentes de súmulas 17

4 Aplicação da Resolução 17

4.1 Seleção de ações judiciais 17

4.2 Tabela de temporalidade 18

4.3 Aplicação da Resolução no acervo acumulado 19

5 Escopo de trabalho (ACERVO) 20

6 Conservação de documentos 23

6.1 Objetivos 23

6.2 Fatores de deterioração dos documentos 23

6.3 Recomendações 23

6.3.1 Como deve ser o ambiente de guarda dos documentos 23

6.3.2 Como devem ser manuseados os documentos em suporte papel 24

6.3.3 O melhor acondicionamento para os documentos 25

6.3.4 Como conservar fotografi as 26

6.3.5 Como conservar documentos eletrônicos 26

6.3.6 Bibliografi a 35



1 - APRESENTAÇÃOEste manual se destina a orientar a implementação do Programa de Gestão de Documentos Arquivísticos do Tribunal de

Justiça do Estado de São Paulo, consubstanciado na Resolução nº 483/2009, aprovada por seu Órgão Especial, ao propor rotinas para gerenciamento dos acervos de documentos administrativos e de processos judiciais, visando à preservação da memória do Poder Judiciário Paulista e da sociedade.

Por gestão de documentos, entendemos o conjunto de procedimentos e operações referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente (Lei nº 8.159/91, art. 3º).

A aprovação do Programa de Gestão de Documentos do Tribunal de Justiça do Estado de são Paulo pelo seu Órgão Especial demonstra a preocupação do TJSP com a conservação de documentos, para a preservação do patrimônio público, da memória da sociedade e para o exercício da cidadania.

Constitui-se em um conjunto de políticas institucionais definidas, que privilegiam a preservação da documentação considerada histórica, com o objetivo de melhor organizar a administração do arquivo, isto é, a guarda adequada; a localização rápida e precisa; e a eliminação sistemática dos documentos que já perderam a sua importância para a instituição e para a sociedade.

A racionalização dos procedimentos aperfeiçoa as unidades arquivísticas por meio do seu “enxugamento”, que passam a guardar apenas aqueles documentos efetivamente consultados ou de valor permanente, facilitando o acesso à informação.

O Programa não se restringe a um conjunto de ações e metodologias aplicáveis apenas aos arquivos do Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo. Todas as unidades administrativas e judiciárias participam do programa. Elas são responsáveis pela classificação dos documentos que produzem, pelo controle da temporalidade dos documentos arquivados provisoriamente em suas dependências, pela remessa sistemática dos seus documentos ao arquivo central, com base na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos do TJSP, quando se tratar dos documentos administrativos ou com base nos critérios relativos à gestão dos processos judiciais transitados em julgado (Tabela de Classificação e Tabela de Temporalidade).

Os arquivos do TJSP, além da organização e da conservação adequadas do acervo e da garantia ao acesso aos documentos institucionais sob sua guarda, passam também a ser responsáveis pela avaliação e, conseqüentemente, pela destinação final dos documentos.

Assim, este Manual estará sempre em processo de aperfeiçoamento e, portanto, sujeito a eventuais alterações decorrentes da incorporação de novas normas ou da aplicação de novas rotinas.

2 - JUSTIFICATIVAOs documentos são patrimônio público, tanto no sentido administrativo quanto do ponto de vista cultural. A sociedade delega

à Justiça o dever de zelar por esse patrimônio e propiciar o acesso a ele, de modo a assegurar o direito à informação, garantidopela Constituição Federal, em seu art. 5o:

XXXIII – todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível àsegurança da sociedade e do Estado; (...)

Ainda em seu art. 23, a CF/ 1988 estabelece a competência comum da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos municípios:

III – proteger os documentos, as obras e outros bens de valor histórico, artístico e cultural, os monumentos, as paisagens naturais notáveis e os sítios arqueológicos; IV – impedir a evasão, a destruição e a descaracterização de obras de arte e de outros bens de valor histórico, artístico ou cultural.

Se a guarda e a conservação dos documentos é feita de um modo que dificulta o acesso ao seu conteúdo, os cidadãos estão sendo privados de seu direito à informação e também de outros direitos decorrentes do uso desses registros como prova documental, perdendo estes a sua utilidade.

Convém lembrar ainda que a falta de zelo com os arquivos é crime, previsto na Lei n. 9.065/98, art. 62: Destruir, inutilizar ou deteriorar:(...)II - arquivo, registro, museu, biblioteca, pinacoteca, instalação científica ou similar protegido por lei, ato administrativo ou

decisão judicial:Pena - reclusão, de um a três anos, e multa.Além da importância mais direta para a instituição e para os interesses particulares dos cidadãos, os documentos do Poder

Judiciário têm papel fundamental em um processo de mais longa duração: o direito à memória. Eles devem, portanto, ser conservados e organizados de forma que possibilitem a pesquisa histórica.

O direito à memória significa não só criar condições para os pesquisadores realizarem suas pesquisas, mas também para a sociedade constituir e reforçar sua identidade cultural. As três dimensões da documentação do Poder Judiciário — patrimônio público, elementos de constituição e exercício da cidadania —, bem como a base de preservação da memória da sociedade correspondem, na teoria arquivística, às três idades da documentação. São patrimônio público os documentos correntes, como os processos em tramitação; são elementos de constituição e exercício da cidadania os documentos intermediários, como as ações judiciais já transitadas em julgado, mas que ainda podem ser utilizadas para a verificação de direitos; e são necessáriosà preservação da memória da sociedade os documentos históricos, de valor permanente, como algumas ações judiciais já transitadas em julgados.

Os arquivos são carentes de políticas de preservação e organização, o que dificulta o acesso às informações e a sua utilização como fonte de pesquisa histórica. Seu fim será administrativo e jurídico, passando, em longo prazo, a histórico.

A função principal dos arquivos permanentes ou históricos é reunir e tratar os documentos após o encerramento de sua função primeira, que é sua utilização pelo órgão que o gerou, ou seja, o documento passa de arsenal da administração para celeiro da história. É considerado um arquivo permanente o local onde os documentos terão uma preservação definitiva, no qual não deverão ser só custodiados, mas também disponibilizados para usos científico, social e cultural; ou seja, divulgados e privilegiados como matéria-prima da pesquisa. Nos arquivos públicos estão registrados os direitos e deveres do Estado para com o cidadão e do cidadão para com o Estado, provas e testemunhos que deverão ficar preservados. O documento, para o historiador, possui valor de informação, além de ter sentido de prova, possibilitando conhecer a organização e o funcionamento do órgão que lhe deu origem.

A eliminação de autos findos sempre foi um assunto melindroso e, como não houvesse critérios para sua seleção com vistas à preservação e à eliminação, as instituições do Poder Judiciário estabeleceram o costume de guardar todo o acervo de julgados indiscriminadamente. Pela precaução segundo a qual “é preferível pecar pelo excesso do que pela falta”, os arquivos



foram transformados em depósitos. Estudos da Unesco indicam, no entanto, que os documentos de guarda permanente representam apenas de 2% a 5%

de toda a massa documental produzida pelas instituições públicas (Rhoads: 1983)1. Com base nesse dado, levantou-se o questionamento quanto à exigência de economicidade, que significa a relação entre custo e benefício a ser observada na atividade pública.

O custo da guarda indiscriminada de autos findos compromete parte significativa do orçamento das instituições judiciárias, embora, em geral, não haja recursos suficientes para garantir condições adequadas de preservação e de localização dos documentos.

Essa massa documental tem um valor informativo temporário, sendo, portanto, um exagero conferir valor histórico a toda ela.

Ademais, a alegação de preocupação histórica como justificativa para a guarda indiscriminada de documentos não procede, pois é conhecido que a maior parte dos arquivos da Justiça não se encontra em condições de acondicionamento adequadas. Na maioria dos arquivos, o tempo e as condições ambientais têm se encarregado da destruição, eliminando os processos sem fazer qualquer distinção.

