Um arquivo para o ipcb

UM ARQUIVO PARA O IPCB

Maria Eduarda Pereira Rodrigues Julho - 2015



AGENDA

PROJETO DE GESTÃO DOCUMENTAL PARA AS INSTITUIÇÕES DE ENSINO SUPERIOR

PROJETO ASIA

UM ARQUIVO PARA O IPCB – 1.º FASE




Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas

UNIVERSIDADES E INSTITUTOS

UNIVERSITÁRIOS

INSTITUTOS POLITÉCNICOS E ESCOLAS NÃO INTEGRADAS

SETOR PÚBLICO



Jan. 2015 – Adesão do IPCB ao Projeto


Relatório da Documentação

Acumulada(RADA)

Portaria de Gestão Documental

(PGD)

Grupos de trabalho

Reuniões periódicas DGLAB – Torre do TOMBO

Em curso



PROJETO ASIA

Mar. 2015 – Apresentação pública do Projeto na Torre do Tombo

PROJETO TRANSVERSAL À ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA (AP) QUEVISA AJUDAR A CONSTRUIR AS PORTARIAS DE GESTÃODOCUMENTAL PARA AS INSTITUIÇÕES DA AP ATRAVÉS DAUTILIZAÇÃO DE UMA METODOLOGIA COMUM.




Metodologia de trabalho

Participação nas reuniões promovidas pela DGLAB

Nomeação interna do Grupo de Trabalho para o arquivo do IPCB (Despacho n.º 39/2015 de 16 de março)

Maria Eduarda Pereira Rodrigues Maria de Lurdes Grilo Maria Iria Bastos Pinto Joaquim Manuel Pires dos Santos

Administrador do IPCB (Coordenação Geral)





Elaboração do relatório preliminar

Conhecimento e análise posterior da situação dos documentos no IPCB.

Reconhecimento e identificação dos locais onde se encontra a documentação produzida ao longo dos anos, desde a fundação do IPCB, visto como um todo.





Sessão de formação preliminar

Objetivo - Conhecimento aos membros da instituição que poderão vir a integrar ou apoiar as equipas que vão realizar a tarefa de levantamento da situação documental do IPCB.





Constituição das equipas - As equipas serão constituídas no âmbito das Unidades Orgânicas e Serviços Centrais e devem ser constituídas, no mínimo por dois elementos.

Tarefa – Identificação no terreno (Unidades Orgânicas, Serviços Centrais, etc.) da documentação existente e preenchimento dos elementos recolhidos na Folha de Recolha de Dados.

Calendário de trabalhos – A comunicar pela gestão de topo.

Folha de Recolha de Dados – Será enviada a cada elemento do Grupo de Trabalho que a distribuirá pela equipa respetiva.





Reporte – O reporte das atividades e esclarecimento de eventuais questões ou dúvidas devem ser efetuados junto do elementos que constituem o Grupo de Trabalho dos Arquivos do IPCB.

Entrega das Folhas de Recolha de Dados – As Folhas de Recolha de Dados, uma vez preenchidas, devem ser entregues ao elemento que, na Unidade Orgânica ou nos Serviços Centrais, pertence ao Grupo de Trabalho dos Arquivos do IPCB, exceto se o trabalho for realizado por um membro desse Grupo.





Escala de Reporte e entrega de Folhas de Recolha de Dados

SERVIÇOS CENTRAIS, SAS, CEDER – Joaquim Santos

ESACB e ESART – Maria Eduarda Pereira Rodrigues

ESALD e ESTCB – Maria de Lurdes Grilo

ESECB e ESGIN – Maria Iria Bastos Pinto





Data previsível para conclusão do levantamento inicial – 30 de outubro de 2015

Data previsível para envio das Folhas de Recolha de Dados preenchidas –15 de novembro de 2015

Data previsível para conclusão e entrega do Relatório Preliminar no IPCB – 30 de novembro de 2015.





Após a coleta, o conjunto das Folhas de Recolha de Dados deve ser remetido pelos elementos do Grupo de Trabalho, para a ESACB a/c de Maria Eduarda Rodrigues para elaboração do documento “Relatório Preliminar da Situação do Arquivo do IPCB”

Data previsível para conclusão e entrega do Relatório Preliminar – 30 de novembro de 2015.



Dúvidas???

Questões???

Na prática – Preenchimento da Folha de Recolha de Dados

2.ª Fase???



Obrigada

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