O aspecto financeiro também tem um grande apelo. Em face desse problema, enfrentou-se o desafio de estabelecer critérios para a guarda e eliminação de autos findos. O

primeiro obstáculo foi encontrar o embasamento legal para implementar a medida.

2.1 - Embasamento legalA destruição de processos findos era disciplinada pelo art. 1.215 do Código de Processo Civil – Lei n. 5.925, de 1973.

Contudo, esse dispositivo foi suspenso pela Lei n. 6.246, de 1975, até a edição de lei específica sobre a matéria. A Lei n. 8.159/91, ao dispor sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, caracteriza-se como lei especial a normatizar a eliminação dos feitos judiciais.

A Lei n. 8.159/91 revogou de forma tácita o art. 1.215 porque disciplina a gestão de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias (Art. 7o). O Decreto n. 2.942, de 18 de janeiro de 1999, acrescenta:

Art. 1o Os arts. 7o e de 11 a 16 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre arquivos públicos e privados, ficam regulamentados na forma a seguir:

Art. 2o São arquivos públicos os conjuntos de documentos:I - produzidos e recebidos por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, em decorrência

de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias;II - produzidos e recebidos por agentes do Poder Público, no exercício de seu cargo e/ou função.Verifica-se, pelo preceito contido no art. 20 da mencionada lei, referência expressa aos processos judiciais, ao dispor que: Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo

Poder Judiciário Federal, no exercício de suas funções, tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.

Portanto, resta claro que o legislador contemplou os processos judiciais na Lei n. 8.159, de 1991, já que estes encerram a própria função judiciária ou jurisdicional.Esta norma também pode ser aplicada pelo Poder Judiciário Estadual.

Vencida a questão legal, restava ainda o segundo obstáculo, que era a definição dos parâmetros para a gestão dos processos judiciais, pois a solução para a questão da guarda de autos findos situa-se na eleição de critérios que pautem a eliminação. Oscritérios eleitos pela Comissão são baseados na teoria geral do processo.

3 - GESTÃO DE DOCUMENTOSGestão de Documentos é um conjunto de procedimentos técnicos e operacionais referentes às atividades de produção,

tramitação, classificação, avaliação e arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária, visando à sua eliminaçãoou ao seu recolhimento ao Arquivo Permanente, e tem como objetivos:

- Organizar, de modo eficiente, a geração, o gerenciamento, a manutenção e a destinação dos documentos.- Selecionar e preservar a documentação, eliminando os documentos que não tenham valor administrativo, fiscal, legal,

histórico ou científico. - Garantir o uso adequado da micrografia e de outras técnicas de gerenciamento eletrônico de documentos. - Assegurar o acesso à informação governamental quando e onde se fizer necessária ao governo e aos cidadãos.- Garantir a preservação e o acesso aos documentos de caráter permanente, reconhecidos por seu valor histórico e

científico.A gestão de documentos contribui para as funções dos arquivos sob diversos aspectos, tais como: garantir que as políticas

e atividades do Estado sejam documentadas adequadamente; selecionar e reunir documentos de valor permanente, tentando diminuir ao máximo o número de documentos de valor transitório; garantir a melhor organização desses documentos; e inibir a eliminação de documentos de valor permanente.

3.1 - Gestão de autos findosDe posse de conceitos básicos de Direito Processual Civil, chegou-se à conclusão de que a análise para a eliminação de

autos findos deve ser feita caso a caso. A análise compartimentalizada do processo impede que se possa fazer um estudo sistêmico e racional que leve à solução do

problema de superlotação dos arquivos. O mais recomendável é, portanto, a análise da natureza do provimento jurisdicional.A natureza do provimento jurisdicional esclarece a questão do prazo de guarda pelo seguinte motivo: ela funciona como um

divisor de águas determinando quais aguardarão o prazo baseado exclusivamente na rescisória e quais aguardarão um prazo precaucional para ser eliminado.

3.2 - Conceitos básicosPara a compreensão de todas as fases da seleção dos processos com vistas à sua guarda permanente ou eliminação, é

necessário um conhecimento prévio de alguns conceitos de Direito Processual Civil.a) Ação e processoAção é o direito ao exercício da atividade jurisdicional ou o poder de exigir esse exercício. Tal poder/direito é executado por

meio de um complexo de atos chamado processo.



A ação tem o seu exercício condicionado ao preenchimento de alguns requisitos: possibilidade jurídica do pedido, interesse de agir e legitimação ad causam.

Quando a ação não preenche qualquer dessas condições, diz-se que o autor é carente de ação. Isso quer dizer que o juiz não chegará a apreciar o mérito da causa, ou seja, sequer examinará se o autor tem ou não razão. Por isso, nesse caso, diz-se que o processo foi extinto sem julgamento do mérito.

Vale dizer que, nessas hipóteses, o autor pode ingressar de novo com a mesma ação, pois, como não foi julgado o mérito, não se faz coisa julgada material. Este último conceito será descrito mais adiante.

b) Classificação das açõesAs ações classificam-se de acordo com o provimento jurisdicional demandado. Se a ação visa a um provimento de mérito, ela é chamada ação de conhecimento. O conceito de mérito da causa abrange o

conflito de interesses qualificado pela pretensão do autor e a resistência do réu com a parte da causa referente ao conjunto defatos examinados, juridicamente, pelo órgão judicante, para prolatar a decisão e solucionar a relação jurídica. Portanto, na ação de conhecimento existe uma análise acurada da questão, cabendo ampla argumentação e todos os meios de prova. Essa ação originará um processo de conhecimento.

As ações de conhecimento subdividem-se em meramente declaratórias, constitutivas e condenatórias.As ações meramente declaratórias visam apenas a que o órgão jurisdicional se pronuncie acerca da existência ou inexistência

de uma relação jurídica ou mesmo de um fato. Ou seja, objetivam apenas a certeza jurídica, não impõem uma prestação ao vencido, nem criam, modificam ou extinguem situação jurídica. Portanto, a sentença meramente declaratória pode ser positiva ou negativa e tem efeito normativo.

A ação constitutiva visa à extinção, modificação ou constituição de uma relação jurídica.As ações condenatórias visam à declaração da existência do direito, sua violação e a aplicação de uma sanção, abrindo a

possibilidade de se promover execução forçada (por isso, diz-se que apenas o processo condenatório forma título executivo).Convém explicar, porém, que a sentença tem um papel fundamental, pois pode alterar a espécie da ação de conhecimento.

Todas as sentenças são declaratórias em sentido amplo e contêm a declaração da regra jurídica substancial concreta; no entanto, só com o acolhimento da pretensão é que se perfazem as sentenças condenatórias e constitutivas. De outra sorte, serão declaratórias negativas.

Se a ação visa a um provimento satisfativo, ela é chamada de ação executiva. Com provimento satisfativo se quer dizer, um provimento que autorize a imediata fruição de um direito.

A ação de execução tem por objetivo dar efetividade a uma determinada sanção. Não há exame de mérito, pois esse já foi analisado. O seu pré-requisito é o título executivo. O título executivo pode ser tanto judicial (sentença condenatória) ou extrajudicial.

No processo de execução, o princípio da igualdade das partes é bastante minorado. Apesar de o executado ter direitos e garantias processuais, no processo de execução o autor já tem o direito, não havendo espaço para essa discussão. Não é como no processo de conhecimento em que esse fato ainda tem de ser comprovado. Porém, há uma oportunidade de o executado tentar se defender: os embargos do devedor.

Os embargos do devedor são uma ação de conhecimento incidental no processo de execução. Há, portanto, uma sentença de mérito ao final. Essa ação opõe-se à execução para desconstituir o título ou para paralisar a execução ou para desfazer a arrematação, adjudicação ou para exercer direitos de retenção. A ação de embargos só existe se houver processo de execução.

A ação cautelar foi criada para evitar que o objeto se perca na demora dos trâmites judiciais. Seu provimento baseia-se na aparência de que o autor tem razão e no perigo na demora, não havendo exame do mérito. Por essa razão, tem um caráter provisório atrelado à confirmação no processo principal.

A ação cautelar pode ser requerida de forma independente, sendo chamada de ação cautelar preparatória, ou pode ser requerida incidentalmente no processo principal já iniciado. Para efeito desse estudo, apenas a ação cautelar preparatória apresenta interesse em si mesma, já que as ações incidentais não formam autos separados, seguindo necessariamente o destino do processo principal.

O provimento de mérito dado na ação principal confirma ou revoga o provimento cautelar. O provimento na ação cautelar preparatória também se sujeita à revogação se o autor não intentar a ação principal no prazo legal.

O juiz está autorizado a reconhecer também a prescrição no processo cautelar. Quando tal ocorrer, houve exame de mérito, fazendo coisa julgada material.

c) Coisa julgadaCoisa julgada é a qualidade da sentença não mais suscetível de reforma por meio de recursos. Essa qualidade da sentença

apresenta-se de dois modos: formal e material.Coisa julgada formal é a qualidade da sentença que não mais pode ser reexaminada naquele processo. É a imutabilidade

como ato processual. É a extinção do direito ao processo. É pressuposto da coisa julgada material.Coisa julgada material é a qualidade da sentença que torna imutáveis os efeitos produzidos pela sentença. Por causa dela,

nem o juiz pode voltar a julgar, nem as partes a litigar, nem o legislador a regular de outro modo aquela relação jurídica.Aqui é de se destacar que somente as sentenças de mérito produzem coisa julgada material. Aquelas que põem fim à

relação processual sem julgamento do mérito, as proferidas em procedimentos de jurisdição voluntária, as medidas cautelares, bem assim algumas decisões interlocutórias não têm autoridade de coisa julgada.

A coisa julgada apresenta limites objetivos e subjetivos. Limites objetivos da coisa julgada: apenas o dispositivo da sentença reveste-se da autoridade da coisa julgada.

Os motivos, a verdade dos fatos e a apreciação da questão prejudicial não fazem coisa julgada material. Porém, se as partes assim o requererem, as questões podem fazer coisa julgada material (Ação Declaratória Incidental).

Limites subjetivos da coisa julgada: a sentença faz coisa julgada às partes entre as quais é dada, nem beneficiando, nem prejudicando terceiros.

d) Ação rescisóriaA ação rescisória é aquela que tem a finalidade de ajuizar pedido de anulação de sentença passada em julgado. Na verdade,

o objeto varia: no juízo rescindente é obter a rescisão da decisão transitada em julgado; no juízo rescisório, é o eventual novojulgamento da causa original.

A natureza dessa ação também não é a mesma nos dois juízos. No juízo rescindente, é constitutiva negativa ou descontitutiva, uma vez que a decisão vale até que seja rescindida.

No juízo rescisório, no eventual rejulgamento da causa original, vai depender da natureza de cada caso, ou seja, da pretensão original.



Ao adotar a ação rescisória, fez-se uma opção política pela busca da verdade real, em detrimento da segurança jurídica da coisa julgada. O normal é que a coisa julgada seja definitiva por causa da segurança jurídica.

São pressupostos da rescisória:- existência de sentença de mérito passada em julgado;- possibilidade de ser invocada uma das causas de anulação de tal sentença, previstas no art. 485 do CPC;- não ter havido prescrição do prazo bienal previsto no art. 495 do CPC.É de se observar que não só a sentença, mas o acórdão de mérito também se sujeita à rescisória. Uma vez que há o

requisito da sentença de mérito, processo de execução stricto sensu não pode ser rescindido, mas a sentença de embargos à execução pode.

Processo cautelar também, em princípio, não é passível de rescisória. Porém, se na sentença ficar reconhecida a prescrição, é decisão de mérito, faz coisa julgada material, sujeita-se à rescisória.

Há algumas sentenças de mérito que não podem ser rescindidas. São aquelas que não fazem coisa julgada material como, por exemplo, a Ação Popular quando julgada improcedente por falta de provas, pois havendo a possibilidade do autor intentar de novo a ação, falta interesse de agir.

No caso dos acórdãos, tanto faz se for em ação originária do Tribunal ou em recurso, desde que seja de mérito. Por isso, cabe observar se houve efeito substitutivo, pois se não houve, não cabe rescisória do acórdão, cabe da sentença.

Com vistas a saber se houve ou não o mencionado efeito, deve-se observar se o recurso foi conhecido, ou seja, se passou pelo juízo de admissibilidade. Se foi conhecido, se teve ou não provimento, isso quer dizer se o acórdão deu ou não razão ao recorrente. Havendo o provimento, se este foi dado por error in procedendo ou error in judicando. Só nesta última hipótese é que haverá o efeito substitutivo. Em todas as outras, tal não ocorre, só cabendo rescisória da sentença.

e) RecursosA regra geral, no nosso processo civil, é a possibilidade de reexame das decisões judiciais, por órgão hierarquicamente

superior, na maioria das vezes. Há inclusive hipóteses cujo reexame é obrigatório, por ser matéria de interesse público, ainda que ninguém recorra da decisão, mas esses são casos de exceção. Em princípio, a decisão só é revista por provocação ou das partes ou de terceiros eventualmente prejudicados ou pelo Ministério Público.

São alguns deles:1. Apelação – é o recurso cabível, em regra, contra a sentença, quer o juiz se pronuncie acerca do mérito, quer se limite a

extinguir o processo sem examiná-lo. A diferença entre uma hipótese e outra reside no fato de que, na extinção do processo sem julgamento do mérito, caso a apelação seja provida, os autos retornarão ao órgão inferior para que este prossiga o feito até o julgamento do mérito. Tal decorre da característica da apelação de limitar o julgamento à matéria impugnada (efeito devolutivo).

Em geral, esse recurso também possui efeito suspensivo, impedindo que se execute, por exemplo, a sentença condenatória, enquanto não for julgado o recurso.

A petição da apelação é dirigida ao juiz que sentenciou, podendo este indeferi-la se faltar algum requisito de admissibilidade.

A apelação pode caber, inclusive, nos procedimentos de jurisdição voluntária, quando esta constituir verdadeiro pronunciamento judicial envolvendo ou um controle de legitimidade ou apreciação sobre a conveniência e a oportunidade do negócio jurídico. Nesse caso, a decisão é definitiva, embora não tenha o aspecto do contencioso.

2. Agravo – cabível nas decisões interlocutórias. O Tribunal só examina a questão específica daquela decisão; não suspende o curso do processo. Pode, a pedido do agravante, ficar retido nos autos. Se assim for, será julgado preliminarmente à apelação.Em geral, o agravo corre em autos apartados.

3. Embargos – podem ser infringentes, de declaração, em recurso especial, e em recurso extraordinário. Os embargos infringentes são cabíveis, normalmente, na jurisdição de segundo grau, de apelação ou contra decisão proferida em ação rescisória, quando não for unânime o julgado. Os embargos declaratórios prestam-se, unicamente, a provocar o juízo a pronunciar-se acerca de obscuridade, omissão ou contradição na decisão. Permite o reexame da decisão pelo próprio órgão que a emanou.

4. Recurso Especial e Recurso Extraordinário – são mecanismos de controle da aplicação da Constituição Federal e das leis federais pelos tribunais da União e dos Estados. Só comportam questão de direito, não têm efeito suspensivo.

f) Prescrição e decadênciaA decadência é um fenômeno jurídico que faz desaparecer o direito, quando este não é exercido pelo seu titular, dentro do

prazo legal. A decadência atinge o direito, o qual já nasce com seu exercício condicionado a espaço de tempo restrito. Dois fatores devem concorrer para que aconteça a decadência: o não-exercício de um direito e o decurso de determinado prazo com caráter peremptório.

A decadência, por via indireta, atinge também a ação; porém, seu objeto principal é o direito.Os prazos de decadência não são passíveis de dilatação, uma vez que não admitem causas de suspensão ou causas de

interrupção. Apenas o exercício efetivo do direito, dentro do prazo legal, obsta a decadência.Prescrição, ao contrário da decadência, extingue a ação ajuizável (meio jurídico de tornar efetivo o direito), quando o

titular não a exerce, dentro do prazo que a lei estabeleceu para esse fim. Prescrição é uma exceção oponível contra o que não exerceu, quando podia, a sua pretensão ou ação.

A ação não se confunde com o direito por ela garantido, ela é distinta, autônoma e independente do direito que protege. A ação é a faculdade de provocar o Judiciário para a proteção de direitos individuais.

A prescrição extingue diretamente a ação e, indiretamente, o direito por ela protegido.Para se saber se um prazo imposto à ação é de decadência ou de prescrição, basta verificar se a ação é ela mesma o

exercício do direito ou tem por fim proteger um direito. Conclui-se, portanto, que todas as ações condenatórias estão sujeitas à prescrição; que as ações constitutivas que têm

prazo especial fixado na lei estão sujeitas à decadência e que as ações constitutivas que não têm prazo especial de exercício fixado em lei e todas as ações declaratórias são perpétuas.

3.3 - Classificação arquivística de documentosTodo e qualquer documento produzido ou recebido pelas instituições no exercício de suas atividades e funções devem ser

classificados para facilitar as atividades de guarda, seleção, avaliação, destinação e utilização dos documentos. Os documentos são classificados com base em códigos de classificação de documentos, que costumam ser organizados em

classes e subclasses de assuntos, sempre do geral para o particular, distribuídas hierarquicamente de acordo com as atividades e funções da instituição. Cada classe ou subclasse de assunto possui um código numérico correspondente.



A classificação deve ser realizada por servidores que conheçam a estrutura e o funcionamento de cada unidade administrativa da instituição, encarregados das atividades de recebimento, registro, expedição, bem como do controle da tramitação e do arquivamento dos documentos.

O Direito Processual Brasileiro não existia de forma organizada até 1850 quando, logo após a elaboração do Código Comercial Brasileiro, editou-se o Regulamento n. 737, com intuito de regular apenas o processamento de causas comerciais. Apesar de sua aplicação restrita, esse Regulamento é considerado o primeiro Código Processual nacional.

Em 1890, por força do Regulamento n. 763, o Regulamento n. 737 foi estendido também aos feitos civis. À época houve uma grande celeuma em torno da validade jurídica desse instrumento legal, porém é de se reconhecer as melhorias introduzidas em comparação às Ordenações Filipinas.

O acervo da Justiça anterior a 1973, portanto, do ponto de vista histórico da reconstrução do direito e seu processo evolutivo,é valioso. É possível fazer uma avaliação e uma redução criteriosa dessa massa documental, porém essa atividade não tem lugar nesse momento. Tal estudo abordou apenas o CPC.

Com segurança e responsabilidade, é possível avaliar autos findos que fazem parte do direito processual que é conhecido, ou seja, a partir de 1973. Assim, os riscos corridos são calculados.

3.4 - Ações de guarda permanente3.4.1 - Relativas à privatizaçãoO regime das privatizações foi objeto de vários trabalhos, pois é um tema de grande interesse e que chama toda a sociedade

ao debate.A privatização é fruto do consenso acerca da redefinição do papel do Estado, do enxugamento da máquina e, por esse

motivo, apareceu em meio a grande polêmica.Inicialmente, as críticas possuíam um forte viés ideológico e atacavam a condução do Programa Nacional de Desestatização.

O controle social sobre suas contas, bem como dos resultados obtidos no processo foi intenso à época. Diversos leilões foram objetos de ações judiciais visando à suspensão dos mesmos.

Trata-se, por conseguinte, de um período de transformação nacional, de mudança de regime, que foi acompanhado de perto pelo Judiciário, e, por esse motivo, esse assunto foi selecionado para preservação.

Dada a relevância política desse processo, o contexto de ruptura com uma antiga ordem e a inserção em uma nova, convém guardar os feitos relacionados à privatização.

3.4.2 - Ações de Direito Ambiental A necessidade de guardar permanentemente as ações de direito ambiental se deve à importância que esse ramo da ciência

jurídica está assumindo nos nossos dias. Há uma crescente preocupação internacional com a garantia da qualidade de vida, bem como com a preservação de todas as formas de vida e dos diversos recursos naturais (florestais, hídricos, minerais).

A comunidade jurídica brasileira, em compasso com a internacional, começa a demonstrar preocupação e a cobrar formas mais eficazes de proteção da natureza, inclusive com a elaboração de um Código Ecológico. Nosso país, malgrado a devastação de que foi vítima ao longo de 500 anos, ainda possui grandes reservas florestais e hídricas que são motivos de preocupação de toda a comunidade internacional, sendo crescente o enfoque da mídia, a promoção de eventos e a literatura acerca da preservação dessas riquezas.

3.4.3 - Ações de DesapropriaçãoA ação de desapropriação decorre do poder do Estado de restringir o direito de propriedade dos particulares em prol do bem

comum mantendo, para o desapropriado, o equilíbrio econômico resultante da perda do bem.É a mais drástica das formas de intervenção estatal na propriedade e no domínio econômico. O Direito Constitucional

estabelece seus requisitos: necessidade ou utilidade pública, interesse social, além da conveniência administrativa, necessidadedo devido procedimento legal e a justa indenização.

Na prática, é o instrumento de que se vale o Estado para remover obstáculos da propriedade privada à execução de obras e serviços públicos, planos de urbanização, preservação do meio ambiente, distribuição de bens e promoção da justiça social.

Embora, geralmente, a desapropriação atinja a propriedade, todos os bens e direitos patrimoniais podem ser desapropriados como, por exemplo, o espaço aéreo, o subsolo, a posse legítima, ações, quotas ou direitos de uma sociedade e áreas de jazidas. Os próprios bens públicos são passíveis de desapropriação por entidades estatais superiores, assim como os bens de autarquias, fundações, empresas estatais e concessionárias de serviços públicos.

A ação de desapropriação pode ser anulada, por ilegalidade formal (incompetência da autoridade, por exemplo) ou substancial (perseguição pessoal, por exemplo, ao invés de interesse social), por intermédio da via judicial comum ou extraordinária, inclusive mandado de segurança, em caso de ofensa a direito líquido e certo do expropriado. O prazo prescricional para essa ação é de cinco anos.

Poderá, também, ser anulada por qualquer cidadão por intermédio de Ação Popular, caso se revele lesiva aos interesses públicos.

Além disso, há várias desapropriações históricas como a desapropriação da área do aeroporto Santos Dumont e a área onde foi construída a cidade de Brasília.

Por envolverem um tema de relevante interesse social, como a segurança jurídica da propriedade, essas ações foram selecionadas para a guarda permanente.

3.4.4 - Ações coletivasAs ações coletivas são o meio de tutela dos interesses e dos direitos difusos, coletivos e individuais homogêneos. Elas

surgiram apenas recentemente no ordenamento jurídico brasileiro, a partir do desenvolvimento do conceito de direitos metaindividuais.

As vias processuais previstas pela Constituição Federal de 1988 para a defesa dos interesses metaindividuais são a ação popular, o mandado de segurança coletivo e a ação direta de inconstitucionalidade.

Além dessas, previstas na CF, há também a ação civil pública, criada pela Lei n. 7.347/85, que tem por finalidade apurar responsabilidades por danos morais e patrimoniais causados ao meio ambiente, ao consumidor, aos bens de valor artístico, estéticos, históricos, turístico e paisagístico, por infração da ordem econômica e de qualquer outro interesse difuso ou coletivo.

A questão da tutela jurisdicional dos interesses coletivos é importante, pois é um meio de acesso mais democrático à justiça.



Conceitos como a legitimação para agir, os limites da coisa julgada nas demandas coletivas e as espécies de sanções têm características muito próprias nesse tipo de ação, não cabendo nas definições tradicionais do processo civil.

A construção desses conceitos tem sido, acima de tudo, jurisprudencial. É nas cortes que tem se desenvolvido e delimitado os pontos onde se alicerçam as ações coletivas. Por serem essas ações fonte de construção doutrinária e por versarem, em sua maioria, sobre temas de grande relevância social, foram selecionadas para a guarda permanente.

3.4.5 - Ações CriminaisO direito à liberdade é de tal importância que, no processo penal, a verdade real deve sobrepor-se à verdade formal, tendo

em vista estar em jogo bens como a liberdade e a dignidade humanas. Isso quer dizer que o princípio da imutabilidade da coisa julgada fica mitigado. Dessa forma, torna-se possível o instituto da revisão criminal.

Segundo esse instituto, o condenado em sentença criminal transitada em julgado pode solicitar, a qualquer tempo, nos casos expressos em lei (arts. 621 e ss do CPP), que o seu processo seja reexaminado.

A absolvição do condenado em ação revisional implica o restabelecimento de todos os direitos perdidos e a extinção de todos os efeitos surgidos de sua condenação. O Tribunal responsável pelo julgamento da ação poderá, em caso de erro judiciário e a requerimento do interessado, atribuir ao réu uma indenização pelos prejuízos sofridos.

Quanto à sentença absolutória, no entanto, uma vez transitada em julgado, os efeitos tornam-se irreversíveis, não sendo permitido, mesmo com novas provas, a reabertura do processo ou a instauração de outros, com base no mesmo fato, contra o mesmo réu.

A sentença penal absolutória tem qualidade de fato juridicamente relevante. Absolvido o réu, com fundamento numa causa excludente de antijuridicidade, a jurisdição civil, em nome do princípio da unidade de jurisdição, sofre seus efeitos, no campo da satisfação do dano ex delicto, podendo até impedir a propositura da ação civil. Se a absolvição for lastreada na inexistência do fato, a ação cível não pode ser proposta, bem assim se for reconhecido não ter sido o réu o autor do crime.

Todos os processos criminais foram selecionados para a guarda permanente não apenas pelo seu status processual, como também pela sua importância capital na vida do réu.

3.4.6 - Ações condenatórias sem execuçãoPara a compreensão dos motivos que levaram a selecionar esse tipo de ação como de guarda permanente, remete-se ao

artigo 219, § 5o do Código de Processo Civil: “Não se tratando de direitos patrimoniais, o juiz poderá, de ofício, conhecer da prescrição e decretá-la de imediato”.

A prescrição é o instituto jurídico que extingue uma ação ajuizável, quando o titular dessa ação não age dentro do prazo estabelecido legalmente. Portanto, a prescrição dissolve não o direito material, mas o seu exercício por meio da ação que o protege.

Direitos de natureza não patrimonial são aqueles sem conteúdo econômico ou mesmo não redutíveis a prestações pecuniárias. Apenas ações referentes ao estado ou à capacidade das pessoas têm esse cunho, sendo esse artigo do CPC de alcance bastante limitado.

O prazo prescricional começa a correr desde o momento em que o titular do direito pode usar da ação para defendê-lo ou restaurá-lo. O curso da prescrição pode ser impedido, interrompido ou suspenso. Nas causas impeditivas, o prazo da prescrição nem começa a correr; nas causas interruptivas, o prazo já iniciado cessa e o tempo transcorrido não é mais contado. Desaparecendo a causa interruptiva, o curso da prescrição se inicia novamente, como se nunca tivesse corrido. Nas causas suspensivas, o curso da prescrição estaciona e, desaparecendo a causa suspensiva, o curso da prescrição segue de onde parou.

O direito à exceção de prescrição, uma vez consumado o prazo para a extinção da ação, é permanente. Pode ser exercido ou renunciado.

Somente as ações condenatórias estão sujeitas à prescrição. Quando o provimento do juiz coincidir com o demandado, então temos uma sentença condenatória que é um título executivo. A partir da publicação dessa sentença, o autor tem o mesmo prazo que tinha para ajuizar a ação condenatória para entrar com uma ação de execução.

3.4.7 - Precedentes de SúmulasA importância da uniformização da jurisprudência vincula-se ao fato de que uma pluralidade de órgãos judicantes pode

enfrentar questões jurídicas iguais e sobre elas emanar entendimentos diversos.

O incidente de uniformização de jurisprudência deve ter por base a “divergência interna” dos julgados em um mesmo tribunal. Não é importante que o julgamento verse sobre o mérito ou que se preste a solucionar a questão principal ou questão prévia. Tanto faz também se se trata de Direito material ou de Direito processual.

As súmulas são o produto de uma ação contínua de uniformização da jurisprudência e condensam a jurisprudência predominante dos tribunais superiores, consolidando a interpretação da maioria absoluta dos julgadores a respeito de questões já decididas anteriormente, ainda que esses precedentes não tenham sido decididos por unanimidade. Como expressa o artigo 479 do CPC: “O julgamento, tomado pelo voto da maioria absoluta dos membros que integram o Tribunal, será objeto de súmula e constituirá precedente na uniformização da jurisprudência”.

Sendo assim, os processos que desencadearem essa manifestação do Tribunal têm grande importância doutrinária e histórica, merecendo o status de guarda permanente.

4 - APLICAÇÃO DA RESOLUÇÃO Nº 483/2009

4.1 - Seleção de ações judiciaisFase I: Aplicação da Tabela de Temporalidade (Anexo I). “Seleção dos processos de guarda permanente, conforme art. 2o

desta Resolução, e identificação, em destaque, como tal em suas capas”.A classificação das ações por classe e assunto é feita na autuação ou na distribuição se a Tabela de Classes e

Assuntos estiver atrelada com a Tabela de Temporalidade. As ações condenatórias sem execução e os precedentes de súmula não poderão, naturalmente, ser selecionados nesse momento. A leitura completa da petição inicial é fundamental para classificar corretamente. Após a classificação e constatação de que se trata de processo de guarda permanente, o servidor deve identificar de maneira ostensiva essa condição.

Na área de autuação, já se implementará como nova rotina e não deverá acarretar grande transtorno. Eventualmente, no início, haverá um momento de adaptação à mudança e é certo que o ato de autuar fica mais complexo. A partir desse momento, a autuação deixa de ser um mero protocolo para ser uma instância de avaliação e classificação. A autuação é o primeiro filtro



para a preservação de autos.Nesse momento, muitos processos já terão sua guarda definida, como é o caso de alguns processos de guarda permanente.

O servidor da autuação, por meio da leitura da petição inicial, reconhecerá assunto e classe, classificará a ação e, se for o caso, já a identificará como de guarda permanente.

Fase II: “Aplicação do Plano e da Tabela de Classificação das Ações(anexo II) aos processos para guarda permanente não selecionados na Fase I”.

Fase III: “Análise final casuística dos processos selecionados para eliminação pela Comissão Permanente de Avaliação Documental do Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo”.

O momento da avaliação é o mais subjetivo de todos, excetuando quanto aos processos precedentes de súmula, comprovados factualmente. A Comissão Permanente de Avaliação Documental usará de seu próprio parecer para seletar, dentre aqueles processos que não foram selecionados pelos outros critérios, alguns outros processos para a guarda permanente. A Comissão também está incumbida de analisar as propostas de guarda permanente feitas por magistrados. A Comissão tem liberdade para estabelecer seus próprios parâmetros e a forma de aplicá-los, podendo estabelecê-los previamente ou somente quando da avaliação dos processos sujeitos à eliminação.

Não é, porém, da competência da Comissão verificar quais processos foram precedentes de súmula. Essa tarefa é das Unidades Produtoras.

4.2 - Tabela de Classificação das Ações Transitadas em JulgadoEsta Tabela é um roteiro da triagem que sofrerão os processos ao longo de sua existência, seguindo um fluxo. A primeira fase dessa seleção se encontra sob o título “Tipo de Feito”. Nesse momento, se verificará, por meio do pedido, a

natureza do feito, podendo esta ser cautelar, cognitiva, executiva ou ainda especial ou de embargos.A segunda fase é descobrir a espécie do feito. Alguns tipos de feito não passarão pela segunda fase, como é o caso das

ações cautelares e de conhecimento. Normalmente, a espécie da ação é expressa logo no início da petição.A terceira fase é a do “Provimento Demandado”. Essa verificação também é feita por meio do pedido. As ações de

conhecimento são as únicas a passarem por essa fase, uma vez que somente elas se subdividem em diferentes tipos de provimentos demandados, podendo ser declaratório, constitutivo ou condenatório.

A partir da quarta fase, o servidor deve verificar se o juiz acolheu ou não o pedido do autor. Apenas as ações executivas não passam pela quarta fase.

A quinta fase, “Análise do Mérito”, é o momento em que o servidor verificará se o juiz se pronunciou quanto ao mérito ou não. Essa fase só se aplicará àqueles pedidos que não foram acolhidos, uma vez que em todo pedido acolhido (exceto os cautelares) foi analisado o mérito. Aqui convém esclarecer que as ações cautelares só comportam julgamento de mérito em pedido não acolhido, nos casos em que é reconhecida a prescrição ou a decadência.

A sexta fase da triagem diz respeito ao “Processo Vinculado”. Esse estágio é para aquelas ações cujo prazo de guarda pode ser definido pela existência de um outro processo. Verifica-se essa peculiaridade com relação às ações cautelares cujo pedido foi acolhido ou não (mas nesse último caso, sem julgamento de mérito), às ações condenatórias com pedido acolhido e executórias. Sendo assim, esses tipos de feito devem ter um acompanhamento mais atento já que sua destinação pode estar ligada a uma outra ação a eles vinculada.

A sétima fase é a determinação do “Prazo de Guarda”. Para que essa verificação seja feita com segurança, é preciso que todas as fases anteriores tenham sido observadas com precisão. A regra geral é que tudo o que não tem análise de mérito e não está ligado a outra ação seja guardada apenas durante o prazo precaucional. As outras seguirão o “Prazo da Rescisória + prazo precaucional”, seja da sentença que o extinguiu, seja da sentença que extinguiu o processo a ele vinculado, a depender do caso.

A oitava fase é a “Destinação”. Os funcionários devem separar aqueles processos sujeitos à eliminação daqueles que serão guardados permanentemente, selecionados com base na tabela, como, por exemplo, as ações condenatórias sem execução.

4.3 - Aplicação da Resolução no acervo acumuladoA aplicação desta Resolução, em um período inicial, será um momento de quebra de rotina, especialmente no que tange

aos arquivos. Esse período se repetirá até que os arquivos estejam inteiramente dentro dos novos padrões de gestão.Diz-se quebra de rotina porque o arquivo não trata apenas dos documentos novos, os quais já chegarão classificados

segundo os critérios mais recentes. Existe todo um acervo que não está dentro desses critérios e, por vezes, não está dentro decritério algum. Será preciso então escolher um momento para pôr todo esse acervo em ordem e esse será um momento atípico, de esforço concentrado, para atingir os objetivos da gestão documental.

Todo o acervo terá, portanto, de ser cadastrado segundo o padrão desta Resolução, para ter sua temporalidade estabelecida.

A aplicação nos arquivos é criteriosa e trabalhosa. No entanto, a Gestão Documental rende frutos os mais diversos em benefício da justiça, não só em relação à memória institucional, mas mesmo na preservação de direitos.

5 - ESCOPO DE TRABALHO (ACERVO)

Apresentamos as etapas a serem realizadas: 1. Registro de todas as atividades e operações para monitoramento e análise da necessidade de alterações, pois, como se

pode constatar ao longo da operação, o tratamento do documento judicial exige muitos cuidados. Além disso, surgem situações de fato que demandam perícia e, muitas vezes, até a intervenção do magistrado para sua solução. Processo administrativo servirá também para registrar todos os passos da seleção de autos e, assim, atestar que todas as etapas foram devidamente observadas.

2. Levantamento – Tomar conhecimento da situação do acervo é ação fundamental para que a seleção de autos tenha êxito. É preciso fazer um levantamento que aponte o número de processos arquivados, no todo e por classe, qual a situação cadastral de cada um, ou seja, se eles se encontram devidamente cadastrados no sistema, a localização dos processos, as condições do acervo e outras informações que o próprio setor julgar relevantes.

3. Separação das ações de guarda permanente – Após esse diagnóstico, o Arquivo poderá escolher as classes processuais a serem trabalhadas. Convém frisar que não é possível aplicar esta Resolução criteriosamente em todo acervo de uma só vez. O trabalho de gestão documental não pode ser feito de imediato, de modo universal; ao contrário, é um processo lento, para garantir a segurança da informação.



4. Corte cronológico – Para estabelecer a temporalidade de documentos é importante conhecer a data de sua autuação e de seu trânsito em julgado. Nesse momento, são verificados quais os processos têm prazo suficiente para eliminação. Um dos motivos pelos quais a data de autuação é importante fundamenta-se no fato de que um dos critérios de guarda permanente é o ajuizamento até o ano de 1940. O trânsito em julgado é o ponto de apoio para estabelecer o tempo de guarda. Além dessas razões, a amostra representativa que deverá ser guardada é calculada levando-se em consideração esses dois marcos temporais. Naturalmente, não se trabalhará com todos os processos com prazo suficiente para eliminação de uma vez. Deve-se escolher um lapso temporal por vez. Por exemplo, só processos que tenham tramitado de 1974 a 1994.

5. Comissão Permanente de Avaliação Documental coordenará os trabalhos de seleção e orientação dos Grupos de avaliação (Equipe Operacional), responsáveis pela seleção de autos nas Seções Judiciárias. Os membros dos Grupos de avaliação nas seções devem ser servidores de formação diversificada, sendo necessário haver pelo menos um servidor com formação jurídica.

6. Juiz Consultor – Depois de formada a Comissão, deve-se designar um juiz com jurisdição em vara competente para processar a classe escolhida para ser consultor. Por exemplo, se a classe escolhida for “Execuções Fiscais”, então o juiz consultor deverá ter jurisdição em vara de “Execuções Fiscais”. O juiz consultor terá a função de dirimir eventuais dúvidas da Comissão Permanente de Avaliação Documental e tomar providências para sanar quaisquer problemas relativos aos processos avaliados.

7. Análise – Todos os processos devem ser verificados com rigor. Nesse momento é que se fará uma primeira triagem por assunto, observando se a matéria tratada pela ação se encontra resguardada pela Resolução. Essa é uma necessidade absoluta, pois pode acontecer, por exemplo, de haver processos no arquivo que, na verdade, ainda deveriam estar tramitando.

8. Revisão da classificação – Antes de enviar os dados dos processos analisados para o Setor de Planejamento e Estatística, deve ser procedida uma revisão minuciosa na classificação. Após a análise dos processos, a listagem com os processos de fato passíveis de eliminação pode ter sequência.

9. Registros cadastrais – Todos os processos a serem eliminados devem ter seus dados básicos registrados no sistema (número do processo, nomes das partes, data de distribuição e trânsito em julgado, tipo de sentença) e outros que a Comissão e o juiz consultor acharem necessários. Esse cuidado é para fins de fornecimento de certidões posteriormente, caso haja alguma demanda nesse sentido.

10. Edital – Deve ser publicado o edital de eliminação, facultando às partes a requisição dos autos em 45 dias. O edital deve seguir o seguinte modelo:

EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE AUTOS JUDICIAIS FINDOS

O Presidente do Tribunal de Justiça do Estado de são Paulo faz saber, aos interessados adiante denominados, seus procuradores e a todos quantos possa interessar que, a partir do 45o (quadragésimo quinto) dia subseqüente à data de publicação deste edital no Diário da Justiça Eletrônico, a Coordenadoria de Arquivo deste Tribunal eliminarão autos de processos judiciais findos e com temporalidade cumprida de acordo com a Resolução no 483/2009, do Tribunal de Justiça do Estado de são Paulo e com a Portaria no xx, da E. presidência deste Tribunal, que estão relacionados a seguir.

Os interessados, no prazo citado, poderão comparecer às seguintes unidades para requerer, às suas expensas, cópias ou desentranhamento de peças de processos ou documentos, mediante petição, demonstrando o interesse e a legitimidade do pedido, que deve ser dirigida ao Presidente da Comissão Permanente de Avaliação Documental:

(Endereços / lugar / data)Presidente11. Órgãos públicos – Os órgãos públicos que forem partes nos processos a serem eliminados devem ser comunicados

também por correspondência.12. Sentenças – As sentenças dos processos a serem eliminados, caso não constem de livros de registros de guarda

permanente, devem ser retiradas e identificadas como documentos de guarda permanente. Sua disponibilização para consulta em meio digital deve ser providenciada.

13. Sistema – Deve ser criada uma nova fase indicando que o processo foi eliminado ou foi destinado à guarda permanente. Juntamente com a nova fase, deve ser criado um localizador para facilitar a recuperação da informação.

14. Termo de eliminação – Decorrido o prazo previsto no edital, deverá ser expedido o Termo de Eliminação com os processos que serão eliminados, por meio de trituração, e posteriormente encaminhados para reciclagem do papel triturado, revertendo em receita para o Fundo Especial de Despesa do Tribunal de Justiça.

15. Memória institucional – A preservação do registro oficial da produção intelectual do órgão é um dos objetivos da seleção de documentos. Os documentos judiciais, juntamente com os documentos administrativos e resoluções do corpo diretivo da instituição formam o que se chama de memória institucional. Para preservar essa memória e recuperar informação contida em seus documentos é preciso estabelecer práticas não apenas de conservação, mas de organização dos arquivos. A maneira de dispor os documentos arquivados e, antes disso, a escolha dos documentos a preservar, demonstram que história se quer contar com aquele acervo. Um documento não tem importância em si mesmo, muito embora em seu bojo possam ser encontradas informações valiosas. No entanto, é o conjunto de documentos que ajuda a compreender a realidade histórica que se deseja conhecer. Portanto, medidas que privilegiem unicamente a conservação do processo e que não levem em consideração essa característica de conjunto são equivocadas e farão com que a preservação do acervo resulte inútil, pois a informação nele contida continuará indisponível.

6 - CONSERVAÇÃO DE DOCUMENTOS“Conservação é o conjunto de procedimentos e medidas destinadas a assegurar a proteção física dos arquivos contra

agentes de deterioração”. (Dicionário de terminologia arquivística, 1996, p.18.)

6.1 - Objetivos- Preservar as informações.- Adotar medidas a fim de prolongar a vida dos documentos e a qualidade do acesso às informações.

6.2 - Fatores de deterioração dos documentosOs suportes modernos apresentam, desde a sua produção, fatores intrínsecos de deterioração, pois não existe preocupação

com a sua durabilidade. Dessa forma, por exemplo, o papel moderno é ácido e frágil; o disquete dura poucos anos e uma fotografia colorida perde rapidamente suas cores.

Existem também fatores extrínsecos que, isolados ou conjugados, ocasionam a deterioração dos documentos, qualquer que seja o seu suporte. São fatores extrínsecos:



- umidade e temperatura;- radiações luminosas;- poeira e poluição atmosférica;- ataques biológicos (insetos e microorganismos);- catástrofes (enchentes, incêndios);- manuseio e acondicionamento inadequados.Obs.: A deterioração resultante de fatores intrínsecos ou extrínsecos pode ser controlada ou amenizada adotando-se

medidas preventivas, que podem prolongar a vida dos documentos e garantir o acesso às informações neles contidas.

6.3 - Recomendações6.3.1 - Como deve ser o ambiente de guarda dos documentosO local de trabalho deve ser limpo. O acúmulo de pó no ambiente favorece o desenvolvimento e a proliferação de

microorganismos, ocasionando danos tanto aos documentos quanto à saúde das pessoas. A poeira também ocasiona danos aos equipamentos (computadores, etc.). Para se manter limpo o ambiente de trabalho, deve ser realizada, sistematicamente, a higienização das estantes, dos armários e do chão com aspiradores e panos levemente umedecidos, de forma a não dispersar o pó.

Não consumir alimentos e bebidas na área de trabalho, pois restos de comida e migalhas deixadas ali atraem roedores e insetos que atacam os documentos; além do risco de derramar líquidos, sujar documentos ou danificar equipamentos.

É proibido fumar nas áreas de trabalho e de guarda de documentos. Além da questão da segurança, os resíduos químicos existentes na fumaça causam danos a todos os suportes.

A área de guarda de documentos deve ser mantida com índices de 20ºC de temperatura e 50% de umidade relativa do ar. Altos índices de temperatura e umidade são extremamente prejudiciais aos documentos, pois esses fatores aceleram processos químicos de deterioração, além de permitir a proliferação de pragas (insetos) e o ataque de microorganismos (fungos e bactérias). Atenção especial deve ser dedicada aos filmes, fotografias, negativos e microfilmes, que são facilmente atacados por fungos. Temperaturas elevadas são prejudiciais aos documentos em suporte eletrônico e equipamentos de informática. Os ambientes muito secos, por sua vez, determinam a perda da umidade dos materiais. No caso do papel, ele torna-se quebradiço e frágil.

As estantes, mapotecas e armários devem ser de metal com revestimento à base de esmalte e tratados por fosfatação para evitar ferrugem. É contra-indicado o uso de mobiliário de madeira, que pode ser atacado por cupins e outros insetos que causam danos ao papel. Recomendam-se móveis adequados ao tipo e tamanho dos documentos de forma a evitar que os documentos sejam danificados.

A entrada de luz solar deve ser controlada com filtros UV nas janelas, ou com cortinas e persianas. O mobiliário deve ser posicionado de forma que não receba luz direta. As radiações luminosas são fatores de deterioração dos documentos, causando alterações físico-químicas na estrutura do papel, das tintas, das fotografias e do couro da capa dos livros. As luzes solar e artificiais emitem diversos tipos de radiações, sendo uma das mais prejudiciais as radiações ultravioleta. A emissão desse tipode radiação, existente principalmente nas lâmpadas fluorescentes, pode ser controlada com filtros especiais.

6.3.2 - Como devem ser manuseados os documentos em suporte papelAs mãos devem ser lavadas no início e ao final do trabalho. Freqüentemente, os dedos podem estar sujos de tinta, manchando

o papel. A gordura natural existente nas mãos também danifica o documento ao longo do tempo.Ao consultar livros ou documentos, não apoiar as mãos e os cotovelos. Recomenda-se sempre manuseá-los sobre uma

mesa.Cuidar para não rasgar o documento ou danificar capas e lombadas ao retirá-lo de uma pasta, caixa ou estante.Ao retirar um livro da estante é preciso segurá-lo com firmeza na parte mediana da encadernação. Retirar um livro puxando-o

pela borda superior da lombada ocasiona danos na encadernação.Não dobrar ou rasgar os documentos, pois o local no qual ele é dobrado resulta em uma área frágil que se rompe e rasga

facilmente.Evitar o uso de grampeador, especialmente em documentos de guarda permanente. Além das perfurações produzidas, os

grampos de metal enferrujam rapidamente.Evitar o uso de clipes de metal em contato direto com o papel. Utilizar de preferência clipes plásticos ou proteger os

documentos com um pequeno pedaço de papel na área de contato.Limitar o uso de furadores nos documentos correntes. Não usar fitas adesivas diretamente sobre os documentos. Esse tipo de cola perde a aderência rapidamente, resultando em

uma mancha escura de difícil remoção.O uso de cópias reprográficas de documentos é contra-indicado porque:- as máquinas reprográficas, que operam com luz ultravioleta em grande intensidade, causam danos tanto ao papel como à

tinta do documento original;- o manuseio inadequado na operação das máquinas copiadoras pode ocasionar dobras e rasgos nos documentos. No caso

de encadernados, pode danificar a costura e a lombada.Obs.: É importante lembrar que as fotocópias não substituem o original ou a 2a via de um documento.

6.3.3 - O melhor acondicionamento para os documentosQuanto ao acondicionamento de documentos, deve-se estar atento à qualidade dos materiais utilizados. A maioria dos

papéis e papelões disponíveis no mercado são ácidos e apresentam elementos prejudiciais como a lignina e o enxofre. A acidez, considerada um dos piores fatores de deterioração do documento ao longo do tempo, tem a característica de migrar por meio do contato, ou seja, uma embalagem confeccionada com material de má qualidade fatalmente ocasionará danos aos documentos nela acondicionados.

Deve-se analisar as melhores opções de embalagens e pode-se adotar diversos modelos de caixas, envelopes, fôlderes, pastas etc. Para definir a melhor forma de acondicionamento, é necessário considerar o tamanho e o tipo de documento, o espaço disponível, os custos e o tempo de guarda.

Uma boa solução de acondicionamento são as pacotilhas, que devem ser feitas com papel de boa qualidade e amarradas com cadarço de algodão.

Jamais utilizar barbantes ou elásticos, pois eles cortam e danificam a embalagem e os documentos ali acondicionados.Utilizar pastas com prendedores e hastes plásticas. Fixadores de metal enferrujam facilmente e danificam o documento.Usar embalagens de tamanho maior que o documento para não dobrá-lo ou amassá-lo.



Não acondicionar documentos acima da capacidade da pasta ou caixa.

6.3.4 - Como conservar fotografiasOs negativos e fotos devem ser guardados em local seco e ventilado.O mobiliário deve ser de metal com revestimento à base de esmalte e tratados por fosfatação, para evitar ferrugem.As embalagens para as fotografias e negativos devem ser confeccionadas em papel neutro.Plásticos inertes podem ser utilizados tomando-se os devidos cuidados para evitar problemas com a umidade.Nunca colocar os dedos sobre a imagem fotográfica. A gordura natural existente nas mãos resulta em “impressões digitais” de

cor marrom, impossíveis de serem removidas após alguns anos. Para manusear fotos, recomenda-se usar luvas de algodão.Não fazer anotações à caneta na fotografia. Utilizar um lápis macio e escrever no verso da foto.Não utilizar nenhum tipo de cola ou fita adesiva em contato com a foto. Para fixar fotografias recomenda-se usar

cantoneiras.Não utilizar clipes ou grampos de metal. Esses materiais enferrujam rapidamente e danificam a imagem fotográfica.

6.3.5 - Como conservar documentos eletrônicosAtualmente, a maioria dos documentos é produzida em computadores. A informação pode ser copiada em papel através

de impressoras e/ou armazenada num suporte eletrônico, por exemplo, em disquetes. Os suportes eletrônicos são frágeis e possuem um tempo de vida curto. É preciso cuidar para que não percam as informações.

Obs.: Os equipamentos eletrônicos, em poucos anos, tornam-se obsoletos. Corre-se o risco, em curto prazo, de não se ter acesso às informações guardadas em um determinado suporte. A rapidez das mudanças tecnológicas exigem a migração contínua das informações, sendo necessário prever e planejar essas mudanças em longo prazo.

Recomenda-se produzir cópias de segurança (backup) dos documentos que necessitam ser guardados.Recomenda-se manter os disquetes em ambientes livres de poeira, arejados, secos e sem elevadas variações de

temperatura.Os disquetes devem ser afastados de equipamentos que geram campos eletromagnéticos (motores elétricos, aparelhos de

som e imagem, computadores e impressoras etc.).Os disquetes não podem ser guardados em mobiliários de metal. Recomenda-se o uso de móveis de madeira, acondicionado-

os em posição vertical em embalagens, preferencialmente, de acrílico.Os disquetes devem ser manuseados com cuidado, evitando colocar o dedo no meio eletromagnético.Para os documentos impressos em computadores, as recomendações são as mesmas dos demais documentos em suporte

papel. Em termos de conservação da informação, as impressões obtidas nos atuais equipamentos são frágeis e pouco duráveis. É preciso estar atento para a qualidade das impressoras utilizadas. As impressoras a laser produzem cópias um pouco mais duráveis do que as de jato de tinta e matriciais.

6.3.6 - BIBLIOGRAFIA

BRASIL. Constituição (1988) Constituição da República Federativa do Brasil. Brasília: Centro de Documentação e Informação Coordenação de Publicações, 2001.

CANTIDIANO, Luiz Leonardo. Aspectos jurídicos das privatizações no Brasil. Em Aspectos atuais do direito do mercado

financeiro e de capitais. Arnoldo Wald e outros. São Paulo: Dialética, 1999. p. 165-188.TRISTÃO, Adalto Dias. Sentença criminal. 4a ed. revista, ampliada e atualizada, Belo Horizonte: Del Rey, 1999.SILVA, Ovídio A. Batista da. Sentença e coisa julgada. 3a ed. Porto Alegre: Sérgio Antônio Fabris editor, 1995.NOGUEIRA, Paulo Lúcio. Comentário à Lei de Execução Penal. 1a ed. São Paulo: Saraiva, 1990.MAZZILLI, Hugo Nigro. A defesa dos interesses difusos em juízo. 8a ed. revista, ampliada e atualizada, São Paulo: Saraiva,

1996.JUNIOR, José Cretella. Comentários à Constituição Brasileira de 1988. 2a ed. vol. 1, Rio de Janeiro: Forense Universitária,

1990.MENDES, Aluísio Gonçalves de Castro. Ações coletivas no Direito Comparado e Nacional. 1a ed. São Paulo: Revista dos

Tribunais, 2002.MARINS, Victor Alberto Azi Bonfim. Tutela cautelar (Teoria Geral e Poder Geral de Cautela). 1a ed. Curitiba: Juruá, 1996.WAMBIER, Teresa Arruda Alvim. Habeas Data. 1a ed. São Paulo: Revista dos Tribunais, 1998.GUIMARÃES, M. A. Miranda. Ação Cautelar Inominada. 5a ed. Porto Alegre: Livraria do Advogado, 1996.MIRANDA, Pontes de. Tratado da Ação Rescisória. 1a ed. Campinas: Bookseller, 1998.PASSOS, José Joaquim Calmon de. Comentários ao Código de Processo Civil, Lei n. 5.869, de 11 de janeiro de 1973. 8a ed.

Rio de Janeiro: Forense, 1991.CINTRA, Antônio Carlos de Araújo; GRINOVER, Ada Pellegrini; DINAMARCO, Cândido José. Teoria Geral do Processo. 15a

ed. São Paulo: Malheiros, 1999.

DIMA 1.1.3

PROCESSO Nº 174/1978 – GUARUJÁ – O Excelentíssimo Senhor Desembargador Presidente do Tribunal de Justiça autorizou, “ad referendum” do Egrégio Conselho Superior da Magistratura, a suspensão do expediente e dos prazos processuais no Fórum da Comarca de Guarujá, no período de 23 a 29 de junho de 2009.

PROCESSO Nº 1.298/2006 – MARÍLIA – O Excelentíssimo Senhor Desembargador Presidente do Tribunal de Justiça autorizou, “ad referendum” do Egrégio Conselho Superior da Magistratura, a inscrição do Dr. José Renato da Silva Ribeiro, para compor a Turma Cível do Colégio Recursal da 31ª Circunscrição Judiciária – Marília, a partir de 15/06/09.

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